Gruppe: 16: s161869,s161917, s Leveres (12:00)

Transkript

1 Gruppe: 16: s161869,s161917, s Leveres (12:00) Prossessrapport:

2 Innledning: Vi skal hjelpe treningssenteret «ditt treningssenter» med å lage en løsning der de kan oppdatere sine medlemmer med nyheter om hva som foregår hos dem. De ønsker en lettvint løsning for å få kontakt med hvert enkelt medlem samt sortere nyhetsutsendelser for sine ulike medlemsgrupper. Dette skal vi få til ved hjelp av digitale nyhetsbrev. Alle de nødvendige dataene om medlemmene som mail, navn og lignende ligger i senterets kundedatabase. Det er nå opp til oss hvordan vi skal gå videre. Vi skal i denne rapporten vise hvordan utviklingen av systemet har foregått de siste 4 månedene. Gå til vår gruppeside for alle vedlegg og loggføringer: Eller last ned all kildekode og vedlegg her: Prosjekt16.rar GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 2

3 Forord: I denne rapporten blir kun programmet og dens funksjonalitet fremstilt. Ingen personlig data om kunder og lignende blir avslørt. Programmet som blir er tilgjengelig igjennom er en «dummy» utgave som ikke inneholder verken passord eller databasen til bedriften. Den er kun ment til å illustrere hvordan systemet fungerer i praksis. Programmet er avhengig av en database og trenger dette riktig oppsatt for å fungere slik det skal. Dere kan teste sluttproduktets dummyverson via /lists/admin. (passord og login sendes til Tor K. den 30.mai) Index: #1 Kort om bedriften... 4 #1.1 Ditt Treningssenter... 4 #1.2 Kundemassen... 4 #1.3 Drift... 4 Produktbeskrivelse:... 5 #2 Hva skal vi gjøre?... 5 #2.1Problembeskrivelse... 5 #2.2 Kravspesifikasjon:... 5 #2.2.1 Funksjonelle Krav:... 5 #2.2.2 Ikke Funksjonelle krav:... 5 #2.3 Hente ut data... 5 #2.4 Håndtere data... 5 #2.5 Struktur uthentet data... 6 #2.6 Tilstrekkelig GUI... 6 #2.7 Forhåndsdefinerte medlemslister... 6 #2.8 Forhåndsdefinerte maler... 6 #2.9 Sende data til medlem... 6 #2.10 Opplæring av programvare... 6 #3 Hvordan skal vi gjøre dette?... 6 #3.1 Hvordan skal vi hente ut data... 6 #3.1.1 Samarbeid med BRP, utvikleren av kundesystemet... 8 #3.2 Håndtere data... 8 #3.3 Struktur uthentet data... 9 #3.4 Tilstrekkelig GUI #3.5 Forhåndsdefinerte medlemslister #3.6 Forhåndsdefinerte maler #3.7 Sende data til medlem #3.8 Opplæring av programvare #4 Bugs og ting vi ikke fikk fikset Prosessrapport #5 Samarbeid #5.1 Samarbeid og kommunikasjon i gruppen: #5.2 Komplikasjoner i gruppen og fravær #5.3 Lærte av våre feil #5.4 Utviklingsprosessen #5.5 Prøving og feiling #6 Konklusjon #6.1 Hvordan har samarbeidet med bedriften og BRP fungert? #6.2 Ble bedriften fornøyd og hadde de ønsker til forbedringer? #6.3 Hva oppnådde vi? #6.4 Hva oppnådde vi ikke? #6.5 Planer videre arbeid på prosjektet #6.6 Hva sitter vi igjen med? GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 3

