Introduksjon. Innhold. - Kristin. Bibliospettboka

Transkript

1 1

2 2 Om Norsk Bibliotekforening Hvem, hva, hvordan 5 Vedtekter 7 Prinsipprogram 10 Handlingsplan 11 Faglige utvalg 12 Om vår kommunikasjon 13 Mønstervedtekter 15 Din plass i organisasjonen What s in it for me? 16 Styrets arbeid 17 Økonomi 18 Arbeidsfordeling i styret 19 Årshjul og aktiviteter 20 Organisasjonsbygging Verve medlemmer 22 Sjekkliste for arrangementer 24 Arrangere årsmøte 26 Innhold Spre informasjon Lage kommunikasjonsplan 28 Tips for å skrive leserinnlegg 30 Snakke med journalister 32 Brosjyre og nett tips for pressemelding 35 Politisk aktivitet Lobby for bibliospetter 36 Hvordan driver du lobby? bud for lobbyister 38 Før valget 39 Sende brev til politikere 40 Møte politikere 41 Kontakt Kontakt hovedstyret 42 Kontakt ansatte 43 Introduksjon Å bli spurt om å sitte i et styre i Norsk Bibliotekforening skal ikke følges av kaldsvette mareritt og panikk. Som styremedlem i Norsk Bibliotekforening får du påvirkning, politisk erfaring - og kanskje nye venner? Vi i Norsk Bibliotekforenings sekretariat har laget denne håndboken for å gjøre det enklest mulig for deg å forstå hva du kan gjøre som tillitsvalgt. Vi gleder oss til å høre om ville politiske stunts, hissige leserbrev og en helt nasjon som blåses av banen av hvor viktig bibliotekspørsmålet er. Dette er utgangspunktet. Nå er det opp til deg å gripe mulighetene. Din hakkespettbok Hakkespettboka til Ole, Dole og Doffen sies å være den komplette samlingen til biblioteket i Alexandria. Bibliospettboka tar ikke sikte på å romme hele Alexandrias bibliotek, men vi har hentet ut det i Hakkespettboka som angår det å tale bibliotekets sak. Bibliospettboka vil gi deg svar på hvordan Norsk Bibliotekforening jobber, og hva du kan bidra med. Den er nyttig både som innføring for ferske styremedlemmer og som inspirasjon for erfarne fjellfolk. Bibliospettboka 2. utgave, 2014 Bibliospett (Av gr. biblion og norr. spætr): en som arbeider for at bibliotek blir prioritert og brukt Hva er en bibliospett? Bibliospetter mener at det er viktig med fri tilgang til informasjon i et demokratisk samfunn. Bibliospetter tror på biblioteket og at de som jobber der er viktige for fremtidens informasjonssamfunn. Derfor vil bibliospetter snakke høyt om bibliotek og holde øynene åpne for andre som kan la seg inspirere. Bibliospetter finnes overalt selv om de kanskje ikke vet det selv! En bibliospett trenger ikke jobbe i bibliotek - men sannsynligvis finner du bibliospetten blant hyllene likevel. Det bibliospettene har til felles, er at de skjønner at bibliotekpolitikk er viktig. Vi klekker ut bibliospetter Med Bibliospettboka håper vi at vi kan ruge frem flere ivrige og dyktige forkjempere for biblioteket. Dette vil skape ringvirkninger. Hver bibliospett utgjør en liten forskjell. Jo flere som hakker på samme tre, desto fortere går det. Bibliospettboka utkom første gang i Denne utgaven er fra Forhåpentlig finner du det du trenger her for å bli en engasjert bibliospett. Du finner alltid oppdatert informasjon på nettsidene til Norsk Bibliotekforening. Og ikke nøl med å spørre oss i sekretariatet hvis du lurer på noe! - Kristin redaktør Utgitt av Norsk Bibliotekforening. Tekst og illustrasjoner kan brukes til hva du vil, så lenge du har gode hensikter. Bibliospettboka er inspirert av flere håndbøker, både norske, internasjonale og fiktive. En særlig takk til Library Advocacy s Handbook (American Library Association), Pr-handboken (Svensk Biblioteksförening) og SVs lille røde lobbykokebok. 3

3 4 Om Norsk Bibliotekforening Medlemskontingent 45 % NBF Tidsskriftformidlingen 45 % 4,5 millioner Hvordan fungerer Norsk Bibliotekforening? Medlemmer 3000 medlemmer: 1000 institusjoner og 2000 personlige - bibliotekarer, lærere, politikere, studenter, forfattere og brukere. Landsmøte Holdes annethvert år. Vårt øverste organ. Hovedstyre Velges av landsmøtet og leder foreningen mellom landsmøtene. Har leder i 100 % verv, 8 styremedlemmer og 5 vara. Lokalavdelinger Alle medlemmer hører automatisk til en lokalavdeling. Avdelingen ledes av et styre som velges hvert år. Lokalavdelingene tar tak i saker over hele landet, og gjør oss slagkraftige i en rekke saker. Statsstøtte 10 % Spesialgrupper Alle kan være medlem i spesialgrupper på fagfelt de interesserer seg for. Spesialgruppene ledes av et valgt styre. Vi har 8 spesialgrupper. Barn Bokbusser Fjernlån Medisin Sekretariat Musikk Skole Flerkulturelt IKT Politisk interesseorganisasjon for deg som bruker bibliotek. Åpen medlemsorganisasjon: Alle kan bli medlemmer. Kjemper for ressurser til alle typer bibliotek. Utvalg Hovedstyret nedsetter utvalg som rådgivere i aktuelle spørsmål. Internasjonalt E-bøker Litteraturpolitikk Opphavsrett Ytringsfrihet og demokrati Årlig mediedekning verdt 15 millioner 50 møter med politikere 500 brev og e-poster til politikere 10 høringsuttalelser til glede for samfunnet -altså deg! Åtte ansatte sørger for den daglige driften. Infografikk laget av Norsk Bibliotekforening, 2014 Alle tall er fra 2013 og Hvem, hva, hvordan Hva står vi for? Hvorfor finnes vi? Norsk Bibliotekforening er en interesseorganisasjon Mange tror at biblioteket er det offentliges ansvar, og for bibliotek og bibliotekets brukere. Vi ble dannet i skjønner ikke utfordringene bibliotekene har - både 1913, og har jobbet for bibliotekets sak siden. Vi driver økonomisk og faglig. Norsk Bibliotekforening skal være med lobbyvirksomhet for bibliotek, og hovedvirksomheten vår er kontakt med politikere og media. dessverre ikke blir prioritert i budsjetter og forkjemperen for alle bibliotekbrukere, fordi bibliotek fagplaner. Vi er en forkjemper for alle typer bibliotek. Mange tenker på folkebibliotek når man sier bibliotek, men vi arbeider for fagbiblioteket i bedriften, høgskole- og universitetsbibliotek, skolebibliotekene, bokbussene, bokbåten, nettbibliotek og alle de andre. Det står i Menneskerettighetene at enhver har rett til fritt å delta i samfunnets kulturelle liv, til å nyte kunst og til å få del i den vitenskaplige fremgang og dens goder. Et godt bibliotektilbud er den eneste muligheten for mange mennesker for denne tilgangen til informasjon. Vi er ikke en fagforening, men jobber selvfølgelig også for at de som arbeider på biblioteket skal trives på jobb. Men hvis lånerne og bibliotekarene er uenige - da tar vi lånernes parti. Heldigvis er bibliotekarer og brukere enige om mye: Vi jobber for gode åpningstider, tilgang til ressurser i fag- og folkebibliotek, større bibliotekbudsjett, mot nedleggelse av filialer og andre bibliotektilbud. Vi følger også opp lover og politiske vedtak som påvirker biblioteket. Vi er en åpen medlemsorganisasjon. Det eneste kravet for medlemsskap er at du liker bibliotek. Medlemmene våre vedtar på landsmøtet vedtekter, prinsipprogram og handlingsplan. Det er grunnlaget for sakene vi engasjerer oss i. Norsk Bibliotekforening skal være en kritisk stemme når det trengs. Vi skal utfylle, utfordre og korrigere myndighetene i arbeidet med bibliotekpolitikk. Det er viktig med flere stemmer i norsk samfunnsdebatt. Hvordan er vi organisert? Vi har 3000 medlemmer, hvorav 2000 er personlige medlemmer. Mange av dem er bibliotekarer, men vi har også politikere, lærere og lånere som medlemmer. Institusjonene er hovedsakelig bibliotek, skoler og kommuner. Medlemmene er organisert i lokalavdelinger som dekker hele landet. Vi har én lokalavdeling i hvert fylke, bortsett fra NBF Agder, NBF Oslo/Akershus og NBF Nord (Nordland, Troms og Finnmark). Spesialgruppene våre er aktive på sine fagfelt og interesseområder. Vi har åtte spesialgrupper. Både spesialgruppene og lokalavdelingene har egne styrer. Totalt har vi 200 tillitsvalgte i styrer og utvalg. Landsmøtet er vår høyeste myndighet, og avholdes hvert annet år i tilknytning til Bibliotekmøtet. Alle medlemmer har stemmerett på landsmøtet. Mellom landsmøtene er hovedstyret den øverste myndigheten i Norsk Bibliotekforening. Styret ledes av en valgt leder, som har dette som fulltidsjobb. Øvrige styremedlemmer gjør dette ved siden av vanlig jobb. 5

