Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2012/8 PS 2012/9 PS 2012/10 PS 2012/11 RS 2012/5 PS 2012/12 PS 2012/13 PS 2012/14 PS 2012/15 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Faste ansettelser i perioden Omprioritering av investeringsmidler Kjøkkenet - forprosjektmidler Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr Side nr. 2012/ / Ekstern varsling for ansatte 2012/ Sykefraværsstatistikk og rapporter pr / Budsjett Personal, økonomi & utvikling 2012/ utvalgsleder Side 2

3 Side 3

4 PS 2012/8 Godkjenning av innkalling PS 2012/9 Godkjenning av saksliste PS 2012/10 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 4

5 PS 2012/11 Referatsaker Side 5

6 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Faste ansettelser i perioden Det vises til vedtak i formannskapet i PS 2012/11vedr budsjett 2012 utfordringer og behov for tiltak, litra e): Ansettelsesstopp vedtatt i formannskapet den opprettholdes. Det skal til neste møte i administrasjonsutvalget rapporteres fastansettelser foretatt i kommunen etter Vedlagt følger rapporter over faste ansettelser i perioden i sentral/felles (inkl. rådmannen, NAV og kommunalavdeling personal, økonomi og utvikling), kommunalavdeling undervisning og oppvekst, kommunalavdeling helse og omsorg og kommunalavdeling teknisk og kultur Vedtak i personalteam etter er p.t. ikke effektuert. Samlet ansettelsesvolum i perioden utgjør årsverk. Vedlegg: 1 Faste ansettelser i perioden sentral/felles 2 Faste ansettelser i perioden kommunalavdeling undervisning og oppvekst 3 Faste ansettelser i perioden kommunalavdeling helse og omsorg 4 Faste ansettelser i perioden teknisk og kultur Side 6

7 FASTE ANSETTELSE ETTER SENTRAL/FELLES Vedtaksdato Navn på fast ansatt Stilingstype Arbeidssted Årsak til ansettelse Stillingsstørrelse Vakant stilling Krav etter AML 14-9 Ny stilling Inger Johanne Norderhaug Røren Fagleder lønn Plan og økonomi Vakant stilling 100 % Årsverk 1 Side 7

8 FASTE ANSETTELSE ETTER UNDERVISNING OG OPPVEKST Vedtaksdato Navn på fast ansatt Stilingstype Arbeidssted Årsak til ansettelse Stillingsstørrelse Vakant stilling Krav etter AML 14-9 Ny stilling Eva Denis Lærer HKKS 14-9 Vedtak: Gjøres gjeldende først fra skoleåret med 50 % Eli Hegdal Lund Lærer Risum u-skole Omgjøring fra vikariat til fast pga. fagbehov Malin Stanes Miljøterapeut/ vernepleier Tistedal skole, avd. GUL (multifunsjonshemmede) stilling. 50 % Vakant stilling 100 % Ole Morten Unum Lærer Strupe u-skole Vakant stilling fra Årsverk 2,3 80 %. Side 8

9 FASTE ANSETTELSE ETTER HELSE/OMSORG Vedtaksdato Navn på ansatt Stilling Arbeidssted Årsak til stilling Vakant stilling AML 14-9 Ny stilling Stillingstørrelse/ stillingsøkning (AML 14-9 og 14-3) Rebecca Kitterød Omsorgsarbeider hjemmebasert sentrum Vakant, Aml , Didrik Ueland Leder Kvartsveien/Søsterveien 21, Stephan Smith Miljøarbeider Ostunet Vakant 78, May Britt Malmberg Spesialhjelpepleier Konglelundveien Vakant, Aml , Annveig Vesterheim Hjelpepleier Konglelundveien Vakant, Aml , Benedicte Hovind Sykepleier Hjemmebasert Vakant 100, Lena Lie Hjelpepleier Hjemmebasert Iddebo Vakant, Aml , Carina Johannesson Hjelpepleier Karrestad eldresenter Vakant 26, Stephan Stefansson Miljøarbeider Ostunet Vakant 41, Hilde Nilsen Pleiemedarbeider Ressurspool Iddebo Vakant, Aml , Yvonne Eriksson Pleiemedarbeider Iddebo langtidsavdeling Vakant, Aml , May Johansen Pleiemedarbeider Karrestad eldresenter Vakant, Aml , Frank Duve Vernepleier Ulvåsveien Vakant 29, Ewelina Szymanska Hjemmehjelp Hjemmehjelp i private hjem Vakant, Aml , Tarza Qadu Pleiemedarbeider Hjemmebasert Vakant 26,29 Side 9

10 Vanja Andersen Pleiemedarbeider Hjemmebasert Vakant, Aml , Jeanette R. Løvig Hjemmehjelp Hjemmehjelp i private hjem Vakant, Aml , Odd Verpesdal Pleiemedarbeider Rådyrfaret/Båstadlund Vakant, Aml , Åsa Düring Sykepleier Hjemmebasert Vakant 17, Sebastian Dyrnes Pleiemedarbeider Hjemmebasert Vakant 21, Nina Moen Omsorgsarbeider Hjemmebasert Vakant, Aml , Linda Bjerknes Pleiemedarbeider Isebakke Vakant 20, Inga Johannesen Sykepleier Iddebo langtidsavdeling Vakant 45, Erita Qerimi Sykepleier Iddebo langtidsavdeling Vakant 54, Cathrine Aadahl Pleiemedarbeider Hjemmebasert Vakant, Aml , Ida Stangebraaten Hjelpepleier Karrestad sykehjem Vakant, Aml , Marian Løvig Pleiemedarbeider Hjemmebasert Vakant, Aml , Nataliya Kolpakova Hjelpepleier Halden rehabiliteringssenter Vakant 21, Grete Kinander Pleiemedarbeider Niels stubsgt Vakant 21, Siri Holberg Pleiemedarbeider Niels stubsgt Vakant 24, Ida Marie Thorne Pleiemedarbeider Ressurspool Vakant, Aml , Kristian Marhaug Miljøterapeut Rus-/psykiatritjenesten Vakant 100, Anne Berit Nygård Miljøterapeut Rus-/psykiatritjenesten Vakant 50, Inga Emilie Johnsen Hjelpepleier Kvartsveien Vakant 12, Hege Sairanen Hjelpepleier Bergheim bo 3 og 4 Vakant, Aml , Anne Lise Hansen Pleiemedarbeider Bergheim bo 3 og 4 Vakant 13,15 Side 10

