Brukermanual ephorte for dokumentprodusenter ved UMB INNHOLDSFORTEGNELSE. Kontaktpersoner hvem hjelper til med hva? Pålogging...

Transkript

1 INNHOLDSFORTEGNELSE Kontaktpersoner hvem hjelper til med hva?... 2 Pålogging... 3 Venstremenyen... 5 Mine uferdige dokumenter (status R)... 6 Mine OBS-datoer (1 uke i forkant)... 7 Min post siste 2 måneder... 7 Forfallsliste... 7 Til godkjenning... 8 Mine ubesvarte henvendelser... 8 Dokumenter til fordeling - eksterne Dokumenter til fordeling internt UMB Privatmapper/Enhetsmapper/Fellesmapper GROUPWISE Innboks Opprette ny sak Opprette journalposter (beskrivelse av dok.) og dokumenter ekstern korrespondanse Hvordan svare på mange innkomne dokumenter med étt brev ut? Bruk av standardbrev som dokumentmal Opprette journalposter (beskrivelse av dok) og dokumenter intern korrespondanse Adressering interne notater til leder eller til enheten som helhet Oversikt over alle forkortelsene for enhetene Søking Tilganger og rettigheter i ephorte arkiv- og saksbehandlersystem Autorisasjon Tilgangskodene kan igjen begrenses på områder Hvordan sette på gradering av saker og dokumenter Personalmapper / -saker Student- / dr.scient.-mapper Ansettelsessaker unntatt offentlighet Lagring og sending av epost Rutiner for å lagre innkommen epost til eksisterende saker i ephorte Rutiner for å sende epost i forbindelse med eksisterende saker i ephorte i stedet for et brev lagre meldinger Rutiner for å sende epost i forbindelse med eksisterende saker i ephorte som kopi til mottakere i ettertid Margareth Sand Side

2 Kontaktpersoner hvem hjelper til med hva? IT-ansvarliges ansvar: I tillegg til å installere programvare hos alle brukere skal disse ta seg av feilmeldinger, pålogging, endre passord og mailintegrasjon. Det er ønskelig at all forespørsel om ovennevnte uansett stiles gjennom IT-ansvarlig. Superbrukerne: Disse kan svare på henvendelser om selve bruken av Ephorte, dvs. opprettelse av saker/dokumenter, registrering av epost, bruk av malene etc. Sjekk ut ved din enhet hvem som er superbruker der. Instituttene/enhetene er ansvarlige for å opprette superbrukere. Her er noen av superbrukerne: Hans Christian Sundby SADM Valborg Lippestad SADM Kjersti Rimer IMT John Morken IMT Andreas Flø IMT Anne Golten IHA Reidun Aasheim IØR Grethe Delbeck INA Dokumenttjenesten: Det samme som superbrukerne, i tillegg til oppdatering av adresseregistre, brukerregistre og spørsmål om postgang. Margareth Sand Side

3 Pålogging 1. Logge på terminalserveren. Den ligger på skrivebordet og ser ut som en datamaskin. Den heter hos de fleste Webarkiv. 2. Her taster du inn det samme brukernavn og passordet som du har på Novell-nettverket. 3. Så kommer du inn i følgende skjermbilde: Her velger du ephorte web-ikonet Margareth Sand Side

4 Dette er påloggingen til selve ephorteprogrammet. Til daglig skal du være i Produksjonsbasen. Det er satt opp automatisk pålogging her, slik at vanligvis trenger du ikke gjøre noe med denne påloggingen. Rolle velges dersom du f.eks. er saksbehandler/leder for flere avdelinger. Margareth Sand Side

5 Venstremenyen Felles søk Forfallsliste Mine uferdige dokumenter (status R) Mine ubesvarte henvendelser Til godkjenning Mine egenproduserte dok. siste 7 dager Min post siste 2 måneder Dokumenter til fordeling - eksterne Mine obs-datoer (1 uke i forkant) Egne konsepter Mottatte journalposter Ufordelte notater Utsjekkede dokumenter Ordningsprinsipper Styre, råd og utvalg Siste saker Siste journalposter Mine søk Privatmapper Enhetsmapper Fellesmapper UMB Margareth Sand Side

6 Mine uferdige dokumenter (status R) Dette er dine egne dokumenter som kun er sjekket tilbake i dokumentbasen. Status på disse dokumentene er reservert eller uferdig. Disse må settes i F før de anses som ferdige. Dette gjøres på følgende måte: Trykk på det blå feltet som vist med pilen. Da vil du komme inn på beskrivelsen av akkurat dette dokumentet. Høyreklikk det blågrønne ikonet utenfor den blå teksten. Velg Rediger dokumentdetaljer. Margareth Sand Side

7 Dokumentet står med dokumentstatus Dokumentet er under behandling. Trykk på rullgardinen/pilen helt til høyre og velg F-Ferdig fra saksbehandler. Trykk så på Lagre. Mine OBS-datoer (1 uke i forkant) Dette betyr ganske enkelt at de saker man har satt på OBS-datoer på legger seg i denne boksen en uke i forkant av forfall. Dette kan f.eks. være en høringssak hvor man setter på datoen en stund før fristen for uttalelse går ut. Eller man kan sette på denne datoen vilkårlig ettersom når man har tenkt å ta saken frem for behandling. Min post siste 2 måneder Her vil all post til deg ligge to måneder tilbake i tid. Dette gjelder både eksterne brev som er skannet inn av Dokumenttjenesten, interne notater der du er hovedmottaker og dokumenter hvor du bare er kopimottaker. Merk deg at her vil de ligge helt til 2 månedersperioden er ute, selv om du allerede har svart på disse. Dette er altså all din post i systemet de siste to måneder. Forfallsliste Her vil alle de dokumentene som har forfalt til behandling hvor du står som saksbehandler ligge. I staten er behandlingsfrist 3 uker. Dvs at dokumentene kommer automatisk i denne mappen etter dette. Man kan også overstyre denne forfallsdatoen, men dette må gjøres manuelt ved å taste inn en annen dato. Margareth Sand Side

