Trykt vedlegg: Arbeidstilsynets rapport etter kontrolltilsyn ved NLSH, datert

Transkript

1 Kvalitet og HMS Styresak 7/09 Rapport etter tilsyn - Varsel om pålegg - God vakt! Saksbehandler: Per Ingve Norheim/Reidun Jorid Skindlo Dokumenter i saken : Saksnr.: 2008/1342 Dato: Trykt vedlegg: Arbeidstilsynets rapport etter kontrolltilsyn ved NLSH, datert Saksbehandlers kommentar : Bakgrunn Arbeidstilsynet gjennomførte kontrolltilsyn etter God vakt kampanjen i perioden Det vises til rapporten som her fremlegges Styret til orientering. Arbeidstilsynet varsler pålegg vedrørende manglende opplæring av verneombud med frist til å sende inn plan for å lukke dette til Vi tar sikte på å behandle en slik plan i AMUs møte 26. februar. Det rapproteres om to funn som Arbeidstilsynet vil drøfte nærmere med Helse Nord før eventuelle pålegg blir gitt. Dette er knyttet til manglende balanse mellom oppgaver og ressurser og mangelfull etterlevelse av omstillingsrutiner relatert til eksternt initierte omstillingsprosesser. AMU vil bli involvert også i denne delen av forbedringsarbeidet når nærmere avklaring fra Arbeidstilsynet/Helse Nord blir kjent. Videre påpeker Arbeidstilsynet en del forbedringsområder som er viktig å merke seg og følge opp, spesielt i tilknytning til den pågående OU prosessen og kommende lederutvikling. Det kan være aktuelt å involvere styret i sterkere grad på et senere tidspunkt, for eksempel i behandling av forhold knyttet til temaet balanse mellom oppgaver og ressurser. Styresak 7/09 11 februar

2 Innstilling til vedtak: 1. Styret viser til Arbeidstilsynets rapport fra kontrolltilsynet etter God vakt og tar denne til orientering. 2. Styret forventer at plan for å lukke aktuelle pålegg blir fremlagt styret for behandling. 3. Styret forventer at Arbeidstilsynets anbefalinger i rapporten blir fulgt opp og relatert spesielt til videre arbeid med organisasjons- og lederutvikling i NLSH. Avstemming : Vedtak : Styresak 7/09 11 februar

3 radapra Arbeidstilsynet VAR DATO VAR REFERANSE 1 av / /2008 DERES DATO DERES REFERANSE VAR SAKSBEHANDLER Roar Førde tlf NORDLANDSSYKEHUSET HF 8092 Bodø Att. Direktør Eivind Solheim RAPPORT ETTER TILSYN - VARSEL OM PÅLEGG - GOD VAKT! Vi viser til tilsyn som ble gjennomført i forbindelse med Arbeidstilsynets prosjekt God vakt! i Nordlandssykehuset HF i perioden Tilsynene ble gjennomført av seniorinspektørene Roar Førde, Inger Næstby og Grethe Wikstrand. Totalt har vi snakket med 75 ulike personer i ledelsesstillinger, verneombud, tillitsvalgte og administrative støttefunksjoner ved Nordlandssykehuset HF i tilsynene. Arbeidstilsynet Nord-Norge vil med dette takke for god hjelp fra Nordlandssykehuset HF i forbindelse med planlegging og gjennomføring av tilsynene. Alle som deltok under tilsynene var forberedt og opptrådte positivt, og det var satt av lokaler til møtene. Tilsynet ble gjennomført etterfølgende plan: Dato Enhet Deltakere Nordlandssykehuset HF Foretaksledelsen, hovedverneombud og leder for HMS-seksjonen Nordlandssykehuset HF Hovedtillitsvalgte og hovedvemeombudet Nordlandssykehuset Somatikk Direktør og avdelingssjefer, hovedverneombud og leder for HMS-seksjonen Nordlandssykehuset Somatikk Enhetsledere Nordlandssykehuset Somatikk Verneombud og hovedverneombud Nordlandssykehuset Psykiatri Representanter for ledelsen, hovedverneombud og leder for HMS-seksjonen Nordlandssykehuset Psykiatri Enhetsledere Nordlandssykehuset Psykiatri Verneombud og hovedverneombud Nordlandssykehuset Vesterålen Avd.direktør og avdelingssjefer, koordinerende verneombud og HMS-konsulent Nordlandssykehuset Vesterålen Enhetsledere Nordlandssykehuset Vesterålen Verneombud og koordinerende verneombud Nordlandssykehuset HF Foretaksledelsen, avd.sjefer, enhetsledere hovedverneombud og leder for HMSseksjonen POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 343 nord-norge@atil.no Finnsnes INTERNETT TELEFAKS Norge

4 VAR REFERANSE 2 av / /2008 Sammendrag av resultat etter tilsynene Tilsynene har vist at det har skjedd mye positivt i Nordlandssykehuset HF siden forrige runde av God vakt! i 2005, blant annet følgende: n n n Det er iverksatt gode tiltak som sikrer et godt og kontinuerlig fokus på HMS. Her kan nevnes en betydelig oppgradering og statushevning av vernetjenesten, noe som bl.a. er oppnådd gjennom økt involvering, opplæring og medvirkning av verneombud og arbeidsmiljøutvalget, og gjennom opprettelsen av KVAM-grupper. Helseforetaket har implementert rutiner og aktiviteter som i stor grad sikrer at ledere på ulike nivå har muligheten til å tilegne seg kunnskap om vernearbeidet i organisasjonen og hvordan dette fungerer, og hvordan man gjennom dette arbeidet kan tilegne seg faktisk kunnskap om hvordan de ansatte har det i sin arbeidssituasjon. Det økte fokuset som har vært satt på HMS i helseforetaket, har satt tydelige spor etter seg. I det store og det hele gjennomføres ulike HMS-aktiviteter i henhold til planen, og dette arbeidet menes å fungere godt. Tilbakemeldingen fra ledere og verneombud er at de opplever at HMS-arbeidet i betydelig grad er satt mer fokus på de siste årene. Dette gjelder ved alle de tre besøkte sykehusene. Tilsynene har videre vist at Nordlandssykehuset HF har arbeidsmiljømessige utfordringer på følgende områder: n n n n n Mange og store ut- og ombyggingsprosjekter er på gang i helseforetaket, samtidig som full drift skal opprettholdes. I forbindelse med den pågående OU-prosessen vil helseforetaket måtte legge betydelig vekt på å sette i gang prosesser som vil bidra til at det etableres et godt og tillitsfullt forhold mellom alle enhetene i helseforetaket. Helsebelastende tidspress som et resultat av manglende balanse mellom oppgaver og resurser er fremdeles en relevant problemstilling i deler av helseforetaket. Konsekvensvurdering, medvirking og medbestemmelse skjer ikke alltid i henhold til helseforetakets egne rutiner i forbindelse med omstillinger/ endringer, spesielt omstillinger / endringer som er eksternt initiert. Det går i mange tilfeller for lang tid før nyvalgte verneombud blir gitt nødvendig opplæring Når det gjelder punktet om manglende balanse mellom oppgaver og resurser vil Arbeidstilsynet avvente og eventuelt først varsle pålegg etter at alle tilsynene med helseforetakene som hører inn under Helse Nord RHF er ferdige. Punktet om eksternt initierte omstillinger og bruk av helseforetakets omstillingsrutiner vil også være et spørsmål som vil bli tatt opp med Helse Nord RHF. Det varsles pålegg i forhold til manglende opplæring av verneombud.

