Et strategisk perspektiv på offentlige anskaffelser

Transkript

1 Et strategisk perspektiv på offentlige anskaffelser

2 Offentlige anskaffelser er ikke for amatører

3 Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i kommunen Innkjøpspolitikk Visjon og mandat Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhetsleder Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Dato Anskaffelser Drift og investering Anskaffelsesstrategi Direktoratet for forvaltning og IKT Strategielementer Handlingsplan Øvrig organisasjon

4 Fornyelse og utvikling Regjeringen ønsker en sterk og effektiv offentlig sektor som gir innbyggerne gode tjenester, valgfrihet og medbestemmelse. Offentlig sektor skal være i stand til å ivareta hensynet til kvalitet, tilgjengelighet, rettferdighet og økonomisk effektivitet. Innbyggerne har krav på gode tjenester, valgfrihet og medbestemmelse. Fornyelse og utvikling av offentlig sektor berører mange politikkområder, og mange enkelttiltak og reformer vil derfor være omtalt i andre deler av dette dokumentet. Kilde: Regjeringserklæringen Soria Moria I

5 Behovsdekning og verdiskaping En innkjøper er en verdiskaper. Anskaffelsesfaget skal bl. a. bidra til å styrke og utvikle den den offentlige tjenesteproduksjonen og skjerme den for vilkårlige kutt.

6 Innkjøpsandelen i sterk utvikling Samlet innkjøp 342,4 386,5 A. Offentlig forvaltning 263,6 284,1 Statsforvaltningen 155,5 165,2 Statsforvaltn. eksl. forsvaret 132,0 140,4 Forsvaret 23,5 24,8 Kommuneforvaltningen 108,1 118,9 Kommuner 93,7 103,2 Fylkeskommuner 14,4 15,7 B. Offentlig forretningsdrift 78,8 96,1 Statlig ekskl. oljesekt. 7,5 6,6 Oljesektoren 57,9 72,9 Kommunal og fylkeskom. 13,3 16,6

7 Implikasjoner på viktige områder Kilde: Ernst&Young

8 Sammenhengskompetanse Innkjøpsadferden gir direkte implikasjoner på anskaffelsen god adferd gir gode anskaffelser Anskaffelsen er et urverk hvor de ulike elementene er gjensidig avhengige av hverandre Anskaffelsen er en prosess som må planlegges for å kunne styres og følges opp Hovedformålet med anskaffelsen er behovsdekning og verdiskapning

9 Edelt er mennesket, jorden er rik! Finnes her nød og sult, skyldes det svik. Nordahl Grieg, Til ungdommen Det finnes ingen gode unnskyldninger for regelbrudd fra staten selv når det gjelder offentlige anskaffelser. Jeg mener vi bør kunne forvente en klar forbedring av dette området i året som kommer Hans Christian Holte, Difi

10 En god innkjøpskompetanse- og praksis skal bidra til å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, definert kvalitet, ønsket innovasjon og lavets mulig miljøbelastning - når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester

11 God anskaffelsesfunksjon Verdiskaping God forvaltningsskikk Handlingsplaner for anskaffelsesområdet Optimal organisering for å allokere riktige ressurser Etablere e-handelsløsninger og anskaffe elektroniske verktøy Innkjøpssamarbeid Internkontrollsystem Risiko- og sårbarhetsanalyser Etablere en fullstendig fullmaktsstruktur Ansvarsdeling/ fullmakter Evaluering av ressurser i anskaffelsesprosessen Evaluering av resultatet av de konkrete anskaffelsene Evaluere behovsdekning Resultatmåling Kontraktsoppfølging Fortløpende forbedringer mht uttak av økonomiske gevinster Avviks-håndtering Stor integritet Kvalitetssystem Økonomistyring med fokus på effektivisering, brukerbehov og god service Definere ressursbehov Etablere effektog resultatmål Ledelsen

12 The proof of the pudding is. Merverdi/omkostninger/pris Innkjøpsfunksjonen Forståelig/anvendelig/ kvalitet/brukerutvikling Tilgjengelighet/funksjonalitet / brukergrensesnitt

