Brukerveiledning. NOBB Mediabank. - produktbilder, dokumentasjon og video i NOBB. Sist oppdatert

Transkript

1 Brukerveiledning NOBB Mediabank - produktbilder, dokumentasjon og video i NOBB Sist oppdatert

2 INNHOLD INNHOLD 2 INNLOGGING OG HOVEDSTRUKTUR 5 Hva er NOBB mediabank? 5 Personlig pålogging i NOBB vareeier 5 Installasjon av NOBB vareeier applikasjonen 5 Slik finner du NOBB mediabank 6 Åpne og lukke panelene 6 Åpne Media-panelet 7 NOBB media 7 Markedsmedia 7 Førstegangsinnleggelse 7 Gode råd før du starter 8 De viktigste punktene du må forstå 8 Originale designfiler 8 Duplikate filer 8 Logiske filnavn 8 Koble til modul? 8 Erstatte en fil 8 Anbefalte filtyper 8 Krav til størrelse på et bilde 9 Alternative opplastnings- og koblingsmetoder 9 Flere dokumenter til samme koblingstype 9 Koblingstype 9 Sikkerhetsdatablad 9 Forklaring av koblingstypene 10 Produktbilder (PB) 10 Miljøbilder (MB) 10 Produktdatablad (PRE) 10 Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) 10 Helse-, miljø- og sikkerhetsfaktablad (HMF) 10 Brosjyre (BRO) 10 Sertifikat og teknisk godkjenning (SER) 10 Monteringsanvisning (MAN) 10 Miljødeklarasjon (EPD) 11 IFC-filer (IFC) 11 Ytelseserklæring (YTE) 11 Egendeklarasjon i BREEAM-NOR (BREEAM) 11 Sikkerhetsdatablad (SDS) 11 LAST OPP 12 Last opp filer 12 Slik laster du opp en eller flere filer 12 Last opp filer med automatisk tilkobling 14 Laste opp og knytte filer via en CSV-fil 15 2

3 Når lønner det seg å benytte CSV? 15 Hva er fordelen med CSV? 15 Hva er ulempen med CSV? 15 Er det tidkrevende å lage en CSV-fil? 15 Få filnavn inn i Excel på en enkel måte 16 Slik ser det ut 16 MANUELL KOBLING AV FILER TIL VARER 18 Søk etter filer som er lastet opp 18 Søk etter fil via filnavnet 18 Koble filer til varegruppestrukturen 18 To metoder for å koble media 18 Koble media med dra - slipp metoden 19 SØK OG EGENKONTROLL AV TILKNYTNING 22 Vare- og mediaperspektivet 22 Vareperspektiv 22 Mediaperspektiv 22 Søke etter en fil 23 Koble en fil til flere varer 23 Forhåndsvise en fil 23 Har jeg koblet filen til riktig modul? 24 Kolonnen Koblet 24 Dekningsrapport 24 FJERNE KOBLING 25 To måter å fjerne koblingen til NOBB 25 Fjerne media fra en vare 25 Fjerne alle koblinger for en fil 25 LAST NED, ERSTATT OG SLETT MEDIA 26 Laste ned originalversjonen av et media 26 Erstatte media 26 Slette et media 26 OVERSTYRING AV EN KOBLING 27 Kobling av filer til varegruppestruktur 27 Overstyring i strukturen 27 SIKKERHETSDATABLAD 28 Legg sikkerhetsdatablad inn i NOBB! 28 MARKEDSMEDIA 29 Lag ditt eget arkiv for markedsmedia 29 Opprette mapper 30 Last opp media 30 Endre navn på mappe 30 Laste ned originalversjon av opplastet media 30 Sende filer via e-post 30 DELE OPP ELLER SETTE SAMMEN DOKUMENTER 31 ORD OG BEGREPER 32 STIKKORDSREGISTER 35 3

4 4

5 INNLOGGING OG HOVEDSTRUKTUR Hva er NOBB mediabank? NOBB mediabank er felles mediabank for hele byggebransjen og fungerer som et nav for overleveing av både bilder og dokumentasjon. Produsenten/importøren (vareeier) legger filene inn i NOBB mediabank og innholdet leverers til brukerne via Byggtjenestes webservice. NOBB mediabank kan distribuere produktbilder, miljøbilder, en rekke forskjellige dokumentasjonstyper og video av produktene. I tillegg samarbeider vi med ECOonline for distribusjon av sikkerhetsdatablad i NOBB. Vi har også en egen del for markedsmedia i NOBB mediabank, som er adskilt fra NOBB og ment som en distribusjonskanal for filer som ikke skal knyttes til NOBB. Les mer om markedsmedia lengre bak i dette heftet. Personlig pålogging i NOBB vareeier Alle vareeiere i NOBB har en admin-bruker, lett gjenkjennelig med brukernavn «ve382765» eller tilsvarende samt et automatisk generert passord. Det er mulig å opprette personlige brukerprofiler til ansatte som skal benytte NOBB vareeier eller nobb.no, fordelen er at man selv bestemmer brukernavn og passord. Vi oppforder alle vareeier til å opprette personlige brukere på nobb.no. Installasjon av NOBB vareeier applikasjonen Før du kan benytte NOBB mediabank, må du installere og starte NOBB vareeier. Link til installasjonen finner du på forsiden av nobb.no, trykk på linken NOBB varedata. Når applikasjonen er installert, kan man starte NOBB vareeier via Startmenyen/ Byggtjeneste i Windows, se bilde. Deretter må du logge deg på via brukernavn og passord opprettet på For detaljert beskrivelse på hvordan dette gjøres, se brukerveiledning for NOBB vareeier. Etter innlogging i NOBB vareeier vises applikasjonen som på bilde på neste side. 5

6 Slik finner du NOBB mediabank NOBB mediabank er tilgjengelig i panelet Media som er avmerket på bilde. Man åpner panelet ved å trykke på pilen merket på bilde. Man kan også lukke panelet for mediabanken når man måtte ønske ved å trykke på denne pilen. Dersom panelet ikke vises, avinstaller NOBB vareeier og installer på nytt. Det pleier å hjelpe. Åpne og lukke panelene Inndelingen mellom de forskjellig panelene kan endres etter behov ved å flytte på inndelingene. Hvis man trenger mer arbeidsplass kan man lukke hele panelet til venstre ved å trykke på pilen helt øverst i panelet. For å åpne panelet igjen, trykk på samme pil som da vil peke mot høyre. 6

