Hvilke effektivitetsområder går endringsarbeid tradisjonelt ut på?

Transkript

1 Sjuende gang Et utvalg fra fagets hjemmesider NB! Case osv. er ikke tatt med Hvilke effektivitetsområder går endringsarbeid tradisjonelt ut på? Effektivitetsproblemer Intern effektivitet (produktivitet) defineres som forholdet mellom ressursinnsats og produksjonsmengde (input, throughput og output). Ekstern effektivitet derimot er forholdet mellom ressursinnsats og faktisk oppnådde effekter (outcome). En organisasjon har altså effektivitetsproblemer når den ikke bruker sine ressurser til å løse de oppgaver som brukerne og lokalsamfunnet har størst behov for (ekstern effektivitet), og/eller når oppgavene ikke løses med minst mulig bruk av ressurser (intern effektivitet ). Intern effektivitet Intern effektivitet er høy når de enkelte oppgavene løses med minst mulig bruk av ressurser. Intern effektivitet gjelder hvordan arbeidet utføres. Mangel på intern effektivitet kan skyldes: * Strukturproblemer * Planleggingsproblemer * Lederskapsproblemer * Trivsels- og samarbeidsproblemer * Prosessproblemer * Utviklingsproblemer * Teknologiske problemer * ovs Intern effektivitet kan selvsagt ikke skilles fra ekstern effektivitet. Ekstern effektivitet

2 Ekstern effektivitet er høy når organisasjonen løser de oppgavene som brukerne og samfunnet har størst behov for å få løst. Ekstern effektivitet gjelder hva som gjø res og i hvilken form det tilbys brukerne. Mangel på ekstern effektivitet kan skyldes: * Mangel på demografiske studier for å differensiere mellom diverse brukergrupper * Mangel på samsvar mellom produksjon og behov * Uklar strategier og mangel på utviklingsplaner * Samordningsproblemer mellom flere sektorer En sunn organisasjon oppfatter sine ansatte som sine brukere og omvendt. Når begge trives og tilfredsstiller sine behov, virkeliggjøres idealet om kongruens eller samsvar mellom det som foregår i organisasjonen og virkeligheten i lokalsamfunnet (jfr. forbindelseslinjene mellom STI, DEL, TØR og KOS i Oktografen). Ekstern effektivitet kan selvsagt ikke skilles fra intern effektivitet. Intern og ekstern effektivitet Produktivitet = produsert resultat/[delt på] ressursbruk =kostnadseffektivitet. Effektivitet = måloppfyllelse/[delt på] ressursbruk.

3 Drøft tabellens felter og reflekter over deres rekkefølge, gjerne med eksempler fra arbeidslivet. For å etablerer felles problemforståelser, gjennomførbare endringsstrategier samt mål og handlingsplaner, må alles interesser og synspunkter ivaretas. Utviklingen i organisasjonen, i lokalsamfunnet og i omgivelsene må ses i sammenheng. I en organisasjon vil fordeling av myndighet, roller og ressurser ha en avgjørende betydning for hvor effektivt folk arbeider. Det samme gjelder når vi skiller riktig mellom primære aktiviteter og støtteaktiviteter. Hierarkisk arbeidsdeling En hierarkisk kjennetegnes ved spesialisering og vertikal kommunikasjon. Arbeidet koordineres av nærmeste overordnede etter kommandoprinsippet. Aktørenes rettigheter og plikter uttrykkes gjennom stillinger og instrukser. Deltakernes personlige følelser har derfor liten virkning på aktivitetene. Arbeidsdelingen er lite "naturlig". Rasjonaliteten ligger i selve organiseringen, og ikke hos den enkelte ansatte. Jfr. det rasjonelle organisasjonsperspektivet (Egeberg, 1984). Organisk arbeidsdeling En organisk arbeidsdeling avspeiler mindre spesialisering og mindre styring ovenfra. Den innebærer mer selvstyring, demokrati og friere kommunikasjon. En slik arbeidsdeling ivaretas best gjennom uttrykkelig formulerte planer og styringssystemer som samordner den tosidige tilværelsen individet befinner seg i innenfor og utenfor organisasjonen. Man tar hensyn til atferd som finner sted inne i organisasjonen og i organisasjonens omgivelser. Arbeid blir fordelt etter kvalifikasjoner, evner og anlegg, men også etter arbeidsbelastning. En sunn organisasjon er både et instrument for måloppnåelse, men også et verktøy for omfordeling av roller og ansvar.

4 Primære aktiviteter Primære aktiviteter har som mål å få fram en tjeneste eller et produkt som dekker bestemte behov hos brukerne. Hvis arbeidsoppgavene består hovedsakelig av saksbehandling, vil primæraktivitetene begynne med at saken kommer inn til riktig sted i organisasjonen, går gjennom en riktig prosess og slutter når det foreligger et vedtak som sendes ut til søkeren. Følgende spørsmål må tas i betraktning når vi skal finne fram til primæraktivitetene i forbindelse med et stykke produksjon eller tjenesteyting: * Hvilke samfunnsmessige funksjoner har organisasjonen? * Hvilke resultater forventer organisasjonen? * Hva tilbyr organisasjonen til sine brukere? * Hvordan profilerer organisasjonen tilbudet til sine brukere? Støtteaktiviteter Støtteaktivitetene (Support services) i en organisasjon er virksomheter som bidrar til å få fram eller produsere etterspurte tjenester. Eksempel på slik støtteaktiviteter er: * Økonomi-, budsjett- og regnskapsfunksjoner * Personalsaker * Skrivetjeneste * Arkivarbeid * Bibliotektjeneste * Osv. Støtteaktivitetene er ikke direkte knyttet til primæraktivitetene (Core activities).

5

6 Spørsmål: Hva kjennetegner en hierarkisk arbeidsdeling, og hvordan påvirker dette intern effektivitet? Hva kjennetegner en organisk arbeidsdeling, og hvordan på virker dette intern effektivitet? Hva forstår vi med primære eller kjerne aktiviteter i en produksjonsprosess? Hva forstår vi med støtteaktiviteter i en produksjonsprosess? Nevn noen av dem. Når kan vi si at en organisasjon har effektivitetsproblemer og hva menes med effektivitet i denne forbindelsen? Når kan vi si at intern effektivitet er høy, og hva kan forårsake mangel på intern effektivitet? Når kan vi si at ekstern effektivitet er høy, og hva kan mangel på ekstern effektivitet føre til?

7 Forklar tabellen om intern og ekstern effektivitet, gjerne ved bruk av andre indikatorer og måleinstrumenter. [f. eks. MØVK der bokstavene står for Makt eller maktforestilling, Økonomi eller tap og vinning, Virksomhet eller aktivitet og teknologi eller Kunnskap] M. Al-Araki (Høgskolen i Oslo, sept. 2007) Kilder: