Referat fra styremøte i Kurland Fotballklubb

Transkript

1 Referat fra styremøte i Kurland Fotballklubb Dato: Onsdag Tid: Kl :30 Sted: Klubbhuset Til stede: Simen Wenche, Klaus, Ole, Lea, Kari Mette Forfall: Bjørn 36/15 Innkalling og saksliste Bjørn Godkjent uten merknader. 37/15 Orienteringssaker Regnskapsrapport pr En del inntekter som ikke er ført. Vi antar vi ligger omtrent på budsjett på inntektssiden. Vi kommer til å gå noe under på utgiftssiden. Noe feilføringer på Denne posten skal nede. Uniformering trenere og ledere skal føres på Referat fra sportslig utvalg Tatt til orientering. Anlegg Branntilsyn på fyringsanlegget. Vi mangler ROS-analyse. Prøver å kjøpe hjelp fra 3. partskontrolløren til å utvikle analysen. Sommerdriften har gått greit. Vi må bruke noen kroner på å reparere skader på kunstgresset. Utleie vinter regner med at det går av seg selv. Priser som i fjor. Klubbhus. Lys på fasade og i trapp ned til garderoben. Håndterere på HC-toalett. Markise over kiosken. Kjøleskap og ekstra stikkontakter på kjøkkenet. Utstyr Alle lagene har i hovedsak fått sitt for denne sesongen. Litt utfordringer på orden på fellesutstyr. Fordele tilsynsvaktuker på lagene. Møte med Comet om utstyrsavtale Viderefører Hummel i sesongen Vintersesongen kjøre med felles vinterballer. Trenger 2 x 20 stk str 5 og 4 x 15 stk 4 ball. Merkes med 1 til 2/4. Bjørn Wenche Simen Ole Kari Mette Side 1 av 9

2 Informasjon Flayer ut til alle postkassene til inntaksområdet til Kurland skole. Mailinglistene er oppdatert. Nettsidene er endret. Lagsidene holdes bra vedlike. Litt for lite nyheter. Kontostruktur En del lag har fått konto. Noen mangler fortsatt. Wenche svarer disse i løpet av uka. Tilskuddene til lagene går ut til lagenes konto i Sparebank1. Politiattester Lea har liste på alle som har levert. Mangler kun en. 38/15 Organisering sesongen 2016 Klaus Wenche Lea Simen Saken gjelder Arbeidet med både den sportslige og administrative organiseringen av klubben sesongen 2016 bør starte i august. Nedenfor beskrives en mulig organisering for neste sesong, med fullmakter og frister. Administrativt: Styret ser ikke behovet for å planlegge med vesentlige endringer i klubbens administrative organisering, med unntak av at det bør tilsettes person på sport og marked. Utfordringen vil primært bestå i å rekruttere personell til denne organisasjonsplanen. Særlig følgende funksjoner synes utfordrende å få dekket opp: Kioskgruppe Damelaget vant kontrakten etter konkurranse før sesongen. De var de eneste som ga bud. VinterCupen Der har vi fått beskjed om at mange gir seg etter turneringen i Dersom vi ønsker å videreføre turneringen utover 2016, bør vi legge ned betydelig innsats på å rekruttere noen nye medlemmer til turneringskomiteen i 2016 for å få til noe overlapping. Sportslig utvalg - Vi har fortsatt ikke en fungerende trenerkoordinator. Dette er en prioritert funksjon. Vi bør vurdere å engasjere person på heltid. Hvor mye avstillingen som skal være knyttet til sport og hvor mye som skal være administrasjon, må drøftes. Side 2 av 9

3 Sportslig: KFKs mål, strategier og organisering av barne- og ungdomsfotballen fastsettes av årsmøtet og utfylles av styret og SU. Gjennomføringen skjer på lagene. For at SU skal kunne inngå avtaler med trenere, ledere og spillere må de økonomiske rammene for lag/grupper avklares før SU går i gang. Arbeidet bør i gang i august. Se vedlagt skisse for 2016 i referat fra møte i SU den Avgjørelse: Administrativt: Kioskgruppe Pri 1: Etablere en kioskgruppe Pri 2: Sette driften ut på anbud. VinterCupen. Styret ønsker at turneringen videreføres i sin nåværende form, også etter Sittende komite gir seg etter årets turnering. Styret ønsker å rekruttere ekstra personer til komiteen med tanke på overlapping. Til turneringen i 2016 trenger vi en person på kampoppsett. Sportslig utvalg SU får fullmakt til å søke etter person i 100% stilling, hvor 60 % av stillingen skal være som trenerkoordinator. De resterende 40 % skal benyttes til administrativt arbeid, primært markedsarbeid. Stillingen finansieres ved at 60 % er fastlønn og resterende 40 % er provisjon. SU skal komme tilbake med en nærmere beskrivelse av prosjektet, herunder en stillingsbeskrivelse. Valgkomiteen Leder tar kontakt med valgkomiteen og informerer om hvem som er på valg og hvilke kompetanse han ønsker seg inn i styret. Styremedlemmer som ønsker avløsning men som ikke er på valg, bes melde fra om dette til valgkomiteen. Sportslig: Menn veteran fortsetter som egen treningsgruppe. Det er ønskelig å rekruttere spillere i 40 årene og melde på lag i klassene +39 og +48 eller +55. Side 3 av 9