5 VAR REFERANSE 3 av / / Innledning God vakt! er et nasjonalt prosjekt rettet mot arbeidsmiljøet i helseforetakene. Arbeidstilsynet gjennomførte i 2005 og 2006 tilsyn i de fleste av landets helseforetak. Arbeidstilsynet avdekket at det i mange av helseforetakene og de private sykehusene ble arbeidet godt med helse, miljø og sikkerhet (HMS), men også at det noen steder var til dels store mangler i det systematiske HMS-arbeidet. Som følge av tilsynene ble det gitt en rekke pålegg. Virksomhetene har gitt tilbakemeldinger til Arbeidstilsynet som innebærer at vi anser påleggene som gjennomført, og de er dermed lukket i vårt påleggsregister. Høsten 2008 gjennomfører Arbeidstilsynet nye tilsyn i de samme helseforetakene som det ble ført tilsyn med i Formålet med tilsynene er å kontrollere helseforetakenes oppfølging av med tiltakene som lå til grunn for lukkingen av påleggene gitt i forbindelse med God vakt! i 2005 og I denne sammenheng vil Arbeidstilsynet etterspørre hvordan virksomhetene, som en del av sitt systematiske HMS-arbeid, selv vurderer virkningen av igangsatte tiltak. Vi forutsetter at det er etablert nødvendige formelle systemer og rutiner, og er nå i hovedsak opptatt av handling dvs. hvordan systematikken er omsatt i praktisk HMS-arb d Hovedtemaene for tilsynene i 2008 er: 1. Ledelse, ansvar og myndighet 2. Medvirkning og samarbeid 3. Omstilling 4. Levendegjøring av HMS-arbeidet Denne rapporten er laget ut fra en samlet vurdering av de funn som er gjort ved tilsyn i Nordlandssykehuset HF i de tre sykehusenhetene Nordlandssykehuset Somatikk, Nordlandssykehuset Psykiatri og Nordlandssykehuset Vesterålen. 2. Temaene for tilsyn og Øeidstilsynets vurdering Nedenfor følger nærmere om de funn som Arbeidstilsynet har registrert innenfor hvert enkelt tema, samt vår vurdering av dem. o Ledelse, ansvar og myndighet Under dette temaet har fokus i tilsynsbesøket spesielt vart satt på følgende momenter: Arbeidsgivers ansvar: Kunnskap og innsikt i vernespørsmål på alle nivåer Forholdet mellom ansvar og myndighet Organisering av arbeidet: Balanse mellom oppgaver og ressurser Enhetsleders arbeidssituasjon Integritet og verdighet: Ansatte og lederes opplevelse av å ha muligheten til å gjøre jobben "godt nok".

6 VAR REFERANSE 4 av / / Tidligere pålegg ml tiltak I forbindelse med tilsynene i Nordlandssykehuset HF i 2005 ble det i forhold til dette temaet gitt følgende pålegg: Forholdet mellom oppgaver som skal utføres og ressurser til å utføre dem skal være balansert. Ncral?an~ehuset HF gs påleggan å kc#tlegw og ~risiko knytta' til hdsebela stcn& tidom og iaabeide ø7 tkfesiei hcuadlingøl i mal nøe g? tiltak fer å sikre a fullt fa vrligcr dsmil øfcr alle ae I tilbakemeldingen datert ga Nordlandssykehuset HF innledningsvis uttrykk for at det har blitt opplevd som vanskelig å forholde seg til begrepene helsebelastende tidspress/ balanse mellom oppgaver og ressurser, bl.a. fordi begrepene er vanskelig å definere entydig. For å lukke pålegget, gjennomførte Nordlandssykehuset HF en bred og omfattende kartlegging av forhold knyttet til helsebelastende tidspress på alle nivå i sykehuset. Oppfølging av tidspressproblematikken skulle skje gjennom følgende konkrete aktiviteter: Vernerunder Medarbeidertilfredshetsmålinger Medarbeidersamtaler årlig Sykefrava isoppfølging Kompetansehevning Tilbakemeldingen fra helseforetaket ble av Arbeidstilsynet gjennomgått og drøftet både lokalt og i den sentrale prosjektgruppen i "God Vakt". Det var ingen spesielle merknader til tilbakemeldingen. Beskrivelsen av gjennomførte tiltak og prosess, samt den vedlagte handlingsplanen, ga Arbeidstilsynet grunnlag for å si at de forutsetninger som var satt for å lukke påleggene, var blitt oppfylt. Arbeidstilsynet generelle vurdering av tilbakemeldingen var at den ga et bilde av at Nordlandssykehuset HF hadde gjennomført en kvalitetsmessig god, bred og seriøs prosess i forbindelse med det gitte pålegg. Pålegget om balanse mellom arbeidsmengde/ -oppgaver og ressurser ble lukket 3. mai L2. Positive forhold - status 2008 Arbeidet som helseforetaket gjorde i forbindelse med lukking av påleggene etter tilsynsbesøket i 2005, ble i tilbakemeldingen til Arbeidstilsynet beskrevet som en god og arbeidskrevende prosess, der foretaket tilegnet seg vesentlig mer kunnskap og erfaring i systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Disse erfaringene mentes å ville komme til nytte i det videre arbeidet med kartlegging og overvåking av arbeidsmiljøet samt planlegging og gjennomføring av forbedringstiltak, og være med på å danne grunnlag for videreutvikling av helseforetakets ledere, slik at organisasjonen i fremtiden vil ha et enda skarpere fokus på helse-, miljø og sikkerhet. Kunnskcp og innsikt i Rpø l Når det gjelder kunnskap og innsikt i vernespørsmål på alle nivåer, så gjennomgår ledere helseforetakets HMS-opplæring, og det er implementert ulike systematiske aktiviteter som bidrar til at ledere på ulike nivå kan ha en kontinuerlig og god oversikt over hvordan ansatte har det på jobb. Herunder kan nevnes jevnlige kartlegginger av arbeidsmiljøet gjennom vernerunder, medarbeidersamtaler, personalmøter, møter i KVAM-gruppene m.v.

7 VAR REFERANSE 5 av / /2008 Enhdslaløs arb&issitu asjcn Når det gjelder enhetslederes arbeidssituasjon så er det iverksatt ulike kurs/ lederprogram m.v. (praktisk ledelse) som retter seg mot ledere i helseforetaket. Det er også iverksatt ulike gode tiltak for støtte opp om disse, som eksempel kan nevnes coaching-program og mentoring, der ferske ledere følges opp av vante ledere. Det er satt økt fokus på enhetsleders behov for forventingsavklaring, og i den forbindelse er det nedfelt i helseforetakets lederavtale at det skal gjennomføres forventningsavklaringssamtaler mellom enhetsledere og avdelingssjefer. Bakgrunnen for dette er at det i 2005 fremkom at enhetslederne opplevde et til dels svært høyt tidspress og at det var en del uklarheter i forhold til hva enhetsledere burde prioritere av arbeidsoppgaver i en svart travel hverdag. Mange enhetsledere synes forventningsavklaring er et positivt tiltak, og en del av enhetslederne som ikke har gjennomført slike samtaler ga uttrykk for at de savner det. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidstilsynet mener ut ifra de gjennomførte samtalene og tidligere innsendt dokumentasjon at helseforetaket har implementert rutiner og aktiviteter som i stor grad sikrer at ledere på ulike nivå har muligheten til å tilegne seg kunnskap om vernearbeidet i organisasjonen og hvordan dette fungerer, og hvordan man gjennom dette arbeidet kan tilegne seg faktisk kunnskap om hvordan de ansatte har det i sin arbeidssituasjon. Forventningsavklaring er et godt tiltak når det gjelder å ivareta enhetslederes arbeidssituasjon i en hektisk hverdag. I mange tilfeller skjer forventingsavklaring i forbindelse med medarbeidersamtaler. Ikke alle enhetsledere har hatt forventningsavklaringssamtale med sin avdelingssjef. Ledere oppover i systemet melder at de opplever at underordnede ledere har stor yrkesstolthet, noe som bl.a. resulterer i at grensen for å be om hjelp ligger ganske høyt, noe som gjør det desto viktigere å sikre at alle enhetsledere far gjennomført en forventningsavklaring med sin nærmeste leder Forbedringsområder Hdsebdcastøxle tidsp s / fcrhdd mdlan arbddsg ogrmwsø:- Første gang Arbeidstilsynet tok tak i problematikken omkring et eventuelt helsebelastende tidspress var i forbindelse med kampanjen "Rett hjem" som satte fokus på arbeidsmiljøet i hjemmetjenesten. Ingrid Sivesind Mehlum som er overlege i Arbeidstilsynet, skrev i forbindelse med kampanjen en artikkel om helsebelastende tidspress i fagbladet "Arbeidervern". Artikkelen beskriver på en god måte hva som legges i dette begrepet, og følger som vedlegg til denne rapporten. Mehlum kommer i artikkelen inn på det vesentligste hjemmelsgrunnlaget for Arbeidstilsynet befatning med temaet helsebelastende tidspress, nemlig arbeidsmiljølovens 4-2, 1.ledd bokstav b) som sier at "arbeidet skal organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger." Dette betyr at arbeidsgiver plikter å ta hensyn til den enkeltes subjektive opplevelse av egen arbeidssituasjon. Arbeidstilsynet plikter videre å ta det som ledere, ansatte og verneombud melder til oss om temaet tidspress på alvor, og kommunisere dette videre til virksomheten. I møtet med foretaksledelsen ble temaet diskutert, og om hvorvidt ansatte i helseforetaket pr. tiden er utsatt for et helsebelastende tidspress. Situasjonen på dette området sies å variere veldig, det er en svært sammensatt problemstilling og det er en del subjektive oppfatninger og opplevelser av situasjonen som slår ut.