4 Vedtekter 6 Om Norsk Bibliotekforening Hovedstyret har ni medlemmer og fem varamedlemmer. Hovedstyret nedsetter utvalg og komiteer som fordyper seg ix aktuelle bibliotekspørsmål. Hvem jobber for oss? Sekretariatet vårt holder til i Bibliotekenes hus på Ensjø. Generalsekretær er ansvarlig for den daglige driften av organisasjonen, og samarbeider tett med leder og hovedstyret. Generalsekretæren holder kontakt med samarbeidspartnere nasjonalt og internasjonalt. Organisasjonskonsulenten har ansvar for medlemmer, tillitsvalgte og informasjonsarbeid. Leder, generalsekretær og organisasjonskonsulent er de som tillitsvalgte først og fremst henvender seg til for hjelp med organisasjonen, informasjonsarbeid og politikk. I sekretariatet jobber også en økonomikonsulent, som har ansvar for regnskap, budsjett, medlemsregister og arkivering. Hun kan hjelpe lokalavdelinger og spesialgrupper med budsjett, regnskap og medlemsregister. Vi kan bistå tillitsvalgte med brosjyrer, utforming av brev, arrangementer og mye annet. Vi kommer gjerne på besøk til lokalavdelinger og spesialgrupper. Vi kan hjelpe deg med fakta, informasjon, korrekturlesing og innspill hvis du skal kontakte politikere og media. Vi har erfaring med arrangementer og gir gjerne råd. Vi kan være med og planlegge, være foredragsholdere eller gjøre andre oppgaver. NBF Tidsskriftformidlingen NBF Tidsskriftformidlingen (NBFT) formidler norske og utenlandske tidsskrifter, aviser og årbøker til bibliotek og institusjoner som er medlem av Norsk Bibliotekforening. NBFT ble opprettet i 1934, og de ansatte har lang erfaring og førstehåndskjennskap til det norske tidsskriftmarkedet. Med én hovedfaktura i året og nettportal for abonnenter er det lett å bruke NBFT. Sammen med medlemskontingent og statsstøtte utgjør NBFT det økonomiske grunnlaget for drift av Norsk Bibliotekforening. At bibliotekene benytter seg av NBF Tidsskriftformidlingen gir penger i kassa som gir deg som tillitsvalgt mulighet til å jobbe med sakene du brenner for. Bibliotekforum Bibliotekforum er Norsk Bibliotekforenings medlemsblad. Det er et bibliotekfaglig og -politisk tidsskrift som har til oppgave å sette medlemmenes interesser i alle faglige spørsmål på dagsorden. Bladet distribueres gratis til alle medlemmer og kollektivt tilsluttede organisasjoner. Ta gjerne kontakt med redaktør hvis du har forslag til tema eller saker. Alt av bibliotekpolitikk og bibliotekfaglig stoff er av interesse. 1. Formål Norsk Bibliotekforening (NBF) er en fri og uavhengig landssammenslutning som skal fremme utviklingen av bibliotek-, dokumentasjons- og informasjonsvirksomhet i samfunnet. NBF skal fremme aktiv formidling av kunnskap og kompetanse, kultur og informasjon. NBF ser allment tilgjengelige og offentlig baserte bibliotek-, dokumentasjons- og informasjonstjenester som grunnleggende for ytringsfrihet og demokrati. NBF skal delta aktivt i nordisk og internasjonalt samarbeid. 2. Medlemskap Personer og institusjoner med virksomhet og interesser knyttet til foreningens formål kan opptas som medlemmer. Personlige medlemmer av organisasjoner som er kollektivt tilsluttet NBF, er medlemmer på lik linje med de som er tilsluttet enkeltvis. 3. Stemmerett Stemmerett har alle medlemmer som har betalt sin kontingent og vært tilsluttet foreningen i minst 3 måneder. Hvert medlem har én stemme og kan ikke stemme ved forfall. Bibliotek og institusjoner avgir stemme gjennom skriftlig fullmakt til enten en folkevalgt, oppnevnt eller ansatt person knyttet til biblioteket/institusjonen, og som er til stede på landsmøtet. 4. Struktur NBF arbeider på fylkesplan gjennom regionale avdelinger. Alle medlemmer av NBF er automatisk medlem i den regionale avdelingen. Hver avdeling skal ledes av et styre på minst 5 medlemmer. Styret bør ha representanter fra folke-, skole- og fagbibliotek og deres styringsorganer. Når særlige forhold gjør det ønskelig, kan det med hovedstyrets samtykke opprettes flere regionale avdelinger innen samme fylke. Når regionale avdelinger i to eller flere fylker på permanent basis ønsker å slå sammen sin virksomhet, kan dette gjennomføres med hovedstyrets samtykke. En eventuell oppløsning av slike nye regionale enheter med tilbakegang til tidligere struktur eller en annen struktur må godkjennes av hovedstyret. 5. Landsmøte Landsmøtet er NBFs høyeste myndighet. Det holdes hvert annet år på tid og sted som fastsettes av hovedstyret. Innkalling til landsmøtet og forslag til saksliste sendes medlemmene minst 2 måneder før møtet. Forslag til vedtektsendringer eller andre saker som medlemmene vil ha med på sakslisten, skal meddeles hovedstyret minst 6 uker før landsmøtet. Eventuelle endringer i sakslisten skal gjøres kjent for medlemmene senest 2 uker før møtet. Landsmøtet skal 1. Behandle beretning og revidert regnskap. 2. Behandle forslag til rammebudsjett, prinsipprogram og virkeplan for kommende 2-årsperiode. 3. Fastsette kontingent. 7

5 8 Om Norsk Bibliotekforening 4. Foreta valg på a) Leder for NBF b) 4 hovedstyremedlemmer c) 5 varamedlemmer i numerisk rekkefølge d) Nestleder. Nestleder velges blant hovedstyrets 8 medlemmer e) Leder for Kontrollkomitéen f) Kontrollkomitémedlemmer g) Valgkomité Budsjett- og virkeplanperioden skal følge regnskapsårene. Dersom det skjer endringer i budsjettforutsetninger, har styret fullmakt til å revidere budsjetter innenfor den samlede budsjettramme. Revidert budsjett for inneværende regnskapsår blir framlagt til orientering. Hvor vedtektene ikke bestemmer noe annet, treffes alle beslutninger med alminnelig flertall. Hvis det forlanges av et medlem skal valgene skje skriftlig. Valg av leder og nestleder skal skje skriftlig. 6. Ekstraordinært landsmøte Ekstraordinært landsmøte innkalles hvis hovedstyret finner det påkrevd eller hvis minst 10 % av medlemmene forlanger det. 7. Styret Hovedstyret er foreningens høyeste myndighet mellom landsmøtene og består av 9 medlemmer som velges av landsmøtet. Leder velges for 2 år av gangen. Leder velges ved særskilt valg. Til oppgaven som nestleder velges et hovedstyremedlem for 2 år av gangen. De øvrige styremedlemmer velges for 4 år av gangen, og slik at halvparten står på valg ved hvert landsmøte. 5 varamedlemmer i numerisk rekkefølge velges for 2 år av gangen. Hovedstyret skal ha representasjon fra folke-, skole- og fagbibliotek. Dersom hovedstyret finner det hensiktsmessig, kan det opprettes arbeidsutvalg. Hovedstyret leder foreningens virksomhet og representerer den utad. Hovedstyret er beslutningsdyktig når minst 6 medlemmer er til stede. NBFs leder, eller i dennes fravær nestleder, har fullmakt til å oppta nødvendig driftskreditt. Alle saker avgjøres med alminnelig flertall. I tilfelle stemmelikhet, er lederens stemme avgjørende. Om et styremedlem faller fra i løpet av perioden, foretas suppleringsvalg på første landsmøte. 8. Sekretariatet Det løpende arbeid utføres av NBFs sekretariat. Hovedstyret ansetter personale og utarbeider nødvendige instrukser og retningslinjer. 9. Utvalg Faste utvalg kan oppnevnes eller nedlegges av landsmøtet. Hovedstyret oppnevner utvalgsmedlemmer, som fungerer i landsmøteperioden. Til å utrede saker kan hovedstyret oppnevne egne utvalg. 10. Spesialgrupper For NBFs medlemmer kan det opprettes spesialgrupper innen bestemte interesseområder. Hovedstyret beslutter om opprettelse og nedleggelse av spesialgrupper og rapporterer til landsmøtet. 11. Faglige møter Mellom landsmøtene holdes det faglige møter. 12. Kontingent Medlemskontingenten fastsettes av landsmøtet etter forslag fra hovedstyret. 13. Regnskap Regnskapet avsluttes pr. 31. desember hvert år. I tilknytning til kassaregnskapet settes opp en status over foreningens formue og gjeld pr. 31. desember hvert år. Regnskapet skal revideres av statsautorisert revisor. Revisor velges av landsmøtet. 14. Kontrollkomité Landsmøtet velger en kontrollkomité på 4 medlemmer. Lederen velges ved særskilt valg. Kontrollkomitéen arbeider etter vedtekter vedtatt av landsmøtet. 15. Valgkomité Landsmøtet velger en valgkomité bestående av 1 leder, 4 medlemmer og 1 varamedlem, etter forslag fra hovedstyret. Valgkomitéen arbeider etter vedtekter som er vedtatt av landsmøtet. Vedtatt av landsmøtet i Bodø 10. mai Sist revidert 22. mars Vedtektsendringer Endringer i disse vedtektene kan vedtas av landsmøtet med 2/3 av de avgitte stemmer. Forslag til vedtektsendringer som ikke før landsmøtet er ført opp på sakslisten og gjort kjent for medlemmene, kan ikke tas opp til votering. Hvis 1/3 av de stemmeberettigede medlemmer av foreningen krever det, skal forslag til vedtektsendringer avgjøres ved uravstemning. Alminnelig flertall er da tilstrekkelig, men vedtektsendringen kan ikke gjennomføres med mindre 50% av stemmeberettigede medlemmer har avgitt stemme. 17. Oppløsning av foreningen Oppløsning av foreningen kan bare avgjøres ved uravstemning. Hovedstyret plikter å sette i verk slik avstemning hvis 1/4 av medlemmene krever det. Foreningen kan ikke oppløses hvis 1/4 av de avgitte stemmer er for at den skal bestå. Ved oppløsning tilfaller NBFs eiendeler bibliotekformål etter hovedstyrets beslutning. Foreningens arkiv skal ved oppløsning overlates til Nasjonalbiblioteket. 18. Disse vedtektene trer i kraft fra landsmøtet

6 10 Om Norsk Bibliotekforening Prinsipprogram Norsk Bibliotekforenings (NBF) vedtekter fastslår at NBF «er en fri og uavhengig landssammenslutning som skal fremme utviklingen av bibliotek-, dokumentasjons- og informasjonsvirksomhet i samfunnet. Foreningen skal fremme formidling av kunnskap, kompetanse, kultur og informasjon. NBF skal delta aktivt i nordisk og internasjonalt samarbeid». NBF skal være en sterk, levende og samlende interesseorganisasjon for hele biblioteksektoren. Gjennom sin virksomhet skal NBF være en synlig og viktig bibliotekpolitisk premissleverandør. I sitt arbeid tar NBF utgangspunkt i at bibliotekens tjenester overfor den norske allmennheten er av sentral betydning på en rekke områder. 1. Bibliotek, ytringsfrihet og demokrati Allment tilgjengelige og offentlig baserte bibliotek-, dokumentasjons- og informasjonstjenester er grunnleggende for ytringsfrihet og demokrati. Publikum skal ha gratis tilgang til informasjon i enhver form gjennom bibliotekene. For å oppnå dette er det nødvendig at bibliotekene har sentrale avtaler basert på kollektive vederlagsordninger for bruk av trykt og elektronisk materiale. 2. Bibliotek, kultur og samfunn Kultur- og verdiformidling er en viktig del av bibliotekenes virksomhet. Bibliotekene må ha mulighet til å formidle litteratur, kunst, kultur og verdier til alle grupper i samfunnet, og de har et spesielt ansvar for å styrke mangfoldet av kulturelle uttrykk. Bibliotekene har også et ansvar i arbeidet med å styrke språkkompetansen i Norge. 3. Bibliotek, utdanning og forskning Gode bibliotek er en forutsetning for kvalitet i læring, kunnskaps- formidling og forskning. Gode modeller for bibliotekopplæring i alle skoleslag kan sikre at bibliotek er en sentral og integrert del av utdanningssystemet fra grunnskole til høyere utdanning. Det må satses på kontinuerlig bibliotekforsking med fokus på alle bibliotektyper. 4. Bibliotek og teknologi Bibliotekene skal bidra til å utjevne det digitale gap i befolkningen ved å sikre alle tilgang til digital informasjon og tilby oppdatert teknologi og kompetansehevende tiltak. Bibliotekene skal også bidra til å fremme bruk av åpne standarder og universelt utformete løsninger. 5. Bibliotek, økonomi og ressurstilgang Norge ligger fortsatt på bunn-nivå i Norden når det gjelder satsing på folke- og skolebibliotek. Ressurstilgangen for norske bibliotek må økes til nordisk nivå. Ressurstilgangen på personalsiden må sikres ved at det utdannes flere bibliotekarer, og kompetansen i bibliotekene må kontinuerlig videreutvikles. 6. Bibliotek og samarbeid Norge trenger en sterk og samhandlende biblioteksektor på tvers av forvaltningsnivåer, kommunegrenser og bibliotektyper. Det må opprettholdes et regionalt ledd for bibliotekutvikling. Staten har et ansvar for utvikling av felles tjenester for hele biblioteksektoren. Handlingsplan Bibliotektenester NBF skal arbeide for effektiv, rasjonell og rettferdig utnytting av dei samla bibliotekressursane, slik som fjernlån, fellessøk og andre nasjonale fellestenester. Digitalt materiale og digitale tenester NBF skal arbeide for allmenn tilgang til digitalt materiale til alle bibliotek gjennom nasjonale lisensar, drift og utvikling av nasjonale digitale fellestenester. NBF skal vere pådrivar for utvikling av gode brukargrensesnitt, tilgang til metadata og tilrettelegging for formidling av digitalt materiale. Bibliotek og samfunn NBF skal arbeide nasjonalt og lokalt for å synleggjere den verdiskapande rolla biblioteka har i samfunnet, og vere ein pådrivar for utvikling og nytenking i norsk biblioteksektor. Stortingsmeldingar og andre politiske dokument NBF skal følgje opp stortingsmeldingar, offentlege utgreiingar og andre aktuelle politiske utspel som er relevante for biblioteka og bibliotekpolitikken. NBF skal arbeide for ein nasjonal bibliotekstrategi. Biblioteket som møteplass NBF skal arbeide for å styrke og utvikle folkebiblioteka som formidlingsarena, uavhengig debattarena og som integreringsarena. Kompetanseheving NBF skal vere pådrivar for kompetanseutvikling i heile biblioteksektoren, og for styrking av forsking og utdanningstilbod på dette feltet. Organisasjonsutvikling NBF skal styrkje lokalorganisasjonen og spesialgruppene gjennom kompetanseheving og tilrettelegging for aktivitet. Gratisprinsippet Synleggjering Kompetanseutvikling Utdanningsbibliotek Skulebibliotek NBF skal synleggjere biblioteka si rolle som læringsarena, særlig i høve til leiinga og undervisningspersonalet. NBF skal arbeide for at Program for skulebibliotekutvikling blir vidareført. Universitets- og høgskulebibliotek NBF skal arbeide for å oppfylle krava til regjeringa om at forsking betalt av offentlege middel skal vere ope tilgjengeleg. Leseløft NBF skal vere pådrivar og premissleverandør for lesepolitikken, mellom anna gjennom å arbeide for vidareføring av Leseløftet. 11