4 #1 Kort om bedriften: 1.1 Ditt Treningssenter Ditt treningssenter er det nest største treningssenteret i Moss. De er kjent for å prioritere kvalitet og miljø fremfor pris, noe som ser ut til å ha fungert tross til stor konkurranse. Det er i dag totalt 11 treningssentre i Moss (ca innbyggere). Mye av grunnen til at senteret er så vellykket, er at det har eksistert i over 20 år, lenge før det kom andre sentre til byen. Dette er også det eneste privateide senter i Moss, og det er stor satsning på nisjer. De har blant annet et eget privat «state of the art» treningssenter for folk som skal ned i vekt. Disse medlemmene får ekstra oppfølging av PT, samt kurs der de lærer om kost og helse (Easylife). Sommeren 2011 byttet senteret ut sitt gamle datasystem fra 1991 (NorTrim) med et helt nyutviklet system (BRP). BRP er det ledende datasystemet tilpasset treningssentre i Sverige. Byttet åpnet for en rekke nye muligheter innen digital kommunikasjon. #1.2 Kundemassen Kundemassen på Ditt Treningssenter er varierende. De har unge medlemmer ned i 15 års alder - til eldste aktive medlem på over 90år. De prøver å ha et tilbud som trekker mennesker i alle aldre. I dag er kundemassen på over medlemmer, rett bak Spenst som har 2500 medlemmer (Dette spenstsenteret er også Norges største Spenstsenter). Det har vært en liten nedgang på medlemmer den siste tiden grunnet 3 nye «billig»-sentre etablert innenfor 300m avstand. #1.3 Drift Senteret er privat eid av Odd Ivar Erikssen, som også fungerer som daglig leder. De har over 50 aktive ansatte. De fleste er instruktører i sal som jobber på deltid, men det er også ansatt GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 4

5 spesialister innen Personlig Trening, kosthold, vedlikehold, IT og ledelse på fulltid for å sikre god kvalitet i bedriften. Produktbeskrivelse: #2 Hva skal vi gjøre? #2.1Problembeskrivelse Hvordan skal vi lage en løsning som ikke bare skal sende ut mange eposter samtidig. Men også mange forskjellige typer av nyhetsbrev? Vi hadde en database som bedriften benytter men hvordan skal vi utvikle et program som kobler seg til/henter ut data fra denne databasen? Finnes det applikasjoner og rammeverk vi kan tilpasse til å dekke våres krav? Eller skal vi lage en appliksajon fra ingenting? På en side ville en slik metode være mindre innviklet og mer oversiktlig siden man hele tiden har kontroll på hva som blir gjort og lagt til og ikke mister oversikten i ferdige oppsett eller maler. #2.2 Kravspesifikasjon: #2.2.1 Funksjonelle Krav: - Sende Epost til medlemmer - Velge predefinerte maler - Sortere medlemmer på lister - Eksportere/imprtere medlemmer - Oppdatere/endre predefinert mal om nødvendig - Legge til endre/fjerne administrator - Web basert #2.2.2 Ikke Funksjonelle krav: - Brukervennlig - Tilgjengelig - Oversiktlig - Lett å lære - Effektivt - Stabilt - Pålitelig #2.3 Hente ut data Vi skal hente data fra senterets eksisterende databasesystem og over til et eksternt selvutviklet system som skal håndtere mailutsendelser for databasen. All data vi trenger for å lage et nyhetsbrev og sende til kundene ligger her, så dette trenger vi ikke å lage om igjen. Vi velger å jobbe med databasen som ligger der i BRP, noe som gjør programmet vi utvikler til et brukervennlig system som blir flittig brukt. #2.4 Håndtere data Når vi har fått hentet ut dataene må vi lage eller tilpasse et program som håndterer dataene. Oppgaven er å sende nyhetsmail til kundene i forskjellige kundegrupper og komponere disse på en enkel måte. GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 5

