UNIVERSITETET I OSLO (ORG NR ) XXXXXXXXXXX (ORG NR. XXX XXX XXX)

Transkript

1 UTKAST KONTRAKT M E L L O M UNIVERSITETET I OSLO (ORG NR ) OG XXXXXXXXXXX (ORG NR. XXX XXX XXX) OM LEVERING AV RENHOLD I: SE 09 VIKINGSKIPSHUSET SE 37 OBSERVATORIET SE 38 BESTYRERBOLIGEN SE 42 BISPEGT. 16, SØRENGA AN 10 SOLLERUDSTRANDA AN 24 MAGASINER ØKERN SE 07 FREDRIKSGT. 3 SE 07 BRAKKA FREDRIKSGT. 3 SE 11 ST. OLAVSGT 29 SE 15 KRISTIAN AUGUSTGT. 15A SE 39 CORT ADLERS GATE 30 SE 10 DOMUS NOVA SE 21 ROSENKRANZGT 11 B SE 24 ST. OLAVSGT 23 SE 18 CENTRUM ATHLETICA SE 40 ARBIENSGT. 7 SE 16 UNIVERSITESGATA Mai 2013

2 INNHOLD: DEL I: AVTALEN KONTAKTPERSONER FOR AVTALEN DEL II: AVTALEBETINGELSER 1. DEFINISJONER 2. AVTALEN 3. SAMARBEID 4. KVALITETSKONTROLL / HELSE, MILJØ OG SIKKERHET 5. FREMDRIFT 6. ENDRINGER 7. BETALING 8. OPPSIGELSE / MISLIGHOLD 9. GARANTIER 10. FORCE MAJEURE 11. ANSVAR 12. FORSIKRINGER 13. EIENDOMSRETT / RISIKO / PATENTER 14. KONFIDENSIALITET 15. MINSTELØNN 16. TVISTER DEL III: VEDLEGG Vedlegg 1 Leveransen Vedlegg 2 Tegninger og arbeids- og ansvarsfordeling Vedlegg 3 Frekvenser/rapporter Vedlegg 4 Kvalitetskontrollskjema og driftsinstrukser Vedlegg 5 Priser/tilbudsskjema Vedlegg 6 Leverandørens spesifikasjoner Vedlegg 7 Administrativt Vedlegg 8 Attester Bilag KT Mai 2013 Side 2 av 36

3 DEL I Avtale om levering av renhold til Universitetet i Oslo som oppdragsgiver og XXXXXXXXXXXX som leverandør 1. Kontrakten består av følgende dokumenter: - Avtalen (DEL I) - Avtalebetingelser (DEL II) - Vedlegg og bilag (DEL III) 2. Kontrakten utgjør hele avtalen mellom partene. Ingen endringer gjøres gyldige uten at de er bekreftet skriftlig av begge parter. 3. Avtaleperioden: Avtalen er gyldig fra til og med Universitetet i Oslo kan forlenge avtalen med ytterligere inntil 1 år. Avtalen forlenges automatisk dersom Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling ikke skriftlig har varslet leverandøren 6 måneder før avtalens utløp. Avtalens første 6 måneder ansees som en prøveperiode med 3 måneders oppsigelsesfrist. Denne avtale er utferdiget i to eksemplarer, og partene beholder hvert sitt: Oslo for Universitetet i Oslo Oslo for leverandøren KT Mai 2013 Side 3 av 36

4 KONTAKTPERSONER FOR AVTALEN: Universitetet i Oslo: Teknisk avdeling Besøksadresse: Problemvn. 7, Lucy Smiths hus, 8. et. Postadresse: Postboks 1077 Blindern, 0316 Oslo Telefon: E-post: teknisk-avdeling@admin.uio.no Merkantil representant: Kontaktperson: Seniorrådgiver Kristin Andresen Telefon: E-post: kristin.andresen@admin.uio.no Drifts representant: Kontaktperson: Renholdssjef Eva Karoliussen Telefon: / E-post: eva.karoliussen@admin.uio.no Leverandør: Besøksadresse: Postadresse: Telefon: E-post: Merkantil representant: Kontaktperson:. Telefon:. E-post:. Drifts representant: Kontaktperson:. Telefon:. E-post:. KT Mai 2013 Side 4 av 36

5 DEL II AVTALEBETINGELSER 1. DEFINISJONER UiO og oppdragsgiver betyr: Universitetet i Oslo Leverandøren betyr: Oppdraget, tjenesten, arbeidet eller leveransen betyr leverandørens forpliktelser i henhold til denne avtalen. 2. AVTALEN Avtalen gjelder renhold som spesifisert i vedlegg og bilag. Det er en forutsetning for avtalen at norske lover, forskrifter og sertifiseringsordninger vil bli fulgt av leverandøren. Leverandøren skal oppfylle vilkårene i forskrift nr 408 om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester. Dette innebærer blant annet at Leverandøren skal være godkjent av Arbeidstilsynet. Leverandøren skal til enhver tid kunne fremlegge dokumentasjon på at de er godkjent. Dersom Leverandøren mister sin godkjenning kan oppdragsgiver si opp avtalen med umiddelbar virkning. Eventuelle arbeids- og oppholdstillatelser for utenlandsk personell skal være fremskaffet av leverandøren. Personell som ikke er i besittelse av gyldig arbeids- og oppholdstillatelse kan avvises på leverandørens kostnad. Leverandøren kan ikke benytte underleverandører utover det som er avtalt, uten forutgående skriftlig godkjennelse fra UiO. Underleverandører til daglig renhold aksepteres ikke av UiO. Transport av avtalen eller vesentlig endring av eierforhold, helt eller delvis, skal ikke skje med mindre UiO skriftlig har forhåndsgodkjent slik transport. UiO ønsker å framstå som forbilder på miljø for norsk utdanningssektor, og er bl.a. medlem i "Næring for klima", et klimasamarbeid mellom Oslo Kommune og virksomheter i Osloregionen. Vi er også i prosess med å vurdere systemer for energi- og miljøledelse, og forventer at våre leverandører har minst like høyt fokus på dette. Følgende dokumenter inngår i avtalen: - Avtalen (DEL I) - Avtalebetingelser (DEL 2) - Vedlegg (DEL 3) Vedlegg 1 Leveransen Vedlegg 2 Tegninger og arbeids- og ansvarsfordeling Vedlegg 3 Frekvenser/rapporter Vedlegg 4 Kvalitetskontrollskjema og driftsinstrukser KT Mai 2013 Side 5 av 36

