2012/11661 Etablering av rammeavtale for levering av kontorrekvisita

Transkript

1 2012/11661 Etablering av rammeavtale for levering av kontorrekvisita Info Version 5 Url External tender reference id 12/11661 Tender type Cancelled Procurement procedure Open procedure Publish date 2/8/2013 3:23 PM Bid due date 2/4/ :00 PM Document due date 2/4/ :00 PM Change date 2/8/2013 3:23 PM Opening date 2/4/ :00 PM Buyer Company Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap Address Rambergveien 9 Postboks 2014, 3103 Tønsberg Zip/city 3115 TØNSBERG Norway Version changes Med henvisning til forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser 22-1 (1), jf (3) vi vil med dette orientere om at denne konkurransen er avlyst. Begrunnelsen for dette er følgende: I de tilbudene som ble mottatt er prisene på de ulike etterspurte produktene oppgitt på svært ulikt vis, og med til dels manglende og ulik kvantum-/volumangivelse. Måten rabatter er oppgitt på varierer også på en slik måte at det vil være svært vanskelig å avgjøre hvilke leverandør som har gitt de beste prisene. Med dette anser vi at det i henhold til bestemmelsene i FOA foreligger saklig grunn til avlysning, da det medfører at det ikke er mulig å sammenligne tilbudene på en forskriftsmessig måte, som ivaretar kravet til likebehandling og forutberegnelighet. Vi vil utlyse konkurransen på nytt i løpet av kort tid, med følgende endringer: -Ny produkt- og prisliste, som gir et bedre sammenligningsgrunnlag -Justert kravspesifikasjon -Nytt kontraktsformular For leverandører som har levert tilbud i denne konkurransen, vil vi opplyse om følgende: Innleverte vareprøver beholdes inntil videre. Dersom disse leverandørene ønsker å levere tilbud også i forbindelse med ny kunngjøring, vil det ikke bli stilt krav om innlevering av nye vareprøver. Leverandørene står imidlertid fritt til å levere nye vareprøver, dersom de selv ønsker dette i henhold til ny kravspesifikasjon. For leverandører som har levert tilbud i denne konkurransen, vil det heller ikke bli stilt krav om innlevering av nye kvalifikasjonsdokumenter. Page 1 of 8

2 Description Det skal etableres en rammeavtale med én leverandør, for levering av kontorrekvisita til hele virksomheten DSB. Dette omfatter hovedkontoret i Tønsberg, 20 sivilforsvarsdistrikter, fem regionskontor for el- tilsyn og tre skoler. Oversikt over leveringsadresser fremgår av oversikt på våre webportaler. Rammeavtalen vil bli inngått for en periode på 1 ett år med, med mulighet for forlengelse i ytterligere 3 tre år. Avtalen trer i fra 27. februar 2013, med forbehold om at konkurransen er gjennomført og kontrakt tildelt uten sanksjonsmuligheter innen dette tidspunkt. Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I og III. Anskaffelsen foretas ved gjennomføring av åpen anbudskonkurranse. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Dette innebærer at det ikke gis anledning til å endre tilbudene, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor inngi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Tilbud skal levers elektronisk via Mercell. I tillegg skal det leveres noen nærmere spesifiserte vareprøvervareprøver. Nærmere bestemmelser om dette fremgår av konkurransegrunnlagets pkt. 4.3, 4.4 og 6.1. Øvrige betingelser for deltakelse i og gjennomføring av konkurransen, hvordan tilbud skal innleveres samt kravspesifikasjon fremgår av konkurransegrunnlaget. Dersom det er noe i konkurransebetingelsene eller i kravspesifikasjonen som fremstår som uklart eller mangelfullt, ber vi om at det stilles spørsmål om dette via Mercells kommunikasjonsmodul, i god tid før frist for innlevering av tilbud. CPV codes Code Description Various office equipment and supplies Office equipment except furniture Office supplies Stationery Organisers and accessories Drafting supplies Boards Small office equipment Paper stationery and other items Toilet paper, handkerchiefs, hand towels and serviettes Paper sanitary Detergents. Announcements Date Name Description Page 2 of 8

