Administrasjonsutvalget. Møteinnkalling

Transkript

1 Administrasjonsutvalget Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: PS 7/11 PS 8/11 PS 9/11 PS 10/11 PS 11/11 Sakstittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Budsjett 2011 kommunale barnehager - konsekvenser Prosjektplan - Konkurranseeksponering Prosjektplan - Internkontroll og kvalitetsstyring Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Leder Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 20

2 PS 7/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 20

3 Hvaler kommune Saksnr 2011/991 - Budsjett 2011 kommunale barnehager - Doknr 1 Arkivkode A10 Saksbehandler Kirsten Elvsveen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester /11 Arbeidsmiljøutvalget /11 Administrasjonsutvalget /11 Budsjett 2011 kommunale barnehager - konsekvenser Sammendrag Kommunestyret behandlet i sitt møte , sak 24/11, Økonomisk balanse i eksisterende drift revurdering av budsjett og økonomiplan. Rammene til de kommunale barnehagene ble her redusert med kr ,- i forhold til rådmannens budsjettforslag. Dette får konsekvenser for tilbudet i de kommunale barnehagene i I denne saken orienterer rådmannen om disse konsekvensene Saksopplysninger I budsjettet ligger det en reduksjon i grunnbemanningen i forhold til redusert barnetall i de kommunale barnehagene fra Grunnbemanningen i barnehagene er tre voksne pr 9 barn under 3 år/18 barn over 3 år, hvorav en er pedagogisk leder med utdanning som førskolelærer. Øvrige tiltak tilsvarende kr ,- er vurdert tatt ned uten ytterligere reduksjon i grunnbemanningen. Vurdering Bemanningen med nedtak av 2,7 årsverk tilfredsstiller lovens krav om bemanning i forhold til antall barn. For å drive forsvarlig innenfor de vedtatte rammer har rådmannen besluttet å ikke redusere grunnbemanningen i barnehagene ytterligere. Det har vært vurdert å legge ned den barnehagen med færreste barn, si opp plassene til de barna som ikke hadde rett til barnehageplass (de åtte barna som ikke er fylt ett år innen ), for så å overflytte barn og deler av bemanningen til de øvrige barnehagene. Den øvrige bemanningen i den nedlagte barnehagen vil da bli overtallig. Konsekvensen av dette kan være at de åtte barna som sies opp fra barnehageplassen, kan søke seg til private barnehager i egen/andre kommuner. Dette vil medføre ekstra kostnader for kommunen. Kommunen må betale tilsvarende nasjonal tilskuddssats til den kommunen som barnet søkes privat barnehageplass i. Heller ikke i forhold til vurderinger rundt infrastruktur, mulig utbygging og tilflytting til kommunen er dette en løsning som anbefales. Rådmannen vurderer å redusere barnehagenes budsjett slik at postene for sykevikar uten refusjon blir kraftig redusert. Budsjettpostene for vikar ferie/avspasering, timelønnet ekstrahjelp, vikarer og overtid vurderes fjernet helt. En så stor reduksjon av vikarpostene er bare mulig å gjennomføre ved å lage et enklere barnehagetilbud som er mindre fleksibelt i forhold til foresattes behov. Barnehagene blir derfor Møteinnkalling side 3 av 20

4 feriestengt i uke 27, 28, 29 og 30 allerede fra sommeren Dette innebærer styrt ferie for barn (fire uker jf vedtektene) og ansatte. Kommunens barnehagevedtekter vil måtte endres som en følge av dette. Rådmannen ser at dette medfører ulempe for foresatte og ansatte fordi begge grupper allerede i midten av april har avtalt ferie for sommeren Rådmannen vil derfor gi et tilbud ved en av barnehagene sommeren Uke 27 gjelder dette 96 barn, uke 28 gjelder det 42 barn, uke 29 gjelder det 45 barn og uke 30 gjelder dette 46 barn som har meldt fra at de vil bruke barnehageplassen sin disse ukene. Om foresatte fremdeles velger barnehageplass for barna sine i sommer, vil kommunen ha problemer med å dekke behovet for plass ved en barnehage. I tillegg kan barnehagene ikke ta inn vikar i arbeidsgiverperioden ved fravær (kortere enn 16 dager). Dette gir et redusert tilbud i barnehagene i periodene med stort sykefravær. (Omgangssyke mv) I perioder med stort sykdomsforfall vil det å ha et forsvarlig tilsyn være målet. Det kan være en fare for at barnehagene må stenge ved stort sykdomsforfall dersom dette gjør driften uforsvarlig i forhold til å ha tilsyn med barna. Virksomhetslederne i barnehagene er sterkt bekymret for at disse tiltakene vil påvirke forsvarlighet og kvalitet i barnehagetilbudet. Virksomhetslederne er også sterkt bekymret for slitasje på de ansatte dersom det ikke settes inn vikar i arbeidsgiverperioden. Det vil være minimale muligheter for kompetanseutvikling og deltagelse på kurs og konferanser i barnehagene dette året. I barnehagene har man personalmøter på kveldstid for alle ansatte ca seks ganger pr år. Det er ikke mulig å ha denne type møter på dagtid. I disse møtene er i all hovedsak arbeidsmiljø, pedagogisk arbeid og kvalitetsutvikling tema. Personalmøtene vil falle bort fra dags dato da dette krever overtidsbetaling. Rådmannen vil informere foresatte og ansatte om disse endringene i eget skriv. I henhold til kommunens delegeringsreglement er det utvalget for kultur og personrettede tjenester som treffer endelig vedtak i denne saken. Alle andre utvalg som behandler saken kan uttale seg til den, hvis utvalget selv ønsker det. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler utvalget for kultur og personrettede tjenester å gjøre slik vedtak: Utvalget for kultur og personrettede tjenester tar til orientering denne saken om konsekvensene for de kommunale barnehagene, som følge av vedtatt budsjett for Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 4 av 20