6 Vedlegg 5 Priser/tilbudsskjema Vedlegg 6 Leverandørens spesifikasjoner Vedlegg 7 Administrativt Vedlegg 8 Attester Bilag Ved motstrid gjelder dokumentene i nevnte rekkefølge. 3. SAMARBEID Partene skal oppnevne kontaktpersoner for avtalen. Alle henvendelser vedrørende avtalen rettes til kontaktpersonene. Avtalen skal gjennomgås en gang i året i et felles møte mellom UiO og leverandøren. Leverandøren skal innkalle til et slikt møte. Hensikten med møtet skal være å identifisere forhold i avtalen som kan gjøres bedre. Man skal deretter gjøre tiltak for å forbedre avtalen. Det kan holdes driftsmøter hver måned hvor leverandøren er referent. Leverandøren er ansvarlig for at faglig kompetanse holder tilbudt nivå, samt at han er til UiOs disposisjon innenfor det tidsrom som er avtalt i vedlegg. Leverandøren er også ansvarlig for at tjenesten utføres i henhold til angitte spesifikasjoner, tids- og kostnadsrammer. Den avtalepart som kan identifisere feil eller inkonsekvens i avtalens dokumenter, herunder vedlegg, skal uten ugrunnet opphold varsle den annen part. Nærmere bestemmelser om samarbeid fremkommer av vedlegg. 4. KVALITETSKONTROLL / HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Leverandøren skal på en systematisk, hensiktsmessig og dokumenterbar måte ivareta løpende helse-, miljø- og sikkerhetskrav i egen organisasjon under arbeidet for UiO. Leverandøren skal også ha et implementert og dokumenterbart system for kvalitetssikring i henhold til ISO eller tilsvarende. 5. FREMDRIFT Leverandøren skal følge de krav til fremdrift og leveringstid som er avtalt i vedlegg. Hvis leverandøren forutser en forsinkelse, skal UiO omgående varsles skriftlig, og leverandøren skal opplyse om årsak og virkninger av en slik forsinkelse. Leverandøren skal så redegjøre for de tiltak som han vil treffe for å minimalisere eller unngå forsinkelsen.. Erstatning av person ved sykdom, permisjon eller lignende skal skje på leverandørens regning, og uten at tjenesten forringes eller forsinkelse oppstår. 6. ENDRINGER KT Mai 2013 Side 6 av 36

7 UiO har rett til å bestille og få gjennomført endringer i de avtalte leveranser. Vesentlige endringer skal varsles 30 dager på forhånd. Dette gjelder både med hensyn til omfang og oppgavenes art, dog slik at leverandøren kan avslå oppgaver som ligger vesentlig utenfor dennes kompetanseområde, beskrevet i tilbudet, på CV o.l. Dersom endringer har innvirkning på kontraktprisen eller leveringstiden, skal endringene og følgene gjøres til gjenstand for forhandlinger. Kontraktens priser og ytelser danner grunnlag for forhandlingene. Nye oppdrag kan avtales som et tillegg til denne avtalen. Alle endringer og avtaler om nye oppdrag skal gjøres skriftlig, med angivelse av rammetall for tid og kostnader, og undertegnes av begge parters representanter før iverksettelse. I hvilken grad prisen på tjenesten påvirkes, avgjøres ved forhandlinger med utgangspunkt i vedlegg. Leverandøren skal vedlikeholde en endringsliste som viser alle endringer. Listen skal vedlegges alle fakturaer som omfatter endringsarbeid. 7. BETALING UiO er forpliktet til å betale de avtalte priser i henhold til de betingelser som er gitt i Vedlegg 5, såfremt alle leverandørens forpliktelser er overholdt. Hvis UiO uriktig unnlater å betale, kan leverandøren kreve forsinkelsesrente i.h.t. morarenteloven. Misligholder UiO betalingsplikten i mer enn 30 dager, eller på en uaktsom eller forsettelig måte forsinker fremdriften av oppdraget, kan leverandøren heve avtalen og kreve erstatning for påregnelig og dokumenterbart tap. Erstatningen kan ikke overstige totalverdien på oppdraget. 8. OPPSIGELSE / MISLIGHOLD Begge parter kan si opp avtalen med 6 måneders varsel. Oppsigelsen skal være skriftlig. Dersom leverandøren vesentlig misligholder avtalen, kan UiO med umiddelbar virkning heve avtalen. Skyldes misligholdet uaktsomhet eller forsett hos leverandøren, og UiO har lidt tap som følge av dette, kan UiO kreve erstatning i den grad tapet er påregnelig. Erstatningen kan ikke overstige totalverdien på oppdraget. Hvis oppdraget grunnet forhold hos leverandøren ikke fullføres innen de tider som følger av vedlegg, og slik forsinkelse ikke er forårsaket av force majeure, kan UiO kreve dagbot stor 0,15 % av kontraktsummen pr. arbeidsdag så lenge forsinkelsen varer. Dagboten beregnes av antatt totalverdi på oppdraget og kan ikke overstige 15 % av denne. Forpliktelsene etter avtalen anses som vesentlig misligholdt ved utløpet av dagbotperioden. UiO kan si opp avtalen med umiddelbar virkning ved skriftlig melding til leverandøren, såfremt UiO betaler for alt arbeid frem til oppsigelsestidspunktet og erstatter dokumenterte påregnelige omkostninger leverandøren påføres som følge av oppsigelsen. KT Mai 2013 Side 7 av 36

8 Dokumenterte påregnelige omkostninger vil for eksempel dreie seg om medgått tid til planlegging samt reservert kapasitet som ikke kan erstattes med andre oppdrag. Leverandøren kan si opp avtalen med tre måneders skriftlig varsel hvis omfanget av bistanden øker vesentlig som følge av endringskrav fra UiO. Oppsigelsesadgangen er betinget av at påbegynte oppdrag fullføres. UiO har rett til skriftlig å si opp avtalen med umiddelbar virkning og uten noen økonomisk kompensasjon i følgende tilfeller: Hvis UiO har rett til maksimal konvensjonalbot Leverandøren blir insolvent Leverandøren har brutt noen av denne avtalens bestemmelser i vesentlig grad Hvis leverandøren etter gjentatte forsinkelser og etter skriftlig advarsel ikke overholder sine leveringsforpliktelser 9. GARANTIER Leverandøren garanterer at alle leveranser under denne avtale er i henhold til bestemmelsene i avtalen. Videre garanterer leverandøren at alle leveranser er uten feil, mangler eller reduserte ytelser. 10. FORCE MAJEURE Med force majeure menes en hendelse utenfor partenes kontroll, forutsatt at partene ikke ved undertegnelse av kontrakten kunne forutse hendelsen, og heller ikke kunne eliminere eller unngå dens effekt. Ingen av partene kan klandres for kontraktbrudd såfremt partene kan påvise at mangel på etterlevelse av kontrakten er forårsaket av force majeure. Den av partene som påberoper seg force majeure, skal gi skriftlig varsel om dette til den annen part snarest, og senest innen 3 dager, med redegjørelse for force majeure situasjonen. Har man rimelig grunn til å tro at situasjonen varer i mer enn 1 måned, kan avtalen sies opp skriftlig pr. 30 dager. 11. ANSVAR Partene er erstatningsansvarlige for ethvert rimelig tap som uaktsomt eller forsettlig påføres den annen avtalepart. Erstatningsansvaret i det enkelte tilfelle kan ikke overstige pliktig ansvarsforsikring, ref. punkt 12. Ved tap av nøkler vil leverandøren bli belastet for kostnadene for skifte av sylindere. UiO har ikke arbeidsgiveransvar for leverandørens ansatte. KT Mai 2013 Side 8 av 36

