1 Bjørnsletta Boligsameie

Transkript

1 1 Bjørnsletta Boligsameie Protokoll fra ordinært årsmøte i Bjørnsletta Boligsameie Møtedato: Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Bjørnsletta skole Til stede: 24 seksjonseiere, 9 representert ved fullmakt, totalt 33 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Kenneth Halvorsen. Møtet ble åpnet av Mona Flemmen Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Jan-Erik Nielsen foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Kenneth Halvorsen foreslått. Som protokollvitne ble Svein Haddeland foreslått. Vedtak: Begge ble valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent Behandling av årsrapport for 2017 Styrets årsrapport ble behandlet. Vedtak: Godkjent Behandling av årsregnskap for 2017 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr Vedtak: Vedtatt

2 5. Behandling av innkomne forslag og saker 2 Bjørnsletta Boligsameie 1. Iverksettelse av rehabiliterings- og oppgraderingsprosjekt m/låneopptak Fra Styret Som nevnt i årsberetningen for 2017 har OPAK utarbeidet en uavhengig byggeteknisk rapport for å vurdere tilstanden til bygningsmassen. Selv om det ikke ble identifisert noen umiddelbare tiltak og at den generelle tilstanden anses å være relativt god, er det allikevel en del områder hvor det i nærmeste fremtid vil være både nødvendig og ønskelig å gjennomføre rehabilitering, vedlikehold og oppgraderinger. Styret har med utgangspunkt i rapporten, samt generell vurdering av sameiet, satt sammen et forslag til arbeider som bør utføres på bygningsmassen og utearealer i nærmeste fremtid. Styret har i stor grad hentet inn konkrete tilbud på de forskjellige oppgavene, eller gjort estimater basert på undersøkelser med fagpersoner eller lignende tidligere arbeider. Nedenfor er en oppstilling av de arbeidene som foreslås gjennomført med kostnadsoverslag, forventet gjennomførings- og finansieringsplan. Foreslåtte arbeider og estimert kostnad For de tilfellene hvor estimatet er basert på et innhentet tilbud er det snakk om tilbud som har en oppdatert pris sent 2017 eller tidlig Det vil naturlig nok være nødvendig å få nye tilbud fra leverandører vi allerede har vært i kontakt med og fra ytterligere leverandører der hvor det er hensiktsmessig (f.eks. punkter hvor vi kun har fått tilbud fra en leverandør), men vi kan med rimelig sikkerhet anta at prisene vil være i området av det vi har fått tidligere. På noen av punktene nedenfor er det dog notert at de er basert på en blanding av innhentet tilbud og et tilleggs-estimat. Dette er gjort for de av tilfellene hvor det er usikkerhet knyttet til tilbudet og mulige ekstrakostnader knyttet til utførelsen av arbeidet. Punktene i tabellen på neste side er ikke satt opp i prioritert rekkefølge.

3 3 Bjørnsletta Boligsameie Gjennomføring Styret foreslår at arbeidene over samkjøres i størst mulig grad. Det legges opp til at alt av arbeider gjennomføres i løpet av en to-års periode. Gitt aksept for foreslåtte vedtak vil arbeidene straks iverksettes. Styret forventer å benytte ekstern prosjektleder, som kan bistå med å koordinering og gjennomføring av prosjektene. Dette for å sikre en effektiv og god gjennomføring av rekkefølgen på arbeidene som skal utføres. Styret ønsker derfor ikke å fastsette prioritet på arbeidene. For enkelte av utbedringsområdene i tabellen er det ønskelig med bredere involvering fra sameierne, spesielt de som er knyttet til oppgangene. Styret ønsker derfor å gjøre noe tilsvarende det som ble gjort i forbindelse med nytt søppelanlegg. Da ble det utpekt representanter utenfor styret til å delta i en referansegruppe. Styret vil etablere denne ved å i første omgang ta kontakt med den enkelte oppgang og få en representant pr. oppgang. Representantene fra oppgangene samt to medlemmer fra styret vil sammen velge ut tre personer til å delta i en referansegruppe, som kan bistå med innspill og beslutninger knyttet til oppgangene.

4 4 Bjørnsletta Boligsameie Finansiering For å finansiere ovennevnte arbeider innenfor en rimelig tidsfrist, er sameiet nødt til å benytte midler utover det som er tilgjengelig på det vanlige driftsbudsjettet. Styret har etter rådføring med OBOS om deres erfaringer og klare anbefaling, konkludert at det beste alternativet er et låneopptak. For å være godt stilt til en ryddig gjennomføring er det derfor ønskelig at sameiet tar opp et lån på NOK , som øremerkes gjennomføringen av ovenstående arbeider. Låneopptaket er satt høyere enn den estimerte summen for gjennomføring for å gi rom for eventuelle uforutsette utgifter. Eventuell restanse av lånt sum ved fullført prosjekt overføres til vedlikeholdsfond for å sikre fremtidige vedlikeholdsbehov. Styrets forslag er at banklånet tas med en nedbetalingstid på 25 år. Det er innhentet tilbud fra OBOS-banken, som referanse hvor vi er forespeilet en nominell rente på 3,45 %, noe som gir en forventet årlig kostnad for sameiet på NOK Regner vi inn en renteoppgang til en nominell 4,5 % får vi en forventet årlig kostnad på NOK Dette vil innebære en forventet økning av den enkelte sameieres fellesutgifter på ca. kr 1100 til kr 1200,- pr. kvartal. (dvs. kr 360,- til kr 400,- pr. måned). Prosjekt Sameierne vil bli holdt orientert etterhvert som prosjektet tar form, og få informasjon etterhvert som tidspunkter for de enkelte arbeidene blir klare. Skulle det oppstå en situasjon hvor styret blir kjent med kostnadsavvik som vil kunne medføre at de totale kostnadene går utover de rammene som er satt for det øremerkede låneopptaket, skal styret snarest mulig orientere sameierne, og innkalle til en ekstraordinær generalforsamling om nødvendig. Styrets forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å igangsette de foreslåtte arbeidene slik det er skissert i saksinformasjonen. Styret gis fullmakt til å ta opp et lån på 5.5 mill øremerket gjennomføringen av arbeidene nevnt ovenfor. Eventuell restanse av lånt sum ved fullført prosjekt overføres til vedlikeholdsfond for å sikre fremtidige vedlikeholdsbehov. Vedtak: Styrets forslag til vedtak ble vedtatt mot 3 stemmer.

5 5 Bjørnsletta Boligsameie 2. Utvidelse av eksisterende sykkel-bod Fra Erik Andreassen, UA23 Kapasitet i sykkel-bod ved UA21-23 er for lengst sprengt. Det er ikke plass til flere sykler og følgelig også meget vanskelig å ta seg frem i boden. Ved siste dugnad ble "gamle", ubrukte sykler fjernet for å gi plass til sykler i bruk. I disse dager er jo sykkelinteressen stor. Sykkel-boden i UA21-23 skulle også hatt plass til "parkering" av barnevogner/triller og trehjulssykler når disse ikke er i bruk - ikke er der plass, og dør inn i boden er for smal til dagens store barnevogner. I dag brukes gangen innenfor hoveddør til oppbevaring av barnevogner og triller. Vi har ikke plass under trapp for slik «parkering» slik det er i resten av boligsameiet, da ikke har garasjer i underetasjen. Forslag til vedtak: Sykkelbodens areal ved UA21-23 økes til dobbel størrelse, og ny og bredere dør installeres. Styrets forslag til vedtak: Styret støtter det innkomne forslaget dersom det gis tillatelse fra Plan- og bygningsetaten, og i samsvar med etatens tilrådning. Forutsetningen er at kostnadene dekkes over sameiets ordinære driftsbudsjett i Vedtak: Styrets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.