11 Natalie Andersen Pleiemedarbeider Bergheim bo 3 og 4 Vakant 12, Lene Antonsen Pleiemedarbeider Bergheim bo 3 og 4 Vakant 13, Gunn Lisbeth Lindval Hjelpepleier Bergheim bo 3 og 4 Vakant 19, Linda Aadahl Pleiemedarbeider Svenskegata Vakant 13, Gry H. Johansen Pleiemedarbeider Svenskegata Vakant 16, Helene Grønvik Helsefagarbeider Kvartsveien Vakant 15, Anne Sofie Kjellin Sykepleier Kartleggingsteam Ny stilling 53, Marthe Torply Hjelpepleier Iddebo korttidsavdeling Vakant 22, Morten Aalborg Områdeleder Omsorgsboliger Vakant Årsverk 16,74 Side 11

12 FASTE ANSETTELSE ETTER TEKNISK/KULTUR Vedtaksdato Navn på fast ansatt Stilingstype Arbeidssted Årsak til ansettelse Vakant stilling Krav etter AML 14-9 Ny stilling Øivind Juell Kristiansen Arealplanlegger Plan, byggesak og geodata Vakant stilling 100 % Piotr Korpalski Prosjektingeniør vann og avløp (VAR) Teknisk forvaltning Vakant stilling 100 % Andreas Brække Ingeniør vei Teknisk forvaltning Vakant stilling 100 % Egil Pinås Feier Brann- og feievesenet Vakant stilling 100 % Nina Johansen Fagarbeider Teknisk drift, Rokke Ny stilling/aml % Jens Erik Wallentin Rørlegger Teknisk drift (VAR) Ny stilling 100 % Glenn Bergstrøm Rørlegger Teknisk drift (VAR) Ny stilling 100 % Stillingsstørrelse Årsverk 7 Side 12

13 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Lars Vidar Hennum Hansen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Formannskapet Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Omprioritering av investeringsmidler Kjøkkenet - forprosjektmidler Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: <navn på medsaksbehandlere fylles ut> Sammendrag av saken: Rådmannen foreslår å omprioritere deler av vedtatte investeringsmidler til sentralkjøkkenet i 2012 års investeringsbudsjett. Dette på bakgrunn av budsjettets verbalpunkt 9 under Sentral/felles hvor rådmannen blir bedt om å se på driftsformen på kjøkkenet. Midlene foreslås omprioritert fra anskaffelse av storkjøkkenutstyr til forprosjekt for vurdering av nytt kjøkken i evt. annen driftsform. Rådmannens innstilling: Av vedtatte investeringsmidler til kjøkkenet (1.2 mkr) avsatt i investeringsbudsjett for 2012 omprioriteres inntil ,- til forprosjekt for evt. etablering av nytt sentralkjøkken i evt. ny driftsform samlokalisert med IPAS catering på sørliefeltet. Saksutredning: Det er i vedtatt investeringsbudsjett for 2012 bevilget 1.2 mkr til kjøkkenet. Dette var tenkt benyttet til anskaffelser av storkjøkkenutstyr til matproduksjon (blant annet stekepanner, steamkjeler og oppvaskmaskin). I vedtatt budsjett, verbalpunkt 9 under Sentral /Felles står det det skal sees på driftsform kjøkken. Foruten en husleie på ca 1 mkr pr. år vil det i årene fremover være behov for betydelige investeringer i dagens lokaliteter. Side 13

14 På bakgrunn av dette har rådmannen nedsatt en arbeidsgruppe som blant annet jobber med å se på alternative driftsformer i et fremtidsrettet (10 15 års) perspektiv. Herunder ligger vurderinger av samdrift og samlokalisering med andre i nye lokaler. Rådmannen foreslår en omprioritering av deler av disse investeringsmidlene til kjøkkenet slik at disse blant annet kan dekke kostnadene til et forprosjekt. Det vil kunne bli behov for eksterne konsulenter og bistand fra andre for å gjennomføre et kvalitativt godt forprosjekt. Herunder brannteknisk, ventilasjon og arkitekt-tjenester. Sentralkjøkkenets behov for nytt storkjøkkenutstyr må sees i sammenheng med en eventuell ny-etablering dersom det blir aktuelt, og vil bli stilt i ro foreløpig. Rådmannen vil legge frem en sak på bakgrunn av forprosjektet når dette er ferdigstilt. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Lars T. Larsen Roar Vevelstad Side 14