8 Til godkjenning Her vil dokumenter som du står som godkjenningspart for ligge. Det er oftest saksbehandler som sender dokumenter godkjenning til sin leder. Dvs at det oftest er ledere som har noe liggende i denne mappen. Merk at ikke-godkjente dokumenter som returneres fra leder vil bli liggende i mappen Mine uferdige dokumenter (status R) hos saksbehandleren igjen. Mine ubesvarte henvendelser Her ligge ALLE de dokumentene du ikke har svart på. Disse blir liggende her til evig tid inntil de er gjort noe med. For å bli kvitt dokumentene, må man enten svare med skriftlig brev tilbake eller ta dem til etterretning/besvart pr tlf. Dette kalles avskrivning av dokumenter. Hvis man ikke skal svare skriftlig på dette går man frem på følgende måte: Høyreklikk det blågrønne ikonet foran saksnummeret. Velg Besvar/Avskriv + Avskriv JP. Margareth Sand Side

9 Trykk på rullgardinen/piltasten og velg avskrivningsmåte. Trykk OK til slutt. NB denne avskrivningsmåten gjelder bare der man ikke skal svare med et skriftlig brev! Margareth Sand Side

10 Dokumenter til fordeling - eksterne Denne vil kun gjelde leder av avdelingen. Dette er dokumenter der avsender kun har satt på administrativ enhet som mottaker og ikke en enkelt person. Da vil dokumentet komme i mappen til den som er leder for akkurat denne administrative enheten. Leder gjør da følgende: Høyreklikk det blågrønne ikonet utenfor dokumentet. Velg Fordel. Det er kun innkomne eksterne dokumenter dom kan fordeles på denne måten. Margareth Sand Side

11 Dokumenter til fordeling internt UMB Interne dokumenter sendt til avdelingen kan man ikke fordele videre slik som eksterne. Det må gjøres på følgende måte: Trykk på den blå teksten som vist med den øverste pilen. Trykk så på fanen Interne mottakere/avskrivning. Margareth Sand Side

12 Høyreklikk ikonet ved pilen og velg Rediger interne mottakere. Margareth Sand Side

13 Hvis du setter blankt i søkefeltene, så får man her opp hele informasjonsavdelingen. Margareth Sand Side

14 Trykk på initialene (somer er merket blå) og ta det med deg tilbake. Privatmapper/Enhetsmapper/Fellesmapper Privatmapper kan du opprette selv. Dette er kun dine dokumenter, og de ligger ikke inne i selve arkivbasen. Enhetsmapper kan leder av avdelingen opprette. Dette kan være f.eks. møtereferater som avdelingen skal dele. Fellesmapper kan kun arkivpersonalet opprette. Disse mappene gjelder for hele UMB. GROUPWISE Innboks Dette er din INNBOKS i epostsystemet ditt (groupwise er kun et eksempel). Herfra kan du importere eposter du vil skal ligge på saker i ephorte. Det er viktig at epostene ligger i innboksen din og ikke andre mapper. Hvis de ligger i andre mapper må du legge dem over i innboksen inntil du har importert dem. Se på slutten av veiledningen hvordan du linker til epost. Margareth Sand Side

15 Opprette ny sak Husk å ALLTID søke om saken finnes fra før. Hvis du må opprette ny sak, gå frem på følgende måte: Ny sak Man trykker på plusstegnet som er grønt rundt. Margareth Sand Side

16 Skjermbildet som da kommer opp ser slik ut: Finn en passende tittel. Den skal være dekkende for alle kommende dokumenter i saken. Still deg selv spørsmålet: Hva vil du og andre søke på i ettertid for å få opp akkurat denne saken? Ved stillingsutlysninger kan det være lurt å ha med følgende: Stilling 26/03 engasjement - arkivar ved Informasjonsavdelingen Stilling 36/03 - stipendiat - Aquaculture Protein Centre APC Stilling 46/03 - engasjement - forsker NFR prosjekt - "Optimalisert produksjon av mikroalger..." Stilling 54/03 - førstesekretær - vikariat IMT OBS-feltet: Dette feltet kan brukes hvis du ønsker en påminnelse på å få frem saken om en stund. Trykk på de små prikkene helt til høyre. Trykk på ønsket dato. Tilgangskode: Dette feltet benyttes hvis saken skal graderes på noen måte internt og/eller eksternt. Man får de frem ved å trykke på de små prikkene til høyre i feltet. Margareth Sand Side

17 Dette er de vanligste kodene: TilgangskodeBetegnelse 11 Unntatt etter offentlighetsloven 11 5 Unntatt etter offentlighetsloven 5 5a Unntatt etter offentlighetsloven 5a 6 Unntatt etter offentlighetsloven 6 AB Anbud AN Ansettelsessaker unntatt offentlighet AP APC B Begrenset etter sikkerhetsloven BP Beredskapsplaner NLH CI Cigene D Doktorgradsstudenter DS Doktorgradsstudenter strengt fortrolig F Fortrolig etter beskyttelsesinstruksen H Hemmelig etter sikkerhetsloven K Konfidensielt etter sikkerhetsloven KL Klientsaker MU Møtedokumenter unntatt offentlighet P Personalsaker PS Personalmapper strengt fortrolig PT Patentsaker S Studentsaker SF Strengt fortrolig etter beskyttelsesinstruksen SS Studentmapper strengt fortrolig TK Tørrlands koordineringsgruppen XX Midlertidig sperret Trykk på den blå skriften på ønsket kode. Trykk så Lagre. Slik ser skjermbildet ut når saksdetaljene er ferdig lagret: Margareth Sand Side

