Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/2252. Hovedutvalg administrasjon

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/2252 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon REFERATSAKER - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON Rådmannens forslag til vedtak: 1. Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om psykososialt arbeidsmiljø (Behandles i AUMU ) 2. Rullering av IA-handlingsplanen (behandles i AMU )

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv Anita Lilleskog Arkiv: 443 Arkivsaksnr.: 15/2207 Sign: Dato: Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget PROSEDYRE FOR HÅNDTERING AV BRUDD PÅ ARBEIDSMILJØLOVENS BESTEMMELSER OM PSYKOSOSIALT ARBEIDSMILJØ Forslag til vedtak: Hoved AMU godkjenner ny prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om psykososialt arbeidsmiljø.

3 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: I tråd med arbeidsmiljøloven og forskrift om intern-kontroll skal arbeidsgiver utvikle egne interne prosedyrer og retningslinjer i forhold til forebygge og håndtere både mobbing og konflikter. For effektivt å kunne forebygge og håndtere konflikter behøves en grundig innsikt og trening i håndtering av konflikter, de metoder som kan og bør brukes i slike saker, samt de juridiske føringer og spilleregler som gjelder for konflikter i arbeidslivet. Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Karmøy kommune er en stor organisasjon og konflikter og/eller trakassering er påregnelig å måtte forekomme. Når en står overfor en situasjon som krever tiltak, er det nødvendig for korrekt saksgang at en har retningslinjer som gir god veiledning for hvordan gå frem. Problemanalyse I behandling av konflikter og mobbing på arbeidsplassen, er det særlig viktig at fremgangsmåte er etisk forsvarlig og juridisk korrekt. I prosedyre vises det til bruk av en metode kalt «faktaundersøkelse» Gjennom bruk av denne metode gis et nødvendig grunnlag for videre arbeid og er særlig anvendelig når påstand står mot påstand. Faktaundersøkelse sikrer en forsvarlig, rask og rettferdig behandling av saken, og gjør det mulig å sette punktum i slike saker. Metoden inngår i en helhetlig tilnærming til forebygging og håndtering av mobbing i den enkelte virksomhet. Metoden er i tråd med arbeidsmiljøloven og sentrale juridiske saksbehandlingsregler, og bør benyttes i alle sammenhenger der det foreligger påstand eller mistanke om brudd på arbeidsmiljøloven eller interne føringer. Det kan også opplyses at arbeidstilsynet anbefaler bruk av denne metoden. For å kunne benytte metoden «faktaundersøkelse» er det nødvendig med god opplæring i bruk og anvendelse. Andre opplysninger

4 Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om psykososialt arbeidsmiljø - skal være en prosedyre som omfatter alle ansatte i Karmøy kommune som mener de har grunn til å tro at et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i Karmøy kommune er truet. For ordens skyld presiseres at prosedyren ikke skal gjelde for interessekonflikter mellom partene. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Oversikt over vedlegg: Prosedyre

5 Vedtatt: Revidert: Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om psykososialt arbeidsmiljø

6 HENSIKT Hensikten med prosedyren er å rettlede leder og arbeidstaker i å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og beskytte arbeidstakeren i henhold til arbeidsmiljøloven. OMFANG OG GYLDIGHETSOMRÅDE Omfang Prosedyren gjelder for alle ansatte i Karmøy kommune. Omfatter Prosedyren omfatter alle ansatte i Karmøy kommune som mener de har grunn til å tro at et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i Karmøy kommune er truet. Prosedyren gjelder ikke for interessekonflikter mellom partene i arbeidslivet. DEFINISJONER OG FORKORTELSER Aml: Arbeidsmiljøloven BHT Bedriftshelsetjenesten Klage Med klage menes påstand om brudd på arbeidsmiljøloven for egen del som kreves gjenopprettet. Konflikt Når en eller flere personer er frustrerte, irriterte eller føler seg blokkert av en annen person, uavhengig av om denne personene er klar over det eller ikke. Kritikkverdige forhold Med kritikkverdige forhold menes opplysninger om forhold og mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud. Det samme gjelder brudd på skriftlige etiske retningslinjer og alminnelige etiske standarder som det er bred tilslutning til i samfunnet. Forhold som arbeidstaker mener er kritikkverdig utelukkende ut fra eget politisk eller etisk overbevisning er ikke kritikkverdige forhold. Mellommenneskelige konflikt Mobbing Uoverensstemmelse mellom enkeltpersoner eller grupper på en arbeidsplass, og som blir til er problematisk følelsesmessig motsetningsforhold som medfører at kravet til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for den enkelte er truet. Det er mobbing når en person gjentatte ganger og over tid utsettes for negative handlinger. Dette kan dreie seg om trakassering, plaging, utfrysing, sårende erting, usynliggjøring, fratakelse av arbeidsoppgaver, ubegrunnet omplassering eller lignende. Det er typisk for situasjonen at den som er mobbet ikke er i stand til å forsvare seg.