6 #2.5 Struktur uthentet data Dataene som er hentet ut må plasseres i forskjellige grupper, hver gruppe inneholder hvert abonnement. Hvor mange grupper det blir avhenger av hvor mange abonnement det er ønskelig å dele medlemmene inn i. #2.6 Tilstrekkelig GUI Vi må også sørge for at vi fremlegger et oversiktlig og «lett å lære» interface. Et godt GUI vil gjøre det lett for de ansatte å lære systemet. Vi må tilpasse et brukervennlig og ukomplisert system som tilbyr funksjonaliteten Ditt Treningssenter trenger. #2.7 Forhåndsdefinerte medlemslister Dataene vi har hentet ut må kategoriseres i ulike medlemskap slik at det er enkelt for brukeren som skal sende nyhetsbrevet å markere hvem som skal motta brevet. #2.8 Forhåndsdefinerte maler Vi skal også lage ferdigdefinerte nyhetsbrev-maler til hver kundegruppe. Her må vi følge senterets fargekoder og logo, samt finne en måte å få nyhetsbrevet til å vekke oppsikt og interesse blant medlemmene. Vi vil at brevet er ferdig komponert av brukeren når teksten er lagt inn. Dette gjerne ved hjelp av et Word pluginscript eller lignende. #2.9 Sende data til medlem En annen ting er å sende data (i dette tilfellet ) til meldemmene. Det er viktig å teste forskjellige nettbrowsere, samt undersøke begrensninger satt av senterets nettleverandør i forhold til utsendelse av e-post. Likeledes må vi ta med i betraktning om store mengder kan bli sett på som spam. #2.10 Opplæring av programvare Til slutt må vi også lære opp og undervise de ansatte som skal benytte denne programvaren. Vi må sørge for at de er sikre på programmet slik at sjansen for at de trenger mye support blir minimal. #3 Hvordan skal vi gjøre dette? #3.1 Hvordan skal vi hente ut data Når en kunde meldes inn på senteret må senterets kundesystem benyttes. Det håndterer økonomi og fakturadata, samt medlemsinformasjon og statistikk. Derfor er det gunstig å benytte dette siden det er oppdatert til enhver tid. Det vil også spare mye tid i «dobbellagring og tull rundt usynkronisert data» at vi unngår å lage et separat databasesystem der vi må legge inn kundedata på nytt. Et helt nytt system ville være dobbel jobb og kreve strukturert vedlikehold fra ansatte. Alle kundene er lagret i BRP systemet med persondata som telefonnr, meldemsnr, abonnementstype, adresse, navn, månedspris osv. Vi må luke ut relevant informasjon til vårt formål. I dette tilfellet vil dette være: GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 6

7 1. Fornavn & etternavn: For å gjøre brevet mer personlig ønsker vi å ha fornavnet til medlemmet slik at vi kan starte hvert brev med «hallo» etterfulgt av kundens navn. Dette bidrar til et mer personlig preg på eposten. 2. Medlemsnr: Unik medlems-id, for å sikre at duplikater eller komplikasjoner ikke forekommer. Dette kunne f.eks. blitt et problem om vi hadde hatt to medlemmer med samme navn (dersom navn hadde vært benyttet som id). Medlemsnummeret vil vi bruke som identifikator i databasen. 3. Epostadresse er en verdi vi selvsagt må ha med for å sende mail til medlem. 4. Abonnement: Senteret ønsker å sende ut nyheter som er rettet mot ulike grupper medlemmer. Vi trenger da en indikator for å skille ut dette. (f.eks. prisliste som det heter i BRP) 5. For å sikre oss at medlemmet er aktivt og ikke har meldt seg av treningssenteret må vi hente en 5 verdi. Denne ligger under Abonnement-segmentet i BRP. (som vist nedenfor) GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 7

8 Vi skal nå hente ut disse dataene. Dette viste seg å være vanskelig å gjøre uten BRP sin hjelp. Vi kontaktet derfor BRP for assistanse. #3.1.1 Samarbeid med BRP, utvikleren av kundesystemet For å hente ut dataene vi trengte, måtte vi få til et samarbeid med utvikleren av dette systemet, BRP. Mye av dataene i systemet er kategorisert som sensitiv data. Eksempler på dette er personnr, kontonr, dokumenter der medlemmets signatur er scannet. Derfor benytter BRP seg av komplekse kryperingsalgoritmer, noe som gjør det vanskelig å hente ut data med et selvutviklet 3 parts program som ikke har tilgang til disse. Men vi skal fortsatt se om dette lar seg gjøre. Vi fikk heller ordnet en import/eksport løsning der vi fikk eksportert de nødvendige kundedataene (Navn, KNr, Epost, Abotype, AktivStatus) til et XML dokument. Dette kunne deretter importeres til vår database. #3.2 Håndtere data Ovenfor så vi hvordan vi kunne få dataene vi trengte ut fra BRP. Nå skal vi se nærmere på hvordan vi kan benytte oss av disse dataene. Det viktigste er at vi finner et program eller får utviklet et som støtter import av XML. Enda viktigere er det at vi får tilpasset programmet slik at vi kan bruke dataene riktig. Vi må få lagret dette i en database som vi videre kan benytte til å sende ut mail, liste abonnement, kjøre getname funksjoner og lignende. GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 8

