Harstad kommune DRIFTSPLAN KEMNERENHETEN

Transkript

1 side 1 Harstad kommune DRIFTSPLAN KEMNERENHETEN

2 side 2 1. VISJON OG HOVEDMÅL ENHETSPRESENTASJON, RESSURSRAMMER OG NØKKELTALL Enhetspresentasjon Informasjon om enheten og tjenester Informasjon om tjenestens brukere Rammebetingelser og utfordringer MÅLEKART Felles målekart for alle enheter Målekart for enheten HANDLINGSDEL TJENESTEBESKRIVELSER MED SERVICEERKLÆRING OPPLÆRINGSPLAN ANDRE FORHOLD... 11

3 side 3 1. Visjon og hovedmål Fag kompetente. Yte servise. Ha fornøyde brukere. Godt arbeidsmiljø. 2. Enhetspresentasjon, ressursrammer og nøkkeltall 2.1 Enhetspresentasjon /: Merete Dalsegg Stedfortreder: Anne Grethe Wiggen Avdelingsledere/gruppeledere: Fagleder skatteregnskap: Anne Grethe Wiggen Fagleder skatteinnfordring: Bjørnar Ertsås-Olsen Fagleder arbeidsgiverkontroll: Knut Trekkvoll Fagleder kommunal inkasso: Hugo Rushfeldt Telefon: (Sentralbord HK) Telefax: E-post adresse: postmottak@harstad.kommune.no eller kemnerenheten@harstad.kommune.no Saksbehandlere: Upersone skattytere. A-ordningen: arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk herunder innfordring: Anne-Grethe Wiggen og Sissel Selmersen Persone skattytere herunder innfordring: Rolv-Helge Sareussen (01-10), Jorunn Irene Pedersen (11-20) og Bjørnar Ertsås-Olsen (21, >) Arbeidsgiverkontroll: Knut Trekkvoll, Tone Lise Erikson og Ann-Kirsti Høgaas Konkursbo:, saksbehandlere skatt og komm. innfordring Skatteregnskapet: Anne-Grethe Wiggen, Helen Jakobsen og kemneren Inkasso kommunale krav: Hugo Rushfeldt og Helen Jakobsen Nettadresse: Postadresse: en i Harstad, Postmottak, 9479 HARSTAD Besøksadresse: Rådhus 1B, 1.etg. Verftsgata 7, 9405 Harstad Åpningstid: Mandag-Fredag (kjernetid ) Navn på tjenester: Yte service og gi informasjon og veiledning innenfor vårt fagfelt. Føring av skatteregnskapet. Innkreving og innfordring av skatter og avgifter. Utføre arbeidsgiverkontroller. Iverksette rettse tiltak (inkasso) på misholdte kommunale krav. Saksbehandling førøvrig. Særlover som regulerer Skattebetalingsloven, Instruks for skatteoppkrevere, tjenestene: Panteloven, Konkursloven, Dekningsloven, Gjeldsordningsloven, Inkassoloven, Tvangsfullbyrdelsesloven, Foreldelsesloven, Husleieloven, Straffeloven m.fl. Forskrifter: Forskrift til ny skattebetalingslov m.fl.

4 side Informasjon om enheten og tjenester Fagfunksjon Stillingsstørrelse / 100 % Arbeidsgiverkontrollen 300 % Øvrige SKO-funksjoner: skatteregnskap, 500 % persone skattytere, persone foretak, selskaper, arbeidsgivere generelt, ideelle organisasjoner, innkreving og innfordring av skatter og avgifter (unntatt moms). Saksbehandling skatteutvalg, skattesaker til Skatt nord og gjeldsordningssaker, kundemøter, rådgivning, informasjon og veiledning. Kommunal inkasso: innkreving og innfordring av misholdte og forfalte kommunale krav, saksbehandling av søknad om ettergivelse av eiendomsskatt og avskriving av tap på fordringer. 200 % Sum 1100 % Skatteinngang Regnskap 2013 Regnskap 2014 Budsjett 2015 Total skatteinngang Kommunens andel enheten er en serviceorientert enhet, og gir informasjon og veiledning innenfor vårt virkeområde. Kundekontakt skjer via alle kommunikasjonskanaler. Våre gjøremål er regulert av lover, instruks, forskrifter og retningslinjer. Skatt: Datasystem kalt SOFIE (som står for Skatt-Oppfølging-Forvaltning-Innfordring- Ettersyn) - et arbeidsverktøy og programvare som benyttes av alle skatteoppkrevere i Norge. Inneholder regnskaps-, saksbehandlings- og innfordringsprogram m.m. Det foregår løpende utvikling/forbedring av datasystemet SOFIE. Skatteregnskap: Føres etter kontantprinsippet. Innbefatter regnskapsføring, regnskapsavleggelse, behandling av inn- og utbetalinger, krav, periodisk oppgjør og fordeling til kreditorene, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Innfordring skatt; persone- og upersone(selskaper) skattytere: Et viktig og prioritert område, hvor det til enhver tid skal være et høgt aktivitetsnivå. Vi har fokus på å ge i forkant i innkrevingsarbeidet - få flest mu skattepliktige til å betale sine skatter og avgifter rettidig. Skatterestanser skal innkreves ved bruk av innfordringstiltak som er effektive, gir raskt oppgjør og best resultat. Misholdte skattekrav sikres ved utleggsforretninger og utleggstrekk. Unntaksvis kan betalingsavtaler inngås. en forventer økt betalingsmoral hos de skattepliktige, etter at utleggstrekk og utleggsforretninger nå blir registret som betalingsanmerkninger i offente kredittregister.