7 Åpne Media-panelet Når du skal jobbe med bilder og dokumentasjon, starter du med å åpne Mediapanelet for å få tilgang til NOBB mediabank. Da endres venstre del av skjermen slik bildet viser. Media-panelet har to deler med svært ulike funksjoner: NOBB media Her laster man inn bilder og dokumentasjon som skal knyttes til NOBB. Det er kun filer som er knyttet til NOBB som blir synlige for andre via og webservice. Bilde øverst til venstre viser også en link for å laste opp filer samt tre søkekriterier, media type, koblet og opplastet, for å finne eksisterende materiale. Markedsmedia Denne delen er helt separert fra NOBB media. I Markedsmedia kan man lagre og distribuere filer til en tredjepart uten at filene må knyttes til NOBB og uten at filene er synlig for andre enn vareeier. Filene distribueres via e-post direkte fra løsningen. Brukeren oppretter en mappestruktur og via denne kan man sende en fil, mange filer eller hele mapper. Bildet til venstre viser markedsmedia med en opprettet mappe kalt Byggmakker. Se eget kapittel for flere detaljer. Viktig Det er viktig å forstå at NOBB media og Markedsmedia er to separate deler av NOBB mediabank. Dersom du ønsker å ha samme fil lagret i begge delene av mediabanken, må filen lastes opp to ganger. Førstegangsinnleggelse Byggtjeneste kan utføre førstegangsinnleggelse dersom materialet blir riktig levert. Innleggelsen foregår via Excel eller via automatisk tilkobling etter filnavn. Excelarket må lages etter en fastlagt mal for at det skal fungere, se våre supportsider for NOBB mediabank på byggtjeneste.no eller kapittelet om CSV-innlegg for mer informasjon og eksempel. 7

8 Gode råd før du starter De viktigste punktene du må forstå Originale designfiler NOBB mediabank kan benytte de fleste kjente filtyper som brukes i dag, men det er ikke mulig å laste opp originale programfiler fra designprogram. Dette er filtyper fra programmer som Adobe Photoshop (PSD) Adobe Illustrator (AI), Adobe Indesign (INDD) og Microsoft Word (DOCX). Dersom slike filer skal knyttes til NOBB, må de eksporteres til filtyper som er godkjente i NOBB mediabank. Duplikate filer Det er ikke lurt å laste opp mange kopier av en fil og knytte hver fil til en vare. Dette skaper på sikt mye ekstraarbeid og det kan bli kaotisk å foreta vedlikehold i mediabanken. Det beste er å ha en fil og knytte den til mange varer, dette gir bedre oversikt og enklere vedlikehold av innholdet i NOBB mediabank. Bilde viser et godt eksempel på hvordan man ikke bør gjøre det. Bildets utseende og filstørrelse avslører at brukeren har lastet inn samme bilde flere ganger med ulikt filnavn, varene har forskjellig diameter og grovheter. I tillegg benyttes det NOBBnr i filnavnet, noe som gjør identifiseringen vanskeligere. Logiske filnavn En fil kan hete hva du måtte ønske men vi anbefaler at man benytter filnavn som gir mening for deg. Vi tror at man forenkler vedlikeholdet i mediabanken dersom man velger filnavn som gjør det lettere å skille filene fra hverandre og forstå hvilken vare som er avbildet. Noen bruker beskrivende tekst, andre bruker eget varenummer. Valget er ditt, men det er greit å vite at man kan også endre filnavnet inne i mediabanken, eller bare laste opp på nytt. Koble til modul? Dersom du kan koble filer til modul så bør du gjøre det. Følgen er at alle varer i modulen vil bli tilført modulen, fordelen er at dersom nye varer blir lagt inn i modulen vil de automatisk få filene som er koblet til modulen, eller til varegruppen/ hovedgruppen. Det er ikke uvanlig at man legger forskjellig type filer på forskjellig nivå, eksempelvis bilder på varen og dokumentasjonen på modul. Du kan også overstyre en fil som er koblet til for eksempel modul ved å koble en annen fil til varen, da vil filen som er koblet til varen vises i NOBB. Erstatte en fil Hvis du laster opp en fil i mediabanken som har identisk navn som en eksisterende fil, vil få melding om dette og spørsmål om du vil erstatte filen. Svarer du ja, vil den gamle filen slettes, den nye lastes inn og koblingen beholdes. Altså en meget effektiv måte å oppdatere filer på! Anbefalte filtyper De mest brukte filtypene er TIF, EPS og JPG til bilder, PDF til dokumentasjon. Andre filtyper som kan brukes til bilder er GIF og PNG, men disse filtypene er ikke anbefalt fordi dette er grafikk- og animasjonsformater og ikke særlig velegnet til bilder. Video kan også lastes opp og kobles til NOBB og man kan benytte videoformatene/filtypene AVI, WMV og MOV. 8

9 Krav til størrelse på et bilde Vi anbefaler å legge inn produkt- og/eller miljøbilder som er 42 cm eller større i høyde eller bredde når bilde er satt til en oppløsing på 300 dpi (dot per inch). Dette gjelder bilde av produktet, bakgrunnen er ikke medregnet og bilde må ikke være oppskalert. Filformatene JPG og TIF er å foretrekke, men EPS, GIF og PNG kan benyttes. Produktbilder skal være frilagt, altså uten bakgrunn. Fargeformat skal være RGB eller CMYK. Forklaring på filtyper, fargeformater, forkortelser samt ord og uttrykk finner du bakerst i denne brukerveiledningen. Alternative opplastnings- og koblingsmetoder Du kan laste opp en eller flere filer i slengen og koble disse til varer/moduler ved å dra/slippe filen til riktig vare/modul. Man kan også koble en fil til mange varer samtidig ved å kopiere filen, merke varene/modulene og lime de inn. Man kan bruke NOBBnr i filnavnet og oppnå automatisk kobling, men denne metoden har sine klare ulemper. Dersom du skal importere mange filer bør du sette deg inn i CSV-import. Da benyttes et regneark til å styre opplasting og kobling av filene. Flere dokumenter til samme koblingstype Noen ganger er det behov for å ha flere dokument til samme koblingstype, men dette er ikke mulig. Mange velger da å benytte en av de andre «ledige» koblingstypene, og det er ikke særlig smart. Årsaken er at brukeren av informasjonen forventer å se en EPD når han åpner denne, ikke en salgsbrosjyre. Det er lett å fremstå som en litt useriøs aktør om man velger en slik løsning. Måten du løser dette på er å sette sammen PDF-dokumentene til et dokument, dette gjøres i Adobe Acrobat eller liknende. Ta kontakt med Byggtjeneste dersom du har flere spørsmål, dette er også noe vi kan gjøre for deg som et konsulentoppdrag. Koblingstype Koblingstypen forteller NOBB hva filen skal eksporteres som til vår webservice. Dersom en fil ikke har noen koblingstype (vises som Uspesifisert) blir ikke filen vist i NOBB, selv om den er koblet til en vare. Alle koblingstypene tillater kun en fil per NOBBnr, utenom miljøbilder, der kan man legge inn så mange man ønsker. Vi har følgende koblingstyper i NOBB: PB = Produktbilde MB = Miljøbilde FDV = Forvaltning, drift og vedlikehold PRE = Produktdatablad HMF = Helse-, miljø- og sikkerhetsfaktablad BRO = Brosjyre SER = Sertifikat, teknisk godkjenning MAN = Monteringsanvisning EPD = Miljødeklarasjon IFC = 3D modell av BIM-objekt YTE = Ytelseserklæring (CE-merking) MTG = Målsatt tegning BREEAM = Sertifisering BREAAM NOR SDS = Sikkerhetsdatablad (disse kan ikke lastes inn via CSV-innlegg, de skal legges inn via ECOonline) Sikkerhetsdatablad Det er svært viktig å ha Sikkerhetsdatablad (SDS) tilgjengelig i NOBB, særlig med tanke på hvordan ByggDok benytter denne dokumentasjonen til å lage stoffkartotek for byggeplassen. Men SDS må ikke forveksles med HMF, HMF kan benyttes på produkter som ikke faller inn under lovverket for sikkerhetsdatablad. Sikkerhetsdatablad skal ikke lastes opp i NOBB mediabank. Byggtjeneste samarbeider med ECOonline når det gjelder distribusjon av sikkerhetsdatablad og opprettelse av stoffkartotek, sikkerhetsdatablad skal derfor inn i ECOonline, for eksempel via ECO AnyLink som er gratis å benytte. Når sikkerhetsdatabladet er opprettet i ECOonline og tilført NOBBnr i eget felt, kobles de automatisk opp og blir synlig i NOBB påfølgende dag. Databladene blir synlig for alle aktører som benytter ECOonline, ikke bare de som er knyttet til NOBB! 9