15 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedarbeidsmiljøutvalget 2012/ Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Formannskapet Utsendte vedlegg 1 Rutiner for varsling i Halden kommune etter AML Varslingsplakaten Ikke utsendte vedlegg Ekstern varsling for ansatte Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Sammendrag av saken: Av vedtatt budsjett for 2012 framgår at ekstern varslingstjeneste for ansatte er et prioritert område. Kommunen har pr. i dag kun retningslinjer for intern varsling for ansatte. Med ekstern varsling menes at varsler fra ansatte om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen/i organisasjonen meldes til en varslingskanal utenfor styringslinjen som mottar og behandler varslinger. Sak vedr. ekstern varsling ble drøftet med hovedtillitsvalgte i møte Hovedtillitsvalgte hadde ingen innvendinger til rådmannens saksframstilling og konklusjon i saken. Rådmannens innstilling: 1. Det inngås avtale med et eksternt firma (for eksempel et advokatfirma) om mottak og behandling av eksterne varslinger fra ansatte i Halden kommune. Tilbudet om ekstern varslingskanal kommer i tillegg til eksisterende rutiner for intern varsling. 2. Det gjennomføres en konkurranse om tjenesten i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. 3. Utgifter til tiltaket dekkes av midler avsatt til formannskapets disposisjon. Saksprotokoll i Hovedarbeidsmiljøutvalget Behandling: John Østensvig, Ap fremmet forslag til endring av pkt.3 i rådmannens innstilling. Side 15

16 HAMU innstiller ovenfor Formannskapet å dekke inn kostnader mht ekstern varsling. Det ble under votering punktvis avstemming av rådmannens innstilling av pkt. 1 og 2 samt Østensvigs forslag til endring av rådmannens innstilling av pkt.3. Rådmannens innstilling av pkt. 1 ble enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling av pkt. 2 ble enstemmig vedtatt. Østensvigs forslag til endring av rådmannens innstilling av pkt.3 ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Det inngås avtale med et eksternt firma (for eksempel et advokatfirma) om mottak og behandling av eksterne varslinger fra ansatte i Halden kommune. Tilbudet om ekstern varslingskanal kommer i tillegg til eksisterende rutiner for intern varsling. 2. Det gjennomføres en konkurranse om tjenesten i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. 3. HAMU innstiller ovenfor Formannskapet å dekke inn kostnader mht ekstern varsling. Saksutredning: Bakgrunn I vedtatt budsjett s. 4 under avsnittet vedr. JA-kommune framkommer: Skal Halden kommune bli en utstrakt JA-kommune, som oppfattes å være en servicekommune, må det iverksettes tiltak internt i kommunen. Hele kommunen skal bære preg av å være en JA-kommune nåe en kan, men også en nei- kommune når en må. For å få til denne endringen må det arbeides på flere områder: lederutvikling, personalutvikling, organisering, prosessarbeid og systemer. Vi skal ha som målsetning å øke kommunens kvalitet som arbeidsgiver, tjenesteleverandør overfor innbyggerne og øke servicenivået. Blant annet følgende områder skal prioriteres: - Lederutvikling - Organisering og struktur - Fastsettelse av servicenivåer på all saksbehandling måling og oppfølging av dette. - Ekstern varslingstjeneste for ansatte Hovedutvalget for administrasjon vedtok i PS 30/08 rutiner for intern varsling i Halden kommune iht. AML 2-4 (se vedlegg 1). Rutinens del 1 omhandler formål, forsvarlig varsling og kritikkverdige forhold, retningslinjer for varslingen, ledernes behandling av varsling, tilbakemelding, klage/anke, vern mot gjengjeldelse og informasjon til media. Del 2 omhandler saksbehandlingsrutiner i forbindelse med varsling Som vedlegg til rutinen følger Lovhjemmel og utdrag av Ot.prp. nr. 84 Kritikkverdige forhold kommentarer til bestemmelsen, varslingsskjema og skjema for intern oppfølging av varsling om mulige kritikkverdige forhold. Det er også utarbeidet en varslingsplakat for oppslag på alle arbeidsplasser (se vedlegg 2). De interne rutinene for varsling ble utarbeidet av en partssammensatt arbeidsgruppe. Rutinene ble drøftet med hovedtillitsvalgte og behandlet i hovedarbeidsmiljøutvalget før endelig vedtak ble fattet i hovedutvalget for administrasjon Ekstern varsling for ansatte er drøftet med hovedtillitsvalgte i møte og behandlet i hovedarbeidsmiljøutvalget Drøftingsnotat og referat fra drøftingsmøtet med hovedtillitsvalgte følger saken som trykt vedlegg. Hovedarbeidsmiljøutvalgets vedtak framgår av saksframstillingen. Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning KS utgav via Kommuneforlaget i juni 2007 en egen veileder med tittelen Varsling hvordan utvikle gode rutiner for varsling i kommuner og fylkeskommuner. Veilederen ble benyttet i forbindelse med utarbeidingen av kommunens interne rutiner for varsling. Side 16