9 #3.3 Struktur uthentet data For å sikre struktur på uthentet data måtte vi gjøre litt research på hva som fantes av programvare som gjorde nettopp dette. Programmet som vekket mest oppmerksomhet i starten var en plugin i blogpubliseringsverktøyet wordpress. Dette viste seg dessverre senere i utviklingen i å ha en del problemer med spam og restriktiv funksjonalitet selv med egen kode og tilpasning ville dette aldri kunne benyttes til vårt prosjekt. Derfor gikk vi tilbake til scratch for å finne en bedre løsning. Da fant vi et program som het phplist. Dette programmet er basert på åpen kildekode, samt blitt utviklet over en periode på nesten 5 år. En fordel med dette er at mye av funksjonaliteten i stor grad var testet tidligere. Open kildekode gjorde det lett for oss å tilpasse de funksjonene vi trengte. Korreksjon av tabeller og import av database i phplist viste seg i å være en enkel sak. Og det tok ikke lange tiden før vi hadde importert hele databasen til Ditt Treningssenter inn i vårt program. Først måtte vi definere attributtene slik at de samsvarte med XML dokumentet fra BRP. Da må vi definere Navn, Fornavn, KNr,Epost, Abotype & AboStatus. Dette gjorde vi i hovedmenyen til phplist. (se bilde nedenfor) Når vi hadde definert Attributtene til listen importerte vi XML-listen. Vi delte opp XML-listen i flere abonnementstyper. (se bilde nedenfor) GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 9

10 Kundene ble lagt i undergrupper for hvert abonnement. Dette gjør det lett å sende nyhetsbrev til medlemmene som skal få tilbudet. (Bildet nedenfor viser databaseoppsettet der abonnementslistene befinner seg, disse er videre forbundet med medlemslistene i subkategorier) GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 10

11 #3.4 Tilstrekkelig GUI Vi ville gå for et Admin php GUI, det vil si at vi styrer som administratorbruker i web GUI. Dette er praktisk da grensesnittet er uavhengig av programvare for å fungere. Det gjør det også lettere for ansatte å bruke programmet uavhengig av lokasjon eller klargjorte pcer. Det eneste man trenger er linken til websiden samt brukernavn og passord. I GUIet vi utvikler må vi sørge for at all funksjonalitet vi har blitt enige om med bedriften er tilgjengelig. Følgende funksjonalitet har blitt klargjort i programmets GUI: 1. Lett Konstruksjon av nyhetsbrev Vi kan sende nyhetsbrev ved å gå inn til «send message» i menyen. Da vil et enkelt Wordgrensesnitt fremkomme. Her er det bare å skrive det man ønsker å publisere uten å måtte tenke på mal, logo osv. (Se brukermanual vedlagt for nærmere forklaring) GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 11

12 2. Modifisering eksport/import av lister/medlemmer Denne menyen er tilgjengelig under «manage users» og gir en rekke muligheter. Deriblandt import & eksport av kundedatabaser. Vi kan også fjerne brukere her. 3. Sende nyhetsbrev Sending av nyhetsbrev finner man under «send message» i menyen. Etter man har valgt mal og skrevet innhold til nyhetsbrevet gjenstår det bare å sende brevet til ønskede lister. I bildet nedenfor har vi et eksempel der vi sender til de vanlige Ditt Treningssenter medlemmene pluss de som benytter seg av Personlig Trener. Etter at man har huket av listene man skal sende til, trykker vi på «send mail to the selected mailing lists» Se også «manual» vedlegget. 4. Velge / endre administratortilgang Denne funksjonen finner du på sidens hovedpanel (main page). Scroller man litt ned på siden finner man «Administrator Functions» her har man mulighet til å opprette/fjerne/endre på administratorer. Dette er absolutt nødvendig dersom det GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 12

13 forekommer utskiftninger av ansatte slik at sikkerheten ivaretas. (Refererer til manual om du ønsker mer om dette) 5. Leggetil/endre på templates Dette er en funksjon som er tilgjengelig, men som de ansatte på ditt treningssenter ikke trenger å gjennomgå i stor grad. Dette fordi vi i felleskap med de ansatte har utformet spesifikke standardmaler for hver av listene de ønsker å benytte. Men dersom det skulle være ønskelig er muligheten likevel der. Men å lage nye maler krever en del testing før det sendes ut til massen, så dette er ikke anbefalt å gjøre noe med. Du finner denne funksjonen under «templates». I bildet nedenfor ser du hvordan editor vinduet av en template ser ut. Har har vi valgt standardmalen for «easylife» listen. Har man kunnskap i HTML og PHP kan man benytte dette til å tweake eller lage en ny template fra dette vinduet. Vi kan også gå i designmodus, dette er vesentlig lettere enn koding for folk flest. Men her forekommer det ofte «bugs» hvor maler og tekst ikke fremstilles slik det skal. Så vår anbefaling er å ikke tukle med dette med mindre man har kjennskap til det. (dette er ikke medtatt i brukermanualen siden det ikke regnes som vesentlig i forhold til bedriftens behov.) GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 13

