Forvaltningsrevisjon Klepp kommune Personalforvaltning, vikarbruk og økonomistyring i Omsorgsavdelinga

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Klepp kommune Personalforvaltning, vikarbruk og økonomistyring i Omsorgsavdelinga November 2013

2 Innhald Samandrag Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensingar Revisjonskriterium Personalforvaltning Tilsetting Ufrivillig deltid Behalde og utvikle arbeidskrafta Kommunale styringsdokument og vedtak Vikarbruk Regelverk om offentlege anskaffingar Alminneleg arbeidstid, kviletid og overtid Økonomistyring Risikokartlegging og vurdering knytt til økonomiske mål Metode Dokumentanalyse Intervju Stikkprøvegjennomgang Verifiseringsprosessar Data Organisering av Omsorgsavdelinga Nøkkeltal knytt til bemanning Personalforvaltning i Omsorgsavdelinga Overordna kommunale strategiar og retningsliner System og rutinar knytt til å rekruttere og behalde medarbeidarar i Omsorgsavdelinga Opplæring og kompetanseutvikling Reduksjon av uønskt deltid Rutinar og retningsliner knytt til bruk av vikarar Bruk av bemanningsbyrå Konsekvensar av vikarbruk innanfor Omsorgsavdelinga Etterleving av arbeidsmiljølova sine føresegn om arbeidstid og kviletid Rutinar og retningsliner for utarbeiding av turnus System for å fange opp og korrigere eventuelle avvik frå arbeidsmiljølova sine føresegn om arbeidstid, arbeidsfri mv Stikkprøvekontroll av ordinær arbeidstid, arbeidsfri og overtid Økonomistyring Ansvar og mynde Rutinar knytt til utarbeiding av budsjett Gjennomgang av budsjett og rekneskap Økonomirapportering Mynde til iverksetting av tiltak Kartlegging og vurdering av risiko knytt til økonomiske mål Vurderingar... 45

3 5.1 Rekruttering av nye arbeidstakarar, opplæring og kompetanseutvikling, samt reduksjon av uønskt deltid Vikarbruk Etterleving av føresegnene om arbeidstid i arbeidsmiljølova Rutinar knytt til budsjettering og rapportering Mynde til å setje i gang kostnadsdrivande tiltak Kartlegging og vurdering av risiko knytt til økonomiske mål Forslag til tiltak Vedlegg 1: Høyringsuttale Vedlegg 2: Oversikt over sentrale dokument og litteratur Tabellar TABELL 1: KOSTNADER KNYTT TIL VIKARAR OG EKSTRAHJELP TABELL 2 STIKKPRØVER - SEKSJONANE SI ETTERLEVING AV ARBEIDSMILJØLOVA SINE KRAV TIL ARBEIDSTID OG ARBEIDSFRI TABELL 3: REKNESKAP OG AVVIK FRÅ BUDSJETT 2010, 2011 OG 2012, SAMT BUDSJETT OMSORGSAVDELINGA TABELL 4: POSTAR MED NEGATIVT AVVIK PÅ MEIR ENN 1 MILLION, TABELL 5: POSTAR MED POSITIVT AVVIK PÅ MEIR ENN 1 MILLION, TABELL 6: LØN TIL FAST TILSETTE, VIKARAR OG EKSTRAHJELP FOR ÅRA 2010, 2011 OG

4 Samandrag Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av personalforvaltning, vikarbruk og økonomistyring i Omsorgsavdelinga i Klepp kommune. Prosjektet blei bestilt av kontrollutvalet i Klepp kommune i sak 4/13 og 11/13, og er gjennomført i tidsrommet april til oktober Føremålet med prosjektet har vore å undersøkje om kommunen etterlever lovkrav og andre sentrale føringar knytt til personalforvaltning, regulering av arbeidstid og vikarbruk innanfor Omsorgsavdelinga. Vidare har det vore eit føremål å vurdere om økonomistyringa i Omsorgsavdelinga bidreg til god utnytting av tildelte budsjettmidlar. I samband med prosjektet er det gjennomført ei analyse av relevant dokumentasjon frå Klepp kommune, og det er gjennomført intervju med til saman elleve tilsette og leiarar i kommunen. I tillegg er det gjennomført ein stikkprøvekontroll knytt til etterleving av arbeidsmiljølova sine føresegner om ordinær arbeidstid, arbeidsfri og overtid. Rekruttering, opplæring av nytilsette og kompetanseutvikling Det er revisjonen si vurdering at Omsorgsavdelinga i Klepp kommune har etablert føremålstenlege system og rutinar knytt til rekruttering av nye arbeidstakarar, og avdelinga følgjer kommunen sine felles retningsliner på området. Samtidig meiner revisjonen at Omsorgsavdelinga med fordel kan strukturere og operasjonalisere desse prosessane ytterlegare, basert på Omsorgsavdelinga sine konkrete behov. Revisjonen meiner også at det vil vere føremålstenleg om kommunen/omsorgsavdelinga gjennomfører systematiske evalueringar av dei rekrutteringstiltak som blir nytta, for å vurdere kva tiltak som har effekt, kva tiltak det eventuelt kan vere aktuelt å satse på i enno større grad, og kva tiltak ein eventuelt ikkje skal nytte. Innanfor Omsorgsavdelinga er det etablert ulike ordningar som skal medverke til å sikre opplæring av nytilsette. Samtidig registrerer revisjonen at introduksjonspermen for heimetenesta ikkje i tilstrekkeleg grad er oppdatert, noko som medfører at permen ikkje er eit godt verktøy for nytilsette. Revisjonen meiner difor at kommunen bør prioritere arbeidet med å oppdatere introduksjonspermen. Revisjonen meiner også det er viktig at Omsorgsavdelinga sikrar at sjekklister som skal nyttast i samband med opplæring er oppdaterte, og at dei blir aktivt nytta i opplæringa av nytilsette. Når det gjeld kompetanseutvikling har kommunen dokumentert eit systematisk arbeid med kartlegging av kompetansen til dei tilsette innan Omsorgsavdelinga, og laga føremålstenlege opplæringsplanar. Revisjonen vil likevel understreke at det er viktig at Klepp kommune og Omsorgsavdelinga sikrar at også leiarar får tilstrekkeleg opplæring, og at det blir gjennomført strukturerte kartleggingar av kva opplæringsbehov leiarar har. Reduksjon av uønskt deltid Klepp kommune har gjennomført systematiske kartleggingar av uønskt deltid i kommunen, og kommunen har sett i verk tiltak for å redusere førekomsten av uønskt deltid. Så langt revisjonen kan sjå blir kommunen sine føringar om å prøve å innfri ønske om auka stillingsstorleik for dei som ønskjer dette, følgt opp i Omsorgsavdelinga. For å sikre lik praksis, meiner revisjonen likevel at Klepp kommune/omsorgsavdelinga bør etablere skriftlege retningsliner knytt til å undersøke internt om tilsette ønskjer auka stillingsstorleik, før stillingar blir lyst ut eksternt. 4

5 Vikarbruk Innleige av vikarar utgjer ein vesentleg del av kostnadene innanfor Omsorgsavdelinga. Både i 2011 og 2012 har det samla sett vore store overskridingar av budsjettpostane som dreier seg om løn til ekstrahjelp og vikarar (høvesvis om lag 7 millionar og om lag 8 millionar i 2011 og 2012). Undersøkinga viser vidare at kommunen i 2012 har leigd inn helsepersonell frå to ulike bemanningsbyrå for eit beløp på til saman om lag 2,2 millionar kroner, og at innkjøpa frå bemanningsbyråa ikkje har blitt konkurranseeksponert. Revisjonen vurderer at desse innkjøpa er ulovlege direkteinnkjøp, og at kommunen har brote med grunnleggjande krav til konkurranse i lov om offentlege anskaffingar 5 og forskrift om offentlege anskaffingar 3-1. Kommunen har heller ikkje etterlevd krav om offentleg kunngjering av innkjøp med ein samla verdi over kr Undersøkinga viser at leiarar i Omsorgsavdelinga i liten grad opplever utfordringar knytt til kvaliteten i tilbodet i samband med bruk av vikarar. Revisjonen meiner likevel det kan vere føremålstenleg å utarbeide oversikter som viser i kva grad meldte avvik har samanheng med vikarbruk eller redusert bemanning. Dette for å få kunnskap om i kva grad slike forhold har effekt på kvaliteten i tenestene. Det er i liten grad utarbeidd skriftlege retningsliner knytt til innleige av vikarar, men det er gitt signal om at vikarbruken bør reduserast. Revisjonen meiner at det vil vere føremålstenleg å etablere fleire skriftelge føringar knytt til innleige av vikarar. Klåre føringar for kva vurderingar som skal gjerast før ein eventuelt tar ei avgjerd om å leige inn vikar, kan etter revisjonen si vurdering medverke til ei bevisstgjering i høve til at det ikkje automatisk skal leigast inn vikar ved fråvær. Revisjonen meiner også at Klepp kommune bør vurdere om det skal etablerast tydelegare føringar for kven som skal kunne vurdere behov for vikar i det enkelte tilfelle. Rutinane knytt til å sikre informasjon om tilgjengelege vikarar, synast å vere føremålstenlege. Omsorgsavdelinga har også innført ei vikarpool-ordning med fagarbeidarressursar i nokre seksjonar. Revisjonen meiner det er viktig at ein jamleg evaluerer effekten av slike ordningar opp mot dei måla som er sett, for å sikre at ordninga blir nytta etter føremålet, og for å vurdere behov for eventuelle endringar i etablerte ordningar. Etterleving av arbeidsmiljølova sine føresegn om arbeidstid og arbeidsfri Klepp kommune har etablert retningsliner og årshjul for utarbeiding av turnus, og turnusforslaga i Omsorgsavdelinga blir utarbeidd i samarbeid med arbeidstakarane sine representantar, og godkjende av desse før dei blir sett i verk. Samtidig viser undersøkinga at kommunen sine lokale avtalar som skal klårgjere kva kriterium som skal liggje til grunn for utarbeidinga av desse turnusane, har ein del manglar. Mellom anna har ikkje revisjonen blitt førelagt avtalar der det går fram kva periode som ligg til grunn for eventuell gjennomsnittsberekning av alminneleg arbeidstid og søndagsarbeid på grunnturnus. Stikkprøvegjennomgangen som revisjonen har gjort viser at det innan Omsorgsavdelinga føreligg brot på arbeidsmiljølova sine føresegn om dagleg arbeidstid, dagleg arbeidsfri, arbeidsfri per veke og søndagsarbeid. Ved ein seksjonen innan institusjonstenesta er det for alle dei fire tilsette som er kontrollert, avdekka brot på føresegnene i arbeidsmiljølova kapittel 10. Fleire av avvika kunne vore unngått dersom det ved oppstart av seksjonen hadde vore utarbeidd godkjent turnus, og avtalt avvik frå arbeidsmiljølova sine hovudreglar, noko det i undersøkinga blir stadfesta at det ikkje var. Basert på manglar i avtalar mellom arbeidsgjevar og arbeidstakarane sine tillitsvalde, samt avdekka brot på føresegnene i arbeidsmiljølova, er det revisjonen si vurdering at Klepp kommune ikkje har tilfredsstillande system for å sikre at Omsorgsavdelinga etterlever sentrale krav om arbeidstid og arbeidsfri som går fram av arbeidsmiljølova kapittel 10. 5

6 Økonomistyring Undersøkinga gir ikkje revisjonen indikasjonar på at kommunen sine rutinar knytt til budsjettering og rapportering ikkje har blitt følgt innanfor Omsorgsavdelinga. Samtidig kjem det fram at det har vore utfordringar knytt til budsjettgrunnlaget, ved at ein ikkje alltid har hatt tilgang til oppdatert og korrekt informasjon om grunnlag for budsjettering av løn. Undersøkinga viser vidare at store avvik frå budsjett på enkelte postar til dels skuldast at det ikkje har blitt skilt godt nok mellom postane i samband med budsjetteringa. Det er også nokre postar i budsjettet der det fleire år på rad har vore store avvik frå budsjett, utan at dette har ført til særskilde endringar i budsjettet for påfølgjande år. Revisjonen kan heller ikkje sjå at det dei seinare åra i tilstrekkeleg grad har blitt gjort analysar av årsakene til avvika på den enkelte budsjettpost, og at tiltak er sett i verk for å rette opp avvika. Revisjonen kan på grunnlag av desse observasjonane ikkje sjå at Klepp kommune har tilstrekkelege system og rutinar for utarbeiding av budsjett innanfor Omsorgsavdelinga. Nøyaktig og korrekt budsjettering, basert på eit godt grunnlag for utarbeiding av budsjett, og gode analysar av tidlegare avvik, er etter revisjonen si vurdering ein føresetnad for at budsjettet skal kunne fungere som eit godt styringsverktøy, og er også sentralt for å kunne vurdere om budsjettet er realistisk. Undersøkinga viser også at det ikkje blir gjennomført systematiske risikovurderingar på økonomiområdet verken på overordna nivå i kommunen, eller innanfor Omsorgsavdelinga. Etter revisjonen si vurdering er det viktig at kommunen sikrar at det blir gjennomført systematiske kartleggingar og vurderingar av risiko, for å identifisere område som er kritiske for kommunen/omsorgsavdelinga å ha kontroll med for å kunne nå dei økonomiske måla som er sett. Innanfor Omsorgsavdelinga har det ikkje vore samsvar mellom mynde til å setje i verk ein del kostnadsdrivande tiltak, som til dømes å hente inn vikarar, og ansvaret for økonomien i eininga. Dette blir endra i løpet av hausten 2013, då seksjonsleiarane, som har ansvar for å sikre tilstrekkeleg bemanning i eigen seksjon, også vil få fullt resultat- og personalansvar frå Det er den seinare tida også gjennomført omfattande opplæringstiltak retta mot seksjonsleiarane, i samband med endringane i delegasjonane. Det er i 2013 gjort endringar når det gjeld krav til rapportering, ved at det i tillegg til tertialrapportering er innført krav om månadsrapportar. Dette er etter det revisjonen kan sjå følgt opp innanfor Omsorgsavdelinga. Etter revisjonen si vurdering er det positivt at det no er lagt opp til ei tettare og meir formalisert oppfølging av den økonomiske situasjonen på alle nivå i organisasjonen. I samband med dette arbeidet meiner revisjonen at kommunen/omsorgsavdelinga bør sikre at det også blir etablert tydelege krav og retningsliner både knytt til å forklare avvik frå budsjett, og til å setje i verk tiltak der det er fare for overskridingar av budsjettet. Då ansvaret for utarbeiding av budsjett no blir fordelt på mange seksjonsleiarar innanfor Omsorgsavdelinga, meiner revisjonen at kommunen/omsorgsavdelinga bør vurdere å utarbeide fleire og meir detaljerte rutinar og retningsliner knytt til dette arbeidet, for å sikre ein god og felles praksis. 6

7 1. Innleiing 1.1 Bakgrunn I samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Klepp kommune, sak 4/13 og 11/13, har Deloitte gjennomført ein forvaltningsrevisjonen av personalforvaltning, vikarbruk og økonomistyring innanfor omsorgsavdelinga i Klepp kommune. Prosjektet er gjennomført i perioden april til oktober Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet har vore å undersøke om kommunen etterlever lovkrav og andre sentrale føringar knytt til personalforvaltning, regulering av arbeidstid og vikarbruk innanfor omsorgstenesta. Vidare har det vore eit føremål å vurdere om økonomistyringa i omsorgsavdelinga bidreg til god utnytting av tildelte budsjettmidlar. Med bakgrunn i føremålet blei det formulert følgjande problemstillingar: 1. Har omsorgsavdelinga i Klepp kommune føremålstenlege system og rutinar knytt til: a. rekruttering av nye arbeidstakarar? b. opplæring og kompetanseutvikling? c. reduksjon av uønskt deltid? 2. Har Klepp kommune føremålstenlege rutinar og retningsliner knytt til bruk av vikarar innanfor omsorgsavdelinga? a. I kva grad blir eventuelle rutinar og retningsliner etterlevd? b. Er rutinar og retningsliner i samsvar med regelverk og politiske mål/styringssignal? 3. Kva er konsekvensane av vikarbruk for tenesteutøvinga innanfor omsorgsavdelinga? a. Kva er dei økonomiske konsekvensane av vikarbruk? b. Kva konsekvensar har vikarbruken for tilbodet og kvaliteten i omsorgsavdelinga? 4. Har Klepp kommune tilfredsstillande system for å sikre at Omsorgsavdelinga etterlever sentrale krav om arbeidstid som går fram av arbeidsmiljølova kapittel 10? a. I kva grad etterlever kommunen krava knytt til regulering av arbeidstid (alminneleg arbeidstid, kviletid og søndagsarbeid)? b. I kva grad etterlever kommunen føresegnene knytt til bruk av overtid? c. I kva grad har Klepp kommune system for å fange opp og korrigere eventuelle avvik frå arbeidsmiljølova sine arbeidstidsbestemmingar? 5. Kva for budsjetterings- og rapporteringsrutinar har kommunen etablert, og korleis blir desse nytta i omsorgsavdelinga? 6. Blir det utarbeidd månadsvise/tertialvise rekneskapsrapportar innanfor omsorgsavdelinga? 7. Kven har myndigheit til å setje i gang tiltak, og kva for opplæring har desse fått om reglar/søknad m.v. knytt til tilskot og refusjonar i samband med slike tiltak? 7

8 8. I kva grad blir det gjennomført risikokartlegging og risikovurderingar knytt til økonomiske mål for omsorgsavdelinga? a. I kva grad blir identifiserte risikoar følgt opp med risikoreduserande tiltak? 1.3 Avgrensingar Prosjektet er avgrensa til å omhandle situasjonen innanfor Omsorgsavdelinga i Klepp kommune. Når det gjeld personalforvaltning, er fokus i hovudsak på kva system og rutinar som finst innanfor nærare definerte område knytt til personalforvaltning. Revisjonen har i samsvar med problemstillingane ikkje vurdert i kva grad system og rutinar knytt til personalforvaltning blir etterlevd, bortsett frå det som dreier seg om vikarbruk, der det også er fokus på i kva grad rutinar og retningsliner blir etterlevd. 8