18 Så er det en viktig etterbehandling av saken, nemlig klassering/arkivkode, kall det gjerne fagkode/emnekode. Dette er et nummer som beskriver hvilket emne denne saken tilhører. Høyreklikk det gule saksmappeikonet da kommer du inn i dette skjermbildet: Man velger Ordningsverdi. Velg NLHN arkivnøkkel. NAVN brukes kun ved Personal- og studentmapper. Margareth Sand Side

19 Følgende er et eksempel på søk. Ved å trykke på 562 vil du ta med deg arkivkoden tilbake i saken din. Årsaken til at det fortsatt står NLH nøkkel er at ved å forandre dette til UMB oppstår det følgefeil videre i systemet. Inntil videre vil dette dermed stå. Margareth Sand Side

20 Hvis du vil se hele arkivnøkkelen, så søker du følgende: Legg merke til hakene på venstre siden. Disse betyr at du kan velge dette nummeret. Hvis det ikke står en hake, betyr det at dette kan man ikke legge noe på fordi det er et overordnet nummer. Man skal legge på det mest spesifikke, altså nedover i treet. Margareth Sand Side

21 Opprette journalposter (beskrivelse av dok.) og dokumenter ekstern korrespondanse Høyreklikk det blå ikonet vedsiden av der det står Journalposter. Man vil da få opp en liste over hvilke oppgaver som kan gjøres videre. Man kunne også ha høyreklikket på den gule mappen og man ville fått nesten de samme valgene bortsett fra noen flere som går på redigering av saksdetaljer etc.. Margareth Sand Side

22 I de fleste tilfeller vil man her enten skrive et brev eller notat ut eller sende E-post. La oss ta et nytt eksternt brev først: Det samme kravet til Tittel/innhold gjelder også her. Journalposten som du nå er inne i, er en beskrivelse av selve dokumentet som du snart skal produsere. For å få en ferdig lagret adresse, trykk på prikkene til høyre i feltet Kortnavn. Margareth Sand Side

23 Trykk på blå skrift for å velge adresse. Hvis det er adresser du bruker mye, men som ikke ligger i dette registreret, kan du sende e-post til Åse Grundstrøm aase.grundstrom@umb.no eller Margareth Sand margareth.sand@umb.no om dette. Etter hvert som man husker kortkoden, kan denne skrives inn direkte i feltet + bruke tabtasten etterpå. Adresser som ikke ligger i registreret, kan man skrive inn manuelt i feltene. De vil da bli lagret i saken, men ikke i adresseregistreret. Når feltene er fylt ut trykker du Lagre og nytt dokument. Så kommer valg av brevmal. For å få engelsk logo, må du velge den malen som har det. Opplysningene ellers kan flettes i form av en makro i Word. La oss ta eksempel med norsk først. Margareth Sand Side

24 Denne boksen får du før malen er flettet ferdig. Hadde du nå valgt den engelske logoen, så kunne du her valgt engelsk slik at alle ledetekster også blir engelske. Trykk på engelsk + oversett. Hvis du ønsker bokmål er det bare å ta avbryt. Vi beklager på det sterkeste at det står norsk her og ikke bokmål. Makroen er laget av leverandøren, og vi får problemer med den når vi forsøker å endre. Så skriver du selve brevet. Husk å sjekke om opplysninger er riktige, bl.a paraferingen. Margareth Sand Side

25 NB! Når du skal tilbake/videre i produksjonen: Det er viktig at du da bruker knappen Tilbake til ephorte, som vises nesten helt øverst i venstre hjørnet i skjermbildet. Du vil deretter få valget om du vil lagre, som du igjen svarer JA på. Før du er helt tilbake i ephorte kommer følgende meldingsboks: Her er det MEGET viktig at du krysser ut den nerst nederste firkanten hvis du er ferdig med dokumentet Maker dokument som ferdig. Hvis ikke vil dette ligge å sveve litt i systemet som uferdig. Er du imidlertid ikke ferdig, så skal du selvfølgelig ikke krysse av. Men uansett må du ha øverste firkant krysset, nemlig Sjekk inn filen i dokumentlagret. Dette er viktig, da du ellers kan få problemer med å få tak i filen på et senere tidspunkt. VIKTIG! Nå er dokumentet ferdig og lagret i ephorte. Men mottaker har jo fortsatt ikke fått brevet. Man må alltid skrive ut dokumentet i tillegg. Det originale undertegnede eksemplaret sendes mottaker på vanlig måte med posten. Margareth Sand Side

26 For å se på dokumentet etter at det er ferdig, trykker man på Word-ikonet som ligger under fanen Journalposter. Ved å høyreklikke på det blågrønne ikonet som pilen lengst til venstre peker på, får man opp følgende meny: Her kan man f.eks. velge å sende dokumentet som vedlegg i e-post til personer som ikke bruker ephorte, eller som en påminnelse om at dokumentet ligger i basen. Margareth Sand Side

27 Hvis man ikke har tenkt til å sende mailen også til denne mottakeren som allerede ligger her, så må man først slette denne. Merk linjen og bruk slett/delete-knappen. Merking av linjen skjer ved å trykke i det grå feltet helt til venstre. Her setter man inn adressen manuelt som vist på bildet. Trykk OK etter dette. Trykk så Send til slutt. Margareth Sand Side