14 6. Mulighet for valg av predefinerte templates. Denne muligheten dukker opp i forbindelse med «send message» funksjonen. Den dukker opp etter man har lagt inn innhold, så vil man kunne navigere til neste «tab», som heter «format» og her kan vi velge hva slags mal vi skal bruke. (se bilde). Vi har også mulighet til å sende en «testmail» til ønsket epost adresse dette er for å kvalitetssikre hvordan eposten ser ut før vi sender den til våre store mailinglister. (kjedelig å sende til 2000 medlemmer dersom det skulle vise seg å være feil i nyhetsbrevet). Malen valgt vil da se slik ut: (bilde nedenfor) GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 14

15 7. Mulighet til å sende til flere medlemslister lister av gangen. Løsningen med medlemslister og checkbokser der man krysser av de listene man ønsker å sende til er lettvint og vanskelig å misforstå. Det eneste man må passe på her er at medlemslisten er aktiv, ellers vil ikke gruppen motta mail. Listen kan aktiveres i «lists» menyen. GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 15

16 8. Mulighet til å sende mail til annen tid enn «nåtid» Denne funksjonen har ikke blitt nevnt tidligere men viste seg å være praktisk. Noen perioder er mer hektisk en andre. Da kan det være greit å lage nyhetsbrevet ferdig i forkant, så kan sendes ut automatisk til ønsket dato. Når vi lager nyhetsbrevet finnes det en tab som heter «scheduling». Her kan vi velge klokkeslett og dato på når brevet vi lager skal sendes ut. Det betyr i praksis at vi kan lage julekampanjene som sendes ut 24.Desember i Mars! #3.5 Forhåndsdefinerte medlemslister Dette nevnte vi også litt om i struktur av uthentet data. Men dette løste vi på en god måte i PHPlist. Se forrige kapittel struktur av uthentet data (punkt.3 og.7). Kort sakt løste vi dette ved hjelp av å sette sammen medlemmene i abonnements grupper. Disse lagret vi som maillister som vi kan velge når vi skal sende et nyhetsbrev. #3.6 Forhåndsdefinerte maler Ved å ha forhåndsdefinerte maler sparer vi mye tid for den som skal sende nyhetsbrevet. Da trenger brukeren kun å konsentrere seg om innhold.(se punkt 6 i kapittel 3.4 & manual) GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 16

17 Det er viktig at malene vi har definert egner seg til alle webbrowsere. Det er også viktig at de er designet på en «mail friendly» måte slik at de ikke havner i spam filteret til personene som skal motta dette. Vi har testet de største netbrowserene og de største mail klientene på nett. Og fikk følgende resultater. Nettlesere: Mail klienter: - Internett Explorer 9 o Resultat: God funksjonalitet, ingen merknader - Mozilla Firefox o Resultat: God funksjonalitet, noen små mellomrom i malen som ikke skulle være der - Google Chrome o Resultat: God funksjonalitet, ingen merknader - Opera o Resultat: Grei funksjonalitet, noe trøbbel i noen mail lesere - Safari (Iphone) o Resultat: Strøkent, ikke noe å merke seg - MS Outlook 2011 o Resultat: God funksjonalitet, ingen merknader - Live/Hotmail o Resultat: Grei funksjonalitet, noe mellomrom mellom bilder - Yahoo o Resultat: Grei funksjonalitet, noe mellomrom mellom bilder - G-Mail o Resultat: Bra funksjonalitet, ingen merknader - Online.no o Resultat: Middels funksjonalitet, noe mellomrom mellom bilder, noe problem med å vise alle bilder. GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 17

