MØTEINNKALLING. Orientering vedr. status for Gratangen boligstiftelse v/morten Berg SAKLISTE 14/09 REFERATER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyre Møtested: Gratangen Rådhus Møtedato: Tid: Kl Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Orientering vedr. status for Gratangen boligstiftelse v/morten Berg SAKLISTE Saksnr. Tittel 14/09 REFERATER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE /09 NYE VEDTEKTER FOR GRATANGEN BARNEHAGE 16/09 UTVIDELSE AV SFO TILBUDET I GRATANGEN KOMMUNE 17/09 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM GRATANGEN KOMMUNE OG SØR- TROMS MUSEUM (STM) 18/09 EVALUERING AV PROSJEKTET "ADMINISTRATIV ORGANISERING I GRATANGEN KOMMUNE 19/09 ÅRSRAPPORT/ÅRSREGNSKAP SKATTEOPPKREVEREN 20/09 VALG AV LEIETAKERS REPRESENTANT M/VARAREPRESENTANT TIL STYRET GRATANGEN BOLIGSTIFTELSE 21/09 MELDING OM 420 KV KRAFTLEDNING OFOTEN-BALSFJORD HØRING AV MELDING OG INVITASJON TIL MØTE 22/09 HØRING AV MELDING OM OPPSTART AV PLANARBEID FOR SULA KRAFTVERK Gratangen kommune, Eva Ottesen ordfører

2 Sak 14/09 REFERATER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE Saksbehandler: Ragnhild Mellem Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 09/590 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/09 Kommunestyre Innstilling: Referatsakene tas til orientering. Saksopplysninger: Følgende saker refereres: - Faktaark fra KS, datert Blest i Havlandet Et samfunnsutviklingsprosjekt - Møteprotokoll fra møte i Sør-Troms Regionråd KS-mener Vedtak/Høringer fra hovedstyrets februarmøte - Aksjonsgruppa for Nord-Norgebanen oppfordring til å bidra i kampen for jernbane - Oppsummering eiergjennomgang virksomhetsstrategier Hålogaland Kraft - Rettigheter til Arkiv Adv. Rekve Pleym Unntatt off. 5a Gratangen kommune, Bjørnar Storeng rådmann Ragnhild Mellem kontormedarbeider Side 2 av 20

3 Sak 15/09 NYE VEDTEKTER FOR GRATANGEN BARNEHAGE Saksbehandler: Janne Ryslett Arkiv: A10 Arkivsaksnr.: 09/120 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/09 Hovedutvalg skole, oppvekst- og kultur /09 Formannskap /09 Kommunestyre Formannskapets innstilling: De nye vedtektene for Gratangen barnehage godkjennes. VEDTEKTER FOR GRATANGEN BARNEHAGE 1 Gratangen barnehage eies av Gratangen kommune. Barnehagen drives i samsvar med Lov om barnehager, gjeldende forskrifter fastsatt av Det Kongelige Kunnskapsdepartementet, herunder også Rammeplan for barnehage, samt kommunale vedtak for Gratangen kommune. 2 I henhold til overordnet, prinsipielt vedtak i kommunestyret, sak 77/04 Reglement for folkevalgt organ, partssammensatte utvalg og delegeringer, har hovedutvalg for skole, oppvekst og kultur ansvar for forvaltningen av barnehagen i kommunen, herunder godkjenning av og tilsyn med barnehager etter barnehagelovens 10 og 16. Tilsynsoppgavene delegeres til rådmannen. I kommunen har hovedutvalg for skole, oppvekst og kultur barnehagenemndas funksjon. Administrativ styring av barnehagen foretas av enhetsleder/styrer i barnehagen (på vegne av rådmannen). 3 Barnehagen skal i nær forståelse og samarbeid med hjemmet hjelpe til med å gi barna en oppdragelse i samsvar med kristne grunnverdier. Den skal sikre barna gode utviklings- og aktivitetsmuligheter og gi dem et godt grunnlag til å bli selvstendige, tolerante og skapende mennesker. 4 Gratangen barnehage drives som en selvstendig enhet med avdelinger ved Myrlandshaugen, Årstein og i Gratangsbotn. Barnehagen har et samarbeidsutvalg som består av: Tre representanter valgt av eier, hvorav kommunestyret oppnevner 2 representanter. Den tredje representanten er enhetsleder/styrer i barnehagen. Tre representanter valgt av de ansatte. Tre representanter valgt av foreldrene. Hver avdeling har et foreldreråd, der foreldrerådet velger en representant til samarbeidsutvalget. 5 Hver avdeling i Gratangen barnehage tar opp barn i alderen 0 6 år. 6 Side 3 av 20

