Hovedoversikt ansvarsområder.

Transkript

1 Arrangørhåndbok 2015 Eiker o-lag hadde tidligere ei mer omfattende arrangørhåndbok for klubben. Teknisk utvalg har funnet det mest hensiktmessig for våre ordinære løp å ha ei håndbok i mer stikkordsform slik at den blir noenlunde håndterlig og ikke for omfattende - og lettere å ajourføre. Denne utgaven er ajourført pr , og sist etter erfaringer fra Eikerløpet. Håndboka og nummerering av ansvarsområder er basert på standard organisering av våre ordinære løp. Punkter som går ut er markert med gjennomstrekning, mens nye punkter er markert med blått. siste år er notert stikkordsmessig sist under hver seksjon/område.. E-post sendt alle funksjoner, med følgende anmodning: Selv om det meste gikk greit, er det likevel ting som kan gjøres bedre, og/eller endres, og løpsledelsen vil gjerne ha en tilbakemelding fra deg som funksjonær, bl.a. om følgende stikkord: - Informasjon om løpet på forhånd (innhold, tid etc) - Organisering, info om dine oppgaver - Hva kan forbedres innenfor ditt arbeidsområde, opplegg, rutiner etc - Arbeidsbelastning innenfor ditt område - Fremmøtetider - Ønsker du deg andre arbeidsoppgaver - Andre områder du mener kan forbedres - Spesielle ønsker/kommentarer - forslag Tilbakemeldinger og kommentarer er tatt inn i dokumenter /hrb Hovedoversikt ansvarsområder. Nr ANSVARSOMRÅDER 100 LØPSLEDER Overordnet ansvar for planlegging, organisering, fremdrift, gjennomføring og rapportering for arrangementet. Ansvar for etablering av hovedkomite Ansvar for møter hovedkomite 110 ORGANISERING, FUNKSJONÆRER Ansvar for funksjonærer til arrangementet i sammen med seksjonsledere Samle inn informasjon om mannskapsbehov Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

2 NB. Egen person for merking på samlingsplass Sette opp bemanningsmatriser for hele arrangementet Sette opp bemanningsforslag til alle funksjoner Følge opp bemanning og justere bemanningsplaner Fungere som bemanningskoordinator løpsdagene Ansvar for informasjon til funksjonærer Ansvar for felles informasjon/opplæring - Informasjon om løpet på forhånd (innhold, tid etc) ok - Organisering, info om dine oppgaver ok - Hva kan forbedres innenfor ditt arbeidsområde, opplegg, rutiner etc Bedre planlegging for nedrigging tilbakekjøring av utstyr. - Arbeidsbelastning innenfor ditt område ok - Fremmøtetider ok - Ønsker du deg andre arbeidsoppgaver nei - Andre områder du mener kan forbedres Merking og plakater på samlingsplass - Spesielle ønsker/kommentarer forslag Et nytt telt til salg Per K. 120 INNBYDELSE, PM Ansvar for utarbeidelse av innbydelse og PM til arrangementer, og sørge for at dette blir publisert på klubbens hjemmeside. 130 INFORMASJON, EKSTERN, INTERN, HJEMMESIDE, PRESSEKONTAKT - FACEBOOK Ansvar for utarbeidelse av internt informasjonsopplegg Ansvar for ekstern informasjon (henvendelser) før arrangementet Ansvar for informasjon/oppdatering av hjemmeside Informasjon til presse før, under og etter arrangementet. Bistå pressen på løpsdagen... prate noe mer med folk. Infomøte hva tjener vi Eikerløpet er vår dugnad. Info på Facebook starte prosessen noe tidligere 140 KONTAKT MED KONTROLLØRER/TD/JURY Hovedansvar for kontakt med kontrollørertd/jury. Evt sjekke med o- kretsen om det er oppnevnt kontrollør. Hovedansvar for å tilrettelegge informasjon og sørge for at kontrollørene får utført sine jobber. Hovedansvar for å ta opp aktuelle saker og spørsmål for avklaring med kontrollører. Tilrettelegge for kontrollørenes opphold og oppgaver under arrangementet. Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