10 Forklaring av koblingstypene Her følger en kort redegjørelse for hva de forskjellige dokumentene brukes til. Byggtjeneste har utarbeidet egen mal for PRE, FDV og HMF, ta kontakt med oss for å få den tilsendt. Vi har også mal for ytelseserklæring og skjema for BREEAM-NOR. Produktbilder (PB) Produktbilder er varens hovedbilde og er bilde som vises først. Vi anbefaler hvit eller ensfarget bakgrunn og at bilde er tatt fra den mest informative vinkelen. Pass også på at man fjerner mest mulig av eventuelt overflødig bakgrunn rundt produktet slik at selve produktet kommer frem så godt som mulig. Kun ett bilde per NOBBnummer. Miljøbilder (MB) Denne bildetypen kan vise produktet i sitt naturlige miljø, utvalgte detaljer, emballasje, under montering, i bruk eller liknende. Man kan koble flere bilder til samme NOBBnummer. Produktdatablad (PRE) Produktdatablad skal presentere produktet på best mulig måte, både for de som skal kjøpe produktet og for de som allerede har kjøpt det. En god beskrivelse av produktet er viktig, fargevalg/overflate, bruksområde, størrelser, gode bilder med videre er viktige temaer. De fleste produkter kan ha denne dokumentasjonen. Produktdatablad inngår i vår ferdige mal, se i denne malen for flere nyttige temaer. Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) Denne dokumentasjonen er nøye knyttet til ferdigattesten for nye bygg, som fra 2010 er avgjørende for å avslutte byggeprosjektet. Dokumentasjonen skal fortelle hvordan man forvalter, drifter og vedlikeholder produktet og er grunnlaget for FDV-dokumentasjonen for hele bygget. Ikke alle produkt behøver denne dokumentasjonen, dersom produktet ikke skal forvaltes, driftes eller vedlikeholdes, er dokumentasjonen etter teknisk forskrift overflødig. FDV-dokumentasjon inngår i vår ferdige mal, se i denne malen for flere nyttige temaer. Helse-, miljø- og sikkerhetsfaktablad (HMF) HMF benyttes på varer som ikke faller inn under lovverket for sikkerhetsdatablad. Dersom man ønsker å dokumentere at byggevaren har eller ikke har helse, miljø eller sikkerhetsfaktorer så kan man benytte denne dokumentasjonstypen. HMF-dokumentasjon inngår i vår ferdige mal, se i denne malen for flere nyttige temaer. Brosjyre (BRO) Brosjyre er en dokumentasjonstype som kan benyttes veldig fritt. Her kan du legge inn rene salgsbrosjyrer eller annen dokumentasjon som vil hjelpe til å selge dine varer. Sertifikat og teknisk godkjenning (SER) Mange byggevarer har en eller annen form for sertifikat eller teknisk godkjenning som er vesentlig for varen. Legg slike dokumenter inn her. Monteringsanvisning (MAN) Dersom byggevaren krever montering og det finnes en monteringsanvisning for dette kan man legge anvisningen på denne koblingstypen. 10

11 Miljødeklarasjon (EPD) EPD står for Environmental Product Declaration, og er et kortfattet dokument som på en standardisert og objektiv måte oppsummerer miljøprofilen til en f.eks. en byggevare. Forkortelsen EPD brukes både i norsk og internasjonal sammenheng. I Norge er det Næringslivets Stiftelse for Miljødeklarasjoner som er programoperatør for den norske ordningen. Byggtjeneste bruker også EPD-er som underlag for vurdere byggevaren i ECOproduct, som er en del av vårt produkt Byggeportalen. På den måten blir byggevarens miljøprofil tilgjengelig for hele byggenæringen. IFC-filer (IFC) Dette er en 3D-modell av produktet som benyttes til BIM-prosjekter. Modellen gjør dine varer mer attraktiv for arkitekter og prosjekterende som har tilgang til informasjonen i NOBB via Byggeportalen. Ytelseserklæring (YTE) Produsent/importør er fra 1. januar 2014 pliktig til å lage ytelseserklæringer for alle byggevarer som omfattes av harmonisert produktstandard (NS-EN). Ytelseserklæringen gir den obligatoriske CE-merkingen for varen. Hvilke varer som har en harmonisert produktstandard kan du finne ut via byggevareinfo.no, men generelt sett gjelder dette produkter som permanent bygges inn i konstruksjonen. Dokumentet følger en egen mal som må følges, man skal ikke lage eget utseende på ytelseserklæringene. Språket kan være blant de skandinaviske. Målsatt tegning (MTG) Her kan du publisere målsatte tegninger av varen. Det er langt bedre å gjøre det her enn å for eksempel benytte miljøbildene til dette formålet. Egendeklarasjon i BREEAM-NOR (BREEAM) BREEAM-NOR er den norske tilpasningen til BREEAM, verdens mest brukte miljøklassifiseringssystem for bygg. For å levere byggevarer til et BREEAM-NOR-prosjekt, må det foreligge dokumentasjon iht. krav om innhold av miljøgifter (A20- listen) eller forurensing i innemiljø, (HEA 9). Egenerklæringene kan tilknyttes NOBB. Mer informasjon om BREAAM-NOR finner du på Sikkerhetsdatablad (SDS) Et sikkerhetsdatablad inneholder informasjon om farlige egenskaper og anbefalte vernetiltak ved bruk av teknisk/kjemiske stoffer. Alle teknisk/kjemiske stoffer som omsettes/lagres/transporteres i Norge skal ha et sikkerhetsdatablad og det skal være på norsk. Innholdet i sikkerhetsdatabladet benyttes som grunnlag i stoffkartotek og selve databladet utarbeides av fagfolk. Sikkerhetsdatablad må være på norsk. Les mer på arbeidstilsynet.no. 11

