SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 14/471 PROSJEKT FELLES PLANKONTOR SØRREISA, DYRØY, BARDU, M Å LSELV, TORSKEN OG BERG

Transkript

1 Berg kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 14/471 PROSJEKT FELLES PLANKONTOR SØRREISA, DYRØY, BARDU, M Å LSELV, TORSKEN OG BERG 2/15 09/293 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM SENJA NÆRINGSHAGE AS OG BERG KOMMUNE 3/15 15/33 STØTTE TIL BYGGING/ETABLERING AV REDUNDANT FIBER YTRE SENJA 4/15 15/37 INNKJØPSREGLEMENT FOR BERG KOMMUNE 5/15 14/332 FELLES UTREDNINGSARBEID "MULIGHETSBILDE" KOMMUNEREFORMEN Skaland, Guttorm Nergård ordfører

2 Sak 1115 FSK-Sak 1115 PROSJEKT FELLES PLANKONTOR SØRREISA, DYRØY, BARDU, M Å LSELV, TORSKEN OG BERG Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 14/471 Wenche Pedersen Arkiv: 142 Saksnr. : Utvalg 1115 Formannskapet l Kommunestyret Møtedato Innstilling: l. Det etableres felles plankontor for kommunene Berg, Bardu, Dyrøy, Målselv, Sørreisa og Torsken som skal utføre tj enester i hht PBL kap 10, 11 og 12, jfr vedtektenes Samarbeidet inngås med bakgrunn i KL 27: Interkommunalt samarbeid. 3. V ed tak om endelig finansieringsmodell gjøres etter nødvendige av klaringer. 4. Foreliggende forslag på vedtekter godkjennes. Skaland, Bjørn Fredriksen Rådmann Side 2 av 19

3 Sak 1115 Vedlegg: Utredninga: «Felles plankontor for kommunene Berg, Bardu, Dyrøy, Målselv, Sørreisa og Torsken Saksopplysninger: Kort sammendrag: Med bakgrunn i politisk vedtak i kommunene Berg, Bardu, Dyrøy, Målselv og Sørreisa om å vurdere samarbeid om felles plankontor, er det etter søknad om økonomisk støtte, innvilget prosjektmidler fra Fylkesmannen i Troms. Torsken kommune er helt på tampen av utredningsarbeidet, innlemmet i prosjektet. Saken som legges fram for det enkelte kommunestyre for behandling gjelder plansamarbeid etter PBL kap 10 og 11 samt reguleringsplaner etter kap 12. Da forslaget innebærer samarbeidet i hht kommunelovens/kl 27, må det treffes vedtak om opprettelse av samarbeidet og vedta vedtekter for ordninga. Flere av kommunene har over tid hatt utfordringer i forhold til lovpålagte planoppgaver i hht plan- og bygningsloven. Kartlegginga viser at noen av kommunene har nytt/ oppdatert planverk mens andre mangler. Noen kommuner har i den senere tid startet opp planarbeidet. Utredningsarbeidet for etablering av felles plankontor, har vært ledet av ei styringsgruppe bestående av rådmennene i deltakerkommunene og ei prosjektgruppe sammensatt av ansatte med kompetanse og erfaring innenfor planarbeidet. De ansatte har hatt sin representant i prosjektgruppa. Sørreisa kommune har vært prosjektansvarlig. Styringsgruppas mandat til prosjektgruppa: Utredning, som skal ende ut i en rapport med følgende innhold: l. Avklare/synliggjøre hvilke planer som kommunen er pliktig å utarbeide i hht plan- og bygningsloven/pbl. 2. Utrede etablering av et felles plankontor, som tar seg av overordnet planlegging i hht PBL - dvs kommuneplanen m/areal- og samfunnsdelen. Kontoret skal også saksbehandle private og kommunale reguleringsplaner. 3. Vurdere fordeler og ulemper og gi ei kort oppsummering ved ev. å innlemme byggesak, oppmåling og matrikkel- såkalte daglige publikumstjenester, i et felles plankontor. Med bakgrunn i mandatet har utredningsarbeidet tatt utgangspunkt i PBL kap l O, Il, 14 og etter hvert kap 9. For vurdering av samarbeidsmodell har bestemmelser fra KL kap 5, vært lagt til grunn. Viktige erfaringer har vært hentet fra utredninger ved etablering av Nord-Troms plankontor. Prosjektgruppa har også foretatt studiereise dit. Side 3 av 19

4 Sak 1115 Generelt om lovens krav til kommunene: PBL 11-1 setter krav til at kommunen skal ha en samlet kommuneplan som omfatter samfunnsdelen ml handlingsdel og area ldel. I hht PBL l 0-1 skal kommunen minst en gang i valgperioden, og senest et år etter konstitueringa, utarbeide og vedta en planstrategi. I en ny valgperiode skal planverket gjennomgås, jfr planstrategien, for bl.a å gi nye folkevalgte mulighet for å foreta endringer i prioriteringene. Ihht PBL kap 4 4-1, skal det bl. a som ledd i varsling av planoppstart, utarbeides et planprogram som skal politisk behandles. Generelt om planprosesser: Plan- og bygningslovens har bestemmelser i hht PBL kap l O og 11 om hvordan planprosessene skal gjennomføres. Dette innebærer krav både til lokal involvering og politisk forankring. Selv om planarbeidet utføres fra felles plankontor skal prosessene foregå i den enkelte kommune. Med bakgrunn i utredninga, oppsummeres videre følgende: Kontorets arbeids- og ansvarsområde: Utføre tj enester/prosesser i planarbeidet i hht PBL kap l O og 11, som fører fram til politisk vedtak av den enkelte plan i hver kommune. Plankontorets samarbeid med den enkelte kommune skal skje ved at det opprettes ei administrativ plangruppe. Plangruppen skal ha kompetanse og lokale kunnskaper innenfor det aktuelle planarbeidet. Gruppa skal ha inntil 5 representanter og utnevnes av rådmannen. Utarbeiding av kommunale reguleringsplaner i hht PBL kap 12, legges i sin helhet til plankontoret. I forhold til private reguleringsplaner har plankontoret ansvar for saksbehandling m/høringsprosesser fram til politisk behandling. Kontoret er pliktig til å jobbe innenfor den enkelte kommunes database m/arkiv- og saksbehandlersystem. Jfr skisse på side 21 i utredninga. Det anbefales ikke å innlemme daglige publikumstjenester. Det anbefales i stedet at de kommunene som ønsker slikt samarbeid inngår vertskommuneavtale i hht KL 28. Valg av samarbeidsmodell: Interkommunalt samarbeid i hht KL 27, er valgt som samarbeidsmodell. Styret for ordninga sammensettes av rådmennene i deltakerkommunene og l felles representant fra de ansatte. Etter kommuneloven 23 punkt 2, skal rådmannen «påse at de saker som legges fram for fo lkevalgte organer er forsvarlig utredet». I et så omfattende arbeid som planutvikling, er styret v/rådmennene gitt et overordna ansvar for planarbeidet etter modell av PBL 9-2, jfr forslag til vedtekter 3 første strekpunkt.. Side 4 av 19

5 Sak 1/15 Fordeler ved å samle personellressursene: Hensikten med å etablere et felles plankontor kan være flere. Erfaring fra andre områder viser at fagpersoner ønsker å være en del av et større fagmiljø, noe som bidrar til å skape stabilitet og virker attraktivt på nye søkere. Interkommunalt samarbeid har også vist seg å være fordelaktig både på tj enestekvalitet og økonomi. I mange tilfeller tas innsparingene ut i økt tj enestekvalitet. For plansamarbeid vil følgende spesielt trekkes fram: Planarbeidet foregår innenfor flere fagområder og over lang tid. Samling av ressursene gir mulighet for spesialisering av bemanningen. Samordning av planarbeidet vil på flere områder ha synergieffekt. Bemanningsnorm: Bemanningsnormen samlet for kommunene pr i dag, er på 6 stillinger. Det forslås at bemanningsnormen for plankontoret settes til 8 stillinger og hvorav 50% vil være ledelse/administrasjon av kontoret. Kontinuitet: Kommunene i Midt-Troms har som sagt, forskjellig ståsted for hva de har av vedtatt planverk. Det er viktig at de kommunene som har nytt planverk får disse oppdatert og at planprosessene for de kommunene som har gammelt planverk, kommer i gang. Disse to prosessene må foregå parallelt. Høsten 2015 er det kommunevalg og de nye folkevalgte skal ha en gjennomgang, jfr planstrategiene, av det som foreligger av vedtatte planer for å komme med sine politiske prioriteringer. Kontinuiteten er en viktig faktor for å :fa en sikker arbeidsflyt i planarbeidet. Organisering av arbeidet ved at 2 personer fra plankontoret jobber med samme kommune, vil sikre dette samt minske sårbarheten. Kontinuitet i planarbeidet vil også bedre ajourholdet av kartverk og planarkivet. Prioritering av plankontorets arbeidsoppgaver: Prosessene omkring planstrategien (PBL l 0-1) forutsettes å ligge utenfor plankontorets arbeidsområde. Pri l: Samfunnsdelen -prosess: Samfunnsdelen gir føringer i forhold til arealplanen. Da flere av kommunene ikke har samfunnsdelen på plass, må det foretas en drøfting med aktuelle kommuner om hvordan prosessen for samfunnsdelen skal gj ennomføres i forhold til prosessen for arealdelen. Pri 2: Arealplanen Pri 3 og 4: Behandling av private reguleringsplaner: Utarbeiding av kommunale reguleringsplaner legges i sin helhet til plankontoret. Innkomne private reguleringsplaner vil plankontorets ansvar være saksbehandling med høringsprosesser fram til politisk behandling. Side 5 av 19

6 Sak 1/15 Plassering av kontoret: Kontoret legges til Bardufossområdet og Målselv kommune blir kontorkommune. Det inngås avtale mellom Målselv kommune og sarnarbeidskommunene som regulerer arbeids- og ansvarsområde for kontorkommunen. Kontorkommunen tilstås et beløp for merarbeidet som skal dekke regnskapsføring, lønnsarbeid osv. Økonomisk fordelingsnøkkel mellom kommunene. Fordeling av utgiftene mellom kommunene er etter fordelingsnøkkel 20/80. Dvs 20 % av utgiftene fordeles likt mellom kommunene og 80 % fordeles etter folketallet pr I.l. Kommunene kan dekke sin økonomiske del ved overføring av personell. Investeringsutgifter: I utredninga anbefales det at det leies lokaler. Investeringsutgiftene vil derfor bare være kontorutstyr med tekniske- og digitale systemer. Det er viktig at kontoret til enhver tid disponerer moderne teknologi både i forhold til effektiv utførelse av arbeidet samt kommunikasj on med den enkelte kommune. De beregnede investeringskostnadene er på kr , minus kr i innvilgede LUK-midler fra fylkeskommunen. De beregnede investeringskostnadene utgjør dermed kr 31 O 000. Jfr side 18 i utredninga som viser utgiftsfordelinga mellom kommunene. Driftsutgifter beregnet for l år: Drift av kontoret i et år er beregnet til kr Det er søkt på tilskudd for drift av kontoret de første 3 årene fra fylkeskommunen (RUP-midler). Det foreligger ennå ikke avgjørelse på søknaden. Utgiftsfordelinga mellom kommunene framgår av utredningas side 19. Vedtekter for ordninga: Forslag på vedtekter for ordninga inneholder avtalepunkt som går lengre enn minstekravene slik det fram går av KL 27 punkt 2. Vedtektene framgår i utredningas side 22 og 23. Prosessen rundt ny kommunestruktur: På bakgrunnen av drøftingene rundt ny kommunestruktur er det kommet spørsmål hvorvidt etablering av felles plankontor bør avvente til ny kommunestruktur er på plass. Spørsmålet har vært drøftet med Fylkesmannen i Troms og på plannivå i Troms fylkeskommune. De mener det er viktig å komme i gang og få planverket på plass så snart som mulig. Et oppdatert planverk vil være et godt grunnlag for utvikling av endret og nytt kommunefellesskap. Videre vil oppbygging av et fagmiljø uansett være verdifullt for regionen. Side 6 av 19

7 Sak 1/15 Vurdering: I Midt-Troms regionen er det lang erfaring med interkommunalt samarbeid i hht KL 27. Rådmannen mener at planarbeidet er spesielt i forhold til at arbeidet går over lang tid og at det derfor er viktig med kontinuitet i prosessene. Erfaring viser at interkommunalt samarbeid hvor flere kan jobbe med samme sak, dermed minsker sårbarheten dersom noen slutter i stillinga. Samling av ressursene kan også gi mulighet for spesialisering som gir økt kvalitet på tj enesten. Opplegget for hvordan Midt-Troms plankontor skal styres og organiseres tilfredsstiller rådmannens ønske om å kunne følge planarbeidet via styringsgruppa. Rådmannen mener videre at forslaget for hvordan arbeidet m/prosessene skal gjennomføres sikrer en god lokal involvering og hvor politiske signaler blir tatt med- jfr skisse på side 21. Ut fra de prioriterte områdene samt at planstatusen i kommunene er forskjellig, vil det være viktig at styret er spesielt oppmerksom på at alle kommunene over en periode, får levert tj enester slik at det innen 2 år vil kunne registrere at alle kommunene har planverk med oppdatering i hht lovens krav. I Berg har saka ikke tidligere vært behandlet politisk. Den har vært referert i formannskap og kommunestyre og rådmannen har på bakgrunn av positive signaler besørget Berg kommunes deltakelse i prosj ektet så langt. Berg kommune har i dag l planlegger i tillegg til leder for plan, utvikling og drift. Begge har i tillegg til plan andre ansvarsområder som legger beslag på kapasiteten og dermed påvirker fremdriften i planarbeidet. Berg kommune er svært sårbar med tanke på å levere i henhold til lovkrav innenfor planområdet, samtidig som vi skal levere gode tj enester til publikum. Et interkommunalt plankontor vil gjøre oss mindre sårbare. Berg kommunes andel av finansieringen er kr Det kan vurderes å dekke opp hele eller deler av denne andelen i form av å avgi personalressurser jfr. vedtektenes 7. Det må vurderes hvordan dette kan innarbeides i budsjettene. Dersom etableringen av felles plankontor tildeles RUP-midler, vil dette beløpet bli redusert. Skaland Bj ørn Fredriksen Rådmann Side 7 av 19