9 2. Revisjonskriterium Revisjonskriterium er dei krav og forventningar som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderast opp mot. I dette prosjektet er revisjonskriteria i hovudsak henta frå Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) og Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 2.1 Personalforvaltning Innan personalområdet kan ein i følgje Nordhaug (1990:23) skilje mellom personalforvaltning og strategisk personalleiing. Personalforvaltning er då det elementære, operative nivået. Personalforvaltninga sine fire elementære funksjonar er å rekruttere, behalde, utvikle og avvikle arbeidskrafta. Arbeidsmiljølova regulerer mellom anna tilhøve knytt til medarbeidarane sin rett til medverknad, fortrinnsrett ved tilsettingar, og oppseiing av arbeidstakarar Tilsetting Kapittel 14 i arbeidsmiljølova omhandlar tilsetting mv. Av 14-1 går det fram at arbeidsgjevar skal informere arbeidstakarane om ledige stillingar i verksemda. Innleigd arbeidstakar skal informerast på tilsvarande vis. Vidare omhandlar 14-2 fortrinnsrett for tilsetting i ny stilling for tilsette som er sagt opp på grunn av forhold knytt til verksemda. Fortrinnsretten gjeld både for fast tilsette og midlertidig tilsette. Krav om skriftleg arbeidsavtale går fram av 14-5, og av 14-6 går krav til innhaldet i arbeidsavtalen fram. Arbeidsmiljøloven 14-9 omhandlar midlertidig tilsetting. Hovudregelen er at arbeidstakar skal vere fast tilsett, men i ein del situasjonar kan ein inngå avtale om midlertidig tilsetting. Vilkåra går fram av Vidare går det fram at arbeidsgjevar minst ein gong per år skal drøfte bruken av midlertidig tilsetting med dei tillitsvalde Ufrivillig deltid Av 14-3 går det fram at deltidstilsette har fortrinnsrett til utvida stilling framfor at arbeidsgjevar føretar ny tilsetting i verksemda. Fortrinnsretten er betinga av at arbeidstakar er kvalifisert for stillinga og at utøving av fortrinnsretten ikkje vil innebere vesentlege ulemper for verksemda. Ifølgje arbeidslivsforskar Jørgen Svalund er hovudparten (79%) av dei deltidssysselsette i Noreg nøgde med stillingsstorleiken sin, medan 20 % oppgjev at dei ønskjer å arbeide meir enn den avtalte arbeidstida. 1 Statistisk sentralbyrå nyttar omgrepet «undersysselsett» om deltidssysselsette personar som har forsøkt å få lengre avtalt arbeidstid, og som kan starte med 1 Undersysselsetting og ufrivillig deltid. Varighet og veien videre, FAFO (2011) 9

10 auka avtalt arbeidstid innan ein månad. 2 Svalund peiker på at når ein vurderer omgrepet ufrivillig deltid, må ein også rekne med dei deltidstilsette som ikkje oppfyller kriteria om aktiv søking og/eller tilgjenge, og som dermed ikkje kjem inn under definisjonen «undersysselsett», men som likevel seier at dei ønskjer lengre avtalt arbeidstid Behalde og utvikle arbeidskrafta Arbeidsmiljølova 4-2 omhandlar krav til tilrettelegging, medverknad og utvikling: «(1) Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal holdes løpende informert om systemer som nyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet. De skal gis nødvendig opplæring for å sette seg inn i systemene, og de skal medvirke ved utformingen av dem. (2) I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal: a) det legges til rette for at arbeidstaker gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid, b) arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger, c) det legges vekt på å gi arbeidstaker mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar, d) arbeidstaker så langt som mulig gis mulighet til variasjon og for å se sammenheng mellom enkeltoppgaver, e) det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon. ( )» Kommunale styringsdokument og vedtak Delegasjonsreglement for Klepp kommune blei vedteke av kommunestyret i sak 96/12. Det går fram av reglementet at innan personalforvaltninga har rådmannen, eller den han gjev slik fullmakt til, mellom anna fullmakt til å vedta reglement og instruksar innan personalområdet, lønsplassere stillingar og fastsetje individuell løn. I Vidare delegering frå rådmann til kommunalsjef for helse-, sosial og omsorg, datert , går det fram at «kommunalsjef for helse-, sosial- og omsorg har myndighet til å treffa avgjerder i personalsaker innan eigen etat». Det går vidare fram at eit unntak frå den vidaredelegerte mynda er oppseiing, og at «vedtak om oppseiing skal godkjennast av personal- og organisasjonssjef eller rådmann.» 3 Det er utarbeidd ein eigen arbeidsgjevarstrategi for kommunen, som inneheld ein del overordna føringar knytt til personalforvaltning. 4 Det går fram at denne strategien er eitt av fleire verkemiddel som kommunen har for å gje innbyggjarane eit tilbod som samsvarer med kommunen sine overordna mål og ambisjonsnivå. 5 Blant dei utfordringar som er identifisert i så måte er mellom anna «stram arbeidsmarknad» og «auka behov for arbeidskraft». 6 Sentrale mål i arbeidsgjevarstrategien er å: «1. Sørgja for utvikling av aktive og gode arbeidsmiljø 2. Sikra nok og kompetent arbeidskraft 3. Leggja til rette for nyskaping og utvikling i oppgåveløysing Klepp kommune: Vidare delegering frå rådmannen til kommunalsjef for helse,- sosial og omsorg. Saksnr 12/ Datert Klepp kommune: Arbeidsgjevarstrategi. Utan dato. Handsama og vedteke i administrasjonsutvalet og kommunestyret i 2011, jf. brev til revisjonen Klepp kommune: Arbeidsgjevarstrategi. Utan dato. Handsama og vedteke i administrasjonsutvalet og kommunestyret i 2011, jf. brev til revisjonen Side 3. 6 Klepp kommune: Arbeidsgjevarstrategi. Utan dato. Handsama og vedteke i administrasjonsutvalet og kommunestyret i 2011, jf. brev til revisjonen Side 2 10

