Kriseplan. for. Kunsthøgskolen i Oslo

Transkript

1 Side 0 Kriseplan for Kunsthøgskolen i Oslo Kriseplanen er godkjent av arbeidsmiljøutvalget 30. mars 2006 ajourført januar 2008 og mars 2009 Ta vare på dette heftet - og husk at det alltid skal være med på studieturer og ekskursjoner med studenter!

2 Side 1 Innholdsfortegnelse: 1. Innledning 2 2. De tre sentrale aspektene av krisehåndtering Organisering Informasjon Omsorg 6 3. Sjekkliste Informasjonsskjema for student på reise Informasjonsskjema for ansatt på reise Varslingsliste 12

3 1. Innledning Når det skjer en krise kastes vi ut i en strøm av utfordringer og avgjørelser der det meste skjer fort. Den viktigste, og noen ganger avgjørende fasen, vil som regel være over i løpet av et par timer. Dessuten en krise kommer alltid upassende. I en slik situasjon vil det ikke være anledning til å diskutere kriseberedskap - det må gjøres på forhånd. I Kunsthøgskolens HMS-håndbok vil man finne høgskolens sikkerhetsopplegg. Side 2 Kriseplanen er en veiledning i hvordan Kunsthøgskolen i Oslo ønsker å håndtere større ulykker der politi og redningsapparat er koplet inn. Noe av dette kan være relevant også i andre situasjoner, der studenter eller ansatte rammes av ulykke, dødsfall eller en alvorlig hendelse som rammer flere i Kunsthøgskolens miljø. Veiledningen er knyttet til tre sentrale aspekter ved all krisehåndtering: organisering informasjon omsorg Hva er en krise? Ifølge Direktoratet for sivilt beredskap er en krise noe som kan oppstå plutselig * enten som følge av naturfenomener, * menneskelige handlinger * eller teknologisk svikt. En del kjennetegn er felles for de fleste kriser: * krisen kommer overraskende * mangel på kontroll * vitale interesser står på spill * mange aktører * tidspress * sammenbrudd i den vanlige beslutningsprosessen * fokus på kortsiktige løsninger * usikkerhet * desinformasjon og mangel på informasjon * intens interesse fra utenforstående * bred mediedekning

4 Side 3 Hva som egentlig er en krise kan vi nok i hvert enkelt tilfelle oppleve noe forskjellig. Men en aktuell krise vil som regel være annerledes enn det vi tidligere har opplevd. Og selv om mye er likt, vil vi aldri kunne forutse alle eventualiteter. Alle kriser er "spesielle". Derfor er det også begrenset hva vi konkret kan forberede oss på. Men noe kan vi gjøre vi kan utarbeide varslingsrutiner og sjekkliste for hva som må gjennomtenkes eller gjennomføres. Det viktigste er likevel at vi rent mentalt forbereder oss på at det utenkelige kan skje. Da må vi vite hvem som gjør hva. Et hovedpunkt i god kriseberedskap er derfor riktig ansvarsfordeling. Det betyr først og fremst ansvar for å ta beslutninger og sørge for at disse blir fulgt opp ikke den praktiske gjennomføring som kan delegeres til andre. Det kreves altså god organisering - dette gjelder både beredskapsarbeidet og under en akutt krisesituasjon. Media har en legitim oppgave i å gi informasjon om det som skjer, og høgskolen må signalisere åpenhet og vilje til å informere. For å unngå rykter og unødvendig uro må all informasjon være troverdig og tillitvekkende. Hendelsen "gis et ansikt" ved at en bestemt person uttaler seg til pressen. Informasjonen må oppdateres og jevnlig gjentas. Det er viktig at studenter og ansatte som rammes eller berøres av ulykke eller krise kan oppleve nærhet, oppmerksomhet og omsorg. Særlig viktig er det at medstudenter og kollegaer viser innlevelse og tar ansvar. Men glem ikke at det i en akutt krisesituasjon er flere aktører også utenom høgskolen - bl.a. politi, redningsapparat og helsevesen. Disse har overordnet myndighet til å håndtere ulike sider ved den akutte krisen. KHiO s bedriftshelsetjeneste, Bedriftshelse Norge AS, kan være en god medspiller i høgskolens oppfølging. Det siste gjelder også for eksempel kirken. Hvert år ved studiestart skal planen gjennomgås med de ansatte innenfor vedkommende HMSenhet (fakultet/administrasjonen). I den anledning er det ønskelig også å foreta en risiko- og sårbarhetsanalyse. Hjelp til dette finnes i HMS-håndboken - Risiko og sårbarhetsanalyse. Vær også oppmerksom på høgskolens rutiner for ekskursjoner og utenlandsopphold bl.a. at skjema med informasjon om den enkelte skal fylles ut før avreise, se pkt. 3, side 10 og 11. Husk også at dette heftet alltid skal tas med på alle reiser i KHIOs regi.