4 Sak 15/09 A Normalåpningstiden i barnehagen er: mandag fredag kl kl Etter skriftlig begrunnet søknad fra foresatte kan åpningstiden i den enkelte avdeling utvides innenfor tidsrommet Søknaden fremmes ved melding om mottatt barnehageplass, eller minst en måned før ønsket endringstidspunkt. Et barn skal maksimum ha en oppholdstid på 8,5 timer pr. dag. Etter skriftlig begrunnet søknad kan denne regel fravikes dersom utvidelsen er innenfor tidsrommet Barnehagen er stengt faste og bevegelige helligdager. B C Nytt barnehageår starter samtidig med nytt skoleår. Barnehagen har stengt julaften og nyttårsaften samt de to siste ukene i juli. Onsdag før Skjærtorsdag stenger barnehagen kl Barnehagen har fem kurs-/planleggingsdager. På disse dagene er barnehagen stengt. Barn skal ha minimum 3 ukers sammenhengende ferie i tidsrommet 15.mai 15.september. Enhetsleder og pedagogisk leder ved den enkelte avdeling, foretar hvert år en behovsundersøkelse blant de foresatte om behov for plass i romjulen og uken før påskehøytiden (Den stille uke). Barnehagens avdelinger holder stengt dersom det ikke er meldt behov innen oppgitt frist for behovsundersøkelsen. 7 Som betaling for oppholdet gjelder de til enhver tid fastsatte betalingssatsene kommunestyret bestemmer. 8 A B C D E 9 A Barn som blir tildelt plass beholder plassen frem til skolestart, eller til plassen sies opp. Dette dersom ikke noe annet er uttrykt i opptaksvedtaket. Oppsigelsestiden er en måned regnet fra siste dato i den måneden oppsigelsen leveres. I helt spesielle tilfeller etter begrunnet søknad kan et barn gis permisjon fra sin plass. Permisjonen gis ikke for et lengre tidsrom enn ut det barnehageåret søknaden fremmes i. Innvilget barnehageplass som ikke benyttes, men som det betales for, bortfaller etter to måneder. Dispensasjon fra denne bestemmelsen kan gis etter begrunnet søknad. Søknad om opptak skjer på fastsatt skjema. I forbindelse med hovedopptak hvert år reserveres tre barnehageplasser, med forbehold om ledige plasser, i hver avdeling. Reserverte plasser tildeles barn av lege, sykepleiere, pedagoger eller annet personell som kommunen har vedtatt skal ha fortrinnsrett til barnehageplass. Reserverte plasser skal tildeles andre dersom det ikke foreligger søknad ved hovedopptak fra ovenfor nevnte personellgrupper. Barnetallet i avdeling Gratangsbotn og avdeling Årstein er 18 barn (plasser) for barn over tre år og 9 barn (18 plasser) for barn under tre år. Ved omgjøring av småbarnsplasser til plasser for barn over tre år, bør det samlede barnetallet ikke overstige 30 barn. Side 4 av 20

5 Sak 15/09 Normalt skal det ikke tildeles mer enn åtte reduserte plasser. Det tildeles ikke plasser som er mindre enn 50 %. Deltidsplassene skal benyttes hele, faste dager. B C D Avdelingen ved Myrlandshaugen har 16 plasser. Det forutsettes at bemanningen er i tråd med gjeldende, lover, regelverk og kommunale vedtak. Leke- og oppholdsarealet pr. barn over 3 år fastsettes til 4,5 kvm. Pr. barn, og 5,5 kvm. pr barn under 3 år. 10 Opptak til den kommunale barnehagen skjer ved hovedopptak i april/mai, og ellers gjennom hele året dersom det blir ledige plasser. Hovedopptak kunngjøres gjennom lokalpressen og på kommunenes hjemmeside. Opptak av barn til barnehage skjer etter søknad på fastsatt skjema jfr. 8. Enhetsleder for enheten barnehage foretar i samarbeid med avdelingenes pedagogiske ledere opptak av nye barn. Ved opptak av nye barn skal sammensetningen av barnegruppen etter alder, kjønn og funksjonshemminger m.m. vurderes. Dette for at barna skal sikres de beste muligheter for et godt opphold i barnehagen. Ved hovedopptak gis inntil tre barnehageplasser med forbehold inntil eventuelle klagesaker er avgjort. Dette for å ivareta reelle klagemuligheter for de søkere som får avslag under hovedopptak. Klagen stiles til Oppvekst og kultur, endelig klageinstans er kommunestyret. 11 Opptakskriterier i prioritert rekkefølge: 1. Barn med nedsatt funksjonsevne har rett til prioritet ved opptak. Det skal foretas en sakkyndig vurdering for å vurdere om barnet har nedsatt funksjonsevne. 2. Barn med behov for barnehageplass som et forebyggende tiltak skal prioriteres dersom en sakkyndig vurdering eller et enkeltvedtak tilsier at opphold i barnehagen vil være hensiktsmessig. 3. Barn fra hjem der en eller begge foresatte har store belastninger pga sykdom eller funksjonshemminger. 4. Barn fra andre kulturer/land. 5. Barn som har enslig forsørger. 6. Barn som bor i områder hvor de er isolert fra jevnaldrende lekekamerater eller hvor bostedet medfører at barnet er særlig utsatt i forhold til ugunstige leke- og utviklingsmuligheter. 12 Barnehagen skal være under tilsyn av lege og helsesøster. 13 Barnehageplassen kan sies opp: 1 Dersom en ut fra pedagogisk vurdering finner at det er til beste for barnet eller barnehagen at barnet ikke er i barnehagen. 2 Dersom betaling av oppholdet ikke skjer til fastsatt tid skal barnehageplassen opphøre med en måneds varslingstid. Side 5 av 20