11 4. Leggja til rette for dialog med innbyggjarar og brukarar» 7 Vidare går det fram av strategien at Klepp kommune har som hovudmål å gi rom for utvikling og vekst for den enkelte medarbeidar, å skape attraktive arbeidsplassar og godt omdømme for kommunen, samt å leggje tilhøva til rette for ein fleksibel og effektiv organisasjon. På revisjonstidspunktet hadde Klepp kommune også ute på høyring ein strategisk plan for rekruttering. 8 I Klepp kommune sitt målkart for 2013 går det under temaet «Medarbeidarar» fram at eit mål er at Klepp kommune skal vere ein attraktiv arbeidsplass. Vidare går det fram at kommunen har eit mål om kompetente medarbeidarar, der indikatorane er fagpersonell i alle fagstillingar, og auke i talet på lærlingar. 2.2 Vikarbruk Behovet for døgnkontinuerleg drift av fleire omsorgstenester, i kombinasjon med krav til kvalitet, bemanning og kompetanse i tenestene, inneber at ein kommune i mange tilfelle er nøydt til å hente inn vikarar for å kunne oppretthalde tilbodet når tilsette er sjukmeldte eller i permisjon, eller stillingar står vakante. 9 Bruk av midlertidig tilsette i eit arbeidsforhold er regulert i arbeidsmiljølova 14-9 (1) bokstavane a til e. Hovudregelen er at arbeidstakarar skal tilsetjast i fast stilling. Ifølgje 14-9 (1) bokstav b er det likevel høve til inngå avtale om midlertidig tilsetting mellom anna «for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)» i arbeidsmiljølova omhandlar innleige frå verksemd som har til føremål å drive utleige (bemanningsføretak). Her går det mellom anna fram at innleige av arbeidstakarar frå bemanningsføretak er tillate i same utstrekning som ein kan avtale midlertidig tilsetting. Vidare går det fram at arbeidsgjevar minst ein gong per år skal drøfte bruken av innleigd arbeidskraft med dei tillitsvalde. Klepp kommune utarbeidde i 2004 eigne reglar ved ekstravaktar. 10 Av desse går det fram at ved ledighet er det mogeleg å anten ikkje sette opp vikar i det heile, nytte ekstravakt/tilfeldig vikar, eller tilsetje personar i vikariat eller midlertidige stillingar. Vidare går det mellom anna fram at det ut frå drifta og dei økonomiske rammene, er leiaren sitt ansvar å avgjere korleis ein skal dekkje ledige vakter i samband med til dømes sjukdom, vakansar, permisjonar, feriar eller behov for ekstra bemanning. Det er vidare gitt føringar for tilsettingsforholdet i tilfelle der personar blir tilsett som vikar eller i mellombels stilling, og for tilsettingsforholdet i tilfelle der ein for den enkelte vakt hentar inn ekstravakt/tilfeldig vikar. Av sak 11/09 i Administrasjonsutvalet, om å rekruttere og behalde arbeidstakarar, går det fram at eit overordna satsingsområde i kommunen er «fleire faste vikarar». Ut over dette er det i Klepp kommune ikkje gitt spesifikke politiske og/eller overordna administrative styringssignal knytt til vikarbruk innanfor Omsorgsavdelinga, bortsett frå dei føringar som er gitt gjennom budsjettvedtak. 7 Klepp kommune: Arbeidsgjevarstrategi. Utan dato. Handsama og vedteke i administrasjonsutvalet og kommunestyret i 2011, jf. brev til revisjonen Side 2. 8 Klepp kommune: Strategisk plan for rekruttering, Høyringsutkast. 9 Etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-1 har kommunen plikt til å gje helse- og omsorgstenester til dei som bur og oppheld seg i kommunen. Helse- og omsorgstilbodet som kommunen gjev er i mange tilfelle eit døgnkontinuerleg tilbod. Den kommunale omsorgstenesta er også underlagt krav til kvalitet, bemanning og kompetanse innanfor fleire av tenestene som utgjer helse- og omsorgstenestene. Dette er mellom anna regulert i Forskrift for sykehjem m.v., Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Helse- og omsorgstjenesteloven 1-1; 3-1; 3-7,Helsepersonelloven, Pasient- og brukerrettighetsloven 2-1a; Klepp kommune: Regler ved ekstravakter Skriv underteikna av personal- og organisasjonssjefen i Klepp kommune.. Saksnr 04/

12 2.3 Regelverk om offentlege anskaffingar Av 5 i lov om offentlege anskaffingar går det mellom anna fram at ei anskaffing så langt det er mogleg skal vere basert på konkurranse. Av 3-1 i forskrift om offentlege anskaffingar går grunnleggjande krav for alle anskaffingar fram: «3-1. Grunnleggende krav for alle anskaffelser (1) Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes. (2) Oppdragsgiver skal ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. (3) Oppdragsgiver skal ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at denne forskrift kommer til anvendelse. (4) Konkurranser skal gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandører og med mulighet for leverandører til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltagelse og tildeling av kontrakt. (5) Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen. (6) Konkurransen skal gjennomføres i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk. (7) Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet. (8) Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen.» 9-1 i forskrift om offentlege anskaffingar skildrar krav til kunngjering av konkurranse for anskaffingar under terskelverdi, det vil seie mellom kr og 1,6 millionar: «9-1. Kunngjøring av konkurranse (1) Oppdragsgiver skal utarbeide en kunngjøring i samsvar med kunngjøringsskjemaer fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. (2) Kunngjøringen skal utarbeides på norsk. (3) Kunngjøringen skal sendes til operatøren av Doffin for kunngjøring i Doffin. ( ).» Vidare er framgangsmåten ved kunngjeringar ved anskaffingar over terskelverdi, det vil seie over 1,6 millionar kroner, skildra i 18-1 i forskrifta: «18-1. Fremgangsmåten ved kunngjøringer (1) Oppdragsgiver skal utarbeide en kunngjøring i samsvar med skjemaer fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. (2) Kunngjøringen skal utarbeides på norsk. Kunngjøringen skal også utarbeides på ett av Den europeiske unions offisielle språk, med mindre oversettingstjenesten til operatøren av Doffin benyttes. Bare den fullstendige kunngjøringen i TED-databasen er gyldig. (3) Kunngjøringen skal sendes operatøren til Doffin for kunngjøring i Doffin og videresendelse til TED-databasen. I hastetilfeller etter 19-5 (minimumsfrister i hastetilfeller) skal kunngjøringen sendes elektronisk eller med telefaks. 12

13 (4) Kunngjøringer skal ikke offentliggjøres i Doffin eller på annen måte gjøres kjent før den dag kunngjøringen sendes til TED-databasen. Kunngjøringer skal heller ikke inneholde andre opplysninger enn de som blir publisert i TED-databasen eller på en kjøperprofil. (5) Informasjon om veiledende kunngjøring kan ikke offentliggjøres på en kjøperprofil før den dag kunngjøring om offentliggjøring på kjøperprofil sendes TED-databasen. Offentliggjøringen på kjøperprofilen skal oppgi datoen for oversendelsen til TED-databasen. ( )» 2.4 Alminneleg arbeidstid, kviletid og overtid Arbeidsmiljølova regulerer mellom anna kor lenge den enkelte arbeidstakar kan jobbe, og kor lang tid arbeidstakarar må ha fri mellom arbeidsøktene. Av 10-3 i arbeidsmiljølova går det fram at dersom arbeidstakarane arbeider til ulike tider av døgnet, skal det utarbeidast ein arbeidsplan som viser kva veker, dagar og tidspunkt den enkelte arbeidstakar skal arbeide. Ein slik arbeidsplan skal utarbeidast i samarbeid med arbeidstakarane sine tillitsvalde. Av arbeidsmiljølova 10-4 går reglar om alminnelig arbeidstid fram. Her står det mellom anna at den alminnelege arbeidstid ikkje må overstige ni timar i løpet av 24 timar, og 36 eller 38 timar i løpet av sju dagar for turnusarbeid som er høvesvis heilkontinuerleg eller døgnkontinuerleg. Av 10-4 går følgjande fram om arbeid som er av passiv karakter: «(2) For arbeid som helt eller i det vesentlige er av passiv karakter, kan arbeidstiden forlenges med inntil halvparten av de passive periodene, men ikke med mer enn to timer i løpet av 24 timer og ti timer i løpet av sju dager. Arbeidstilsynet kan når arbeidet er særlig passivt, gi samtykke til at arbeidstiden forlenges utover det som er fastsatt i første punktum, men slik at arbeidstiden ikke overstiger 13 timer i løpet av 24 timer. Den alminnelige arbeidstiden må ikke overstige 48 timer i løpet av sju dager.» Vidare går følgjande fram av arbeidsmiljølova 10-5, andre ledd: «(2) Arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, kan skriftlig avtale at den alminnelige arbeidstiden skal ordnes slik at den i løpet av en periode på høyst 52 uker i gjennomsnitt ikke blir lenger enn foreskrevet i 10-4, men slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger ti timer i løpet av 24 timer og 48 timer i løpet av sju dager. Grensen på 48 timer i løpet av sju dager kan gjennomsnittsberegnes over en periode på åtte uker, likevel slik at den alminnelige arbeidstiden ikke overstiger 54 timer i noen enkelt uke.» Av hovudtariffavtalen 4 om arbeidstid, går det fram at arbeidstid per veke ikkje skal overstige gjennomsnittleg 35,5 timar i turnusordningar der ordinært arbeid må utførast mellom kl og og/eller minst kvar 3. søndag. Når det gjeld dagleg og vekentleg fri frå arbeid, går det fram av arbeidsmiljølova 10-8 første og andre ledd at: «(1) Arbeidstaker skal ha minst 11 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av 24 timer. Den arbeidsfrie perioden skal plasseres mellom to hovedarbeidsperioder. (2) Arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpet av sju dager» Vidare går det av 10-8 tredje ledd mellom anna fram følgjande om kviletid: «(3) Arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, kan skriftlig avtale unntak fra bestemmelsene i første og andre ledd. Slik avtale kan bare 13