12 LAST OPP Last opp filer Opplasting av filer kan skje på to forskjellige måter i opplastningsvinduet, enten dra - slipp direkte fra en mappe på din egen datamaskin eller valg av filer via fildialogboksen. Slik laster du opp en eller flere filer 1. Start NOBB vareeier applikasjonen via Startmenyen og logg deg på. 2. I NOBB vareeier, åpne panelet Media i venstre del av skjermen. Aktiver fanen NOBB Media. 3. For å vise opplastingsvinduet, trykk på den blå linken Last opp media. Et nytt vindu med tittel Last opp media vises på skjermen (se bilde nederst på siden). Under vinduet Last opp media, vises innholdet i en mappe i Windows kalt Bilder inn i mediabanken. 4. Filene som skal lastes opp merkes i mappen Bilder inn i mediabanken og deretter trekker man filene opp i øverste vindu (Last opp media) og slipper museknappen. Mediabanken kvitterer med øyeblikkelig å vise en forhåndsvisning av filene. Man kan velge en og en eller flere filer, navigere til en annen mappe i nederste vinduet og trekke over flere filer. 5. Alternativt kan man også velge filer via standard dialogboks i Windows. Trykk på linken Velg fra fildialog i opplastingsvinduet for å få frem dialogboksen. Alternativene kan også kombineres. 12

13 Tips I denne prosessen kan det lønne seg å ikke ha NOBB vareeier Maksimert men i Gjenopprettet tilstand. Dette for å unngå at vinduene forsvinner når man drar filene fra ett vindu til det neste. 6. Når man har samlet alle filene i opplastingsvinduet, ser vinduet slik ut. Alle filene vises med thumbnail og filnavn. 7. Trykk neste 8. Nå kan man definere koblingstypene for filene i nedtrekksmenyen som vist på bilde. Hvis man ikke gjør dette, vil filene lastes opp som Uspesifisert, da må man velge kobilngstype senere. Dette er valgfritt. Trykk neste. Viktig Dersom en fil ikke får definert koblingstype, altså blir stående som Uspesifiert og den knyttes til NOBB, vil den ikke vises på NOBB.no. Dette kommer av at NOBB er avhengig av å vite hva filen skal eksporteres som, før den utfører denne prosessen. 13

14 9. Nå vil selve opplastingen starte, du kan følge fremdriften av opplastingen og se hvor langt den har kommet via prosenttelleren og hvilke filer som er ferdig opplastet. 10. Når opplastningen er ferdig, kvitterer NOBB vareeier med en melding på skjermen som sier at opplastingen er ferdig, trykk OK på denne meldingen. Dine media er nå lastet opp, neste steg er å knytte disse til riktig vare eller modul. Se eget kapittel. Last opp filer med automatisk tilkobling Opplasting av filer med filnavn som gir automatisk tilkobling foregår nesten på samme måte som filer med egendefinerte navn. Eneste forskjellen er at man fortelle systemet hvilken type nummer man har i filnavnet. I opplastningsvinduet må du velge NOBBnummer i nedtrekksmenyen for, da slår du på navnegjenkjenningen. Filnavnet kan for eksempel være PB jpg, da vil filen bli lagt til gitte NOBBnr som et produktbilde Vi må understreke at denne metoden har sine helt klare begrensinger med tanke på at man ikke kan koble en fil til mange varer og at NOBBnr som filnavn gir en lite oversiktlig database på sikt. 14

15 Laste opp og knytte filer via en CSV-fil En CSV-fil er en tekstfil som kan benyttes til å laste opp og koble filer til NOBB. Filen er i realiteten en Excel-fil som lagres til «filnavn.csv» og må inneholde informasjon etter en mal Byggtjeneste har definert, se bilde på neste side. Dersom en CSV-fil avviker fra denne malen, vil den ikke fungere. Når lønner det seg å benytte CSV? Innlasting og tilknytning via CSV har sine fordeler og ulemper. Disse har ofte sammenheng med jobben som skal gjøres og faktorer man kan veie opp mot andre metoder for opplasting og tilknytning samt tiden det faktisk tar å lage en CSV-fil. Disse faktorene kan være: - hvor mange filer skal lastes inn - hvor mange varer skal filene knyttes til - kan det å benytte Excel forenkle prosessen for å finne ut hvilke varer skal knyttes til hver enkelt fil Grunnlaget for å velge CSV vil nok varigere fra bruker til bruker sett i lys av jobben som skal gjøres og kunnskapsnivå. Den beste måten å finne ut om CSV lønnsomt, er å prøve metoden på en liten innleggelse slik at man vet hvordan dette fungerer. Hva er fordelen med CSV? Innleggelse via CSV gir noen klare fordeler, den største ulempen er tiden man må bruke for å lage selve CSV-filen. Noen av fordelene kan være som følger: - gir god oversikt når man forbereder en innleggelse - gir mulighet til å knytte en fil til mange varer, uten å gjøre dette manuelt - man kan bruke funksjoner i Excel til å finne de nødvendige data - kan forenkle og kvalitetssikre et innlegg dersom flere ansatte er involvert i prosessen - gir god effektivitet når man utfører større innleggelser Hva er ulempen med CSV? Det vil ta litt tid å sette sammen regnearket som man lagrer om til en CSV-fil. De fleste velger å lage en liten innleggelse på en håndfull filer for å teste at de har forstått prinsippene og at dette fungerer som det skal, dette vil naturligvis også ta litt tid. Eventuelle feil i NOBB, eget system og/eller i CSV-filen vil naturligvis forplante seg inn i NOBB mediabank. Det er ikke noe problem å endre på dette etter at innleggelsen er gjort, men det kan ta litt tid før man oppdager slike små detaljer. Er det tidkrevende å lage en CSV-fil? Når man skal lage en CSV vil grunnlaget mellom NOBB, innhold i eget system og filnavn være avgjørende for hvor mye tid man vil bruke på å lage selve regnearket. Hovedutfordringen er ofte å finne ut hvilken fil skal knyttes til hvilke varer. Dersom det er fellesnevnere mellom filnavn og grunndata (som NOBBnummer, eget varenummer) kan jobben med å legge inn materiale i NOBB mediabank reduseres til en brøkdel. Men hvis man ikke har slike fellesnevnere, så må man gå den lange veien med å vurdere hver enkelt fil og hvilke varer den kan kobles til. Dette er tidkrevende, men gjør man dette på en god måte, vil det ha stor verdi for fremtiden. Dersom du trenger gode råd rundt dette, ta kontakt med Byggtjeneste. 15