6 Sak 15/09 Ved restanse/ubetalt barnehageavgift, skal kommunekassereren kunne iverksette innkreving etter de regler som gjelder for kommunale avgifter. 14 Gratangen barnehage drives i samsvar med kommunens intern kontroll system, forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, samt eventuelle andre forskrifter og bestemmelser som til enhver tid er gjeldende for kommunale virksomheter. 15 A For virksomheter etter Lov om barnehager gjelder reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven 13 13f. Eget skjema for personalet i Gratangen barnehage er utarbeidet og skal benyttes i forhold til medarbeidere som har stillingsfunksjon ved noen av barnehagens avdelinger. B Tilsvarende gjelder Lov om barnehager 21, opplysning til sosialtjenesten og 22, opplysninger til barnevernstjenesten 16 Den som skal arbeide i barnehage må legge fram tilfredsstillende politiattest. Attesten skal vise om vedkommende er siktet, tiltalt eller dømt for seksuelle overgrep mot barn. 17 Disse vedtektene er godkjent av Kommunestyret under sak / Vedtektene gjøres gjeldende fra barnehaget 2009/2010 Saksopplysninger: I 2006 gjennomgikk Gratangen kommune og dermed også barnehagene i Gratangen en omorganisering. Fra å være tre selvstendige barnehager ble de organisert som en enhet med tre avdelinger: i Gratangsbotn, på Årstein og på Myrlandshaugen. Barnehagene fikk en felles styrer/enhetsleder. 17.juni 2005 fikk vi ny barnehagelov med forskrifter og 1. mars 2006 fikk vi en ny rammeplan. Alle disse endringene har gjort sitt til at Gratangen kommunes vedtekter fra 1998 ikke lenger passer til nåværende organisasjon. De svarer heller ikke til de kravene den nye barnehageloven med forskrifter og rammeplanen stiller. Enhetsleder har sammen med personalgruppen laget forslag til nye vedtekter som så ble lagt frem for samarbeidsutvalget for Gratangen barnehage den under sak 4/08. Samarbeidsutvalget har godkjent forslaget med følgende endringer: 6 pkt. B:Barnehagen har stengt julaften og nyttårsaften. Onsdag før Skjærtorsdag stenger barnehagen kl pkt C: Enhetsleder og pedagogiske leder ved den enkelte avdeling foretar hvert år en behovsundersøkelse blant de foresatte om behov for plass i romjulen og uken før påskehøytiden (Den stille uke). Barnehagens avdelinger holder stengt dersom det ikke er meldt behov innen fristen for behovsundersøkelsen. Enhetsleder og de pedagogiske ledere i Gratangen barnehage foretar også hvert år en behovsanalyse blant de forsatte om behov for barnehageplass i de tre siste ukene av juli og den første uka i august. Dersom det er behov for plass for 5 barn eller mer skal en av barnehagens avdelinger holde åpent hele sommeren. En slik ordning som samarbeidsutvalget foreslår vil koste Gratangen kommune ca. kr pr.år. Det må jobbe to personer i de 4 ukene barnehagen skal holde åpent. Når disse to personene så skal avvvikle sin ferie må det inn en vikar i 8 uker. Side 6 av 20

7 Sak 15/09 Denne ordningen blir kostbar og rådmann foreslår defor å stenge barnehagen i bare to uker, de to siste ukene i juli. Denne ordningen kan gjennomføres ved å justere personalets ferieavvikling noe med lite eller ingen bruk av vikarer. For å få dette til må oppstart av barnehageåret forskyves med 1 uke, slik at oppstart er samtidig med oppstart av nytt skoleår. For å sikre barn tre ukers sammenhengende ferie på sommeren må dette taes med i vedtektene. Som vedlegg til saken følger: Plan for tilsyn av barnehager i Gratangen Gratangen kommune, Karl Fredrik Normann rådmann Janne Ryslett enhetsleder/styrer Side 7 av 20