7 Faglige utvalg Om vår kommunikasjon Hovedstyret nedsetter utvalg som arbeider med aktuelle bibliotekpolitiske spørsmål. Utvalgene rapporterer til hovedstyret. Internasjonalt utvalg og redaksjonsrådet for Bibliotekforum er faste utvalg. Ellers bestemmer hovedstyret hvilke utvalg de ønsker i perioden. Vår kommunikasjon skal vere planlagt, open og overalt. Det betyr at vi skal førebu oss, dele erfaringar og ikkje avgrense oss til enkeltkanalar for formidlinga vår. Kommunikasjonsstrategien er utarbeidd av hovudstyret i Norsk Bibliotekforening. Han tek utgangspunkt i vedtektene, prinsipprogrammet og handlingsplanen. Strategien skal sørgje for at vi får sett politikken vår på dagsordenen. 12 Om Norsk Bibliotekforening Internasjonalt utvalg Vårt kompetanseforum for bistandsprosjekter og internasjonalt arbeid. Det internasjonale arbeidet bygger på de tradisjonelle alliansepartnerene IFLA, EBLIDA og nordiske søsterorganisasjoner. Utvalg for ytringsfrihet og demokrati Rådgivende organ i spørsmål om gratisprinsippet, integrering, tilgang til informasjon og kunnskap og andre grunnleggende spørsmål. Utvalget følger med på den aktuelle samfunnsdebatten om ytringsfrihet og demokrati, både nasjonalt og internasjonalt. Opphavsrettsutvalget Rådgivende organ i spørsmål om Åndsverkloven og Pliktavleveringsloven med tilhørende forskrifter og eventuelle andre opphavsrettslige problemstillinger. Utvalget følger særlig med på rettslige og avtalemessige ordninger som gjelder tilgjengeliggjøring og utlån. Utvalget skal ved behov ha dialog med Nasjonalbibliotekets juridiske kompetanse. Litteraturpolitisk utvalg Rådgivende organ i spørsmål om innkjøpsordningen, lese- og språkpolitikk og lignende. Utvalget følger den aktuelle samfunnsdebatten på disse spørsmålene tett. E-bokutvalget Rådgivende organ for temaet e-bøker i norske folkebibliotek. E-bokutvalget er i dialog med sentrale aktører på e-bokmarkedet, og diskuterer løsninger. Utvalget skal ha dialog med Opphavsrettsutvalget og Litteraturpolitisk utvalg om de ulike sidene ved bibliotekenes utlån og tilgjengeliggjøring av digitale formater. Eksterne utvalg og styrer Vi har representanter i Den norske Blue Shieldkomiteen, Fellesforum for kulturorganisasjoner, Den norske «Memory of the World»-komiteen, Komité for Verdens bokdag, Foreningen!les, Leser søker bok, Norsk Barnebokinstitutts råd, Kulturrådets drøftingsutvalg for innkjøpsordningene, jury for Stig Sæterbakkens minnepris, Nettverk for mediekompetanse. Vi skal planleggje Ved større kampanjar, arrangement og politisk arbeid skal vi utarbeide ein informasjonsplan med hovudbodskap, målgrupper, format for informasjon, kor informasjonen skal publiserast, tidsplan og ansvarleg(e). Også lokalavdelingar og spesialgrupper skal utarbeide informasjonsplanar ved lokale politiske saker, arrangement eller initiativ. Dei kan gjerne samarbeide med andre avdelingar eller spesialgrupper og NBF sentralt når det er formålstenleg. Vi skal byggje nettverk med journalistar og media, og ha oversikt over kontaktpersonar. Vi skal ha ein open bibliotekpolitikk Vi skal arbeide for god kontakt med politikarar og andre aktørar i bibliotekpolitikken. Vi skal svare på spørsmål og samle informasjon om prosessar. Informasjon skal delast med samarbeidande organisasjonar og andre, slik at vi styrkjer saka. Vi skal halde kontakt med tillitsvalde gjennom besøk, kontaktmøte, organisasjonskurs og e-postliste for tillitsvalde. Hovudstyret og sekretariatet skal prioritere å svare tillitsvalde, og å delta på møte og arrangement i lokalavdelingar og spesialgrupper. Dei tillitsvalde skal få handbok. Gjennom medlemsblad og e-postar tek vi kontakt med medlemene. Dei skal alltid kjenne til politikken vår, og haldast oppdatert om aktuelle saker og kampanjar. Dette er særskilt viktig før, under og etter landsmøta. Kontingentbrev, velkomsthelsing, landsmøtemelding og landsmøtepapir skal gjere medlemene i stand til å engasjere seg i politikken vår. Vi skal vere overalt Vi skal arbeide for redaksjonell omtale i alle former for trykte media, kringkasting og nettmedia. Vi skal ikkje berre delta i pågåande debatt, men også sjølv setje dagsorden gjennom kampanjar og anna. Vi skal ha eit medlemsblad som set interessene til medlemene i alle faglege spørsmål på dagsorden, i og utanfor Norsk Bibliotekforening. Bladet skal inspirere til breidd og engasjement i fagleg debatt og setje søkjelys på bibliotekpolitikk og biblioteka si rolle i samfunnet. Vi skal ha aktiv dialog på sosiale media, nettsider (både sentralt og for lokalavdelingar og spesialgrupper), Biblioteknorge-e-postlista og andre nettkanalar. Vi skal leggje opp til utstrakt flyt og deling. 13

8 Mønstervedtekter Disse mønstervedtektene er utarbeidet i henhold til Norsk Bibliotekforenings vedtekter. Mønstervedtektene er vedtatt av hovedstyret 10. juni Om Norsk Bibliotekforening For lokalavdelinger 1 Formål Norsk Bibliotekforening avd. skal virke i samsvar med Norsk Bibliotekforenings vedtekter, prinsipprogram og handlingsplan. 2 Medlemskap Alle medlemmer av Norsk Bibliotekforening er automatisk medlem i sin regionale avdeling. Alle medlemmer som har betalt kontingent for inneværende år har stemmerett. Hvert medlem har én stemme, og kan ikke stemme ved forfall. Institusjoner avgir stemme ved fullmakt. 3 Årsmøte Årsmøte avholdes hvert år på tid og sted som fastsettes av styret. Årsmøtet skal kunngjøres med minst 1 måneds varsel. Saker som skal behandles må sendes styreleder innen 3 uker før årsmøtet. Innkalling og saksliste skal sendes alle medlemmer senest 1 uke før møtet. Årsmøtet behandler årsmelding, revidert regnskap, handlingsplan for kommende periode, budsjettforslag og innkomne forslag. Årsmøtet velger leder, styremedlemmer, revisorer og valgkomité. Beslutninger treffes med alminnelig flertall. 4 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret med minst 2 ukers varsel. Det skal innkalles til ekstraordinært årsmøte hvis minst 1/3 av medlemmene krever det. 5 Styret Lokalavdelingen ledes av et styre med 4-10 styremedlemmer og varamedlemmer. Styret konstituerer seg selv. 6 Regnskap Regnskapet følger årsmøteperioden. Regnskapet revideres av 2 revisorer valgt av årsmøtet. 7 Vedtektsendringer Årsmøtet kan stemme over endringer i disse vedtektene. Vedtektsendringer vedtas med 2/3 av de avgitte stemmer. For spesialgrupper 1 Formål Norsk Bibliotekforenings spesialgruppe for skal arbeide for. Spesialgruppen skal virke i samsvar med Norsk Bibliotekforenings vedtekter. 2 Medlemskap Alle medlemmer i Norsk Bibliotekforening kan bli medlemmer i spesialgruppen. Alle medlemmer som har betalt kontingent til Norsk Bibliotekforening og spesialgruppen for inneværende år har stemmerett. Hvert medlem har én stemme og kan ikke stemme ved forfall. Institusjoner kan avgi stemme ved fullmakt. 3 Kontingent Kontingenten fastsettes av årsmøtet. 4 Årsmøte Årsmøte avholdes hvert år på tid og sted som fastsettes av styret. Årsmøtet skal kunngjøres med minst 1 måneds varsel. Saker som skal behandles må sendes styreleder innen 3 uker før årsmøtet. Innkalling og saksliste skal sendes alle medlemmer senest 1 uke før møtet. Årsmøtet behandler årsmelding, revidert regnskap, handlingsplan for kommende periode, budsjettforslag og innkomne forslag. Årsmøtet velger leder, styremedlemmer, revisorer og valgkomité. Beslutninger treffes med alminnelig flertall. 5 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret med minst 4 ukers varsel. Det skal innkalles til ekstraordinært årsmøte hvis minst 1/3 av medlemmene krever det. 6 Styret Spesialgruppen ledes av et styre med 4-10 medlemmer og varamedlemmer. Medlemmene velges for 2 år av gangen. Styret konstituerer seg selv. 7 Regnskap Regnskapet følger årsmøteperioden. Regnskapet revideres av 2 revisorer valgt av årsmøtet. 8 Vedtektsendringer Årsmøtet kan stemme over endringer i disse vedtektene. Vedtektsendringer vedtas med 2/3 av de avgitte stemmer. 15