17 Under avsnittet vedr. plikt til å legge til rette for varsling, omhandles særskilte varslingskanaler. Det framgår at de fleste kommuner også bør tilrettelegge for intern varsling via en annen kanal som et supplement til de ordinære kanaler. Det bør være en objektiv og uavhengig kanal, slik at organet eller funksjonen har den nødvendige tillit når de ordinære kanaler er forsøkt eller ikke anses som hensiktsmessige. Slike særskilte varslingskanaler kan være: - Varslingssekretariat - Varslerombud - Intern enhet - Advokatkontor Alternative løsninger Hvilken ordning kommunen velger som supplement til de ordinære varslingskanaler, vil bero blant annet på kommunens størrelse og organisering. Lokale forhold, kostnader og ressursinnsats må selvsagt også vurderes, selv om det ikke nødvendigvis blir avgjørende. Varslingssekretariat: Medlemmene i det særskilte varslingssekretariatet bør ha kompetanse innen arbeidsmiljø, jus og økonomi. Alternativt kan det være sammensatt av personalsjef/hr-leder og hovedverneombud. Tillitsvalgte skal ha en fri og uavhengig stilling for å kunne ivareta arbeidstakerne, og de bør derfor ikke være med i sekretariatet. Ombud for varslingssaker: Ombudet kan være en som er ansatt i kommunen eller en som er utenfor denne. Dette er en løsning som i større grad enn et varslingssekretariat er avhengig av de personlige egenskapene til den som innehar vervet. Flere kommuner kan også gå sammen om et slikt ombud. Intern enhet: Intern enhet som kan motta varsler kan for eksempel være juridisk avdeling eller personalavdelingen. Advokatkontor: Et advokatkontor kan også engasjeres for å ta imot og håndtere varslinger. En profesjonsbestemt taushetsplikt, som for eksempel den advokatene har, går lenger og kan fremstå som mer tillitvekkende for varsleren enn den generelle taushetsplikt i forvaltningsloven. Flere av de store kommunene har dessuten etablert egne websystem, der arbeidstakeren kan sende sitt varsel og i ettertid logge seg på og få informasjon om hva som skjer i saken, samt på forespørsel både gi mer informasjon og eventuelt oppgi sin identitet på et senere stadium. En slik løsning gir mulighet for kommunikasjon med varsler samtidig som anonymitet ivaretas. Dette systemet kan gjøre betenkelighetene knyttet til anonym varsling noe mindre. Vurdering av løsningsmulighetene Når det gjelder et eventuelt varslersekretariat, vil det være mulig å opprette dette for eksempel bestående av advokaten i kommunen, fagleder HMS og økonomisjef. Dersom varslerombud velges som løsning, vil dette stille strenge krav til personlig egnethet, tillit og legitimitet i organisasjonen. Sårbarheten ved en slik organisering av ekstern varsling for ansatte er stor. Intern enhet kunne for eksempel være juridisk avdeling i rådmannens stab eller personalavdelingen. Personalsjef koples allerede i dag inn som rådgiver ved interne varslingssaker. Det er svært viktig at de vedtatte rutinene følges i slike saker og at dette ivaretas av en funksjon som er kjent med rutinene. Innenfor dagens organisering ligger dessuten personalsjefen i linjen under kommunalsjef personal, økonomi og utvikling. Dette ville kunne vanskeliggjøre behandling av varslingssaker i denne kommunalavdelingen. Advokaten er direkte organisert under rådmannen, men vil være omfattet av profesjonsbestemt taushetsplikt. Ettersom kommunen kun har én jurist med advokatbevilling og vedkommende bl.a. prosederer barnevernssaker for nemnda, ville dette kunne medføre kapasitetsproblemer dersom varslingssaker og barnevernssaker faller samtidig. Grunnet kommunens størrelse og gjennomsiktighet, synes et advokatfirma å være den mest hensiktsmessige løsningen mht. ekstern varsling. Dette for å sikre en uhildet prosess. I henhold til regelverket om offentlige anskaffelser må det gjennomføres en konkurranse om tjenesten. Tilbudet om ekstern varslingskanal kommer i tillegg til eksisterende rutiner for intern varsling. Side 17

18 Det er ikke avsatt midler til ekstern varsling i form av avtale med et eksternt firma i budsjettet for Tiltaket må derfor dekkes av avsatte midler til disposisjon for formannskapet eller først iverksettes i 2013 slik at midler kan innarbeides i budsjettet for Sistnevnte vil imidlertid ikke oppfylle kravet om at tilbudet skal prioriteres. Konklusjon Det inngås avtale med et eksternt firma (for eksempel advokatfirma) om mottak og behandling av eksterne varslinger fra ansatte i Halden kommune. Det gjennomføres en konkurranse om tjenesten i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. Utgifter til tiltaket dekkes av midler avsatt til formannskapets disposisjon. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Lars T. Larsen Side 18

19 Side 19

20 Side 20

21 Side 21

22 Side 22

23 Side 23

24 Side 24

25 Side 25

26 Side 26

27 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedarbeidsmiljøutvalget 2012/ Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Utsendte vedlegg 1 Sykefraværsstatistikk pr Rapport pr for Sentral felles 3 Rapport pr for NAV 4 Rapport pr for undervisning og oppvekst 5 Rapporter pr for teknisk og kultur 6 Rapporter pr for helse og omsorg Ikke utsendte vedlegg Sykefraværsstatistikk og rapporter pr Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Benny Karlsen og Mette Hansen Sammendrag av saken: Vedlagt saken er endelige fraværstall pr for kommunen totalt og pr kommunalavdeling. Oversikten viser fravær pr 4. kvartal og akkumulert for hele Rapport pr kommunalavdeling viser fraværet på de ulike enheter/områder for desember måned. Endelige fraværstall pr for kommunen totalt og pr. kommunalavdeling framlegges i møtet. Rådmannens innstilling: Fraværsstatistikk og rapporter pr kommunalavdeling pr tas til orientering. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side 27

