Møtet er lagt til Muritunet, Valldal. Medlemene o.a. blir bedne om å melde seg i resepsjonen for å bli vist e til møterommet.

Transkript

1 Møteinnkalling Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Muritunet, Valldal Dato: Tid: 10:30 Forfall skal meldast til utvalssekretær, som kallar inn varamedlem. Tlf , mob , e-post Varamedle m møter berre ved spesiell innkalling. Møtet er lagt til Muritunet, Valldal. Medlemene o.a. blir bedne om å melde seg i resepsjonen for å bli vist e til møterommet. Det er sett opp slik tidsplan og program for møtet: 10.30: Orientering om Muritunet v/ad m. direktør Arne Sandnes : Lunsj. Deretter saksbehandling etter sakslista : Opplæringssekvens: Rekneskapsrevisjon v/fylkesrevisjonssjef Finn Åge Ødegård. Deretter framhald av saksbehandling etter sakslista av ev. restera nde saker../. Vedlagt følgjer til medlemmene og varamedlemmene saksdokumenta i sakene Ko /12. Følgjande saker er til behandling:

2 Saksnr Innh ald Uoff KO- 1/12 Budsjett 2012 for Sentrale kontrollorgan, disponering av ramma m.m. KO- 2/12 Prosedyrer m.m. i kontrollutvalet KO- 3/12 Samarbeidsrutine med Fylkesmannen i Møre og Romsdal om tilsyns - og kontrollaktivitetar KO- 4/12 Fylk esmannen - tilsynsrapport på opplæringsområdet, opplæringslova KO- 5/12 Plan for verksemda i kontrollutvalet - premissar for planarbeidet KO- 6/12 Prosjektskisse - forvaltningsrevisjonsprosjektet "Samhandling med Statens Vegvesen. Bestillingsfun ksjonen. Kontraktsoppfølging." KO- 7/12 Rapport om utført kvalitetskontroll - fylkesrevisjonen KO- 8/12 Melding om gjennomsyn av utdannin gsutvalets møtebok for 2. halvår 2011 KO- 9/12 Midt -norsk konferanse for kontrollutval 2012

3 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Hans Blø Finn Åge Ødegård Saksnr Utval Møtedato KO - 1/12 Kontrollutvalet Budsjett 2012 for Sentrale kontrollorgan, disponering av ramma m.m. Bakgrunn Fylkestin get slutta seg i sak T- 79/11 til kontrollutvalets framlegg til årsbudsjett - ramme for 2012 for Sentrale kontrollorgan. Etter vedtaket og korrigert for løns - og prisvekst er det dermed løyvd slike budsjettrammer til Sentrale kontrollorgan i 2012: Fylkesr evisjonen kr Kontrollutvalssekr. kr Kontrollutvalet kr Sum kr I tillegg vil kome ev. mindreforbruk frå verksemda i 2011, eller frådrag for meirforbruk. Pr ser den førebelse rekneskapen for for dei ul ike tenesteområda slik ut (mindreforbruk): Fylkesrevisjonen kr Kontrollutvalssekr. kr Kontrollutvalet kr Vi vil foreslå at mindreforbruket blir stilt til disposisjon og tillagt ramma i I denne saka blir det gjort greie for korleis løyvingane er tenkt disponerte for fylkesrevisjonen og kontrollutvalssekretariatet, og kva aktivitetar som er planlagt for kontrollutvalet i Verksemda i Fylkesrevisjonen Vedtaket i fylkestinget gir midlar på litt lågare nivå enn i Auke i pensjonsutgiftene er heller ikkje kompensert i ramma, det gjeld og for alle ansvar i fylkeskommunen. For oss medfører dette mindre beløp i ramma til dekning av andre kostnadar. Dette har vi midlar til å dekke i 2012, fordi vi har mindreforbr uk i 2011 som vi venteleg får overført. Om pensjonsutgiftene framover ligg på det høge

4 Side 2 nivået som vi har i 2012 må ramma vår utvidast seinare år om vi skal kunne levere tjenester på det nivået vi har i dag. Fylkestinget har i si bestilling av forvaltning srevisjon for 2012 lagt opp til like mange prosjekt som tidlegare år, med ønske om ytterlegare ein rapport om det let seg gjere. Bestillinga vil normalt medføre arbeid for 2 årsverk. For rekneskapsrevisjon er alle stillingane bemanna. Her legg vi opp t il å utnytte ressursane effektivt ved og å arbeide med eksterne revisjonsoppdrag. Som vi tidlegare har gjort merksam på er det desse inntektene som gir oss tilstrekkelig med midlar til drift av revisjonen utover lønn og husleige. Vi ser at desse inntekten e i 2012 vil bli på litt lågare nivå enn i Kontrollutvalssekretariatet I hovudsak er ramma knytt til løn/sos. utgifter til kontrollsjefen. Aktivitetane i sekretariatet vil elles i stor grad spegle verksemda til kontrollutvalet, jf. nedanfor. I ti llegg deltek kontrollsjefen i nokre lokale/regionale nettverk for kontrollutvals - sekretariat, og elles på samlingar for sekretærar som NKRF og FKT arrangerer. Situasjonen for sekretariatsfunksjonen har endra seg monaleg dei seinare åra, etter etablering a av sekretariatet i Medan arbeidet dei første åra etter 2004 i stor grad var fagleg retta, går det no relativt meir tid enn før til andre og meir tekniske aktivitetar knytt til oppfølging og ajourhald av internettsider, it -system knytt til saksbe handling, møteinnkalling, økonomi, arkiv m.m. Det er venta at fylkeskommunens satsing på papirlaus saksbehandling, døgnopa forvaltning og auka bruk av sosiale media vil forsterke denne tendensen. Ambisjonane synest å vere høge. Også med bakgrunn i den sårbare ordninga som 1-mannssekretariat utgjer, er det grunn til å vurdere om noverande sekretariatsordning er formålstenleg organisert. Kontrollsjefen har tidlegare påpeikt at desse tilhøva bør finne si løysing i ei framtidsretta ordning som samsvarar med verksemda til kontrollutvalet samstundes som fylkeskommunens ambisjonar på it -området skal imøtekomast. I dette bildet ligg og forventningane til eit auka aktivitetsnivå i kontrollutvalet, som det nye reglementet gir høve til. Kontrollutvalet Den ve dtekne ramma til kontrollutvalet var basert på at godtgjersla til leiaren blir utrekna etter frikjøpsordninga, dvs. 22% av fylkesordførarens godtgjersle. Noverande leiar har valt å nytte seg av ordninga med fast leiargodtgjersle, som utgjer 12% av fylkeso rdførarens godtgjersle. Differansen i leiargodtgjersle mellom dei to or dningane utgjer kr inkl. sos. kostnader, som dermed gjer at kontrollutvalets ramme er tilsvarande for høg. Det er rimeleg at beløpet blir inntrekt, ettersom ramma i si tid var t utvida då den førre leiaren valde frikjøpsordning. Den korrigerte ramma for kontrollutvalet i 2012 blir dermed (kr kr ) kr Kostnadene elles (møtegodtgjersle/tapt arbeidsforteneste, reiseoppgjer) er rekna ut frå 7 ordinære møte i 201 2, og at 4 av medlemene møter i 4 gruppemøte/ fylkestingsmøte kvar.

