REVISJON FJELL IKS. Forvaltningsrevisjon. Etisk arbeid i kommunen med tanke på likebehandling og rettssikkerhet OPPDAL KOMMUNE

Transkript

1 REVISJON FJELL IKS Forvaltningsrevisjon Etisk arbeid i kommunen med tanke på likebehandling og rettssikkerhet

2 Innhold Forvaltningsrevisjon - SIDE 1. Innledning Bakgrunn Hva forstår vi med arbeid med etikk i kommunen? - Tema for undersøkelsen 4 2. Formål 6 3. Metodikk 7 4. Problemstillinger 7 5. Revisjonskriterier 8 6. Problemstilling 1 9 Finnes det i planer og eventuelle retningslinjer, mål og rettledning av etisk karakter som er relevant i forhold til kommunens virksomhet og er dette kommunisert til ansatte 6.1 Revisjonskriterier Funn/fakta Revisjons vurderinger Problemstilling 2 Er kjennskapen til innholdet i etiske retningslinjer og bevisstheten om etiske utfordringer blant ansatte og ledere tilfredsstillende? Revisjonskriterier Funn/fakta Revisjons vurdering Problemstilling 3 Legges det til rette og stimuleres det til etiske refleksjoner som vedrører oppgaveutførelsen i i kommunen? Revisjonskriterier Fakta/funn Revisjons vurdering Problemstilling 4 Er de etiske retningslinjene tilpasset de ulike virksomhetene i kommunen? Revisjonskriterier Fakta/funn Revisjons vurdering Problemstilling 5 Er det etablert internkontroll som skal sikre en forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling som ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer dette i tråd med gode etiske prinsipper? Revisjonskriterier Fakta/funn Revisjons vurdering 25 Revisjon Fjell IKS Side 1

3 11. Problemstilling 6 Er det utarbeidet rutiner for varsling i kommunen? Er det informert om og lagt til rette for varsling på en systematisk og betryggende måte? Revisjonskriterier Fakta/funn Revisjons vurdering Rådmannens uttalelse Sammendrag Revisjons anbefaling 32 Vedlegg: Rådmannens uttalelse Oppdal 16. august 2013 Svein Magne Evavold Revisjonssjef Norvald Veland Revisor Revisjon Fjell IKS Side 2

4 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Forvaltningsrevisjon - I henhold til plan for forvaltningsrevisjon for vedtatt i K-sak 12/108 skal det i 2013 gjennomføres forvaltningsrevisjon med «Arbeid med etikk i kommunen». I den overordna analyse for Oppdal kommune, som er grunnlag for plan forvaltnings-revisjon, heter det: I St.prp. nr. 67 ( ) om lokaldemokrati, velferd og økonomi i kommunesektoren 2008 (kommuneproposisjonen) heter det «at tillitsnivået i samfunnet kan sies å være en av våre mange ressurser i Norge, som det er viktig å ta vare på.» Et eget kapittel i proposisjonen omhandler etikk i kommunesektorene der det bl.a. står: «Kommunene er berørt av de allmenne, samfunnsmessige utfordringene knyttet til etikk og samfunnsansvar. Etiske spørsmål må tas på alvor fordi det er viktig at allmenheten har tillit til at kommunene har høy etisk standard i sin virksomhet». Etikk som tema har vært mye omtalt både i media og kommuner de siste årene og da ofte knyttet opp med korrupsjon og økonomisk mislighold. Etikk og etiske dilemma er vel så viktig innen sektorer som pleie, omsorg og oppvekst. Risikofaktorer: - Mangler overordnede retningslinjer for hvilke etiske grunnholdninger som skal legges til grunn for kommunens virksomhet - Den enkelte medarbeider er ikke bevisstgjort i forhold til hvilke krav til etiske holdninger som skal legges til grunn for virksomheten i kommunen Risikovurdering: Konsekvens - Sviktende etiske standard blant ansatte har store konsekvenser for innbyggernes tillit til kommunen - Mangelfulle etiske holdninger vil gjøre kommunen mer utsatt for misligheter og korrupsjon Sannsynlighet - Medarbeidere med god integritet. Fravær av skriftlige retningslinjer øker sannsynligheten for uheldige hendelser. - Det har blitt økt oppmerksomhet rundt etikk i kommunesektoren de siste årene. Etiske spørsmål har vært oppe til debatt og departement, Kommunens Sentralforbund (KS) og andre fora har engasjert seg. Engasjement har klar sammenheng med korrupsjonsskandaler som har blitt avdekket. - Det vil være vesentlig at etikk ikke bare lever på et teoretisk plan, men at den også gjennomsyrer de handlinger som utføres til daglig i kommunen Revisjon Fjell IKS Side 3

5 Konklusjon: Det er svært viktig at kommunen og dens medarbeidere i alle sammenhenger opptrer med en høy etisk standard. Kommunen er et offentlig organ som skal drive med samfunnsutvikling, forvaltning og velferdstjenester. For at kommunen skal ha tillitt og godt omdømme blant innbyggerne må det sikres at det ikke kan reises tvil om likebehandling eller uetisk forvaltningspraksis. Innarbeidet etisk forvaltningspraksis vil også være viktig for å forhindre misligheter og korrupsjon. For å bidra til å kunne avdekke uetisk adferd vil det være av betydning at kommunen har etablert rutiner for varsling, noe som for øvrig også er lovpålagt. Grunnregler for etikk og innarbeide holdninger blant ansatte vil derfor være svært viktige for kommunen. Med bakgrunn i dette kan det være hensiktsmessig å gjennomføre forvaltningsrevisjon om «Etisk arbeid i kommunen, særlig med tanke på likebehandling og rettssikkerhet.» 1.2 Hva forstår vi med arbeid med etikk i kommunen? Tema for undersøkelsen. Sitat fra KS «Prosessveiler i arbeidet med etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i kommunen. Hvordan forankre og sikre gode, etiske holdninger og handlinger?» Å arbeide med etiske problemstillinger i kommunen handler om å klargjøre hva som er rett og galt i gitte situasjoner. Etikk handler om å bli enige om et sett av verdier, hvordan verdiene skal komme til syne i praktiske situasjoner, og om å forstå konsekvensene av egen handling. Det er de faktiske handlingene som danner grunnlaget for kommunens omdømme i befolkningen. Det er ikke tilstrekkelig at den enkelte medarbeider eller folkevalgt kjenner rettsreglene man må forstå følgene av sine handlinger. Holdningsskapende arbeid gjennom prosesser der alle ansatte involveres, er derfor av mange gode grunner en svært viktig del i arbeid med etisk bevissthet og ikke minst omdømmebygging i kommunesektoren. Begrepsforklaringer etikk og moral (noen sitater) Man kan skille mellom etikk og moral. Moralen er de meninger om det gode og riktige, det tillatelige og det forkastelige, som man legger til grunn når man vil styre sin egen og bedømme andres livsførsel. Etikken er den mer eller mindre systematiske refleksjon om egen og andres moral. Etikken kan da sies å være moralens teori (Sitat fra Eivind Tjønneland) Etikk handler om å tenke igjennom hva som er rett og galt. Det gjør vi særlig når vi ikke er sikre på hva som er riktig å gjøre, eller når vi er uenige. (Fra lærebok i RLE faget for 8. klasse) Revisjon Fjell IKS Side 4