5 Side 4 2. De tre sentrale aspektene av krisehåndtering 2.1 Organisering OVERORDNET ANSVAR: HØGSKOLEDIREKTØR Høgskoledirektøren eller den han/hun bemyndiger, har ansvar for organisering og tilrettelegging som er nødvendig i den aktuelle situasjon. I høgskoledirektørens fravær trer seksjonssjef for studier og etterutdanning inn. Når en ulykke eller krisesituasjon er et faktum, bør følgende organiseres umiddelbart eller i de påfølgende dager: Opprette krisetelefon Organisere nødvendig rom/lokaler til bruk for bl.a. møter, pauser og pressekonferanser Samling for kollegaer og studenter som ønsker å snakke om det som har hendt. Informasjon om de faktiske forhold og hva som videre vil skje til ansatte og studenter. Eventuelle tiltak for de som kanskje kan ha unngått fysisk skade, men likevel kjenner seg sterkt involvert i eller berørt av det som har skjedd, og andre aktuelle tiltak ut over hva det ordinære hjelpeapparatet vil kunne tilby. Kondolansehilsen til pårørende. Minnestund organiseres. Blomster til skadde og pårørende og til forulykkedes begravelse. Kontaktpersoner - riktige og tilstrekkelig mange kontaktpersoner for de pårørende. Begravelse - avklaring av hvordan høgskolen eventuelt skal være representert. Registre og adresselister eventuell fjerning av navn for avdøde ansatte og/eller studenter. Løpende tilbakemelding på utført arbeid fra høgskolens ledelse til dem som har et særlig ansvar i forbindelse med høgskolens krisehåndtering. Debriefing etter at den mest intense fasen er over, for de som sterkest har vært involvert i selve ulykken og/eller håndteringen av den disse må få anledning til å snakke om sine personlige opplevelser eventuelt med profesjonell bistand. Evaluering når det hele er kommet på avstand dvs. at de sterkest involverte sammen med sentrale eksterne aktører går nøye gjennom høgskolens generelle håndtering og

6 Side 5 praktiske tiltak. Siktepunktet må være å lære med tanke på senere krisesituasjoner og å ajourføre høgskolens kriseplan. 2.2 Informasjon OVERORDNET ANSVAR: REKTOR Rektor eller den hun/han bemyndiger, har i samråd med politiet ansvar for informasjon internt og eksternt. Alle henviser til rektor. I rektors fravær trer prorektor inn. All erfaring viser at informasjon er et avgjørende moment ved god krisehåndtering. Hvis ikke høgskolen selv tar regi, gjør mediene det - på sine premisser. De sentrale spørsmål når det gjelder informasjon om en ulykke eller krisesituasjon er følgende: Hva informerer vi om? Hva informerer vi ikke om? Hvem gjør hva? Det er ikke høgskolens oppgave å informere utad om at en ulykke har skjedd. Men rektor eller hennes/hans stedfortreder må holde seg orientert om at politiet gjør det. I samråd med politiet vurderer rektor når og hvordan informasjon skal gis internt. Bortsett fra umiddelbare kommentarer om bekymring eller sorg over det som har skjedd, bør rektor i første omgang overlate til politiet å informere media. Ingen ansatte eller studenter skal oppgi navn på kolleger eller medstudenter som er forulykket - heller ikke formidle opplysninger om eller fotografier av de forulykkede. Kollegaer og medstudenter som uttaler seg til pressen må regne med sterkt påtrykk. Ofte vil disse være for dårlig orientert om de faktiske forhold. Politiet uttaler seg om: Eventuelle omkomne. Tilstanden til eventuelle skadde - eller henviser til vedkommende sykehus. Navn på omkomne eller skadde. Årsaken til og omstendighetene rundt selve ulykken. Redningsarbeidet. Rektor kan når politiets arbeid er ferdig på høgskolens vegne uttale seg om: I hvilken sammenheng ulykken skjedde. Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan tenkes å få for høgskolen. NB! Om ikke annet er uttrykkelig avtalt, skal media henvises til rektor! Rektor eller den hun/han delegerer ansvaret til har i samråd med politiet ansvar for informasjon internt og eksternt. Kommunikasjonsenheten er rektors rådgiver i pressearbeidet under og etter

