Hvordan skal DFØ bidra til at statlige virksomheter forbedrer sin internkontroll

Transkript

1 Hvordan skal DFØ bidra til at statlige virksomheter forbedrer sin internkontroll NIRFs nettverk for statlig sektor seminar 22. august 2013 Ola Otterdal Direktoratet for økonomistyring Side 1

2 Agenda 1. Hvorfor er internkontroll viktig? Kompetansestudien Internkontroll gir merverdi 2. Hva er utfordringene? 3. Hvordan kan DFØs metode, eksempler og verktøy benyttes for å løse disse utfordringene? Metoden illustrert ved FYSetats innretning av internkontrollarbeidet Noen (flere) verktøy som kan være nyttige for FYSetat 4. DFØs plan for å sikre at veiledningsmateriellet blir tatt i bruk og gir effekt Direktoratet for økonomistyring Side 2

3 Agenda 1. Hvorfor er internkontroll viktig? Kompetansestudien Internkontroll gir merverdi 2. Hva er utfordringene? 3. Hvordan kan DFØs metode, eksempler og verktøy benyttes for å løse disse utfordringene? Metoden iillustrert ved FYSetats innretning av internkontrollarbeidet Noen (flere) verktøy som kan være nyttige for FYSetat 4. DFØs plan for å sikre at veiledningsmateriellet blir tatt i bruk og gir effekt Direktoratet for økonomistyring Side 3

4 Kompetansestudien Internkontroll Krevende begrep å avgrense og operasjonalisere Hvordan innrette seg for å oppfylle ØRs krav om internkontroll Hva er godt nok? Hvor langt skal vi gå for å dokumentere det vi gjør? Side 4

5 Størst opplevd kompetansebehov Virksomheter: behov for å styrke kompetanse 1. Internkontroll 2. Risikostyring 3. Koble budsjett og plan 4. Operasjonalisering av overordnede mål 5. Strategiarbeid Departementer: behov for å styrke kompetanse 1. Utarbeide styringsparametere 2. Resultat- og effektmåling 3. Regnskapsinformasjon i styring 4. Strategiarbeid 5. Internkontroll Side 5

6 Effektiv internkontroll gir merverdi! Gjør det lett å gjøre tingene riktig og vanskelig å gjøre feil Reduserer sannsynligheten for bevisste og ubevisste feil Gir fornøyde medarbeidere og ledere Gir bedre etterlevelse og dermed økt legitimitet Bidrar til kvalitet og effektivitet i produkt og tjenesteleveranser Bidrar til fornøyde brukere Frigjør ressurser til strategisk styring Bedre sikkerhet for måloppnåelse Bidrar til kvalitet i ledelsens beslutningsgrunnlag Bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten Improve your business Keep you out of trouble Side 6

7 Bedre kvalitet i den statlige styringen Internkontroll kan bidra til bedre kvalitet i styringen fra Stortinget på toppen ned til operative prosesser i underliggende virksomheter gjennom: Mer omforent forståelse mellom departementer og underliggende virksomheter av hva som er riktig ambisjon/ risikotoleranse/ kontrollnivå Bedre erfaringsutveksling mellom ulike etater bedre avklaring av hvilket kontrollnivå vi skal ha på de ulike samfunnsområder Bedre informasjonsflyt og økt forutsigbarhet mellom ulike nivåer og aktører Bedre rapportering på internkontroll til overordnet myndighet Side 7

8 Internkontroll og gjennomføringsevne Strategisk risiko Gjøre de riktige tingene Operasjonell risiko Gjøre tingene riktig Direktoratet for økonomistyring Side 8

9 Agenda 1. Hvorfor er internkontroll viktig? Kompetansestudien Internkontroll gir merverdi 2. Hva er utfordringene? 3. Hvordan kan DFØs metode, eksempler og verktøy benyttes for å løse disse utfordringene? Metoden iillustrert ved FYSetats innretning av internkontrollarbeidet Noen (flere) verktøy som kan være nyttige for FYSetat 4. DFØs plan for å sikre at veiledningsmateriellet blir tatt i bruk og gir effekt Direktoratet for økonomistyring Side 9

