INNKALLING TIL STUDENTPARLAMENTSMØTE 07/15

Transkript

1 Saksbeh:KSØ Dato: Vår ref: Møtedato: Faste observatører Andre INNKALLING TIL STUDENTPARLAMENTSMØTE 07/15 Dato: Tid: Sted: ELG-U35, HhiT SAKSLISTE Innkalling og saksliste Referat til godkjenning Referat fra Studentparlamentsmøte 06/15 Godkjenning SP-33/15 Revidering av s budsjett 2015 Vedtak Saksbehandler: Kine Sørli SP-34/15 Prinsipper for administrativ organisering Vedtak Saksbehandler: Morten Djupdal SP-35/15 Forventninger til praksisstudier ved NTNU Diskusjon Saksbehandler: Marte Øien Eventuelt Møtekritikk Sosialt etter møtet: For de som vil, går vi et eller annet egnet sted etter møtet. NB: Husk å melde fra (tlf el studentparlamentet@hist.no) så tidlig som mulig om du ikke kan møte! Med vennlig hilsen Morten Djupdal leder Kine Sørli Organisasjonskonsulent Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

2 Saksbeh:KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: Referat fra Studentparlamentsmøte 06/15 Til stede: Funksjon: Navn: Forfall Leder Morten Djupdal Nestleder Marte Øien Medlem Øystein Haug (FT) Medlem Thomas K. Eriksen(FT) Medlem Charlotte Gjerden(FT) FO Medlem Ingrid Søfteland (FT) Medlem Jonas Krokan Ledal (Iie) Medlem Fredrik Oterhals (Iie) FO Medlem Knut- Anders Kjelsrud(FHS) Medlem Andrea Ohna Harjo (FHS) Medlem Denis Muchiri (FHS) FO Medlem Bente Bækkelien (FLT) Medlem Benjamin Gjermstad (FLT) Medlem Rebekka Falck(FLT) Medlem Mari Devik(ASP) Medlem Stine(ASP) Medlem Martha S. Ellingsen(HHiT) Medlem Elisabeth Dreyer Henjum (HhiT) FU Medlem Arve Lingaas (HhiT) Vara Ellen Anthonisen (Iie) Vara Håvard(FT) Fra SP-sak 32/15 FO: forfall orientert, FD: forfall delvis, FU: forfall uorientert. Observatører: Innkalling: Godkjent Ordstyrer: Madeleine Lorås Referent: Kine Sørli Tellekorps: Jone Trovåg, Maiken Størkersen, Helene Bakkland Observatører: Åshild Stava(OK),), Maiken Størkersen Vasset(VT), Ole Edward J. Nystad(OK), Synnøve Bakkejord(Quak), Nina Risung(Quak), Maria Aasland(Quak), Jørgen Gunderengen(VT), Steinar Asklund(Quak), Jaran B. Hansen(Quak), Maria Litlehamar(Quak), Hilde Arctander(Quak), Tu Ngoc Nguyen(SU FHS), Sunniva Marie Sjøblom(SU FHS), Maren Brathagen(NiTO), Tommy Brodersen(FT), Håvard Lysberg(FT), Jone Trovåg(STI), Heidi Ottinsen(Quak), Veronika Jekthammer Olsen(Quak), Gunnhild Wenge(HiST), Didrik Leganger(SALT), Kristian Reitan(Quak) Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

3 Saksbeh:KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: Referat fra Studentparlamentsmøte 05/15: Godkjent SP-27/15 Valg Quak!leder 2016 Saksbehandler innleder. Følgende kandidat stiller: Joakim Granli Antonsen Det stilles spørsmål til kandidaten. Joakim Granli Antonsen velges til Quak!leder for SP-29/15 Høring: Studieforskrift i det nye NTNU Saksbehandler innleder. Elementer fra debatt: - Hva har det å si for studentene å ha tre eksamensforsøk framfor uendelig antall forsøk? - Skal man som tillitsvalgt tenke på studentens beste eller økonomiske forhold? - Mange studenter har så langt ikke benyttet seg av flere enn fire eksamensforsøk, vil det si at man skal justere inn antall eksamensforsøk? - Er det store forskjeller mellom 3 og 5 forsøk? - Hva med de svake studentene? Vil de bli rammet av det nye forslaget til studieforskrift? - På universitet har man muligheten til å velge frie emner, hva gjør man om eksamensdatoene kræsjer med hverandre? - Er Lånekassen en stor nok pådriver til å følge kravet om studieprogresjon? - Vil det være vanskelig å fange opp studenter som sliter om man har uendelig mange eksamensforsøk? - En student koster samfunnet kr i året, er det et samfunnsmessig behov til å få de raskest i gjennom? - Det er vanskelig å likestille profesjon- og disiplinfag i denne diskusjonen, - I denne prosessen skal fire institusjoner blandes, og man må komme til en enighet om hva som skal være gjelde. Det er viktig å se helheten og finne noe som er felles for en stor studieportefølje - Hva er best for studenten, hva er best for samfunnet? Hva vil gi best kvalitet? Permisjoner - Vil det oppstå forskjellsbehandling av studenter om søknad om permisjon skal behandles fakultet? Praksis, sensur, adgang til ny vurdering, obligatorisk undervisning Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

4 Saksbeh:KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: - HiST har i dag spesifisert hva som kan kalles for obligatorisk undervisning. Det er kun ferdighetstrening og praksis som er obligatorisk, og dette sørger for at begrepet obligatorisk undervisning ikke blir misbrukt. General debatt - Skal antall eksamensforsøk følge person eller studieretten? Dette berører spesielt ex.phil. Endringsforslag fra Thomas K. Eriksen Linje 144: «mener at man skal ha uendelig antall forsøk på eksamen hvis man stryker, men at man kun skal ha to forsøk på å forbedre eksamen.» Forslaget vedtas ved alminnelig flertall Protokolltilførsel fra Morten Djupdal og Thomas K. Eriksen Linje 144 og tillegg på linje 152: 3.4 Tap av studierett og 5.7 Adgang til ny vurdering Det bør tillates ubegrenset antall forsøk på eksamen slik det gjøres i dagens studieforskrift ved NTNU. Forslaget faller som konsekvens for forslaget til Thomas Endringsforslag fra Øystein Haug Linje 145: Vedtas med forbehold om at gjeldende praksis på HiST benyttes. Forslaget faller som konsekvens Tilleggsforslag fra Benjamin Gjermstad 3-4 Tap av Studierett - Dagens studieprogresjonskrav ved NTNU tas til følge Forslaget faller som konsekvens. Endringsforslag fra Benjamin Gjermstad 3-5 Permisjoner - Studenter kan fritt melde permisjon for inntil et år sammenhengende, dersom studenten har produsert 30stp. Forslaget vedtas ved alminnelig flertall Endringsforslag fra Benjamin Gjermstad - Ved permisjon i over et år sammenhengende må det søke om utvidelse av permisjonstiden. Forslaget vedtas ved alminnelig flertall Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