5 side 5 Arbeidsgiverkontrollen: Arbeidsgiverkontrollen benytter arbeidsverktøyet og saksbehandlingssystemet KOSS (Kontroll og Støtte System) nytt i Arbeidsgiverkontroller skal i tillegg til å være en viktig kontrollfunksjon, også ha en veiledende, rettledende og forebyggende oppgave. Kontrollene skal påse at arbeidsgiverne følger pålagte lover, regler og retningslinjer. Det utføres forskjele typer kontroller utfra hvilket formål kontrollen skal ha. Kommunal inkasso: Et viktig og prioritert område, hvor det til enhver tid skal være et høgt aktivitetsnivå. Harstad kommune benytter inkassosystemet EIK ved innfordring av misholdte kommunale krav. Misholdte kommunale krav skal innkreves ved bruk av innfordringstiltak som er effektive, gir raskt oppgjør og best resultat. Innkrevingen skjer primært gjennom begjæring om utlegg via namsmannen og begjæring om tvangssalg av eiendom. Unntaksvis kan betalingsavtaler inngås. Alle utlegg tatt av namsmannen blir registret som betalingsanmerkninger i offente kredittregister. Målet er økt innkrevingsresultat og tilsvarende nedgang i kommunale restanser. Dette forutsetter god betalingsmoral blant våre tjenestemottakere. Restanseporteføljen skal primært inneholde reelle restanser. Når et krav er vurdert som tapt, skal vedtak fattes og fordringen avskrives i kommuneregnskapet fortløpende. enheten har også ansvaret for saksbehandling av søknader om ettergivelse av eiendomsskatt i Harstad kommune Informasjon om tjenestens brukere Brukerne av våre tjenester er alle skattepliktige til Harstad kommune samt alle skyldnere med misholdte kommunale krav som går til inkasso. I tillegg kommer eksterne aktører som regnskapsførere og revisorer m.fl. og interne enheter i kommunen. 2.2 Rammebetingelser og utfordringer enheten satser på tilnærmet normal drift i 2015 innenfor de gitte rammer og innenfor våre ansvarsområder. Enheten har et kontinuer mål å øke frisknærværet, slik at det holder seg på et jevnt høgt nivå. Vi skal ha et godt arbeidsmiljø, og kompetente og motiverte medarbeidere. For å holde et høgt fag nivå, må kompetanseheving hos de ansatte være et prioritert område, både ut fra fag- og person vurdering. Dette forutsetter at tildelte budsjettrammer gir rom for det. For å oppnå kontinuitet i arbeidet og unngå sårbarhet ved fravær, skal mer enn en medarbeider kunne utføre en konkret arbeidsoppgave. Vi skal yte best mu service overfor våre brukere, både eksterne og interne. Internt forutsetter dette et godt tverrfag samarbeid. Vi skal til en hver tid ha best mu arbeidsverktøy og programvarer tilgjenge for å kunne utføre våre arbeidsoppgaver på en effektiv og ressursbesparende måte.