4 Seniorlagene. Vi ønsker oss to 11 er lag for menn. De bør utgjøre samme treningsgruppe. og et 11 er lag for kvinner.. Det settes av kr i driftstilskudd til hver gruppe. Sportslig leder gis fullmakt til å engasjere lagleder og trenere. Spillere bør høres før avtale med trenere signeres. Godtgjørelse til trener skal være beskrevet i utkast til årsmelding og plan med budsjett godkjent av lagleder. Driftstilskuddet utbetales ikke før årsplan er mottatt og godkjent. Bør avholde evalueringsmøte med trenere (september) og spillere (innen medio okt) separat. G99 (G19). Det settes av kr i tilskudd til godtgjørelse for trenere til gruppa. Sportslig leder gis fullmakt til å engasjere lagleder og trenere. Spillere og foresatte bør høres før avtale med trenere signeres. Godtgjørelse til trener skal være beskrevet i utkast til årsplan med budsjett godkjent av lagleder. Vi har 3 årskull, 99, 98 og 97, å rekruttere fra. Møte med trenere og ledere om 2016 i løpet av september. Møte med spillere innen 15 okt. G 2003/2004 (G13 + G12). Felles treningsgruppe. 2 stk 9 er lag i G13. Trenere og ledere er trolig i orden. Simen sjekker med trenere og ledere. Det settes av kr i tilskudd til driftstilskudd. Oppmann 03 disponerer midlene til godtgjørelse trenere og ledere, samt til tiltak for å beholde spillere. G 2005 (G11) 7 er lag. Samtrener med G03/04 og G06 og J04/05 ift hva som finnes hensiktsmessig. Virker som trenere og ledere fortsetter. J 2004/2005 (J11). 18 spillere. 1 eller 2 stk 7 er lag. Må om nødvendig ta med J2006 på treninger. Bør ha mulighet til samtrening eller hospitering med G2005. Virker som trenere og ledere fortsetter. G 2006 (G10). 18 stk. Knytter seg litt usikkerhet til 3 stk hockey-gutter. 2 stk 5 er lag på nivå 2 eller 1. Frist avgjørelse 10. feb. Trenere og ledere fortsetter.. J 2006 (J10) 6 spillere. Liten og sårbargruppe. Bør slås sammen med jenter født 2007 som 5-6 stk. Fram til flere spillere i gruppa, bør de Side 4 av 9

5 samtrene med J2004/2005. Bør flere trenere, om nødvendig betale ekstern trener. G2007 (G/J 9) 3 stk 5 er lag i gutteklassen, ca 20 gutter. Grunnlag for å rekruttere flere jenter. Snakk med Ola om rekrutteringskampanje. Bør splitte gutter og jenter. Avklare om trenere og ledere fortsetter. G/J 2008 (G/J 8). 3 stk 5 er lag. Snaut 30 spillere. En gruppe med 2-3 stk guttelag og 1 rent jentelag. Vurdere egne aktiviteter i øktene for jentene. Viktig å få på plass kampleder og lagleder for jentelaget. Avklare om trenere og ledere fortsetter. G/J 2009 (G/J 7) 2 stk 5 er lag, gutte- og jentelag. 6/8 av hvert kjønn. Er tre trenere, hvorav en er far til ei jente. Må jobbe videre med rekruttering av spillere på dette laget. G/J2010 (G/J 6) Ny treningsgruppe rekruttert fra allidretten. Starter ut i april. Melder seg på turneringer i 6 års serien. Allidrett for 2010/2011 Organiseres etter samme prinsipper som foregående år, dog slik at vi ikke gir eget tilbud til 4 åringene (2012). Tilbudet gis med egne grupper for barn født 2010 og Sportslig leder oppdaterer mal for årsplan og tar med avsnitt om årsmelding, Regnskap rapporteres særskilt innen 15. januar. Årsplanarbeidet startes i oktober og skal være sluttført før jul. Sportslig leder sender ut mail til årets lagledere. Sportslig leder gis fullmakt til å engasjere lagleder og trenere for alle grupper i barnefotballen. 39/05 Ledermøte medio oktober 2015 Saken gjelder: Ledermøte nr 2/15 er berammet til torsdag 22. oktober 2015 kl på Klubbhuset. På møtet skal styret og lagene gi foreløpige vurderinger av sesongen 2015 og skissere planer, ønsker og forventninger til sesongen Side 5 av 9

