Fremtidig lokalisering av Troms Idrettskrets administrasjon

Transkript

1 Fremtidig lokalisering av Troms Idrettskrets administrasjon Innledning: Troms Idrettskrets (TIK) er i dag lokalisert på Idrettens Hus på Bardufoss. Idrettens Hus for Troms ble etablert på Bardufoss for år siden, og intensjonen var å samle all idrettsadministrasjon i fylket til Bardufoss. Før den tid var idrettskretsen lokalisert i Tromsø. Idretten i Troms oppnådde aldri å samles på Bardufoss. Dagens situasjon avviker betydelig fra det som var intensjonen med flyttingen. Av særkretsene har Troms Skikrets sin daglige leder kontorsted på Idrettens Hus Bardufoss. Pr i dag har 3 av de fast ansatte i idrettskretsen sitt kontorsted på Bardufoss. Det idrettsfaglige arbeidsmiljøet blir stadig svakere, og både faglige og politisk orienterte oppgaver løses i dag i stor grad med Tromsø som naturlig utgangspunkt. Styret og administrasjonen i idrettskretsen har stor respekt for det som en gang var målet og det som er bygd opp på Idrettens Hus på Bardufoss. Styret i TIK mener likevel at tiden nå er moden for å se på idrettskretsens fremtidige lokalisering relatert til idrettskretsens fremtidige oppgaver og mål. Formål og arbeidsoppgaver for idrettskretsen Troms Idrettskrets formål og arbeidsoppgaver er i hht til vår lov slik: 1 Formål Troms idrettskrets skal arbeide for at alle mennesker gis mulighet til å utøve idrett ut fra sine ønsker og behov, og skal være en positiv verdiskaper for individ og samfunn. Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 3 Arbeidsoppgaver Idrettskretsen skal arbeide med: a) Lovpålagte oppgaver og saker av felles interesse for idretten. b) Idrettspolitiske innsatsområder, spesielt overfor fylkeskommunen, regionale organer/etater og kommunene, for å styrke idrettens rolle og bedre idrettslagenes rammevilkår. c) Service- og støtteoppgaver overfor idrettsråd, særkretser og idrettslag for å styrke aktivitets-, kompetanse- og anleggsutviklingen. d) Informasjons- og opplysningsvirksomhet om idrettens verdier og verdiskaping. Idrettskretsen har ansvar for at det opprettes idrettsråd i kommunene. Idrettskretsens styringsdokument er den til enhver tid vedtatte handlingsplan for TIK. TIK er et administrativt og idrettspolitisk ledd for idretten i Troms. 1

2 Målsetning med flytting av idrettskretsens administrasjon: 1. Samlokalisering av idrettsadministrasjon etablere et kraftsenter for idrettsadministrasjon og idrettskompetanse. 2. Oppnå er mer effektiv drift av Troms Idrettskrets både målt i tidsbruk og økonomi 3. Økt synlighet og tilgjengelighet for idretten kunne utøve service og støtte til idretten i Troms best mulig Fremtidsvisjon: Troms Idrettskrets ønsker å utføre sine oppgaver og mål for idretten i Troms og i samarbeid med idretten i Troms. Det er viktig å ha et fremtidsrettet syn på hvordan oppgavene kan løses best mulig. Vurdering av virksomhetsrelevante faktorer: A. Samlokalisering av idrettsadministrasjon og idrettskompetanse Særkretser med administrasjon i Tromsø er Troms Fotballkrets, Norges Håndballforbund Region Nord, Troms Bedriftsidrettskrets. Idretten har i dag et kontorfellesskap på Alfheim, der også TIKs ansatt på folkehelsearbeid og Tromsø idrettsråd har kontor Troms Idrettskrets har som en av sine kjerneoppgaver å arbeide med service- og støtteoppgaver overfor idrettsråd, særkretser og idrettslag (ref TIKs lov 3). Et kontorfellesskap med flest mulig av de administrativt ansatte i idretten i Troms vil kunne styrke samarbeidet i idrettsarbeidet. Å samle kompetanse innen idretten vil styrke idrettsarbeidet på alle felt. Regionalt Kompetansesenter for Toppidrett i Nord Norge (RKT Nord, tidligere Olympiatoppen Nord Norge) administrerer sin virksomhet med base i Tromsø. Idrettskretsene i Nord Norge samarbeider med RKT Nord og er med i ressursgruppa. Troms Idrettskrets har skaffet finansiering til ei 4-årig 50 % prosjektstilling for å styrke Olympiatoppsatsingen i Troms. Den/de ansatte i Olympiatoppen i Nord Norge/Troms ønsker kontorfellesskap med idretten i Tromsø. Med mange aktører innen idrettsadministrasjon og idrettskompetanse i Tromsø er det mest hensiktsmessig at idrettskretsen administrasjon er lokalisert samme sted, for best mulig å kunne være det koordinerende leddet for idretten i Troms. En samlokalisering med flest mulig av aktører innen idrett vil gi et kraftsenter som vil kunne gi synergieffekter for idretten, både den aktive og den administrative delen. Denne samlokaliseringen kan idretten oppnå i Tromsø. 2