28 Hvordan svare på mange innkomne dokumenter med étt brev ut? Dette kan foreksempel være aktuelt ved svar på stillingssøknader som skal ha midlertidig bekreftelse på mottatt søknad eller avslag i ettertid. Ved en stillingsutlysing sender man et midlertidig svar til alle søkerene om at søknad er mottatt. For utgående brev, start på samme måte som om du ville skrive til én mottaker. Margareth Sand Side

29 Men under mottaker setter du åpent. Fyll inn innhold og trykk Lagre (ikke lagre og nytt dok.). Margareth Sand Side

30 Høyreklikk den samme journalposten en gang til og velg som vist over Angi som svar. Husk å stå på det nivået der Journalposter er første fanen (ikke Dokumenter) Trykk på prikkene nederst til høyre Marker alle posten du skal svare på (ctrl + merk med musetast) + velg legg til. Margareth Sand Side

31 Trykk så Lagre. Neste trinn er da å produsere selve dokumentet Dette gjøres på vanlig måte. Merk at det her ikke står spesifikke navn i mottakerfeltet. Margareth Sand Side

32 Skriv brevet ferdig + trykk på abc-knappen i word (som vist med pil). Alle navnene blir nå flettet inn. Du kan bla deg frem og tilbake med piltastene til høyre for abc-knappen. For å ta utskrift av alle må du manuelt bla én etter én og velge print. Trykk Tilbake til Ephorte, velg ja til lagre + velg sjekk inn dokument og ferdig. Margareth Sand Side

33 Bruk av standardbrev som dokumentmal Dette velges på samme måte som dokumentmalene Under rullgardinmenyen velger man Standardbrev istedet. Et eksempel på standardbrev som ligger inne foreløpig er informasjon i forbindelse med langvarig sykefravær. Selv om dokumentet i seg selv har statisk tekst, så kan man velge at felter likevel skal flettes; som dato, mottaker, saksbehandleropplysninger etc. Ved forslag til nye standardbrev ta kontakt med margareth.sand@umb.no Margareth Sand Side

34 Opprette journalposter (beskrivelse av dok) og dokumenter intern korrespondanse Følg de fleste av skjermbildene for ekstern korrespondanse, med en viktig forskjell. Intern korrespondanse skal ha dokumenttype enten X eller N. X fører ikke til restanse hos mottakeren. Dette kan gjerne brukes på dokumenter som mottaker ikke skal svare skriftlig tilbake på. N fører til restanse (markert med rødt flagg). Dette vil medføre at mottaker aktivt må gå inn og enten svare på notatet skriftlig eller sette TE/TO/besvart pr tlf som avskrivningsmåte. Vi tar her et eksempel med Notat N, som vil kreve skriftlig oppfølging fra mottaker. Margareth Sand Side

35 For å legge til intern mottaker, trykk på prikkene som vist over. Trykk på for eksempel Person- og rolleregister til venstre. Skriv inn søkeord/person. Margareth Sand Side

36 Merk personen du vil legge til, velg Legg til valgte rader + OK til slutt for å overføre. Margareth Sand Side

37 Husk å sjekke under fanen saksbehandler/tilgang at det er du selv som står der, hvis du da ikke er arkivkonsulent e.l. som skriver for andre. Det kan oppstå feil personer her hvis en annen enn den som skriver dokumentet står som saksansvarlig. Trykk lagre og nytt dokument Velg malen. I de fleste tilfeller vil det bli som ovenfor. Margareth Sand Side

38 Gå tilbake til Ephorte + Lagre ved forespørsel om dette. Merk dokumentet for ferdig. Nå vil dette dokumentet automatisk komme i postkassen til den interne mottakeren. Margareth Sand Side

39 Adressering interne notater til leder eller til enheten som helhet Kan brukes i sammenhenger hvor man ikke vet saksbehandler eller ganske enkelt ønsker dokumentet sendt til enheten v/leder og ikke til enkeltpersoner Følgende gjøres hvis dokumentet skal til FLERE interne mottakere: Start produksjon av et notat på vanlig måte Ikke sett på noen mottaker og Velg Lagre (ikke Lagre og nytt dokument) Margareth Sand Side

40 Posten legger seg da slik Gå til fanen Interne mottakere, høyreklikk ikonet og velg Ny intern mottaker Gå her på prikkene til Adm.enhet Margareth Sand Side

41 Ved å sette blankt i søkefeltet, får man opp alle enheter Margareth Sand Side

42 Her må man være oppmerksom på at man under Journalenhet velger ARKIV1. UMB har bare én journalenhet, men systemet er lagt til rette for at man kan ha flere. Hvis man ikke velger noe, får man feil ved lagring. Hvis man ønsker å legge til flere mottakere, velger man Lagre og ny istedet for bare Lagre. Da følger man prosedyren til man har lagt til alle mottakere man ønsker. Hvis dette var den eneste mottakeren, velger man Lagre. Slik vil posten se ut: Margareth Sand Side

43 Man må deretter lage selve dokumentet. Man følger vanlig fremgangsmåte for produksjon av notat. Til-feltet vil stå tomt i slike notater, men her kan man gjerne skrive inn manuelt: Til alle instuttene, Til alle instituttledere, Til alle enheter e.l. Når man så har lagret dette og satt det i ferdigstatus, status F, så vil dette dokumentet havne i søket i venstre menyen Dokumenter til fordeling internt til den aktuelle enheten. Det er verd å merke seg at alle på enheten det gjelder vil kunne se dette dokumentet under dette søket (med mindre det er gradert med en tilgangskode de ikke er autorisert for), men det er bare leder av enheten som kan fordele det videre til en saksbehandler. Fordeling av interne dokumenter se eget avsnitt under Venstremenyen. Margareth Sand Side