8 VAR REFERANSE 6 av / /2008 A lle ansatte Til tross for at det er lagt ned mye og godt arbeid fra helseforetaket sin side i forhold til å holde kontroll med tidspressproblematikken, så viser det seg at ansatte i noen enheter fremdeles opplever stort tidspress, og at det til tider oppleves å vaie et stort sprik mellom oppgaver og ressurser. Dette varierer imidlertid fra enhet til enhet. Åpningen av medisinsk sengepost R2 ved Nordlandssykehuset Somatikk i 2006 ble opplevd å ha positive ringvirkninger for flere enheter, men denne sengeposten ble av ulike årsaker nedlagt sommeren Ledere i enheter som ble berørt av nedleggelsen sier de er bekymret for situasjonen etter at R2 ble nedlagt, og opplever at den økte belastningen går på helsa løs for de ansatte. Enkelte verneombud tror ikke ansatte holder ut lenge slik det nå er blitt igjen. Mange ansatte opplever også et økt tidspress på grunn av at mange tunge pasienter krever mye pleie. Vaktene kan vaere så travle at ansatte ikke far tid til å ta matpauser, og ledere mener at det er på tide å bremse opp og ikke gjøre noe som øker presset ytterligere på de ansatte. Verneombud på flere enheter og tillitsvalgte melder om at folk er så slitne på jobb at de gråter. Ved medisinske sengeposter og ved kirurgisk avdeling på Stokmarknes oppleves av både ledere og ansatte stort tidspress. Ressursknappheten oppleves å vare større nå enn tidligere. Enhetsledere opplyser at både medisinsk avdeling og kirurgisk avdeling kjører med stort overforbruk i forhold til budsjett, og situasjonen oppleves som vanskelig. Det som skaper størst bekymring for enhetsledere er å ikke vite hva som er rett bemanning på enhetene og å ikke ha myndighet til å leie inn ekstra folk ved behov. Verneombudet ved en av enhetene i Nordlandssykehuset Somatikk opplever at det er stor turnover blant de ansatte, og at det til stadighet å oppleve og miste gode kollegaer fører til en slags sorgreaksjon hos de ansatte som blir igjen. Stor turnover bidrar også til å skape tidspress. På grunn av at det blir mange nye og uerfarne ansatte på enheten skaper dette behov for opplæring m.v, noe som igjen bidrar til enda større turnover på grunn av at folk slutter på grunn av det ekstra tidspresset dette medfører. Det oppleves at personalet er slitent og lei, og at sykefraværet øker. Ved enkelte avdelinger/ enheter er det satt stort fokus på organisering av arbeidsdagen og prioritering av arbeidsoppgaver. Det er imidlertid ikke så lett å planlegge på avdelinger med mye øyeblikkelig hjelp. Enhetene opererer med en form for minimumsbemanning, og det er også derfor viktig at ledere bidrar til at det jobbes videre med prioritering av arbeidsoppgaver, også i forhold til den enkelte ansatte. Fra verneombudene sies det at ansatte stort sett er veldig god på å prioritere hva som bør og skal gjøres, for det har de alltid måttet gjøre. Noen blir provosert av at det settes så mye fokus på dette, for i praksis er det tiden til å vise omsorg for pasientene og de myke verdiene det salderes på. Ansatte opplever at disse verdiene, som ikke er dokumenterbare, har mistet mye av sin verdi i form av at de ikke blir prioritert. Tillitsvalgte stiller spørsmål ved om tidspressproblematikken følges opp godt nok, om det holdes en løpende oversikt over tidspresset, og om ulike endringer konsekvensvurderes i forhold til om de vil føre til økt tidspress på ansatte og ledere. Helseforetaket har utarbeidet ulike verktøy som kan brukes i forbindelse med kartlegging av tidspress, bl.a. et eget kartleggingsskjema. Disse brukes i varierende grad i forbindelse med vernerunder m.v, og det er ikke alle verneombudene som kjenner til dette skjemaet. Tidspress som medfører uheldige arbeidsmiljømessige konsekvenser registreres i ulik grad som HMS-avvik, ved enkelte enheter sies det å ikke være kultur for å melde avvik. Eslaalw Det er iverksatt en rekke tiltak for å følge enhetslederne opp på en bedre måte enn tidligere, og disse virker å ha hatt en positiv effekt. Likevel rapporterer enkelte enhetsledere at de opplever å

9 VAR REFERANSE 7 av / /2008 være pålagt alt for mange oppgaver pr. dato. Noen opplever at tidspresset øker når sykefraværet blant de ansatte øker, og også i forbindelse med ulike omstillinger der det skal gjennomføres omstillingssamtaler og kartlegginger, samtidig som den daglige driften skal ivaretas. Men også blant enhetslederne varierer tidspresset. En del enhetsledere har assistenter. Disse oppleves å fylle en svært viktig funksjon for enhetsledere, og det utrykkes bekymring i forhold til de signaler som kommer om at disse kan bli fjernet. Ved Nordlandssykehuset Vesterålen er enhetslederes arbeidssituasjon ikke kartlagt på samme måten som det ble gjort i Nordlandssykehuset HF i forbindelse med God Vakt i Det virker som at ordningen med forventningsavklaring mellom avdelingssjefer og enhetsledere er relativt ukjent. Noen av enhetslederne opplever at de ansatte på enheten forventer at de skal delta i pleien. Dette menes av enkelte å være kulturelt betinget, det ligger på en måte plantet i sykehuskulturen at avdelingssykepleierne (enhetsledere) skal delta i pleien. Med den arbeidsmengden som påhviler enhetsledere så er det svært lite rom for å delta i pleien, og en avdelingssjef mente det er behov for å jobbe med å skape en kulturendring for skape større forståelse i organisasjonen for hva det innebærer å være leder. Arbeidstilsynets vurdering I arbeidsmiljøloven 4-1 (2) heter det at "Arbeidets organisering, tilrettelegging og ledelse, arbeidstidsordninger [...] skal være slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger", og i 4-2, (1) bokstav b) sies det at "arbeidet skal organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger." Disse bestemmelsene danner grunnlaget for at ansatte skal ha en arbeidshverdag uten et helsebelastende tidspress. Videre fremgår det i arbeidsmiljølovens 3-1 (1) og (2) bokstav c) at "arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakeren og deres tillitsvalgte." Disse bestemmelsene danner igjen grunnlaget for at arbeidsgiver skal ha iverksatt tiltak som sikrer en oversikt over arbeidssituasjonen til de ansatte, også når det gjelder hvorvidt de blir utsatt for et helsebelastende tidspress, slik at det er mulig å iverksette relevante tiltak for å forebygge et helsebelastende tidspress. Det er som forventet ikke noe entydig bilde som danner seg i forhold til temaet helsebelastende tidspress. Ved enkelte enheter er tidspresset stort, ved andre enheter virker det å være til dels fraværende. Det er som tidligere nevnt mange ulike faktorer som påvirker faktisk og opplevd tidspress, og disse varierer fra enhet til enhet, fra sykehus til sykehus og fra somatiske avdelinger til psykiatriske avdelinger. Med bakgrunn i de funn og arbeidsmiljøkonsekvenser av funn som er avdekket, avventer Arbeidstilsynet å komme med varsel om pålegg på området "forholdet mellom oppgaver og ressurser" inntil tilsynene ved alle helseforetakene i Helse Nord RHF er gjennomført. Arbeidstilsynet vil da foreta en samlet vurdering av situasjonen, og eventuelt be om et snarlig møte med eier - Helse Nord - før vi trekker våre konklusjoner.