3 Sjekke om TD med o- kretsen Kontrollørene var glade for at de sto overfor erfarne arrangører og erfarne løypeleggere da det viste seg at mye av løypeleggingen skjedde 5 på 12. For å være ærlig fikk vi ikke gjort den jobben som vi burde, men vi konsentrerte oss om nybegynner- og B-løypa. Fikk dere tilbakemeldinger på dem? Øvrige løyper gikk vi gjennom på papiret. Andre deler av arrangementet gikk jeg delvis gjennom med dere på formøtet. Som en viss selvkritikk må vi også si at vi burde tatt kontakt tidligere enn vi gjorde. Vi visste jo om oppgaven siden slutten av mars. Andre gjøremål kom i veien. Det var imidlertid en overraskelse for oss at dere ikke hadde fått beskjed fra kretsen om kontrollør, vi regnet med felles ansvar vedr. kontakt. Skal sjekke om det forventes en formell rapport til kretsen. 150 KONTAKT MED AKTUELLE MYNDIGHETER Evt kontakter med kommune, politi og andre offentlige myndigheter 160 TILLATELSER ARENA (KONTAKT OG AVTALER MED GRUNNEIERE OG VDG- INTERESSER) Hovedansvar for kontakt med grunneiere til arena og andre områder til bruk under arrangementet. Hovedansvar for kontakt med VDG-interesser, jfr dog ØKONOMI Ansvar for arrangementets økonomi og budsjett. Regnskap for arrangementet føres av lagets kasserer. Ansvarlig for all fakturering og oppfølgning utestående, som gjøres av lagets kasserer. Lagets kasserer ansvarlig for alle rutiner/kassefunksjoner og vekslepenger Ansvarlig for å deponere kassabeholdning gjennom arrangementet E-post: Reg e-post ved utlev av lagsposer. Sjekke om e- post på forhånd - Utsending av fakturaer etter løp er en forholdsvis tidkrevende jobb og kan sikkert gjøres enklere. Mange klubber sender i dag faktura fra løp ut på e- post. For å få det til må vi ha kontingentlistene fra Emit i PDF-format el.l. De må hvertfall være tilgjengelige på kontor-pcen for å få sendt de ut med e-post. Kirsti har opprettet egen e-postadresse til leder, en tilsvarende kunne vi kanskje ha opprettet for kasserer? Bruk av e-post til fakturautsending betyr også sparte portoutgifter - i dag er det minst kr 9 pr faktura. - I år var det en merkbar bedring i adresseopplysninger på klubbene, ser at de fleste også har oppgitt e-postadresse. - Bankene tar seg godt betalt for å levere ut skillemynt, så det har jeg løst ved å ha en tilstrekkelig sum vekslepenger privat. For meg er det ok, men ved skifte av kasserer er det noe en bør tenke på. Etter erfaring har jeg utarbeidet et lite regneark med vekslepengebehov for salg, småtroll og ev. parkering hvor det er tatt hensyn til priser på varer/tjenester. De sist årene har det fungert bra. Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

4 - Oppgjør fra småtroll var ryddig og greit. - Vedr oppgjør fra salg bør nok ansvaret for kassa og opptellingen tydeliggjøres. Dagens salg må telles opp av to personer som begge må skrive under på oppgjørsskjema. Etter min menig bør ansvarlig for området på forhånd sørge for at det er to personer som har dette som oppgave. Helga P. 180 RAPPORTER Ansvar for utarbeidelse av løpsrapport til NOF, o-krets og evt andre lagets kasserer betaler løpsavgift. Løpsrapportering skjer via Eventor - og beregning samt innbetaling av løpsavgifter KART- OG LØYPER 210 KART - Informasjon for dårlig - Nye funksjonærer, grundigere gjennomgang av deres oppgaver - Få med de aktive til å lære arrangement - Gjennomgå og vurdere nærmere antall funksjonærer i hver gruppe 220 LØYPELEGGING Sammen med løpsleder og teknisk seksjon ansvar for klasse-/løypeoppsett. Spesielt sjekke sammensetning av klasser i de enkelte løyper. Løyper alle klasse/løyper alle dager, også direkteløyper og N-løyper. Være spesielt oppmerksom på at det ikke legges strekk med mulige veivalg gjennom målområde/samlingsplass. Ansvar for oversikt spesielle terrenghensyn/-restriksjoner Sammen med aktuelle seksjoner vurdere start, poster og forbipasseringer/publikumsposter i tilknytning til arena Ansvar for løypetraseer til Småtroll alle dager Kontroll og merking av postdetaljer i terrenget Utsetting av alle poster fra og med startpost, til sistepost Merking fra start til startpost, og eventuell merking i terrenget Ansvar for plassering av meldeposter og væskeposter (ikke betjening) Ansvar for spredningsmetode i stafett Ansvar for leie av postutstyr (postenheter start, poster, mål) Ta inn poster og merking i terrenget Tilbakemeldinger om lange og tunge løyper 230 LØYPETRYKK/FERDIGGJØRING LØPSKART Ansvar for all løypetrykk og ferdiggjøring av kart. Produsere underlag for kartproduksjon/løpskart til småtroll (530) Tegne alle løyper og definere postbeskrivelser (Ocad) Lage og kopiere opp postbeskrivelser for aktuelle klasser Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

