DEN NORSKE KIRKE Borre menighet

Transkript

1 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 19:00 Møtested: Skoppum arbeidskirke Til stede: Axel Sandaas, Arne Book, Liv Jorunn Landsend, Geir Arne Bræck, Gro Chr. Nygaard og Carl-Ove Fæster. Meldt forfall: Linda Aas Hidle. Møteinnkalling og referat fra forrige møte ble godkjent. Det ble spesifisert at årsmøte blir 3. mars i Borre kirke, og at man i 2014 skal legge årsmøte til Skoppum arbeidskirke (i forbindelse med deres 25 års jubileum) Saker Sak 001/13 Gudstjenesteliste med forslag til takkofferformål februar-august 2013 Resten av vårens gudstjenesteliste med forslag til takkofferformål må godkjennes. Lista var vedlagt innkallingen sammen med oversikt over søkerorganisasjonene. Carl-Ove fortalte kort om forslaget og hvordan man hadde tenkt Vedlagt forslag til takkoffermål februar-august 2013 vedtatt. Sak 002/13 Svar på søknad om godkjenning av ny lokal grunnordning for hovedgudstjenest Svar fra biskopen var vedlagt innkallingen. Menighetsrådet må jobbe videre med saken. Diskusjon rundt brevet fra biskop. Enighet om å få en begrepsavklaring fra biskopen. Tilbakespill vedrørende bruken av begrepet hovedordning, der rådet har tenkt seg forslaget ment som en hovedordning knyttet til struktur og ramme for ulike former for gudstjenester der biskopen heller ser for seg forslaget som en konkret type gudstjeneste og ønsker tilsvarende vedtak til andre former. Også uklarhet rundt i hvilken grad man skal spesifisere ytterligere rundt øvrige aktiviteter som barnekor, kirkekaffe ol. Leder tar kontakt med de øvrige menighetsrådene og diskutere deres tilbakemeldinger før man tar en felles henvendelse til biskopen for en videre spesifisering rundt tilbakemeldingen. Rådet tar punktene til ny vurdering etter en begrepsavklaring med biskopen. Sak 003/13 Dåpsbilde som gave i Borre kirke Forslag legges frem i møtet. Saken utsettes pga foreløpig for lav billedkvalitet. Saken utsettes til et senere menighetsrådsmøte.

2 Sak 004/13 Skoppum arbeidskirke 25 år - oppnevnelse av jubileumskomite Skoppum arbeidskirke har 25-årsjubileum i februar Det må oppnevnes en jubileumskomité. Sidsel Bergløffs veggteppe skal være ferdig 1. september Kan disse to begivenhetene slås sammen? Diskusjon om sammensetning av komite. Ønskelig å få inkludert engasjerte personer tilknyttet kirken, f.eks. 2 fra husstyre Skoppum arbeidskirke, sogneprest, organist, medlem fra menighetsrådet, tidligere rektor ved lysheim. Behov for en mindre og aktiv komite som kan knytte arrangement til lokalmiljøet på Skoppum (se mot skole, idrettslag o.l.). Hovedfokus skal være arrangement rundt en uke i 2014 men man kan begynne arbeidet i komiteen så tidlig som mulig, bl.a. ved markering rundt avduking av nytt veggteppe høsten Carl-Ove får i ansvar å finne frem til aktuelle kandidater. Komite bør bestå av 5-6 medlemmer. Sak 005/13 Ny samarbeidsavtale om felles trosopplæring i prostiet Trosopplæringen i vårt område har siden starten i 2009 hatt to bein å stå på. Ett bein har vært det lokale arbeidet som har vært utført av ansatte trosopplærere og frivillige i hvert sokn. Det andre beinet har vært et arbeid som har vært drevet i hele Nord Jarlsberg prosti. I starten var det nok et ønske om at man skulle få til flere felles prosjekter på tvers av fellesrådsområder enn det som ble realiteten. Det som imidlertid har vært viktig siden starten har vært at de ansatte skulle bli med i et lærende og støttende kollegafellesskap, og det har fungert hele tiden! Nye tilsatte har blitt invitert til samlinger og kurs der opplæring har blitt gitt. Man har også der fått kontakter som har gitt og gir gode råd til de ulike sidene ved trosopplæringsarbeidet. Dette felles arbeidet i prostiet har vært styrt av et avtaledokument som fellesrådet i alle de 6 kommunene prostiet består av, har vedtatt. I samarbeidsavtalen står det at før fellesrådet vedtar, skal menighetsrådene i fellesrådsområdet (pkt. 7 i avtalen) uttale seg. Endringer fra gammel til ny avtale er: - pkt. 3 (økonomi): Her er avsettingen til fellestiltak økt fra 6 % til 7 %. Dette skyldes at bl.a. kursutgifter og opplæring er blitt noe dyrere. Videre er det med en oversikt i ny avtale som viser hvor stort tilskuddet har vært siden pkt. 5 (prostiutvalg for trosopplæring). Her er det kommet et nytt punkt om konstituering og valg av leder i årets første møte. Ellers er det ingen saklige endringer i forslaget til ny samarbeidsavtale. Det kan hende at innspill som kommer fra menighetsrådet ikke kommer med i denne avtalen ( gjelder for ), men det er viktig at innspill blir gitt slik at vi kan få dette vurdert og drøftet ved neste behandling av samarbeidsavtalen, som er høsten Det er prostiutvalget som har jobbet frem dette nye forslaget til samarbeidsavtale om felles trosopplæring. Endringene er beskjedne og jeg anbefaler menighetsrådet om å være positiv til denne nye samarbeidsavtalen. Kort diskusjon rundt de foreslåtte endringene/oppdateringene i avtalen. sråd har ingen ytterligere kommentarer til ny samarbeidsavtale.

3 Sak 006/13 Referatsaker januar 2013 Saker til orientering som ikke behøver noe formelt vedtak: - Alf Roppestad fyller 90 år 16. januar! Nytt fra Hussstyret shus Fakturaene for diverse vedlikeholdsarbeid begynner å komme, faktura på heis på , men heisen stopper fremdeles og videre oppfølging er nødvendig. I belysning er det bare satt inn prøvepærer, jobbes fortsatt med ny belysning. Kloakkproblemer i romjulen, 7000 kr for å stake opp pluss utgifter til rørlegger. Nytt fra husstyre Skoppum menighetshus Nytt veggteppe er klart 1. september. Carl-Ove har invitert husstyret hjem for et møte. Nytt fra sokneprest/stab Mye aktiviteter i jula, julevandring, samarbeid med Granly skoleorkester. Nedgang i besøk på 1. juledag (nasjonalt fenomen, sette seg ned og evaluere og vurdere grep). Vært avholdt 20 begravelser. 20. oktober kommer Gunnar Stålsett, med kirkekaffe og foredrag på Midgard etter gudstjenesten. Møte med hyggetreffkomiteen (29. jan med misjonsalliansens leder, tidligere Krf-politiker Hansen på besøk). Planlegger stabsutviklingskurs, men venter til alle er tilbake på jobb. Nytt fra fellesrådet Møte 13. desember, Sten Lundbo valgt til ny leder av fellesrådet pluss oppdatering på en del reglement. Første møte 2013 den 17. januar med bl.a. ny orientering rundt utvidelse av Åsgårdstrand kirke og fokus på driftsbudsjett for Nytt fra trosopplæringsutvalget Møte 30. januar, skal planlegge vårsemesteret. Ny representant fra Åsgårdstrand Diverse Alf Roppestad fyller 90 år til 16. januar. Carl-Ove kjøper blomst. 4. februar 60-årsjubilant i menighetsrådet (Gro). Høre med Siri/Reidun angående testemental gave angående nye puter i Borre kirke. Klager rundt sviktenede høyttaleranlegg i kirken (kirketjeneren som ikke hadde slått på?) Eventuelt Borre vocale interimstyringsgruppe. Spørsmål om mobilt lyssett, kommer antakelig som egen sak til februarmøte Møtet i februar starter kl 18 pga forventet mange saker på agendaen (årsrapport, budsjett og regnskap). For sråd Axel Sandaas leder