3 B. Tromsø - landsdelens hovedstad sentrum for møter og konferanser Tromsø er landsdelens største by med nærmere innbyggere og medlemskap i idretten. Tromsø er ofte det naturlige valget for store idrettsmøter og konferanser. Det er en fordel at TIK, som det koordinerende leddet for idretten i Troms, har sin administrasjon der en stor del av det administrative - og idrettspolitiske arbeidet utføres. Mye av møtevirksomheten i regi av idrettskretsen og som idrettskretsen deltar på blir avholdt i Tromsø i dag, pga kommunikasjonsmulighetene og fordi andre aktører/deltakere har sitt utgangspunkt i Tromsø. Eksempler på møter som foregår i Tromsø: Troms fylkeskommune avdeling folkehelse, idrett og friluftsliv, RKT Nord, administrative møter for de nordnorske idrettskretser (NNI) og NIF, politiske møter for NNI og NIF, Idrettens Barentsutvalg, regionale kurs, samarbeid med særkretser, møter med idrettslag, oppfølging av egen ansatt, samarbeidsgruppe og styringsgruppe for kompetansesenter UIT, større arrangement som Kunnskapsturne. C. Kommunikasjonsmuligheter Tromsø er knutepunktet for kommunikasjon med fly og båt innad i Nord Norge, og har gode kommunikasjonsmuligheter med fly til resten av landet. TIKs administrasjon reiser ofte med Tromsø som utreisedestinasjon. Bardufoss har nærhet til flyplass, men rutetilbudet er begrenset. Fordelen med Bardufoss er den sentrale plasseringen i Troms fylke som gir kort vei med bil til mange kommuner. D. Nærhet til samarbeidspartnere En av de viktige oppgavene idrettskretsen skal jobbe for, er å skape gode rammevilkår for idretten. Det er da en stor fordel å ha nærhet til beslutningstakere som politikere på regionalt og nasjonalt nivå, og fylkets idrettsadministrasjon. Det er også viktig å ha god tilgjengelighet til idrettskompetanse gjennom Universitetet i Tromsø og RKT Nord. Samarbeidet med disse krever en del møtevirksomhet. Med dagens lokalisering på Bardufoss krever dette mye reising som koster både arbeidstid og penger. Universitetet i Tromsø har i vår/høst 2010 etablert Kompetansesenter for idrett og helse. Kompetansemiljøet som bygges opp her skal fungere i tett samarbeid med idretten i Troms, og tilflyte idretten kompetanse og service. TIK er med i samarbeidsgruppa for samarbeidsavtalen med UIT og i styringsgruppa for Kompetansesenteret. TIKs rolle er å informere og involvere idretten i Troms i dette arbeidet. TIKs folkehelseprosjekter TIK har stort engasjement i folkehelsearbeidet i Troms. Prosjektet Aktiv på Dagtid er lokalisert i Tromsø. Idrettens storbyarbeid/inkludering i IL drives i byene Tromsø, Harstad og Finnsnes i samarbeid med idrettsrådene. TIK vil også i fremtiden være en pådriver for store folkehelseprosjekter i regi av idretten, både i byene og i andre kommuner. E. Tilgjengelighet for idretten Idrettskretsen har en viktig oppgave å serve idretten innen lov og organisasjon og kompetanse. 3

4 Det er i mange av de oppgaver TIK skal løse en nødvendighet å være i direkte dialog med medlemmer og idrettslag innen lov- og organisasjonsarbeidet. TIKs kursvirksomhet skjer i stor grad i byene Tromsø, Harstad og Finnsnes da etterspørselen er størst der de fleste medlemmene bor. Med lokalisering i Tromsø er 31 % av idrettslagene i umiddelbar nærhet, 38 % nås med inntil 1 time reising, 64 % med inntil 2 timer reising og 100 % med inntil 3 timers reising. Med lokalisering på Bardufoss er fordelingen slik: umiddelbar nærhet: 4 %, inntil 1 time: 28 %, inntil 2 timer: 69 % og inntil 3 timer: 100 %. Med større nærhet til flere medlemmer og idrettslag er idrettskretsen i stand til å ha mer personlig kontakt og kan dermed serve idretten på en bedre måte. TIK skal serve idretten ved å arrangere kurs for IL og IR i hele fylket. Styret i TIK ønsker å gjøre seg mer tilgjengelig ved å gjennomføre møter med idrettsråd og avholde sine egne styremøter i rundt omkring i hele fylket. Ved å effektivisere den daglige virksomhet vil det utløse mer ressurser til å kunne serve idretten i hele fylket. F. Vurdering av økonomiske konsekvenser Oversikt over økonomiske konsekvenser for endret kontorsted til Tromsø: Drift av Idrettens Hus på Bardufoss Leie av kontorlokaler i Tromsø Økning arbeidsgiveravgift Bardufoss 5,1 % Tromsø 7,9 % Reisekostnader - ekstrareiser Bardufoss- Tromsø t/r, basert på 40 turer Merbruk av arbeidstid for reisevirksomhet Bardufoss - Tromsø Økning reiseutgifter til idrettsråd med Tromsø som adm.sted Reduserte kostnader Økning kostnader ,- 1) ,- 4) ,- 2) , ,- 3) ,- 5) 7000,- 6) , ,- Beregningen viser at det ikke blir økte utgifter for Troms Idrettskrets ved lokalisering av administrasjonen i Tromsø. Forklaringer til beregningen: 4