8 13/ /14 218/15 UTREDNING: FELLES PLANKONTOR FOR KOMMUNENE BERG,BARDU,DYRØY,MALSELV SØRREISA OG TORSKEN l

9 Innholdsfortegnelse Forord: Styringsgruppas mandat til prosjektgruppa: Prosjektgruppas arbeidsmetode Oppbygging av rapporten: Sammendrag: KAP 1: RAMMEN FOR MANDATET Mandatets punkt Mandatets punkt KAP 2: KARTLEGGING/ST ÅSTED I KOMMUNENE: Planstatus: Reguleringsplaner Bemanningsressurser jårsverk Kommunenes digitale systemer KAP 3: ETABLERING AV MIDT-TROMS PLANKONTOR: Hensikten med interkommunalt samarbeid Kontinuitet i planarbeidet Vurdering av ressursbehovet Prioritering av arbeidsoppgavene Organisering av Midt-Troms plankontor. Valg av samarbeidsmodell: : Vedtekter for Midt-Troms plankontor:

10 Forord: Kommunene Berg, Bardu, Dyrøy, Målselv og Sørreisa har i fellesskap søkt fylkesmannen, og blitt tildelt midler fo r utredning av felles plankontor. Da utredningsarbeidet var ferdig ba, Torsken kommune om å få delta i prosjektet. Utredningsarbeidet har hatt følgende styringsform: Styringsgruppa har bestått av rådmennene i søkerkommunene. Prosjektgruppa (arbeidsgruppa) har vært sammensatt av fagpersonell fra den enkelte kommune og l representant med vare representant fra de ansatte: - Bardu kommune: Per-Åke Heimdal - Berg kommune: Wenche Pedersen - Dyrøy kommune: Ragnvald Tollefsen fra og Inge Bones fra Målselv kommune: Astrid Fjose -Sørreisa kommune: Kai S. Holstad -Torsken kommune: Kom med i prosjektet etter at utredninga var ferdig og har derfor ikke hatt representanter i styringsgruppa og prosjektgruppa. -Ansattes repr. valgt av NITO: Lennart Fagernes m/vararepr. Steinar Danielsen Sørreisa kommune er prosjektansvarlig. Prosjektleder: Wigdis Nyheim Andersen Styringsgruppas mandat til prosjektgruppa: Utredning, som skal ende ut i en rapport med følgende innhold: l. Avklare/synliggjøre hvilke planer som kommunen er pliktig å utarbeide i hht plan- og bygningsloven/pbl. 2. Utrede etablering av et felles plankontor, som tar seg av overordnet planlegging i hht PBLdvs kommuneplanen ml areal- og samfunnsdelen. Kontoret skal også saksbehandle private og kommunale reguleringsplaner. 3. Vurdere fordeler og ulemper og gi ei kort oppsummering ved ev. å innlemme byggesak, oppmåling og matrikkel- såkalte daglige publikumstjenester, i et felles plankontor. Prosjektgruppas arbeidsmetode Ut fra mandatets formulering har plan- og bygningslovens/pbl kap. 9, 10 og 11 og kommunelovens/kl kap 5, vært sentral i prosjektgruppas drøftinger og vurderinger i utredningsarbeidet. NIBR's notat fra 2009 vedr «Kommuneplansamarbeid i Nord-Troms», som ble bestilt som et forprosjekt i forbindelse med prosjektet for felles plankontor fo r kommunene i Nord-Troms og kommunenes eget «Forslag til løsning fo r etablering av et interkommunalt plansamarbeid», har gitt prosjektgruppa viktige innspill for etablering av felles plankontor for kommunene i Midt-Troms. 3

11 l prosjektperioden har det vært gjennomført studiereise til Nord-Troms plankontor, noe som har gitt gruppa verdifull erfaringsutveksling. Oppbygging av rapporten: Kapittel 1 tar for seg mandatets 3 punkter hvor det redegjøres for kommunenes plikter i hht PBL, mulige løsninger for etablering av et felles plankontor, og drøftinger i forhold til å innlemme «daglige publikumstjenester» i plankontoret. Kartlegging av hvor kommunene står pr i dag, og andre forhold som kan være aktuelt å ha oversikt over for etablering av felles plankontor, framgår av kapittel 2. l kapittel 3 foretas en oppsummering m/bl.a valg av samarbeidsmodell med vedtekter for etablering av Midt-Troms plankontor. Sammendrag: Prosjektet «Utredning av felles plankontor for kommunene, Berg, Bardu, Dyrøy, Målselv og Sørreisa» er finansiert med tilskudd fra fylkesmannen i Troms. Kommunenes «medfinansiering» i prosjektet har vært bruk av ansattes ressurser og kompetanse ved deltakelse i styringsgruppa og prosjektgruppa. På forespørsel fra Torsken kommune kom de med i prosjektet. Utredningsarbeidet var så å si ferdig, og Torsken kommune ble så langt det var mulig, innlemmet i prosjektet. Kartlegginga viser at alle kommunene har vedtatt planstrategi inneværende kommunestyreperiode. Når det gjelder statusen på det øvrige planverket er det stor variasjon. Bardu og Målselv kommuner har forholdsvis nytt. Berg kommune sitt planverk er 3-4 år, mens Dyrøy og Sørreisa kommune sine er fra Torsken har 5 år gammel arealdel og ingen samfunnsdel. At planstatusen er forskjellig kan i noen sammenhenger ansees å være ei utfordring i forhold til prioriteringene av plankontorets arbeidsoppgaver. Imidlertid er det enighet om at det er viktig at det er fokus både på oppdatering av planene for kommunene som har disse på plass, samtidig som planverket for de kommunene som har gammelt blir utarbeidet. Disse prioriteringene må gå parallelt. l tillegg til planarbeid i hht PBL kap 10 og 11, tillegges kontoret prosesser omkring reguleringsplaner i etter kap 12. Interkommunalt samarbeid har ofte vist seg å være fordelaktig for kommunenes tjenestekvalitet, stabilitet og økonomi. l mange tilfeller tas innsparingen ut i økt tjenestekvalitet. Et større fagmiljø vil også bidra til kontinuitet i arbeidet, noe som er spesielt viktig i planarbeid. Kartlegginga viser at det er stor forskjell på hva kommunene bruker av ressurser til planlegging. F.eks bruker Målselv kommune 1,5 stilling, mens Torsken kommune bruker 0, 15. Samlet bruker kommunene 6 stillinger. Det er vurdert bl.a ut fra sammenligning fra Nord-Troms plankontor, å sette bemanningsnormen for Midt-Troms plankontor til 8 stillinger. Prioritering av plankontorets arbeidsoppgaver er satt i følgene rekkefølge; Samfunnsplanen, 4

12 arealplanen, behandling av private reguleringsplaner og kommunale reguleringsplaner. Styret er gitt fullmakt til å endre den oppsatte prioriteringa. Det er vurdert at kontorets plassering må være sentralt. Målselv kommune og primært Bardufossområdet menes å være ei strategisk plassering. Målselv kommune blir da kontorkommune. l utredninga anbefales det at det leies lokaler. Investeringsutgiftene vil derfor bare være i forhold til kontorutstyr med tekniske- og digitale systemer. Det er viktig at kontoret til enhver tid disponerer moderne teknologi både i forhold til effektiv utførelse av arbeidet,samt kommunikasjon med den enkelte kommune. De beregnede investeringskostnadene er på kr minus kr i innvilgede LUK-midler fra fylkeskommunen. De beregnede investeringskostnadene utgjør dermed kr Et års drift ved kontoret er beregnet til kr Det er søkt om tilskudd for drift av kontoret de første 3 årene fra (RUP-midler) fy lkeskommunen. Det foreligger ennå ikke avgjørelse på søknaden. Fordeling av utgiftene mellom kommunene er etter fordelingsnøkkel 20/80. Dvs 20 % av utgiftene fordeles likt mellom kommunene og 80 % fordeles etter folketallet pr i regnskapsåret. Kommunene kan dekke sin økonomiske andel med overføring av personell. Prosessene i den enkelte kommune skal følge plan- og bygningslovens besemmelser i hht kap 10 og 11. Dette innebærer krav både til lokal involvering og politisk forankring. Prosessene skal foregå i den enkelte kommune, og for å sikre lokal nærhet og kjennskap skal det opprettes administrative plangrupper i hver kommune, jfr skisse under punkt 3.7. Videre er det viktig at samarbeidet om et fe lles plankontor og utredninger som leveres derfra, fortsatt skal være forankret i kommunens administrative ledelse/rådmannen som etter KL 23 punkt 2, ha r ansvaret for at saker er tilstrekkelig utredet før de legges fram for politiske behandlinger. KL 27 Interkommunalt samarbeid er valgt som samarbeidsmodell. Vedtekter for ordninga vedtas av det enkelte kommunestyre. Av vedtektene framgår bl.a at styret er sammensatt av rådmennene i deltakerkommunene og l felles representant fra de ansatte. Etter modell av PBL kap 9, er styret også tillagt ansvar for den overordna styringa av planarbeidet. Dette innebærer at rådmennene vil ha nødvendig oversikt over planarbeidet og bl.a foreta nødvendig omprioritering av arbeidsoppgavene. Det utøvende beslutningsnivået i samarbeidet vil være daglig leder. Styret fastsetter daglig leders arbeids- og ansvarsområde med delegerte fullmakter. Det anbefales ikke å innlemme daglige publikumstjenester i plankontoret, jr mandatets punkt 3. Det anbefales at de kommunene som ønsker slikt samarbeid inngår vertskommuneavtale i hht KL 28-lb. På bakgrunnen av drøftingene rundt ny kommunestruktur er det kommet spørsmål hvorvidt etablering av felles plankontor bør avvente til ny kommunestruktur er på plass. Spørsmålet har vært drøftet med Fylkesmannen i Troms og på plannivå i Troms fylkeskommune. De mener det er viktig å komme i gang og få planverket på plass så snart som mulig. Et oppdatert planverk vil være et godt grunnlag for utvikling av endret og nytt kommunefe llesskap. Videre vil oppbygging av et fagmiljø uansett være verdifullt for regionen. 5

13 KAP 1: RAMMEN FOR MANDATET Kapitlet tar for seg mandatets 3 punkter i forhold til bl.a kommunens plikt til planverk i hht plan- og bygningslovens bestemmelser, etablering av interkommunalt samarbeid med bakgrunn i kommuneloven og drøftinger ved å innlemme såkalte daglige publikumstjenester i fe lles plankontor. 1.1 Mandatets punkt 1 Avklare/synliggjøre hvilke planer som kommunen er pliktig å utarbeide i hht plan- og bygningsloven/p BL: Kommunens plikt til å utvikle kommunalt planverk framgår av PBL kap 10 og 11. Krav til prosesser omkring reguleringsplaner framgår av kap 12. For at man skal se sammenhengen i plansystemet mellom de offentlige nivåene i Norge; nasjonalt, regionalt/fylke og kommunalt, er det til slutt gitt ei kort orientering om dette. Hovedelementene i det nye kommunale plansystemet kan skisseres som følgende: Kommuneplan Samfunnsdel med handlingsdel [ Arealdel -;.Grovmaskel» Kommunedelplaner «Detaljert» Områderegulering Detaljregulering 6

14 Konkretisering av krav til kommunene for utvikling av planer i hht PBL: l hht PBL 10-1 skal kommunestyret minst en gang i hver valgperiode, og senest ett år etter konstitueringa, utarbeide og vedta en kommuna l planstrategi. l hht PBL 11-1 ska l kommunen ha en samlet kommuneplan, som omfatter hoveddelene i samfunnsdelen m/handlingsdel og arealdel. Krav til samfunnsdelen( 11-2) er at den skal ta stilling til de langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet, som helhet og kommunen som organisasjon. Samfunnsdelen skal i hht 11-3, legges til grunn for kommunens egen virksomhet og for statens og regionale myndigheters virksomhet i kommunen. Kommuneplanens arealdel ( 11-5) skal vise sammenhengen mellom framtidig samfunnsutvikling og arealbruken. Den skal angi hovedtrekkene i disponering av arealene med rammebetingelser og hvilke viktige hensyn som skal ivaretas. Arealdel skal omfatte plankart, gi bestemmelser og planbeskrivelser blant annet for hvordan nasjonale mål og retningslinjer, og overordnede plan for arealbruken, er ivaretatt. For alle overordna planer skal det i hht PBL 4-1, utarbeides et planprogram som skal vedtas politisk. Planprogrammet er første fase i arbeidet med en plan. Den skal blant annet klargjøre oppstart/framdriftsplan, formål, premisser, innhold og medvirkning. Krav til oppdatering av det kommunale planverk: Loven stiller som sagt, krav om at kommunestyret minst en gang i valgperioden, og senest ett år etter konstitueringa, skal ha utarbeidet og vedtatt en kommunal planstrategi. Planstrategien bør omfatte en drøfting av kommunens strategiske valg knyttet til samfunnsutvikling, langsiktig arealbruk, miljøutfordringer og blant annet kommunens planbehov i valgperioden. Planstrategien vil med dette gi det nye kommunestyret muligheten til å gjøre endringer i bl.a prioriteringene i de foreliggende planene. Samfunnsdelens handlingsdel skal oppdateres årlig. Sammenheng i plansystemet mellom de offe ntlige nivåene: l hht PBL 6-1 skal det på regjeringshold hvert 4. år utarbeides et dokument med nasjonale forventinger til regional/fylke og kommunal planlegging. Den nye PBL skal bidra til et mer sammenhengende plansystem for stat, fylke og kommune. 1.2 Mandatets punkt 2 Utrede etablering av ett felles plankontor som tar seg av overordnet planlegging i hht PBL- dvs kommuneplanen m/areal- og samfunnsdelen. Kontoret skal også saksbehandle private- og kommunale reguleringsplaner. Kommunelovens kap 5 har som kjent, bestemmelser om interkommunalt samarbeid. Plan- og bygningsloven fikk fra 2009, en bestemmelse om interkommunalt plansamarbeid. Dog virker denne noe begrenset i forhold til samarbeidet i Midt-Troms. 7