8 Sak 16/09 UTVIDELSE AV SFO TILBUDET I GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Dag-Erik Nygård Arkiv: A20 Arkivsaksnr.: 09/403 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/09 Hovedutvalg skole, oppvekst- og kultur /09 Formannskap /09 Kommunestyre Formannskapets innstilling: Det foretas behovsundersøkelse ved skolene, denne må være avsluttet innen 1. mai. Ut fra interessen må så omfanget av ordninga bestemmes. Saksopplysninger: Saken skal behandles i Hovedutvalg skole, oppvekst- og kultur i møte Hovedutvalgets vedtak legges fram i møtet. Dagens skolefritidsordning (SFO) følger skoleåret og er tilgjengelig 20 timer pr. uke i 38 uker pr. år, til sammen 760 timer pr. år Gratangsbotn skole-.. Timeprisen for 2009 er kr. 23,50. Betalinga fordeles over 10 måneder med kr ,00 pr mnd. SFO er ikke åpen før skolestart som er kl. 0800, men holder åpen til kl Ved Nord-Gratangen skole er det færre barn, og for de fleste kortere oppholdstid i SFO. For to av barna har SFO også vært åpen før skolestart. Full åpningstid er 12,5 timer pr. uke. Utvidet oppholdstid har for Nord-Gratangen skoles SFO deltakere hittil ikke vært tema, da barna tilhører personalet ved skolen. Dersom SFO ved Gratangsbotn skole utvides til å gjelde for skolens fridager og ferier vil ordninga gjøres gjeldende for 49 uker barna bør ha ferie i tre sammenhengende uker i ferietida-. SFOs åpningstid i skolens ferier og på fridager kan variere, her setter vi den til kl Dette utgjør 9 timer pr. dag; 45 timer pr. uke. Åpningstida blir forlenget med 11 uker a 45 timer som gir ei økning på 495 timer. Totalt vil full plass i SFO ved Gratangsbotn skole utgjøre 760 timer timer = 1255 timer pr. år. Årskostnaden etter dagens betalingssats: kr. 23,50 * 1255 timer = kr ,50. Fordelt over 11 måneder vil månedsprisen blir kr ,00. Uteområdet ved Gratangsbotn skole er dårlig sikret. Det er gjerde mot vegen, men ingen port. Resten av skolens område er lett tilgjengelig da gjerde ikke eksisterer/ligger nede. Dette gjør at det er vanskelig for en person å ha kontroll med mer flere barn alene. For å sikre et trygt SFO tilbud vil det kreve ei bemanning på ca 2,4 stillinger i den perioden skolen har ferie og på skolens fridager, forutsatt bruk av Gratangsbotn skoles lokaler. Kostnadsøkningen dersom en bemanner med to personer tilstede hele åpningstiden på skolens fridager og ferier blir ca kroner. I dag er det tilsatt to personer i til sammen 97,7 % stilling, heri er inkludert 10 % til SFO leder. Lønnsutgiftene med dagens ordning beløper seg totalt til ca kroner pr år. Med en voksen tilstede vil lønnsutgiftene ved utvidelse til å gjelde i 49 uker bli på ca kr, ,00 pr. år. Side 8 av 20

9 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not Slik situasjonen for SFO er pr. dato tar dette saksframlegget for seg SFO ved Gratangsbotn skole. Det bør vurderes om et samarbeid med barnehagene vil gi det beste og økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Alt. 1: Gratangen kommune opprettholder dagens ordning med SFO. Alt 2: Gratangen kommune utvider SFO til å følge arbeidsåret der barna har ei oppholdstid tilsvarende 49 uker tre uker ferie -. I skolens ferier og fridager styrkes personalet til to personer i hele åpningstiden. Alt 3: Det inngås samarbeid mellom SFO og barnehagene. Barnehagen tilføres personale fra SFO. Gratangen kommune, Karl Fredrik Normann Konst.rådmann Dag-Erik Nygård enhetsleder/rådgiver Side 9 av 20

10 Sak 17/09 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM GRATANGEN KOMMUNE OG SØR-TROMS MUSEUM (STM) Saksbehandler: Dag-Erik Nygård Arkiv: C56 Arkivsaksnr.: 09/261 Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/09 Formannskap /09 Kommunestyre /09 Hovedutvalg skole, oppvekst- og kultur Formannskapets innstilling: Gratangen kommune vil ha følgende anlegg inn i samarbeidsavtalen med Sør-Troms Museum: 1: Eliborg 2: Gammen på Skifte Saksopplysninger: Som vedlegg til saken følger: Forslag til samarbeidsavtale mellom Gratangen kommune og Sør-Troms Museum (STM). Gratangen kommunestyre fikk i møte 28. januar 2009 orientering om avtalen av museumsleder Frode Hansen. Tilsvarende avtale er inngått med de øvrige samarbeidskommunene. Hver kommune skal selv velge ut anlegg som STM skal drifte, vedlikeholde og utvikle se avgtalens 1 Formål og virkeområde. STM har bestemt at hver kommune velger to anlegg ett større og ett mindre. Kommunene må imidlertid være oppmerksom på at tilgangen på økonomiske ressurser er sterkt begrenset slik at STMs begrensede midler til kostnadskrevende anlegg vil føre til reduksjon i STMs øvrige arbeid. Gratangen kommune har følgende anlegg som kan settes inn i samarbeidsavtalen: Bryggemiljøet i Foldvik Nykenbrygga Mølla i Foldvik Gammen på Skifte Gammelskolen på Årstein Eliborg Gratangen kommune erier Eliborg, gammelskolen på Årstein og mølla i Foldvik. Gratangen kommune har gjennom de siste fire årene blitt tildelt til sammen ca. 2,8 millioner kroner til bryggene i Foldvik. Restaureringsarbeidet blir utført av Nordnorsk Fartøyvernsenter. Behovet for midler til bryggene er fremdeles av en slik størrelsesorden at disse må tilføres over statlige budsjetter fordelt av bl.a. fylkeskommunen. Gratangen kommune må, sammen med eierne av bryggene, arbeide for at dette miljøet blir vernet. STM vil ikke ha midler som kan ivareta dette anlegget. Alle anleggene trenger vedlikehold, men av de nevnte anlegg er situasjonen mest kritisk for gammen på Skifte. Hvilke av disse anleggene vil det være realistisk at STM overtar ansvaret for i fht samarbeidsavtalen? Side 10 av 20