4 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: shus (Salen) Til stede: Axel Sandaas, Arne Book, Liv Jorunn Landsend, Geir Arne Bræck, Gro Chr. Nygaard og Carl-Ove Fæster Meldt forfall: Linda Aas Hidle Økonomikonsulent Reidun Bjune var til stede f.o.m. sak 007/13 t.o.m. sak 010/13 Åpningsord ved sokneprest Carl-Ove Fæster Saker Sak 007/13 Regnskap 2012 Det er ført driftsregnskap for 7 avdelinger. Tabellen nedenfor viser oversikt over resultatet for hver avdeling. Menighetsrådet skal gjøre vedtak om disponering av fremlagte resultat før alt sendes over til revisjonen for gjennomgang. Samlet er resultat et mindreforbruk på kr ,89. Resultater Res.2012 Res Avdeling menighetsråd Mindreforbruk ,77 Mindreforbruk , Avdeling kateket Merforbruk ,69 Mindreforbruk , Avdeling givertjeneste Mindreforbruk ,50 Mindreforbruk , Avd. menighetshus Mindreforbruk ,61 Mindreforbruk 8.383, Borre Barnekor Mindreforbruk 5.711,70 Mindreforbruk 6.598, Skoppum Barnekor Mindreforbruk 3.205,00 Mindreforbruk 4.685, Trosopplæring - ny 2009 Avsatt fond (9702,38) Avsatt fond Totalt resultat Mindreforbruk ,89 Mindreforbruk ,70 Kommentarer: Avd sråd: Borre Vocale er ført under avdeling menighetsråd. Koret har hatt et år med lave utgifter og høye billettinntekter. Koret har kontingent på kr. 800,- pr. person årlig. Totalt et overskudd på ca kr Videre har sråd hatt høyere offer til egen virksomhet enn budsjettert og utgiftene er litt lavere enn planlagt. Dette er årsak til et mindreforbruk. Avd Kateket: Det ble ikke avholdt konfirmantleir i 2011 på grunn av ansettelse av ny kateket på høsten Det har derfor vært 2 konfirmantleirer i 2012; en på våren og en på høsten. Videre har det vært tilbud om tur til Sjømannskirken. Det ble avsatt penger fra disposisjonsfond på budsjettet til å avholde 2 konfirmantleirer på et år. Konfirmantkontingenter er årlig kr pr konfirmant. Det meldte seg litt færre konfirmanter enn antatt høsten 2012.Det har ført til lavere konfirmantavgifter enn planlagt, noe som igjen er en medvirkende årsak til at det har blitt et merforbruk i Det er overført en sum på interne overføringer fra avd. givertjeneste til dekning av utgifter til dåpsmateriell,

5 konfirmantbibler m.m. jfr. statutter for givertjenesten for dekning av diverse felles utgifter for dåps- og konfirmantarbeidet som føres felles under avd. kateket for Borre, Nykirke og Åsgårdstrand. Avd Givertjenesten: Interne overføringer til avd. kateket for dåpsmateriell og barnearbeid etter vedtatte statutter har vært høyere enn budsjettert. Offer og gaver har vært høyere og derfor er resultatet et mindreforbruk. Avd Menighetshus: Det har vært utført en del vedlikehold, men lavere enn budsjettert. Det er blant annet gjort elektriske arbeider og reparert heis. Strømutgiftene har vært mye lavere enn budsjettert. Leieinntekter har vært høyere enn beregnet. Videre var budsjettert med bruk av bundet fond for å få budsjettet i balanse. Resultatet for hyggetreffet reguleres mot bruk av hyggetreffets bundne fond. Dette fondet er direkte belastet med kr og menighetshusets fond er redusert med kr Alt dette er momenter som forklarer noe av årsaken til mindreforbruket i Avd Borre Barnekor: Borre barnekor ble besluttet nedlagt etter vårsemesteret på grunn av liten tilslutning. Bankkonto ble vedtatt avsluttet og overført til sråds hovedkonto. Det ble besluttet å gi en gave til menighetshuset og avsette kr til et bundet fond for barne- og ungdomskor hvis det skulle bli aktuelt å starte noe opp igjen. Det var totalt budsjettert med bruk av dispfond på kr Etter at disse transaksjonene er gjort viser året et mindreforbruk. Avd Skoopum Barnekor: Koret har ikke hatt utgifter og har hatt inntekter både av offer og gave. Dette forklarer mindreforbruket. Avd Trosopplæring: Kr. 9702,38 er overført til bundet fond Trosopplæring. Dette er ubrukte midler fra 2012 som overføres til bruk i Dette er øremerkede midler. Ubrukte midler avsatt fra 2011 på kr. 6258,32 er brukt i Balanseoversikten viser oversikt over eiendeler, kortsiktige fordringer og kasse bankinnskudd og egenkapital som består av fond, kapital konto etter eiendeler og gjeld. Årets totale mindreforbruk er også lagt inn. Disposisjonsfond kan vedtas brukt når som helst etter vedtak. Bundne fond må brukes til det formålet de er bundet opp mot. Axel og Reidun gjennomgikk regnskapet for de ulike avdelingene og redegjorde for de ulike kommentarene. Kort diskusjon rundt regnskapet. Regnskapet godkjent som det foreligger. Sak 008/13 Lysanlegg ved konserter i Borre kirke Fra leder av administrativ gruppe i Borre Vocale, har det, i forbindelse med budsjettprosessen, kommet en forespørsel knyttet til belysning i Borre kirke. Brevet er vedlagt innkallingen. Diskusjon rundt forespørselen. Spørsmål om behovet og nyteeffekten av et slikt anlegg. Rådet ser muligheter i å gjøre Borre kirke til et enda mer attraktivt konsertlokale og er positivet til Borre Vocales initiativ. Reidun svarte på hvordan man bør gå fram i forhold til kirkevergen og fellesrådet. Menighetsrådet sender en konkret forespørsel til kirkevergen og fellesråd om muligheten til å investere i lysanlegg ved Borre kirke, primært fast, sekundært et mobilt anlegg. Ønsker en nøyere utredning i forhold til praktiske sider ved et slikt innkjøp, bl.a. brannsikkerhet, kostnader, bruk og lagringsplass. Eventuelle utgifter ved et endelig vedtak skal dekkes helt av sråd.