5 Ansvar for reservekarter. 240 KART- OG LØYPEKONTROLL Ansvar for kontakt med kart- og løypekontrollører, jfr også 140. All internkontroll av poster, postplassering og løyper Testing av alle poster og løyper i samarbeid med teknisk seksjon Løypekontroll av filer for postbeskrivelser (Ocad) Kontroll av trykte løyper, koder, spredninger stafett og ferdigpreparerte kart. Post- og løypekoder til dataansvarlig (320) til registrering i datasystem Kart (3 eks) med alle poster til sanitet (560) Kart til oppslag på infotavler (310) Vakter ved eventuelle veipasseringer i terrenget 250 PRØVELØPING Prøveløping av alle løyper/poster løpsdagen. Alle poster og postbrikker må sjekkes på løpsdagen om de er "i live". 260 VDG/VILTUTDRIVING Har sammen med løpsleder med VDG-interesser Viltutdriving der det er nødvendig Kontrollrutiner sjekke kart og postbeskrivelser for alle løyper, også løse postbeskrivelser - «en database» for løyper for å unngå feile beskrivelser/koder - Alle postenheter må testes for å unngå døde enheter - Alle klasser D/H 55- og eldre skal ha kart i målestokk 1: Huske kart til salg og kart til oppslag LØPSAVVIKLING Sammen med løpsleder og løypelegger ansvarlig for klasse-/løypetilbud/- oppsett Ansvar for utarbeidelse og oppfølgning av planskjema for løpet, herunder tidsplan for premieutdeling. Ansvar for å spesifisere rigging på samlingsplass for mål og data, og for start, enten på samlingsplass eller ute i skogen Sammen med løpsleder og speaker holde kontakt med pressen, og sørge for at lister og annet blir gitt videre Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

6 For 2015: Påmeldinger klart oppsett. Klasser og løyper vurdert og endret. Vurdere 2 min startintervall NB.Når ledige fylt opp starte tidligere i samme løype Overordnet som må inn i innbydelse: Frister og ordninger for etteranmeldinger: a) Påmelding trekning og etter anmelding: b) Tilbud om etter anmelding fremfor direkte løyper. c) Frister å ta hensyn til a. Ordinær påmelding b. Etteranmelding før trekning c. Trekning d. Etteranmelding etter ordinær trekning Kommentar: Alt er greit frem til og med trekning. Etter trekning, må vi finne en god måte å takle ytterligere påmeldinger, slik at vi ikke trenger å "planlegge" på løpsdagen, bare følge opp og avvikle løpet. Alternativer for start ordning etteranmeldte etter trekning. LEDIGE FORAN I HVER KLASSE - NB.Når ledige fylt opp starte tidligere i samme løype, det innebærer at to kan starte på samme min i samme løype ETTERANMELDTE STARTER HELT FØRST UANSETT KLASSE og LØYPE Sikkert flere muligheter også, men klubben bør diskutere fordeler og ulemper, og ikke minst sjekke opp hva som er lov. I år gikk det meste greit, men for noen klasser brukte vi opp alle ledige. Dette ble løst ved å plassere løper i annen klasses ledige. Calle 310 SEKRETARIAT Definere innhold i lagsposer, pakke disse samt forestå utdeling (motta kart fra løypelegger) Etteranmelding/direkte løyper Informasjonskontor på løpsdagen Organisere informasjons- og resultattavler (herunder rigging) Motta/skaffe informasjon fra andre funksjoner og plassere denne på tavler, herunder PM, kartoppslag. Motta startlister fra data og plassere disse på tavler Motta alle resultatlister fra data og plassere disse på tavler Gjennomføre rigging/nedrigging lokalt i sekretariatet Ansvarlig for anskaffelse startnummer. Motta evt klager fra løpere og bringe disse videre til data. Ansvarlig for avlesing/utlevering strekktider. NB. Strekktider skal organiseres mellom mål og før løperdrikke. - Sjekke klasseskilter for resultater til oppslagstavler før løpsdagen 2013 Nytt opphengsystem for 2015 Nytt oppheng-system for 2015 produseres av Per K og Hrb. Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