9 12. FORSIKRINGER Leverandøren skal for egen regning holde alle forsikringer for personell som er nødvendig i henhold til norsk lov, samt ulykkes- og skadeforsikring. Leverandøren skal for egen regning være ansvarsforsikret for minimum NOK ,-. Leverandøren skal, dersom UiO krever det fremlegge kopi av forsikringspolise. UiO som norsk statsinstitusjon, er selvassurandør. 13. EIENDOMSRETT / RISIKO / PATENTER Eiendoms- og opphavsrett til grunnlagsmateriale og resultater utført i henhold til denne avtale tilfaller UiO i sin helhet. Hvis leverandøren skal anvende denne avtalens resultater direkte i oppdrag for andre oppdragsgivere enn UiO, må skriftlig forhåndssamtykke innhentes fra UiO. 14. KONFIDENSIALITET All informasjon fra UiO til leverandøren skal behandles konfidensielt, og ikke utleveres til 3. part uten godkjennelse fra UiO. Leverandøren skal ikke offentliggjøre informasjon, reklame o.l. om leveransen eller avtalen uten skriftlig godkjennelse fra UiO. I løpet av avtaleperioden kan leverandøren og hans ansatte komme til å få kjennskap til UiOs forretningsforhold og annen fortrolig informasjon. Leverandøren skal behandle enhver slik informasjon konfidensielt. UiO kan kreve at alle leverandørens ansatte skal underskrive en personlig taushetserklæring, såfremt de deltar i gjennomføringen av denne avtale. 15. MINSTELØNN Leverandøren skal sørge for at tilsatte i egen organisasjon og tilsatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Dette gjelder bare for tilsatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelse. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake, skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren Leverandøren skal på forespørsel legge fram dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten gjelder også for eventuelle underleverandører. 16. TVISTER Alle tvister skal søkes løst ved minnelighet. Oppnås ikke enighet, skal tvisten bringes inn for domstolene med verneting i Oslo. KT Mai 2013 Side 9 av 36

10 DEL III VEDLEGG OG BILAG KT Mai 2013 Side 10 av 36

11 VEDLEGG 1 U n i v e r s i t e t e t i O s l o LEVERANSEN 1 BYGNING OG ROMBESKRIVELSER 1.1 BESKRIVELSE AV RENHOLD Gulv og vegger Inventar, dører, dørfalser, lister og gelender Tavler Avfall Vinduer/glass/montere Støvsuging Matter Skraperister Utsmykking High-speed polering av gulv Periodisk renhold Vinduspuss 1.2 TILLEGGSARBEIDER 1.3 ROM, UTSTYR OG MASKINER 2 KVALITET 1.4 KVALITETSMÅL Tradisjonelt renhold 1.5 KVALITETSSIKRING 1.6 AVVIK 1.7 KVALITET VED AVSLUTNING AV AVTALEN 2 TIDER 2.1 RENHOLDSTIDER 2.2 REDUSERT DRIFT 3 PERSONAL 3.1 ARBEIDSLEDELSE 3.2 RENHOLDSPERSONALET 3.3 MØTER OG INFO 4 HMS 4.1 GENERELT 4.2 SIKKERHET 4.3 NØKLER OG ADGANGSKORT 4.4 RENHOLDSMIDLER KT Mai 2013 Side 11 av 36

12 VEDLEGG 1 U n i v e r s i t e t e t i O s l o LEVERANSEN Leveransen omfatter punktene nedenunder. Leverandøren skal minst møte de krav som er gitt nedenfor. 1 BYGNING OG ROMBESKRIVELSER Punktet omhandler beskrivelse av renhold, tilleggsarbeider og rom, utstyr og maskiner. De rom og arealer som omfattes av avtalen er vist på tegninger i vedlegg 2 bilag. Plassering av avfallscontainere er vist på tegninger i vedlegg 2 bilag. Renholdsfrekvenser er beskrevet i vedlegg 3 bilag. 1.1 BESKRIVELSE AV RENHOLD Gulv og vegger Gulv og vegger rengjøres og vedlikeholdes med midler og utstyr, som ikke skader overflatene. Det skal brukes microfiber mopper. Skure/polishbehandle gulv inkluderes i renholdspris. Metode for renhold av harde gulv må ikke medføre vannsøl på teppegulv. Tekstile gulvbelegg støvsuges, flekker fjernes hver renholdsdag, trafikk stier fjernes. Rens av tekstile gulvbelegg, etter normal trafikkbelastning, inngår i renholdspris og utføres etter behov, minst 1 gang/år. Fjerne flekker og flatesmuss på vegger. Det er oljet tregulv i SE 10 romnr ,63 m² og SE 11 rom ,77 m². Det er lakkert tregulv i U ,95 m². Oljet tregulv skal vedlikeholdes periodisk med Timberex Ekstra Heavy Duty Maintenance Oil. Leverandøren har ansvar for dagligrenhold, vedlikehold og oljing av tregulv etter behov. Tregulv skal som øvrige harde gulv ha jevnt vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl ref. punkt Inventar, dører, dørfalser, lister og gelender Harde og tekstile overflater på inventar, dører, dørfalser, lister og gelender rengjøres og vedlikeholdes med midler og utstyr som ikke skader overflatene. Det skal benyttes microfiber kluter og inventarmopper. På tekstile møbler og skinnmøbler fjernes flekker hver renholdsdag. Rens av tekstile møbler, minst 1 gang pr. år. Behandling av skinnmøbler inkl. støvsuging under puter 2 ganger pr. år. Tekstile møbler støvsuges 2 ganger pr. år. Fjerne flekker/rengjøre telefoner, telefonbokser, fjernsynsapparat og lignende Fjerne støv på lysarmaturer. Rengjøre ventilasjonsåpninger, varmeelement og lignende. KT Mai 2013 Side 12 av 36

13 Fjerne tomflasker, flygeblader, avfall og lignende fra toaletter, auditorier, undervisningsrom, lesesaler, og vestibyler/fellesarealer. Dataskjermer og tastatur skal ikke rengjøres eller flyttes. I forbindelse med dagligrengjøring av lokalene som er under KHM er det utarbeidet en arbeidsinstruksjon: Instruksjoner for rengjøring for Kulturhistorisk Museum. Den gjelder for følgende bygninger: AN 10, AN 24,SE 06,SE 07,SE 09, SE 11,SE 15,SE 37,SE 38, SE 42 Instruksjonene gjelder spesielt for bygninger med utstillinger: Vikingskipmuseet (SE09), Observatoriet(SE 37)og andre steder hvor det oppbevares verdifulle og kulturhistoriske gjenstander for eksempel: Økernmagasinet(Kabelgata 34/38-AN24), Kristian Augusts gt.15a (SE15), Fredriksgate 3 (SE07) og Bispegata 16 (SE42) Instruksjonene må leses nye av den som har ansvar for renholdet, dvs firma/renholdsleder. Denne må sørge for at utøvende renholdere får nødvendig opplæring og forstår arbeidsinstruksjonene og konsekvensene ved å unnlate å følge disse.(se vedlegg 2) Tavler Tavler i undervisningsrom og møterom skal rengjøres og svamper/kluter vaskes. Whiteboardtavler skal rengjøres med egnende midler Avfall Leverandøren skal tømme avfall og rengjøre avfallsbeholdere. Plastposer i avfallsbeholdere, poser til sanitetsbind og sekker for innsamling av avfall inngår i renholdspris. Leverandøren skal transportere avfall til avfallscontainer som er tilgjengelig for hver bygning. Se markering på tegning for hvert enkelt bygning i vedlegg 2 bilag tegninger plassering av avfallscontainere. Avfall forutsettes tømt i samsvar med renholdsfrekvens. Brukerne/betjenter bretter sammen og fjerner store kartonger. Brukerne skal tømme returpapirkartonger til nærmeste returpapircontainer. Sanitærforhold Håndsåpe, toalettpapir, håndklepapir og poser til sanitetsbind etterfylles av leverandøren. Alt inventar og innredning rengjøres daglig. Vegger og dører m/dørlist holdes rene og dispenser rengjøres. Avfallsposer, sanitærposer og sekker inngår i renholdspris Vinduer/glass/montere Fjerning av flekker på speil, glass i vinduer, dører, gelender, glassvegger og montre. inngår i regelmessig renhold i henhold til rengjøringsfrekvens. Pusse glass i inngangspartier 1 d/uke. Puss av innvendige glassvegger og dører 1 gang/år, inngår i renholdspris. Rengjøring av innvendige persienner (og innredningsglass) utføres 1 gang i året i juli. KT Mai 2013 Side 13 av 36

