Økonomihåndboka. Møre og Romsdal fylkeskommune. Siste hovedoppdatering: Oktober Økonomiseksjonen

Transkript

1 Økonomihåndboka Siste hovedoppdatering: Oktober 2012 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen

2 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Forord Økonomihandboka er eit hjelpemiddel for økonomistyring og økonomiforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune. Denne økonomihandboka gjeld kun kommunal sektor. Statleg sektor har eige økonomireglement. Her samlar vi det som vedkjem økonomiforvaltninga i fylkeskommunen sine kommunale verksemder. Økonomihandboka skal vere ei lærebok for nytilsette innanfor økonomiområdet og eit oppslagsverk for alle som arbeider med økonomi til dagleg. Gjennom økonomihandboka ønskjer ein å sikre: God økonomistyring på alle nivå i organisasjonen Rett rekneskapsføring Gode interne rutinar innan økonomiforvaltning Det overordna formålet med kvalitetssikring av økonomiforvaltninga i Møre og Romsdal er: Fylkeskommunen si økonomiforvaltning skal medverke til å skape og bevare tillit til at fylkeskommunen si verksemd skjer på ein rett og god måte, og at fylkeskommunen sine verdiar og ressursar blir forvalta effektivt og trygt. Vi håper at denne økonomihandboka skal vere ei hjelp til å betre kompetansen i fylkeskommunen innan økonomistyring. Gjennom utarbeidinga håper ein også å få klargjort prinsipp og rutinar innafor økonomistyring og økonomiforvaltning. Ansvaret for økonomisk intern kontroll Det er leiinga sitt ansvar å sjå til at det blir etablert tilfredsstillande interne kontrollrutinar på økonomiområdet. Ein leiar vil meir enn nokon annan person kunne setje ein standard som påverkar integritet, etikk og andre faktorar i arbeidsmiljøet. Som eit resultat av at intern kontroll på økonomiområdet er, og bør vere, bygd inn i drifta, er det sjølvsagt at alle tilsette må ta eit ansvar for at den interne kontrollen skal fungere. Men sjølv om oppgåver er delegerte vidare er det ikkje til å kome frå at det er leiaren i den enkelte verksemda som har det endelege ansvaret for den økonomiske interne kontrollen. Utarbeiding og revidering av økonomihandboka Del II skal dekkje behovet for detaljinformasjon og vere eit praktisk hjelpemiddel/oppslagsverk i samband med dei meir operative oppgåvene innan rekneskapsføring, økonomiforvaltning og intern kontroll. Målgruppa for del II av økonomihandboka er mellomleiarar, saksbehandlarar og personar som er direkte involverte i økonomiarbeid. Alle skolar og avdelingar skal ha dette oppslagsverket tilgjengeleg for sine økonomimedarbeidarar. Økonomihandboka er ikkje ferdig med det materialet som no er utarbeidd. Handboka sin del II må jamnleg oppdaterast i takt med endring i reglar og rutinar. Skal handboka vere ein nyttig reiskap for økonomimedarbeidarar i fylkeskommunen, må vi få melding om kva område boka ikkje dekkjer, kva behov som finnst og gjerne tips om korleis ein kan rette opp manglane. Ved ajourføring blir det sendt ut melding til avdelingar og skolar om dei endringane som har skjedd. Meir inngåande detaljar reglar om reglar og forskrifter finn du på følgjande internettsider: og Vi er takksame for respons, og eventuelle merknader til innhaldet i handboka kan rettast til Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen v/rådgiver Egil Bjørn Berglund Fylkeshuset, 6404 MOLDE Tlf , egil.bjorn.berglund@mrfylke.no. Ajouført :01:00 Side 2 av 197

3 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Innleiing Denne boka er bygd opp etter moderne prinsipp i teksthandsaming. Det betyr mellom anna at boka er laga i PDF-format som kan lesast ved hjelp av gratisprogrammet Acrobat Reader, som kan lastast ned frå internettadressa Boka kan lesast både på skjermen og via utskrift. Navigeringsvennleg på skjermen Peikarar/hyperkoblingar er i stor grad brukt slik at boka er svært navigeringsvennleg på skjermen. Det trengs med rundt 200 sider som er inndelt i mange kapitel og avsnitt samt kryssreferansar og nokre eksterne peikarar (til internett). Alle stader der det står sjå punkt/vedlegg etc., er dette ein klikkbar kryssreferanse. I tillegg kan du navigere via bokmerkepaletten som vist under: Prøv navigeringsknappane! Hvis ikkje bokmerkepaletten (blått rektangel) vises, må du klikke på knappen Show/hide Navigation pane og så på Bookmarks. Deretter kan du klikke på + for å avdekke strukturen og for å trekke sammen. For å gå til eit avsnitt klikkar du på dets overskrift. Her kan du bla side for side. På skjermen er det mykje enklare å navigere enn på utskrifta. Utskrifter Mange vil ha utskrifter i tillegg til skjermen. Sidan deler av økonomihandboka vil bli oppdatert iblant, rår vi til at du har utskriftene i ein ringperm og da kan skifte ut berre sider som er endra. Utskrift av ein del av dokumentet. Ajouført :01:00 Side 3 av 197

4 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Innhaldsliste Forord... 2 Innleiing Instruksar for økonomiforvaltinga Instruks for utøving av tilvisingsmynde Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging Instruks for rekneskapsføring Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Instruks for kasseforvaltning Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar Budsjett Formål Formelle krav til årsbudsjettet Økonomiplanprosessen Sentrale omgrep Budsjettreglementet Den budsjettansvarlege sitt ansvar Spesielt om budsjettering av interne overføringar Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma Periodisering Vedlegg Kontoplan Generelt om kontoplanen Oppbygging av den interne kontoplanen Vedlikehald av kontoplanen Vedlegg Attestering og tilvising Attestering Tilvising Rekneskap Kva er rekneskap Økonomistyringssystemet Krav til rekneskapen Anordningsprinsippet Utgifter Meirverdiavgift Inntekter Posteringar som ikkje medfører utbetaling Rekneskapsfristar Rekneskapsføring av fond Kontorkasse Handtering av utbetalingsanvisningar og sjekkar Oppretting av eigne bankkonti Investeringsutgifter Ajouført :01:00 Side 4 av 197

5 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Prosjekt Kontroll med fylket sine tilskotsbidrag Gåvekontoar og legat Kontrollar m.o.t. rekneskapsregistrering Vedlegg Rapportering Rapportering i fylket i dag(kommunal sektor) Grunnlaget for rapportering Rapportering til fylkesutdanningssjef Rapportering til fylkesrådmannen Rapportering til hovudutval Rapportering til fylkesutvalet Årsrapport til fylkestinget Rapportering utanom faste rapporteringstidspunkt Løn Generelt Lønssystemet Attestasjon og tilvising av løn Melding til Trygdeetaten sitt arbeidstakarregister PAI-registeret - Personal Administrativt Informasjonssystem Sjukeløn Foreldrepengar Feriepengar Trekk i løn Forskot på løn Arbeidstid og overtid Kontroll av lønsutbetalingar Organisasjonsnummer Forsikringar Pensjonsordningar Nytilsetjing Når tilsette døyr Når tilsette sluttar Når tilsette går av med alderspensjon Oppslagsverk Vedlegg Reise- og kostgodtgjersle Kommunane sitt reiseregulativ Utfylling av reiserekningar Godtgjersle for reisetid Reiseforskot Innkjøpsavtalar som vedrører tenestereiser Vedlegg Registrering av inventar og utstyr Inventarføring Utrangering, kassasjon og avhending av inventar og utstyr Kartotekføring av utstyr ført i investeringsrekneskapen Vedlegg Ajouført :01:00 Side 5 av 197

6 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 10 Forsikringar Administrative bestemmelsar Prosedyre for rapportering av tilgang/avgang Prosedyre ved skade Skadeførebyggjande program og tiltak Vedlegg Balanserekneskapen Kva er balanserekneskap Hovudkapitla i balansen Memoriakonti Arkivering og kassasjon av løns- og rekneskapsmateriale Arkivering Kassasjon Retningslinjer for innhald i arkiv Meir informasjon? Vedlegg Dokumentasjon av interne rutinar Bakgrunn Ansvar Korleis gå fram Oppfølging Årsavslutning Viktige arbeidsoppgåver ved årsavslutning Utstyr og inventar - flytting frå driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet Strykningar ved underskot i den samla rekneskapen Budsjettreglement Heimel og formål Spesifikasjon av budsjett og rekneskap Grense mellom driftsbudsjett- og investeringsbudsjett (rekneskap) Fullmakt til underordna organ Strykningar ved rekneskapsmessig underskot Rammestyring Ansvar Sanksjonar Iverksetjing Vedlegg Ordliste Ajouført :01:00 Side 6 av 197

7 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 1 Instruksar for økonomiforvaltinga 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde Gitt av fylkesrådmannen Mål Det skal utarbeidast rutinar som har som mål å - oppdage manglar ved faktura i høve til leveranse og bestilling - skape klare ansvarstilhøve - klargjere krav til dokumentasjon av utbetalingar - hindre feil og forsømmingar i samband med utbetalingar Definisjon Å attestere ein faktura er å gå god for at ein faktura er rett og i samsvar med bestilling og leveranse og at tilvising kan tilrådast. Ei tilvising er ei fullmakt til å setje i verk utbetaling. I dette ligg det at den som tilviser skal sjå til at alle vilkår for utbetaling ligg føre; arbeidet er utført, vara er motteke, bilaget er rett kontert, det er gjort gyldig vedtak om løyving til vedkomande formål, og at utbetaling skjer innanfor rett budsjettramme. Tilvisar har eit spesielt ansvar for at tilvising skjer i samsvar med dei reglar som gjeld for skatt, mva og innberetningsplikt. Sjå om tilvisar sitt ansvar ved inntektsordre Krav til attestasjon Attestasjon skal utførast av ein person som har hatt med saka å gjere på ein slik måte at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. Ved innkjøp skal det attesterast før tilvising. Attestasjonsmynde kan ikkje leggjast til den som har tilvisingsrett. Det er leiinga sitt ansvar å utarbeide rutinar for attestasjon innanfor sitt ansvarsområde. Dei lokale rutinane må innehalde reglar om kva som skal sjekkast på kvar faktura. Som minimum skal fakturaen sjekkast med omsyn til bestilling, rett pris, kvalitet, mengde, kredittid og leverandør Ansvarstilhøve Gjennom det årlege budsjettvedtaket gjev fylkestinget administrasjonen ved fylkesrådmannen fullmakt til å bruke løyvingane til dei formål som er tilgodesett i budsjettet. Tilvisingsretten følgjer av denne fullmakta. Fylkesmannen delegerer tilvisingsretten vidare slik han finn dette formålstenleg. Delegert tilvisingsmynde blir utøvd under tilsyn frå den som har delegert myndet. Ved personendringar eller andre tilhøve som inneber endringar i bruk av tilvisingsmynde skal det alltid sendast skriftleg melding om dette til rekneskapsførar. Det skal ligge føre arkiv i rekneskapsførande eining som viser endringar i tilvisingsmynde. Arkivet skal også innehalde signaturprøve, og det skal gjevast beskjed til økonomiseksjonen ved endringar. Opplysningane skal oppbevarast i 10 år. Leiar som har delegert tilvisingsrett kan gje andre mynde til å utøve tilvisingsretten på sine vegner. Det er viktig at tilvisingsretten blir avgrensa til så få personar som mogleg. Det skal gjevast skriftleg melding med underskriftsprøve til rekneskapsførar om slik mynde. Det skal ikkje skje utbetaling utan at nødvendig tilvising ligg føre frå person med slik mynde Mellombels overføring av tilvisingsmynde til andre Ved avvikling av ferie eller anna planlagd fråver kan tilvisingsmynde utførast mellombels av ein på førehand bestemt medarbeidar. Før fråveret tek til skal det sendast skriftleg melding med underskriftsprøve om slik kortvarig delegering til rekneskapsførande eining. Ved sjukefråver og anna fråver som ikkje er planlagt skal næraste overordna instans avgjere kven som skal utføre tilvisingsmyndet. Melding skal gjevast til rekneskapsførar. Ajouført :01:00 Side 7 av Instruksar for økonomiforvaltinga

8 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Avgrensing av tilvisingsmynde mot andre oppgåver Personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine bankkonti eller kontorkasser kan ikkje ha tilvisingsmynde. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til å registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskapen Krav til tilvisinga Tilvising skal skje på eit eige skjema, på tilvisingsstempel eller via elektronisk tilvising i økonomisystemet. Som vedlegg til tilvisinga skal originalbilag nyttast. Dersom original ikkje blir nytta skal det leggjast ved ei forklaring. Ein må i slike tilfelle sørgje for at dobbeltbetaling-/bokføring ikkje skjer. Det skal leggjast ved bilag som viser korleis beløpa på tilvisinga har kome fram. Tilvisinga skal vere datert og underskriven eller tilvist via økononomisystemet av den som har tilvisingsmynde på vedkomande ansvarsområde Krav til attestasjon og tilvising av lønsmateriell Lønsmateriell skal attesterast og tilvisast på gjeldande skjema. Det lokale lønskontoret gjev nærare retningslinjer for utfylling og bruk av skjema for tilvising av fast og variabel løn. Lønsbilaget skal vere attetstert før det blir sendt til tilvising. Den som attesterer har plikt til å kontrollere at opplysningane på skjemaet er rette og kan tilvisast. Leiar har ansvar for å avgjere kven som skal ha attestasjonsmynde, og korleis rutinene omkring dette skal leggjast opp Inntektsordre Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Den som har tilvisingsansvar har ansvar for at det vert utarbeidd rutinar for innbetaling og rekneskapsføring av fylkeskommunale inntekter. Sjå 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter. Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde Habilitet I dei høve ein person med tilvisingsrett av habilitetsomsyn ikkje kan tilvise, skal tilvisinga gjerast av næraste overordna Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinene. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I høve der ein av lokale hensyn ønskjer å gå ut over dei reglane som er gjevne i denne instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen. Etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter skal rutinene dokumenterast. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :01:00 Side 8 av Instruksar for økonomiforvaltinga

9 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging Gitt av fylkesrådmannen Denne instruksen gjeld for alle som har budsjettansvar i Møre og Romsdal fylkeskommune Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar at fylket til ei kvar tid har eit budsjett som er reelt, fullstendig og periodisert for gjennom dette å oppnå betre økonomistyring, rapportering og kontroll Definisjonar Budsjettendring endring på årets nettoramme for eit ansvarsområde. Omdisponering administrativ leiar sitt mynde til å flytte midlar innan vedteken nettoramme Grunnlaget Budsjettering skal skje i samsvar med årsbudsjettforskrifta. Disponering av budsjettet skal skje i samsvar med vedteke Budsjettdelegasjonsreglement for Møre og Romsdal fylkeskommune Budsjetteringsprinsipp Budsjetteringa til den politiske behandlinga skal skje av etatane på grunnlag av dei førebelse rammene som blir tildelt og med eitt beløp pr. utvalsramme. Etter at fylkestinget har vedteke budsjettet skal etatane innan 10. februar spesifisere det i samsvar med krava i årsbudsjettforskrifta. Budsjett-tala skal for kvart rammeområde som eit minimum leggjast inn på følgjande artsnivå: Utgifter: Lønsutgifter 09 Sosiale utgifter 1-28 Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon 29 Internkjøp («interne overføringar») 3 Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon 4 Overføringar 54 Avsetnad til disposisjonsfond 55 Avsetnad til bunde fond 57 Overføring til investeringsbudsjettet Inntekter: Brukarbetalingar Andre sals- og leigeinntekter 69 Fordelte utgifter Refusjonar 79 Internsal («interne overføringar») 81 Andre statlege overføringar Andre overføringar 94 Bruk av disposisjonsfond 95 Bruk av bunde fond Budsjettering skal skje etter anordningsprinsippet, dvs. at alle utgifter og inntekter skal takast med i budsjettet for vedkomande år anten dei er forventa betalt eller ikkje. Bruk av anordningsprinsippet er avgrensa til dei til ei kvar tid gjevne reglane i årsbudsjettforskrifta Budsjettet er bindande Ei budsjettramme kan ikkje overskridast. I høve der det ligg an til overskridingar skal det straks setjast i verk tiltak som innsparing eller omdisponering. Ajouført :01:00 Side 9 av Instruksar for økonomiforvaltinga

10 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Budsjettet skal vere ajour Budsjettet skal til ei kvar tid vere ajour og avstemt. Budsjettendringar skal gjerast straks det er grunnlag for det. Inntekter og utgifter som ikkje var venta på budsjetteringstidspunktet skal registrerast i budsjettet straks dei er kjente Periodisering Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar (til dømes månader). Budsjettet skal periodiserast på ein slik måte at det speglar planlagt aktivitet i løpet av året. Ajourføring av periodiseringa skal gjerast så snart ein får kjennskap til endringar, som for eksempel auka budsjettrammer eller endring av tidlegare periodisering Dokumentasjon Alle endringar i budsjett skal vere dokumentert Rapportering Den som har budsjettansvar har ansvar for rapportering. Nærare retningslinjer for rapportering blir gitt av fylkesrådmannen. Så snart nokon blir kjend med budsjettoverskridingar av noko omfang, skal det rapporterast til næraste overordna nivå, uavhengig av dei faste intervalla for rapportering Budsjettkontroll Leiaren er ansvarleg for at drifta skjer på best mogleg måte innanfor rammene av vedteke budsjett. Dersom det ligg an til å bli overskridingar må tiltak straks setjast i verk. Alternativ her er anten innsparing eller omdisponering Rutiner og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp, dokumentere og følgje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. Budsjettsjefen i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutiner og at desse er tilfredstillande dokumentert. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :01:00 Side 10 av Instruksar for økonomiforvaltinga

11 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for rekneskapsføring Gitt av fylkesrådmannen Mål Rekneskapsføringa i Møre og Romsdal fylkeskommune skal utførast slik at rekneskapen gjev relevant, påliteleg og fullstendig informasjon. System og rutinar for ut- og innbetalingar skal liggje til rette for best mogleg utnytting av ressursane Grunnlag og prinsipp Rekneskapsføringa skal leggjast opp etter reglane i dei til ei kvar tid gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter og elles etter reglar fastsett av fylkeskasseraren. Rekneskapen skal førast etter bruttoprinsippet. Dette inneber at alle utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal førast brutto. Det skal ikkje gjerast frådrag for tilhøyrande inntekter til utgiftspostane, og heller ikkje inntektspostane skal stå fram med frådrag for eventuelle tilhøyrande utgiftspostar. På denne måten vil rekneskapen vise den reelle aktiviteten. Rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet. Dette inneber at alle kjente utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar i året skal takast med i rekneskapen for vedkomande år, enten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. Unntak frå anordningsprinsippet gjeld lån, skatteinntekter og avskrivningar Kontoplan Utgifter og inntekter skal førast etter sin art (på rett rekneskapskonto) og i samsvar med gjeldande kontoplan Attestering og tilvising Alle utbetalingar skal vere attesterte og tilviste før rekneskapsføring og utbetaling finn stad. Fast løn blir likevel utbetalt etter ståande tilvising. Utbetaling utan tilvising skjer for forpliktingar som følgjer av til dømes fylket sitt arbeidsgjevaransvar slik som skattetrekk, arbeidsgjevaravgift, fagforeiningskontingent, meirverdiavgift m.v. Sjå også 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde Utbetalingar Bokføring av fakturaer skal normalt skje via leverandørreskontro. Utbetaling til leverandør skal skje ved forfall. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling påfølgande kvardag. Møre og Romsdal fylkeskommune skal om mogleg ha ei kredittid på 30 dagar frå fakturadato. Utbetaling av løn skjer til fastsett lønningsdato. Dersom lønningsdato fell på laurdag, søndag eller helgedag skjer utbetaling på siste kvardag før lønningsdato. Forskot på løn kan utbetalast i dei høve dette er avtalefesta. Avgifter som følge av lønsutbetalingar, skatt og andre trekk til offentlege styresmakter skal betalast ved forfallsdato. Dersom forfallsdato fell på laurdag, søndag eller annan helgedag skjer utbetaling påfølgande kvardag Innbetalingar/inntekter Det er den som har ei inntekt på sitt budsjett som har ansvar for å følgje opp at inntekta blir inntektsført i fylket sin rekneskap og at innbetalinga kjem. Ordinære tilskot frå staten blir inntektsførte ved innbetaling. Øyremerkte tilskot skal inntektsførast straks bindande tilsegn ligg føre, uavhengig av når betalinga kjem. Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta sende krav. Kravet skal vere påført inntektskonto. Sjå også 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Bilaga Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet skal ha eit eige bilagsnummer. Bilagsnummerrekkjefølgja skal vere ubroten innan det enkelte år. Bilaga skal elles vere dokumenterte og forklarande slik at grunnlaget for rekneskapsføringa kjem klart fram. Sjå også Ajouført :01:00 Side 11 av Instruksar for økonomiforvaltinga

12 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell. Data som blir registrerte inn i rekneskapssystemet Når det gjeld tilskot og refusjonar mellom fylket sine verksemder må den som skal ha inntekta sende krav. Kravet skal vere påført inntektskonto Aksjebrev og andre verdipapir Aksjebrev, innskotsbevis og andre verdipapir skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen for registrering i rekneskapen og oppbevaring Momsrekneskap og -oppgjer Rutinane i verksemda skal leggjast opp slik at dei tilfredstiller reglane i Lov om meirverdiavgift. Rekneskapsførande eining fører momsrekneskap og utfører momsoppgjer. Den enkelte administrative leiar har ansvar for å avklare med skattemyndigheitene om verksemda er avgiftspliktig. Ved slik avklaring skal økonomiseksjonen ved sentraladministrasjonen konsulterast på førehand. Verksemdene skal også rette seg etter lov av 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon for MVA for kommunar og fylkeskommunar ved kjøp av tenester frå registrerte næringsdrivande gjeldande frå 1. januar 2004, og interne reglar gjevne på dette området Avgrensing av rekneskapsføring mot andre oppgåver Rekneskapsførar skal ikkje ha tilvisingsmynde. Rekneskapsførar skal ikkje ha tilgang til kontantkasse, og bør heller ikkje ha bankfullmakt åleine Rekneskapen skal vere avstemt Rekneskapen skal vere avstemt, både totalt og balansekonti. Rekneskapen skal også avstemmast i høve til underliggjande system. Avstemming av rekneskapen må gjerast i samsvar med utarbeidde rutinar Rutiner og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredsstillande dokumenterte. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :01:00 Side 12 av Instruksar for økonomiforvaltinga

13 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter Gitt av fylkesrådmannen Mål Denne instruksen gjeld for sal av varer og tenester til eksterne kundar. Det skal utarbeidast rutinar som sikrar at fylket sine inntekter blir registrerte i fylket sin rekneskap og at inntektene blir betalt inn så raskt som mogleg Ansvar for fremjing av fylket sine krav Den verksemd som leverer varer og tenester til andre, har ansvar for å sende faktura på kravet Kreditt-tid Pengekrav skal fremjast så raskt som mogleg etter at grunnlaget for pengekravet ligg føre. Betalingsfrist er 30 dagar dersom ikkje anna er avtalt Utarbeiding av salsdokumentet Når krav blir fakturert skal desse opplysningane finnast på fakturaen. Navn og adresse til den som sender kravet Navn og adresse til den som mottek kravet Kva kravet gjeld Mengd eller omfang av det som er levert eller ytt Beløp, mva. skal vere spesifisert Staden der varen er levert eller tenesten ytt Organisasjonsnummer Stad/dato Bank- eller postgirokonto kravet skal innbetalast til Betalingsbetingelsar (forfallsdato, morarente e.l.) Telefonnummer, evt. kontaktpersonar I tillegg er det ein fordel om fakturaen inneheld innbetalingsreferanse Anordningsprinsippet - fordringsføring av uteståande krav Etter anordningsprinsippet skal inntekter inntektsførast i rekneskapen når kravet oppstår, uavhengig av når innbetaling skjer. Skolar og avdelingar som har økonomiseksjonen som rekneskapsførar skal sende kopi til denne av utsendte krav slik at desse kan fordringsførast. Konto i rekneskapen skal vere påført. Når det gjeld dei avdelingane som bruker faktureringsprogrammet KOMMFAKT, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen Innbetalingsmåte Innbetalingar til fylket skal i all hovudsak skje til bankgirokonto som tilhøyrer Møre og Romsdal fylkeskommune. Oppretting av eigne bankgirokontoar ved den enkelte verksemd kan berre skje etter godkjenning frå fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune og berre når det er nødvendig av omsyn til oppfølging og kontroll. Saldo på eigne bankkonti i skolar, tannklinikkar skal førast over til fylkeskasseraren sin bankkonto innan utgangen av kvar månad Inntektsordre Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren skal det gå fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Det skal gjevast inntektsordre på øyremerkte tilskot og sals- og leigeinntekter. Ein inntektsordre vedrørande øyremerkte tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde Oppfølging av fylket sine inntekter Den eininga som har fremja eit eksternt pengekrav har også ansvaret for å følgje opp at innbetaling skjer. Purring skal sendast innan 14 dagar etter at kreditt-tida er ute. For vidare oppfølging av uteståande fordringar skal dei til ei kvar tid gjeldande rutinar følgjast. Ajouført :01:00 Side 13 av Instruksar for økonomiforvaltinga

14 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Uteståande fordringar skal følgjast opp jamnleg. Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen har ansvar for å følgje opp fordringar som er generert via KOMMFAKT Avskriving av fordringar Fordringsmassen skal gåast gjennom jamnleg med tanke på å avskrive krav som det ikkje er mogleg å inndrive. Eventuell avskriving av fordringar skal dekkast innanfor vedteke budsjett. Er det små utsikter for dekning av kravet skal fordringa avskrivast som tapt Kontantsal Småsal av varer og tenester frå fylket sine verksemder til private skal i utgangspunktet berre skje mot kontant betaling. Sjå også 1.5 Instruks for kasseforvaltning Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale eining sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumenterte. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :01:00 Side 14 av Instruksar for økonomiforvaltinga

15 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for kasseforvaltning Gitt av fylkesrådmannen Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar - trygg forvaltning av likvidar - at ein unngår samanblanding av kasseraransvar med funksjonar som kan kome i konflikt, t.d. tilvisingsmynde og rekneskapsverksemd Ansvarstilhøve Fylkeskasseraren disponerer fylket sine samla likvidar. Alle som disponerer kontorkasser gjer dette på vegner av fylkeskasseraren og etter dei retningslinjer som denne gjev. Grunngjeven søknad om oppretting/endring av kassebehaldning skal sendast til fagetat. Fylkeskasseraren fastset behaldninga etter anbefaling frå fagetat. Det skal gjevast skriftleg melding til fylkeskasseraren når kontorkasser skal avsluttast Om bruk av midlar frå kassa Bruk av kontorkasser skal i størst mogleg grad avgrensast, og kassa skal berre nyttast til mindre innkjøp og utlegg der kontant betaling er einaste alternativet. Fylket sine kassamidlar skal oppbevarast strengt åtskild frå private kontantmidlar. Det er ikkje høve til å låne midlar frå kassa for dei tilsette eller andre ved avdelinga/institusjonen Oppbevaring Kassamidlane skal oppbevarast i låst pengeskrin av vanleg god kvalitet. Pengeskrinet skal så langt det er muleg oppbevarast i låst safe Storleik Det skal ikkje oppbevarast større kontantbeløp enn det som strengt tatt er nødvendig. Dersom ikkje anna er avtalt skal kontantar ut over avtalt beløp snarast overførast til økonomiseksjonen sin bankgirokonto. Beløpet som er oppbevart i kassa bør vere lågast mogleg og skal så langt det er råd ikkje overstige kr , Om innhaldet Kassa må ikkje innehalde blanko-utfylte kvitteringar, sjekkar e.l Kassarekneskap Det skal førast kassarekneskap over samtlege inn- og utbetalingar i kassa. Kassarekneskapen bør førast fortløpande og vere ajour til ei kvar tid. Kassarekneskapen skal vere spesifisert med naudsynte konti, og dokumentert med bilag for transaksjonane Kvittering Forhåndsnummerert kvittering skal gjevast på alle sal Disponering av kontorkassa Kassaboka blir ført av kasseraren. Det skal vere ein person som har kassaforvaltningsansvaret. Kasseraren har ansvaret for at behaldninga er avstemt mot rekneskapen, jf pkt I fall andre tilsette har trong om tilgang til kassa når kassaansvarleg ikkje er til stades, bør det etablerast underkasser. Det skal vere ein person som har ansvaret for forvaltninga av underkassa. Når kassa skal overlatast til andre, t.d. ved feriar, må det utarbeidast ei kasseoverdragningserklæring både ved overlevering og tilbakelevering. Ajouført :01:00 Side 15 av Instruksar for økonomiforvaltinga

16 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Avgrensing mot tilvisingsmynde og rekneskapsverksemd Kasseraren kan ikkje ha tilvisingsmynde. Den som er kasserar kan leggje til rette for registrering av kassebilag, men kan ikkje sjølv utføre registreringa. Kasseraren bør så langt det er mogleg ikkje ha post- og bankfullmakt åleine Avstemming Kassa skal avstemmast jamnleg, og minst ein gong i månaden. Kassaavstemminga må dokumenterast skriftleg på eige skjema. Eventuelle kasseskilnader må følgjast opp og stillast til observasjon Oppgjer Kassarekneskapen i skolar og tannklinikkar må ha ei fast oppgjersordning, t.d. ved innsending av bilag og kontantar ein gong i månaden til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen Kontroll Leiaren for avdelinga er den som er øverste ansvarleg for kassa, og leiaren bør sjå til at kassa og kassefunksjonen blir kontrollert med ujamne mellomrom. Kontroll av kassa skal vere dokumentert på særskilt skjema for slik kontroll Rutinar og dokumentasjon av desse - oppfølging Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale verksemd sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinene. Det er fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune som har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :01:00 Side 16 av Instruksar for økonomiforvaltinga

17 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr Gitt av fylkesrådmannen Mål Formålet med å registrere inventar og utstyr er - å sikre ein mest mogleg rasjonell bruk av inventar og utstyr - å førebyggje at tilsette eller andre urettmessig tileignar seg fylket sin eigedom - å kunne dokumentere tap i samband med brann, tjuveri, hærverk, naturskade o.l. - å førebyggje at tilsette urettmessig blir utsett for mistanke om mislegheiter Definisjonar Avgang kan skje ved avhending, overføring, utrangering eller kassasjon: Avhending inneber at inventar og utstyr blir selt eller overdrege til andre utanfor fylket. Overføring inneber at inventar og utstyr blir overført til andre av fylket sine einingar. Utrangering er avgjerd om at inventar og utstyr skal gå ut av bruk fordi det ikkje lenger gjer slik nytte som opphaveleg tenkt eller fordi behov ikkje lenger er til stades. Kassasjon er avgjerd om at inventar og utstyr som er nedslite eller skadd og ikkje lenger kan reparerast utan for store kostnader skal takast ut av bruk Ansvar Administrativ leiar tek avgjerd i saker som nemnt under pkt Etatsjef har ansvar for å koordinere overføring av overflødig utstyr mellom fylket sine einingar. Administrasjonsavdelinga koordinerar innkjøp og overføring innan sentraladministrasjonen Registrering Registrering inneber at tilgang og avgang av inventar og utstyr blir dokumentert løpande og systematisk. Det skal etablerast eit trygt registrerings-system som er tilpassa lokale behov, til dømes lister, protokollar eller edb-baserte system. Verksemda må sjølv vurdere om den enkelte gjenstand skal registrerast. Slik vurdering må gjerast på bakgrunn av gjenstandens verdi, levetid, kor utsett den er for å bli fjerna frå verksemda og kor lett omsetteleg den er. Oversikta over registrert inventar og utstyr skal innehalde opplysningar om innkjøpsdato, innkjøpspris, skildring av gjenstanden, kvar den er lokalisert og evt. dato og signering for avgang/overføring/utrangering/kassasjon. Det skal liggje føre tilfredsstillande dokumentasjon for dei avgjerder som er gjort i samband med avgang av inventar og utstyr Kontroll Kontroll med at registrert utstyr er til stades skal gjennomførast årleg, og det skal dokumenterast at kontroll er gjennomført. Samtidig med oppteljing blir overflødig inventar/utstyr registrert. Institusjonen si administrative leiing vurderer kva som kan nyttast innan institusjonen. Utstyr/inventar det ikkje er behov for innan institusjonen skal meldast til etatsleiinga Avgang Avhending Før avhending skal det vere klargjort at utstyret ikkje kan nyttast av andre einingar i fylket. Ajouført :01:00 Side 17 av Instruksar for økonomiforvaltinga

18 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 Sal skal gjerast etter vanlege reglar for god forretningsskikk og til den som betalar best. Det inneber at sal normalt skal skje etter offentleg kunngjering og på grunnlag av skriftlege tilbod eller auksjon. Regelen om at sal skal gjerast til den som betalar best kan berre fråvikast dersom det er meir fordelaktig for fylket å selje til annan kjøpar. Når materiellet har liten verdi, når omgåande sal er nødvendig eller berre eit mindre antal kjøparar er aktuelle, kan avhending skje ved direkte sal. Ved avhending av utstyr av en vesentleg verdi, bør sal skje etter offentleg kunngjering og kjøpstilboda skal oppbevarast innelåst til opning finn stad. Tilboda skal opnast av minst 2 personar og påførast registreringsnummer. Det skal førast salsprotokoll ved avhending og denne skal skrivast under av minst to personar. I salsprotokollen skal innførast opningsdag og klokkelslett, nemning på inventar og utstyr, registreringsnummer på tilbodet og navn på den som gir tilbod, tilbodspris og eventuelt andre opplysningar av verd. Overføring Overføring av inventar/utstyr mellom einingar i fylket kan avtalast direkte mellom partane. Den enkelte verksemd skal melde frå om overflødig utstyr og etatsleiinga har ansvar for å føre oversikt over utstyr som er overflødig. Utrangering Opplysningar ved utrangering skal førast i inventarlista, og denne skal skrivast under av minst to personar. Kassasjon Opplysningar ved kassasjon skal førast i inventarlista og denne skal skrivast under av minst to personar Nedlegging Ved nedlegging av skolar og andre einingar skal utstyr gåast gjennom og etatsleiinga skal ha melding om utstyr/inventar som kan nyttast av andre av fylket sine verksemder Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Administrativ leiar har ansvar for at det innanfor ramma av denne instruksen blir utarbeidd lokale rutinar for registrering og kontroll av inventar og utstyr og at desse blir følgt. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkesrådmannen. Administrativ seksjon hos fylkesrådmannen har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredstillande dokumentert. Fylkesrådmannen kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :01:00 Side 18 av Instruksar for økonomiforvaltinga

19 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for oppbevaring av rekneskapsbøker og bilagsmateriell Gitt av fylkesrådmannen Mål Det skal etablerast rutinar som sikrar at - gjeldande lover og forskrifter på området blir haldne - oppbevaring skjer på ein forsvarleg og oversiktleg måte Lover og forskrifter som regulerer oppbevaringsplikta Rekneskapsbøker med tilhøyrande bilag, brev og andre dokument skal oppbevarast i minst 10 år etter vedkomande rekneskapsår. Saman med bilaga skal det liggje ved nødvendige underbilag der det går fram korleis beløpet på bilaget har kome fram. Rekneskaplova krev at oppbevaring av rekneskapsbilag skal skje ordna. Lagring skal skje betryggande ved nedlåsing av bilaga. Bilag som blir skanna blir lagra elektronisk og papirutgåva blir makkulert etter eit år. Det blir vist til rekneskapsforskriftene Ansvarstilhøve Alle rekneskapsførande einingar i fylket pliktar å rette seg etter gjeldande lover og forskrifter på området Rutinar og dokumentasjon av desse Denne instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse er tilfredstillande dokumentert. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune kan gje utfyllande retningslinjer der dette er nødvendig. Ajouført :01:00 Side 19 av Instruksar for økonomiforvaltinga

20 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del Instruks for avskriving av kortsiktige fordringar Gitt av fylkesrådmannen Mål Denne instruksen gjeld for avskriving av kortsiktige fordringar. Instruksen er eit regelverk som skal vere retningsgjevande for dei operative rutinane. Den enkelte budsjettansvarlege skal utarbeide rutinar som sikrar at det er eit best mogleg samsvar mellom den bokførte verdi og den reelle verdi av fylket sine uteståande fordringar Kva er ei kortsiktig fordring Ei kortsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling innan eit år. Dei fleste inntekter blir bokførte etter anordningsprinsippet. Dette betyr at fordringa blir ført til inntekt i drifts- eller kapitalrekneskapen og ført som fordring i balansen til betaling skjer. Krav skal normalt inntektsførast når faktura blir sendt. For at fordringsmassen i balansen skal vere mest mogleg reell må fordringsmassen gåast gjennom jamnleg og nødvendige avskrivingar gjerast Ansvar for uteståande fordringar Ansvaret for fordringa ligg til det budsjettansvaret der fordringa er ført til inntekt. Den budsjettansvarlege har fullmakt til å avskrive tap på krav. Den budsjettansvarlege har innan sitt ansvarsområde mynde til å utgiftsføre tap på uteståande fordringar i enkeltsaker innanfor ei beløpsgrense på kr Det er eit vilkår for avskriving at det ikkje er råd å drive inn kravet, og at det er dekning innanfor vedteke budsjett. Krav på private og bedrifter skal vere prøvd kravd inn gjennom inkasso før tapsavskriving kan skje. Når det gjeld krav på offentleg verksemd skal avgjerd om tapsavskriving takast av fylkesrådmannen. Dersom tapet overstig kr skal saka leggjast fram for fylkesrådmannen Tilbakeføring av kortsiktige fordringar Dersom grunnlaget for ei kortsiktig fordring fell vekk på grunn av feil i fakturagrunnlaget eller mangel på heimel, skal fordringa førast tilbake mot den inntektspost der fordringa tidlegare er ført til inntekt Tap på/avskriving av kortsiktige fordringar I omgrepet avskriving ligg at ein i rekneskapen ser på kravet som tapt ved at tapet blir utgiftsført i drifts- eller investeringsrekneskapen. Balanseposten for kortsiktige fordringar blir tilsvarande redusert. Tap på kortsiktige fordringar er å sjå på som ei utgift og skal førast på eigen konto for tap på krav, og skal belastast same ansvar og formål som inntektene i si tid vart førte. Sjølv om kravet er utgiftsført som tap i rekneskapen, skal kravet mot debitor som hovudregel oppretthaldast. Dersom kravet skal oppretthaldast skal saka registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar Når skal avskriving gjennomførast i rekneskapen A. Utleggsforretning Fordringa skal avskrivast når utleggsforretning er avslutta og det er slått fast at det ikkje er noko til utlegg. Dersom det er tatt utlegg bør avskriving først gjerast når utleggsobjektet er avhenda. Dersom utlegget har dårleg prioritet bør avskriving gjennomførast og saka førast over til overvåking. B. Konkurs, akkord og dødsbo Fordringa skal avskrivast når konkurs formelt er opna og fordringa er meldt. Fordringa skal vidare avskrivast når akkordforslaget er stadfesta. I saker som gjeld dødsbo skal fordringa avskrivast når dødsbohandsaminga er avslutta. D. Saker som er forelda Fordringa skal avskrivast straks det er slått fast at den er forelda. E. Adresse er ukjent Fordringa skal avskrivast når adressa er ukjent eller utvandring er slått fast ved returpost eller eventuell utskrift frå folkeregisteret. Ajouført :01:00 Side 20 av Instruksar for økonomiforvaltinga

21 Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomihandboka del 2 F. Fordringa er eldre enn eitt år Dersom kravet etter gjentekne purringar ikkje er betalt, skal kravet avskrivast som tapt når fordringa er eitt år gamal. Dette gjeld så sant det ikkje kan dokumenterast at løysing i saka snarleg ligg føre. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, skal kravet mot debitor oppretthaldast og registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar. Dersom krav som er over eitt år gamle ikkje er avskrivne som tapt vil fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune vurdere å føre kravet ut av rekneskapen som tapt. G. Andre forhold Fordringa kan også avskrivast sjølv om vilkåra i punkta ovanfor ikkje er oppfylte dersom ein etter særskilt vurdering finn grunn til det. Sjølv om kravet er utgiftsført som tapt i rekneskapen, kan kravet mot debitor oppretthaldast og skal då registrerast i balansen på eigen konto for tapsavsetningar Gjennomføring Avskriving av kortsiktige fordringar skal gjennomførast i rekneskapen når vilkåra i punkt er oppfylte. Fordringsmassen må gåast gjennom jamnleg Dokumentasjon Avskriving av fordring skal vere dokumentert med årsak og bakgrunn, og dokumentasjonen skal følgje bilaget som grunnlagsdokumentasjon Innbetaling på saker der det tidlegare er foretatt avskriving Innbetaling på tidlegare avskrivne fordringar skal førast som inntekt på det ansvar og formål der tapet tidlegare er ført Rutinar og dokumentasjon av desse Det er den lokale administrasjonen som har ansvaret for å leggje opp rutinar innanfor instruksen sine rammer. I dei høve der ein av lokale omsyn ønskjer å gå ut over reglane i instruksen må dette avtalast med fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er den lokale administrasjonen sitt ansvar å dokumentere og å følgje opp rutinane. Fylkeskasseraren i Møre og Romsdal fylkeskommune har ansvar for å sjå til at det blir utarbeidd lokale rutinar og at desse blir tilfredsstillande dokumente Ajouført :01:00 Side 21 av Instruksar for økonomiforvaltinga

22 2 Budsjett Det er utarbeidd ein eigen instruks når det gjeld budsjettarbeid. Sjå 1.2 Instruks for budsjettering og budsjettoppfølging side 9. Sentrale retningslinjer for budsjettarbeidet er også gitt i Budsjettreglement, vedteke av fylkestinget i sak T-19/99 og justert i sak T-30/02. Dette reglementet gir reglar for delegering av mynde i budsjettsaker. Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal gjelde for dei fylkeskommunale verksemdene. 2.1 Formål Løyvingsdokument Fylket sitt årsbudsjett er ein plan for verksemdene sine utgifter og inntekter i budsjettåret. Budsjettet er eit løyvingsdokument der politikarane løyver midlar til vedteken aktivitet/tiltak. Budsjettet stiller på same tid krav til administrasjonen om at vedteken aktivitet skal gjennomførast innanfor dei vedtekne rammene. Budsjettet skal omfatte alle delar av den fylkeskommunale verksemda og skal fastsetje: kva ein skal oppnå kva som skal gjennomførast av aktivitetar og tiltak kven som er målgruppa kven (avdeling/skole) som skal utføre tenesteproduksjonen kor store ressursar som skal nyttast i tenesteproduksjonen Styrings- og kontrolldokument Budsjettet er også eit styrings- og kontrolldokument som ein skal sjå ressursbruken i året opp mot. Det er eit styringsdokument først og fremst for dei som har ansvaret for tenesteproduksjonen, og gjev høve til kontroll og oppfølging for overordna administrativt nivå og for fylkestinget som gjev løyvinga. Informasjonsdokument Budsjettet er vidare eit viktig informasjonsdokument både til eksterne og interne aktørar. Dette krev at budsjettet er utforma slik at det gjev eit godt og rett bilde av fylket sin økonomiske situasjon og planlagte aktivitet i budsjettåret Kva ligg i eit vedteke budsjett? For den budsjettansvarlege er det dette som ligg i eit vedteke budsjett: 1. Bindande Når budsjettet er vedteke er det bindande for alle organ/verksemder i fylket. Dei skal innrette verksemda slik at den held seg innanfor vedtekne budsjettrammer. Den som har tilvisingsmynde er også ansvarleg for at budsjetterte inntekter kjem inn og blir inntektsførte. Dersom det viser seg at budsjetterte inntekter ikkje let seg realisere, må ressursbruken reduserast tilsvarande. 2. Løyve/fullmakt Det vedtekne budsjettet er eit løyve til å disponere ressursramma for å gjennomføre planlagt aktivitet. 3. Pålegg Det blir gjennom budsjettet gjeve eit pålegg om å gjennomføre dei tiltak og den aktivitet som det er lagt opp til gjennom dei gjevne løyvingar. Budsjetterte midlar skal nyttast til vedtekne tiltak. 2.2 Formelle krav til årsbudsjettet Etter Lov om kommunar og fylkeskommunar (kommunelova) skal fylkestinget innan årets slutt vedta budsjett for komande kalenderår og ein økonomiplan som omfattar minst dei fire komande budsjettåra. Møre og Romsdal fylkesting har vedteke at fylkets økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast i ein og same prosess og leggjast fram til desembertinget.

23 Krav til årsbudsjett og økonomiplan er fastsett i: Lov om og kommunar og fylkeskommunar av 25.september 1992 nr. 107 kapittel 8 ( 44-49) Forskrift om årsbudsjett av 15. desember Krav til budsjettet Lov og forskrift krev m.a. at: Budsjettet skal vere: 1. Offentleg Dokumenta skal vere tilgjengeleg for alle som ønskjer å gå gjennom dei, og budsjettet skal leggjast fram til allment ettersyn. 2. Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre Budsjett og rekneskap skal svare til kvarandre, slik at vedtak og resultat (budsjett og rekneskap) kan samanstillast. 3. Reelt, fullstendig og oversiktleg Budsjettet skal vere reelt, dvs. at alle kjente inntekter og utgifter i løpet av året skal takast med. Underbudsjettering, dvs. bevisst budsjettering med for låge inntekter/for høge utgifter er ikkje tillate. Budsjettet skal vidare vere fullstendig og sett opp på ein slik måte at ressursbruken til dei ulike kostnadsstadene kjem fram på ein oversiktleg måte. Budsjettet skal vere klart og oversiktleg, dvs. at innhaldet i budsjettet må komme klart fram. 4. Budsjettet skal balansere Utgiftene i budsjettet, utbetalingspostar og avsetningar skal balansere med inntekter, innbetalingspostar og bruk av tidlegare avsette midlar Innhald i budsjettet Budsjettet omfattar eit driftsbudsjett og eit investeringsbudsjett. Innhaldet i dei to budsjetta er: Driftsbudsjett Budsjett for løpande utgifter og inntekter. Investeringsbudsjett Budsjett over investeringar og utlån og korleis desse utgiftene og utbetalingane er finansierte. Du finn meir informasjon om skiljet mellom drifts- og investeringsbudsjett i økonomihandboka kapittel 5.14 Investeringsutgifter side Tilhøvet til fylkesplan og andre plandokument Økonomiplanen skal leggjast til grunn ved fylket sitt budsjettarbeid og øvrig planleggingsverksemd. Ein må derfor sjå all planlegging i fylket i samanheng med økonomiplanlegginga. Dette inneber at dei økonomiske premissane som ligg til grunn i vedteken økonomiplan, ikkje kan fråvikast i andre planar utan at verknadene er vurdert i økonomiplansamanheng. Etter Plan- og bygningslova 19-6 skal fylkesplanar (fylkesplanen og fylkesdelplanar) leggast til grunn for fylket si verksemd. Dette betyr at utgangspunktet for økonomiplanen er dei overordna måla og utfordringane i vedteken fylkesplan. Planprosessane skal vere koordinerte med utarbeidinga av økonomiplanen, slik at fylkesplanen/fylkesdelplanane kan gje innspel til økonomiplanarbeidet, og omvendt at økonomiplanarbeidet kan gje innspel til den øvrige planleggingsverksemda. Gjennom planprosessane må ein sørge for at vedtekne tiltak og satsingar i fylket sine planar må finne sin plass i økonomiplanen som ei konkretisering av dei aktivitetar den enkelte sektor skal gjennomføre innanfor den vedtekne økonomiske ramma. Ajouført :01:00 Side 23 av Budsjett

24 2.3 Økonomiplanprosessen Møre og Romsdal fylkesting har gjort vedtak om at økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeidast som eitt dokument. Dette inneber at årsbudsjettet utgjer første året i økonomiplanen. Økonomiplanprosessen steg for steg: 1. Fylkesrådmannen sender ut skriv til etatane med frist (15.april) til å kome med eventuelle innspell til endra investeringsbehov i høve til vedteken økonomiplan og eventuelt grunngjevne forslag til endra driftsrammer. 2. Fylkesrådmannen sender ut økonomiplanrundskriv til etatane med førebelse rammer i byrjinga av juni. 3. Fylkestinget vedtek rammer for økonomiplanarbeidet (ca. 20. juni) 4. Frist for etatane sine framlegg til driftsbudsjett og investeringsbudsjett er 1. september 5. Fylkesrådmannen sender ut sitt framlegg i byrjinga av november 6. Hovudutvala behandlar framlegget i midten av november 7. Fylkesutvalet behandlar framlegget til økonomiplan i slutten av november 8. Fylkestinget behandlar framlegget i midten av desember Helse, miljø og tryggleik (HMT) Vi viser til måla i internkontrollhandboka. Ein skal i arbeidet med økonomiplanen ta med dei HMTtiltak som må gjennomførast i perioden for å oppfylle gjeldande standardkrav frå styresmaktene og hindre driftsavbrot. Medråderett Dei tilsette skal sikrast medråderett i økonomiplan- og budsjettprosessen, jfr. Hovudavtalen del B. Før den budsjettansvarlege gjev si endelege budsjett-tilråding, skal utkast til budsjett for vedkomande område/sektor drøftast med dei tillitsvalde og leggjast fram for dei respektive samarbeidsutval til orientering/drøfting og eventuell fråsegn. For dei vidaregåande skolane, er det ein føresetnad at det blir lagt til rette for slik orientering/drøfting og eventuell fråsegn frå tillitsvalde/verneombod ved kvar vidaregåande skole. Stillingar I samband med økonomiplanprosessen er det ein føresetnad at talet på faste stillingar og stillingstypar blir vurdert i høve til planlagt organisasjonsutvikling, innanfor dei økonomiske rammene som blir lagt. Mal for kommentardelen for den enkelte sektor: SEKTOR Mål Hovudmål, delmål (generelle) Hovudutfordringar for dei komande åra (generelle) Framlegg til økonomiplan for heile sektoren Økonomiplan i tabellformat inndelt i fylkestings-/utvalsrammer Kommentarar til økonomiplan med hovudvekt på endringar Den enkelte fylkestings-/utvalsramme Utfordringar i planperioden (kort og presist) Mål for rammeområdet (Hovudmål, delmål og styringsmål) Økonomiplan for fylkestings-/utvalsramma (tabell) Kommentarar til fylkestings-/utvalsramma med hovudvekt på endringar Det er oppretta ein eigen database på internett ( som inneheld informasjon om status (oppgåver, organisering, bemanning, lovgrunnlag, felles planføresetnader etc.) og utfordringar, slik at denne informasjonen skal ikkje takast med i økonomiplandokumentet. Økonomiplandokumentet skal synleggjere samanhengen mellom aktivitet og budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar for bruk av budsjettramma. Ajouført :01:00 Side 24 av Budsjett

25 Spesifisering av budsjettrammene Etter at fylkestinget har vedtatt budsjettrammene, skal etatane leggje inn budsjett-tala. Etter årsbudsjettforskrifta skal budsjett-tala for kvart rammeområde som eit minimum leggjast inn på følgjande artsnivå: Utgifter: Lønsutgifter 09 Sosiale utgifter 1-28 Kjøp av varer og tenester som inngår i fylket sin eigenproduksjon 29 Internkjøp («interne overføringar») 3 Kjøp av varer og tenester som erstattar fylket sin eigenproduksjon 4 Overføringar 54 Avsetnad til disposisjonsfond 55 Avsetnad til bunde fond 57 Overføring til investeringsbudsjettet Inntekter: Brukarbetalingar Andre sals- og leigeinntekter 69 Fordelte utgifter Refusjonar 79 Internsal («interne overføringar») 81 Andre statlege overføringar Andre overføringar 94 Bruk av disposisjonsfond 95 Bruk av bunde fond Det kan sjølvsagt budsjetterast på eit meir detaljert nivå enn dette i den grad den enkelte verksemd finn dette ønskjeleg ut frå si eiga styring. Fristen for etatane til å leggje inn budsjett-tala sine er 10. februar. 2.4 Sentrale omgrep Ansvarsområde: Budsjettansvarsområde etter kontoplanen (fem siffer i dagens kontostreng). Ansvaret er knytt til ei stilling/ein funksjon, t.d. rektor. Sjå 3 Kontoplan side 32. Teneste: Teneste viser kva funksjon ressursbruken har. Tenestedimensjonen i kontostrengen er oppgåveorientert. Sjå 3 Kontoplan side 32. Budsjettramme drift: Budsjettramme drift er den delen av årets fellesinntekter som blir tildelt det enkelte rammeområde. Budsjettramma kan nyttast til drift, overføring til investeringsbudsjettet eller avsetjing til fond. Rammeområde: Fylkestingsramme er ein del av budsjettet som fylkestinget vedtek bindande ramme for, sjå pkt Utvalsramme er ein del av budsjettet som eit hovudutval eller fylkesutvalet vedtek bindande ramme for, sjå pkt Nettoramme: Nettobudsjett for eit ansvarsområde, dvs. øvre ramme for utgifter innan budsjettansvarsområdet etter at inntekter som skal førast på budsjettansvarsområdet er gått til frådrag. Periodisering av budsjett: Fordeling av budsjettmidlar pr. månad på ein slik måte at dette speglar av den planlagte aktiviteten. Sjå pkt Budsjettreglementet Det vart vedteke nytt budsjettreglement for Møre og Romsdal fylkeskommune i sak T-19/99. Reglementet tok til å gjelde og vart justert i sak T-30/02. Budsjettreglementet finn du i 15 Budsjettreglement side 184. Ajouført :01:00 Side 25 av Budsjett

26 Med budsjettreglementet er det gjort vedtak om at rammestyring skal gjelde for fylket sine verksemder Overordna styringsprinsipp i fylket Målstyring tyder at overordna styringsorgan styrer sine underliggjande institusjonar m.v. ved å fastsetje mål og prioriteringar. Innanfor tildelte ressursar og ut frå den generelle målsetjinga skal verksemdene sjølve fastsetje resultatmål og konkret seie korleis dei skal nå måla. Rammestyring gjev eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, og i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor dei gjevne økonomiske rammene. Større grad av delegering i budsjettsamanheng, og med dette auka bruk av rammestyring, heng naturleg saman med ein auka fokus på målstyring som verkty for å styre ressursane mot dei prioriterte oppgåvene. Økonomiplandokumentet skal derfor synleggjere samanhengen mellom aktivitet og budsjettramme. Det skal vere framtidsretta, med fokus på utfordringar og målsetjingar for bruk av budsjettramma. Økonomiplandokumentet skal såleis innehalde eigna målekriterium (typer aktivitetstal som skal brukast som styringsmål og som det skal rapporterast etter) for den drifta ein får midlar til å gjennomføre i perioden. Det er i mange høve vanskeleg og til dels utan meining å operere med kvantifiserbare aktivitetsmål. Målet for aktiviteten skal i slike tilfelle skildrast utifrå kva oppgåver ein planlegg å gjennomføre i driftsåret. Styringsmåla skal ikkje brukast berre ved den årlege resultatvurderinga, men skal også vere til nytte i den løpande styringa som den budsjettansvarlege gjennomfører av eiga drift, og slik sett også danne grunnlag for vurdering i samband med den ordinære økonomirapporteringa i løpet av året. Rammestyring inneber i praksis at: 1. Budsjettansvarleg kan omdisponere midlar innanfor vedteken budsjettramme 2. Meirforbruk i høve til budsjett må dekkast inn i komande års budsjett. Mindreforbruk i høve til budsjett vil etter avalueringa kunne bli stilt til disposisjon som ei styrking av neste års ramme. Rammestyring går kort sagt ut på at det enkelte nivå i organisasjonen sjølv kan avgjere korleis midlane best skal brukast, føresett at ein held seg innanfor den gjevne økonomiske ramma og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma Budsjettrammer og delegering av budsjettmynde Fylkestingsrammer Etter budsjettreglementet skal fylkestinget fastsetje samt gjere endringar i anslag for skatt, rammetilskot, generelle avsetningar samt finansutgifter og inntekter og avdrag på utlån som ikkje er fordelt på verksemdsområde. Dei gjenståande inntektene skal fylkestinget fordele i rammeområde. Dei gjenståande inntektene skal fordelast på 11 rammeområde, dvs. 11 fylkestingsrammer. Det er fylkestinget som fastset kvart av desse rammeområda, og det er fylkestinget som har mynde til å flytte midlar mellom kvar av desse 11 fylkestingsrammene. Når det gjeld investeringsbudsjettet skal fylkestinget sjølv fastsetje fordelinga mellom ulike byggeprosjekt Delegering av budsjettmynde Med delegering av budsjettmynde meiner ein at eit overordna organ gjev eit underordna organ fullmakt til å treffe avgjerd i budsjettsaker innanfor eit nærare definert budsjettansvarsområde. Det organ som har fått delegert mynde kan ikkje endre storleiken på den løyvinga som gjeld for det gjevne budsjettansvarsområdet. Delegering av mynde inneber ikkje at det delegerande organ seier frå seg budsjettmynde. Det budsjettmyndet som blir delegert kan når som helst takast attende. Det delegerande organ kan til dømes i samband med enkeltsaker velje å behandle og avgjere budsjettsaka sjølv. Delegerte budsjettfullmakter kan sjølvsagt ikkje nyttast til å endre budsjettet i strid med prioriteringar eller føresetnader frå fylkestinget. Forvalting av budsjettmidlar må vere i tråd med Ajouført :01:00 Side 26 av Budsjett

27 fylkestinget sin intensjon, og fullmakter gitt etter budsjettreglementet kan ikkje nyttast til å gjennomføre vesentlege strukturendringar i verksemda Utvalsrammer og delegering til fylkesutvalet og hovudutvala Inndelinga i fylkestingsrammer bestemmer graden av delegering til underordna organ. Fylkestinget fastset fylkestingsrammer og overlét til underordna organ å fordele desse på tenester innanfor den enkelte fylkestingsramme. For utdanningssektoren vil dette t.d. innebere at fylkestinget vedtek budsjettet til utdanningssektoren i ei fylkestingsramme vidaregåande opplæring. Utdanningsutvalet har mynde til å fastsetje og gjere omdisponeringar i budsjettet innanfor denne fylkestingsrammen. Dvs. at utdanningsutvalet ikkje har mynde til å endre ramma som er gjeven av fylkestinget. Det same gjeld for dei andre hovudutvala. Det er på hovudutvalsnivå at budsjettet til den enkelte verksemda blir fastsett. Pkt Utvalsrammer (vedlegg 2) side 190 viser korleis det enkelte utval (fylkesutval og hovudutvala) skal fastsetje budsjettet i utvalsrammer innanfor dei gjevne fylkestingsrammene. Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesutvalet og hovudutvala fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål innanfor kvar fylkestingsramme. Fylkesutvalet og hovudutvala har fullmakt til å omdisponere mellom byggeprosjekt innanfor den enkelte fylkestingsramme Mynde til fylkesrådmannen I budsjettreglementet har fylkesrådmannen fullmakt til gjere endringar i saker som ikkje er av prinsipiell betydning. Ein vil måtte vurdere konkret kva saker som er av prinsipiell betydning eller ikkje etter kvart som slike saker måtte dukke opp. Ein kan seie at omdisponering av midlar mellom budsjettrammer fastsett av fylkesutval eller hovudutval i utgangspunktet er ei sak av prinsipiell betydning. Dette inneber at fylkesrådmannen først og fremst har mynde til å fastsette, samt endre, budsjettet innanfor kvar av budsjettrammene fastsett av fylkesutval/hovudutval. Når det gjeld investeringsbudsjettet har fylkesrådmannen fullmakt til å omdisponere driftsutgifter til investeringsformål i saker som ikkje er av prinsipiell betydning Mynde til administrative leiarar i fylket Fylkesrådmannen står fritt til å delegere mynde i budsjettsaker vidare til sine underordna. Dei som er tildelt mynde i budsjettsaker må utøve dette myndet i tråd med reglane i budsjettreglementet og elles dei retningslinjer som er gjevne av fylkesrådmannen. Kva inneber dette i praksis? Den enkelte leiar står med dette fritt til å disponere midlar tildelt verksemda innanfor den enkelte utvalsramme. Dette gjeld så sant ikkje fylkesrådmannen har gjort konkrete avgrensingar i dei administrative leiarane sine fullmakter. Det er ikkje høve til å omdisponere mellom budsjettrammer fastsett av fylkesting, fylkesutval eller hovudutval. Dette tyder at det til dømes ikkje er høve til å omdisponere midlar mellom dei to fylkestingsrammene for vidaregåande opplæring og spesialpedagogiske tiltak. Budsjettrammene for desse to områda er fastsett av fylkestinget. Det betyr at den administrative leiinga må fremje sak for fylkestinget for å omdisponere mellom fylkestingsrammene for vidaregåande opplæring og spesialpedagogiske tiltak. På samme måte har administrasjonen heller ikkje høve til å omdisponere mellom rammer fastsett av det enkelte hovudutval. Dvs. at det ikkje er høve til å omdisponere mellom utvalsrammene for lokale bilruter og fylkesvegferjedrifta. Ajouført :01:00 Side 27 av Budsjett

28 2.5.3 Handtering av meir- og mindreforbruk I budsjettreglementet pkt Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk side 187 og pkt er det gjeve vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk og vilkår for dekking av netto meirforbruk: Vilkår for tilbakeføring av netto mindreforbruk a) Dersom fylket har underskott som følgje av svikt i sentrale inntektsføresetnader, skal dette dekkjast opp før mindreforbruk på rammeområda kan tilbakeførast til dei verksemdene som har mindreforbruk. Det same gjeld ved kostnadssprekk i fellesutgifter, t.d. renteutgifter. Dersom verksemda fyller vilkåra nedanfor vil ein så langt råd er sjå til at verksemda i påfølgjande års budsjett likevel får styrka budsjettramma si med netto mindreforbruk frå året før. b) Netto mindreforbruk som blir tilbakeført, skal disponerast innanfor den budsjettramma midlane opprinneleg vart løyvde til. c) Realisert produksjon skal påviseleg vere lik eller høgare enn føresett i driftsplan eller aktivitetsplan. d) Dersom produksjonen i driftsplan eller aktivitetsplan ikkje er oppfylt, kan produktivitetsgevinsten likevel tilbakeførast dersom det kan dokumenterast klare produktivitetsgevinstar. e) Innsparte midlar som ein følgje av at nye tiltak kjem i gang seinare enn føresett eller ikkje blir iverksett, skal normalt ikkje tilbakeførast. f) Innsparte midlar som ikkje blir godkjent tilbakeført, skal gå til styrking av det sentrale bufferfondet (til dekking av variasjonar i fellesinntekter og fellesutgifter). Vilkår ved dekking av netto meirforbruk a) Dersom meirforbruket er særleg stort, eller særlege tilhøve tilseier det, kan fylkestinget vedta at eit eventuelt meirforbruk skal dekkjast inn over inntil 4 år. b) I tilfelle med heilt spesielle dokumenterte, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkjast av verksemda si budsjettramme. Generelt om vurdering av verksemder med mindreforbruk Dei vilkåra som er gjevne i budsjettreglementet, og som er sitert ovanfor, kan vi forenkla seie er ei vurdering av den enkelte verksemd sin faktiske produksjon sett i høve til planlagt produksjon som skal ligge til grunn for ei vurdering av om den enkelte verksemd skal kunne ta med seg sitt mindreforbruk i år x over til år x+1. Generelt om vurdering av verksemder med meirforbruk Som det går fram av vilkåra ovanfor skal verksemder med netto meirforbruk normalt dekke dette ved å redusere neste års budsjett. Dvs. at meirforbruk i år x skal dekkast i ramma for verksemda alt i år x+1. Motivet for dette er at ordninga i størst mogleg grad skal tvinge fram ei kontinuerleg tilpasning mellom driftsnivå og økonomisk ramme. Det er likevel opna for at fylkestinget kan vedta inndekking over inntil 4 år dersom meirforbruket er særleg stort eller andre særlege tilhøve tilseier det. I tilfelle med heilt spesielle dokumentert, uføresette, endra vilkår for drifta som skuldast tilhøve som verksemda ikkje kan rå med, kan fylkestinget gjere vedtak om at eit eventuelt meirforbruk ikkje skal dekkast av verksemda si budsjettramme. Ajouført :01:00 Side 28 av Budsjett

29 2.6 Den budsjettansvarlege sitt ansvar Den som har budsjettansvaret har ansvar for å sjå til å Utarbeide eit realistisk budsjettforslag Styre ressursbruken slik at den held seg innanfor tildelt budsjettramme Rapportere om forbruk/avvik til overordna nivå Ta initiativ til nødvendige budsjettendringar Iverksetje tiltak for å oppnå budsjettbalanse Det er viktig at utgifter/inntekter blir førte på rett art, jf konteringsrettleiinga. Dersom det manglar budsjettmidlar, må den budsjettansvarlege sørgje for budsjettdekning anten ved omdisponering innanfor ramma, budsjettendring eller tilpasse aktiviteten. 2.7 Spesielt om budsjettering av interne overføringar Interne overføringar Når det på budsjettstadiet er klart kva beløp ei teneste skal internbelastast eller godskrivast med, skal art 29 og 79 nyttast. Art 29 Internkjøp (Interne overføringar) skal berre nyttast som motpost til art 79 Internt sal (interne overføringar). Desse postane skal såleis berre nyttast ved internfordeling innanfor fylket sin rekneskap, d.v.s. at summen av art 29 skal svare til summen av art 79 innanfor drifts- og investeringsrekneskapen samla. Dette inneber at den som budsjetterer med ei inntekt på ein 79-art, må sjå til at den verksemda/avdelinga som ein forventar å motta denne inntekta frå, må budsjettere med ei tilsvarande utgift på ein 39-art Forskjellen på inntektsart 79 og 69 Inntektsart 69 Fordelte utgifter skal nyttast til fordeling når beløpet er avhengig av kor mykje ei verksemd reint faktisk har brukt av ei anna verksemd sine tenester i løpet av eit år. Art 69 blir såleis nytta til å fordele utgifter til rett formål og rett art etter faktisk bruk av tenester (t.d. timetal) frå andre avdelingar eller verksemder. Kva skal førast kvar Døme på kvar vanlege utgifter skal førast i rekneskapen Type utgift Fordeling av husleige (avtalt på førehand) Kjøp av tenester for grafisk utforming Inntektsart Inntektsart 79 Inntektsart 69 Forsikring Inntektsart 69 Kjøp av konsesjonskraft Inntektsart 69 Ajouført :01:00 Side 29 av Budsjett

30 2.8 Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma Løyvingane på budsjettet er bindande både for administrasjonen og dei folkevalde. Dersom det viser seg at budsjettet ikkje held, må den budsjettansvarlege sette i gang nødvendige tiltak for at budsjettet kan haldast. Slike tiltak kan vere innsparingar og omdisponering av midlar. Ein siste utveg vil vere å be om styrking av budsjettet. Dersom ikkje problemet kan løysast utan at budsjettramma eller aktiviteten må endrast, skal problemet og framlegg til løysing snarast leggjast fram for næraste overordna Budsjettendringar Budsjettendring - endring i vedtatt budsjettramme jfr Budsjettendringsskjema. Alle budsjettendringssaker som skal behandlast av fylkestinget/fylkesutvalet skal drøftast med fylkesrådmannen før saka blir fremja for politisk behandling. Budsjettendringar skal registrerast av vedkomande fagetat snarast mogleg. Etaten skal samtidig melde frå til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen. Dersom etaten ønskjer det, kan registreringa gjerast av økonomiseksjonen. Budsjettendringar som følgje av vedtak i fylkesutvalet og fylkestinget blir registrerte av økonomiseksjonen. Endringar som følgje av slike vedtak blir gjort utan at fagetat eller ytre etat treng melde frå om dette. Økonomiseksjonen har ansvaret for at fylkesrevisjonen får tilfredsstillande dokumentasjon av alle budsjettendringar Omdisponering innanfor vedtatt ramme Dersom det er ønskjeleg for eiga styring, kan budsjettansvarleg omdisponere mellom postar innanfor vedtatt ramme. 2.9 Periodisering Når avdelingar, skolar, institusjonar m.v. rapporterer på rekneskapstala i løpet av året, er dette avviksrapportering som viser kva ressursar som har gått med samanlikna med budsjett. Periodisering betyr å fordele utgifter og inntekter på ulike periodar, for oss månader i året. Dersom budsjettet er rett periodisert, vil dei avvika som kjem fram ved rekneskapsrapportering vere reelle avvik, dvs. avvik som enten kjem av at produksjonen ikkje er gjennomført i forhold til plan (det vart produsert meir eller mindre enn planlagt), eller at ressursforbruket er ulikt frå plan og kalkyle (f.eks. at tiltaket vart dyrare enn planlagt). Periodiseringa skal difor vere ajour til ei kvar tid, men likevel utan unødvendig flytting på mindre beløp Korleis gå fram Det er den enkelte fagetat som har ansvaret for periodisering av sitt budsjett. Periodisering av opprinneleg budsjett skal gjerast i budsjetteringverktøyet i WEBeBudsjett og/eller UNIQUE ØKOPLAN. Endringar av periodiseringa etter at budsjettet er lagt inn i økonomisystemet kan berre skje i økonomisystemet. Ajouført :01:00 Side 30 av Budsjett

31 2.10 Vedlegg Budsjettendringsskjema

32 3 Kontoplan 3.1 Generelt om kontoplanen Frå tok Møre og Romsdal fylkeskommune i bruk ei ny kontoplan i samband med innføring av nytt rekneskapssystem. Kontoplanen oppfyller sentrale krav til rapportering i KOSTRA og til interne behov for styring. Vi opererer med 4 obligatoriske dimensjonar i kontonummeret: art, ansvar, ramme og teneste, og to valfrie dimensjonar: prosjektnummer og byggnummer. Vi oppfyller kravet til KOSTRA-rapportering gjennom teneste- og artsdimensjonen. Sjå punkt 3.2. Kontoklasse er 1. siffer i art: 0: Investeringsrekneskap 1: Driftsrekneskap 2: Balanserekneskap 3.2 Oppbygging av den interne kontoplanen Døme på gyldige kontonummer: Døme 1: Art Ansvar Ramme Teneste Dette fortel oss: Fast løn undervisningspersonale statleg tariffområde Ansvar rektor ved Atlanten vidaregåande skole 05 Fylkesutvalsramma for Atlanten vidaregåande skole 5410 Drift av allmenne økonomisk/administrative fag Døme 2: Art Ansvar Ramme Teneste Prosjekt Dette fortel oss: Same kontoinnhald som døme 1 men knytt til eit firesifra prosjektnummer Døme 3 byggnummer er reservert for bruk ved Byggje- og vedlikehaldsseksjonen (byggerekneskap): Art Ansvar Ramme Teneste Prosjekt Byggnummer 0B K Ajouført :01:00 Side 32 av Kontoplan

33 Dette fortel oss: 0B821 Art gen. kostnader - Arkitekthonorar Ansvar bygg- og vedlikehaldssjefen 92 Ramme investering utdanningssektoren 5101 Teneste skolelokale K302 Prosjekt Surnadal vidaregåande skole opprusting Bygg Surnadal vidaregåande skole 2. byggetrinn Forklaring til dimensjonane i kontoplanen: Art Arten viser kva type utgift/inntekt det er snakk om. Arten er på fem siffer der første siffer er kontoklasse. Andre og tredje siffer er følgjer KOSTRA-kontoplanen, medan fjerde og femte siffer er tatt i bruk for å spesifisere interne behov. I systemet er lagt inn lenker som knyt intern art til riktig KOSTRA-art. Artskontoplanen er gjennomgåande for alle verksemder i fylket som følgjer dei kommunale rekneskapsforskriftene. Det er lagt vekt på å avgrense talet på artar. Ønske om nye artar må grunngjevast og fremjast på eige skjema, sjå Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3), side 37. Ei eiga gruppe vil vurdere dei innkomne ønska Ansvar Ansvarsdimensjonen i kontoplanen er på 5 siffer. Dei tre første siffera viser kven som har det budsjettmessige og administrative oppfølgingsansvaret, t.d. rektor eller institusjonstyrar. Dei to neste kan nyttast til å spesifisere avdelingsansvar. Dersom ein ikkje vil bruke avdeling, bruker ein 00 i 4. og 5. siffer i ansvarsdimensjonen. Det er viktig at nye ansvar/avdelingskodar ikkje blir oppretta i større grad enn naudsynt for å ha ei god økonomistyring. Ei for detaljert kontoplan kan gjere det vanskeleg å halde ei god oversikt. Dei vidaregåande skolane må vurdere om tenestedimensjonen også i stor mon reflekterar ansvarsstrukturen ved skolen, slik at ein slepp ein alt for detaljert oppsplitting på avdeling i ansvarsdimensjonen. Sjå neste punkt Teneste nedanfor. Melding om nye ansvarsområde kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1), side Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde Ramme Rammedimensjonen er på 2 siffer og angir fylkesutvalsramme. I systemet blir fylkesutvalsrammene summert opp i det vi kallar fylkestingsrammer Teneste Tenestedimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. Dei 3 første siffera er identisk med funksjon i fylkes-kostra. 4. siffer er tatt i bruk for å spesifisere interne behov. Ønske om nye tenester kan rettast til økonomiseksjonen på eige skjema, sjå Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2), side Prosjekt Prosjektdimensjonen i kontoplanen er på 4 siffer. I kontoplanen har kvart ansvarsområde fått tildelt ein prosjektserie for driftsprosjekt, prosjektnummer for investeringar som skal avskrivast over 5 år og prosjektnummer for investeringar som skal av skrivast over 10 år. Når nye prosjekt blir tatt i bruk, må økonomiavdelinga få melding om prosjektteksten. Det kan skje pr telefon eller e-post. Ajouført :01:00 Side 33 av Kontoplan

34 3.2.6 Byggnummer Byggnummer er dei same som byggje- og vedlikehaldsseksjonen opererer med i bygge- og eigedomsregisteret. Det er førebels reservert til bruk i byggerekneskap som byggje- og vedlikehaldsseksjonen har ansvar for. Dei fire første siffera viser til institusjon, medan dei to siste siffera viser kva for eit bygg kostnaden eller inntekta gjeld. Kva oppnår vi med ei slik oppdeling av kontonummeret? - Vi får i rekneskapen / budsjettet samla alle verksemder under rett budsjettansvar - Det er enkelt å rapportere på ulike dimensjonar i kontoplanen og kombinasjonar av ulike dimensjonar - Det er enkelt å tilpasse økonomistyringa til dei mål fylket sett for si verksemd (målstyring) 3.3 Vedlikehald av kontoplanen Økonomiseksjonen sentralt har ansvar for vedlikehald av kontoplanen. Det vil seie at økonomiseksjonen sentralt til ei kvar tid skal sjå til at Møre og Romsdal fylkeskommunehar ein kontoplan som svarar til dei informasjonsbehov som organisasjonen må ha for styring og kontroll. Berre autoriserte personar har tilgang til oppretting og vedlikehald av faste data på økonomisystemet. Det er viktig at avdelingar, skolar og institusjonar sjølve er bevisste på kva type økonomisk styringsinformasjon dei har bruk for, slik at kontoplanen kan nyttast på ein måte som gjev best mogleg økonomisk styring av verksemdene. Økonomiseksjonen sentralt, Romsdal vgs og Kristiansund vgs har høve til å leggje inn nye leverandørar i fylket sitt felles leverandørregister. Skjema i vedlegg 1 3 til kapittel 3 kan nyttast til å fremje ønske om nye ansvar, tenester og artar. Kontoplanen finn du på NOATUN under Økonomi komm regnskap skjema. Ajouført :01:00 Side 34 av Kontoplan

35 3.4 Vedlegg Ajourhald/ønske om nye ansvarsområde (vedlegg 1) Frå: Ønska siffer/ kontonummer (5 siffer*) Tekst Evt. kommentarar *) Ver merksam på at det berre er dei to siste sifra i ansvarsdimensjonen som kan endrast. Desse kan nyttast til avdeling eller liknande Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/egil Bjørn Berglund fax.nr Ajouført :01:00 Side 35 av Kontoplan

36 3.4.2 Ajourhald/ønske om nye tenester (vedlegg 2) Frå: Ønska siffer/ kontonummer (4 siffer*) Tekst Evt. kommentarar *) Ver merksam på at det berre er det siste sifferet i denne dimensjonen som kan endrast.. Dei tre første sifra er KOSTRA funksjon. Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/egil Bjørn Berglund fax.nr Ajouført :01:00 Side 36 av Kontoplan

37 3.4.3 Ajourhald/ønske om ny art (vedlegg 3) Frå: Ønska siffer/kontonummer (5 siffer) Tekst Kommentar/grunngjeving: Skjemaet skal sendast/faxast til: Økonomiseksjonen v/egil Bjørn Berglund Ajouført :01:00 Side 37 av Kontoplan

38 4 Attestering og tilvising 4.1 Attestering Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggjast fram eit sikkert grunnlag for tilvising. Den som attesterer eit utgiftsbilag har ansvar for følgjande: - at vara/tenesten verkeleg er mottatt/utførd - at vara/tenesten er i samsvar med bestilling - bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det - kontroll med at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta - kontroll med at leveringsvilkåra er oppfylte Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggjande forholda. I praksis vil det ofte vere den som skal ha og bruke vara. Dersom han som attesterer ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette føre med seg ansvar for vedkomande. 4.2 Tilvising Instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal fylkeskommunefinn du i 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde. Alle utbetalingar skal tilvisast Definisjonar og føremål Tilvising er myndet til å gje ordre om utbetaling frå fylkeskassa. Ei tilvising er ein utbetalingsordre som viser kvar i budsjettet ei utgift skal førast og stadfestar budsjettmessig dekning. Ein posteringsordre er å gje melding om ei registrering av eit bilag i rekneskapen. Det er ho/han som har tilvisingsmynde som også har mynde til å gje posteringsordrar som ikkje inneber ei utbetaling. Døme kan vere interne overføringar, korreksjonar og opprettingar og inntektsføring. Unntak sjå punkt Mynde til å avskrive tap på krav side 38 og Korrigeringar side 70. Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for innfordring og utarbeiding av rutinar for inntektsordre. Av inntektsordren går det fram kvar ei inntekt skal førast. Den som har tilvisingsmynde har ansvar for å følgje opp at inntektene er i samsvar med føresetnadene i budsjettet. Sjå Inntektsbilaget side 66. Tilvisingsmynde er lagt til fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen har delegert tilvisingsretten vidare på ei rekkje område. Delegert tilvisingsmynde kan når som helst trekkjast tilbake. Talet på personar som utfører tilvisingsarbeid ved kvar verksemd bør avgrensast for å sikre ein tilfredsstillande intern kontroll. Ideelt sett bør det maksimalt vere to personar ved kvar avdeling/skole som tilviser Mynde til å avskrive tap på krav Fylkesrådmannen fekk i sak U-189/91 fullmakt til å avskrive tap på fordringar. I notat datert vart mynde til å avskrive enkeltkrav på inntil kr ,- overført til fylkesutdanningssjefen (sjå Avskriving tap på krav side 68). Dette inneber at fylkesutdanningssjefen har mynde til å gje ein posteringsordre på tap på krav på ansvarsområdet til ein rektor eller styrar. Ajouført :01:00 Side 38 av Attestering og tilvising

39 4.2.2 Ulike typar tilvising Tilvising kan delast inn i to hovudgrupper: - eingongstilvising - ståande tilvising Eingongstilvisingar Ei tilvising som gjeld ei enkelt utbetaling og/eller utgiftsføring blir definert som ei eingongstilvising. Dette dreier seg vanlegvis om enkeltfakturaer og enkeltbilag for løn. Retningslinjene ovanfor gjeld fullt ut for alle eingongstilvisingar. Ståande tilvising Ved langvarige kontraktar/forpliktingar kan tilvisande mynde gje melding til rekneskapskontoret om løpande utbetaling og utbetaling i tråd med forpliktingane. Dette blir kalla ståande tilvising og blir nytta i samband med fast løn og renter/avdrag på lån. Ut over dette skal ein av omsyn til kontroll vere varsam med å nytte ståande tilvising Ansvar for den som utøver tilvisingsmynde Den som tilviser har ansvar for følgjande: endeleg godkjenning av ei utgift, dvs. gå god for at dette er ei utgift fylket skal dekkje. at nøvendig og tilfredsstillande dokumentasjon er lagt ved bilaga at det er budsjettmessig dekning for utgifta at det er heimel for utgifta i budsjettpremissar og anna formalgrunnlag (vedtak, lov og reglar) godkjenne at utgifta er økonomisk forsvarleg kontroll med at bilaget er førebudd, kontrollert og attestert av tilsette som har desse funksjonane kontroll med at fylket sine innkjøpsavtalar er overhalde at det blir brukt rett konto i rekneskapen Den som har fått delegert tilvisingsmynde frå fylkesrådmannen er direkte ansvarleg for at samtlege av dei ovannemde krava er oppfylte. Tilvisingsansvar blir berre gjeve til ein person ved kvar skole, dvs. rektor. Denne personen kan vidaredelegere tilvisingsarbeidet på sine vegner. Dette inneber vidaredelegering av sjølve arbeidet, men ansvaret ligg like fullt på den som har fått ansvaret delegert frå fylkesrådmannen. Dersom den som tilviser ved aktløyse gjer feil som får økonomiske konsekvensar, kan dette føre med seg ansvar for vedkomande Ansvar for rekneskapsførar Fylkeskassa/lønsavdelinga/andre rekneskapsførande einigar må sjå til at ingen utgifter blir betalte utan å vere tilviste. Rekneskapsførar har ansvar for å kontrollere at den som tilviser har tilvisingsmynde og at signaturen samsvarar med den på tilsendt tilvisingsskjema. Ajouført :01:00 Side 39 av Attestering og tilvising

40 4.2.5 Dokumentasjon av tilvisingsmynde All delegering av tilvisingsmynde skal skje skriftleg. Sjå vedlegg: Delegasjon av tilvisingsrett under. Dette gjelder ved: Tilsetjing av rektorar i vidaregåande skolar skal fylkesutdanningssjefen fylle ut eit fullmaktsskjema med signaturen til den nytilsette rektor, Same skjema skal nyttast ved delegering av tilvisingsrett i kortare periodar, t.d. i samband med sjukdom og ferie Personalavdelinga hos fylkesrådmannen skal sørgje for at tilsvarande fullmaktsskjema blir fylt ut ved tilsetjing av etatssjefar. Skjemaet skal og sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen med kopi til fylkesrevisjonen og utdanningsavdelinga. Dersom det er kjent på tidspunktet for tildeling av fullmakt kor lenge tilvisingsmynde skal vare, skal dette førast på fullmaktsskjemaet. Er tidsavgrensing ikkje ført på, gjeld fullmakta til ho blir trekt tilbake. Når ein person sluttar, går over i ny stilling eller av andre årsaker ikkje lenger skal ha tilvisingsmynde, må den som har tildelt tilvisingsmynde syte for at fullmakta blir trekt tilbake. Melding om dette skal sendast til økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen, evt. anna rekneskapsførar, fylkesrevisjonen og evt. til utdannningsavdelinga Avgrensing mot andre oppgåver Tilvisingsmynde kan ikkje utøvast av personar som har fullmakt til å disponere over fylket sine bankkonti eller kontorkasser. Tilvisingsmynde kan heller ikkje leggast til person som har mynde til å registrere rekneskapstransaksjonar i fylket sin rekneskap Spesielle rutinar vedkomande eigne utgifter Generelt gjeld regelen at all tilvising skal skje på høgare administrativt nivå, dvs. at ingen har mynde til å tilvise eigne utgifter (t.d. overtid eller reiserekningar). Som hovudregel skal den som har tilvisingsmynde ikkje tilvise utgifter knytt til ein overordna. Unntak frå regelen gjeld utgifter til fylkesrådmannen. Følgjande rutine gjeld Utgifter som vedkjem rektorar skal tilvisast av fylkesutdanningssjefen Utgifter som vedkjem fylkesordføraren skal tilvisast av fylkesrådmannen Utgifter som vedkjem etatsjefar skal tilvisast av fylkesrådmannen Delegasjon av tilvisingsrett Se neste side for skjema. Ajouført :01:00 Side 40 av Attestering og tilvising

41 Til: Møre og Romsdal fylkeskommune Økonomiseksjonen Fylkeshuset 6404 Molde DELEGERING AV TILVISINGSRETT, UNDERSKRIFTSPRØVE Avdeling/institusjon:.. Namn:.. Stilling:. Tilvisingsretten gjeld frå: Tilvisingsretten gjeld også i det elektroniske faktureringssystemet. Tilvisingsretten gjeld område: Signatur: Stad / dato fylkesrådmann / leiar Kopi til: Fylkesrevisjonen Ajouført :01:00 Side 41 av Attestering og tilvising

42 5 Rekneskap 5.1 Kva er rekneskap Rekneskapen er ei oppstilling over utgifter og inntekter i ei periode, og viser eit rekneskapsmessig resultat. Medan budsjettet er ei plan for ressursbruken, viser rekneskapen korleis ressursbruken faktisk vart. Den offentlege rekneskapen er primært retta inn mot at ein skal ha tilfredsstillande løyvingskontroll. Dvs. at ein er oppteken av om den løyvde økonomiske ramma er overhalde, og om midlane blir nytta til dei føremål dei er tenkte. Det offentlege produserer som regel ikkje varer og tenester med tanke på å få fram eit overskot. Målet er å produsere dei rette tenestene som gjev innbyggjarane den høgaste nytteverdien innanfor dei gjevne budsjettrammene. Rekneskapen viser tilgang og bruk av alle former for ressursar, dvs. kva innsatsfaktorar som er gått med for å nå dei måla som er sett og korleis innsatsfaktorane er finansierte. Rekneskapen har med andre ord ein viktig kontrollfunksjon. I og med at rekneskapen også fortel korleis det i røynda vart, har den også ein viktig lærefunksjon. Kva skjedde, og kvifor vart det slik. Rekneskapen stilt saman med aktivitetsdata, blir med dette eit viktig grunnlag for framtidig planlegging og budsjettering av verksemda. Rekneskapen er ein vesentleg del av det informasjonssystemet som trengst for å styre heile fylket, dei ulike sektorar, etatar, avdelingar og prosjekt. I den samla rekneskapen blir det operert med tre resultatomgrep. Modellen nedanfor viser samanhengen mellom dei: Driftsinntekter - Driftsutgifter = Brutto driftsresultat + Renteinntekter - Renteutgifter - Avdrag = Netto driftsresultat - Bidrag til investeringsrekneskapen - Netto avsetningar - Dekning av tidlegare års underskot = Årets rekneskapsmessige resultat Brutto driftsresultat viser kor mykje av årets driftsinntekter som er til disposisjon etter at driftsutgifter er betalt, men før renteutgifter og avdrag på lån blir betalt og renteinntekter er tatt til inntekt. Det viser m.a.o. resultatet av årets ordinære drift. Driftsinntekter i det offentlege er i hovudsak skattar og overføringar. Netto driftsresultat viser kor mykje som er igjen av driftsinntektene etter at driftsutgifter, avdrag og netto renteutgifter er trekt frå. Netto driftsresultat skal vere 0 eller positivt. Eit positivt netto driftsresultat kan brukast til: - å finansiere investeringar - avsetningar til ulike fond - å dekke inn tidlegare års underskot Årets rekneskapsmessige resultat viser ein eventuelt ikkjedisponert del av årets netto driftsresultat. Årets rekneskapsmessige resultat seier oss ikkje så mykje om fylket sin økonomi. Netto driftsresultat vil vere eit betre resultat å vurdere og analysere opp mot tidlegare års resultat og årets budsjett. Ajouført :01:00 Side 42 av Rekneskap

43 5.1.1 Dei ulike typar av rekneskap Driftsrekneskap Driftsrekneskapen viser dei alminnelege løpande utgiftene og inntektene som fylket har i løpet av eit år. Alminneleg løpande utgifter er utgifter som kjem årleg og som ikkje gjeld kjøp av varige driftsmiddel med økonomisk levetid på meir enn tre år. Investeringsrekneskap Utgifter og inntekter av investeringsmessig karakter blir førte i investeringsrekneskapen. Utlån, kjøp av aksjar og andelar blir også ført i investeringsrekneskapen. Her blir også finansieringsmåte ført. Investeringsrekneskapen er ein del av den totale løyvingsrekneskapen. Sjå punkt Balanserekneskap Balanserekneskapen viser kva eigedelar fylket har, samt gjeld og eigenkapital. Årsrekneskap Årsrekneskapen omfattar drifts-, investerings- og balanserekneskap og er eitt dokument etter budsjett- og regnskapsforskriftene. Dei ulike typane av rekneskap og samanhengen mellom dei er vist i figuren nedanfor: Årsrekneskapen Driftsrekneskapen Investeringsrekneskapen Balanse- Meir om skiljet mellom driftsrekneskapen og investeringsrekneskapen rekneskapen Driftsrekneskap + Driftsinntekter - Driftsutgifter = Brutto driftsresultat - Netto renteutgifter - Netto gjeldsavdrag = Netto driftsresultat Brukt slik: Finansiering av utgifter i investeringsrekneskapen Netto avsetningar Inndekking av tidlegare års underskot Årets rekneskapsmessige resultat Investeringsrekneskap + Brutto investeringar + Utlån og aksjekjøp + Avsetningar = Finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidlar Tilskot og refusjonar ved investeringar Bidrag frå årets driftsrekneskap Andre investeringsinntekter Bruk av tidlegare avsetningar Udekt/udisponert Ajouført :01:00 Side 43 av Rekneskap

44 5.2 Økonomistyringssystemet Det er fylket sin driftsrekneskap dei einskilde etatar og underliggande ledd kjem mest i kontakt med. Rekneskapen blir ført etter dei tilvisingar og posteringsordrar som ligg føre frå alle med tilvisingsrett. Dette gjeld sjølvsagt alle utgiftspostar, men kan også gjelde inntektspostar. Fylket har i dag det lokale systemet Unique økonomi som rekneskap- og økonomisystem og har tatt i bruk ei integrert løysing med hovudbok, kundereskontro inkl. fakturering, inkasso og leverandørreskontro. 5.3 Krav til rekneskapen Bokføringsloven Kommuner og fylkeskommunar er pålagt å følgje bokføringsloven f.o.m Anordningsprinsippet Anordningsprinsippet er eit periodiseringsprinsipp som seier noko om kva periode ei inntekt eller utgift høyrer heime i. At rekneskapen skal førast etter anordningsprinsippet inneber at all aktivitet, dvs. alle utgifter og inntekter som er kjente på rapporteringstidspunktet, t.d. ved årsavslutning, skal takast med i rekneskapen for vedkomande periode. Sjå meir om anordningsprinsippet og dei praktiske konsekvensane av dette i punkt 5.4. Periodisering Periodisering vil seie å føre utgifter og inntekter i den tidsperioden dei høyrer til. Etter budsjett- og rekneskapsforskriftene skal rekneskapen førast etter anordningsprinsippet. I praksis vil det seie at før årsrekneskapen blir avslutta må ein vurdere om alle kjente inntekter og utgifter er kome med enten dei er betalte eller ikkje. Gjennom året legg ein vekt på at utgifter og inntekter blir førte løpande og at rekneskapen til ei kvar tid er mest mogleg ajour. Bruttoprinsippet Alle utgifter og inntekter skal rekneskapsførast brutto. Dette betyr at utgifter og inntekter skal førast på respektive konti utan frådrag (unntak når det gjeld kreditnota). God rekneskapsskikk Rekneskapen skal førast og avsluttast etter gjeldande budsjett- og rekneskapsforskrifter og i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. Dette inneber at rekneskapsdata for den økonomiske verksemda skal leggast fram/kommenterast i samsvar med grunnleggjande rekneskapsprinsipp som: orden og påliteleg heit. Alle bilag skal nummererast og vere eintydige og pålitelege. Vidare skal budsjett og løyvingsrekneskap svare til kvarandre post for post. klart og oversiktleg. Dette gjeld først og fremst framstillinga av årsrekneskapen. fullstendig. Det vil seie at alt som vedkjem fylket sin rekneskap skal vere samla i eit dokument. objektivitet. Dvs. at rekneskapen skal gje eit "rett bilde" av verksemda. kontinuitet i rekneskapsoppstillingane. Rekneskapen skal ikkje berre gje eit isolert bilde av kvar rekneskapsperiode. Det må også vere samanheng mellom periodane. dokumentasjon/legitimasjon. Eit bilag som dokumenterer ei føring må innehalde så mykje opplysningar at det klargjer disposisjonen bak føringa. Alle utgifts-/inntektspostar skal vere legitimerte med bilag. Ajouført :01:00 Side 44 av Rekneskap

45 5.4 Anordningsprinsippet Periodiseringsprinsippet for nyskaffing og bruk av midlar i fylket sin løyvingsrekneskap blir kalla anordningsprinsippet. I budsjett- og rekneskapsforskriftene 2 står det: Regnskapene skal føres etter anordningsprinsippet. Alle kjente utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapene avsluttes. Rekneskapen skal vise den faktiske aktiviteten i budsjettåret. All aktivitet som går fram av dei utgifter og inntekter som er kjente på avslutningstidspunktet, skal takast med i årsrekneskapen for vedkomande år, anten dei er betalte eller ikkje når rekneskapen blir avslutta. At utgifter og inntekter er kjente, inneber at varene/tenestene er leverte innan utgangen av året. Sals- og leigeinntekter skal som hovudregel førast til inntekt i den perioden vara/tenesta er levert. I tida frå inntektsregistrering til innbetaling blir beløpet ståande som ei kortsiktig fordring i rekneskapen. Overføringar utan motyting skal også utgifts-/førast til inntekt i den løyvingsrekneskapen som skal avsluttast dersom det er klart at overføringane er reelle, men eventuelle manglande betalingar skuldast reine forseinkingar e.l. Ordinære budsjetterte tilskot blir normalt inntektsførte ved innbetaling. For øyremerka tilskot legg vi til grunn tilsegnstidspunktet Bruk av anslagsposteringar I følge anordningsprinsippet skal alle kjente utgifter og inntekter som vedkjem rekneskapsåret vere rekneskapsført, slik at rekneskapen viser den faktiske verksemda i budsjettåret. Normalt skal ei vare/teneste vere levert og eit bokføringsgrunnlag i form av faktura el. ligge føre før bokføring kan skje. Ved årsskiftet kan det tenkjast at eit slikt bokføringsgrunnlag ikkje ligg føre i rimeleg tid før rekneskapsavslutninga. Det må da vurderast om det skal gjerast ei anslagspostering (dette vil og gjelde for inntekter). For ordinær drift kan rekneskapen normalt førast med 12 månaders forbruk og anslagsposteringar er lite aktuelt. Eit anslag vil ikkje i vesentleg grad gjere rekneskapen meir nøyaktig og gir i tillegg uforholdsmessig mykje meirarbeid. Føresetnaden er at dette ikkje gir eit misvisande bilete av rekneskapen det einskilde år. Etaten/avdelinga skal ha eigne balansekonti til bruk for anslagsposteringar, og utgifter og inntekter skal skiljast på kvar sine konti. Rutine ved anslagsposteringar 1. Ved rekneskapsavslutninga. Utgifts-/inntektsføring av overslaget med motpost på balansekonto. Det må følgje med ei oversikt som klart viser kva anslagsposteringa gjeld. Overslaget på utgifter skal førast til utgift i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære utgiftspostar utan mva-kode og krediterast i balansen på kapittel (kortsiktig gjeld). Overslaget på inntekter skal førast til inntekt i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære inntektspostar utan mva-kode og debiterast i balansen på kapittel (kortsiktig fordring). 2. Påfølgjande rekneskapsår Anslagsposteringa førast tilbake på dei same kontoane straks rekneskapen for påfølgjande rekneskapsår er opna for postering. Når så dei reelle utgiftene eller inntektene er kjent følgjer ein dei ordinære tilvisningsrutinane. Eksempel: Sjå Posteringsbilag (vedlegg 1A og 1B) Ajouført :01:00 Side 45 av Rekneskap

46 5.4.2 Ordinære løpande utgifter - 12-månaders forbruk Dersom anslagsposteringar ikkje betrar rekneskapen sin nøyaktigheit vesentleg og inneber ekstraarbeid som hindrar framdrifta med rekneskapsavslutninga, kan eit 12-månaders forbruk leggjast til grunn dersom dette forbruket er relativt stabilt frå år til år. Det er ein føresetnad at utsetjing til neste år med utgiftsføring/inntektsføring vil ramme berre ordinære løpande utgifter, d.v.s utgifter som går igjen frå år til år. Det må såleis leggjast vekt på å få med på det gamle året utgifter som er ekstraordinære, utgifter som ikkje går igjen frå år til år. Ajouført :01:00 Side 46 av Rekneskap

47 5.5 Utgifter Arbeidsdeling ved bilagsbehandling Det er utarbeidd eigen instruks for utøving av tilvisingsmynde i Møre og Romsdal fylke. Arbeidsdeling mellom dei ulike funksjonar i samband med økonomiarbeidet i ei avdeling eller ein institusjon er grunnleggjande ved etablering av tilfredsstillande intern kontroll i ein institusjon. Arbeidsdeling har to heilt klare mål: å verne den enkelte tilsette mot tilhøve der misleghald og unndraging av midlar eller eigedelar kan vere mogleg, eller tilhøve der det lett kan rettast mistanke mot vedkomande om slike tilhøve. å hindre forsømmingar, misleghald, tap av fylket sine midlar - samt avdekke slike tilhøve på eit tidleg tidspunkt. Dei følgjande funksjonar bør delast på minst tre personar: - bestilling/rekvisisjon av varer og tenester - bilagsførebuing - attestasjon - tilvising - rekneskapsføring av bilag I mindre institusjonar kan det vere vanskeleg å gjennomføre ei slik arbeidsdeling. Følgjande minimumskrav gjeld same kva: den som tilviser skal ikkje være den som skal ha og bruke vara/tenesta den som har tilvisingsmynde kan ikkje sjølv registrere bilaget i rekneskapen bestilling, varemottak og attestasjon bør så langt dette er mogleg utførast av minst to personar. Leiaren ved den enkelte avdeling/institusjon er ansvarleg for at det blir fastsett kven som har rekvisisjonsrett, kven som har rett til å attestere og kven som har tilvisingsmynde. Sjå også handboka sitt kapitel 4 Attestering og tilvising side 38. Ajouført :01:00 Side 47 av Rekneskap

48 5.5.2 Kjøp av varer. Frå bestilling til rekneskapsføring. Det er to måtar å registrere inngåande leverandørfakturaer på ved skanning og ved manuell registrering direkte i UNIQUE-økonomi. Det er gjort rede for gangen i arbeidet for begge måtar å gjere dette på. Skanning av fakturaer; Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert Bestilling Levering av vara Bestilling Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort. Ved bestlling oppgi leveringsadresse: f eks skolen eller etatens namn og fakturaadresse: Møre og Romsdal Fylke, Fakturamottak økonomiseksjonen, Fylkeshuset, 6404 Molde Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet skal følgje vara. Varemottak Varemottak Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no. Mottak av faktura Attestasjon Bilagsføreb. og kontrollrekn Mottak av faktura Fakturaen kjem inn til eit felles mottak på økonomiseksjonen. Her blir dei skanna og overført til konterer Kontering Kontering skjer elektronisk på web fakturabehandling. Konterer kontrollerer samtidig om fakturean stemmer og sender den videre til attestering Attestering Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. Godkjenner fakturaen og sender den til tilviser. Tilvising Rekneskapsføring Tilvising Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er gjennomførte og sender fakturaen vidare ril eit overføringsbilde Faktura til overføring Rekneskapsføring Kvar morogn blir overføringsbildet Fakturaer til overføring oppdatert og overført til rekneskap. Nærare forklaring på dei ulike punkt står forklart lenger ut i teksten etter neste tema Manuell registrering av fakturaer og andre tilvisningar. Ajouført :01:00 Side 48 av Rekneskap

49 Manuell registrering av fakturaer og andre tilvsningar; Nedanfor er gangen i arbeidet frå bestilling av ei vare til rekneskapsføring illustrert i høve manuell registrering av betalingstilvisninga Bestilling Bestilling Eit behov har oppstått og bestilling blir gjort. Den som er til stades ved levering av vara kvitterer på fraktbrevet for at leverandøren har levert det talet kolli som han påstår å ha levert. Fraktbrevet skal følgje vara. Levering av vara Varemottak Mottak av faktura Attestasjon Bilagsføreb. og kontrollrekn. Tilvising Varemottak Når vara blir levert til den som skal ha/nytte ho må vedkomande ved utpakking kontrollere at levert vare er i samsvar med pakksetel. Feilleveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast no Mottak av faktura Mottaksdato skal stemplast på mottekne fakturaer. La ikkje fakturaene bli liggande! Attestasjon Attestasjon skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda Bilagsførebuing og godkjenning Her blir prisar kontrollerte og fakturaen etterrekna. Den som førebur bilaget ser til at posteringsordren er rett utfylt Tilvising Den som har tilvisingsmynde har ansvaret for at naudsynte kontrollar er gjennomførte og gjev ordre om at eit beløp skal rekneskapsførast og utbetalast Rekneskapsføring Før bilaget blir rekneskapsført skal det kontrollerast med omsyn til om posteringsordren er fullstendig utfylt, og med omsyn til rett tilvisingsfullmakt. Rekneskapsføring I framstillinga som følgjer er oppgåvene knytt til kvart av desse punkta skildra i detalj Rekvisisjon/bestilling Den budsjettansvarlege linje-leiaren (etatsjef, rektor) må syte for at det blir etablert eit trygt opplegg for innkjøpsrutinar. Det er den budsjettansvarlege som tek avgjerd om kva varer og tenester som skal skaffast. Han kan delegere avgjerdsmynde til sine underordna, men han har likevel ansvaret for budsjettdisponeringa. Den enkelte skole må halde talet på medarbeidarar som kan bestille varer og tenester på eit minimumsnivå, likevel slik at kjøp av varer kan skje på ein føremålstenleg måte. Det kan vere tenleg for skolen å utarbeide eit system med bruk av rekvisisjon ved kjøp av varer (sjå Rekvisisjon (vedlegg 2)). Dette gjer at ein får god kontroll med kva som blir kjøpt inn av varer og det legg også til rette for ei samordning av innkjøp. Samlefaktura: Revisjonen skriv (Rapport 2/95) at det bør gjerast avtale med leverandørane om samlefaktura pr. månad eller kvar 14. dag der dette er tenleg. Dette gjeld særleg der det blir gjort bestillingar kvar dag, t.d. for matvarer. Bestilling må vere i samsvar med fylket sine avtalar: Den som har mynde til å gjere bestilling på avd./skolen/institusjonen sine vegner må sjå til at innkjøp er i samsvar med innkjøpsavtalar fylket har gjort. Ajouført :01:00 Side 49 av Rekneskap

50 Gjer det klart overfor leverandøren kven som skal vere mottakar av fakturaen: Dette er viktig for å sikre at det ikkje oppstår unødige forseinkingar. Framlegg til rutine ved bestilling 1. Alle innkjøp av varer skal utførast med rekvisisjon. Når det oppstår behov for ei vare skal rekvisisjon fyllast ut av ein som har fullmakt til å gjere innkjøp i skolen sitt namn. Alle som har slik fullmakt skal ha eiga rekvisisjonsbok. 2. Den som har fullmakt til å gjere innkjøp må sjå til at innkjøp blir samordna så langt som mogleg. 3. Ved bestilling må det presiserast kven (avd, etat, person) som skal vere mottakar av vara. 4. Bestilling pr. telefon: Det er to måtar å handtere dette på: 1. Firmaet må gjerast kjent med rekvisisjonsnummeret. Dette skal førast på fakturaen. 2. Bestillinga skal stadfestast på rekvisisjon. Originalen blir ettersendt til leverandøren. Bestilling pr. brev: Rekvisisjonen blir sendt saman med brevet. Han/ho som har fullmakt til å gjere innkjøp hentar sjølv vara: Rekvisisjonen blir levert til det aktuelle firmaet når vara blir henta. Han/ho som har fullmakt lar andre hente vara: Rekvisisjonen må innehalde namnet til den som skal hente vara, og rekvisisjonen blir levert til firmaet når vara blir henta. 5. Gjenpart av rekvisisjonen skal oppbevarast hos den som har rekvisisjonsretten Varemottak Med varemottak meiner vi her mottak av vara på den avdelinga/av den personen som skal ha den, med utpakking og kontroll av pakksetel. Pakksetelen skal signerast ved mottak. Ved varemottak skal det kontrollerast at: - dei mottekne varene er det leverandøren seier han har levert (kontroll mot pakksetel) - dei mottekne varene er i samsvar med bestilling Feil-leveransar eller ufullstendige leveransar skal oppdagast på dette tidspunktet. Sjå også 5.6 Meirverdiavgift side Mottak av faktura Når ein leverandør har teke imot og akseptert ein innkjøpsordre og sendt varene, vil firmaet sende faktura og påføre den alle aktuelle opplysningar. Rekvisisjonsnummer skal vere ført på fakturaen. Av omsyn til kontroll, og på grunn av mogleg klage frå leverandør, skal vedkomande som tek imot posten for etaten/institusjonen/skolen stemple mottaksdato på innkomne fakturaer. La ikkje fakturaen bli liggande! Det er viktig at det på den enkelte institusjon/skole/avdeling vert etablert rutinar for mottak av faktura slik at ein ikkje risikerer at fakturaen blir liggande gløymd hos mottakaren. Resultatet kan bli for sein bokføring og morarente. Rutinane må sikre at fakturaer ikkje blir liggjande grunna feriar, sjukdom eller anna fråver. Skolen bør utføre fakturakontroll, attestasjon og tilvising så snart som mogleg, og i alle høve bruke mindre enn to veker på dette arbeidet. Dersom det blir brukt lenger tid enn dette må leverandøren få melding om at remitteringa vil bli noko forseinka. Posteringsordren Alle som får rekneskapen sin ordna av Økonomiseksjonen, skal nytte tilvisingsstempelet med kontonummer som samsvarar med vår lokalt tilpassa kontoplan. Stempelet skal setjast på alle Ajouført :01:00 Side 50 av Rekneskap

51 krav (originalar). Tilvisingsstempelet kan setjast på fakturaen på same tid som mottaksdato blir stempla på. Posteringsordren er grunnlaget for rekneskapsføringa. Denne listar opp nødvendig informasjon som ansvar, avdeling og formål. I tillegg er det opne felt som skal fyllast ut av avdelinga/ institusjonen: Prosjekt: Her skal prosjektkode fyllast inn. Dersom utgifta ikkje skal på prosjekt skal dette feltet stå ope Attestert: Her signerer den som attesterer Godkjent: Her signerer den som førebur og kontrollreknar bilaget jf pkt. 0. U.post: Her skal utgiftsarten (fire siffer) førast, samt eventuell kode for moms og momskompensasjon. (Sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side 57.) Tilvist: Her skal dato og signaturen til den som tilviser førast på Tilvisingsstempel Ver merksam på at dersom det dreier seg om kjøp av tenester med rett til momskompensasjon skal momskompensasjonskoden førast i feltet for mva. Det same gjeld kode for meirverdiavgift for fylket sine einingar som driv slik verksemd at dei kjem inn under lov om merverdiavgift. (Sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side Kreditnota Det finst to typar av kreditnota: - Kreditnota frå leverandør som følgje av feil ved faktura eller reklamasjon grunna feil/mangel ved motteken vare eller teneste. - Kreditnota som gjeld utbetaling av bonus. Kreditnota skal behandlast på same måte som eit ordinært rekneskapsbilag. Dette betyr at kreditnotaen skal attesterast og signerast av den som har tilvisingsmynde. Kreditnotaen bør registrerast snarast mogleg, og helst saman med tilhøyrande faktura. Ein må likevel vurdere i kvart enkelt tilfelle om fakturaen uansett må betalast straks, eller om ein kan halde attende fakturaen til kreditnotaen er motteken Attestasjon Før eit bilag blir tilvist skal det vere attestert av ein person som kan gå god for at bilaget er forsvarleg kontrollert, slik at det kan leggast fram for tilvising. Den som attesterer bilaget utøver følgjande kontrollar: - at vara/tenesta verkeleg er motteke/utført - at vara/tenesta er i samsvar med bestilling - at bestilling er gjort av ein person som har fullmakt til det - at rette prisar, tariffar eller regulativbestemte satsar er nytta - at leveringsvilkåra er oppfylte Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. I praksis vil det ofte vere den som skal ha og bruke vara. Ajouført :01:00 Side 51 av Rekneskap

52 Sjå også pkt. 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde side 7 og kapitel 4 Attestering og tilvising side Bilagsførebuing og godkjenning Den som førebur bilaget ser til følgjande: - kontroll av prisar og etterrekning av faktura - rett utfylling av posteringsordre (tilvisingsstempelet) - kontrollere at organisasjonsnummer er ført på fakturaen (sjå nedanfor) - rett rekneskapsføring, dvs. rett bruk av konti (kostnadsart og kostnadsstad) - kontroll med at kontoen finst - kontroll med at fakturaen ikkje er handsama eller betalt tidlegare - rett avgifts- og skattebehandling (sjå m.a. punkt Lov om meirverdiavgift side 57) - kontroll med om utgifter ved kjøp av tenester skal lønsinnberettast (sjå punkt 5.5.3) - fullstendig og rett bilagsdokumentasjon - eventuell inventarføring (sjå 9 Registrering av inventar og utstyr side 156). Bilaget skal signerast av den som har førebudd og kontrollrekna det. Merk Ved rekneskapsføring skal utgifter alltid belastast der dei høyrer heime og ikkje på ein tilfeldig art der det er ledige midlar. (Sjå 2.8 Endring av budsjettet og omdisponering innanfor ramma side 30). Organisasjonsnummer Organisasjonsnummeret (foretaksnummeret i Brønnøysundregisteret) skal stå på alle fakturaer. Dersom dette ikkje står på må det førast på fakturaen før rekneskapsføring. Ved kjøp av varer/tenester frå leverandørar som ikkje står i Brønnøysundregisteret t.d. fordi firmaet har ei årsomsetning under kr ,-, må det gjerast merknad om dette på fakturaen før den blir sendt til rekneskapsførar Tilvising Å tilvise eit bilag er å gje ordre om at eit beløp skal rekneskapsførast og utbetalast. Tilvisinga er berre gyldig når den blir tilvist av den som har tilvisingsmynde eller av den vedkomande har gjeve mynde til å tilvise på sine vegner. Å tilvise vil seie å sjå til at: - alle vilkår for utbetaling ligg føre - arbeidet er utført - vara er motteke - det er gjort gyldig vedtak om løyving til vedkomande formål Tilstrekkeleg informasjon i form av påskrift eller påhefta underbilag må leggjast ved for at tilvisinga skal kunne kontrollerast. Underbilag må alltid følgje med faktura når det er nødvendig for å få eit fullgodt bilde av kva som er grunnlaget for å sette fram kravet. Ved retting i tilvisingsfelt skal det settast ein strek over feilen, då det må gå klart fram kva som er retta. Korrekturlakk skal ikkje nyttast. Det er ikkje tillatt å nytte faksimilestempel ved tilvising. Den som har fullmakt til å tilvise skal ikkje ha høve til å rekneskapsføre. Den som tilviser har ansvar for følgjande: - endeleg godkjenning av ei utgift tilhøyrande fylket, dvs. gå god for at dette er ei utgift tilhøyrande fylket - at det er budsjettmessig dekning for utgifta - at det er heimel for utgifta i budsjettpremisser og anna formalgrunnlag (vedtak, lov- og regelverk) - godkjenne at utgifta er økonomisk forsvarleg - kontroll med at bilaget er førebudd, kontrollert og attestert av tilsette som har desse funksjonane Ajouført :01:00 Side 52 av Rekneskap

53 - kontroll med at fylkeskommunale innkjøpsavtalar er overhalde Den som har fått delegert tilvisingsmynde frå fylkesrådmannen er direkte ansvarleg for at alle dei ovannemde krava er oppfylt. Tilvisingsmynde blir berre gitt til ein person ved kvar institusjon, dvs. institusjonsleiaren. Denne personen kan vidaredelegere til andre å gjere tilvisingsarbeidet på sine vegner. Dette inneber vidaredelegering av sjølve arbeidet, men ansvaret ligg like fullt på den som har fått ansvaret delegert frå fylkesrådmannen. Skriftleg fullmakt og underskriftsprøve (sjå Dokumentasjon av tilvisingsmynde side 40) skal sendast til Økonomiseksjonen. Det same gjeld dersom fullmakt til å tilvise er delegert for kortare periode. Sjå også 1.1 Instruks for utøving av tilvisingsmynde side 7 og kapitel 4 Attestering og tilvising side Rekneskapsføring For dei verksemder som har tatt i bruk skanning, blir det vist til punkt For dei verksemder som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar og som ikkje har tatt i bruk skanning, skal tilviste fakturaer sendast direkte til : Møre og Romsdal fylke Økonomiseksjonen, Fylkeshuset 6404 Molde Der leiar av verksemda ikkje har tilvisingsmynde, skal fakturaen sendast til fylkesrådmannen i attestert stand. Merk: Fakturaer utanom skanning som skal rekneskapsførast i Økonomiseksjonen i sentraladministrasjonen, skal av praktiske omsyn ikkje påheftast pakksetel ved innsending. Pakksetelen skal likevel oppbevarast hos verksemda (Sjå Vedlegg 1 side 175). Før bilaga blir rekneskapsførte/puncha skal rekneskapsføraren kontrollere dei med omsyn til rett tilvisingsfullmakt. I tillegg bør følgjande kontrollar gjerast: - tilstrekkeleg utfylling av posteringsordre - fullstendig/tilstrekkeleg dokumentasjon - rett behandling av m.v.a. Når bilaget er kontrollert og funne i orden skal bilagsnummer stemplast på. Dersom rekneskapsbilaget ikkje er i orden vil rekneskapsførar som hovudregel returnere bilaget. Alle tilvisingar for utbetaling til leverandørar blir førte i leverandørreskontroen. Reskontroen gir såleis ei løpande oversikt over gjeld og betalingstransaksjonar mellom fylket og den enkelte forretningsforbindelsen Remittering/utbetaling Med unntak av småutgifter som blir betalt kontant over kontorkassa skal all remittering/utbetaling gjerast ved Økonomiseksjonen. Rekningar blir remitterte på forfallsdagen uavhengig av når registreringa skjer. Det er derfor viktig av rekningar blir tilviste og sende inn for rekneskapsføring/evt. registrert ute på skolane så snart nødvendig kontroll og tilvising er gjort. Nødvendige data skal registrerast i rekneskapssystemet direkte frå fakturaoriginalen. Rekneskapen blir samtidig belasta og oppdatert. Fakturadatoen er avgjerande for kva tid beløpet skal remitterast. I dei fleste tilfelle, vil utbetaling bli gjort 30 dagar etter mottaksdato. Nokre fakturaer krev rask handsaming og må bokførast straks. Dersom det er avtala lengre kredittid enn 30 dagar må vi leggje det inn i EDB-systemet. Økonomiseksjonen må derfor få gjenpart av alle slike avtalar. Ulike former for remittering/utbetaling: Direkte remittering: Økonomiseksjonen bestiller direkte remittering frå Bankenes Betalingssentral dagleg. Ajouført :01:00 Side 53 av Rekneskap

54 Telebankoverføring: i enkelt høve kan ein nytte telebankoverføring. Pengane vil då vere inne på mottakaren sin konto neste dag Spesielt om kjøp av tenester Punkt gjeld så langt dette passar også for kjøp av tenester. Dvs.: - Bestilling skal gjerast av ein person som har mynde til det (sjå punkt ) - Attestasjonen skal utførast av ein person som har slik kjennskap til saka at han/ho har nødvendig grunnlag for å kontrollere at rekninga er i samsvar med dei underliggande forholda. (sjå punkt ) - Bilaget skal førebuast og kontrollreknast (sjå punkt ) - Bilaget skal tilvisast av ein som har mynde til det (sjå punkt ) Ved kjøp av tenester må den som har tilvisingsansvaret i tillegg vere merksam på reglane for innberetning til likningsmyndigheitene og reglane for momskompensasjon (sjå punkt 5.6 Meirverdiavgift side 57) Er oppdragstakar næringsdrivande eller ikkje? Ansvar Etter skattebetalingslova 4 har ein arbeidsgjevar plikt til å undersøkje om ein oppdragstakar er sjølvstendig næringsdrivande eller ikkje. Arbeidsgjevaren kan etter skattebetalingsslova 49 og folketrygdlova 17-3 bli økonomisk ansvarleg for manglande forskottstrekk og arbeidsgjevaravgift ved utbetaling til personar som styresmaktene ikkje ser på som reelle næringsdrivande. Dette inneber at det ligg eit særleg ansvar til den som har tilvisingsansvar for å undersøkje om den som sel ein teneste kan dokumentere om vedkomande er sjølvstendig næringsdrivande eller ikkje. Dette bør den som tilviser ha klart allereie når kjøp av teneste blir avtalt. Når det gjeld krav til faktura, organisasjonsnummer og liknande, sjå kapittel 5.6 om meirverdiavgift. Kven er næringsdrivande? Fire vilkår må vere oppfylte for at ei verksemd skal kunne reknast som næringsdrivande: - næringsverksemda skal skje for eiga rekning og risiko - verksemda må vere langvarig og av eit visst omfang - verksemda må vere eigna til å gje eit økonomisk overskot - verksemda må innebere aktivitet, dvs. det kan ikkje vere ei passiv kapitalplassering Nokre element i vurderinga: - den næringsdrivande har fleire oppdragsgjevarar samtidig eller etter kvarandre - den næringsdrivande har eige kontor/produksjonslokale - oppdragsgjevaren har ikkje fagleg instruksjonsmynde - den næringsdrivande dekkjer sjølv materiale o.l. - den næringsdrivande har eigne tilsette Når det ikkje er tvil om at tenesta er utført av ein næringsdrivande er det ikkje grunnlag for å gjere nærare undersøkingar. Er ein i tvil, til dømes ved kjøp av konsulenttenester, bør arbeidsgjevaren oppmode oppdragstakaren til å godtgjere at han er næringsdrivande. Dette kan han mellom anna gjere ved å leggje fram forskotsskattesetel og/eller firmaattest. Oppdragsgjevaren kan også leggje spørsmålet fram for det lokale likningskontoret. Innberetning - regelverket Hovudregelen etter likningslova 6-2 nr. 1 bokstav f er at alle utbetalingar til næringsdrivande skal innberettast. Frå dette utgangspunktet gjeld likevel vide unntak, jf. 6-9 i forskrift av om begrensning av lønsoppgaveplikten. Her er det m.a. sagt at plikt til å sende lønsoppgåve ikkje gjeld vederlag som er godtgjering for tenester av teknisk, handverksmessig, Ajouført :01:00 Side 54 av Rekneskap

55 juridisk, rekneskapsmessig eller annan art når mottakaren driv sjølvstendig næringsverksemd frå fast forretningsstad i Noreg. Forskrifta og nærmare opplysningar om unntaket finn ein i Skattedirektoratets arbeidsgjevarhefter 3 (Lønns- og trekkoppgaver), som ein får ved å kontakte kommunekasserarkontora. Innberetning I dei tilfelle ein ikkje finn grunnlag for å la vere å innberette slike godtgjersler skal desse innberettast på post 401 på løns- og trekkoppgåva; utbetalingar til næringsdrivande. Som nemnt er slik innberetning aktuelt m.a. når næringsdrivande ikkje har fast forrestningsstad i Noreg. I tilfelle ein er i tvil om oppdragsgjevaren er næringsdrivande skal ein innberette ytinga som vanleg løn, gjere forskottstrekk og berekne arbeidsgjevaravgift. Ytinga bør innberettast dersom vedkomande på forespørsel ikkje kan leggje fram firmaattest, utskrift frå Enhetsregisteret eller forskotsskattesetel. Rutine ved utbetaling til andre enn næringsdrivande eller til næringsdrivande utan fast forretningsstad i Noreg 1. Det er tilvisar si plikt å undersøkje om utbetalinga er innberetningspliktig. 2. Dersom vilkåra for næringsdrift ikkje er oppfylte, eller den næringsdrivande ikkje har fast forretningsstad i Norge, skal utbetaling for arbeidet handsamast som løn. Fakturaen skal sendast til lønsavdelinga. Desse opplysningane skal stå på tilvisinga: - namn, adresse, evt. bankkonto - skattekort - fødselsnummer 3. Alle utbetalingar der leverandør ikkje kan godtgjere at han er sjølvstendig næringsdrivande eller den næringsdrivande ikkje har fast forretningsstad i Noreg skal utbetalinga registrerast og utbetalast i lønssystemet og innberettast. Ikkje innberetning Som det går fram ovanfor vil ytingar i dei fleste tilfelle ikkje vere innberetningspliktig. Slike fakturaer skal førast i rekneskapen som ei vanleg utgift. Rutine ved utbetaling til næringsdrivande med forretningsstad i Norge 1. Det er tilvisar si plikt å undersøkje om utbetalinga skal innberettast. 2. Dersom utbetalinga ikkje er innberetningspliktig skal fakturaen sendast til rekneskapsavdelinga. 3. Ved utbetalingar til sjølvstendig næringsdrivande skal desse opplysningane stå på tilvisinga: - namn - adresse - evt. bankkonto. 4. Dersom rekneskapsførar er i tvil om det som er tilvist skal innberettast som løn vil tilvisinga bli returnert til den som har tilvist henne. Det er den som har tilvisingsansvaret som har ansvar for å skaffe fram dokumentasjon som stadfester at beløpet ikkje skal innberettast. Slik dokumentasjon kan vere forskotsskattesetel eller firmaattest. I tilfelle der det er tvil kan tilvisar også rette spørsmål til det lokale likningskontoret. Ajouført :01:00 Side 55 av Rekneskap

56 Oppsummering Leverandør Private, ikkje næringsdrivande Næringsdrivande utan fast forretningsstad i Noreg Firma/sjølvstendig næringsdrivande med fast forre tningsstad i Noreg Handsaming Fakturaen handsamast som løn og bokførast på ein lønspost dvs 2 første siffer i underpost skal vere 10 eller 00. Innberetningsplikt; Forskotstrekk og arbeidsgjevaravgift Fakturaen handsamast som løn og bokførast på ein lønspost dvs 2 første siffer i underpost skal vere 10 eller 00. Innberetningsplikt Fakturaen går over rekneskap, ingen innberetning Ajouført :01:00 Side 56 av Rekneskap

57 5.6 Meirverdiavgift Møre og Romsdal fylkeskommune må rette seg etter to lover ved behandling av meirverdiavgift: Lov om meirverdiavgift Lov om kompensasjon av meirverdiavgift for kommunar, fylkeskommunar mv Lov om meirverdiavgift Meirverdiavgift er ei avgift til staten som blir berekna ved omsetning, uttak og innførsel av varer og tenester. Lov om meirverdiavgift ligg på internett Møre og Romsdal fylkeskommune omsett avgiftspliktige varer og tenester mot vederlag i lite omfang. Døme på avgiftspliktig omsetning i fylkeskommunen er sal av konsesjonskraft, sal av elevarbeid ved dei vidaregåande skulane og sal av kioskvarer på elevkantiner. Økonomiseksjonen i Møre og Romsdal fylkeskommune leverer f.o.m inn ei felles omsetningsoppgåve for heile fylkeskommunen kvar 2. månad. Frister for innsending av terminoppgåver: Termin Måned Frist krav 1 Jan-feb Mars-apr Mai-juni Juli-aug Sept-okt Nov-des I tillegg skal det leverast ei eiga momsoppgåve for omsetning av råfisk på opplæringsfartøy på årsbasis. Berekning av inngåande og utgåande moms blir gjort ved hjelp av momskodar i økonomisystemet: MVA sett Mva kode Tekst 20 Felles to- månadleg oppgåve 200 INGEN MVA UTGIFTER % INNG MVA % INNG MVA % INNG MVA % MVA KJØP TENESTER FRÅ UTLANDET % UTG MVA INNTEKTER % UTG MVA % UTG MVA 40 Omsetning av råfisk -årsoppgåve 400 INGEN MVA UTGIFTER % INNG MVA ,11 % UTG MVA INNTEKT Av tabellen går det fram at det er innført ein eigen momskode (204) for avgiftspliktig kjøp av fjernleverbare tenester frå utlandet. Momsen er ikkje spesifisert på rekninga, men vi er likevel Ajouført :01:00 Side 57 av Rekneskap

58 pliktig til å betale meirverdiavgift. Vi viser til 3 30 der det står at næringsdrivande og offentleg verksemder skal rekne ut og betale merverdiavgift av fjernleverbare tenester som er kjøpt utanfor meirverdiavgiftsområdet. Dersom skatteetaten ved bokettersyn kjem over høve der det ikkje er betalt avgift på avgiftspliktige kjøp frå utlandet, kan etaten krevje innbetaling av avgift fleire år tilbake. Pga av dei strenge foreldelsesfrister for momskompensasjon risikerer fylkeskommunen dermed å tape retten til kompensasjon. Det er derfor viktig at konterar/tilvisar er kjent med forholdet og passer på å sette riktig momskode (204) i slike høve. Definisjonar Omsetning: levering av varer og tenester mot vederlag. Utgåande meirverdiavgift: meirverdiavgift som skal bereknast og betalast ved omsetning og uttak. Inngåande meirverdiavgift: meirverdiavgift som er oppstått ved kjøp mv. eller ved innførsel. Unntak frå loven: omsetning og uttak som ikkje er omfatta av loven. Fritak for meirverdiavgift: omsetning og uttak som er omfatta av loven, men der det ikkje skal bereknast utgåande meirverdiavgift. Registreringsplikt Næringsdrivande og offentleg verksemder skal registrerast i Meirverdiavgiftsregisteret når omsetning og uttak som er omfatta av loven til saman har overstige kroner i en periode på tolv månader. For velgjerande og allmennyttige institusjonar og organisasjonar er beløpsgrensen kroner. Møre og Romsdal fylkeskommune er fellesregistrert for all avgiftspliktig omsetning og har for tida ei omsetning på over kroner på årsbasis. Det er oppretta to sett med momskodar under det juridiske org nummeret til fylkeskommunen ( ): - All omsetning utanom omsetning av råfisk - Omsetning av råfisk Registreringsenhet Fleire verksemder med same eigar, skal registrerast i Meirverdiavgiftsregisteret som eitt avgiftssubjekt. Under visse føresetnader er det mogleg å dele ei verksemd i fleire avgiftssubjekt. For fleire opplysningar slå opp i den fullstendige lovteksta. Frivillig registrering Næringsdrivande og offentlege verksemder som leiger ut bygg eller anlegg, kan frivillig registrerast i Meirverdiavgiftsregisteret dersom bygget eller anlegget vert brukt a) i verksemder som er registrert etter mva-loven b) av offentleg verksemd der øvste mynde er kommunestyre, fylkesting eller anna styre eller råd etter kommuneloven eller kommunal særlovgiving, c) av interkommunale og inter fylkeskommunale samanslutningar organisert etter kommuneloven eller kommunal særlovgiving. Ajouført :01:00 Side 58 av Rekneskap

59 Det kan vere lønsamt å registrere eit utleigebygg fordi det gir fradragsrett for inngåande meirverdiavgift både ved oppføring og drift. Leigetakar får fradragsrett for inngåande avgift dersom han driv avgiftspliktig verksemd, og kommunar og fylkeskommunar har krav på kompensasjon. Fylkeskommunen har føretatt frivillig registrering av Borgundhallen for den delen av hallen som blir leigd ut til Ålesund kommune. Unntak frå loven ( ) Døme på unntak frå loven: Omsetning av helsetenester, alternativ behandling, sosiale tenester, undervisningstenester, finansielle tenester, kunst og kultur, idrett, offentleg myndigheitsutøving, tenester innan staten, fast eigedom, varer og tenester som har vært brukt privat eller til andre formål som ikkje har gitt frådragsrett for inngåande avgift er unntatt frå loven. Døme på dette er sal av brukt utstyr. Slikt sal er ikkje avgiftspliktig dersom fylkeskommunen ikkje hadde frådragsrett etter meirverdiavgiftsloven når vara blei kjøpt inn JF MVA loven Det gjeld det meste av det utstyret som er innkjøpt ved skolar og avdelingar i fylkeskommunen. Fritak for meirverdiavgift (kapittel 6). Døme på omsetning som er fritatt for meirverdiavgift i siste omsetningsledd er aviser, tidsskrift, bøker, andre publikasjonar, tenester på offentleg veg. Frådrag for inngåande meirverdiavgift Hovudregel: Eit registrert avgiftssubjekt har rett til frådrag for inngåande meirverdiavgift på kjøp av varer og tenester som er til bruk i den registrerte verksemda. Unntak frå hovudregelen er m.a.: -Ved kjøp som bare delvis blir brukt i den registrerte verksemda, har ein frådragsrett for berre den delen som blir brukt i den registreringspliktige delen. -Kjøp av serveringstenester -Kostnader ved leige av selskapslokale i samband med servering -Kunst og antikvitetar -Kost og naturalløn av verksemda si leiing, eigar, tilsette og pensjonistar. -Representasjon - gåver og varer og tenester til utdeling i reklameaugemed når verdien ikkje er bagatellmessig dvs. under 100 kroner -Oppføring, vedlikehald, leige og drift av fast eigedom som skal dekkje bustad- eller velferdsbehov, inkludert lausøre og utstyr til slike eigedomar. Det er likevel frådragsrett for inngåande meirverdiavgift på oppføring og vedlikehald av bedriftskantiner/skulekantiner, inkludert laust inventar til slike kantiner. -Det er ikkje fradragsrett for inngåande meirverdiavgift på kjøp, drift og vedlikehald av personkøyretøy. - Det er ikkje fradragsrett for kjøp over som ikkje blir betalt over bank. Justeringsreglar for inngåande meirverdiavgift for kapitalvarer og bygg/anlegg ved endra bruk, uttak, overdraging og sal: Det er justeringsreglar både i Mva.loven og i kompensasjonslova. Formålet med justeringsreglane er at frådrag/kompensasjon for inngåande meirverdiavgift skal gjenspeile tilknytninga til den avgiftspliktige/kompensasjonsberettigede bruken i heile justeringsperioden på 5 eller 10 år. Justering vil si at retten til frådrag/kompensasjon skal korrigerast ved endra bruk av det anleggsmiddelet/kapitalvaren det gjelder. T.d. skal ein forholdsmessig del av frådragsført/kompensert inngåande meirverdiavgift ved kjøp eller oppføring tilbakeførast dersom ei kapitalvare/bygg blir omdisponert eller blir selt til bruk som ikkje ville gitt frådragsrett/kompensasjon. Ajouført :01:00 Side 59 av Rekneskap

60 Justeringsperioden er 5 år rekna frå og med kjøpsåret for kapitalvarer og 10 år for bygg/anlegg rekna frå oppføringsåret. For fleire opplysningar blir vist til lov om meirverdiavgift ved å gå inn på lovdata på internett Lov om momskompensasjon Lov nr 108: Lov om kompensasjon av meirverdiavgift for kommunar, fylkeskommunar mv blei gjort gjeldande med verknad frå 1.januar 2004 og avløyste tidlegare lov av 17.februar Loven er å finne på internett Momskodar kompensasjon Bokføring av kompensasjon mva blir styrt ved hjelp av momskodar: MOMS- MVA- TEKST - SETT 11 KODE AVGIFTSKODE 110 INGEN MVA KOMP UTGIFTER % MVA-KOMP. DRIFT % MVA-KOMP. DRIFT % MVA-KOMP. DRIFT % MVA-KOMP. INV % MVA-KOMP. INV % MVA-KOMP. INV. MVA i Driftsrekneskapen Inngåande meirverdiavgift med krav på kompensasjon blir skilt ut og bokført på ein overføringspost samstundes som kompensasjon blir inntektsført ført på overføringsart på same kontostreng som der utgifta blir bokført. MVA i Investeringsrekneskapen Inngåande meirverdiavgift med krav på kompensasjon blir skilt ut og bokført på ein overføringspost på same kontostreng som der utgifta blir ført. Kompensasjonen derimot blir inntektsført på overføringsart i driftsrekneskapen og skilt ut på ei eiga ramme 73 for investeringsmoms. Frå 2010 er kommunar og fylkeskommunar pålagt å overføre 20 % av investeringsmomsen til investeringsrekneskapen, frå %, frå %, frå % og f.o.m skal heile investeringsmomsen førast i investeringsrekneskapen. Formål med loven Formålet med loven er å motverke konkurransevriding som følgje av meirverdiavgiftssystemet gjennom at det gis kompensasjon for meirverdiavgift til kommunar, fylkeskommunar og visse private og ideelle verksemder. EKSEMPEL EIGENPRODUSKJON EKSTERNT KJØP Løn 100 Løn 100 Arbeidsgivaravgift 14 Arbeidsgivaravgift 14 Sos. kostnader 16 Sos. kostnader 16 Ajouført :01:00 Side 60 av Rekneskap

61 Var. kostnader 30 Variable kostnader 30 Forteneste 16 MVA 44 SUM Momskompensasjon 0-44 Netto kostnad Etter innføring av lov om momskompensasjon er i dette dømet skilnaden mellom eigenproduksjon og kjøp berre på 16, det vil seie lik fortenesta som leverandøren reknar seg. Da blir det meir aktuelt å vurdere kjøp i staden for å produsere vara eller tenesta sjølv fordi moms ikkje lenger er ein kostnad (momsbeløpet blir både utgiftsført og inntektsført i rekneskapen). Loven gjeld for: a) kommunar og fylkeskommunar med kommunal og fylkeskommunal verksemd der øvste mynde er kommunestyret, fylkestinget eller anna styre eller råd i samsvar med kommuneloven eller kommunal særlovgiving. b) interkommunale og inter fylkeskommunale samanslutningar organisert etter kommuneloven eller anna kommunal lovgiving c) private eller ideelle verksemder som produserer helsetenester, undervisningstenester eller sosiale tenester som kommunen eller fylkeskommunen er pålagt å utføre ved lov d) Barnehagar som nemnt i lov 17.juni 2005 nr. 64 om barnehagar 6, e) Kyrkjeleg fellesråd. Denne loven gjeld ikkje privatpraktiserande allmennlegar og privatpraktiserande fysioterapeutar. Kompensasjon Det blir gitt kompensasjon for meirverdiavgift ved kjøp av varer og tenester frå registrerte næringsdrivande. Det blir også gitt kompensasjon for meirverdiavgift betalt ved innførsel av varer frå utlandet, Svalbard og Jan Mayen og for meirverdiavgift ved kjøp av tenester frå utlandet, Svalbard og Jan Mayen. Det er innført ein eigen momskode (204) for avgiftspliktig kjøp av tenester frå utlandet. Momsen er ikkje spesifisert på rekninga, men vi er likevel pliktig til å betale meirverdiavgift. Momskode 204 syter for rett behandling og bokføring av meirverdiavgift og krav om momskompensasjon. Kompensasjon blir berre gitt i den utstrekning kjøpet skjer til bruk i den verksemda som har rett til kompensasjon. Det ligg ikkje føre rett til frådrag for inngåande meirverdiavgift slik det er bestemt i kapittel 8 i meirverdiavgiftslova (dvs. same regel som for avgiftspliktig omsetning). For meirverdiavgift på kjøp til bygg, anlegg eller annan fast eigedom for sal eller utleige får ein ikkje kompensasjon. Det blir lekevel gitt kompensasjon for utlån dersom leigetakar betalar ei symbolsk leige. Ved slike leigeforhold skal utleigar ta kontakt med økonomiseksjonen for å vurdere kor grensa går. Kompensasjon blir også gitt for kjøp til bustader med helseformål eller sosiale formål. Det gjeld og fellesanlegg som er knytt til slike bustader. Det blir ikkje gitt kompensasjon når verksemder som nemnd i lovens 2 første ledd bokstav a og b driv økonomisk aktivitet og denne aktiviteten kan vere i konkurranse med verksemder som ikkje har rett til kompensasjon. Ajouført :01:00 Side 61 av Rekneskap

62 Frå 1. januar 2011 må betaling av varer og tenester på kr eller meir skje via bank eller anna føretak som har rett til å drive betalingsformidling for at retten til fradrag for merverdiavgift ikkje skal gå tapt. Døme på kjøp der det ikkje blir gitt kompensasjon: 1) Kjøp av varer og tenester som ikkje er til bruk i den verksemda som har rett til kompensasjon. 2) Kjøp av serveringstenester og leige av selskapslokale i samband med servering. Frukost på hotell, dagpakker hotell ved kurs og konferansar der det blir kravd 25 % moms, er betaling for serveringstenester dvs. vi får ikkje momskompensasjon. 3) Kjøp av kunst og antikvitetar 4) Kost og naturalløn til leiing, tilsette og pensjonistar i fylke 5) Kjøp og drift av fast eigedom som dekker bustad-, fritids- og velferdsbehov 6) Innkjøp til elevkantiner: Det blir ikkje gitt kompensasjon ved innkjøp av matvarer, serviettar og anna driftsmateriell til den daglege drifta av elevkantinene. Det blir derimot gitt kompensasjon til oppføring og vedlikehald av elevkantiner inklusive utstyr og anna lausøre. OBS: kaffimaskinar, maskinar til avkjøling av vatn og liknande sjå punkt diverse avklaringar nedanfor. 7) Representasjon: Kompensasjon blir ikkje gitt for kostnader til representasjon overfor kundar, leverandørar eller tilsette. Det gjeld og ved arrangement som jubileum, personalseminar, julebord og liknande.) 8) Kjøp av gåver og utdeling av reklamemateriell Grense på kr. 100,-. 9) Kjøp og drift av personkjøretøy dvs ved leige av slikt kjøretøy eller ved kjøp av drivstoff, sørvis, reperasjonar, parkeringsavgift og liknande. I forskrift til meirverdiavgift loven står definisjon av perosnkjøretøy: Personkjøretøy (1) Med personkjøretøy menes a) motorvogn registrert som personbil b) motorvogn registrert som varebil klasse 1 c) motorvogn registrert som moped, motorsykkel eller beltemotorsykkel og som ikke hovedsakelig er innrettet for varetransport d) beltebil registrert for mer enn to personer, føreren medregnet e) campingbil f) registrert campingtilhenger g) motorvogn registrert som buss under seks meter med inntil 17 seteplasser h) kjøretøy som ikke benytter motor til framdrift og som hovedsaklig er innrettet for persontransport. 10) Kompensasjon for meirverdiavgift blir ikkje gitt i dei høve fylkeskommunen driv økonomisk aktivitet i konkurranse med andre som ikkje har rett til kompensasjon. Døme på dette er sal av tannhelsetenester til private i konkurranse med andre privatpraktiserande tannleger. Det kan også gjelde ITkurs, dersom det er andre private som driv tilsvarand opplæring. 11) Når det ikkje er moms på ein inngåande faktura, kan vi sjølvsagt heller ikkje krevje momskompensasjon dvs. vi skal bruke momskode 110. Jf bokføringsloven sine krav til utfylling av salgsdkomentet. Justeringsreglar for kompensasjon meirverdiavgift for kapitalvarer og bygg/anlegg ved endra bruk, uttak, overdraging og sal Ajouført :01:00 Side 62 av Rekneskap

63 Det er justeringsreglar både i Mva.loven og i kompensasjonslova. Formålet med justeringsreglane er at frådrag/kompensasjon for inngåande meirverdiavgift skal gjenspeile tilknytninga til den avgiftspliktige/kompensasjonsberettigede bruken i heile justeringsperioden på 5 eller 10 år. Justering vil si at retten til frådrag/kompensasjon skal korrigerast ved endra bruk av det anleggsmiddelet eller den kapitalvaren det gjeld. T.d. skal ein forholdsmessig del av frådragsført/kompensert inngåande meirverdiavgift ved kjøp eller oppføring tilbakeførast dersom ei kapitalvare/bygg blir omdisponert eller blir selt til bruk som ikkje ville gitt frådragsrett/kompensasjon. Justeringsperioden er 5 år rekna frå og med kjøpsåret for kapitalvarer og 10 år for bygg/anlegg rekna frå oppføringsåret. For fleire opplysningar blir vist til lov om meirverdiavgift ved å gå inn på lovdata på internett. Økonomiseksjonen må få melding når det blir gjort vedtak om bruksendring av eit fylkeskommunalt bygg, slik at justeringsreglane blir følgt opp på eit så tidleg tidspunkt som mogleg. Tidsfrister for innsending av krav momskompensasjon. Foreldelsesfrist. Økonomiseksjonen sender inn eit felles krav om momskompensasjon for heile fylkeskommunen. Tidsfristen for innsending av krav er knytt til fakturadato. Fakturaer med fakturadato fra til skal vere med på kravet for 1.termin, fakturaer med fakturadato fra til skal vere med på kravet for 2.termin o.s.v. Tabellen nedanfor viser ei oversikt over tidsfrister for innsending av krav i løpet av året: Termin Måned Frist krav Faktura-dato Foreldelsefrist Fra Til faktura 1 Jan-feb Mars-apr Mai-juni Juli-aug Sept-okt Nov-des Fakturaer som ikkje kjem med på riktig momstermin, kan takast med på neste termin. Dersom fakturaen ikkje er kome med da heller, taper vi retten til kompensasjon. Kontroll fakturadato. Forelda fakturaer. Ved attestasjon og tilvisning må ein kontrollere inngåande leverandørfakturaer og vere spesielt merksam på fakturadato. Tilvisar må passe på å tilvise fakturaer på riktig momstermin og seinast i etterfølgjande momstermin, for at ikkje momskompensasjonskravet blir forelda. Dersom det er tvist om ein faktura, og de ser at ein ikkje kjem i mål før periodeavslutning, må tilvisar ikkje halde fakturaen tilbake så lenge at momskravet blir forelda. Det er to moglege løysingar: Ajouført :01:00 Side 63 av Rekneskap

64 1. Tilvisar blir einig med leverandøren om at det blir utstedt ein kreditnota og at ny faktura blir utstedt når tvisten er avklart. Fylkeskommunen må da bokføre den opprinnelige fakturaen og kreditnotaen i sitt system. 2. tilvisningsmynde tilvisar fakturaen og sett betalingsfrist For fakturaen skal bli betalt må tilvisar gje beskjed til Økonomiseksjonen om at han er blitt enig med leverandøren om ei løysing. Det er da mogleg at fakturan skal betalast slik den føreligg, eller at endringar føreligg slik at det må utstedast kreditnota og produserast ein ny faktua. (Også i dette høve må ein passe på å bokføre kreditnotaen i fylkeskommunen sitt system). Andre fakturakontrollar I følgje bokføringsloven som vi er pålagt å følgje, skal fakturaen minst innehalde følgjande opplysningar: - Fakturanummer. - Fakturadato. - Kjøpar og selgar sine namn. - Varen eller tenesten sin art og omfang. - Tidspunkt og stad for levering av varen eller tenesten. - Vederlag og betalingsforfall. - Eventuell meirverdiavgift i NOK og andre avgifter knytt til transaksjonen der det blir krevd spesifikasjon i lov eller forskrift. Dersom det blir krevd moms på fakturaen, skal organsisasjonsnummer følgt bokstavenkoden MVA stå påført fakturaen. Dersom nokre av opplysningane ovanfor manglar, kan vi krevje at leverandøren skriv ut kreditnota og sender oss ein ny faktura med nødvendige opplysningar før vi betalar. Diverse avklaringar Internatskolar: Ein har rett på kompensasjon ved innkjøp av matvarer til elevkantina. Matvarer brukt til undervisningsformål: Ein har krav på kompensasjon og kjøpet skal førast på konto for undervisningsmateriell. Vatn- og kaffiautomatar: Ved ein førespurnad til Skatt-Midt om dette har vi fått følgjande svar: Iht. kompensasjonsloven 4 så ytes kompensasjon bare i den utstrekning anskaffelsen skjer til bruk i den kompensasjonsberettigede virksomheten. Det ytes ikke kompensasjon for merverdiavgift på anskaffelser som nevnt i merverdiavgiftsloven 8-3, jf. 4 annet ledd nr. 2. Merverdiavgiftsloven 8-3 avskårer fradragsrett for servering ( litra a) samt for kost til og naturalavlønning av virksomhetens innehaver, ledelse, ansatte og pensjonister (litra d) samt for oppføring, vedlikehold, innleie og drift av fast eiendom som skal dekke bolig- eller velferdsbehov, herunder løsøre og utstyr til slike eiendommer. Det er likevel fradragsrett for inngående merverdiavgift på oppføring og vedlikehold av bedriftskantiner, herunder løst inventar til bedriftskantiner. (litra g). I og med at vannkjølere og kaffeautomater kjøpes inn til skolene så vil de være til bruk i den kompensasjonsberettigede virksomheten. Spørsmålet er om det likevel skal avskjæres fradragsrett som følge av merverdiavgiftsloven 8-3. Er vannkjølere og kaffeautomater til bruk for elevene så vil det måtte gis kompensasjon for innkjøpene. Dersom ustyret brukes av de ansatte så er det avgjørende for retten til kompensasjon hvor utstyret er plassert. Er det plassert i Ajouført :01:00 Side 64 av Rekneskap

65 bedriftskantine vil dette være løsøre som er kompensasjonsberettiget. Er det plassert i andre deler av skolebygget vil fradrag være avskåret. Innkjøp av vann og kaffe er ikke kompensasjonsberettiget Krav til salsdokumentet for transporttenester (taxirekningar, billettar, parkeringsgebyr o l ): Bokførngsloven krev blant anna at både kjøpar og seljar sitt namn skal stå på fakturaen/salsdokumentet jf 5-1 til I 5-5 blir det vist til at dokumentasjon av kjøp skal vere fakturaen/salsdokumentet som seljar har utstedt. Ved kontantkjøp frå detaljist treng kjøpar sitt namn ikkje lenger stå på fakturaen når vederlaget er under kr inkl mva og varen eller tenesten ikkje er berekna for vidaresal eller direkte innsatsfaktor i produksjon eller tenesteleveranse. Når kjøpar ikkje er påført fakturaen, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varen eller tenesten. Ved kjøp som er lagt ut av tilsette gjeld ikkje beløpsgrensa på kr I slike høve skal den tilsette utarbeide og signere ei datert oppstilling som viser kva for kjøp som er gjort og formålet eller bruksområde for varen eller tenesten. Ved kjøp av transporttenester lagt ut av ein tilsett er det dermed ikkje eit krav om at kjøpars namn står påført billettar, taxirekningar, kvittering for parkeringsgebyr og liknande. Art Oppgåvepliktig telefongodtgjersle 25 % mva betalt over lønssystemet: Bokføringsloven gir rom for at registrerte næringsdrivande som held telefon for sine tilsette, kan føre til frådrag inngåande avgift på telefonrekningar som gjeld tenestetelefonar. Føresetnaden er at arbeidstakaren overleverer telerekninga i original eller kopi til firmaet, og at han legg ved ei stadfesting der det blir vist til vedkomande telerekning, samtidig som det blir gitt ei stadfesting om at vedkomande arbeidstakar ikkje er registrert i avgiftsmanntalet og derfor ikkje har trekt frå inngåande avgifti i sin privatrekneskap. Ved privatbruk av tenestetelefonen har ein ikkje rett til kompensasjon. Same rutine skal følgjast når fylkeskommunen skal dekke telefonutgifter for sine tilsette når det gjeld momskompensasjon. Reiserekningar m v betalt over lønssystemet Når det gjeld reiserekningar som blir betalt over løn (eige reiserekningsformular) er det kontoarten som blir brukt på reiserekninga som styrer momskoden. Følgjande kontoartar skal brukast både ved kurs og vanlege tenestereiser: Bilettar 8 % mva (f eks buss-, ferjebilettar, drosjerekningar o.s.v.) Ymse reiseutlegg 25 % mva Ymse reiseutlegg utan mva (f eks bompengar) Hotellrekningar og andre avgiftsfrie kursutgifter dekt over reiserekning ved kursopphald: Hotellovernatting dekt over lønsslipp 8 % mva Porto dekt over lønsslipp 25 % MVA Art Ymse reiseutlegg: Her førast m.a. parkeringsgebyr, tunell- og bompengar med mva-kode 110. Fergebillettar for person køyrety ved tenestereise er kompensasjonsberettiget dvs ein skal bruke mva-kode 113. Ajouført :01:00 Side 65 av Rekneskap

66 5.7 Inntekter For inntekter og innbetalingar gjeld Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter, samt Instruks for rekneskapsføring Inntektsordre Fylket mottek inntekter av ulik karakter. Desse inntektene kan grovt delast i tre grupper: 1. Øyremerka tilskot frå staten Dette er overføringar frå staten som kjem etter at det er gjeve bindande tilsegn om øyremerka tilskot. 2. Sals- og leigeinntekter I denne gruppa kjem ordinære sals- og leigeinntekter, der inntektene som regel kjem etter at fylket sine verksemder har sendt ut faktura. 3. Skatt, rammetilskot, trygderefusjonar, renteinntekter mm I denne gruppa kjem inntekter som det i liten grad er mogleg for fylket å påverke. Definisjon Ein inntektsordre er ei melding om inntektsføring til den som er rekneskapsførar. Av inntektsordren går det fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. Ein inntektsordre gjeldande øyremerka tilskot frå staten skal innehalde underskrift frå den med tilvisingsmynde. Krav om inntektsordre Det er eit krav at det skal gjevast inntektsordre til rekneskapsførar for alle inntekter som er nemnt i pkt. 1 og pkt. 2. Ein ordre om inntektsføring av øyremerka tilskot frå staten skal vere skriven under av den som har tilvisingsmynde. Oppsummering Type inntekt Inntektsordre? Underskrift av budsjettansvarleg? Øyremerka tilskot JA JA Sals- og leigeinntekter JA NEI Skatt, rammetilskot m.m. NEI NEI Inntektsbilaget Alle inntekter skal dokumenterast med bilag. På inntektsbilaget skal det gå fram kven som skal betale eller kven som har betalt beløpet, og kva innbetalinga gjeld. Når det gjeld dei avdelingar/skolar som bruker faktureringsprogrammet Kommfakt, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen. Målsettinga er at alle inntekter som gjeld gruppe 2, skal produserast via Kommfakt. I dei tilfella der krav blir fakturerte bør ein sjå til at desse opplysningane finst på fakturaen: Namn og adresse til den som sender kravet Namn og adresse til den som mottek kravet Kva kravet gjeld Mengd eller omfang av det som er levert eller ytt Beløp, mva. skal vere spesifisert Staden der varen er levert eller tenesta ytt Organisasjonsnummer (sjå nedanfor) Stad/dato Bank- eller postgirokonto kravet skal innbetalast til Betalingsbetingelsar (forfallsdato - sjå nedanfor, morarente e.l.) Telefonnummer, evt. kontaktpersonar Fakturanr./referanse (f.eks. ansvarskode/kontostreng) Ajouført :01:00 Side 66 av Rekneskap

67 Om bruk av forfallsdato Forfallsdato skal gå fram av fakturaen. Vilkåret for å krevje forseinkingsrenter er at eit krav ikkje er betalt på forfallsdato. Er det ikkje avtalt forfallsdato, kan rente først reknast ein månad etter at fordringshavaren har sendt skyldnar skriftleg varsel med oppmoding om å betale. Når det gjeld privatpersonar skal dei ha 14 dagars betalingsfrist. Øvrige debitorar skal ha 30 dagars betalingsfrist. Om bruk av organisasjonsnummer Det er fylket sitt juridiske organisasjonsnummer som skal stå på fakturaen. Dette nummeret er: Kvar verksemd har eige organisasjonsnummer, men desse skal berre nyttast i samband med inn- og utmelding i trygdeetaten sitt arbeidstakarregister. Registrerte næringsdrivande skal rette seg etter forskrift nr. 1 (nr. 2) om innhald av salsdokument m.v. (fastsett etter Lov om meirverdiavgift), sjå Forskrift nr. 1 (nr. 2) om innhold av salgsdokumenter m.v. (vedlegg 8) Uteståande fordringar Anordningsprinsippet Anordningsprinsippet inneber at overføringar og andre inntekter blir inntektsførte i den perioden dei høyrer heime, uavhengig av når innbetalinga kjem. Inntektsføringa skjer mot kortsiktige fordringar i balansen. Dette betyr at for dei avdelingane/skolane der Økonomiseksjonen er rekneskapsførar må det sendast kopi av utsendte krav slik at desse kan fordringsførast. Når det gjeld dei avdelingar/skolar som brukar faktureringsprogrammet Kommfakt, vil inntekts- og fordringsføring skje automatisk i rekneskapen. Unntak frå anordningsprinsippet: I avgrensa omfang har avdelingar/skolar og tannklinikkar i dag høve til å inntektsføre etter kontantprinsippet og la innbetaling skje til etaten/institusjonen sin eigen bankkonto. Denne praksisen er motivert ut frå omsynet til oppfølging og kontroll med innbetalingar. Ut over dette skal anordningsprinsippet følgjast så langt råd er. Sjå punkt Fordringsføring av uteståande krav Når det gjeld krav som er produsert via Kommfakt blir desse fordringsført på 2 balansekonti og som skal følgjast opp av økonomiseksjonen. Alle andre krav skal førast på balansekonti tilhøyrande den avdeling/skole som utfakturerer, og det er den enkelte avdeling/skole som har ansvar for å følgje opp desse fordringane. Den som sender eit krav eller har fått tilsegn om tilskot har ansvar for å følgje opp at innbetalinga kjem. Dette føresett at den budsjettansvarlege legg opp gode rutinar for oppfølging av uteståande fordringar. Konto for kortsiktige fordringar må avstemmast kvar månad. Rutine for fordringsføring av uteståande krav 1. Når avdelinga/skolen sender ut eit krav utanom Kommfakt der innbetaling skal skje til bankkontoen til fylkeskassa skal det sendast kopi av dette kravet til Økonomiseksjonen. Inntektspost skal vere påført, og inntektsføring skjer med etaten/institusjonen sin eigen ansvarskode. 2. Økonomiseksjonen fører kravet mot konto for uteståande fordringar i balansen. 3. Det er den som sender eit krav som har ansvaret for å følgje opp at innbetalinga kjem. 4. Pr. 2. tertial og ved kvart årsskifte skal avdelinga/skolen utarbeide ei oversikt som viser kva fordringar som ikkje er betalte. Denne oversikta skal sendast til Økonomiseksjonen Oppfølgingsrutiner for sals - og leigeinntekter Sjå også 1.4 Instruks for fakturering og oppfølging av sals- og leigeinntekter side 13. Fordringsføring av uteståande krav frå faktureringsprogrammet Kommfakt: Ajouført :01:00 Side 67 av Rekneskap

68 Det er Økonomiseksjonen som har ansvar for å avstemme fordringar frå Kommfakt mot balansekonti samt å purre på desse. Dersom betaling ikkje skjer etter eit inkassovarsel vil Økonomiseksjonen sende ein førespurnad til den som har produsert kravet med spørsmål om kravet skal oversendast inkassobyrå for inkasso. Rutine for oppfølging av sals - og leigeinntekter 1. Faktura/krav skal sendast ut straks ei vare/ein teneste er levert. Frist for betaling skal stå på fakturaen/kravet. Betalingsfristen er 30 dagar om ikkje anna er avtalt. Dersom det gjeld krav der innbetaling skal skje til fylkeskassa sin bankkonto skal Økonomiseksjonen ha kopi av kravet, sjå punkt Purring skal sendast ut 14 dagar etter forfall. 3. Er kravet framleis ikkje betalt etter 14 dagar, skal saka m/eventuelle vedlegg (kopi av purring) straks oversendast Økonomiseksjonen som sender ut siste varsel om frivillig innbetaling, dvs. inkassovarsel. Betalingsfristen i inkassovarselet skal vere 14 dagar. I dei høve der kravet skulle innbetalast til ansvarsstaden sin eigen bankkonto skal saka vere påført inntektsordre til inntektspost i rekneskapen ved oversending til Økonomiseksjonen. Av inntektsordren går det fram kva inntekta gjeld og kva konto inntekta skal førast på. 4. Dersom kravet ikkje blir betalt innan fristen på innkassovarselet sender Økonomiseksjonen saka til inkasso. Kravet blir då registrert på fordringskonto på Økonomiseksjonen sitt ansvar i rekneskapen. Økonomiseksjonen har no oppfølgingsansvaret for fordringskontoane. 5. I dei sakene der inkassoarbeidet avslører at det er små utsikter for dekning av kravet, skal fordringa avskrivast som tapt. Inkassoselskapet følgjer saka vidare, ("overvåking"), slik at kravet framleis vil stå ved lag og foreldingsfristane blir ivaretekne. Økonomiseksjonen vil gje tilbakemelding til etaten/institusjonen i den/dei sakene der tapsavskriving er aktuelt. Etaten/institusjonen tilviser tapsavskrivingar på underpost (Jfr. gjeldande fullmakter. Sjå punkt 5.7.4) 6. Innbetalingar på tidlegare avskrivne fordringar vil bli inntektsførte på same ansvarsstad som tapsavskrivinga er ført, men med underpost Korrigering av uteståande fordringar Når eit krav som er inntektsført viser seg ikkje å vere rettmessig, må beløpet førast ut (til kredit) frå fordringsmassen. Inntektskontoen skal debiterast for beløpet Avskriving tap på krav Eit rettmessig krav som ikkje blir betalt skal førast som tap på krav (underpost 14703). Dette bør skje så snart tapet er konstatert. Det er ikkje nødvendig at det t.d. er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne avskrive. Ei avskriving i rekneskapen inneber ikkje at kravet er fråfalle eller at fordringa nødvendigvis er tapt. Fylket kan ha skaffa seg tvangsgrunnlag slik at kravet kan drivast inn på eit seinare tidspunkt. Fylkesrådmannen fekk i U-sak 189/91 fullmakt til å avskrive tap på fordringar. I instruks for avskriving av kortsiktige fordringar som vart utsendt frå Økonomiseksjonen , vart mynde til å avskrive enkeltkrav på inntil kr ,- overført til dei budsjettansvarlege for kvart ansvarsområde. Dersom tapet overstig kr ,- skal saka leggjast fram for fylkesrådmannen om etatsleiinga. Fylkesrådmannen har sett som vilkår for å kunne avskrive at det ikkje er råd å innfordre kravet og at det er dekning innafor vedteke budsjett Tilskot frå staten og andre Tilskot frå staten og andre blir gjevne som ordinære driftstilskot eller øyremerka tilskot. Ordinære driftstilskot Ordinære driftstilskot skal berre førast til inntekt i løyvingsrekneskapen. Ajouført :01:00 Side 68 av Rekneskap

69 Ordinære tilskot blir inntektsførte ved innbetaling. Eit tilskot som ikkje er innbetalt før årsskifte skal førast til inntekt og førast som kortsiktig fordring når manglande betaling skuldast forseinking Øyremerka tilskot I praksis er dei fleste statstilskot utanom rammetilskot øyremerka. Øyremerka tilskot skal førast i løyvingsrekneskapen og i tillegg setjast av til bunde fond i balansen. Det er ikkje høve til å føre øyremerka tilskot og tilhøyrande utgifter berre i balansen. Øyremerka tilskot skal førast til inntekt så snart det ligg føre bindande tilsegn, uavhengig av når betalinga kjem. Tilsegnet skal samtidig setjast av til bunde fond. Rutinen nedanfor skal nyttast dersom ikkje anna er avtalt med Økonomiseksjonen. Som hovudregel skal det opprettast prosjekt for kvart øyremerka tilskot. Alle utgifter og inntekter skal førast med prosjektkode. For kvart prosjekt blir det oppretta eigen balansekonto for bunde fond. Fondskontoen er knytt til den budsjettansvarlege sin ansvarskode. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for tildeling av prosjektkode og konto for fond. Rutine for oppfølging, inntektsføring og bruk av øyremerka tilskot 1. Så snart tilsegn om øyremerka tilskot ligg føre skal det sendast kopi av søknad og tilsegnsbrev til Økonomiseksjonen. Inntektsordre skal vere påført. Heile tilsegnsbeløpet skal førast til inntekt, sjølv om innbetalinga kjem i to eller fleire terminar. 2. Inntektsordren skal innehalde: Inntektskonto med prosjektkode, konto for uteståande fordring, dato samt underskrift av den som har tilvisningsmynde. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for å få tildelt prosjektkode. 3. Saman med inntektsordren skal det følgje eit eige bilag for avsetjing til bunde fond. (Sjå Posteringsbilag (vedlegg 5)) 4. Utgifter som skal dekkjast av øyremerka tilskot skal førast med prosjektkode. For å unngå at fylket forskoterer utgifter andre skal dekkje, bør utbetalingar så langt det er råd ikkje skje før tilskotet er innbetalt. 5. Samtidig med tilvising av utgifter skal det sendast eige bilag på bruk av fond. (Sjå Fond posteringsbilag (vedlegg 3)). Kopi av dokumentasjon (faktura) skal vere hefta ved som underbilag. Gjeld utgiftsbilaget løn, skal det på inntektsbilaget gjerast eit påslag for sosiale utgifter, f.t. 26% ekskl. pensjon. Når fleire utgiftsbilag blir tilviste samtidig, kan bruk av fond tilvisast samla for ein bunke. 6. Når tilskotsytaren har gjort krav om tilbakebetaling av ubrukt tilskot, må etaten så snart som mogleg tilvise restbeløpet til utbetaling. 7. Dersom ytaren ikkje har kravd tilbakebetaling, skal ubrukte midlar førast til inntekt som bruk av fond seinast 2 år etter at prosjektet må reknast som avslutta. Den som har fått tilskotet er ansvarleg for å tilvise ubrukte midlar til inntekt. 8. Den budsjettansvarlege må snarast sende samandrag av rekneskapen når ytaren har sett krav om det. Eksempel Sjå eksempel i Øyremerkte tilskot eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) på korleis øyremerka tilskot skal førast i rekneskapen. 5.8 Posteringar som ikkje medfører utbetaling Korreksjonar, omposteringar og anslagsposteringar er posteringar som ikkje er gjort i samband med utbetaling eller innbetaling. Når det gjeld avdelingar/skolar med Økonomiseksjonen som Ajouført :01:00 Side 69 av Rekneskap

70 rekneskapsførar, skal slike posteringar førast på det vanlege posteringsskjemaet Posteringsbilag (vedlegg 5) Korrigeringar Dersom eit bilag skal korrigerast til dømes på grunn av bruk av feil konto, skal korrigeringa førast på eit nytt bilag. På dette bilaget skal det gå fram kva bilagsnummer korrigeringa gjeld og kva som er grunnlaget for korrigeringa. På det bilaget som er korrigert skal det gå fram at bilaget er korrigert og korleis korrigeringa har skjedd med henvisning til det nye bilagsnummeret. Økonomiseksjonen vil gje posteringsordre i høve der det er openbare feilføringar (t.d. feil bruk av artskonto). I slike høve skal det gjevast melding til han/ho som har tilvisingsmynde om opprettinga Interne overføringar Internkjøp (interne overføringar) Utgifter til på førehand avtalte kjøp av heile tenester frå andre einingar innan kommunen. Art brukast utelukkande mot arten Internt sal, slik at disse artane går i null for fylket totalt sett. Artane / skal berre nyttast i dei høve der det er tale om reelt kjøp av heile tenester mellom fylket sine einingar, som til dømes eksempelvis elevplassar i den vidaregåande skole. Det vil seie tenester som blir tilbydd direkte til brukaren, utan vidare "foredling" frå kjøpande verksemd si side. Der kor det er mulig å erstatte bruk av / med bruk av korrekt kostnadsart i kombinasjon med , bør dette gjerast. I høve der vara eller tenesta like godt kan leverast frå marknaden (til dømes reinhald eller trykkeritenester), bør ein i utgangspunktet belaste korrekt art hos kjøpande verksemd og art hos den verksemd som sel. Det er viktig å sikre at internt kjøp og sal mellom fylket sine verksemder blir ført på enten eller (motpost ) på inntektssida, slik at det er mulig å korrigere for det i hovudoversikter og ved utrekning av nøkkeltal. Spesielt i samband med budsjettering sjå forklaring under art Den som skal ha inntekta (har 79-posten) må sende internt krav påført inntektsordre til den som skal dekkje sin del av utgiftene (har 29-posten). Avtale om fordeling skal vere gjort på førehand. Den som sender kravet må gjere merknad på dette om at beløpet skal førast på ein 29-post. Den som får kravet skal gje posteringsordre på 29-posten og sende bilaget til Økonomiseksjonen for føring Refusjonar Refusjonsinntekter skal nyttast i dei høve der fylkeskommunen får betalt for utlegg som den har pådratt seg for andre. Artsgruppa inneheld overføringar med krav til motytingar frå fylket i form av til dømes produksjon av bestemte tenester. Alle overføringar som ikkje føresett motytingar frå fylket førast på artsgruppe Overføringsinntekter Fordelte utgifter Inntektsart ved internt sal og fordeling av utgifter frå fellestenester og interne serviceeiningar til dei einskilde kostnadsstader. Arten nyttast til inntekter av tilfeldig sal internt, der vara eller tenesta blir levert mellom to einingar internt i kommunen og kor vara eller tenesta inngår i kjøparverksemda sin eigenproduksjon. Døme: Internt sal av trykkeritenester Intern leige av lokale Sal av brukt utstyr og inventar Interne reinhalds- og vaktmeistertenester Den verksemd som kjøper nytter relevant utgiftsart, til dømes husleige ( ) og vedlikehald, byggtenester ( ). Ver merksam på avgrensinga mot (motpost ), som nyttast ved internt sal av heile tenester, som erstattar kjøparverksemda sin eigenproduksjon. Art nyttast for dei høve der salet inngår i kjøparverksemda sin eigenproduksjon av tenester. Avgrensinga blir tilsvarande som for kjøp av tenester frå eksterne, jf. kommentarar til hovudgruppe 300- Ajouført :01:00 Side 70 av Rekneskap

71 399 Kjøp av tenester som erstattar kommunal eigenproduksjon. Det er viktig å bruke art for internt sal for å sikre at salet kan korrigerast i hovudoversikter og nøkkeltal utrekningar for beløp som berre sirkulerer innan fylket. Eventuelt avgiftspliktig omsetning mellom einingar internt i kommunen, og som normalt ville høyrt heime på denne arten, skal likevel føres på i samsvar med Kommunal- og regionaldepartementet. Spesielt i samband med budsjettering - sjå forklaring på art Interne overføringar bør førast så tidleg i året som mogleg. Sjå Interne overføringar 29. Sjå Forskjellen på inntektsart 79 og 69 side Rekneskapsfristar Økonomiseksjonen sender ut skriv med rekneskapsfristar for komande år før kvart nytt år. Det kjem eige skriv om fristar knytt til årsavslutninga Rekneskapsføring av fond Det er laga eit eige skjema som skal nyttast ved alle fondsposteringar. Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag, det kan då bli oversett i Økonomiseksjonen og ikkje ført. Skjemaet finn du i Fond posteringsbilag (vedlegg 3) Gruppering av fond i balansen Fonda er delt i to hovudgrupper: Driftsfond og kapitalfond. Kvar av gruppene er igjen delt i bundne og ubundne fond. Sjå meir om dette i 11 Balanserekneskapen Bruk av art i løyvingsrekneskapen ved fondsføringar I tillegg til at avsetjing og bruk av fondsmidlar skal førast på vedkomande fondskonto i balansen, skal slik avsetjing og bruk også registrerast i løyvingsrekneskapen (dvs. drifts- eller investeringsrekneskapen) på bestemte artskonti. I vår kontoplan er samanhengen mellom artskonti i løyvingsrekneskapen og kontogruppe i balansen følgjande: Kontogruppe i balansen Art i løyvingsrekneskapen Avsetjing Bruk Bundne driftsfond *) Ubundne investeringsfond Bundne investeringsfond Disposisjonsfond **) *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: art **)Bruk av disposisjonsfond i investeringsrekneskapen: art Avsetjing til fond skal alltid skje med artskonto som startar med 15 eller 05. Tilsvarande er første siffer 19 eller 09 ved bruk av fond. Tredje siffer er bestemt av om det gjeld bundne eller ubundne fond: 5 for bundne og 4 for ubundne fond. Eksempel Sjå eksempel i Øyremerkte tilskot eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) om bruk av bundne fond Ajouført :01:00 Side 71 av Rekneskap

72 Når skal fondsføringar gjerast? Bundne fond Som hovudregel skal øyremerka tilskot førast til inntekt og samtidig avsetjast til bundne fond så snart bindande tilsegn ligg føre. Når utgifter skal finansierast av øyremerka tilskot, skal det samtidig med tilvising av utgiftsbilag sendast eige bilag på bruk av fond. (Sjå punkt ) Merk at inntektsføring i løyvingsrekneskapen og avsetjing til fond i balansen skjer samtidig Disposisjonsfond Etter innføring av rammestyring er avsetjing til og bruk av disposisjonsfond i utgangspunktet ikkje aktuelt på det enkelte budsjettansvarsområde. Ei innsparing av ramma blir ikkje lenger avsett til disposisjonsfond ved rekneskapsavslutninga. Beløpet vil derimot gå inn i fylket sitt rekneskapsmessige over / underskott. Dei budsjettområde som har overskot, skal derimot normalt få auka ramma si med tilsvarande beløp det neste budsjettåret. Ei eventuelt meirforbruk skal normalt trekkjast av ramma neste år Kontorkasse Det er utarbeidd eigen instruks for bruk av kontorkasser; Instruks for kasseforvaltning i Møre og Romsdal fylke. Kontorkassene er meint å vere utbetalingskasser, i hovudsak til frimerke og andre mindre utgifter. Institusjonsleiar er ansvarleg for at det er gjort rettidig kontroll av kasse, korrekt rekneskapsføring, tilfredstillande arbeidsdeling og sikker oppbevaring av kassa. Ingen må oppbevare større beløp i kontorkassa enn behaldninga som er fastsett av fylkeskasseraren Oppretting og endring av kontorkasser Rutine ved oppretting og høgding av kontorkasser 1. Dersom ein institusjon/skole/avdeling har behov for kontorkasse skal det sendast ein grunngjeven søknad til fagetat om oppretting av ei slik kasse. Det same gjeld når det er behov for å endre beløpet i kassa. 2. Fagetaten vurderer søknaden og sender denne vidare til Økonomiseksjonen vedlagt ei anbefaling. 3. Ved innvilging av kontorkasse vil Økonomiseksjonen opprette ein eigen balansekonto for kassa. 4. Det skal gjevast skriftleg melding til fylkeskasseraren i sentraladministrasjonen når kontorkasser skal avsluttast Kassaforvaltning Den som er kasserar kan leggje til rette for registrering av kassebilag, men skal så langt det let seg gjere ikkje sjølv utføre registreringa. I instruksen står det at kassa med ujamne mellomrom skal kontrollerast av leiar og at kontrollen skal dokumenterast på særskilt skjema for slik kontroll. I Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7) finn du framlegg til skjema som kan nyttast ved leiar sin kontroll av kontorkassa. I vedlegg til dette kapitel finn du 2 skjema som kan nyttast i samband med bruk og kontroll av kontorkassene. - kasseteljingsskjema, Avstemning opptalt behaldning mot kassarekneskapen (vedlegg 6). - kontrollskjema, Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7). Skjemaene skal oppbevarast på kvar skole/institusjon som dokumentasjon på at kontroll er utført. Ajouført :01:00 Side 72 av Rekneskap

73 Ved overdraging av kassa må det fyllast ut ei erklæring om overdraging av kassa. Det vanlege kasseteljingsskjemaet kan nyttast, sum i kassabok og i kassa stemme, og skjemaet må skrivast under både av den som gjev frå seg og den som overtek kassaansvaret. Til/frå datoar må stå på oppgjersskjemaet ved overdraging av ansvar. For dei som har Økonomiseksjonen som rekneskapsførar: Ved oppgjer av kassa skal det vanlege posteringsskjemaet nyttast. Sjå Posteringsbilag (vedlegg 5) Handtering av utbetalingsanvisningar og sjekkar Det er viktig at verdipost som utbetalingsanvisningar og sjekkar blir handtert på ein forsvarleg måte. Framlegg til rutine for handtering av utbetalingsanvisningar og sjekkar 1. Verdipost som utbetalingsanvisningar og sjekkar skal førast i verdipostbok i samband med opning av posten. 2. Avdelinga/skolen skal sende slik verdipost vidare til Økonomiseksjonen for rekneskapsføring. Avdelinga/skolen skal aldri sjølv heve verdiposten. 3. Verdipostboka skal kontrollerast mot den månadlege rekneskapen. 4. Bilagsnummeret skal førast i verdipostboka som dokumentasjon for utført kontroll Oppretting av eigne bankkonti Som hovudregel skal all innbetaling skje til Økonomiseksjonen sin bankkonto. Når oppfølging og kontroll med innbetalingar gjer det nødvendig, kan fylkeskasserar tillate at innbetaling skjer til ein skole eller institusjon. Slike ordningar må i tilfelle vere godkjente av fylkeskasseraren på førehand. Bankkontoar for legat/gåvefond Forskriftene krev at legat/gåver skal stå på eigne bankkonti. Verksemdene har fullmakt til å opprette bankkonto for kvart legat/kvar gåve. Fylkeskasseraren skal ha melding om oppretting av slike bankkontoar. Sjå også punkt Ajouført :01:00 Side 73 av Rekneskap

74 Rutine for oppretting og bruk av eigen bank- eller postgirokonto 1. Oppretting av bank-eller postgirokonto kan berre skje etter godkjenning av fylkeskasseraren. Ved oppretting av bankkontoar for gåver/legat skal fylkeskasseraren ha melding om dette. 2. Bank- eller postgirokonto skal opprettast i skolen eller institusjonen sitt namn. Rektor/styrar er ansvarleg for bruken av kontoen. 3. Når det er praktisk mogleg skal bankkonto opprettast i ein av bankane fylket har avtale med. 4. Økonomiseksjonen skal ha melding om bank- og kontonummer, fullmakter for bruk av kontoen og rentevilkår. 5. Eigen konto skal berre nyttast til innbetalingar når dette er nødvendig av omsyn til oppfølging og kontroll. Andre innbetalingar skal skje til fylkeskassa. 6. Eigen konto skal ikkje nyttast til utbetalingar utanom overføringar til fylkeskassa. Anna må avtalast spesielt med fylkeskasseraren. 7. Dersom ikkje anna er avtalt med Økonomiseksjonen skal saldo på konto overførast innan utgangen av kvar månad. 8 Alle renteinntekter, også på skolens eigne bankkonti, skal inn i fylket sin rekneskap. Alle renteinntekter skal førast på teneste 8700 renter dvs som ei fellesinntekt på ansvar Det er særs viktig at saldo på konto blir overført til Økonomiseksjonen innan kvart år Investeringsutgifter Budsjett og rekneskapsforskriftene seier at utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i investeringsrekneskapen. Med utgifter av investeringsmessig karakter meiner ein mellom anna eigedom, anlegg, bygningar maskiner og større utstyr. I Møre og Romsdal fylkeskommunegjeld følgjande: Utgifter av investeringsmessig karakter skal førast i investeringsrekneskapen dersom beløpet er kr og levetida er 3 år eller meir. Kjøp under kroner skal såleis førast i driftsrekneskapen. Utgifter som er førte i investeringsrekneskapen skal aktiverast og avskrivast i balansen Ansvar for tilvising og budsjettering av utstyrskjøp Avdelinga/skolen har ansvar for å tilvise utstyrskjøp på rett underpost i rekneskapen i samsvar med forskriftene sine føresegner om kva som skal førast i investeringrekneskapen og kva som skal førast i driftsrekneskapen. (Sjå ovanfor) Ansvar for aktivering og avskriving Det er Økonomiseksjonen sitt ansvar å foreta aktivering av utstyrskjøp på grunnlag av bokføringa i kapitalrekneskapen. Alle utstyrskjøp i vedkomande rekneskapsår blir aktiverte i ein samla sum pr. underpost og teksta med t.d. "2004 utstyr". Det kan vere ein fordel å ha innkjøpsåret med kontoteksten. Ved avslutning av årsrekneskapen er det Økonomiseksjonen sitt ansvar å foreta nødvendige avskrivingar. Ajouført :01:00 Side 74 av Rekneskap

75 Eksempel Aktivering: D: XXX K: Avskriving: D: K: XXX I tillegg skal avskrivningane førast i driftsrekneskapen (KOSTRARAPPORTERING) på artane: avskrivningar motpost avskrivningar Ansvar for kartotekføring av utstyr Økonomiseksjonen slår saman alle kjøp av investeringsmessig karakter pr. år. Derfor må institusjonen føre eit manuelt kartotek over det einskilde objekt som er ført i investeringrekneskapen. Sjå 1.6 Instruks for registrering av og kontroll med inventar og utstyr side 17 samt 9.3 Kartotekføring av utstyr ført i investeringsrekneskapen side 158. Rutine ved kartotekføring av utstyr 1. Før opp utstyret sin innkjøpspris og innkjøpsår i kartoteket. 2. Ved sal. evt. kondemnering av utstyr skal dette registrerast i kartoteket. 3. Gje Økonomiseksjonen melding om slik sal/kondemnering slik at Økonomiseksjonen kan føre utstyret ut av balansen Finansiering av drifts- og investeringsutgifter Driftsutgifter kan berre finansierast av løpande inntekter, medan investeringsutgifter kan finansierast med løpande inntekter, lån, sal av eigedom mv Vedlikehald eller påkostning? Vedlikehald gjort for å rette på alminneleg slitasje er ei driftsutgift og skal førast i driftsrekneskapen. Større vedlikehaldsarbeid/ominnreiing som klart aukar bygninga/anlegget sin bruksverdi skal førast i investeringsrekneskapen Samansett kjøp Når det gjeld samansett kjøp, dvs. når dei enkelte einingane i kjøpet ikkje kvar for seg når opp til beløpsgrensa på kr , må kjøpet sjåast på som eit heile dersom føremålet med kjøpet er at alle delane skal nyttast saman, eller at dei ikkje kan nyttast kvar for seg. Dette betyr at den enkelte delen blir å føre som investeringsutgift sjølv om prisen ligg under kr , dersom heile kjøpet er over beløpsgrensa og levetida er minst 3 år. Forskriftene gjer eit unntak frå kroners regelen når utstyrskjøpet skjer i samband med innreiing av bygningar m.v. Når slik utstyr blir kjøpt samla, skal utgifter til kjøp av utstyr førast i investeringsrekneskapen sjølv om det enkelte objekt har ein innkjøpspris på under kr Dette gjeld t.d. elevpultar ved innreiing av ein ny skole. Ajouført :01:00 Side 75 av Rekneskap

76 Kjøp av utstyr i investeringsrekneskapen finansiert med bruk av driftsmidlar Kjøp av utstyr til ein pris på minst kroner og som har ei økonomisk levetid på 3 år eller meir, skal budsjetterast og bokførast i investeringsrekneskapen. Når fylkestinget løyver pengar til investeringar av årets driftsmidlar, er det viktig å merke seg at slike overføringar kan bli stroke ved eit eventuelt rekneskapsmessig meirforbruk ved rekneskapsavslutninga. Bruk av årets driftsrammer til investeringar ved dei ulike budsjettansvarsområde, blir derimot ikkje stroke. Eksempel 1 utstryrskjøp finansiert av fylkestinget: I budsjettvedtaket har fylkestinget løyvd til kjøp av utstyr ved ein skole (ansvarskode 20100) finansiert med bruk /overføring av driftsmidlar. Investeringsbudsjett: Debet Kr Kredit Kr Driftsbudsjett: Debet Kr Eksempel 2 utstyrskjøp finansiert av årets driftsmidlar dvs budsjettendring: Ein skole (20100) omdisponerar kroner på post fast løn til investrering av utstyr. Melding om budsjettendring skal sendast utdanningsavdelinga. Budsjetteringa blir som følgjer: Investeringsbudsjett:: Debet Kr Kredit Kr Driftsbudsjett: Debet Kr Kredit Kr Merknad: Ver oppmerksom på at rett invetseringsramme i investeringsrekneskapen for utdanning er ramme 92 og at invetseringsrekneskapen krev at ein bruker prosjektnummer. I rekneskapen skal kjøpet bokførast i investeringsrekneskapen på vanleg måte på utgiftskonto Kr I tillegg skal det bokførast eit hovudboksbilag med overføring av driftsmidlar frå driftsrekneskapen til investeringsrekneskapen, som skal sendast økonomiseksjonen for postering, slik: Ajouført :01:00 Side 76 av Rekneskap

77 Kr Kr Prosjekt Dersom utgifter/inntekter skal skiljast ut må det tildelast eit prosjektnummer som skal nyttast ved tilvising. Ta kontakt med Økonomiseksjonen for tildeling av prosjektnummer Kontroll med fylket sine tilskotsbidrag Det hender at fylket sine midlar eller midlar fylket står som formidlar av, blir ytt som tilskot m.v. til offentleg og privat verksemd som elles ikkje er underlagt fylkesrevisjonens kontroll. I slike høve skal det, dersom ikkje anna er fastsett, overfor mottakaren takast atterhald om at den som yter tilskotet m.v. eller fylkesrevisjonen, skal ha høve til å iverksetje kontroll med at midlane blir brukt etter føresetnadene Gåvekontoar og legat Etter reglane i budsjett- og rekneskapsforskriftene skal legat og gåvefond registrerast i drifts- /investeringrekneskapen og i balanserekneskapen som bunde drifts- eller investeringsfond dersom gjevaren har øyremerka midlane til bestemte formål Kva for midlar skal registrerast i rekneskapen Gåvemidlar som er øyremerka særskilte formål skal registrerast i fylket sin rekneskap: - midlar øyremerka til driftsformål skal førast til inntekt i driftsrekneskapen og avsetjast som bunde driftsfond i balansen. Dette bør vere framgangsmåten dersom gåvegjevaren ikkje uttrykkeleg har sagt at midlane skal nyttast til investeringsformål. - midlar som er øyremerka til kjøp av større utstyr (beløp over kr og levetid over 3 år) skal førast til inntekt i investeringsrekneskapen og avsetjast som bunde kapitalfond i balansen. Dei fleste legat og gåvemidlar skal etter dette registrerast i fylket sin rekneskap. Midlar som derimot ikkje direkte er gjeve til fylket og som ikkje går inn i drifta av ein skole skal etter forskriftene ikkje registrerast i rekneskapen. Døme på slike er stipend/gåve som skal utdelast til flinkaste elev ved skolen. Regelen om unntak frå registrering i fylket sin rekneskap gjeld såleis berre eit fåtal av dei legat/fond/gåver som blir forvalta av skolane. Slike midlar skal haldast heilt utanfor den fylkeskommunale rekneskapen på eigen bankkonto og med eigne rekneskap Korleis gå fram for å setje i verk slik registrering Når ein skole mottek ei gåve, skal denne registrerast i rekneskapen og avsetjast til eit bunde fond på eigen bankkonto. Bokføring blir som vedlegg Posteringsbilag nytt legat/gåve (vedlegg 10) og Posteringsbilag Avsetjing av unytta gåvemidlar (vedlegg 11) Økonomiseksjonen vil registrere endring i kontoar for legat/gåvefond pr etter oppgåve frå skolen/institusjonen. Oppgåva skal vise summen av årets føringar på den enkelte utgifts- og inntektskonto. Ved slik registrering skal standard posteringsbilag nyttast. Sjå Posteringsbilag (vedlegg 5). På bakgrunn av opplysningane som går fram av posteringsbilaget vil Økonomiseksjonen føre netto bruk av fond og regulere fondskontoane i balansen, samt opprette balansekontoar for eventuelle nye gåver/legat. Renter på bankkonto blir inntektsført av økonomiavdelinga og tilført fondskonto i samband med årsavslutninga. Sjå Posteringsbilag Eksisterande legat/gåve (vedlegg 12). Saldo på bankkonto og saldo på fondet skal vere det samme. Ajouført :01:00 Side 77 av Rekneskap

78 Eigne bankkontoar for legat/gåvefond I budsjett- og rekneskapsforskriftene heiter det at bundne fond må framstå som eigne juridiske konti. Legat og gåvefond må såleis stå på eigne bankkonti. Verksemda har fullmakt til å opprette bankkonto for kvart legat/kvar gåve. Når dette er praktisk mogleg skal bankkonto opprettast i ein av bankane fylket har avtale med. Bankkontoane må registrerast i fylket sin balanserekneskap. På posteringsskjemaet som skal sendast i samband med årsoppgjeret skal institusjonen/skolen gje melding om bankkontonummer for nye legat/gåvekontoar, samt melding om oppretting av balansekonto for bankinnskot. Sjå rutine i punkt Rutine ved mottak av gåvemidlar/legat Når institusjonen/avdelinga/skolen i framtida mottek gåvemidlar eller når det blir oppretta eit legat gjeld følgjande rutine. 1. Den mottekne gåva (kontantar, sjekk m.v.) blir sett inn på eigen bankkonto. Verksemda har fullmakt til å opprette bankkonto for kvart legat/kvar gåve. Når dette er praktisk mogleg skal bankkonto opprettast i ein av bankane fylket har avtale med. Den som mottek gåva skal skrive ut kvittering til gåvegjevaren. 2. Kopi av vedtekter for legat/gåve skal sendast til Økonomiseksjonen for oppbevaring/arkivering. 3. Legat og gåver som er gjeve til fylket og som går inn i den ordinære drifta av fylket skal registrerast i den fylket sin rekneskap innan utgangen av kvart år. Det ordinære posteringsbilaget skal nyttast ved rekneskapsføring av legat og gåvefond i den fylkeskommunale rekneskapen. Ved første gongs registrering må skolen/institusjonen hugse å gje opp nemning på balansekontoane og gje melding om bankkontonummer. Sjå rutine i punkt og eksempel i Posteringsbilag nytt legat/gåve (vedlegg 10). For å forenkle rekneskapsføringa av gåvemidlane kan det i mange høve vere føremålstenleg å nytte gåvemidlane til det dei er tenkte i same rekneskapsår som dei er mottekne. Dersom mottakar av gåva veit at heile gåva vil bli brukt same rekneskapsår den er motteke, vil det ikkje vere naudsynt å avsetje gåvemidlane til fond. Det må likevel gjevast melding om inn- og utbetalingar frå gåvekontoen/legatet på skjemaet som skal fyllast ut ved årets slutt. (Sjå rutine ved oppgåve om endring i gåvefond/legat i punkt ). Eksempel Sjå Posteringsbilag nytt legat/gåve (vedlegg 10) / Posteringsbilag Avsetjing av unytta gåvemidlar (vedlegg 11) Ajouført :01:00 Side 78 av Rekneskap

79 Rutine ved oppgåve om endring i gåvefond/legat Når: pr kvart år. Frist: frist for innsending av oppgåve til Økonomiseksjonen vil gå fram av eige skriv med fristar knytt til rekneskapsavslutninga. 1. Ved bruk av legat og gåvemidlar skal fakturaene tilvisast og betalast frå bankkontoen som inneheld vedkomande legat/gåve. Det skal førast eigen rekneskap for det enkelte gåvefond/legat. 2. Straks etter nyttår må skolen/institusjonen fylle ut to posteringsbilag: A - eit posteringsbilag Posteringsbilag (vedlegg 5) som viser sum posteringar på den enkelte utgifts- og inntektsart for kvart av gåvefonda/legata og saldo på bankkonto, jfr. kontoutskrift Oversikt over alle inntekter og utgifter (kopi av rekneskapen) skal følgje posteringsbilaget. B - eit posteringsbilag for fond Fond posteringsbilag (vedlegg 3) som viser eventuell bruk av/avsetning til fond. Merk bilaga: Gåver/legat. For nye gåvefond/legat må i tillegg desse opplysningane kome fram av skjemaet: - balansekonto og nemning for fondskontoen til det nyoppretta gåvefondet/legatet (sjå nedanfor) - balansekonto og nemning for konto for bankinnskot til det nyoppretta gåvefondet/legatet (sjå nedanfor) - bankkontonummeret til det nye gåvefondet/legatet Desse opplysningane må gå fram i merknadsfeltet i posteringsbilaget. Oppretting av balansekontoar Balansekonto for gåvefond/legat Midlar øyremerka til driftsformål skal registrerast som bunde driftsfond i balansen, medan midlar som er øyremerka til kjøp av større utstyr (beløp over kr og levetid over 3 år) skal registrerast som bunde investeringsfond i balansen. Det skal opprettast ein balansekonto (12 siffer) for kvart gåvefond og legat. Skolen/institusjonen fastset kontonummer for balansekontoen. Ansvarskode (dei fire første sifra) må vere rett og dei 5 neste sifra skal ved avsetjing til bunde driftsfond vere for skolar. Ved avsetjing til bunde investeringsfond skal sifra i staden vere for skolar. Balansekonto for bankinnskot Likeeins må konto for bankinnskot opprettast i balanserekneskapen. Det skal opprettast ein balansekonto (12 siffer) for kvart bankinnskot for legat og gåvefond. Økonomiseksjonen fastset kva kontonummer som skal nyttast for balansekontoane. (Vi tilrår at dei tre siste sifra i balansekontoen for bankinnskotet samsvarar med sifra for tilhøyrande balansekonto for legat/gåvefond. Det kan også vere ein fordel å gje dei to balansekontoane same nemning.) 3. Straks etter mottak av posteringsbilaga frå skolar/institusjonar vil Økonomiseksjonen registrere eventuelle endringar i gåvekontoar/legat. Nye balansekontoar vil bli oppretta i rekneskapen for nye gåver/legat. Etter registrering i den fylkeskommunale rekneskapen 4. Ved mottak av rekneskapsrapportar må skolen/institusjonen kontrollere at saldo på balansekontoar for legat og gåver stemmer med saldo på bankkonto i høve til bankutskrift. Eventuelle avvik må straks rettast opp. Eksempel Sjå Posteringsbilag Eksisterande legat/gåve (vedlegg 12). Ajouført :01:00 Side 79 av Rekneskap

80 5.18 Kontrollar m.o.t. rekneskapsregistrering Økonomiseksjonen har laga eit sett rapportar som den budsjettansvarlege sjølv kan lese av på skjerm eller skrive ut (Web økonomispørjing) Ut frå desse rapportane får ein til ei kvar tid ei detaljert oversikt over bokførte inntekter/utgifter. Budsjettkontrollen kan gjerast kontinuerleg, men vi viser til dei periodiske rapporteringane som må gjerast i samband med ordinær månadsavslutning, avslutning av tertial osv. Basert på opplysningane i rapportane, kontrollerer den ansvarlege at alt stemmer med tilvist beløp. Eventuelle bilag som gjeld oppretting av feilføringar bør helst skje i same periode(månad) som feilen oppstod Typar rapportar Det er to hovedtypar rapportar i systemet: - Standardrapportar er rapportar som ligg ferdig i systemet. - Webrapportar som brukaren må lage sjølv. Dei viktigaste Webrapportane som er laga til no er: - Balansekonti for kvar skole/avdeling osv - Ulike budsjettkontrollar for drift og investering. (Budsjettoppfølging hittil i år, Prosjektrapport drift, Prosjektrapport investering, diverse spesialrapportar laga på bestilling frå dei ulike kostnadsstadane osv.) Etter kvart som brukarane får meir røynsle i bruk av Web-spørjing i systemet, vil den enkelte brukar sjølv vere i stand til å lage eigne rapportar til ymse formål. Felles for rapportane i Web er at ein kan drille seg ned på bilagsnivå for å avklare moglege avvik Kontrollar 1. Budsjettkontroll Formålet med rapportane er at den budsjettansvarlege kan lese av forbruket mot budsjettet og kunne lage seg prognosar for året. Rapportane viser i kroner og relativt kor mykje som er medgått i høve til godkjent budsjett. - Sjå etter om postane har store avvik frå budsjett. Ved avvik: - Kontrollere av budsjettet er rett periodisert - Dersom periodiseringa er rett og det ligg an til å bli overskriding må tiltak setjast i verk. Alternativet er anten innsparing resten av budsjettåret, omdisponering eller søknad om tilleggsløøyving. 2. Kontroll bilag Einingar i fylket som registerer sine eigne bilag må ta ut standardrapporten Oversikt over ikkje posterte bilag. Dette bør gjerast før dei avsluttar posteringane sine for dagen ved å gå inn på systemet slik: - Rapportar hovudbok perioderapportar skrive ut oversikter over ikkje posterte bilag. Desse rapportane må oppbevarast i ringperm ute på skolar og avdelingar og fungere som posteringsjournal som skal kontrollerast mot bilaga: - Kontroller at alle bilaga er komne med - Kontroller at alle bilag er ført på rett konto - Kontroller at rett beløp er registrert Ajouført :01:00 Side 80 av Rekneskap

81 - Kontroller rett leverandør - Kontroller rett bruk av mva-koder og mva-kompensasjonskoder - Avstem føring på fondskonto etter at bunken er postert, dvs dagen etter registrering (sum ført på fondskonto dvs 5- og 9- postar er lik endringar på fondskontoane i balansen) Økonomiseksjonen tar ut alle posteringsjournalar og arkiverer alle posteringsjournaler sentralt etter oppdateringar av rekneskapsbunkar, som vanlegvis går automatisk kvar ettermiddag ca. kl Kontroll balanserapporten Saldo på balansekonti som den enkelte budsjettansvarlege har ansvaret for må kunne forklarast /avstemmast (sjå pkt ) Ajouført :01:00 Side 81 av Rekneskap

82 5.19 Vedlegg Posteringsbilag (vedlegg 1A) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. Etat/institusjon POSTERINGSBILAG Økonomiavdelinga Merknad Dato År/periode Bilag nr. Inntekstføring av anslagspostering 2004/12 K O N T O N R Tekst DEBET KREDIT MVA Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg Anslag - Unique AS , " ,00 SUM , ,00 Kontrollert/attestert: Tilvist: Kr. Ved oppgjer til fylkeskassa: Dato/underskrift: Dato/underskrift Kr. er ført over til fylkeskassa sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato bilag Ajouført :01:00 Side 82 av Rekneskap

83 Posteringsbilag (vedlegg 1B) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. Etat/institusjon POSTERINGSBILAG Økonomiavdelinga Merknad Dato År/periode Bilag nr. Inntekstføring av anslagspostering 2005/01 K O N T ON R Tekst DEBET KREDIT MVA Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg Anslag - Unique AS , " ,00 SUM , ,00 Kontrollert/attestert: Tilvist: Kr. Ved oppgjer til fylkeskassa: Dato/underskrift: Dato/underskrift Kr. er ført over til fylkeskassa sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato bilag Ajouført :01:00 Side 83 av Rekneskap

84 Rekvisisjon (vedlegg 2) Ajouført :01:00 Side 84 av Rekneskap

85 Fond posteringsbilag (vedlegg 3) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. POSTERINGSBILAG Skjemaet skal nyttast for ALLE føringar som gjeld fond. KONTOGRUPPE I BALANSEN AVSETJ. BRUK Bundne driftsfond *) Ubundne kapitalfond FOR FOND ART I BEV.REKN. ÅR POST.DATO BILAG NR. Bilaget må ikkje stiftast til andre bilag. ETAT/INSTITUSJO N Bundne kapitalfond Disposisjonsfond **) Alle endringar på fondskonti i balansen ( ) skal registrerast i bevilgnings- rekneskapen. Det er viktig at rett art blir brukt, sjå tabellen til venstre. *) Bruk av bundne driftsfond i investeringsrekneskapen: Art **) Bruk av disp.fond i kapitalrekneskapen: Art K O N T O N R TEKST DEBET KREDIT Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg SUM MERKNAD Rett beløp, konto og art kontrollert: Stad/dato:... Namn:... Bilagfnd Ajouført :01:00 Side 85 av Rekneskap

86 Øyremerkte tilskot eksempel på føringar i rekneskapen (vedlegg 4) (D = debet, K = kredit, E = Etat, ø = økonomiavd., KF = Kortsiktig fordring, p. = post) 1. Inntektsføring/innbetaling Eksempel 1: Fylket får 2. tertial tilsegn om i tilskot. 3. Tertial blir 600 innbetalt, resten kjem neste år. 2. tertial Når tilsegnet kjem førast: E: Drift Inntekt, p. 17/07*) K E: Drift Avsetn. fond, p. D: E: Balanse Fond K: E: Balanse 2.13KF D: *) 17 = inntekt drift / 07 = inntekt investering Avsetning til fond blir gjort under same ansvarsområde og formål som inntektsføringa. Nettoverknad på etat/formål = 0. Etaten har eit bundet fond på 1.000, og fylket har ei fordring på tertial Når tilskotet blir innbetalt førast: ø: Balanse 2.10 Post/bank D: 600 ø: Balanse 2.13KF K: 600 Ved årsskiftet har fylkeskonimunen ei fordring på 400. Etaten må følgje opp at denne blir innbetalt neste år. 2. Bruk av fond Eksempel 2: Av tilskotet i eks. 1 blir 100 brukt i 2. tertial og 600 i 3. tertial. 2. tertial Utgifter E: Driftsutgifter post 10-13(eventuelt 00-03) D:100 Ø: Balanse Post/bank K:100 Bruk av fond E: Drift Bruk fond, p. 195/095 K: 100 E: Balanse Fond D: 100 Nettoverknad på ansvar/formål = 0 Fondet er no på tertial Ajouført :01:00 Side 86 av Rekneskap

87 Utgifter E: Drift Utgifter post 10-13(alternativt 00-03) D: 600 Ø: Balanse 2.10 Post/bank K: 600 Bruk av fond E: Drift Bruk fond, p. 195/095 K: 600 E: Balanse Fond D: 600 Nettoverknad på ansvar/formål = 0. Fondet er no på 300. Årsrekneskapen viser: Drift: Utgift 700 Avs.fond Bto. utgift Inntekt Bruk av fond Nto. utgift 0 Saldo i balansen: 3.13KF Fond Sjekk ut om det skal vere - i siste linje. 3. Delar av tilskotet blir ikkje brukt Eksempel: 300 av eit tilskot blir ikkje brukt. Beløpet står som fond frå tidlegare år. Ikkje krav om tilbakebetaling E: Drift Bruk av fond, p. 195/0 K: 300 E:Balanse Fond D: 300 Ansvarsområdet/formålet har fått inntekt på 300 som blir i drifta. Ubrukt tilskot sendast tilbake Dersom beløpet skal sendast tilbake til ytaren, blir det i tillegg følgiande føring: E: Drift Utgift, p.13/03 D: 300 E: Balanse 2.10 Post/bank K: 300 Netto verknad på ansvarsområdet/formålet er no = 0. Ajouført :01:00 Side 87 av Rekneskap

88 Posteringsbilag (vedlegg 5) Her er vist eit døme på utfylling av bilaget. I Lotus Notes-databasen Nytt til etatane under Plan- og økonomiavdelinga i dokumentet Posteringsbilag Nye systemløysingar frå Webcenter Unique finnes tomme bilag i regnearkformat. Dette bør nyttast. Etat/institusjon POSTERINGSBILAG Merknad Dato År/periode Bilag nr. K O N T O N U M M E R Tekst DEBET KREDIT MVA Art Ans. Ram. Ten. Pro. Bygg Kontrollert/attestert: Tilvist: Kr. Ved oppgjer til fylkeskassa: SUM Dato/underskrift: Dato/underskrift Kr. er ført over til fylkeskassa sin konto post ( ) / bank ( ) pr. dato bilag Ajouført :01:00 Side 88 av Rekneskap

89 Avstemning opptalt behaldning mot kassarekneskapen (vedlegg 6) Dato Kontanter i kassa Sjekkar, giroar til disp. mm Utbetalingar, ikkje bokført Innbetalingar, ikkje bokført Sum Saldo i følge kassarekneskap Attestasjon av kasserar Ajouført :01:00 Side 89 av Rekneskap

90 Kontroll av behaldnning i kontorkassa mot kassarekneskapen (vedlegg 7) Dato for kontroll Kontantar, sjekkar, giroar i kassa Utbetalingar, ikkje bokført Innbetalingar, ikkje bokført Sum Saldo i følge kassarekneskap Underskrift av leiar Ajouført :01:00 Side 90 av Rekneskap

91 Forskrift nr. 1 (nr. 2) om innhold av salgsdokumenter m.v. (vedlegg 8) Ajouført :01:00 Side 91 av Rekneskap