14 inngås dersom arbeidstaker sikres tilsvarende kompenserende hvileperioder eller, der dette ikke er mulig, annet passende vern. Det kan ikke avtales kortere arbeidsfri periode enn 8 timer i løpet av 24 timer eller 28 timer i løpet av sju dager. ( )» Av 10-8 fjerde ledd går det fram at «Arbeidsfri som nevnt i andre ledd skal så vidt mulig omfatte søndag. Arbeidstaker som har utført søn- og helgedagsarbeid skal ha arbeidsfri følgende søn- og helgedagsdøgn. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale en arbeidstidsordning som i gjennomsnitt gir arbeidstaker arbeidsfri annenhver søn- og helgedag over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentlige fridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag.» I arbeidsmiljølova 10-6 er bruken av overtid regulert: «(1) Arbeid utover avtalt arbeidstid må ikke gjennomføres uten at det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for det. (2) Varer arbeidet for noen arbeidstaker ut over lovens grense for den alminnelige arbeidstid regnes det overskytende som overtidsarbeid. (3) Før arbeid som nevnt i denne paragraf iverksettes skal arbeidsgiver, dersom det er mulig, drøfte nødvendigheten av det med arbeidstakernes tillitsvalgte. (4) Overtidsarbeidet må ikke overstige ti timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker. (5) Arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale kan skriftlig avtale overtidsarbeid inntil 15 timer i løpet av sju dager, men slik at samlet overtidsarbeid ikke overstiger 40 timer i fire sammenhengende uker. Overtidsarbeidet må ikke overstige 300 timer innenfor en periode på 52 uker. ( ) (8) Samlet arbeidstid må ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av sju dager. Grensen på 48 timer i løpet av sju dager kan gjennomsnittsberegnes over en periode på åtte uker. (9) Arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, kan skriftlig avtale unntak fra grensen på 13 timer i åttende ledd, men slik at den samlede arbeidstid ikke overstiger 16 timer i løpet av 24 timer. Arbeidstaker skal i så fall sikres tilsvarende kompenserende hvileperioder eller, der dette ikke er mulig, annet passende vern.» Av arbeidsmiljølova går mellom anna følgjande fram om nattarbeid: «( ) (5) Den alminnelige arbeidstiden for arbeidstaker som jevnlig arbeider mer enn tre timer om natten, skal i gjennomsnitt ikke overstige åtte timer i løpet av 24 timer. Gjennomsnittet skal beregnes over fire uker. Minimumsperioden for ukentlig arbeidsfri i 10-8 andre ledd skal ikke tas med ved beregning av gjennomsnittet. (6) Arbeidstiden for arbeidstaker som arbeider mer enn tre timer om natten skal ikke overstige åtte timer i løpet av 24 timer dersom arbeidet innebærer en særlig risiko eller betydelige fysiske eller psykiske belastninger. ( ) (8) Arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgte ved virksomheter som er bundet av tariffavtale, kan skriftlig avtale at bestemmelsene i femte og sjette ledd skal fravikes. Arbeidstakerne skal i så fall sikres tilsvarende kompenserende hvileperioder eller, der dette ikke er mulig, annet passende vern.» Vidare er unntak frå reglane skildra i 10-12: «( ) (4) Fagforening med innstillingsrett etter arbeidstvistloven eller tjenestetvistloven kan, med unntak av 10-2 første, andre og fjerde ledd og sjuende ledd, inngå tariffavtale som fraviker bestemmelsene i dette kapittel. Unntak fra 10-8 første og andre ledd og femte og sjette ledd forutsetter at arbeidstakerne sikres tilsvarende kompenserende hvileperioder, eller der dette ikke er mulig, annet passende vern. For bruk av overtid etter slik 14

15 tariffavtale gjelder vilkårene i 10-6 første ledd. Arbeidstaker må i det enkelte tilfelle samtykke til overtidsarbeidet. Kravet til individuelt samtykke gjelder tilsvarende der det inngås tariffavtale om en samlet gjennomsnittlig arbeidstid på over 48 timer i løpet av sju dager i løpet av ett år.» Av personalreglementet til Klepp kommune går det fram at den ordinære arbeidstida skal vere i samsvar med arbeidsmiljølov, hovudtariffavtalen, samt gjeldande lokale avtalar. 11 Vidare skal overtidsarbeid avgrensast til det strengt naudsynte og vere pålagt av rådmann/kommunalsjef eller dei han gjev slik fullmakt Økonomistyring Kommunane pliktar etter kommunelova 45 innan årets utgang å vedta eit årsbudsjett for kommande kalenderår. Kommunelova krev og at budsjettet skal vere realistisk. I 46 (3) heiter det at «Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret.» I kommunelova 47 går det vidare fram at: 1. «Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet.» Av forskrift om årsbudsjett 10 går følgjande fram om budsjettstyring: «Administrasjonssjefen ( ) skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret eller fylkestinget som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen eller kommune- eller fylkesrådet finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret eller fylkestinget foreslås nødvendige tiltak.» I merknadene til 10 går det fram at «( ) Uttrykkene «gjennom året» og «rapporter» angir at slik rapportering skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger pr. år. ( ) Andre setning gjelder ikke selve rapportene som nevnt over, men mulige tiltak dersom rapportene avdekker eventuelle avvik i forhold til gjeldende årsbudsjett. Med «tiltak» siktes det her ikke alene til justeringer i de oppførte inntekter og bevilgninger som er nødvendige for å sikre/ opprettholde kravene til balanse i årsbudsjettet, men også til mulige tiltak innenfor budsjettrammene. For eksempel justeringer av måltall, tjenesters innhold osv. ( ).» Av 11 i forskrift om årsbudsjett går det fram at «Det skal foretas endringer i årsbudsjettet når dette må anses påkrevd. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv foreta de nødvendige endringer i årsbudsjettet.» 11 Personalreglement, Klepp kommune, punkt 4. Arbeidstid kviletid. 12 Ibid. punkt