10 VAR REFERANSE 8 av / /2008 Samtidig er det viktig at helseforetaket jobber videre med denne problematikken gjennom sitt systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid, både ved å ha fokus på bruk av de ulike kartleggingsverktøy, avviksmeldinger m.v. som er utviklet, og gjennom medarbeidersamtaler og forventningsavklaringssamtaler som ledere på ulike nivå gjennomfører med sine ansatte. Nordlandssykehuset HF må her prioritere å følge opp enhetsledere og ansatte ved Nordlandssykehuset Vesterålen etter de samme retningslinjer som er gjort i helseforetaket for øvrig. Generelt bør enhetene vektlegge og bruke de verktøy som er tilgjengelige for å holde løpende kontroll med tidspressproblematikken, og det bør settes fokus på melding av avvik i forhold til temaet tidspress og hensikten med å melde slike avvik. Avviksmeldinger er en viktig dokumentasjon for å synliggjøre en eventuell ubalanse mellom oppgaver og ressurser, og for å dokumentere behovet for mer ressurser/ reduserte arbeidsoppgaver Enhetslak es arbeitsit~n - ferh!d& mellan cros ogmy #jet Når det her settes fokus på ansvar og myndighet, er det primært i forhold til det ansvar som påhviler enhetsledere (som arbeidsgivers representant) gjennom arbeidsmiljøloven i forhold til å ivareta arbeidsmiljøet til de ansatte, og den myndighet de har til å iverksette nødvendige tiltak for å ivareta dette ansvaret. Enhetsledere er tillagt stort ansvar for oppfølging av drift, økonomi, personal og fag. Samtidig opplever de liten reell mulighet til å påvirke rammebetingelsene for arbeidet. Knappe ressurser setter lederfunksjonene under press. I forbindelse med God Vakt! 2005 beskrev enhetsledere at personalledelse og systematisk arbeid med helse-, miljø og sikkerhet var det de hadde minst tid til, og det var her de opplevde å ha størst grad av utilstrekkelighet. Manglende myndighet og ressurser medførte at enhetsledere ofte presset seg selv til det ytterste for å makte å oppfylle det ansvaret som jobben førte med seg. Når det gjelder ansvar og myndighet i forhold til gjennomføring av arbeidsmiljømessige tiltak som fremkommer i handlingsplaner, avviksmeldinger m.v, er dette forholdet rimelig avklart gjennom helseforetakets HMS-system. Prinsippet er det samme som i arbeidsmiljøloven, at problemer skal søkes løst på lavest mulige nivå. Saker som enhetsleder selv ikke rår over å finne en løsning på, sendes oppover i systemet til de forhåpentligvis finner sin løsning. Enhetsledere opplever i varierende grad at det er sprik mellom det ansvaret de har og den myndighetene de er gitt for å ivareta dette ansvaret på en tilfredsstillende måte. De som opplever mangel på samsvar mellom ansvar og myndighet mener dette er grunnet i flere forhold; bl.a. mangel på ressurser, manglende myndighet til å iversette tiltak, og mangel på medbestemmelse i forbindelse med vedtak som skal iverksettes ute på enhetene av enhetslederne. Det oppleves også å vare en belastning for enhetsledere å på den ene siden måtte holde budsjettet ved å ikke bruke overtid og vikarer, og samtidig ikke påføre de ansatte mer helsebelastning på grunn av økt tidspress. Noen av verneombudene sier at deres enhetsledere ikke far ressurser og myndighet til å gjøre det de har ansvar for å gjøre. Begrenset økonomisk handlefrihet bidrar til at enhetsledere opplever det som svart byråkratisk å få gjennomføre tiltak som koster penger. Selv de minste ting skal godkjennes på nivå høyere opp. Innleie av vikarer er problematisk, det samme gjelder utlysning av stillinger og vikariater. Dette er prosesser som tar lang tid og som også er opplevd å bli stoppet. Situasjonen ble beskrevet som at de som ledere opplever å vare satt under administrasjon, og mangler verktøy i verktøykassa si.

11 VAR REFERANSE 9 av / /2008 Enhetslederne ved Nordlandssykehuset Vesterålen opplever å ha mye ansvar og lite myndighet, spriket her sies å vane stort. Enhetsleder opplever det som veldig byråkratisk å få gjennomført tiltak, de opplever en lengre beslutningsvei enn tidligere, og det sies å ikke ha vant konsensus om hvem som har myndighet til å gjennomføre ulike tiltak, bl.a. hvor langt myndigheten til avdelingsledere går. Arbeidstilsynets vurdering I arbeidsmiljølovens 3-1 (2) bokstav b) heter det at "et systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid innebaner at arbeidsgiver skal ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt." Hvordan ansvar og myndighet i helseforetaket på dette området er fordelt, er avklart. De økonomiske rammebetingelsene har også en stor innvirking på muligheten til å iverksette ulike tiltak med betydning for arbeidsmiljøet, og det skaper frustrasjon hos både ledere og ansatte som opplever det som svant byråkratisk og tungvint å få gjennomført tiltak som koster penger, også tiltak som koster relativt lite penger. Årsaken til dette er at enhetsleders myndighet i forhold til å disponere penger har blitt innskrenket. En leder sa det slik at han opplevde det som om han var satt under administrasjon. Arbeidstilsynets kommentar her er at det ligger klart innenfor arbeidsgivers styringsrett å bestemme hvilken myndighet ledere på ulike nivå har i forhold til å disponere budsjettmidler. I dette bildet forutsettes det at det i utgangspunktet foreligger et samsvar mellom det ansvaret som lederne har, og den myndighet de har til å ivareta dette ansvaret. I de tilfellene der det skjer at myndigheten til lederne innskrenkes, må det samtidig gjennomføres en vurdering og nødvendig tilpasning/ justering av det ansvaret som lederne har, for at det ikke skal oppstå et uheldig misforhold mellom ansvar og myndighet. Å ha stort ansvar og høye krav kan i utgangspunktet være en stimulerende faktor i arbeidsmiljøet, men dette kan utvikle seg til å bli en belastning dersom man har liten kontroll og myndighet til å innfri dem. Videre vil det vie viktig å klargjøre for den enkelte leder hvilke praktiske konsekvenser endringer i vedkommendes myndighet vil ha, og kommunisere dette ut til de ansatte slik at det også er samsvar mellom de forventninger som ansatte har til sin leder, og de muligheter lederen har til å innfri disse Intimitd og1xrø, lakms! qtle^dm avå ha mulig itil åbørej~ "g*nok': Tidspress kan føre til dårlig samvittighet hos ansatte på grunn av at de opplever å ikke få gjort jobben så godt som de mener den bør gjøres. Når rammene og tidsressursene er knappe, kan resultatet bli at ansatte går på akkord med sin egen samvittighet fordi jobben ikke blir utført på en måte som faglig sett blir vurdert å vane ønskelig. Dette er et kjent femomen innen pleie- og omsorgsyrkene, der det rekrutteres personell med høy kompetanse og sterk motivasjon for å yte sitt beste for pasienter og brukere. De rammebetingelsene de møter når de kommer ut i jobb står ikke i stil med den sterke indre motivasjonen og ambisjonene om å gjøre det beste for brukere/ pasienter, og mange ender opp med dårlig samvittighet og frustrasjoner. Både ledere og ansatte melder at de opplever dårlig samvittighet for å ikke "få gjort jobben sin godt nok". Det er viktig å ha fokus på denne problemstillingen, men uansett om det avklares hva som er godt nok, så vil det alltid være noen som likevel går rundt med dårlig samvittighet for at de ikke får gjort jobben godt nok. Da handler det om subjektive opplevelser og behov for individuell oppfølging og grensesetting. Enhetsledere sier det også kan vane vanskelig å skille mellom dårlig samvittighet og usikkerhet i forhold til om man gjør jobben sin godt nok. I psykiatrien oppleves det