7 Bemanningen på 3 har vært den samme i flere år og fungerer etter min mening veldig bra. - Lagsposer pakker vi kvelden før. Når kart, PM og startlister pr klubb er klare går jobben greit unna når vi er 2 personer. 1 legger i poser og 1 kontrollerer. - Løpsdagen er det nødvendig å være 3 personer i perioden før start. Kort vei til datafolka er et pluss. Det er mange endringer og ikke alle er like enkle, derfor er det kjekt med nærhet til data for å avklare om vi kan etterkomme enkelte ønsker. - 1 person har vært dedikert til oppgaven med resultatlister - veldig bra. - 2 personer har passet avlesing av strekktider. 1 person er tilstrekkelig i perioder, men 2 bør være tilgjengelig for oppgaven. Helga P. Sekretariatet håndterer både etteranmelding, endringer i forhold til brikker, løyper etc. og stekktider. Under årets løp så vi at strekktider bør være en separat funksjon. Det er helt greit at funksjonen er en del av sekratariatet, men i praksis bør det organiseres slik at folk som er ferdig med løpet henvender seg ett sted. Det fungerer dårlig når folk etteranmelder seg samtidig som folk kommer i mål og vil ha stekktider. Vi kan f.eks. ha ett bord på den ene siden av teltet der folk etteranmelder seg osv., og et bord på en annen side der folk får stekktider. Ellen 320 DATA/RESULTATER Organisere, anskaffe alt av datautstyr. Teste datautstyr og programvare, supplere mangler Etablere og åpne for påmeldinger på påmeldingssystem. Motta påmeldinger og etteranmeldinger på mail og mobil Lage databaseoppsett for løpet (klasser, løyper, klubber, løpere, postkontroll, premieoppsett), må innhentes fra 240. Registrere løpere inn i databasen, manuelt og import fra påmeldingssystem. Informasjon til teknisk leder, løypelegger og premieansvarlig om antall påmeldte Trekke og lage alle startlister, samt produsere lister for oppslag. Legge startlister ut på hjemmeside. Skrive ut startlister for lagsposer Skrive ut brikkelapper. Løse brikkelapper skal være ved på start. Lage endringsskjema og påmeldingsskjema N-løyper og direkte påmelding. Rigge datautstyr i nettverk med PCer, skriver og målklokke. Rutiner for backup. Registrere etteranmelding, N-løpere og direkte-løyper. Foreta endringer og korreksjoner Synkronisere startklokke, målklokke og PCer Registrere løpere i mål med postkontroll, diskkontroll Produsere resultatlister og premielister Publisere resultater på hjemmesiden Rigge ned datautstyr og bringe dette til lager. Produsere starterlister til start (330) per min per startsted. Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

8 Endre koder i datasystemet, burde ajourføre automatisk aktuelle løyper i systemet - Gjennomgå og teste relevant rutiner når løpere diskes - Feilsituasjoner, hva kan gå galt, og hva gjør vi planlegges og testes på forhånd med alle aktuelle funksjonærer - Påmeldingsopplegget fungerte greit 330 START Organisere og gjennomføre alle starter, inkl direkte løyper, unntatt Småtroll. Om aktuelt ha "to startbord" for kontroll. Definere utstyrsbehov for alle starter Sørge for transport av utstyr og karter til alle starter Sørge for at det er blanke brikkelapper på start (jfr 320). Motta synkroniserte startklokker (fra 320). NB. Nye digitale startklokker. Rigging av alle starter Organisere innsamling av tøy fra løpere, og bringe tilbake til samlingsplass Nedrigging av alt utstyr i forbindelse med start, inkludert startposter Oppheng av startnummer dersom det benyttes. Ha evt reservekart ved start for klasser/løyper som har dette utlevert i lagspose. Sørge for løse postbeskrivelser er til stede på start, og at disse er hengt opp på tilfredsstillende måte Foreta siste kontrollsjekk av alle løyper/karter på start, og samsvar mellom karter og løse postbeskrivelser Sjekke klasseskilter for oppslag på start før løpsdagen - Løse postbeskrivelser kan henges på oppslagstavle med spiker e.l. - To bord + lister på start fungerte bra, starterliste må kunne skrives ut per bord - 9 per start i min på det meste, fungerte greit med to startbord Trenger egen informasjonstjeneste på start til de som kommer for sent, endret starttidspunkt, trenger hjelp til startprosedyre med mer (to personer). Ved såpass stor deltakelse trengs muligens tre sluser for kontroll av brikke nummer etc, med tydeligere merking hvor løper skal gå (Det er her trøkket er, men infotjenester start vil avlaste dette). Alltid startlister på start. Bemanning ellers var i overkant. (Gjermund R) Starten gikk veldig greit, men til tider litt mye stress for de to som sjekket brikkenummer. Foreslår at det neste år brukes to mann aller først, som sørger for at bare de som skal starte på aktuell tid slipper fram til bordet for kontroll av brikkenummer. Da kan de som kommer for sent eller for tidlig, de som har feil brikke eller bare lurer på noe, hjelpes uten å belaste de som allerede har en travel jobb. (Dette burde jeg selvfølgelig ha forutsett.) Det er folk nok på start. Tor S. Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