44 Oversikt over alle forkortelsene for enhetene Kortnummer Betegnelse Anmerkninger UL Universitetsledelsen Til ADMDIR, REKTOR, PROREKTOR og Lill-Ann Eriksen SADM-DSA Drifts- og serviceavdelingen avd.dir.tor Åge Diserud SADM-POU Pla- og utviklingsavdelingen avd.dir Elisabeth Blichfeldt SADM-POA Personal- og organisasjonsavdelingen personaldirektør SADM-INFO Informasjonsavdelingen informasjonsdirektør Paul Stray INFO-BIBL Biblioteket v/paul Stray INFO-DOK Dokumenttjenesten v/margareth Sand INFO-INF Informasjon/markedsføring v/paul Stray INFO-IT IT-seksjonen v/geir Tutturen INFO-PUBL Publikums- og besøkstjenesten v/dag Guttormsen SADM-FORSK Forskningsavdelingen forskningsdirektør Odd Jarle Skjelhaugen SADM-STUD Studieavdelingen studiedirketør Siri M. Løksa STUD-ESS Enhet for studiesaker STUD-KVAL Enhet for kvalitetssikring og nettverksbygging STUD-MARK Enhet forrekruttering, markedsføring og alumni STUD-SIT Enhet for opptak og studentservice SADM-ØKO Økonomiavdelingen økonomidirektør Jan Olav Aasbø UMB-IMT Inst. for matematiske realfag og teknologi Inst. leder Vidar Thue- Hanssen IMT-ADM IMT Administrasjon Kontorsjef Kjersti S. Rimer IMT-BYGG IMT Seksjon for bygg- og miljøteknikk Seksjonsleder Jan Våge IMT-ELAB IMT Støttefunksjon E-LAB Seksjonsleder Hermod Eltoft IMT-GEOMATIKK IMT Seksjon for geomatikk Seksjonsleder Øystein Dick IMT-MALP IMT Seksjon for maskin-, aqua-, landbruks- og Seksjonsleder Johan prosessteknikk Andersen IMT-REAL IMT Seksjon for matematiske realfag Seksjonsleder Knut Kvaal IMT-SLL IMT Seksjon for læring og lærerutdanning Seksjonsleder Hans Erik Lefdal IMT-VERK IMT Støttefunksjon Verksted Seksjonsleder Bjørn Brenna UMB-IHA Inst. for husdyr- og akvakulturvitenskap Inst.leder Jessica Kathle UMB-IKBM Inst. for kjemi, bioteknologi og Inst.leder Øystein Rønning matvitenskap UMB-ILP Inst. for landskapsplanlegging Inst.leder Terje Holsen UMB-INA Inst. for naturforvaltning Inst.leder Hans Fredrik Hoen UMB-IPM Inst. for plante- og miljøvitenskap Inst.leder Tove Fjeld UMB-IØR Inst. for økonomi og ressursforvaltning Inst.leder Ole Gjølberg UMB- NORAGRIC UMB-SHF UMB-SKP UMB-SEVU Senter for internasjonale miljø og utviklingsstudier Senter for husdyrforsøk Senter for klimaregulert planteforskning Senter for etter og videreutdanning Margareth Sand Side

45 Man bruker den forkortelsen som er utenfor akkurat den enheten du ønsker. Ønskes instituttleder for IMT brukes f.eks. UMB-IMT. Ønskes derimot leder for en underavdelingen av IMT, f.eks matematiske realfag, så brukes IMT-REAL. Margareth Sand Side

46 Hvis man ikke setter på avdeling/enhet før man produserer dokumentet, men lagrer uten å sette på noen mottaker, kan man gjøre følgende i ettertid: Trykk på ønsket avdeling/enhet Margareth Sand Side

47 Søking Slik søker man raskest: Man går På Standard søk -knappen. I feltet Søk etter kan man fra rullgardinmenyen velge hvilke felter man ønsker å søke i, f.eks. Saksmapper/mapper. Margareth Sand Side

48 Ved å sette på trunkeringstegnet * før eller etter søkeord, gjør at man kan ha andre begynnelser og/eller endelser av ordet, f.eks. stillinger, lederstilling. Til høyre for nesten alle feltene er det enten rullgardinmeny eller prikker. Dette betyr at du kan finne eksakt skrivemåte for disse feltene. Når man ikke får treff, så er det ofte skrivemåten som avgjør. Margareth Sand Side

49 Dette ga f.eks. IKKE treff Derimot dette: Årsaken her er at systemet ville ha fornavnet foran her. Når vi setter trunkeringstegnet * så Margareth Sand Side

50 slipper vi å gå glipp av slike søkeresultat. Gå på Avansert søk Dette søket vil gi oss alt av innkomne brev kommet til Informasjonavdelingen de siste 30 dagene. Margareth Sand Side

51 Tilganger og rettigheter i ephorte arkiv- og saksbehandlersystem. Autorisasjoner i ephorte arkiv- og saksbehandlersystem er noe vi alle må ta stilling til. I utgangspunktet er alle saker og dokumenter som ligger i den elektroniske databasen tilgjengelig for alle ved UMB. Det blir tatt ut rapporter, offentlig journal, som allmennheten kan få tilgang til. Utover dette må vi ta hensyn til om noe av dette skal skjermes fra offentligheten. For å unnta noe fra offentligheten må vi ha hjemler. Det holder ikke at vi selv bare ønsker å skjerme et dokument eller en hel sak. ephorte har bygget opp et register med såkalte tilgangskoder med tilhørende paragrafer. Ved bruk av disse kodene, skjermer vi dokumenter mot innsyn. Det er også mulighet for å opprette nye koder. Dette tar Dokumenttjenesten seg av. (Vi må i tillegg huske å sladde tekst i selve journalen slik at sensitive opplysninger ikke kommer med på en offentlig journal. Selve dokumentene får man uansett ikke tilgang til når man bruker tilgangskoder.) Personalmapper og studentmapper unntar vi automatisk fra offentligheten da man her behandler personopplysninger. Det er også en annen side ved denne saken. Det er også mulig å skjerme opplysninger for andre ansatte ved UMB. Autorisasjon Brukere må være autorisert for å se opplysninger som er unntatt offentlighet / belagt med taushetsplikt. Hvis du ikke er autorisert for den tilgangskoden (graderingskoden) som er angitt på sak eller dokument, vil du ikke kunne lese tilhørende informasjon. For å si det på en annen måte: Hvis du ikke er autorisert for noen tilgangskoder, så vil du som bruker kun ha tilgang til de dokumenter som offentligheten også kan få tilgang til. Margareth Sand Side