16 Få filnavn inn i Excel på en enkel måte Å kopiere/lime inn ett og ett filnavn inn i regnearket er særdeles tidkrevende, ja det kan vel bringe noen og enhver til vanvidd dersom innleggelsen er stor. Dette er en enkel måte å få fatt i filnavnene: 1. I en mappe, høyreklikk, pek på Ny og velg Tekstdokument. 2. Åpne tekstdokumentet og skriv inn følgende tekst: dir /a /b /-p /o:gen >C:\WINDOWS\Temp\file_list_full.txt start notepad C:\WINDOWS\Temp\file_list_full.txt 3 Gå til Fil og velg Lagre som, lagre tekstfilen som en bat-fil, for eksempel «Innhold i mappe.bat». 4. Flytt eller kopier filen inn en mappe som du vil ha tak i filnavnene 5. Dobbelklikk på filen 6. En tekstfil dukker nå opp med alle filnavnene i mappen, merk filnavnene og lim de inn i et Excel-ark og du er i gang! Slik ser det ut Bilde til høyre viser bakerst innholdet i en mappe i Windows. I midten ser vi resultatet man får av å dobbelklikke på filen «innhold i mappe.bat». Fremst ligger scriptet i bat-filen. Denne metoden er svært enkel i bruk og kan spare deg for mye arbeid! Slik lager man en CSV En CSV-fil kan sees på som et Excelark uten formateringer. Derfor begynner man med en Excel-fil og lagrer denne til CSV når filen er ferdig. 1. Opprett en ny mappe på din egen datamaskin 2. Legg alle filene som skal legges inn i via CSV i denne mappen. 3. Åpne Excel og lagre det tomme regnearket med filnavnet «Innlegg via csv.xlsx» i samme mappe som bildene er samlet i. 4. I Excelarket, i rad 1 kolonne A, B, C og D, sett inn teksten Filnavn, Tilknytning, NOBB-nr og Type som vist på bilde. Mediabanken vil alltid starte lesingen i rad 2, dersom man har verdier i rad 1 som knytter en fil, vil denne bli hoppet over. Kolonne A, Filnavn Kolonnen skal inneholde filnavn og hele filnavnet må være med. Altså det må stå «Tak.jpg», ikke bare «Tak». Filnavn kan importeres via en tekstfil, Se eget kapittel for dette Kolonne B, Tilknytning Kolonnen forteller systemet om det er et NOBB-nr/ NOBB modul-nr som står i kolonne C. Skriv alltid inn «NOBB» her. 16

17 Kolonne C, NOBB-nr Kolonnen skal inneholde nummeret på varen (NOBB modulen) filen i kolonne A skal knyttes til. Kolonne D, Type Kolonne D styrer om filen blir koblet som et produktbilde, produktdatablad, miljøbilde osv. PB = Produktbilde MB = Miljøbilde FDV = Forvaltning drift og vedlikehold PRE = Produktdatablad HMF = Helse-, miljø- og sikkerhetsfaktablad BRO = Brosjyre SER = Sertifikat, teknisk godkjenning MAN = Monteringsanvisning EPD = Miljødeklarasjon IFC = 3D modell av BIM-objekt YTE = Ytelseserklæring (CE-merking) MTG = Målsatt tegning BREEAM = Egenerklæring BREAAM-NOR SDS = Sikkerhetsdatablad (disse kan ikke lastes inn via CSV-innlegg, de skal legges inn via ECOonline) 5. Når alle data er på plass i Excel-filen, lagre Excel-filen til en CSV-fil. Trykk på Fil i Excel og velg Lagre som. I feltet Filtype, velg CSV (semikolondelt) (*.csv), (trykk bokstaven C på tastaturet så er filtypen lettere å finne). Påse at CSV-filen lagres i samme mappe som filene er samlet. Det vil nå dukke opp to spørsmål på skjermen, svar OK og Ja på disse. 6. Lukk CSV-filen når den er lagret. 7. I NOBB vareeier, åpne panelet Media og trykk på fliken NOBB media. Deretter trykk på linken Last opp filer. 8. Vinduet Last opp media vil nå dukke opp. I øverste halvdel av vinduet, trykk på knappen Last opp CSV. 9. Velg filen du laget i punkt 5, trykk deretter Åpne. 10. I vinduet Last opp media kan man nå se filene som skal lastes inn via CSV-filen. Trykk neste. 11. Opplastingen og tilknytningen av filene starter, vennligst vent til denne prosessen er ferdig. Mediabanken vil gi en melding på skjermen om at den er ferdig med innlastingen. Det er ofte lurt å foreta en liten kontroll på at innleggelsen ble som forventet. Filer som ligger i CSV-arket uten at det er oppgitt noe nummer for tilknytning, vil bli lastet opp i mediabanken. Filene vil ikke være synlig for andre enn vareeier. Dersom det er feil i regnearket vil du få en rapport med en tekstfil som inneholder hvilke rader som er berørt. Sjekk da at filnavn faktisk ligger i mappen, at filnavnet er identisk i mappen og regnearket, at det ikke inneholder ulovlige tegn og at varen/modulen er godkjent. 17

18 MANUELL KOBLING AV FILER TIL VARER Søk etter filer som er lastet opp For å finne filene vi lastet opp, må vi søke etter disse. Dette gjøres i venstre del av skjermen, i panelet Media under fliken NOBB media, se bilde. Under den blå linken Last opp media finnes tre søkrekriterier, Media type, Koblet og Opplastet. Sett Media type til Alle, Koblet til Alle og Opplastet til I dag. Trykk på Søk. De tre filene som ble lastet opp i dag og som er definert som produktbilde blir synlige i høyre del av skjermen. Søk etter fil via filnavnet Man kan også søke etter filen via filnavnet. Benytt feltet Filnavn i Media panelet På bilde vises ingen markering under Koblet, noe som indikerer at filene ikke har fått noen tilkobling. Koble filer til varegruppestrukturen I NOBB mediabank kan man koble et media til en hovedgruppe, varegruppe, modul eller vare. Dersom man kobler et produktbilde til en varegruppe og deretter kobler et annet produktbilde til en av varene i varegruppen, overstyrer sistnevnte bildet som er koblet til varegruppen. På denne måten kan man overstyre tilknytningen i varegruppestrukturen. Dermed blir det enklere å koble for eksempel felles dokumentasjon for alle varer og overstyre koblingen på et lavere nivå. Alle hovedgrupper, varegrupper, moduler og varer har en flik kalt Media som blir synlig når du aktiverer den, her ser man filer som er koblet til den aktuelle plasseringen man er inne på. Hvis man for eksempel har tilbehør i samme modul som varene, kan man legge dokumentasjonen for varene på modul og for tilbehøret på varene. To metoder for å koble media Det finnes to metoder for å koble media: Dra - slipp: Man tar tak i et media, drar det over til en hovedgruppe, varegruppe, modul eller vare og slipper. Mediabanken kvitterer med en melding før koblingen blir gjennomført. Kopier - lim inn: Merk et media som skal knyttes til. Trykk ctrl+c eller benytt høyre museknapp og Kopier. Merk deretter varene/modulene/varegruppene/hovedgruppene som skal ha mediaet koblet til. Lim deretter inn bilde via ctrl+v eller høyreklikk og Lim inn. Mediabanken kvitterer med en melding på skjermen før koblingen blir gjennomført. 18

