Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Arbeidsmiljøutvalget. Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 10:00

Transkript

1 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon.

2

3 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling Referatsaker RS 1/14 Årsrapport /466 Saker til behandling PS 2/14 Fordeling av midler kompetanse og HMS tiltak /235 PS 3/14 Godkjenning av samarbeidsplanen 2014 bedriftshelsetjenesten 2012/466 PS 4/14 Sykefraværsstatistikk 4. kvartal 2013 og hele året /25 PS 5/14 Valg av leder og nestleder i AMU for /463 PS 6/14 Årsrapport for 2013 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune 2008/102 Ellen M. Hals utvalgsleder

4 Sakertilbehandling

5 PS1/14Referatsaker

6 file://\\aspfil001\pdfserverdocproc$\ephorte_dyr_p\63368_fix.html Page 1 of Importeres i ephorte mappe BHT. Fra: Svein Jonny Olsen [mailto:svein.jonny.olsen@bedriftshelsenord.no] Sendt: 6. januar :18 Til: Elin A Meleng Blomseth Emne: Årsrapport Til kunder av Bedriftshelse Nord AS Januar 2014 ÅRSRAPPORT 2013 I denne årsrapporten vil du finne en oppsummering av de aktiviteter som Bedriftshelse Nord AS har bistått deres bedrift/avdeling med i perioden. Oversikten er inndelt slik: 1. Dette følgeskriv 2. Utskrift/kopi av samarbeidsplanen der alle aktivitetene som vi har utført er kvittert for, se kolonne for utført (ingen kvittering kan bety ingen behov denne periode eller at oppdrag er omprioritert) 3. Oversikt over alle kontakter som har funnet sted i perioden (utskrift fra Extensor i vedlagte tabell) Hvert år har Bedriftshelse Nord hatt kontakt med alle våre kunder med ønske om å utarbeide en samarbeidsplan. Samarbeidsplanen skal fungere som dokumentasjon på bedriftens HMSaktivitet opp mot lover og forskrifter (arbeidsgivers ansvar) og den bistand som bedriftshelsetjenesten yter. Rapporter på utført bistand/aktivitet som kartlegginger og undersøkelser sendes alltid bedriften i egen forsendelse (utenom årsrapporten). Slike rapporter som alltid sendes virksomhetene vil også være bedriftens dokumentasjon opp mot lov eller forskrift og inneholder forslag til tiltak. Vi vil anbefale at denne årsrapporten gjøres kjent i bedriften, med kopi til verneombud, arbeidsmiljøutvalg og andre berørte som kan ha interesse av rapporten. Vi vil minne om at denne rapporten er bedriftens dokumentasjon opp mot internkontrollforskriften og ved tilsyn/etterspørsel av årsrapporten fra arbeidstilsynet. Med vennlig hilsen Svein- Jonny Olsen Verneingeniør Bedriftshelse Nord Postboks Finnsnes

7 file://\\aspfil001\pdfserverdocproc$\ephorte_dyr_p\63368_fix.html Page 2 of Tlf: E-post:svein.jonny.olsen@bedriftshelsenord.no

8

9

10

11

12 SAMARBEIDSPLAN 2013 Oversikt over aktiviteter som Dyrøy kommune skal utføre i samarbeid med Bedriftshelse Nord BA Planen gjelder for alle enheter i kommunen som er knyttet til Bedriftshelse Nord. Der det er aktiviteter knyttet til enkeltenheter er dette spesifisert i planen. Utarbeidet av: Rådmann Ørjan Higraff Enhetsleder skole/sfo, May Elin Hals Enhetsleder kultur, Sissel S. Jørgensen Enhetsleder barnehage, Rosmari Forsberg Enhetsleder PLO, Tove Utmo Enhetsleder personal og servicetorg Elin Meleng Blomseth Enhetsleder teknisk, Geir Fjellberg Svein- J. Olsen og Leila Paulsen, Bedriftshelse Nord AS, Forfall: Hovedverneombud Dyrøy kommune, Emilia Aagersborg Dato sendt bedriften: 18. februar Revidert og oversendt bedriften 6. mai. etter vedtak i AMU 2. mai. (Planen anses som gjeldende hvis det ikke er gitt tilbakemelding til Bedriftshelse Nord innen 14 dager). Bedriftshelse Nord BA Side 1 av 5 Telefoner: (Finnsnes) (Målselv,)

13 1. Oppfølging av sykefravær, melding av langtidssykemeldte (over 4 uker). Deltakelse på dialogmøte1. Bedriftshelsetjenesten kan bistå med: 1) generell veiledning/ rådgivning i forhold til helsetilstand og arbeid 2) vurdere tilrettelegging av arbeidsplassen 3) delta i tilbakeføring til jobb 4) utarbeidelse av IOP 5) dialogmøte 1 Leder og/eller arbeidstaker kan henvende seg til Bedriftshelse Nord. Det er viktig at arbeidstakerne er kjent med denne rutinen I planperioden 2. Timebestilling (se egen plakat) Når ansatte har arbeidsrelaterte plager eller har problemer med å fungere i jobben, så kan man ta kontakt med Bedriftshelse Nord. Time kan bestilles hos lege, sykepleier eller Ergoterapeut (ta kontakt hvis du er i tvil). De ansatte tar kontakt med Bedriftshelse Nord I planperioden 3. AKAN Bedriftshelse Nord bidrar med råd og veiledning angående bedriftens rusmiddelpolitikk, og bistår ved eventuell rus og avhengighetsproblematikk i bedriften. Bedriften tar kontakt med Bedriftshelse Nord ved behov I planperioden 4. Tilbud om undervisning/målrettet helseundersøkelse i forbindelse med nattarbeid Arbeidstakere som hovedsakelig utfører arbeid om natten (minst ¾ av totalarbeidstid) får tilbud om gruppeundervisning og deretter mulighet å bestille time til målrettet undersøkelse. Bedriften sender liste over de aktuelle til Bedriftshelse Nord, som sender ut tilbud. I planperioden 5. Tilbud om helseundersøkelse for nyansatte. (Gjelder ansatte som har avklart risiko eller eksponering som tilsier dette) Nyansatte som meldes inn i Bedriftshelse Nord tilbys time for helseundersøkelse. Gjelder ansatte som har eller vil få en eksponering som tilsier undersøkelse ut fra kartlagt risiko, eller kommer inn under lov/forskrift som krever dette. Bedriften oppdaterer og sender listene til Bedriftshelse Nord, som sender ut tilbud. I planperioden Bedriftshelse Nord BA Side 2 av 5 Telefoner: (Finnsnes) (Målselv,)

14 6. Målrettet helseundersøkelse for aktuelle yrkesgrupper ut fra risikoforhold og eksponeringer. Bedriftshelse Nord gir tilbud om helseundersøkelse til risikogrupper med avklart eksponering eller der lov/forskrift inneholder krav om dette. Innhold i undersøkelsen ut fra dette. For denne perioden gjelder dette: Teknisk uteseksjon, 5 stk.tas i Brøstabotn. Brannmannskap, 16 stk. Tas på Finnsnes, Bedriftshelse Nord tar kontakt og blir enig med leder om tidspunkt. I planperioden Brannmann skap: utført (7 stk). HMS- Rapport sendt (for røykdykker se punkt 7) Send timelister til Geir Fjellberg, så han kan planlegge gjennomføring Betalingsoppdrag. 7. Røykdykkere Årlig fysisk test, samt helseundersøkelse når de er 35,40,42,44,46,48,50 år gamle, og videre hvert år. Betalingsoppdrag Bedriftshelse Nord blir enig med bedriften om tidspunkt I planperioden Utført nov/des Arbeidsmiljøutvalg. Bedriftshelsetjenesten deltar på AMU møter. Bedriften kaller BHT TVM. I planperioden : T,E SJO SJO Bedriftshelse Nord BA Side 3 av 5 Telefoner: (Finnsnes) (Målselv,)