15 Kommunelovens bestemmelser vedr interkommunalt samarbeid: Kommunelovens kap 5 har flere bestemmelser i forbindelse med inngåelse av interkommunalt samarbeid. For etablering av felles plankontor vurderes KL 27: Interkommunalt samarbeid og 28: Vertskommunesamarbeid, å være de mest aktuelle. 27: Interkommunalt samarbeid: Samarbeid etter denne bestemmelsen har historisk sett vært mye brukt i interkommunalt samarbeid for å løse fe lles oppgaver. Loven gir mulighet for at «To eller flere kommuner» kan «opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver». Det er kommunestyret selv som fatter vedtak om opprettelse av slikt styre. Selv om loven bare gir muligheten til å overføre myndighet til styret til å treffe avgjørelse som angår virksomhetens drift og organisering, gir den ellers stor frihet til organiseringa. Loven stiller krav om at det skal vedtas vedtekter for samarbeidet som minst skal inneholde: a. Styrets sammensetning og hvordan det utpekes b. Område for styrets virksomhet c. Hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd i virksomheten d. Hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser e. Uttreden av- eller oppløsning av samarbeidet Samarbeid etter 27 har vært den mest relevante samarbeidsformen mellom kommunene. Dette gjelder også i Midt-Troms regionråd. 28-la: Vertskommune. En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver, herunder delegere myndighet til å treffe vedtak i flere saker dersom aktuelle lover ikke er til hinder for det. Selv om vertskommuneloven er utformet spesielt for å gi hjemmel for interkommunalt sa marbeid som omfatter offentlig myndighetsutøvelse, er den ikke til hinder for at bestemmelsen også kan benyttes for blant annet interne administrative oppgaver. Loven gir mulighet både for administrativt vertskommunesamarbeid ( 28-lb) og vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd ( 28-lc). Det stilles krav om at det inngås skriftlig avtale mellom deltakerkommunene, som vedtas av kommunestyrene, og avtalen skal minst inneholde: a. Angivelse av deltakere og hvilken av disse som er vertskommune b. Hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen c. Tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet d. Underretning til deltakerne om vedtak som fattes av vertskommunen e. Det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen f. Nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet g. Annet som etter lov krever avtale l Midt-Troms regionråd er det flere kommuner som har opprettet avtale om vertskommunesamarbeid. Felles plankontor for Nord-Troms er organisert etter administrativt vertskommunemodell. 8

16 Følgende tabell gir ei oppsummering som viser forskjellen på samarbeid etter 27: Interkommunalt samarbeid med opprettet styre og 28-1 b: Vertskommune m/delegert myndighet til vertskommunen: Modell Formål Øverste organ Kommunes styringsrett Interkommunalt Samarbeid med sikte på Styret (slik det Det enkelte samarbeid m/eget styre. driftsmessig og bestemmes av kommunestyret kan ikke KL 27 administrativ samarbeid kommunestyrene) instruere styret direkte, for å løse felles oppgaver men styre gjennom vedtektene som gjelder for samarbeidet eller gjennom sin/sine representanter Vertskommune, KL 28- Utviklet for samarbeid Myndigheten delegeres Deltakerkommunene kan lb om lovpålagte oppgaver fra samarbeidende gi vertskommunen og utøvelse av offentlig kommuner til instruks om utøvelse av myndighet. vertskommunen den delegerte Bestemmelsen kan også benyttes til interne administrative oppgav myndigheten i saker som alene gjelder deltakerkommunen eller dennes innbyggere Hvilken samarbeidsmodell som bør foretrekkes ved etablering av Midt-Troms plankontor, drøftes nærmere i kap 3. Interkommunalt plansamarbeid etter plan- og bygningsloven: PBL kap 9 gir bestemmelser om Interkommunalt plansamarbeid. l 9-1 første avsnitt står: To eller flere kommuner bør samarbeide om planlegging etter denne lov når det er hensiktsmessig å samordne planleggingen over kommunegrenser. Samarbeidet kan omfatte alle kommunale plantyper. l 9-2 står det videre at planarbeidet skal ledes av et styre med samme antall representanter fra hver kommune, dersom ikke annet blir avtalt. Bestemmelsene i kap 9 i PBL virker til å være ment på samarbeid mellom kommuner som grenser til hverandre og som bl. a gjelder områder som ligger i grenseområdet mellom kommunene. Bare noen av kommunene i Midt-Troms grenser geografisk til hverandre. Hvorvidt deler av PBL bestemmelser i kap 9 kan brukes har vært drøftet med jurister både hos fylkesmannen og i KS. De mener at det ikke er noe i veien for å bruke denne bestemmelsen som modell for å «styre» planarbeidet i et felles plankontor. Dette bør komme konkret frem ved utarbeiding av vedtekter/samarbeidsavtale mellom kommunene. 9

17 Ta bellen gir ei nærmere oppsummering av arbeids- og ansvarsområde i hht kap 9: Modell Formål Øverste organ Kommunens styringsrett Plan- og bygningslovens Samarbeid etableres for Planarbeidet ledes Det enkelte å samordne planlegging i administrativt av et eget kommunestyre vedtar hht PBL styre med lik planprogram og endelig representasjon fra de planvedtak for sin kommunene som deltar. kommune Prosessene må som ved eget planarbeid, følger PBL bestemmelser 11 og 12 Reguleringsplaner Ut fra skissa i punkt 1.1 på side 6 (mandat n som viser hovedelementene i kommunepla narbeidet, er det naturlig at utarbeidelsen av kommunale reguleringsplaner med prosesser som følger disse legges i sin helhet til plankontoret. Når det gjelder private reguleringsplaner begrenses planko ntorets ansvar seg til saksbehandling med høringsprosesser som fører fram til politisk behandling. 1.2 Mandatets punkt 3 Vurdere fordeler og ulemper og gi ei kort oppsummering ved ev å innlemme byggesak, oppmåling og matrikkel- såkalte daglige publikumstjenester, i ett felles plankontor. Ut fra egne erfaringer har gruppa drøftet fordeler og ulemper ved å innlemme daglige publikumstjenester som byggesak, oppmåling og matrikkel i et felles plankontor. Daglige publikumstjenester forventes å ha kort behandlingstid før endelig avgjørelse foreligger, jfr. forvaltningslovens bestemmelser i 11a. De fleste «daglige publikumstjenester» avgjøres med bakgrunn i sentrale bestemmelser, kommunens egne vedtatte planer og etter delegert fullmakt til rådmannen/ administrasjonen. Planleggingsarbeidet skal bl.a med bakgrunn i analyser foreta framtidsvurdering og gjennomføring av grundige prosesser med involvering internt i kommunen og eksternt blant annet i forhold til annen offentlig myndighet. Planprosesser i hht PBL skal videre være politisk forankret. Planarbeidet er et langsiktig arbeid som ofte går over år. l et kontor hvor både planarbeidet og daglige publikumstjenester samles, vil det ut fra erfa ringer, forventes at daglige publiku mstjenester blir prioritert, noe som igjen vil gå utover planarbeidet. Gruppa har vanskeligheter for å finne fordeler sett fra planarbeidet sin side, ved å innlemme daglige publikumstjenester i plankontoret. Selv om det i utgangspunktet vil være noe forskjellig kompetanse på de to arbeidsområdene, kan det være en fordel å samle personell og dermed skape et større og utvidet kom petansemiljø. lo

18 Oppsummering: Dersom man ønsker fokus på et framtidsretta planarbeid med god planleggingskompetanse og utvikling av planer med kontinuerlige oppdateringer av planverket, anbefales det ikke at daglige publikumstjenester inkluderes i plankontoret. Byggesak, oppmåling og matrikkel vil være tjenesteområder hvor avtale mellom kommuner i hht KL 28-lb: Vertskommunemodell, sannsynligvis vil være den mest aktuelle samarbeidsmodellen. 11

19 KAP 2: KARTLEGGING/ST Å STED I KOMMUNENE: l dette kapitlet viser kartlegginga hvor hver enkelt kommune står pr i dag i forhold til kommuneplanarbeidet (samfunnsdelen og arealdelen). For et framtidig felles plankontor er det også foretatt kartlegging av hvor mange reguleringsplaner kommunene har hatt til behandling de siste 4 årene. Kommunenes personell ressurser og dagens bruk/tilgang på digitale systemer er viktige opplysninger å ha kartlagt før et samarbeid. 2.1 Planstatus: De 6 kommunene har noe forskjellig planstatus. Alle kommunene har i inneværende kommunestyreperiode vedtatt planstrategi. Tabell: Tabellen viser den enkelte kommunes vedtaksår for kommuneplanens samfunnsdel og arealdel Kommune Vedtaks år kommuneplanen Samfunnsdelen Arealdelen Berg Bardu Dyrøy Målselv Sørreisa Torsken 2010 Kilde: Opplysning fra kommunene Som det framgår av tabellen har Berg kommune forholdsvis ny arealdel og har nettopp vedtatt at samfunnsdelen skal starte opp. Bardu kommune har ny samfunnsdel og arealdelen er i prosess. Målselv kommune har ny arealdel og har startet opp samfunnsdelen i 2013 og som forventes å være ferdig i Dyrøy og Sørreisa har begge planverk fra Dyrøy kommune opplyser at de har startet opp planarbeidet i 2014 og noe er klart for politisk behandling. Målselv kommune har arealdel fra 2012, og samfunnsdelen er ferdig for politisk behandling våren Sørreisa kommune har nettopp tilsatt planlegger og regner med å komme i gang med planarbeidet på slutten av Torsken kommune opplyser at de ikke har samfunnsdel, men oppdatert arealdel fra

20 2.2 Reguleringsplaner Følgende tabell viser hvor mange kommunale- og private reguleringsplaner som er behandlet i løpet av de 4 siste årene: Kommune SUM Berg Privat 1 l 4 6 Kommunal Bardu Privat Kommunal 3 1 l l 6 Dyrøy Privat Kommunal l l Målselv Privat 2 o l 2 5 Kommunal o 6 Sørreisa Privat l 2 l 4 Kommunal l l 2 Torsken private Kommunal SUM Private 24 Kommunal Kilde: Opplysninger fra kommunene 21 Noen kommuner opplyser at det er stort behov for å få utviklet kommunale reguleringsplaner, men at de ikke har hatt kapasitet til det. 2.3 Bemanningsressurser /årsverk Ofte er saksbehandlere innenfor planlegging i kommunene allroundere, og det kan være vanskelig å fastslå eksakt hvor mye en ansatt bruker på bestemte oppgaver. Spesielt i de minste kommunene brukes ressursene i teknisk sektor på mange områder. l tabellen nedenfor gis det en oversikt over antall stillinger i % av hel stilling som går med til de ulike oppgavene som er satt opp. Fordelingene mellom de forskjellige arbeidsgavene er omtrentlig. Oppgave Berg Bardu Dyrøy Målselv Sørreisa Torsken Sum GIS/kart Arealplan (100**) 283(380) Annen 10 lo pl a nleggi ngsress * Totalt (100) (605) K1lde: Opplysmnger fra kommunene *Med «Annen planleggingsress» tenkes ressurser/stillinger innenfor landbruk/skogbruk eller annen ressurs som ikke ligger l teknisk sektor, men i andre avdelinger/sektorer i kommunen. **Sørreisa kommune har fra november 2014 tilsatt planlegger i hel stilling. Denne planlegges overført til et felles plankontor når det er i drift. 13

21 Målselv kommune er i en fase med reduksjon av stillinger. Oversikten viser om lag slik ressursene vil bli fra Sørreisa kommune har opprettet stilling som planlegger. Plan leggeren er tilsatt og tiltrådt. Tilsettinga er på vilkår om overflytting til felles plankontor når det opprettes. 2.4 Kommunenes digitale systemer Hvilke digitale systemer hver enkelt kommune bruker vil også ha betydning for hvordan et felles plankontor kan organiseres og hvor mye opplæring som må gis for å kunne bruke de digitale hjelpemidler fullt ut. l den følgende tabell gis en oversikt over digitale system som brukes i kommunene: Kommune Arkiv/sakssyst GIS- Tilgang på line digitalt møteutstyr Berg ESA Ja* Ja Bardu ESA Ja Ja Dyrøy Ephorte Ja Ja Målselv Ephorte Ja Ja Sørreisa ESA Ja Ja Tilgang/bruk av Plan register Har ikke sa mlet planverket Har digital samling av planverket. Tatt i bruk innsynsdelen Har digita l samling av planverket, men ikke tatt i bruk innsynsdelen Har digital sa mling av planverket, men ikke tatt i bruk innsynsdelen Manuelt planarkiv. Ikke lagt til rette for digital innsynsmulighet Torsken Ephorte Kun VA Ja Enkelt planregister, ikke digitalt Kilde: Opplysnmger fra den enkelte kommune *Har programmet, men mangler kompetanse 3 av kommunene bruker ESA og 3 bruker Ephorte som arkiv/sakssystem. Alle kommunene har GISline. Flere bruker ba re deler av systemet og Berg kommune oppgir og ikke å ha kompetanse for å bruke systemet. Alle kommunene har tilgang på digitalt møte utstyr. Etter invitasjon fra Troms fylkeskommune, deltar alle kommunene, unntatt Bardu som ikke har kystlinje, i et kystsoneplanleggingsprosjekt. 14