13 Hva kjennetegner en god anskaffelsesfunksjon? kartlegging av brukere og publikums og andre interesseparters behov og forventninger til tjenesteproduksjonen etablering av egen anskaffelsespolitikk/anskaffelsesstrategi og fastsetting av mål fastsetting av prosessen og ansvarsfordeling som er nødvendig for å oppnå målene avklaring av ressursbehovet og framskaffing av de ressursene som er nødvendige for å oppnå målene etablering av metoder for å måle virkningen og effektiviteten av de besluttede anskaffelsene og analyse av resultatene fra disse målingene fastsetting av måter å unngå avvik på og fjerning av årsaker som fører til avvik som brudd på regelverk og interne prosedyrer og rutinebeskrivelser etablering og anvendelse av en prosess for kontinuerlig forbedring av anskaffelsesfunksjonen/systemet kvalitetssikring av anskaffelsesfunksjonen, gjerne ved bruk av ISO 9001 og ISO 14001som er gjenomarbeidede standarder for kvalitet og miljø

14 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Definert behov Behovsdekning Konkurranselovgivningen

15 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Definert behov Gjennomsiktighet Forretningsmessighet Forutberegnelighet Forholdsmessighet Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Etterprøvbarhet Behovsdekning Konkurranse Likebehandling Konkurranselovgivningen

16 Hvorfor er det nesten aldri nok tid? Manglende kunngjøring åpner for at oppdragsgiver tar andre hensyn enn hensynet til å gjøre det mest fordelaktige kjøpet. Når anskaffelsen unntas offentlighet på denne måten øker faren for korrupsjon, prioritering av hoff-leverandører, og politiske prioriteringer som for eksempel at man ønsker å benytte lokale bedrifter. Manglende konkurranse om kontraktene kan i en større sammenheng også føre til at næringslivets konkurranseevne svekkes. Advokat Kurt Weltzien og seksjonsleder Henrik Lande

17 Modenhet, forpliktelse og evne til endring Grad av modenhet, evne og forpliktelse til endring hos interessenter Hørt om endringen Kjenner til hovedinnholdet i endringen Forståelse for hvordan endringen vil påvirke egen arbeidshverdag Vurdering av hvordan endringen vil påvirke egen arbeidshverdag Visjon Tar initiativ og eierskap til å få innført og optimalisert endringen Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen Er motivert/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringene Er ikke motivert/har en negativ holdning til endringen, og vil ikke legge ned innsats for å arbeide med og implementere endringen Motsetter seg endringen Forpliktelse Opplæring Informasjon Tid Individers modenhet, evne og forpliktelse til endring øker over tid

18 Riksevisjonen Dok 1 fra Riksrevisjonen påviser for 4år på rad store mangler i planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.

19 Det finnes ingen gode unnskyldninger for regelbrudd Klagenemnda ila Oslo kommune et gebyr på 42 millioner kroner for ulovlig direkteanskaffelse av drosjetjenester under TTordningen. Klagenemnda fant at Oslo kommune hadde opptrådt grovt uaktsomt eller forsettelig ved at anskaffelsen av drosjetjenestene ikke var kunngjort i tråd med regelverket. Gebyret utgjorde cirka 13,9 prosent av kontraktens verdi. Det er særlig kontraktens store verdi som er grunnlaget for at KOFA ilegger et så høyt gebyr, sier direktør for offentlige anskaffelser Anneline Vingsgård.

20 Det finnes ingen gode unnskyldninger for regelbrudd Bærum kommune kjøpte saksbehandlingstjenester av Barnevernkompetanse AS for 12 millioner kroner i perioden

21 Det finnes ingen gode unnskyldninger for regelbrudd Bærum kommune kjøpte finansiell rådgivning i 10 år uten konkurranse til en samlet verdi på over 5 millioner kroner.

22 Millioner av kroner er borte i gebyr NRKs kommuneundersøkelse viser hva 250 av de 430 ordførerne i landet har svart - Det skal kuttes i velferdstilbudet - Dette skjer mens kommunene har et rekordår mht gebyr for ulovlige direkteanskaffelser.