15 9. Vernerunder BHN deltar på vernerunder PLO sykehjemmet, fokus: psykososialt arbeidsmiljø Barnehage Skolen, fokus: kjemisk eksponering Enhetsledere tar i god tid kontakt med Svein-J Olsen BHN for avtale av tidspunkt. Utført skole og kultur SJO Kultur, NB! Tas sammen med skolen Teknisk uteseksjon, fokus: kjemisk eksponering I planperioden Utført, barnehage LE Utført teknisk TVM. 10. Samrådsmøte for verneombud Det gjennomføres en samling for alle verneombudene i virksomheten der en ønsker å drøfte HMS tema/vernetiltak. BHN inviteres som deltager. Hovedverneombudet oversender Svein-J Olsen event. tema i forkant av samlingen. Emilia Aagersborg tar kontakt med Svein-J. Olsen BHN for avtale om tidspunkt I planperioden 11. Inneklima Virksomheten ønsker internundervisning for alle renholderne. Tema: Renhold og inneklima. Betalingsoppdrag Geir Fjellberg tar i god tid kontakt med Svein-J. Olsen for nærmere avtale. Høst Bedriftshelse Nord BA Side 4 av 5 Telefoner: (Finnsnes) (Målselv,)

16 12. Psykososialt arbeidsmiljø Bedriftshelse Nord deltar på møter i styringsgruppa Sammen om en bedre kommune. Hensikten er å komme med innspill/forslag til aktiviteter BHN kan bidra med mht. psykososialt arbeidsmiljø i dette prosjektet. Italo Profeti kaller i god tid inn BHN v/ Leila Paulsen til møtene. I planperioden Utført 30/4 og 15/5 SJO timers HMS kurs Nye verneombud deltar på HMS kurs hos Bedriftshelse Nord, se kurskatalog Bedriftshelse Nord sender innbydelse til kommunen i god tid. I planperioden 14. Evaluering av planperioden, gjennomgang av eventuelle funn og oppsett av ny plan. Møte mellom representanter for de ansatte og administrasjonen i bedriften og Bedriftshelse Nord. Leder tar kontakt med Bedriftshelse Nord for å avtale tidspunkt. Innen utgangen av januar Bedriftshelse Nord BA Side 5 av 5 Telefoner: (Finnsnes) (Målselv,)

17 Sakertilbehandling

18 Sakertilbehandling

19 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 400 Saksmappe: 2012/235 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Fordeling av midler kompetanse og HMS tiltak 2014 Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 2/ Saksopplysninger Vedtak i Kommunestyret Kr disponeres til kompetanse og HMS tiltak. Etter en gjennomgang av HMS midlene og fratrekk av tidligere bevilgede tiltak er det totalt ca. kr som gjenstår av ubrukte midler i Søknad av fra enhetsleder skole/sfo: Personalet på Elvetun skole skal arrangere Kommunefesten 22. februar. Dette er et arrangement som er for alle ansatte i Dyrøy kommune, samt politikere. Vi søker med dette AMU om 5000,- kr i støtte til arrangementet. Midlene tenkes brukt til å dekke utgifter til musikk. Administrasjonens vurdering I h.h.t. samarbeidsplanen for 2014 med Bedriftshelse Nord vil en del betalingsoppdrag måtte dekkes av HMS midler. Dette gjelder oppfølging av psykososialt arbeid i barnehagen, deltagelse på tilsyn fra Arbeidstilsynet, bistand ved implementering av HMS-system. Helseundersøkelser innen teknisk og brann dekkes over egne budsjett i h.h.t. tidligere praksis. Bedriftshelsetjenesten er bedt om tilbakemelding på et økonomisk overslag over betalingsoppdragene. SO1BK v/dyrøyseminarsenteret har signalisert behov for økonomisk støtte til prosjektet «På bedringens vei» i PLO. Da KLP innvilget kr av en totalt søknad på kr Saken tas opp til behandling når skriftlig søknad foreligger. Det er i forbindelse med IA-kursene for ledere, verneombud og tillitsvalgte avtalt en enkel lunsj på kurset «Sees i morgen arbeid med psykisk helse grunnkurs» den Totalt ca. kr 4.000,-. Beløpet er allerede trukket i fra når det gjelder netto HMS-midler til disposisjon. Rådmannens forslag til vedtak: AMU godkjenner bruk av avsatte kompetanse/hms midler til følgende tiltak: Elvetun skole arrangør av kommunefesten 2014, musikk. Totalt kr

20 IA-kurs «Sees i morgen arbeid med psykisk helse grunnkurs» den , enkel lunsj. Totalt ca. kr Betalingsoppdrag Bedriftshelse Nord i h.h.t. samarbeidsplanen for 2014: oppfølging av psykososialt arbeid i barnehagen, deltagelse på tilsyn fra Arbeidstilsynet, bistand ved implementering av HMS-system. Totalt ca. kr Ørjan Higraff Rådmann Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal

21 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 441 Saksmappe: 2012/466 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Godkjenning av samarbeidsplanen 2014 bedriftshelsetjenesten Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 3/ Vedlegg 1 Samarbeidsplan 2014 Saksopplysninger Arbeidsmiljøutvalget vedtok å melde inn alle lovpålagte fast ansatte i Bedriftshelse Nord f.o.m Jf. Forskrift 501 og tilhørende bransjekoder. Dyrøy kommune har totalt innmeldt 117 arbeidstakere innenfor skole/sfo, barnehagen, ungdomsklubb, PLO, teknisk (uteseksjon/renhold) og brannmannskap. Det har vært møte med Bedriftshelse Nord hvor rådmann, enhetsleder personal, hovedverneombudet, hovedtillitsvalgt Fagforbundet og enhetsledere var tilstede. Prosjektleder SO1BK var også tilstede i forhold til samkjøring av HMS arbeidet i kommunen. Tema for møtet har vært samarbeidsplan mellom Dyrøy kommune og Bedriftshelse Nord for Bedriftshelse Nord har på bakgrunn av møtene kommet med et forslag til samarbeidsplan for (se vedlegg) Samarbeidsplanen for 2014 inneholder følgende faste punkter: Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere. Råd/veiledning i f.h.t. arbeidsrelaterte plager. AKAN (rus og avhengighetsproblematikk). Målretta helseundersøkelse nytilsatte. Årlig fysisk test røykdykkere. Betalingsoppdrag. Delta på AMU møter. I tillegg inneholder samarbeidsplanen følgende oppgaver for 2014: Vernerunder (barnehage med fokus på støy, skole/sfo, teknisk, pleie- og omsorg). Psykososialt arbeidsmiljø oppfølging i barnehagen. Betalingsoppdrag. Samrådsmøte for verneombud. Avklaring vedr. vaksinasjonsbehov for ansatte på teknisk som jobber med avløp. Betalingsoppdrag. HMS-system bistand ved implementering. Betalingsoppdrag. Tilsyn fra Arbeidstilsynet i PLO. Betalingsoppdrag.