5 Saksbeh:KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: Endringsforslag fra Benjamin Gjermstad 5-7 Adgang til ny vurdering - Dagens adgang til ny vurdering ved NTNU tas til følge Forslaget faller som konsekvens. Det stemmes over helheten Helheten vedtas enstemmig. vedtar følgende: Det vil bli utarbeidet et høringssvar med bakgrunn i prinsipper vedtatt av. 3-4 Tap av studierett mener at man skal ha uendelig antall forsøk på eksamen hvis man stryker, men at man kun skal ha to forsøk på å forbedre eksamen.» 3-5 Permisjoner Studenter kan fritt melde permisjon for inntil et år sammenhengende, dersom studenten har produsert 30stp. - Ved permisjon i over et år sammenhengende må det søke om utvidelse av permisjonstiden. 5-4 Praksis Vedtas. 5-7 Adgang til ny vurdering Vedtas med forbehold om at antall forsøk følger studieretten og ikke person 5-11 Sensur Vedtas ikke. NY obligatorisk undervisning Vedtas å videreføre det som er praksis på HiST i dag SP-32/15 Praksissamarbeid med fusjonspartnere Saksbehandler innleder. Elementer fra diskusjon - Det bør legges til rette for at studentene skal slippe å ha økonomiske utlegg. Det bør være mulig at institusjonen dekker utleggene med en gang. - Vil det være mulig å ha praksisplasser både i Gjøvik og Ålesund? - Er det lov å ikke ville dra til for eksempel Ålesund? - Bør man gjøre noe med antall studieplasser når det er mangel på praksisplasser i Trondheim? Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

6 Saksbeh:KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: - Kan det være en mulighet å utveksle mellom studiesteder? Kan man samarbeide om praksis mellom studiestedene i det nye NTNU? - Det bør være like grunner til særskilt praksisplass uavhengig av studier. - Hva med praksisveileder? Dette gjelder særskilt lærerutdanningen som kun tilbys i Trondheim og i tilfeller der man ønsker å ta praksis i Gjøvik eller Ålesund. - Det bør finnes et felles praksiskontor som kan tilby oppfølging av praksisplassene, opplæring av praksisveiledere etc. Dette gjelder spesielt lektor- og lærerutdanningene. - Bør det gjøres forskjell på studenter med barn og ikke? - Hvor mye kan man forvente å være med praksisveilederen? Kan praksisveilederen ha grunnlag til å vurdere studenten om vedkommende ikke har vært sammen med praksisveileder mer enn et par ganger? - Hva med skikkethet under praksisperioden? Bør medstudenter kunne melde tvilsmeldinger anonymt? Det fattes ikke vedtak i diskusjonssaker. SP- 28/15 Andre votering av vedtektsendringer Saksbehandler innleder. Det stemmes over helheten. Helheten vedtas enstemmig. godkjenner forslag til vedtektsendringer. SP- 30/15 Måldokument 2015 Saksbehandler innleder. Elementer fra diskusjon: - Hvordan kan man best mulig tilrettelegge for studenter som har behov for oppfølging og tilrettelegging? - har tidligere politikk på at man ønsker automatisk begrunnelse på bachelor/masteroppgaver og emner over 15 studiepoeng. - Det er dokumentasjonskrav for å sette eksamenskarakterer og det bør derfor ikke være noe i veien for å gi automatisk begrunnelse. - Å innføre automatisk begrunnelse på eksamen vil være med på å minke den byråkratiske køen med å be om begrunnelse før en sender inn en klage. - Skal studenten kunne velge vurderingsform selv? - Skal praksis være gratis? Kan det være i fare for at det blir misbrukt? Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

7 Saksbeh:KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: - Å få tilgang til alle campus og lesesaler bør være en selvfølge, men det skal ikke gå utover masterstudentenes lesesaler. - Det er ønskelig at relevant informasjon om fusjonen blir lett tilgjengelig for studentene. - Bør SU-ledere godtgjøres slik som de tillitsvalgte ved fakultetsrådene ved NTNU? Tilleggsforslag fra Marte Øien Linje 110: «skal være gratis.» Forslaget vedtas enstemmig Tilleggsforslag fra Øystein Haug Linje 135: «Masterstudenter skal ha tilgang på egen plass og tilhøre egne lesesaler i 4. og 5.årskurs ved 5-årige studieprogram eller 1.og 2. årskurs ved 2-årige masterstudier. Forslaget faller Tilleggsforslag fra Benjamin Gjermstad Linje 135: «Alle masterstudenter skal ha krav på egen plass i det året de skriver oppgaven sin.» Forslaget vedtas enstemmig Tilleggsforslag fra Thomas K. Eriksen Linje 134: «Med unntak av rom forbeholdt mastergradsstudenter og «hjemmeområdene» til ulike studieretninger.» Forslaget faller Tilleggsforslag fra Martha Linje 151: «At relevant informasjon blir lett tilgjengelig og formidlet til alle HiST-studenter, slik at de føler tilhørighet til den nye institusjonen.» Forslaget vedtas enstemmig. Det stemmes over helheten Helheten vedtas enstemmig. vedtar måldokument 2015 med de endringer som kommer frem under møtet. Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

8 Saksbeh:KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: SP-31/15 Læringsmiljøutvalg i det nye NTNU Saksbehandler innleder. Elementer fra diskusjon: - Bør det også være lokale læringsmiljø ved de ulike studiestedene? - Skal studentrepresentanter velges for 2 år? Vil det sikre mer kontinuitet? Kan et alternativ være at man velges for 2 år, hvor man sitter i minimum ett år? - Skal studentrepresentanter i LMU honoreres? Ingenting i veien for at man skal gjøre dette. - Bør vervperioden følge ett år slik som resten av de fleste studentpolitiske vervene gjør i dag? - Det er ingenting i veien for at man kan fortsette å sitte i LMU etter man er ferdig som student, men det er ønskelig at folk faktisk er studenter. - Rekruttering til LMU er vanskelig og ha verv som går på to år vil kanskje være til hinder for å rekruttere studenter til vervene. - Hvordan skal man håndtere lokale forskjeller ved de ulike studiestedene? Bør det være et mellomledd mellom det sentrale LMU og de lokale? - Hvordan kan man bruke LMU i kvalitetssikringssystemet? - Det er ønskelig å bruke studenter og forelesere til å utvikle læringsmiljøet - På andre steder deler LMU ut midler til læringsmiljøtiltak, bør dette innføres i det nye NTNU også? Eventuelt Morten: Viser til saken om studieforskriften og lurer på om SP skal stille seg bak oppropet til Studenttinget. Kine: Orienterer om at det nå er mulighet til å søke SPAM og henviser til hjemmesiden for mer informasjon. Søknadsfrist er 1. oktober. Møtekritikk Møtet heves kl Morten Djupdal Leder Kine Sørli Referent Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