23

24

25

26 Styring og kontroll Riksevisjonen Regelverket for økonomistyring i staten inneholder bl. a. gjennomgående krav om at all styring, oppfølging, kontroll og forvaltning skal tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet

27 Tid og kompetanse Tid og kompetanse gir kapasitet til å handle. I anskaffelsesfaglig sammenheng dreier det seg om tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre riktige, samt miljø- og kosteffektive anskaffelser med en ressursinnsats som står i forhold til hva som anskaffes

28 Sagt om læring Det vi må lære før vi kan gjøre det, det lærer vi ved å gjøre det Aristoteles, gresk filosof f. kr.

29 Anskaffelser er prosess Planlegging Veileder er under utvikling Gjennomføring LOA&FOA Oppfølging Veileder er under utvikling Behovsanalyse Universalitet Miljø- og samfunnsansvar Levesykluskostnader Markedsanalyse Spesifikasjon Kontrakt/strategi (skal gjenspeile anskaffelsens gjenstand) Behovsdekning ved valg av økonomisk mest fordelaktig tilbud Kunngjøring Kvalifikasjon Tildeling Tilbudsbehandling Konkurransegrunnlag Kontraktsinngåelse Opprettholde behovsdekning i hele kontraktsperioden Evaluere anskaffelsen, herunder: Måle miljøgevinster

30 Anskaffelsesprosessen i praksis Planlegging Gjennomføring Oppfølging Behovsanalyse Universalitet Miljø- og samfunnsansvar Levesykluskostnader Markedsanalyse Spesifikasjon Kontrakt/strategi (skal gjenspeile anskaffelsens gjenstand) Behovsdekning ved valg av økonomisk mest fordelaktig tilbud Kunngjøring Kvalifikasjon Tildeling Tilbudsbehandling Konkurransegrunnlag Kontraktsinngåelse Opprettholde behovsdekning i hele kontraktsperioden Evaluere anskaffelsen, herunder: Måle miljøgevinster

31 Lederfokus er avgjørende Tiltak rettet mot virksomhetsledere for bedre styring og kontroll av innkjøpsaktiviteten er avgjørende. Først når dette er på plass, vil tiltak og forbedringer på andre områder gi ønsket effekt på regelverksetterlevelsen Vi skal gjennom øke oppmerksomheten mot lederforankring. Veileder for anskaffelsesstrategi og veileder for internkontroll og veileder for kontraktsoppfølging har eget kapittel om lederforankring

32 Tjenesteproduksjon under press Riksrevisjonens funn kan med stor sannsynlighet knyttes opp til: 1) tilfeldig, mangelfull eller uhensiktmessig organisering 2) mangel på anskaffelsesfaglig kompetanse og ferdigheter 3) mangel på dedikerte ressurser 4) mangel på anskaffelsesstrategi eller mangel på implementering av strategi for egen virksomhet 5) mangel på ledelsesforankring

33 Prinsipper som ledere skal kunne Definert behov Konkurranse Behovsdekning Gjennomsiktighet Systematisk håndtering fører til behovsdekning og verdiskaping Etterprøvbarhet Forretningsmessighet Forutberegnelighet Forholdsmessighet Likebehandling

34 50 tilfeldige saker i KOFA Brudd på de grunnleggende kravene LOA 5, FOA 3-1 Manglende protokoll og annen dokumentasjon Mangelfull forutberegnelighet Manglende kunngjøring Mangelfull evaluering Mangelfull tildeling og klagefrist Mangler og feil ved bruk av rammeavtaler Feil bruk av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Dårlig utført arbeid Ulovlige direkteanskaffelser herunder favorisering av lokale leverandører, hoff-leverandører, vennetjenester mm

35 Typer regelverksbrudd 1196 regelverksbrudd i de 616 sakene som er gjennomgått Manglende konkurranse i mer enn halvparten av sakene 23 prosent manglende eller mangelfulle protokoller 12 prosent manglende sporbarhet mellom kontrakter og regnskapssystem

36 Millioner av kroner er borte NRKs kommuneundersøkelse viser hva 250 av de 430 ordførerne i landet har svart - Det skal kuttes i velferdstilbudet - Dette skjer mens kommunene har et rekordår mht gebyr for ulovlige direkteanskaffelser