22 Medarbeiderundersøkelse/tilfredshetsundersøkelse. Orientering AMU. Evaluering av planperioden, gjennomgang av evt. funn og oppsett av ny plan innen utgangen av januar Administrasjonens vurdering Rådmannen foreslår at AMU godkjenner forslag til samarbeidsplan for Tiltakene som er satt opp i samarbeidsplanen for 2014, skal dekkes innenfor rammen av innbetalt medlemsavgift for Tiltakene gjennomføres i samarbeid med den enkelte enhetsleder. Tiltak som er betalingsoppdrag må dekkes innenfor HMS midler eller enhetenes eget budsjett der det er avsatt midler til dette. Rådmannens forslag til vedtak: Samarbeidsplan for 2014 mellom Dyrøy kommune og Bedriftshelse Nord BA godkjennes. Betalingsoppdrag som ikke dekkes over enhetene eget budsjett i h.h.t. avsatte midler, dekkes innenfor rammen av avsatte HMS-midler. Rådmannens forslag til vedtak: AMU godkjenner bruk av avsatte kompetanse/hms midler til følgende tiltak: Elvetun skole arrangør av kommunefesten 2014, musikk. Totalt kr IA-kurs «Sees i morgen arbeid med psykisk helse grunnkurs» den , enkel lunsj. Totalt ca. kr Betalingsoppdrag Bedriftshelse Nord i h.h.t. samarbeidsplanen for 2014: oppfølging av psykososialt arbeid i barnehagen, deltagelse på tilsyn fra Arbeidstilsynet, bistand ved implementering av HMS-system. Totalt ca. kr Ørjan Higraff Rådmann Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal

23 SAMARBEIDSPLAN 2014 Oversikt over aktiviteter som Dyrøy kommune skal utføre i samarbeid med Bedriftshelse Nord AS Utarbeidet av: Rådmann Ørjan Higraff Enhetsleder personal og servicetorg Elin Meleng Blomseth Hovedverneombud Dyrøy kommune, Emilia Aagersborg Enhetsleder skole/sfo, May Elin Hals Enhetsleder barnehage, Rosmari Forsberg Enhetsleder PO, Tove Utmo Enhetsleder teknisk, Geir Fjellberg HTV fagforbundet, Kjell J. Lillegård Bedriftshelse Nord AS, Svein- J. Olsen, Kontaktperson ved Bedriftshelse Nord: Svein-Jonny Olsen. Tlf: E-post: svein@bedriftshelsenord.no Dato sendt bedriften: (Planen anses som gjeldende hvis det ikke er gitt tilbakemelding til Bedriftshelse Nord innen 14 dager). Bedriftshelse Nord AS Side 1 av 4 Telefoner: (Finnsnes) (Målselv,)

24 Aktivitet/oppdrag: Nærmere beskrivelse/konkretisering av oppdrag/aktivitet: Ansvarlig: Tidsramme: Utført: 1. Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere. Bedriftshelse Nord kan bistå med: Veiledning/ rådgivning til både leder og arbeidstaker. Tilrettelegging på arbeidsplassen. Utarbeidelse og oppfølging av individuell oppfølgingsplan Delta på dialogmøte 1 (7 uker) Delta på dialogmøte 2 (26 uker)og 3(1 år) hvis behov Leder og/eller arbeidstaker kan henvende seg til Bedriftshelse Nord AS. I planperioden 2. Timebestilling hos lege, sykepleier eller ergoterapeut (se egen plakat) Når ansatte har arbeidsrelaterte plager eller har problemer med å fungere i jobben, kan de ta kontakt med Bedriftshelse Nord AS. Det er viktig at arbeidstakerne er kjent med denne muligheten. Ansatte bestiller time hos Bedriftshelse Nord AS I planperioden 3. AKAN Bedriftshelse Nord AS bidrar med råd og veiledning angående bedriftens rusmiddelpolitikk, og bistår ved individuell rus og avhengighetsproblematikk i bedriften. Bedriften tar kontakt med Bedriftshelse Nord As ved behov I planperioden 4. Tilbud om helseundersøkelse for nyansatte. (Gjelder ansatte som har avklart risiko eller eksponering som tilsier dette) Nyansatte som meldes inn i Bedriftshelse Nord tilbys time for helseundersøkelse. Gjelder ansatte som har eller vil få en eksponering som tilsier undersøkelse ut fra kartlagt risiko, eller kommer inn under lov/forskrift som krever dette. Bedriften oppdaterer og sender listene til Bedriftshelse Nord, som sender ut tilbud. I planperioden Bedriftshelse Nord AS Side 2 av 4 Telefoner: (Finnsnes) (Målselv,)

25 5. Røykdykkere Årlig fysisk test, samt helseundersøkelse når de er 35,40,42,44,46,48,50 år gamle, og videre hvert år. Betalingsoppdrag 6. Arbeidsmiljøutvalg Bedriftshelse Nord deltar på AMU-møter. 7. Psykososialt arbeidsmiljø Barnehagen ønsker bistand til oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet. Omfanget av dette bestemmes på planleggingsmøte der Bedriftshelse Nord deltar. Betalingsoppdrag 8. Vernerunder Barnehage (fokus på støy) Skole/SFO Teknisk Pleie og omsorg 9. Vaksine (biologisk eksponering) Avklaring vedrørende vaksinasjonsbehov for ansatte på teknisk avd. som jobber med avløp. Event. betalingsoppdrag 10. HMS-system Bedriftshelse Nord bistår vedrørende implementering av HMS-system. Betalingsoppdrag 11. Tilsyn fra Arbeidstilsynet Bedriftshelse Nord deltar på tilsyn fra AT ved pleie og omsorg Betalingsoppdrag Bedriftshelse Nord tar kontakt og blir enig med leder om tidspunkt. Bedriften kaller inn BHN Enhetsleder tar kontakt med Bedriftshelse Nord for avtale om tidspunkt Enhetsledere tar kontakt med Bedriftshelse Nord i god tid for avtale om tidspunkt Bedriftshelse Nord tar kontakt med Geir Fjellberg. Kjell J. Lillegård tar kontakt med Bedriftshelse Nord for avtale om tidspunkt Enhetsleder tar kontakt med Bedriftshelse Nord I planperioden I planperioden I planperioden I planperioden Snarest I planperioden 11.mars kl Bedriftshelse Nord AS Side 3 av 4 Telefoner: (Finnsnes) (Målselv,)

26 12. Samrådsmøte for verneombud Det gjennomføres en samling for alle verneombudene i virksomheten der en ønsker å drøfte HMS tema/vernetiltak. BHN inviteres som deltager. Hovedverneombudet oversender Svein-J Olsen event. tema i forkant av samlingen. HVO, Emilia Aagersborg tar kontakt med Svein- J. Olsen BHN for avtale om tidspunkt I planperioden 13. Medarbeiderundersøkelse AMU ønsker orientering fra Bedriftshelse Nord vedrørende event. bistand til medarbeiderundersøkelser/tilfredshetsundersøkel ser. Bedriftshelse Nord AMU 30. april 14. Evaluering av planperioden, gjennomgang av eventuelle funn og oppsett av ny plan. Møte mellom representanter for de ansatte og administrasjonen i bedriften og Bedriftshelse Nord. Leder tar kontakt med Bedriftshelse Nord AS for å avtale tidspunkt. Innen utgangen av januar (Denne kolonnen blir brukt av Bedriftshelse Nord v/kontaktperson i forbindelse med årsrapporten som lages i jan 2015) 15. Evaluering av året som er gått og praktiske råd/tilbakemelding vedrørende deres HMSarbeid Oppsummering av året 2014 Bedriftshelse Nord AS Side 4 av 4 Telefoner: (Finnsnes) (Målselv,)

27 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 461 Saksmappe: 2007/25 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Sykefraværsstatistikk 4. kvartal 2013 og hele året 2013 Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 4/ Saksopplysninger IA (inkluderende arbeidsliv) måldokument vedtatt i AMU : Resultatmål: Dyrøy kommune ønsker å redusere sykefraværet ned til 6% innen Barnehagen har satt et delmål på 9% innen Vedtak i AMU : AMU ber rådmannen om tilbakemeldinger fra alle enhetene i Dyrøy kommune som kan bidra til å senke sykefraværet. Administrasjonens vurdering Sykefraværet registreres i lønnssystemet. Statistikker kjøres ut av økonomiavdelingen hvert kvartal, og sendes enhetsledere og rådmann. Sykefravær blir også tatt opp som tema på ledermøter, personalmøter og møter med NAV arbeidslivssenter (IA). Enhetslederne har ansvaret for oppfølging av sykefraværet på den enkelte enhet. Sykefraværsstatistikk: (Tabellen leses vannrett fra venstre mot høyre.) År 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartel 4. kvartal Hele året ,8% 9,6% 8,9% 6,2% 8,2% % 9,8% 9,1% 9,6% 9,6% ,7% 7,3% 7,4% 6,7% 7,6% ,9% 3,4% 5,8% 7,3% 5,6% ,2% 6,6% 8,5% ,1% 6,0% 6,2% 8,0% 7,1% ,6% 8,0% 6,2% 7,8% 7,7% ,7% 8,8% 9,0% 10,5% 9,5% ,4% 7,8% 7,2% 8,7% 8,3% ,5% 7,7% 7,7% 9,9% 9,2% ,0% 10,8% 8,3% 12,3% 10,7% ,8% 13,5% 11,5% 8,5% 11,3%

28 Analyse av sykefraværet: 1.kv kv kv kv.13 Hele året 2013 Egenmeldte 137,0 102,5 49,8 74,9 369,7 fravær, dagsverk Sykemeldt 784,3 956,9 737,1 570,3 3059,9 fravær, dagsverk Fravær ,4 0,9 4,5 13,8 dager, dagsverk Fravær ,0 54,5 55,7 67,2 225,3 dager, dagsverk Fravær ,9 204,4 122,6 104,4 508,0 dager, dagsverk Fravær over ,4 689,6 557,9 394,3 2312,7 dager, dagsverk Sum fravær 921,3 1059,4 786,9 645,2 3429,6 dagsverk Bemanning 122,6 121,5 115,2 117,7 120,4 Mulige dagsverk netto Fraværsprosent totalt 11,8% 13,5% 11,5% 8,5% 11,3% Sykefraværsprosent på den enkelte arbeidsplass: Områder i sykefraværsrapporten som omfatter 1 ansatt er ikke spesifisert i oversikten under, men er med i den totale sykefraværsstatistikken (rådmann, tiltakskonsulent, frivillighetssentral, bibliotek, ungdomsråd, ungdoms- og klubbarbeid, helsesøster, psyk.tjenesten, aktivitetstjenesten, oppmåling, landbrukskontoret, feiing, vannanlegg, folkehelse, fysioterapi, skogbrukstjeneste, boligsos.arb., rusfaglig arb.). Arbeidsplass 1. kv kv kv kv. 13 Hele året 13 Øk.avd. 1, ,3 Servicetorg 0,4 0,8 0 5,7 1,8 Barnehagen 18,6 17,0 10,5 9,4 13,9 Skolen 5,0 6,7 4,5 7,0 6,2 SFO 6,8 14,7 0,5 0,5 1,2 Musikkskolen 4,5 0, ,3 NAV sosial 1,1 8, ,7 Omsorgssenter 10,4 14,3 14,3 8,0 11,9 Hjemmetjeneste 29,7 32,4 21,4 15,9 24,8 Kjøkken/vaskeri 8,8 8,7 6,5 5,3 7,7 psykiatriprosjektet 22,2 32,2 39,8 44,5 35,6 Teknisk adm. 0 0, ,2 Anleggstjenesten 2,4 0 8,6 0 2,5 Renhold 9,0 10,7 29,9 5,3 12,8 kulturkontor 62,9 35,7 0 2,8 17,2 Prosjekt Det gode liv Helsesøstertjenesten 6,6 0 18,9 40,6 15,7 Erfarings/læringsprosjekt 3,1 1,8 2,2 1,9

29 Opplysninger om hvem som er syk og hvilken type fravær det er snakk om legges ikke fram for AMU, jf. uttalelse fra BHT. En gjennomgang av statistikken i Dyrøy viser at det er enkeltpersoner med langtids sykefravær som trekker opp statistikken. Sykefraværet har gått ned fra 11,5% i 3. kvartal til 8,5% i 4. kvartal. Egenmeldt fravær har gått opp fra 3. kvartal til 4. kvartal. Sykemeldt fravær har gått ned fra 3. kvartal til 4. kvartal. Sykefravær 1-3 dager er 4,5 dagsverk i 4. kvartal. Sykefravær 4-16 dager har gått opp fra 3. kvartal til 4. kvartal. Fravær dager har gått ned fra 3. kvartal til 4. kvartal. Fravær over 56 dager har gått ned fra 3. kvartal til 4. kvartal. I prosjektet Sammen om en bedre kommune (SO1BK) jobbes det også med å få ned sykefraværet i barnehagen og PLO. I PLO har det vært gjennomført kafedialoger med de ansatte hvor bl.a. arbeidsmiljø og trivsel har vært tema. Det jobbes også med arbeidsmiljøet i barnehagen. Det er søkt KLP om midler til HMS-prosjekt i barnehagen «Ny giv i Dyrøy barnehage» og PLO «På bedringens vei». KLP har gitt støtte til prosjektet i PLO med kr av omsøkte Prosjektet i barnehagen fikk avslag, men følges opp i samarbeidsplanen med BHT. Finansieres av HMS- midler. Det gjennomføres følgende IA kurs for ledere, tillitsvalgte og verneombud i : Hvordan lage en god oppfølgingsplan Fra fravær til nærvær Sees i morgen arbeid med psykisk helse, grunnkurs IA kurset «Hvordan lage en god oppfølgingsplan» ble gjennomført Kort oppsummert videre arbeid på enhetene etter kurset er: Sak til neste personalmøte: Sykefraværsoppfølging hos oss: Gjennomgang av oppfølgingsplan og veiledning. Med fokus på medvirkningsplikten. Diskusjon. Felles plattform på alle enhetene: Arbeidsgiver betaler lønna i arbeidsgiverperioden. Arbeidstakere skal være på jobb selv om de er sykemeldt hvis ikke smittsom eller alvorlig sykdom. Sak AMU i 2014 om bruk av egenmelding i hele arbeidsgiverperioden. Felles kjøreregler tiltak i Tilretteleggingstiltak skal ha en start og en sluttdato, ikke evigvarende tilrettelegging. (omplasseringer er noe annet). Kan ikke kreve arbeidsgiver skal opprette nye stillinger. IA kontakt Ole Erik Mathisen kan delta på personalmøter i enhetene etter avtale. Gjensidig tillit og støtte hverandre i et godt arbeidsmiljø flyttes til de vanskelige periodene. Sette opp lister over arbeidsoppgaver på enhetene til bruk ved tilrettelegging. Oppfølgingsplanen er et viktig dokument og en avtale mellom leder og ansatt. Er en oppfølgingssamtale og ikke en medarbeidersamtale. Evt. klage på kollegaer har en annen arena. De ansatte har medvirkningsplikt. Leder kan kontakte legen med spørsmål om sykemelding. Ikke krav på å vite diagnose, men hva arbeidstakeren kan gjøre.