7 Side 6 krisen. Alle meldinger avsluttes med opplysning om hvor - eventuelt når - en kan få mer informasjon. 2.3 Omsorg OVERORDNET ANSVAR: REKTOR OG HØGSKOLEDIREKTØR Rektor og høgskoledirektør har i fellesskap et overordnet ansvar for de særlige omsorgstiltak som både i selve krisesituasjonen og i løpet av de påfølgende dager skal settes i verk på høgskolens vegne. I deres fravær trer prorektor og studiesjef inn. Hva bør gjøres for dem som rammes eller i ulik grad berøres? Her finnes det ingen fasitsvar. Men det kan være klokt å tenke over hva som erfaringsvis kan skje eller komme til uttrykk i en krisesituasjon - sjokk og fortvilelse, frykt og sinne, sorg og savn, forvirring og usikkerhet, anklager og mistenkeliggjøring. Det kan også være kritiske kommentarer til selve håndteringen av krisen. Eller det kan være personlige behov og problemer som den enkelte trenger hjelp til å løse. I en krisesituasjon bør KHiO prøve å ta alle typer følelsesmessige reaksjoner og praktiske behov på alvor. Både ansatte og studenter som direkte rammes så vel som pårørende, venner, kollegaer og medstudenter må vises omtanke og omsorg. Dette er et fellesansvar for hele høgskolemiljøet! En del profesjonelle hjelpere og ledere må i kraft av sine funksjoner og stillinger gå inn i krisen. Dette kan imidlertid ikke gjøre overflødig den støtte og forståelse vi som medmennesker kan gi hverandre i en tung og vanskelig situasjon. Noen står likevel tilbake med et særlig ansvar. ANSVAR FOR DEN PRAKTISKE GJENNOMFØRINGEN Høgskolens faglige ledere og HMS-ansvarlige har sammen ansvar for den praktiske gjennomføring av omsorgstiltak. Når det gjelder ansatte bør dette skje i samråd med seksjonssjef for personal og forvaltning og når det gjelder studenter i samråd med seksjonssjef for studier og etterutdanning. Lederne bør før de setter i verk eventuelle tiltak, avklare hva som kan gjøres gjennom det profesjonelle hjelpeapparat utenfor KHiO. Bedriftshelsetjenesten kan være en god samarbeidspartner.

8 Side 7 AKTUELLE TILTAK I HØGSKOLENS REGI Sorggruppe Sorg er en naturlig del av menneskelivet - det er ingen sykdom som skal kureres, men en normal reaksjon som skal gjennomleves. Sorgprosessen kan være ulik, men de fleste vil gjennomleve visse velkjente faser - sjokk, reaksjon, bearbeiding og nyorientering. Et trygt nettverk av familie, venner og kollegaer kan forhindre at den sørgende blir ensom i sorgen. Noen ganger kan dødsfall utløse behov for en særskilt sorggruppe med profesjonell støtte og veiledning. Dette kan være særlig aktuelt når flere deler felles sorg og savn. Prest Studentpresten er en tilgjengelig omsorgsperson og samtalepartner for studenter. Presten kan bl.a.: - tilkalles når en ulykke eller et dødsfall er skjedd - informere pårørende og venner om dødsfallet - være i kontakt med studentenes pårørende - bidra ved minnesamvær - være tilgjengelig for oppfølgende sjelesorg - organisere sorggruppe for studenter Krisehjelp I forbindelse med alvorlige ulykker kan det være nødvendig med profesjonell krisehjelp. Politi og redningsapparat kan bistå med opplysninger om dette. Erfaringsvis er det begrenset hva som kan utrettes i den aller første tiden etter at en ulykke har skjedd. Etter hvert som de berørte selv ber om det eller viser åpenhet for det, er det imidlertid positivt å kunne ha profesjonelle og erfarne personer til å bistå seg. I en krisesituasjon er det ikke noe å vinne på at KHiO overtar det offentliges ansvar. Så langt som mulig bør en tvert om nyttiggjøre seg og samarbeide med det ordinære, profesjonelle hjelpeapparatet - for eksempel lege eller annen representant for det lokale helsevesen, prest eller annen fagperson i lokalmenigheten, studentpresten, studentsamskipnadens psykologtjeneste eller andre naturlige medspillere.