10 Utfordringer og mulig botemiddel Utfordring Hvordan ta utgangspunkt i det man har? Hvor skal man begynne? Hvordan sikre at internkontroll blir enhetlig og helhetlig? Hvordan sikre en kultur/et miljø som understøtter virksomhetens formål? Mulig botemiddel Avklare ambisjon, status og hvordan lukke gapet Vurdere gjenværende risiko, prioritere det som ikke er tilfredsstillende allerede De viktigste områdene først Vesentlige områder/prosesser Prosesser som treffes av kritisk risiko Avklar ambisjon og risikotoleranse med overordnet departement Lage en overbygning Vurdere tydeligere fagansvar for internkontroll Like maler for policyer og prosedyrer, metode for RV, felles begrepsapparat Tydelig hva som er den rette måten å gjøre ting på. To oppgaver: «gjøre tingene riktig + forbedre måten vi jobber på» Hvis god praksis ikke etterleves hvorfor? Rotårsak? Side 10

11 Utfordringer og botemiddel forts. Utfordring Mulig botemiddel Hva er riktig nivå på formalisering og dokumentasjon i min virksomhet? Hvordan vet vi at vi har valgt riktig medisin for å forbedre internkontrollen? Hvordan vet du at internkontrollen er effektiv? Hvordan vet du at tiltak er gjennomført? Hvordan få internkontroll til å henge sammen på tvers av nivå? Hvordan sikre lederforankring? God praksis på sentrale områder bør være dokumentert, kommunisert og forstått Basert på kost-nytte Forsikre seg om at man tar tak i rotårsaken til et problem Systematisk oppfølging av om tiltakene er gjennomført som forutsatt, har effekt og reduserer risiko Gjennomganger/revisjoner/evalueringer Risikovurderinger på ulike nivå basert på overordnede mål som er operasjonalisert til lavere nivå Tydelig roller og ansvar også vedr internkontroll Fast punkt på møtene i toppledelsen Fagansvarlig internkontroll Incentiver og konsekvenser Side 11

12 Er det andre utfordringer DFØ burde adressere? Tenk gjennom og diskuter med sidemannen/sidekvinnen om det er andre utfordringer knyttet til internkontroll DFØ burde adressere (5 minutter) Kort gjennomgang i plenum Side 12

13 Agenda 1. Hvorfor er internkontroll viktig? Kompetansestudien Internkontroll gir merverdi 2. Hva er utfordringene? 3. Hvordan kan DFØs metode, eksempler og verktøy benyttes for å løse disse utfordringene? Metoden illustrert ved FYSetats innretning av internkontrollarbeidet Noen (flere) verktøy som kan være nyttige for FYSetat 4. DFØs plan for å sikre at veiledningsmateriellet blir tatt i bruk og gir effekt Direktoratet for økonomistyring Side 13

14 Del 2: Hvordan etablere og forbedre internkontroll? Fundament Internkontrollprosessen Omfatter et godt styrings- og kontrollmiljø og en hensiktsmessig informasjon og kommunikasjon. Et godt fundament er en forutsetning for effektiv internkontroll og for at ledelsen skal kunne oppnå målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholde lover og regler En strukturert prosess i seks steg for etablering, forbedring og oppfølging av internkontroll. Systematisk gjennomføring av stegene bidrar til kontinuerlig forbedring slik at virksomheten skal kunne oppnå målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholde lover og regler Side 14

15 Om FYSetat Liten virksomhet Forvalter tilskudds- ordning Strategiske utfordringer Internkontroll behandles i virksomhets- ledelsens møter tre ganger årlig Det gjennomføres en risikovurdering på virksomhetsnivå årlig Nyetablert funksjon som fagansvarlig internkontroll Side 15

16 FYSetats fundament for internkontroll Utfordring: hvordan får man oversikt over hvor godt fundamentet (styrings- og kontrollmiljø og informasjon og kommunikasjon) fungerer? Sjekklistene for Styrings- og kontrollmiljø Informasjon og kommunikasjon kan gi en indikasjon Side 16

17 Det formelle styrings- og kontrollmiljøet i FYSetat Regelverk for tilskuddsordningen Tegnet opp en oversikt over virksomhetens prosesser Organisering: linjeorganisering, men også definert prosessansvar, nyopprettet funksjon som fagansvarlig internkontroll Noen policyer er på plass, men identifisert behov for å utarbeide flere policyer og oppdatere eksisterende policyer Prosedyre for søknadsbehandling tilskudd Saksbehandlingssystem representerer også en standard for hvordan oppgavene skal utføres Side 17