3 1/22/2013 9:51 AM Svar på spørsmål mottatt og endring av frister Vedlagt følger spørsmål og svar pr. 20. januar Som en følge av mange spørsmål i denne konkurransen, endres også følgende frister: 1/17/ :08 AM OBS! Nytt prisskjema igjen! - Ny frist for spørsmål: 28. januar 2013 kl. 15:00 - Ny tilbudsfrist: 4. februar 2013 kl. 12:00 Beklager, det har sneket seg inn en feil i det oppdaterte prisskjemaet! Det gikk desverre litt fort i morges... To av konvoluttypene er nå fjernet fra skjemaet. Vi ber dere laste ned oppdatert prisskjema nok en gang. I tillegg gjør vi oppmerksom på at alle trykk på konvoluttene skal være i kun sort og at det skal være trykk (også sort) med returadresse på baksiden av konkvoluttene. 1/17/2013 9:02 AM Svar på spørsmål mottatt OBS! NYTT PRISSKJEMA!! 1/8/ :49 AM Svar på spørsmål mottatt Vedlagt ligger svar på spørsmål til konkurransen. Svarene gir viktige presiseringer i konkurransen og har resultert i at prisskjemaet er oppdatert. Vi ber dere derfor vennligst laste ned prisskjemaet på nytt. Vi har mottatt følgende spørsmål: "Hei, Under pkt. 6.1 i konkurransegrunnlaget bes det om vareprøver for særskilt å kunne vektlegge produktkvalitet. Er det påkrevet med brevordnere og skriveredskap i alle farger?" Nei, dere behøver ikke levere vareprøver i alle farger. (Dette forutsetter at det ikke er noen kvalitetsforskjell på brevordnere og skriveredskapene avhengig av hvilken farge som leveres). I kontraktsperioden derimot må disse varene kunne leveres i flere farger. Håper dette besvarer spørsmålet. 12/20/ :37 AM Vedlagt regneark delvis åpnet for redigering Vi har mottatt en henvendelse med ønske om å åpne av regnearket som utgjør kravspesifikasjonen for redigering. Vi ønsker at dere benytter det originale regnearket når dere leverer inn tilbudet deres. Vi legger ved en delvis redigerbar versjon av regnearket med denne meldingen. På den måten kan dere kjøre beregninger og annet i den redigerbare versjonen. Håper dette er en tilfredsstillende løsning for dere. Page 3 of 8

4 12/14/ :06 AM Svar på spørsmål mottatt DSB har mottatt følgende spørsmål i konkurransen: Spørsmål: I rad 31 i Produkt- og prislisten bes det om pris på konvolutter med logo. Det bes om forskjellige formater med og uten vindu. Det kan ikke gi èn pris på disse. Vi ber om en klargjøring på hvordan oppdragsgiver ønsker dette priset og hvordan logo (og eventuell annen tekst) skal plasseres. Det beste hadde vært å få tilsendt prøver av konvoluttene. Svar: Vi ønsker dette priset slik det er oppgitt. Altså en enkelt, samlet pris på disse poduktene. I vedlagt "Retningslinjer for grafisk profil" er konvoluttene og det grafiske beskrevet. Ønsker dere fysiske prøver på konvoluttene, kan dette hentes på kontoret i Tønsberg. Vi håper dette er tilstrekkelig for å kunne regne ut prisen på produktene. Demands Page 4 of 8