16 2.5.1 Risikokartlegging og vurdering knytt til økonomiske mål Av kommunelova 23 andre ledd går det mellom anna fram at «Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Av Ot.prp. nr. 70 ( ) 13 går det fram at føremålet med å lovfeste administrasjonssjefen sitt tilsynsansvar overfor administrasjonen, er å «( ) tydeliggjøre at administrasjonssjefen har et ansvar for å føre kontroll med virksomheten. Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven i dag ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som bl.a skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte.» Det eksisterer fleire rammeverk for internkontroll, kor av eit av dei mest brukte er COSOmodellen. 14 Eit sentralt element i COSO-modellen, er at internkontrollen skal vere basert på det som er det faktiske risikobiletet for verksemda, slik dette kjem til syne gjennom ei kartlegging og vurdering av risiko for mellom anna manglande regeletterleving, måloppnåing mv. På bakgrunn av slike risikokartleggingar og -vurderingar bør verksemda mellom anna setje i gang tiltak som kan bidra til å redusere uønskt risiko. 13 Om lov om endringer i lov 25. September 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon). 14 Se norsk oversettelse i Internkontroll et integrert rammeverk. Norges interne revisorers forening (1996), Oslo: Norges interne revisorers forening (NIRF). 16

17 3. Metode Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse Revisjonen har henta inn og gjennomgått relevant dokumentasjon knytt til personalforvaltning, vikarbruk og økonomistyring frå Klepp kommune. Dokumentasjonen som er gjennomgått omfattar mellom anna Arbeidsgjevarstrategi for Klepp kommune, personalreglementet, ulike handlingsplanar relatert til personalforvaltning, opplæringsplan, økonomireglement, delgasjonsreglement, opplæringsrutinar, funksjonsskildringar for leiarar mv. Dokumenta er nytta som revisjonskriterium, faktagrunnlag og bakgrunnsinformasjon. Vedlegg 2 til rapporten inneheld ei oversikt over sentrale dokument og litteratur. Revisjonen har også gjort ei analyse av budsjett og rekneskap for Omsorgsavdelinga for åra 2010, 2011 og 2012, samt budsjett for Føremålet med denne gjennomgangen har vore å kartleggje økonomiske konsekvensar av vikarbruk. I tillegg har desse analysane vore ein del av kartlegginga av budsjetteringsrutinane innanfor Omsorgsavdelinga. 3.2 Intervju Revisjonen har gjennomført intervju med kommunalsjef for Etat for helse, sosial og omsorg i Klepp kommune, med avdelingsleiar for Omsorgsavdelinga, med økonomisjef i Klepp kommune, samt med økonomirådgjevar og personalrådgjevar i Etat for helse, sosial og omsorg sin stab. Vidare er det gjennomført intervju med ein seksjonsleiar ved Sirkelen sjukeheim, ein seksjonsleiar frå heimetenesta og ein seksjonsleiar frå miljøarbeidartenesta i kommunen, samt med hovudverneombodet og to hovudstillitsvalde i kommunen. Totalt har det blitt gjennomført intervju med elleve personar. 3.3 Stikkprøvegjennomgang Revisjonen har gjennomgått vaktbøker frå ein seksjon ved Sirkelen sjukeheim, ein seksjon innan heimetenesta og ein seksjon innan miljøarbeidartenesta i kommunen, og analysert faktisk arbeidstid for fire tilsette innan kvar av dei tre seksjonane i høve til arbeidsmiljølova sine krav til ordinær arbeidstid, arbeidsfri og overtid. Dei tilsette er valt ut for å representere tilsette med ulike stillingsstorleiker (full stilling, % stilling og rein helgestilling). 3.4 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju er sendt til dei som har blitt intervjua for verifisering. Det er informasjon frå dei verifiserte intervjureferata som er nytta i rapporten. Rapportutkast med revisjonskriterium og datadel blei sendt til rådmannen i Klepp kommune for verifisering, og påpeikte faktafeil er retta opp i rapporten. Heile rapporten, inkludert vurderingsdel 17

18 og forslag til tiltak, blei deretter sendt til rådmannen i Klepp kommune på høyring. Rådmannen sin høyringsuttale er vedlagt rapporten i vedlegg 1. 18