28 Sykefraværsstatistikk pr endelige tall Halden kommune totalt Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2010 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,6 % 1,6 % 1,7 % 4,8 % 9,7 % 8,6 % 9,7 % Feb 1,1 % 1,4 % 1,6 % 4,8 % 9,0 % 8,6 % 9,6 % Mar 1,3 % 1,5 % 1,5 % 4,7 % 9,0 % 8,4 % 9,5 % 1.kvartal 1,3 % 1,5 % 1,6 % 4,8 % 9,2 % 8,5 % Apr 0,7 % 0,9 % 2,3 % 4,3 % 8,1 % 7,5 % 9,0 % Mai 0,8 % 1,0 % 1,4 % 4,6 % 7,8 % 7,3 % 8,9 % Jun 0,6 % 1,1 % 1,4 % 4,1 % 7,1 % 7,4 % 8,6 % 2.kvartal 0,7 % 1,0 % 1,7 % 4,3 % 7,7 % 7,4 % Jul 0,3 % 0,6 % 1,0 % 3,2 % 5,1 % 5,0 % 8,1 % Aug 0,7 % 0,8 % 1,1 % 3,4 % 6,1 % 5,8 % 7,9 % Sep 1,1 % 1,1 % 1,4 % 3,4 % 7,0 % 6,9 % 7,8 % 3.kvartal 0,7 % 0,8 % 1,2 % 3,3 % 6,1 % 5,9 % Okt 1,2 % 1,4 % 1,4 % 3,9 % 7,8 % 8,0 % 7,8 % Nov 1,3 % 1,4 % 1,8 % 4,1 % 8,6 % 8,8 % 7,8 % Des 1,2 % 1,4 % 1,6 % 4,7 % 8,9 % 9,6 % 7,9 % 4.kvartal 1,2 % 1,4 % 1,6 % 4,2 % 8,4 % 8,8 % Sentral felles Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2010 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,8 % 1,6 % 0,9 % 0,7 % 5,0 % 5,0 % 5,0 % Feb 0,9 % 1,0 % 0,5 % 1,4 % 3,8 % 4,3 % 5,2 % Mar 1,6 % 1,3 % 0,0 % 1,8 % 4,7 % 3,2 % 5,3 % 1.kvartal 1,4 % 1,3 % 0,5 % 1,3 % 4,5 % 4,2 % Apr 0,7 % 0,1 % 1,4 % 0,7 % 3,0 % 2,6 % 4,2 % Mai 1,0 % 0,8 % 0,0 % 2,4 % 4,1 % 4,2 % 4,3 % Jun 0,9 % 0,4 % 0,6 % 1,4 % 3,4 % 3,6 % 4,2 % 2.kvartal 0,9 % 0,4 % 0,7 % 1,5 % 3,5 % 3,4 % Jul 0,2 % 0,2 % 0,9 % 1,1 % 2,4 % 2,2 % 4,0 % Aug 0,7 % 1,1 % 1,6 % 1,0 % 4,4 % 2,9 % 4,2 % Sep 0,7 % 0,9 % 2,2 % 2,4 % 6,3 % 3,9 % 4,5 % 3.kvartal 0,5 % 0,7 % 1,6 % 1,5 % 4,4 % 3,0 % Okt 1,3 % 2,4 % 0,9 % 1,9 % 6,5 % 3,9 % 4,4 % Nov 1,7 % 1,1 % 0,6 % 2,7 % 6,1 % 3,9 % 4,6 % Des 1,0 % 1,5 % 1,4 % 1,9 % 5,9 % 3,9 % 4,7 % 4.kvartal 1,3 % 1,7 % 1,0 % 2,2 % 6,2 % 3,9 % pr. pr. Personalavdelingen side 1 av 3 sider Side 28

