Referat til VK-møte i Faglig samarbeidsråd

Transkript

1 Referat til VK-møte i Faglig samarbeidsråd Dato: Kl.: :00 Sted: VK-møte (ankei@meet.statped.no) Innkaller: Anne Katrine Eikill Referent: Inviterte: Anne Katrine Eikill Brukerrepresentanter: Ragnar Skaug (HBF), Terje Holsen (Norsk Tourettes forening), Bente Johansen (ISAAC Norge), Frid Tellefsen Svineng (NFU), Britta Gulbrandsen (ADHD Norge), Representanter fra Ledernettverket SLV: Kari Anita Brendskag (Leder av Ledernettverk SLV) Terje Mali (Avdelingsleder NO-SLV) Anne Katrine Eikill (koordinator inn mot Ledernettverk SLV) Forfall: Kari Anita Brendskag (Leder av Ledernettverk SLV) Saksliste: Faste saker: 1. Godkjenning av innkalling og møtereferat 2. Orientering fra Nasjonalt Brukerråd i Statped 3. Orientering fra Ledernettverket SLV Fortløpende saker: 001/2019: DRØFTINGSSAK: Innspill til årsrapportering fra Faglig samarbeidsråd SLV /2019: Planlegge møtet i Faglig samarbeidsråd den /2019: Drøftingssak: Sende purring til Siri Lader Bruhn vedrørende regiseregninger og honorering av brukerrepresentasjon Faste saker: 1. Godkjenning av innkalling og møtereferat Saksforbereder: Møteleder Anne Katrine Eikill Tidsbruk: 5 min Saksunderlag: Referat fra foregående møte og innkalling til dagens møte Konklusjon: Innkalling og møtereferat godkjent uten merknader.

2 2. Orientering fra Nasjonalt Brukerråd i Statped Saksforbereder: Brukerrepresentanter i Faglig samarbeidsråd Tidsbruk: 10 min Saksunderlag: Invitasjon til Brukerkonferansen 2019 (Tidligere tilsendt fra Trine Lader Bruhn) Konklusjon: Påminning om at brukerrepresentanter i Faglig samarbeidsråd SLV (6/2-19) må melde seg på til begge fager for Brukerkonferansen 2019 som ligger koblet til e-post som Siri Lader Bruhn tidligere har sendt. Anne Katrine Eikill legger inn påminning også i møteinnkalling som sendes ut den 18/ Orientering fra Ledernettverket SLV Saksforbereder: Anne Katrine Eikill Tidsbruk: 5 min Problemstilling: Ønsker medlemmene i Faglig samarbeidsråd å få tilsendt Årsrapporten 2018 til gjennomlesning? Ønsker medlemmene i Faglig samarbeidsråd å få tilsendt Mål- og disponeringsskriv (MDS) 2019? Saksunderlag: Ingen Konklusjon: Faglig samarbeidsråd SLV tok orienteringen til etterretning, med ønske om å få ettersendt endelig Årsrapport Ledernettverk SLV 2018 og MDS for Anne Katrine Eikill er ansvarlig for å ettersende dokumentene når disse er ferdigstilt. Fortløpende saker: 001/2019: DRØFTINGSSAK: Innspill til årsrapportering fra Faglig samarbeidsråd SLV 2018 Saksfremlegg v/anne Katrine Eikill Tidsbruk: 50 min Problemstillinger: Gi innspill til Årsrapport Ledernettverk SLV 2018 på punkt om brukermedvirkning i Faglig samarbeidsråd SLV. Saksunderlag:

3 - Vedlegg 2: Oppsummering av evaluering av brukermedvirkning i Faglig samarbeidsråd Vedlegg 1: Utdrag fra årsrapport 2018: Rapportering fra Faglig samarbeidsråd SLV 2018 Konklusjon: På møtet fikk brukerrepresentanter i Faglig samarbeidsråd SLV anledning til å gi sine innspill på Årsrapport Ledernettverk SLV 2018, kapittel om Rapportering fra Faglig samarbeidsråd SLV. Følgende endringer ble foretatt: - Tydeliggjøring av effekten forbedringstiltakene har hatt for brukermedvirkning i Faglig samarbeidsråd SLV. 002/2019: DRØFTINGSSAK: Planlegge møtet i Faglig samarbeidsråd den Saksfremlegg v/anne Katrine Eikill Tidsbruk: 50 min Problemstilling: Å planleggemøte i Faglig samarbeidsråd den Saksunderlag: - Referat fra møte i Faglig samarbeidsråd SLV den (tidligere utsendt) - Notat Møteplan 2019_Faglig samarbeidsråd SLV (Tidligere utsendt) Nye saksopplysninger: Siri Lader Bruhn innkalte koordinatorer fra Ledernettverk i Statped til møte for å legge rammene for møtet som Faglig samarbeidsråd skal ha den 6/2-19. Følgende program ble besluttet: - Presentasjons-runde/bli kjent - Veileder for brukermedvirkning i Statped hvordan vil dette påvirke praksis? - Forventningsavklaring - Godkjenning av møteplan for Faglig samarbeidsråd SLV 2019 Konklusjon: Program for møtet i Faglig samarbeidsråd SLV den 6/2-19: Kl Tema Beskrivelse Ansvarlig Kl: 13:30 til 13:40 (10 min) Velkommen Tema: Kort om Ledernettverk SLV og Faglig samarbeidsråd SLV sin rolle og oppgaver. Dele tanker om endringene Statped har foretatt og som er relatert til brukermedvirkning (nasjonalt og i Ledernettverk SLV), og si noe hva vil vil med brukermedvirkning i Faglig samarbeidsråd SLV i Kari Anita Brendskag

4 Kl Tema Beskrivelse Ansvarlig et fremtidsperspektiv (hvorfor er dette viktig for Statped). Mål med innlegg: Formidle kultur for brukermedvirkning og hvorfor dette oppleves viktig Kl: 13:40 13: 55 (15-20 min) Presentasjonsrunde (15 stk. x 1 min.) Hva: Alle deltagere gis anledning til å si: navn, rolle, funksjon i organisasjonen, og hvorfor brukerrepresentanten arbeider i organisasjonsvirksomhet. Hvordan: Gjennomføre øvelse hvor deltagerne stiller seg opp i alfabetisk rekkefølge og presenterer seg Britta Kl: 13:55 14:00 (5 min) Godkjenning av referat og møteinnkalling Hva: Godkjenning av møteinnkalling og møtereferat Ragnar Kl: 14:00 14:40 (40 min) 14:40 14:55 Innføring i «Veileder for brukermedvirkning i Statped» Tema: Hvilken betydning får retningslinjene for utøvelse av- og tilrettelegging for brukermedvirkning i praksis? Terje PAUSE NB! Si 10 min pause, men ta høyde for 15 min. Terje Kl: 14:55-15:40 (45 min) Forventningsavklaring Tema: Prioritere viktigste forventninger for å få til fint samspill i gruppa Hvordan: Individuelt: Hvilke forventninger er viktige synes du? Gruppe: Prioritere de 4 viktigste forventningene Plenum: Forankre forventninger som skal bidra til godt lagarbeid i Faglig samarbeidsråd SLV Anka Kl: 15:40 15:55 (15 min) Orientering om møteplan for 2019 i Faglig samarbeidsråd SLV Tema: Orientering om møteplan for år 2019: Foreløpig agenda for møtet 20/5-19: - Faste saker - Drøftingssak: Innspill til forbedring av innhold på statped.no Orientering om VK-møter: - Alle deltagere kobler opp 10 min før møter starter - Info om tilkoblings adresse på VK. Anka