22 KAP 3: ETABLERING AV MIDT-TROMS PLANKONTOR: l dette kapitlet oppsummeres hensikten ved å sa mle planressursene i et felles kontor (punkt 3.1) og hvordan sikre kontinuiteten i planarbeidet (punkt 3.2). Ressursbehovet/bemanningsnormen (punkt 3.3) er vurdert både i forhold til ressursene som kommunene bruker pr i dag og sammenlignet med ressursene ved Nord-Troms plankontor. Prioriteringer av kontorets arbeidsoppgaver (punkt 3.4) er etter signaler fra styringsgruppa. Geografisk plassering av kontoret framgår av punkt 3.5. Beregning av kostnadene for etablering av kontoret og et års drift, framgår av punkt 3.6. Ved fordeling av utgiftene mellom kommunene er brukt fordelingsnøkkel 20/80. Valg av organisasjonsmodell med vedtekter framgår av punkt 3.7. NI BR-rapport om «Kommuneplansamarbeid i Nord-Troms» og «Nord-Troms kommunenes forslag for løsning av interkommunalt planarbeid» har vært et lærende grunnlag for drøftingene. Videre har prosjektgruppas studietur til Nord-Troms plankontor gitt ytterligere erfaringsutveksling, som har vært viktig å ta med seg i drøftingene. 3.1 Hensikten med interkommunalt samarbeid Interkommunalt samarbeid har ofte vist seg å være fordelaktig for kommunene i fo rhold til tjenestekva litet, stabilitet og økonomi. l mange tilfeller tas innsparingene ut i økt tjenestekvalitet. På den andre siden kan interkommunalt samarbeid ha utfordringer som gjelder styring og kontroll. Dette kan sikres ved va lg av styringsmodell, inngåelse av samarbeidsavtale og utvikling av vedtekter. Oppsummering av fordeler ved å etablere et større fagmiljø: En robust enhet som er mindre sårbar ved turnover, ferier og sykdom Mulighet for større spesialisering av bemanningen med mål for økt kompetanse som igjen skal gi god produksjon av data og høy kvalitet i saksbehandlingen Kontinuitet i planarbeidet, som også bedrer ajourhold av kartverk og planarkiv Ressurser for kontinuerlig oppdatering av planer Samordning av planarbeid som gjelder flere kommuner, vil på flere områder ha synergieffekt Samling av kompetanse ved at flere jobber sammen vil gi et større fagmiljø som vil tiltrekke seg søkere, spesielt nyutdannede Erfaring fra Nord-Troms plankontor: Når det gjelder rekruttering av personell viser erfaringa fra Nord-Troms at de får mange og godt kvalifiserte søkere ved utlysning av stillinger. Det ble gitt et eksempel på at de fikk 17 søkere, hvorav 15 kvalifiserte, til et vikariat. Tidligere, når hver kommune søkte etter planleggingskompetanse, kom det få eller ingen søkere. Erfaringene mener å vise at et større fagmiljø er attraktivt for søkere, spesielt for nyutdannede. Ved Nord-Troms plankontor er det høy kompetanse. Kontoret har flere ansatte som har kompetanse på bachelor- og masternivå, og en ansatt har doktorgrad innenfor aktuelle fagfelt. 15

23 3.2 Kontinuitet i planarbeidet Nord-Troms plankontor har gjort viktige erfaringer i prosjektperioden, blant annet ved å sikre kontinuiteten i planarbeidet også ved sykdom eller oppsigelse i stilling. Tidligere var det en person ved plankontoret som jobbet med den enkelte kommune, mens nå etter ei nødvendig omorganisering, jobber det to personer med hver kommune. Kommunene i Midt-Troms har forskjellig ståsted for hva de har av vedtatt planverk. Det er viktig at de kommunene som har nytt planverk få r disse oppdatert og at planprosessene for de kommunene som har gammelt pla nverk, kommer i gang. Disse to prosessene må foregå parallelt. Høsten 2015 er det nytt kommunevalg og de nye folkevalgte skal ha en gjennomgang av det som foreligger av vedtatte planer for å komme med sine politiske prioriteringer. Kontinuitet er en svært viktig faktor for å få en sikker arbeidsflyt i planarbeidet. Nord-Troms modellen virker til å være en måte å organisere på for å sikre kontinuiteten Vurdering av ressursbehovet l hht kap 2 punkt 2.3 bruker kommunene når det tas med nytilsettinga i Sørreisa kommune, 6,05 stillinger til GIS/kart, arealplan og annen planlegging. Med bakgrunn i kartlegging av dagens ressurser, vurdering i forhold til manglende oppdatert planverk og krav til fra mtidig oppdatering foreslås følgende bemanning for Midt-Troms plankontor: Oppgaver: Årsverk: GIS/kartteknisk 2 (1,94) Kommuneplanarbeid 5,5 (4,11) ledelse og administrasjon 0,5 Totalt 8,0 (6.05) Tallene i parentes viser hva kommunene bruker pr i dag. l oversikten er tatt med at Sørreisa kommune har tilsatt planlegger i hel stilling fra november Det beregnes at det vil være behov for 8 stillinger inkl 50 % stilling til ledelse og administrasjon. Dette er en økning på 2 stillinger i forhold til det kommunene samlet bruker i dag. Som det framgår av tabellen er det stor forskjell mellom kommunene på hva de brukes av ressurser til GIS/kart og kommuneplanlegging. Sammenlignet med Nord-Troms er det samlede areal i Midt-Tromskommunene noe større, hhv 6971 km2 og 7246 km2. Når det gjelder innbyggertallet har Nord-Troms og Midt-Troms Områder med flere innbyggere vil ha større behov for å legge til rette for boligområder enn kommuner med færre innbyggere. 16

24 3.4 Prioritering av arbeidsoppgavene Plankontoret skal prioritere følgende oppgaver: 1. Samfunnsdelen - prosess* 2. Arealplanen 4. Behandling av private reguleringsplaner 5. Kommunale reguleringsplaner *Samfunnsdelen gir føringer i forhold til arealplanen. Da flere av kommunene ikke har samfunnsdelen på plass, må det fo retas en drøfting med aktuelle kommuner om hvordan prosessen for samfunnsdelen skal gjennomføres i forhold til prosessen for arealdelen. Prosessene omkring planstrategien (PBL 10-1) forutsettes å ligge utenfor plankontorets arbeidsområde. Ut fra kontorets oppgaver vil det være naturlig at ansvaret for saksbehandlingen av alle reguleringsplaner (kommuna le/private) legges til plankontoret. Utarbeiding av kommunale reguleringsplaner og prosessene som følger med disse, legges i sin helhet til plankontoret. Når det gjelder innkomne private reguleringsplaner vil plankontorets ansvar være saksbehandling med høringsprosesser, fram til politisk behandling. 3.5 Lokalisering av kontoret: Kontoret legges i Målselv kommune, primært i Bard ufossområdet og Målselv kommune blir kontorkommune. Det inngås en avtale mellom Målselv kommune og samarbeidskommunene som regulerer forholdende ved det å være kontorkommune. Kontorkommunen tilstås et beløp for merarbeidet som skal dekke regnskapsføring, lønnsarbeid osv. 3.6 Fordelingsnøkkel, kostnadsberegninger for etablering av plankontoret og beregnet driftsutgifter for et år. Fordelingsnøkkel: Utgiftene fordeles mellom kommunene etter en fordelingsnøkkel på 20/80 som innebærer at 20% av utgiftene fordeles likt mellom kommunene og 80% fordeles etter folketallet pr 1. januar. Denne fordelingsnøkkelen er den generelle for det interkommunale samarbeidet i Midt-Troms. Sammenlignet med plansamarbeidet i Nord-Troms bruker de fordelingsnøkkel på 40/GO. Ev. tilskudd følger samme fordelingsnøkkel Kostnader ved etablering av felles plankontor: Det mest aktuelle er å leie kontorlokaler slik at det kun vil være behov for å investere i kontormøbler og tekniske hjelpemidler som kopimaskin/skriver, plotter. Det er viktig at kontoret disponerer gode 17

25 tekniske- og digitale systemer som bidrar til effektiv drift internt i kontoret og prosessene/»nærheten>> til den enkelte kommune. Beregn ing av investeringsutgiftene: Kontormøbler/utstyr til hvert kontor: x 8 Felles kontorutstyr: Kopi/skriver og plotter muligheten fo r lyd/bilde-kommunikasjon IT investeringer m/mulighet for utvidelse av programlisenser/ moduler Sum investeringer Ved sluttføringa av utredninga har vi fått tildelt LUK-midler fra Troms fylkeskommune Etableringsutgifter til fordeling mellom kommunene kr (( (( Kr kr kr Fordeling av investeringsutgiftene mellom kommunene: Kommune 20% fordeles 80% etter folketall likt Kr 14,56 X Berg ,- 918 = ,- Bardu l o 333, = ,- Dyrøy , = ,- Målselv , = ,- Sørreisa l o 333, = ,- Torsken ,- 878 = ,- SUM , ,- (62 000,-) ( ,-) Sum utgifter pr kommune , , , , , , ,- ( ,-) 18

26 Kostnader drift av kontoret i 1 c1r: Med bakgrunn i erfaringstall fra Nord-Troms plankontor og dagens pris- og lønnsnivå viser følgende beregnede driftsutgifter for l år. Beregning av årlige driftsutgifter: Leie av loka ler, beregnet 95 m2 til inntil 8 ansatte Lønn 8 stillinger/ansatte (519 x 8) Sosiale utgifter (avrundet) Kurs og opplæring Reise- og kjørutgifter Telefonutgifter Kontorutgifter (bl. a lisenser) Administrasjonstilskudd til kontorkommunen Sum antatte kostnader kr (( (( (( (( (( (( (( kr l Beregning av leiekostnadene er satt etter samtale med en aktuell utleier. Lønnsutgiftene er beregnet ut fra at det skal tilsettes personell med 3-4 års høgskole-/universitetsutdanning og at noen vil ha opptjent lønnsansiennitet. l de sosiale utgiftene er beregnet arbeidsgiveravgift og arbeidsgivers andel av pensjonskostnader. De andre utgiftene er beregnet ut fra erfaringstall fra annen lignende virksomhet. Økonomisk fordeling mellom kommunene: Kommune 20% fo rdeles 80% etter folketall Sum utgifter likt Kr 281,62 X pr kommune Berg ,- 918 = , ,- Bardu , = l 122 l ,- 216,- Dyrøy , = ,- 765,- Målselv , = l ,- 201,- Sørreisa , = 971 l ,- 554,- Torsken ,- 878 = , ,- SUM l , , ,- ( ) ( ,-) Kommunene kan dekke den økonomiske andelen med overføring av personell, jfr vedtektenes 7. 19

27 Søknad på eksterne økonomiske midler: Det er søkt på fø lgende fra Troms fylkeskommune 1 mill kr på gjenstående LUK-midler. Tilskudd på kr er innvilget og er trukket fra ved fo rdeling av investeringsutgiftene, jfr tabell over. 4,8 mill kr fra RUP-midlene. Ev. tilskudd skal gå til reduksjon av driftsutgiftene de 3 første driftsårene. Det foreligger ikke avklaring på denne søknaden. Det vil bli søkt på skjønnsmidler fra fylkesmannen ved neste søknadsfrist Organisering av Midt-Troms plankontor. Valg av samarbeidsmodell: Jfr. kap 1 punkt 1.2 Valg av interkommunalt samarbeidsmodell i hht kommunelovens kap 5: Som det framgår av punkt 1.2 kan både KL 27: Interkommunalt samarbeid m/styre og KL 28-1b: Administrativt vertskommunesamarbeid, være aktuelle bestemmelsene for inngåelse av avtale mellom kommunene. l det følgende drøftes forskjellene mellom disse to paragrafene: -l interkommunalt samarbeid etter KL 27, skal det opprettes et styre med representasjon fra hver av deltakerkommunene. l hht KL 28-lb delegeres myndigheten fra samarbeidskommunene til vertskommunen. Ofte skjer denne delegasjonen til rådmannen i vertskommunen. Dette vil si at muligheten for den enkelte kommunes kontinuerlige styringsmulighet er større ved samarbeid etter KL 27 enn etter 28-1b. Imidlertid kan delegasjonen til vertskommunen følges opp med instruks. - Samarbeid etter 27 tar sikte på driftsmessige og administrativ samarbeidsformer for løsning av felles oppgaver. Vertskommunebestemmelsen er utviklet for samarbeid om lovpålagte oppgaver og utøvelse av offentlig myndighet. Bestemmelsen kan også benyttes til interne administrative oppgaver. Valg av samarbeidsmodell etter kommuneloven: Det vurderes at samarbeidet om et felles plankontor vil være av administrativt karakter. KL 27: Interkommunalt samarbeid og oppretting av styre som vil kunne ivareta kommunenes styringsmulighet, vurderes å være mer høvelig for denne type sa marbeid enn vertskommunemodellen etter KL 28-2b. Avtale vedr kontorets overordna stvring i forhold til plansamarbeidet: Plan- og bygningsloven gir bestemmelser fo r prosesser som sikrer lokal involvering og politisk forankring ved utarbeidelse av kommunalt planverk. l tillegg til det som fra mgår av PBL kap 10 og 11, tas det med i vedtektene fo rhold som sikrer overordna administrativ styring, jfr PBL 9-2. l tillegg skal det opprettes administrativ plangruppe i hver kommune med inntil 5 representa nter. 20