18 De aller fleste fikk et godt nok resultat. Med noen må bugs som litt mye mellomrom mellom kolonner som ødelegger templaten litt. (se bilde) Vi gjorde litt undersøking rundt dette. Det viser seg at hver enkelt epostleser forholder seg forskjellig til «padding» i koden. Noe som påvirker layouten litt visuelt sett, men ikke nok til at det er noe problem. #3.7 Sende data til medlem Vi klarer nå å hente de nødvendige dataene for å sende informasjonen vi vil (se tidligere punkter). Men hva når vi sender over 2000 eposter samtidig. Nettleverandører har egne sperrer som ikke tillater mere enn en håndfull med eposter sendt pr tidsenhet. Dette kan bli et problem, da svært få har tid til å sende 5 og 5 eposter i slengen. Vi løser dette med en «chronjob», dette er et script som fungerer ved at den setter opp listen den skal sende til kronologisk. Den sender kun ut en håndfull eposter om gangen, men repeterer dette helt til alle epostene i listen har blitt utsendt. Det betyr i prinsippet at den kan holde på slik i flere dager om det er nødvendig. Når den har kjørt «chrinjoben» ferdig vil admin av systemet få en beskjed om at sendingen var vellykket (eller en melding over hvilke som ikke var vellykket), (se bilde for eksempel på en cronjob fullført rapport) GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 18

19 #3.8 Opplæring av programvare Opplæringen var siste delen vi gikk igjennom med de ansatte på senteret. Vi måtte ha alt annet opp mot ferdigutviklet føre vi kunne starte opplæringen. Da systemet var ferdig utviklet, holdt gruppen en forelesning for senterets ansatte. (presentasjon vedlagt) Her gikk vi igjennom de mest grunnleggende funksjonene til systemet. Men til tross for at vi hadde en grundig gjennomgang av systemet var ønsket sterkt om å få en brukerveiledning der funksjonene var forklart. Brukerveiledningen kan lastes ned i PDF her. I tillegg til dette har vi stilt oss disponible på epost eller telefon dersom det skulle være spørsmål relatert til programmet. #4 Bugs og ting vi ikke fikk fikset. - Opplasting av bilder: Dette lar seg gjøre men er en tungvint prosess. Vi må slik programmet fungerer i dag laste opp bilde via FTP (ala filezilla) og deretter linke dette til editoren når vi skal skrive info til nyhetsbrevet. Mulig løsning: Vi ønsker å få en løsning der vi laster opp bildet rett inn i editoren. - Autosave ved navigering i tabs: Per i dag vil all informasjon bli slettet dersom du navigerer mellom tabs når du skal skrive et nyhetsbrev. Man må «alltid» trykke save før man bytter tab ellers blir dataene tapt. Mulig Løsning: Autosave funksjon eller notifikasjonsvindu ved navigering som gjør at data går tapt et «er du sikker på at du vil gå videre? Data vil gå tapt» varsel hadde gjort brukeren mere bevisst. - Norsk Språk: Phplist sin grunnkode er ikke oversatt til Norsk. Løsning: Oversette grunnkoden i phplist, noe som vil ta lang tid. GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 19