5 Side 3 I ramma er lagt til ei ekstra løyving i 2012 på kr til opplæringstiltak for det nyvalde kontrollutvalet. Den avvikla Solstrandsamlinga og studieturen til Brussel i veke 39 er med i dette beløpet, samt ein studietur til Oslo som vart utsett til våren Den ubrukte delen av løyvinga vil bli søkt overført til bruk i I tillegg til opplæringstiltaka er det i ramma lagt inn utgiftsdekning til følgjande andre årvis se aktivitetar (jf. vedteken møte - og aktivitetsplan i 2012) : NKRFs kontrollutvalskonferanse, febr. (alle medlemene, ev. varamedlem). Deltaking på Fylkesmannens kommunemøte 26. april (ds.). Årsmøte/fagkonferanse Forum for Kontroll og Tilsyn, juni (ds.). Regional kontrollutvalskonferanse i Midt -Norge, veke 36 (i kombinasjon med ordinært møte den 5. sept.). Kontrollutvalet er vertskap for den regionale samlinga i veke 36. I beløpet på kr ovanfor er det avsett kr i arrangørk ostnader til denne samlinga. I ei eiga sak blir kontrollutvalet oppmoda om å gjere vedtak om stad for arrangementet m.m. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tek til vitande føresetnadene for budsjettrammene for Sentrale kontrollorgan i Hans Blø Kontrollsjef Finn Åge Ødegård fylkesrevisjonssjef

6 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO - 2/12 Kontrollutvalet Prosedyr a r m.m. i kontrollutvalet Bakgrunn Fylkestinget vedtok i sak T- 4/11 eit nytt reglement for saks behandlinga i kontrollutvalet, kontrollutvalssekretariatet og fylkesrevisjonen gjeldande frå , dvs. frå ny valperiode. I pkt. 2.9 i reglementet er kontrollutvalet gjeven fullmakt til fastsette nærare reglar for si saksbehandling som presisering av reglementet. Kontrollsjefen ønskjer nedanfor å ta opp nokre tilhøve som det kan vere greitt å ha avklara, dels gjeld dette og i høve godtgjerslereglementet. 1. Behandling av møteprotokollar Etter reglementet pkt. 2.5 er det m.a. fastsett korleis godkje nning av møteboka skal føregå: Utkast til møtebok blir sendt møtande medlemer og varamedlemer for gjennomsyn. Merknader skal meldast til sekretariatet, som i samråd med leiaren tek avgjerd om endringar skal gjerast i utkastet. Møteboka skal endeleg god kjennast av kontrollutvalet seinast i neste møte. Det har vore praksis å offentleggjere møtebøkene med ein gong dei er ferdigskrivne og gjennomleste, dvs. ikkje vente på den endelege godkjenninga slik ein normalt skulle forvente. Kontrollsjefen har vo re i tvil om dette er korrekt, ev. ønskeleg. Av omsyn til informasjonskravet og ev. vidare saksbehandling i fylkestinget, har dette likevel blitt praksisen, og blir følgd av andre folkevalde organ. Kontrollsjefen foreslår at kontrollutvalet tar til vitan de at denne praksisen blir lagt til grunn i det vidare. 2. Godtgjering for oppmøte i gruppemøte I reglementet pkt. 2.7 er medlemer som ikkje er medlem av fyl kestinget, gitt rett til å møte i gruppemøte og i fylkestinget ved behandlinga av kontrollutval ets saker: Medlemer i kontrollutvalet som ikkje er medlem av fylkestinget, skal ha høve til å ta del i gruppemøte og ved møte i fylkestinget ved behandling av saker fremja av kontrollutvalet til fylkestinget, og får godtgjersle etter reglane i godtgjersl ereglementet kap V pkt. 3.

7 Side 2 Det er blitt stilt spørsmål ved om heimelen gir rett til å møte på fleire gruppemøte enn det gruppemøtet der kontrollutvalets saker blir behandla. I høve til retten til møtegodtgjersle m.m. for slikt oppmøte er det blitt presis ert i godtgjerslereglementet ( 3 B nr 1): Møtegodtgjersle med kr ,-* pr. møte, maks 2 møtegodtgjersler på dag, blir betalt til møtande medlemer og vara medlemer av: c. kontrollutvalet, også ved møte i fylkesting og gruppemøte der saker fremja av kontrollutvalet er til behandling. * ny sats frå I 5 nr 3 er dette ytterlegare presisert: 3. Gruppemøte som blir haldne i fylkestingsgruppene før opninga av fylkestinga, i gruppene i fylkesutvalet før fylkesutvalsmøta og i gruppen e i hovudutvala før hovud - utvalsmøta, blir i høve til dette reglementet å sjå på som ein del av fylkestings - /fylkesutvals -/hovudutvalsmøta. Fylkestingsmedlemene, medlemene i kontrollutvalet (jfr. 3, B pkt 1) og dei varamedlemene som får tilsendt saksdo kumenta til fylkestinget, får dekt møtegodtgjersle, skyss - og kostgodtgjersle og ev. erstatning for tapt arbeidsforteneste for frammøte på eit gruppemøte mellom kvar ting samling. I dei høve hovudutvala har samling på same dag, har dei medlemene av kontro llutvalet som ikkje er medlem av fylkestinget, høve til å møte i eventuelle gruppemøte med same rettar som dei øvrige medlemene. Av ovanståande dreg kontrollsjefen denne konklusjonen: - det blir ytt møtegodtgjering m.m. berre for oppmøte i møte der kontr ollutvalets saker blir behandla, - gruppemøte og fylkestingsmøte same dag blir rekna som eitt møte, - det blir berre ytt møtegodtgjering m.m. for oppmøte i eitt gruppemøte mellom tingsamlingane, - ved hovudutvalsmøte i alle hovudutvala same dag har medleme ne i kontrollutvalet høve til å møte i ev. gruppemøte. Det siste er mest aktuelt ved behandling av års budsjett /øk.plan. Kontrollsjefen foreslår at den ne tolkinga blir ta t t til vitan de. 3. Konferansedeltaking Påmelding til deltaking i konferansar og lik nande arrangement skjer i samsvar med vedteken møte - og aktivitetsplan i kontrollutvalet, og gjeld medlemene. I nokre høve har ikkje medlemen høve til å delta, og melder forfall. I slike høve har tilbodet om deltaking gått til 1. varamedlem, men stoppa der, ev. blitt formidla vidare til eit anna 1. varamedlem. Kontrollsjefen foreslår at den etablerte praksisen blir tatt til vitande. 4. Utarbeiding av pressemeldingar I samband med offentleggjering av forvaltningsrevisjonsrapportar som skal til behand ling i kontrollutvalet, lagar kontrollsjefen eit utkast til pressemelding. (Dette er ei rutine som tidlegare kontrollutval har slutta seg til).