5 Kl Tema Beskrivelse Ansvarlig Kl: 15:55 til 16:00 (5 min) Avslutning Takke for møte Avslutte med videosnutt om brukermedvirkning Anka Saksunderlag: - Innkalling til møte 6/ Referat fra møte i Faglig samarbeidsråd 17/ Årsplan for møter i Faglig samarbeidsråd Veileder for brukermedvirkning i Statped - Adresseliste brukerrepresentanter/brukerorganisasjoner i Faglig samarbeidsråd - Årsrapport Ledernettverk SLV 2018 Plan for forberedende arbeid forut for møte i Faglig samarbeidsråd den 6/2-19: Aktivitet Dato Ansvarlig Sende ut innkalling og saksunderlag som vist til ovenfor til deltagere i Faglig samarbeidsråd SLV, med kopi til medlemmer i Ledernettverk SLV. 18/1 Anka Alle som har fått et ansvar for «bolker» i programmet til Faglig samarbeidsråd SLV den 6/2-19 må; - ta ansvar for å planlegge sine bolker. - møte opp ½ time FØR møtet avholdes for siste gjennomgang. Anka, Terje, Ragnar, Britta, Kari Anita Eventuelt (saker som er meldt inn i forkant av møte): 003/2019: Drøftingssak: Sende purring til Siri Lader Bruhn vedrørende regiseregninger og honorering av brukerrepresentasjon Saksfremlegg v/brukerrepresentantene i faglig samarbeidsråd SLV Tidsbruk: 10 min Problemstillinger: Jf. referat fra møte i Faglig samarbeidsråd SLV den 31/8-18, meldte brukerrepresentantene om avvikende praksis i Statpeds for etterlevelse av rutine om honorering og registrering av reiseregninger. Problemet er fortsatt ikke løst. Flere brukerrepresentanter har således ikke sendt inn- eller fått utbetalt honorarer og utlegg for reise i Saksunderlag: Referat fra møte i Faglig samarbeidsråd SLV 31/8-18, med påfølgende e- post sendt til Siri Lader Bruhn i etterkant av møtet.

6 Konklusjon: Anne Katrine Eikill sender e-post til Siri Lader Bruhn og ber om at Statped snarest ordner opp i følgende forhold: - Rette opp i satser som legges til grunn for brukermedvirkning i Statped. Satsene er pr.d.d. feil. - Brukerrepresentanter har fått beskjed om å bruke DFØ ved innsending av krav på møtehonorar og tilbakebetaling av reisekostnader. Systemet fungerer ikke for personer som ikke er ansatt i Statped. Brukerne får således ikke levert/registrert sine utlegg og får følgelig ikke tilbakebetalt sine utlegg. - Faglig samarbeidsråd SLV ønsker informasjon om hvem som skal ha det økonomiske budsjettansvaret for brukerrepresentasjon i nevnte organ for år Videre en bekreftelse på at budsjettet har tatt høyde for: (a) at rådet i 2019 får flere brukerrepresentanter enn i år 2018: (b) at vi må tilbakebetale utlegg som to av brukerrepresentantene har hatt i 2018, men hvor Statped ikke har lagt til rette for at de har kunnet sende inn reiseregning.

7 VEDLEGG 1: UTKAST ÅRSRAPPORT LEDERNETTVERK SLV 2018 Rapportering på brukermedvirkning i Faglig samarbeidsråd SLV Aktivitet i Faglig samarbeidsråd SLV: - Det har blitt avholdt fire videokonferanse-møter (VK-møter) og to fysiske møter i faglig samarbeidsråd i I tillegg har brukerrepresentantene deltatt på den årlige Brukerkonferansen som ble avholdt i For høsten 2018 prioriterte brukerrepresentantene å medvirke i følgende saker: o DM-sak om utredning o Utbedring av «statped.no» (form og innhold på fagområdet sammensatte lærevansker oppleves uoversiktlig) o Innspill til ny veileder for brukermedvirkning i Statped o Innspill til tema på Brukerkonferansen Innspill som brukerrepresentantene har gitt og konsekvensene rådene har hatt for utbedring av vår arbeidspraksis, er skriftlig dokumentert i referat fra Faglig samarbeidsråd og i møter ved Ledernettverk SLV. I målbildet til Statped (side 11) står presisert «at brukermedvirkning er viktig for Statped. Vi lytter til brukerne når vi utvikler våre tjenester». «Statped vil samle innspill og være proaktive i å fremme forslag til forbedring og endring». Som følge av disse føringene i Statped, har vi spurt brukerrepresentantene i Faglig samarbeidsråd SLV om hvordan de opplever brukermedvirkning. Nedenfor følger vurderinger av hvordan brukerrepresentantene opplever kvaliteten i måten Statped har lagt til rette for brukermedvirkning i Faglig samarbeidsråd SLV på, samt effekten dette har hatt for utøvelse av brukermedvirkning på møter som er avholdt. Vurderingen er foretatt av brukerrepresentanter i Faglig samarbeidsråd SLV, som i sin helhet er dokumentert i referat fra møter i Faglig samarbeidsråd og i en Questback-survey gjennomført ved årsskifte 2018/2019. Effektvurdering, risiko vurdering og avbøtende tiltak Brukerrepresentantene viser til at kvaliteten i tilrettelegging for brukermedvirkning våren 2018 bar i seg høy risiko som på negativ måte påvirket kvaliteten i brukermedvirkning. Følgende forhold ble vurdert som kritiske: - Avvik i planleggingsfasen: Brukerne fikk i liten grad anledning til å velge eller prioritere saker de ønsket å medvirke i. De mottok også saksunderlag sent, noe som medførte at de i liten grad fikk god nok tid til å forberede seg. - Avvik i gjennomføringsfasen: Deltagerne opplevde møtene lite målrettede og heller ikke dialogiske. De fikk saker til orientering fremfor til drøfting og rådføring. De ble invitert til å medvirke for sent i prosesser som berørte tjenesteutvikling. - Avvik i etterarbeid fra møtene: Brukerrepresentantene opplevde at de i mindre grad mottok tilbakemelding på om rådene de hadde gitt i saker ble tatt til etterretning eller ikke. De opplevde at Statped ikke har gode systemer på evaluering av brukermedvirkning og derfor i liten grad har hatt forutsetninger for å iverksette korrigerende tiltak. På bakgrunn av avvik som brukerrepresentantene avdekket våren 2018, ble følgende avbøtende tiltak identifisert og iverksatt i august 2018:

8 I desember 2018 gjennomførte Statped en ny vurdering. Her fremgikk at brukerrepresentantene høsten 2018 har opplevd tilretteleggingen for brukermedvirkning svært tilfredsstillende. Høsten 2018 har brukerrepresentantene opplevd at de: - Møter svært forberedt fordi Statped har blitt dyktige å legge til rette for at de skal kunne møte forberedt til møter. - Gjennomføring av møter i Faglig samarbeidsråd SLV som svært effektive, de får svært stor anledning til å dele sin erfaring og kunnskap, de får betydelig mer anledning til å delta i tidlig fase av høringer, og opplever at møtene er svært dialogiske. - Måten evaluering av brukermedvirkning nå gjennomføres på har medført at en får synliggjort grad- og effekt av brukermedvirkning, og kan på god måte identifisere risikoforhold og iverksette avbøtende tiltak som bidrar til å sikre god brukermedvirkning i møter som avholdes i Faglig samarbeidsråd SLV. Årsaken forklares med effekten de mener de avbøtende tiltakene (som ble iverksatt i august 2018) har hatt. På bakgrunn av dette, tar vi i år 2019 sikte på å videreføre den nye praksisen som nå er etablert for brukermedvirkning. Forhold som anbefales løftes til DM i Statped Brukerrepresentantene opplever at Statped har et forbedringspotensial mtp gjennomføring av VK-møter. Det er for mange møter hvor det oppstår tekniske problemer og dette oppleves å ha negativ innvirkning på kvalitetene i møtene. Saken anbefales løftet til DM i Statped og at det iverksettes tiltak som sikrer stabilitet i teknisk tilrettelegging for VK-møter.

9 VEDLEGG 2: RESULTAT EVALUERING AV BRUKERMEDVIRKNING Vedlegg 2.a. Evaluering av tekst hentet fra referater fra Faglig samarbeidsråd LSV, år 2018:

10

11

12 Vedlegg 2.b. Questback-survey gjennomført ved årsskifte 2018/2019: Opplevd brukermedvirkning i Faglig samarbeidsråd SLV, år 2018: A) Vurdering av forberedelser før møtet våren 2018 vs høsten 2018:

13

14

15 B) Vurdering av forgjennomføring av møtet våren 2018 vs høsten 2018:

16

17 C) Vurdering av arbeid i etterkant av møtet våren 2018 vs høsten 2018:

18

19 D) Forslag til forbedringer av praksis våren 2018 vs høsten 2018:

20 Tiltak som ble gjennomført i august 2018 for å sikre bedre praksis for brukermedvirkning i Faglig samarbeidsråd SLV:

21