20 Prosessrapport #5 Samarbeid #5.1 Samarbeid og kommunikasjon i gruppen: Gruppen har jobbet en del med hverandre i tidligere prosjekter. Dette er noe som har vist seg positivt i arbeidet ettersom vi ikke trengte å bli kjent med hverandres arbeidsmetoder og timeplaner. Samarbeidet har gått veldig bra og vi har aldri følt at gruppen har hengt etter i arbeidet. Vi kunne ha jobbet mere sammen i form av direkte møter, men siden 2 av 3 i gruppen pendler ble dette vanskelig. Derfor holdt vi en del møter via nett. Dette fungerte også relativt bra. De møtene vi hold befant seg i Moss der treningssentret lå. Vi fikk lov til å disponere et av kontorene til å jobbe med prosjektet der. Vi ble alle motiverte av å lage noe som skulle brukes av en bedrift. På skolen var det de ukentlige møter med Larissa som var faste, selv om mange av møtene hadde 1 eller 2 fraværende på grunn av varierende grunner. 4 av møtene ble avlyst grunnet at en av partene (Larissa eller oss) ikke hadde mulighet til å møte ved dette tidspunktet. I starten av prosjektet var vår gruppe flinke til å ha møter på skolen utenom de ukentlige møtene med Larissa. Senere da vi kom utover i semesteret forsvant dette grunnet reduserte muligheter for at alle kunne møte opp samtidig. Derfor ble det veldig gunstig med selvstendig arbeid hjemme fra og kommunikasjon igjennom mobil eller diverse medier over nettet. Gruppen er kjent med å jobbe borte i fra hverandre i tidligere samarbeid. Derfor var ikke dette til noen stor hindring. Vi ble flinke til å avtale tider vi skulle møte på nett slik at vi kunne gi hverandre informasjon, arbeids oppgaver og stille diverse spørsmål vi måtte ha. Det arbeidet som ble gjort av gruppen selvstendig var der prosjektet gikk fremover. Gruppen satt opp flere mål og milepæler som skulle svares eller oppnås til faste tider. Her forekom (som det ofte gjør)noe avvik av diverse grunner som for eksempel sykdom, jobb eller barn. Som nevnt har vi aldri ligget bak på arbeid som var nødvending å få ferdig. Arbeidsmåten vi bygde prosjektet rundt var litt prøving og feilig i forhold til problemstillingen. Det tok litt tid før vi fant den beste løsningen. Først når vi var sikre på at vi hadde en løsning som kunne tilfredsstilte både oss og treningssentret i Moss begynte vi den virkelige dokumenteringen av jobben vi hadde lagt ned. Prosjektet begynte å ta form. #5.2 Komplikasjoner i gruppen og fravær En komplikasjon var som nevnt fraværet av gruppemedlemmene. Det hendte ofteat 1 var borte fra møter eller at vi hadde 1 borte fra nettmøtene vi hadde avtalt. Det som reddet oss inn igjen var tidligere erfaringer vi hadde sammen der nettopp dette kunne oppstå, og vi visste at det ble vist maks arbeidsmoral ved selvstendig arbeid. Men igjen var det muligheter at spørsmål eller oppgaver som ble stilt på et møte ikke kunne svares på eller bli gjort før neste uke da alle var samlet igjen. Dersom vi hadde noen interne problemer var de små bagateller som ikke omhandlet besvarelsen, uansett hva som skjedde kunne vi alltid stole på hverandre.det hendte sjeldent at en tildelt oppgave ikke ble besvart som avtalt.. Alle i gruppen visste at arbeidet var det viktigste. GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 20

21 #5.3 Lærte av våre feil Tidlig i utviklingsfasen brukte gruppa Word press som mal og verktøy for nyhetsbrevet som ble utviklet. Word press tilbyr en enkelt og rimelig måte å opprette nyhetsbrev på, men at dette er på ingen måte det beste systemet der ut. De sier selv på sin side at dette er optimalt for personer eller andre som trenger en slik funksjon men ikke har midler til de som tilbyr bedre system og kode ute på markedet. Word press er et publiseringssystem på nett eller et innholdsstyringssystem, som er skrevet i PHP og bruker en MySQL-database. Systemet er gratis og til dags dato det mest populære innholdsstyringssystemet der ute. Det brukes til å administrere webinnhold som oppdateres ofte, slik som nyhetsbrev og blogger. Problemet gruppen fikk med Word press var nemlig at det var for populært. Flere sider og program bruker dette systemet for å innhente informasjon og med dele i form av og når en slik mengde data fra et program sirkulerer rundt på nettet kan mange programmer oppfatte dette som spam eller junk mail. Dette er selvfølgelig noe av det første man skal unngå når man lager et nyhetsbrev for en bedrift som lever på og med dele informasjon. Det finnes diverse brannmurer som kan installeres for å unngå at nettopp våres nyhetsbrev ble markert som spam og stoppe andre i å innhente og med dele noe av den samme informasjonen, slik at det ville bli oppfattet som spam. Disse brannmurene ble i bunn og grunn for dyre for at bedriften gruppen lagde nyhetsbrevet for ville bruke, noe som gjorde at vi ble nødt til å gå vekk fra selve Word press som distribuerings side og dens faste plugg-ins til å lage våres egne. Vi beholdt mye av den samme koden til selve funksjonen for å sende ut nyhetsbrev, men lagde våre egne koder for distribusjon og spam filtrering. Dette gjorde det også mye enklere og implementere i bedriften siden gruppen hadde mye mer oversikt over arbeidet som var gjort og kunne forklare eller forandre viss det var ønskelig. Under konstruksjonen fant vi ut at Word press som administrerende program var unødvendig i våres løsning. #5.4 Utviklingsprosessen Vi vil forklare litt om hva slags løsninger vi har brukt og hva som kjennetegner akkurat vårt system. Hvorfor vi valgte det og hva som gjør den til den beste løsningen for vårt bruk. Vi velger også phplist fordi den fungerer som en egen enhet men man kan i tillegg bruke phplist med en annen server eller database også og man trenger ikke ha tredjeparts sider som Word press som skal støtte oppunder som mailserver. Denne fungerer fint ene og alene som mailserver. Vi valgte å bruke noen sider ved et system som heter phplist. Dette er et system som vi kan kombinere med våre egne PHP koder og dermed danne et skreddersydd mailsystem for bedriften. PHP list benytter et meget fleksibelt «medlemskap» konsept. En bruker en epostadresse pluss noen andre preferanser dette kan være navn, kundenr, id osv. en liste er en gruppe rundt et visst tema. Den har meldinger og medlemmer. En bruker av denne listen kan være enten et medlem eller en abonnent. Hvis vi importerer en bruker fra for eksempel en CSV fil har man muligheten til å legge til denne brukeren til alle listene våre. Dette blir en form for mange til mange kommunikasjon mellom medlemmene og listene, siden en liste kan inneholde mange brukere og en bruker kan høre til mange lister. Dette er også en perfekt løsning siden mange på GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 21