11 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not Gratangen kommune, Karl Fredrik Normann rådmann Dag-Erik Nygård enhetsleder/rådgiver Side 11 av 20

12 Sak 18/09 EVALUERING AV PROSJEKTET "ADMINISTRATIV ORGANISERING I GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 09/305 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/09 Arbeidsmiljøutvalg /09 Formannskap /09 Kommunestyre /09 Administrasjonsutvalg Formannskapets innstilling: Rapporten fra KS-K vedr. evaluering av Administrativ organisering i Gratangen kommune tas til etterretning. Den vedtatte administrative organiseringen gjennomføres i.h.h. til tidligere vedtak i Kommunestyret (jfr. sak 59/05 og 42/06). Saksopplysninger: BAKGRUNN FOR SAKEN: Gratangen kommunestyre vedtok ny administrativ organisasjonsmodell den , med virkning fra Målsettingen med ny administrativ struktur var å skape en mer fleksibel, moderne, sørvisorientert og ressurseffektiv kommuneorganisasjon, samt iverksette nye handlingsmønstre og arbeidsformer som understøtter denne organiseringen. Dette vedtaket medførte en overgang fra en tradisjonell etatsstruktur til en modell med flatere struktur, med en rådmann og en assisterende rådmann samt 11 resultatenheter og stab. Etter i overkant av et år senere, i 2005 ble det gjennomført en underveisevaluering, der formålet med en ny administrativ organisering ble utdypet: - økt krav og forventninger fra innbyggerne, bruker og staten - mer rasjonell tjenesteproduksjon og ressurseffektivitet - økt endringsdyktighet gjennom færre ledelsesnivåer og myndiggjorte medarbeidere - ønske om å prioritere ledelse og utvikle lederrollen - tydeliggjøre rolle og ansvarsfordeling i organisasjonen - tydeliggjøre rolle og ansvarsfordeling mellom politikk og administrasjon - tydeliggjøre mål og visjonsstyring, samt tydeligere resultatkrav på ulike nivåer Denne underveisevalueringen resulterte i et vedtak om å gå ned fra 11 til 8 resultatenheter. I november 2006, KST-sak 42/06, ble det foretatt en justering av administrativ organisering, ved at assisterende rådmannsfunksjonen ble avviklet (denne var ikke iverksatt) samt at kommunalsjefbenevnelsen ble erstattet med rådgiver. For øvrig ble antall enheter opprettholdt. Allerede ved første gangs behandling av ny administrativ organisasjonsstruktur i 2004 ble det forutsatt at det skulle foretas en evaluering innen utgangen av For å følge opp kommunestyrets vedtak om evaluering ble det tidlig-høsten 2008 tatt kontakt med KS-Konsulent med forespørsel om bistand for å få foretatt en ekstern evaluering av utviklingsprosjektet. I løpet av desember 2008 og januar 2009 har KS-Konsulent gjennomført en evaluering av den administrative organisasjonsstrukturen i Gratangen kommune. Evalueringen har tatt utgangspunkt i de målsettinger som ble uttrykt da modellen ble vedtatt, samt presiseringer i målsettingene gjort ved underveisevalueringen i Evalueringen er videre gjort ved en tilnærming basert på både en kvalitativ (intervjuer), kvantitativ (spørreundersøkelse) og en komperativ (sammenlignende) metode. Side 12 av 20