9 Side 8 3. Sjekkliste En ulykke eller krise kan oppstå både innenfor og utenfor høgskolens område - og også utenlands. Hva som vil kunne skje, hvem som befinner seg på ulykkesstedet eller hvor dette er, er umulig å forutsi. Men det er mulig å forberede seg på hva som under alle omstendigheter bør gjøres. PÅ ULYKKESSTEDET Den som er der - og som er i stand til det - må bidra til å redde liv og begrense skade - om nødvendig sikre skadestedet varsle brannvesen / politi / helsepersonell (110, 112 eller 113) skaffe nødvendig transport varsle høgskolens ledelse hjelpe involverte til å kontakte sine nærmeste være kontakt på ulykkesstedet og tilgjengelig på telefon. Vær nøye med - at all informasjon du gir, er konsis og korrekt - at du vet hvem du gir informasjon til - og hvorfor - at du om mulig fører en form for logg PÅ STUDIESTEDET Høgskoledirektør og rektor - eventuelt andre i deres sted - må raskest mulig skaffe klarhet i den aktuelle situasjon og om nødvendig legge til rette for følgende tiltak: Varsle høgskolens ledere og andre i henhold til varslingsliste Innkalle andre nødvendige grupper - f.eks. driftstjenesten eller IT-tjenesten Fjerne eventuell hjemmeside for ansatte eller studenter som er forulykket. Bemanne sentralbordet eller viderekoble telefonen til et annet kontor som vil være hensiktsmessig Intern informasjon til ansatte og studenter via e-post eller på annen måte NB: Pårørende til forulykkede og skadede varsles av politi, sykehus eller prest - ingen navn oppgis av høgskolen! Opplegg for pressekonferanse i samråd med politi / redningstjeneste

10 Side 9 Samlingssted for aktuelle ansatte, studenter og pårørende - for eksempel i kantine og med mulighet for forfriskninger og servering. Informasjonssamling for aktuelle ansatte, studenter og pårørende - eventuelt med bistand fra politi, prest eller andre - f eks. i et auditorium. Ved dødsfall vurdere flagging på halv stang på ett eller flere virksomhetssteder. VED ULYKKER I UTLANDET I utlandet er det vedkommende lands politi og hjelpeapparat som har det direkte ansvar for norske borgere som involveres i en ulykke. Norsk utenrikstjeneste og Kriminalpolitisentralen i Oslo har kontakt med de utenlandske myndigheter, og kontakt med disse igjen etableres gjennom lokalt politi hjemme. Utenriksdepartementet telefon: Kriminalpolitisentralen telefon: Ved ulykker i utlandet stilles det særlig store krav til KHiOs egen kriseberedskap - både når det gjelder organisering, informasjon og omsorg. Det kan også være avgjørende hvorvidt det er blitt gjort et tilfredsstillende forarbeid Ved tjenestereise og studieopphold i utlandet skal den som skal reiser og den personalansvarlige leder/studentreiseansvarlig fylle ut og underskrive skjemaet nedenfor og oversende hhv til fakultet eller studieadministrasjonen før avreise. Sjekkliste for studentreiseansvarlig før dere reiser: Avklar at studentene har reiseforsikring Dersom reisen betales av KHIO skal den merkes studiereise for at de studentene som reiser skal bli dekket av bankens studentreiseforsikring Sørg for at informasjonsskjema fylles ut for alle som skal reise Orienter studentene om hva KHIO er ansvarlig for og hva den enkelte har eget ansvar for Sørg for at fakultet og studieadministrasjon er orientert om reisen Hvis noe skulle skje under reisen skal studentreiseansvarlig: Ta kontakt med lokal lege og/eller politi, UD og/eller KRIPOS og KHIOs rektor eller direktør Du som er studentreiseansvarlig skal IKKE i noen tilfeller ta kontakt med pårørende

11 Side 10 STUDIEREISE - Student Studentens navn: Adresse hjemme: Mobiltelefon: E-post: Reise til: Bosted/hotell (navn og tlf): Nærmeste konsulat/ambassade (navn og tlf): I tidsrommet: Formål: Kontaktperson hjemme: Adresse: Telefon: Reiseforsikring i: Polisenummer:. (sted/dato og studentens underskrift) NB: Vi minner om at helsekort fra NAV skal være med på reiser utenlands! Helsekort får du ved å kontakte