7 Resultatet av en interessekonflikt mellom partene i arbeidslivet anses ikke som mobbing. Varsling Å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. ANDRE RELEVANTE RUTINER/PROSEDYRER I Karmøy kommune har vi følgende prosedyrer for å håndtere brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser. Det er viktig at forhold løses i henhold til riktig prosedyre. Ved rusproblematikk, se Karmøy kommunes AKAN-system Prosedyre for håndtering av trusler og lignende forhold Prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold jfr aml ANSVAR OG MYNDIGHETSFORHOLD Arbeidsgiver har ansvar for aktivt å kartlegge arbeidsmiljøet, søke å avdekke mellommenneskelige konflikter og håndtere disse på best mulig måte. Arbeidstaker har ansvar for å varsle (gi beskjed til) arbeidsgiver om mellommenneskelige konflikter som kan medføre en fare for liv og eller helse. Den enkelte leder er ansvarlig for at prosedyren blir gjort kjent for sine ansatte. FOREBYGGING OG AVDEKKING AV KONFLIKTER; MOBBING; TRAKASSERING OG UTILBØRLIG OPPTREDEN Å sikre et godt arbeidsmiljø er et viktig lederansvar. Alle ledere med personalansvar skal bidra til å forebygge mobbing, trakassering og utilbørlig opptreden i Karmøy kommune. Dette innebærer at leder har ansvar for at saker av denne karakter, som blir avdekket, blir behandlet så raskt som mulig og i henhold til denne prosedyren. Forebygging av mobbing, trakassering og utilbørlig opptreden ivaretas i tillegg gjennom kommunens systematiske helse-, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS), samt gjennom kurs for ledere og ansatte. (Som en del av dette arbeidet skal arbeidsgiver ha regelmessig arbeidsmiljøkartlegging, også av det psykososiale arbeidsmiljøet). Utviklingssamtalen/medarbeidersamtalen kan også være et virkemiddel for å avdekke konflikter på arbeidsplassen. Den enkelte arbeidstaker har ansvar for å melde fra til nærmeste leder eller verneombud så tidlig som mulig om brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser. Alle brudd skal meldes i henhold til denne prosedyren.

8 Tillitsmannsapparatet i kommunen er viktige samarbeidspartnere for arbeidsgiver i arbeidet med å forebygge mobbing, trakassering og utilbørlig opptreden. BRUK AV UFORMELLE KANALER/METODER FØR IVERKSETTELSE AV DENNE PROSEDYREN Henvendelse til den personen klagen gjelder I noen tilfeller kan det være tilstrekkelig å si fra om at vedkommende atferd oppleves som uheldig eller som mobbing. Alle ansatte har et ansvar for å være tydelig i forhold til egne grenser for legitim atferd. Ansatte bør derfor i størst mulig grad si fra når situasjonen oppleves som uheldig, for å unngå at forholdet fortsetter og/eller utvikler seg til mobbing. Bedriftshelsetjenesten BHT har taushetsplikt, er nøytral og kan være en god rådgiver i for eksempel mobbesaker. Henvendelse til kollega Noen velger å oppsøke en kollega de har tillitt til i vanskelige situasjoner de har behov for støtte og/eller veiledning. Støtte og/eller gode råd vil i noen tilfeller kunne bidra til å løse eller takle en vanskelig situasjon. Hvis noen henvender seg til en kollega og anklager en annen ansatt for mobbing og/eller trakassering bør vedkommende kollega imidlertid henvise til og på det sterkeste oppfordre klageren til å benytte klageprosedyren. Arbeidsmiljøloven 2-3 (2)d om arbeidsgivers medvirkningsplikt innebærer at arbeidstaker skal sørge for at arbeidsgiver eller verneombud blir underrettet så snart han/hun blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Dette gjelder også ved mobbing. Hvis man anklager en ansatt for mobbing eller annet brudd på arbeidsmiljøloven, skal kollega således gå videre med saken ved å varsle arbeidsgiver eller verneombud. Det er bare på denne måten arbeidsgiver vil ha mulighet til å håndtere saken. Henvendelse til verneombud Hvis man først og fremst ønsker støtte og/eller rådgivning kan man henvende seg til verneombudet i avdelingen eller hovedverneombudet. I henhold til arbeidsmiljøloven 6-2 har verneombudet imidlertid en lovpålagt varslingsplikt ved forhold som kan medføre helsefare, herunder mobbe- og trakasseringssaker. Dette innebærer at verneombud ikke kan ivareta anonymitet i disse sakene. I henhold til 6-2 (1 og 3) skal verneombud bringe saken videre til leder. Etter å ha varslet arbeidsgiver skal verneombud overlate den konkrete håndtering av saken til arbeidsgiver og deretter påse at det innrapporterte forhold følges opp. Om saken ikke blir håndtert etter rimelig tid, kan verneombud ta saken opp på nytt eller ta behandling av saken til AMU.