19 Koble media med dra - slipp metoden Denne metoden brukes når et media skal kobles til en vare, modul, varegruppe eller hovedgruppe. I dette tilfelle skal et produktbilde knyttes til en enkeltvare. Metoden er identisk uavhengig av om man knytter til en vare, modul eller i varegruppestrukturen. Punktene i teksten refererer til bilde nederst. 1. Finn varene som bilde skal knyttes til. Benytt varegruppestrukturen og bla deg frem til riktig modul (punkt 1). Aktiver modulen slik at varene vises i øverste vindu. Du kan også søke etter modulen i panelet Søk (punkt 2). 2. Finn så bilde som skal knyttes til varen, dette gjøres ved å benytte søkekriteriene i panelet kalt Media (punkt 3). Sett parameterene til Media type Alle, Koblet Nei, Opplastet I dag og trykk Søk 3. I venstre del av nederste høyre vindu, merket punkt 4, finner du to fliker. På bilde merket Vare og Media søkeresultat. Her skifter man mellom detaljer for en vare og innholdet i mediabanken du fant via forrige søk. (Du vil oppleve at den som her heter Vare skifter til eksempelvis Modul, Hovedgruppe eller Varegruppe, alt etter hva du har aktivert i applikasjonen.) 4. Aktiver Media søkeresultat og ta tak i et bilde med musen (punkt 5), hold museknappen inne og pek på varen som skal ha bilde (punkt 6). Varen markeres blå slik at du lett kan se hvor du treffer. Det vises også et bilde som indikerer at du trekker et bilde (punkt 7) Når riktig vare blir blå, slipp museknappen. 5. En melding vises på skjermen for å informere deg hva du gjør (punkt 8). Dersom varen har bilde allerede, vil du få spørsmål om du ønsker å erstatte. Trykk OK for å utføre. 6. Trykk på Søk en gang til i Mediapanelet for å oppdatere innholdet i Media søkeresultat. Under kolonnen Koblet vil man nå se en blå hake som markerer at denne filen er koblet og et blått plusstegn. Trykk på plusstegnet for å se hva filen er koblet til. For å se at varen har fått bilde, merk varen i øverste vindu. Trykk på fliken Vare (punkt 4) slik at du igjen ser detaljene for varen. Trykk deretter på fanen Media for varen i nederste vindu. Slik kan du se hvilke mediafiler som er koblet til denne varen. 19

20 Koble media med kopiér - lim inn metoden Dersom man skal koble et media til mange varer bør man knytte via kopiér - lim inn. I dette eksemplet skal et produktbilde knyttes til flere varer, men ikke alle varene i modulen skal ha bilde. Metoden er identisk uavhengig av om man knytter til en vare, modul eller høyere opp i varegruppestrukturen, eller om man jobber med dokumentasjon og video. Punktene i teksten refererer til bilde nederst. 1. Finn varene som bilde skal knyttes til. Benytt varegruppestrukturen og bla deg frem til riktig modul (punkt 1). Aktiver modulen slik at varene vises i øverste vindu. Du kan også søke etter modulen i panelet Søk (punkt 2). 2. Deretter må du finne bilde som skal knyttes til varene, dette gjøres ved å benytte søkekriteriene i panelet kalt Media (punkt 3). Ekempelvis Koblet Nei, Opplastet I dag. Trykk Søk. 3. I venstre del av nederste høyre vindu, merket punkt 4, finner du to fliker, på bilde merket Vare og Media søkeresultat. Her skifter man mellom detaljer for en vare og innholdet i mediabanken du fant via forrige søk. Du vil oppleve at den øverste fliken skifter til eksempelvis Modul eller Varegruppe, alt etter hva du har aktivert i applikasjonen. 4. Aktiver fliken Media søkeresultat (punkt 4) og merk bilde som skal kobles (punkt 5). Kopiér filen ved å enten trykke ctrl+c eller høyreklikk og velg kopiér. 5. I øverste høyre vindu, merkes de varene som skal ha bilde (punkt 6). Lim inn bildet ved enten å trykke ctrl+v eller høyreklikk og velg Lim inn (punkt 7) 6. En melding vises på skjermen for å informere deg hva du gjør. Dersom varen har bilde allerede, vil du få spørsmål om du ønsker å erstatte. Se eget avsnitt kalt «Erstatt media» lengre bak i dette heftet. For å se at varen har fått bilde, merk varen i øverste vindu. Trykk på fliken Vare (punkt 4) slik at du igjen ser detaljene for varen. Trykk deretter på fanen Media for varen i nederste vindu. Slik kan du se hvilke mediafiler som er koblet til denne varen. 20

21 SØK OG EGENKONTROLL AV TILKNYTNING Vare- og mediaperspektivet Det er to måter å se filene i NOBB mediabank, vi kan kalle det for et vareperspektiv og et mediaperspektiv. Man skifter mellom de to via to fliker i hovedvinduet, på bilde under er disse markert med en rød ring. Bilde viser flikene hvor man bytter mellom varedetaljene og media søkeresultat. Vareperspektiv Når man ser et media via en vare, ser man mediaene via et vareperspektiv, vist på bilde til høyre. Da ser man en oversikt over alle filer som er koblet til denne varen. Haken i kolonnen Koblet viser at filen er koblet til NOBB og man kan trykke på pluss-tegnet for å se alle NOBB-nr. Dersom man søker etter en av de andre varene denne filen er koblet til, vises samme fil i Media-fliken, noe som fører til at man kan få inntrykk av at samme media ligger lagret på flere steder i mediabanken. Dette er ikke tilfelle, det er fil som er knyttet til flere varer og vises dermed flere ganger. Samme metode benyttes dersom man ønsker å se hvilke filer som er kobler til en modul, varegruppe eller hovedgruppe, da vil fliken Vare hete Modul osv. Mediaperspektiv Den andre måten og se filene på er via et mediaperspektiv, vist i bilde til høyre. Da bruker man søkekriteriene i Mediapanelet for å søke i databasen. Ved å justere kriteriene mediatype, koblet og opplastet, kan du for eksempel se en samlet visning av alle FDVdokumenter som er koblet og som ble lastet opp i dag. I feltet kalt Filnavn kan man søke etter filer dersom man vet hele eller deler av filnavnet. Dette er også en god grunn til å ha intuitive filnavn på filene i NOBB mediabank. Bildene til høyre viser samme media via varen (vareperspektiv) og mediasøket (mediaperspektiv) 21

22 Forskjellen mellom vare- og mediaperspektivet For å se forskjellen mellom vare- og mediaperspektivet, er det viktig å forstå at begge perspektivene viser de samme varene, de samme filene og de samme koblingene. Forskjellen mellom perspektivene er måten vi betrakter relasjonen mellom varer og media, enten vinklet fra et vareperspektiv eller et mediaperspektiv. Dessuten vil noen handlinger ha forskjellige effekter utfra om man utfører handlingen via varen eller mediaetsøket. I et tenkt tilfelle har vi en fil som er koblet til 10 varer og vi ønsker å fjerne alle koblingene. Dersom vi fjerner koblingen når vi ser mediaet via vareperspektivet, altså via varen, fjerner vi koblingen til varen vi står på, men beholder koblingen til de andre varene. Dette gir med andre ord muligheten til å endre koblingen vare for vare, modul for modul osv. Men siden vi ønsker å fjerne koblingen til alle 10 varene samtidig, vil det være tidkrevende å fjerne koblingen på en og en vare. Det er da man benytter mediaperspektivet. Når man har funnet mediaet via mediasøket, markeres filen og trykker på Fjern kobling. En melding på skjermen vil dukke opp, trykk OK og koblingen til samtlige 10 varer forsvinner. Søke etter en fil I NOBB mediabank kan man ikke ha to filer med samme filnavn. Vi anbefaler ikke at man laster opp identiske filer med forskjellige filnavn fordi flere varer skal ha samme bilde, da er det mer effektivt å knytte et bilde til alle varene. Det er både dobbelt så effektivt å legge inn og å vedlikeholde. NOBB mediabank har tre metoder for å finne en fil: - Bla i detaljene for hovedgruppe, varegruppe, modul eller vare - Søke etter filen via feltet Filnavn i Media panelet - Søke etter filen via søkekriteriene i Media panelet Dersom man vet hvor mediaet er knyttet, kan man bla i varegruppestrukturen for å finne en fil. Dette er også en god måte å kontrollere at en fil er riktig knyttet dersom man ikke syns kolonnen Koblet med nummer og hjelpetekst er til hjelp. Når man blar i varegruppestrukturen, ser man filene fra et vareperspektiv. Å benytte søkemulighetene i Mediapanelet gir et overblikk sett fra et mediaperspektiv og resultatet sees i filken Media søkeresultat. På bilde til høyre ser man eksempel på kriterier man kan benytte for å søke etter filer. Koble en fil til flere varer I mange tilfeller kan en fil dekke mange varer, da er det viktig at man laster opp en fil og kobler den til mange varer. Dersom filen skal gjelde for alle varene i en modul, kan man koble den til modulen istedenfor alle varene i modulen. Den største fordelen er at nye varer i modulen automatisk får alle filer som er koblet til modulen. Dersom noen av varene skal ha en annen fil i samme koblingstype, kan disse legges på varen, da overstyres filen fra modulen. Hvis noen av varene ikke kan ha filen og man ikke har en annen fil, må filen knyttes til varene. Selve koblingen skjer etter samme oppskrift som beskrevet i kapitlet Knytte filer til varer. Altså, dra - slipp eller kopiér - lim inn. Forhåndsvise en fil Man kan se en forhåndsvisning av et bilde eller dokument ved å enten dobbelklikke på filen eller høyreklikke og velge Åpne fra kontekstmenyen. Forhåndsvisning er tilgjengelig for både bilder og dokumentasjon. 22