9 16 Din plass i organisasjonen What s, in it for me? Styrets arbeid Norsk Bibliotekforening skal engasjere seg i alle slags bibliotekspørsmål. Vi er derfor helt avhengige av dyktige tillitsvalgte som jobber med biblioteksaken. Påvirkning I et NBF-styre får du mulighet til å påvirke i en sak du er opptatt av nemlig biblioteksaken! Budsjett skal stadig vedtas, og biblioteket trenger fornuftige forkjempere. Det er selvfølgelig fullt mulig å engasjere seg i utenom Norsk Bibliotekforening. Men hos oss får du mulighet til å uttale deg med større tyngde. Større frihet Er du ansatt i et bibliotek skal du følge tjenestevei og kan ikke uten videre uttale deg i media. I et NBF-styre har du en annen rolle, og kan gå direkte til politikere eller media. Dette er helt vanlig. Sannsynligvis kan du uttale deg mye friere enn du tror! Demokratiet er avhengig av at informasjon blir gjort kjent, og det kan du bidra til. Norsk Bibliotekforening arbeider for biblioteket og bibliotekets brukere. Ikke vær redd for å uttale deg om det du brenner for. Hvis du er usikker på det du sier, kan du alltid be om å få litt tid til å summe deg. Husk alltid at du har mange i ryggen for det du sier. Mange hjelpere Sekretariatet gir deg råd og informasjon. På våre nettsider, Facebook, Bibliotekforum får du nyttig informasjon. Kurs og møter for tillitsvalgte er de viktigste kildene til faglig oppdatering og trening for rollen. Et godt styre bør ha flere aktive medlemmer for at ikke én ildsjel skal jobbe for mye og bli utbrent. Det er også viktig at kunnskap og kompetanse spres, slik at avdelingen eller gruppen ikke er avhengig av én person. Vår erfaring er at aktivitet genererer mer aktivitet, og at det å melde seg som tillitsvalgt skaper ringvirkninger. Du er demokratisk valgt av medlemmene i Norsk Bibliotekforening, og skal hevde deres interesser i mange saker. Det kan bety at du må hevde standpunkter som ikke nødvendigvis passer det enkelte medlem. Tilbakemelding til medlemmene er derfor svært viktig. Utviklende Som vår tillitsvalgt skal du få muligheten til å utvikle deg selv. Organisasjonskursene og kontaktmøtene er forbeholdt deg i et NBF-styre. Vi jobber for at det skal være meningsfullt for deg å engasjere deg. Norsk Bibliotekforening tilbyr et faglig og sosialt nettverk. At det er hyggelig på styremøter betyr ikke at man kaster bort tiden - faktisk kan det bety at man får utrettet mer og skaper en god kultur for å fremme forslag og få gjennomført saker. Sjekkliste for valgkomiteen Skaff oversikt over hva du spør kandidatene om. Spør leder og medlemmer i nåværende styre om hva vervet går ut på. Les disse sidene i Bibliospettboka om vervet. Spør hvis du er usikker. Spør styret hvilke egenskaper de ønsker seg av nye styremedlemmer. Et styre skal være bredt sammensatt. Få innspill på mulige kandidater fra medlemmer og styre Spør kandidater utenfor biblioteket: Lærere, politikere, forfattere, studenter, brukere etc. Kontakt kandidatene i god tid - noen uker før valget er ofte riktig tidspunkt. Noter hvem dere har spurt, og hvorfor de ev. takket nei. Det er nyttig for neste års valgkomité. Dere er viktige! Styret er den daglige ledelsen i lokalavdelingen eller spesialgruppen. Dere skal jobbe med bibliotekpolitikk. Hvordan dere gjør det, er opp til dere selv. Hva jobber styret med? Styret skal jobbe i tråd med handlingsplan og vedtekter lokalt og sentralt. Det viktigste for styret er å skape aktivitet. Det er opp til hvert enkelt styre å gjennomføre dette på en hensiktsmessig måte. Mye av styrearbeidet handler om mediakontakt, politisk arbeid og arrangementer. Et aktivt styre sørger for at biblioteksaken blir synlig i samfunnet. Det enkelte styre trenger ikke jobbe alene. Sekretariatet hjelper gjerne til, og det kan ofte være hensiktsmessig å samarbeide med fylkesbiblioteket, andre foreninger eller enkeltpersoner. Styrearbeidet skal gjenspeile en helhetlig organisasjon, og det er derfor viktig at styret samarbeider godt. Planlegging Dere bør finne arbeidsformer som passer deres styre. Finn en måte å kommunisere på som gjør at alle kan følge med. Skriv korte referater fra alle møter hvor det kommer tydelig frem hva som skal følges opp, og hvem som skal gjøre det. Ikke kast bort styrets tid på formalia og byråkrati. Noen styrer møtes mange ganger i året, andre knapt til årsmøte. Dere kan gjerne bruke Norsk Bibliotekforenings telefonmøte-løsning for å spare reisevei. Vi har telefonkonferanse-avtale med Telenor. Via vårt system koster det rundt 600 kroner for en times styremøte med fem deltakere. Mye arbeid kan tas på e-post, og kanskje kan det være effektivt å finne en løsning for å samarbeide på nett med dokumenter. Skype, Google Docs, BaseCamp og andre nettløsninger kan også anbefales. Det kan være lurt å lage en møteplan for hvert semester. Leder skal sørge for at alle styremedlemmene får informasjon som trengs til møter. Ansvar som tillitsvalgt Aktiviteten i en avdeling eller spesialgruppe er helt avhengig av styrets arbeid. Som styremedlem skal du prioritere styremøter. Vær med å planlegge møtene, slik at du unngår kollisjoner, og ha respekt for at andre prioriterer tiden sin til dette. Du bør også bidra til og stille opp på aktiviteter som styret arrangerer. I styret fordeles oppgavene slik at alle får arbeid etter hva de har tid og lyst til. Dette er særlig viktig for at ikke leder og sekretær blir sittende med for mye jobb. Ikke vær redde for å be om hjelp fra medlemmene i saker der de kan hjelpe til med planlegging eller gjennomføring. 17

10 18 Din plass i organisasjonen Hold deg oppdatert De fleste styrer sender mye e-post. Les og besvar e- postkommunikasjon slik at dere kan arbeide effektivt. Sørg for å få med deg informasjonen som sendes på e-postlisten for tillitsvalgte (nobibl). Årsmøtet og styret skal fange opp hva medlemmene er opptatt av. Prøv å få med deg hvilke temaer som diskuteres på møter, i blader, e-postlisten Biblioteknorge, nettsider etc. Informasjon Tenk over hvordan dere vil informere om styrets arbeid. Det er ingenting så trist som et hardtarbeidende styre som ingen legger merke til. Sosiale medier og nettsider kan være enkle måter å vise frem aktivitet på. Hvis dere har styremøte på et bibliotek bør dere hilse på de som jobber der. Referater fra styremøter skal gjøres tilgjengelige for medlemmer, gjerne på nettsidene. Send gjerne referater til sekretariatet også, slik at vi kan følge med. Hvis styret har saker de ønsker skal tas opp i hovedstyret, må disse sendes direkte. Send inn årsberetningen til NBF sentralt. Slik holder vi kontakt med dere. I beretningen til landsmøtet annethvert år skal styrene skrive om sin aktivitet. Heia dere! Husk at det skal være givende å sitte i styret. Det er lov å sette av penger til en styremiddag og kompensere for lang kjørevei. Vi stoler på at våre tillitsvalgte og årsmøtene har sunne og fornuftige budsjett! Økonomi Tilskudd fra NBF sentralt Norsk Bibliotekforening gir grunntilskudd og aktivitetstilskudd til styrene i lokalavdelinger og spesialgrupper. Grunntilskuddet utbetales automatisk når styret er aktivt. Hvert år kan dere søke om aktivitetstilskudd for det dere planlegger. Lederen får e-post om dette, og skjemaet for å søke finner du på nettsidene. Når du søker skal du beskrive aktivitetene og målgruppe, og legge ved budsjett for året. Søknadsfristen er vanligvis i slutten av februar. Tilskuddet gis innenfor budsjettrammene som landsmøtet har vedtatt. Andre tilskudd Det kan være vanskelig å få direkte tilskudd fra andre organer, men hvis man samarbeider om arrangement er det naturlig å dele utgiftene. Presenter gjerne ideer og ta initiativ til samarbeid for eksempel med fylkesbibliotek, andre bibliotek, Bibliotekarforbundet eller Fritt Ord. På faglige møter kan dere ha deltakeravgift som finansierer arrangementet. Medlemmer skal ha lavere avgift enn ikke-medlemmer. Kontingent Lokalavdelingene krever ikke inn kontingent selv. Spesialgruppene fastsetter selv sin kontingent på årsmøtene. Du som er kasserer i en spesialgruppe kan få hjelp av sekretariatet i forbindelse med kontingenten. Arbeidsfordeling i styret Styret består vanligvis av leder, fire styremedlemmer og fire varamedlemmer. Styret konstituerer seg (fordeler roller) på første styremøte etter årsmøtet. Dere kan selv bestemme oppgavefordeling. Her er et forslag til arbeidsfordeling. Lederen Sørger for innkalling, saksliste og saksdokumenter til styremøtene Har tilgang til medlemssystemet med kontaktinformasjon til alle i sin avdeling eller gruppe. Spør økonomiansvarlig i sekretariatet om tilgang. Ansvarlig for kontakt med sekretariatet Leder styremøter, medlemsmøter og årsmøter Skriver årsberetning sammen med sekretæren Utarbeider budsjettforslag til årsmøtet sammen med kasserer Presenterer budsjettforslag og regnskap på årsmøte Kassereren Fører regnskap. Spør gjerne økonomiansvarlig i sekretariatet om hjelp Har ansvar for kassen Sørger for utbetalinger Står for innkreving av deltakeravgift ved kurs og seminarer Søker sammen med lederen om utbetaling av aktivitetstilskudd Utarbeider budsjettforslag til årsmøtet sammen med leder Søker om tilskudd I spesialgrupper: Informerer sekretariatet om endringer i medlemsmassen (innmeldinger og utmeldinger) Sekretæren Skriver referat fra styremøter Sørger for at alle i styret er medlem av e-postlisten for tillitsvalgte (nobibl) Melder fra om ny styresammensetning til sekretariatet Sørger for å sende ut referat Skriver årsberetning sammen med lederen Sørger for at søknadsfrister blir overholdt Informasjonsansvarlig Sørger for at nettsiden er oppdatert (kontaktinformasjon er spesielt viktig) Følger opp informasjonskampanjer sentralt som er relevante Har plan for Facebook og andre sosiale medier slik at styret vet hva som forventes Kontakter relevant media i saker Styremedlemmene Også styremedlemmer uten bestemte verv er ansvarlige for det styret gjør. Du bør følge med på hva resten av styret gjør, og ta på deg ansvar og oppgaver innenfor temaer, eller i forbindelse med prosjekter og arrangementer. Varamedlemmene Varamedlemmer skal holdes løpende orientert med referater og innkalles ved forfall. 19