9 FORMELL KLAGEPROSEDYRE En klage om brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser, konflikter, mobbing og trakassering, utilbørlig opptreden mm, kan formidles både skriftlig og muntlig. I klagen må det fremkomme tydelig hvem som klager, hvem som anklages, hendelsesforløp, tid og sted for de aktuelle hendelsene, samt navn på eventuelle vitner. Klagen skal rettes til leder. Dersom klagen er rettet mot leder, skal den rettes til leders overordnede. Den som har fremsatt klagen, skal innen 1 uke motta skriftlig tilbakemelding fra den som har mottatt klagen. I tilbakemeldingen skal det fremgå at klagen er mottatt samt antatt saksbehandlingstid. Arbeidsgiver skal opptre aktivt og håndtere brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser på en forsvarlig måte. Med forsvarlig menes her i henhold til metoden «Faktaundersøkelse». Karmøy kommune skal til en hver tid ha egne ansatte som er kurset i metode. Arbeidsgiver har ikke mulighet til å håndtere en sak dersom det ikke oppgis hvem som er involvert. Enhver som ønsker å iverksette formelle tiltak i en sak må derfor oppgi sin anonymitet og navngi den eller de som anklages slik at arbeidsgiver får gjort noe med problemet. Den som anklages har rett til å vite hva han/hun er anklaget for, og hvem som har fremmet anklagene. HVA ER METODEN «FAKTAUNDERSØKELSE» Faktaundersøkelse er en arbeidsmetode som virksomheter er anbefalt å ta i bruk når påstander om mobbing, trakassering og utilbørlig opptreden foreligger Metoden gir et grunnlag for videre arbeid og er særlig viktig og nødvendig når påstand står mot påstand. Faktaundersøkelse sikrer en forsvarlig, rask og rettferdig behandling av saken og gjør det mulig å sette punktum i slike saker. Metoden inngår i en helhetlig tilnærming til forebygging og håndtering av mobbing i den enkelte virksomhet og er i tråd med arbeidsmiljøloven og sentrale juridiske saksbehandlingsregler. Når skal Faktaundersøkelse iverksettes? Metoden skal benyttes i alle tilfeller hvor det er mistanke om, eller kommet frem klage, eller varsel om at det kan forekomme brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser i Karmøy kommune. Varsel om brudd skal forekomme i en skriftlig klage. Om klager selv ikke er i stand til å formulere denne skriftlig kan vedkommende bes om bistand fra verneombud eller tillitsvalgt til å utforme klagen. Klagen skal rettes til leder, eventuelt til leders overordnede, jamfør avsnittet «Formell klageprosedyre». Leder vil iverksette de nødvendige tiltak.

10 Saksgang ved faktaundersøkelser For at det skal foreligge grunnlag for faktaundersøkelse må det foreligge klage. Når klage foreligger vil følgende saksgang bli iverksatt. Klage Undersøkelse Uheldig Påregnelig Aktivitet og gjenoppretting Informasjon til klager og andre berørte Oppfølging og kontroll På bakgrunn av klage og overordnet prosess vil faktaundersøkere(e) undersøke de faktiske forhold og utarbeide rapport. Rapportens rolle og mål er: Dokumentere faktaundersøkelsesprosessen og gjennomgå fakta (bevis) og konklusjoner. Kortfattet redegjøre for klagen og vitneutsagn. Presentere viktige utgangspunkt (AML, interne styringsdokumenter osv.). Presentere og gjennomgå fakta. Ta stilling til klagen basert på sannsynlighetsprinsippet. Mulige forslag til organisasjonsmessige etterspill.