5 Hvaler kommune Saksnr 2011/948 - Prosjekt konkurranseeksponering - Doknr 1 Arkivkode 030 Saksbehandler Ole Kristian Helgesen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk Utvalget for kultur og personrettede tjenester /11 Arbeidsmiljøutvalget /11 Administrasjonsutvalget /11 Formannskapet Kommunestyret Prosjektplan - Konkurranseeksponering Sammendrag Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar 2011 å prioritere arbeidet med å utarbeide en plan for innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Kortfattet prosjektbeskrivelse vedlegges til dette saksfremlegget, mens fullstendig (foreløpig) prosjektbeskrivelse kan lastes ned fra kommunens hjemmesider eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. Rådmannen anbefaler å gjennomføre et forprosjekt i 2011 for deretter å beslutte omfang og gjennomføring av et hovedprosjekt. Et eventuelt hovedprosjekt vil gjennomføre en tilretteleggelse og test av ny styringsmodell for et begrenset område av organisasjonen i 2012 og 2013 i form av en pilot. Resultatene av piloten vil danne grunnlag for beslutning om eventuell innføring av nytt styringssystem med konkurranseeksponering i større skala, fra og med 1. januar Med konkurranseeksponering menes her såkalt målestokkonkurranse, eller benchmarking. Kommunens styringssystemer må tilrettelegges for å finne reelle enhetskostnader for egen produksjon av tjenester, målt opp mot offentlig tilgjengelig statistikk og seg selv over tid. Det er allerede bevilget kroner ,- til prosjektet i budsjettet for Dette vil dekke kostnader for gjennomføringen av forprosjekt og andre prosjektkostnader frem til beslutning om oppstart av hovedprosjektet i desember Prosjektet vil bli svært krevende og omfattende for store deler av organisasjonen. For å lykkes må det gis høy prioritet over en lang periode, men rådmannen mener at det representerer en lønnsom investering hvis vi oppnår målene. Prosjektet vil kunne endre måten å styre kommunen på, i en retning som samfunnsutviklingen sannsynligvis vil kreve av kommunesektoren i årene som kommer. Saksopplysninger Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar 2011 Prioritering av kommunalt planarbeid for vedtak i påvente av Planstrategi å prioritere Konkurranseeksponering. I nevnte sak var følgende beskrevet: Formål/hensikt Planlegge prosjekt konkurranseeksponering i henhold til kommunestyrets vedtak om budsjett/økonomiplan , kapittel Prosjektet forutsettes planlagt og startet innen påske Møteinnkalling side 5 av 20

6 2011. Gjennomføringen vil skje i 2011 og Hensikten med prosjektet er effektivisering, kvalitetsforbedring og innovasjon. Prosjektet er av vesentlig betydning i arbeidet med å forbedre kommunens økonomi. Hovedmål 1. Utarbeide prosjektplan, med målsettinger, organisering, aktiviteter, fremdrift, kostnader og finansiering 2. Beslutte gjennomføring av prosjektet i kommunestyret , basert på prosjektplanen 3. Starte prosjektet innen påske 2011 På denne bakgrunn fremlegges forslag til prosjektplan for en vurdering og eventuell innføring av styringssystemer for konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Prosjektet er foreslått gjennomført i to faser, forprosjekt og hovedprosjekt. I hovedprosjektet er det tenkt å gjennomføre en pilotperiode for utvalgt tjenesteområde før man implementerer i bredere skala. Prosjektplanen viser hele prosjektforløpet, men det vil fremlegges en revidert versjon av prosjektplanen for politisk godkjenning etter at forprosjektets konklusjoner og anbefalinger er kjent. Forprosjektet skal gi svar på: På hvilke områder finnes tilgang til gode statistikker over enhetskostnader for tjenesteproduksjon som vi kan sammenlikne oss med og hvordan vedlikeholdes disse (finne kilder til data)? Hvilke forutsetninger ligger bak sammenlikningsdataene som vi må ta hensyn til ved sammenlikning? På hvilke områder er det fornuftig å vurdere innføring av styring etter enhetskostnader? Hvilket område bør eventuelt inngå i en pilot? Hvor stor andel av kommunens kostnader innenfor et valgt område (en virksomhet eller et tjenesteområde) kan styres basert på enhetskostnader? Fordeler, ulemper og forutsetninger ved en innføringen av et slikt styringssystem for den enkelte virksomhet eller tjenesteområde. Hvilken fremgangsmåte bør velges i hovedprosjektet for implementering av ny løsning? Hva er omfanget av dette arbeidet? Samlede økonomiske konsekvenser av foreslåtte tiltak. Prosjektplanen opererer med følgende beslutningspunkter (ved et beslutningspunkt tar man stilling til om prosjektet skal fortsette som planlagt, om kursen skal endres, eller om prosjektet skal termineres): Godkjenne prosjektplan versjon 1.0 og beslutte oppstart forprosjekt o Forutsetter at prosjektplan versjon 1.0 foreligger o Besluttes av kommunestyret 26. mai 2011 Godkjenne prosjektplan versjon 2.0 og beslutte oppstart av hovedprosjekt o Forutsetter at prosjektplan versjon 2.0 og rapport fra forprosjektet foreligger o Besluttes av kommunestyret i desember 2011 Beslutte oppstart av ny styringsmodell o Forutsetter at evalueringsrapport fra pilotperiode foreligger o Besluttes av kommunestyret i september 2013 Avslutte prosjektet o Forutsetter at sluttrapport fra prosjektet foreligger o Besluttes av kommunestyret i mai 2014 Fremlagte prosjektplan vil være kommunens plan for vurdering og en eventuell gjennomføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Den skal sikre at de mål som vedtas i planen nås. Videre inneholder prosjektplanen en foreløpig beskrivelse av organisering, fremdrift (med beskrivelse av milepæler, aktiviteter og beslutningspunkter), økonomi, rapporterings- og møtestrukturer. Dette vil bli revidert i neste versjon av planen, når prosjektet er dimensjonert i forhold til forprosjektets konklusjoner. Prosjektplanens målsetninger vil ta utgangspunkt i anbefalingene i rapporten fra BDO (se under, Anbefalinger i rapport fra BDO ) og avgrenses til å dekke kun formen Benchmarking eller målestokkonkurranse. De andre formene for konkurranseeksponering, Etablering av konkurransemarkeder (frata offentlige monopoler eneretten til å produsere tjenester), Anbud (avholde konkurranse om retten til å produsere tjenester for det offentlige), eller Pengene følger brukeren vil Møteinnkalling side 6 av 20