5 1 Forventet leveransekvalitet, herunder leveringssikkerhet, leveringsbetingelser, service og miljø 60.0% Under tildelingskriteriet vil kvalitet det bli lagt vekt på best mulig oppfylling av kravspesifikasjonen, basert på leverandørens utfylte kravspesifikasjon faneblad 1 Produkt- og prisliste og faneblad 2 Generelle krav. Nedenfor følger en oversikt over nærmere spesifiserte produkter, som vil bli særskilt vektlagt ved evaluering av produktkvalitet. Disse produktene skal det leveres vareprøver på, i tillegg til dokumentasjon/ datablader der dette er relevant. Produktene er merket med rødt i kravspesifikasjonens faneblad 1 Produktliste. Produktgruppe / dokumentasjon 1 Brevordner, A4, 2-rings, ca. 70mm, alle farger 2 Protokoll, A4, linjert, ca. 96 blad 3 Kopipapir, A4, 80 g (pk 500stk) og dokumentasjon miljø 4 Notatblokk med klistrelapper, ca. 75x75mm, gul 5 Blyant, kontor, HB pk a 12 og dokumentasjon miljø 6 Geleroller, medium spiss, alle farger pk a 12 7 Kulepenn, engangs, medium spiss, gummigrep, trykkmekanisme, alle farger pk a 12 og dokumentasjon miljø 8 Markeringspenn, flat og bred strekbredde, alle farger og dokumentasjon miljø Page 5 of 8

6 9 Whiteboardpenn, alle farger 10 Rollermouse Pro2 sort 11 Underarmstøtte, Offitec eller tilsvarende, buen asymmetrisk 12 Batteri, 1.5V, AA, 4 pk. Dokumentasjon miljø/ levetid 13 Whiteboard, rensespray og dokumentasjon miljø Leveringssikkerheten vil bli vektlagt ut fra tilbudt servicegrad. Med servicegrad menes levert vare i henhold til bestilt vare, herunder: Leveringstid som legges til grunn for servicegrad Bestillingstidspunkt i forhold til avtalt leveringstidspunkt ved alle DSBs lokasjoner Levering av hasteoppdrag ved alle DSBs lokasjoner DSB Hovedkontor ble i 2012 sertifisert Miljøfyrtårn. I løpet av 2013 skal virksomheten forøvrig også sertifiseres. DSB ønsker å foreta miljøeffektive innkjøp. For å minske presset på miljøet og ivareta hensynet til fremtidige generasjoner, skal innkjøp gjøres mest mulig miljøeffektivt, hvilket betyr høyest mulig verdiskapning med minst mulig miljøbelastning. Det skal tilbys et bredt spekter av miljøvennlige produkter. Herunder vil det ved vurdering av kvalitet bli vektlagt at: leverandørens virksomhet er sertifisert etter ISO 14001, EMSA eller at virksomheten er sertifisert som Miljøfyrtårn leverandøren har rutiner for retur, herunder om leverandøren har medlemskap i en returordning som styrer gjenvinningsstrømmen av produktene/emballasjen av produktene, avhengig av de produkter leverandøren leverer. Dokumentasjon på dette må vedlegges det tilbys papirprodukter som kommer fra moderne papirproduksjon som er mest mulig skånsom mot miljøet, hvor papiret blir fabrikkert i henhold til ISO og EMAS eller tilsvarende, og de miljødeklarerte produktene er i samsvar med den nye standarden Paper- Profile eller tilsvarende at produkter/emballasje ikke inneholder PVC med mindre annet brukbart alternativ ikke kan tilbys at produktene ikke emballeres mer enn nødvendig og ikke emballeres enkeltvis med mindre dette anses nødvendig av hensyn til holdbarhet eller tilsvarende. Page 6 of 8

7 Vi ber om at tilbudet inneholder opplysninger som ivaretar dette i kravspesifikasjonen for produkter der dette er relevant, og i tilbudet for øvrig i henhold til dette tildelingskriteriet. Page 7 of 8

8 2 Pris og kostnader 40.0% Prisene skal være inkl. frakt uavhengig av hvilken lokasjon i DSBs virksomhet som skal motta varen. Dersom det påløper kostnader i tillegg i forbindelse med levering til ulike adresser, skal dette spesifiseres særskilt i tilbudet. Pris og kostnader på de spesifiserte produktene som angitt i pkt. 5.3 vil være utgangspunktet for evaluering av tilbudene. Dersom det foreligger vesentlige prisforskjeller på øvrige produkter, vil også dette tillegges vekt. Page 8 of 8