29 Sykefraværsstatistikk pr endelige tall NAV- kommunal del Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2010 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 0,0 % 0,0 % 1,9 % 19,0 % 20,8 % 17,1 % 20,8 % Feb 0,4 % 0,0 % 0,0 % 15,6 % 16,0 % 10,9 % 19,8 % Mar 0,0 % 0,8 % 2,9 % 14,4 % 18,2 % 6,6 % 19,7 % 1.kvartal 0,1 % 0,3 % 1,6 % 16,3 % 18,3 % 11,5 % Apr 0,4 % 0,7 % 0,0 % 6,3 % 7,5 % 11,7 % 17,2 % Mai 0,3 % 0,5 % 0,0 % 5,8 % 6,6 % 12,4 % 15,0 % Jun 0,4 % 0,9 % 0,0 % 4,6 % 5,9 % 13,1 % 13,9 % 2.kvartal 0,4 % 0,7 % 0,0 % 5,6 % 6,7 % 12,4 % Jul 0,2 % 0,0 % 0,0 % 4,6 % 4,8 % 3,2 % 12,5 % Aug 0,7 % 0,0 % 0,0 % 4,4 % 5,1 % 1,1 % 11,4 % Sep 1,3 % 0,0 % 0,0 % 4,3 % 5,5 % 8,4 % 10,7 % 3.kvartal 0,7 % 0,0 % 0,0 % 4,4 % 5,1 % 4,2 % Okt 1,0 % 2,5 % 3,1 % 4,1 % 10,7 % 15,8 % 10,7 % Nov 2,5 % 0,0 % 0,8 % 4,2 % 7,5 % 13,1 % 10,3 % Des 2,1 % 0,0 % 1,4 % 7,4 % 10,9 % 19,3 % 10,9 % 4.kvartal 1,9 % 0,8 % 1,8 % 5,2 % 9,7 % 16,1 % Undervisning og oppvekst Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2010 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,8 % 1,6 % 1,5 % 4,0 % 8,8 % 7,5 % 8,8 % Feb 1,3 % 1,4 % 1,2 % 4,4 % 8,3 % 7,3 % 9,1 % Mar 1,4 % 1,8 % 1,2 % 4,4 % 8,9 % 7,2 % 9,0 % 1.kvartal 1,5 % 1,6 % 1,3 % 4,3 % 8,7 % 7,3 % Apr 0,5 % 0,5 % 1,6 % 4,2 % 6,8 % 6,3 % 8,1 % Mai 0,9 % 1,0 % 1,4 % 4,2 % 7,4 % 6,3 % 8,0 % Jun 0,4 % 0,8 % 0,9 % 4,0 % 6,1 % 5,3 % 7,8 % 2.kvartal 0,6 % 0,8 % 1,3 % 4,1 % 6,8 % 6,0 % Jul 0,0 % 0,4 % 0,8 % 1,8 % 3,0 % 2,5 % 7,1 % Aug 0,5 % 0,7 % 1,4 % 2,3 % 4,8 % 3,2 % 6,9 % Sep 1,3 % 0,8 % 1,1 % 3,4 % 6,6 % 6,3 % 6,9 % 3.kvartal 0,6 % 0,6 % 1,1 % 2,5 % 4,8 % 4,0 % Okt 1,2 % 1,2 % 1,7 % 4,0 % 8,2 % 8,0 % 7,0 % Nov 1,6 % 1,4 % 2,2 % 5,2 % 10,3 % 9,2 % 7,3 % Des 1,1 % 1,2 % 1,6 % 5,5 % 9,4 % 9,5 % 7,5 % 4.kvartal 1,3 % 1,3 % 1,8 % 4,9 % 9,3 % 8,9 % Teknisk Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2010 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,4 % 0,8 % 2,3 % 3,0 % 7,5 % 4,8 % 7,5 % Feb 0,6 % 0,4 % 1,1 % 3,6 % 5,7 % 6,5 % 6,9 % Mar 1,2 % 1,0 % 0,9 % 2,1 % 5,1 % 7,6 % 6,2 % 1.kvartal 1,1 % 0,7 % 1,4 % 2,9 % 6,1 % 6,3 % Apr 0,5 % 1,4 % 3,6 % 1,2 % 6,7 % 7,2 % 6,4 % Mai 0,5 % 0,4 % 0,0 % 2,1 % 3,0 % 6,3 % 5,9 % Jun 0,4 % 0,3 % 0,0 % 1,6 % 2,3 % 6,5 % 5,3 % 2.kvartal 0,5 % 0,7 % 1,2 % 1,6 % 4,0 % 6,6 % Jul 0,1 % 1,3 % 0,6 % 1,2 % 3,1 % 7,2 % 5,0 % Aug 0,4 % 1,0 % 0,6 % 1,7 % 3,7 % 7,2 % 4,9 % pr. pr. pr. Personalavdelingen side 2 av 3 sider Side 29

30 Sykefraværsstatistikk pr endelige tall Sep 1,5 % 0,8 % 0,5 % 0,5 % 3,2 % 5,9 % 4,7 % 3.kvartal 0,7 % 1,0 % 0,6 % 1,1 % 3,3 % 6,8 % Okt 0,8 % 0,8 % 0,5 % 0,9 % 2,9 % 5,8 % 4,6 % Nov 1,3 % 1,1 % 1,0 % 1,7 % 5,0 % 5,7 % 4,7 % Des 1,1 % 2,0 % 0,7 % 2,2 % 6,0 % 7,1 % 4,8 % 4.kvartal 1,1 % 1,3 % 0,7 % 1,6 % 4,6 % 6,2 % Kultur Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2010 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,2 % 1,2 % 0,0 % 2,4 % 4,8 % 2,5 % 4,8 % Feb 0,7 % 0,0 % 0,8 % 0,2 % 1,8 % 1,2 % 2,5 % Mar 0,4 % 1,7 % 0,0 % 0,0 % 2,1 % 1,2 % 2,4 % 1.kvartal 0,8 % 1,0 % 0,3 % 0,9 % 2,9 % 1,6 % Apr 0,6 % 0,2 % 0,0 % 0,0 % 0,8 % 1,5 % 2,0 % Mai 0,0 % 2,4 % 1,2 % 0,0 % 3,5 % 0,4 % 2,3 % Jun 1,1 % 0,7 % 0,2 % 2,0 % 4,0 % 1,7 % 2,8 % 2.kvartal 0,6 % 1,1 % 0,5 % 0,7 % 2,8 % 1,2 % Jul 0,0 % 0,0 % 0,5 % 0,1 % 0,6 % 0,2 % 2,5 % Aug 0,2 % 0,0 % 0,8 % 0,0 % 1,0 % 0,7 % 2,4 % Sep 0,4 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,4 % 1,9 % 2,1 % 3.kvartal 0,2 % 0,0 % 0,4 % 0,0 % 0,7 % 0,9 % Okt 0,5 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,5 % 1,7 % 2,0 % Nov 0,7 % 0,5 % 0,0 % 0,0 % 1,2 % 5,9 % 1,9 % Des 0,3 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,3 % 2,2 % 1,8 % 4.kvartal 0,5 % 0,2 % 0,0 % 0,0 % 0,7 % 3,3 % Helse og omsorg Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2010 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,5 % 2,0 % 2,0 % 6,2 % 11,7 % 10,8 % 11,7 % Feb 1,1 % 1,7 % 2,3 % 5,9 % 11,0 % 11,1 % 11,4 % Mar 1,3 % 1,6 % 2,0 % 5,9 % 10,7 % 10,7 % 11,4 % 1.kvartal 1,3 % 1,8 % 2,1 % 6,0 % 11,1 % 10,9 % Apr 0,8 % 1,3 % 2,8 % 5,7 % 10,6 % 9,5 % 11,3 % Mai 0,9 % 1,2 % 1,8 % 5,9 % 9,8 % 9,0 % 11,1 % Jun 0,7 % 1,6 % 2,1 % 5,1 % 9,5 % 9,8 % 10,8 % 2.kvartal 0,8 % 1,4 % 2,2 % 5,6 % 10,0 % 9,5 % Jul 0,5 % 0,7 % 1,3 % 5,1 % 7,6 % 7,1 % 10,3 % Aug 1,0 % 1,0 % 1,1 % 5,0 % 8,1 % 8,2 % 10,0 % Sep 1,0 % 1,5 % 1,8 % 4,2 % 8,5 % 8,3 % 9,8 % 3.kvartal 0,8 % 1,1 % 1,4 % 4,8 % 8,1 % 7,9 % Okt 1,2 % 1,6 % 1,4 % 4,8 % 9,1 % 9,0 % 9,8 % Nov 1,1 % 1,6 % 2,0 % 4,3 % 9,0 % 9,9 % 9,6 % Des 1,3 % 1,5 % 1,9 % 5,2 % 9,9 % 11,2 % 9,6 % 4.kvartal 1,2 % 1,6 % 1,8 % 4,8 % 9,3 % 10,0 % Akkumulert pr dato viser fra til siste dato i den måned rapporten kjøres for: februar mars april osv pr. pr. Personalavdelingen side 3 av 3 sider Side 30