6 side 6 3. Målekart 3.1 Felles målekart for alle enheter Alle enheter må lage tiltaksplan ut fra vedtatt målekart for alle enheter og eget tjenesteområde. Felles målekart for alle enheter (V.3-16) 3.2 Målekart for enheten Resultatmål Kritisk suksess-faktor Resultat-/måleindikator Metode for måling SAMFUNN S1 Utliknede skatt og avgifter skal innkreves rettidig S2 Kommunale krav og avgifter til inkasso skal innkreves på mest effektiv måte S1.1 Ressurser S1.2 Kompetanse S1.3 Fokus på måloppnåelse S2.1 Ressurser S2.2 Kompetanse S2.3 Fokus på måloppnåelse S1.1 Frisknærvær S1.2 Opplæring. Kompetanseheving. S1.3 Resultatindikatorer utarbeidet av Skattedirektoratet, rapportering til Skatt nord. Målbart resultat i henhold til resultatkrav. S1.1 Frisknærvær S2.2 Opplæring. Kompetanseheving. S2.3 Løpende oppfølging av resultater. Rapportering på kommunale restanser Fastsatte åre resultatindikatorer Sum utestående fordringer og løsningsgrad S3 Skape godt renomme via; S3-A God dialog mellom saksbehandlerne skatt og de skattepliktige/skyldnerne S3-B God dialog mellom saksbehandlerne inkasso kommunale krav og skyldnerne S3-C Yte god service til publikum, samt gi nødvendig og god veiledning S3-D Godt samarbeid mellom SKO og Skatt nord S3-E Godt tverrfag samarbeid internt S3 Tilrettelegging for samhandling. God kommunikasjon. God informasjon. Fokus på måloppnåelse. S3 Tilfredse brukere. God kvalitet på de oppgaver vi utfører overfor eksterne aktører og internt. Brukerundersøkelser og gitte resultatindikatorer ORGANISASJON- /PERSONELL O1 Organisasjon; Godt tverrfag samarbeid internt i organisasjonen O2 Enheten/Personal; O2-A Ha god administrativ styring O2-B Føre en god personalpolitikk O2-C Fulltal bemanning O2-D Tilfredse medarbeidere O2-E Optimale arbeidsplasser og arbeidsforhold O2-F Opprettholde og videreutvikle et godt arbeidsmiljø. O2-G Kompetente medarbeidere O1 Positiv adferd. Gjensidig respekt. God samhandling og toveis kommunikasjon innad i organisasjonen O2-A Beslutningsdyktig, handlekraftig og tyde leder. O2-B Dele kunnskap og informasjon. Tilstedeværende og inkluderende leder. O2-C Fokus på forebygging. God oppfølging sykefravær. O2-D Leders oppfølging av de ansatte. Unngå konflikter. Bli sett. O2-E Ergonomisk tilrettelegging. Øvrige nødvendige HMS-tiltak. O1 Gode tilbakemeldinger. Konstruktiv kritikk. God kvalitet på de oppgaver vi utfører overfor interne aktører O2-A Endringsdyktig enhet O2-B Tilfredse medarbeidere O2-C Høyt frisknærvær O2-D Tilbakemeldinger fra ansatte. God toveis kommunikasjon mellom leder og medarbeider. O2-E Ingen fravær med bakgrunn i forhold på arbeidsplassen. O2-F God stemning i enheten O2-G Kursing og fag oppdatering ved behov Gode arbeidsrutiner. Struktur. Tilbakemeldinger; munte/skrifte Leder- og Medarbeiderundersøkelser og gitte resultatindikatorer Sykefraværsstatistikk Kvalitet på utførte arbeidsoppgaver Stabil arbeidskraft Sosial kompetanse Fag kompetanse