6 Sak 009/13 Budsjett 2013 Det er utarbeidet budsjettforslag for Dette bygger på signaler vedrørende 2013 fra fellesrådet og erfaringer fra regnskaps for Avd. menighetsråd : Her er budsjettert med innkjøp av salmebøker med en kostnad på kr for samtlige kirker. En regner også med å bruke prosjektor en del i gudstjenester og store samlinger og dermed etter hvert vurdere behovet for antall bøker. Kr av dette dekkes ved bruk av menighetsrådets disposisjonsfond. Videre er lagt inn restkostnad for utsmykking i Skoppum kirke med kr Dette dekkes ved bruk av bundet fond til formål utsmykking Skoppum kirke. De øvrige tallene i detaljert budsjett for avdelingen har hatt regnskapet for 2012 som retningsgivende. Avd. kateket 2211: Det ble i 2012 avholdt 2 konfirmantleirer og dette gir utslag på utgiftene. Budsjettforslaget er derfor redusert ut i fra regnskapstall og med tanke på 1 konfirmantleir, samt tilbud om weekendtur til en sjømannskirke (frivillig). Videre er det usikkert med antall konfirmanter. Det var en nedgang i antallet fra 2011 til Det er kommet fram forslag om å øke konfirmantutgiftene. I budsjettet er beregnet en økning på kr. 150,- pr. konfirmant (fra kr til kr. 1350,-.) Det er også signalisert en nedgang i overføringer fra fellesrådet. Utgifter direkte til barnearbeid (art 1170) er foreslått redusert med kr fordi en del av disse utgiftene kan flyttes til avd. trosopplæring. Det var vanskelig å få budsjettet i balanse derfor er lagt inn en bruk av disposisjonsfondet på kr Det kan tas en budsjettjustering i løpet av året hvis en ser t at tallene bør reguleres. Avd. givertjeneste avd. 2213: Budsjettet er foreslått med en intern overføring på kr til avdeling kateket for utgifter til dåpsmateriell og konfirmantbibler. Statuttene beskriver hva som skal dekkes av givertjenesten av fellesutgifter for Borre, Nykirke og Åsgårdstrand. Inntektene er redusert noe da antall faste givere er noe redusert. Det er beregnet et mindreforbruk på kr som avsettes til disposisjonsfond. Avd. shus 2214: Budsjettforslag ikke fremlagt før AU. Tallene vil bli presentert i møtet eller tatt som en egen budsjettjustering senere. Avd. Skoppum barnekor 2217: Det er lagt inn samme tall i budsjettforslaget som det som var vedtatt i Avd Trosopplæring 2218: Det er anslått en overføring fra fellesrådet på kr og gjenstår kr på bundet fond fra Dette må brukes i Det er foreslått diverse varekjøp med kr og overføring til søndagsskolen med kr Alt som er satt opp i vedtatte trosopplæringsplan kan utgiftsføres på denne avdelingen. Menighetsrådet skal vedta et budsjett på summene innen hver gruppe, slik at budsjettet kan justeres internt innenfor gruppene uten spesifikke vedtak i menighetsrådet. Budsjettforslag for shus var ikke klart til møte og vil bli behandlet som en budsjettjusteringssak på et senere møte. Budsjettforslaget inkorporerte endringene i henhold til fellesrådets forslag om kutt i overføring til menighetsrådet. Axel og Reidun gjennomgikk budsjettforslaget. Fokus på hvilke endringer man ser i postene forhold til de foreslåtte kuttene fra fellesrådet. Redegjørelse og diskusjon rundt bruken disposisjonsfond i 2013 (salmebøker og til avdeling for kateket). Spesielt fokus på utviklingen på konfirmantene og utgifter og inntekter for avdeling for kateket. Budsjettforslag for 2013 vedtas som det foreligger.

7 Sak 010/13 Fellesuttalelse fra fellesrådets fire menighetsråd ang. budsjett 2013 Horten kirkelige fellesråd møttes 17. januar og drøftet budsjett for Fellesrådets balanserte budsjett, vedtatt i august 2012, ble redusert med ca. kr ved behandling i kommunen. Fellesrådet samlet seg om tiltak i denne forbindelse og følgende enstemmige vedtak ble fattet: «På basis av de foreløpige drøftelsene på møtet , og representantenes tilbakemeldinger etter konsultasjon med menighetsrådene, skal fellesrådet på møtet vedta driftsbudsjett for Det skal tilstrebes at vedtaket gjøres på basis av konsensus.» 5 februar, samlet inntil to representanter fra hvert av fellesområdets fire sokn seg for å diskutere hva man skal melde tilbake til fellesrådet ang. mål, strategi og prioriteringer. Følgende felles uttalselse ble resultat av møtet. Forslag til fellesuttalelse behandles i hvert enkelt menighetsråd i februar: Fellesuttalelse fra menighetsrådene i Horten, Borre, Åsgårdstrand og Nykirke ang. budsjett 2013 og videre: Vi gir honnør til Fellesrådet for prosessen, hvor menighetsrådene inviteres til innspill og refleksjon over satsingsområder. Det er en felles oppfatning i alle 4 MR-ene at vi ønsker å prioritere aktiviteter for barn og unge. Vi ønsker å legge arbeid med barnekor inn i arbeidsinstruksene til kantorene/organistene. Dette sikrer kontinuitet og kvalitet i barnekor-arbeidet, og sparer FR/MR-ene for spesifikke utgifter til dirigent. Da kan MR-ene bruke ressurser på å skaffe frivillige til de andre oppgavene i korene, og til annet arbeid for barn og unge. Kostnader til salmebøker foreslås dekket av sråds disposisjonsfond. Det generelle kuttet på 10 % i overføringer til MR-ene for 2013 tas til etterretning. Vi forventer at 2014-budsjettets overføringer justeres tilbake til normalt nivå. Alternativ til 10 % kutt i overføringer til de 3 MR-ene i Borre kan være at vi øker konfirmantkontingenten med kr Fellesrådet kan dermed spare ca i overføring til konfirmantarbeid i Borre prestegjeld. På denne måten kan de generelle overføringene beholdes. Vi støtter Fellesrådets forslag om å øke kremasjonsavgiften. Axel refererte fra diskusjonene på fellesmøte. Kort diskusjon og oppklarende spørsmål rundt de ulike avsnittene i forslagsteksten. Etter innspill fra kateket tar man i første omgang en økning på 150 kr på konfirmantavgiften. Enighet om at aktiviteter for barn og unge skal være prioritert satsningsområde Godkjent som den foreligger med oppdaterte tall for konfirmantavgift i tråd med vedtatt budsjett (150 kr istedenfor 300 kr i økning) Sak 011/13 Årsrapport 2012 Menighetsrådsleder har stått for sammenstillingen av menighetens årsrapport 2012 som legges frem for menighetsmøtet søndag 3. mars. Utkastet som foreligger mangler bare regnskapstallene, som vedtas i dagens møte, 25/