9 340 MÅL Organisert ved at ordinære klasser var delt i 2 hoved båser. I tillegg var det eget start--- sted for N---åpen og de som kom for seint til start. Fungerte greit med ett unntak --- og det var behovet for en ekstra bås før list---sjekk. Det ble mange henvendelser til de som satt i første rekke og skulle krysse av for løpere som startet. Calle Organisere og gjennomføre målfunksjonen Gjennomføre rigging lokalt i målområdet Gjennomføre testing av utstyr og rutiner sammen med sekretariat og data Ansvarlig for nedrigging av lokalt utstyr i målområdet NB. Strekktider skal organiseres mellom mål og før løperdrikke. Synes det fungerte bra i målområdet. At vi tok tak i alle med disk, død brikke og feil brikkenr. I målteltet var en forbedring. Vet ikke om vi har behov for backup-avlesingen lenger. Ville heller hatt utskrift av tidene i samme måltelt så vi slapp i fortelle alle at tida får du 2 telt lenger bort. Var sjelden noe kø i mål, så det hadde gått bra. Per R Fungerte greit, med eget bord og bemanning for ikke godkjent målgang umiddelbart etter stempling på mål---pc. Calle 350 SPEAKER- OG MELDETJENESTE Ansvar planlegging og gjennomføring av speakertjeneste Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av meldetjeneste Ansvar for etablering alt speaker og kommunikasjonsutstyr i samarbeid med PREMIER OG PREMIEUTDELING Ansvar for utarbeidelse av premieprofil og premienivå Ansvar for anskaffelse og avtaler om premier. Ansvar for planlegging av alle premieutdelinger, (herunder tidsplaner sammen med teknisk leder) Motta oversikter fra data vedr antall påmeldte. Ansvar for gjennomføring av alle premieutdelinger. Ha egen høyttaler ved utdeling av premier. Høyttaler for premieutdeling skal koordineres med speaker slik at det er kun ett høyttaleranlegg Rutiner på hvem som skal slå opp nødvendig informasjon på forhånd, dvs kart, PM, innbydelse m.m. - Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

10 Kun noen små forbedringspunkter hva gjelder speaker og premier: 1. Speaker PC. Programmet virket ikke som det skulle. Ingen kunne fikse det. Løsning: jeg lærer meg programmet og funksjonene før neste løp. 2. Premiespeaker må få lister hvor antall premier i klassen er spesifisert. Dette fikset vi etterhvert. Bra: veldig smidig og godt samarbeid med Pål W. Hansen. (Han kom med listene.) Kirsti Ut i fra min jobb i år, har jeg ikke mye å bemerke til opplegget. Vi kom litt seint i gang med premieutdelingen, men løperne brukte vel lengre tid enn beregnet, så det hadde sin naturlige årsak. En ting kan kanskje nevnes, de/den som skal levere lister til oss, trenger ikke vente til det blir flere lister. Det er best å komme i gang med en gang, slik at det ikke hoper seg opp. Blir hektisk nok etterhvert. Berit Grosvold Planlagte premieutdelinger ble noe forskjøvet, da løperne brukte lengre tid enn stipulert. Egen person i mål som hadde ansvar for å følge opp, kontrollere og levere lister til premieutdeling etter oppsatt plan. Calle 400 ARENA - SAMLINGSPLASS 410 ETABLERING, DRIFT OG NEDRIGGING ARENA Ansvar for kontakt med utleiere av arealer til arena og parkering Ansvar for alle nødvendige forberedende arbeider på arena Ansvar fremskaffelse og drift av all nødvendig strøm/tele Planlegge samlingsplass i samarbeid med øvrige seksjonsledere Rigging av alle anlegg/telt/boder på arena Ansvarlig for generelt vakthold på samlingsplass Ansvarlig for nedrigging av alle anlegg Hva kan forbedres innenfor ditt arbeidsområde, opplegg, rutiner etc Bedre planlegging for nedrigging tilbakekjøring av utstyr. Per K. 420 UTSTYR OG MATERIELL TIL ARENA Ansvar for å fremskaffe og koordinere behov for utstyr og materiell fra alle seksjoner Ansvar for å inngå avtaler om leie av utstyr og materiell Transport av alt fast utstyr (arrangementsmateriell) til og fra samlingsplass 430 SANITÆRE FORHOLD, DUSJ OG VANN Ansvar for å beregne nødvendige kapasiteter for sanitære innretninger Ansvar for evt leie og etablering av toaletter og dusjer Ansvar for toaletter ved start Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