8 Side 3 Utkastet blir oversendt til info -avdelinga, for å få ei journalistisk vurdering, men utan å endre meiningsinnh al det i pressemeldinga, dvs. bodskapen i rapporten. Utkastet blir påført kontaktpersonar, m.a. leiaren i kontrollutvalet og ein administrativ leiar som info -avdelinga gjer avtale med. Eit omforeint utkast blir sendt media frå info -avdelinga og publiser t på fylkeskommunens heimesider. I ei konkret sak i fjor haust vart kontrollsjefen ved behandlinga i fylkestinget kritisert av fylkesrådmannen for å ha gitt uttrykk for eigne meiningar i ei pressemelding. Fylkesrådmannen meinte det ikkje er vanle g at eta tssjefar i slike saker sender ut pressemelding om kva dei sjølve meiner (iflg. referat frå debatten i Sunnmørsposten ). Kontrollsjefen har i etterkant hatt ein samtale med fylkesrådmannen om innhaldet i den konkrete pressemeldinga, og går ikkje næ rare inn på konklusjonane om det frå møtet. Det var imidlertid ønskje frå fylkesrådmannen og info -avdelinga om å halde fram praksisen med pressemeldingar. For ev. å kome på linje med ein etablert praksis i fylkeskommunen, foreslår kontrollsjefen at press emeldinga r heretter blir sendt ut etter behandlinga av den konkret e rapporten i kontrollutvalet, der innhaldet i pressemeldinga er klarert med medlemene i kontrollutvalet. Det blir dermed kontrollutvalet som stiller seg bak pressemeldinga, dvs. den bodsk apen som skal formidlast til allmenta. Info -avd. sin medverknad blir uendra. Kontrollsjefen foreslår at fra mlegget om endra rutine for utsending av pressemeldingar blir følgd heretter. 5. Behandling av forvaltningsrevisjonsrapportar i hovudutvala m. fl. I reglementet pkt. 8 er det tatt inn ein særskilt regel om vidare behandling av forvaltningsrevisjonsrapportar, etter at fylkestinget har behandla rapporten: Rapportar om forvaltningsrevisjon skal kontrollutvalet, etter behandling i fylkestinget, ov ersende til vedkomande hovudutval, ev. til fylkesrådmannen, for å få tilbakemelding om på kva måte konklusjonane og anbefalingane i rapporten blir følgde opp og påviste avvik handterast. Kontrollutvalet skal innan ein frist kontrollutvalet fastset, ha sva r tilbake. Rutinen er ny. Det er grunn til å presisere at behandlinga i hovudutvalet ikkje er å rekne som ei politisk behandling, men som ein del av saksbehandlingsprosessen som kontrollutvalet har i eigenskap av tilsyns - og kontrollorgan. Kontrollutva let skal i neste omgang legge fram ei sak for fylkestinget med tilbakemelding om status for oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonar. Ved denne behandlinga er det m.a. ein fordel at medlemene i vedkomande hovudutval i fylkestinget er kjend med rappo rten og korleis hovudutvalet ønskjer den skal bli følgd opp. Kontrollsjefen foreslå r at kontrollutvalet tar denne presiseringa til vitande. I samband med behandlinga av forvaltningsrevisjonsrapportar i fylkestinget blir det av og til fremma oversendingsf ramlegg, som som oftast blir vedtatt oversendt fylkesutvalet. Denne praksisen skurrar ettersom det er kontrollutvalet som har fremma rapporten, ikkje fylkesutvalet. Sondringa mellom tilsyn og kontroll og politikk blir dermed uklar, sidan oversendin gsframlegg følgjeleg kan bli oppfatta som politiske. Etter kontrollsjefens syn bør ein sjå nærare på dette, også sett i

9 Side 4 høve til den nye rutinen etter pkt. 8 om behandling av rapportar i hovudutvala etter fylkestingets behandling. Avslutning Med bakgrunn i ova nståande vil kontrollsjefen fremme slikt Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar til vitande at 1. møteboka til kontrollutvalet blir offentleggjort etter at utkastet er gjennomlest av medlemene og ev. merknader er følgde opp, 2. - det blir ytt møtegodtgjering m.m. berre for oppmøte i gruppe/ -fylkestingsmøte der kontrollutvalets saker blir behandla, - gruppemøte og fylkestingsmøte same dag blir rekna som eitt møte, - det blir berre ytt møtegodtgjering m.m. for oppmøte i eitt gruppemøte mel lom tingsamlingane, - ved hovudutvalsmøte i alle hovudutvala same dag har medlemene i kontrollutvalet høve til å møte i ev. gruppemøte. Det siste er mest aktuelt ved behandling av årsbudsjett/øk.plan, 3. tilbod om deltaking på konferansar og liknande bli r gitt til eit 1. varamedlem når eit medlem melder forfall, og stoppar der, 4. pressemeldingar i saker som skal behandlast i kontrollutvalet, blir sendt ut etter behandling av saka i og godkjenning av kontrollutvalet, 5. behandlinga av forvaltningsrevisjon srapportar i hovudutvala etter reglementet pkt. 8 er å rekne som ein del av kontrollutvalets prosedyrar. Kontrollutvalet ber om å få ei vurdering/klargjering av ymse sider av behandlinga av forvaltningsrevisjonsrapportar i fylkestinget. Hans Blø kontrollsjef

10 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO - 3/12 Kontrollutvalet Samarbeidsrutine med Fylkesmannen i Møre og Romsdal om tilsyns - og kontrollaktivitetar Bakgrunn./. Fylkesmannen skal etter kommunelova (koml.) kap. 10a føre tilsyn med at kommunar og fylkeskommunar oppfyller lovpålagte plikter etter særlover, og kan føre tilsyn med om oppfyllinga har skjedd på ein lovleg måte. Fylkesmannen er gitt rett til innsyn i all ko mmunal verksemd og å få dei opplysningar som er nødvendig for tilsynsverksemda. Ved avdekking av lovstridige forhold kan fylkesmannen gi pålegg om å rette opp desse. Sidan det finst andre statlege etatar som fører tilsyn med kommunar/fylkeskommunar, er fylkesmannen pålagt å samordne aktivitetane til desse. Koml. kap. 10a følgjer vedlagt. I KRDs rapport 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunar og fylkeskommunar omhandla kapittel 19 eigenkontrollen og fylkesmannen, dvs. korleis kontrollutvale t kan samarbeide om og samordne sine aktivitetar med fylkesmannen/statleg e tilsynsetatar. I rapporten vart det peika på nokre døme på kontaktpunkt og aktivitetar med behov for samkøyring og ev. utveksling av planar for å unngå overlapping. Fylkesmannen utarbeider årleg ein plan for sine tilsynsaktivitetar, og skal samstundes ivareta det samordnande ansvar et for liknande planar frå andre statleg e tilsyn (Mattilsynet, Helsetilsynet, Arbeidstilsynet m. fl.). To av tilrådingane i rapporten tar opp denne prob lematikken for det som vedkjem kontrollutvalets ansvar : Tilråding 84: Sekretariatet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. Premissar: - kontrollutvalet kan ha nytte av å kjenne til fylkesmannen sine planar og rapportar når ein planlegg forvaltningsrevisjonen. - statlege tilsynsrapportar bør bli behandla på ein eigna måte i dei folkevalde organa i fylkeskommunen. Tilråding 85: Fylkesm annen bør i samband med planlegging og gjennomføring av tilsyn halde seg orientert om planar og resultat i den kommunale eigenkontrollen. Det bør vere eit mål at kommunar