23 Har jeg koblet filen til riktig modul? Vi har tre metoder for å kontrollere at vi har koblet riktig. Disse er nettsiden kolonnen Koblet i NOBB vareeier og dekningsrapporten. De to siste metodene er beskrevet under. Kolonnen Koblet Den raskeste metoden er å benytte kolonnen Koblet som man ser i søkeresultatet eller på detaljene for varen, modulen, varegruppen eller hovedgruppen. Når man åpner det blå plusstegnet vises hvor filen er koblet og beskrivelse på koblingen som er valgt, altså varetekst 1, modultekst osv. Bilde til høyre viser filer via mediasøket der vi har åpnet de nederste plusstegnene. Noen bilder er koblet til en vare, andre til flere. Et av bildene er koblet til en hovedgruppe, her vises navnet på hovedgruppen som hjelpetekst. Dersom man ser mediaene fra et vareperspektiv, vil også kolonnen Koblet være synlig. Under vises oversikten over media som er koblet til en hovedgruppe. Hovedgruppen er aktivert i venstre del, vi ser varegruppene i hovedgruppen i øverste vindu og Media-fanen er aktivert i nederste høyre vindu. Dekningsrapport Bilde viser åpningsskjermen i NOBB vareeier med status for dine varer. Du kan komme tilbake til dette bilde når som helst ved å trykke på huset i verktøylinjen. Dekningsrapporten er alltid tilgjengelig både i NOBB vareeier og via NOBB.no. I NOBB vareeier, finn statusfeltet oppe til venstre på skjermen, nederst finner du Media og Rapport. Trykk på Rapport og en rapport i Excelformat vil åpne seg. På NOBB.no må du logge deg på, trykk på Min side, deretter Rapporter og velg Mediarapport per leverandør. Alle rapportene viser status fra nattkjøringen, dersom du har lagt ut filer vil de vanligvis ikke bli synlig i rapporten før dagen etter. 23

24 FJERNE KOBLING To måter å fjerne koblingen til NOBB I NOBB mediabank har man full råderett over hvilke varer en fil skal være knyttet til. Dersom en fil ikke er knyttet til en vare blir den likevel ikke borte, den blir liggende i NOBB mediabank inntil den blir slettet av vareeier. Men en fil som ikke er knyttet til NOBB er ikke synlig for andre enn vareeier. Det er to måter å fjerne knytningen til NOBB og det er viktig å forstå forskjellen på disse: Finner man en fil via varedetaljene/media-fanen og fjerner koblingen, forsvinner kun knytningen til denne varen. Finner man en fil via søkekriteriene i Mediapanelet og fjerner koblingen, fjernes ALLE koblingene for denne filen. Dette gir også muligheter når man jobber med vedlikehold. I NOBB mediabank kan man altså styre koblingen på et overordnet nivå eller detaljstyre koblingen helt ned til en og en vare. Fjerne media fra en vare 1. Finn varen via Søk-panelet eller via varegruppestrukturen 2. Aktiver varen slik at detaljene vises i nederste høyre vind 3. Trykk på Media-fanen, slik at alle mediaene koblet til denne varen vises 4 Trykk på mediaet som skal kobles ut 5. Trykk på Fjern kobling øverst i hovedvinduet 6. Mediaet forsvinner fra varen Koblingen er nå fjernet, men bildet er ikke slettet eller fjernet fra andre varer. Endringer som skal utføres på et høyere nivå i varegruppestrukturen foregår på samme måte, bare at man må aktivere riktig nivå og se på innholdet i Media-fanen. Fjerne alle koblinger for en fil 1. Finn filen som skal fjernes helt via søkekriteriene i Media-panelet. 2. Marker filen 3. Trykk på Fjern kobling øverst i vinduet 4. En melding på skjermen spør om du virkelig vil slette ALLE koblingene. Trykk OK 5. Plusstegnet i kolonnen Koblet forsvinner, filen er ikke lenger koblet til NOBB 24

25 LAST NED, ERSTATT OG SLETT MEDIA Laste ned originalversjonen av et media Det er mulig å laste ned originalversjon av en fil som ligger i NOBB mediabank. Dette gjøres ved å kopiere innholdet i mediabanken og lime dette inn i en mappe på din datamaskin. Vær oppmerksom på at noen filer i NOBB mediabank er relativt store noe som kan, i kombinasjon med din lokale båndbredde, påvirke nedlastingstiden. Slik gjør du: 1. Gjør klar en mappe på din egen maskin som skal motta de originale filene 2. Åpne NOBB mediabank, finn filene som skal lastes ned via varegruppestrukturen eller søk i Media-panelet. 3. Aktiver et eller flere media, kopier filen ved å bruke ctrl+c eller høyreklikk for konteksmeny 4. Skift over til mappen du opprettet i punkt 1 5. Lim inn media i mappen på din egen maskin 6. Etter nedlastingen er fullført blir filen synlig Erstatte media Man kan ikke ha to media med identisk navn i NOBB vareeier. Dersom du forsøker å laste opp et media med samme navn som et eksisterende media, får du forespørsel om du ønsker å erstatte filen. Dette er et effektivt verktøy dersom du skal erstatte gamle filer med nye, uten å påvirke tilkoblingen. Dersom du laster opp mange filer som skal erstattes, vil meldingen på bilde komme opp for hver enkelt fil. Nederst er det en avkryssing som fører til at det valget du gjør kan gjelde alle filene i opplastningen. Slette et media Å slette en fil gjøres ved aktivere filen som skal slettes, deretter trykk Delete-tasten på tastaturet, høyreklikke og trykke Slett i kontekstmenyen eller på Slett-knappen øverst i vinduet. Det vil komme en melding på skjermen for å bekrefte at filen skal slettes, etter det er det ingen angremulighet. 25