9 Saksbeh: KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: SP-33/15 REVIDERING AV STUDENTPARLAMENTETS BUDSJETT FOR 2015 Vedlegg Regnskapsrapport pr Saksbehandler Kine Sørli Definisjoner AU Arbeidsutvalget SP Hensikt Vedta revidert budsjett for Bakgrunn Jf skal vedta budsjett for. I økonomi- og handlingsplan, legger føringene for den daglige ledelsens drift av organet for det neste budsjettåret har visst seg å bli et annerledes år enn hva som var forventet. I januar var fusjon med NTNU, HiG og HiÅ et faktum og mye av arbeidet dette året har gått med på å forberede seg til fusjon. I den forbindelse så fikk studentdemokratiene kr hver til fusjonskostnader. Disse kostnadene skal dekke reise, opphold, møtelokaler etc arbeidsgruppen for studentdemokratiet har. Disse kostnadene har ikke kommet inn i budsjettet, så vi velger derfor å revidere budsjettet slik at disse kommer inn. Dette året viser seg å bli det siste året for ved Høgskolen i Sør-Trøndelag. I 2016 vil fusjonen med NTNU være et faktum og et nytt studentdemokrati vil dannes. SP har eksistert siden 1996/97 og det vil være nesten 20 års arbeid som nå vil gå inn i NTNU. Det er derfor ønskelig at avslutningen til SP vil bli behørig markert, noe som ikke er budsjettert midler til. Saksbehandlers vurdering Foreløpig regnskap viser at SP har et forbruk som ligger jevnt opp mot det som er budsjettert med. I visse poster har SP et lite underforbruk, mens andre poster viser et overforbruk. Slik det ser ut som nå så kan ikke SP foreta seg kostnadskrevende arrangementer uten å revidere budsjettet. I det budsjettet som allerede er godkjent av SP, vil SP gå i balanse med gitt budsjettramme fra HiST. Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

10 Saksbeh: KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: I det reviderte budsjettet blir det riktig å føre inn fusjonskostnader for å vise hva SP bruker penger på, selv om dette er tilskudd som kommer i tillegg til allerede gitt budsjettramme. Markere avslutning av SP Da det viser seg at går inn i sitt siste leveår, er det ønskelig at dette kan bli behørig markert. Det er mange som har jobbet hardt for SP i løpet av de nesten 20 årene SP har eksistert og det er på sin plass å ha en ordentlig feiring av dette. Den daglige ledelsen har tenkt å invitere alle ledere/nestledere gjennom tiden, nåværende SP og de som har vært tett knyttet til på et vis de siste årene. Dette vil si at antall deltakere vil være opp mot 100 personer. Spørsmålet er da på hvordan SP ønsker å markere avslutningen. Om man ønsker å ha en formell avslutning med middag, vil dette være nokså kostbart og føre til at SP går med et overforbruk i budsjettet. Dette må derfor godkjennes av SP. Kostnadene for en slik feiring kan berammes om mot kr ,-, hvor man da står for mat og to enheter drikke. Alternativt kan man også kreve inn en egen andel. Dette vil være vanskelig da SP selv ikke disponerer en egen konto, men er et budsjettområde på HiST. Saksbehandler vil derfor ikke vurdere dette som et reelt alternativ. SP kan også be om ekstra tilskudd fra rektor til å holde et slikt arrangement og hvor det eventuelle tilskuddet vil definere rammene for avslutningen. Saksbehandler vil uansett anbefale arbeidsutvalget om å gjøre dette. Det SP må ta stilling til, er hvorvidt man skal gå inn for dette om man ikke får bevilget ekstra tilskudd fra rektor. Forslag til revidert budsjett er som følger: Bud.område Driftskostnader Budsjett Lønnsrelaterte utgifter 2 Kontorrelaterte utgifter kr Utgifter til seminarer, konferanser og kurs kr Velferdsrelaterte utgifter kr Profilering/infomatriell kr Diverse kostnader kr Sum totale driftskostnader kr SPAM kr Lønnskostnader kr Fusjonskostnader Kr Ramme 2015 kr ( ) RESULTAT Kr Her er kostnadene til en eventuell avslutning lagt inn i budsjettområde 4, velferdsrelaterte utgifter. Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

11 Saksbeh: KSØ Dato: Vår ref: Deres ref: Saksbehandlers innstilling godkjenner forslag til revidert budsjett for Bud.område Driftskostnader Budsjett Lønnsrelaterte utgifter 2 Kontorrelaterte utgifter kr Utgifter til seminarer, konferanser og kurs kr Velferdsrelaterte utgifter kr Profilering/infomatriell kr Diverse kostnader kr Sum totale driftskostnader kr SPAM kr Lønnskostnader kr Fusjonskostnader Kr Ramme 2015 kr ( ) RESULTAT Kr Arbeidutvalgets innstilling godkjenner forslag til revidert budsjett for Bud.område Driftskostnader Budsjett Lønnsrelaterte utgifter 2 Kontorrelaterte utgifter kr Utgifter til seminarer, konferanser og kurs kr Velferdsrelaterte utgifter kr Profilering/infomatriell kr Diverse kostnader kr Sum totale driftskostnader kr SPAM kr Lønnskostnader kr Fusjonskostnader Kr Ramme 2015 kr ( ) RESULTAT Kr Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

12 Regnskapsrapport pr Prosjektnummer Sum Lønnskostnader , Kontorrelaterte utgifter 9 898, Utg. seminarer, reiser, konferanser , Velferdsrelaterte utgifter , Profilering , Fusjonskostnader , SPAM Totalt , SUM Kontorrekvisita Aviser, tidsskrifter o.l Serverutgifter Totalt 9 898, SUM Oppstartsseminar AU-seminar Motivasjonsseminar ,78 Konferanser, seminar og kurs ,34 Overlappseminar ,75 Fusjonsutgifter* ,56 Totalt ,43 *dette er fusjonsutgifter før vi fikk prosjektnummer SUM Representasjon ,4 Overtidsmat Gaver Totalt , SUM Infomateriell(gensere, t-skjorter) ,5 Profileringsartikler Totalt , SUM