8 Axel forklarte kort om rapportens struktur og viktige hovedlinjer. Det var en kort gjennomgang og innspill rundt enkelte redaksjonelle endringer. Carl-Ove ønsket å løfte frem et avsnitt om hjemmebesøk under aktiviteter i menigheten. Godkjent med mindre redaksjonelle endringer, Axel føyer til avsnitt om hjemmebesøk (får tall fra Carl-Ove) og de vedtatte regnskapstall. Sak 012/13 Konsert Borre Vocale 20. mars 2013 Vedlagt innkallingen følger brev fra Roald Bjaanes, medlem av Borre Vocales konsertarrangørgruppe. Saken er en forespørsel om å garantere for et evt. konsertunderskudd. Kort gjennomgang av forslaget fra Borre Vocale. Enighet om å støtte tiltaket og en klargjøring av hvor et eventuelt underskudd vil bli dekket inn. sråd garanterer for inntil kr i forbindelse med Borre Vocales konsert 20. mars, dette vil primært bli dekket av avdeling 1177 korvirksomhet. Sak 013/13 Fasteaksjonen Kateketen i Borre har gitt følgende oppsett for hva hun trenger av ressurser til å gjennomføre årets fasteaksjon: FASTEAKSJONEN Til menighetsrådene. Årets aksjonsdag er tirsdag 19. mars kl Kontaktpersoner fra menighetsrådene: Borre: 2 stykker Skoppum: 1 Åsgårdstrand: 2 stykker Nykirke: 1-2 stykker Disse fra menighetsrådet møter kl på de respektive steder: shus, Skoppum kirken, Åsgårdstrand menighetshus og Kirkestua på Nykirke. Oppgaver: Dele ut bøsser, kart, registrere konfirmantene. Kjøre plomberte bøsser til banken for opptelling. (En ansvarlig) Kateketens ansvar: Få tak i sjåfører, kakebakere, medhjelpere til servering. På Nykirke ordner Nils Magnus Hovland aksjonen i samarbeid med menighetsrådet der. Rundgang i rådet om hvem som har anledning til å stille.

9 Axel og Carl-Ove møter på Borre, Carl-Ove finner en kontaktperson som kan være tilstede på Skoppum kirke. Sak 014/13 Fritak fra verv ut perioden Menighetsrådsmedlem Linda Kristin Aas Hidle søker fritak ut perioden fra sitt verv i menighetsrådet. Kort diskusjon rundt tidligere praksis og konsekvenser for rådet. Rådet godkjenner forespørselen fra Linda Aas Hidle om fritak fra vervet som menighetsrådsmedlem. Sak 015/13 Referatsaker februar 2013 Stikkord: Nytt fra husstyrene, sokneprest/stab, fellesrådet, trosopplæringsutvalget, gudstjenesteutvalget. Innkommet post: - Takk til alle i sråd for hyggelig hilsen og nydelige blomster til 60-årsdagen, fra Gro - Invitasjon til kurs på Menighetsfakultetet 11. mars «Menighet og sokn samme hva?», vedlagt innkallingen - Søknadsskjema for Tildeling fra Anders Jahres Humanitære Stiftelse 2013, vedlagt innkallingen - Nytt kurs i regi av Kirkens SOS starter 4. mars, kursprogram vedlagt innkallingen DIVERSE: - Planlegging av årsmøtet 3. mars i Borre kirke. Det er annonsert kirkekaffe, presentasjon av årsrapport 2012 og at møtet skal ta stilling til antall medlemmer i menighetsrådet. shusstyre - har møte på mandag. Skal behandle budsjett for Skoppum menighetshusstyre - Hatt møte med Carl-Ove og andre aktuelle personer på Skoppum. Laget en swat-analyse rundt arbeidet på Skoppum. Det var et svært positivt møtepunkt, har begynt diskusjoner om 25- års jubileum til neste år. Trosopplæringsutvalg Hadde møte 30. januar. Planlegging av vårsemesteret. Mange aktiviteter; bl.a. 4- årsbøker og søndagsskole 2. mars med spesielt inviterte. 9. mars er det påskeverksted i Åsgårdstrand. Snakk om å ha «agent for rettferdighet» i fastetiden. Kirkebok for 6-åringer 30. april. Spørsmål om misjonsprosjekt, ønsker om et prosjekt som er forankret i menighetsrådet. Sokneprest/stab Dåpsbilde, sokneprest har tatt kontakt med Leif Preus, skal ha møte med Preus om mulig bilde som kan brukes. Man håper at kantor kommer tilbake fra sykemelding til sommeren. Har en stabil vikar. Organist Roar har vært sykemeldt med knekt ben. Diskusjoner i staben rundt hvordan håndtere det store antall dåp i Borre kirke. Samle opp dåp eller ha f.eks. maks 3 dåp pr gudstjeneste. Kombinere dåp og nattverd? Carl-Ove prøver å få dratt på kurs «menighet og sokn samme hva?» på menighetsfakultetet den 11. mars Fellesråd - Møte på torsdag. Vedta budsjett, årsrapport, samarbeidsavtalen om trosopplæring og en henvendelse fra Åsgårdstrand menighetsråd.

10 1) Årsmøte: Planlegge årsmøte den 3. mars: Alle tar med en minst en kaffekanne med kaffe. Liv Jorunn tar med boller. Gro tar med kake. Carl-Ove hører med Cato om diverse innkjøp. 2) Blomster: Carl-Ove ordner med bårebukett til Alf Roppestad. 3) Innkjøp av lysholder: Carl-Ove kommer tilbake med egen sak med ulike alternativ (henter fra savile row butikken) vedrørende innkjøp av lysholdere til evangelieprosesjon 4) Ønske om egen sak om nedbetaling av kortsiktig fordringer: AU tar dette videre og kommer tilbake med egen sak i løpet av vårsemesteret. Sak 016/13 Eventuelt - februar 2013: Familiekonsert Mulig familiekonsert i Borre/Skoppum med Gla Vox med lørdagsskolen, barnekor på Skoppum og eventuelt barnekor på Åsgårdstrand. Mulig å invitere en entertainer som kan bidra underveis i arrangement. Planlagt å avholdes siste lørdag i april. Menighetsrådet støtter arrangement med kr Dette tas fra trosopplæringsavdelingen. For sråd Axel Sandaas leder

11 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 19:00 Møtested: Skoppum arbeidskirke, trosopplæringsrommet Til stede: Arne Book, Liv Jorunn Landsend, Geir Arne Bræck, Gro Chr. Nygaard og Carl-Ove Fæster Meldt forfall: Axel Sandaas Innkalling og referat fra siste møte ble godkjent. Saker Sak 017/13 Budsjettjustering menighetshuset Det er mottatt budsjettforslag fra styret for shus for Dette legger opp til totalt i utgifter. Det legger til grunn diverse utgifter kr , brensel og lys kr , forsikringer kr , kommunale avgifter kr og vedlikehold kr (ønsker å se på muligheten for å kunne lage flere parkerings/oppstillingsplasser på grøntanlegg ved hovedinngangen) og kjøp av tjenester kr (gjelder vesentlig heis). Dette tenkes finansiert via leieinntekter på kr og gir dermed et mindreforbruk på kr som foreslås avsatt til bundet fond for menighetshuset. I budsjettforslag for avd. menighetshus legges også budsjett for hyggetreffet. Dette er foreslått etter mal fra regnskapstall for med totalt kr som finansieres med loddsalg på arrangementer og diverse gaver, totalt kr og renteinntekter kr Budsjettforslag vedlagt innkallingen. Kort orientering rundt posten for planlagt vedlikehold. Ingen innvendinger til tallene. Fremlagte skjematisk totale budsjettforslag for menighetshuset vedtas som budsjett for Sak 018/13 Prosesjonslys Sokneprest Carl-Ove legger frem forslag om tre alternative lysholdere til evangelieprosesjon, vedlagt innkallingen. Kort meningsutveksling rundt valg av prosesjonslys. Enighet om å gå for sogneprestens forslag til lysholdere som han viste frem et eks. av. Innkjøp av to stk. prosesjonslys nr (a kr. 1552,50) i messingfarge. Utgiften dekkes ved bruk av disposisjonsfondet.