11 20 Årshjul og aktiviteter November Send bekreftelser på aktivitetstilskudd før nyttår Planlegg julemøter og aktiviteter på nyåret Desember Ofte siste frist for høring på kommunebudsjettet neste år Sett i gang valgkomité for nytt styre Gi innspill til NBFs pris (annethvert år) Januar Utdeling av Årets bibliotek Før landsmøtet i Norsk Bibliotekforening: Send rapport fra ditt styre til beretningen. Februar Søk om aktivitetstilskudd Har dere årsmøte snart? Skriv årsberetning, lag budsjett og regnskap før årsmøtet. Mars Hvert annet år: Det norske bibliotekmøte. I forbindelse med dette avholdet Norsk Bibliotekforenings landsmøte. NBFs pris deles ut Det norske bibliotekmøte Annethvert år arrangerer Norsk Bibliotekforening Det norske bibliotekmøte. I 2014 var møtet i Trondheim. I 2016 arrangerer vi Det 75. norske bibliotekmøte i Tromsø. Bibliotekmøtet samler aktører fra hele bransjen. Som det største faglige arrangementet for bibliotekansatte er det mange som prioriterer å delta. 21 Din plass i organisasjonen Oktober Statsbudsjettet legges frem. Kontaktmøtet for tillitsvalgte Etter valg: Kontakt nye kommunepolitikere og andre og ønske dem velkommen med informasjon om NBF September Neste års budsjett legges frem. Se etter endringer, og be medlemmer om tilbakemelding. Si fra sentralt hvis det er endringer vi skal reagere på. SMH-dagene Kontaktmøtet Møtestedet for hovedstyre og representanter for lokalavdelinger, spesialgrupper, utvalg og NFF. Kontaktmøtet pleier å være i nærheten av Oslo. August Begynn å jobbe med innspill til neste års budsjett IFLA-konferansen Skolestartaksjon Foreslå Årets bibliotek Juli Sjekk at info på nettsider er oppdatert 1 gang i året Juni Sommermøte for medlemmene April Gi innspill til partiprogrammene før kommune- og stortingsvalg Meld endringer i styret til NBF sentralt og på nettsider Mai Organisasjonskurs EBLIDA-konferansen (den europeiske bibliotekorganisasjonen)

12 Verve medlemmer 22 Organisasjonsbygging Å verve medlemmer kan føles som et evig mas. Men vi trenger medlemmer i Norsk Bibliotekforening for å være sterke i bibliotekpolitikken. Vi er en interesseorganisasjon som er avhengig av medlemsmassen for å fungere. Flere medlemmer gagner deg, fordi du får større nettverk og bedre økonomi til å drive NBF-politikk. Antall medlemmer er et kraftig argument overfor politikere. Det viser at velgere bryr seg om dette temaet. Vi vil gjerne at du verver medlemmer. Personlig kontakt er mest effektivt for å forklare hva vi holder på med og engasjere. Vi ønsker oss selvfølgelig gjerne aktive medlemmer som er med på alt - men vi trenger også medlemmer som mottar Bibliotekforum og dermed er oppdatert på bibliotekpolitikk. Du trenger ikke å ha bibliotek som eneste kampsak for å være medlem hos oss! Hvem skal du verve? De fleste medlemmene i Norsk Bibliotekforening jobber i bibliotek, og det er derfor et naturlig sted å begynne. Sørg for å bli informert om nyansettelser i ditt bibliotek eller filialer i nærheten av deg. Mange lokalpolitikere er opptatt av bibliotek, og et medlemsskap i NBF er noe de kanskje ikke har tenkt på. Aktive bibliotekbrukere, studenter, pensjonerte bibliotekansatte, forfattere, journalister, lærere og rektorer er også medlemmer. Utenfor biblioteket er vi ikke alltid like kjent, og det er derfor viktig å kunne forklare hva organisasjonen står for og jobber med. Hva sier jeg til dem? Mange er blir overrasket over at alle kan være medlemmer i Norsk Bibliotekforening. Fortell at NBF er for deg som liker bibliotek. Det er det eneste opptakskravet. Vi er ikke en fagforening. Norsk Bibliotekforening har de siste årene sørget for at bibliotekfilialer blir reddet, at åpningstider ikke er blitt redusert og presset på for e-bøker i biblioteket. Dette kommer brukerne til gode. Det er få som ikke er enige i disse kampsakene. Se an den du snakker med og fortell om hva Norsk Bibliotekforening arbeider for på ulike fagfelt. Gjennomførte kampanjer og arrangementer er gode argumenter for å bli medlem, og lar andre forstå hva Norsk Bibliotekforening jobber med. Vær gjerne konkret på hva du selv har vært med på det siste året. Fortell om dine egne erfaringer, og ikke vær redd for å være ærlig. At du forteller om dine opplevelser - både positive og negative - vil ha langt større betydning enn en misjonerende reklameplakat. Hva skal jeg gi dem? Det er alltid fint å ha noe håndfast når du skal presentere noe for nye personer. Alle lokalavdelinger og spesialgrupper har NBF-rollups som kan brukes på arrangementer. Ta med brosjyrer. Spør sekretariatet om materiale du kan dele ut. Ha klar datoer for det neste arrangementet i din spesialgruppe eller lokalavdeling, og inviter personen med hvis det er åpent for alle. Lag gjerne små brosjyrer om slike arrangementer. Medlemsfordeler Stipender Personlige medlemmer kan søke om stipend. Flere lokalavdelinger og spesialgrupper har stipend - følg med der du er medlem! Hvert år lyser vi ut Norsk Bibliotekforenings faglige stipend. Hovedstyret utnevner stipendkomité som innstiller mottakere. Det er hovedstyret som godkjenner tildelingen. Da har vi følgende retningslinjer: 1. Søkere må være personlig medlem av NBF. 2. Formålet skal være å utvikle faglig kompetanse fortrinnsvis i samsvar med NBFs virkeplan. 3. Stipend skal bare tildeles enkeltpersoner. 4. Søknaden må redegjøre for faglig aktivitet og budsjett. 5. Søkere må oppgi eventuelle andre instanser det søkes om støtte fra, samt beløp. 6. Søkere kan ikke søke om midler til avsluttede tiltak eller aktiviteter. 7. Stipendmottakere forplikter seg til å avlevere skriftlig rapport til NBF når aktiviteten/tiltaket avsluttes. Meld deg inn på norskbibliotekforening.no/ bli-medlem Billigere bøker Personlig medlemmer i Norsk Bibliotekforening får 15 prosent rabatt på veiledende pris hos nettbokhandelen Bokkilden.no. Personlige medlemmer får også kjøpe bøker hos Norli i Universitetsgata i Oslo med inntil 25 % rabatt. Ordningen gjelder flere forlag, men ikke pensumlitteratur for andre studier enn bibliotek- og informasjonsvitenskap. Rabatt på Dagsavisen Som personlig medlem i Norsk Bibliotekforening får du 25 % rabatt på abonnement på Dagsavisen. Dette gjelder både vanlig abonnement og helgeabonnement, og 25 % gjelder uansett hvor du bor i landet. Rimeligere deltageravgift Medlemmer i Norsk Bibliotekforening får rabatter på Bibliotekmøtet og andre seminarer, kurs og arrangementer i regi av Norsk Bibliotekforening. Bibliotekforum Alle medlemmer får fritt tilsendt Bibliotekforum. 23

13 Sjekkliste for arrangementer 24 Organisasjonsbygging Forarbeid 1. Faglig planlegging Et godt arrangement starter med en god idé Bestem hva som er målet for arrangementet, og hvilken målgruppe du ønsker å nå. Tenk på hva de er interesserte i, og bestem innholf ut fra det. Be gjerne om innspill fra medlemmer og andre på temaer og organisering av kurs. 2. Økonomisk planlegging Lag et foreløpig budsjett Selv om det er usikkerhet bør du lage et budsjett med inntekter og utgifter. Lag marginer på hvor mange deltakere du trenger. Bestem deltakeravgift. NBF-medlemmer skal betale mindre enn ikke-medlemmer. Husk penger til honorering av forelesere, blomster og reisegodtgjørelse. 3. Praktisk planlegging Velg sted, forelesere og tidspunkter Sannsynligvis får du ikke drømmekombinasjonen av disse. Sørg for å prioritere det som er viktig for deg. Bestem tidlig når arrangementet skal begynne og slutte. Sjekk avreise- og ankomsttider for offentlig transport. Mange vil komme med tog eller buss, og prøv å unngå unødvendig ventetid - eller i verste fall at deltakerne forsvinner ut når det er en halvtime igjen. 4. Bestille lokale Forhåndsbestilling og avklaring Ta tidlig kontakt med aktuelle steder og hør om de har ledig på tidspunktet du planlegger. Ofte er det lett å avbestille innen rimelig tid. Sørg for en god avtale som ikke gir deg skjulte kostnader. Det tekniske bør avklares på forhånd, slik at du vet hva du må ta med og hva lokalet stiller med. 5. Kontakte og bestille foredragsholdere Gjør klare avtaler Prøv så tidlig som mulig å avklare lengde på innlegg, tema og lignende. Vær også tydelig allerede ved første kontakt om økonomiske betingelser. Tips: Bruk Norsk Forfattersentrums takster for foredragsholdere. Avklar med foredragsholdere hva de trenger av prosjektor, lydanlegg og annet. Tenk gjennom løsninger hvis noe skulle skjære seg. 6. Lag program Tidlig klargjøring av innhold Jo tidligere du har klar en programskisse, desto bedre. Endringer i programposter kan fint føyes til senere. Du kan gjerne dele et halvferdig program med deltagerne, så lenge du sier fra at det ikke er ferdig ennå. Lag en oversikt over tidspunkter, steder og pauser. Husk at de færreste kursdeltakere klager hvis de får 10 minutter ekstra pause. 7. Send invitasjon Inspirerende og opplysende Invitasjonen skal gjøre at folk får lyst til å delta, og tydelig fortelle om hvordan man kan melde seg på. På de nye nettsidene kan du lage påmeldingsskjemaer. Ta kontakt hvis du trenger hjelp med disse. Send den ut til alle aktuelle deltakere. Bruk gjerne e- post, Facebook, brev og andre kanaler tilgjengelig. 8. Etter påmeldingen Oversikt og tilbakemelding Skriv deltakerliste med telefonnummer og e- postadresse Bekreft påmelding for deltakerne og sørg for at de har informasjonen de trenger Gi beskjed til møtelokalet og forelesere om antall påmeldte, allergier og annen relevant informasjon om deltagerne. 9. Pressearbeid Spre ordet på mange måter All informasjon om arrangementet skal være lett søkbar på avdelingens/gruppens nettside, og ev. Facebook-side. Send en kortfattet pressemelding om det som skal skje til alle (ALLE!) som kan tenke seg å være interessert. Inviter pressekontakter og sørg for at de har den informasjonen de trenger for å kontakte foredragsholdere og skrive gode saker. Gjennomføring 1. Ankomst Snakk med de ansvarlige på møtelokalet Ta imot deltakerne Gjør klar møterom (vannglass, teknisk) Snakk med pressen 2. Start av møtet Gi praktiske opplysninger (hvem som arrangerer dette, rømningsveier, wifi, hashtagg etc) Fortell gjerne kort om programmet, med særlig vekt på pauser og avslutningstidspunkt. Hvis varigheten er mer enn noen timer er det fint Etterarbeid å la deltakerne bli litt kjent Du er ikke ferdig ennå Gå gjennom evaluering og takk medvirkende Økonomi: Oppgjør med lokalet, krev inn deltakeravgift, betal andre utgifter, lag regnskap Samle papirer (brev, søknader etc.) slik at det blir lett å finne igjen til senere arrangementer. Skriv saker fra arrangementet til Bibliotekforum, lokalmedia, aktuelle politikere, NBF sentralt og andre som er interesserte. Skriv om det på blogg, Facebook eller andre sosiale medier. 25