13 SPAM Totalt 5 000

14 Saksbeh: MDJ Dato: Vår ref: Deres ref: SP-34/15 PRINSIPPER FOR ADMINISTRATIV ORGANISERING FOR NYE NTNU Vedlegg Innspill til diskusjon-administrativ organisering Saksbehandler Morten Djupdal Definisjoner AU Arbeidsutvalget SP HiST Høgskolen i Sør-Trøndelag HiG Høgskolen i Gjøvik HiÅ Høgskolen i Ålesund NTNU Norges teknologiske- og naturvitenskaplige universitet Hensikt Vedta prinsipper for administrativ organisering for det nye NTNU. Bakgrunn I forbindelse med fusjonen med NTNU, HiG, HiST og HiÅ har arbeidsgruppen for administrativ organisering bedt om innspill til diskusjon for hvordan den nye administrative organiseringen skal se ut. For kan det være vanskelig å uttale seg spesifikt om hvordan den administrative organiseringen bør være, men det er viktig at SP utarbeider prinisipper som kan være med å legge grunnlaget for den nye administrative organiseringen. Saksbehandlers vurdering Arbeidet med å den administrative organiseringen for det nye NTNU er så vidt i gang og det finnes ikke noe eksakte modeller å forholde seg til. Det er likevel viktig at uttaler seg om hvilke prinsipper som bør ligge til grunn i en administrativ organisering. Å være med tidlig i prosessen, gjør det også enklere å påvirke i ønsket retning. bør ta stilling til hvordan de ønsker at den administrative organiseringen ved det nye NTNU skal være. Hva er det som fungerer godt ved HiST som kan være verdt å videreføre? Hva er det som ikke har fungert ved HiST og som ikke bør tas med videre? For studentene vil møtet med administrasjonen først og fremst skje på førstelinje nivå. Det vil si at studentenes møte vil først og fremst være med studieveileder, servicesenter og IKT- Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

15 Saksbeh: MDJ Dato: Vår ref: Deres ref: brukersenter. Det er viktig at de som arbeider her får god opplæring og kjennskap til gjeldende reglement, samt kunne henvise studentene til riktig sted om vedkommende selv ikke kan hjelpe. På HiST har man flere tilfeller av at studieveileder ikke har fulgt reglement og gitt feilaktig informasjon til studentene. Dette har ført til unødvendig mange saker i Klagenemda, hvor det ender med at studentene får medhold i saken sin. Både for studentene og institusjonen fører dette til at unødvendig tid og ressurser blir brukt på saker som kunne vært løst allerede i førstelinjetjenesten. Det er institusjonens ansvar for å sørge for riktig opplæring av de ansatte og at de får kontinuerlig oppdatering av gjeldende reglement. I dokumentet «Strukturendringer for studentens beste» som SP vedtok våren 2015, ble det fremhevet at studentene må sikres god oppfølging og veiledning gjennom hele studietiden. I dokumentet ble det også fremhevet at det skal finnes en tilretteleggingstjeneste i alle byer hvor institusjonen har campus. Dette prinsippet er det viktig at SP viderefører som innspill til den administrative organiseringen. Delegering av beslutningsmyndighet Det er først og fremst studieforskriften som regulerer beslutningsmyndigheten i studentsaker. På HiST har beslutningsmyndigheten tidligere vært hos studiedirektør, men etter HiST2020 ble den fordelt til dekanene på de ulike fakultetene. I forslaget til ny studieforskrift foreslås det også at det er dekanen som skal tildeles beslutningsmyndighet. Dette krever klare reglement og retningslinjer for å sikre studentene mest mulig likebehandling. På saksbehandlernivået er det også en selvfølge at de arbeider for studentenes beste, og ikke bruker reglementet mot studentene. I denne saken skal ikke SP legge bestemte og detaljerte føringer på hvordan den administrative organiseringen ved det nye NTNU skal være, men det er viktig at studentene fremhever overordnete prinsipper for dem. Saksbehandlers innstilling HiST ønsker at den nye administrasjonen skal organiseres slik at studentene sikres god behandling. - Institusjonen må legge til rette for en god førstelinjetjeneste, hvor studentene er i fokus og de som arbeider der har den nødvendige opplæring som behøves - Studentene skal sikres lik og rettferdig behandling, uavhengig av fakultet og studiested. Det er nødvendig at det utarbeides klare reglement og retningslinjer som skal sikre dette. - Det nye NTNU må arbeide for å styrke studieveiledningen og sørge for at det finnes en rådgivingstjeneste for studenter med funksjonsnedsettelser i alle tilhørende studiebyer - Administrasjonen ved det nye NTNU skal være proaktiv, nyskapende og være oppdatert på det studieadministrative arbeidet som skjer ellers i sektoren. Det kan for eksempel være IKT-løsninger og digitale vurderingsformer. Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

16 Saksbeh: MDJ Dato: Vår ref: Deres ref: Arbeidsutvalgets innstilling HiST ønsker at den nye administrasjonen skal organiseres slik at studentene sikres god behandling. - Institusjonen må legge til rette for en god førstelinjetjeneste, hvor studentene er i fokus og de som arbeider der har den nødvendige opplæring som behøves - Studentene skal sikres lik og rettferdig behandling, uavhengig av fakultet og studiested. Det er nødvendig at det utarbeides klare reglement og retningslinjer som skal sikre dette. - Det nye NTNU må arbeide for å styrke studieveiledningen og sørge for at det finnes en rådgivingstjeneste for studenter med funksjonsnedsettelser i alle tilhørende studiebyer - Administrasjonen ved det nye NTNU skal være proaktiv, nyskapende og være oppdatert på det studieadministrative arbeidet som skjer ellers i sektoren. Det kan for eksempel være IKT-løsninger og digitale vurderingsformer. Postadresse: Kontoradresse: E-postadresse: Telefon: Telefax: Høgskolen i Sør-Trøndelag 7004 Trondheim Sverres g 12 studentparlamentet@hist.no