6 Etikk skiller seg fra moral ved at etikk er tankene om hva som er galt og riktig, men moral er hvordan man oppfører seg i praksis. En persons etikk (tanker) og moral (handlinger) behøver ikke alltid stemme overens. Man kan for eksempel mene det er galt å lyve, men likevel gjøre det i visse situasjoner. Etikk handler om det enkelte menneskes verdi og hvordan man som et moralsk subjekt skal handle i forhold til andre. Uttrykkene «etikk» og «moral» blir ofte brukt om hverandre. Begge uttrykkene oversettes gjerne med vane eller sedvane, dvs. handlemåter og holdninger som er typisk for en person eller sosial gruppe. Begrepet «moral» kan brukes om det som oppfattes som gode, riktige, prisverdige handlinger og holdninger. Etikk er mer overordnet, og brukes om systematisk tenkning knyttet til hva som er rett og galt. Det handler således om hva vi finner verdt både å leve for, og leve etter. (Hentet fra KRD s rapport om regelverk for kommunesektoren i etisk perspektiv). Etiske dilemmaer og utfordringer i kommunen. Hva er det? KS prosessveileder i arbeid med etikk forsøker å klargjøre hva som ligger i dette: Ofte får vi klargjort hva som er rett og galt i gitte situasjoner. Likevel, både som ledere og medarbeidere støter vi også på dilemmaer eller valgsituasjoner hvor vi må velge mellom flere «riktige» handlingsalternativer, og der et eller flere viktige hensyn må vike. Når man skal sortere og vurdere ulike handlingsalternativer, kan det være nyttig å vurdere dem i forhold til disse spørsmålene: Påvirkes kommunens omdømme, hva med lønnsomheten, er det rett og riktig, brytes lover og regler, er handlingen i samsvar med verdiene våre? Dilemmaer kan oppstå når svaret på ett eller flere spørsmål er nei. Da er vi i en situasjon der minst to ulike hensyn står opp hverandre, og det blir viktig å finne den rette prioriteringen: Skal for eksempel økonomien vektes fremfor moral og muligheten for tap av omdømme? Det kan være på sin plass med en opplisting av mulige forhold av etisk karakter som vil kunne oppstå i utøvelsen av oppgaver når det gjelder tjenesteyting, ressursbruk og forvaltningsoppgaver ellers. Etiske utfordringer vil være knyttet til forhold som er listet opp nedenfor: Habilitet og integritet Bierverv Engasjement i frivillige organisasjoner Forretningsskikk Bruk av kommunens eiendeler Bruk av pc og mobil privat/jobb Innkjøp og innkjøpsprosedyrer Revisjon Fjell IKS Side 5

7 Korrupsjon og bestikkelser Gaver Representasjon, turer, bevertning og utgiftsdekning Behandling av de som henvender seg til kommunen i forbindelse med ulike virksomheter Forholdet til kolleger og lojalitet Om ytringsfrihet, lojalitet og taushetsplikt Varsling Ressursbruk og kvalitetskrav Forholdet til media Natur og miljø (håndtering av avfall og miljøskadelig stoffer) Arbeidsmiljø Forholdet til kommunale selskaper Yrkesetiske dilemmaer knyttet til spesielle situasjoner, for eksempel inne helse, pleie og omsorg og skole Internkontroll Informasjon Alle medarbeidere i en kommune vil møte situasjoner/valg der det er nødvendig å reflektere over etiske problemstillinger. For eksempel vil ansatte ved sykehjemmet stå overfor utfordringer som gjelder bruk av tvang, livsforlengende behandling, mangelfull pleie pga. av ressursmangel. I skolen kan etiske dilemmaer bestå i lærerens fordeling av tid mellom elevene, spørsmål om vurdering og karaktersetting. Det kan skilles mellom profesjonsorientert områdeetikk (det som gjelder for bestemte områder) og det man kaller grunnlagsetikk, den felles forståelsesramme i samfunnet. Grunnlagsetikken og områdeetikken står i et gjensidig forhold til hverandre. 2. FORMÅL Sitat fra KS etikkveileder: Befolkningens tillit til folkevalgte og offentlig ansatte er en forutsetning for lokaldemokratiet. I en kommune med godt omdømme øker de folkevalgtes handlingsrom, og det gjør det mulig for kommunen å fylle rollen som god tjenesteyter, samfunnsutvikler, forvaltningsmyndighet og arbeidsgiver. Formålet med revisjon vil være å undersøke hva som er status for kommunens arbeid med etikk, herunder om kommunen har fastsatt etiske retningslinjer og det arbeides med utvikling og etterlevelse av disse. Revisjon Fjell IKS Side 6

8 3. METODIKK Forvaltningsrevisjon - Metodisk tilnærming vil være betinget av undersøkelsens problemstilling. Statusen for etikkarbeidet i kommunen vil være påvirket av objektive forhold som eksistensen av etiske retningslinjer, plandokumenter som uttrykker mål og verdier samt ledernes og medarbeidernes kjennskap til dem og evne til selvstendig refleksjon rundt etiske dilemmaer som oppstår i hverdagen under utøvelsen av arbeidet. Som konsekvens av dette vil det vær nødvendig med innhenting av både objektive data og data som relaterer seg til enkeltpersoners opplevelse. Dette innebærer analyse av dokumenter, spørsmål til rådmann og virksomhetsledere og eventuelt andre medarbeidere og ellers datainnhenting ved hjelp av spørreskjema til kommunens ansatte. 4. PROBLEMSTILLINGER: Hovedproblemstilling: Hva er status for arbeidet med etikk i kommunen? Har kommunen fastsatt etiske retningslinjer og arbeides det med utvikling og etterlevelse av dem? Hovedproblemstillingen er belyst ved delproblemstillinger: 1. Finnes det i planer og eventuelle retningslinjer mål, verdier og rettledning av etisk karakter som er relevante i forhold til kommunens virksomhet og er dette kommunisert til ansatte? 2. Er kjennskapen til innholdet i etiske retningslinjer og bevisstheten om etiske utfordringer blant ledere og ansatte tilfredsstillende? 3. Legges det til rette for og stimuleres det til etisk refleksjon som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen? 4. Er de etiske retningslinjene tilpasset de ulike virksomhetene i kommunen? 5. Er det etablert internkontroll som skal sikre en forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling som ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer dette i tråd med gode etiske prinsipper? 6. Er det utarbeidet rutiner for varsling i kommunen? Er det informert om og lagt til rette for varsling på en systematisk og betryggende måte? Til hjelp og videre analyse av ovenstående problemstillinger ble det utsendt 100 spørreskjema til ansatte med forholdsvis fordeling enheter som følger og med antall svar: Revisjon Fjell IKS Side 7

9 Enheter i kommunen Antall spørreskj utsendt Antall mottatt svar Svar i % av utsendt Sentraladministrasjon/annet ,0% Tekniske tjenester ,3% Helse, sosial,pleie ,1% Barn og unge (skole/barneh) ,3% Sum totalt ,0% Antall utsendte skjema for hver enhet ble gjort med tilfeldig utvalgte og i forhold til antall ansatte i enhetene samlet. Spørreskjema til samtlige enhetsledere og rådmann 5. REVISJONSKRITERIER: Etikkspørsmål berører mange lover og forskrifter som gjelder i kommunesektoren. Det lar seg ikke gjøre konkret å bruke spesielle lovbestemmelser som kriterier i en undersøkelse som dette, da med unntak av regelverket som omhandler varsling (arbeidsmiljøloven). Det vil kunne være mulig å bruke kommunens egne føringer for etikkarbeidet som kriterier. Det vil si å vurdere status på etikkarbeidet mot kommunens egne dokumenter som sier noe om etikk som: Etiske retningslinjer, anskaffelsesreglement, kommunens verdier og mål, personalreglementet, HMS håndbok, rutiner for medarbeidersamtaler, eierskapsmelding, ansettelsesstrategier (arbeidsgiver- strategier). KS etikkveileder: Det understrekes at etikk i kommunene er noe mer enn lov- og regelforståelse og etterkontroll. Det finnes langt flere etiske dilemmaer i kommunal virksomhet som knytter seg til bruk av ressurser, kvalitet i tjenesten og arbeidsmiljø enn det som kan betegnes som brudd på regler om taushetsplikt og habilitet. Det må legges til rette for utvikling av etisk bevissthet gjennom trening og refleksjon. Veilederen er utformet for å sette i gang prosesser som bidrar til bevisstgjøring av handlinger på alle nivåer i kommunen. Hensikten med veilederen er altså å bidra med et grunnlag som den enkelte kommune kan benytte i sin revisjon eller utarbeidelse av egne etiske retningslinjer. Lover, spesielt arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6 om varsling: Varsling reguleres av arbeidsmiljøloven. Det er spesielt 3-6 Plikt til å legge forholdene til rette for varsling som gjelder kommunen som arbeidsgiver. Her heter det at «arbeidsgiver skal, i tilknytning til det det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for Revisjon Fjell IKS Side 8

10 intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdne i virksomheten tilsier det». KS varslingsveileder: Veilederen er ment å være til hjelp for kommunen i utarbeiding av rutiner for varsling. Utgangspunktet er at det i enhver organisasjon vil kunne forekomme kritikkverdige forhold. Ansatte er ofte de nærmeste til å oppdage kritikkverdige forhold, og det bør derfor tilrettelegges og informeres om varslingsretten slik at kritikkverdige forhold synliggjøres for ledelsen. Revisjonskriterier vil konkretiseres i tilknytning til behandling av hver enkelt problemstilling. 6. PROBLEMSTILLING 1 Finnes det i planer og eventuelle retningslinjer, mål og rettledning av etisk karakter som er relevante i forhold til kommunens virksomhet og er dette kommunisert til ansatte? 6.1 Revisjonskriterier Generelt bør det være slik at kommuner har utarbeidet etiske retningslinjer. Disse bør være kommet i stand gjennom bred deltakelse av sentrale personer (rådmann/enhetsleder) i kommunenes administrasjon og representanter for de ansatte. KS etikkveileder legger vekt på at kommunen selv skal utarbeide retningslinjene, veilederen er tenkt som hjelp i dette arbeidet. Å importere noe andre har utarbeidet hindrer gjennomtenkning av etiske problemstillinger og at man får et eierforhold til dem. Videre vil det å sikre at gode etiske holdninger formidles til medarbeiderne i hovedsak være enhetsledernes oppgave. Selvfølgelig vil den enkelte medarbeider også ha et selvstendig ansvar for å sette seg inn i retningslinjene og andre dokumenter som omhandler etiske problemstillinger. 6.2 Funn/fakta Oppdal kommune har Etiske retningslinjer for Oppdal kommune, vedtatt i kommunestyret I punkt 1 Redelighet, ærlighet, lojalitet og åpenhet sies det: Oppdal kommune legger stor vekt på at folkevalgte og ansatte fremstår med redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Alle har ansvar for å etterleve dette. Som forvalter av samfunnets fellesgoder stiller det spesielt høye krav til folkevalgte og ansattes etiske holdninger i utøvelsen av sitt arbeid for kommunen. Revisjon Fjell IKS Side 9

11 Folkevalgte og ansatte plikter å overholde lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. De etiske retningslinjer kan ikke fravikes med begrunnelse i ensidige økonomiske hensyn. I punkt 7 Risikoutsatte områder sies det: Det påhviler alle ansatte og utvise spesiell aktsomhet på områder hvor risikoen for avvik synes mest fremtredende: Innkjøp og kontraktinngåelse Forvaltning av kommunale eiendommer Maktmisbruk i personalforvaltning og tjenesteutøvelse Saksbehandling feil informasjon unnlate å gi informasjon Habilitetsvurdering På spørsmål om etiske problemstillinger berøres i planer eller andre dokumenter svarer rådmann med henvisning til gjeldene etiske retningslinjer vedtatt i sak 68/07. I tillegg er etiske spørsmål også berørt både indirekte og direkte i flere overordna dokumenter. Disse ligger i kommunenes kvaltetssikrings-system EQS som f.eks. Offentlige anskaffelser retningslinjer og prosedyre Økonomireglementet Informasjonsreglementet Mål og retningslinjer for saksbehandling Retningslinjer for uttalelse til media Sosiale medier retningslinjer for bruk Retningslinjer for påskjønnelser/gaver/oppmerksomhet Delegeringsreglementet Personalpolitiske retningslinjer Arbeidsreglement for Oppdal kommune Videre uttaler rådmann at etiske holdninger er også kommunisert gjennom serviceplan utarbeidet av servicetorget. Kommunenes retningslinjer (jfr. dokumentene i EQS) dekker i hovedsak relevante problemstillinger i forhold til etiske spørsmål. Dokumentene revideres i takt med tida. Rådmannen sier videre at revidering av kommunenes retningslinjer bør gjøres jevnlig, ved hver kommunestyreperiode. Samtlige enhetsledere bekrefter i sine svar er at de er kjent med kommunen sine etiske retningslinjer. Når det gjelder revidering svarer flere at de ikke kjenner til planer om revidering og noen henviser til at det er rådmannens ansvar. Enhetene helsesenter og hjemmetjenesten har utarbeidet egne etiske retningslinjer. Samtlige enhetsledere svarer at de etiske retningslinjene er relevante i forhold til egen virksomhet. Revisjon Fjell IKS Side 10

12 Ansattes svar på spørsmål om hvor godt de kjenner kommunens vedtatte dokumenter/planer som omhandler verdier og etiske retningslinjer vises i tabell under: Tabell 6.2.1: Hvor godt kjenner du til kommunens vedtatte dokumenter/planer som omhandler verdier og etiske retningslinjer Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge Det ble i spørsmålet bedt om å nevne dokumenter/planer der etikk er omhandlet. Her svarte 26 av 46 at de kjente til dokumenter/planer, dvs. 56,5% mens resten enten hadde svart nei, vet ikke eller ikke svart på spørsmålet. Tabell 6.2.2: Hvordan ble du eventuelt gjort kjent med kommunens verdier og etiske retningslinjer? Ved Nærmeste Kollega Info via Ingen Annet ansettelse leder informerte tillitsvalgt informasjon Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge Når det gjelder avkryssing på annet, så er det 4 som har krysset av flere steder. Under annet ba vi om spesifisering, og følgende svar er blitt gitt: Har kommet dryppende etter hvert i løpet av mange år Mangeårig lederstillinger i kommunen, der etiske retningslinjer var et viktig tema Div. informasjon over flere år Enhetsleder har tatt det opp på personalmøte for 1-2 år siden, samt ved ansettelse Har sett dokumentet Informasjon i enhetsmøte Stort sett ved å finne det ut selv Etter å har etterspurt fra nærmeste leder Hele 32,6% av de som har svart sier at det ikke har fått noen informasjon. Revisjon Fjell IKS Side 11

13 6.3 Revisjonens vurderinger Kommunen har vedtatt etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte den I tillegg er det henvist til kommunenes kvalitetssikringssystem EQS. Til tross for retningslinjer og øvrige dokument i EQS så ser vi at 32,6% ikke har fått informasjon og 20% i liten grad (1 og 2) kjenner til kommunens etiske retningslinjer og øvrige dokument. Gjennomgående ser vi at gruppen Helse/sosial/pleie har gode kunnskaper om etiske retningslinjer og likeså at spesielt hjemmehjelp har utarbeidet egne retningslinjer i tillegg. Rådmann og enhetsledere mener i hovedtrekk at retningslinjene dekker problemstillinger som er relevant i forhold til etiske spørsmål og at det er relevant i forhold til egen virksomhet. En enhetsleder etterlyser at etikk ikke er inntatt i kommuneplanen. Enhetsledere viser til EQS som alle ansatte skal ha fått opplæring på der ansatte finner etiske retningslinjer og overordna dokument samt henviser også til kommunens personalhåndbok som ligger på EQS. Vi mener at undersøkelsen viser at de etiske retningslinjer fra 2007 bør «friskes opp» og kommuniseres ut til samtlige ansatte. 7 PROBLEMSTILLING 2 Er kjennskapen til innholdet i etiske retningslinjer og bevisstheten om etiske utfordringer blant ledere og ansatte tilfredsstillende? 7.1 Revisjonskriterier Viser til den generelle gjennomgangen av revisjonskriterier under punkt Fakta/Funn Rådmannen, enhetsleder og ansattes svar på spørsmål knyttet til denne problemstillingen: A: Rådmannens svar: De etiske retningslinjene er vedtatt i kommunestyret etter en prosess der ledere og ansattes representanter deltok. Retningslinjene er tilgjengelig i kommunens kvalitetssikringssystem EQS og kommunens hjemmeside. Enhetsleder har ansvar for å informere ansatte om kommunens retningslinjer (jfr. delegeringsreglement). Som organisasjonssjef og rådmann vurderer vi kjennskapen til det etiske retningslinjene som god. Kommunenes delegeringsreglement tydeliggjør enhetsledernes ansvar både for særlover og generelle retningslinjer som omhandler etikk. Enhetslederne har informasjons- og veilednings- Revisjon Fjell IKS Side 12

14 ansvar for at alle ansatte skal kjenne seg trygge på lovverk og retningslinjer for utøvelse av arbeidet. B: Enhetslederne: Følgende spørsmål var her stilt med svar som følger: 1) Hvordan har kommunens retningslinjer blitt til: - Etter seminar med enhetsledere og politisk behandling - De er utarbeidet av administrasjon og vedtatt i kommunestyret Jeg er ny i min stilling og kjenner ikke til det - Gjeldende retningslinjer ble utarbeidet av en partssammensatt arbeidsgruppe i 2007 oppnevnt av rådmannen - Flere svarer vet ikke, en svarer ikke sikker men ble vedtatt i kommunestyret i ) Hvor er retningslinjene tilgjengelig: - På enheten ligger i de «Velkomstpermen» - Tilgjengelig på intranett og EQS 3) Hvordan informeres ansatte om kommunens holdninger til etiske spørsmå: - Spesielt gjennom drøfting av enkeltsaker/aktuelle problemstillinger. Kommuniserer et menneskesyn der alle mennesker er like mye verdt. - Med jevne mellomrom i enhetsmøte, senest Ved nyansettelse - Enhets- og avdelingsvis har vi fokus på etikk og knytter problemstillinger til retningslinjene i samhandling og informasjon til ansatte der hvor det er mulig. Men bevisstheten kan bedres ved at vi i større grad henviser konkret til retningslinjene Mange har retningslinjene «i seg» og vi glemmer å begrunne og henvise i fht retningslinjene - Enhetens personalmøte og alle har tilgang til kommunens kvalitetssystem EQS - I enkelte konkrete situasjoner - Får infohefte for nyansatt ved oppstart og ellers i personalmøter - Etikk er et tema på medarbeidersamtalene. Det blir også tatt opp på personalmøter med jevne mellomrom 4) Hvordan informeres nytilsatte? - Etiske retningslinjer presenteres i introduksjon for nyansatte, ansvar enhetsleder - Det er jeg usikker på - Det varierer. Vi har mye fokus på egen drift ved opplæring og informasjon av nytilsatte. Praksisen er i stor grad tuftet på de etiske retningslinjene, men vi trekker de ikke så ofte frem og informerer om de til nytilsatte. - Infohefte for nyansatte Revisjon Fjell IKS Side 13

15 - Samtale med leder, informasjon via intranettet - Enheten har et hefte for nyansatte som alle får tildelt, der informeres det om ulike ting bl.a. etikk. De etiske retningslinjene for enheten og Oppdal kommune blir delt ut og den nyansatte blir oppfordret til å sette seg inn i retningslinjene. 5) Hvem har ansvaret for å informere - Styrer/enhetsleder og/eller avdelingsledere - Personalsjef, organisasjonssjef eller enhetsleder bør være ansvarlig for å informere 6) Hvordan er din egen kjennskap til kommunenes retningslinjer om etikk og hvordan vurderer du at kjennskapen er for øvrig i organisasjonen? - Mener selv at jeg god kjennskap, tror kjennskapen er god på enhetsledernivå, kan sikkert variere ned i organisasjonen. Ulike enheter vil ut fra arbeidets art ha fokus på ulike forhold rundt etikk - Kjennskapen er god, og retningslinjene er relativt godt kjent i organisasjonen. I skolen er etikk tema som ofte debatteres i hverdagen. I henhold til delegeringsreglementet har enhetsleder rundt etikk - Relativt godt satt i arbeidsgruppa i 2007, alle bør ha kjennskap til retningslinjene - Vurderer min kjennskap som relativt god, antar at kjennskapen er bedre på ledernivå enn «på grasrota». Starter derfor Etiske refleksjonsgrupper i samarbeid med MidtNor BHT på nyåret - Min kjennskap er god, kjennskap for øvrige kunne sikkert vært bedre. Viktig at jeg som leder setter dette på dagorden. - Jeg er godt kjent med kommunenes retningslinjer. Muligens noe tilfeldig ellers i enheten har ikke sjekka det ut - Min kjennskap er bedre enn resten av organisasjonen, derfor har vi igangsatt noen tiltak. Etter siste års medarbeiderundersøkelse kom det frem at kjennskapen og kunnskapen om etikk ikke var så stor. Det har vært fokusområde inneværende år. C) Ansattes svar på spørsmål knyttet til denne problemstillingen. Skala på 1-6, der 1 er helt uenig og 6 helt enig Tabell Jeg har selv ansvar for å gjøre meg kjent med om kommunen har etiske retningslinjer eller ikke: Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge Revisjon Fjell IKS Side 14

16 Tabell Jeg har selv ansvar for å gjøre meg kjent med innholdet i etiske retningslinjer Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge De ansatte er ikke helt entydige med hensyn til hvem som har ansvar i forhold til disse påstandene, dog ligger tyngdepunktet i alternativene 4,5 og 6. Tabell under punkt 6.2 viser at det er en betydelig andel av de ansatte som svarer i liten grad på spørsmål om de kjenner til kommunens vedtatte dokumenter/planer som omhandler verdier og etiske retningslinjer. 7.3 Revisjonens vurdering Vårt inntrykk ut fra svarene er at enhetsledere har godt kjennskap til kommunens etiske retningslinjer, men at de mener kjennskapen nedover i organisasjonen er varierende. Noen svar kan tolkes som om enhetsledere ikke er tilstrekkelig bevisste på at det er deres ansvar å sørge for at samtlige ansatte har tilstrekkelig kjennskap til etiske retningslinjer. De ansatte sine svar gir også inntrykk av at alle ansatte ikke i tilstrekkelig grad kjenner til kommunenes etiske retningslinjer. Vi vil spesielt nevnte hjemmetjenesten som gjennom siste års medarbeiderundersøkelse fikk frem at kjennskapen og kunnskapen om etiske retningslinjer ikke var så stor og som har satt det som fokusområde. Helsesenteret har som følge av at kjennskapen antas ikke å være god nok satt i gang etiske refleksjonsgrupper i samarbeid med Bedriftshelsetjenesten. 8 PROBLEMSTILLING 3 Legges det til rette for og stimuleres det til etiske refleksjon som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen? 8.1 Revisjonskriterier Vi viser til den generelle gjennomgangen av revisjonskriterier under punkt 5 Revisjon Fjell IKS Side 15

17 8.2 Fakta/funn A: Rådmannens svar: Etikk er tema på enhetsledermøter og stabsmøter, og i de fleste tilfellene så er det situasjonsbetinget. Åpenhet og etikk er tema i systematisk oppfølging av bruker- og medarbeiderundersøkelser som gjennomføres annen hvert år. Det samme gjelder oppfølging av innbyggerundersøkelsen som gjennomføres hver 3-4 år. Likebehandling og rettsikkerhet vurderes i henhold til særlover, forvaltningslova og kommunelova. Sakbehandlingsprosedyrene inneholder alltid en etisk dimensjon som samtidig bør reflektere lovens formål og intensjon. B) Enhetsledernes svar: Svarene på om etikk er tema på møter i enhetene er systematisk, tilfeldig eller situasjonsbestemt, svarer de fleste enhetsledere at det er situasjonsbestemt eller tilfeldig. Når det gjelder spørsmålet om etikk er tema i medarbeidersamtaler, svarer 4 ja og de øvrige enten nei eller når aktuelt/ situasjonsbestemt. Enhetsledere ble også spurt om de kunne vise til praktiske eksempler på etiske spørsmål. Flere nevner her gaver som er blitt tilbudt til ansatte utover blomster og konfekt. Flere enhetsledere trekker frem eksempler på likebehandling og i en enhet har det også vært indikator på mobbing i enheten. Det nevnes også at brukere har kritisert ansatte for rigid behandling og at ansatte også har utvist sinne og irritasjon mot brukere. C) Ansattes svar på spørsmål relatert til problemstilling 3: Tabell Skala på 1-6, der 1 er i liten grad og 6 i stor grad I hvilken grad har du selv tatt opp eller deltatt i diskusjoner om etiske utfordringer og dilemmaer? Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge Revisjon Fjell IKS Side 16

18 Tabell Forvaltningsrevisjon - På din arbeidsplass, hvilke tiltak har du selv gjennomgått for å få økt bevissthet og kompetanse i forhold til etiske problemstillinger? (du kan sette flere kryss) På Deltatt i Deltatt på Inngikk siste Ingen Annet Egenhånd diskusjoner opplær/kurs medarb.samt tiltak Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge I alt 20 personer svarer at på skala 1-3 i liten grad har deltatt i diskusjoner om etiske utfordringer og dilemmaer. Videre ser vi av tabell at kun 5 svarer at etiske problemstillinger inngikk i siste medarbeidersamtale, som også delvis bekreftes gjennom svar enhetsledere gir. Her skulle en forvente at etiske problemstillinger i større grad ble berørt som eget tema. 8.3 Revisjons vurdering Med bakgrunn i svarene er det ikke lett å konkludere sikkert om det på en god måte legges til rette for og stimuleres til etiske refleksjoner som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen. Mye tyder på at det er tilfeldig og situasjonsbestemt når etiske problemstillinger blir tatt opp. Dette vil være avhengig av type virksomhet. Virksomheter som i omfattende grad er rettet mot tjenesteyting overfor eldre, helse og barn/unge vil i større grad støte på etiske dilemmaer, noe vi også delvis av svarene ser er tilfelle. I Etisk håndbok for kommunenes helse- og omsorgstjenester heter det (utgitt av helse- og omsorgsdepartementet) Personlige holdninger har en tendens til å spre seg. På den annen side vil nyansatte - bevisst eller ubevisst ha en tendens til på overta eksisterende holdninger, verdier og handlingsmønstre på en arbeidsplass. En særlig utfordring er knyttet til å oppdage og tydeligere se aspekter ved egen organisasjonskultur som vi ikke er klar over. Enhver organisasjon vil være preget av holdninger som så å si sitter i veggene, og som vi ikke er oss bevisst eller reflekterer over. Dette kan være positive holdninger, men også holdninger og handlingsmønstre som er ugunstige. Ovenstående observasjon tilsier at det bør være systematikk i den etiske refleksjonen som vedrører oppgaveutførelsen i kommunen. Revisjon Fjell IKS Side 17

19 9 PROBLEMSTILLING 4 Er de etiske retningslinjene tilpasset de ulike virksomhetene i kommunen? 9.1 Revisjonskriterier Kommunen skal løse mange ulike oppgaver. Dette betyr at medarbeidere, avhengig av hvilken enhet de jobber i, står overfor ulike etiske utfordringer. Det vil være forskjell på, både i omfang og type etiske dilemmaer avhengig av om man jobber innen helse, omsorg, barn/unge, teknisk eller sentraladministrasjonen. Det kan derfor være hensiktsmessig å tilpasse de etiske retningslinjene til den enkelte tjeneste slik at spesielle forhold også fanges opp. 9.2 Fakta/funn A) Rådmannens svar De sentrale retningslinjene er generelle og dekkende, men i tillegg til disse har vi til eksempler økonomireglement, retningslinjer for offentlige anskaffelser mm. som også har fokus på kravet om å utvise etisk skjønn. B) Enhetsledere svar Kommunen har ikke egne etiske retningslinjer for de ulike virksomhetene. Enhetsledere svarer i hovedsak at de sentrale etiske retningslinjene er dekkene for etiske problemstillingen i egen virksomhet. Noen har gjort tilpasninger, her vises til bl.a. skolens ordensreglement. Innenfor enhet helsesenteret er det gjort noen tilpasninger, mens hjemmetjenesten svarer at de generelle retningslinjer ikke er dekkende og at de derfor har utarbeidet egne etiske retningslinjer. På spørsmål om det benyttes andre etikkregler, for eksempel fagforening, bransjeorganisasjon, så svarer 3 enhetsleder at de benytter andre, men at de er usikre på hvor godt de ansatte har kunnskap om disse. 9.3 Revisjonens vurdering Svarene gir inntrykk at man i en vis grad har gjort tilpasninger utover de sentrale retningslinjene, men at de sentrale retningslinjene har vært de overordnede. Spesielt har enhetene helsesenter og hjemmetjenesten gjort tilpasninger og delvis laget egne. Etiske dilemmaer kan også oppstå innenfor tjenesten barn/unge og utdanning som i noen grad vil ha behov for egne tilpasninger. Revisjon mener at det kan være hensiktsmessig i større grad å skriftliggjøre og konkretisere etiske retningslinjer for de enkelte tjenestene. Her vises det spesielt til hva enhet hjemmetjeneste har fått arbeidet frem og forankret i organisasjonen. Revisjon Fjell IKS Side 18

20 10) PROBLEMSTILLING 5 Er det etablert internkontroll som skal sikre en forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandling som ivaretar likebehandling og rettssikkerhet og skjer dette i tråd med gode etiske prinsipper? 10.1 Revisjonskriterier Å ha utarbeidet, informert om de etiske retningslinjene og hatt fokus på dem i en periode, vil ikke i seg selv sikre etterlevelse. Internkontrollens hensikt er å avdekke brudd på reglene og sikre etterlevelse. Internkontroll omfatter et system som består av følgende elementer: - Kontrollmiljøet - Risikovurdering - Kontrollaktiviteter - Informasjon og kommunikasjon - Overvåkning Internkontroll skal bl.a. sikre at forvaltning av ressurser, tjenesteyting og saksbehandlingen skjer i tråd med etiske prinsipper. Kontrollmiljøet kommer til uttrykk gjennom ledelsens og medarbeidernes holdninger til viktigheten av etterlevelse av gode etiske regler. Kontrollmiljøet formes av de handlingene og prosedyrene som reflekterer ledelsens holdninger til og vektlegging av intern kontroll. Videre vil internkontrollen omfatte vurderinger av områder hvor det er risiko for brudd på etiske regler. Systemet vil ellers bestå av kontrollhandlinger som det er nødvendig å iverksette på grunnlag av risikovurderingen. Informasjon kommunikasjonssystemet vil bestå av en samling prosedyrer som samler inn, registrerer, behandler og kommuniserer informasjon. Med overvåkning menes ledelsens overvåkning av den interne kontrollen Fakta/funn A) Rådmannens svar På spørsmål om hvilke kontrollrutiner som er etablert og hvor det er størst risiko for brudd på etiske retningslinjer svarer rådmannen: Kontrollrutinene er etablert gjennom spesifisering av retningslinjer for til eks. økonomi-, personaldelegeringsreglement, og revisjonsberetninger. Alle dokumenter ligger i EQS. Melding av avvik gjøres til leder i henhold til delegeringsreglementer. EQS har avviksmeldingssystem. Størst risiko for brudd på etiske retningslinjer kan være der kommunale foretak eller «enheter» ikke er godt nok innarbeidet i den kommunale forvaltningen og ikke forholder seg til de krav som stilles til bl.a. saksbehandlingen, innkjøp, habilitet m.m. Stabilitet og kompetanse blant nøkkelpersonale i stabsavdelingen, sekretariatet og servicetorget (førstelinjetjenesten) er et risikoreduserende tiltak ved at de bistår med informasjon og veiledning, felles etablerte rutinebeskrivelser og retningslinjer. Revisjon Fjell IKS Side 19