26 OVERSTYRING AV EN KOBLING Kobling av filer til varegruppestruktur I NOBB mediabank kan man koble filer til varer, moduler, varegrupper og hovedgruppe. Dette kan forenkle koblingen av en fil som er koblet til flere moduler. Vi vet at noen vareeiere har lik FDV-dokumentasjon på store deler av sitt varesortiment som er registrert i NOBB. Med denne ordningen blir koblingen enklere og oversikten bedre. Overstyring i strukturen Dersom man kobler en fil til en hovedgruppe, vil alle varer registrert i hovedgruppen få koblet filen automatisk, både varer som er registrert og de som kommer til i fremtiden. Dersom man legger inn en ny fil på et lavere nivå, for eksempel på en av modulene i hovedgruppen, vil filen som ligger på modulen vises på varene registrert i denne modulen. Det betyr at filen som er koblet til modulen overstyrer filen som er koblet på hovedgruppen. Virkemåten har mye tilfelles med hvordan rabattene fungerer i NOBB-Kontrakt. Det er det laveste nivå som bestemmer, men det sier seg selv at skille mellom god funksjonalitet og kaos er liten. Derfor bør man bruke denne funksjonaliteten med fornuft. Bilde viser filer som er koblet og hvor de vises illustreres med farge. Man ser at den røde er koblet til en hovedgruppe, men blir overstyrt på modulnivå av den gule filen. Man kan ikke koble en fil til en overgruppe. 26

27 SIKKERHETSDATABLAD Legg sikkerhetsdatablad inn i NOBB! Det er viktig for dine kunder å ha tilgang til sikkerhetsdatablad via NOBB for produkter som berøres av dette lovverket. Det er også viktig at dine kunder har siste oppdaterte versjon av databladet, derfor er riktig innleggelse av sikkerhetsdatablad helt avgjørende for at de elektroniske stoffkartotekene skal være oppdaterte. Farlige kjemikalier til yrkesmessig bruk skal ha sikkerhetsdatablad, det vil si stoffer og stoffblandinger som har helsefarlige, brannfarlige, eksplosive eller miljøskadelige egenskaper. Les mer på arbeidstilsynets hjemmesider. Sikkerhetsdatablad skal ikke legges inn i NOBB mediabank som all annen dokumentasjon, den må legges inn i ECOonline og tilføres NOBBnr i eget felt. Alt som skal til er at man registrerer sikkerhetsdatabladet, laster opp PDF-filen og legger til NOBBnr i eget felt. Da vil sikkerhetsdatabladet vises på NOBB.no og i vår webservice dagen etter. Tjenesten hos ECOonline kalles ECOonline AnyLink og er gratis, i tilegg til flere andre nivåer innen deres produkter. Ta kontakt med ECOonline for å få tildelt brukernavn og passord. Den vanligste feilen Den vanligste feilen som blir gjort er at sikkerhetsdatablad legges inn som HMF i NOBB mediabank. Dette er altså feil, siden HMF er et datablad til bruk på produkter som ikke faller innunder bestemmelsene for teknisk/kjemiske produkter. Mange vareeiere har også sikkerhetsdatablad registrert i ECOonline, men man har glemt å påføre NOBBnummer i feltet som heter NOBBnr. Vår erfaring viser at HMS-ansvarlig ofte ikke vet hva dette feltet i ECOonline gjør. Sjekk derfor med din HMS-ansvarlig at dette blir gjort. 27

28 MARKEDSMEDIA Lag ditt eget arkiv for markedsmedia Vareeiere får ofte henvendelser fra byggevarekjeder og andre som ønsker å få tilsendt markedsføringsbilder til bruk i kampanjer, kundeaviser osv. Mottaker kan kreve at filene ikke skal benyttes av andre, noe som medfører at filene ikke kan kobles til NOBB. Høyoppløselige filer beregnet til trykk kan være relativt store og dette medfører problemer dersom man forsøker å sende de på e-post. Dette kommer av at mange bedrifter har begrensning for hvor store vedlegg man kan sende eller motta per e-post. Alt dette medfører at man ofte må brenne en CD som sendes i posten, noe som både er tidkrevende og medfører ventetid. Kort oppsummert har vareeier behov for å lagre markedsmedia som ikke er knyttet til NOBB, som ikke er synlig for andre med funksjonalitet som forenkler forsendelsen av disse mediaene. Alt dette ligger i fliken Markedsmedia i Media-panelet. I NOBB mediabank Markedsmedia kan du: - opprette mapper på ett nivå etter eget ønske - lagre bilder som ikke er synlig for andre og som ikke vises i webservice - laste opp markedsmedia på samme måte som i NOBB mediabank - sende en fil, flere filer eller hele mapper på e-post direkte i applikasjonen. Mottaker mottar en e-post med link for nedlastning, slik at forsendelsen ikke går via din e-post. Linken er gyldig i 7 dager. Filer som allerede ligger i NOBB media kan ikke kopieres direkte over i Markedsmedia, man må laste filene opp på nytt. Bilde viser innholdet i fliken for Markedsmedia til venstre og opplastet materiale plassert i mappen Reklamebyrå i øverste vindu 28

29 Opprette mapper For å kunne laste opp, må man først opprette en mappe. Dette gjøres ved å trykke på knappen Ny mappe, deretter kan man gi mappen ønsket navn. Last opp media Benytt samme metode som ved opplasting i NOBB mediabank. Eneste forskjellen er at man må opprette en mappe og aktivere denne før man trykker Last opp media. Opplastet media vises i øverste høyre del av skjermen når man aktiverer en mappe i Media-panelet. Endre navn på mappe Man kan endre navn på en mappe, høyreklikk på mappen og velg endre navn. Navnene sorteres alfabetisk ved neste innlogging. Laste ned originalversjon av opplastet media På lik linje med NOBB media kan man laste ned originalversjonen av et media til egen maskin. Dette gjøres ved å kopiere mediaet direkte i applikasjonen og lime det inn i en mappe på din lokale maskin. Sende filer via e-post Mange bedrifter har satt begrensinger på hvor store vedlegg en e-post kan inneholde og dette kan medføre problemer når man skal sende store og høyoppløselige filer til kunder. I Markedsmedia kan man via en integrert e-postsender sende en fil, utvalgte filer eller hele mapper til mottaker, uten at din e-post blir belastet. Eksempel: På bilde har vi først merket mappen Reklamebyrå i Media-panelet og deretter merket de tre bildene som skal sendes i øverste høyre vindu. Så trykket vi på knappen Send i Media-panelet for å vise vinduet som heter Send Markedsmedia. Feltene i vinduet fylles ut med e-post, tittel og en melding til mottaker. Trykk OK og meldingen sendes. Mottaker vil motta en link for å laste ned en zippet fil med inneholdet du sendte samt meldingen du skrev inn i feltet Melding. Linken for nedlasting er tilgjengelig i 7 dager. 29