14 1.1.6 Støvsuging Til støvsuging skal det brukes støvsuger med HEPA-filter Matter UiO står ansvarlig for innkjøp og leie av fastliggende og løse gulvmatter. Leverandøren skal være ansvarlig for det daglige vedlikehold/renhold av alle gulvmatter. Gulvmatter skal ha samme vedlikeholdsfrekvens som gulvrengjøring. UiO har en rammeavtale på kjøp og leie av matter. Leverandøren skal være ansvarlig for å holde nødvendige maskiner for daglig og periodisk vedlikehold av matter, herunder tepperensemaskin, vannsuger, støvsuger/teppebanker, etc Skraperister Skraperister tas opp og brønner tømmes etter behov, minst 4 ganger pr. år Utsmykking Det skal fjernes støv på billedrammer og utsmykning 1 gang pr. år i desember i samarbeid med områdets husøkonom tilstede. Det skal benyttes metoder, utstyr og midler som ikke skader gjenstandene. Kunstverk i glass og ramme rengjøres i henhold til renholdsfrekvensen og etter kvalitetsmålene skal være uten skjemmende og miljøbelastende smuss High-speed polering av gulv Gulvene vedlikeholdes med high-speed maskiner og overflatebehandles etter behov Periodisk renhold Periodisk renhold av kjøkken og anretning romnr. Bygning SE 10 Domus Nov 43,02 m² skal utføres 1 gang pr. år ( juli mnd) se egen beskrivelse under Vedlegg 2 Kjøkkenpersonalet skal fjerne bilder og rydde vekk alt fra hyller. SE 07 romnr 106 B 7,25 m² Periodisk renhold av garderober, toaletter og dusjer. Renhold av vegger opp til tak, taklamper/lysstoffrør, sluk i gulv og avtrekksvifter/ventilasjonsvifter, sluk i gulv skal utføre 1 gang pr. år (juli mnd) SE09 Vikingskipshuset Periodisk renhold skal utføres på på følgende tidspunk: Julaften, 1.juledag, 2.juledag, nyttårsaften og 1.nyttårsdag. KT Mai 2013 Side 14 av 36

15 Gjelder for SE 18: Frekvens Område/rom og beskrivelse av renholdet Informasjon: Treningsutstyr og apparater har ikke renholdsleverandøren ansvar for. SIO`s driftspersonal har ansvar for rengjøring av treningsutstyr og treningsapparater. 2 ganger pr uke Speil i treningssaler Speil i treningssaler skal pusses 2 ganger pr. uke i rom nr. U 110, U114 flekker skal fjernes daglig. 1 gang pr uke Rom nr. U 114 og U 115 treningsstudio og friskvern I rom nr. U 111, U 114 og 115 treningsstudio er det matter. 1 dag i uka (onsdager?) skal det støvsuges mellom mattene. SIO`s driftspersonal skal løfte opp mattene før renhold. 12 ganger pr år Støvsuging av takplater på rom U110 og U114 Hver 4. uke Årlig Årlig Årlig Garderober, dusjer og toaletter Periodisk renhold av garderober, dusjer og toaletter hver 4 uke hvor hver garderobe stenges helt i 1døgn slik at den ikke kan brukes av publikum. Stengedagen er det ikke nødvendig med daglig renhold. Tiden som ellers er avsatt til det daglige renholdet omdisponeres til periodisk renhold som - fjerne støv oppå ventilasjonsrør - å fjerne støv på vegger opp til tak - å fjerne jordslaglignende merker i tak i dusj. Kjøkken Periodisk renhold av kjøkken og anretning rom nr. U 1108 skal utføres 1 gang i året i juli måned. Renhold av vegger opp til tak, taklamper/lysstoffrør, sluk i gulv og avtrekksvifter/ventilasjonsvifter. Garderober, dusjer og toaletter En gang i året i juli måned kan det være aktuelt å låse av en og en garderobe i ca. en uke. Tiden som ellers er avsatt til det daglige renholdet omdisponeres til periodisk renhold Innvendige persienner Rengjøring av innvendige persienner (og innredningsglass) utføres 1 gang i året (i hvilken måned?) Vinduspuss Arbeidet omfatter 2 siders vinduspuss og avtørking av tilhørende vinduslister og vindusrammer/vinduskarm både innvendig og utvendig. Vannsøl etter vinduspuss skal tørkes opp umiddelbart slik at dette ikke påfører skader på materialer. Prisen skal være fast og eksklusiv merverdiavgift. Prisen skal inkludere alle utgifter i forbindelse med oppdraget som leie av sky lift, kran m/ utstyr, stillaser eller andre utgifter som vil komme i betraktning for å kunne pusse vinduene. KT Mai 2013 Side 15 av 36

16 I tillegg til vinduspuss skal vinduene kontrolleres i henhold til kontroll instruks vinduer og eventuelle avvik skal føres inn på byggets tegning og levers til UiO representant etter at oppdraget er fullført. Bygningstegninger vil bli levert til leverandør som får oppdraget. Avvik summeres på IK oppsummeringsskjema. Alt arbeid skal utføres i henhold til sikkerhetsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Arbeidet skal utføres i april - juni hvert år. Leverandøren skal levere fremdriftsplan for oppdraget, og fremdriftsplanen skal godkjennes av UiO sin representant i forkant. Bygningene i Sentrum, SE 01 Domus Media, SE 02Domus Academica og SE 03 Domus Biblioteca må være ferdig pusset til 17 mai. SE 04 Professorboligen, SE 05 Frokostkjelleren, SE 06 Historisk Museum kan pusses etter 17 mai sammen med resterende bygg i avtalen. Tøyen egne bygg: TØ 01,02,03,04,05,06,07 og 23. Pusses etter avtale. Før det foretas vinduspuss av SE06 Historisk museum, SE 11 St. Olavsgate 29, SE 07- Fredriksgate 3, bør søknad om sperring av trafikk og strøm av følgende gater: Kr. August gt, Fredriksgate, St Olavsgate. Søknad sendes til Samferdselsetaten i Oslo. Søknadskjema og info: &id=13&visning=tema Dette kostet i 2012 kr 27500,- Faktura sendes til UIO. Leverandøren er avsender, og det er ikke anledning til å ta påslag på kommunens beløp. Oslo kommune bestemmer tidsrom (klokkeslett), vanligvis fra kl 01:00 til kl 04:00. Arbeidet tar ca 3 timer. Leverandør bør forholde seg til kravene som Samferdselsetaten i Oslo om bruk av lift. Leverandør står ansvarlig for kostnader ved bruk av lift. 1.2 TILLEGGSARBEIDER Leverandøren må kunne påta seg mindre tilleggsarbeid innenfor en bestillingsfrist på 24 timer. Tilleggsarbeid skal skriftlig bestilles av UiO. Priser for tilleggsarbeider finnes i vedlegg 5. Leverandøren har ingen eksklusiv rett til å levere tilleggsarbeider. Bestilling av ekstra rengjøring i helgene i forbindelse med forberedelse av (studentene)eksamener i Domus Nova. Ca 24 dager i året (12 dager før sommeren og 12 dager før julen). KT Mai 2013 Side 16 av 36