37 Hva skjer ved undragelser? Offentlige virksomheter eksponeres for korrupsjon Det kan bli ilagt gebyr i KOFA på inntil 15% av kontraktssummen Konkurranse-evnen til næringslivet lider Dokumentasjonen på den enkelte anskaffelsen unndras og kan få implikasjoner på tjenesteproduksjonen Folk mister tilliten til demokratiske institusjoner og det offentliges evne til å forvalte fellesskapets midler

38 Skape og opprettholde tillit «Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.»

39 Burde visst! Preventive hensyn tilsier at gebyret settes relativt høyt. Dette gjelder desto mer når innklagede må ansees som en høyt kvalifisert og profesjonell part til å foreta slike juridiske vurderinger

40 Lederes generelle ansvar Styringsansvar Driftsansvar Resultatansvar Personalansvar Kommunikasjonsansvar Samfunnsansvar

41 Styringsansvar Foreta prioriteringer, legge strategiske planer, sikre hensiktsmessig organisering, styre ressurser, fordele arbeid og regulere maktforhold

42 Driftsansvar Sørge for at virksomheten har systemer og rutiner som er tjenlige for oppgaveløsningen og fungerer etter høyverdige etiske prinsipper

43 Resultatansvar Ivareta mål- og resultatstyringen slik at oppgavene blir løst effektivt og med høy kvalitet

44 Personalansvar Sørge for å rekruttere og følge opp medarbeidere slik at de får muligheter til å bruke og utvikle sin kompetanse

45 Kommunikasjonsansvar Legge til rette for god kommunikasjon internt og eksternt og sørge for flyt av relevant informasjon En god måte å sikre kommunikasjonsansvaret i offentlige anskaffelser er å lyse ut anskaffelsene

46 Samfunnsansvar Fremme demokratiske og rettsstatlige verdier, tjene fellesskapet, vise åpenhet og bidra til godt omdømme i befolkningen

47 Samfunnsansvar Ingen hos Rådmannen vet hva pengene brukes til og kommunerevisjonen visste ikke at kontoen eksisterte. Noen av pengene gikk til Vestfold Blomst hvor ordføreren er deleier.

48 Økonomireglementet 5.3 Anskaffelser Generelt Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte. Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

49 Ingen kontroll

50 Startet i Bærum fortsatte i Oslo? Ved gjennomgang av kontoutskrifter avdekket Kommunerevisjonen i Oslo at en leder i Undervisningsbygg som kom til foretaket fra Bærum kommune, hadde betydelige inntekter til sitt private firma i en periode da han arbeidet for Bærum kommune. Inntektene kom fra et selskap som også var en betydelig leverandør til Bærum kommune. Vedkommende var på vegne av Bærum kommune bestiller av oppdrag. Kontoutskrifter og annen dokumentasjon ble oversendt Bærum Kommunerevisjon. Med grunnlag i rapport fra Bærum kommunerevisjon ble vedkommende politianmeldt av Bærum kommune i mai Saken ble senere henlagt av politiet.

51 Det eneste som kommer av seg selv er forfallet

52 Ledelse & styring Rikdommen viser sin makt der det ikke er forberedt noen motstand, og den brer sine rasende herjinger der den vet at det ikke er gjort i stand noen hindringer for å stanse den Maciavelli, Fyrsten

53 Ledelse og styring Beskrivelse av Det gode innkjøp : Rammevilkår Organisasjon og ledelse Policy og strategi Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører IKT Anskaffelsesprosesser Måling og rapportering av resultat Kontroll, læring og forbedring 53

54 Virksomhetsstyring Internkontroll Innkjøp Innkjøp Virksomhetsstyring Risikostyring

55 Definisjon på adferd Operant adferd er adferd som er under kontroll av de konsekvensene den har sanksjoner, kontroll, regler, 1risiko, systemer Kontroll 2 Respondent adferd er adferd som utløses av forutgående stimuli - opplæring, ferdigheter, info, positiv forsterkning, åpenhet, brukerorientering Styring

56 Respondent adferd Operant adferd Ledelse og styring av adferd God og tilstrekkelig styring 80% Effektiv kontroll 20% Ledelsesoppfølging Kontrolltiltak Risikovurdering Kontrollmiljø Virksomhetens verdier

57 Kun regelstyring? Det er bedre å erstatte en uønsket adferd med en ønsket adferd, enn bare å undertrykke den gamle vanen/uvanen.

