Referatet er gjort tilgjengelig på uit.no. Bjørn-Håkon Solberg, KSA viste til endringer på uit.no basert på tilbakemeldinger fra forrige møte.

Transkript

1 ADMINISTRASJONEN AVDELING FOR KOMMUNIKASJON OG SAMFUNNSKONTAKT MØTEREFERAT Møte i: Redaksjonsråd Møteleder/referent: Bjørn-Håkon Solberg Møtedato: Til stede: Trine Sand Bakken, Sigrun Høgetveit Berg, Børge Damsgård, Arne Elvemo, Anita Evensen, Torbein Gamst, Julie Utler Gjengedal, Tommy Hansen (via Skype), Bjørn Hatteng, Grethe Karlsen, Trond Arne Kongsli, Therese Lindseth, Elisabeth Jensine Nilsen, Lars Nordmo, Vibeke Os, Mona Solbakk, Bjørn- Håkon Solberg, Annikken Steinbakk, Mark Stenersen, Bent Svinnung, Torgunn Wærås og Randi Østhus Dagsorden: 1. Referat forrige møte 2. Intranettprosjektet status og demonstrasjon av foreløpig versjon, Trond Arne Kongsli, KSA 3. Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester med Bouvet, Trond Arne Kongsli og Bjørn-Håkon Solberg, KSA. 4. Webplanen 2013 status, Bjørn-Håkon Solberg, KSA 5. Kvalitet på nett Difi undersøkelsen 2013, Bjørn-Håkon Solberg, KSA 6. Orientering om uit.no/skole, Bjørn-Håkon Solberg, KSA 7. Orientering om Campusguiden, Bjørn-Håkon Solberg, KSA 8. Page baserte nyhetsbrev, Lars Nordmo, KSA 9. Søk og statistikk uit.no, Bjørn-Håkon Solberg, KSA 10. Runden Oppdatering fra de ulike enhetene 11. Eventuelt 1. Referat forrige møte Referatet er gjort tilgjengelig på uit.no. Bjørn-Håkon Solberg, KSA viste til endringer på uit.no basert på tilbakemeldinger fra forrige møte. 2. Intranettprosjektet Trond Arne Kongsli, KSA presenterte status i prosjektet. Lanseringsdato er satt til Det ble også demonstrert en foreløpig versjon av løsningen. Det ble stilt spørsmål rundt ekstern HR-portal som skal samhandle med intranettløsningen. Dette gjelder både i forhold til hva HR- portalen inneholder, hvordan den tekniske integrasjonen mellom løsningene skal være og hvordan informasjonen skal presenteres. Dette bør tas opp igjen i rådet når man har mer informasjon på plass. Torgunn Wærås, Helsefak viste til at det er viktig at brukerne får relevant informasjon fra sin(e) enhet(er) i aktivitetsstrømmen og mine nyheter på intranettet. Det må avklares hvordan dette kan styres. Det må også sjekkes hvordan eventuell informasjon på forskningsgruppenivå kan vises for medlemmene i forskningsgrupper. KSA ved Trond Arne ser nærmere på dette. NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no Sentralbord: Faks:

2 3. Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester med Bouvet UiT ved KSA har inngått en toårig rammeavtale om kjøp av konsulenttjenester i forbindelse med webutvikling med Bouvet. Avtalen har opsjon for at andre enheter ved UiT etter hvert også kan benytte Bouvet sine tjenester i henhold til de betingelser som ligger i avtalen. KSA v/ Trond Arne orienterte om prosessen frem mot valget av Bouvet som leverandør. Bjørn-Håkon, KSA informerte om at det i første omgang er planlagt å bruke Bouvet i konkrete prosjekter som ligger i årets webplan. Første møte mellom UiT v/ksa og Bouvet blir holdt onsdag Webplanen status KSA orienterte om status i prioriterte oppgaver som står på webplanen for Hovedtrekkene er som følger (Sak status): Fusjon med Høgskolen i Finnmark nettsider er samlet i en felles løsning. Intranett se orientering i sak 2 på møtet. Alumnisystem UiT har ute anbud på kjøp av system for dette. Egen prosjektorganisering. Innholdsstrategi rammeverk for norske og engelske toppsider på plass. Enhetssider gjenstår. I tillegg vil det bli jobbet videre med innholdsforvaltning og organisering av dette. Nye studentsider kjernesider på plass i ny innholdsmodell. Gjenstår ferdigstilling av Min Side- for studenter. ITA jobber med kobling av data fra forskjellige systemer og KSA må implementere visninger av dette i vår publiseringsløsning. Egen prosjektorganisering. Forbedret visning av aktiviteter på Tavla ferdigstilt. Søkefunksjonalitet på uit.no vår leverandør Evita jobber med implementering av dette for uit.no og intranettet. Når den tekniske løsningen foreligger må det gjøres et arbeid av KSA med å kvalitetssikre funksjonaliteten. Rammeavtale for kjøp av digitale tjenester ferdigstilt. Se sak 3 på møtet. Online betalingsløsning ekstern betalingsløsning testes nå i samarbeid med økonomiavdelingen. KSA/ITA må se på hvordan dette implementeres i vår nettløsning. Praktiske utfordringer i forhold til momssatser og hvordan dette skal håndteres. Engelske nettsider - Tommy Hansen, KSA vil ha et særlig ansvar for å følge opp arbeidet med de engelske nettsidene. Må gjøres avklaringer i forhold til innholdsleveranser og oversettelse av eksisterende norsk innhold. Bildedatabase integrasjon med våre nettsider Torbein K. Gamst, KSA meldte om at det nylig er gjort en del arbeid for å få dette på plass. Kommer informasjon når integrasjonen er klar. HSL-fak v/ Bjørn Hatteng etterspurte hvordan UiT håndterer samisk på våre nettsider. KSA v/lars informerte at det teknisk ikke er noen hindringer for å lage samiske sider i ny struktur/profil. Det ble besluttet at HSL-fak, KSA og Senter for samiske studier tar et første møte for å se på innholdsproduksjon til samiske nettsider. Mark Stenersen fra Result viste til at det burde være mulig å få til språkstøtte i publiseringsløsningen. Dette innebærer at man kan legge inn forskjellige språkversjoner i samme skjema og at innholdet vises på respektive språk. Dette gjør det enklere for innholdsprodusenter å levere innhold på forskjellige språk. KSA tar dette med videre og ser på tekniske muligheter i ikb for eventuelt å innføre en slik løsning. Finnes allerede løsninger for dette på enkelte nettsider (f.eks IT brukerstøttedokument) Torgunn Wærås fra Helsefak etterspurte hvordan vårt fremtidige Alumnisystem kan virke sammen med intra/internettsidene til UiT. KSA viste til at dette vet man mer om når system er valgt, men at 2

3 det er tenkt å utveksle relevant informasjon mellom systemer og at det også er spilt inn i kravspesifikasjoner. Det ble også påpekt fra flere av enhetene at de er klare til å jobbe med enhetssider og plassering av innhold til intranett og internettsider på uit.no 5. Kvalitet på nett Difi undersøkelsen 2013 KSA v/ Bjørn-Håkon presenterte en kortversjon av Difi undersøkelsen for uit.no Dette er en årlig gjennomgang av offentlige nettsteder hvor tilgjengelighet, brukertilpasning og nyttig innhold vektlegges. Undersøkelsen er gjort våren 2013 på de gamle nettsidene til UiT. UiT fikk 51 av 100% (3 av 6 stjerner) UiT sine resultater kan sees på Undersøkelsen viser at UiT kan bli bedre på flere områder. I tillegg må også prosessen i forkant av undersøkelsen bli bedre hos UiT slik at man unngår faktiske feil i forhold til tilbakemeldingene fra Difi. For mer informasjon om Difi undersøkelsen og kriterier se: 6. Nettsider for skole uit.no/skole En arbeidsgruppe bestående av representanter fra fakulteter og KSA har sett på hvordan UiT kan presentere sine skoletilbud i en felles portal på uit.no. Det er laget forslag til hvordan dette kan presenteres på nett. For å komme videre trenger KSA tilbakemeldinger på skoletilbud som finnes ved enhetene slik at de kan synliggjøres på uit.no/skole. KSA vil ivareta generelle forespørsler relatert til skolebesøk på Campus og sette skolene i kontakt med de enkelte enhetene som har skoletilbud. 7. Campusguiden for UiT campus Breivika UiT har fått utviklet en virtuell campus guide for campus Breivika, Tromsø. Finnes i norsk og engelsk versjon og i tillegg en egen mobilvariant på begge språk. Campusguiden kan integreres med nettsider der dette er hensiktsmessig. Se campusguiden engelsk versjon her: 8. Page baserte nyhetsbrev KSA ved Lars Nordmo presenterte ny løsning for nyhetsbrev fra uit.no. Løsningen tar utgangspunkt i innhold på en uit.no nettside og ut fra denne lages det et nyhetsbrev. Kan f.eks være nyhetssiden på en enhet. Nyhetsbrevet er laget i ny layout med overskrifter, ingress og bilder. Lars presenterte hvordan dette gjøres og et eksempel på et ferdig nyhetsbrev. Utfordringen med den nye løsningen er at nyhetsbrevene må gå ut til faste intervaller. KSA må sette opp nye nyhetsbrev til de enhetene som ønsker å ta dette i bruk. Disse må ta kontakt med KSA via RT- systemet. 9. Søk og statistikk uit.no Dette punktet utgikk grunnet tidsmangel. 10. Runden Oppdatering fra enhetene HSL-fak v/anita: Jobber med vedlikehold av innhold på sidene samt å få tatt bilder til personkort for ansatte. Helsefak v/julie: Avventer intranett/jobbing med enhetssider. 3