17 Administrativ organisering: Innspill til diskusjon 0. Gruppe for administrativ organisering: Mandat og medlemmer Styringsgruppa for fusjonen opprettet 18. juni en gruppe som skal utarbeide forslag til organisering av universitetets administrative virksomhet. Gruppen skal jobbe parallelt med og koordinere sitt arbeid med gruppen for faglig organisering. Gruppen har følgende medlemmer: Dekan Anne Kristine Børresen, NTNU (leder) Høgskoledirektør Roar Tobro, HiÅ Høgskoledirektør Inge Øystein Moen, HiG Studiedirektør Gunnar Bendheim, HiST Prodekan Hans Marius Eikseth, HiST Administrativ koordinator Liv Alfhild Unhjem, NTNU Administrativ leder Hege Ertzaas Fossland, NTNU Ansatterepresentant. Gry Alterskjær, Forskerforbundet NTNU Ansatterepresentant Gunnhild N. Furnes, Forskerforbundet HiÅ Ansatterepresentant Iver Johnsen, NTL NTNU Ansatterepresentant Kjerstin Tobiassen, Akademikerne HiST Student Ole-Jacob Oosterhof, HiG Student Marte Øien, HiST Mandatet fastslår at gruppen skal jobbe i tre faser: Frist 1. okt.: Innspillsnotat for å kartlegge prinsipper, målbilde og kvalitetskrav for den administrative organiseringen av NTNU Frist 1. feb.: Forslag til alternative modeller for administrativ organisering Frist 1. juni: Samlet anbefaling for administrativ organisering og forslag til gjennomføringsplan Et første notat sendes nå, ut i organisasjonene og vil bli revidert i lys av innspill og kommentarer. 1. Innledning Gruppen for administrativ organisering har fått i oppgave å foreslå administrative løsninger som gir gode tjenester til tilsatte, studenter og ledere på alle nivå ved de tre campusene i det nye NTNU. Forslaget skal også inkludere IT-tjenestene. Etter planen vil ny administrativ organisering implementeres fra Det endelige forslaget skal legges fram 1. juni Dette dokumentet vil legge grunnlaget for hvilke organisasjonsmodeller som foreslås for NTNU og legger premisser for endringsledelse. Dokumentet skal gi retning for administrative løsninger kjennetegnet av tett samspill mellom den faglige og administrative virksomheten i arbeidet mot felles mål. På veien dit inviteres institusjonene, arbeidstakerorganisasjonene, studentdemokratiet, tilsatte og studenter til å komme med innspill og synspunkt på hva som er gode administrative tjenester og hvordan disse bør organiseres. Vi vil gjerne ha en vurdering av dagens ordninger og fremtidsbilder for en god administrasjon. Det vil også være av interesse å vite hvilke forventninger gruppene har og hvilke krav de vil stille til gode administrative tjenester. 1

18 Innspillene skal brukes for å skissere alternative modeller for administrativ organisering. I modeller ligger arbeids- og oppgavefordeling og plassering av beslutningsmyndighet mellom nivåene, campusene og i organisasjonskart. Gruppen skal legge føringer for beskrivelse av gjennomgående administrative prosesser med plassering av ansvar. Gruppen skal også vurdere hvordan eksisterende kompetanse best kan ivaretas og utvikles. 2. Fusjonsplattformen I fusjonsplattformens del om administrative og tekniske tjenester kapittel 2.7. «gode administrative og tekniske tjenester» står følgende: «Et velfungerende universitet krever kompetente administrative og tekniske tjenester som er tett integrert med den faglige aktiviteten. Ulike prosesser krever samhandling mellom vitenskapelig, administrativt og teknisk tilsatte i arbeidet for felles mål. Ved NTNU skal det legges vekt på at alle tilsatte kjenner og respekterer hverandres roller og oppgaver. NTNU skal ha høy kvalitet i de administrative og tekniske tjenestene med effektiv bruk av ressursene. Administrasjonen og de tekniske tjenestene skal ha kapasitet og kompetanse til å tilby gode støttetjenester som er tilgjengelige for studenter, tilsatte og for eksterne partnere. NTNU skal være i front med hensyn til brukervennlige og effektive støttesystemer, og organisasjonen skal benytte IT-systemer som best realiserer kvalitet i utdanning, forskning og administrative gjøremål. NTNUs bibliotektjenester skal bidra til at NTNU kan nå målene om å ha høy kvalitet i utdanning og forskning. Biblioteket skal ha oppdaterte, relevante informasjonsressurser og gode teknologiske løsninger for brukerne.» Forventinger til administrativ organisering og administrative tjenester NTNU skal ha høy kvalitet i de administrative og tekniske tjenestene. Organisasjon og ressurser skal støtte opp under kjernevirksomheten. NTNU skal ha en velfungerende administrasjon, informasjonssystemer og tekniske tjenester som er tett integrert med den faglige aktiviteten og som er tilpasset primæroppgavene og studentenes læring. Ulike prosesser krever samhandling mellom vitenskapelig, administrativt og teknisk tilsatte i arbeidet for felles mål. NTNU skal være i front med hensyn til brukervennlige og effektive støttesystemer, og organisasjonen skal benytte IT-systemer som best realiserer kvalitet i utdanning, forskning og administrative gjøremål. 3. Administrative oppgaver og tjenester Administrative oppgaver og tjenester og også begrepet "administrasjon" kan forstås på mange måter. I det følgende beskrives administrasjonens oppgaver ut fra krav og forventninger til lederstøtte, brukerstøtte og forvaltningsperspektivet. Lederstøtte Administrasjonen skal bidra med analyser, utredninger og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for ledelsen på alle nivå og til styrende organer. Den skal bistå ledelsen i det strategiske arbeidet både i utviklings- og i gjennomføringsfasen. En viktig del av oppgaven er å følge opp styrende organers vedtak. Administrasjonen skal videre bidra i forhold til ledelsens arbeid med samfunnskontakt, kommunikasjon, profilering og identitetsbygging. Brukerstøtte Administrasjonen på alle nivå skal yte tjenester for tilsatte, studenter, bedrifter, offentlige institusjoner/ myndigheter og det sivile samfunn. Den skal håndtere henvendelser og ivareta prosesser, systemer og rutiner som løser administrative oppgaver tilsatte og studenter står 2

19 overfor. Administrasjonen skal gi fagnær støtte gjennom en tett integrasjon med den faglige virksomheten i arbeidet mot felles mål. Forvaltning Universiteter og høyskoler forvalter fellesskapets ressurser: økonomiske, personalmessige og infrastruktur. Ressursene skal benyttes effektivt og til beste for samfunnet. I tråd med god forvaltningsskikk skal regnskaper og rapportering være korrekte, likeså personalregistre, dokumenthåndtering og forvaltning av studenters rettigheter. Systemene og håndtering av data må tilfredsstille kravene til datasikkerhet. Dette er begrunnet både i myndighetskrav og behovet institusjonene selv har. 4. Dagens administrasjon ved våre fire institusjoner Under følger en kortfattet og overordnet beskrivelse av de fire institusjonenes administrative organisering i dag. NTNU NTNU har tilsatt enhetlig ledelse på alle nivå. Institusjonen er organisert i 3 nivåer, institusjonsnivå, fakultetsnivået med 7 enheter og Vitenskapsmuseet og instituttnivået med knapt 50 enheter. Flere institutt er inndelt i faggrupper. NTNU er forskningstung og tilbyr undervisning på bachelor, master og ph.d.-nivå. De to siste kategoriene har størst omfang. Institusjonen har en stor fellesadministrasjon inndelt i stab og operative avdelinger/seksjoner. Administrasjonen består av knapt 20 avdelinger og seksjoner. Fakultetene har i tillegg administrasjoner som dekker de fleste funksjonsområdene. Instituttene disponerer også administrative ressurser. Administrasjonen omfatter til sammen 1158 årsverk. HiST Høgskolen i Sør-Trøndelag har tilsatt enhetlig ledelse på alle nivå. Institusjonen er organisert i 3 nivåer, institusjonsnivå, fakultetsnivået med 4 enheter (fra ), og instituttnivået med 13 enheter. HiST tilbyr undervisning på bachelor, master og ph.d.-nivå med bachelornivået som tyngste utdanningsfelt. HiST har en administrasjon på nivå 1 med navnet høgskoleadministrasjonen (HA). HA er inndelt i stab og 4 administrative seksjoner. De 4 fakultetene ved HiST har hver administrative staber på årsverk. Institutter på Fakultet for teknologi disponerer noe 3