7 ikke inngå i prosjektets mandat. Videre vil kun enhetskostnader benyttes for sammenlikning av virksomhetsinformasjon (se under, Former for konkurranseeksponering ). Prosjektet vil legge til rette for eventuell senere bruk andre former for konkurranseeksponering og konkurranseutsetting. Det legges ikke opp til å etablere bestiller-utfører modell fullt ut i denne omgang, men i prinsippet beholde gjeldende organisasjon med tilhørende ansvar og myndighet. Budsjett/økonomiplan kapittel (Utdrag) Forbedring av kommunens styringssystem Aktivitetene i denne kategorien krever betydelige ressurser utenom de ordinære rammene vi har i form av økonomi, ansatte og kompetanse. I tillegg representerer denne kategorien aktiviteter som berører praktisk talt alle deler av kommunens virksomheter, herunder også viktige verktøy i det politiske arbeidet. Konkurranseeksponering. Dette dreier seg om oppfølging av kommunestyrets vedtak etter forprosjektet om konkurranseutsetting av sykehjemmet og hjemmetjenesten, sak 61/10 i møte Hovedtrekkene i oppfølgingen er beskrevet i saksfremstillingen til nevnte sak. Oppfølgingen betyr at vi skal gjennomføre et prosjekt hvor hensikten er å eksponere flere deler av kommunens virksomhet for konkurranse. Dette vil innebære endringer i prosessene, dokumentene, målsettingene, målemetodene og rollefordeling (organisering) i kommunens planarbeid (budsjett), rapportering og internkontroll. Det vil si betydelige endringer i kommunens styringssystem, som i så fall vil bety en kombinasjon av to prinsipielt ulike styringsformer, nemlig mål og rammestyring, og såkalt bestillerog utfører. Vi ser konkurranseeksponering som et godt virkemiddel for effektivisering, kvalitetsforbedring og innovasjon. Rådmannen vil fremme forslag til et slik prosjekt i en særskilt sak til kommunestyrets første møte i Oppfølgingen av nevnte vedtak om konkurranseeksponering krever betydelige ressurser i form av tid og kompetanse fra egne ansatte, men også kjøp av ekstern bistand. Derfor er det i budsjettet foreslått bevilget kroner netto i 2011 til oppstart av dette arbeidet. Det vil i tillegg bli søkt om ekstern finansiering som i så fall vil bidra til øket aktivitet eller tempo i arbeidet. Anbefalinger i rapport fra BDO: Forprosjekt konkurranseutsetting av sykehjem og hjemmetjenester i Hvaler kommune versjon 2.0 I rapporten anbefales en alternativ modell til konkurranseutsetting av tjenesteproduksjonen i kommunen nemlig konkurranseeksponering. Sitat fra kapittel 9.2: Konkurranseeksponering, er ikke konkurranseutsetting, men medfører at kommunen etablerer et oppfølgingssystem som gjør at den interne tjenesteutførelsen blir fulgt opp mye likt som om denne var en ekstern leverandør. Herunder først og fremst at penger følger vedtakene etter forhåndsbestemte enhetskostnader. Dette setter krav til mange av de samme forbedringene i kvaltets- og økonomisystemet som er beskrevet i kapittel 8, og vil profesjonalisere driften. Konkurranseeksponeringen kan spisses ytterligere, gjennom for eksempel: At kommunen kjøper enkeltplasser / innhenter tilbud på enkeltplasser eksternt At kommunen tester prisene i det eksterne markedet og setter krav til tilsvarende nivå på enhetskostnadene i kommunen På denne måten forbereder kommunen seg både som bestiller og som utfører på en eventuell fremtidig konkurranseutsetting, og bygger kompetanse. Vi har tidligere argumentert for at det i små kommuner vil være uforholdsmessig ressurskrevende og kompetansekrevende å etablere en egen bestillerfunksjon. Dersom det skal etableres en bestillerutfører modell, er det vår klare anbefaling at bestilleren ikke bare tildeles vedtaksmyndighet, men også tildeles budsjettmyndighet. Bestilleren vil da fordele budsjettmidlene til den interne utførerenheten / eksterne leverandøren. Det er nødvendig å etablere en bestillerfunksjon dersom kommunen skal konkurranseutsette tjenesten, mens det ved konkurranseeksponering ikke i samme grad er nødvendig å etablere en bestillerenhet. Vi anbefaler derfor at det vurderes en alternativ modell som beskrevet over, uten at det etableres en bestillerenhet. Seksjonssjefen for Helse- og sosial tildeles vedtaks- og budsjettmyndighet som i Møteinnkalling side 7 av 20

8 dag, og at det er et tydelig skille mellom dennes og virksomhetslederens rolle. Virksomhetslederens rolle vil være å organisere, lede og levere de tjenester tjenestemottakeren har en utmålt rett til (beskrevet i enkeltvedtak) innenfor den økonomiske rammen som følger vedtakene. Virksomhetslederen bør da også ha delegert fullmakter innenfor både personal, organisering og økonomi. Kommunens styringsmodell bør samtidig tydeliggjøres slik at merkostnader knyttet til aktivitetsøkninger drøftes på politisk nivå, mens effektivitetsavvik (faktiske enhetskostnader avviker fra enhetsprisene avtalt i budsjettet) gir et over-/underskudd på tjenesten som virksomhetsleder disponerer/må dekke inn i kommende budsjett. Et slikt system gir en innebygget effektivisering i den forstand at et overskudd genererer lavere enhetspriser kommende år (kalkyle baseres på siste års regnskap), og dermed lavere enhetskostnader over tid. Dersom dette ikke oppnås umiddelbart allerede det første året, bør kommunen vurdere å iverksette effektiviseringskrav ved å benchmarke i nært samarbeid med andre kommuner som drifter etter samme styringsmodell. Vi har eksempler på etablering av et system som her beskrevet, der kostnadsbesparelsene i tjenesteproduksjonen første året var 8-10 % og 5-7 % det påfølgende året. Former for konkurranseeksponering Utdragene under er hentet fra NOU : Bør offentlig sektor eksponeres for konkurranse En gjennomgang av nasjonale og internasjonale erfaringer. Arbeids og administrasjonsdepartementet. Konkurranseeksponering er ett av flere virkemidler som kan tas i bruk for å effektivisere offentlig sektor. Det er registrert økende bruk av konkurranseeksponering, og det er flere årsaker til dette: Strammere offentlig økonomi, teknologisk utvikling, økt internasjonalisering og konsekvenser av endrede internasjonale rammebetingelser.samtidig er kravet til å tilfredsstille brukernes behov, herunder valgfrihet og fleksibilitet i tjenestetilbudet, større. På sikt vil også demografiske endringer og forventninger om lavere inntekter fra petroleumssektoren øke behovet for effektivisering av offentlig forvaltning. Med konkurranseeksponering menes ulike måter å innføre større eller mindre grad av marked i produksjonen av offentlige tjenester. Konkurranseeksponering av offentlig tjenesteproduksjon er et effektiviseringstiltak som også har fått stor oppmerksomhet i Norge. Både den politiske debatten og medienes omtale av temaet bærer preg av at folk legger forskjellig innhold i begrepene. Utsagn som «konkurranseeksponering er det samme som privatisering av offentlig sektor» og «konkurranseeksponering betyr frikonkurranse og profittjag» er ikke uvanlige. Det er derfor viktig å få klarlagt innholdet i begrepet konkurranseeksponering og hva det innebærer. Konkurranseeksponering, anbudskonkurranse og privatisering er begreper som ofte brukes om hverandre. Offentlig virksomhet kan i prinsippet utsettes eller eksponeres for konkurranse på flere måter. Vi vil bruke konkurranseeksponering for å beskrive de fire virkemidlene generelt. Begrepet konkurranseutsetting brukes i ulike sammenhenger synonymt med anbud. Så lenge vi også skal behandle benchmarking og ulike varianter av «pengene følger brukeren» som ikke nødvendigvis innebærer noen konkurranse i et marked, vil konkurranseeksponering være en mer riktig fellesbetegnelse. Det å overlate ansvaret for en tjeneste til det private, kan innebære ulike grader av privatisering, i betydning hvem står for den løpende produksjonen av varer og tjenster. Ved anbud beholder det offentlige ansvar for innhold, finansiering og fordeling av en tjeneste. Det som eventuelt vil være privatisert, er selve produksjonsansvaret for tjenesten som er bestilt av det offentlige. En ren privatisering innebærer at tjenesten frambringes, finansieres (av kundene) og kontrolleres av private. Dersom man ønsker å konkurranseeksponere tjenester og samtidig beholde full offentlig produksjon og finansiering, kan man benytte «pengene følger brukeren»-ordningen eller benchmarking. Et fellestrekk for de fire ovennevnte formene for konkurranseeksponering er at det offentlige ønsker å etablere eller etterlikne egenskaper ved markeder. Hensikten er å benytte konkurransens insentivmekanismer til å effektivisere tjenesteproduksjonen. En felles forutsetning for alle formene for konkurranseeksponering er at det finnes alternative tilbydere, eventuelt noen å sammenlikne prestasjoner med. Former for konkurranseeksponering: Etablering av konkurransemarkeder skjer ved at et tidligere offentlig monopol fratas eneretten og må konkurrere i et marked. I slike markeder kan tilbyderne fritt konkurrere om etterspørrerne Møteinnkalling side 8 av 20