11 Rapporten skal bygge på noen «juridiske» saksbehandlingsprinsipper som: Saksgang. Dokumentasjon Kontradiksjon (ha mulighet for å imøtegå beskyldninger eller påstander). Opplysninger behandles med konfidensialitet og ikke anonymitet. Avlevering av rapport og iverksettelse av tiltak Ferdig utarbeidet rapport med konklusjon leveres leder som tar stilling til rapporten og eventuelt iverksetter tiltak. Dokumentasjon og arkivering Alle saker, som formelt anses som en spesifikk klage og håndteres i henhold til denne prosedyre som en faktaundersøkelse, skal arkiveres i saksbehandlingssystemet ( Esa). Møtereferat skal skrives fra alle formelle møter og bør begrenses til hvilke problemstillinger som ble diskutert og eventuelle konklusjoner. Referatene bør godkjenne av de involverte og leder/arbeidsgiver, helst før møtet avsluttes. Uenighet om konklusjonene skal komme fram i referatene. Eventuelle opplysninger innhentet fra andre enn de involverte partene bør skrives ned/oppsummeres og inngå som dokumentasjon i saken. Alle referater og dokumenter skal behandles fortrolig og lagres på egen sak i Esa. (Det skal opprettes kryssreferanse til personalmappe.) Tiltak og reaksjoner Tiltak og reaksjoner vurderes i hver enkelt sak, ut fra undersøkelsen av saken, dens alvorlighetsgrad og konklusjoner. Personaladministrative reaksjoner vurderes og eventuelt utøves. Reaksjonen kan eksempelvis være advarsel, ordensstraff, forflytninger, endringer i arbeidsområder, oppsigelse eller avskjed. Forvaltningslovens regler skal følges og personal/administrativ støtte må involveres. Ved bruk av forflytning bør det primært være den som har mobbet eller trakassert som må forflyttes. Dette gjelder også ledere. Det kan være tilfeller der den som har blitt utsatt for mobbing vil få det best med mulighet for å starte på nytt med blanke ark. Dette må i så fall oppleves som et tilbud og ikke som en straff. Det kan også vurderes om arbeidsgiver kan tilby/iverksette for eksempel kompetanseheving, bedre tilrettelegging av arbeid, endrede arbeidsoppgaver etc. Rehabilitering og ivaretakelse i etterkant av håndtering Ansatte som har vært utsatte for utilbørlig opptreden, mobbing eller trakassering, vil kunne ha behov for oppreising og oppfølging. Karmøy kommune vil i alle tilfelles hvor det er konkluderes med mobbing garantere den utsatte en gjenoppretting av en forsvarlig

12 arbeidssituasjon. Det kan også være nødvendig med rehabilitering og etterbehandling både av den som har blitt utsatt for mobbing, og den eller de som har utført mobbingen, etter at saken formelt sett er sluttført. Oppfølging og rehabilitering av den som har utført mobbingen vil særlig være aktuelt i de tilfeller der mobbingen ikke har vært ment som mobbing. Det kan være svært belastende å vite at ens atferd blir oppfattet som mobbing av andre. Det vil i de fleste tilfeller også være aktuelt å samarbeide med bedriftshelsetjenesten og tillitsvalgte som har vært involvert i prosessen. Hvis det er konkludert med at det objektivt sett ikke har fremkommet utilbørlig opptreden, mobbing og/eller trakassering, kan det likevel ha foregått uønskede handlinger eller er forhold i virksomheten som har skapt den ansattes opplevelse av mobbing/trakassering. I så tilfelle må behovet for å iverksette nødvendige tiltak for å forhindre gjentakelse og/eller eskalering vurderes nøye. ORGANISASONEN Når man gjennomfører en faktaundersøkelse vil man ofte se at dette innebærer to saksløp - en personalsak og en arbeidsmiljøsak. Det er viktig å påse at taushetsplikten knyttet til personalsaken blir ivaretatt når det arbeides med arbeidsmiljøsaken. Det bør alltid vurderes om det er forhold i organisasjonen som er medvirkende årsaker til utilbørlig opptreden, mobbing og/eller trakassering. Tiltak som iverksettes som ikke direkte rettes mot konfliktpartene, men som angår avdelingen eller organisasjonen bør ikke behandles før personalsaken er avsluttet. Slike tiltak skal aldri begrunnes i den konkrete saken, men i det generelle arbeidsmiljøet.