11 Side 2 ikkje får tilsyn på område der dei nyleg har gjennomført eller snart skal gjennomfør e forvaltningsrevisjon. Dette bør gå fram av relevante styringsdokument frå departementa til fylkesmannen. Premissar: - utveksling av risikovurderingar, analysar, planar og rapportar kan gi fylkesmannen nyttige informasjon i tilsynsarbeidet. - det er ein fordel om ein og kan unngå dobbeltkontroll. Kontrollutvalet og sekretariatet si oppfølging Kontrollutvalet i førre periode føretok ein grundig gjennomgang av tilrådingane i rapporten, for å sjå om gjeldane ordningar hos oss var gode nok eller om det likevel kunne gjerast forbetringar. M.a. vart det i det nye reglementet for kontrollutvalet pkt. 3.6 gitt heimel til kontrollutvalet til å kunne samarbeid e med statlege tilsynsorgan for å samordne tilsynsaktivitetar retta mot fylkeskommunen../. Seina re har det frå sekretariatet si side vore arbeidd med å få på plass ein avtale med Fylkesmannen der ein gjensidig utveksla informasjon om planlag de tilsynsaktivitetar, - frå vår side gjeld dette opplysningar om val de forvaltningsrevisjonsprosjekt. I samar beid med dei øvrige sekretariata i fylket vart det oppnådd semje med Fylkesmannen om ei samarbeidsrutine om slik utveksling. Rutinen er skildra i eit vedlegg til saka. Fylkesmannens tilsynsaktivitetar retta mot fylkeskommunen blir publisert e på Fylkesma nnens tilsynskalender, som er å finne på heimesida til Fylkesmannen i Møre og Romsdal ( www. fmmr.no ). I den grad desse aktivitetane er kjende, er det naturleg at det blir tatt omsyn desse til når kontrollutvalet legg planar for sine aktivitetar. Etter kvart som fylkesmannens tilsyn blir utførte, blir rapportane lag de ut på heimesida. I samarbeidsrutinen er det føresett at slike tilsynsrapportar skal leggast fram for kontrollutvalet til orientering, og følgjast opp. Ansvaret for oppfølginga ligg til fy lkesrådmannen, men det bør etablerast ei rutine der kontrollutvalet får melding om status for oppfølging av eventuelle påpeika avvik. Kontrollsjefen vil foreslå at denne statusmeldinga blir lagt inn i den etablerte rutinen for oppfølging av forvaltningsre visjonar, dvs. den årlege rapporten som blir fremja for fylkestinget. Det same må gjelde tilsynsrapportar frå andre statlege tilsynsorgan. Her har sekretariatet etablert ein periodisk gjennomgang av heimesidene til resp. tilsynsorgan, slik at desse rappo rtane også blir fanga opp. Vurdering Kontrollsjefen meiner dei rutinene som er etablert sikrar at kontrollutvalet blir orientert om planar om og resultata av statlege tilsyn, og at dei same statlege organa blir orientert om våre planar og resultat. Om dette hindrar overlappande tilsyns - og kontrollaktivitetar retta mot same verksemd står igjen å sjå. Det er følgjeleg naturleg å evaluere samarbeidsrutinen etter ei tid, før den blir gjort endeleg. Forslag til vedtak:

12 Side 3 Kontrollutvalet tar til vitande at det er etablert ei samarbeidsrutine med Fylkesmannen i Møre og Romsdal, med sikte på å samordne tilsyns - og kontrollaktivitetar. Kontrollutvalet vil vurdere rutinen etter ei tid. Kontrollutvalet sluttar seg elles til rutinen for oppfølging av statlege tilsynsrapportar i kontrollutvalet slik den er skildra i saka. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Samarbeidsrutine med Fylkesmannen i Møre og Romsdal om tilsyns - og kontrollaktivitetar m.m. 2 Kommunelova kap. 10a om statleg tilsyn

13 Samarbeid srutine mellom Fylkesmannen i Møre og Romsdal og kont rollutvalssekretær ane i fylket om utveksling av plan a r samt rapport a r om tilsyn og forvaltnings revisjon. Bakgrunn: Tilråding nr 85 i KRDs rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommunane. I tilrådinga blir fylkesmannen bedt om å halde seg orientert om planar og resultat i den kommunale eigenkontrollen i samband med planlegging og gjennomføring av eigne tilsynsaktivitetar. Formålet er å unngå overlappande ti lsyn på område der kommunens kontrollutval nyleg har eller skal gjennomføre ein kontrollaktivitet. Fylkesmannen i Møre og Romsdal og kontrollutvalssekretariata er samde om følgjande rutine for gjensidig orientering om planlag de tilsyn s- og kontrollaktivitetar, og utveksling av rapportar frå slike aktivitetar: Oppfølgingspunkt Tidspunkt for gjennomføring Ansvarleg Gjennom - ført dato Kontrollutvalsekret ariata oversender planen for forvaltningsrevisjon i resp. kommuna r komande år til Fylkesmannen. I desember kvart år Kontrollutval s- sekret ariata Fylkesmannen legg ut tilsynsplana si på heimesida til fylkesmannen, som blir gjort kjent for kontrollutvals - sekretariata ved abonnement på nyhetsvarsel. Desember/januar Tilsyns - koordinator hos Fylkesmannen Kontrollutvalssekretariata sender kopi av forvaltnings - revisjons rapportar til fylkesmannen. Adresse: tilsyn@fmmr.no Når rapporten framlagt for kontrollutvalet. blir Kontrollutvals - sekretariata Fylkesmannen legg tilsynsrapportar ut på heimesida si, som blir gjort kjent for resp. kontrollutvals - sekretariat gjennom abonnement på nyhetsvarsel. Løpande. Tilsyns - koordinator hos Fylkesmannen Det vert ved behov hald e eit møte mellom KU- sekretariata og Fylkesmannen for å drøfte aktuelle tema vedr. tilsyns - og kontrollproblematikk i kommunane/fylkeskommunen. Tidleg på året, jan./febr. Fylkesmannen Tilsynsrapportar som vert sendt sekretariata frå Fylkesmannen skal leg gast fram for kontrollutvalet til orientering. Kontrollutvalet skal ha seg førelagt kopi av kommunens svar til Fylkesmannen /tilsynsorganet på rapporten, og ser til at ev. avvik vert følgde opp av kommunen. Fylkesmannen føreset at slike rapportar blir føl gde opp i kommunen som ein del av kommunens eigenkontroll. Rutinen kan supplerast med rapportering til kommunestyret om oppfølginga.

14

15

16 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO - 4/12 Kontrollutvalet Fylkesmannen - tilsynsrapport på opplæringsområdet, opplæringslova Bakgrunn Fylkesmannen har gj ennomført eit tilsyn retta mot fylkeskommunens oppfylling av i opplæringslova (oppll.). Nemnde paragraf krev at fylkeskommunen skal ha eit forsvarleg system for vurdering av om krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte og for å følgje opp resultata frå desse vurderingane. Tilsynet har undersøkt om kravet til system er oppfylt realtert til reglane om eksamensgjennomføring, dvs. etter forskrifta til oppll /. Tilsynsrapporten datert følgjer vedlagt. Side 10 i rapporten er utan tekst (blank), denne sida er dermed tatt ut av vedlegget. Systemkravet, dvs. kva for kriteria som må vere tilfredsstilt for å bli rekna som forsvarleg, er skildra i kap. 3 i rapporten. M.a. må opplegg og rutinar vere skriftlege, og kunne dokumentere at det har vore gjort evalueringar om lovkrava blir oppfylte. Utanom å innhent e opplysningar frå utdanningsavdelinga, er det gjort undersøkingar ved fire vidaregåande skolar. Vurdering Tilsynet har avdekka mindre avvik, men generelt blir det uttalt at fylkeskommunens opplegg og rutinar tilfredsstiller krava for å sikre regeletterleving, og dermed systemkravet etter oppll Det er ikkje avdekka lovstridige forhold som krev tiltak om endring. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar tilsynsrapporten frå fylkesmannen, datert , om tilsyn etter oppll og forskrift til oppll , til orientering. Hans Blø kontrollsjef

