STANDARD KRAVSPESIFIKASJONER FOR FORMÅLSBYGG

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Byrådssak 1076/15 STANDARD KRAVSPESIFIKASJONER FOR FORMÅLSBYGG Sammendrag: Oslo kommune arbeider aktivt med forenkling og forbedring. Som et ledd i å sikre at man gjennomfører kommunens investeringer i formålsbygg til riktig kostnad, tid og kvalitet er Standard kravspesifikasj oner for formålsbygg utviklet. De nåværende Felles kravspesifikasjoner for Oslo kommune (FKOK 2012) ble kvalitetssikret i Ekstern kvalitetssikrer konkluderte med at kravene i seg selv virket kostnadsdrivende både på grunn av for dårlig kvalitet på kravene og det store omfanget. Oslo kommune skal investere for totalt 36 milliarder kroner over de neste fire år, en stor andel av dette i formålsbygg. Et slikt investeringsomfang fordrer effektive prosesser og kostnadseffektive krav i investeringene. Krav og forventninger til investeringsprosessen er beskrevet i byrådssak 1038/ 14, Instruks for beslutningsprosessen for investeringsprosjekter. I byrådssaken ble det også gitt føringer for standard kravspesifikasj oner for forrnålsbygg. Standard kravspesifikasj oner for fonnålsbygg er utviklet i tråd med disse føringene og skal bidra til mer effektive og lønnsomme investerings- og anskaffelsesprosesser, både for kommunen og for markedet. Nye Standard kravspesifikasj oner består av funksj onelle krav til det enkelte formålsbygg; skole, sykehjem, omsorgsboliger, omsorg+, barnehager og utleieboliger. I tillegg kommer tekniske og forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsbegrunnede (FDV) krav som skal bidra til kostnadseffektiv forvaltning, drifts og vedlikehold, og dermed lave levetidskostnader. Kravene er utviklet i tett samarbeid med bestillere og utførere av byggene, og med bred involvering av leverandører. Kravene er tydeligere og mer funksj onsorienterte enn tidligere, gjentakelser og motstrid er fjernet og eierskap til kravene er definert. Omfanget av krav er drastisk redusert, til % av gammel FKOK Kravene skal forvaltes samlet og med enhetlig struktur, og revideres jevnlig. Saksfremstilling: I Bakgrunn og prosess Standardiserte krav til skolebygg ble etablert i I 2009 ble de revidert, og i 2011/2012 ble det utviklet standardiserte krav for alle formålsbygg, kalt Felles kravspesifikasj oner for Oslo kommune (FKOK 2012). FKOK 2012 var et resultat av et samarbeid mellom eiendomsforetakene og operative bestillere, som Utdanningsetaten (UDE), og består av virksomhetskrav og inventarskj ema (fra bestiller) og tekniske krav (fra utfører) til det enkelte formålsbygg, samt overordnete- og miljøkrav basert på diverse bystyrevedtak. I tillegg kommer dokumenter som beskriver leveranser knyttet til FDV-dokumentasjon, anleggstegninger og merking av tekniske anlegg.

2 Side 2 Konklusjonene fra ekstern kvalitetssikrer i 2013 var at kravene i FKOK 2012 er utydelige, en blanding av lover, forskrifter og annet overordnet regelverk og krav som er unike for Oslo kommune, at de er gjentagende, at kravene mangler eier, at det ikke fremkommer klart om det var faktiske krav eller bare ønsker, og at de var mangelfulle med tanke på å styre de viktigste kostnadsdriveme. Utviklingen av ny Standard kravspesifikasjon for forrnålsbygg har vært styrt av Byrådsavdeling for finans (FIN) og er gjennomført i tett samspill og dialog med berørte byrådsavdelinger og relevante bestillere og utførere. Bransjen har også vært involvert. Med utgangspunkt i tilrådningene fra ekstern kvalitetssikrer i 2013 og byrådets føringer i Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (103 8/ l4) ble følgende kriterier lagt for krav i Standard kravspesifikasj oner: - kun entydige skal-krav - skal beskrive funksjonelle forhold, som antall mennesker det skal være plass til, fleksibilitet i bygget, hvordan arealet skal kurme benyttes, etc. - alle krav skal ha en definert kravansvarlig - krav skal kun stilles en gang - krav skal ta utgangspunkt i behovet og i minst mulig grad beskrive løsningen - det skal kunne kontrolleres om krav er oppfylt eller ikke - kravene skal være rettet mot de som skal prosj ektere /bygge - kravspesifikasjonene skal følge standardisert oppsett, uavhengig av hvilket formålsbygg det gjelder Standard kravspesifikasj oner vil bli underlagt regelmessig forvaltning og revisjon slik at det er mulig å fange opp og implementere ytterligere forbedringer og uheldige forhold som avdekkes når kravsettene tas i bruk. 2 Mål for og effekter av nye standard kravspesifikasjoner Det har vært viktig å redusere omfanget av kravsettene, fieme feil og motstrid, unngå å gjenta krav definert andre steder (som lov og forskrift) og legge til rette for mest mulig enhetlige krav på tvers av ulike typer bygg. Standard kravspesifikasjoner er basert på normer og føringer vedtatt av bystyret og byrådet, krav som må oppfylles for å motta relevante