28 Plangruppen skal være sammensatt av personell med kompetanse/kunnskap i forhold til den planen som skal utarbeides. Plangruppen skal bistå plankontoret med lokale kunnskaper. Midt-Troms plankontor organiseres etter følge nde samarbeidsmodell: Det inngås avtale mellom deltakerkommunene for etablering og drift av felles plankontor i hht Kl 27: Interkommunalt samarbeid m/eget styre. l vedtektene skal det også framgår bestemmelser fo r overordna styring av planarbeidet etter modell fra PBL 9-2, samt oppretting av lokale plangrupper slik det framgår av avsnittet over. Følgende skisse viser styring, organisasjonsmodell og saksgang mellom kommunene og Midt-Troms plankontor: Bardu kommune Berg kommune Dyrøy kommune Målselv kommune Sørreisa kommune Torsken kommune Styre Rådmenn (ansattes repr.) Daglig leder for felles plankontor Plankontor m/ansatte Adm. plangr. Bardu Adm. plangr. Berg Adm. plan gr. Dyrøy Adm. plangr. Målselv Adm. plangr. Sørreisa Adm. Plangr. Torsken Prosesser lokalt i den enkelte ko mune i henhold til PBL kap 10 og 11 Politis involvering Endelig utformet planforslag behandles og vedtas av kommunestyret i den enkelte kommune. 21

29 3.8: Vedtekter for Midt-Troms plankontor: 1: Samarbeid: Midt-Troms plankontor er etablert som et interkommunalt samarbeid med bakgrunn i KL 27 mellom kommunene Berg, Bardu, Dyrøy, Målselv, Sørreisa og Torsken. Samarbeidets arbeids- og ansvarsområde framgår av PBL kap 10, 11 og 12. l tillegg til minstekravene fo r vedtekter i hht KL 27, inneholder vedtektene også bestemmelser om overordna styring av planarbeidet (jfr PBL 9-2) samt oppretting av kommunale plangrupper. 2: Styret: Samarbeidets overordna organ er styret som sammensettes av deltakerkommunenes rådmenn. l tillegg gis de ansatte en representant i styret. Styret velger selv leder og nestleder blant rådmennene. Valgene skjer for 2 år av gangen. 3: Styrets ansvarsområde: l tillegg til å være styre etter kravene som er stilt i KL 27, leder styret også det overordna planarbeidet, jfr. PBL 9-1 og 9-2. Styret gis i denne sammenheng fullmakt til å endre prioriteringsrekkefølgen innenfo r de oppgavene kontoret skal utføre. Utarbeide budsjettforslag Sørge for avlegging av årsregnskap og levering av årsmelding Det overordna arbeidsgiveransvaret Tilsette daglig leder Vedta arbeids- og ansvarsområde m/delegasjon til daglig leder Føre lønnsforhandlinger Styret kan ikke ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerkommunene økonomiske forpliktelser Utvikle felles logo (profileringsmateriell) Inngå avtale med kontorkommunen Avtale andre administrative forhold 4: Styrets møter: Innkalling til styremøte skal skje skriftlig minst 7 dager før møtedato. Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Hver stemme teller likt. Ved stemmelikhet er møteleders stemmegivning avgjørende. Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. 22

30 5: Kontoret arbeids- og ansvarsområde: Utføre tjenester/prosesser i planarbeidet i hht PBL kap 10 og 11, som fører fram til politisk vedtak av den enkelte plan i hver kommune. Plankontorets samarbeid med den enkelte kommune skal skje ved at det opprettes ei administrativ plangruppe. Plangruppen skal ha kompetanse og lokale kunnskaper innenfor det aktuelle planarbeidet. Gruppa skal ha inntil 5 representanter og utnevnes av rådmannen. Utarbeiding av kommunale reguleringsplaner i hht PBL kap 12, legges i sin helhet til plankontoret. l forhold til private reguleringsplaner har plankontoret ansvar for saksbehandling m/høringsprosesser fram til politisk behandling. Kontoret er pliktig til å jobbe innenfor den enkelte kommunes database m/arkiv- og saksbehandlersystem. 6: Ansattes vilkår: Styret har det overordna arbeidsgiveransvaret Ansatte følger kommunalt avtaleverk Kontorkommunens personalreglement gjelder, herunder inn-/utmelding i pensjonsordning samt andre forsikringsordninger som gjelder for ansatte. 7: Økonomi/finansiering og økonomisk fordelingsnøkkel: Kostnadene fordeles mellom kommunene etter en fordelingsnøkkel hvor 20 % av utgiftene fordeles likt mellom kommunene og 80 % fordeles etter folketallet pr 1. januar. Tilskudd fra eksterne (fylkesmannen, fylkeskommunen eller andre) fo rdeles/kommer til fradrag etter samme fordelingsnøkkel. Kommunene kan dekke sin økonomiske andel med ove rføring av personell. Verdien av overføringa tar utgangspunkt i plankontorets gj.sn. lønnsnivå med sosiale utgifter. Hvert kvartal skal deltakerkommunene overføre X av den budsjetterte summen til kontorkommunen. Årlig sluttoppgjør mellom kommunene foretas når godkjent årsregnskap for ordninga foreligger. 8: Kontorkommunens arbeids- og ansvarsområde: Kontorkommunen Fører regnskap og fo retar årlig regnskapsavslutning Leverer regnskapsrapporter i hht kontorkommunens egne rutiner Utbeta ler lønn til plankontorets ansatte Foreta ut- og innmelding i pensjonsordning samt sørge fo r personforsikringer i hht Hovedtariffavta len/kommunalt avtaleverk For arbeid og ansvar som er tillagt kontorkommunen betales kr år. Beløpet indeksreguleres. 23

31 9: Uttreden av samarbeidet: Den enkelte kommune kan med et års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i samarbeidet. Oppsigelsen må være levert innen l.oktober og vil løpe fra vil løpe 1. januar og uttreden av felles skapet skjer fra 1. januar året etter. 10: Opphør av fellesskapet: Vedtak om oppløsning av fellesskapet gjøres med % flertall fattet av deltakerkommunenes kommunestyrer etter tilrådning fra styret. Ved oppløsning hefter kommunene for de økonomiske fo rpliktelser som felleskapet har påtatt seg etter samme fo rdelingsnøkkel slik det framgår av 7. 11: Endring av vedtektene: Deltakerkommunens kommunestyrer vedtar vedtektsendringer etter forslag fra styret. 11: Voldgift: Uenighet i styret om forståelsen av disse vedtektene avgjøres av ei nemnd bestående av ordførerne i deltakerkommunene sa mt med l person oppnevnes av Fylkesmannen i Troms. Vedtektene er vedtatt av Berg kommunestyre den sak nr Bardu kommunestyre (( (( Dyrøy kommunestyre (( (( Målselv kommunestyre (( (( Sørreisa kommunestyre (( (( Torsken kommunestyr (( (( 24

32 Sak 2/15 FSK-Sak 2/15 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM SENJA NÆRINGSHAGE AS OG BERG KOMMUNE Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 09/293 Wenche Pedersen Arkiv: UO l &O l Saksnr.: Utvalg 2/15 Formannskapet Møtedato Innstilling: l. Berg kommune fornyer samarbeidsavtale med Senja Næringshage AS for perioden For finansieres avtalesum kr ved bruk av næringsfond - midler øremerket til regionale samarbeidsprosjekt der to eller flere kommuner samarbeider. 3. Finansiering av avtalen tas årlig opp til behandling innen utgangen av juni. Skaland Bj ørn Fredriksen Rådmann Side 8 av 19

33 Sak 2/15 Vedlegg: Forslag til samarbeidsavtale mellom Senja Næringshage AS og Berg kommune Saksopplysninger: Berg kommune har, i likhet med Torsken, Tranøy, Lenvik, Sørreisa og Dyrøy, gjennom en årrekke hatt samarbeidsavtale med Senja Næringshage AS for å forsterke kommunenes satsing på næringsutvikling. Berg kommune har tidligere år brukt kraftfondet for å finansiere dette. Kommunens andel har så langt vært pr år. Ved siste budsj ettbehandling ble avtalen finansiert over ansvar 1022 «Næring og utvikling». Forslag til fornyet avtale ble mottatt etter at budsj ett var vedtatt. Foreslått avtale er for perioden Her legges opp til en gradvis opptrapping av kontraktsbeløpet til for 2015, for 2016 og for Vurdering: Samarbeidet med Senja Næringshage AS har fungert godt. Kapasiteten til å bistå etablerere og etablerte bedrifter så godt som vi ønsker, er blitt betydelig mindre over år på grunn av omorganisering i kommuneadministrasjonen. Senja Næringshage har nødvendig kapasitet og kompetanse til å bistå ved etablering og bedriftsutvikling. Det anses som viktig for kommunens videre satsing på næringsutvikling at samarbeidet med Senja Næringshage opprettholdes. Rådmannen tilrår at avtalen videreføres. I siste budsjettbehandling ble avtalen finansiert over ansvar 0122 «Næring og utvikling» med Forslag til avtale med finansieringsbehov for 2015 ble mottatt etter budsjettvedtak. Avtalen er dermed ikke finansiert fullt ut. Etter drøfting i regionalt næringslederforum viser det seg at blant annet Dyrøy kommune har finansiert sin andel i avtalen ved bruk av næringsfond - midler øremerket til regionale samarbeidsprosjekt der to eller flere kommuner samarbeider. Det innstilles på at Berg kommune løser finansieringen på samme måte. Skaland Wenche Pedersen Leder plan, utvikling og drift Side 9 av 19

34 SENJA NÆRINGSHAGE Samarbeidsavtale mellom Senja næringshage AS og Berg kommune Mellom Senja Næringshage og Berg kommune er det inngått følgende samarbeidsavta le : Formål: Samarbeide mellom partene skal forsterke kommunens satsing på næringsutvikling. Grunnleggende forutsetning: Alle tiltak som iverksettes i henhold til denne avtalen skal tigge i tilknytning til det nasjonale, notifiserte næringshageprogrammet. Varighet Avtaleperioden varer i Organisering: Prosjektet ledes av daglig leder i Senja Næringshage, og aktiviteter utføres av de ansatte i Senja Næringshage AS. Aktiviteter og tiltak gjennomføres i tett dialog med næringsansvarlig i kommunen. Mål: Hovedmål: Avtalen skal bidra til at kommunens næringsliv blir del i et større samarbeidsfellesskap i regionen, besparelser i form av reise og tid for etablerer og bedrift fordi veiledning, kurs og kompetansetiltak skjer lokalt. Det skal gjennomføres minimum 30 aktiviteter i og for kommunens næringsliv i løpet av hele avtaleperioden. Resu ltatmål : Arlig skal det gjennomføres Minimum 1 O møter for kommunens n æringsliv 4 oppsummeringsmøter med kommunens næringsapparat 5 relevante kurs for næringsliv og etablerere i regionen Veiledn ing via næringshageprogrammet Kopling mellom næringsliv og Fou.

35 SENJA NÆRINGSHAGE Hver vå r skal SNH arrangere en møteplass mellom administrativ og politisk ledelse, samt næringsarbe ider i kommunen og Senja Næringshage med tema næringsutvikling i regionen. Hver høst skal SNH arrangere en møteplass med næringsarbeidere i kommunene med tema virkemidler. Dette skal være en informasjonskonferanse eller opplæring med innledere fra relevante virkemidler rettet mot næringsliv og etablerere. l samarbeid med kommunens 1.1injetjeneste/næringsavdeling skal Senja Nærings hage : gi kommunens næringsliv de beste forutsetninger for å være oppdatert på relevante kurs og kompetansehevende tiltak bidra til rekruttering av etablerere og små bedrifter ha lokale kontordager/møter hos kommunens bedrifter orientere og veilede om relevante støtteordninger for kommunens næringsliv Som 2. 1inje-tjeneste For etablerere og små bedrifter i kommunen skal Senja Næringshage kartlegge hver enkelt ide og gjøre ei vurdering: Oppstartsmøte og rådgiving i tidlig fase Riktig ide til riktig virkemiddel og prosjekt, kurs eller kompetansetiltak Gjøre kopling mellom etablerer og aktuelle virkemiddelaktører Kopling til investormiljø, FOUl-nettverk, bedriftsnettverk, nasjonale og internasjonale kontakter Etter at kartleggingsfasen er ferdig vil det vurderes om etablereren/småbedriften skal tas opp som en Målbedrift. Dette innebærer at videre rådgivning fra Senja næringshage dekkes 75% av SIVA og Troms fylkeskommune og 25% dekkes av må lbedriften. Aktiviteter som utviklingsaktør for kommunens næringsliv: Arrangerer relevant oppdatering på aktuelle bedriftsrettede virkemiddel 2 ganger i året Generere og igangsette næri ngsrettede prosjekte r innenfor næringshagens spesialfelt. Delta som kompetansepartner på næringslivsarrangementer for etablerere og ungdommer med grunderfokus Tilrettelegge for møter mellom næri ngsliv og FOUl Økonomi Berg kommune finansierer sin andel av tiltak som dekkes av denne avtalen med bakgrunn i årlig rapport og faktura fra Senja Næ ringshage AS. Av rapporten må det framkomme at tiltak som rapporterer - og som det ønskes utbetaling til ligger i tilknytning til det notifiserte nasjonale Næringshageprogrammet.