58 Internkontroll i anskaffelsesprosessen Stort antall fakturaer Manglende incentiver Manglende økonomiforståelse Besparelser medfører budsjettreduksjon neste år Høye Stort antall innkjøpspriser leverandører Lav innkjøpskompetanse Svakt ledelsesengasjement Lav avtaledekning Svak logistikkstyring Svak innkjøpsfunksjon Bred kontaktflate mot leverandør Ukoordinerte spesifikasjoner Mange rekvirenter Mangelfulle systemer

59 Internkontroll 1. Lederforankring 2. Ambisjons-nivå 3. Risikovurdering 4. Handlingsplaner 5. Oppfølging Prosjektetablering Anskaffelsesstrategi Iboende risiko Utarbeide HP Risikovurdering 1. Prosjektets fundament 2. Planlegging 3. Organisering 4. Risikostyring 1. Langsiktig ambisjonsnivå 2. Konkrete mål 3. Identifisere kritiske suksessfaktorer 1. God praksis for internkontroll 2. Internkontroll prosess 3. Prioritering 1. Identifisere ansvar 2. Sette tidsfrister 3. Rapportere 1. Kontrollvurdering 2. Oppfølging 3. Rapportering 5. Rapportering 6. Kommunikasjon 7. Suksesskriterier 59

60 Beste praksis Hva er viktig å beskrive i forhold til beste praksis? Beste praksis for et internkontrollprosjekt Beste praksis i forhold til rutiner og retningslinjer knyttet til internkontroll Beste praksis for oppfølging av internkontroll Beste praksis for internrevisjonsprogram Hvordan fremheve beste praksis i internkontrolldokumentet? Synliggjøre hele sjekklisten for virksomhetskritiske forhold Fortelle brukerhistorier trekke på ansattes erfaringer 60

61 Lederens ansvar i anskaffelser Lederen i den enkelte virksomhet er ansvarlig for at innkjøp av varer og tjenester støtter opp under de mål som er satt for virksomheten og foretas i samsvar med gjeldende lover og regler Lederen har ansvar for å sette anskaffelsesarbeidet inn i en strategisk sammenheng og sortere mellom ulike typer anskaffelser Lederen må se til at planlegging av virksomhetens anskaffelser settes i sammenheng med virksomhetens budsjett og virkemidler som kunnskapsbygging og teknologi

62 Anskaffelsesstrategiens mål En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester. Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon.

63 Anskaffelsesstrategi steg for steg som skal utarbeides i forhold til virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet

64 Oppbygning av veilederen Veilederen består av 4 faser: Oppstart Kartlegge og fastsette mål Utarbeide handlingsplan Implementere strategien Hver fase i veilederen har arbeidssteg som inneholder: Generell veiledningstekst Informasjonskilder Aktiviteter som skal gjennomføres Anbefalte leveranser som bør produseres som følge av hvert steg Ressurser

65 Oppbygning i veilederen Informasjonskilde inneholder informasjon som skal støtte gjennomføringen av steget. Aktivitet Aktivitetene er en beskrivelse av hva som anbefales gjennomført, og utgjør grunnlaget for hva som skal produseres i steget. Hva skal produseres i steget Hvert steg innebærer en eller flere leveranser. Disse leveransene kan være informasjonskilder og grunnlag for nye aktiviteter i de neste stegene. Ressurser i veilederen vil det ligge maler og veiledninger som støtte til gjennomføringen av hvert steg.