13 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not Resultatene av evalueringen ble presentert for Kommunestyret i Gratangen i møte den Få dager etter dette forelå den endelige rapporten fra KS-Konsulent, og denne ble sendt til uttalelse til enhetene ved enhetslederne (/avdelingsledere) og organisasjonene ved hovedtillitsvalgte med frist for uttalelse Her ble videre saksgang skissert med forventet behandling i AMU 16.04, ADU og FSK og i Kommunestyret VURDERING: Formålet med evaluering av dagens administrative organisering er å vurdere måloppnåelse i forhold til de forutsetninger som ble gjort ved vedtaket i 2004, tillegg og presiseringer gjort etter underveisevalueringen vår/høst 2005, samt hvordan modellen oppleves i dag av ledere, tillitsvalgte og politikere i Gratangen kommune. Rapporten følger som vedlegg til denne saken, slik at vi her kort vil oppsummere KS- Konsultents sammendrag, konklusjon og evt. anbefalinger. I pkt. 1. Sammendrag oppsummeres at prosjektet Rapporten viser at prosjektet Ny administrativ struktur i Gratangen kommune i stor grad har vært en suksess. Alle enhetslederne, stabsansatte og rådmann sier seg enige i dette. Også avdelingslederne, de hovedtillitsvalgte og plasstillitsvalgte er klart mer enig enn i uenig i påstanden om at jeg er mer fornøyd med dagens organisering enn med gammel etatsmodell. De fleste er mer fornøyd med dagens organisering enn med tidligere etatsmodell. 12 av 15 leder som har erfaring fra begge modeller er mer fornøyd med dagens modell. Én er like fornøyd med begge og to var mer fornøyd med etatsmodellen. De som er spurt oppgir at de trives svært godt i jobben sin. På skalaen fra 1 til 5, der 1 betyr at man er helt uenig i påstanden jeg trives godt i jobben min og 5 betyr at man er helt enig, svarer 14 fem, fem svarer 4 og to svarer tre. Gjennomsnittlig skår er hele 4,5. Driftsenheten er i stor grad myndiggjort. De har vide og tilstrekkelige fullmakter til å jobbe selvstendig, og enhetslederne kjenner både forventninger, krav, myndighet og muligheter. Utfordringen i Gratangen er at virksomheten kan bli for selvstendig på grunn av manglende horisontal integrasjon og koordinering. Selv om sørvistorget ikke helt har blitt det man planla, er det et sted i kommunene som man opplever gir god sørvis innenfor de oppgaver som er tillagt sørvistorget i dag. Stab/støttetjenestene fungerer meget godt og oppleves entydig som en støtte for virksomhetene. Dette er meget bra, da det er ofte her mye av problemene i flatere strukturer oppstår. Man må få en avklaring på hvordan skolene i Gratangen skal organiseres i framtiden. Den modellen man benytter er ikke den man la til grunn ved etableringen av ny modell. Samtidig ser det ut til at dagens løsning fungerer. Undersøkelsen viser at gjennomgående er rådmann med stab, og enhetsledere meget godt fornøyd med hele prosjektet både når det gjelder prosess, medvirkning samt hvordan organisasjonen i dag fungerer. Avdelingslederne og de plasstillitsvalgte derimot er langt mer uenige omkring disse faktorene. De hovedtillitsvalgte plasserer seg et sted midt i mellom. KS-K vil derfor konkludere med at prosjektet ny administrativ organisering i Gratangen kommune, med unntak av de momentene vi har påpekt i denne rapporten, er et godt gjennomført prosjekt. Hovedutfordringen er å skape sammenheng mellom rådmann/stab og enhetslederne (og til dels hovedtillitsvalgte) på den ene siden og avdelingsledere og Side 13 av 20

14 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not plasstillitsvalgte på den andre. Klarer man det vil prosjektet på alle måter kunne kalles en suksess. Prosjektet kan vise til gode resultater på alle de områdene som satt opp som hovedmål i plandokumentet og har vært en viktig faktor for å utvikle Gratangen kommune til en organisasjon som er klar til å møte en ny virkelighet hver dag Som det fremgår av rapporten er det gjennomgående gjort en god jobb med prosjektet Ny administrativ organisering i Gratangen kommune. Rapporten konkluderer også med at langt de fleste er mer fornøyd med to-nivåmodellen enn med etatsmodellen. Rapporten understøtter erfaringene som er gjort underveis i arbeidet med å innføre modellen, selv om det underveis har vært utfordringer. Noen av disse utfordringene har bidratt til at modellen ikke er fullt ut utprøvd, bl.a. for skolen i Gratangen. Det må tas stilling til om Gratangen skal forsøke å samkjøre skolene ved felles leder, eller om midlertidig løsning med to enhetsledere skal videreføres. Det ikke gjort helhjertet forsøk på å få vedtatt modell til å fungere, jfr. rapportens pkt. 4.2 om at KS-Konsulent sitter med en klar forståelse av at det har vært en del vikarierende motiv rundt den vedtatte modellen, særlig på skole og barnehageområdet. Rapporten konkluderer her med at det ikke er noe som tilsier at det er noen lovmessige, avstandsmessige eller organisatoriske motforestillinger mot de modeller som man opprinnelig vedtok, og at man dermed står kun igjen med hva man mener er politisk riktig i Gratangen. Angående enheten helse har det vært vurdert som mest hensiktsmessig at enhetslederfunksjonen inntil videre er ivaretatt av en rådgiver ved stab/støtte. På sikt bør enhetslederfunksjonen ivaretas av kommunelegen. I tillegg viser gjennomgangen at vi har forbedringspotensiale innen noen områder, det vises til at organisasjonen bør arbeide mer med å skape forståelse og delaktighet lenger ned i organisasjonen, til avdelingsledere og plasstillitsvalgte og til øvrige medarbeidere. Selv om sørvistorget oppleves å løse sine oppgaver på en god måte i dag, har vi ikke kommet i mål i forhold til det som lå til grunn ved omorganiseringen. Dette er områder Gratangen kommune bør prioritere i det videre arbeidet, og som det er fullt mulig å oppnå positive resultater på innen vedtatt to-nivåmodell. UTTALELSER: Den endelige rapporten fra KS-Konsulent ble sendt til uttalelse til enhetene ved enhetslederne (/avdelingsledere) og organisasjonene ved hovedtillitsvalgte med frist for uttalelse Innen fristens utgang er det kommet 3 uttalelser, fra Utdanningsforbundet i Gratangen, fra teknisk v/enhetsleder, fra barnehagen v/enhetsleder, fra Gratangsheimen v/enhetsleder og fra Gratangsbotn skole v/enhetsleder. Uttalelsene følger som vedlegg. Fra Utdanningsforbundets side oppsummeres at en ønsker en avklaring om lederspørsmålet, og at det fra deres side er ønskelig at den midlertidige ordningen som er pr. i dag, med en enhetsleder ved hver skole, opprettholdes. Utdanningsforbundet problematiserer også forholdene rundt administrativ omorganisering og samtidige krav til økonomisk nedskjæring og effektivisering. Fra barnehagens side konkluderes med at denne måten å organisere kommunens barnehager på nå fungerer fint. Etter en turbulent oppstart med sterk motstand fra barnehagens medarbeidere opplever nå enhetsleder en positiv endring, sannsynligvis som en følge av at enhetsleder kontormessig er lokalisert til barnehagene. Øvrige forhold som det pekes på i de innkomne uttalelsene vurderes å allerede være tilstrekkelig behandlet/omtalt i rapporten fra KS-K. Side 14 av 20