31 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Roar Vevelstad Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Budsjett Sentral / Felles Generelt Rådmannen fremlegger med dette økonomirapportering pr januar 2012 samt vedtaksoppfølging av tiltak i budsjett 2012 for utvalget. Disse følger vedlagt. Økonomirapportering Økonomirapporten som er utarbeidet pr januar, viser samlet sett en prognose på 9,4 mkr for området ved utgangen av året. Kommunalavdeling personal, økonomi og utvikling prognostiseres i balanse. Avviket som prognostiseres relaterer seg til; Rådmannen Næringsvirksomhet -0,2 mkr Ordfører/Politiske utvalg -1,8 mkr Rådmannen -1,0 mkr -3,0 mkr Diverse/Felles Tap på fordringer -2,0 mkr Allsang -0,8 mkr Premieavvik -1,0 mkr Oppreisningsordning -3,0 mkr -6,8 mkr Kommunestyrets vedtatte budsjett for området er meget utfordrene. De generelle reduksjoner som lå i kommunestyrets budsjettvedtak er fordelt på de ulike deler av området. Rådmannen har gjennom dialog med ordfører klarlagt hovedmålet for 2012, at de budsjetterte rammer overholdes. Det arbeides derfor med kostnadsreduserende tiltak på bred front. Dette for å skape rom til å besette stillinger som over lang tid er holdt vakante. Side 31

32 Pr februar står følgende stillinger vakante: Rådgiver innkjøp Regnskapssjef Regnskapskonsulent (svangerskapspermisjon frem til august) Regnskaps-/trekkontrollør/Skatteinnfordrer (hos kemner) Fagleder personal Det er nå igangsatt rekrutteringsprosesser på de 2 førstnevnte stillinger: Rådgiver innkjøp for å kunne oppnå et innsparingskrav på 3 mill i rådmannens budsjettforslag. Dette er en økt ressurs for å kunne ha mer fokus på økonomien i avtaler og ha tettere oppfølging av leverandører i avtaleperioden Regnskapssjef da den totale ressurssituasjon innen økonomifunksjonen er meget krevende og ikke forsvarlig flere forhold tatt i betraktning. Dersom det kommer avvikende politiske føringer kan imidlertid disse prosessene stoppes. De 3 øvrige stillingene vil holdes vakant frem til økonomien tillater noe annet. Konsekvensene ved dette er: Regnskapskonsulent fortsatt stor sårbarhet ift funksjoner som regnskapsføring, lønnsutbetaling og fakturabehandling. Med dagens bemanning innenfor regnskap/økonomi er det ikke tilstrekkelig ressurser til å få prioritert oppgaven med styrket internkontroll gjennom å etterprøve rutiner og forbedre disse. Regnskaps-/trekkontrollør fortsatt redusert innfordring av skatter mot privatpersoner og mot næringsdrivende. Skatt Øst sin målsetting om innfordring vil ikke kunne nåes. Fagleder personal kompetanse- og ressursbrist i en nedbemannings- og omstillingstid som vil bli meget krevende Utover dette arbeides med en innhenting av arbeidsoppgaver som pr i dag er satt ut i avtale med Embric AS. Etter en gjennomgang av arbeidsoppgaver knyttet til oppfølging av hard- og software til grunnskoler, vil en tilbakeføring av oppgaver til egen virksomhet kunne gi en netto besparelse på 1,5 mkr årlig. Det er da tatt høyde for utøking med 2 årsverk innenfor ITavdelingen. Det varsles allerede nå et redusert inntak av lærlinger til høsten da de økonomiske rammer ikke tillater normal kvote. Ytterligere kostnadsreduserende tiltak er under arbeid og vil bli iverksatt uten opphold. Side 2 av 2 Side 32