18 Det uformelle miljøet i FYSetat Høy turnover og flere tilfeller av sykemeldinger kan være en indikasjon på utfordringer ift kultur/ miljø, manglende kompetanse, manglede standarder, prosedyrer e.l. Kompetanse er viktig på tilskuddsområdet Opplæringsprogram for saksbehandlere Liten bevissthet rundt etiske retningslinjer og habilitetsspørsmål Ledelsen har ikke god nok sikkerhet for hvor godt etiske retningslinjer er kjent Tiltak på virksomhetsnivå: Etisk dilemmatrening og praktiske cases Side 18

19 Sjekkliste styrings- og kontrollmiljø: organisering i FYSetat Prinsipp Sjekkpunkter Ja Nei Delvis Ikke aktuelt Forklaring/utdyping Forbedringstiltak Virksomhetens organisering fremmer effektiv internkontroll Virksomhetens organisering legger til rette for god informasjons- og kommunikasjonsflyt tilpasset virksomhetens behov Virksomhetenes organisering legger til rette for at viktige beslutninger tas av personer med rett myndighet x x Myndighet og fullmaktsstruktur er fastsatt og dokumentert i budsjettsammenheng (budsjettdisponeringsfullmakt), men ikke ellers Vurdere behov for å definere myndighet i andre sammenhenger enn budsjett, se i sammenheng med pågående arbeid med policyer Virksomhetenes organisering legger til rette for at viktige beslutninger tas av personer med den nødvendige kunnskap og ekspertise x Virksomhetens organisering håndterer risikoer knyttet til avhengighet av nøkkelpersoner (kapasitet og kompetanse) x Selv om det er satt opp en oversikt over hvem som er stedfortreder for nøkkelpersoner ved sykdom e.l., er det ikke sikret kompetanse til stedfortredere. Prosesseier tilskudd er en viktig nøkkelperson, men stedfortreder skal ut i permisjon Opplæringstiltak til stedfortredere for sentrale nøkkelpersoner, dette blir særlig viktig for stedfortreder for prosesseier tilskudd Side 19

20 Sjekklisten gir grunnlag for nye tiltak Definere administrative fullmakter og myndighet bedre Bedre opplæring av stedfortredere for sentrale nøkkelpersoner Analysere grunnene til manglende etterlevelse samt vurdere hvor pedagogiske styrende dokumenter er når de oppdateres De som melder avvik skal få en tilbakemelding på hvordan avviket er håndtert Arbeidsmiljøtiltak og ansettelse av vikar Side 20

21 Informasjon og kommunikasjon i FYSetat Styringsparametere, stikkprøver, oppfølgings- punkter, risikovurderinger, rapportering mv. er god styringsinformasjon for ledelsen og grunnlag for beslutninger Arenaer for gjennomgang av tilbakemeldinger fra brukere og ansatte, avvik, problemer og svakheter i tilskuddsavdelingen Fagansvarlig internkontroll deltar på slike møter Dette benyttes som grunnlag for styring, læring og forbedring Side 21

22 Sjekklisten gir grunnlag for nye tiltak Vurdere informasjonsbehov ved fremtidige gjennomganger av prosesser, policyer, prosedyrer og saksbehandlingssystem Innspill fra eksterne benyttes og kvitteres ut Mer systematisk oppfølging av hvordan avvik lukkes Administrasjonsavdelingen informerer om begrepet avvik og melding av avvik i avdelingsmøter Gjennomgang av varslingsordningen (uavhengig nok?) Side 22

23 Internkontrollprosessen Internkontrollprosessen - en kontinuerlig prosess i seks steg for etablering, forbedring og oppfølging av internkontroll. Et kontinuerlig forbedringsperspektiv! Systematisk gjennomføring av stegene bidrar til å oppfylle de tre internkontrollmålsettingene og kontinuerlig forbedring av virksomheten. Side 23

24 FYSetats egenevaluering av internkontroll Side 24

25 FYSetats utfordringer ift internkontroll Hva er status? Egenevaluering av internkontroll viser varierende score / nivå på kjennetegnene Ambisjon for styring og kontroll: God kompetanse, god oppfølging av internkontroll, klare roller vedr. internkontroll Ikke definert risikotoleranse Tilskuddsområdet eksponert for risiko Tilskuddsavdelingen deler noen av risikoene med Administrasjons- og IT-avdelingen Behov for mer systematikk Side 25

26 Grunnlaget for risikovurderinger Oversikt over prosesser Oversikt over sentrale mål og krav Side 26

27 Målene som FYSetat risikovurderer Side 27

28 Risikovurderinger i FYSetat Tilskuddsavdelingen deler noen risikoer med administrasjons og IT-avdelingen: R4, R5, R11 Side 28