13 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Lise Skår Arkiv: 440 &01 Arkivsaksnr.: 12/291 Sign: Dato: Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget RULLERING AV IA-HANDLINGPLANEN Forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget godkjenner vedlagt IA-handlingsplan t.o.m

14 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saken Karmøy kommune undertegnet ny Samarbeidsavtale (IA-avtale) i AMU-møte den Samtidig ble mål og handlingsplan for det videre IA-arbeid godkjent. Samarbeidsavtalen innebærer at arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte i virksomheten samarbeider målrettet for å nå målene i avtalen. Arbeidsgiver forplikter seg til at IA-arbeidet, to ganger i året, settes på agendaen som en integrert del av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid. Her skal både ledelse, tillitsvalgte og verneombud være representert. Siden er dette fora lagt til arbeidsmiljøutvalget, med særlig fokus på IA to ganger i året. Kommunens IA-arbeidsgruppe er underlagt rådmann/ledergruppa og jobber systematisk med IAarbeid i kommunen. Gruppa består av personalkonsulenter fra alle etater, hovedtillitsvalgt, hovedverneombud, bedriftshelsetjeneste, attføringskonsulent og representanter fra Nav arbeidslivssenter Haugesund. Rullering av IA-handlingsplanen IA-arbeidsgruppa har hatt gjennomgang av de enkelte delmål i IA-handlingsplanen, og har gjort en del endringer i innholdet. Noen endringer gjelder formuleringer for å tydeliggjøre mål/hensikt eller konkretisere tiltak. Noen gjennomførte tiltak er tatt vekk fra planen og noen er tatt inn i andre punkt. Disse endringene utdypes ikke nærmere. Hovedendringene i forslag til ny IA-handlingsplan: Pkt 1.1 a) om systematisk opplæring: Forslag til aktuelle tema/fokusområder for kometanseutvikling og opplæring innen HMS/IAarbeidet. Se vedlegg til saken. I tillegg vil IA-arbeidsgruppa arbeide med en mer konkret plan for regelmessig opplæring på ulike nivå. Karmøy kommune er en IA-virksomhet, og har dermed mulighet til å nyttiggjøre seg av Nav arbeidslivssenter sine kurspakker og foredragsholdere. Det er også intern kompetanse i kommunen som kan bidra i opplæringssammenheng. Pkt 1.2 a) om å oppfordre til kontakt/samtale med leder før legekonsultasjon: Dette er foreslått endret slik at det ikke bare er en oppfordring, men at det legges opp til en fast rutine. I gjeldende rutine er samtale med leder før legekonsultasjon knyttet til dem som allerede er sykemeldt. Nå legges det også opp til at de som står i fare for sykefravær skal ha dette som hovedregel.

15 Helse-/omsorgsetaten har innført dette som en fast rutine i forbindelse med nærværsprosjektet. I de andre etatene vil det være nødvendig med god informasjon for å få forståelse og endret holdning i forhold til dette. Det presiseres at det kun gjelder ved sykefravær og ved fare for sykefravær. IA-arbeidsgruppa vil lage en plan for innføring av rutine og for informasjon til de ansatte. Pkt 1.3 a) systematisk og målrettet nærværsarbeid med prioritering av tiltak overfor bestemte arbeidsplasser eller særskilte stillingstyper: Nytt kulepunkt 4 om at ledere skal søke bistand til sykefraværsoppfølging når arbeidsnærværet er lavt. Tiltaket er allerede satt i gang som et strakstiltak basert på innspill fra rådmannen, og med bakgrunn i at 10 % av de ansatte står for 80 % av sykefraværet. IA-arbeidsgruppa anbefaler at tiltaket tas inn som en fast rutine. Tiltaket skal sikre en samordnet innsats for oppfølging og avklaring av enkeltsakene. Ledere har ansvar for å kartlegge enkeltsaker, ta kontakt med bedriftshelsetjenesten (primært) og personal eller andre aktører som det kan være hensiktmessig å samarbeide med. Det skal lages en konkret plan for videre oppfølging og eventuelt bruk av ulike tiltak og virkemidler. Samtidig settes fokus på HMS/IA-gruppenes involvering i ulike arbeidsmiljø- /nærværstiltak. Bedriftshelsetjenesten har i løpet av mai-15, kartlagt alle arbeidsplasser med sykefravær over 10 %. Bedriftshelsetjenesten har hatt kontakt med alle lederne på disse arbeidsplassene og har kartlagt enkeltsakene utfra tiltaksmuligheter. De har gjennomført arbeidsplaskartlegginger og laget plan for videre oppfølging. Den 26. mai gjennomførte bedriftshelsetjenesten, personal og Nav arbeidslivssenter etatvise informasjonsmøter for de aktuelle lederne. Til høsten -15 er det planlagt møte med alle legene i Karmøy, for å avklare forventninger rundt sykefraværsoppfølging og tilretteleggingsmuligheter. En del av tiltakene knyttet til rådmannens innspill er implementert i pkt 1.3 a) i IAhandlingsplanen. I sammenheng med ovennevnte punkt vises også til eksisterende rutine som er beskrevet i kulepunkt 3 under samme punkt. (Se pkt 2 i IA-rapport-skjema «Rapport inkluderende arbeidsliv» som er lagt på referatlisten.) Arbeidsplasser med arbeidsnærvær under 92 % skal beskrive årsaksforhold til lavt arbeidsnærvær og redegjøre for hvilke tiltak som er gjennomført eller planlagt for å øke arbeidsnærværet. Lokal- AMU ene har ansvar for oppfølging av dette punktet. Konklusjon Det anses som hensiktsmessig å ha fortløpende fokus på oppdatering av IA-handlingsplanen, for å få den mer konkret og målretttet. IA-handlingsplanen skal kunne være et levende dokument som er retningsgivende for etatene og den enkelte HMS/IA-gruppe.