tilskudd (for eksempel fra Husbanken) og eventuelle andre relevante regler. Norge er blant de landene hvor transaksjonskostnaden for en offentlig anskaffelse er høyest, både for oppdragsgiver og for alle som leverer tilbud. Kortere og tydeligere kravspesifikasj oner er enklere å svare på i en tilbudssituasjon. Gjenbruk av krav fra konkurranse til konkurranse vil redusere tiden som går med på å svare på kravspesifikasj onen. Nye Standard kravspesifikasj oner vil medføre lavere transaksj onskostnader både for prosjektering og bygging av formålsbygg. Funksj onelle krav basert på behov, det vil si krav som ikke beskriver endelige løsninger, gir rom for leverandørene til å se mulighet for innovasjon og åpner for andre og bedre løsninger. Dette vil gjøre kommunens prosjekter mer attraktive i markedet, som arena for samarbeid og utvikling. Omfang av krav kan i seg selv være kostnadsdrivende. Risikopåslaget i det enkelte prosjekt henger blant annet sammen med kvaliteten på og mengden av krav. Jo flere og mer utydelige krav, jo vanskeligere er de å følge opp og levere i henhold til. Dermed øker risikoen, og som en konsekvens av det, kostnaden. Kombinasjonen av tydelige skal-krav og redusert omfang på kravene vil redusere risikoen i prosjektene. Effekten av dette

3 Side 3 forventes å bli flere tilbud i konkurranser om å prosjektere og bygge formålsbygg, og lavere priser i tilbudene. For kommunen vil nye Standard kravspesifikasjoner medføre enklere bruk og oppfølging av krav. Rendyrkingen av skal-formuleringer gjør at det er mindre uklarheter og tolkningsrom i det enkelte prosjekt, samtidig som kravene gir et tydelig ambisjonsnivå for forrnålsbyggene. Færre uklarheter gir mulighet for raskere planfaser i prosjektene. Kortere og mer oversiktlige kravspesifikasjoner vil gjøre arbeidet med kontraktsoppfølging mindre krevende. Nye standard kravspesifikasj oner underbygger utredning og prioritering i henhold til investeringsprosessen, legger til rette for større grad av sammenligning mellom prosjekter, og bidrar til mer effektive og økonomiske investeringsprosjekter. Nye standard kravspesifikasjoner vil bidra til raskere prosesser internt i kommunen, reduserte transaksjonskostnader i anskaffelser for både kommunen og næringsliv og at kommunen blir en enda mer attraktiv oppdragsgiver og får ytterligere konkurranse om oppdragene. 3 Nærmere om innholdet i nye Standard kravspesifikasjoner Nåværende kravspesifikasj oner har bestått av mange forskjellige dokumenter med til dels overlappende informasjon. Ved hjelp av digitale verktøy og systematikk er det enklere å holde rede på krav, gjenbruke krav på tvers og avdekke dublering av innhold, og legge til rette for mer effektiv bruk av kravsettene i de enkelte prosjektene. Kravene er lagt inn i en database. En slik digitalisering gjør det enklere å tilrettelegge for at brukeme, både interne og eksterne, benytter og gjør seg kjent med kravene. Det gjør det også enklere å videreutvikle en brukervennlig presentasjon av Standard kravspesifikasjoner. 3.1 Kravsettenes struktur Tidligere måtte kommunen og markedet forholde seg til separate dokumenter for henholdsvis Overordnete krav, Miljøkrav og livssykluskostnad, Virksomhetskrav til bygget, Luftmengdetabeller og eventuelt Inventarskjema, samt Tekniske krav. Kravsettene per formålsbygg bestod av mange forskjellige og omfattende dokumenter ( sider) som måtte leses for â få oversikt over alle krav, 3-5 dokumenter per bygg. Nå presenteres alle funksjonelle krav som ett samlet dokument per type bygg. Arbeidet med å utvikle ett samlet sett med krav per type bygg har vært gjennomført i tett samarbeid mellom bestillere, utførere og FIN som forvalter og prosjektansvarlig. 3.2 Funksjonelle krav Funksjonelle krav per bygg inkluderer krav som gjelder for alle eller flere typer formålsbygg, både overordnede krav knyttet til for eksempel miljø og energi og funksjonalitet som er lik for alle, for eksempel bøttekott og personalgarderober, og krav som kun gjelder den spesifikke typen bygg. Databasen med funksjonelle krav består av ca. 400 krav. Av disse gjelder i overkant av 100 krav for mer enn en type bygg. Nærmere 300 krav gjelder kun for en type bygg. Skole og sykehjem har mange egne krav, ca for hver, mens andre typer bygg har egne krav. Omfanget av funksjonelle krav er redusert med %. Kravsett for de enkelte bygg er fra sider langt, inkludert overordnede- og miljøkrav, samt arealskjema og luftmengdetabeller for de bygg som har dette. 3.3 Tekniske og FDV-begrunnede krav Krav som de kommunale foretakene stiller til prosjektering, løsning og utførelse av bygget ut fra et mål om lavest mulig livsløpskostnader er samlet i tekniske og FDV-begrunnede krav. Kravene er søkt formulert mest mulig funksjonelt. Når man høster erfaring med bruk av de nye kravene, vil det vurderes hvordan de kan forbedres ytterligere.