17 Vedlegg 1 Tilsynsrapport, oppll , forskr. oppll Side 2

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO - 5/12 Kontrollutvalet Plan for verksemda i kontrollutvalet - premissar for planarbeidet Bakgrunn Etter forskrift om kontrollu tval 10 og 13 skal kontrollutvalet utarbeide planar for forvaltningsrevisjon og for selskapskontroll minst en gang i valgperioden, og legge desse fram for fylkestinget til godkjenning, seinast innan det første året i perioden. Før desse reglane kom i 2004 har tidlegare kontrollutval i fylkeskommunen ved starten av kvart valperiode arbeidd med og fremja ein samla plan for all tilsyns - og kontrollverksemd for perioden. Planen framstod på dette viset som eit samla strategidokument som la føringar for kon trollorgana si verksemd innan alle revisjons - og kontrollformer, og for kontrollutvalets eige arbeid med desse sakene. Eit viktig poeng med dokumentet var sjølvsagt at fylkestinget som det øvste ansvarlege tilsynsorganet - ved si behandling og godkjenni ng, gav aksept til innrettinga av kontrollen og dermed fullmakt til kontrollutvalet å leggje opp og utføre arbeidet sitt i samsvar med strategien. Etter at kravet om særskilte planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kom, fann kontrollutvalet det formålstenleg å innarbeide desse plankrava i og som del av verksemdplanen. Fordelen er openberr på den måten kan ein gi eit heilskapeleg bilete av dei ulike omsyna som må vegast i kontrollsamanheng, og gjere val alt etter kva som det bør leggjast m est vekt på, både med omsyn til innretning av kontrollverksemda, ressursbruk, profilering m.m., samt medverknad, saksbehandling og arbeidsmåtar i kontrollutvalet. Kontrollsjefen foreslår at eit liknande opplegg blir lagt til grunn også i denne valperioden. Prosess Kontrollsjefen foreslår at kontrollutvalet i første omgang tar ei generell drøfting blant medlemene om tilsyn og kontroll generelt i fylket, m.a. med bakgrunn i dei orienteringar og det materiale om emnet som er gitt/utdelt no i startfasen, og om kva ønske og forventningar det er til kva rolle tilsyns - og kontrollorgana skal spele, og dermed kva omsyn verksemdplanen både generelt og spesielt skal gi uttrykk for. Nedanfor er det stikkordmessig nemnt ulike omsyn som ein kan tenke over.

31 Side 2./. Som eit utgangspunkt for drøftingane følgjer vedlagt verksemdplanen for kontrollutvalet i førre valperiode ( ). Med bakgrunn i diskusjonen og innspel i møtet, vil kontrollutvalet få seg førelagt eit plan utkast i neste møte, med tanke på å fremje dett e for fylkestinget i april. (Kontrollutvalet kan ev. velje å bruke lenger tid på saksbehandlinga, med junitinget som mål). Drøftingstema Når ein ny plan skal utarbeidast er det naturleg å ta omsyn til endra føresetnader for arbeidet i kontrollutvalet sidan sist, både i rammevilkåra for kontrollutvalets arbeid, og for fylkeskommunen spesielt. Planen bør gi uttrykk for særlege fokusområde som m.a. ut frå dette vil få merksemd i denne perioden. Kontrollutvalet i førre valperiode arbeidde seg systematisk gjennom rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunar og fylkeskommunar som KRD fekk utarbeidd, særleg dei tilrådingane som gjaldt kontrollutval. Ønsket var å få vurdert om kontrollutvalets arbeidsmåtar - og former kunne forbetrast, ev. utv idast, for å styrke kontrollutvalets rolle i fylkeskommunen../. Arbeidet resulterte konkret i eit nytt reglement for saksbehandling m.m. i kontrollorgana, vedteke av fylkestinget i sak T-4/11 og gjeldande frå inneverande valperiode. Til hjelp i arbeide t brukte kontrollutvalet eit oversyn over moglege arbeids - og aktivitetsformer som reglementet skulle femne om og legitimere. Oversynet følgjer vedlagt, og viser det mangfald av aktivitetar som er tilgjengeleg. Kontrollutvalets utfordring blir å sette i verk dei gode intensjonane i reglementet, som fylkestinget har slutta seg til. Sentralt arbeider KRD med nokre forslag til endringar i reglane i kommunelova vedr. kontrollutval, der den viktigaste endringa venteleg blir at møta i kontrollutval skal vere opne for allmenta. Det er venta at eit lovforslag blir fremja til Stortingsbehandling i vårsesjonen. Jamvel om opne møte har vore vår praksis sidan 2004, ber forslaget i seg ønske om eit meir synleg utval og større openheit om det ein steller med. Det nye reglementet inneheld reglar for avvikling av høyringar i kontrollutvalet. Formålet med høyringar er å få informasjon i konkrete saker direkte frå kjelda, i møte, og er såleis berre ein av fleire måtar ei sak kan opplysast på. Det er særleg i saker av stor allmenn interesse høyringar blir brukt, og eit viktig poeng er dermed at høyringa kan gjennomførast for opne dører. Høyringar er ressurskrevjande, stiller krav til medlemene og må førebuast godt. Men kontrollutvalet bør vege på om det i enkelttilfel le er formålstenleg å bruke dette verktøyet. Fylkeskommunen har fått seg tillagt ansvar for fleire arbeidsoppgåver gjennom forvaltningsreforma, særleg innan samferdselssektoren. Det spesielle er at om lag heile samferdselsområdet blir konkurranseutsett, dvs. det blir i stor grad brukt private entreprenørar og transportselskap til å utføre tenestene, framfor i eigenregi. For kontrollorgana medfører dette behov for å ha auka fokus på at det finst gode rutiner for kontraktsoppfølging og kvalitetssikring av leverans ane. Fylkeskommunens lånegjeld var i 2005 på om lag 800 mill. kroner (i ,25 mrd. kroner), og er i 2015 venta å stige til nær 3,5 mrd. kroner, som er meir enn dei frie inntektene (fylkesskatt og rammeoverføring m.m.). Dei økonomiske utsikt ene framover er usikre, der små endringar i føresetnadene for låneopptaka i auka grad påverkar fylkeskommunens handlingsrom. Økonomistyringa generelt og