4 UTA v/ Grethe: Uke 2 neste år legges studiekatalogen 2014 på nett. Ønskelig med bedre tekster i studiekatalogen. KSA og UTA samarbeider om dette. Result v/mark: Nytt mandat for Result foreligger. Legger ut online kurs på egne nettsider og spisser innhold mot ansatte. UBT v/trine: Avventer intranett/jobbing med enhetssider. Har jobbet med integrering av gamle HIF bibliotek nettsider til egne sider. Ny søkeløsning Discovery skal være klar i begynnelsen av Jurfak v/annikken: Har tatt en gjennomgang av egne sider og vurdert fremtidig bruk av disse. Jobbing med personkort og bilder til disse. Jebsen senteret ønskes overført fra dagens prosjektløsning til egne sider basert på forskningsgruppeoppsettet. BFE-fak v/børge: Venter på at ting skal skje fra UiT sentralt. Synes det går treigt å få på plass intranett og nye enhetssider. Helsefak v/torgunn: Jobber med strategi for de neste 4 årene og ser på digitale kanaler i sammenheng med dette. Lager flere filmer sammen med visualdays for bruk på digitale kanaler. AFU v/randi: Har vært på fellesmøte om Cristin med de andre universitetene. Fokus på å få på plass webservices slik at data kan eksporteres ut fra Cristin. Har gått gjennom forskningssider på enhetene og ser at det er rom for forbedringer. TMU v/elisabeth og Therese: Venter på å komme i gang med å lage nye nettsider for TMU. Jobber med kanalvalg for forskjellig type informasjon. Kunstfak v/arne: Spent på nytt intranett og nye enhetssider. Jobber med personkort og utfylling av disse. NT-fak v/vibeke: Har jobbet med innhold til ekspertlistene. Jobber også med å få publisert prosjekter og forskningsgrupper på UiT plattform. Ser på forskningsprosjekter i Cristin og hvordan dette kan løses. Er i tillegg involvert i arbeidet med nye skolesider. Tommy (KSA): Hjelper til med instituttsider for Finnmarksfakultetet. Personkort for ansatte i Finnmark bør oppdateres og bilder til disse bør tas. 11. Eventuelt UBT v/trine spurte om innholdet på ekspertlistene (temaer og eksperter) og hvordan dette eventuelt kvalitetssikres. KSA v/mona viste til Helsefak og måten dette gjøres på der. Enhetene foreslår selv tema og personer eller flere personer til temaer som allerede finnes. På denne måten kvalitetssikres innholdet. Viktig at temaer er tilpasset brukerne i ord og uttrykk. Helsefak v/ Julie lurte på muligheten for å kategorisere nyhetssaker slik at disse kan sorteres/søkes frem på en bedre måte. Viste til hvordan forskningsgrupper er kategorisert etter vitenskapsindeks. Må avklares om dette er hensiktsmessig og i tillegg må det legges til et felt for dette som fylles ut ved publisering av nyhetssaker. KSA v/bjørn Håkon viste til Helsefak sin workshop om sosiale medier med særlig fokus på bruk av Twitter. Mulig for ansatte å melde seg på dersom det er ledige plasser. Informasjon om dette ligger på Tavla. KSA v/bjørn-håkon viste til spørsmål fra forrige rådsmøte om hvordan man kan eksportere ut dokumentliste for en enhet til excel og jobbe videre med innhold der. Jurfak har gjort dette og det ble vist eksempel på hvordan dette kan gjøres. Detaljert brukerveiledning blir lagt ut på sidene for brukerstøtte og informert om i egen e-post til medlemmene i rådet. Tromsø, Bjørn-Håkon Solberg, Webrådgiver, KSA 4

5 5