12 Sak 019/13 Gudstjenesteutvalg sråd har ansett samarbeidet i Borre prestegjelds felles gudstjenesteutvalg (for soknene Borre, Nykirke og Åsgårdstrand) som avsluttet etter at ny ordning for gudstjenesten ble igangsatt fra første søndag i advent Vedlagt innkallingen: side 4 fra årsrapport 2012 hvor utvalget omtales. Det inviteres imidlertid til videre arbeid i det felles gudstjenesteutvalget. Rådet diskuterer hva de gjør videre. Geir-Arne har mottatt en form for møteinnkalling til Åsgårdstrand førstkommende onsdag. Ettersom rådet ikke anser utvalget som aktivt lenger, ble det diskutert behovet for å møte. Det vil antagelig være nyttig for å drøfte veien videre, om det er aktuelt å fortsette lokalt, hvilken Rolle utvalget skal ha osv. Det bør også klargjøres hvordan vi kan utvikle videre den hovedstruktur vi vedtok til å lage mal for de ulike typer gudstjenester. Geir-Arne Bræck møter fra rådet. Soknepresten møter også. Sak 020/13 Reduksjon av antall medlemmer i menighetsrådet sråd har slitt med rekrutteringen og sto etter valget i 2011 uten varamedlemmer. Permisjoner fra verv har senere ført til ytterligere sårbarhet i forhold til vedtaksdyktighet på møtene. Søndag 3. mars arrangerte menighetsrådet sitt årlige møte for menigheten rett etter gudstjenesten. I tillegg til å presentere fjorårets årsrapport, tok menighetsrådet opp spørsmål om reduksjon av antall medlemmer til rådet. Referat fra møtet ligger vedlagt innkallingen. Menighetsmøtet og gjeldende saker var forhåndsannonsert ihht reglene for dette. Kirkelovens 6, om menighetsrådets sammensetning, sier at menighetsrådet består av soknepresten og etter menighetsmøtets bestemmelse 4, 6, 8 eller 10 andre medlemmer. Rådet diskuterer veien videre ifht vedtaket fra menighetsmøtet. Vedtaket som ble fattet på årsmøtet om å redusere antallet til 5 må kjennes ugyldig. Kirkeloven sier at antallet skal være partall, dvs. 4, 6, 8 eller 10 osv. Det må derfor fattes et nytt vedtak om antall medlemmer på et menighetsmøte før neste valg. Saken må tas opp til ny behandling på et senere menighetsmøte. Sak 021/13 Virksomhetsplan sråd reviderer sin virksomhetsplan, som er vedlagt innkallingen. Trosopplæring legge til et punkt om å starte opp et misjonsprosjekt. Ansvarlig: i samarbeid med lørdagsskolen. Eldre- og voksenarbeid hyggetreff Ansvarlig: frivillige/sokneprest (manglet)

13 Informasjon For å dekke behovet for informasjon er det ønskelig å utgi et enkelt info.blad/kvartalsplan for Borre og Skoppum med oversikt over de ulike aktiviteter etc. Utfordringen blir å utforme en lay-out/mal (stoffet/infoen finnes i hovedsak allerede) og å få bladet distribuert. Kan man evt. få hjelp av frivillige, konfirmantene, andre? Sak 022/13 Referatsaker mars Nytt fra husstyrene, sokneprest/stab, fellesrådet, trosopplæringsutvalget. - Info fra seminaret om kirkeordning og lokal menighetsutvikling på MF 11. mars - Diskutere flere av innspillene fra menighetsmøtet 3. mars? Nytt fra husstyret på shus: Budsjett 2013 foreligger Gave i forbindelse med Alf Roppestads bortgang (ca.kr ) ønskes benyttet til innkjøp av inventar (bord) Nytt fra sokneprest/stab: Glavox kommer 28. april Soknepresten sendte hilsen til Eva Gundersen (en av ildsjelene på menighetshuset) til hennes 90-årsdag. Nytt fra fellesrådet: Årsregnskap og årsrapport 2012 Økning i egenandel ved kremasjon Driftsbudsjett 2013 Disponering av leieinntekt fra Netcom antenneanlegg Sak 023/13 Eventuelt - 25 årsmarkering av Skoppum arbeidskirke, 4. februar -12. februar 2014 Skoppum arbeidskirke 25 år ( ) Jubileumskomite: -Geir Arne Bræck -Anne Nordahl -Liv Brodshaug -Id Skaaheim -Roar Myrheim -Carl-Ove Fæster Mandat: Skoppum arbeidskirke ble vigslet 12. februar i Jubileumskomiteen planlegger en jubileumsuke i uke 6-7 i 2014, fra og med tirsdag 4. februar og som avslutter den 12. februar. Jubileumsgudstjeneste blir søndag 9. februar kl Det planlegges en jubileumsfeiring som involverer mest mulig av nærmiljøet på Skoppum (barnehager, skoler, ulike institusjoner, idrettsmiljø, kor, skolekorps historielag m.fl) Det er også viktig trosopplæringen trekkes aktivt inn i jubileet. Målet er å prøve å gjennomføre en «Sjømannskirkemodell» med åpen kirke med kaffe og vafler hver dag, og med flere ulike arrangementer.

14 Økonomi: sråd ber jubileumskomiteen komme med forslag til program og en oversikt over de økonomiske kostnader ved jubileumsmarkeringen. For sråd Liv Jorunn Landsend sekretær

15 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 19:00 Møtested: shus (Salen) Til stede: Axel Sandaas, Arne Book, Liv Jorunn Landsend, Gro Chr. Nygaard og Carl-Ove Fæster. Meldt forfall: Geir Arne Bræck. Prost Harald Bryne besøkte menighetsrådet og deltok under møtet. Åpningsord ved prosten. Saker Sakliste og referat fra sist møte ble godkjent. Sak 024/13 Prostebesøk 2013 Prosten i Nord-Jarlsberg, Harald Bryne, besøker menighetsrådet under menighetsrådets møte 29. april. Gudstjenesten i Borre kirke søndag 21. april inngikk i besøket. Prosten vil i løpet av besøket rette oppmerksomheten mot de forhold i soknene som biskopen tok opp i sitt foredrag ved bispevisitasen i november Foredraget ligger vedlagt innkallingen. Prosten ønsker dessuten å drøfte menighetens arbeid med utgangspunkt i menighetens årsrapport for Menighetsrådets medlemmer fikk 3. april tilsendt prostens brev om besøk. Harald innleder med bakgrunn for besøket. Man har fulgt opp biskopens oppfordring om at ny sokneprest skal fokusere mer mot Skoppum arbeidskirke og at sokneprest på Nykirke nå skal ta seg av Åsgårdstrand sokn. En ordning som har fungert bra. Diskusjon rundt samlokalisering av stab og fellesskapsfølelsen. Carl- Ove snakket om å bygge nærhet til menigheten (bl.a. gjennom dåpssamtale i sakristiet i Borre kirke). Nils Magnus har bidratt gjennom å få ansvaret med å lede stabsmøtene. Diskusjon rundt samarbeidet med øvrige menigheter, tatt stadige steg for konstruktivt samarbeid i 2012 og ønske om å følge opp trenden videre. Diskusjon om trosopplæring, hovedpoenget til Harald var å fokusere mot voksne og synliggjøre tilbudene. Diskusjon rundt gudstjenestereformen og arbeidet rundt dette i et felles gudstjenesteutvalg o.l. Spørsmål rundt diakoni i menigheten, pdd mangler menigheten egen diakoniplan. Se på hva man allerede gjør og samle dette i et eget dokument istedenfor kun å fokusere på å lage ny plan med nye tiltak. Menighetsrådet tar innspillene og det som kom frem under diskusjonen videre med i sitt arbeid. Stikkord kan være diakoniplan, støtte opp om trosopplæringen, fokus på god kommunikasjon med andre menigheter og stab. Sak 025/13 Grunnlovsjubileet, merking av valgkirkene Se vedlagte saksdokumenter fra Tove Frøvoll Thoresen, leder for administrasjon og forvaltning i Tunsberg bispedømme. Fellesrådet hadde saken som Meldingssak nr 005 i sitt møte 11. april Fra møtet refereres det at: «Fellesrådet synes dette er en god idé som bør følges positivt opp av sråd. Et aktuelt sted å plassere det emaljerte skiltet er porten inn til kirken».

16 Menighetsrådet bes formidle sitt vedtak til Fellesrådets sekretær, kirkevergen, umiddelbart, ettersom fristen for tilbakemelding til bispedømmet er 1. mai. I forbindelse med grunnlovsjubileet har det kommet forespørsel om menighetsrådet ønsker å søke om merking av Borre kirke da kirken var valgkirke i Vedlagt saken lå også Horten kirkelige fellesråds uttalelse i saken. Axel redegjorde kort fra behandling i fellesrådet og hovedtrekk av merkingen. Stor enighet i rådet. - sråd er svært positive til merking av Borre kirke som valgkirke i forbindelse med Grunnlovsjubileet. - sråd ønsker å motta en faksimile av fullmaktsbrevet, dette er tenkt hengt i våpenhuset i Borre kirke. - sråd ønsker å motta et emaljert skilt for å merke Borre kirke som valgkirke. Dette er tenkt montert på steinporten inn til kirken i nærheten av eksisterende skilt om når kirken ble oppført, da rådet mener dette vil være et spesielt godt egnet sted og lett synlig for omverdenen. Sak 026/13 Attestasjonsrett Hyggetreff Godkjenning attestasjonsrett for utgifter forbundet ned hyggetreff på shus. Axel redegjorde kort om saken. Marie Bjørnestad, sekretær for kirkekontoret, gis attestasjonsrett for utgifter forbundet med hyggetreff ved shus. Sak 027/13 Godkjenning av revisjonsberetning for 2012 Det vises til sak 007/13, Regnskap sråd Vedlagt følger Revisors beretning for Menighetsrådet har mottatt revisjonsberetning for Axel orienterte kort. Det var ingen kommentarer fra revisor for regnskapet Revisjonsberetning 2012 tas til orientering. Sak 028/13 Innspill økonomiplan I vedlagte brev fra Horten kirkelige fellesråd v/ kirkevergen inviteres menighetsrådet til å komme med innspill til den rullerende økonomiplanen. Dette er en plan som gjelder for årene Horten kirkelige fellesråd har bedt om innspill i forbindelse med ny økonomiplan for perioden Axel orienterte kort om økonomiplanen generelt. Runde rundt bordet med mulige innspill til tiltak. Enighet om at det var viktig å løfte frem både store og små saker for å få det inn i systemet og synliggjort våre behov.

17 sråd vil takke for en slik god anledning til å gi innspill til fellesrådets økonomiplan. Tiltak 1 Beskrive tiltak: Gå til innkjøp av puter til kirkebenker i Borre kirke på bakgrunn av gave til menighet. Vurdere mulighet for å kjøpe løse puter for ikke å forringe akustikk og forenkle saksgangen. År: 2014 Finansiering/notater: Bruke gave gitt til sråd med tanke på å utbedre puter i Borre kirke og eventuelt fra sråds disposisjonsfond. Ønsker at dette kommer raskt på bakgrunn av gavens natur. Tiltak 2 Beskrive tiltak: Gå til innkjøp av lysanlegg i Borre kirke. Primært fastmontert for å gjøre kirkerommet mer tilgjengelig til bruk for ulike arrangement/konserter. År: 2014 Finansiering/notater: Kan primært bli finansiert gjennom sråds egne midler. Har allerede kommet innspill til menigetsrådet fra Borre Vocale med tilsvarende forespørsel. Saken har vært til førstegangsbehandling i rådet foreløpig sendt videre til kirkevergen. Tiltak 3 Beskrive tiltak: Behov for flere mygger (i hvert fall to) i Borre kirke. År: 2014 Finansiering/notater: Stort behov for flere mygger i forbindelse med flere liturger under gudstjenester o.l. Kan forhåpentligvis gjøres i forbindelse med oppgradering av frekvenser. Tiltak 4 Beskrive tiltak: Prosjektor til bruk i kirkerommet i Skoppum, da dette bl.a. kan brukes under gudstjeneste istedenfor nye salmebøker År: 2014 Finansiering/notater: Forhåpentligvis mulig å få klart til 25-årsjubileum februar sråd kan bidra i finansieringen. Tiltak 5 Beskrive tiltak: Toaletter i nærhet til kirkerommet i Borre kirke. År: 2017 Finansiering/notater: Dette er et vedvarende spørsmål fra menigheten i forbindelse med menighetsmøter i Borre sokn. sråd har full forståelse for at dette er svært vanskelig å få realisert. Sak 029/13 Infoskriv - semesterplan ønsker å produsere infoskriv/semesterplan for utdeling til soknets husstander. Axel og Carl-Ove orienterer. Axel og Carl-Ove innledet om saken. Ønske om å få vedtatt klare rammer for det videre arbeidet i henhold til bl.a. virksomhetsplan og innspill fra menighetsmøte. Diskusjon rundt bordet rundt behov, ønsker, distribusjon og andre praktiske spørsmål. sråd går inn for å produsere et informasjonsskriv med tanke på oppstart for høsten sråd ser for seg følgende rammer for prosjektet: - Fokus på å produsere to utgaver i året (høst/vår)