9 både på pris, kvalitet og tilgjengelighet. Etterspørrerne har på sin side valgfrihet mellom tilbyderne. Anbud innebærer at det offentlige avholder en konkurranse om retten til å produsere varer eller tjenester på vegne av det offentlige. Etter beslutning vil kontraktøren få en eksklusiv, men tidsbegrenset rett til å produsere den aktuelle varen eller tjenesten for oppdragsgiveren. Det offentlige har fortsatt ansvaret for tjenestens innhold og kvalitet. «Pengene følger brukeren» virker slik at man tildeler en bruker en rett (kupong) til å benytte en gitt tjeneste og da gjerne inntil en gitt verdi. Brukeren velger deretter en tilbyder og benytter kupongen som hel- eller delfinansiering avhengig av kupongens verdi. Kupongsystemet kan benyttes for å etablere konkurranse mellom offentlige institusjoner, mellom private institusjoner eller mellom offentlige og private institusjoner. Benchmarking brukes ofte synonymt med sammenlikning og er en systematisk sammenstilling av ulik virksomhetsinformasjon. Ved å bruke denne informasjonen som et sammenlikningsgrunnlag kan man måle prestasjoner i egen virksomhet opp mot prestasjoner i andre tilsvarende virksomheter. Målestokkonkurranse: Målestokkonkurranse, eller benchmarking, innebærer systematisk sammenstilling av ulik virksomhetsinformasjon med sikte på å måle prestasjoner i egen virksomhet opp mot prestasjoner i andre tilsvarende virksomheter. Målestokkonkurranse er et virkemiddel som legger til rette for konkurranse, læring og samarbeid. Slik konkurranse kan være et effektivt hjelpemiddel for å avdekke effektivitets- og kvalitetsforskjeller, hvor ekstern markedsinformasjon er en målestokk eller referanse som man kan måle prestasjoner mot. På denne måten eksponeres virksomheten for konkurranse ved at man sammenlikner seg med tilsvarende virksomhet. I en viss grad kan målestokkonkurranse kompensere for markedskonkurranse. Vedlegg Konkurranseeksponering Prosjektbeskrivelse versjon 1.0 (kortfattet) Fullstendig (foreløpig) prosjektbeskrivelse (18sider) kan lastes ned fra kommunens hjemmesider eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. På hjemmesidene velges politikk og demokrati, deretter aktuelt utvalg, og vedlegg til aktuell møteinnkalling. Vurdering Generelt Prosjektet vil innebære endringer i prosessene, dokumentene, målsettingene, målemetodene og rollefordelingen i kommunens planarbeid, økonomistyring, rapportering og internkontroll. Det vil føre til en tydeligere kombinasjon av to prinsipielt ulike styringsformer, nemlig tradisjonell mål og rammestyring, og såkalt bestiller- og utfører. Et sentralt moment i prosjektet er å legge grunnlaget for bruk av relevante enhetskostnader i de delene av kommunens virksomheter som kan gjøres til gjenstand for konkurranseeksponering. Slike enhetskostnader skal danne basis for å kunne sammenligne våre virksomheter med seg selv over tid, og med andre virksomheter i offentlig eller privat sektor. På denne måten gis vi mulighet til å finne beste praksis, og enten tilpasse oss slik praksis, eller iverksette andre tiltak, herunder også konkurranseutsetting. Bruk av korrekte og omforente enhetskostnader vil føre til at bestillerne av kommunens tjenester, blant annet politikerne, kan få et mer reelt forhold til hva virksomheten koster, og hva som må bevilges for å få levert et gitt volum av tjenester. Vi kan med andre ord få redusert usikkerhet og uenighet om hva som kan forventes levert innenfor en økonomisk ramme, slik vi opplever det i mange kommuner med tradisjonell mål- og rammestyring. I tradisjonell mål- og rammestyring fastsettes rammene oftest med bakgrunn i historiske tall og nasjonale rater for prisvekst. Vi ønsker et system med større innslag av rammestyring, basert på faktisk kunnskap om hva produksjonen av tjenestene koster. Erfaringene med forprosjektet om konkurranseutsetting i 2010, viser klart at det er svært vanskelig å vite hvor effektivt og kvalitativt godt kommunen driver sin virksomhet. Årsaken er at det finnes lite relevante data (korrekte enhetskostnader) i eksisterende offentlig statistikk og rapportering. Eksempelvis i KOSTRA, Iplos og GIS. I vårt prosjekt om konkurranseeksponering er vi derfor også nødt til å finne hvilke muligheter vi har for å skaffe gode data, i tidsrekker, som gir grunnlag for å definere Møteinnkalling side 9 av 20