30 Nyttige nettsider: (faglig veileder for sykemeldere er også nyttig for ledere). Brosjyre «Ansatt i en IA-virksomhet». Det skal gjennomføres et felles internt seminar/sosial sammenkomst med faglig innhold for alle ansatte og politikere. Tema bevisstgjørende kommunikasjon og gode relasjoner på arbeidsplassen. v/annabell Stefanussen. Det søkt om HMS-midler fra KLP til dette arrangementet. Det har vært satt nytt fokus på abonnement og bruk av Idebanken for et arbeidsliv som inkluderer, fra NAV arbeidslivssenter. Hvor en kan få råd/ideer/erfaringer fra sykefraværs/nærværsarbeidet på offentlige og private arbeidsplasser. Det har også vært oppfordret til å bruke våre ressurser/samarbeidspartnere NAV arbeidslivssenter IA rådgiver, Bedriftshelsetjenesten, fysioterapeut/folkehelsekoordinator, prosjektleder i «Sammen om en bedre kommune» i sykefravær/nærværsarbeidet på enhetene. Det har vært satt fokus på gjennomføring av medarbeidersamtaler på enhetene. Dette har vært tema på møte med enhetsledere og møte med HTV. Det er enighet om felles skjema med mulighet for tilpasninger etter behov på den enkelte enhet. Enhetsledere foretar oppfølging av ansatte i h.h.t. IA måldokument og oppfølgingsrutiner syke. I tillegg har flere ansatte gjennomført individuell samtale med IA kontaktperson og enhetsleder. I h.h.t. AMU s vedtak av har rådmannen bedt enhetslederne om uttalelse på hvilken oppfølging av sykefraværet som har vært gjort på enheten det aktuelle kvartal. Uttalelsene legges fram for AMU ved behandling av sykefraværsstatistikken for det aktuelle kvartal: Uttalelse fra enhetsleder PLO: Ved 4. kvartal hadde PLO et sykefravær totalt på 8.1 %. Vi er veldig fornøyd med det. Juleturnusen var tidligere klar enn flere år tidligere, som gjorde at personalet visste når de hadde fri og når de måtte jobbe i jul- og nyttårs helgen. «Ønske liste ble hengt ut i god tid slik at personalet fikk si noe om hvordan de ønsket å jobbe i julen. Arbeidsgiver forsøkte å imøtekomme ønskene så langt det lot seg gjøre. Det var viktig å kunne gi personalet flere dager sammenhengende fri jul/eller nyttår. Dette fortsetter vi med til neste år, slik at alle jobber enten jule - eller nyttår annen hvert år. Vi er blitt flinkere til å gi informasjon til personalet via personalmøter og allmøter. Har også hatt korte informasjons møter i forhold Og har hatt tillitsvalgte med i prosesser som vedrører endringer for personalet. Kan nevne nye vikarlister, være i forkant med innleie/få vakter som gir mer forutsigbarhet om deres arbeidshverdag og inntekt. Vi fortsetter fremover å jobbe med turnusordninger, «ønsketurnus» samt oppfølging og tilrettelegging av sykemeldte. Og omplassering mellom avdelinger i enkelt tilfeller. I forbindelse med disse samtaler og andre samtaler som enhetsleder har med den sykemeldte er det fokus på sykefravær/nærvær og at arbeidsgiver kan tilrettelegge for å lette arbeidet for arbeidstaker som for eksempel. Ved ulike plager er det lettere å jobbe på natt enn dag/aften. Da tilrettelegger vi det slik at arbeidstaker er raskere tilbake i jobb så langt det er mulig. Viser til prosjektet «på bedringens vei» hvor dette er hovedfokuset i prosjektet. Dette vil på sikt føre til stabilitet i personalstokken og fornøyde ansatte og kontinuitet ute på de ulike avdelingene. Det vil øke trivsel ved å imøtekomme de ansattes spørsmål og behov, personaloppfølging og turnusønsker Økt nærvær mellom personal og ledelse, viktig med god dialog.

31 Bedre struktur i organisering av oppgaver hos enhetsleder og faglederne på henholdsvis i sykehjem og hjemmetjenesten. Uttalelse fra enhetsleder barnehage: Sykefraværet for 4. kvartal var gått ned til 9,44 %. Vi har denne høsten jobbet med søknad til KLP der vi søkte om midler til prosjekt for å få ned sykefraværet. Vi fikk avslag på søknaden og må finne andre måter å følge opp sykefraværsarbeidet. av om vi får midler fra KLP. I denne søkeprosessen har sykefravær/nærvær vært mye diskutert i ulike fora i barnehagen. Vi har i skrivende stund 2 sykemeldte. Både verneombud og enhetsleder deltok 25. november på kurset «Hvordan lage en god oppfølgingsplan» i regi av IA. Uttalelse fra enhetsleder skole/sfo: Elvetun skole/sfo hadde et sykefravær på 7 % 4. kvartal. Dette er en økning fra 3.kvartal. I en periode i siste kvartal var en arbeidstaker 100 % sykemeldt, men er nå tilbake i sin stilling. Sykefraværet for 2013 var på 6,15 % som er nært kommunens målsetting på 6%. Vi har nå ingen som er 100 % sykemeldt. De som er sykemeldt blir fulgt opp med jevnlige samtaler, det utarbeides oppfølgingsplan og det avholdes dialogmøter. De som er sykemeldt, er ofte innom skolen. I oppfølgingsplan er det alltid med en avtale om dette, vi har en gjensidig avtale om å ha kontakt. Det drøftes også hvilke arbeidsoppgaver som eventuelt kan utføres. Den sykemeldte mottar informasjon fra skolen som sendes ut til personalet, og er dermed orientert om tema på møter som holdes i personalet og får annen vesentlig informasjon. Det ble gjennomført medarbeidersamtaler våren-13. Samtalene har vært et nyttig verktøy for å utvikle arbeidsmiljøet. Vi har felles start hver tirsdag med info fra ledelsen og har et kulturelt/sosialt innslag annenhver tirsdag fra en av arbeidstakerne. En god start på dagen og som gjør noe positivt med fellesskapet. Gjennom arbeid med modellen for læringsmiljø og pedagogisk analyse, ser vi også at det faglige fellesskapet er styrka. Det er viktig med faglig refleksjon, utfordringer i skolehverdagen blir et felles ansvar. Det letter arbeidsdagen for mange. Det er viktig med både faglig og sosialt fellesskap. Uttalelse enhetsleder personal og servicetorg: Lavt sykefravær kan skyldes at de ansatte trives i sin jobb. Ansatte deltar i felles sosiale aktiviteter på kommunehuset. Uttalelse fra enhetsleder teknisk: Sykefraværet i Enhet teknisk er relativt beskjedent og ligger godt innenfor hva en kan akseptere. Det er ikke sannsynlig at noen kan bidra til å redusere sykefraværet her ytterligere. Uttalelse fra enhetsleder NAV: De kommunalt ansatte i NAV Dyrøy var så heldige at de var frisk nok til å gå på arbeid i 3. og 4. kvartal 2013 og dermed var sykefraværet 0%. Dyrøyseminarsenteret KF rapporterer til styret.