66 Aktiviteter: Kartlegg og få en overordnet oversikt over følgende: Finnes det mål for anskaffelsesfunksjon? Finnes det en anskaffelsesstrategi? Hvor stor andel av budsjettet som utgjør anskaffelser av varer og tjenester? Hvilke enheter har de største anskaffelsesbudsjettene? Hvor mye tid og ressurser bør og kan virksomheten sette av til arbeidet med anskaffelsesstrategier? Ressurser: Mal: Grunnleggende anskaffelsesinformasjon

67 Aktiviteter: Utarbeide notat til ledermøtet Utarbeide forslag til agenda på ledermøtet og melde inn saken til ledermøtet Utarbeide forslag til mandat Gjennomføre interessentanalyse Ressurser: Beste praksis: Eksempel fra hvordan andre virksomheter har sikret ledelsesforankring Mal: Notat til ledermøte Mal: Mandat Verktøy: Interessentanalyse

68 Aktiviteter: Informere ledelsen gjennom å oversende notatet Presentere forslag til mandat for strategiprosessen i møte med ledelsen, innkjøpsledere og de største interne kundene for å få godkjennelse for å sette i gang strategiarbeidet Presentere interessentmatrise Ressurser: Verktøy: Presentasjon med tips til hvordan skape forståelse og forankring i ledergruppen for behovet for en anskaffelsesstrategi

69 Aktiviteter: Fylle ut mal for organisering av strategiarbeidet Fylle ut fremdriftsplan Utarbeide kommunikasjonsplan Kvalitetssikre interessentmatrise Ressurser: Mal: Organisering av strategiarbeidet Mal: Fremdriftsplan Mal: Kommunikasjonsplan

70 Summegruppe Sitt sammen to og to og diskuter: Har dere en anskaffelsesstrategi i egen virksomhet? Hvis ja, er det laget en handlingsplan for hvordan målsetningene i strategien skal nås, og gjennomføres handlingsplanen? Hva er styrker og svakheter ved den eksisterende strategien deres? Hvis nei, har dere planer om å utarbeide en anskaffelsesstrategi? Hvordan ville dere ha gått frem for å sikre ledelsesforankring i deres virksomhet?

71 Fastsetting av mål må skje på bakgrunn av virksomhetens nå-situasjon, gjennom kontinuerlige forbedringer

72 Aktiviteter: Gjennomfør kartlegging og analyse av innkjøpsdata Gjennomføre selvevaluering Dokumenter funn fra selvevaluering og innkjøpsanalysen Ressurser: Verktøy: Kartlegging av innkjøpsdata Verktøy: Selvevaluering av anskaffelsesområdet Mal: Dokumentasjon av funn fra kartleggingen Beste praksis: Eksempel på hvordan andre virksomheter har gått frem for å kartlegge nåværende situasjon Beste praksis: Kartlegging av småinnkjøps i kommunene i Hallingdal Beste praksis: Eksempel fra Virksomhet X Mal: Flytskjema

73 Kartlegge innkjøpsdata Erfaring viser at man i kartleggingen oppdager en del forhold som må tas på alvor, for eksempel: For virksomheter som ikke benytter et elektronisk bestillingssystem vet man ikke godt nok hvilke varer og/eller tjenester man kjøper fra hvilke leverandører. Man handler med leverandører uten skriftlig avtale eller man er usikker på om man har avtale med leverandøren. Man vet ikke om man handler kun avtaleprodukter fra en avtaleleverandør eller om man også handler produkter fra deres øvrige sortiment. Det eksisterer leverandører i leverandørreskontroen som ingen kan gjøre rede for. Det utføres småinnkjøp fra altfor mange leverandører (i spennet kr ). LOA/FOA følges ikke slik man er pålagt.

74 Selvevalueringsskjema Anskaffelsesmodellen beskriver områdene Difi anbefaler at en virksomhet gjennomgår i prosessen å utvikle en anskaffelsesstrategi Rammevilkår Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører Ledelses og styringsprosesser Kjerne og støtteprosesser Det gode innkjøp Formål IKT Anskaffelsesprosesser

75 9 viktige spørsmål Anskaffelsesområdet = anskaffelsesfunksjonen og aktiviteter. 1. Hvordan tar anskaffelsesområdet hensyn til sine rammevilkår? 2. Hvordan organiseres og ledes anskaffelsesområdet? 3. Hvordan utarbeides mål og planer? 4. Hvordan rekrutteres, utvikles og motiveres de som foretar innkjøp? 5. Hvordan velger ut og samarbeider vi med partnere og leverandører, både eksisterende og potensielle? 6. Hvordan velges, innføres og brukes IKT? 7. Hvordan utføres og arbeides det med anskaffelsesprosessene? 8. Hvordan måles og rapporteres resultater? 9. Hvordan kontrolleres, tas det læring av og utvikles anskaffelsesområdet gjennom kontinuerlige forbedringer?