21 Mangel på kompetanse og stabilitet i tjenestetilbudet kan medføre en risiko for at innbyggere/ brukere ikke blir likebehandlet og at rettsikkerheten ikke blir ivaretatt. Lovverket som styrer kommunal virksomheter er sammensatt og komplisert. Det er en omfattende oppgave å skaffe seg god kompetanse på alle oppgaver som kommunen er pålagt å gjennomføre. Rådmann, enhetsledere og fagansvarlige innenfor tjenesteområdene må sørge for jevnlige oppdatering i lovverk på alle nivå i organisasjonen. Det er kommet brudd på etiske retningslinjer slik bruker opplever det. Brudd er behandlet i tråd med prosedyrer i henhold til særlov, det etiske retningslinjen og internkontroll. Prosedyrene kan være ulike avhengig av om dette tas tjenestevei i samråd med partene eller det er en varsling. B) Enhetsledere svar På spørsmål om hvilke kontrollrutiner som er etablert henviser de fleste enhetsledere til avvikssystem i EQS, er tema i medarbeidersamtaler og for noen nevner særlover innenfor deres fagområde. Enkelte kommentarer i tillegg er: - Vi har et avvikssystem, men kan ikke huske at dette er benyttet i forhold til etiske retningslinjer - Jeg kjenner ikke til at det finnes internkontrollrutiner rundt etiske spørsmål - Felles søknadsskjema for å sikre likebehandling - Enheten har utarbeidet prosedyrer med tilhørende avviksskjema Etiske retningslinjer for Oppdal kommune Etikk i hjemmetjenesten Mottagelse av nyansatte i hjemmetjenesten Begrensninger til å motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse Avviksbehandling Felles søknadsskjema og saksbehandling for helse og omsorgstjenesten På spørsmål om hvor det er størst risiko for brudd på etiske retningslinjer vises det til forholdet/ samhandlingen mellom ansatte, ansatte og brukerne, overholdelse av taushetsplikten og gi korrekt informasjon. Videre nevnes likebehandling og ivareta menneskeverdet og behandling av personopplysninger. Det ble videre spurt om risiko for brudd på etiske retningslinjer i forhold til personlige fordeler, tilbud om gaver, bruk av kommunens eiendeler til private formål, representasjon, reiser, habilitet i saksbehandlingen, faglige vurderinger og økonomiske rammer, konflikter mellom den ansattes bierverv og kommunen interesser. Flere svarer at det er generelt liten risiko for brudd, men her nevnes også at risiko for personlige fordeler er til stede for gaver, representasjon og reise. Habilitet i forhold til andre bierverv blir også nevnt som en risikofaktor. Revisjon Fjell IKS Side 20

22 Når det gjelder spørsmål om det har forekommet brudd på etiske retningslinjer og hvordan disse eventuelt er håndtert svarer de fleste at de ikke kjenner til at det har forekommet. 3 enhetsledere gjengir brudd som har vært behandlet internt i avdelingen, disse er brudd på habilitet, mottatt gave som er blitt levert tilbake og bruk av media. På spørsmål om hvilken risiko som foreligger i forhold til at kommunens innbyggere/brukere ikke blir likebehandlet og at rettssikkerheten ikke blir ivaretatt i alle sammenhenger, mener de fleste enhetsledere at risikoen er til stede, men at det i liten grad skjer brudd her. For å sikre at det ikke skal skje, nevnes tilstrekkelig bemanning og kapasitet, åpenhet i enhetene, at det gis tilstrekkelig informasjon til brukerne og klagemuligheter. C) Ansattes svar på spørsmål relatert til problemstilling 5: De ansatte ble spurt om risikoer for brudd på etiske retningslinjer og rutiner knyttet til etiske retningslinjer. Utdrag av svarene er gjengitt i tabellene nedenfor: Tabell Ansattes vurdering av risikoer for uregelmessigheter: På en skala 1-6 der 1 er svært liten risiko og 6 er svært høy risiko, ber vi deg vurdere risikoen for uregelmessigheter innenfor følgende områder ved ditt arbeidssted A: Manglende likebehandling av innbyggere/brukere: Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge B: Tilbud om gaver I stor grad Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge Revisjon Fjell IKS Side 21

23 C: Utførelsen av bijobb som kommer i konflikt med jobben i kommunen I stor grad Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge D: Kontakt mellom ansatte og brukere som ikke er forenlig med jobben i kommunen: I stor grad Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge På spørsmålene deltakelse på arrangement i regi av eksterne samarbeidspartnere, bruk av kommunens rabattordninger til private innkjøp og private reiser på kommunens bekostning går svarene i retning av at det er en risiko her. Tabell Ansattes vurdering av risikoer for uregelmessigheter med eget arbeid: På en skala fra 1-6, der 1 er helt uenig og 6 er helt enig, ber vi deg vurdere følgende påstander A: Jeg kjenner til tilfeller hvor brukernes rettssikkerhet ikke ble godt nok ivaretatt: Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge B: Jeg kjenner til forskjellsbehandling av innbyggere/brukere Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge Revisjon Fjell IKS Side 22