17 1.3 ROM, UTSTYR OG MASKINER For gjennomføring av avtalen stiller UiO følgende til disposisjon for leverandøren uten kostnad: - Bøttekott/rom til oppbevaring av materiell og utstyr. Oversikt over bøttekottene finnes i vedlegg 3 bilag frekvenser - Strøm og vann - Håndsåpe, toalettpapir og håndklepapir til påfyll. Leverandøren varsler i god tid om behov for innkjøp som UiO foretar. Leverandøren skal benytte UiOs doseringsutstyr til moppvaskemaskiner og daglig rengjøring. SE 10 Domus Nova Det stilles til disposisjon et oppholdsrom romnr. IN 76 Lager romnr. IN 76 eller IN13 Lager for papir og håndsåpein 13 Det stilles to rom til disposisjon som garderober rom nr. IN 74 og IN 73 I tillegg disponeres flere bøttekott fordelt rundt i bygningen. Se Vedleg 3 frekvenser Det stilles til disposisjon et moppevaskeri romnr. IN 74 med følgende maskiner og utstyr: - 1 stk. moppevaskemaskiner, Electrolux Wascator W 3130 H Clarus Control - 1 stk. nøkkelsafe (leverandøren må selv sørge for nye batterier) - 1 stk. doseringsutstyringsapparat for moppevaskemaskiner - 1 stk. doseringsutstyringsapparat for dagligrengjøringsmidler Følgende rom, utstyr og maskiner stilles til disposisjon: SE 11 St.Olavsgt.29 Rengjøringsrom / bøttekott Moppevaskeri i SE 10 SE 15 Kr. Augustgt, 15A Rengjøringsrom / bøttekott Moppevaskeri i SE 10 Lager for papir og håndsåpe og rekvisita SE 21 Rosenkrantzgt.11B Rengjøringsrom / bøttekott Moppevaskeri i SE 10 Lager for papir og håndsåpe Lager for rekvisita KT Mai 2013 Side 17 av 36

18 SE 18 Centrum Athetica Lager for papir og håndsåpe 1136 U 230 I tillegg disponeres flere bøttekott fordelt rundt i bygningen. Se Vedleg 3 frekvenser Det stilles til disposisjon et moppevaskeri romnr U 230 med følgende maskiner og utstyr: - 1 stk. moppevaskemaskiner, Electrolux Wascator W 355 H - 1 stk. nøkkelsafe (leverandøren må selv sørge for nye batterier) - 1 stk. doseringsutstyringsapparat for moppevaskemaskiner - 1 stk. doseringsutstyringsapparat for daglig rengjøringsmidler SE 09 Vikingskipshuset Lager for papir håndsåpe: RomK053 Rengjøringssentral, Rom K 06 1 stk moppevaskemaskin, Electrolux Wascator W 355 H Rom K06 Bøttekott fordelt rundt om i bygningen. 1 stk. doseringsutstyringsapparat for daglig rengjøringsmidler SE 37 Observatoriet Rengjøringsrom / bøttekott Lager for rekvisita 103 Lager for papir /håndsåpe K15, eller lager bak SE 38 Bestyrerboligen Rengjøringsrom / bøttekott Lager for rekvisita Lager for papir /håndsåpe 103 SE 40 Arbinsgt. 7 Lager for papir og håndsåpe, Rom: K06A Rengjøringsrom / bøttekott Lager for rekvisita K06 A AN 10 Sollerudstanda Rengjøringsrom / bøttekott Lager for rekvisita, papir /håndsåpe Rom U 5 AN 24 Magasiner, Økern. Lager for papir og håndsåpe, Rom: stk. moppevaskemaskiner, Elektra Controll W 375 H Rom: stk. doseringsutstyringsapparat for moppevaskemaskiner Rom U333-1 stk. doseringsutstyringsapparat for daglig rengjøringsmidler Rom U333 Leverandøren er ansvarlig for å åpne tette avløpsrør fra moppevaskeri. Leverandøren må sørge for renhold av maskiner, lokasse og gulvsluk, samt dekke kostnad til vedlikehold av maskiner. UiO forutsetter at doseringsutstyr til moppevaskemaskiner skal benyttes av leverandør Til daglig forbruk KT Mai 2013 Side 18 av 36

19 2 KVALITET Punktet omhandler kvalitetsmål, kvalitetssikring og avvik. For tradisjonelt renhold skal leverandøren bruke kvalitetskontrollskjema i vedlegg KVALITETSMÅL Tradisjonelt renhold Målbar kvalitet Før rengjøring skal støvdekkeprosent ikke overstige 5 % på vanskelig tilgjengelige (VT) flater, og ikke overstige 3 % på lett tilgjengelige (LT) flater. Etter behovsvurdering/rengjøring skal støvdekkeprosent målt med geltape og BM dustdetector på ulike flater, ikke overstige: 1 - personnære flater på innredning og inventar (LT) 0,7 % 2 - innredning og inventar samt gulv i barnehager der barn oppholder seg (LT) 1,0 % 3 - innredning og inventar (VT) 3,0 % 4 - harde gulv (LT) 1,5 % 5 - harde gulv (VT) 2,5 % 6 - teppegulv, støvindeks (LT) 3,0 % (LT) lett tilgjengelig (VT) vanskelig tilgjengelig Kvalitetsskjema av renhold ved UiO. Bygning: Uke/År: Navn renholder: Etasjer: Sign: Renholdsobjekt Synlig kvalitet Kontroll Merknad A: Harde gulv. LT <1,5 Kontor Fellesareal Auditorier Lesesaler PC stuer Korridorer Trapper Barnehager B: Harde gulv VT<2,5 Kontor Fellesareal Auditorier Lesesaler PC stuer Korridorer Trapper Barnehager Skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl. Skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl og følbart smuss. Skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl. Skal ha jevn og vedlikeholdt KT Mai 2013 Side 19 av 36