10 egne korrekte enhetskostnader som kan sammenliknes med tilsvarende i andre offentlige eller private virksomheter. Prosjektet er en konsekvens av at stadig knappere økonomiske rammer i kommunene, kombinert med brukernes forventninger om økte valgmuligheter, uvilkårlig vil føre til at kommunene må bruke sammenlignbare enhetskostnader som viktig grunnlag for styring og planlegging av sin virksomhet. Prosjekt konkurranseeksponering henger sammen med det andre store forbedringsprosjektet som Hvaler kommune vil starte i 2011, prosjekt kvalitetssystem/internkontroll. Sammenhengen består i at kvalitetssystemet/internkontrollen er viktig del av kommunens styringssystem, sammen med de delene av styringssystemet som vi nå ønsker å utvikle på en måte som eksponerer oss mer for konkurranse. Erfaringer fra konkurranseutsatte virksomheter i andre norske kommuner i senere tid, viser klart at kvalitetssystemene og internkontrollen må ta opp i seg de spesielle utfordringene som følger av konkurranseutsetting av virksomhet, særlig i pleie- og omsorgsektoren. Fremdrift Rådmannen mener det er viktig å gjennomføre prosjektet i to faser et forprosjekt og et hovedprosjekt med en pilot og en eventuell forberedelse til bredere implementering om erfaringene fra piloten er positive. For å få en fullverdig pilot, legges det i fremdriftsplanen opp til at også utarbeidelse av budsjettet for pilotens utvalgte tjenesteområder inngår. Første budsjett etter beslutning om iverksettelse av pilot er budsjettet for 2013, med utarbeidelse av budsjettet i tredje kvartal Selve piloten vil da foregå fra 1. januar 2013 til endelig beslutning om oppstart er tatt. Beslutning om oppstart av ny styringsmodell må i tas etter 1. halvår 2013, basert på pilotprosjektets resultater for perioden 1. januar til 30. juni. Siden denne beslutningen kan legge for budsjettarbeidet for 2014, må denne saken opp ved første kommunestyremøte medio september Prosjektets milepæler: MP1 MP2 MP3 MP4 MP5 MP6 MP7 MP8 MP9 MP10 MP11 Prosjektstart Prosjektplan Versjon 1 foreligger Konsulent til forprosjekt valgt Forprosjektrapport foreligger Prosjektplan Versjon 2 foreligger Tertialrapport forligger Evalueringsrapport pilot foreligger Tertialrapport forligger Oppstart nytt styringssystem Sluttrapport foreligger Prosjekt avsluttet Økonomi Det ble bevilget kroner ,- til prosjektet i budsjettet for I tillegg er det søkt om kroner ,- skjønnsmidler til prosjektet i 2011 av Fylkesmannen i Østfold. Prosjektets totalbudsjett er ikke kjent før resultatene av forprosjektet foreligger. Prosjektplanens budsjett er av den grunn ikke komplett, men vil dekke prosjektets kostnader i 2011 og derigjennom kostnadene for gjennomføringen av forprosjektet. For øvrig vises til vedlagte kortfattede prosjektbeskrivelse, og foreløpig fullstendig prosjektplan som finnes på kommunens hjemmesider, og som kan bestilles fra formannskapssekretæren. Konklusjoner Rådmannen foreslår at prosjektplanen godkjennes og at det engasjeres ekstern rådgiver for bistand til gjennomføring av et forprosjekt som beskrevet i saksopplysningene. I budsjettet for 2011 er det allerede bevilget ,- til prosjektet. Rådmannen har i tillegg søkt Fylkesmannen i Østfold om kroner ,- som skjønnsmidler til prosjektet. Møteinnkalling side 10 av 20

11 Siden saken dreier seg om utvikling av kommunens overordnede styringssystem, legger rådmannen til grunn at kommunestyret gjør endelig vedtak i denne saken, etter innstilling fra formannskapet. Alle andre utvalg som behandler saken kan avgi uttalelse til saken, dersom utvalget selv ønsker det. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Utkast til prosjektplan for vurdering og eventuell innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. De gjøres avtale med ekstern rådgiver for bistand til gjennomføring av et forprosjekt som skal gi svar på de spørsmål som er beskrevet i prosjektplanens kapittel Forprosjektets resultater og konklusjoner skal og oppsummeres i en rapport. Rapporten fremlegges, sammen med en revidert prosjektplan, som grunnlag for politisk beslutning i kommunestyret i desember 2011, om eventuell oppstart av hovedprosjekt. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 11 av 20

12 Hvaler kommune Saksnr 2011/419 - Prosjekt Internkontroll - Doknr 3 Arkivkode 030 Saksbehandler Ole Kristian Helgesen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk Utvalget for kultur og personrettede tjenester /11 Arbeidsmiljøutvalget /11 Administrasjonsutvalget /11 Formannskapet Kommunestyret Prosjektplan - Internkontroll og kvalitetsstyring Sammendrag Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar å prioritere arbeidet med å utarbeide en plan for innføring av kvalitetssystem/internkontroll. Kortfattet prosjektbeskrivelse vedlegges dette saksfremlegget, mens fullstendig (foreløpig) prosjektplan kan lastes ned fra kommunens hjemmesider eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. Rådmannen anbefaler at det gjennomføres et prosjekt som beskrevet i vedlagte prosjektplan for å styrke internkontrollen i kommunen, og sikre god kvalitet i utførte tjenester. Prosjektet tar sikte på å innføre det samme IT systemet som Fredrikstad kommune har valgt, og videreføre samarbeidet med deres prosjekt. Det er allerede bevilget kroner ,- til prosjektet i budsjettet for Dette vil dekke prosjektets eksterne kostnader til opplæring, maskin- og programvare. Organisasjonen må omdisponere egne ressurser til dette arbeidet i et anslått omfang på timeverk. Prosjektet vil således være svært ressurskrevende, og det vil ta ressurser fra andre arbeidsoppgaver. Systemet vil bli innført gradvis og være ferdig innført første halvår Rådmannen anser det som helt nødvendig å gjennomføre et slikt prosjekt, slik at kommunen kan oppfylle flere lovpålegg om internkontroll på en bedre måte, enn hva som i dag er tilfelle. I flere eksterne og interne tilsyn er det avdekket mangler i kommunens internkontroll. Rådmannen har også gjort oppmerksom på dette i flere årsmeldinger, budsjetter og økonomiplaner. Prosjektet har også potensiale for å bidra til mer effektiv ressursutnyttelse. Saksopplysninger Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar 2011 Prioritering av kommunalt planarbeid for vedtak i påvente av Planstrategi å prioritere Planlegging av internkontroll. I denne sakens vedlagte planspesifikasjon var følgende beskrevet: Formål/hensikt Planlegge prosjekt internkontroll i henhold til kommunestyrets vedtak om budsjett/økonomiplan , kapittel Prosjektet forutsettes planlagt og startet innen sommerferien Gjennomføringen vil skje i 2011 og Hensikten med planleggingen er å få etablert et prosjekt som Møteinnkalling side 12 av 20