7 side 7 Resultatmål Kritisk suksess-faktor Resultat-/måleindikator Metode for måling TJENESTER/BRUKERE T1 Sikre at alle oppgavepliktige gir riktige og fullstendige opplysninger til rett tid T2 Sikre at ikke oppgitte lønnsinntekter og naturalytelser avdekkes og innberettes korrekt T3 Sikre at skatter og avgifter blir innbetalt rettidig T4 Påse at misholdte kommunale krav blir sikret fra foreldelse og innkrevet på en mest mu effektiv måte T5 enheten skal være upartisk, kompetent og servicepreget T6 Påse at skatter og avgifter avregnes og overskytende tilbakebetales rettidig T7 Informasjon og veiledning O2-F Positiv innstilling og holdning hos ansatte O2-G Realkompetanse. Studiekompetanse. Endringskompetanse. T1 Gode oppfølgingsrutiner Godt arbeidsverktøy T2 Gode oppfølgingsrutiner Godt arbeidsverktøy Gode interne rapporteringsrutiner Samhandling mellom saksbehandlere for arbeidsgivere og arbeidsgiverkontrollen T3 Gode oppfølgingsrutiner Godt arbeidsverktøy God dialog med skattepliktige T4 Gode oppfølgingsrutiner Godt arbeidsverktøy God dialog med skyldner T5 Yte god service Gi god veiledning og informasjon Inneha høy fag kompetanse Gode rutiner for saksbehandling Gode arbeidsverktøy T6 Gode rutinebeskrivelser Holde fastsatte frister Høy fag kompetanse Godt arbeidsverktøy T7 Høy fag kompetanse hos personalet. fag oppdatering. Kvalitetssikring. T1 Reskontro i SOFIE Arbeidsliste i SOFIE T2 Reskontro i SOFIE Tiltak på arbeidsliste i SOFIE Resultat som fremkommer i rapporter fra arbeidsgiverkontroll T3 Reskontro i SOFIE Score i SOFIE (persone S/y) Tiltak på arbeidsliste i SOFIE T4 EIK Inkassosystem Discovery-rapporter Statistikker Arbeidsgiverkontroller Avdekking gjennom arbeidsgiverkontroller oppfølging av skattepliktige. Oppfølgingsrutiner Discovery-rapporter Oppfølgingsrutiner. Rapporter på kommunale restanser T5 Tilbakemelding fra publikum Brukerundersøkelser T6 oppfølging av all informasjon som kommer i forb. med skatteoppgjør Holde seg til de frister som fastsettes sentralt. T7 Økt kunnskap om skatteregler mv. blant nyetablerte arbeidsgivere Forebygging av økonomisk kriminalitet Brukerundersøkelser Statistikker Rapportering til Skatt nord pr hvert år ØKONOMI Ø1 Drifte innenfor tildelte budsjettrammer Ø1 God økonomisk styring. Samsvar mellom forbruk og inntekter Ø1 Driftsregnskapet for enheten opp mot tildelte budsjettrammer Løpende oppfølging av driften opp mot vedtatt budsjett Forbrukerrapport i Visma. Avviksrapportering og budsjettoppfølging - Budsjettkontroll i Arena.

8 side 8 4. Handlingsdel Her skal det beskrives og konkretiseres en handlingsplan som er knyttet opp mot mål i kapittel 3. Mål nr. Res.-/måleindikator, resultatmål, suksessfaktor Evt. når skal det måles? SAMFUNN S1 Utliknede skatter og avgifter skal innkreves rettidig Minimum hvert kvartal S2 Kommunale krav og Minimum avgifter til inkasso hvert skal innkreves på kvartal mest effektiv måte S3 Skape godt renome Kontinue r Evt. hvem skal måle? Ansvar Tiltak/aktivitet: Discoveryrapport Sofie innkrevingsstatistikk Arbeidslister SOFIE Rapporter Visma Enterprise Rapporter EIK Inkassosystem Yte service; gi veiledning og informasjon. God kundebehandling. Interne og eksterne henvendelser Saksbehandlere RUSHUG ORGANISASJON- /PERSONELL O1 Organisasjon; Godt tverrfag samarbeid internt i organisasjonen Kontinue r Positiv adferd. Gjensidig respekt. Samarbeid. Samhandling. O2 Enhet/Personell O2 Medarbeidersamtale 2.kvartal Gjennomføre medarbeidersamtale med alle ansatte 1 gang pr. år O2 Vernerunde 2.kvartal VO og Gjennomføre vernerunde på alle lokaliteter tilknyttet enheten samt snakke med ansatte O2 Enhetsmøter Ukent Gjennomføre kontormøte hver samt ved mandag. Personalmøte(r) og behov Fagledr fagmøter ved behov O2 Medarbeiderundersøkelse Kval. Gjennomføres i hht gitte rådgiv. retningslinjer O2 Frisknærvær og Nærvær ved fravær Hvert Kvartal Statistikker og i henhold til gitte retningslinjer (*) Kostnad: (innen tildelt ramme) Ansvar: Frist: Tiltak/aktivitet ved evt. avvik: Gjennomgang av strategi og rutiner Gjennomgang av strategi og rutiner Ansvar: Alle Innskjerping Alle Innskjerping Innskjerping / rådmann VO i Innskjerping VO og samarbeid med leder Innskjerping Enhets- og leder fagledere Normalt Innskjerping Rådmann nov./des. Hvert Oppfølging kvartal