12 VAR REFERANSE 10 av / /2008 at tidspress oftest har som konsekvens at ansatte får dårlig samvittighet for ikke å få jobben sin gjort godt nok i forhold til egne ambisjoner og forventninger. Ledere fremhever at det er viktig å realitetsorientere spesielt nyutdannede og nyansatte i forhold til situasjonen og hva som er mulig å utrette her. Veiledning har en funksjon som er viktig for å kunne sette en grense for hva som er god nok kvalitet i behandlingen, og i Vesterålen savner ansatte i psykiatrien mer veiledning. En vesentlig del av enhetslederne sin oppgave er å jobbe med oppsett av turnus m.v, men en travel arbeidsdag gjør det vanskelig for enhetsledere å holde seg oppdatert til enhver tid på gjeldende regelverk på bl.a. dette området. Det kom frem i møtene at det oppleves å være behov for å tilføre enhetsledere mer kunnskap om arbeidsmiljølovens kap.10 som omhandler arbeidstid, og om arbeidstidsbestemmelsene i gjeldene tariffavtaler. Arbeidstilsynet registrerte i samtalene med enhetsledere at det er delte meninger blant disse hvor godt de ulike lederprogrammene oppleves å treffe i forhold til å dekke behovet for den type kompetanseheving som anses som nødvendig for å fungere godt som leder. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljølovens 4-3 (1) sier at "arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas." Bestemmelsen innebaner et generelt krav om respekt for arbeidstakerens egenverd, også som fagperson. Integritet handler mye om etikk og moral, og det å handle ut fra integritet betyr at vi er villige til å gjøre det vi gjør, og at det ikke går mot våre overbevisninger og verdier. Det å måtte kjøpslå eller gå på akkord med egne verdier i arbeidet er helsebelastende, og undersøkelser har vist at det er klare sammenhenger mellom det å måtte gå på akkord med egne verdier i arbeidet og med psykiske helseplager og sykefravær. Arbeidstilsynet mener det er viktig å ha fokus på risikoen for at ansatte sliter seg ut på grunn av følelsen av å gå på akkord med sine egne faglige verdier. Man bør sterkt tilstrebe og unngå at ansatte selv tar på seg belastningen av at rammebetingelsene som det jobbes innenfor, begrenser hvor mye pleie og omsorg som kan produseres. Med andre ord må man unngå å "privatisere" konsekvensene av hvordan det offentlige prioriterer bruken av sine ressurser. Arbeidsgiver og arbeidstaker bør i samarbeid balansere den ansattes ambisjoner og forventinger om hvordan jobben bør gjøres, i forhold til det som er praktisk mulig å gjennomføre. Etter Arbeidstilsynets vurdering er Nordlandssykehuset HF i gang med dette, bl.a. gjennom forventningsavklaringssamtaler og gjennom det fokus som er satt på temaet i psykiatrien Gj~aingav na beidøwwal^r Ledere med personalansvar er pålagt å gjennomføre medarbeidersamtaler med sine ansatte. Gjennomføringen av medarbeidersamtaler varierer. På mange enheter sies det at medarbeidersamtalene fungerer veldig bra, men det varierer også i hvilken grad ansatte opplever at medarbeidersamtaler fungerer som en god metode for å kartlegge den ansattes psykososiale arbeidsmiljø. Dette kan ha med tillit mellom leder og ansatte å gjøre. En del av enhetslederne har personalansvar for et betydelig antall ansatte, og har i praksis ingen mulighet til å gjennomføre disse samtalene. At medarbeidersamtaler ikke blir gjennomført i det omfang som de skal, menes av ledere å kunne ha som konsekvens at tiltak som burde vært gjennomført ikke blir gjennomført på grunn av manglende kunnskap om behovet. Det forventes fra foretaksledelsen at det blir lettere å få gjennomført medarbeidersamtaler i ny organisasjon på

13 VAR REFERANSE 1 1 av / /2008 grunn av mindre kontrollspenn, en mer tydelig ledelse, bedre oppfølging av de ansatte og mer fokus på ledelse som fag. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidstilsynet ser på medarbeidersamtaler som en del av de metoder som arbeidsgiver kan benytte for å ivareta kravet om å ha en oversikt over (kartlegge) hvordan ansatte har det på jobb, og da spesielt når det gjelder forhold i det psykososiale arbeidsmiljøet. Helseforetaket har vedtatt at medarbeidersamtaler skal gjennomføres, og dette er en oppgave som påhviler ledere med personalansvar. Forberedelser, gjennomføring og oppfølging av medarbeidersamtaler kan være tidkrevende for ledere, og det er behov for å ta en gjennomgang og gjennomtenkning i forhold til hvorvidt det er samsvar mellom de oppgavene enhetsledere her er pålagt og den tiden de har til å utføre dem på Medvirkning og samarbeid Under dette temaet har fokus i tilsynsbesøket varxt satt på følgende momenter: Samarbeid ledelse og verneombud: Møteplasser Tid til å ivareta vervet som verneombud Involvering av vernetjenesten i arbeidsmiljø saker Arbeidsmiljøutvalgets rolle og funksjon Arbeidsmiljøutvalget skal behandle relevante saker Tidligere pålegg ml tiltak I forbindelse med tilsynene i Nordlandssykehuset HF i 2005 ble det i forhold til dette temaet vedtatt et pålegg og uteslet ett pålegg Tidi epål m/ tiltak Pålegget lyder som følger: Arbeidsmiljøutvalget skal behandle relevante saker. NerdaØsykdvsd HF gs p~ern å sikre c 6rbddsrnij~gt bdwck dm tøsaker Ø tillit ntualg i høhdd til fcrdakts ege rutro r, sa" d LY sam c dsmi jdas ogtilhimidefasknft kre. Pålegget var begrunnet i at Arbeidstilsynet var usikker på hvorvidt arbeidsmiljøutvalget fungerte på en tilfredsstilende måte, spesielt med tanke på hvorvidt de fikk saker til behandling som tilligger utvalget i henhold til foretakts egne rutiner, samt det som arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrift krever. Som vilkår for å lukke pålegget måtte helseforetaket oversende referat fra de siste møtene i arbeidsmiljøutvalget som dokumentasjon på at utvalget behandler relevante saker. Dette ble gjort som en del av tilbakemeldingen fra helseforetaket datert Pålegget ble med bakgrunn i tilbakemeldingen lukket den Tidignw1a Øegrrd tiltak, Øet~5 V øsld pålegg lyder som følger:

14 VAR REFERANSE 12 av / /2008 Vemetjenesten skal medvike i arbeidsmiljespørsmål. Nad~~ HF gspålegan å åø refaste mstttlaw ogtidsprazkt^r san sikre- ti~kelig kannuazik~ rnellan lame oghou^hr3naanbud / urna~prr alle beslutrringsniøø: V ønawzbudøze skal infamø^es og tæ naølø råd i alle~ Ø påvirkw cøådsmi jøet Begrunnelsen for det varslede pålegget var bl.a. at verneombudene ved noen av enhetene ikke hadde en etablert møteplass med avdelingsledelsen, og det var ikke avklart hvor mye tid verneombudet måtte ha for å ivareta sin funksjon på en tilfredsstillende måte. Arbeidstilsynet var også usikker på hvorvidt verneombudene i tilstrekkelig grad ble involvert i byggesaker, det vil si bygningsmessige endringer, endringer i lokaler, produksjonsprosesser m.v. som vil føre til vesentlige endringer i arbeidsmiljøet. Det varslede pålegg ble lukket med grunnlag i helseforetakets tilbakemelding av , der det fremgikk at det over en lengre periode hadde pågått en omfattende prosess for å få på plass en funksjonsdyktig og god verneorganisasjon. Det varslede pålegget ble med bakgrunn i tilbakemeldingen lukket Positive forhold - status 2008 A rhddsmi jaølg. s bø llingav relevante sakø: Arbeidsmiljøutvalget virker nå å vare gitt en status og rolle i helseforetaket som er i tråd med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Arbeidsmiljøutvalget blir i mye større grad involvert i ulike saker i dag enn tidligere, og oppgaven til utvalget sies å vare blitt mer spisset i forhold til å se på de arbeidsmiljømessige forholdene i forbindelse med ulike saker. Det opplyses også at arbeidsmiljøutvalget er blitt skjerpet i forhold til sin egen rolle og mandat, og at medlemmene av utvalget gis god oppluring. I forbindelse med lukking av pålegg etter besøket i 2005 kom samtlige tilbakemeldinger til Arbeidstilsynet via arbeidsmiljøutvalget. En del av tilbakemeldingene var resultat av brede prosesser i helseforetaket, for eksempel i form av ulike kartlegginger. Måten tilbakemeldingene fra arbeidsmiljøutvalget ble gitt, viste Arbeidstilsynet at utvalget gjorde selvstendige vurderinger av kvaliteten på det arbeidet som ble gjort ute i avdelingene. I ett tilfelle ble det bedt om forlenget frist for tilbakemelding på ett pålegg, på grunn av at arbeidsmiljøutvalget underkjente det arbeidet som var gjort internt i helseforetaket. Dette er for Arbeidstilsynet et eksempel på at arbeidsmiljøutvalget her fungerte i henhold til det mandatet som utvalget er gitt gjennom lov og forskrift. En vesentlig og konkret årsak til pålegget som ble gitt i 2005, var det fokus som da var satt på arbeidsmiljøutvalgets viktige rolle i forhold til å tilføre nødvendig gjennomføringskraft til tiltak i helseforetakets HMS-handlingsplaner. Arbeidsmiljøutvalget er gjennom lov, forskrift og gjennom helseforetakets egne rutiner gitt en viktig rolle i behandlingen av avdelingsvise handlingsplaner, bl.a. når det gjelder prioritering av tiltak og oppfølging av gjennomføringen av disse, og Arbeidstilsynet var usikker på hvordan denne oppgaven ble ivaretatt i praksis. Dette forholdet har det også blitt mye fokusert på i Arbeidstilsynet mener det er behov for å ha stort fokus på den viktige rollen som arbeidsmiljøutvalget har i forhold til å få gjennomført nødvendige tiltak i handlingsplaner, gjennom den myndighet som arbeidsmiljøutvalget er gitt gjennom arbeidsmiljølovens 7-2 (5). Arbeidsmiljøutvalget kan, hvis det er påkrevet for å verne arbeidstakeres liv og helse, pålegge arbeidsgiver å gjennomføre tiltak for å utbedre forhold i arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøutvalget er gjennom denne bestemmelsen gitt en myndighet som bidrar til at utvalget sterkt kan medvirke til at ansatte ikke blir utsatt for et helseskadelig arbeidsmiljø. For

15 VAR REFERANSE 13 av / /2008 å ivareta denne oppgaven kreves det imidlertid at utvalget har tilstrekkelig informasjon om arbeidsmiljøtilstanden i helseforetaket som helhet. Slik informasjon tilflyter utvalget bl.a som et resultat av de ulike kartleggingene som helseforetaket har implementert for å sikre seg en god oversikt over arbeidsmiljøet til de ansatte. Handlingsplaner fra de avdelingsvise KVAM-gruppene blir sammenfattet i en felles handlingsplan som arbeidsmiljøutvalget forholder seg til. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver fremgår av arbeidsmiljølovens 7-2 og 9 i Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best.nr.321). Arbeidstilsynet har ikke noen grunn til å endre den vurderingen som ble lagt til grunn i forbindelse med lukking av pålegget som ble gitt i forbindelse med God Vakt! i Andre positive forhold MØepl~ Det er etablert møteplasser mellom avdelingssjefer og verneombudene, i praksis er det KVAMgruppene som fungerer som møteplass. Etablering av KVAM-grupper oppfattes av både ledere og verneombud som et veldig positivt tiltak. Mye HMS-arbeid skjer imidlertid i praksis ved de ulike enhetene, og noen av verneombudene savner en mer etablert møteplass med sin nærmeste leder, det vil si enhetsleder. Verneområdene er revidert slik at hvert verneombud bare skal ha en avdelingssjef å forholde seg til. Hovedverneombudet for helseforetaket er lokalisert i Bodø, mens sykehusene i Lofoten og Vesterålen har ett koordinerende verneombud, i tillegg til verneombud for de enkelte enheter/ avdelinger. Tid til å iwraa t Hovedvemeombudet er frikjøpt 100 %, mens koordinerende verneombud i Lofoten og Vesterålen er frikjøpt 25 % hver. Tid til å ivareta vervet for lokale verneombud er i stor grad avklart gjennom avtale mellom avdelingssjef og det enkelte verneombud. Verneombudene opplyser at det ikke er noe problem å få avsatt tid til å ivareta vervet, men en del verneombud opplever det til dels som problematisk å forlate en svært travel avdeling for å delta på møter m.v. Mange verneombud opplever at det er blitt travelt å vane verneombud med mange møter å forholde seg til. Inv~ngav j~ i arbeicå ni jesakø Helseforetaket har gjennom prosedyreverket nedfelt hvilke prosesser/ saker verneombud skal involveres i. Verneombudene opplever nå i mye større grad enn tidligere å bli involvert i prosesser der de naturlig har en plass, også i forbindelse med budsjettarbeid der direktøren har gitt direktiv om at tillitsvalgte og hovedverneombud/ verneombud skal medvirke. Hovedverneombudet mener at det har skjedd mye positivt i forhold til medvirkning, og at vernetjenesten kommer tidligere med i ulike prosesser enn tidligere. En del av verneombudene føler nok likevel fremdeles at de ikke i tilstrekkelig grad når frem med sine synspunkter. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidstilsynet mener ut ifra de gjennomførte samtalene og tidligere innsendt dokumentasjon at helseforetaket i stor grad har implementert rutiner og aktiviteter som sikrer at vernetjenesten medvirker i arbeidsmiljøsaker i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Det har i det hele tatt skjedd en positiv utvikling når det gjelder involvering av vernetjenesten i arbeidsmiljøsaker, og det må etter Arbeidstilsynets mening ses på som et sunnhetstegn når mange verneombud nå sier at de opplever at det er blitt travelt å være verneombud med mange møter å forholde seg til.