29 Risiko- og kontrollmatrise - søknadsbehandling tilskudd Side 29

30 Uforming av nye og justering av etablerte tiltak Tiltak på virksomhetsnivå Operasjonalisere etiske retningslinjer for stats- tjenesten gjennom dilemmatrening og praktiske cases Oppdatering av policy for tilskuddsforvaltning Utarbeide Policy for internkontroll Tiltak i prosessen for søknadsbehandling tilskudd Side 30

31 Hvordan vet man at tiltakene gjennomføres og gir effekt? Klare roller og ansvar er noe som mange sliter med Utarbeide policyer som definerer ansvar og myndighet Rotårsaksverktøyet kan benyttes for å sikre at man velger det tiltaket som har størst effekt i forhold til å redusere en gitt risiko (eller et problem) Side 31

32 Rotårsaken Målinger Mennesker Teknologi Måles for sjeldent Ingen måloppfølging Manglende kompetanse Manglede opplæring Nedetid på system Feil i søknadscanner Manglende ressurser Manuell puncing Noen få nøkkelpersoner Papir arkiv Mange avdelingsmøter Mye papir print Mye overtid Dårlig skjermkvalitet Ustabile PCer Ulogisk grensesnitt God praksis ikke etablert Uklare prosedyrer Hvorfor holder vi ikke behandlingsfristen på søknader? Arbeidsmiljø Materiale Metode Side 32

33 Overholdelse av behandlingsfrist Side 33

34 Prioritering av tiltak A-prioritering: 1. Gjennomføre oppfriskningskurs 4. Innføre arbeidsrotasjon 6. Prosedyrer for søknadsbehandling oppdateres B- prioritering 5. Oppdatering av IT systemet 7. Gjennomgang av dagens etablerte prosedyre for saksbehandling i forhold til ledende praksis C-prioritering: 3. Innføre årlige obligatoriske kurs/antall timer per saksbehandler D-prioritering: 2. Utarbeide veileder/sjekkliste generelle spørsmål og svar Tiltak 1, 4 og 6 besluttes gjennomført av person med myndighet.det skal også utredes nærmere hva kostnadene knyttet til tiltak 7, oppgradering av IT-systemet, vil påløpe seg til før en endelig beslutning fattes. Side 34

35 Implementering av tiltaket Utarbeidelse av policy for internkontroll Side 35

36 Oppfølging på ulike nivåer Virksomhetsleders oppfølging overfor Leder for IKT-avdelingen Leder for tilskuddsavdelingen Lavere nivåer Side 36

37 Rapportering Side 37

38 10 råd for en effektiv internkontroll Fundament Internkontrollprosessen 1. Etabler et styrings- og kontrollmiljø som reflekter ønsket holdning og kultur 2. Tydeliggjør myndighet, roller og ansvar 3. Dokumenter etablert internkontroll 4. Etabler informasjons- og kommunikasjonsflyt tilpasset styrings- og kontrollbehovet 5. Planlegg, avsett ressurser og fastsett rammer for intern kontrollarbeidet 6. Gjennomfør risikovurderinger på virksomhetsnivå og lavere nivå 7. Sørg for at risikoreduserende tiltak utformes 8. Sørg for god implementering av nye tiltak 9. Følg opp at etablert internkontroll etterleves og gir ønsket effekt, og benytt informasjonen til læring og forbedring 10. Sørg for at resultater fra oppfølgingen blir rapportert til riktig nivå til rett tid

39 Agenda 1. Hvorfor er internkontroll viktig? Kompetansestudien Internkontroll gir merverdi 2. Hva er utfordringene? 3. Hvordan kan DFØs metode, eksempler og verktøy benyttes for å løse disse utfordringene? Metoden illustrert ved FYSetats innretning av internkontrollarbeidet Noen (flere) verktøy som kan være nyttige for FYSetat 4. DFØs plan for å sikre at veiledningsmateriellet blir tatt i bruk og gir effekt Direktoratet for økonomistyring Side 39

40 Plan internkontroll høst 2013 Aktivitet Samarbeidsforum for virksomheter som ønsker å videreutvikle internkontroll - Internkontrollprosessen steg for steg Seminar for ledere om ambisjoner for internkontroll, risikoappetitt og -toleranse og hvordan avklare dette i dialogen mellom departement og underliggende virksomhet Kurs i internkontroll Tid Oppstart september/oktober (flere samlinger) 3. desember 7. og 14. november Side 40

41 Takk for oppmerksomheten! dfo.no/internkontroll Side 41