36 SENJA NÆRINGSHAGE Øvre ramme for prosjektet er kroner , - fo r 2015, ,- for 2016, for og for Alle tall + mva. Beløpet indeksreguleres etter Endringer og tillegg til avtalen Endringer i oppdragets innhold eller omfang må avta les særskilt. Som tillegg til denne avtalen kan partene bli enige om nye oppdrag. Rammetallet for tid og kostnader avtales i hvert tilfelle, mens de generelle bestemmelser i denne avtalen forutsettes å gjelde også for slike tilleggsoppd rag. Eventuell oppsigelse av avtalen må gjøres 6 måneder før årsskiftet. og vil da gjelde fra 1.januar påfølgende år. Kontaktpersoner Hos oppdragstaker er daglig leder kontaktperson, hos oppdragsgiver er Rådmannen kontaktperson. Alle avtaler om oppdragets innhold og framdrift skal, dersom ikke nye kontaktpersoner er oppnevnt, skje mellom disse., den /, den l (for Kommunen) (for Senja Næringshage)

37 Sak 3/15 FSK-Sak 3/15 STØTTE TIL BYGGING/ETABLERING A V REDUNDANT FIBER YTRE SENJA Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 15/33 Espen Fagerthun Arkiv: 635 Saksnr.: Utvalg 3/15 Formannskapet Møtedato Innstilling: l. Berg kommune bidrar med kr ,- til etablering av ytre, redundant fibertrase på Senja (Silsand - Stonglandseidet - A-Rødsand - Flakstadvåg - Medby - Gryllefjord Skaland - Mefjordvær - Mefjordbotn - Botnhamn - Gisundet - Silsand). 2. Det forutsettes at Lenvik, Torsken og Tranøy kommune bidrar med samme sum. 3. Bidraget utbetales til Bredbåndsfylket Troms AS så snart hele den ytre fibertraseen er etablert, testet og i drift. 4. Berg kommunes andel av investeringen finansieres med midler øremerket til regionale samarbeidsprosjekt fra næringsfondet. Skaland, Bjørn Fredriksen rådmann Side 11 av 19

38 Sak 3/15 Vedlegg: Søknad fra Bredbåndsfylket Troms AS (BBFT). Saksopplysninger: Berg kommune har per i dag fremført fiber fra BBFT til rådhuset på Skaland. Fiberen er ført via høyspentnettet i en indre trase fra Silsand gjennom Svandalen, opp Krokelvdalen, gjennom Skalandstunnellen, ned til Bergsbotn og videre ut Bergsfjorden fram til rådhuset. BBFT planlegger nå å bygge/etablere en ytre, redundant fibertrase på Senja. Ved brudd på fiberen i indre trase, vil eletronikk koble automatisk over til ytre trase. Prosjektet har en total kostnadsramme på ca kr 4 millioner og BBFT ber hver av kommunene på Senja om å bidra med kr ,- til prosjektet. Historikk: I 2010 opplevde vi i Berg kommune å være uten både fast- og mobiltelefoni i flere dager. Via Internett/fiberen kunne vi etablere kommunikasjon både med nødetater, fylkemannens beredskapsavdeling og omverdenen generelt. I 2013 oppstod det et brudd på fiberen. Fra vi meldte feil og til bruddet ble lokalisert og reparert, tok det 4-5 dager. Dette var på høsten og bruddstedet var nært bilvei. Ved fiberbrudd på mer utilgjengelige steder og med vinter og snøstorm, kan man lett tenke seg at det vil ta relativt mye lenger tid å reparere fiberkabelen. Vurdering: For de tj enester og den produksjon som baseres på ekstern datakommunikasjon, er vi per i dag helt avhenging av at fiberen levert fra BBFT er i drift til en hver tid. Ved fiberbrudd vil vi miste tilgang til kommunens økonomisystem, meldingsutveksling mellom sykehj em/fastlege/sykehus og elektronisk pasientj ournal (EPJ) hos Senjalegen. Vi vil også selvsagt miste generell tilgang til Internett og derav tilgangen til flere andre tj enester som vi får via Internett, som f. eks Matrikkelen, Nasj onalt introduksjonsregister, EIK, nettbank, Altinn, oppdatering av kommunens nettside, fjernovervåking av VA, osv. Det vil heller ikke være mulig å sende eller motta e-post. Fiberbrudd mellom Silsand og Skaland skaper store driftsproblemer for Berg kommune. I ytterste konsekvens vil et fiberbrudd kunne ha betydning for bevaring av liv og helse. Berg kommune har over lang tid etterlyst en redundans til fiberen langs indre trase på Senja. At BBFT nå planlegger å etablere en slik redundans er svært positivt og det vil være meget viktig drifts- og beredskapsmessig for Berg kommune at prosj ektet blir gjennomført. Skaland Espen Fagerthun IKT-leder Side 12 av 19

39 r::t " l"ii Doktd (15/33-1) L:JN':a::.l ANG BYGGE/ETABLERE EN REDUNDANS FIBER PA YTTERSIAAV SENJA (!) l 2 9 JAN 2015 Bredbåndsfylket Til ordfører i Torsken Kommune, Berg Kommune, Tranøy Kommune og Lenvik Kommune. Bredbåndsfylket as har planer om å bygge/etablere en redundans fiber på yttersiden av Senja fra Stonglandseidet til node-hytten vår på Silsand. Denne fiberen blir en redundans til indre trase. Ytre trase Senja: Stonglandseidet- Å-Rødsand - Flakstadvåg - Med by - Gryllefjord - Skaland - Mefjordvær - Mefjordbotn - Botnhamn - Gisundet - Silsand. Ytre trase vil gi redundans til kommunene og vi kommer til å ha elektronikk som automatisk skifter over om det skulle bli brudd på indre trase. Dette vil gi en større driftssikkerhet og trygghet for brukerne. l forbindelse med kommunevalget 2013 var f.eks. Berg kommune uten noen kommunikasjon pga. en uheldig jeger som hadde skutt hull i fiberen. Når det oppstår brudd på fiberkabelen av forskjellige årsaker, storm, snøskred etc. er det kritisk for alle at man har flere fiberoptiske veier og ikke mister kommunikasjon med omverden. Når mobilmastene blir slått ut, og man sitter kun med en satellitt telefon tilgjengelig eller når problemer oppstår i helsesektoren; at alle resepter nå er digital og livsviktig medisin ikke kan bli gitt ut over disk uten resept er en tankevekker. Prosjektet har en total kostnadsramme på ca. 4 mill., i den forbindelse ønsker vi at hver kommune på ,- i en etableringskostnad for å få realisert ytre trase. Det er planlagt oppstart av ytre trase vår/sommer Med vennlig hilsen Bredbåndsfylket Troms AJS Bredbåndsfylket Troms AS t <. '

40 Sak 4115 FSK-Sak 4/15 INNKJØPSREGLEMENT FOR BERG KOMMUNE Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 1 5/3 7 Berit Skogland Arkiv: 601 Saksnr.: Utvalg 4/15 Formannskapet Møtedato Innstilling: Berg kommune vedtar innkjøpsreglementet slik det foreligger i vedlegg til saken. Reglementet rulleres i takt med endringer i Forskrift om offentlige anskaffelser. Skaland, Bjørn Fredriksen rådmann Side 13 av 19

41 Sak 4/15 Vedlegg: Forslag til innkjøpsreglement for Berg kommune Saksopplysninger: Det har over år vært skjerpede regler for offentlige anskaffelser, sterkere fokus på dette og betydelige reaksj oner ved overtredelse av gjeldene forskrift. Flere kommuner og andre offentlige instanser har negative erfaringer og fått bøter etter klager til KOF A som har gitt klager medhold for overtredelse av forskriften. Kontrollutvalget i Berg har for flere år siden etterlyst oppdatert regelverk for de kommunale innkjøp og kontraktsinngåelser med økonomiske størrelser over gjeldende terskelverdier. Dette gjort kj ent for rådmannen i en oppsummering av avvik som må lukkes. Hj emmel ligger i Forskrift om offentlige anskaffelser, sist oppdatert 22 Januar Berg kommune har etterlevd regelverket i min tid, men vi har ikke hatt et oppdatert innkjøpsreglement som tar i seg forskriften. Det er nå laget et reglement basert på det som er utviklet og benyttes i Nordtroms-samarbeidet på alle typer innkjøp som er omfattet av forskriften. Større prosjekter vedr utbygginger, andre investeringer og større kontrakter har vi hittil satt ut til prosjekterende konsulenter som også da har hatt ansvaret for anbudsutlysning, hatt sekretæriat og vært konsulent vedr antakelsesprosess. På denne måten har kommunen bare hatt en instans å forholde seg til som totalansvarlig i de ulike priosjektene. Dette vil nok være ønskelig å videreføre da denne type spisskompetanse vil være vanskelig å bygge opp til et godt nok nivå i kommuneadministrasj onen. Interkommunale prosjekter over terskelverdiene er blitt løst ved at søkerkommune eller regionrådet har forestått anbud ihht forskriften. Innkjøpsreglementet gir en betryggende ramme for alle typer innkjøp, for alle involverte og skal etterleves slik kravene er formulert opp mot de ulike terskelverdier forskriften opererer med. En konsekvent praksis her vil sikre at man til enhver tid er innenfor regelverket. Innkjøpsleder i Berg kommune er for tiden rådmannen. Skaland, Bjørn Fredriksen Rådmann Side 14 av 19

42 INNKJØPSREGLEMENT BERG KOMMUNE Omfatter anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg Skaland den Kommunestyredato Side l av 12

43 1. Innledning Reglementet gjelder for alle typer innkjøp til kommunene; anskaffelse av varer og tjenester, herunder konsulenttjenester, samt kontra hering av bygg og anlegg. Ansatte som er involvert i kommunenes innkjøpsvirksomhet, plikter å sette seg grundig inn i anskaffelsesreglementet og utføre innkjøpsarbeidet i henhold til dette. På samme måte plikter den ansatte å sette seg grundig inn i kommunens etiske retningslinjer. Retningslinjene er baser på Lov og Forskrift om offe ntlige anskaffelser; revidert For områder beregnet på ytelse av offe ntlige tjenester i fo rbindelse med produksjon, transport eller distribusjon av; drikkevann, elektrisitet, gass eller varme, eller levering av drikkevann, elektrisitet, gass eller varme til slike nettverk, samt mineral eller oljeutvinning og havneanlegg og transporttjenester, gjelder i hovedsa k «Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene vann- og energiforsyni ng, transport og posttjenester» med sine terskelverdier. 1.1 Formål Formålet med å fastlegge rutiner for kommunens innkjøpsvirksomhet er å sikre at Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og vedtatt innkjøpspolitikk blir fulgt. Rutinene skal sikre at kommunen har en felles opptreden overfor levera ndører og at disse behandles på samme måte uavhengig av hvilken enhet som foretar anskaffelsen. Rutinene skal også sikre at kommunen gjennom rammeavtaler utnytter de gunstige betingelsene store kjøp og avtaler gir. Videre skal rutinene sikre at det er reell konkurra nse om å oppnå leveranser til kommunen og at prinsippet om konkurranse på like vilkår følges overfor alle interesserte leverandører. 1.2 Målsetting Innkjøpsrutinene skal gi en effektiv utnyttelse av kommunenes ressurser og sikre at: intern kontroll kan oppdage feil slik at disse ka n rettes i tide det er klare myndighets- og ansvarsforhold enhver anskaffelse kan dokumenteres ordningen skaper tillit hos ansatte, leverandører og innbyggere det skal tas hensyn til miljøaspekter ved anskaffelser 1.3 1nnkjøpsmetoder Ethvert innkjøp ska l, så langt det er mulig, baseres på konkurranse. Innkjøp fra omreisende selgere, dørselgere, telefonselgere e.l. som kommunen ikke har avtale med, er ikke tillatt. Dersom selgeren har svært interessante produkter, skal denne henvises til innkjøpsleder nnkjøpsreglementet fo r Berg kommune - innhold Kap. 2 viser en skjematisk oversikt over innkjøpsprosessen for Berg kommune. Prosesse n er inndelt i 8 faser. Kap. 3 gir utfyllende komme ntarer fo r den enkelte fase Kap. 4 viser anbudsnemndas myndighet. Til slutt følger Anbudsprotokollen som vedlegg. Side 2 av 12

44 2. Oversikt over anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosessen i kommunen Fase Beskrivelse 1 Behov oppstår 2 Har kommunen avtale for denne vare/tjeneste gå til kjøp fase 7. Hvis ikke gå videre til fase 3. 3 Har anskaffelsen en verdi som er lavere enn NOK ,- eks mva 4 Anskaffelsen koster mellom NOK og NOK ,-. 5 Anskaffelsen har en verdi høyere enn NOK ,- eks mva 6 Anskaffelsen gjennomføres 1. Anskaffelsesprotokoll 2. Valg av administrativ prosedyre 3. Lage forespørselsgrunnlag 4. Kunngjøring på Doffin.no 5. Evaluering av tilbud 6. Sak til anbudsnemnda som foretak vedtak Tildelingsbrev til leverandørene 8. Behandling av evt klager 9. Kontraktsinngåelse 7 Kjøp 7. 8 Kontroll Merknad Enheten følger kommunens reglement for kj øp under NOK ,- eks mva Anbudsplikt, anbudsnemnd og psotokollplikt Kunngjøringsplikt Doffin.no, Anbudsnemnd. Nasjonale og EØS-regler, innkjøpsleder kontaktes, karenstid før kontrakt underskrives Side 3 av 12