52 Følgende tilgangskoder kan være registrert: Kode Beskrivelse 11 Unntatt etter offentlighetsloven 11 5 Unntatt etter offentlighetsloven 5 5a Unntatt etter offentlighetsloven 5a 6 Unntatt etter offentlighetsloven 6 AN Ansettelsessaker unntatt offentlighet AP APC B Begrenset etter sikkerhetsloven BP Beredskapsplaner NLH CI Cigene D Doktorgradsstudenter DS Doktorgradsstudenter strengt fortrolig F Fortrolig etter beskyttelsesinstruksen H Hemmelig etter sikkerhetsloven K Konfidensielt etter sikkerhetsloven P Personalsaker PS Personalmapper strengt fortrolig PT Patentsaker S Studentsaker SF Strengt fortrolig etter beskyttelsesinstruksen SS Studentmapper strengt fortrolig XX Midlertidig sperret Tilgangskodene kan igjen begrenses på områder En person kan ha tilgang kun til de saker med denne koden som personen har opprettet/laget/arbeidet med selv eller blitt satt på som kopimottaker. Eksempel: En bruker oppretter et dokument som med tilgangskode D. Denne personen får da bare tilgang på dette dokumentet som man har laget selv, men ikke andres dokumenter med samme tilgangskode. Personer kan ha tilgang til hele avdelinger/enheter med en tilgangskode. Dette er da noe utvidet i forhold til overnstående. Man kan også la dette omfatte hele virksomheten, altså hele UMB. Personen vil da ha ubegrenset tilgang til saker/dokumenter med denne tilgangskoden. Margareth Sand Side

53 Hvordan sette på gradering av saker og dokumenter Når man lager en ny journalpost, så velger man tilgangskode/gradering under fanen saksbehandler/tilgang. Hvis man trykker på prikkene til høyre for tilgangskodefeltet, får man opp følgende: Her velger man koden direkte. Margareth Sand Side

54 Da kommer hjemmel opp direkte. Margareth Sand Side

55 Personalmapper / -saker Disse registreres på en konkret måte, og dette MÅ følges: 1. Alle ansatte ved UMB har i utgangspunktet bare én sak hver. 2. Saken skal hete følgende, og her skal ikke være noe unntak: Personalmappe Etternavn, Fornavn Eks.: Personalmappe Sand, Margareth Legg merke til at det skal hete personalmappe og ikke personalsak. Det er viktig at alle registrerer disse sakene likt p.g.a. søking senere. 3. Gradering: Alle personalmapper skal registrerer med tilgangskoden P både på saksnivå og på journalpost/dokumentnivå. Man velger altså P under tilgangskode. 4. Etter å ha satt på tilgangskoden P, må man i tillegg sladde opplysninger, i de fleste tilfeller gjelder dette personnavnet. Det er ikke mulig å sladde opplysninger før man har satt på tilgangskoden. Man sladder ALLTID personnavnet som mappen tilhører, både på saksnivå og på journalpost/dokumentnivå og i tillegg når denne personen står som mottaker eller avsender. Dette har blitt gjort til en regel slik at sensitive opplysninger ikke på noen måte kommer ut. I tillegg kan det være andre opplysninger som bør skjermes. Ta kontakt med Dokumenttjenesten eller din lokale arkivkonsulent hvis du er i tvil. Sladding gjøres på følgende måte: a. Merk teksten som skal skjermes, i vårt tilfelle over Sand, Margareth b. Høyreklikk på den merkede teksten c. Velg alternativet skjerm merket tekst 5. Tilgangsgrupper Dette brukes sammen med tilgangskoder. Tilgangskoder styrer leserettighetene til et dokument, les begrenser. Tilgangsgrupper utvider lese- og skriverettighetene i tilsvarende saker. I disse personalsakene er det behov for at et knippe mennesker har lese- og produksjonsmuligheter i den samme saken. Det er derfor laget tilgangsgrupper for hver enhet. Personalavdelingen i sentraladministrasjonen er med i alle gruppene uansett. I tillegg har man ved forespørsel til enheten fått navn på de som skal være med derfra. Eksempel: Navn på tilgangsgruppe: Personalmapper Informasjonsavdelingen Medlemmer: Personalavdelingen + Paul Stray, Rita Gangnes og Geir Tutturen. Slik vil gruppene se ut også på de andre enhetene, men med andre medlemmer i tillegg POA. Tilgangsgruppene settes på samme måte som tilgangskoder. Se eget punkt Hver oppmerksom på at Tilgangskoder og Tilgangsgrupper må settes både på saksnivå og alle Journalposter/dokumenter i alle Personalmappe-saker. Margareth Sand Side