13 kan gi kommunen et internkontrollsystem som tilfredsstiller alle pålegg som kommunen har om å drive internkontroll. Hovedmål 1. Utarbeide prosjektplan, med målsettinger, organisering, aktiviteter, fremdrift, kostnader og finansiering 2. Beslutte gjennomføring av prosjektet i kommunestyret , basert på prosjektplanen 3. Starte prosjektet i juni 2011 På denne bakgrunn fremlegges forslag til prosjektplan for en vurdering og en eventuell innføring av nytt kvalitetssystem/internkontroll i Hvaler kommune. Prosjektet vil gjennomføres i nært samarbeide med tilsvarende prosjekt i Fredrikstad kommune. Vi vil benytte det samme IT-systemet som Fredrikstad kommune har valgt, nemlig RiskManager fra Digital Kvalitet AS ( Hvaler kommunes prosjektleder vil også delta på prosjektgruppemøter i Fredrikstad kommune for erfaringsutveksling. Ambisjonsnivået og prioriteringer innefor den enkelte seksjon er ikke foretatt. Seksjonsledernes handlingsrom bestemmes av rådmannens minimumskrav og tilgjenglige ressurser. Prosjektplanen vil bli ajourført etter at prosjektorganisasjonen er etablert. Prosjektet opererer med følgende beslutningspunkter (ved et beslutningspunkt tar man stilling til om prosjektet skal fortsette som planlagt, om kursen skal endres, eller om prosjektet skal termineres): Godkjenne prosjektplan og beslutte oppstart av prosjektet o Forutsetter at prosjektplan versjon 1.0 foreligger o Besluttes av kommunestyret 26. mai Godkjenne seksjonenes ambisjonsnivåer og prioriteringer o Forutsetter at innstilling fra seksjonssjefene foreligger og at en risikovurdering er foretatt o Besluttes av prosjekteier (rådmann) i juni 2011 Godkjenne forvaltningsregime o Forutsetter at det foreligger et forslag til hvordan systemet skal forvaltes og vidlikeholdes o Besluttes av prosjektets styringsgruppe i september 2011 Avslutte prosjektet o Forutsetter at sluttrapport fra prosjektet foreligger, at prosjektet er innført i alle seksjoner og sentral stab. o Besluttes av kommunestyret desember 2012 Fremlagte prosjektplan vil være kommunens plan for vurdering og en eventuell gjennomføring av prosjektet for innføring av nytt system for internkontroll/kvalitetstyring i Hvaler kommune. Den skal sikre at de mål som vedtas i planen nås. Videre inneholder planen en beskrivelse av organisering (foreløpig), fremdrift (med beskrivelse av milepæler, aktiviteter og beslutningspunkter), økonomi, rapporterings- og møtestrukturer. Prosjektplanen er et godt nok grunnlag for å starte prosjektet, og vil bli justert når aktivitetsomfanget og organiseringen er fullt ut kjent. Reviderte prosjektplaner vil godkjennes av prosjektets styringsgruppe. Budsjett/økonomiplan kapittel (Utdrag) Forbedring av kommunens styringssystem Aktivitetene i denne kategorien krever betydelige ressurser utenom de ordinære rammene vi har i form av økonomi, ansatte og kompetanse. I tillegg representerer denne kategorien aktiviteter som berører praktisk talt alle deler av kommunens virksomheter, herunder også viktige verktøy i det politiske arbeidet. Rutiner og systemer for lovpålagt internkontroll. Gjennom flere år har rådmannen pekt på at kommunen mangler gode rutiner og systemer som tilfredsstiller statlige krav, i flere lover og forskrifter, om kommunenes internkontroll. Kontrollutvalget, kommunerevisjonen og andre tilsynsmyndigheter har etterlyst det samme. Siden rutinene og systemene for internkontroll bør være en vesentlig del av kommunens styringssystem, på samme måte som konkurranseeksponering (bestiller-/utfører), foreslår rådmannen at vi forsøker å arbeide Møteinnkalling side 13 av 20

14 med internkontroll og konkurranseeksponering i en sammenheng. Arbeidet med rutiner og systemer for lovpålagt internkontroll forusettes å kunne skje i det alt vesentlige med ressurser og kompetanse som allerede finnes i organisasjonen, men det kan bli aktuelt å kjøpe et datasystem for å effektivisere kontrollen. Til dette foreslås det bevilget kroner netto i Det vil i tillegg bli søkt om ekstern finansiering som i så fall vil bidra til øket aktivitet eller tempo i arbeidet. Pålegget om internkontroll Kravet til internkontroll i norske kommuner er forankret i en rekke bestemmelser i kommuneloven og særlover. I kommunelovens 23 beskrives administrasjonssjefens ansvar i forhold til internkontroll. I 2. ledd heter det: Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I kommunelovens 77, 4. ledd heter det Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Ut i fra dette vil det være naturlig å se på internkontroll også i forhold til oppgaver som ikke er direkte spesifisert i de enkelte lover eller forskrifter. I kommuner vil internkontroll være aktuelle på følgende områder: Sikre at gjeldende lover og forskrifter følges. Sikre at vedtak og bestemmelser fra eksterne myndigheter blir fulgt opp og etterleves. Sikre at legale vedtak og bestemmelser gitt av egne kommunale organer blir fulgt opp og etterleves. Kommunelovens 23.2 gir ingen operasjonalisering av hva som menes med betryggende kontroll. Internkontrollforskriftene operere likevel med et felles sett av krav som kan sees på det nærmeste man kommer operasjonaliserte krav. Sitat for forskriftene: Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold aktuelle lov. Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal: beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes gjøre bruk av erfaringer til forbedring av virksomheten skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen, foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten Kvalitetstyring Det kan være vanskelig å skille mellom begrepene internkontroll og kvalitetsstyring, og det er heller ikke strengt nødvendig. Internkontroll er det begrepet som er mest utbredt i lovgivningen som pålegger slik kontroll, og det forbindes ofte med system. Med kvalitetsstyring tenker vi ofte på hva styringen innholdsmessig fokuserer på, eksempelvis kvalitative indikatorer. Kvalitet/resultat har tre dimensjoner Brukeropplevd (Subjektiv) kvalitet Møteinnkalling side 14 av 20