16 VAR REFERANSE 14 av / / Forbedringsområder V øndjøwm i hdstf~akå I forbindelse med tilsyn på Stokmarknes registrerte Arbeidstilsynet at Nordlandssykehuset som helseforetak ser ut til å ha en utfordring når det gjelder å etablere et godt og tillitsfullt forhold til ledere og ansatte ved Nordlandssykehuset Vesterålen. Hvorvidt dette ene og alene skyldes den pågående OU-prosessen vil ikke Arbeidstilsynet mene noe om. Behovet for å etablere et godt og tillitsfullt forhold gjelder også i forhold til vernetjenesten, der opplevelsen av det som betegnes som dårlig kommunikasjon mellom Bodø og Stokmarknes må tas på alvor; "Det virker som vi ikke har en HMS-kanal til Bodø". Lokalt på Stokmarknes er imidlertid signalene klare fra både ledere og verneombud om at det også her har det skjedd en positiv utvikling når det gjelder HMS-arbeidet og vernetjenestens rolle og status. I samtalene ved Nordlandssykehuset Vesterålen og til dels også ved Nordlandssykehuset psykiatri kom det frem at ledere og ansatte opplevde en stor avstand til arbeidsmiljøutvalget i helseforetaket, og en liten tiltro til at et sentralt arbeidsmiljøutvalg i tilstrekkelig grad ville ha oversikt over lokale forhold på de ulike stedene og følge disse opp på en tilfredsstillende måte. Fra Nordlandssykehuset Vesterålen ble det ansett som uheldig at de ikke hadde et eget lokalt arbeidsmiljøutvalg. Det hadde de da de var en del av Hålogalandssykehuset, og det opplevdes å fungere veldig bra.. De koordinerende verneombudene i Lofoten og Vesterålen er f-ikjøpt 25 % hver. Signaler fra vernetjenesten tilsier at arbeidsmiljøutvalget bør foreta en vurdering av hvorvidt dette er tilstrekkelig for å ivareta vervet på en tilfredsstillende måte. Koordinerende verneombud ved Nordlandssykehuset Vesterålen far i praksis tid nok til å ivareta vervet, også utover de 25 %, men det oppleves som et savn at det i liten grad er ressurser til å reise for eksempel til Bodø for å delta på kurs, møter m.v. De tillitsvalgte opplever at samarbeid og medvirkning fungerer veldig greit på direktør- og enhetsnivå, mens det sies å være et forbedringspotensiale når det gjelder samarbeid på avdelingsnivå. Det er et problem for både hovedverneombud og tillitsvalgte at de mottar sakspapirer sent, det oppleves at de far sakspapirer til møter på tirsdag kl 1500 på fredag, noe som medfører en del helgearbeid. Dette vanskeliggjør også det å innhente synspunkter fra lokale verneombud og tillitsvalgte, og kan redusere graden av bred medvirkning. Arbeidstilsynets vurdering Helseforetaket ser ut til å ha en utfordring når det gjelder å etablere et godt og tillitsfullt samarbeid mellom representantene for vernetjenesten i alle geografiske enheter. Når det gjelder en eventuell etablering av lokale arbeidsmiljøutvalg i tillegg til det sentrale arbeidsmiljøutvalget, er dette en vurdering som gjennom 7 i forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best.nr.321) er tillagt arbeidsmiljøutvalget selv. I oppsummeringsmøtet den ble det opplyst at dette hadde vært oppe som en sak i arbeidsmiljøutvalget to ganger, og Arbeidstilsynet forholder seg til det vedtak som her er fattet om at det skal være ett arbeidsmiljøutvalg i helseforetaket. Utfordringen vil være å få alle enhetene i hele helseforetaket til å slutte opp om det sentrale arbeidsmiljøutvalget, og bidra til at dette fungerer på en hensiktsmessig måte. I møtene på Stokmarknes ble det sagt at "HMS er limet i organisasjonen" og at HMS-arbeidet er med på å ta bort brodden i mange saker. Medvirkning og samarbeid er nøkkelbegrep i et velfungerende HMS-arbeid, og utfordringen for Nordlandssykehuset HF blir å sikre at

17 VAR REFERANSE 15 av / medvirkning og samarbeid også skjer på en tilfredsstillende måte internt i vernetjenesten i helseforetaket som et hele, og ikke bare ved det enkelte sykehus som enhet Omstilling Under dette temaet har fokus i tilsynsbesøket vært satt på følgende momenter: - Rutiner for å vurdere arbeidsmiljømessige konsekvenser av omstillinger - Bruk av egne rutiner i forbindelse med internt initierte omstillinger - Bruk av egne rutiner i forbindelse med eksternt initierte omstillinger - Vernetjenesten og beredskap i forbindelse med store utbygginer/ ombygginger i helseforetaket. - Andre utfordringer i forhold til pågående omstillinger Nordlandssykehuset HF har i 2008 flere store omstillinger på gang som har vesentlig betydning for de ansatte sitt arbeidsmiljø. De prosessene som har vaext fokusert mest på i møtene med ledere og verneombud er ut- og ombyggingen ved Nordlandssykehuset Somatikk i Bodø, og OU-prosessen i forbindelse med omlegging til klinikkorganisering i helseforetaket. I tillegg foregår det og vil komme til å foregå store utbygginger ved Nordlandssykehuset Psykiatri og Nordlandssykehuset Vesterålen Tidligere pålegg ml tiltak I forbindelse med tilsynene i Nordlandssykehuset HF i ble det i forhold til dette temaet gitt følgende pålegg: Det må etableres rutiner fora kartlegge og risikovunden hvilke konsekvenser omstillinger/ omorganiseringer har for de ansattes arbeidsmiljø. Rutinete må lem qø til at kartlyng/ rzsikovurda-ingskal skje i firkant av anstillingr/ anagatis rin. Rutinerte skal også sikre at e ttudt n ~g~ blir utarbeidet ogat reg tiltak blir hwksatt. Pålegget var begrunnet i at enkelte av de besøkte avdelingene hadde gjennomgått betydelige omorganiseringer uten forutgående kartlegging og risikovurdering av konsekvenser i forhold til de ansattes arbeidsmiljø. I tilbakemeldingen datert fremgikk det bl.a. at Nordlandssykehuset HF med bakgrunn i pålegget nedsatte en arbeidsgruppe som utformet en rutine som skulle vise hvordan omorganisering / omstilling skulle gjennomføres i helseforetaket. Pålegget ble med bakgrunn i tilbakemeldingen lukket den Positive forhold - status 2008 Rutur far å vtaaør x~l snessii k~ tiøz e av anstilling Som det fremgår under punktet "Tidligere pålegg m/ tiltak" har helseforetaket hatt rutiner for omstilling siden Rutinene for omstilling brukes i ulike sammenhenger, og kjennskapen til disse virker å være god. Noen har likevel ikke hørt om disse rutinene. I bestillinger fra styret til helseforetaket opplyses det at det alltid er tatt med som en bestilling at saker også skal konsekvensvurderes i forhold til hvilke arbeidsmiljømessige konsekvenser de har. Tillitsvalgt og verneombud opplever at det i ulike prosesser settes veldig knappe tidsfrister, men at rutinen som foreligger er god og at de i forbindelse med lokale prosesser opplever at rutinen følges. Men det

18 VAR REFERANSE 16 av / /2008 oppleves som en stor utfordring og til dels vanskelig å etterleve kravet om å vurdere arbeidsmiljømessige konsekvenser av omstillinger, og de tillitsvalgte stiller seg spørsmål om når slike konsekvenser er godt nok utredet. Bruk av egæ ndinø i forbindelse mal internt initiøte anstillingr Både ledere, verneombud og tillitsvalgte opplever at egne rutiner blir brukt i forbindelse med internt initierte omstillinger og endringer. Eksempler på dette er gitt i de gjennomførte samtalene, bl.a. ble nedleggelse av en enhet i psykiatrien konsekvensutredet i forhold til hvilke arbeidsmiljømessige konsekvenser dette ville få. Dette medførte at enheten ikke ble nedlagt. Koordinerende verneombud ved Nordlandssykehuset Vesterålen mener vernetjenesten er godt involvert i forbindelse med lokale omstillingsprosesser som berører de ansatte ved sykehuset på Stokmarknes. V øv jo es i ogbøamap i fcrbir se mal stae ~mr/ anbj ngr i heiseforetaket. Det er gjennomført/ gjennomføres utbygginger ved Nordlandssykehuset Psykiatri samtidig som det er full drift på avdelingene. En avdeling gjennomførte en ROS-analyse der verneombudet og andre ved de berørte avdelingene deltok. Analysen ble så sendt til ledelse og prosjektledere. I starten opplevde verneombudet at det arbeidet som var gjort ikke ble tatt på alvor, men dette endret seg i positiv retning etter hvert. Gjennom å foreta denne risikovurderingen klarte de å forutse arbeidsmiljømessige utfordringer i forbindelse med å kjøre med full drift underveis i byggeprosjektet, og å iverksette tiltak i forhold til utfordringene. Erfaringene fra denne prosessen ved Nordlandssykehuset Psykiatri sies og vil bli brukt i forbindelse med utbyggingen i sentrum. I forbindelse med den store ut- og ombyggingen som Nordlandssykehuset Somatikk står fremfor, er verneombudene naturlig nok spente på hvordan denne prosessen vil bli. Det er også her gjennomført konsekvensvurderinger av å kjøre med full drift under ombyggingen, og det har varmt brukergrupper i sving som har vurdert risiko, og som har kommet med innspill i forhold til hvordan ting skal bli i det nye bygget. Arbeidstilsynets vurdering Rutiner for omstilling er utarbeidet og implementert. Bildet er ikke entydig når det gjelder bruken av rutinene, men hovedinntrykket som Arbeidstilsynet sitter igjen med er at rutinene forsøkes etterlevd der det er praktisk mulig. Det ble opplyst i oppsummeringsmøtet at rutinene, som er rimelig omfattende, skal revideres og at det er nedsatt et utvalg som skal jobbe med dette Forbedringsområder Bruk av egle ndinø i forbind se mal ekstøm initierte anstilling I forbindelse med den pågående OU-prosessen og omleggingen til klinikkmodell mener representanter både for ledelsen og de ansatte at det er vanskelig å risikovurdere hvilke konsekvenser omleggingen har i forhold til de ansatte sitt arbeidsmiljø. I forbindelse med den nedsatte arbeidsgruppens arbeid er det i fase 1 gjort en rekke konsekvensvurderinger, men ikke i forhold til arbeidsmiljøet eksplisitt. Arbeidstilsynet har imidlertid registrert at en vurdering av arbeidsmiljømessige konsekvenser vil bli foretatt i fase 2 av prosessen. Helseforetaket opplever at det kommer "bestillinger" ovenfra som medfører at det må gjennomføres endringer som har konsekvens for de ansatte sitt arbeidsmiljø, og der det av ulike årsaker, tidsfrister m.v. er vanskelig å følge egne retningslinjer for hvordan omstillinger skal gjennomføres.