32 Side 3 finansforvaltninga spesielt er område som dermed bør viast meir merksemd framover. Fylkeskommunen mer kar i stigande grad konkurransen om arbeidskrafta, særleg innan den kompetansebaserte tenesteytinga. Konkurransedyktige arbeidsvilkår, men og det å tilby attraktive arbeidsplassar og oppgåver gir fortrinn. Samstundes byr den teknologiske utviklinga på utfordringar, ved bruk av stadig meir avanserte ikt -system, og nye kommunikasjonskanalar. Dette stiller leiinga overfor nye og krevjande utfordringar, der gjennomtenkte strategiar for styring og leiing må vere på plass. Kontrollutvalet bør vege på om sli ke omsyn skal ha sterkare merksemd. Det er ikkje til å underslå at nokre alvorlege hendingar knytt til korrupsjon, uetisk framferd og dårleg finansforvaltning har svekka kommunesektorens omdømme dei seinare åra. Regjeringa har m.a. uttrykt at dette ikkje er ønskeleg, sett på bakgrunn av den viktige rolla kommunar og fylkeskommunar har for offentleg tenesteyting og velferdsoppgåver. Regjeringa har føresett at intern kontrollen må styrkast, og fått utvikla verktøy og dermed lagt til rette for at dette arbe idet må ha prioritet. I vår fylkeskommune har kontrollutvalet særleg hatt fokus på innkjøpsforvaltninga og oppfølginga av innkjøpsstrategien. I tillegg er det viktig å sjå til at arbeidet med intern kontrollen blir gjort på ein systematisk måte, dvs. med prioritet på område som særleg er risikoutsett ut frå eit omdømme - og tillitsperspektiv. Fylkeskommunens eigarskapsforvaltning har etterkvart fått sett seg etter at dette arbeidsområdet vart meir systematisk organisert i åra etter Kontrollutvale t har år om anna peika på fleire omsyn som forvaltninga bør ha merksemd mot, utan alltid å få medhald. Grunngivinga er oftast knytt til at valet av ei anna organisasjonsform enn etter kommunelova og inneber ei anna form for innsyn og tilsyn med verksemda, også frå folkevalt nivå. Kontrollutvalet må ta til vitande at denne oppfatninga og synest å vere rådande i fylkestinget. I løpet av våren vil kontrollutvalet få seg førelagt ei risikoanalyse over dei verksemdene fylkeskommunen er medeigar i, og med bakg runn i den meir kunne spesialisere måten tilsynet med eigarskapsforvaltninga skal utøvast i åra frametter. Tidlegare kontrollutval har lagt vekt på at brukarperspektivet må kome til uttrykk m.a. i forvaltningsrevisjonar, dvs. at brukarane si oppfatning av t.d. eit tenestetilbod må innhentast. Så langt råd er er dette forsøkt ivareteke, jamvel om det framstillingsmessig kan by på metodiske utfordringar. Ein veg å gå er i større grad å møte brukarane sjølv, t.d. i møta, når rapportar om slike tema blir beh andla. Generelt kan det vere nyttig i auka grad å invitere viktige samfunnsaktørar og medspelarar for fylkeskommunen, for å høyre deira oppfatning om fylkeskommunen s innsats innan sitt felt, på godt og vondt. Iverksetting av verksemdplanen Tilsyns - og kontrollfokuset bør og knytast opp mot dei utfordringar fylket står overfor dei næraste 4 åra, slik at kontrollorgana som hjelpeorgan for fylkestinget, medverkar til at fylkestingets målsettingar kan nåast. Men det er kan hende ikkje formålstenleg å presis ere og konkretisere dette i ein overordna plan som skal vere retningsgivande for heile perioden, ettersom kva som skal ha fokus til ei kvar tid kan endre seg snøgt. Sånn sett er det meir tilrådeleg å gi slike føringar i årlege plandokument o.l., t.d. i samband med det årlege valet av forvaltningsrevisjonar og bestillinga av selskapskontroll. Rekneskapsrevisjonen blir og normalt planlagt med ein tidshorisont på 1 år, og kontrollutvalet blir gitt høve til å kome med innspel.

33 Side 4 Avslutning Vonleg vil kontroll utvalet med bakgrunn i orienteringar, utdelt materiale, ovanståande moment og vedlegg a kunne ha ei førebels drøfting omkring innhaldet i ein verksemdplan. Saka blir derfor ikkje fremja med noka tilråding no. Forslag til vedtak: Saka vart lagt fram til dr øfting. Vedlegg 1 Plan for verksemda Arbeids - og aktivitetsformer i kontrollutvalet

34 Møre og Romsdal fylke ein tydeleg medspelar Plan for verksemda i kontrollutvalet

35 PLAN FOR VERKSEM DA I KON TROLLUTVALET M ED FØRESETN ADER OG OVERORDN A STRATEGIAR FOR TILSYN S- OG KON TROLLOM RÅDET I PERIODE N. 1 INNLEIING 1.1 Plankravet I forskrift om kontrollutval 10 og 13 er det fastsett at kontrollutvalet skal utarbeide planar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll minst ein gong i valperioden og innan 1 år etter konstituering. Kontrollutvalet har valt å fremje ein samla plan for verksemda til tilsyns - og kontrollorgana i fylket i valperioden, som dermed også inkluderer den mest ressurskrevjande revisjonsforma rekneskapsrevisjon, i tillegg til kontroll utvalet og sekretariatet si verksemd. Planen har som mål å fastsette føresetnader og strategiar for tilsyns - og kontrollverksemda, der utgangspunktet er at revisjons - og kontrollorgana skal medverke til at fylket kan møte komande utfordringar på ein betre måte. Planen skal imøtekome følgjande formål: gi fylkestinget høve til å drøfte kontrollutvalet si rolle og kontrollmessige føresetnader og strategiar i tilsyns - og kontrollverksemda. fylkestinget si godkjenning skal gi legitimasjon til kontrollutvalet å iverksette konkrete tilsyns - og kontrolltiltak. gi grunnlag for rapportering og evaluering av tilsyns - og kontrollverksemda. Planen vil følgjeleg ha eit overordna perspektiv som skal dekke 4- årsperioden, og i mindre grad omtale konkrete kontrollhandlin gar eller spesielle utfordringar fylket står overfor. Planen omfattar den fylkeskommunale delen av einskapsfylket, dvs. dei delar av fylkets verksemd som til eikvar tid er underlagt fylkestingets ansvar etter forskrift om einskapsfylket Møre og Romsdal. 1.2 Kontrollutvalet Kontrollutvalet har i perioden slik samansetting: Håvard Jostein Kongshaug*, Arne Hoem*, nestleiar (Frp) Ann Kristin Sørvik (Sp) Per- Helge Nordstrand (Sml) Aud Toril Gagnat (KrF) leiar (Ap) *medlem av fylkestinget. Det er i tillegg oppnemnt 13 varamedlemer. 2 TILSYNS - OG KONTROLLORDNINGA I FYLKET