5 1) Driftsutgifter for Idrettens Hus Bardufoss er store pga av stort og kostnadskrevende bygg. Idrettskretsen har i 2009 reforhandlet alle avtaler og redusert strømforbruket. Dette har gitt noe lavere driftskostnader, men totalkostnaden har likevel blitt omentrent den samme som tidligere år da det stadig er behov for nødvendig vedlikehold. Det krever også arbeidstid å eie og drifte et stort bygg. Behovet for vedlikehold av bygningen (ventilasjonsanlegg og generell oppgradering) vil øke de neste årene. 2) Basert på leie av 4 kontorer x kr ,- pr kontor inkl felleskostnader til dagens pris på Idrettens Hus på Alfheim. Leie av 4 kontor vil gi ekstra plass til nødvendig arkiv. Ved bytte av større lokaliteter i Tromsø med større fellesareal (møterom etc.) kan prisen pr kontor bli noe større. 3) Dagens drift av idrettskretsen medfører mye ekstra reiser Bardufoss Tromsø t/r som medfører økte utgifter. I beregningen er det bare tatt med dagens driftskostnader ved bruk av TIKs egen nedbetalte bil og kostutgifter. Ved ev fortsatt kontorsted på Bardufoss er det nødvendig med utbytting av bil eller bruk av privat bil eller leiebil. Dette vil bli atskillig dyrere enn dagens utgifter. I tillegg til reiser t/r Tromsø har idrettskretsen ekstra reisekostnader ved flyreiser eks til Oslo og andre steder i landet da få flyavganger noen ganger fører til ekstra overnattinger ved reiser. 4) Tomgangsdrift av Idrettens Hus vil gi kostnader på forsikring, strøm, kommunale avgifter og lignende på kr ,- En utleie av huset inntil salg kan gi inntekter. 5) Basert på merbruk av arbeidstid for ekstra kjøring t/r Tromsø for organisasjonssjefen. 6) Beregning basert på 5 regionale idrettsrådsmøter med TIKs administrasjon, merkostnad for antall km og merkostnad arbeidstid i kjøring. TIKs styremedlemmer deltar på idrettsrådenes årsmøter. Styremedlemmene er representert fra hele fylket, det blir derfor ingen forskjell på deres reisekostnader i forhold til hvor TIKs administrasjon er lokalisert. Kostnader ved flytting vil være en engangskostnad, og er ikke tatt med i beregningen. De økonomiske støtteordninger for idrettslag, idrettsråd og særkretser/regioner er øremerkede midler tildelt fra Troms fylkeskommune og NIF. Økonomiske støtteordninger til de nevnte organisasjonsleddene vil ikke bli berørt ved endring av TIKs driftsbudsjett. G. Ivaretakelse/salg av eiendommen Idrettens Hus på Bardufoss TIK er eier av bygget Idrettens Hus som ligger vegg-i-vegg med Bardufosstun. Huset er bygd i 1990/1991 og rommer 175 m 2 kjeller med lager og arkiv, 509 m 2 i 1.etg med 15 kontor, 2 møterom, lager, garderober, toaletter, kjøkken, vinterhage, kopi/rekvisita og vestibyle/korridorer, samt 35 m 2 loft med arkiv. Til sammen 719 m 2. 5