20 dedisert ingeniørstøtte, og Institutt for informatikk og e-læring har en mindre instituttstab. Administrasjonen ved HiST omfatter til sammen 283 årsverk. HiG Høgskolen i Gjøvik har tilsatt enhetlig ledelse på alle nivå. Institusjonen er organisert i 3 nivåer, institusjonsnivå, avdelingsnivå med 3 avdelinger, samt et tredje nivå bestående av seksjoner/laboratorier eller sentre. Seksjonene på Avdeling for teknologi, økonomi og ledelse er i organisert i faggrupper (nivå 4). Høgskolen har utdanningstilbud på bachelor-, master- og ph.d.-nivå. Administrasjonen er i stor grad sentralisert på institusjonsnivå (fellesadministrasjon), inndelt i de operative seksjonene studie/forskning, økonomi, personal, IT, bibliotek, og høgskoledirektørens stab. Administrativt tilsatte på avdeling har dekan som nærmeste overordnede, men er de er tilknyttet operative seksjoner på aktuelle fagområder. Administrasjonen omfatter til sammen 62 årsverk. HiÅ Høgskolen i Ålesund har todelt ledelse med tilsatt direktør og valgt rektor, som også er styrets leder. Institusjonen er i all hovedsak organisert på to nivåer, institusjonsnivå samt avdelingsnivå med 5 avdelinger. Høgskolen har studietilbud på bachelor- og masternivå og et tett forsknings- og innovasjonssamarbeid med næringslivet. De fleste avdelingene er delt inn i fagseksjoner, men kun 2 avdelinger har tilsatte seksjonssjefer. Den største delen av administrasjonen tilhører nivå 1 (sentral administrasjon) med Personal og organisasjon/ Økonomi og drift/ Studie/ FOU/ IT / Bibliotek. De fem fagavdelingene har noe administrative ressurser som dekker de vanlige forvaltningsområdene lønn, HR, økonomi og studie. Administrasjonen omfatter til sammen 64 årsverk, men av disse er 15,6 årsverk i realiteten prosjektledere som benyttes i undervisnings- og forskningssammenheng. Det er korrigert for denne feilkilden i tabellene over. 5. Trender og krav Utover universitetets egne mål legger eksterne trender og krav premisser for det administrative arbeidet. Samfunnstrender1 Demografiske endringer og økonomisk innstramming. To forhold presser norsk økonomi. Andelen yrkesaktive synker fra 65% til 50% i 2025, og pensjonsforpliktelsene vil øke kraftig. Dessuten forventes det knekk i nasjonalbudsjettet i 2025 gitt videreføring av det negative forholdet utgifter/inntekter. De to trendene peker mot bevilgningskutt i offentlig sektor, blant annet for universiteter og høyskoler. Dette gir to sannsynlige svar, kutt i institusjonsbudsjettene og tiltak 1 Kilde, blant annet 4

21 for å øke eksterne inntekter. Begge svar vil påvirke administrasjonens prioriteringer og innretning. Studietilbøyelighet og kandidater. Det forventes økt studietilbøyelighet og at ungdomskullene øker fra ca (2014) til i Kandidater fra høyere utdanning er etterspurt, og de kommer raskt i jobb. Behovet øker for flere kandidater, også innen ph.d. Per i dag utdannes det 1500 ph.d-kandidater årlig. Andelen utenlandske PhD-kandidater er nå 30 %, og andelen stiger. Fortsatt urbanisering og samtidig færre utdanningssøkere? Driften mot byene fortsetter og aldersgruppen flytter mest. Urbaniseringen peker mot at NTNU fortsatt vil drive den overveiende delen av utdanningsaktivitetene på sine 3 bycampi. Etter 2025 reduseres trolig ungdomskullene. Øker ikke studietilbøyeligheten, vil den årlige utdanningssøkningen falle. Studenttallet ved lærestedene i de store byene vil kunne bli holdt oppe ved å dra fordel av en fortsatt urbaniseringstrend. Utvikling i statlig sektor: stabilitet og endring Utøvelse av lov- og regelverk: rettssikkerhet, omdømme, kontroll og ansvar. Regelverket regulerer rettigheter og plikter for studenter og tilsatte, og for institusjonene i rollen som studiested og arbeidsgiver. Rettssikkerhet, likebehandling, likestilling og personlig og materiell sikkerhet er bærende prinsipper i regelverket. Dette gir vesentlige føringer for formålet med og handlingsrommet til administrasjonene. Universiteter og høyskoler skal videre utøve god økonomi- og eiendomsforvaltning, og her har risikovurderinger og internkontroll blitt integrerte elementer i det administrative arbeidet. Selvregulering og institusjonell autonomi. Statens rolle som styrende aktør har vært i endring siste år. Statlig styring er influert av New Public Management (NPM). Dette innebærer virkemidler som økt konkurranse og markedsinnslag, privatisering, deling i bestiller-/utførerroller, desentralisering, delegering og mål- og resultatstyring. I dag skjer statlig styring skjer gjennom resultatmåling, incentivbasert finansieringssystem, indikatorrapportering, og evaluering basert på nasjonale kvalitetsnormer. Styringsprinsippet er frihet under ansvar, som det blant annet kom til uttrykk i Kvalitetsreformen for høyere utdanning (2001). Prioriteringer i norsk høyere utdanning Norsk høyere utdanning er de siste år blitt sterkt influert av reformer i europeisk høyere utdanning. Dette har gitt oss internasjonal gradsstruktur, tettere studentoppfølging, resultatbasert finansiering, et nasjonalt kvalitets- og akkrediteringsorgan (NOKUT) og nye styrings og ledelsesformer. De politiske prioriteringene har avleiret behov for oppbygging av nye administrative kompetanser. I lys av siste 4-5 års utvikling er det naturlig å framheve 4 prioriterte områder: Internasjonalisering. Internasjonal mobilitet i høyere utdanning og forskning øker, er politisk ønsket og et viktig gode for studenter og ansatte. Norske læresteder vil bli eksponert for sterkere internasjonal konkurranse om studenter, vitenskapelig tilsatte og forskningsmidler. Siste år har KD spesielt frontet behovet for sterkere norsk uttelling i EUs forskningsprogram. Tettere samspill utdanning og forskning. Et overordnet mål i norsk kunnskapspolitikk er tettere integrasjon mellom utdanning og forskning (Meld.St.18 ( : Lange linjer kunnskap gir muligheter). Meldingen understreker at studenter på alle gradsnivå bør få delta i forsknings- og innovasjonsaktiviteter underveis i utdanningsløpet. 5