24 C: Gjennom mitt arbeid hender det at jeg får tilbud om gaver som kan være i strid med regelverket Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge I hovedsak viser svarene at de ansatte er uenige i påstandene om at det forekommer risiko for uregelmessigheter i forbindelse med eget arbeid. 2 svarer at det kjenner til tilfeller hvor brukernes rettssikkerhet ikke ble godt nok ivaretatt og 3 svarer at de kjenner til forskjellsbehandling av innbyggere/brukere. Disse arbeider innen gruppen barn/unge Ansattes synspunkter på rutiner for å unngå ulovligheter På en skala fra 1-6, der 1 er svært dårlig og 6 er svært gode, ber vi deg vurdere de formelle rutinene ved ditt arbeidssted for å motvirke ulovlige handlinger innenfor følgende områder: A: Likebehandling Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge B: Ivaretakelse av brukernes rettssikkerhet Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge C: Utførelse av bierverv som kommer i konflikt med jobben i kommunen I stor grad Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge Revisjon Fjell IKS Side 23

25 Spørsmålene her omfatter formelle rutiner for å motvirke ulovlige handlinger. Vi registrerer at det er mange som svarer «vet ikke» eller krysser av på 4 og 5, noe som kan være uttrykk for usikkerhet. Noen medarbeidere svarer at det ikke foreligger formelle rutiner. Stort antall vet ikke og at det noen svarer at det ikke finnes formelle rutiner gir indikasjoner på at det ikke er tilstrekkelig kunnskap om eksisterende rutiner Ansattes synspunkter på etiske spørsmål i kommunen På en skala fra 1-6, der 1 er helt uenig og 6 er helt enig, ber vi deg vurdere påstandene nedenfor A: Det hender at jeg bryter kommunens regler når jeg vurderer det som hensiktsmessig Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge B: Dersom jeg eller noen av mine kolleger begår ulovlige handlinger i jobben vil det lett bli oppdaget: Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge C: Kommunen har gode rutiner for å motvirke at ansatte begår ulovlige handlinger Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge D: Kommunen har gode rutiner for å hindre forskjellsbehandling og å sikre brukernes rettigheter Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge Revisjon Fjell IKS Side 24

26 E: Det er større risiko for at ledere begår ulovlige handlinger enn at ansatte gjør det Sentraladm/annet Tekniske fag Helse/sosial/pleie Barn/unge Svarene er ikke helt entydige, mange krysser av på «vet ikke». Svarene viser stor spredning og kan tyde på at mange er usikker på om det finnes gode rutiner for å motvirke at det begås ulovlige handlinger Revisjonens vurdering Er det etablert internkontroll som relaterer seg til etiske spørsmål? Vi har en kort beskrivelse av hva internkontroll innebærer under punktet revisjonskriterier. Hvor godt internkontrollsystem er, avhenger av kontrollmiljøet, risikovurdering, kontrollaktiviteter, informasjon og kommunikasjon og overvåking. Vi har ikke forsøkt å kartlegge disse komponentene her. Kommunen har etiske retningslinjer som er vedtatt av kommunestyret i Det er innarbeidet som en del av Personalreglementet. Et internkontrollsystem skal sikre bevissthet om og etterlevelse av regler. At det er utarbeidet etiske retningslinjer og at det i tilfeldige sammenhenger diskuteres etiske spørsmål er etter vår vurdering ikke nok til å sikre etterlevelse. Selv om risikoen for brudd på etiske regler blir vurdert som liten, så bør det foreligge prosedyrer/ kontrollaktiviteter og skriftlige rutiner som ivaretar en systematisk oppfølging av at alle har god kjennskap til reglene og ikke minst en bevissthet om viktigheten av etterlevelse. Internkontrollsystemet skal også sikre at uregelmessigheter avdekkes og følges opp. Vi kan ikke se at det er utarbeidet rutiner og prosedyrer som sikrer dette på en systematisk måte. Dog skal nevnes at enhetene hjemmehjelp og sykehjemmet har prosedyrer og rutiner som langt på vei er dekkende her. Rådmann og enhetsledere viser til at EQS har avvikssystem som er dekkende. Svar fra ansatte der mange svarer vet ikke på om det finnes gode rutiner tyder på at mange ansatte ikke har tilstrekkelig kunnskap og i det hele tatt ikke er brukere av EQS-systemet i kommunen. Også blant enkelte ledere kan svarene tyde på at det ikke er god nok kunnskap om etablerte rutiner beskrevet i EQS. Revisjon Fjell IKS Side 25

27 11) PROBLEMSTILLING 6 Er det utarbeidet rutiner for varsling i kommunen? Er det informert om og lagt til rette for varsling på en systematisk og betryggende måte? 11.1 Revisjonskriterier Bestemmelsene om varsling finner vi i Arbeidsmiljøloven 2-4 og 3-6. Det er spesielt 3-6 Plikt til å legge forholdene til rette for varsling som gjelder kommunen som arbeidsgiver. Her heter det: Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Et hovedformål med varslingsbestemmelsene er å signalisere at varsling er både lovlig og ønskelig. Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold i virksomheten til en person eller instans som kan gjøre noe med forholdet. Kritikkverdige forhold er forhold som er brudd på lov, interne regler/ retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer. Eksempel på kritikkverdige forhold kan være; Forhold som kan medføre fare for liv og helse, mobbing og trakassering, korrupsjon, maktmisbruk, underslag, tyveri og økonomiske misligheter, brudd på taushetsplikt Fakta/funn: A) Rådmannens svar Oppdal kommune har utarbeidet og fastsatt skriftlige rutiner for varsling. I tillegg til en skriftlig rutine som oppfordrer de ansatte til å varsle om kritikkverdige forhold og beskrivelse hva som menes er kritikkverdige forhold er det utarbeidet oversikt hvor varsler skal henvende seg og eget skjema for intern varsling. På spørsmål om rutinene til rådmann henvises det til de fastsatte skriftlige rutiner som er tilgjengelige på EQS. Rutinene er informert om gjennom enhetsledermøter, senest 2011 etter medarbeiderundersøkelsen. Samtidig ble det informert om disse i kontaktmøte med hovedtillitsvalgte. Rådmannen har oppfordret enhetslederne om å orientere om varslingsrutinene til sine ansatte med jevne mellomrom. Det har ikke vært varslingssaker det siste året. Varsler beskyttes slik det er beskrevet i varslingsrutinene. B) Enhetsledere svar Samtlige enhetsleder bekrefter på spørsmål at det er fastsatt skriftlige rutiner om varsling, at de kjenner til disse og at de er tilgjengelige for alle ansatte på EQS. Samtlige gjennomgår disse med de ansatte jevnlig i personalmøter og 2 enhetsledere sier at de er en del av årlig medarbeidersamtale. Revisjon Fjell IKS Side 26