11 Ansvar for tømming av toaletter 440 SKILTING/MERKING TIL/FRA OG PÅ ARENA Ansvar for utarbeidelse av total skilt- og merkeplan. Ansvaret omfatter all skilting til o-camp, innkvartering, arena. Ansvaret for merking på arena, parkeringsarealer. Ansvar for merking til startsteder og fra siste post til mål Ansvar for merking ved forbipasseringer arena (samarbeid løypeansvarlige) Ansvarlig for å fjerne merking etter arrangementet NB. Plassering av skjermer i vegkryss må henges opp på veien like etter krysset... Vær spesielt nøye med at skilter/piler peker i riktig retning. NB. Egen person for skilting på arena i 2015 Enig med deg i at løpet var meget vellykket. Det eneste jeg la merke til var at kjøremønsteret til/fra parkering ikke fungerte etter planen. Det var antakelig ingen info om at det skulle fortsettes ned Kåsaveien når løpet var slutt (går ut fra at det var meningen). Mange snudde i veien og kjørte tilbake der de var kommet fra. Tror ikke det skapte noe stort problem, men hvis enveiskjøring var planlagt, fungerte det ikke helt. Kjell K. For 2015: Nytt opplegg for resultatlister + kjøpe midtdelere. - Andre områder du mener kan forbedres Merking og plakater på samlingsplass Per K. 450 PARKERING Ansvar for beregning av parkeringsbehov/-kapasitet Erfaring tilsier i snitt 2,13 personer per bil i forhold til deltakerantall! Ansvar for all parkering i tilknytning til arena Ansvarlig for alle arealer som benyttes til parkering Ansvarlig for å innkreving av evt parkeringsavgift. Ansvar for planlegging og avvikling av all trafikk til og fra arena Ansvar for kontakt og alle nødvendige tillatelser fra politi og øvrige vegmyndigheter Ansvar for alle nødvendige private kontakter for trafikkavviklingen Det var vel totalt ca. 350 parkerte biler. Vi hadde nok folk og radiokommunikasjon er nødvendig for å organisere når det står på som verst. Merking fra parkering til samlingsplass ble kommentert fra oss, men vi opplevde at de som kom for å merke i starten ikke forstod problemet. Det ble merket i krysset, men vi kunne nok ha merket godt forbi gårdsysteriet. Vi spurte han som eier eiendommen på vestsiden av krysset og fikk lov til å parkere der også. Dette gjorde at vi fikk kapasitet til ca. 50 flere biler enn hva vi i utgangspunktet hadde. Det var bra! Kan ikke huske at vi fikk noe kritikk ut over spørsmålene om merking til samlingsplass (dette var ikke mange, men dog noen). (Torgeir Andersen) Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

12 460 HØYTTALERANLEGG Ansvar for anskaffelse, rigge og teste høyttaleranlegg. "Aktive" høyttalere fungerer erfaringsmessig best. 480 STRØMTILFØRSEL 2013 Ansvar for strøm på arena, enten aggregat eller stille strøm - Planlegging av samlingsplass - Føtter til gjerdemateriell slik dette kan settes opp på grunn med hardt underlag 500 SALG OG ANDRE AKTIVITETER 510 SALG For 2015: Vurdere priser i salget. Kaker forventes! Ansvar for beregning av varebehov og vareutvalg (menyliste) Fastsetting av priser og ajourførte prislister. Ansvar for innkjøp av løperdrikke (unntatt vann) og til væskestasjoner Ansvar for organisering og planlegging av medlemmers varer/kaker til kiosksalg ( kakebakeliste ) Ansvar for å definere og gjøre avtaler om alt utstyr og materiell for salgsvirksomheten Rigging av lokalt utstyr for salg Mannskapsfordeling under arrangementet Transport og oppbevaring av varer under arrangementet Gjennomføre alt salg Levere opptalt kassabeholdning til regnskapsansvarlig hver løpsdag Nedrigging og rydde opp i salgsområdet etter arrangementet Flott arrangement! Jeg var i salg - og i år gikk vi tom for kaker. Tror ikke vi hadde færre kaker enn tidligere, men det var jo flere løpere. Mine vurderinger: - sende ut forespørsel til rekruttforeldre om kaker (overhørte dette forslaget i salgsboden) - sette opp noen av prisene - f.eks. på pølser. Mange kunder kommenterte lave priser. - bemanning helt ok - jevnt trykk nesten hele dagen. - ide: for noen år siden solgte vi små skåler med oppskjært frukt - veldig populært. Dette er arbeidskrevende, så det må vurderes.. Vil tro at det hadde vært mulig at Bama hadde sponset frukt.. - Hanne Lysaker Næss Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