15 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not OPPSUMMERING: Med bakgrunn i rapporten og dens anbefalinger bekreftes at en to-nivåmodell er fullt ut gjennomførbar i Gratangen, og det har vært både spennende og lærerikt å forsøke å få satt modellen ut i praksis i samarbeid med både politikere, ledere, medarbeidere og tillitsvalgte. Organisasjonen har gjort seg mange positive erfaringer, som bør videreføres og videreutvikles i de kommende årene. Et viktig spørsmål som må avklares er hvorvidt det skal gjøres et oppriktig forsøk med å samkjøre og samordne administrasjonen av de to skolene i Gratangen med en felles leder. Selv om en ser at det pr. i dag fungerer med to enhetsledere, har en på den andre side ikke gjort helhjertet forsøk med å oppfylle vedtaket om felles enhetsleder fra I og med at det ikke i praksis er gjort forsøk med felles enhetsleder for skolene i Gratangen, er det umulig å si noe om fordeler og ulemper. Før en konkluderer her, er det viktig å prøve. Det anbefales derfor at tonivåmodellen med felles enhetsleder i praksis gjøres gjeldende også for skole, så får organisasjonen evaluere ordningen etter at den er utprøvd. Slik evaluering kan være om ca 3 5 år, dette for å la modellen virke over tid. I tillegg bør organisasjonen arbeide med å skape større forståelse og delaktighet lengre ned i organisasjonen ved å involvere avdelingslederne og plasstillitsvalgte i større grad, eks.vis gjennom deltakelse på enkelte fellesarenaer og lederutviklingssamlinger. Det anbefales også at tverrfaglige prosjekt, ansvarsgrupper og nettverk tas i bruk som arbeidsform, der også de ansatte involveres. Det bør også arbeides med å se på hvordan sørvistorget kan videreutvikles. Ut fra denne gjennomgangen anbefales at Gratangen kommune vedtar å videreføre gjeldende administrative organisasjonsstruktur. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Rapport fra KS-Konsulent Evaluering av prosjektet Administrativ organisering i Gratangen kommune - Organisasjonskart Gratangen kommune - Uttalelse fra Utdanningsforbundet i Gratangen v/hovedtillitsvalgt - Uttalelse fra Gratangen barnehage v/enhetsleder - Uttalelse fra Teknisk, miljø og næring v/enhetsleder - Uttalelse fra Gratangsheimen v/enhetsleder - Uttalelse fra Gratangsbotn skole v/enhetsleder Gratangen kommune, Karl Fredrik Normann Konst. rådmann Katrine Lereggen saksbehandler Side 15 av 20

16 Sak 19/09 ÅRSRAPPORT/ÅRSREGNSKAP SKATTEOPPKREVEREN Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 09/194 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/09 Formannskap /09 Kommunestyre Innstilling: Årsrapport/regnskap 2008 for Skatteoppkreveren i Gratangen kommune tas til orientering. Vedtak: Saksopplysninger: Som vedlegg til saken følger: Vedl. Årsrapport/Regnskap 2008 Gratangen kommune, Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 16 av 20

17 Sak 20/09 VALG AV LEIETAKERS REPRESENTANT M/VARAREPRESENTANT TIL STYRET GRATANGEN BOLIGSTIFTELSE Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 09/551 Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/09 Kommunestyre Innstilling: Som leietakers representant m/vararepresentant til styret i Gratangen Boligstiftelse velges: Representant: Vararepr.: Saksopplysninger: I skriv fra Gratangen boligstiftelse, datert v/agnar Eilifsen går det fram at valgte leietakere ikke lenger er leietakere i boligstiftelsen. Boligstiftelsen anmoder kommunestyret å foreta nytt valg. Følgende to personer er forespurt og har sagt seg villig til å inneha vervene: Knut Eirik Rekstad, Foldvik, representant Mona Reiersen, Årstein, vararepresentant. Gratangen kommune, Bjørnar Storeng rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 17 av 20