20 overflate uten synlig smuss, flekker og søl og følbart smuss. C: Teppegulv<3,0 Område: D: Inventar <0,7 Personnære flater (radius 50 cm.) Arbeidsbenker/bord Armlener på stol Stoler E: Inventar LT <1,0 Hyller Lysbrytere Skap Gelendere Vinduskarmer Datalister Vegger Bilder Innredningsglass Avfallsbeholdere Dørhåndtak F: Inventar VT <3,0 Lamper Utsmykning Dørfalser Gulvlister Skaptopper Hyller G Gardiner, løst inventar. Ventilasjons åpninger Varmeelement Rørføringer Lamper hengende fra tak Skal være uten synlig smuss, skjemmende gangstier eller flekker. Skal være uten synlig smuss, flekker og søl. Skal være uten iøynefallende smuss, flekker og søl. Skal være uten skjemmende og miljøbelastende smuss. Gardiner skal henge rett, løst inventar skal være satt på plass. Etter tilsyn: Avfallsbeholdere: Dispensere og papirholdere. Arbeidsplasser og gulv: Tavler og krittrender og whiteboardtavler: Løst inventar: Gardiner. Skal være tomme og uten synlige flekker. Skal være fylt opp og virke. Skal være uten løst smuss, synlige flekker og søl. Skal være uten synlig krittskjolder og tusjskjolder Skal stå på plass. Skal henge rett. Kvalitetsskjema av renhold ved UiO. Renholdsobjekt Synlig kvalitet Kontroll Merknad H: Sanitærområde Gulv: LT<1,5 Gulv: VT<2,5 Skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl. KT Mai 2013 Side 20 av 36

21 LT<1,0 Sanitærutstyr. Speil.. Lamper.. Lister. Vegger.. Avfallsbeholdere... Toalettbørsteholder Dispensere. Rørføringer Dispensere og papirholdere. Etter tilsyn: Alle områder: Avfallsbeholdere: Dispensere og papirholdere. Sanitærutstyr: Gulv: VT<3,0 Skal være uten synlig og følbart smuss, flekker og søl. Skal være fylt opp og virke. Skal være tomme og uten synlige flekker. Skal være fylt opp og virke. Skal være uten synlig og følbart smuss, flekker og søl. Skal være uten løst smuss, synlige flekker og søl. Servicedel - fylles ut OK Avvik Merknader av arbeidsleder Personlig opptreden Uniform Maskiner/Utstyr Kommunikasjon Produktdatablad Kontrollert av: Dato: Sign: Forklaring: LT = Umiddelbart frie flater. På et skrivebord er det for eks. en flate som svarer til minimum et A4 ark. VT = Kan være eks. et overfylt skrivebord, vannrette og loddrette flater. Steder hvor arbeidet utføres i mer enn 1m.i avstand fra kroppen. Ledninger eller steder som kun nåes ved unormal arbeidsstilling, eks. vinduskarmer bak skrivebord, eller hvor kroppen blir bøyd i mer enn 45º vinkel. Avfall / løst Smuss: Avfall er urenheter som kan samles opp med hendene, eks: papirbiter, blader, støvsamling. Løst smuss er mindre partikler som ikke lett lar seg virvle opp, eks: sand, aske, insekter, hår. Flekker: Er fastsittende, våte eller tørre, urenheter på avgrenset område, eks: kaffeflekker, skjolder, render, krittmerker, tyggegummi og må ikke forveksles ved manglende bygningsmessig vedlikehold. Støv: Er mindre partikler som kan danne et lag på objektflaten, og som ikke kan virvles opp 1.5 KVALITETSSIKRING Leverandøren skal ha et dokumentert og implementert system for å sikre kvaliteten i leveransen. UiO skal kunne verifisere hos leverandøren at så er tilfelle. For å sikre et tilfredsstillende renhold skal følgende oppfølgingsprosedyrer benyttes: KT Mai 2013 Side 21 av 36

22 - Leverandøren skal kontrollere arbeidet regelmessig og fylle ut kvalitetskontrollskjema en gang pr måned, se vedlegg 4. Skjemaene skal leveres UiOs husøkonom senest en uke før driftsmøtene. - Leverandøren skal foreta regelmessige stikkprøvekontroller - Leverandøren skal gå generelle runder for å etablere et overordnet inntrykk av renholdsstandard - Leverandøren og UiOs husøkonom skal ved uenighet om kvalitet, kontrollere at renholdet er i samsvar med synlige og målbare kvalitetsmål. Kontrollen foretas ved stikkprøvemålinger, minst 3 målinger pr. flate, før og etter renhold i henhold til nordiske normer. Leverandøren holder måleapparat, BM dustdetector og geltape og utarbeider rapporter fra målingene. Ved avvik kan UiO kreve ytterligere kontrollmålinger uten ekstra kostnad. Etter renhold: Alle områder A Personnære flater på innredning og inventar som f. eks. skal være uten synlig smuss, flekker og søl arbeidsbenker, bord og stoler B Lett tilgjengelige flater på innredning og inventar som skal være uten synlig smuss, flekker og søl f.eks. hyller, skap, vinduskarmer og vegger C Tekstile flater på inventar skal være uten synlig smuss og flekker D Lamper, bilder, utsmykning, dørfalser, gulvlister, skal være uten synlig og miljøbelastende smuss skaptopper, hyller, ventilasjonsåpninger, varmeelement, røroverføringer, gjenstander hengende fra tak o.l E Renholdsobjekt i våtrom som f. eks. speil, sanitærutstyr, skal være uten synlig smuss, flekker og søl dispensere og vegger F Dispensere og papirholdere skal være fylt opp og virke G Avfallsbeholdere skal være tomme og uten synlig smuss, flekker og søl H Tavler, krittrenner og whiteboardtavler skal være rene og uten krittskjolder og tusjskjolder I Kraner, dørhåndtak, gelender, armlener på stol, skal være uten synlig og følbart smuss bordplater o.l. J Harde gulv, halv-harde gulv, trapper (ikke våtrom) skal ha jevn vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl K Teppegulv skal være uten synlig smuss, synlige gangstier eller flekker L Gardiner, løst inventar gardiner skal henge rett, løst inventar skal være satt på plass Etter tilsyn: Alle områder Avfallsbeholdere Dispensere og papirholdere Sanitærutstyr Arbeidsplasser og gulv Tavler, krittrenner og whiteboardtavler Løst inventar Gardiner skal være tomme og uten synlige flekker skal være fylt opp og virke skal være uten synlige flekker og søl skal være uten løst smuss, synlige flekker og søl skal være uten synlig krittskjolder og tusjskjolder skal stå på plass skal henge rett KT Mai 2013 Side 22 av 36