76 Summegruppe Sitt sammen to og to og diskuter hvilke områder i anskaffelsesmodellen dere tror dere er sterke og svake på. Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører Det gode innkjøp IKT Anskaffelsesprosesser

77 Aktiviteter: Prioritere forbedringsområder Sette realistisk ambisjonsnivå for strategiperioden Lage målsetninger med mål og eventuelt delmål Lage et utkast til anskaffelsesstrategi Lage sakssammendrag til ledermøtet Ressurser: Mal: Anskaffelsesstrategi Mal: Sakssammendrag til ledermøtet Verktøy: Prioriteringsprinsipper Beste praksis: Eksempel fra hvordan andre virksomheter har prioritert og utarbeidet målsetninger Beste praksis: Eksempel fra Virksomhet X

78 Summegruppe Gå sammen to og to og diskuterer hvilke av målsetningene nedenfor som dere mener er svake og hvilke som er sterke, og hvorfor. Virksomheten skal ta miljøhensyn i alle anskaffelser Virksomheten skal redusere småinnkjøp under 1000 kr med 30% Virksomheten skal være ledende innen anskaffelser Virksomheten skal ha 100% lojalitet til våre rammeavtaler Virksomhetens ansvar og fullmaktsstrukturer er klart definert og implementert i interne rutiner og systemløsninger Virksomheten skal alltid velge de økonomisk mest fordelsaktige tilbudene

79 Aktiviteter: Informere ledelsen om utkast til anskaffelsesstrategi Informere interessenter om utkast til anskaffelsesstrategi Gjennomføre møte med ledelsen Ressurser: Mal: Presentasjon av strategi til ledermøte Verktøy: Tips til hvordan presentere strategiforslag for ledelsen

80 Aktiviteter: Informere ansatte og avdelinger om målene satt i anskaffelsesstrategien Ressurser: Verktøy: Kommunikasjonsmodell

81 Fra strategi til handling er det mest kritiske ved alt strategi-og planrbeid En anskaffelsesstrategi skal bidra til virksomhetens måloppnåelse!

82 Aktiviteter: Prioritere hvilke aktiviteter dere skal sette i gang med for å nå de ulike målsetningene. Etablere overordnede resultatmål for hver aktivitet. Ressurser: Beste praksis: Eksempel fra andre virksomheter hvordan de har prioritert aktiviteter og eksempler på resultatmål Beste praksis: Eksempel fra Virksomhet X

83 Aktiviteter: Utarbeide implementeringsplan med hovedaktiviteter overordnet for hele strategiperioden 3-4 år Utarbeide handlingsplan med detaljerte aktiviteter for perioden 6-24 måneder Lage en presentasjon av planen for forankring i ledelsen Ressurser: Mal: Spiderdiagram/ målbilde Mal: Handlingsplan

84 Aktiviteter: Avholde møte med ledelsen skape eierskap Ressurser: Mal: Presentasjon av handlingsplan til ledermøtet Verktøy: Tips til hvordan presentere handlingsplan for ledelsen

85 En strategi eller en plan er betydningsløs om den ikke får påvirke organisasjonen. For å påvirke organisasjonen må den virkeliggjøres i alle relevante deler av organisasjonen Internkontroll Innkjøp Innkjøp Risikostyring

86 Aktiviteter: Iverksette aktiviteter i henhold til planene Fremdriftsrapportering Gevinst- og resultatmåling Måling av tilfredshet Internkontroll Utarbeide SART-rapportering til ledelsen Oppdatere handlingsplanen Ressurser: Mal: Syklusplan for oppdatering og revidering av anskaffelsesstrategien Mal: SART-rapport

87 Aktiviteter: Sammenstille SART-rapportering Saksbehandle status, avvik, risiko og tiltak

88 En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever: At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen At man motiverer og støtter endringsprosessene At man etterspør resultater At man avsetter ressurser og budsjettmidler