14 Arrangere årsmøte 26 Organisasjonsbygging På årsmøtet skal du sørge for at medlemmene blir informert om og engasjert i arbeidet dere gjør. Årsmøtet legger rammene for arbeidet det kommende året, og du som sitter i styret er tjent med at årsmøtet vet hva de holder på med. Årsmøtet er den høyeste myndigheten i avdelinger og spesialgrupper. Noen spesialgrupper har årsmøte annethvert år, men de fleste har årsmøte årlig, gjerne i første kvartal. Styret bestemmer tid og sted. Årsmøtet er av natur ganske formelt. Det er derfor viktig at styret gjør det dere kan for at det blir så interessant som mulig. Det viktigste er selvfølgelig gode saker. Noen knep for årsmøtet Legg årsmøtet til et arrangement der medlemmer uansett er til stede Lag arrangementer (seminarer eller middager) i tilknytning til årsmøte Informer godt om sakene som blir diskutert Hold dere innenfor tidsrammene Ikke gi folk følelsen av at de blir sjanghaiet inn i styret om de møter opp på årsmøtet Anledning til reklame I forbindelse med årsmøtet sendes det ut innkalling og mange sakspapirer. Dette legger du selvfølgelig også ut på nettsidene. For mange medlemmer er dette noe av den viktigste informasjonen de får. Kommunikasjonen vår skal være planlagt, åpen og overalt. Dette gjelder også informasjon om et årsmøte. Ved at årsmøtepapirer sendes ut i god tid og er tydelige på sakene som skal behandles, får medlemmene mulighet til å forberede seg. Innkalling til årsmøte Du bør sende innkallingen til årsmøtet minst 1 måned i forkant. Innkallingen skal inneholde tid og sted for årsmøtet, foreløpig dagsorden og frist for å sende inn saker. Du kan sende innkallingen på e-post. I tillegg legger du den ut på nettsider, i sosiale medier, kunngjør den på Biblioteknorge-epostlisten og andre steder der medlemmene dine er å treffe. Sakspapirer bør sendes til medlemmene minst to uker før møtet. Det er spesielt viktig hvis det er meldt inn nye saker etter innkallingen. Foreløpig dagsorden, saksliste Styret sender ut en foreløpig dagsorden sammen med innkallingen. Den kan se slik ut: 1. Åpning og konstituering 2. Godkjenning av innkalling og dagsorden 3. Styrets beretning 4. Revidert regnskap 5. Virkeplan/handlingsplan 6. Budsjettforslag 7. Innkomne forslag 8. Valg Det er ingen Eventuelt-post på et årsmøte, fordi alle saker skal være meldt inn på forhånd. På endelig dagsorden skriver du ikke Innkomne saker, men fører opp de sakene som ev. er meldt inn. Hvis noen har foreslått saker som får betydning for økonomien bør de behandles før budsjettet. Hvis innkomne saker får betydning for virkeplanen bør dere diskutere dem før dere vedtar virkeplan. Årsmeldingen/beretningen skal tas til orientering. Det er styret som er avsender for beretningen. Medlemmene kan stille spørsmål som referatføres, men selve beretningen skal ikke endres. Regnskapet gjennomgås av leder. Vær oppmerksom på at endringer i virkeplanen kan få betydning for budsjettet. Budsjettforslaget må kanskje revideres på grunn av nye punkter i virkeplanen. Valg skal være siste punkt på dagsorden, slik at de som stiller til valg er klar over hvilke arbeidsoppgaver årsmøtet pålegger styret i kommende periode. Forslag på leder, styremedlemmer, varamedlemmer og revisor(er) legges frem av valgkomiteen. Forslag på ny valgkomite legges ofte frem av styret. Åpning av møtet Møtet åpnes med spørsmål om noen har innvending mot innkalling og dagsorden. Hvis ingen har innvendinger, erklæres møtet for satt. Hvis derimot noen mener innkallingen kom for sent, eller dagsorden ikke er riktig, må det stemmes over om årsmøtet likevel kan gjennomføres og erklæres lovlig. Når møtet er lovlig satt velges møteleder og referent(er). Man kan også velge tellekorps og redaksjonsutvalg hvis det er nødvendig. Tellekorpset teller ved votering, og redaksjonsutvalget skal hjelpe til med å redigere innkomne forslag eller uttalelser fra årsmøtet. Styre debatten Det kan - og bør! - bli diskusjoner på et årsmøte. Sørg for å velge en møteleder som kjenner problemstillingene og tør å si fra at noen har snakket for lenge. Møteleder bestemmer hvor lang tid hver sak skal ta, og sier fra når hun setter strek. Når møteleder har satt strek, skal hun lese opp talelisten. De fleste årsmøtedeltagere vil sette pris på en streng debattleder som heller avbryter dem enn lar dem sitte utover oppsatt tid. De færreste årsmøter i Norsk Bibliotekforening har skriftlige voteringer. Når debatten er over spør møteleder om forslaget er godkjent/tatt til etterretning. Det vanligste er at salen får noen sekunder til ev. å protestere, før forslaget vedtas ved akklamasjon (at man klapper). Vanligvis har vi åpen votering på våre landsmøter. Da sier møteleder for eksempel «De som stemmer for forslaget forholder seg rolig. De som stemmer mot rekker opp hånden. Det stemmes.» Alle forslag, unntatt forslag om vedtektsendring, avgjøres med alminnelig flertall. På landsmøtet har vi alltid stemmesedler klare hvis noen krever skriftlig votering. Ved skriftlig valg er det viktig at møteleder sier tydelig hva som skal stå på stemmesedlene. Hvis det er flere forslag til en sak må disse stemmes over før hovedforslaget vedtas. 27

15 28 Spre informasjon Lage kommunikasjonsplan Å lage en kommunikasjonsplan gjør det lettere å prioritere, samarbeide i styret og involvere samarbeidspartnere. Du oppnår sannsynligvis mer med litt planlegging enn hvis alt skal tas på sparket. Ta utgangspunkt i virkeplan og kommunikasjonsstrategi når du planlegger informasjonsarbeid. Her er en kjapp guide til planleggingen. 1. Hva er målet? Du bør alltid tenke over hvorfor du gjør noe. Jo mer konkret og håndfast dette er, desto lettere er det å vinne en sak. Uten klare mål er det vanskelig å si om en kampanje har vært vellykket. Klare mål gjør det også enklere å engasjere andre. Er det påvirkning i en bestemt politisk sak? Er det medlemsverving? Er det å bygge opinion på lang sikt? Konkretiser så mye som mulig: 20 % økt mediebudsjett, 8 nye medlemmer, neste år ringer avisen oss først. 2. Hva er hovedbudskapet? Hovedbudskapet bør være én setning som er lett å huske. Det kan formidles på mange ulike måter. Prøv å ha et hovedbudskap som gjør at de som hører det kan gjøre noe med saken. Hovedbudskapet skal alltid være enkelt formulert selv om det er en vanskelig sak. 3. Hvem snakker du med? Du bør skille ut en eller flere målgrupper for kampanjen din. Det betyr ikke at ikke andre skal høre det du har å si. Folk er forskjellige. Husk at målgruppen ikke er deg selv eller de som er helt like deg. Og målgruppen er aldri journalisten, men de som leser avisen. Det er ikke alltid det beste å troppe opp på kontoret til rådmannen med en gang. Det er lurt å starte med de som mener det samme som seg - potensielle samarbeidspartnere. Slik vet du at du kommer i gang med det du skal gjøre, og ikke blir skutt ned på første forsøk. Mulige samarbeidspartnere kan være bibliotekbrukere, venneforeninger, politikere, journalister, kolleger, skoleledelse, lærere, FAU, organisasjoner, studenter, samarbeidspartnere, barn, pensjonister, næringsliv. Husk barna! De bruker biblioteket mye, og kan være effektive for å spre budskapet til foreldre, besteforeldre og lokalavisen. 4. Hva er gjort? Hva har dere gjort i styret tidligere? Hva gjør andre organisasjoner vi kan sammenligne oss med? Hva har NBF sentralt gjort? Sharing is caring! Kruttet må ikke finnes opp hvert år. Lær av feil, både egnes og andres. Samtidig må du huske Pippis motto Det har jag aldrig provat förut; så det klarar jag säkert. Og det er ingenting som er så dødelig for engasjement som Det prøvde det gamle styret for ti år siden, og det ble bare masse arbeid... Vit hva som er gjort tidligere, men ikke la dere begrense av det. 5. Hva er potensialet? Tenk gjennom hvilke styrker og svakheter dere har generelt, og i denne bestemte saken. Med et nytt styre kommer også ny og annerledes erfaring. Bruk de personlige styrkene dere har i styret. Generelt har Norsk Bibliotekforening en styrke i at vi er troverdige og engasjerte. Folk er positive til uttalelser fra deg som er engasjert i en frivillig politisk interesseorganisasjon. Hvis du vet at de tillitsvalgte overhodet ikke har tid til noe så omfattende som dere planlegger, bør dere tenke på det. Kanskje har dere andre styrker enn tid dere kan bruke? 6. Hvordan når du frem? Med utgangspunkt i hovedbudskapet og hvem som skal høre det, bestemmer du hvordan du skal få frem budskapet. Sørg for å gjøre det i tide og på et budsjett du kan håndtere. Informasjonsplanen bør ha noen konkrete mennesker for hvem du skal ha snakket med, leserinnlegg, aviser som skal kontaktes etc. Husk alltid å spørre deg selv Hvorfor er dette den beste måten å snakke til dette publikummet på? Det er i utgangspunktet tre måter å nå frem på: a) Personlig kontakt. Mest effektiv, men tidkrevende. Et brev skrevet fra én avsender til én mottaker har større sjanse for å lykkes enn en upersonlig brosjyre. b) Kontakt med grupper. Brosjyre, snakke i kommunestyret eller delta på møter der man treffer mange. c) Bruke media. Et oppslag i lokalavisen når ut til langt flere enn man selv klarer å ordne. 7. Kommunikasjonsform Les mer om informasjonsarbeid og kommunikasjon i dette kapitlet. Her er en kort oversikt over de kommunikasjonsformene dere kan bruke. Variér gjerne! Pressemelding Nyhetsbrev Spalte i lokalavis el.l. Leserbrev Facebook og andre sosiale medier Nettsider Delta på samarbeidspartneres arrangementer Brosjyrer Lokal-TV og radio Seminarinnlegg Stunt og arrangementer Nyhetspitching 8. Evaluering Samle informasjon om det dere har gjennomført, og hvilket resultat det fikk. Takk alle som hjalp deg underveis. Spre resultatet! Send ut informasjon til andre tillitsvalgte. Send informasjon til NBF sentralt. Skriv om det på nettsidene deres. Trekk det frem ved senere anledninger. Hvis noe ikke gikk som planlagt - prøv å lære av det til neste gang! Bibliospetter er noen hardhauser, og vi lar oss ikke knekke ved første mislykkede kampanje. Vi pusser fjærene og prøver igjen. Biblioteket trenger deg fortsatt! 29