6 Styret må fastsette dagsorden og fordele oppgaver. Avgjørelse: Styret stiller på kl for å forberede lokalet og serveringen. Møtet arrangeres torsdag kl på klubbhuset. Dagsorden: Velkommen og presentasjoner (Bjørn) Informasjon 2015 Hvordan har det fungert? (Klaus) 2016 Nye nettsider (Olav) Sportslige forhold: Resultater 2015 (Simen) Organisering grupper og lag (Morten) o 2015 Evaluering o 2016 Vedtatt arbeidsskisse sesongen 2016 Årsmelding og plan Felles tiltak (Morten) o 2015 Evaluering o 2016 Planer Kurs og dommer (Klaus) o 2015 Evaluering o 2016 Planer Kurshøsten 2015/2016 Klubbdommerkurs april 2016 VinterCup (Bjørn) Planer 2016 Skal vi fortsette i 2017? Rekruttering til Turneringskomiteen Kiosk (Bjørn) Utstyr (Kari Mette) 2015 Evaluering o Fellesutstyr o Lagsutstyr 2016 Planer o Fellesutstyr o Lagsutstyr Økonomi og dugnad (Wenche) Anlegg (Ole) Drift o Evaluering 2015 o Planer 2016 Ekstern utleie 2016 Fordeling av treningstider 1. nov 31. mars Side 6 av 9

7 40/15 Idrettens tekstilinnsamling Saken gjelder: Idrettsforbundet lanserer «Idrettens tekstilinnsamling» i samarbeid med U-landshjelp fra Folk til Folk (UFF) og Right To Play. Avtalen gir gode inntektsmuligheter for idrettslagene. For hvert kilo tekstil som samles inn går én krone til idrettslaget. Et idrettslag som klarer å engasjere lokalmiljøet til å gi tekstiler jevnlig kan få mer enn kroner pr. innsamlingscontainer i året. Interesserte lag bes melde fra på klubbhuset@kurlandfk.no Styret ser for seg at dugnaden tildeles ett lag og at alle inntektene går til dette laget. Vi ser for oss at det bør være mulig å få satt en innsamlingscontainer på parkeringsplassen på Kurlandsparken. Lager på G2006 Jürgen har spilt inn følgende: «Dette er ett flott tiltak både for å få inn inntekter men også for å støtte UFF sitt arbeid. Men hvis inntektene skal gå til kun et lag, kan det oppfattes som litt urettferdig, både internt i Kurland FK men også ved markedsføring i resten av lokalbefolkningen. Kan det vurderes at dette blir en samlet Kurland FK-aksjon isteden og at inntektene disponeres til barnefotball (felles arrangementer / utstyr)? Da gjenstår det selvfølgelig å fordele ansvaret bla. for markedsføring i lokalbefolkningen på flere lag, men da melder det seg sikkert nok frivillige.» Svar til Jürgen: «KFK vedtar på årsmøtet hvilke forpliktelser vi skal legge på lag eller medlemmer. For 2014 er det følgende: Spiller og lagets plikter Spiller overfor klubb Kontingent. Ulike satser for familie og enkeltmedlemskap og for spiller over/under 12 år Spiller holder selv rød shorts, røde strømper og leggskinn i samsvar med klubbens utstyrsstandard. Spiller overfor laget Treningsavgift. Lag fastsetter selv ev. treningsavgift eller dugnad til aktiviteter som ikke dekkes av klubben, Side 7 av 9

8 herunder til leie av undervarmet kunstgress og turneringer/cuper. Lag overfor klubb To økter dugnad på VinterCup + levering av bakverk pr. spiller Kioskvakt på Kurlandsparken. Alle grupper har ansvaret for kiosken to uker pr. år. Kiosken skal være åpen når det spilles kamper på Parken. Vårdugnad på klubbens baner og anlegg Styret mener vi ikke har myndighet å pålegge lag/spillere ytterligere plikter. Styret og utvalgene har dessverre ikke en organisasjon til å gjennomføre prosjekter av denne type. Motivasjonen for å gjennomføre prosjekter er normalt størst når pengene går til eget lag. Så langt har G2003/2004 meldt sin interesse. De skal på turnering i Spania høsten Dersom lagene i barnefotballen samlet, eller en gruppe av lag, kan ta ansvaret for prosjektet, setter styret stor pris på det. Dere fastsetter selv hvilket formål midlene skal bruks til. Vi trenger en kort prosjektplan som dokumentasjon. Dersom barnefotballen ikke sammen kan komme opp med en plan, vil det bli trukket lodd om retten til prosjektet blant de lagene som melder sin interesse. Styret tildeler prosjektet på sitt møte på klubbhuset onsdag 16. september kl » Avgjørelse: Oppdraget tildeles G2003/ /15 Eventuelt Alle Ingen saker. Saker til neste møte: Kommende møter Styremøte på klubbhuset tirsdag 20. oktober 2015 kl Ledermøte nr 2/15 på klubbhuset 22. oktober 2015 kl Styremøte på klubbhuset tirsdag 17. november 2015 kl Styrets julebord hos Klaus i Kornstien 16 fredag 20. november 2015 kl Side 8 av 9

9 Styremøte på klubbhuset tirsdag 8. desember 2015 kl Styremøte på klubbhuset tirsdag 19. januar 2016 kl Styremøte på klubbhuset tirsdag 9. februar 2016 kl Årsmøte på klubbhuset torsdag 25. februar 2016 kl Referent Klaus Wike. Side 9 av 9