32 Uttalelse fra IA-rådgiver Ole Erik Mathisen: Vurdering til AMU-møte i Dyrøy, Tema: Sykefraværet Navs offisielle og kvalitetssikrede tall for sykefraværet 4. kvartal 2013 foreligger ennå ikke. Følgende vurdering er derfor basert på kommunens egne tall for 4. kvartal Sykefraværet er ifølge tallene for hele organisasjonen redusert til 8,5 prosent. Sammenlignet med offisielle tall fra 3. kvartal 2013 på 10,7 prosent legemeldt fravær, er dette en formidabel positiv utvikling. Generelt viser tallene fortsatt stor variasjon mellom enhetene, men det registreres en positiv utvikling for hele organisasjonen. Også i de enhetene som har høyest sykefravær, er utviklingen positiv. Årsaker En helhetlig prosess der hele organisasjonen er involvert. Telemarksforsknings evaluering av pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten, prosjektet «På bedringens vei» med økonomisk støtte fra KLP og et sterkere engasjement i IA-arbeidet, er blant faktorer som kan nevnes. IA-arbeid Som IA-bedrift bestilte Dyrøy våren 2013 tre internkurs: «Hvordan lage en god oppfølgingsplan», «Fra fravær til nærvær» og «Grunnkurs psykisk helse og arbeid». Kursene har hatt god oppslutning og engasjementet har vitnet om en organisasjon som tar tak i utfordringene. Videre IA-arbeid og evaluering, vil bidra til å forankre tilegnet kunnskap og bevissthet i en fortsatt prosess tuftet på bevissthet rundt et godt arbeidsmiljø og helsefremmende arbeidsplasser. Konkrete grep Sammen med Nav Dyrøy og IA-rådgiver er gradert sykemelding satt sterkere på dagsorden. Nav Dyrøy har fulgt opp overfor legene, og IA-arbeidet i Dyrøy har vektlagt tilrettelegging for økt jobbnærvær. «Gå på jobb med den delen av deg som er frisk, i stedet for å bli hjemme med den delen av deg som er syk». Statistikk siste halvår 2013 viser at bruken av gradert sykemelding blant ansatte i Dyrøy kommune har økt. Legene er blitt flinkere til å bruke «Raskere tilbake» og sykemeldingene er bedre utfylt. Tilbakemeldingene fra Nav Dyrøy er videre at enhetene er blitt flinkere til å skrive gode oppfølgingsplaner. Det et er et viktig grep for å holde løpende kontakt mellom ansatt og leder, med sikte på både å forebygge sykefravær og å komme raskere tilbake i jobb. Videre prosess Dyrøy skal glede seg over fin utvikling, men jobben er ikke gjort ferdig. Prosessen med søkelys på felles innsats for et lavt sykefravær må fortsette. Rådmannen forventer at enhetsledere foretar oppfølging av sykemeldte i h.h.t. vedtatte IA oppfølgingsrutiner syke i Dyrøy kommune. Dyrøy kommune har ikke vært ilagt bot for manglende sykefraværsoppfølging fra NAV, men påminnelser/varsel fra NAV har forekommet i noen tilfeller. Evt. manglende oppfølging har da blitt iverksatt. Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for AMU for drøfting og vurdering. Ørjan Higraff Rådmann Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal

33 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2012/463 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Saksframlegg Valg av leder og nestleder i AMU for 2014 Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 5/ Saksopplysninger Det skal velges leder og nestleder i AMU for Jf. arbeidsmiljøloven 7-1. Leder og nestleder velges for 1 år. Arbeidsgiversiden hadde leder og nestleder i Arbeidstakersiden skal ha leder og nestleder i Administrasjonens vurdering Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for AMU for valg av leder og nestleder i Ørjan Higraff Rådmann Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal

34 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: X55 Saksmappe: 2008/102 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: Årsrapport for 2013 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 6/ Vedlegg 1 Vedlegg årsrapport Vedlegg til årsrapport - PLO 3 Vedlegg til årsrapport Hms-arbeid Elvetun skole 4 Årsrapport AMU - Dyrøy barnehage Saksopplysninger Lovhenvisning: Arbeidsmiljøloven 7-2. Skriv av fra Arbeidstilsynet. Direktoratet for arbeidstilsynet har besluttet å oppheve skjemaet Årsrapport over verne- og miljøarbeidet nr. 503 og Særlig overvåkning av arbeidsmiljøet nr. 503b med virkning fra Plikten til å utarbeide årsrapport er ikke endret. Utvalgene har fortsatt plikt til å utarbeide en årsrapport over sin virksomhet, jf. Arbeidsmiljølovens 7-2, men beslutningen om å trekke skjemaet tilbake betyr at hvert enkelt arbeidsmiljøutvalg nå har større mulighet til å skreddersy årsrapporten til sin egen virksomhet. Rapporten må inneholde visse elementer: 1. Fakta omkring utvalget Datoen for opprettelsen av utvalget Antall stemmeberettigede medlemmer i utvalget. Hvorvidt personale som nevnt i arbeidsmiljølovens 3-3 er medlemmer av utvalget. Hvilken part som har hatt formannsvervet det siste året. Hvor mange møter som har blitt holdt. 2. Hovedpunktene i utvalgets arbeid Hvis utvalget har utført arbeid og oppgaver som nevnt i 7-2, skal rapporten inneholde opplysninger om dette sammen med en kort beskrivelse. Rapporten skal inneholde opplysninger om virksomhetens handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet og om utvalgets deltakelse i dette arbeidet. Rapporten som utarbeides skal ikke sendes inn, men oppbevares i virksomheten, og skal kunne forevises dersom Arbeidstilsynet ber om det.

35 Årsrapporten må også godkjennes av hovedverneombudet. Administrasjonens vurdering Det er valgt verneombud for perioden Verneombudet skal sammen med enhetsleder på den enkelte arbeidsplass gå årlige vernerunder. Bedriftshelsetjenesten deltar i h.h.t. samarbeidsavtalen i de verneområder som er tilsluttet bedriftshelsetjenesten. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget godkjenner årsrapport for 2013 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune. Ørjan Higraff Rådmann Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal

36 Dyrøy kommune Den lærende kommune AMU Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2008/102 Elin Meleng Blomseth, tlf.: X Vedlegg årsrapport 2013 Arbeidsmiljøutvalget har plikt til å utarbeide årsrapport over sin virksomhet. Jf. Arbeidsmiljøloven Fakta omkring utvalget. AMU ble opprettet AMU består av 5 representanter for arbeidsgiversiden (formannskapet) og 5 representanter for arbeidstakersiden, herav er hovedverneombudet en representant. I tillegg møter Bedriftshelsetjenesten. Arbeidsgiversiden hadde ledervervet i Det har vært holdt 4 møter i AMU i Hovedpunkter i utvalgets arbeid. Følgende saker har vært behandlet i AMU i 2013: Årsrapport for 2012 over verne- og miljøarbeidet i Dyrøy kommune. Evaluering bruk av HMS midler 2012 og bruk av HMS midler Vurdering av IA måldokument og oppfølgingsrutiner syke. Fordeling av HMS midler 2013 (AMU s budsjett). Avsatte midler kr til kompetanse og HMS tiltak. Fordeling av midler kompetanse og HMS tiltak Godkjenning av samarbeidsplanen for 2013 Bedriftshelse Nord. Sykefraværsstatistikk for 4. kvartal 2012, og hele året 2012, 1. og 2. kvartal 2013, 3. kvartal I tillegg kommer referatsaker: Årsrapport 2012 Bedriftshelse Nord. Rapport Bedriftshelse Nord. Søknad om kontorstol. Deltagelse i «Sammen om en bedre kommune». Vurdering av IA måldokument og oppfølgingsrutiner syke Dyrøy kommune. Leger i Dyrøy bidrar ikke til høyere sykefravær. Rapport Bedriftshelse Nord Målrettet helseundersøkelse brannmenn. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no