23 1.6 AVVIK Hvis husøkonomen ved stikkprøvekontroller eller på generelle runder finner avvik skal stedlig leder tilkalles, avvik noteres i loggbok, og en skriftlig plan for oppretting med tidsfrist (normalt 1-5 dager) utarbeides av leverandøren. Hvis kvalitetsdokumentasjonen viser avvik, skal leverandøren utarbeide en skriftlig plan for oppretting med en rimelig tidsfrist (normalt 1-5 dager). Etter tidsfristens utløp skal det gjennomføres ny befaring. Hvis avvikene ikke er tilfredsstillende rettet kan UiO iverksette følgende sanksjoner: - reduksjon av terminbeløp prosentvis i forhold til arealet som ikke er tilfredsstillende rengjort - fakturering av kontrollutgifter UiO er påført - oppsigelse av kontrakt. 1.7 KVALITET VED AVSLUTNING AV AVTALEN Ved utløp av avtalen skal kvaliteten være i henhold til de kvalitetsmålene som er beskrevt i denne avtalen, jf. pkt Leverandøren og UiO skal gjennomføre sluttbefaring i fellesskap senest 1 uke før utløp av avtalen, og UiO skal skriftlig godkjenne at kvalitetsmålet er i henhold til avtale. Leverandøren skal innkalle til nevnte befaring. Dersom ikke kvaliteten er i henhold til avtale ved befaring, vil siste måneds faktura holdes tilbake inntil kvaliteten er godkjent av UiO. Dersom renholdskvaliteten ikke er i samsvar med den standard som er beskrevet i kontrakten ved avtalens utløp, vil leverandøren bli belastet med eventuelle kostnader for oppretting og oppfølging av renholdet. 2 TIDER Punktet omhandler renholdstider og redusert drift. 2.1 RENHOLDSTIDER Regelmessig og periodisk renhold utføres normalt fra kl til kl tilpasset virksomheten i bygningene. Kontorer skal normalt rengjøres i kontortiden , sommertid Undervisningsrom, seminarrom, auditorier, grupperom, møterom og enkelte spesielle rom må være rengjort før normal undervisning starter kl Lesesaler og PC-stuer må være rengjort før kl Det må ikke benyttes støyende rengjøringsmaskiner i lesesalene etter kl Kjøkken ved kantine i SE 10 skal rengjøres før kl Kantinene må være rengjort før kl SE 09 Utstilling må være ferdig rengjort til kl i normal sesong (fra og med 1 okt til og med 30 april) og kl i høysesong. (fra og med 1 mai til og med 30 sep) (Se vedlegg 2) KT Mai 2013 Side 23 av 36

24 SE 18 Centrum Athetica Normalt har bygningene følgende åpningstider: Mandag - torsdag kl Fredag kl Lørdag kl Søndag kl f.o.m uke 26 t.o.m uke 32: mandag torsdag kl fredag kl lørdag kl søndag kl Alle anlegg holder stengt følgende helligdager/ fridager: mai, 1. og 2. pinsedag, 17. mai 24., 25., 26. og 31 desember januar Fra og med skjærtorsdag til og med 2. påskedag. Det er ulike tidspunkter for når ulike lokaler av bygget benyttes. Det vedlegges tegninger hvor der er påført når de forskjellige lokaler skal være ferdig rengjort mandag fredag. For lokaler hvor det ikke er påført tidspunkt gjelder avsnitt 3 renholdstider. Lørdager skal alle saler, garderober /dusjer og solarium samt inngangspartiet rengjøres før kl Søndager skal alle saler, garderober/dusjer og solarium samt inngangsparti rengjøres før kl Kontorer skal normalt rengjøres i kontortiden , sommertid Tilsynsrenhold av garderober/dusjer skal utføres mellom kl og Det forutsettes at høytrykksspyler benyttes ved tilsynsrenhold i dusjer. 2.2 REDUSERT DRIFT I perioder av året er det redusert drift av bygningen eller deler av denne. Det daglige renholdet blir da redusert tilsvarende behovet. På tilbudsskjemaene er det oppgitt forventet bruk av bygningen gjennom året, og bedt om pris i forhold til dette. KT Mai 2013 Side 24 av 36

25 3 PERSONAL Punktet omhandler arbeidsledelse, renholdspersonalet og møter og info. 3.1 ARBEIDSLEDELSE For tilstedeværende renholdsleder skal CV fremlegges for godkjennelse før avtalens oppstart. Tilstedeværende renholdsleder skal ha fagbrev som renholdsoperatør og minimum 2 års erfaring som renholdsleder, eller relevant praksis som renholdsleder i minimum 5 år. Tilstedeværende renholdsleder har ansvaret for den daglige inspeksjon av renholdet. Tilstedeværende renholdsleder skal sørge for at renholderne til enhver tid er oppdatert med renholdsplanen og kvalitetsmålene. Tilstedeværende renholdsleder skal ha rundskriv, instrukser og arbeidsbeskrivelser av nødvendig interesse for renholderne tilgjengelige. Tilstedeværende renholdsleder skal gjennom gå kontrakten med renholdspersonalet. Tilstedeværende renholdsleder skal foreta opplæring/trening av renholderne i avtaleperioden, tilpasset bygningenes egenart. Tilstedeværende renholdsleder skal ved kontraktens inngåelse, og ved endringer henge opp UiOs etasje tegninger med frekvenser på steder etter avtale med UiO. Tilstedeværende renholdsleder skal varsle UiOs husøkonom dersom de finner noe som er ødelagt eller ikke fungerer i bygningen. 3.2 RENHOLDSPERSONALET Renholdspersonalet må kunne kommunisere på norsk skriftlig og muntlig. Renholdspersonalet skal ha dokumentert opplæring i renhold. I tillegg skal kontrakten være gjennomgått. 3.3 MØTER OG INFO UiOs husøkonom og leverandøren kan ha månedlige møter om blant annet omlegging av rutiner, metoder og frekvenser. Innkalling foretas av leverandøren, og det føres referat over de tiltak man er blitt enige om. Leverandøren skriver referatet som underskrives av begge parter. UiO kan i tillegg kreve at det føres loggbok som oppbevares på avtalt sted. Informasjon fra leverandøren ut til UiOs brukere, skal være godkjent av UiOs representant i forkant. 4 HMS Punktet omhandler generelt, sikkerhet, nøkler og adgangskort og renholdsmidler. 4.1 GENERELT Leverandøren skal tydelig varsle om alt arbeide hvor det er risiko for personskade Leverandøren skal etterfølge alle lover, forskrifter og pålegg fra myndigheter samt sikkerhetsbestemmelser for det enkelte arbeidssted Leverandøren skal ha en kontinuerlig gjennomgang av permen brannvern og legehjelp ved ulykker som utleveres av UiO KT Mai 2013 Side 25 av 36

26 4.2 SIKKERHET Renholderne skal under arbeidet være iført tydelig merket arbeidstøy. Leverandøren skal utstyre sine medarbeidere med UiOs og leverandørens ID-kort som bæres lett synlig under arbeidet. UiO kan kreve at det til enhver tid foreligger ajourført liste, godkjent av UiO, over renholderne og ledere, som kan arbeide i UiOs lokaler (faste og vikarer) Når renholdsarbeidet pågår, skal det alltid være en tilstedværende renholdsleder på området som er definert i kontrakten. Leverandøren slukker lys, lukker vinduer og låser dører i forbindelse med rengjøring i henhold til UiOs sikkerhetsbestemmelser. Leverandøren skal følge UiOs sikkerhetsbestemmelser for det enkelte arbeidssted Leverandøren plikter, ved skilt eller på annen måte, å informere om renholdsarbeider som kan medføre skader på person eller gjenstad. I forbindelse med daglig/helge rengjøring av lokalene som er under Kulturhistorisk Museum (KHM) ønsker UiO faste renholdere, grunnet sikkerhet. 4.3 NØKLER OG ADGANGSKORT De fleste av universitetsbygningene har installert et eget adgangskontrollsystem. Regler og rutiner for nøkkeloppbevaring og utlevering av adgangskort vurderes løpende, og kan bli endret i avtaleperioden. Leverandøren er ansvarlig for utleverte nøkler med key-bak og adgangskort. Renholderne kan kun ta nøkkelkort/nøkkel til inngangsdør ut av bygningen. UiO: - skal utlevere det nødvendige antall nøkler med key-bak og adgangskort mot kvittering. - skal sørge for nøkkelskap/-safe og anviser bruken av disse. Leverandøren: - skal utpeke en nøkkelansvarlig som skal ha oversikt over mottatte nøkler med key-bak - skal til enhver tid oppdatere UiO om hvem som er nøkkelansvarlig i de ulike bygninger - Tilstedeværende renholdsleder skal kontrollere at nøklene er på plass i nøkkelskap/safe ved arbeidstidens slutt - skal ved opphør av arbeidsforhold uoppfordret levere tilbake nøkler med keybak og adgangskort, endre koden på safe og varsle husøkonomen om den nye koden. - skal ved tap (på avveie) av nøkler/kort melde dette omgående til Teknisk avdeling/universitetets Vakt- og Alarmsentral ( ) og UiOs kontaktperson. Ved tap av nøkler vil leverandøren bli belastet for kostnadene for skifte av sylindere. - skal utstyre hvert nøkkelknippe med dusørskilt - skal oppbevare nøkler i nøkkelskap/-safe, utilgjengelig for uvedkommende - skal holde nøkkelskap og døren til rommet låst - skal følge spesielle rutiner for det enkelte bygg KT Mai 2013 Side 26 av 36