16 Det anbefales at IA-handlingsplanen endres i tråd med IA-arbeidsgruppas anbefalinger. Vedlegg: Forslag til revidert IA-handlingsplan for Karmøy kommune Aktuelle tema/fokusområder for kompetanseutvikling og opplæring innen HMS/IA IGP-metoden

17 IA - handlingsplan for Karmøy kommune Overordna mål: Å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Karmøy kommune ønsker at den enkelte arbeidsplass skal ha fokus på kommunens visjon og verdier og helsefremmende tiltak som bidrar til nærvær og mestring og til motiverte og engasjerte medarbeidere. Det legges også vekt på tidlig oppfølging og raskere avklaring overfor arbeidstakere som står i fare for å bli eller er sykemeldt. Hovedmål 1: Øke arbeidsnærværet til minst 94 % 1.1 Opprettholde fokuset på HMS/IA-arbeidet i hele organisasjonen Delmål: Tiltak Ansvar Tidsfrist Status / merknad a) Systematisk opplæring og informasjon på alle nivå for å få: - en felles forståelse av HMS/IA-arbeidet - nødvendig kompetanse til å utføre HMS/IAarbeidet Opplæringsplan for HMS/IA-arbeidet integreres i kommunens kompetanseplan. Utarbeide opplæringsplan for HMS/IA arbeidet. - Lederopplæring - Samlinger for HMS/IA-gruppene - Etatssamlinger/ledersamlinger - IA-tema på personalmøtene * IA-arbeidsgruppa/ opplæringsansvarlig * IA-arbeidsgruppa Sept. -15 Aktuelle tema/ fokusområder er utarbeidet (se vedlegg) 1

18 1.2 Fokus på holdningsskapende arbeid og kommunens verdier inngår i pkt 1.1 a) Delmål: Tiltak Ansvar Tidsfrist Status / merknad a) Ved sykefravær/fare for sykefravær, tar ansatt IA-arbeidsgruppa lager plan for innføring av rutine. * IA-arbeidsgruppa. Sept. -15 I hvilken grad ansatte oppsøker kontakt med leder før Deretter: leder før lege, legekonsultasjon, for å avklare mulig Rutine implementeres i sjekkliste for sykefraværsoppfølging. framgår av IArapportene fra den tilrettelegging for at vedkommende fortsatt kan være helt/delvis i jobb. Info på etatssamlinger og personalmøter. enkelte avdeling. b) Mer bruk av egenmelding framfor sykemelding fra lege. Stadig fokus på etatssamlinger og personalmøter Bruk av nett-info * Ledere og HMS/IA-gr. * Personal/attføringskons. Jevnlig Jevnlig I hvilken grad den enkelte arbeidsplass har fokus på dette, framgår av IA-rapportene. 1.3 Jobbe systematisk og målrettet med nærværsarbeid a) Bruke sykefraværsstatistikk og rapporter som et viktig redskap i forhold til prioritering av tiltak overfor bestemte arbeidsplasser eller særskilte stillingstyper. Årsmeldinger fra avdelingene/etatene skal beskrive arbeidsnærvær i tall og angi enhetens vurdering av nærværssituasjonen. Regelmessig gjennomgang og oppfølging av nærværsstatistikker. Eget punkt i IA-rapporten om rapporteringsrutine ved arbeidsnærvær under 92 %. * Ledere * AMU sentralt/lokalt, HUA, HMS/IAgruppene på ulike nivå. * Leder + HMS/IA-gr. Årlig Minst 4 ganger pr år 2 gng pr år Ledere skal ha månedlig gjennomgang/oppfølging. Lokal-AMU ene følger opp. 2

19 Delmål: Tiltak Ansvar Tidsfrist Status / merknad Ved høyt sykefravær skal ledere søke bistand til sykefraværsoppfølgingen. Dette skal utløse samordna innsats fra BHT og personal og eventuelt fra Nav Arbeidslivssenter / Nav lokalt. * Leder Fortløpende Kartlegge enkeltsaker og utarbeide handlingsplan for videre oppfølging/ tiltak/virkemidler. b) Tidlig kontakt og målrettet oppfølging for å fremme nærvær og forebygge sykefravær hos enkeltarbeidstakere. Gjennomførte/pågående strakstiltak: - Identifisert arb.plasser m/over 10 % fravær - Kartlagt enkeltpersoner + tiltaksmuligheter - Gjennomført arb.plasskartlegginger og laget oppfølgingsplaner. - Gjennomført info-møte for berørte ledere. - Planlagt samling for alle legene i Karmøy. Nærværsprosjekt i helse/omsorg: - Nærværsrutine og nærværsutvalg - Bedriftshelsetjeneste og personal tidlig inn som støttepersonell for leder og ansatt * BHT * BHT og leder * BHT/leder * BHT, personal, Nav arbeidslivssenter * personalsjef * Styrings- og prosjektgruppe i nærværsprosjektet. Oppstart sept. -14 mai -15 mai -15 mai august -15 Evaluering før sommeren -15. Sluttevaluering årsskiftet -15/ Fokus på systematisk forebygging a) Medarbeiderundersøkelse for hele organisasjonen. HMS/IA-gruppene involveres i oppfølgingsarbeidet etter kartleggingen. De involverer også øvrige ansatte. IGP-metoden (individ-gruppeplenum) kan brukes som verktøy. Tiltak etter kartleggingen implementeres i avdelingenes IAhandlingsplan. * Ledere + HMS/IAgruppene. * Ledere og HMS/IA-gr. Minst hver 2. år Jevnlig Ny gjennomføring høst -15 Resultatene framgår av IA-rapportene 3

20 Delmål: Tiltak Ansvar Tidsfrist Status / merknad b) Nyttiggjøre seg BHT sin kompetanse på Vurdere bruk av konkrete forebyggingsverktøy. * Ledere i samarbeid med BHT systematisk forebyggingsarbeid Alle enheter skal ha en periodevis og konkrete tiltak og virkemidler. plan for samarbeid med BHT (grovkartlegging). Prioritere helse/omsorg. * Ledere Hvert 3. år Hovedmål 2: Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne 2.1 Tidlig oppfølging og raskere avklaring. a) Jf. delmål Ha tilgjengelig IA-plasser/praksisplasser for utprøving av arbeids- og funksjonsevne a) Ta inn minst 20 personer pr år på ulike utprøvingstiltak. (IA-plasser, praksisplasser, Arbeid med bistand, utprøving med lønnstilskudd, m.m.) Ledere skal være positive til forespørsler fra Nav og andre eksterne aktører. Hovedmål 3: Øke yrkesaktivitet etter 50 år Ledere Etter behov. Antall framgår av IA-rapportene; 1.halvår-14: 56 pers. 2.halvår-14: 60 pers. Arbeidsgiver skal signalisere klart og tydelig at arbeidstakerne er en viktig ressurs, uavhengig av alder Delmål Tiltak Ansvar Tidsfrist Status / merknad a) Ha motiverte og engasjerte medarbeidere, som ønsker å fortsette i arbeid. Tilrettelegge for kompetanse- og karriereutvikling under hele ansettelsesforholdet. Sluttintervju som kartleggingsverktøy. * Ledere * Ledere Fortløpende 4

21 Medarbeidersamtaler med seniorelement. Ekstra senioruke for ansatte over 62 år. Samlinger for seniorer over 58 år. Heldagssamling fra 58/60 år 5