37 Rapport Bedriftshelse Nord Helseundersøkelse den uteseksjonen. 3. Tiltak som er gjennomført i 2013: Personalmøter. Medarbeidersamtaler. Gjennomføring av IA (inkluderende arbeidsliv): Møte med NAV arbeidslivssenter IA og IA kontaktperson er Ole Erik Mathisen. Tilstede på møtene med IA er enhetsledere, HTV, verneombud. Det har vært avsatt tid og gjennomført IA samtaler med enkeltpersoner. Tema som har vært tatt opp på møtene med IA: Sykefraværsstatistikk. Kan omorganisering/nedbemanningsprosesser påvirke sykefraværet, og hva kan man gjøre i forhold til dette. Avsatt tid til enhetsleder PLO. Behov for tilrettelegging på arbeidsplassen barnehagen. Fokus på nyhetsbrev fra idebanken. Informasjon om kurstilbud fra IA. Det er avtalt et opplegg med 3 interne IA kurs i løpet av for enhetsledere, verneombud og tillitsvalgte. IA kurset «Hvordan lage en god oppfølgingsplan» ble gjennomført Kort oppsummert videre arbeid på enhetene etter kurset er: Sak til neste personalmøte: Sykefraværsoppfølging hos oss: Gjennomgang av oppfølgingsplan og veiledning. Med fokus på medvirkningsplikten. Diskusjon. Felles plattform på alle enhetene: Arbeidsgiver betaler lønna i arbeidsgiverperioden. Arbeidstakere skal være på jobb selv om de er sykemeldt hvis ikke smittsom eller alvorlig sykdom. Sak AMU i 2014 om bruk av egenmelding i hele arbeidsgiverperioden. Felles kjøreregler tiltak i Tilretteleggingstiltak skal ha en start og en sluttdato, ikke evigvarende tilrettelegging. (omplasseringer er noe annet). Kan ikke kreve arbeidsgiver skal opprette nye stillinger. IA kontakt Ole Erik Mathisen kan delta på personalmøter i enhetene etter avtale. Gjensidig tillit og støtte hverandre i et godt arbeidsmiljø flyttes til de vanskelige periodene. Sette opp lister over arbeidsoppgaver på enhetene til bruk ved tilrettelegging. Oppfølgingsplanen er et viktig dokument og en avtale mellom leder og ansatt. Er en oppfølgingssamtale og ikke en medarbeidersamtale. Evt. klage på kollegaer har en annen arena. De ansatte har medvirkningsplikt. Leder kan kontakte legen med spørsmål om sykemelding. Ikke krav på å vite diagnose, men hva arbeidstakeren kan gjøre. Nyttige nettsider: (faglig veileder for sykemeldere er også nyttig for ledere). Brosjyre «Ansatt i en IA-virksomhet». De øvrige IA kursene «Fra fravær til nærvær» gjennomføres og «Sees i morgen arbeid med psykisk helse grunnkurs» gjennomføres Det er i tillegg planlagt et felles motivasjonsseminar for alle ansatte og politikere «Bevisstgjørende kommunikasjon og gode relasjoner på arbeidsplassen.» Side 2 av 2

38 Erfaringsutveksling enhetene. Drøfting av enkeltsaker. Enhetsledere tar opp konkrete saker med Ole Erik Mathisen. Gjennomgang av sykefraværstallene og utfordringene for Dyrøy, samt eksempel fra helsefremmende arbeidsplasser/suksess historier. Enhetslederne orienterte om sykefraværs/nærværsarbeidet på sin enhet. Felles gjennomgang av sykefraværstallene med fokus på muskel og skjelettlidelser og psykiske lidelser. NAV arbeidslivssenter har deltatt på personalmøte i PLO. Sykefraværsstatistikk 2013: 1. kvartal 11,8%, 2. kvartal 13,5%, 3. kvartal 11,5%. 4. kvartal 8,5%. Totalt sykefravær for hele året 2013er 11,3%. Det er satt eget delmål i barnehagen på 9% sykefravær. Resultatmålet for Dyrøy kommune alle enheter er 6% sykefravær innen Avsatt HMS midler 2013 totalt kr ble fordelt av AMU til følgende tiltak: Skolen: Oppgradert kontorstol i h.h.t. dokumentert behov kr Barnehagen: Støydemping veggbilder/tepper kr Barnehagen: gulvstoler (2 stk) kr PLO: kr Bruken av midlene skal drøftes mellom enhetsleder, tillitsvalgt og verneombud. Jf. arbeidsmiljølovens bestemmelser. Kultur: utemøbler/benker (2 stk) kr Arrangement av kommunefesten kr Kommunestyret har avsatt midler kr til kompetanse og HMS tiltak. Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget AMU godkjenner bruk av avsatte kompetanse/hms midler til følgende tiltak: Felles internt seminar/sosial sammenkomst med faglig innhold for alle ansatte og politikere med tema bevisstgjørende kommunikasjon og gode relasjoner på arbeidsplassen v/annabell Stefanussen. Totalt kr Tverrfaglig forum deltagelse på Fylkesmannens oppvekstkonferanse, jf. administrativt vedtak av Totalt kr Resterende avsatte midler kr disponeres på senere tidspunkt til kompetanse og HMS tiltak. Dyrøy kommune deltar i Prosjektet «Sammen om en bedre kommune» SO1BK med prosjekt i barnehagen og PLO. Skolen har deltatt i styringsgruppa. Dyrøyseminarsenteret KF ivaretar prosjektlederfunksjonen. KLP har bevilget kr i støtte til prosjektet «På bedringens vei» i PLO. KLP har avslått støtte til prosjektet «Ny giv i Dyrøy barnehage». KLP har bevilget kr til felles motivasjonsseminar for alle ansatte og politikere «Bevisstgjørende kommunikasjon og gode relasjoner på arbeidsplassen». Vinlotteri på flere arbeidsplasser. Overskudd går til felles turer/kosekvelder etc. Kommunehuset julefrokost/lunsj, adventsstund. Husmøter på kommunehuset etter behov. Kommunehuset arrangerte kommunefesten for alle ansatte og politikere i Det er ikke gått vernerunde på kommunehuset i Side 3 av 3

