By- og boligutstilling Oslo Drammen FORPROSJEKTRAPPORT

Transkript

1 By- og boligutstilling Oslo Drammen FORPROSJEKTRAPPORT Forprosjektrapporten er en prosjektintern rapport som kvitterer ut arbeidet i forprosjektet og beskriver overgangen fra forprosjekt til gjennomføringsprosjekt. Oslo, 9. Oktober

2 Forord Foreliggende forprosjektrapport er en oppsummering av arbeidet som har skjedd i forprosjektet sett i lys av bestillingen fra prosjektstyret til sekretariatet ved behandling av skisseprosjektrapporten i mai Selve prosjektbeskrivelsen for by- og boligutstillingen foreligger som et eget dokument. Oslo 9. oktober 2008 Birgit Rusten Inge Willumsen Innhold Forord... 2 Innhold Oppsummering av arbeidet i forprosjektet Avtalestruktur Regi for beslutningsrekkefølge Budsjett og finansieringsplan gjennomføringsprosjekt

3 1. Oppsummering av arbeidet i forprosjektet Gjennom behandlingen av skisseprosjektrapporten våren 2007, vedtatt av NAL og Husbanken, ble forprosjektet iverksatt. I det følgende kommenteres det arbeidet som er gjennomført i forprosjektet i henhold til bestillingen som ble gjort (pkt under) gjennom behandling av skisseprosjektrapport våren Etablere en interimsorganisasjon for forprosjektfasen, med styre og sekretariat og samarbeidsavtaler med vertskommunene. I møte 8. november 2007 ble prosjektstyret konstituert med NALs president som leder og med én representant fra hver av de andre fire partene som styremedlemmer: Drammen kommune, Oslo kommune, Enova og Grønn Byggallianse. I møtet ble drøftet innholdet i Intensjonsavtale mellom de fem partene i forprosjektet. Denne avtalen er undertegnet av alle partene. Utkast til budsjett for gjennomføring av forprosjektet, gjengitt i skisseprosjektrapporten er lagt til grunn for prosjektstyrets og sekretariatets videre arbeid. Sekretariatet har i tråd med prioriteringen i forprosjektet gjort omdisponeringer innenfor budsjettrammen. 2. Etablere kontakt/prosess mot utbyggere, inkludert kommunale aktører. Dette gjøres først og fremst gjennom direkte kontakt mot de enkelte utbyggere/eiendomsbesittere. Kontakten mot egne etater og foretak samt utbyggere i de aktuelle områdene for utstillingen vært frontet av/regisert av kommunene v/hhv Plan- og bygningsetaten i Oslo og Byplankontoret i Drammen. Sekretariatet har vært bidragsyter og deltager i alle møtene med potensielle utbyggere og i tillegg deltatt etter behov i de interne møtene i kommunene. 3. Identifisere og beskrive konkrete byggeprosjekter, og inngå intensjonsavtaler med disse. Selve intensjonsavtalene må også utvikles. I gjennomføringsfasen erstattes disse avtalene av utstillingsavtaler. I vedlegg til prosjektbeskrivelsen framgår hvilke utbyggere som har vært kontakt i henholdsvis Oslo og Drammen. Utkast til intensjonsavtaler ble sendt ut til alle potensielle utbyggere våren 08 med frist med å gi tilbakemelding. Ved fristens utløp var ingen signerte avtaler mottatt. Intensjonsavtalen ligger også som vedlegg til prosjektbeskrivelsen. Vedlagt til denne forprosjektrapporten ligger også et notat om avtalestruktur i by- og boligutstillingen. Det er utarbeidet en skisse til utstillingsavtale avtale mellom utbygger/utstiller og prosjektstyret, som vil bli bearbeidet videre i gjennomføringsprosjektet. Arbeidet med å få med utbyggere vil fortsette videre inn i hovedprosjektet. Det er å anta også at når finansiering fra stat og kommuner er på plass så vil også prosjektet framstå med større overbevisning enn det gjør pr. i dag. 3