6 6 Bjørnsletta Boligsameie 3. Oppsett av gjerde mot Ullern alle mv. Fra Mari Nygaard og Henrik Havnå, UA23 «Til årsmøte For å kunne ivareta og utnytte grøntarealene bedre, foreslår vi at det settes opp et gjerde langs boligsameiets eiendom mot Ullern alle. Et gjerde vil ramme inn området, gjøre det tryggere for barn, samt øke ønsket om å utnytte arealene. Vi ber om at styret innhenter tilbud/alternativer som kan legges frem og stemmes over på årsmøte i 2018.» Styrets forslag til vedtak: Styret har innhentet pris på hva et gjerde langs UA vil koste sameiet. Det påregnes ca. kr 500,- pr. løpemeter. Dersom det monteres opp et gjerde langs Ullern alle fra «Taxihaugen» til innkjøringen til parkeringsplassen og videre fra søppelanlegget til enden av sameiets tomt mot gangvei over plenen, vil dette koste sameiet totalt ca. kr ,-. Innkjøring til gjesteparkering, gangveier og garasjer blir som i dag. Styret ønsker derfor å komme med tre alternative forslag til årsmøte i denne saken. Alternativ 1: Saken utsettes til etter at den nødvendig rehabilitering i sameiet er gjennomført. Alternativ 2: Sameiet begynner i første omgang med å sette opp gjerde på den øvre delen av eiendommen mot Ullern alle. Dvs. at det settes opp et gjerde fra søppelanlegget til enden av sameiets eiendom. (Mot Åsjordet stasjon). Kostnaden vil da forløpe seg til ca. kr ,-. Alternativ 3: Det settes opp et gjerde langs hele eiendommen mot Ullern alle til en kostnad til ca. kr ,-. Vedtak: Alternativ 1 ble vedtatt mot 3 stemmer

7 7 Bjørnsletta Boligsameie 4. Varmekabler på gangvei Fra Jack Skrolsvik, UA17 På sameiets Årsmøte 5. april 2016 ble følgende vedtak fattet: «Styret får i oppdrag å innhente anbud for montering/nedgraving av varmekabler fra UA 21/23 og til bakdør garasje UA 19, på gangvei fra UA 17 og ned til garasje UA 15 samt tilsvarende og nødvendig opplegg frem til søppelanlegget. Styret innhenter det beste tilbudet, og igangsetter montering av varmekabler og asfaltering som beskrevet over.» Pr er gangveiene i sameiet fortsatt uten varmekabler, bortsett fra de gamle ved garasjen i nr. 15. Styret har altså ikke fulgt opp årsmøtets vedtak fra I år har det igjen vært en vinter med store utfordringer for gående i vårt sameie. Risikoen for alvorlige fall- og bruddskader er stor. Vi har bistått hverandre på best mulig måte ved kasting av søppel og hjelp til og fra taxi. Henting av egen bil for oss som er tildelt garasjeplass i annet garasjehus enn under der vi selv bor, er til tider også forbundet med stor risiko. Det er derfor høyst påkrevet å etablere snø- og isfrie soner på de delene av gangveiene som har helling. Jack Skrolsvik etterlyste saken på årsmøte 6. april 2017, og oppfattet å få medhold fra møteleder om at det foreligger et bindende vedtak i saken fra årsmøtet 5. april Dette ble likevel ikke tatt med i protokollen fra årsmøtet Vi tillater oss derfor å følge opp saken på nytt. Mange sameiere står bak denne saken. Forslag til vedtak: Styret må snarest iverksette årsmøtevedtaket av 5. april 2016 om varmekabler. Styrets forslag til vedtak: Styret har behandlet saken og vedtatt at dette ikke gjennomføres. Begrunnelsen er tilbakemeldinger fra fagfolk om at de ikke anbefaler løsningen. Årsaken er at ved bruk av varmekabler i henhold til «vedtak» vil gi en stor issvull på parkeringsplassen mot bygg UA15, fra bommen og frem til søppelanlegget. (Ref. vinterens issvull for innkjøring port i UA15). Dette vil vanskeliggjøre en forsvarlig bruk av parkeringsplassen, og for innkjøring til gangveien. Imidlertid vil styret, i forbindelse med rehabiliteringsprosjektet, på nytt gjøre undersøkelser om hvordan vi best kan løse problemet med glatte partier på gangveiene. Vedtak: Styrets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.

8 8 Bjørnsletta Boligsameie 5. Vedtekter for valgkomiteen I henhold til dagens vedtekter har sameiet ingen egen instruks for valgkomiteen. I den forbindelse har styret sett litt på hva andre sameier gjør, og det viser seg at de fleste har egen instruks for denne komiteen. Styret foreslår derfor at det innføres en egen i Vedtektene som heter: Valgkomite. Forslag til instruks presenteres nedenfor. Styrets forslag til vedtak: Styrets forlag til vedlagte instruks for valgkomiteen i sameiet godkjennes, og integreres i dagens Vedtekter. Vedtak: Enstemmig vedtatt