12 Side 11 TJENESTEREISE OG STUDIEOPPHOLD I UTLANDET - Ansatt Tilsattes navn: Adresse hjemme: Mobiltelefon: E-post: Reise til: Bosted/hotell (navn og tlf): Nærmeste konsulat/ambassade (navn og tlf): I tidsrommet: Formål: Kontaktperson hjemme: Adresse: Telefon: Reiseforsikring i: Polisenummer: Tilsatte dekkes av yrkesskadeforsikring og gruppelivsforsikring gjennom Statens pensjonskasse.. (sted/dato og den ansattes underskrift) NB: Vi minner om helsekort fra NAV skal være med på reiser utenlands! Helsekort får du ved å kontakte

13 Side Varslingsliste Vitner til en alvorlig ulykke må først varsle en av de offisielle krisetelefonene - det er nok å ringe ett av disse numrene (gjelder bare for Norge): Brann 110 Politi 112 Medisinsk nødhjelp 113 Deretter varsles KHiOs ledelse fortrinnsvis rektor eller høgskoledirektør. Når du varsler, husk å si: - hvem du er - hvor du er (adresse / telefon) - hva som har skjedd - hvem som er involvert FAGLIGE LEDERE Rektor Cecilie Broch Knudsen Prorektor Ingjerd Hanevold ADMINISTRATIVE LEDERE Høgskoledirektør Erling W. Wist Seksjonssjef plan og økonomi Geir Arve Rogstad Seksjonssjef studier og etterutdanning Torben Lai Seksjonssjef personal Bente Mørck Krogdahl Seksjonssjef teknisk produksjon Arvid Andresen Seksjonssjef bygningsdrift, innkjøp og IT Jan Myhr Kommunikasjonsleder Birgitte Bye Alle som er nevnt foran skal etter hvert varsles. Dersom ansatte eller studenter ved et eller flere fakulteter er innblandet, varsles også vedkommende dekaner og fakultetskoordinator. Ledelsen vurderer hvem det ellers kan være nødvendig å varsle eller innkalle.

14 Side 13 DEKANER OG FAKULTETSKOORDINATORER Fakultet for Scenekunst Dekan Einar Solbu Fakultetskoordinator Britt Wold Fakultet for Visuell kunst - Billedkunst: Dekan George Morgenstern Fakultetskoordinator Thomas Johnsen Fakultet for Visuell kunst Kunstfag Dekan Sonja Helen Wiik Fakultetskoordinator Bodil Kårvatn Fakultet for Design: Fung dekan Ingjerd Hanevold Fakultetskoordinator Jon Ivar Strømmen ANDRE SOM KAN VARSLES ELLER INNKALLES IT-koordinator Sami Navid Fung seksjonssjef bibliotek Hanne S Ofteland Internasj koordinator Anne-Cathrine Andersen STUDIELEDERE Aktuelle studieledere kan varsles gjennom fakultetsledelsen eller dekanen for det aktuelle fakultetet. EKSTERNE MEDSPILLERE Foruten brannvesen, politi og medisinsk nødhjelp kan du eventuelt kontakte: - Bedriftshelsetjenesten Hjelp24 (Lena Blomdahl) Nødtelefon, døgnvakt studentsamskipnadens psykologtjeneste studentpresten studentrådgivningen

15 Side 14 KHIOs BRANNANSVARLIGE Brannvernansvarlig for hele KHIO: Vidar Gundersen Seilduken: Brannvernansvarlig: Vidar Gundersen Stedfortreder: Yngve Muri Sameiet Jensen Eiendom (eier av Seilduken): Driftsleder/brannvernleder Jan Svendsen Stedfortreder: Ullevålsveien (Kunstfag og Design): Brannansvarlig Vidar Gundersen Stedfortreder: Kai Sundin Gjessing St. Olavs gate 32 (Kunstfag/Billedkunst): Brannvernleder: Oddvar Røsten Stedfortreder: Steinar Bang Statsbygg (Eier av St.Olavsgt 32) Driftsleder/Brannvernansvarlig: Lars Abelgaard Kunsthøgskolen i Oslo Postboks 6853 St. Olavs plass, 0130 Oslo Tlf (+47) Faks (+47) Epost: khio@khio.no