4 4. Prosess/forankring mot beslutningstagere i kommunene for deltagelse i hovedprosjekt. Dette innebærer møter og presentasjoner for videre utvikling av et konsept for hovedprosjekt i samarbeid med kommunene. Dette har vært et gjennomgående tema i sekretariatets møter med kontaktpersonene i kommunene. Hovedgrepet er at de to kommunene, med utgangspunkt i sekretariatets forprosjektrapport og prosjektbeskrivelse av et hovedprosjekt, forbereder sak og innstilling til overordnet politisk myndighet om deltakelse i et slikt hovedprosjekt for en by- og boligutstilling. Representanter fra de to kommunene har antydet at de forutsetninger som er lagt til grunn for budsjettforslag til et hovedprosjekt ligger innenfor de rammer og muligheter som kommunene antas å kunne godta. 5. Videreutvikling/konkretisering av kvalitetskriteriene. Kvalitetskriteriene vil utgjøre det faglige fundamentet for utstillingen, og angi ambisjonsnivået for byggeprosjektene. Kvalitetskriteriene som er gjengitt i vedlegg til prosjektbeskrivelsen er utviklet i samspill mellom sekretariatets og ekstern kompetanse og blitt lagt fram til høring/drøfting i to idedugnader og i prosjektstyret ved flere anledninger. Et hovedspørsmål har naturlig nok vært hvor ambisiøse skal kriteriene være dels i forhold til ny teknisk forskrift og dels i forhold til ideen om at utstillingen skal vise realiserte bygninger med et tydelig faglig løft. Ambisjonsnivået må balansere mellom på den ene siden være realistisk og på den andre siden være såpass ambisiøst at det vil være interessant som visningsobjekt og forbildeprosjekt. Det har også vært en diskusjon om kvalitetskriteriene skal omhandle alt, dvs om de skal omtale alt som har med miljøkvaliteter og boligkvalitet å gjøre. For at utstillingen skal bety et løft på tema klimavennlig arkitektur og byutvikling har sekretariatet med støtte fra prosjektstyret valgt å fokusere eksplisitt på klima. Derfor er det også i kvalitetskriteriene gjort et skille på det som på den ene siden er kriterier for klima og prosess for å oppnå klimamålene og det som på den andre siden er betegnet som generelle premisser innen miljøkvalitet og kvalitet på bygninger, bygningsmiljøer, utearealer osv. 6. Utarbeide kommunikasjonsstrategi med informasjonsaktiviteter. Prosjektbeskrivelsen oppsummerer aktuelle innsatsområder for en kommunikasjonsstrategi og konkretiserer aktuelle tiltak. Det anses som mest hensiktsmessig at arbeidet med en kommunikasjonsstrategi videreføres i oppstart av et hovedprosjekt. 7. Etablere nettside for prosjektet, knyttet opp til og Enn så lenge anses nettsidene til nal å være tilstrekkelig. Jfr punkt 6 over. Må vurderes å lage egen nettside som del av hovedprosjektet. Må da være knyttet opp til navnet på by- og boligutstillingen. 8. Arrangere oppstartseminar for kommuner og utbyggere og andre interesserte, for informasjon, inspirasjon og markedsføring av prosessen mot ulike aktører. Dette arrangeres sent på høsten 2007 og bør være et gratis eller tilnærmet gratis seminar. Slike seminarer er gjennomført med forskjellig regi i de to kommunene: I Oslo i områdevise møter med utbyggere i hvert av de utpekte hovedområdene (Sørenga/Bjørvika, Ensjø, Stasjonsbyen/Grefsen stasjon). I Drammen ble interesserte grunneiere, utbyggere, arkitekter o.a. gitt informasjon via et fellesmøte og senere individuell oppfølging fra kommunens side. Byutviklingskonferansen i Drammen i februar var også ledd i dette informasjonsarbeidet, der utstillingen var tema. 4

5 Sett i lys av den manglende oppslutning utsendelsen av intensjonsavtaler har fått er det nærliggende å tenke seg at satsingen her ikke har vært tilstrekkelig/overbevisende, kombinert med usikkerhet på hva kvalitetskriteriene faktisk innebærer for den enkelte utbygger. 9. Utarbeide en visualisering/animasjon av muligheter i utstillingen, som skal fungere som en inspirasjon for innsalg av prosjektet til ulike aktører. Dette presenteres på oppstartseminaret. Sekretariatet har løpende videreutviklet og skreddersydd powerpoint-presentasjoner til ulike målgrupper. 10. Utarbeide prosjektbeskrivelse hovedprosjekt. Det skal skilles mellom en forprosjektrapport som skal beskrive hva som er gjort i forprosjektfasen og en prosjektbeskrivelse som skal angi hvordan et hovedprosjekt skal kunne gjennomføres trinnvis innenfor gitte tids- og kostnadsrammer 11. Utarbeide et konsept for konkurranseformer i utstillingen, med en miks av ulike konkurranseformer. Dette gjennomføres i tett dialog med NALs konkurransekomité. Det er utarbeidet i samspill med NALs konkurransesekretær et eget vedlegg til forprosjektrapporten om tre ulike former for og nivåer på konkurranser og grovkalkyle på disse. 12. Prosess for finansiering av hovedprosjekt. Kommenter: Finansieringen av hovedprosjektet er i utkast til budsjett basert på tilskudd og personressurser fra samarbeidspartnerne deltakeravgift fra utstillere/utbyggere sponsorinntekter fra utvalgte leverandører av energi med mer tilskudd fra andre Finansieringsprosessen er igangsatt ved innledende møter med mulige hovedsponsorer og gjennom kommunenes forberedelser til politisk behandling av forslag om videreføring av forprosjektet i et hovedprosjekt. Når kommunale vedtak om videreføring blir fattet vil henvendelser bli sendt til aktuelle sponsorer og tilskuddsgivere. 13. Layout og trykking av hovedprosjektrapport. Gjennomføres så snart kommunenes vedtak om videreføring foreligger. 5