56 6. NB! Det er verdt å merke seg at all korrespondanse med den konkrete ansatte i personalmappene, er å betrakte som EKSTERN korrespondanse. Dette skal da ikke registreres som notater av noe slag. Dokumenttype skal være I eller U. Hvis det derimot er korrespondanse OM personen innad på UMB, f.eks. mellom et institutt/avdeling og sentraladministrasjonen, så skal man velge notatformen X eller N. Margareth Sand Side

57 Nedenfor beskrives registrering av personalmapper i detalj med skjermbilder: Søk om saken finnes fra før! Dette gjør du enklest ved å søke på etternavnet til personen. Ta alltid med en stjerne (trunkeringstegn) på slutten. Hvis saken ikke finnes fra før, trykker du på knappen for ny saksmappe. Se over. Margareth Sand Side

58 Standard skjermbilde du da får opp ser slik ut: Under arkivdel, må du velge PA-Personalarkiv, siden personalmapper blir å regne som et helt eget arkiv som skal holdes adskilt fra saksarkivet. Margareth Sand Side

59 Under Tilgangskode må vi velge P for Personalsaker. Tilgangskode velges som vist over. Trykk på Personalsaker. Slik skal en personalmappe-sak se ut når man er ferdig. I tillegg merker man personnavnet, høyreklikker og velger merk tekst som skjermet. Deretter trykker man på lagre -knappen. Man må ikke fylle ut ordningsverdier (selv om dette vises her). Margareth Sand Side

60 Vi kan ta et eksempel hvor man nå vil skrive et brev til den ansatte. Man velger da Ny utgående, siden dette blir å regne som ekstern korrespondanse. Vær meget nøye med innhold som vil si beskrivelse av dette dokumentet. Her skal du skrive det du vil søke på for å finne akkurat dette dokumentet i ettertid. Tenk også på hva andre vil komme til å søke på. Skriv manuelt inn navn og adresse på mottaker. Margareth Sand Side

61 Gå deretter til fanen med saksbehandler/tilgang. Der skal det stå ditt eget navn og avdeling. I tillegg må du sette på tilgangskoden P for personalsaker. Mottaker blir automatisk krysset av for unntatt offentlighet. Dette skjermer da navnet på mottaker på samme måte som vi sladdet navnet i sakstittel. Tilgangsgrupper settes på samme måten: Margareth Sand Side

62 Hvis man settes kun blank eller * i søkefeltet, så får man oppe alle. Trykker på den man vil ha. Velg så lagre og nytt dokument. Velg en mal. Se veiledning for produksjon av dokument. Skriv så brevet ferdig og returner til ephorte igjen. Velg lagre ved forespørsel om dette. Margareth Sand Side

63 Når man kommer til følgende boks, velg også at dokumentet er ferdig. Det er viktig at man ferdigstiller dokumentet når det er det, ellers vil de ligge i basen som reserverte. Du er nå ferdig med dokumentet. Skjermbildet vil da se slik ut: Margareth Sand Side

64 Legg merke til at det står i status F for Ferdig. Vil du inn og se på dokumentet igjen, kan du her bare trykke på wordikonet. Hvis man ønsker å se medlemmene i en tilgangsgruppe Trykk på det uthevet blå tilgangsgrupper. Her er listen over medlemmer til Personalmapper Informasjonsavdelingen. Hver oppmerksom på at Tilgangskoder og Tilgangsgrupper må settes både på saksnivå og alle Journalposter/dokumenter i alle Personalmappe-saker. Margareth Sand Side

65 Det er mulig å legge til mottakere i ettertid. Hvis man finner ut at dette brevet skulle vært sendt til interne kopimottaker også, kan man gå under fanen Avsender/mottaker. Høyreklikk det blågrønne ikonet med Interne mottakere. Venstreklikk på det eneste valget man får Ny intern mottaker. Trykk på prikkene for å velge intern mottaker. Margareth Sand Side

66 Sett stjerne/trunkeringstegnet foran og bak navnet du søker på + trykk på søkknappen. I dette tilfellet får vi opp en mottaker på vårt søk. Trykk deretter på det som er uthevet blått paulst. Margareth Sand Side

67 Den interne mottaker blir her med tilbake i det opprinnelige vinduet. Her ser man at man har et valg varsle med epost. Når den er operativ vil det si at den interne mottakeren får en melding i eposten sin om at det ligger dokumenter til han/henne i ephorte. Hvis man vil legge til flere interne mottakere, så velger man lagre og ny. Hvis ikke tar man kun lagre. Det er viktig å merke seg at man ikke kan sette på mottakere internt som ikke er autorisert for tilgangskoden P. Da vil man få en feilmelding. Student- / dr.scient.-mapper følger eksakt samme prinsipp som Personalmapper: Studentmappe Hansen, Ola Dr.scient.-mappe Hansen, Ola Her er tilgangskoden imidlertid S eller D (SS for strengt fortrolige studentsaker) istedet for P. Brev til ekstern og intern samtidig må skrives i to brev, hvis ikke vil ikke den interne få restanse (det blir altså ikke noe krav om besvarelse). Den interne mottakeren kan imidlertid stå om kopimottaker i det samme dokumentet/brevet/journalposten. Margareth Sand Side