33 Sentral / Felles Sentral/felles inneholder flesteparten av de tjenester som er nødvendig i en kommune for å levere interne og eksterne tjenester. Det er her viktig at fokus og arbeid med å skape en JA-kommune prioriteres høyt. Som følge av den meget stramme økonomien har Høyre, Venstre, Senterpartiet, Kristelig Folkeparti og Miljøpartiet de grønne funnet å prioritere området i forhold til rådmannens tidligere forslag. Det trekkes særlig fram følgende punkter: Nr. Beskrivelse av tiltak i verbaldel budsjett 2012: Red.tiltak og endringer ift. rådmannens budsjett 1 Trygt lokalsamfunn og gode oppvekstvilkår for unge skal prioriteres. SLT (samordning av lokale tjenester skole kommune - og politi) funksjonen videreføres på samme nivå. 2 Det skal iverksettes tiltak for å ha en god næringsavdeling i Halden kommune overfor eksisterende næringsliv samt å kunne tiltrekke og skape nytt næringsliv. Næring opprettholdes med dagens personalkostnad. Dersom mulig i 2012 skal denne økes. 3 Vi skal ha god service og tilgjengelighet for innbyggerne. Kostnadskuttet reverseres på servicetorget. 4 Videreføring av støtte til Allsang på grensen som et næringsprosjekt. Det budsjetteres slik som Allsang på grensen legger opp til med økt inndekning i form av eksterne inntekter. 5 Det skal arbeides videre med prosjekt det må vurderes og gjennomføres endringer i arbeidsform. 6 Lederutvikling og intern kultur for å skape en JAkommune, skal prioriteres meget høyt i denne enheten. Kulturendringen må forankres i denne enheten for å bli spredd til hele Halden kommune. Status pr. februar 2012: SLT-koordinator rapporterer pt til rådmannen som tidligere. Vil etter planen inngå i organisajonen for Familiens hus når dette er etablert Organisering er til vurdering Arbeidsordning med langdag i servicesenter på torsdager samt utvidet betjeningstid på sentralbord etableres uke 9. Rutiner for tettere oppfølging av restanser i ephorte og CRM er etablert. Det er utarbeidet en enkel velkomstpakke til nye innbyggere Budsjett er etablert i samsvar med de forutsatte rammer. Styringsgruppemøte er avholdt. Vurdering av videre organisering pågår. Saken mht JA-kommune har vært drøftet i RLG og formidlet i enhetsledermøte. Gruppeoppgave er gjennomført i enhetsledermøte. Sammenfatning av arbeidet foreligger. Lederopplæring planlegges. Side 33 1

34 7 Pågående arbeid med sykefraværsoppfølging skal videreføres og prioriteres. Målsetning om reduksjon til maks 5 % sykefravær skal opprettholdes. 8 Omorganisering av sentral/felles for å oppnå flatere organisasjon og lavere kostnader skal gjennomføres. Arbeidet fortsetter med høy prioritet som tidligere. Forebyggende tiltak prioriteres høyere. Lederseminar i IA-arbeid gjennomført 9.februar Krav om reduksjon av kostnader er fordelt i de ulike organisasjonsledd og nødvendige tiltak iverksettes fortløpende. Vurdering av organisasjonen pågår. 9 Det skal sees på driftsform kjøkken. Arbeidsgruppe er etablert. Forprosjekt og sak til HAD forberedes. 10 Det skal sees på alternative driftsformer for Saken er under arbeid. Halden Turist ,- formannskapets konto Midler er avsatt. 12 Halden Arena er i nåværende form en betydelig Møte mellom HK og Halden Area mht avtalestruktur er planlagt ultimo februar. utgiftspost for Halden kommune. Det skal arbeides for både å se på andre driftsformer og muligheter for økte inntekter i hallen for å få kostnadene ned. 13 Renhold Kostnad er fordelt på enhetene. Anbud på ny renholdsavtale er på veg ut. Ny avtale forventes inngått medio Refusjon sykepenger Sentral-Felles Budsjettert merinntekt er fordelt på enhetene. 15 Div. kostnader opprettholdes på dagens nivå Reduksjon i arbeidsgiveravgift er fordelt på enhetene. 16 HKP Utgifter belastes HKP 17 Reduksjonslønnsvekst Reduksjon i lønnsvekst er fordelt andelsmessig på kommunalavdelingene i forhold til avsatte ressurser for lønnsvekst innenfor området. 18 Reduksjon i bruk av konsulenttjenester Fordelt andelsmessig på områder i hele organisasjonen som har budsjett på denne utgiftsarten. Fra budsjettets innledning Budsjett/regnskapsmessig rapportering Rapporteringsmaler valgt og første rapportering pr januar er iverksatt. Prosjekt 2012 Se pkt 5 ovenfor. JA-kommune Se pkt 3 og 6 ovenfor. Sak om ekstern varsling for ansatte er klar til drøfting. Salg av ulike bygg Egen gruppe etablert. Arbeid pågår. Sak til Formannskapet 16/2 Investeringer Rådmannen foreslår at oppstart av investeringer utsettes for å bevare likviditet. Investeringer med positivt driftsmessig effekt bør igangsettes. Rådmannen vil utarbeide egen rapportering på oppfølging av investeringsprosjekter Side 34 2

35 Regnskap Budsjett Avvik Budsjett Prognose Avvik Rådmannens Rådmannens Enhet Januar Januar justerte prognose justerte prog.avvik NAV (NAV skal rapportere til Hovedutvalg for Helse og sosial, og holdes her utenfor området Sentral-Felles) Rådmannen IT Fellesfunksjoner Økonomisk & plan Personal & Organisasjon Sum Sentral/ Felles Side 35