22 NOKUT og studenttilfredshet. NOKUTs årlige Studentbarometer vil sammen med massemedias oppmerksomhet kunne medvirke til en skjerping av den nasjonale konkurransen om utdanningssøkere. Søkerne vil raskt kunne orientere seg om studenters tilfredshet før de sender side søknader til Samordnet opptak. NOKUT vil dessuten samarbeide med UHR om evaluere forskning og utdanning. Finansieringsmodell, effektiviserings- og avbyråkratiseringskutt. I statsbudsjettet 2015 fikk UHsektoren et felles effektiviserings- og avbyråkratiseringskutt på totalt 180 mill. kr. fordelt pro rata, og kuttet går årlig i 4 år. Det innebærer at et fusjonert NTNU samlet for årene må ta et totalt kutt på vel 131 mill. kr. Samtidig er finansieringsmodellen for UH-sektoren under omlegging. Teknologi og digitalisering Våre valg og løsninger styres i stor grad av teknologi og systemer. Dette krever at vi er proaktive og møter krav om fleksibilitet og evne til å møte endringene. Denne utviklingen stiller krav til at NTNU vurderer informasjonssikkerhet, åpenhet og informasjonsforvaltning i nye sammenhenger. Hvis vi skal lede an i sektorens teknologiutnyttelse, må vi skape en aktiv endringskultur som tør å prøve, feile og skalere opp der vi ser de store gevinstene. 6. Fremtidsbilder av en god administrasjon Her følger noen brukerorienterte bilder som forsøksvise eksempler på god administrasjon, på det tidspunkt der NTNU-fusjonen er gjennomført. Bildene er ment som innspill til en diskusjon om ambisjoner og forventninger til nivå og form på administrative tjenester. Basert på de trender og krav vi har beskrevet, kan det avledes en rekke forventninger til administrasjonen. Lista i det følgende er ikke uttømmende og forventningene kan stå i innbyrdes motsetningsforhold. Hva forventer studentene? Et fremtidig NTNU består av tre campuser der studentene opplever at deres behov løses på en rask, enkel og hensiktsmessig måte. Tilgjengelighet vil være et overordnet prinsipp, i form av digitale støttetjenester og campusbaserte fysiske tjenester. Kommunikasjonen mellom studentene og administrasjonen skjer i stor grad ved hjelp av godkjent nettbasert plattform. Studentene har en klar opplevelse av at de blir likebehandlet i spørsmål som studieprogresjon, vurdering og klagesaker, uavhengig av fagområde, årstrinn og studiested. Eksempler på fremtidsbilder: NTNU har en førstelinje der studentene finner svar på om lag 90 % av alle spørsmål digitalt. NTNU har en bemannet førstelinje som er sentralt tilgjengelig i alle tre byer. Førstelinjen har høy servicekvalitet, og den kan enkelt hjelpe studentene med å løse problemer, også de som ikke oppstår ofte. NTNU har standardisert og i stor grad digitalisert alle studieadministrative prosesser Studentene har like rettigheter uavhengig av studium, - fakultet- og campustilhørighet. Hva forventer fagmiljøene og vitenskapelige tilsatte? Forskning og innovasjon I et fremtidig NTNU har forskerne en fleksibel og profesjonell forskningsadministrasjon med høy kompetanse om vesentlige krav, konkurransevilkår og forhold som gjelder nasjonale og 6

23 internasjonale konkurransearenaer. Forskere får prosessorientert fagstøtte med fokus på forskningsprosjektet som helhet. I årene som kommer forventes det at NTNU har et veletablert og gjennomgående system for nyskaping og innovasjon. På funksjonelle nettsider finner studenter og fagmiljøene all nødvendig informasjon om hvordan en skal få hjelp til å videreutvikle ideer og forskningsresultater. Bak vurdering, støtte og videreutvikling av ideer og forskningsresultater står en god og profesjonell i administrasjon. Eksempler på fremtidsbilder: Nye utlysninger om forskningsprogram/-prosjekter varsles gjennom oppdaterte nettsider. Her finner en videre informasjon om universitetets samlede FoU-støtte, som rådgivning, søkeprosesser, forskningsutstyr, innkjøp, kommunikasjons/profilering, språkvask m.v. NTNUs forskningsadministrasjon arbeider helhetlig og legger til rette for at NTNUs forskere kan fokusere på sine primæroppgaver og minimalt på rene administrative gjøremål. En forsker får lett og effektivt oversikt over stegene i hvordan forskningsresultater vurderes kommersielt av universitetets støttetjeneste. Tjenesten responderer raskt på forespørsler. Utdanning Om noen år skal NTNU ha en administrasjon som legger til rette for at man i undervisningssammenheng står overfor et mangfoldig utdanningsbilde med campusbasert utdanning, livslang læring, e-læring og økt studentutveksling. Administrasjonen legger til rette for fysisk og virtuell mobilitet for tilsatte og studenter mellom NTNUs tre studiesteder. NTNU har en godt oppdatert infrastruktur som gir tilgang til alternative undervisnings- og vurderingsformer, eksperimenter, ferdighetsøving og skapende aktiviteter for alle i undervisningsstilling. Eksempel på fremtidsbilder: Digital eksamen skal i størst mulig grad ha erstattet ordinær eksamen på de fleste studieprogram, og det er ellers en utstrakt bruk av varierte eksamensformer tilpasset emnets læringsformer og læringsutbyttet studentene forventes å oppnå. Utdanningsløpet er strukturert og organisert etter digitaliserte støttetjenester. Hva forventer ledere? Ledere får lett tilgjengelig informasjon og gode administrative støttesystemer som skaper større handlingsrom for strategiske prioriteringer i alle ledd. Det vil bli stilt mer tydelige krav til rapporter, analyser og konsekvensutredninger som grunnlag for strategiske beslutninger på alle nivå. Den samlede NTNU-administrasjonen skal ha kompetanse til å være proaktiv og initiere de riktige strategiske diskusjonene, til riktig tid og på riktig nivå for lederne. Når det er behov for å supplere saksbehandlingen fra andre enheter, kreves det nødvendig fleksibilitet og omprioritering av tid og medarbeidere. Eksempler: NTNU har implementert digitale verktøy som umiddelbart gir tilgang til nøkkeltall om virksomheten. Verktøyet genererer standardrapporter som gir underlag for lederbeslutninger på alle nivå. 7