16 30 Spre informasjon Lokalavdelinger og spesialgrupper i Norsk Bibliotekforening bør skrive minst ett leserinnlegg i året for å sette fokus på sin bibliotekpolitikk. Her er tips for å skrive et godt leserinnlegg. 1. Følg debatten Følg med på debatten i din region eller spesialfelt, slik at du vet hva som er blitt sagt allerede. Følg også med i andre debatter der bibliotek kan bli et tema. 2. Ta initiativet! Hvis det ikke er en debatt, kan du koble biblioteksaken på et aktuelt tema. Hovedbudskapet kan være det samme, men inngangsvinklene er ofte mange. 3. Stemmen din er verdifull Som representant for Norsk Bibliotekforening er du verdt å høre på. De færreste kjenner bibliotekpolitikk ut og inn. Selv om du vet dette godt gjør ikke alle andre det. 4. Utnytt dagsaktualitet Et godt leserinnlegg begynner gjerne med I dag... Knytt an til en utredning, stortingsdebatt eller jubileer. Ved å klippe og lime fra nye rapporter har du grunnlaget for et leserinnlegg. Jubileer og markeringer er ofte gode anledninger. Tips for å skrive leserinnlegg 5. Presenter en nyhet Debattredaktøren vil gjerne ha et leserinnlegg de kan lage en sak på. Prøv å finne tall eller informasjon som ikke er kjent fra før. Det betyr ikke at du skal forske selv - men folk flest leser ikke alle bacheloroppgaver som leveres For folk flest Argumenter ut fra allmenn interesse, uten å skjule at du har egeninteresse i saken. Gi gjerne eksempler på hvordan dette påvirker mange. Husk at vi kjemper for bibliotekbrukerne - ikke bare bibliotekarene! 7. Samarbeid Ved å undertegne leserinnlegg sammen med andre fremhever dere allmenninteressen. Finner dere uventede konstellasjoner har dette nyhetsverdi i seg selv. Ulempen er selvfølgelig hvis du må gjøre kompromisser på innholdet. 8. Belys motsetninger Forklar uenigheter på feltet. Prøv å skrive slik at noen vil være himmelropende uenig i det du skriver. Det skaper debatt og oppmerksomhet! 9. Lag en overskrift Ofte lager avisen selv bildetekster og overskrifter, men du øker sjansen din for å komme på trykk med en litt morsom og overraskende overskrift. 10. Bygg resonnementet Lag disposisjon med én mening per avsnitt. Hovedbudskapet skal være rød tråd i hele teksten. 11. Fortsettelse følger Det siste avsnittet bør sammenfatte budskapet, oppmuntre til reaksjon eller stille noen ansvarlig. Avslutt gjerne med et konkret spørsmål til en ansvarlig, navngitt person. 12. Velg riktig arena Ofte er lokalavisen et riktig sted å gå, men ikke vær redd for å tenke større eller annerledes. Send leserinnlegget der debatten allerede går. 13. Ring og sjekk Det er ikke farlig å ringe debattredaksjonen og høre hva de er ute etter, og hvordan du kan redigere noe du har skrevet. 14. Vinkle saken Du kan bruke samme innlegg flere steder, men med regional eller lokal tilknytning. 15. Svar på spørsmål Journalister og andre kan ringe for å spørre om innholdet. Det er en invitasjon til videre debatt - så tenk på hva du vil gjøre med det. Fallgruver Teksten er for lang Flere leser teksten din hvis den er kortere. Ofte vil debattredaktøren si at innlegget er ok, men det må forkortes. Gjør det. Få hjelp hvis du trenger det. Du har ingen inngang Sørg for at det første avsnittet inneholder hovedbudskapet og forklarer hvorfor dette er viktig. Fagspråk En artikkel med fagspråk, forkortelser og vanskelige ord er tung å lese. Be gjerne en utenforstående om å lese teksten og si hvilke ord han ikke forstår. Du vil for mye på en gang Folk har ikke plass i hjernen sin til alt du vet. Hvis du behandler mange saker i ett debattinnlegg svekker du hovedbudskapet. Det øker sannsynligheten for at debattinnlegget avvises. Feil tonefall Du kan gjerne skrive levende og morsomt, men du skal være saklig. Det betyr å være forsiktig med å være nedlatende, personkarakteristikker og ironi. 31

17 Snakke med journalister Bibliospetter liker journalister. Ferdig snakka. 32 Spre informasjon Litt redd for disse journalistene? Frykt ikke, det tar vi tak i nå! Når media vil snakke med deg, er det fordi det er du som er eksperten. Du blir intervjuet fordi du har en interessant historie å fortelle. Bruk intervjuet til å fortelle om det du bryr deg om. Vi trenger mange bibliospetter som hjelper journalistene. Å Vær tydelig få på hvem innpass du er, og hvem du representerer. Sørg for at navnet ditt sies riktig eller trykkes riktig. Legge frem nyheter Det viktigste kriteriet for å komme i media er at man har en nyhet. Vi kan lage nyheter. En vanlig måte er å legge frem nye tall som illustrerer behovet for ditt tiltak. Ikke vær redd for å foreslå en dårlig sak. Det er redaktøren som bestemmer hva som er en god sak, ikke du. Ikke stå i veien for deg selv! Ikke vær redd for å si det du tenker på som åpenbart. Vanlige nyhetskriterier er viktighet, nærhet, aktualitet, dramatikk, kjendis og konflikt. Enkeltmennesker/caser Mediene elsker å bruke enkeltmennesker som kan være case på en større sak. Finn bibliotekbrukere som blir berørt av saken din. Flere enn du tror er villige til å forsvare biblioteket sitt i media. Kjenn din journalist Det hjelper alltid å vite hvem i redaksjonene som er opptatt av ditt felt. Ring disse direkte og tips om nyhetssaker, konflikter og begivenheter. Hvem skal du nå? Folk flest leser VG og ser Dagsrevyen, men terskelen for å komme dit er høy. Folk har ofte større tillit til lokal- og regionalaviser. Kanskje er et fagblad rette stedet å gå? Tenk gjennom hvordan du kan formidle Når det du vil si uten du fagspråk snakker og på en interessant måte for folk flest. Du har peiling Du kan nesten alltid mer om temaet enn journalisten. Forklar resonnementene dine slik at han henger med. Ikke vær redd for å stille spørsmål og lansere temaer selv. Journalistens ønske er jo også en god sak. Snakk om det du kan og vet. Gjentagelse er gull Du trenger ikke finne opp et nytt hovedbudskap hver gang du blir intervjuet. Selv om du har hørt det mange ganger før, er det gode sjanser for at publikummet ditt ikke har det. Du kan kanskje ha nye eksempler? Tør et sleivspark! En vanlig felle er at man skal nyansere så mye at ingen utenfor miljøet forstår. En forenkling og kanskje idiotisk sammenstilling kan gi deg kritikk internt i bibliotekmiljøet - men til gjengjeld hører de utenfor biblioteket på deg. Du er bibliospett for bibliotekets brukere, ikke for de bibliotekansatte. Hjelp til Vis journalisten statistikk eller annet bakgrunnsmateriale som gjør det enklere å forstå det du snakker om. Foreslå andre som vet noe om saken. Gi nettadresser som forteller mer om det du sier. Det er lov å ikke vite Det er mye bedre å si Jeg vet ikke enn å gi feil informasjon. Hvis du er usikker på noe, kan du si Jeg er usikker på det, men la meg sjekke og ringe deg tilbake. Journalister blir ikke sure for slike svar. Det gir deg tid til å samle deg, og kanskje finne relevant bakgrunnsinformasjon. Selv om du ikke finner det du mener du trenger, ringer du tilbake og sier at du fortsatt ikke vet. Smil! Uenigheter er bra Du kan få vanskelige spørsmål. Tenk gjennom dette på forhånd. Godta at folk vil være uenige i deg. Svar som best du kan, og prøv å ikke bli sur. Hvis du ikke forstår spørsmålet, ber du om presisering av hva journalisten mener. Tenk deg om før du svarer. Du har mer tid enn du tror. Og det er ikke alltid hva du sier, men hvordan du sier det som teller. Etter intervjuet Følg opp Be om sitatsjekk, og hold kontakten med journalisten. Hvis du er fornøyd med intervjuet på trykk eller får respons: Si det til journalisten! Slik bygger du en god kontakt til neste gang. Hvis du er misfornøyd trenger du ikke si noe. Forberedt på andre vinklinger Media vil ofte sette sin egen dagsorden, og kanskje vinkle historien på en annen måte enn du hadde tenkt. Tenk derfor gjennom ulike scenarier, og spesielt hvordan du skal reagere dersom du mener at fremstillingen av saken i media blir feil. Husk at ofte er du den eneste som reagerer på et gammelt portrettbilde eller upresise formuleringer. Vær din egen bestemor Det er ikke alle forunt å ha en bestemor som stolt tar bilde av tv-en når barnebarnet blir intervjuet. Ta vare på avisen der du er intervjuet og del saken i sosiale medier. Klapp deg selv på skulderen for at du faktisk fikk fokus på denne saken. Hurra! 33

18 34 Spre informasjon Brosjyre og nett Alle lokalavdelinger og spesialgrupper skal sørge for at folk blir informert om arbeidet dere gjør. Start med egne kanaler - nettsider, brosjyrer, Facebook-sider, presentasjoner eller deltakelse på møter. Kontakt med media og informasjon i egne kanaler bør gå hånd i hånd. Brosjyre eller nettet? Målet med at du driver med informasjon kan være mye forskjellig: Verve medlemmer, få politisk gjennomslag i en sak, vise frem styrets arbeid, styrke samarbeidet i ditt område. Tenk gjennom hva du ønsker å oppnå. Spill med åpne kort og bruk så enkelt språk som mulig. Ulike informasjonskanaler har ulike styrker. En brosjyre kan deles ut til mange som ikke selv ville oppsøkt dere. Til gjengjeld koster den litt å trykke, og den kan ikke oppdateres. Facebook og andre sosiale medier kan være morsomme steder å dele daglig stoff, og det er også lav terskel for deling. Bruk gjerne sosiale medier til å lenke til nettsider. Nettsider I 2014 fikk alle lokalavdelinger og spesialgrupper nye nettsider basert på WordPress. Her bør nysgjerrige finne kontaktinformasjon til dere og kort om hva dere jobber for og med. Nettsidene er ment som en ressurs, og ikke et energitappende troll. Fordel informasjonsoppgavene på en slik måte i styret at dere får energi av å fortelle om det dere holder på med. Husk at innspill fra medlemmene oftest er positive. Kanskje får dere mer hjelp ved å skrive om det dere jobber med på nettsidene? Noen tips for nettsiden Sørg for at det er lett å forstå hvorfor og hvordan man melder seg inn. Hvis dere skal ha arrangementer bør dere legge ut nok informasjon til at medlemmer og andre får lyst til å være med. Dere kan lage påmeldingsskjema på nettsiden. Ikke gap over for mye. Det er bedre med minimal informasjon som er oppdatert, enn konstant dårlig samvittighet. Tenk hva en journalist ser etter. Sørg for at pressemeldinger, leserinnlegg, kontaktinformasjon til talsperson og bilder pressen kan bruke er tilgjengelig. Tommelfingerregel: Du skal aldri lage en side der du må oppdatere hver gang du legger ut noe nytt. Vi har automatiske løsninger for det. Unngå startsider/samlesider som oppdateres manuelt. Du kan selv invitere flere som kan redigere nettsiden. Det gjør du under Brukere. Du kan også si fra til organisasjonskonsulenten. Under Utseende og Widgeter ( Småprogram på nynorsk) kan du redigere mye av teksten på forsiden. Prøv deg frem. Du klarer ikke å ødelegge siden uansett. 1. Bruk logo Plasser logoen deres i toppteksten og øverst i e-posten. 2. Tydelig dato Pressemeldinger skal alltid merkes med dato. Under logoen skriver du for eksempel Pressemelding 17. januar Ikke skriv sted. 3. En god overskrift Hovedbudskapet skal stå i en slagkraftig overskrift. Det kan være lurt å skrive den til slutt. 4. Avslør alt med en gang Ingressen er 2-4 linjer som sammenfatter hele nyheten. Tenk at overskrift og ingress skal kunne kopieres direkte som en notis. 5. Én nyhet av gangen Har du to nyheter, har du to pressemeldinger. 15 tips for pressemelding 6. Fork. forbudt Du har ikke lov å skrive NBF, NB eller K-fond. Du skal skrive alle ord ut, og unngå fagord. Få gjerne en utenforstående til å lese. 7. Nyhetssjanger Skriv det viktigste først. Ha kommentarer i sitatform. Angi navn og tittel etter det første sitatet, og bare etternavn senere. 8. Hold det kort Aldri mer enn en A4-side. 9. Lenke til bilder Gi nettadresse der man kan finne bilder på relevante personer og det som er omtalt. Lag gjerne en bildetekst. 10. Kontaktperson Gi telefonnummer og e-postadresse til talspersoner og andre som har informasjon. Sørg for at kontaktpersonene er tilgjengelige når den sendes ut. 11. Selvpresentasjon Skriv noen setninger om Norsk Bibliotekforening og lokalavdelingen/spesialgruppen. Skriv gjerne dette nederst med mindre skriftstørrelse. 12. Eksklusivitet Tilby pressemeldingen først til en bestemt avis. Umiddelbart etter publisering sendes den til alle. 13. Bruk e-post Send pressemeldingen som e- post. Lim inn teksten i e-posten, og legg ev. ved i PDF-format. 14. Legg ut på nettsiden Samtidig som pressemeldingen sendes ut legger du den ut på nettsiden deres. 15. Send til alle Avisene får mange pressemeldinger. Ikke vær redd for å sende ut til for mange. 35