36 2.1 Kontrollutvalet si rolle i den kommunale eigenkontrollen Den kommunale forfatningsordninga legg ansvaret for tilsyn og kontroll med verksemda i fylket til det øvste folkevalde nivået fylkestinget, og blir dermed ein rein politisk funksjon. Kontrollutvalet er som hjelpeorgan for fylkestinget det utøvande tilsyns - og kontrollorganet, og skal sikrast ei uavhengig stilling i høve til andre administrative og folkevalde organ i fylket, m.a. gjennom særskilte valreglar og eit eige sekretariat. Fundamentet i det politiske, folkevalde nivået og den uavhengige stillinga bygg opp under det demokratiske elementet i kontrollen, og at ein i vurderingane er upåverka av ulike inter esser. Kontrollutvalets legitimitet er dermed avhengig av at fylkestinget ivaretek rolla som ansvarleg tilsyns - og kontrollorgan, ved å gi instruksjonar og uttrykk for forventningar til korleis denne funksjonen skal utøvast, ved evaluering av kontrollutva lets arbeid og i saker som kontrollutvalet fremjer til behandling, og ved å fastsette rammevilkåra. Lovregimet føreset eit vesentleg engasjement frå folkevald side i innretninga av kontrollen og val av kontrollfokus. Ved at kontrollutvalet meir tydleg sk al ivareta bestillar - rolla og gjennom eit eige sekretariat skal sjå til at kontrolloppgåvene blir sett i verk og forsvarleg gjennomførte, er det lagt føringar for at val av kontrollfokus i større grad avspeglar kontrollutvalet sine prioriteringar. I praks is medfçrer det at bestillinga frå kontrollutvalet tydeleg presiserer kva føresetnader revisjonsarbeidet skal legge til grunn, eventuelle andre særlege omsyn som skal ivaretakast, og om omfanget av ressursinnsatsen. Fylkestinget har fastsett eit Reglem ent for organisasjon og saksbehandling i kontrollutvalet og fylkesrevisjonen som nærare regulerer ansvar og mynde mellom revisjons - og kontrollorgana i fylket. 2.2 Kontrollutvalet sitt sekretariat, oppgåver, ansvar Kontrollutvalet har instruksjonsmyndet og skal føre tilsyn med sekretariatet, som har ansvar for saksførebuing og gir tilråding i tilsyns - og kontrollsaker utanom rekneskapssaker. Sekretariatet skal vidare sjå til at konkrete revisjonsoppgåver blir forsva rleg utførte og leverte, og på vegne av kontrollutvalet ha løpande tilsyn med at revisjonsordninga fungerer tilfredstillande. Ei særleg oppgåve er å ivareta at dei omsyna denne planen ber bod om blir realiserte, ved til eikvar tid å ha fokus på behova til fylket om korrigerande bistand i den løpande økonomiforvaltninga og tenesteytinga, m.a. også knytta til nye utfordringar. God dialog med det administrative og politiske nivået er viktig i den samanheng. 2.3 Fylkesrevisjonen, utføring av oppdraga Fylkesrevi sjonen er valt som utførande revisor i fylket og har formell kompetanse som dekker alle pålagte revisjons - og kontrolloppgåver. Både utviklinga i fylket og innan fagområda stiller krav til revisjonen å ha kontinuerleg fokus på fagleg oppdatering, omstilli ng og fleksibilitet, brei kunnskap om fylket sine tenesteområde samt stor kontaktflate innan fylket og mot eksterne brukarar, partnarar og fagmiljø. Ein eigen revisjonsetat i fylket medverkar til å imøtekome desse krava. Kontrollutvalet er etter reglemente t styreorgan for fylkesrevisjonen i organisatoriske/ administrative saker der innstillingsretten er lagt til fylkesrevisjonssjefen. Det er imidlertid i kjølvatnet av debatten om etikk i kommunesektoren blitt stilt spørsmål ved om bestillaren kan ha ei slik rolle overfor utfçraren, og det blir sentralt arbeidd med ei klargjering. Fylkesrevisjonssjefen har elles eit sjølvstendig og uavhengig fagleg ansvar for utføringa av oppgåvene og kan dermed ikkje instruerast av kontrollutvalet eller sekretariatet i dette. Fylkesrevisjonssjefen har møte - og talerett i kontrollutvalet, og elles møteplikt i

37 fylkestinget i saker som gjeld tilsyn og kontroll. 2.4 Tilhøvet til fylkesdirektørens plikt til å etablere ein trygg intern kontroll Etter kommunelova 23 plik ter fylkesdirektøren å etablere interne kontrollrutiner i heile fylkesorganisasjonen som sikrar god styring og resultatoppnåing på alle område. Denne internkontrollen er ikkje ein del av kontrollorganas eigne kontrollopplegg, men kvaliteten på internkontro llen vil sjølvsagt innverke på omfanget og innretninga av kontrollhandlingane. Frå 1. aug vart det etablert ein controller - funksjon i sentraladministrasjonen med oppgåve å ivareta kvalitetssikring og utvikling av dei interne kontrollsystema. Ei særl eg oppgåve for controlleren er å følgje opp kontrollorganas merknader, påpeikingar og anbefalingar som kontrollarbeidet avdekker. Styrkinga av den administrative oppfølginga medfører at medverknad i oppfølginga frå kontrollorganas side er nedtona i denne planen i høve til tidlegare. 3 FØRESETNADER FOR GODT KONTROLLARBEID I FYLKET 3.1 Aktuell og løysingsorientert tilnærming, endringsfokus Det er viktig for kontrollutvalet at kontrollaktivitetane blir oppfatta som nyttig medverknad av dei det vedkjem, at dei gir konkrete resultat og tilfører fylket ein meirverdi. Føresetnaden er at dei skal gi grunnlag for betre ressursutnytting og større effektivitet i tenesteproduksjonen, betre tryggleik og auka truverd i myndeutøvinga og forbetringar i rutiner og opplegg i interne forvaltningsfunksjonar og kvalitetssystem. Kontrollutvalet sit ikkje med svara på korleis ein kan løyse utfordringane fylket står overfor, men kan hjelpe til medverke i å gjere fylket betre. Den proaktive arbeidsmåten det blir lagt opp til er fagleg krevjande, men tvillaust meir resultatretta ved si i utgangspunktet endringsretta tilnærming. 3.2 Profesjonell utføring, kval itetssikring Kontrollutvalet erkjenner at dei faglege og formelle krava til utføringa av ulike kontrollaktivitetar så langt råd er skal oppfyllast. Val av rett metodisk tilnærming blir dermed ein vesentleg føresetnad for å oppnå dette, og det er utvikla m etodikkar både innan rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon som skal sikre dette. Innan rekneskapsrevisjon blir det brukt analytiske vurderingsmetodar bygd på anerkjende prinsipp og teknikkar. Forvaltningsrevisjonsprosessen gjer bruk av vitskapleg me tode i kartlegging, faktainnsamling og vurdering, avhengig av kor komplekse problemstillingane er. For båe revisjonsformer nyttar ein høgt kvalifiserte medarbeidarar for å sikre at dei faglege krava blir ivaretekne. Krava til dokumentasjon, rapportering og oppfølging/kvalitetssikring av utført revisjonsarbeid er og skjerpa, og det er fastlagt eigne rapporteringsrutiner for oppfølging av merknader, påpeikingar, tilrådingar m.m., og interne og eksterne kvalitetssikringsordningar av arbeidet. 3.3 Dialogbasert revisjon, medhjelparrolla Kontrollutvalet legg vekt på at det skal vere god dialog med den revisjonen rettar seg mot, i heile revisjonsfasen, med konstruktive og realistiske forventningar til resultatet. Det er såleis viktig å oppnå semje om kva krav som er til tenesteområdet, om nosituasjonen og evt. kva som er mogleg å oppnå av positive endringar for å gjere tenesta eller forvaltningsområdet meir i samsvar med krava. Ideelt sett er revisjonsprosessen ikkje avslutta før ein har oppnådd dette. Den kritis ke tilnærmingsmåten blir nedtona, og erstatta med initiering av prosessar med