15 o Den tilfredsheten som den enkelte tjenestemottager opplever ved tjenestens beskaffenhet. Standarddefinert (Objektiv) kvalitet o Det nivået som er definert som godt nok av standardsettende organ (kan være både sentrale, regionale eller lokale myndigheter). o Lov, forskrift, politiske vedtak, etc. Prosesskvalitet (måten tjenesten blir utført) o Med hvilke virkemidler, form, politiske prioriteringer og omdømme tjenesten blir produsert o Privat/offentlig, grad av medvirkning, Miljøhensyn, lokale innkjøp, etc Styringssystemets elementer Økonomi o Resultat/Standard (objektiv) Resultatfokus og effektivitet Politisk styring og kontroll Tjenestekvalitet o Brukeropplevd (subjektiv) o Standard (objektiv) Tilgjengelighet, innbygger- og brukerorientering Utviklingsstrategi og lærende organisasjon Organisasjon o Medarbeideropplevd (subjektiv) o Standard (objektiv) Kommunen som arbeidsgiver Lederskap, ansvar og delegering Samfunn o Befolkningsopplevd (subjektiv) o Standard (objektiv) offentlighet og demokrati Kommunen som samfunnsutvikler Målsetninger for internkontrollen og kvalitetsstyringen i prosjektet Prosjektet opererer med følgende hovedmålsetninger: Alle virksomheter er tilbudt et nytt system for ivaretakelse av internkontroll og kvalitetsstyring. Seksjonene og sentral stab har et etablert system som ivaretar internkontrollen og kvalitetsstyring i den grad de selv mener er tilstrekkelig for å ivareta de krav som er stilt av rådmannen og dem selv innenfor eget område. Det finnes tilstrekkelig akseptanse og kompetanse i hele organisasjonen for å ivareta dette området gjennom bruk av det nye systemet. Ved prosjektets slutt skal følgende være oppnådd: Seksjonenes fastsatte målsetninger (omfang) i forhold til internkontroll og kvalitetsstyring innenfor prosjektets rammer er oppnådd. Systemet bygger på oppdaterte reglementer innenfor innkjøp, personal, økonomi og delegering. Alle seksjoner har etablerte kontaktflater mot Fredrikstad kommune for kompetanseoverføring, faglig utveksling og praktisk samarbeide innenfor områdene internkontroll og kvalitetsstyring Alle prosedyrer, rutiner og sjekklister er samlet i et felles IT-system som er enkelt å bruke og tilgjengelig for alle som trenger informasjonen eller funksjonaliteten i systemet. Kun relevante (gjeldende) versjoner av dokumenter skal tilgjengelig for brukerne av systemet. Det finnes etablerte kvalitetsindikatorer i alle virksomheter. Disse er tilgjengelige gjennom ITsystemet Det er etablert rutiner for avviksrapportering i alle virksomheter, samt systemstøtte for dette. Det er en etablert forståelse og aksept for systemet i hele ledelseslinja. Rutiner for rapportering av kvalitet er etablert i tertialrapporter og årsrapporter. Møteinnkalling side 15 av 20

16 Rutiner og ansvar er etablert for interne kvalitetsrevisjoner og vedlikehold/videreutvikling av selve kvalitetssystemet. Forvaltningsstrategi og kvalitetshåndbok med beskrivelse av kvalitetssystemet foreligger. Vedlikeholds- og driftsavtale for IT-system er inngått med Fredrikstad kommune. Systemer som ikke lenger benyttes er sanert. Gjennom oppnåelse av målene vil man kunne oppnå følgende effekter: Vi er i stand til å måle om vi oppfyller lover, forskrifter, offentlige krav og egne vedtak. Dette kan også dokumenteres. Systemet vil medføre tidsbesparelser i en rekke prosesser. Kvaliteten på arbeidet som utføres kan måles opp mot planlagt (fastsatt politisk eller lovmessig) kvalitet. Dette gir oss muligheter for å korrigere utførelsen eller justere kravene. Gjeldende reglementer forstås og etterleves likt i hele kommunen. Vedlegg Kvalitetsystem/Internkontroll Prosjektbeskrivelse versjon 1.0 (kortfattet) Fullstendig (foreløpig) prosjektplan (22 sider) kan lastes ned fra kommunens hjemmesider eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. På hjemmesidene velges politikk og demokrati, deretter aktuelt utvalg, og vedlegg til aktuell møteinnkalling. Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven 23, 2. ledd Kommuneloven 77, 4. ledd Lovhjemler og forskrifter som ligger til grunn for plikten til internkontroll og som anses være relevante for Hvaler kommune (Kilde: Kommunal og regionaldepartementet - Kartlegging av lover og forskrifter om internkontroll i kommunar og fylkeskommunar 2009): o Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). o Lov om barneverntjenester (barnevernsloven) o Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) o Lov om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven) o Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) o Lov om kommunale krisesentertilbud (krisesenterloven) o Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) o Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) o Lov om grunnskolen og den videregående opplæringen (opplæringsloven). o Lov om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og liknende forhold (beredskapsloven) o Lov om matproduksjon og mattrygghet mv. (matloven) o Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten o Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) o Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester o Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner o Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. o Forskrift om vannforsyning og drikkevann (Drikkevannsforskriften) o Forskrift om skadedyrbekjempelse o Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten o Forskrift om miljørettet helsevern o Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. o Forskrift om smittevern i helsetjenesten. o Forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste mv. o Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. o Forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) o Forskrift til opplæringsloven Møteinnkalling side 16 av 20