6 2. Avtalestruktur 6

7 3. Regi for beslutningsrekkefølge For de statlige aktørene som skal bidra til finansiering av utstillingen er det helt avgjørende at vertskommunen ønsker å gå inn i dette arbeidet. Det er selvfølgelig viktig at private utbyggere også vil være med, men det er å anta at dette er en prosess som kan pågå også inn i hovedprosjektet. Med utgangspunkt i dette legges det opp til følgende beslutningsrekkefølge: 1. Prosjektstyret vedtar å anbefale prosjektbeskrivelsen 7. Oktober Denne brukes som underlag for videre prosess mot aktuelle finansieringspartnere. 2. NAL har allerede signalisert sin interesse for videre deltagelse. Mulighet til å stille med noe direkte finansiell bistand pluss egeninnsats. Grønn Byggallianse har varslet interesse for å delta, først og fremst med mulighet til å stille med egeninnsats. 3. Drammen kommune og Oslo kommune fatter høst 08 en prinsipiell beslutning om at de ønsker å igangsette by- og boligutstillingen. Kommunenes andel av finansieringen må også forankres gjennom denne beslutningen. Kommunene kan også ta forbehold om at deltagelse avhenger av at statlige aktører også stiller opp i det omfang som er skissert i finansieringsplanen. 4. Parallelt med og i etterkant av beslutningsprosessene i kommunene arbeides videre med å a. Sikre finansiering av hovedprosjektet b. Mobilisere utbyggere til å delta c. Kvalitetssikre faglige elementer d. Avklare prosjektstyring/organisering og eierskap 5. Forutsatt tilstrekkelig finansiell basis inngås en felles avtale om igangsetting av et gjennomføringsprosjekt med en fase 1 og fase 2. Fase 1 består av punktene a-d over, og når det er nok utbyggere på plass går prosjektet over i fase 2. Det defineres ikke på forhånd varighet på fase 1, det må være en fleksibilitet i prosjektet slik at fase 2 kan igangsettes så snart det er nok utbyggere. 6. Eventuell justering av prosjektet og budsjettet i forhold til finansiering, dvs at prosjektets ambisjonsnivå i fase 1 må være i samsvar med finansieringen. 7

8 4. Budsjett og finansieringsplan gjennomføringsprosjekt Budsjettet er også gjengitt i prosjektbeskrivelsen, men ikke finansieringsplanen, da det er uheldig å spre tall på forventede økonomiske tilskudd fra ulike bidragsytere før det er gjennomført tilstrekkelige prosesser med disse enkeltvis. Budsjettet omfatter kostnadene til å koordinere og drive de aktivitetene knyttet til felles kommunikasjon av prosjektet, oppfølgingen som skal skje av byggeprosjektene med faglig support, prosjektsamlinger og seminarer, oppfølging og kvalitetssikring av konkurranser, initiering av FOU akiviteter, visninger og utstillinger, konferanser, sponsorinnhenting etc. Dette dreier seg i hovedsak om å finansiere de aktivitetene som sekretariatet har ansvaret for å gjennomøre, dels med egne krefter og dels gjennom kjøp av eksterne tjenester. I tillegg kommer den egeninnsatsen som eierne, utbyggerne og andre også legger ned i prosjektet, og dette er forsøkt vist i et eget budsjett som også omhandler egeninnsats. Budsjett kortversjon I dette budsjettet stipuleres kostnadene i forhold til en prosess hvor prosjektet avsluttes i Budsjett kortversjon 8

9 Detaljert budsjett for de 5 første årene av budsjettet for

10 Finansieringsplan for de 5 første årene av finansieringen for

11 Budsjett inkludert egeninnsats Det er umulig å estimere alle aktørers egeninnsats i et slikt prosjekt. Denne oversikten gir en tenkt oversikt over ulike aktørers egeninnsats. Der det står at kostnad belastes sekretariat korresponderer dette med de ulike aktørenes bidrag til finansiering av aktivitetene som skjer i regi av sekretariatet, se finansieringsplan over. 11