39 Bursdagsfeiring med kaffe/kake, sang/gratulasjoner og evt. gave. Tokaffe i Nordavindshagen. Avskjedsselskap for de som slutter. Gave fra kollegaene. Bruk av kantine på sykehjemmet. Datautstyr, oppgradering av skjermer/utstyr etter behov. Tilretteleggingsutstyr til PC. Databriller. Trimrom, solarium på sykehjemmet som kan benyttes av alle ansatte utenom arbeidstid. Variert opplæring/kursing eksternt/internt. Brannoppfølging på kommunale bygg. Deltagelse i leder/fagnettverk i regionen. Gjennomførte tiltak i h.h.t. samarbeidsplan Bedriftshelsetjenesten 2013: Deltatt på AMU møter 21.02, 02.05, 05.09, Årlig fysisk test av røykdykkere utført november/desember. Målrettet helseundersøkelse brannmannskap utført HMS rapport BHT har deltatt på vernerunder skole og kultur 11.11, barnehagen 14.11, teknisk BHT har deltatt på møter i styringsgruppa «Sammen om en bedre kommune» og Hensikten er å komme med innspill/forslag til aktiviteter BHT kan bidra med mht psykososialt arbeidsmiljø i dette prosjektet. Vedlagt følger i tillegg uttalelser fra enhetsledere Elvetun skole, Dyrøy barnehage, PLO. Enhetsleder teknisk i uttaler følgende vedr. fysiske utbedringer som teknisk har foretatt på enhetene i 2013: i ferd med å inngå serviceavtale på ventilasjon, oppussing og forefallende vedlikeholdsarbeid på enhetene. Radonmåling kommunale bygg. Byggetrinn I vannverk er gjennomført. Utleiebygg II er ferdigstilt. Gang/sykkelveg er ferdigstilt. Inngått avtale for bekjempelse av skadedyr på skolen, barnehagen, PLO og kommunehus. Uteseksjonen har vinlotteri, julemiddag, felles lunsj/kaffe. Side 4 av 4

40 Uttalelse til AMU fra enhetsleder PLO JANUAR 2014 Vi jobber kontinuerlig med sykefraværet i PLO. Sykefraværsoppfølging i form av oppfølgingssamtaler, rapporteringer og samtaler utenom fristene fra NAV. Samt IA-møter og kontakt med NAV arbeidslivsenter i Harstad. Vi har og hatt i 2013 NAV-arbeidslivsenter på allmøte på sykehjemmet. Kommer hit tirsdag 21/1-14 for å ha foredrag, informasjon til personale om restarbeidsevne og rettigheter og plikter hver enkelt arbeidstaker har. Og generelt blant annet om fravær til nærvær, arbeid med psykisk helse Vi har fokus på enheten at man kan komme på jobb selv om man ikke jobber fysisk 100 % og får tilrettelagt arbeidet ut fra hvert enkelt ståsted. Enhetsleder har fått tilbakemelding fra flere ansatte at det har fungert bra og har vært glad for muligheten med å kunne være i jobb men gjøre andre arbeidsoppgaver med tilrettelegging. Denne ordningen gjelder primært for 14 dager. Vi fortsetter med medarbeider samtaler og tett oppfølging og å ha fokus på god kommunikasjon og informasjon ut til de ansatte. Dette er på personalmøter ute i avdelingene og på allmøter. Vi har og faste møter med tillitsvalgte, verneombud. I 2013 ble det sendt en søknad om HMS-midler til KLP via Dyrøy seminarsenteret. Vi fikk ,- fra KLP til prosjektet. Spesifisert Prosjektet «på bedringens vei» har fokus på å jobbe med høyt sykefravær i PLO og turnusordninger. Redusert sykefravær Ny forbedret turnus Økt trivsel ved å imøtekomme de ansattes spørsmål og behov, personaloppfølging og turnusønsker Økt nærvær mellom personal og ledelse Bedre struktur i organisering av oppgaver hos enhetsleder for å frikjøpe tid til «nærvær» Målbart Mer fornøyde brukere Sykefraværet forventes redusert Stabilitet i personalstokken og fornøyde ansatte Dyrøy kommune v/amu har tildelt økonomisk støttet til et motivasjons seminar 26 februar, med foredragsholder Annabel Stefanussen. Alle ansatte og politikere er invitert og har fokus på bevisstgjørende kommunikasjon og gode relasjoner på arbeidsplassen. Det jobbes nå med å få ansatt personer i enkelte ledige stillinger eller tilby 3 mnd. kontrakter. De ulike stillingene har vært lyst ut, det blir gjennomført intervju/samtaler med alle søkere i forhold til stillinger de har søkt på. Vi har i fokus på omplassering, personlig egnethet, kvalifikasjoner, fleksibilitet, ansiennitet og skikkethet. Vi har opplærings tiltak med demensomsorgens ABC. Lærlinger som går helsefag/omsorgsarbeider og 3 personer har gjennomført ferdig helsefagarbeider. Sykepleiere og andre har vært på ulike kurs. Turnusgruppa er godt i gang med å planlegge ny turnus, og ser på ulike turnus løsninger. Prosjektet «kultursykepleie» jobber med ulike planer som går både på det sosiale og ulike tiltak for beboerne. Sosiale tiltak: Høstfesten med stor suksess for beboerne med personalet i spissen. Det årlige julebordet for beboere med god mat fra Dyrøy mat med musikk og dans. Vi planlegger en vår/sol fest med grilling.

41 HMS- arbeid, Elvetun skole 2013 Psykososialt arbeidsmiljø. Våren 2013 gjennomførte enhetsleder medarbeidersamtaler med de ansatte. I samtalene var det fokus på forventinger vi hadde til hverandre, egne utviklingsmål og relasjoner mellom partene i skolemiljøet. Medarbeiderne ga uttrykk for at de trivdes på arbeidsplassen, og det ble også gitt tilbakemelding på at de satte stor pris på samtalene. Som leder har samtalene vært et nyttig utgangspunkt i utvikling av miljøet på skolen. Vi har siden høsten 2012 hatt fast avsatt tid annen hver uke til faglig refleksjon rundt læringsmiljøet.. Vi har en arena for å ta opp utfordringer vi møter i skolehverdagen, og skaffer oss et felles grunnlag for arbeidet vi skal gjøre. Vi utvikler både et faglig og sosialt fellesskap og dette har hatt positiv effekt på arbeidsmiljøet. Vi har endra på arbeidstida slik at en dag i uka starter felles arbeidstid Annen hver uke har en ansatt ansvar for et kulturelt/trivselsinnslag. I tillegg gis det felles informasjon dersom det er behov for det. En god start på dagen. Vi har felles måltider ved avslutning av semester, vi har felles frokost og lunsj et par ganger i løpet av skoleåret og vi markerer runde bursdager med kake, kaffe og blomster. Oppfølging av sykemeldte gjøres gjennom oppfølgingssamtaler og dialogmøter. Det gjennomføres jevnlige samtaler for å se på muligheter for tilrettelegging. Kompetanseutvikling I arbeidstida til lærere er det lagt inn 6 kurs/planleggingsdager. Disse brukes både til ekstern og intern skolering. I 2012/13 var satsingsområdet i kursregion på lesing og skriving. Hele personalet deltok på en kursdag, i tillegg var 3 lærer på ei skolering. Fra høsten 2013 deltar 2 lærere og enhetsleder på «Vi løfter i flokk», ei kursing i systematisk begrepsutvikling. Denne kursinga gjøres sammen med barnehagen Gjennom Lp-arbeidet er skolens arbeidsgruppe på 4 fagdager i løpet av skoleåret. Disse dagene er i samarbeid med skoler i Bardu, Målselv, Salangen og Lavangen. Vi har fellestid 2 dager i uka som brukes til personalmøter, Lp-arbeid, trinnteam og klasseteam. Vi har ikke hatt deltakere på videreutdanningsordninga»kompetanse for kvalitet».