89 Anskaffelsesstrategi dokumentet En anskaffelsesstrategi bør innholde: Kartlegging med analyse av nåsituasjonen til virksomheten Overordnede strategier/ hovedmål og delmål for virksomhetens anskaffelser Handlingsplan som sikrer gjennomføring/måloppnåelse av strategien Plan for oppfølging Dette innholdet kan struktureres i ett eller flere dokumenter. Anskaffelsesstrategien må balansere mellom å være premissgivende uten å bli for detaljorientert

90 Omfanget og detaljeringsgrad Vil variere avhenging av: virksomhetens modenhet viktigheten av anskaffelsesfunksjonen Hovedreferansen bør være: «hensiktsmessighetsprinsippet» deltakerne skal oppfatte at arbeidet er «verdiskapende».

91 Mandat Strategier og rutiner skal være basert på etterlevelse av lov og forskrift, samt viktige innkjøpsfaglige mål og prioriteringer. Fordeling av ansvar i virksomheten må være tydelig gjennom utarbeidelse av en fullstendig fullmaktsmatrise, samt gjennom virksomhetens egen organisering av innkjøpsfunksjonen.

92 Lederforankring Anskaffelsesstrategien skal bidra til å understøtte virksomhetens strategiske mål for planperioden Hovedmål med strategien er: Etablere en anskaffelsesstrategi som implementeres i samtlige avdelinger med forankring i ledergruppen som gjenspeiler virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet innenfor anskaffelsesområdet. Bruk av elektroniske verktøy samt etikk, miljø- og samfunnsansvar og effektivisering drøftes i anskaffelsesstrategien

93 Fremtidsbilde Være blant de beste virksomheter innenfor offentlige anskaffelser og formidler beste praksis innen fagområdet. Virksomheten har tatt i bruk elektroniske verktøy og har implementert ehandelsløsning innenfor samtlige innkjøpskategorier. Innkjøp er en viktig del av mange prosesser i Virksomheten og er derfor gjenstand for god kontroll og styring på samme måte som andre sektorovergripende forhold som eksempelvis personalpolitikk, organisering og ledelse. Virksomhetens ledere har gjennom en robust organisering av ressursene etablert effektive rutiner og ser til at disse følges. Den enkelte avdeling har tatt et eget ansvar for avdelingens anskaffelser/ budsjett og får aktiv bistand til kvalitetssikring av større og komplekse anskaffelser fra den sentrale innkjøpsenheten i administrasjonsavdelingen. Videre bidrar lederne i Virksomheten til at virksomheten har den nødvendige merkantile, tekniske og juridiske kompetansen til å foreta innkjøp som gir god behovsdekning i henhold til virksomhetens tjenesteproduksjon og til regelverket. Virksomhetens ledelse har etablert et miljø der det er høy bevissthet og fokus på risiko og risikohåndtering innenfor innkjøpsområdet. Det er etablert rutiner og prosedyrer for å avdekke, rette opp og forebygge avvik.

94 Oppsummering nå-situasjon Ønsket utvikling er basert på en nå-situasjonsbeskrivelse og analyse som ligger som vedlegg til strategidokumentet. De viktigste funnene oppsummeres som følger: 1. Bedring i organisering og ansvarsfordeling 2. Økt etterlevelse av vedtatte rutiner og prosedyrer 3. Bedre kontraktshåndtering og leverandøroppfølging 4. Bedre planlegging og koordinering av anskaffelsene

95 Tiltak av generell karakter påse at lover og regler følges gjennom et internkontrollregime økt kompetanse innen anskaffelsesområdet presisere og implementere ny organisering av innkjøpsfunksjonen, med vekt på sterkere innkjøpsfunksjon i den enkelte fagavdeling sikre lojalitet mot inngåtte rammeavtaler etablere et kontraktshåndteringssystem med integrasjon mot regnskapssystemet ha kommersielt fokus på anskaffelser og kontraktsoppfølging for å sikre best pris og kvalitet påvise stordriftsfordeler gjennom systematisk måling og evaluering av den enkelte anskaffelse gjennomføre en aktiv leverandørpolitikk ta i bruk e-handelsløsning og KGV-verktøy ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av samtlige anskaffelser