22 IA-virksomhet 1. Lederkompetanse og plattform for HMS/IAarbeid 2. Helsefremmende arbeidsplasser og medarbeiderskap Medarbeiderskap handler om hvordan vi forholder oss til arbeidsoppgavene, arbeidskollegene og til arbeidsgiver. «Det finnes godt og dårlig medarbeiderskap, på samme måte som det finnes godt og dårlig lederskap». Forventninger og krav til leder: - Implementering av visjon og verdier. - Arbeid med ledelses- /bedriftskultur. - Kunnskap om Arbeidsmiljøloven og IA-avtalen. - Avklaring av roller og ansvar samt rettigheter, plikter og styringsrett. - Bruke HMS/IA-grupper som verktøy og arena i utvikling av arbeidsplassen. Lederopplæring innen helsefremmende lederskap og om hvordan det kan skapes helsefremmende arbeidsplasser, i samarbeid med de ansatte. Relevant regelverk: Arbeidsmiljøloven 1-1 a). Lovens formål: «å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon,» Presentasjon av praktiske verktøy (f.eks. IGP - individgruppe-plenum) som kan brukes i - personalmøter - ledersamlinger - utviklingsseminar - i oppfølging av medarbeiderundersøkelser 3. HMS/IA-gruppene - Systematisk HMS/IA-arbeid. - Organisering av HMS-/IA-arbeidet. - Suksesskriterier. - Arbeid med mål og handlingsplaner. - Nærværsarbeid. - Medansvar, rettigheter og plikter 1

23 4. Målrettet forebygging og oppfølging av sykefravær. Forventninger til ledere og ansatte når det gjelder forebygging og oppfølging av sykefravær. Relevant regelverk: Arbeidsmiljøloven 2-3, (4-1 og 4-2) og 4-6, samt folketrygdloven kap. 8. Fokus på tidlig oppfølging hvordan og hvorfor. Lederopplæring innen praktisk sykefraværsoppfølging; rutiner, retningslinjer og virkemidler. Felles forståelse for hvordan man skal håndtere sykefravær, ansatte med høyt fravær og ansatte med mye korttidsfravær. - Målrettet forebygging og oppfølging - Gjennomgang av skjema og bruk av oppfølgingsplan, dialogmøter, egen-/sykemeldinger, viktige milepæler i oppfølgingen og hva som skjer når sykepengeåret er omme. - Bruk av Nav og relevante skjema på nav.no. - Bruk av internt støtteapparat og andre eksterne ressurser; BHT, personal, tillitsvalgte/verneombud, lege/behandlere m.fl. - Verktøy for gjennomføring av «Den viktige/vanskelige samtalen» (Jf Idebankens hefte «Den viktige samtalen») 5. Arbeidslivet og livet har mange utfordringer. Hvordan møte ansatte med psykiske helseplager? KURSREKKE: I: «Sees i morgen» - grunnkurs: - De vanligste psykiske helseplagene - Roller og ansvar - Gode tips og råd om samtale og tilrettelegging - Hvor kan vi få bistand internt og eksternt II: «Sees i morgen - konflikthåndtering og kommunikasjon» - Hva er en konflikt? - Hvordan konflikter på arbeidsplassen påvirker ansattes helse? - Hvordan håndtere tilfeller hvor psykisk uhelse hos ansatt skaper konflikt? - Forebygging og konflikthåndtering. - Kommunikasjon og samspill. III: «Sees i morgen» - Stress og krise - Normale reaksjoner på stress - Forebygging og mestring av stress - Å møte mennesker i kriser 2

24 6. Livsfase- og seniorpolitikk I årene fremover vil stadig flere i arbeidslivet være over 50 år hvordan vil Karmøy kommune møte utfordringer tilknyttet livsfase? 7. Gravid og i jobb Å tilrettelegge for gravide er gull verdt, og ledere bør ha god kompetanse på dette. Lederopplæring med tema: - Hva er livsfase/seniorpolitikk? - Hvorfor fokus på seniorer? - Introduksjon av praktisk verktøy, og informasjon på og Tema: - Hvorfor følge opp gravide? - Kommunens rutiner for oppfølging av gravide. - Støttespillere internt og eksternt. - Muligheter for tilrettelegging på arbeidsplassen. - Erfaringer fra gjennomførte prosjekter. juni -15 3

25

26

27 SAKSPROTOKOLL - REFERATSAKER - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den , saksnr. 16/15 Behandling: Vedtak: Vedtak: 1. Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om psykososialt arbeidsmiljø. Trukket fra referatlisten fordi arbeidsmiljøutvalget vedtok i møte å utsette saken. 2. Rullering av IA-handlingsplanen Enstemmig vedtatt tatt opp som sak. Enstemmig vedtak: Utvalget merker seg delmål 1.2 a og ber om en utredning til neste møte, hvorvidt det er innenfor lov- og avtaleverk.