19 4. Data 4.1 Organisering av Omsorgsavdelinga Omsorgsavdelinga i Klepp kommune utgjer saman med Avdeling helse og sosial og NAV kommune Etat for helse, sosial og omsorg. Dei tre avdelingane er delt inn i til saman 23 seksjonar, leia av kvar sin seksjonsleiar. Leiargruppa i etaten omfattar etatsleiar, dei tre avdelingsleiarane og seksjonsleiarane. I tillegg har etaten ein sentral stab. Etatsstaben sin merkantile leiar innehar også ein funksjon som personalmedarbeidar, og bistår andre leiarar i Etat for helse, sosial og omsorg i spørsmål knytt til personalforvaltning. Funksjonen inngår også i eit sentralt kommunalt personalteam, saman med kommunen sin personalsjef, lønsmedarbeidar og tre andre tilsette som har tilsvarande merkantil-/personalfunksjon innan andre etatar i kommunen. Etatsstaben sin økonomikonsulent inngår på same vis i eit felles kommunalt økonomiteam saman med økonomi- og rekneskapssjefane og økonomikonsulentane i dei andre etatane. Det har det siste året vore utskifte av enkelte nøkkelpersonar i avdelinga/etaten, då tidlegare leiar i Omsorgsavdelinga slutta i Klepp kommune i januar 2013, og økonomikonsulenten i Etat for helse, sosial og omsorg slutta hausten Omsorgsavdelinga er den største avdelinga innan Etat for helse, sosial og omsorg i Klepp kommune, og er leia av avdelingsleiar for omsorg. Innan Omsorgsavdelinga er det til saman 16 seksjonar. Desse seksjonane yt heimetenester, institusjonstenester til bebuarar på Kleppheimen og Sirkelen sjukeheim, miljøtenester, samt driv kommunen sitt dag- og aktivitetstilbod og kommunen sin barne- og avlastningsbustad. I tillegg har avdelinga ein eigen stab. Dei fleste tilsette innan Omsorgsavdelinga i Klepp kommune arbeider i seksjonar som gjev døgnkontinuerlege tenester. Dette inneber at dei arbeidar turnus. Det går fram av intervju at dei 16 seksjonsleiarane i Omsorgsavdelinga tidlegare berre har hatt driftsansvar, og ikkje fullt resultatansvar. Resultatansvaret har låge hjå avdelingsleiar. Gjennom våren 2013 har avdelinga arbeidd med ein gjennomgang av delegasjonar innan økonomi- og personalområdet, inkludert ansvar for budsjettering og rekruttering, og ut over hausten 2013 pågår ein prosess for å overføre resultatansvaret til seksjonsleiarane. Det blir opplyst at formell dato for gjennomføring av dette er sett til 1. januar I intervju blir det vidare opplyst at i samband med endringa av delegasjonane vil avdelingsleiar si rolle i større grad vere knytt til oppfølging av seksjonane, og det skal etablerast tydelege retningsliner for korleis slik oppfølging skal utførast. 4.2 Nøkkeltal knytt til bemanning KOSTRA tal for 2012 viser at når det gjeld årsverk i brukarretta tenester per mottakar, eksklusive fråvær, ligg pleie- og omsorgstenestene i Klepp kommune (0,54) likt med gjennomsnittet i Rogaland (0,54) men noko over gjennomsnittet i kommunegruppa (0,46) og gjennomsnittet i landet utanom Oslo (0,48). Vidare går det fram av KOSTRA-tal for 2012 at pleie og omsorgssektoren i Klepp kommune har noko høgre lønsutgifter per kommunalt årsverk eksklusiv fråvær (kr i Klepp kommune), 19

20 enn gjennomsnittet i kommunegruppa (kr ), gjennomsnittet i Rogaland (kr ) og gjennomsnittet i landet utan Oslo (kr ). I 2012 var også prosentdel årsverk i brukarretta tenester med fagutdanning høgre i Klepp (78 %) enn i kommunegruppa (75 %), Rogaland (75 %) og landet utan Oslo (74 %). Prosentdel årsverk i brukarretta tenester med fagutdanning frå høgskule/universitet var betydeleg høgre i Klepp (47 %) enn i kommunegruppa (32 %), Rogaland (36 %) og landet utan Oslo (33 %). Samtidig var prosentdel årsverk i brukarretta tenester med fagutdanning frå vidaregåande skule betydeleg lågare i Klepp enn i kommunegruppa, Rogaland og landet utan Oslo. Samtidig går det fram av Klepp kommune sin årsrapport for 2012 at talet brukarar per årsverk innanfor Omsorgsavdelinga har auka jamt i perioden frå 2006 til 2012; frå 6,77 brukarar per årsverk i 2006 til 11,18 brukarar per årsverk i Timar per brukar per veke har i same periode blitt redusert frå 5,2 timar til 3,2 timar. 4.3 Personalforvaltning i Omsorgsavdelinga Overordna kommunale strategiar og retningsliner Innanfor området «rekruttere og behalde» blir det i arbeidsgjevarstrategien peika på at det å «[r]ekruttera og behalda nok og kvalifisert personell til alle område innan kommunen si verksemd og framtidige behov» er definert som eit av satsingsområda. Vidare er det lista opp ei rekkje aktuelle tiltak knytt til dette satsingsområdet. Blant desse er å profilere kommunen og gode kommunale ordningar, skape energigjevande og utviklande arbeidsmiljø, påskjønne mellom anna kompetanse og ansvar, ha ein målretta og konkurransedyktig lønspolitikk, samarbeide med utdanningsinstitusjonar for å marknadsføre kommunen som arbeidsplass og tilby praksisplassar. 15 Innanfor området «utvikling» går det fram at «kommunen vil satsa på utvikling av organisasjon, tenestetilbod og den enkelte tilsette. ( )». Det blir peika på viktigheita av leiarutvikling, og at kommunen skal ha dyktige leiarar. Vidare blir det peikt på at kompetanseutvikling er viktig, og som tiltak under dette punktet inngår mellom anna kompetanseutvikling gjennom utprøvingar, kurs, rettleiing, mentorordningar og erfaringsoverføring på arbeidsplassen, gode fagmiljø som sikrar både fagleg og personleg utvikling, samt målretta bruk av stipend- og støtteordningar for etter- og vidareutdanning. Det blir også peikt på viktigheita av eit godt arbeidsmiljø, og lista opp ein del tiltak som skal bidra både til god oversikt over arbeidsmiljøet, og til å sikre eit godt arbeidsmiljø. Av personalreglementet til kommunen går det fram at det skal utarbeidast opplæringsplanar i kvar etat og for kommunen, og at opplæring og personalutvikling må sjåast i samanheng med kommunen sine mål, og inngå som ein del av arbeidet med å nå desse. 16 Vidare går det fram at stipend kan tildelast innan etatane etter eigne retningsliner. I 2009 handsama Administrasjonsutvalet i Klepp kommune ei sak om å rekruttere og behalde medarbeidarar innanfor ulike tenesteområde i kommunen (sak 11/09). 17 Her blir det peika på at rekruttering av arbeidstakarar til kommunen sine ulike tenesteområde vil by på store utfordringar også i framtida, og det går fram at omsorg er eit av områda der ein reknar med at det vil bli krevjande å rekruttere tilstrekkeleg med tilsette. Det blir vidare peika på at utfordringar knytt til rekruttering må sjåast i samanheng med tiltak for å utvikle og behalde medarbeidarar, og at aktuelle fokusområde internt i kommunen er å redusere deltidsstillingar, seniortiltak, reduksjon av 15 Klepp kommune: Arbeidsgjevarstrategi. Utan dato. Handsama og vedteke i administrasjonsutvalet og kommunestyret i 2011, jf. brev til revisjonen Side 6 16 Klepp kommune: Personalreglement. Utan dato. Punkt Klepp kommune, Administrasjonsutvalet: Rekruttera og behalda arbeidstakarar. Sak nr 11/09,