68 Ansettelsessaker unntatt offentlighet Etter anbefalinger fra AAD, Riksarkivet og NHD legger vi oss på linjen: Det er to forskjellige regelverk som er sentrale. Det ene er Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i offentlig forvaltning. Denne forskriften retter seg primært mot hvilke rettigheter søkeren selv har til opplysninger om andre søkere, og til tilleggsopplysninger om ham selv som arbeidsgiver henter inn i forbindelse med søknadsbehandlingen. Det andre er Offentlighetsloven, som i 6 nr. 4, gjør et generelt unntak fra offentlighet for dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. Unntaket gjelder ikke for søkerliste. Det betyr i praksis at en søkerliste (liste over navn, alder, stilling- eller yrkestittel og bosteds- aller arbeidskommune) skal settes opp straks søknadsfristen er utløpt. Denne listen har alle anledning til å få se, også de ansatte i virksomheten. I praksis betyr dette for UMB at vi nå bruker tilgangskoden AN både på saksnivå (i ALLE ansettelsessaker) og på journalpost/dokumentnivå der det er pålagt (selve søknadene, innstillingen, uttalelse fra bedømmelseskommité etc). Det har blitt foretatt et skippertak slik at de fleste gamle ansettelsessaker i ephorte nå er gradert i ettertid. Skulle man trenge å sette på AN-koden, men får feilmelding på at man ikke har tilgang til koden, så ta kontakt med Dokumenttjenesten for autorisering. Husk: Der vi setter AN på jp-nivå skal vi ikke skjerme avsender/mottaker hvis søker spesielt ber om dette. I utgangspunktet er søkers navn offentlig. Man må være oppmerksom på at når man skal skrive fellesbrev ut i slike saker, f.eks. bekreftelse på mottatt søknad, at man tar bort de navnene som har bedt om å være anonyme. Dette kan gjøres på to måter: 1. Unnta hele jp/dokumentet med AN + sladde navnene (unnta navnet til avsender fra offentlighet) til akkurat de som har bedt om anonymitet. eller 2. Lage to forskjellige journalposter. Én som er uten AN + alle navn åpne (her skal da kun de søkerne som ikke har bedt om anonymitet ligge). Og én som man unntar med AN for de søkerne som ikke ønsker å være offentlige + huske å sladde navnene i tillegg. Tilbudsbrev til søker er ikke unntatt offentlighet, med mindre søker fra før har bedt om å skjermes. Margareth Sand Side

69 Lagring og sending av epost Rutiner for å lagre innkommen epost til eksisterende saker i ephorte. Velg importsenter + trykk på innboksen slik at den oppdaterer seg Hvis man vil lese e-posten først, trykker man på Emne-feltet. Høyreklikk det blågrønne ikonet utenfor e-posten du vil importere Margareth Sand Side

70 Meldingen må deretter linkes til rett sak. Trykk på den prikkete boksen til høyre i bildet ved Til sak. Deretter søker du etter den saken du ønsker: Trykk deretter på blå underskrevet skrift for ønsket sak. Margareth Sand Side

71 Neste skjermbilde: NB! Husk å ta bort teksten der det står Ny saksmappe: prikkete... Det kan være lurt å sjekke at navn og epostadresse på avsender stemmer. Den kan enkelte ganger se annerledes ut enn opprinnelig. Man kan da overstyre dette manuelt. Nå er akkurat dette eksempelet litt spesielt, da testen omfatter en e-post sendt fra/til samme person. Man kan også endre avsender hvis dette for eksempel er en e-post sendt fra et firma hvor man vil ha inn firmanavn og ikke enkeltpersonen i firmaet. Se også avhukingen for om selve e-postteksten skal være vedlegg eller hoveddokument. Du har nå linket en epost til en sak som finnes fra før. Margareth Sand Side

72 Rutiner for å sende epost i forbindelse med eksisterende saker i ephorte i stedet for et brev lagre meldinger Margareth Sand Side

73 Her kan man søke på eksterne mottakere, adressegrupper etc. Adressetype V betyr Virksomhetsadresse. Man kan her velge bl.a. A for Persons arbeidsadresse(for eksempel interne på UMB), P for privatadresser, ferieadresser etc. Velg Søk nå. Margareth Sand Side

74 Huk av adressen du vil bruke og trykk på Legg til valgt(e) rader-knappen. Velg om mottaker kun er kopimottaker (ved flere enn en mottaker kan man velge de andre som det må ha minst en hovedmottaker). Trykk så OK-knappen. Margareth Sand Side

75 I mange tilfeller ligger ikke adressaten inne med e-postadresse. Da må denne fylles ut manuelt. Hvis det er adresser man bruker ofte, kan det være hensiktsmessig å gi beskjed til DT om å legge inn denne permanent. Det er verd å merke seg at disse feltene kan fylles ut helt manuelt. Margareth Sand Side

76 Rutiner for å sende epost i forbindelse med eksisterende saker i ephorte som kopi til mottakere i ettertid Her velges Send som epost fra menyen. Margareth Sand Side

77 Boksen man da får opp vil automatisk inneholde navnet på hovedmottakerene, som det allerede er sendt i papirform til. Hvis man ikke vil at disse også skal få det som epost, så markerer man linjen + delete-knappen. Trykk videre på prikkene ved Kortnavn. Herfra kan man velge adresser som allerede ligger inne. Hvis de ikke ligger inne, skriver man bare inn epostadressen manuelt i feltet E-post i denne tabellen. Husk imidlertid å krysse av for at dette faktisk er en kopimottaker under feltet K i tabellen, ellers vil det komme feilmeldingen ved sending. Systemet oppfatter at dokumentet allerede er ferdigstilt og sendt tidligere, slik at enhver som settes på i ettertid blir en kopimottaker (dette krysset burde kanskje vært satt automatisk, men det er en annen sak...). Under meldingstekst legger man inn melding til mottaker av e-posten. Dokumentet blir nå sendt som vedlegg i eposten. Under Persons arbeidsadresse finner man epostadresser mm til ansatte ved UMB. Hvis det er adresser som mangler her, ta kontakt aase.grundstrom@umb.no. Dette må legges inn manuelt for hver person. Meldinger om feil, mangler eller manglende oppdateringer i denne veiledningen mottas med takk på mail til margareth.sand@umb.no Margareth Sand Side