6 Huset er for stort til dagens bruk, og har store driftskostnader. Det har vært gjort gjentatte forsøk på utleie av kontorlokaler til næringsliv etc. I dag er Troms Skikrets leietaker av kontor, samt Bardufoss gym - og turnforening leier lager. Husets tekniske verdi er høy, men slik det står/brukes i dag er verdien av kapitalen lite tilgjengelig for idretten. Idrettens Hus ble bygget for 4,4 mill og finansiert slik: tilskudd fra NIF 2 mill, tilskudd fra Troms fylkeskommune ,- tilskudd fra Målselv kommune kr ,- egenkapital kr ,- og låneopptak kr 1 million. Lånet er nedbetalt. I klausul fra NIF skal andelen de har investert ved ev salg benyttes til ev investering i nytt bygg ev settes av i fond til fremtidig investering i bygg. TIK har interesse av å ivareta verdien av eiendommen til idretten i Troms sin interesse. Idrettskretsen ønsker en dialog med NIF og Bardufosstun for ei eventuell fremtid der idrettskretsen lokaler kan være en del av utviklingen av Bardufosstun. TIK har engasjert offentlig godkjent taksmann for taksering av eiendommen pr mars Salgstaksten er kr Troms Idrettskrets vurderer følgende alternativer for eiendommen Idrettens Hus Bardufoss: 1) Salg til Bardufosstun/ Norges Idrettsforbund 2) Salg på det åpne marked 3) Utleie 4) Tomgangsdrift inntil videre ved salg på et senere tidspunkt H. Troms Idrettskrets og NIFs idrettssenter på Bardufosstun TIK har en målsetning om og fortsatt ha et godt samarbeid med Bardufosstun idrettssenter. Vi ønsker å bidra i utviklingen av dette og i motivering av idretten i Troms til å benytte idrettssenteret. Idrettskretsen ønsker også fortsatt å være bruker av Bardufosstun idrettssenter til møter og konferanser i fremtiden som eksempel idrettskretstinget, idrettshelga og kursvirksomhet. Troms Idrettskrets mener at Bardufosstun idrettssenters fremtid som NIFs idrettssenter er avhengig av at idretten bruker idrettsenteret, altså at antall idrettdøgn forsvarer at idrettsforbundet fortsatt skal kunne bruke midler på drift av idrettsenteret. Det er idretten i Troms og Nord Norge, både særkretser og idrettslag som må velge å benytte Bardufosstun idrettssenter hvis fremtiden til idrettssenteret skal sikres. En god ledelse av senteret og gode idrettsanlegg på Bardufoss er også ei forutsetning for Bardufosstuns fremtid. Troms Idrettskrets mener at forutsetningene for fremtidig drift av Bardufosstun idrettssenter er uavhengig av Troms Idrettskrets lokalisering av administrasjon. I. Ivaretakelse av de ansatte i prosessen og i eventuell flytting Troms Idrettskrets har i dag følgende ansatte: - organisasjonssjef, kontorsted Bardufoss 6

7 - fagkonsulent lov og organisasjon, kontorsted Bardufoss - fagkonsulent økonomi, kontorsted Bardufoss - prosjektleder folkehelse, kontorsted Tromsø - fagkonsulent utvikling og utdanning, kontorsted Bardufoss/Tromsø. Idrettskretsen og NIF har igangsatt samtaler med de ansatte på Bardufoss i forhold til å ivareta de i en prosess med eventuell flytting av kontorsted. To av de ansatte på Bardufoss fyller 62 år i 2010 og det er dialog om overgangsordninger ev delte løsninger i en periode. Organisasjonssjefen har gitt beskjed om at hun fortsetter i stillingen uavhengig av ev flytting. Tidspunktet for ei flytting av kontorsted i nær fremtid nå, er gunstig i forhold til antall ansatte som blir berørt. Konklusjon: TIKs vurdering av ei flytting av administrasjon til Tromsø: Ei samlokalisering av idrettsadministrasjon og idrettskompetanse i Troms vil ikke skje på Bardufoss i fremtiden, da det ikke er sentralt nok i forhold til kommunikasjon og samarbeidspartnere. Styret i TIK mener at Troms og Tromsø er det naturlige valget for idretten i Nord Norge å samles i møtevirksomhet og i oppgaver som regionaliseres. Det er ønskelig med ei samlokalisering av idrettsadministrasjon og kompetanse. Dette er mer formålstjenelig og oppnåelig i Tromsø. I ei fremtidsretta vurdering av idrettskretsens administrasjon vil det være viktig å ha ei effektiv drift både målt i tidsbruk og økonomi. Kostnadene ved TIKs drift i Tromsø vil ikke være høyere enn ved dagens drift på Bardufoss. Tromsø vil være det naturlige valget som møtearena og for regionalisering av oppgaver for idretten i Nord Norge. TIKs styre vurderer at TIKs administrasjon i fremtiden bør lokaliseres i Tromsø. Forslag til vedtak: Troms idrettskrets administrasjon skal i fremtiden lokaliseres i Tromsø. Det søkes samarbeid med særkretser/regioner om etablering av kontorfellesskap i Tromsø. Styret i TIK ivaretar den videre prosessen i fremtidig lokalisering av administrasjon og forvalting Idrettens Hus på Bardufoss. 7