4 Side 4 Tidligere var det ett sett med tekniske krav per type bygg, med variasjon mellom byggene både når det gjaldt innhold i kravene, ulik formulering av mer eller mindre like krav, og ulik revisjonstakt. De nye tekniske og FDV-begrunnede kravene gjelder for alle bygg, med kun noen få krav per type forinålsbygg som varierer krav har blitt til ca Ca. 45 krav er særegne for ulike typer bygg, hvor skole utgjør majoriteten med nesten 30 egne krav, utleieboliger har ca. 10. Kravene på skole er i stor grad knyttet til scene og amfi, mens det for utleieboliger dreier seg om at bygg med utleieboliger driftes noe annerledes enn bygg med personale. Kravene er utformet i henhold til NS340l :2009 Bygningsdelstabell, som er en anerkjent standard i bransjen. Kravene er basert på erfaring, levetidsbetraktninger, behov for tilpasning til og samhandling mellom systemer, og behov for enhetlig utforming på tvers av bygg for å sikre kostnads- og tidseffektiv forvaltning, drift og vedlikehold. Arbeidet med de tekniske og FDV-begrunnete kravene har vært gjennomført i et tett samarbeid mellom de kommunale eiendomsforetakene og FIN som forvalter, og med involvering fra bransjen. Et biprodukt av prosessen har vært stor grad at læring på tvers og utveksling av erfaring mellom de kommunale eiendomsforetakene. 4 Ekstern kvalitetssikring Holte Consulting har vært ekstem kvalitetssikrer av Standard kravspesifikasjoner. Funksj onelle og tekniske krav har vært gjennomgått hver for seg. Avsluttende konklusjon på kvalitetssikring av overordnet og funksjonelle krav er at resultatet «innebærer et vesentlig løft sammenlignet med FKOK fra Omfanget av krav er betydelig redusert, de er satt inn i et hensiktsmessig hierarki, forrnuleringene er spisset, og kravene er organisert i en database som gjør bruk, sammenligning og oppdatering lettere.>>samtidig trekker Holte frem at det fortsatt er potensiale for ytterligere forbedring, spesielt knyttet til begrunnelser for de enkelte kravene og i å bli enda tydeligere i kravforrnuleringer. Når det gjelder de tekniske og FDV-begrunnede kravene kommenterer Holte at de så langt ikke kjenner til noen andre som har brakt denne typen krav opp på det nivået Oslo kommune har klart i denne prosessen. 5 Bruk av standard kravspesifikasjoner Standard kravspesifikasjoner beskriver de krav som stilles til formålsbygg som skal bygges nye eller totalrehabiliteres. Noen krav gjelder kun for nybygg eller kun for totalrehabilitering, dette er synliggjort i det enkelte krav. Noen av kravene må konkretiseres i det enkelte prosjekt, for eksempel ut fra hvor mange brukere og ansatte som skal være i bygget. Det har betydning for dimensjonering av lufteanlegg, IKTinfrastruktur, antall toaletter og garderober, osv. For krav hvor det gis rom for å detalj ere eller spesifisere ytterligere, er handlingsrommet definert for det enkelte kravet (beskrevet med kursivtekst etter kravet i kravsettene). I utredning av investeringer i forinålsbygg kan det være nødvendig å legge inn noen prosj ektspesifikke krav, for eksempel knyttet til tomte- og reguleringsforhold, tilpasninger til eksisterende bygningsmasse, vemehensyn osv. Dette må defineres i det enkelte prosjekt i tillegg til kravene i Standard kravspesifikasjon. For hvert prosjekt må det utarbeides et eget kravsett med utgangspunkt i standard kravspesifikasjon og eventuelle prosjektspesifikke krav. Det utviklete kravsettet er utgangspunkt for konkurranse om prosj ektering og bygging. Krav utover det som følger av Standard kravspesifikasjon skal begrunnes og dokumenteres med basis i vedtatt Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (byrådssak 1038/ 14).