24 NTNU har innført et system for raskt å sette sammen tverrfaglige team med kompetansen oppgaven krever, uavhengig av nivå og sted. Hva forventer statlige organer og samarbeidspartnere? I årene som kommer er målet at rapporteringsmengden fra offentlige myndigheter er redusert, men kravene til relevant digital dokumentasjon skjerpes. Myndighetene stiller høye krav om korrekt og rettidig rapportering om kritiske virksomhetsområder. Målstyringen er videreført og utviklet, og større misforhold mellom mål og resultater kan føre til fratrekk i neste års bevilgning. Myndighetene forventer at NTNU ivaretar sitt samfunnsansvar, ut over primæroppgavene, i tråd med nasjonale mål og føringer innen områder som miljø, universell utforming, beredskap, døgnåpen stat osv. Myndighetene forventer at vi har økt inntektene fra oppdragsvirksomhet betraktelig. Ut fra institusjonens nasjonale og regionale ansvar krever dette at vi har kontrakter med regionale, nasjonale og internasjonale virksomheter. Vi har evne og kompetanse til å håndtere kompliserte og omfattende avtaler. Bedriftene forventer rask respons på sine henvendelser og at organisasjonen tar raske beslutninger. Vi er i stand til raskt å utvikle nye utdanningstilbud basert på nærings- og arbeidslivets behov. Mange av våre kandidater utdannes for lærer-, velferds- og helseyrker. Disse er i hovedsak tilsatt i offentlig sektor i kommuner, fylkeskommuner og helseforetak. NTNU har på alle nivå et nært samarbeid med arbeidsgiverrepresentanter om utdanningens innhold, læringsutbytte og behov for nye utdanningstiltak. Eksempler på fremtidsbilder: NTNU har forhåndsdefinerte standardrapporter som genereres automatisk ved innlastning av årets resultater, og som tilfredsstiller myndighetenes krav om rapportering. Arbeidsomfanget av rapporteringsarbeidet er vesentlig redusert ved NTNU siste 10 år. NTNU har et velfungerende servicesenter, der bedrifter og offentlige instanser kan henvende seg digitalt eller personlig i forbindelse med oppdrag. Servicesenteret ruter henvendelsene raskt til riktig fagmiljø og forsker. NTNU har etablert forutsigbare og standardiserte prosesser for samarbeid som gir eksterne bedrifter rask respons fra forespørsel til avtaleinngåelse, gjennomføring, leveranser og avslutning. Hva forventer de tilsatte av NTNU som arbeidsgiver og organisasjon? For å realisere sine strategier er NTNU avhengig av å fremstå som en attraktiv arbeidsplass i konkurransen med andre arbeidsgivere om de beste og mest kompetente administrativt tilsatte. Eksempler på fremtidsbilder: NTNU tilbyr konkurransedyktige lønns- og arbeidsvilkår, og skaffer seg på denne måten de dyktigste administrative medarbeiderne. Det administrative arbeidet preges av god og tydelig ledelse, strategisk tenking og gode muligheter for kompetanseheving, faglig utvikling og karriereløp. Arbeidet foregår i en læringskultur, basert på erfaringsutveksling og diskusjoner i faglige team og nettverk. 8

25 Likt nivå på administrative tjenester ved hele NTNU, slik at brukerne av tjenestene opplever samme kvaliteten uansett hvor de er. Nærhet til leder, korte beslutningsveier og rom for kreativitet En organisering som gir rom for utviklingsrettede prosjektaktiviteter i tillegg til løpende driftsoppgaver. 7. Hvilke krav bør vektlegges ved administrativ organisering? Med utgangspunkt i NTNUs mål, trender og krav har gruppen identifisert vesentlige krav til administrative oppgaver og tjenester. Kravene dreier seg om: Kvalitet og fagnærhet Strategisk evne Effektivisering Teknologi og digitalisering Fleksibilitet Kvalitet og fagnærhet NTNUs egne ambisjoner vil sammen med mål og prioriteringer i norsk kunnskapspolitikk vil i fremtiden kreve en høyere kvalitet og effektivitet administrativ fagstøtte til primæroppgavene forskning, utdanning og nyskaping og formidling. NTNU har tydelige ambisjoner om å bidra i den internasjonale vitenskapsbaserte kunnskapsutviklingen på utvalgte områder og å formidle kunnskapen til studenter og samfunnet for øvrig. Det administrative arbeidet må ha høy kvalitet i student- og utdanningsoppgavene, i forskningsrealterte oppgaver og i personal-, økonomi- og eiendomsforvaltning. Kvalitet i det administrative arbeidet må ha sterkt fokus på studenter og utdanningsoppgavene og forskningsmiljøene. Strategisk evne Det forventes at lederstøtten som administrasjonen representerer på alle nivå skal gi økt handlekraft og bedre kvaliteten i strategiske beslutningsprosesser. En premiss for fusjonen er å ta ut faglige synergier. Et overordnet krav til den administrative organiseringen vil derfor være at den legger til rette for og bidrar til dette. Som del av lederstøtten skal administrasjonene bidra til å omsette nye samfunnskrav og politikk i interne strategier, prioriteringer og handlinger. Som tilrettelegger for ledelse vil dette stille betydelige krav til selvstendighet og analytisk kompetanse hos medarbeiderne. Både av hensyn til leder og tilsatte må ikke lederspennet bli for stort. Organiseringen av den administrative virksomheten må ta hensyn til den geografiske avstanden institusjonene imellom, institusjonenes styrker og deres behov for tilstrekkelig autonomi for å ivareta sitt spesielle oppdrag overfor sine regioner. Administrasjonen må takle ulik størrelse og sannsynligvis også andre ulikheter mellom campusene. Oppgavefordeling og arbeidsprosesser er utformet slik at det bidrar til å skape felles identitet og stimulere til samarbeid på tvers av nivåene og mellom campusene. Effektivisering gjennom standardisering, felles rutiner og prosesser Det forventes at administrative oppgaver bygger på gjennomgående virksomhetsprosesser som sikrer at arbeidsflyten henger sammen. Standardisering gir økt forutsigbarhet for brukerne, reduserer behov for skreddersøm og krever samtidig god kvalitetssikring. Sluttbrukerne bør derfor ha en tydelig stemme ved utforming av virksomhetsprosessene og design av støttesystemene. 9