13 Jeg synes arrangementet var flott og hyar bare noen få innvendinger. - Det bør være mer presisert at det ønskes mange kaker til arrangementet. Kanskje en egen info.lapp om dette. Det var mange fra Eiker som var der, men som ikke leverte kaker. - Jeg har fått tilbakemelding fra medlemmer som ønsker å være funksjonærer, og andre ønsker kanskje ikke, men er aktive i forhold til egne unger. Det er kanskje lurt å sette de "nye" på parkering sammen med noen som har erfaring. Vi fra Tyse fam. er iallefall fornøyde med arrangementet. Disse tilbakemeldingene har jeg fått via andre. Hilsen Inger Det må opplyses til alle rekrutt-foreldre, at kake forventes. Vi så mange som var på løpet, men som ikke hadde med kake.greit med kakesalg, men jeg kan godt prøve noe annet en gang. Eli T H 2015: Nytt telt kjøpt - Spesielle ønsker/kommentarer forslag Et nytt telt til salg Per K. 520 LØPERDRIKKE NB. Løperdrikke skal plasseres etter avlesing strekktider. Ansvar for løperdrikke ved mål og alle væskestasjoner Ansvar for beregning av behov ved mål og på væskestasjoner Ansvar for vanntanker (vedlikehold og dessinfeksjon) til løperdrikke og vann til salg Transportere nødvendig utstyr til væskestasjoner Blanding og utdeling av løperdrikke på samlingsplass og væskestasjoner Nedrigging og opprydding av løperdrikke på samlingsplass Nedrigging og opprydding på væskestasjonene sett med sekretæriatets øyne var årets Eikerløp veldig godt gjennomført. Det eneste vi kunne ønsket oss annerledes var plassering av løperdrikke nærmere målområdet. (men i den store sammenhengen er det blåbær) Helga P. En annen tilbakemelding: Saft og vann bør ligge nærmere mål. Vi fikk flere spørsmål om hvor det lå. Folk var veldig tørste i varmen. Ellen 530 SMÅTROLL Ansvar for planlegging og gjennomføring av Småtroll Definere utstyrsbehov for småtroll Planlegge og legge løyper for småtroll innenfor definerte traseer Ansvar for løypetrykk Småtroll Ferdiggjøring av løpskart etter trykking. Rigging av lokalt utstyr til småtroll Føre deltakerlister Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

14 Ansvar for anskaffelse og utdeling av premier Småtroll Rigge ned lokalt utstyr til småtroll Småtroll går bra. Siri tar seg av kartet. jeg legger loype og kjøper premier og merker løypa dagen før. Lise setter ut postene ved 9 tiden. og ca halv ti er vi klare. Alt funker veldig bra. Kristine og Lise er perfekte til å håndtere barn. Tilslutt var det 122 barn som gikk småtroll. Fikk skryt for både premier og løype. Så vi var fornøyde vi. Marit W 540 BARNEPARKERING Ansvar for planlegging og drift av barneparkering Definere utstyrsbehov for barneparkering (inkludert startnummer!) Rigging av utstyr lokalt i barneparkering Føre deltakerliste Rigge ned lokalt utstyr 550 AKTIVITETER PÅ SAMLINGSPLASS Ansvar for planlegg, etablering og gjennomføring av ulike aktiviteter på samlingsplass dersom dette skal gis som et tilbud. 560 SANITET Ansvar for planlegging og opplegg for sanitet- og legetjeneste Inngå evt avtaler med hjelpekorps Inngå evt avtale med lege Definere hjelpestasjoner i terrenget og på samlingsplass Motta kart (3 eks) med alle poster (fra 240) Bør ha hjertestarter tilgjengelig. 570 ANSVAR EGNE LØPERE Ansvar for bistand til egne yngre løpere som får anledning til å være med i løpet. 585 OVERNATTING Fremskaffe oversikt over aktuelle innkvarteringssteder Vurdere behov for ekstra aggregat i tilknytning til kiosk masse vaffelsteiking. - Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side Utgave pr