18 - Opplag på 1500 eksemplar (utdeling via konfirmanter, samme rute som under fasteaksjonen) - Utgangspunkt brosjyre med 8 A5 sider Ønsker følgende innhold: - Oversikt gudstjenstetilbudet og arrangement i det aktuelle halvåret - Mer beskrivende informasjon om aktiviteter for barn og ungdom - Presentere stab og menighetsråd med kontaktinformasjon - Side med hilsning fra sokneprest/menighetsråd. - Attraktiv forside og bruke logoen til den norske kirke på forsiden av skrivet. Økonomisk ramme for prosjektet er 7500,- og dekkes fra disposisjonsfond. Sak 030/13 Referatsaker april 2013 Nytt fra husstyrene, sokneprest/stab, fellesrådet, trosopplæringsutvalg og gudstjenesteutvalg - Carl-Ove orienterer/refererer fra møte i felles gudstjenesteutvalg for Borre, Nykirke og Åsgårdstrand. - Bruk av Skoppum kirke under Stortingsvalget primo september 2013 (se vedlegg til innkallingen) - Veggteppet til Skoppum kirke skal være ferdig 1. september. Anne Nordahl fra Skoppum kirkes husstyre og Siri Kvello fra kirkekontoret besøker kunstneren, Sidsel Bergløff, 25. april. - Takkoffer i Skoppum kirke 28. april er endret. Det feires Ung messe for soknenes konfirmanter denne søndagen. Takkofferet går i den forbindelse til menighetenes barne- og ungdomsarbeid. - Infoskriv fra Kirkerådet april 2013 er vedlagt innkallingen. Her er info om: Konfirmant 2014, Skaperverkets dag og Klimavalg 2013 og Årsrapporten fra de sentrale kirkelige råd Trykksakene fra Kirkerådet ettersendes hvis ønskelig. shus husstyre: bestilt 6 bord til, tenker å dekke via gave. Trenger en liten oppgradering vedrørende duker, kaffekanner osv. Skoppum arbeidskirke husstyre: Skoppum Veggteppe: Det har kommet forslag på ideer for arrangement knyttet til avduking av veggteppe. Legge avduking til en gudstjeneste (+ invitere pressen), kombinere det med en kulturkveld med f.eks. Ra Sanglag Menighetsrådet ønsker en markering av avdukingen av veggteppe. Oppfordrer jubileumskomiteen til å komme tilbake med et konkret forslag til arrangement. Fellesråd: Omvisning på Vestfold krematoriet. Økonomiplan, tapte krav og høring om Det livssynsåpne samfunn Trosopplæringsutvalg: Fått referat fra planer møte i februar. Ønske om misjonsprosjekt ledet av lørdagsskolen med støtte fra sråd. Gudstjenesteutvalg: Jobber med å få godkjent konfirmasjonsgudstjeneste/familiegudstjeneste. Kateket og sokneprest jobbet med mal for konfirmasjonsgudstjenester. Hentet bl.a. oversatte bønneforslag fra Sverige

19 Hjelp til konfirmasjonsgudstjeneste 12.mai Trenger en person som kan bidra fra kl 10 og kl 12 med å hjelpe konfirmantene med kapper. Arne Book. Neste møte: offerliste, møteplan, virksomhetsplan. Oppsett over kirkekaffe i sommerhalvåret. For sråd Axel Sandaas leder

20 Møtebok for sråd Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: shus (Salen) Til stede: Carl-Ove Fæster, Axel Sandaas, Arne Book, Liv-Jorunn Landsend, Geir-Arne Bræck (kom under sak 37) og Gro Chr. Nygaard. Meldt forfall: Saker Referat fra forrige møte og møteinnkalling ble godkjent. Sak 33 og 35 ble flyttet til senere på sakskartet for å få med Geir-Arne. Sak 031/13 Fritak fra verv Menighetsrådsmedlem Gro Hege Ødegaard søker fritak ut perioden fra sitt verv i menighetsrådet. Menighetsmøtet 3. mars 2013 (menighetens «årsmøte») vedtok: Menighetsmøtet går inn for at menighetsrådets antall medlemmer reduseres og at rådet fremover skal bestå av 5 medlemmer + vara. Menighetsrådet er vedtaksdyktig med de medlemmer som har møtt regelmessig siden valget i Axel orienterte kort om saken. sråd innvilger søknad om fritak fra verv for Gro Hege Ødegaard ut perioden. Sak 032/13 Budsjettjustering shus juni 2013 Budsjett for shus ble vedtatt i sak 17/2013, (møte 18.3.). Husstyret på shus hadde møte tirsdag og ønsker følgende budsjettjusteringer: Økning art 1870 gaver med ,- ( gave i forbindelse med Alf Roppestads begravelse ) Redusere art 1231 vedlikehold med ,- Økning art 1200 inventar/utstyr med ,- (da det er kjøpt inn 6 stk. nye bord, og planlagt innkjøp av nye duker, vaser, termokanner, mugger). Vedlagte detaljerte budsjettoversikt viser foreslåtte endringer i venstre kolonne og vedtatte budsjett i neste kolonne. I tredje kolonne er lagt inn summene på totalt budsjett etter at foreslåtte endringer er lagt inn. Liv Jorunn orienterte kort om saken. Art 1870 avdeling 2214 (menighetshuset) økes med kr fra kr til kr Art 1231 avdeling reduseres med kr fra kr til kr Art 1200 avdeling 2214 økes med kr Den blir da totalt kr

21 Sak 033/13 Kirkekaffe sommer 2013 Menighetsrådet planlegger gjennomføring av kirkekaffe i Borre kirke sommeren Gudstjenestelisten for Borre vedlagt innkallingen. Rådet gjennomgikk og fordelte de ulike datoene. Carl-Ove foreslo å gjøre et større innkjøp av kopper m.m. som kan oppbevares i Borre kirke og kan brukes under kirkekaffene. Kirkekaffe i sommerhalvåret 16/6 Gro (babysang gudstjeneste) kirkekaffe på prestegård 30/6 Liv Jorunn 14/7 Axel 28/7 Arne 11/8 Arne (Liv Jorunn) 25/8 Geir-Arne Vi kjøper inn kopper, servietter, pulverkaffe, saft som oppbevares i kirken. Ansvarlig tar med 3-4 kanner kaffe og kake. Sak 034/13 Godkjenning av gudstjenesteliste med forslag til takkoffer høst 2013 Vedlagt følger oversikt over gudstjenester i Borre og Skoppum høsten 2013 med forslag til takkoffer. Carl-Ove orienterte om de ulike vurderingene som var gjort når forslaget ble utformet. Enighet om å gi takkeoffer til jubileumsuken under avdukning av nytt veggteppe i Skoppum arbeidskirke. Listen godkjennes som forelagt. Sak 035/13 Møtedatoer høsten 2013 Menighetsrådet setter møtedatoer for høsten Fellesrådet har sine møter på torsdager og menighetsrådet synes det er greit å legge sine møter til mandager i samme uke som fellesrådet samles. Oversikt over datoer for fellesrådet forsøkes ettersendt innen mandag 3/6. NB! 9. oktober er det planlagt et kurs del 2 for alle menighetsråd i Nord-Jarlsberg prosti. Del 1 var samlingen på Skoppum 10. oktober i fjor i forbindelse med høringen om «Kirkeordning etter 2013» Axel orienterte kort om saken. Enighet om å beholde mandag som møtedag og ha det i samme uke som fellesrådsmøtene med tanke på fordelen med å referere fra fellesrådets sakskart og bringe innspill fra menighetsrådet direkte til fellesråd i forkant av møtene. Møter i sråd høsten 2013: 26. august, 7. oktober (kurs på skoppum den 9. oktober), 18. november og 9. desember.