22 senteret kan tilhøre mer enn en liste eller tabell i databasen vår. Mange sider som bruker PHP lister har kun en liste som alle brukerne skal være medlem i så denne fleksible bonusen er et perfekt grunnlag for oss. Man kan behandle phplist på en måte slik at vi kan slette og legge til og organisere all informasjon slik vi vil ha det og tilrettelegge nyhetsbrevet akkurat slik vi vil på hver enkelt bruker. En annen side av systemet er malene og meldingene. En melding er en enkelt melding sendt til et medlem av den listen eller gruppen det gjelder for. Det er mulighet for at man kan sende til fler lister eller tabeller samtidig. En melding kan bruke en mal, template ellers kan man legge til malene for hånd slik at man «skreddersyr» hver enkelt melding. Malen må inneholde en «content placeholder» som er der man skriver inneholde i hver enkelt melding. Dette gjør at vi kan ha et bestemt design på nyhetsbrevet men hele tiden endre innhold i henhold til temaer osv. Noen maler kan gi rom for at kunden kan endre innhold med en egen unik URL. En melding som administratoren sender ut blir bare sendt til kunden eller brukeren en gang selv om brukeren kan være medlem av fler lister. Dette er i vårt tilfelle et lite problem dersom man skal ha en personlig melding i forskjellige temaer for da vil ikke meldingene bli representert på riktig måte. Brukere vil ikke få meldinger tilsendt før de bekrefter medlemskapet. Dette betyr at dersom man melder seg på nyhetsbrevet vil man få en bekreftelsesepost med en link man trykker på slik at man bekrefter at man er riktig eier av adressen og at oppmeldingen ikke var tilfeldig. Noen brukere vil ikke bekrefte sin registrering, enten på grunn av at det går for lang tid mellom mottagelse/bekreftelse så det går I glemmeboken eller at de er mangler erfaring på den fronten. Dette vil gjøre så muligheten for at senere s har mindre risiko for å bli market som spam Opt-out er kun et singelt trinn. Dette er et grunnleggende krav i de fleste ISPer som ellers ville tatt meldingen som spam. En semi dobbel opt-out kan man bruke dersom brukeren får tilsendt et passord først som kan bekreftes av administrator. Det finnes haugevis av alternativer men vi holder oss til de som er relaterte til vår database og vår scripting. Det var viktig for oss å bruke litt tid for å finne ut hva som passet best til listene våre og databasen vår. Konfigurering av e-post domenenavn standard systemmeldinger standard system innstillinger var det vi trengte for å starte prosessen. Denne siden lot oss konfigurere viktige elementer om systemet vårt for eksempel domenenavnet til nettstedet vårt, system e- postadressen, standard meldinger, som brukerne mottar når de registrerer seg eller melder seg av. Vi skal kunne legge til slette attributter med verdier. PhpList lar oss legge til attributter i systemet vårt. I stedet for å ha en som indentifiserer hver enkelt bruker som i en ordinær e-post liste kan vi legge til en attributt for eksempel et fornavn et annet for etternavn en attributt for hvor i byen brukeren for eksempel bor osv. dermed kan en phplist også ikke bare være et mailingliste system men en ekte abonnements database. PhpList krever at man har minst en subscribe side. Det er der alle brukerne kan melde seg på en liste. Vi kan spørre brukeren om å fylle ut mer i tillegg til e-post feltet slik som navn. GRUPPE 16: Nyhetsbrev for Ditt Treningssenter (HIOA 2012) Page 22