18 Sak 21/09 MELDING OM 420 KV KRAFTLEDNING OFOTEN-BALSFJORD HØRING AV MELDING OG INVITASJON TIL MØTE Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: S11 Arkivsaksnr.: 09/258 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/09 Formannskap /09 Kommunestyre Formannskaptes innstilling: Gratangen kommune tiltrer vedlagte uttalelsen som advokat Tor Rekve har utarbeidet. Uttalelsen oversendes til NVE som Gratangen kommunes høringsuttalelse. Saksopplysninger: NVE har sendt planen ut på høring. Gratangen kommune har fått utsatt høringsfristen til etter kommunestyremøtet 7. mai Etter kommuestyremøtet må høringsuttalelsen oversendes umiddelbart. I kommunestyremøtet den 12. mars d.å. fikk leder og nestleder i hovedutvalget for teknisknæring og miljø i oppdrag å lage en høringsuttalelse til planen. Gratangen kommune har også bedt kommunens advokat Tor Rekve om å være behjelpelig med utformingen av høringsuttalelsen. I forslaget til høringsuttalelse fra adv Tor Rekve er utkastet fra hovedutvalget tatt med som en del. Imidlertid har korrespondanse med NVE gjort det klart at høringsuttalelsen også bør inneholde alternative løsninger/trasévalg. I uttalelsen fra Gratangen kommune bør det derfor i tillegg angis på kart en alternativ trasé slik at kraftlinja kan gå utenfor bebygd område på Kvernmo/Holtås. Høringsforslaget fra adv Tor Rekve inneholder krav om annen trasé dersom alternativ 1 som er jordkabel, ikke kan realiseres. Ny trasé bør gå på østsida av Kvernmgrenda. Her foreligger det pr i dag ingen planer for bebyggelse. Dersom linja flyttes til vestsiden, vil det skape konflikter i forhold til annen bebyggelse og planer for utnyttelse av arealene i området. Det vises her til det pågående arbeidet med arealplanen. På vedlagte kartskisse er et østlig trasévalg skissert. Det er viktig at en endring av trasé også må omfatte eksisterende 420 kvlinje. Som vedlegg til saken følger: Forslag til uttalelse fra adv Tor Rekve. Kartskisse med alternativ trasé. Gratangen kommune, c Bjørnar Storeng rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 18 av 20

19 Sak 22/09 HØRING AV MELDING OM OPPSTART AV PLANARBEID FOR SULA KRAFTVERK Saksbehandler: Steinar Nygård Arkiv: S11 Arkivsaksnr.: 09/370 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/09 Formannskap /09 Kommunestyre Formannskapets innstilling: Gratangen kommune tiltrer høringsuttalelsen for konsekvensutredningen som adv Tor N. Rekve har utarbeidet på vegne av Gratangen kommune. Høringsuttalelsen oversendes NVE. Saksopplysninger: Håligaland Kraft AS har sendt ut forhåndsmelding om planlagt utbygging av Sula Kraftverk i Gratangen og Skånland kommune. Vassdragene som berøres ligger i Gratangen kommune. Elvene drenerer mot øst og mot Gratangsfjorden. Utbyggingsplanen vil regulere vannstrømmen over til Grovfjord. Gratangen kommune har bedt adv Tor N. Rekve om bistand til å få utarbeidet en høringsuttalelse for konsekvensutredning, se vedlegg. Det er viktig at en i denne fasen ikke bringer inn momenter som er for eller i mot utbyggingsplanen, men konsentrerer oppmerksomheten mot konsekvensutredningsprogermmet. Gratangen kommune vil i forbindelse med en eventuell konsesjonsbehandling få flere muligheter til å ta stilling til om utbygging skal gjennomføres eller ikke. Det er som kjent underplanlegging og et av prosjektene (Hilleshamn Krafverk AS) er allerede sendt til NVE for konsesjonsbehandling. I Foldvikelva og Dudalselva foregår det også konkret arbeid med småkraftverkutbygging. Gratangen kommune er også direkte berørt i og med at kommunen her vannverk i Dudalselva og som det nå investeres betydelig i å utvide. Høringsuttalelsen inkluderer også dette forholdet. Vidrer så omfatter høringsuttalelsen at det må foretas økonomiske beregninger som viser hva de ulike utbyggingsalternativene kan generere av inntekter. Høringsuttalelsen som adv. Tor N. Rekve har utarbeidet for Gratangen kommune, har etter det rådmannen erfarer, tatt med de momentene som bør konsekvensutredes på vegne av Gratangen kommune. Adv. Rekve representerer også øvrige interessenter i området og har utarbeidet høringsforslag, se vedlegg. Som vedlegg til saken følger: Høringsuttalelse for Gratangen kommune, utarbeidet av adv Tor N. Rekve Utkast til høringsuttalelse fra grunneiere og falleiere Utkast til høringsuttalelse fra Astafjord Smolt AS HLls forslag til Utredningsprogram Gratangen kommune, Side 19 av 20

20 Sak 22/09 Bjørnar Storeng rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 20 av 20