38 fokus på utvikling og endring, der revisjonens deltaking blir oppfatta som nyttig og ønskeleg. 3.4 Uavhengig og objektiv rolle, truverdsaspektet Tilsyns - og kontrollordninga er ikkje å rekne som ein del av den administrative funksjonen i fylket, men direkte knytta til og underlagt det overordna folkevalde nivået, fylkestinget. Jamvel om denne tilknytinga er grunnleggande, skal dei ulike tilsyns - og kontrollorgana etter regelverket vere uavhengige og opptre objektivt i utføringa av oppgåvene. Denne føresetnaden blir enno meir viktig å sikre sett i lys av at tilsyns - og kontrollordninga er ein del av fylkesorganisasjonen, og eksternt dermed kan oppfa ttast som mindre uavhengig. Likeeins kan ei medverkande/hjelpande innretning av revisjonsarbeidet lett oppfattast som rådgiving, som revisjonen ikkje skal yte for ikkje å reise tvil om den uavhengige og objektive rolla. Dette omsynet må derfor ivareta kast ved at revisjonen meir er initierande, anbefalande og formidlande. 3.5 Politisk medverknad, legitimitet, synleggjering Dei utøvande tilsyns - og kontrollorgana har følgjeleg ikkje høve til å gi direkte pålegg eller råd til administrasjonen om endri ngstiltak, men gjennom mandatet for verksemda i lovgivinga og i det øvste politiske nivået er dei sikra legitimitet og gjennomslagskraft hos dei kontrollerte. Ei samvitsfull behandling av tilsyns - og kontrollsakene i kontrollutval og fylkesting blir derme d ein vesentleg føresetnad for at konkrete resultat av revisjonsarbeidet blir gjennomført. Møteprinsippet medfører at kontrollutvalet fungerer som tilsyns - og kontrollorgan berre i møta. Det er dermed viktig at desse fungerer slik at tilsyns - og kontroll messige problemstillingar har ein framtredande plass, med fokus på potensialet for forbetring. Møta i kontrollutvalet er opne for allmenta og saksdokumenta offentlege, utanom i saker med teieplikt, og saman med ei viss medieprofilering skal dette medverke til å synleggjere tilsyns - og kontrollordninga hos allmenta. Vel så viktig er det at kontrollorgana er synlege og aktive innetter i fylket, og kan skaffe seg informasjon på annan måte enn gjennom saksdokument m.m. Møte i kontrollutvalet lagt til etatar, skolar o.a. kan medverke til dette, eller at det i møta blir sett særleg fokus på spesielle tenesteområde, gjerne knytta til ei aktuell sak, ein rapport m.v., der ansvarleg leiar blir innkalla. I seg sjølv verkar denne arbeidsforma førebyggande. 4. MÅL OG STRATEGIAR FOR TILSYNS - OG KONTROLLVERKSEMDA I FYLKET 4.1 Overordna mål Kontroll og tilsyn er ikkje noko mål i seg sjølv, men eit middel til å oppnå måla til den verksemda som tilsynet og kontrollen rettar seg mot. Måla til tilsyns - og kontrollordnin ga må dermed spegle og vere samanfallande med målsettingane til fylket og medverke til at desse blir nådde. Etter kommunelova 1 er formålet med den kommunale organisa sjonen m.a. å leggje til rette for ei rasjonell og effektiv forvaltning av dei kommuna le oppgåvene, m.a. ved å sjå til at ressursutnyttinga er forsvarleg og effektiv, at dei faglege krava til arbeidet blir oppfylte og at allmenne rettstryggleikomsyn blir ivaretekne. Det etiske perspektivet i forvaltninga vil truleg bli innlemma i formålspa ragrafen ved lovvedtak i Stortinget i Fylket skal vidare ivareta nasjonale mål og krav til tenestetilbodet fastsett av styresmaktene og gi innbyggjarane i fylket tenester som så langt råd er dekkjer dei behov som blir etterspurt. Fylkestinget har vidare gjennom plan - og særskilte vedtak fastsett rammer og retningslinjer for verksemda.

39 Etter kontrollutvalets syn vil ei aktiv, fagleg trygg, dialogbasert og truverdig tilsyns - og kontrollordning med høg grad av legitimitet i fylkestinget kunne medverk e til forbetringar i tenesteproduksjon, myndeutøving og forvaltning, og å byggje opp om tilliten til fylket som forvaltningsorgan. Det er ved sitt virke - anten det er å ta opp manglar eller mangelfulle forhold ved tenesteytinga eller myndeutøvinga, eller snarare få formidla korleis ting kan gjerast betre, at tilsyns - og kontrollordninga best ivaretek oppgåvene og kan medverke til at nasjonale og fylkeskommunale mål blir oppfylte. Kontrollutvalet meiner at dette bakteppet er sjølve grunnlaget for verksemda til tilsyns - og kontrollorgana, og vil utleie dette til følgjande overordna mål for perioden: Kontrollorgana skal vere nyttige medspelarar i forbetringsprosessar i fylket og medverke til å styrke tilliten til fylket hos innbyggjarane. 4.2 Strategiar Kontrollutvalet har drøfta på kva måte det overordna målet kan realiserast innafor ein slik proaktiv kontrollideologi og påverke dei konkrete kontrollaktivitetane. Drøftingane har gitt grunnlag for å formulere nokre strategiar, og presisering av sentrale fokusområde Kontrollorgana skal ha fokus på potensialet for å forbetre tenesteyting, myndeutøving og øvrige forvaltningsfunksjonar. Fokusområde: Kontrollutvalet vil gå inn i ulike sider ved tenesteproduksjonen og forvaltninga og ha fo kus på om ressursbruken er fornuftig og i kva grad den måten oppgåvene blir løyste på er formålstenleg, evt. kan gjerast betre. Det vil bli rapportert om vesentlege tilhøve/avvik til fylkestinget, for gi fylkestinget betre kunnskap om tilhøva på aktuelle tenesteområde og for å få legitimitet for anbefalte endringar. Kontrollutvalet meiner kontrollaktivitetane må gi resultat i form av positive endringar for tenesteproduksjonen (betre ressursutnytting, større effektivitet), myndeutøvinga (sikre rettstryggle iksgarantiane) og dei interne forvaltningsfunksjonane (forbetringar i it -, økonomi -, personal -, innkjøps -, eigedomsforvaltning m.m.) gjennom den løpande oppfølginga i administrasjonen. Kontrollutvalet vil vinkle fokuset mot aktuelle utfordringar som fyl ket står overfor, og om fylket har lagt til rette for, evt. korleis det kan leggjast til rette for at desse utfordringane kan møtast. Forventningar frå brukarar, partnarar o.a. interessentar vil vere viktige premissgivarar for tilrådingane, utanom signal frå det politiske nivået Det auka fokuset på etiske utfordringar i kommunal forvaltning medfører større merksemd frå kontrollorganas side på mislege tilhøve knytta til illojal åtferd, smørjing og korrupsjon. Større vektlegging av det haldningsskapande el ementet i kontrollsystema særleg i høve til leiarskap er mellom dei steg som er aktuelle å ta Kontrollorgana skal vere synlege, uavhengige og ha høg integritet. Fokusområde: Kontrollutvalet vil bruke ulike kommunikasjonsformer for å ivareta denne målsettinga, avhengig av målgruppe. Som fylkestingets utøvande tilsyns - og kontrollorgan vil informasjonsflyten mellom kontrollutvalet og fylkestinget vere særs viktig, særleg ders om fylkestinget skal kunne