45 3. Merknader til prosessen 1. BEHOV OPPSTÅR Hva er behovet? Et viktig spørsmål å stille seg selv. Veldig ofte gjøres dårlige innkjøp fo rdi behovet ikke er godt nok kj ent. Et grovt anslag tilsier at 2/3 av mulighetene til å påvirke en anskaffelses totalkostnad skjer i forbindelse med angivelse og spesifisering av behovet. Foruten å angi behovets omfang mht volum, må en utarbeide en kravspesifi kasjon. Ofte fo retas en altfor detaljert spesifikasjon, noe som vil virke fordyrende. Spesifikasjonen bør i mange tilfeller heller være funksjons- eller ytelsesesspesifisert. Uansett valg av spesifikasjonsform bør en del praktiske råd vurderes: Sj ekk at behovene dekkes Dyreste - løsninger bør unngås Benytt standard løsninger og unngå skreddersydde løsninger der det er mulig Prioriter total kostnadseffe ktivitet Når kontraktens verdi skal defineres gj elder følgende prinsipper: En anskaffelse ka n ikke deles opp i den hensikt å unngå bestemmelsene. En planlagt anskaffelse av en bestemt ytelse kan ikke deles opp. Ved ensartede varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som ka n føre til flere enkeltkontra kter samtidig, skal den samlede anslåtte verdi av disse enkeltkontraktene legges til grunn. Ved tidsbegrensede kontra kter med en løpetid på 48 mnd eller mindre skal beregningsgrunnlaget være den totale anslåtte verdien i en 4-årsperioden (dvs. for 48 måneder). NB! Sjekk at det er økonomisk dekning i budsjettet for anskaffelsen. 2. HAR KOMMUNEN AVTALE FOR DENNE VA REN/TJENESTEN? Når et behov har oppstått må den enkelte stille seg spørsmålet: Har Berg kommune avtale for denne type vare/tjeneste? Ved JA: Kjøp varen/tjenesten hos avtaleleverandøren! (jfr. punkt 7 i anskaffelsesprosessen - Kjøp) (Sjekk kommunens intran ett/internett- side. l venstre meny Aktuelt klikk på Innkjøp og anbud. Her finner man Avtaleoversikt, lover, forskrifter etc.) Ved NEI: Gå til punkt 3 i anskaffelsesprosessen. 3. ANSKAFFELSESVERDI UNDER KR Kommunen har ikke avtale med et firma om levera nse av denne aktuelle varen/tjenesten. Anskaffelsen omfatter del l «Forskrift om offentlige anskaffelser» dvs de generelle reglene om lik konkurranse, likebehandling, følge god foretningsskikk. Forespør 3 firmaer. Ansvarlig: Avdelingsleder eller den som har fullmakt i henhold til delegasjonsreglementet. Dess større verdi på kjøpet og leverandøren har måttet bruke mye tid på å utarbeide et tilbud, bør oppdragsgiver gi en tilbakemelding til deltakerne om resultatet av konkurransen. Side 4 av 12

46 4. ANSKAFFELSESVERDI MELLOM Anskaffelsen omfatter del l «Forskrift om offe ntlige anskaffelser» dvs de generelle reglene om lik konkurranse, likebehandling, følge god foretningsskikk. Lag skriftlig forespørsel fordi forskriften krever at: Det føres en anbudsprotokoll for alle anskaffelser over Se vedlagte protokoll. Det skal foreligge attester på at leverandør ikke er skyldig i skatter og avgifter Valgt leverandør må forevise HMS-erklæring Formell anbudsåpning. Videre skal følgende gjennomføres: Sak til den kommunale anbudsnemnda (hvis den er etablert) Kontrakt underskrives av tjenestestedsleder eller avdelingsleder Anskaffelsene skal fo retas ved åpen eller begrenset anbudskonku rranse eller ved konkurranse med fo rhandling. 5. ANSKAFFELSESVERDI OVER A l, 7 mill kr - Nasjonal utlysning Anskaffelsen omfatter del l/ «Forskrift om offentlige anskaffelser.» Anskaffelsene skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling. All utlysning skal skje gjennom For øvrig vises det til de krav og forutsetninger som står under pkt 4. Tapende parter skal få en meddelelse om va lg av leverandør. Meddelelsen skal innholde en begrunnelse for valget og angi frist for leve ra ndører til å klage over beslutningen. Kontrakt kan først undertegnes etter at denne fristen er utløpt og evt klager er behandlet (karenstid). Konta kt innkjøpsleder: lnnkjøpsleder avtaler med avdelingen om hvordan anskaffelsesprosessen skal organiseres. lnnkjøpsleder kontaktes på følgende måte: I Konta ktqe rso n relefon Det er viktig av lnnkjøpsleder kontaktes så tidlig som mulig etter at behovet har oppstått, fordi en anskaffelsesprosess er tidkrevende. B Over mill kr -over EØS-anbud Anskaffelsen omfatter del l/l; 1i Forskrift om offentlige anskaffelser.; åpen eller begrenset anbudskonkurranse, konku rranse med fo rhandling, konkurransepreget dialog All utlysning skal skje gjennom inkl TED (anbud over hele EU-området) For øvrig vises det til de krav og forutsetninger som står under pkt 4. og 5 A Oppdragsgiver skal angi den relative vektingen til hvert tildelingskriterium. 1 H er må en skille mellom sk prioriterte og uprioriterte anskaffelser. Uprioriterte anskaffelser skal behandler etter Del l l selv om de overstiger terskelverdien på NOK 1,65 mill. Side 5 av 12

47 Hovedfasene i en anskaffelse kan vises som følger: 6 ANSKAFFELSEN GJENNOMFØRES Nr. Fase nsvar Kommentar 1 nskaffelsesprotokoll lnnkjøpsleder Det avtales hvem som fører vdeling anskaffelsesprotokoll på anskaffelsen. 2!Valg av administrativ lnnkjøpsleder vhengig av type anskaffe lse og prosedyre r.vdeling verdien på anskaffelsen 3 Utarbeidelse av lnnkjøpsleder la vdelingen har ansvaret for orespørselsgrunnlag vdelingen (for mindre å utarbeide kravspesifikasjon på innnkjøp) anskaffelsen. 4 Utlysning (Doffi n) l n n kiø pslede r 5 Evaluering av tilbud l valg av lnnkjøpsleder Evalueringen av levera ndør ft\vdelingen tilbudene/anbudene og valg av leverandør gjøres i amarbeid. 6 f:>ak til anbudsnemnda lnnkjøpsleder Saken skrives som sak i Ephorte vdelingen 7 Informasjon til tilbyderne lnnkjøpsleder vdelingen Kontra ktsinngåelse lnnkjøpsleder Kontrakten kan først skrives under vdelingsleder etter at Karenstiden er utløpt. Rådmann 1. Anskaffelsesprotokoll l lov om offentlige anskaffelser heter det at for alle kjøp over kr (eks. mva) skal det føres en ans kaffelsesprotokoll. Protokollen er bygget opp slik at den følger anskaffelsesprosessen. lnnkjøpsleder har utarbeidet en mal som skal benyttes til dette fo rmålet. 2. Valg av administrativ prosedyre Innkjøp skal foregå ved bruk av en av følgende metoder: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Direkte kjøp Konkurransepreget dialog og elektronisk auksjon 3. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Etter at administrativ prosedyre er valgt, blir neste trinn å lage et konkurransegrunnlag. Denne vil variere avhengig av hvilke anskaffelser og størrelsen på anskaffelsen en skal foreta. Lovverket setter klare premisser til hva forespørselsgrunnlaget skal inneholde (gjelder anskaffelser større enn kr ). Et konkurra nsegrunnlag kan f eks ha følgende oppbygning: Side 6 av 12

48 1. Innledning 4. Kvalifikasjonskrav til 2. Generelt om anbudet 5. leverandør 2.1 Avta lens varighet Tildelingskriterier 2.2 Antall leverandører Opplisting av valgte 2.3 Anbudsinnhold kriterier 2.5 Anbudså pning 6.3 Beskrivelse av bedriften Konfidensielt HMS-erklæring 2.7 Supplerende opplysninger 6.5 Produktblader 2.8 Anbudet 8. Svar på anbud og anbudsfrist 2.9 Språk o.a. Vedlegg 2.10 Tidsfrister - Innkjøpsvilkår 2.11 Avvisningsgrunner og - Prisskjemaer forkastning -HMS-skjema 2.12 Statistikk For anskaffelser over kr (eks. mva) skal man alltid be om skatteattest og HMS- erklæring. 4. Utlys ning Lov og forskrift om offentlige anskaffe lser gir regler for hvordan man skal kunngjøre anskaffelser. EØS-kunngjøring Ved kjøp av varer og tjenester over kr (eks.mva) skal anbudet kunngjøres i hele EØS-området. Det er utarbeidet standardiserte kunngjøringsskjemaer, som skal sendes til Doffin. Se Anskaffelsen skal også kunngjøres på kommunens nettsider og kan også kunngjøres i lokalavisen (dersom dette vurderes som hensiktsmessig) Ved bygg- og anleggskontra heringer skal anskaffelser over NOK 41 mill eks mva, skal anbudet kunngjøres i hele EØS-området. Nasjonal kunngjøring Ved kjøp av varer og tjenester over kr , men lavere enn EØS-terskelene (1,650 mill kr) skal anskaffelsen kunngjøres i Doffin-databasen. Det er utarbeidet standardiserte kunngjøringsskjemaer, som skal sendes til Doffin.no. Anskaffelsen skal også kunngjøres på kommunens nettsider og kan også kunngjøres i lokalavisen (dersom dette vurderes som hensiktsmessig) Ved anskaffelser under kr gjelder Berg kommunes reglement for anskaffelser under kr ,-. Følgende gjelder: Det skal tas kontakt med minst 3 levera ndører Muntlig eller skriftlig kontakt vurderes ift anskaffelsens innhold og kompleksitet Annonsering vurderes ift anskaffelsens innhold og kompleksitet Lov om offe ntlige anskaffelser angir en rekke tidsfrister for de enkelte innkjøpsmetodene. Disse er: Side 7 av 12

49 Varekjøp, tjenestekjøp og bygg- og Vanlig Hasteanleggskontraheringer tidsfrist prosedyre Åpen Mottagelse av anbud etter kunngjøring 45dager (internettdokumenter) (40 dager) anbudskonkurranse Ved tidligere vei ledende kunngjøring 29 dager Utsendelse av anbudsgrunnlag etter at interesse for deltagelse er mottatt (maksimumsfrist) 6 dager Utsendelse av tilleggsopplysninger ti l anbudsgrunnlaget 6 dager før (etter forespørsel) anbudsfrist Begrenset Mottagelse av henvendelser etter kunngjøring av begrenset 30 dager l O dager anbudskonkurranse anbudskonkurranse (mimimumsfrist) Mottagelse av anbud/tilbud etter utsendelse av skriftlig 40 dager l O dager invitasjon (internettdokumenter) (35) Ved tidligere veiledende kunngjøring 29 dager Evt. utsendelse av tilleggsopplysninger (etter forespørsel) 6 dager før 4 dager før anbudsfrist anbudsfrist Konkurranse med Mottagelse av henvendelser etter kunngjøring av 30 dager lo dager forhandling konkurranse med fo rhandling (minimumsfrist) Evt. utsendelse av tilleggsopplysninger (etter fo respørsel) 6 dager før 4 dager før anbudsfrist anbudsfrist A Ile typer prosedyrer Kunngjøring av tildelt kontrakt (maksimumsfrist) 48 dager Nasjonale kunngjøringer Det er ikke fastsatt frister for slike utlysninger, men det er krav om «rimelighet». 5. Evaluering av tilbud og valg av leverandør lnnkjøpsleder, saksbehandler eventuelt i samarbeid med en brukergruppe vurderer innstillingen basert på oppgitte kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Det utarbeides en sak til anbudsnemnda med forslag til vedtak. Avdelingsleder skal godkjenne og signere innstillingen. Valg av leverandør skal baseres enten på laveste pris eller på det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Tildelingskriteriene skal oppgis i forespørselsgrunnlaget. For anskaffelser under mellom og EØSterskelverdi 1,650 mill kr skal oppdragsgiver oppgi prioriteringen av tildelingskriteriene hvis de er fastsatt på forhånd. For anskaffelser over 1,650 mill skal oppdragsgiver angi den relative vektingen til hvert tildelingskriterium. 6. Kontrakts inngåelse Før kontra kt kan inngås med valgte leverandør skal det sendes ut brev til tilbyderene hvor kommunens begrunnelse for valg av leverandør fremgår samt hvorfor den enkelte tilbyder ikke ble va lgt. Videre skal de levera ndører som ikke ble valgt gis en 10 dagers frist for å klage/be om nærmere begrunnelse på kommunens leverandørvalg. Det er altså en karenstid fra vedtaket er fattet til kontrakt kan. undertegnes. Når levera ndør er valgt, skal det lages en kontra kt på anskaffelsen som regulerer avtaleforholdet mellom partene. Innkjøpssjef har maler for dette. 7. KJØP Kj øp eller bestilling skjer etter de rutinene som er avtalt med levera ndøren og som er i tråd med innkjøpsrutinene i Berg Kommune. Planlegg innkjøpene slik at antall bestillinger begrenses. Husk at det å bestille en vare koster penger. Side 8 av 12

50 8. KONTROLL Kontroll av vare/tjeneste Den som mottar va ren, plikter å kontrollere at varen/tjenesten er mottatt/utført i overenstemmelse med bestillingen. Feil/mangler meldes til ansvarlige, slik at re klamasjonen kan rettes til leverandør skriftlig så snart dette er mulig og utbetalingen eventuelt stanses. Mottatt vare eller tjeneste bekreftes med signatur på følgeseddel (pakkseddel, kjøreseddel, timeseddel el.l). Dette er en bekreftelse på mengde og kvalitet. Kvittert følgeseddel arkiveres midlertidig i påvente av fa ktura. Kontroll av avtalebetingelser Mottaker er den som best kan kontrollere leverandørens prestasjoner. Kontroll skal foretas når det gjelder kvalitet, leveringsbetingelser, betalingsbetingelser, antall og pris. Ved mistanke om mislighold av avtale, feil betingelser osv. skal det omgående tas kontakt med levera ndøren. Her må bestiller og leverandør bli enige om konklusjonen: Evt. mangel i levera nsen settes som rest Ved evt. mangel skal det utstedes en kreditnota Bestillingen på det manglende/gale produktet strykes Kontroll av faktura Attestasjonsansvarlige skal påse at den mottatte fa ktura er i samsvar med avtalen/bestillingen. Faktura skal priskontrolleres, etterregnes og konteres. Deretter sendes fa kturaen til den som har anvisningsmyndighet. Se kommunens bestemmelser og rutiner for attestering og anvisning. Kontroll av betaling Normalt skal betaling til Berg kommune skje etter 30 dager + fri leveringsmåned. Jfr. «Innkjøpsbetingelser for Berg kommune". 9. ANSKAFFELSER AV DATAUTSTYR OG DATAPROGRAMMER For å kvalitetssikre anskaffelser av datautstyr og dataprogrammer skal følgende rutiner etterleves: l. all bestilling av datautstyr skal skje av it-leder 2. all bestilling angående reparasjoner av datautstyr skal skje gjennom it-leder 3. alt datautstyr skal meldes it-leder for registrering 4. kommunen skal benytte statens standard for kontrakter fo r kjøp av datautstyr og programvare og inngåelse av vedlikeholdsavtaler og brukerstøtteavtaler 5. alle kontra ktene skal inneholde kravspesifikasjon utarbeidet av kommunen 6. kontraktsutkastene skal gjennomgås og godkjennes av innkjøpsleder og it-leder. 7. lnnkjøpsleder og it-leder skal trekkes inn i det forberedende kontra ktsarbeidet 8. anskaffelse av progra mvarer og datautstyr skal følge bestemmelsene i kommunens innkjøpshåndbok 9. kontra kten skal undertegnes av avdelingslederen som har ansvaret for anskaffelsen sammen med Rådmannen 10. Hele innkjøpsprosessen skal journalføres i ephorte med samme saksnummer. Side 9 av 12