15 310 Planskjema Eikerløpet Klasse Nivå Løype Kart i pose Ant Etter Sum påm Sum start Andel premier Antall premier Km Kmtid Løps-tid Start intervall Først start Siste start Slakk tid Utdeling Antall premier D-10 C 3 Ja Fullført 7 2,6 16:00 00:41: :24 12:30 25:00 13:36 7 D11-12 C 3 Ja Fullført 29 2,6 16:00 00:41: :00 12:06 25:00 13:12 29 D11-12N N 1 Ja Fullført 12 2,0 16:00 00:32: :15 11:37 25:00 12:34 12 D13-14 B ,5 11:00 00:38: :40 12:30 25:00 13:33 8 D13-16C C 3 Ja ,6 12:00 00:31: :09 11:19 25:00 12:15 4 D13-16N N ,4 13:00 00:31: :27 25:00 12:23 1 D15-16 A ,0 12:00 00:48: :19 12:43 25:00 13:56 8 D17-18 A ,4 13:00 01:10: :05 11:19 25:00 12:54 2 D17-AK A ,0 12:00 00:48: :00 11:12 25:00 12:25 2 D17-C C ,1 13:00 00:40: :30 12:10 25:00 13:15 3 D17-N N 2 Ja ,4 13:00 00:31: :13 11:13 25:00 12:09 1 D19-20 A ,4 14:00 01:15: :02 11:02 25:00 12:42 1 D21A A ,1 10:00 01:01: :02 11:07 25:00 12:33 1 D35 A ,4 12:00 01:04: :21 11:25 25:00 12:54 1 D40 A ,0 12:00 00:48: :15 11:31 25:00 12:44 3 D45 A ,0 12:00 00:48: :33 12:44 25:00 13:57 4 D50 A ,0 12:00 00:48: :02 12:18 25:00 13:31 3 D55 A ,4 13:00 00:44: :45 12:05 25:00 13:14 2 D60 A ,4 13:00 00:44: :11 12:23 25:00 13:32 1 D65 A ,4 14:00 00:47: :29 12:45 25:00 13:57 2 D70 A ,1 16:00 00:49: :39 11:51 25:00 13:05 1 D75 A ,1 20:00 01:02: :57 11:59 25:00 13:26 1 H-10 C 3 Ja Fullført 15 2,6 16:00 00:41: :07 12:21 25:00 13:27 15 H11-12 C 3 Ja Fullført 16 2,6 16:00 00:41: :22 11:37 25:00 12:43 16 H11-12N N 1 Ja Fullført 4 2,0 16:00 00:32: :01 11:07 25:00 12:04 4 H13-14 B ,5 10:00 00:35: :59 11:36 25:00 12:36 7 H13-16C C 3 Ja ,6 12:00 00:31: :00 11:08 25:00 12:04 3 H13-16N N 2 Ja ,4 13:00 00:31: :15 11:35 25:00 12:31 3 H15-16 A ,4 11:00 00:59: :28 11:49 25:00 13:13 8 H17-18 A ,1 12:00 01:13: :00 00:00 25:00 01:38 0 H17-AK A ,4 10:00 00:54: :00 12:29 25:00 13:48 5 H17-C C ,1 13:00 00:40: :06 11:26 25:00 12:31 2 H17-N N 2 Ja ,4 13:00 00:31: :05 11:07 25:00 12:03 1 H19-20 A ,8 10:00 01:08: :00 00:00 25:00 01:33 0 H21A A ,9 08:00 01:03: :01 11:55 25:00 13:23 4 H35 A ,8 09:00 01:01: :00 00:00 25:00 01:26 0 H40 A ,1 10:00 01:01: :13 11:23 25:00 12:49 2 H45 A ,1 10:00 01:01: :24 11:48 25:00 13:14 4 H50 A ,1 10:00 01:01: :49 12:22 25:00 13:48 4 H55 A ,9 11:00 00:53: :00 11:42 25:00 13:00 3 H60 A ,9 11:00 00:53: :46 12:20 25:00 13:38 3 H65 A ,9 11:00 00:53: :23 12:42 25:00 14:00 3 H70 A ,4 12:00 00:40: :01 11:39 25:00 12:44 3 H75 A ,1 14:00 00:43: :19 11:33 25:00 12:41 1 H80 A ,0 15:00 00:45: :05 11:13 25:00 12:23 1 N-ÅPEN N 1 Ja Fullført 62 2,0 fri 10:00 12:00 fri 62 Sum Km Trykk kart I plast Reserve plast Reserve trykk Start intervall Startlengde Sum pr løype 2, ,0 1N fri 2, , , , , , , , , , , , Sum påm Sum start 12 år eller yngre år år og eldre Sum Planskjema Eikerløpet /Hovedside /09:42

16 310 Planskjema Eikerløpet Klasse Andel premier Planlagt utdeling Antall premier Ant Utdelt H17-N H11-12N Fullført 4 H13-16C 3 3 D17-N 8 1 D13-16C 3 4 H D13-16N 3 1 D17-AK 8 2 H13-16N 3 3 H17-C 8 2 D21A D11-12N Fullført H11-12 Fullført H H D D H H D D H D D11-12 Fullført H H D D17-C 8 3 H21A 8 4 D D D D H-10 Fullført ikke rangering D-10 Fullført 7 22 ikke rangering H H17-AK 8 5 H D D D H N-ÅPEN Fullført fortløpende ikke rangering Sum Planskjema Eikerløpet /Beregne utdeling