9 side 9 Mål nr. Res.-/måleindikator, resultatmål, suksessfaktor Evt. når skal det måles? O2 Rutinebeskrivelser Kontinue r O2 Kompetanseheving Kontinue r Evt. hvem skal måle? Ansvar Alle Alle Tiltak/aktivitet: Utarbeide og oppdatere skrifte rutinebeskrivelser innefor våre fagfunksjoner Tilrettelegge for at ansatte gis nødvendig opplæring og fag oppdatering for å opprettholde fag kompetanse. (*) Kostnad: (innen tildelt ramme) Ansvar: Frist: Tiltak/aktivitet ved evt. avvik: Fagledere / kemner Oppfølging Innskjerping Samtale med leder Gjennomgang av økonomi / budsjett Rapportering Ansvar: / Mål nr. T1 T2 T3 T4 Res.-/måleindikator, resultatmål, suksessfaktor TJENESTER- /BRUKERE Sikre at alle oppgavepliktige gir riktig og fullstendige opplysninger til rett tid Sikre at ikke oppgitte inntekter lønn og naturalytelser avdekkes og innberettes korrekt Sikre at skatter og avgifter blir innbetalt rettidig Påse at misholdte kommunale krav blir sikret fra foreldelse Evt. når skal det måles? Etter forfall a- ordning Manglen de rapporte ring fra arb.giv. Ved forfall Kontinue r Evt. hvem skal måle? Ansvar Saksb. arbeids -givere Fagans var arb.giv. kontroll Saksb. Skatt Saksb. Komm. inkasso Tiltak/aktivitet: Arbeidsliste SOFIE God dialog og samhandling mellom saksbehandlerne Planer. Kontroller. Tips Hente inn regnskap for kontroll, gi informasjon og drive forebygging. Aksjoner. Arbeidsliste SOFIE. Kundehenvendelser, Purring, Telefoninkasso, Utleggstrekk, Motregning, Utlegg, Tvangsrealisasjon, Konkurs Begjære utlegg, gjeldsbrev, begjære tvangssalg. Begrenset bruk av betalingsavtaler (*) Kostnad: (innen tildelt ramme) Ansvar: Frist: Tiltak/aktivitet ved evt. avvik: AGW SSE KTR, ERITON, HOGANN BOL, RHS, JOP, AGW, SS RUSHUG, JAKHEL Oppfølging Purring, Utlegg Arbeidsgiverkontroll Anmeldelse Ileggelse av gebyr Insolvens-Konkurs Egenretting. Rapportering. Anmeldelse. Konkurs Innskjerping av interne rutiner Innskjerping av interne rutiner. Tvangsreal., Konkurs Ansvar: AGW/SSE AGK Regnskaps kontrollør Fagleder inkasso,

10 side 10 Mål nr. T5 T6 T7 Ø1 Res.-/måleindikator, resultatmål, suksessfaktor og innkrevet på en mest mu effektiv måte enheten skal være upartisk, kompetent og servicepreget Påse at skatter og avgifter avregnes og overskytende tilbakebetales rettidig Informasjon og veiledning ØKONOMI Drifte innenfor tildelte budsjettrammer Evt. når skal det måles? Kontinue r Ved hver ny avregnin g Kontinue r Evt. hvem skal måle? Ansvar Alle Saksb. skatt Tiltak/aktivitet: Bevisstgjøring av den enkelte ansatte sin rolle. Gi fag veiledning. Yte service og ha god dialog med arb.giverne og skyldnere. Foreta nødvendige avstemmingar og kontroller. Klargjøre utbetalinger av tilgodebeløp og motregninger (*) Kostnad: (innen tildelt ramme) Ansvar: Frist: Tiltak/aktivitet ved evt. avvik: Alle AGW og saksb. skatt Flere ganger år Alle Være løpende fag oppdatert. Alle Ø1. Budsjett skal stemme med forbruk/inntekter - nettotall Ø2. Rapporter Visma Enterprise; Forbruksrapport Ø3. Budsjettkontroll Arena Måned Årsak til avvik Møter Oppfølging Oppfølging Gjennomgå rutiner Innskjerping Oppdatering av fage endringer. Innskjerping Oppfølging Gjennomgå rutiner Innskjerping Ansvar: / AGW Fagledere Måned

11 side Tjenestebeskrivelser med serviceerklæring enheten har utarbeidet egen tjenestebeskrivelse som ger tilgjenge på kommunens hjemmeside. 6. Opplæringsplan enheten har ikke utarbeidet egen opplæringsplan for Behov for opplæring vurderes både ut fra den enkeltes ansattes ønsker (ref. medarbeidersamtaler), avdekket behov innenfor respektive fagområder og enhetens samlede behov. Tilbud på kompetanseheving og fagopplæring er i stor grad avhengig av de gitte rammer for inneværende driftsår. 7. Andre forhold