9 9 Bjørnsletta Boligsameie 6. Ordensregler for garasjeanleggene Fra styret Styret foreslår at det opprettes egne retningslinjer for bruk av garasjeanlegget da vi nå erfarer at garasjen blir brukt til alt fra smørebod, møbellager, bilverksted, lager for materialer, lagring av containere etc. Styret er av den formening at det i dagens Husordensregler ikke fremkommer tydelig nok hva som ikke er akseptabel bruk av garasjeanlegget. Styret foreslår derfor at det innføres et eget punkt i Husordensreglene som kalles Ordensregler for garasjeanleggene. Styret har innhentet sin innstilling og forslag til ordensregler fra andre sameier, som tidligere også hadde den samme problematikken som vi nå har.

10 10 Bjørnsletta Boligsameie Styrets forslag til vedtak: Styrets forlag til vedlagte Ordensregler for garasjeanleggene i sameiet godkjennes, og settes inn som et eget punkt i dagens eksisterende Husordensregler. Vedtak: Styrets forslag til vedtak ble vedtatt mot 3 stemmer. 7. Fjerning av tuntre foran UA11/13/15 Fra Kari og Rolf Øien, UA13 Saken om å beskjære treet ble tatt opp på årsmøte i Vedtaket fra møte var: «Det ble vedtatt at treet skal fjernes, dersom det ikke kan beskjæres». Beskjæringen som ble foretatt har ikke gjort noe med høyden på treet så det ruver fortsatt rundt tre meter for høyt. Det må vi få gjort noe med. Dette gjelder foran UA13. Forslag til vedtak: Vi ønsker derfor at treet fjernes og erstattes med et nytt tre snarest mulig. Styrets kommentar: Fagfolk har i henhold til vedtaket på forrige årsmøte gjennomført en beskjæring av det aktuelle treet og tilsvarende trær på eiendommen. Det er gjort avtale om jevnlig beskjæring og vedlikehold av nevnte trær. Vedtak: Forslag om å fjerne treet falt. Ved votering var det 24 stemmer for å fortsette beskjæring, og 8 stemmer for å fjerne treet.

11 11 Bjørnsletta Boligsameie 8. Sluk utenfor UA9 Fra Inger-Lise Etholm, UA7 Kan styret komme med et forslag til en løsning slik at man kan holde sluket utenfor UA 9 åpent gjennom vinteren. Dersom sluket ikke holdes åpent, så får man et stort problem når snøen begynner å smelte om våren. Pga. at solen ikke står høyt nok, tar det veldig lang tid før snø og is smelter på gangveien mellom UA5 og UA15. Når noe is og snø smelter, renner ikke vannet bort. Istedenfor fryser det til om natten. Det medfører at man i en periode får vekselsvis en megastor vanndam og vekselsvis klink is på gangveien mellom UA9 og UA11. Avhengig av hvor snørik vinteren ar vært, er det i flere uker til dels farlig glatt is og til dels umulig å gå tørrskodd på gangveien. Dette kan kanskje løses på flere måter: Legge varmekabel over gangveien bort til sluket, flytte luket ut på gangveien, lager bedre rutiner og instrukser for brøytemannskap/vaktmester. Forslag til vedtak: a. Legge varmekabel over gangveien bort til sluket b. Flytt sluket ut på gangveien c. Utarbeid bedre rutiner/instrukser for brøytemannskap/vaktmester Styrets kommentar: Styrets støtter punkt c. Vedtak: Forslag C ble enstemmig vedtatt.

12 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 2 år, ble Mona Flemmen foreslått. 12 Bjørnsletta Boligsameie Vedtak: Valgt v/ akklamasjon B Som styremedlem for 2 år, ble Lars-Henrik Evjan foreslått. Som styremedlem for 1 år, ble Erik Berentzen foreslått. Vedtak: Begge valgt v/ akklamasjon C Som varamedlem for 1 år, ble Svein Haddeland foreslått. Vedtak: Valgt v/ akklamasjon D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble Ola Robøle og Inger Lise Etholm foreslått Som varamedlem i valgkomitéen ble Fredrik Hansen foreslått Vedtak: Alle 3 ble valgt v/ akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 20:10. Protokollen signeres av Jan-Erik Nielsen /s/ Møteleder Kenneth Halvorsen /s/ Fører av protokollen Svein Haddeland /s/ Protokollvitne