27 4.4 RENHOLDSMIDLER UiO forutsetter at UiOs doseringsutstyr til moppvaskemaskiner og rengjøringsmidler, skal benyttes av leverandøren til daglig rengjøring. Det skal benyttes rengjøringsmidler som ivaretar kravene til helse, miljø og sikkerhet. Det skal i den grad det er mulig benyttes midler som har vært vurdert og klassifisert, og i størst mulig grad tilfredsstiller kravene til miljømerking. Renholdet skal utføres med minst mulig bruk av midler. All emballasje og ev. spraykanner, spruteflasker eller dynkeflasker skal være merket med norsk bruksanvisning, ev. advarseltekst og merkesymbol, og fortynningsgrad. Alle rengjøringsmidler som benyttes i forbindelse med rengjøring på kontrakten skal ha helse- miljø- og sikkerhetsdatablad (HMS datablad) i henhold til gjeldende forskrifter. Leverandøren skal til enhver tid sørge for, at det finnes datablad, systematisk og oversiktlig i separat perm, over de rengjøringsmidler som benyttes i alle renholdsrom, hos oppdragsgiver. UiO skal ha tilgang til disse. KT Mai 2013 Side 27 av 36

28 VEDLEGG 2 TEGNINGER OG ARBEIDS- OG ANSVARSFORDELING Bilagene endres ved bruksendring. KT Mai 2013 Side 28 av 36

29 VEDLEGG 3 FREKVENSER/RAPPORTER Bilagene endres ved bruksendring. KT Mai 2013 Side 29 av 36

30 VEDLEGG 4 KVALITETSKONTROLLSKJEMA OG DRIFTSINSTRUKSER KT Mai 2013 Side 30 av 36

31 VEDLEGG 5 PRISER/TILBUDSSKJEMA 1 GENERELT 2 PRISER OG TIDSBEREGNING 3 PRISREGULERING 4 TILLEGGSARBEIDER 5 BETALING OG FAKTURERING KT Mai 2013 Side 31 av 36

32 VEDLEGG 5 PRISER 1 GENERELT Alle nedennevnte priser skal inkludere kostnader som lønn og sosiale ytelser, uniformer, nødvendig utstyr, kjøring, opplæring, ledelse, administrasjon, fortjeneste, risiko osv for komplett utførelse av arbeidet iht. denne avtale. Alle priser og rater skal være faste og ikke gjenstand for regulering i avtaleperioden hvis det ikke er beskrevet spesielt. Prisene er eksklusive mva. Priser forutsettes beregnet som gjennomsnittspriser. Ekstrabelastninger grunnet f.eks. vær, føre, trafikk og bruk berettiger ikke til tilleggsfakturering. Etter avtale med oppdragsgiver må leverandøren spalte opp pris på kostnadssteder etter oppdragets art. 2 PRISER OG TIDSBEREGNING Se vedlagte tilbudsskjema under bilag 1: - renhold i bygninger - vinduspuss - tilleggsarbeider. 3 PRISREGULERING Prisene for de tilbudte tjenester står fast frem til , med senere reguleringer pr 1.7 de påfølgende år. Første regulering av prisene vil således kunne skje i forbindelse med tariffoppgjøret våren 2014, i henhold til endringer i timelønn fremkommet gjennom avtaler mellom en arbeidsgiverforening og en arbeidstakerforening. Basis for prisreguleringen vil være 80 % av kontraktens priser ved reguleringstidspunktet. Melding om regulering med dokumentasjon på denne skal snarest meldes til oppdragsgiver. Regulering gjøres på følgende måte: P 2 = P 1* (0,2+0,8*(1+0,0S 1 )) Hvor: P 1 er totalpris før regulering P 2 er totalpris etter regulering 0,2 er den andel av totalpris som ikke skal reguleres 0,8 er den andel av totalpris som skal reguleres S 1 er lønnstillegg for renhold i % fremkommet i avtaler mellom en arbeidsgiverforening og en arbeidstakerforening. KT Mai 2013 Side 32 av 36

33 4 TILLEGGSARBEIDER Tilleggsarbeider til det faste renholdet skal avtales skriftlig mellom partene før det utføres. Universitetet i Oslo har innført et elektronisk innkjøpssystem, noe som betyr at vi knytter oss til en elektronisk markedsplass i regi av Fornyings- og administrasjonsdepartementet, se Spesielt ber vi om at det oppgis en generell e-postadresse for bestillinger hos leverandøren, og ikke en e-postadresse knyttet til en enkeltperson. Bestilling på tilleggsarbeidet vil komme fra en av de følgende e-postadressene: ibx service@ibxnordic.com eller bestilling@admin.uio.no. 5 BETALING OG FAKTURERING Betaling skal skje etterskuddsvis i henhold til månedlig fakturaer pr 30 dager. Faktura skal som et minimum inneholde følgende: Kontraktsnummer: Bestillingsnummer Bestillerkode Fakturert beløp Klar angivelse av hva oppdraget gjelder, og hvordan totalprisen fremkommer. Ved tilleggsbestillinger skal det i tillegg til ovenstående: Bestillingsnummer Timelister/dokumentasjon som er kontrollert og attestert av UiO Fakturagebyrer aksepteres ikke. Faktura adresseres og sendes med e-post (som PDF) til: fakturamottak@admin.uio.no. eller som brevpost til: Universitetet i Oslo Regnskapsseksjonen - Sentralt Fakturamottak Postboks 1074 Blindern 0316 OSLO Merk: UiO arbeider med innføring av et system for e-faktura. Når løsningen er ferdig implementert skal partene i samarbeid tilrettelegge og etablere rutiner som er nødvendig for elektronisk fakturering. Leveranse av elektronisk faktura og kreditnota skal skje på det av UiOs til enhver tid valgte format og til den avtalt brukte transportkanal. Ved endring av format eller transportkanal, vil leverandøren bli varslet tre måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren bærer selv sine egne kostnader forbundet med levering av elektronisk faktura og kreditnota. KT Mai 2013 Side 33 av 36