17 o o o Forskrift om eiendomsregistrering (matrikkelforskriften) Forskrift for arbeidet med bygg- og anleggsberedskap Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen Vurdering Generelt Arbeidet med et system for internkontroll er en kontinuerlig prosess. Utviklingen av et nytt system for internkontroll og kvalitetsstyring vil bygge på eksisterende rutiner, prosedyrer og retningslinjer. En kartlegging av gjeldende praksis i kommunen, tilsier allikevel at det er helt nødvendig å supplere, revidere og videreutvikle gjeldende etablerte rutiner på en rekke områder. Dette for at kommunen skal kunne sies å ha en tilfredsstillende løsning innenfor området. Det er stor variasjon i praksis innenfor kvalitetssikring og internkontroll i de ulike seksjoner. I deler av organisasjonen er rutinebeskrivelser og sjekklister fraværende, mens i andre deler av organisasjonen er slike beskrivelser både utarbeidet og godt innarbeidet i det daglige arbeidet. Det brukes også mye tid i forbindelse med å fremskaffe data i forbindelse ulike eksterne tilsyn. Innføringen av et felles elektronisk system for internkontroll og kvalitetsstyring vil medføre: Oversikt, god tilgjengelighet, bedre forståelse og enklere tilgang til kommunens internkontroll og rutiner for sikring av kvalitet. God versjonskontroll og etablerte godkjenningsrutiner ved endring av rutinene. Automatisk varsling om endringer. Helhetlig system for registrering, rapportering og oppfølging av avvik. Mulighet for enhetlig system for gjennomføring av risikovurderinger innenfor alle kvalitetsområder. Dette for å vurdere gjeldede rutiner opp mot reell risiko for at uønskede hendelser inntreffer. Nyttig verktøy for lederne i dialog med de ulike tilsynene Alle prioriterte rutiner vil ble gjennomgått og eventuelt revidert som en del av etableringen av kvalitetssystemet. Nye rutiner vil bli etablert der hvor de mangler innenfor prioriterte områder. Sammenhengen med prosjekt konkurranseeksponering Prosjekt kvalitetssystem/internkontroll henger sammen med det andre store forbedringsprosjektet som Hvaler kommune vil starte i 2011, prosjekt konkurranseeksponering. Sammenhengen består i at kvalitetssystemet/internkontrollen er viktig del av kommunens styringssystem, sammen med de delene av styringssystemet som vi nå ønsker å utvikle på en måte som eksponerer oss mer for konkurranse. Disse endringene av styringssystemet skjer innenfor rammen av prosjekt konkurranseeksponering. Erfaringer fra konkurranseutsatte virksomheter i andre norske kommuner i senere tid, viser klart at kvalitetssystemene og internkontrollen må ta opp i seg de spesielle utfordringene som følger av konkurranseutsetting av virksomhet, særlig i pleie- og omsorgsektoren. Fremdrift Prosjektplanens fremdrift bygger på rammene gitt av planspesifikasjonen. Innenfor disse rammene er det avsatt tid til utvikling og innføring av systemet. Seksjonene vil prioritere og organisere arbeidet innenfor disse rammene. De områder som faller utenfor prosjektets rammer vil håndteres som en del av den ordinære driften etter prosjektets slutt. Prosjektet vil sørge for utarbeidelser av egne rutiner for vedlikeholde og videreutvikling av selve kvalitetssystemet. Prosjektet vil organiseres med egne delprosjektet innefor hver seksjon, samt et egne delprosjekt for sentral stab og innkjøpsområdet. Delprosjektene vil ha et selvstendig ansvar for innføringen innenfor egen enhet. Systemet vil implementeres gradvis og være ferdig implementert første halvår Prosjektets milepæler: MP1 Prosjektstart Møteinnkalling side 17 av 20

18 MP2 MP3 MP4 MP5 MP6 MP7 MP8 MP9 MP10 MP11 MP12 MP13 MP14 MP15 MP16 MP17 MP18 Prosjektplan foreligger Risikovurdering foreligger Seksjonenes ambisjonsnivå og prioriteringer foreligger Personalhåndbok og HMS håndbok foreligger Økonomihåndbok foreligger Innkjøpshåndbok foreligger Forvaltningsregime avklart Oppstart nytt system - seksjon Helse og sosial Oppstart nytt system - seksjon Opplæring og kultur Oppstart nytt system - seksjon Miljø og teknikk Oppstart nytt system - sentral stab Systemet ferdig innført - seksjon Helse og sosial Systemet ferdig innført - seksjon Opplæring og kultur Systemet ferdig innført - seksjon Miljø og teknikk Systemet ferdig innført - sentral stab Sluttrapport foreligger Prosjekt avsluttet Økonomi Det ble bevilget kroner ,- til prosjektet i budsjettet for I tillegg er det søkt om kroner ,- i skjønnsmidler til prosjektet i 2011 fra Fylkesmannen i Østfold. De bevilgede midler over budsjettet vil dekke de eksterne kostnadene prosjektet har med kjøp av maskiner og programvare, samt eksterne konsulenter til opplæring. Ved kjøp av systemet vil det påløpe fremtidige direkte drifts- og lisenskostnader på kroner ,- pr. år. Den vesentlige kostnaden for realiseringen av prosjektet er knyttet til bruk av interne ressurser. Et foreløpig anslag viser et totalt timeforbruk ved gjennomføringen av prosjektet på timeverk. Her er alle timer medregnet, også opplæring av ansatte som skal benytte systemet Sentral stab Helse og sosial Miljø og teknikk Opplæring og kultur SUM timeverk For øvrig vises det til prosjektbeskrivelse og prosjektplan. Risiko Det har vært gjennomført en risikoanalyse av prosjektet. Alle risikofaktorer vil bli videre bearbeidet i prosjektarbeidet gjennom å initiere tiltak for å redusere/fjerne årsak til at hendelsene inntreffer og/eller redusere konsekvensene om de inntreffer. Følgende risikoelementer er identifisert: Prosjektets aktiviteter blir ikke prioritert i en hektisk hverdag. Manglende forankring i hele organisasjonen Høyt ambisjonsnivå i forhold til resultater man ønsker å oppnå Manglende interesse og oppfølging fra ledelsen Manglende kompetanse i organisasjonen Systemet blir ikke vedlikehold etter lansering IT systemet dekker ikke våre krav Konklusjoner Innføring av et internkontroll- og kvalitetssystem er en formidabel oppgave for organisasjonen, men helt nødvendig for å oppnå målsetningene om tilfredsstillende internkontroll og sikring av kvalitet i utført arbeid. Dagens rutiner kan ikke sies å være tilfredsstillende. Møteinnkalling side 18 av 20

19 Et nytt elektronisk system vil gi en bedre oversikt over og tilgjengelighet til gjeldende rutiner i organisasjonen. Like fullt vil arbeidet med å implementere selve systemet være en marginal oppgave i forhold til arbeidet med å revidere dagens rutiner og eventuelt etablere nye innenfor områder hvor det i dag mangler. Ved en realisering av prosjekt konkurranseeksponering vil en videreutvikling og justering av kvalitetsrutinene være påkrevet. Arbeidet med prosjektet vil måtte medføre en omprioritering av andre oppgaver for enkelte ressurser i administrasjonen i prosjektets levetid. Denne investeringen i tidsbruk vil være lønnsom for kommunen på sikt. Rådmannen vil foreslå å gjennomføre prosjektet slik prosjektplanen beskriver som et ledd i utviklingen av organisasjonen etter intensjonene i økonomiplanen til forbedring av kommunens styringssystem, og for å sikre at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I budsjettet for 2011 er det bevilget korner ,- til arbeidet. Dette vil dekke alle eksterne kostnader i prosjektet. Siden saken dreier seg om utvikling av kommunens overordnede styringssystem, legger rådmannen til grunn at kommunestyret gjør endelig vedtak i denne saken, etter innstilling fra formannskapet. Alle andre utvalg som behandler saken kan avgi uttalelse til saken, hvis utvalget selv ønsker det. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Utkast til prosjektplan for innføring av system for internkontroll og kvalitetsstyring i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. Det gjøres nødvendige avtaler med Fredrikstad kommune og Digital Kvalitet AS om kjøp og bruk av IT systemet RiskManager med virkning fra og med Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 19 av 20

20 PS 11/11 Meldinger og informasjon Møteinnkalling side 20 av 20