19 36 Politisk aktivitet Lobby for bibliospetter Vår lobbyisme er ikke House of Cards og lyssky affærer. Politikere trenger ny kunnskap, informasjon og gode argumenter. Vi er en politisk interesseorganisasjon som kan hjelpe dem med det. Vi betaler ingen lobbyister for å jobbe med saker de ikke tror på. Vi stoler på bibliospetter som deg. Siden vi har medlemmer over hele landet kan vi være der det skjer i mange ulike saker på en gang. Det er vår styrke. Bare snakk med dem! Finn hvilke politikere som har engasjert seg for bibliotekrelaterte saker. Inviter dem til biblioteket, og la dem få førstehåndserfaring med hvor viktige bibliotekene er i samfunnet. Det å få en invitasjon vil være hyggelig for det aller fleste. Du kan ikke regne med at de egentlig vet alt som foregår på biblioteket. Fortell politikere og andre at du håper at de vil støtte bibliotekene både folkebibliotek, skolebibliotek og fag- og forskningsbibliotek. Fortell positive historier fra eget bibliotek. Vis at bevilgninger og støtte gir levedyktige bibliotek. Mye lobbyvirksomhet kan handle om bare det å alltid snakke om bibliotek som et sted der det skjer mye. Lobbyvirksomhet kan være å havne ved siden av tante Ågot i en konfirmasjon og fortelle henne om utfordringer bibliotek har i dag. Du vet mye om det. Det gjør ikke tante Ågot. Men hvem vet hvilke verv og kontakter tante Ågot har! Vi hjelper deg Som tillitsvalgt skal du følge med på aktuelle politiske spørsmål i ditt spesialområde eller i ditt nærmiljø. Norsk Bibliotekforenings styrke er at vi er mange og har ulikt utgangspunkt. Hovedstyret jobber først og fremst med nasjonale aktører, lokalavdelingene med fylkes- og kommunestyrer, og spesialgruppene og utvalgene med sine fagområder. Ofte kan samarbeid internt gi enda større gjennomslagskraft. NBF sentralt skal legge til rette for at avdelinger og grupper kan drive lobbyvirksomhet. Du kan alltid kontakte sekretariatet og styret hvis du trenger hjelp. Vi lager brosjyrer, infografikk og har stæsj som du kan bruke. Vi kan sende deg det slik at du kan gi det til aktuelle politikere. Vi kan også hjelpe deg med ideer og planer for lobbyvirksomhet. Hva har vært gjort? Spør gjerne nåværende og tidligere tillitsvalgte i Norsk Bibliotekforening om hvordan de har jobbet. De fleste har erfaring med politisk påvirkning i budsjettbehandlinger, og da særlig med leserinnlegg og personlig kontakt med aktuelle politikere. Andre ting du kan tenke på Sende brev til alle politikere i fylket med informasjon om bibliotekstatus Starte eller bli med på Facebook-initiativ og underskriftskampanjer for bibliotek Aktivisme, som å ta med bibliotektralla på Rådhuset Hvordan driver du lobby? Det er mange måter å påvirke politikere på. Lobbyvirksomhet inkluderer smått og stort. Vær kreativ og legg vekt på det du mener er viktigst i kampanjen. Alle skal høre Det er ikke bare ministeren som bestemmer. Forklar saken for alle du møter i politikken. Forklar hva det gjelder for journalistene. Presenter gjerne innvendingene mot din sak også - det er bedre å høre dem fra deg enn opposisjonen. Flere enn du tror kan ta en sak videre i det politiske systemet. Hold kontakten Send regelmessig ny og viktig informasjon til politikere som har vist interesse for saken, både lokalt og sentralt. Informer dem om hva som skjer på bibliotekfeltet, og engasjer dem som meningsfeller. Ikke la de politikerne som du vet støtter saken din gå for lut og kaldt vann. Langsiktig lobbyisme er mye mer lønnsomt enn en tidsbestemt kampanje. Fortell lånerne om det som skjer Du som jobber i bibliotek møter potensielle bibliospetter hver eneste dag. De færreste bibliotekbrukere vet hvilke utfordringer biblioteket har, og i alle fall ikke hvordan de kan være med på å løse problemet. Det er ikke illojalt å fortelle fakta fra budsjettprosesser. Ikke forvent at folk vet dette av seg selv. Og inni er vi like Politikere kan ha ulike utgangspunkt for å komme til den samme konklusjonen. Tilpass argumentasjonen til hvem du snakker med. Slagord som for folk flest og del godene kan brukes når du argumenterer, men husk hvem du snakker med. Hvis styremedlemmene har ulike politisk overbevisning - send sosialisten til venstresiden og liberalisten til høyresiden! Vær på tilbudssiden Hvis politikere eller journalister ber om informasjon gi dem det. Spør gjerne NBF sentralt om hjelp til å fremskaffe tall eller argumenter. Organiser folk Ta initiativet og bli med på Facebook-grupper, underskriftskampanjer på nettet og andre folkelige initiativ. Ikke tenk Nå har folk engasjert seg, da trenger ikke Norsk Bibliotekforening gjøre det. Kontakt folk og spør hva dere kan gjøre. Gi positiv respons Vis takknemlighet når politikere behandler spørsmål dere arbeider med. Det viser at dere engasjerer dere, og er en god anledning for å knytte kontakter. Og alle liker litt skryt! 37

20 38 Politisk aktivitet 1. Samle fakta Du kan gjerne skrive en rapport der du sammenstiller informasjonen om spørsmålet du vil ta tak i. Prøv å få med alle argument som taler for deres forslag. Innled med en kort og enkel sammenfatning. Rapporten trenger ikke være lang. Heller kort og riktig! Den skal være basen for politikerkontakt og leserinnlegg. Skriv så det er forståelig for politikere og journalister. 2. Kartlegg hvem som mener hva Finn ut om Regjeringen har ment noe om saken, har det vært diskutert i Stortinget, hvilke partier støtter saken din. Let først og fremst etter støttespillere og hvem du kan være nyttig for. Ungdomspartier, bibliotekets venner og andre interesseorganisasjoner kan også være interesserte. Samle gjerne støtteuttalelser fra andre organisasjoner. 3. Legg en slagplan Lag en detaljert og kronologisk utformet slagplan. Hva er målsettingene for det du skal si? Hvilke delmål kan du oppnå? Når skal ulike ting skje? Og ikke minst når fattes beslutningen? Det er lurt at én person har hovedansvaret for å svare presse og politikere. Det er naturlig at dette er lederen i styret, men det kan også være en informasjonsansvarlig. Hele styret skal vite hvem som er talsperson. 10 bud for lobbyister 4. Vær konkret Kan du formulere det du vil i 1 setning? Kan du beskrive løsningen på 1 side? Kan du sette en prislapp på det? En del lobbyister er redde for det siste, men det er viktig for å tydeliggjøre hva det er snakk om. Politikere er vant til å forholde seg til penger. Det er bedre at du setter en prislapp, enn at noen andre gjør det. Gi politikeren konkrete spørsmål å forholde seg til. Ikke skriv smørbrødlister med ønsker. 5. Se løsninger Du skal ikke syte eller prøve å kjefte en politiker på plass. Politikeren skal hjelpe deg. Oppfør deg deretter. Det er ikke sikkert at politikeren har samme svar på et problem som deg. Lytt til politikeren og ikke vær redd for å diskutere ulike løsninger. En slik debatt gjør at dere får den beste mulige løsningen - ikke vinnere og tapere. 6. Vær presis og på riktig sted Det er liten vits å klage på et budsjett som allerede er vedtatt. Følg med på når ulike saker behandles, og sørg for å være til stede da, og ikke en uke senere. Hvis du skal løse et problem, er det viktig å vite hvem som kan løse det, enten det er kommunen, fylkeskommunen, departementet eller Stortinget. Finn ut hvem som har ansvaret og presenter ditt løsningsforslag for dem. 7. Vær åpen Fortell alltid hvem du representerer og hva som er målet med kampanjen. Hemmeligholdelse er udemokratisk og kan uansett slå tilbake på deg selv. Du behøver ikke fortelle alle detaljer i kampanjen, men vær åpen på hvem du er og hvorfor du gjør det du gjør. 8. Ikke lyv Hvis du ikke vet svaret på et spørsmål eller ikke har informasjonen foran deg: Lov at du skal finne svaret så snart som mulig og komme tilbake til det innen en viss tid. Du kan vise videre til andre som har informasjonen som trengs. 9. Vær tålmodig Det kan ta lang tid fra påvirkning til handling. Vær forberedt på det. Mange instanser er involvert i en sak, og flere aktører mener noe og har gode forslag. Mange skal overbevises. Vær forberedt på motstand - men ikke gi opp. 10. Vær personlig Du skal selvfølgelig være profesjonell, og huske at du uttaler deg på vegne av Norsk Bibliotekforening. Men det er ingen motsetning til å vise at dette er noe du brenner for selv. Fortell hvorfor du bruker biblioteket, og hvorfor dette er viktig for deg. Bruk hele deg som person, og husk at politikere også er mennesker. Før valget Smi mens jernet er varmt Jo tidligere bibliotekspørsmålet kommer på banen, desto større muligheter har dere for politisk gjennomslag. Se på årshjulet og tenk på hvordan dere kan snike dere inn i valgløftene. Vis hvordan Norsk Bibliotekforening og biblioteket kan hjelpe til å oppfylle valgløfter. Slik gjør du deg relevant for politikerne. Utvid eksisterende saker Hvis du kommer med en helt ny problemstilling før et valg, er det ikke god nok tid til å arbeide med den på. Finn områder (skole, samfunn?) der bibliotek kan være en del av løsningen. Vis at argumentene dine har allmenn interesse. Politikerne jobber ikke for å please Norsk Bibliotekforening, men folk flest. Posisjon og opposisjon Selv om det er Arbeiderpartiet eller Høyre som har flertall i kommunestyret, sitter det flere delegater som ofte er mer åpne for forslag og ideer utenfra. Tenk på hvordan du kan utnytte dette. Spør, lagre og påminn Bruk anledningen til å sette bibliotekpolitikk på kartet, slik at kandidatene tar med seg saken etter valget. Lokalavdelingen i Rogaland spurte høsten 2013 stortingskandidater om sitt fylke om bibliotekspørsmål, og publiserte svarene. Slik fikk de oppmerksomhet rundt spørsmålet, og kan også hente opp igjen disse når det trengs. 39