19 VAR REFERANSE 17 av / /2008 Arbeidstilsynets vurdering I ett av møtene ble det stilt spørsmål med hvilken juridisk vekt rutinene for omstilling har. Pålegget om utarbeidelse av rutiner for omstillingsprosesser var hjemlet i arbeidsmiljølovens 3-1 (2) bokstav c) og i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (best.nr.544) 5 2. ledd nr. 6 som begge sier følgende: "Systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid innebærer at virksomheten skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene." I ettertid har det kommet ny bestemmelse i arbeidsmiljøloven som ble vedtatt i 2005., 4-2 (3) som sier at "arbeidsgiver under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø." Formålet med bestemmelsen er å klargjøre og tydeliggjøre arbeidstakernes krav til individuell tilrettelegging under omstillings- og endringsprosesser. I kommentarene til bestemmelsen i Arbeidsrett.no (Jakhelln/ Aune '06) står det bl. a. å lese følgende: "I behandlingen av problemstillinger knyttet til hvilken grad omstillinger påvirker arbeidsmiljøet, uttalte arbeidslivslovutvalget bl.a. i NOU kapittel 5.6.5:... De kvalitative analysene viser at omstillinger utført på det forskerne mener er "gal" måte, fører til utrygghet, stress og manglende mestring. Det som påvirker den enkelte arbeidstakers evne til å mestre eller bearbeide omstillingsprosesser, er graden av informasjon og kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelsen og kompetansetrygghet (Grimsmo og Hilsen 2000) Samtidig kan også omstillinger ha positive konsekvenser både i form av bedre mestring og mer utfordrende arbeid. Det er derfor måten omstillinger gjennomføres på som bestemmer hvorvidt det oppstår manglende mestring og helseskadelige belastninger for arbeidstakerne. Departementet uttaler deretter i Ot.prp.nr.49( ) kapittel 7.3.4: Tredje ledd søker å tydeliggjøre særskilte krav ved omstillingsprosesser. Det presiseres at informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling er særlige viktige faktorer i forbindelse med slike prosesser. Adressat er i første rekke den enkelte arbeidstaker, men også arbeidstakernes tillitsvalgte skal ha den informasjon og så videre som er nødvendig for å sikre at lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø ivaretas... " Dette er grunnlaget for at Arbeidstilsynet vektlegger at det skal foreligge rutiner som viser hvordan lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø ivaretas, både underveis og i etterkant av omstillingsprosesser. Rutinene skal sikre at lovens krav ivaretas, og et brudd på disse rutinene må også anses som et brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser. I den grad helseforetaket pålegges av Helse Nord RHF å gjennomføre tiltak som medfører endringer som har konsekvenser for de ansatte sitt arbeidsmiljø, og dette av ulike årsaker må skje på en slik måte at rutinene for omstilling ikke kan etterleves, anser Arbeidstilsynet dette som uheldig, og vil som tidligere nevnt ta opp dette forholdet med Helse Nord.

20 VAR REFERANSE 18 av / / V øiij stør oganstillingr Mange av verneombudene som var med i samtalen med Arbeidstilsynet var relativt nyvalgte, og virket å vane noe ukjent med det arbeidet som her har vært gjort. Noen av verneombudene har for en tid tilbake vant med på noe opplaying i forbindelse med utbyggingsprosessen, men det er behov for å gjenta denne fordi de fleste av verneombudene som nevnt er skiftet ut siden opplaningen ble gjennomført. Det er viktig at verneombudene blir godt og fortløpende informert om prosessen, og de utfordringer denne medfører i forhold til de ansattes arbeidsmiljø, og at de settes i stand til å kunne håndtere henvendelser som kommer fra ansatte på en god måte. Helse Nord har også vedtatt utbygging av nytt sykehus på Stokmarknes, noe som innebaner at det vil vane behov for å også sette verneombud og ansatte ved Nordlandssykehuset Vesterålen i god beredskap i forhold til de arbeidsmiljømessige utfordringene som utbyggingen vil innebane. Nedleggelsen av medisinsk sengepost R2 ved Nordlandssykehuset Somatikk sies å ha fått relativt store negative følger for flere andre enheter i sykehuset, i form av økt arbeidspress i andre avdelinger/ enheter. I forbindelse med nedleggelsen ble det gjennomført omstillingssamtaler, men det ble i dette tilfellet ikke vurdert hvilke arbeidsmiljømessige konsekvenser nedleggelsen ville ha. Saken om nedleggelse av R2 er behandlet i arbeidsmiljøutvalget i ettertid. Det oppgis flere årsaker til at R2 ble stengt en uke før sommerturnusen trådte i kraft, bl.a. stort sykefravay og vanskeligheter med å skaffe vikarer. Arbeidstilsmets vurdering- Ut- og ombyggingsprosjekter der bygningsarbeidene foregår i umiddelbar nærhet til den daglige drift har på kort sikt, i byggeperioden, ofte en negativ innvirkning på arbeidsmiljøet til de ansatte, mens prosessen på lang sikt vil medføre en vesentlig forbedring av i hvert fall det fysiske arbeidsmiljøet. Det betyr ikke at ansatte skal godta et dårlig arbeidsmiljø i byggeperioden, arbeidsmiljøet skal til enhver tid vane fullt forsvarlig og i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Derfor er det viktig å ha et velfungerende avviksbehandlingssystem som gjør at det fortløpende kan meldes fra og iverksettes nødvendige tiltak underveis som sikrer de ansatte et arbeidsmiljø som ikke går utover disses fysiske og psykiske velferd. Det bør vurderes hvorvidt det er behov for en gjennomgang med samtlige ansatte i forhold til hvordan avvik skal meldes, for eksempel i forbindelse med personalmøter og ved informasjon på Pulsen A nclre utfa d ing i fcrhdd til på~ anstilling- I samtalene på Stokmarknes kom det mange og til dels sterke kommentarer fra både verneombud og enhetsledere i forhold til OU-prosessen, og da spesielt i forhold til omorganisering av stedlig ledelse. På besøkstidspunktet hersket det en stor usikkerhet i forbindelse med ny organisering, og dette ble sagt å vare den største arbeidsmiljømessige utfordringen de har. Enhetsledere opplever at situasjonen med den pågående OU-prosessen går sterkt utover arbeidsmiljøet og arbeidslysten, enkelte opplever situasjonen og usikkerheten som en helsemessig belastning. Arbeidstilsynets vurdering Når det gjelder den pågående OU-prosessen må helseforetaket legge betydelig vekt på å sette i gang prosesser som bidrar til at det etableres et godt og tillitsfullt forhold mellom alle enhetene i helseforetaket, jf uttalelser i forbindelse med tilsynsbesøket ved Nordlandssykehuset Vesterålen.