51 Normalt skal følgende dokumenter fo refinnes i ephorte under samme saksnummer: l. Anbudsinnbydelsen (enten produsere i ephorte eller legge inn filen/dokumentet i ephorte) 2. Anbudså pningsprotokoll 3. Referat fra forhandlingsmøter, innkomne nye tilbud fra tilbyder, eller referat fra avklaringsmøter, eller referat fra interne drøftingsmøter 4. Sak til anbudsnemnda (saksframlegg) 5. Vedtatt sak av anbudsnemnda. Protokollen skannes. 6. Skriv til tapende tilbydere 7. Skriv til avtalepa rtner 8. Underskrevet kontrakt (skannes) inklusiv tilbudet 9. Ferdig utfylt anskaffelsesprotokoll 10. Påfølge nde korrespondanse mellom tilbyder og kommunen 4. Reglement fo r kommunens administrative Anbudsnemnd: Dersom dette etableres: l. FORMÅL Formålet med en administrativ anbudsnemnd er å kval itetssikre at kommunens anskaffelser skjer i henhold til gjeldende lov og forskrifter om offentlige anskaffelser og kommunens reglement. 2. SAMMENSETNING OG OPPNEVNING Rådmannen oppnevner medlemmer til kommunens anbudsnemnd som består av 3 medlemmer samt va ra representanter. 3. ARBEIDSOMRÅDE Nemnda skal holde seg orientert om regelverket fo r offentlige anskaffe lser. Nemnda fatter vedtak om anskaffelser/kjøp av varer og tjenester på vegne av rådmannen i alle saker over en verdi på kr hvor ikke særskilte bestemmelser er lagt til annet organ. Nemnda kan også fatte vedtak for anskaffe lser som omfatter interkommunalt samarbeid. 4. SEKRETARIATSFUNKSJON lnnkjøpsleder ivaretar sekretariatsfunksjonen. Bare avdelingsledere og innkjøpsleder kan fremme saker fo r anbudsnemnda 5. MØTER Nemndas leder innkaller til møter. En avdelingsleder som selv fremmer en sak fo r nemnda, kan ikke delta i behandlingen av denne saken. 6. UNDERSKRIFT AV PROTO KOLL OG KONTRAKT Nemndas leder underskriver møteprotokollen. Avdelingsleder som har budsjettansvar fo r den enkelte sak undertegner kontra kt på bakgrunn av anbudsnemndas vedtak. Kontra ktinngåelse skjer etter fastsatt prosedyre. Avtaler som ikke er direkte avdelingsspesifikke skal undertegnes av rådmannen. lnnkjøpsleder sender melding til anbudsdeltakerne om nemndas beslutninger i henhold til Forskrift om offe ntlige anskaffelser 13-3 og Kontraktsinngåelse kan først skje etter at leverandører har fått en rimelig tid til å klage over beslutningen. 7. OFFENTLIGHET Side 10 av 12

52 For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll inklusiv sak til anbudsnemnda gjelder Offentlighetsloven. Berg kommune ANSKAFFELSESPROTOKOLL ANSKAFFELSER: Over kr Avdeling: Saksbehandler: Tlf. ' Produkt/tjeneste Navn på anskaffelsen: Kontraktens Engangskjøp l Va righet: varighet Evt. anslått verdi Anskaffelsen er koordinert slik: NB! Alle anskaffelser over kr (eks. mva) skal gj øres i et samarbeid med rådmann K-ravspesffiki Kravs,peifjkasjon ' 3 6 Til.de]ing.1ktiterier Laveste pris Økonomisk mest fordelaktige Prioritert rekkefølge Valg av >- >- >- >- Apen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Kj øp etter forhandling Direkte kj øp 13 Begrunnelse for valget: Kunngjøring/forespørs Alt. 1: 'Følgende leverandører er forespurt Firma Dato Side 11 av 12

53 Alt 2: Annonsering i følgende media Media Dato 4 Frist for tilbud Følgende leverte anbud innen fristen i følge anbudsprotokollen: n--notiatte tiḻb_u_d Firma Dato Evt. verdi Leverandør(er)/tilbud som ble tildelt oppdraget - ' Firma Begru nnelse Leverandører/tilbud som ikke ble tildelt kontrakten ' Firma Begrunnelse NB! Kopi av skjemaet sendes kommunens lnnkjøpsleder! Side 12 av 12

54 Sak 5/15 FSK-Sak 5/15 FELLES UTREDNINGSARBEID "MULIGHETSBILDE" KOMMUNEREFORMEN Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 14/3 32 Bjørn Fredriksen Arkiv: 034 Saksnr.: 20/14 34/14 46/14 5/15 Utvalg Formannskapet Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet Møtedato Innstilling: Berg formannskap vedtar å delta i felles utredning av mulighetsbilde for å kunne hente ut nødvendig informasjon i forhold til egne vedtatte utredningsaltemativer Berg formannskap gir ordfører mandat til å representere Berg kommune i styringsgruppa for utredningsprosjektet Berg formannskap gir ordfører mandat til å benytte deler av tildelte skjønnsmidler til utredning. Skaland, Bjørn Fredriksen rådmann Side 15 av 19

55 Sak 5/15 Bakgrunn: Stortinget og regjeringen har gitt kommunene i oppdrag å utrede om sammenslåing av kommuner/ny kommunestruktur kan være egnet til å gjøre kommunene bedre i stand til å løse de utfordringene vi kj enner, og må regne med i fremtiden. I praksis har det vist seg vanskelig å finne god metodikk for å gjennomføre dette utredningsoppdraget, både i hver enkelt kommune, og i samarbeid mellom kommuner som vurderer sammenslåing. Regionrådet i Midt Troms har i flere møter drøftet hvilken metodikk man kan ta i bruk for å utrede forskjellige vedtatte alternativer fra kommunene i Midt Troms gjennom et felles arbeid. Bakgrunnen for dette er å rasjonalisere arbeidet samtidig som alle kommuner får et godt grunnlag til det videre arbeidet og for endelige beslutninger. Utredning: Første trinn i utredningsprosessen vil være å skaffe en oversikt over hvor kommunen selv står og å kartlegge styrker, svakheter og de viktigste utfordringene som kommunen står overfor. Fylkesmannen i Troms har utarbeidet en mal for endelig rapport og bistår kommunene med en del bakgrunnstall. Dette er tall som er tilgjengelig via offentlig statistikk, kostra og lignende. Fylkesmannen vil også gi sin vurdering av hver enkelt kommune med bakgrunn i tall og den dialog han har hatt med kommunene. I tillegg må hver kommune selv gjøre en egenvurdering som sier noe om hvordan vi selv opplever kvalitet, kapasitet og tilgjengelighet på egne tj enester. Noe som igjen skal kvalitetssikres av fylkesmannen. Dette arbeidet kalles Statusbilde, tidligere også omtalt som O-alternativet. Fylkesmannen skal ha ferdig sin del i løpet av februar og vi har da frem til vår 2015 med å ferdigstille totalen på kommunalt nivå. Berg bør ha en ambisjon om å legge frem til behandling i styringsgruppa samt politiske fora innen utgangen av april. Malen ligger vedlagt og beskriver de forhold som skal utredes i Statusbildet. Et meget omfattende arbeide. Dette temaet bør også tas med og evalueres inn mot folkehøringer/møter og tilsvarende for næringslivet. Regjeringens ekspertutvalg har anbefalt ti kriterier for god kommunestruktur som er rettet mot kommunene. Kriteriene angir hva som skal til for at en kommune på en god måte skal kunne ivareta sine fire roller som tj enesteyter, myndighetsutøver, samfunnsutvikler og demokratisk arena, og oppgaveløsningen knyttet til disse. Kriteriene ivaretar samfunnsmessige hensyn som strekker seg ut over den enkelte kommunegrense, og er anbefalt som grunnlag for å vurdere kommunenes oppgaveløsning i dag og for å vurdere en framtidig kommunestruktur. Side 16 av 19

56 Sak 5/15 Kriterier rettet mot kommunene er som følger: l. Tilstrekkelig kapasitet 2. Relevant kompetanse 3. Tilstrekkelig distanse 4. Effektiv tj enesteproduksjon 5. Økonomisk soliditet 6. Valgfrihet 7. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder 8. Høy politisk deltakelse 9. Lokal politisk styring 10. Lokal identitet I tillegg har staten følgende kriterier. l. Bred oppgaveportefølje 2. Statlig rammestyring. Side 17 av 19

57 Sak 5/15 Neste fase, og delvis parallelt, i utredningsarbeidet handler om å utarbeide oversikt over konsekvenser ved en eventuell endret kommunestruktur med nye kommuner. Hver kommune i Midt-Troms har vedtatt hvilke kommuner de ønsker å utrede sammen med. De 8 kommunene har vedtatt å utrede flere forskjellige alternativer. Dette har regionrådet tatt tak i for å se på hvordan man kan planlegge og gjennomføre dette arbeidet på en rasjonell og hensiktsmessig måte slik at alle kommunene får utredet de alternativ som respektive kommunestyrer har vedtatt. Administrativt råd (rådmennene i Midt Troms) har drøftet mulig metodikk og foreslått en metode for gjennomføring av felles utredning som ivaretar alle 8 kommuner sine vedtak om utredning. Dette ble presentert i regionrådets møte 20. januar. Se vedlagte presentasj on. Midt-Troms regionråd behandlet dette som sak i sitt møte og gjorde fø lgende vedtak: l. Midt- Troms regionråd takker AR fo r framlegget vedrørende organisering og framdrift av et fe lles utredningsarbeid. 2. En utredning av hovedalternativet på åtte kommuner gir en metode slik at den enkelte kommune, eller grupper av kommuner, kan avlede de øvrige utredningsalternativer i tråd med det enkelte kommunestyrets vedtak. Dersom Lavangen og Salangen ønsker å bidra i utredninga, åpnes det fo r dette. 3. Tids linjen fo r hovedaktiviteter og utredning vedtas.. Det tas sikte på at arbeidet fe rdigstilles slik at utredninga kan behandles av sittende kommunestyrer. 4. Det enkelte kommunestyre, som eier av prosjektet, anbefales å gi regionrådetfullmakt til å være styringsgruppe fo r utredningsarbeidet. Kommunestyrene anmodes om å bevilge midler til prosjektet av den potten som Fylkesmannen har tildelt til utredning. 5. Utredningsoppdraget utlyses på Doffin i tråd med skissene fra AR. 6. Målselv kommune anmodes om å være ansvarlig fo r regnskapsføring fo r prosjektet. 7. Arbeidsgrupper fo r utredninga oppnevnes etter temainndeling, i tråd med AR 's skisse. Som det framkommer i vedtaket, ønsker man å invitere Lavangen og Salangen til å delta dersom de ønsker, dette med bakgrunn i at to kommuner har vedtatt utredning med disse kommuner. En slik deltakelse vil fordre vedtak i respektive kommunestyrer og en avtale om samarbeid og finansiering. Alle kommunene i Troms har mottatt skjønnsmidler fra Fylkesmannen som skal brukes til utredningsarbeide. Hver enkelt kommune må vedta å stille sin del av finansiering av felles utredningsarbeid. På bakgrunn av den korte tiden man har til rådighet for å gjennomføre dette arbeidet, går man i gang med å utarbeide anbudsgrunnlag med en forutsetning om finansiering. Det vil si at for at dette skal være mulig må hver kommune vedta å stille sin del av finansieringen. Anbudet er lagt ut på Doffin i uke 5 og har en tilbudsfrist til 22 februar. Side 18 av 19

58 Sak 5/15 Vurdering: Alle kommunene i Midt Troms har gjort forskjellige vedtak om hvem man ønsker å utrede sammenslåing med. Dette medfører et utfordrende arbeid for å komme i mål med utredningsarbeidet til en tidsfrist som gir kommunestyrene tilstrekkelig til å drøfte resultater, muligheter og begrensinger. Kommunene skal også ha tid til å høre innbyggerne, slik at innbyggernes interesser blir ivaretatt. Med dette som bakgrunn mener rådmannen at det vil være hensiktsmessig og rasjonelt med et interkommunalt arbeid på dette området. Det vil fortsatt kj øres separate prosesser i hver enkelt kommune og det vil fortsatt være kommunestyret i hver enkelt kommune som skal fatte beslutninger. Kommunestyret kan gi mandat til ordfører om å representere kommunen i en styringsgruppe for selve utredningsarbeidet. Kommunestyret kan også gi ordfører mandat til å disponere deler av tildelte skjønnsmidler til den felles utredningen. Skaland, Bjørn Fredriksen rådmann Side 19 av 19

59 Statusbilde for Berg kommune Analysemal for arbeidet med kommunereformen Fylkesmannen i Troms