22 Sak 036/13 Forlengelse av leiekontrakt - midlertidig paviljong til barnehageformål ved Borre menighetshus Det vises til sak 049/12, Referatsaker desember 2012: Korrespondanse mellom Horten kommune, Plan og utbyggingstjenester og kirkevergen ang. midlertidig paviljong (utleid til kommunal barnehage) Midlertidig plassering av paviljong er godkjent frem til og menighetsrådet har mottatt søknad fra Randi Moskvil Letmolie, eiendomssjef Horten kommune Byggmiljø, om forlengelse av leieavtalen fram til , da det fremdeles er behov for paviljongene til barnehageformål. Søknad fra kommunen ligger vedlagt innkallingen. Gjeldende leiekontrakt mellom Borre sokn og Horten kommune ligger også vedlagt innkallingen. Axel orienterte kort om saken. Midlertidig paviljong til barnehageformål ved shus: Leieavtalen med kommunen forlenges til Sak 037/13 Virksomhetsplan Menighetsrådet skal vedta ny virksomhetsplan for perioden Planen var opp til innspill for rådet under sak 021/13 i mars. Forslaget er oppdatert etter innspill fra den saken og også tatt hensyn til vedtatte prosjekter i perioden og innspill fra prost Harald Bryne på møtet i april Det er lagt til tema og punkt om misjonsprosjekt etter innspill fra bl.a. lørdagsskolen. Planlagt markering av Skoppum arbeidskirke og Grunnlovsjubileet er lagt inn under kirkemusikk og kulturarrangement. Under tema Informasjon er det lagt prosjektet vi vedtok vedrørende informasjonsskriv. Diakoni har kommet inn etter innspill fra prost Bryne, det er da i første omgang tenkt vedta egen lokal diakoniplan med utgangspunkt i eksisterende tiltak i løpet av høsten Det er også gjort litt språklige endringer og presiseringer vedrørende det videre arbeidet med gudstjenestereformen (prosjekt om forsanger er foreløpig kuttet fra virksomhetsplanen med utgangspunkt i en prioritering av øvrig arbeid). Axel orienterte om saken og endringer i planen fra i fjor. Lagt til misjonsvirksomhet og diakoni som tema. Lagt til prosjektene rundt jubileumsuke på Skoppum og grunnlovsjubileet i mai. Oppdatert plan med hensyn til videre fremdrift med gudstjenestereformen, med fokus på fortløpende evaluering. Lagt inn vedtak vedrørende informasjonsskriv. Virksomhetsplan for ble vedtatt med oppdatering med utdeling av 6-årsbok. Sak 038/13 Skoppum kirke 25 år Se vedlagte interne notat ang. foreløpige planer rundt feiringen av Skoppum kirkes 25-årsjubileum. Carl-Ove orienterte fra arbeidet i jubileumskomiteen. Satt opp en ambisiøs tentativ plan for jubileet. Diskusjon rundt de økonomiske rammene og mulighet for bl.a. sponsing av arrangementene som er planlagt. Menighetsrådet er svært positive til jubileumskomiteens forslag. Om man går for full konsertpakke (med ønske om å legge det til fredagen 7. feb) er det ønskelig å spørre etter sponsing fra det lokale næringslivet da

23 et slikt opplegg vil bety betydelig større utgifter. Jubileumskomiteen bes jobbe videre med planene med tanke på et endelig vedtak med budsjettrammer på menighetsrådets møte i august. Sak 039/13 Fotografering Borre kirke sråds arbeidsutvalg er positivt innstilt på å engasjere fotograf Trym Ivar Bergsmo til å ta bilder av Borre kirke. Innvendig og utvendig. Trym Ivar Bergsmo var for noen år siden med på et kirkeprosjekt sammen med Ola Bremnes hvor han fotograferte 38 kirker i Lofoten og Vesterålen. Han har også solgt flere bilder til Dronning Sonja. En dyktig fotograf. Honoraret er kr.8000,- for å ta en bildeserie på 40 bilder, som da blir sin «eiendom» I tillegg kommer reiseutgifter. Carl-Ove orienterte kort om saken. Rådet ønsker mer forarbeid og mulighet til sammenlikne pris med alternative, da spesielt med tanke på lokale fotografer. sråd ønsker en bildeserie over Borre kirke og Skoppum kirke. Dette inkluderer bilde av dåpsengelen som kan brukes til dåpsbilde. AU får fullmakt til å finne fotograf og ferdigstille bildeserie i løpet av sommeren. Prosjektet har øvre ramme på ,- kr. (dette tas eventuelt fra disposisjonsfondet). Sak 040/13 Referatsaker juni Uthevet skrift er det som er notert fra møtet: - - NYTT FRA HUSSTYRE BORRE MENIGHETSHUS Budsjettjusteringen. Planer om dugnad for utarealer. Planlegger mindre innkjøp av vaser/duker. - NYTT FRA HUSSTYRE SKOPPUM ARBEIDSKIRKE Representanter deltatt på jubileumskomite møte - NYTT FRA LEDER/AU - Axel orienterer om videre arbeid med menighetens infoskriv Informere om informasjonskriv. Send innspill om navn. Leder sender ut fortløpende informasjon og utkast i løpet av sommeren etter hvert som skrivet blir gradvis ferdigstilt - NYTT FRA SOKNEPRESTEN/STABEN - Avduking av veggteppet i Skoppum kirke legges til gudstjenesten 15. september. Kunstneren deltar. Kirkevergen deltar. Ordføreren inviteres. Bo-hjemme-leir og presentasjon av konfirmanter er lagt til denne gudstjenesten - Carl-Ove orienterer om videre planer for gudstjenesten som markerer Grunnlovsjubileet i Borre kirke 25. mai Det er ønske om en egen «barnekrok» i Borre kirke Avdukning av veggteppet i Skoppum kirke den 15. september Carl-Ove orienterer om videre planer rundt Grunnlovsjubileet (25. mai 2014 Kjell Magne Bondevik og riksantikvaren, Jørn Holme)

24 Ønske om «barnekrok» i Borre kirke. Legge til rette for barn med bøker/leker til venstre ved inngangen til kirkerommet Konsept med å utvikle historietilbud om Borre kirke Alfakurs (søndagsskole for voksne) planlegges på torsdagsmøtene fremover. - NYTT FRA FELLESRÅDET Axel orienterte om saker på fellesrådets møteplan til 6.6, bl.a. høringssvar på NOU, driftsbudsjett og innspill kom kommunens investeringsbudsjett. - NYTT FRA TROSOPPLÆRINGSUTVALGET Skal ha møte og planlegge høstens aktiviteter (bl.a. bo-hjemme leir sept) - NYTT FRA GUDSTJENESTEUTVALGET Har det vært møte/eksister utvalget. Følge opp arbeidet etter sommeren. Enighet om å få vedtak om konfirmant og familiegudstjeneste. - DIVERSE - Besøk hos kunstner Sidsel Bergløff 25. april. Veggteppet er ferdig 1/9. Bilde vedlagt - Kopi av referat fra møte fra kommunens Plan og utbyggingstjenester vedr. PILEGRIMSLEDEN GJENOM HORTEN, vedlagt innkallingen - Program for arrangementer i Løvøy kapell sommeren 2013, vedlagt innkallingen - Presentasjon av Fellerådets leder, Sten Lundbo, vedlagt innkallingen - Oversikt overføring av trosopplæringsmidler til menighetsrådene 2013, vedlagt innkallingen - Kopi av bestilling av skilt og faksimile til Borre kirke ifbm grunnlovsjubileet, merking av valgkirke, vedlagt innkallingen - INNKOMMET POST - Invitasjon til inspirasjonsdag (diakoni, undervisning/trosopplæring og alt annet menighetsarbeid!) i regi av bispedømmet Lørdag 31. august i Hokksund (vedlagt innkallingen) - Invitasjon til internasjonal konferanse i regi av Evangelisk luthersk nettverk: «Vær frimodig og sterk!», oktober i Oslo For sråd Axel Sandaas leder