5 Side 5 Funksj onelle krav til forrnålsbygg gjelder uavhengig av kontraktstrategi, enten det er OPS eller ordinær entreprise - behovet som bygget skal dekke er det samme, og dermed også kravene til funksjonalitet. OPS-leverandør må stå fritt til å løse prosjektet og ta hensyn til tekniske og FDV-behov slik denne anser at det gjøres best. De tekniske og FDVbegrunnede kravene stilles derfor ikke i en OPS-kontrakt. I OPS-kontrakten må det i stedet defineres krav til byggets tilstandsgrad ved overtakelse etter endt leieperiode. 6 Om fortolkninger og valg 6.1 Passivhus Fra 2014 skal alle kommunens nybygg av skole, sykehjem og barnehager være passivhus (bystyrevedtak 06/ 10, Grønne bygg). Oslo har ligget i forkant av utviklingen ved tidlig å stille miljøkrav utover gjeldende TEK. Erfaring tilsier at når premisset om passivhus er definert tidlig, før man begynner å prosjektere, innebærer det ikke vesentlig økte investeringskostnader. Kravet til passivhus er videreført i kravsettet i tråd med bystyrets vedtak. Varslede endringer i Byggteknisk forskrift (TEK) tilsier at passivhus vil være gjengs krav til alle bygg i ny TEK som er under utarbeidelse. Det foreslås derfor i denne saken at krav til passivhusstandard utvides til å gjelde alle typer forrnålsbygg. For totalrehabiliteringer har det vært krav om at byggene skal møte krav til energiklasse B i henhold til lovfestede krav til energimerking (bystyresak 06/10 Miljøkrav til nye og rehabiliterte skolebygg, barnehager og sykehjem - "Grønne bygg"). I sak 108/2014 fattet bystyret følgende vedtak: «Det skal stilles minstekrav til at all rehabilitering av offentlige bygg skal ha som mål å gjøre bygget mer miljøvennlig og tilfredsstille kravene for passiv-, energi- eller plusshus.>>vedtaket forstås som at man i rehabiliteringsprosj ekter skal ha ambisjon om passivhus, men at også mulighetene for å oppnå energihus eller plusshus skal vurderes. I denne saken legges til grunn at begrepet «rehabilitering» i bystyrevedtaket gjelder totalrehabilitering der bygget strippes og ventilasjonsanlegg, energiopplegg, vinduer, kledning og isolasjon osv. skiftes ut. Gjennom mindre rehabiliteringstiltak er det ikke mulig å oppnå passivhusnivå, og det kan også være totalrehabiliteringer hvor dette vil være særdeles vanskelig og kostbart å få til. Kravet til at rehabilitering av bygg minimum skal tilfredsstille energikarakter B er derfor videreført for å sikre at målet om å gjøre bygg mer miljøvennlige følges, også for de bygg og prosjekter hvor passivhusstandard ligger utenfor realistiske rammer. Vurdering av hvordan man skal nå målet om å gjøre bygget mer miljøvennlig, og hvilket ambisjonsnivå som legges til grunn, må belyses i konseptvalgutredningen. 6.2 Avfallssortering på byggeplass Byggteknisk forskrift, TEK10, stiller krav om sortering av minst 60 % av avfallet på byggeplass, avfall fra rivning holdt utenfor. Tilbakemeldingen fra foretakene er at dette kravet kan settes til 85 % i kommunens prosjekter. Det legges til grunn at dette er mulig å oppnå uten nevneverdig merkostnad, og kravet er derfor satt strengere enn myndighetskravet. 6.3 Universell utforming Krav til universell utforming av bygg er definert i Byggteknisk forskrift (TEK). I kravsettet er det derfor ikke definert generelle krav til universell utforming. Det er i tillegg behov for å stille spesifikke krav til universell utforming definert i enkeltkrav til funksjonalitet og arealer. For eksempel skal vinduer i alle boarealer utformes slik at man kan se ut selv om man sitter i rullestol, og det skal være heis i omsorgsboliger

6 Side 6 uavhengig av antall etasjer. Krav knyttet til universell utforming er dermed operasjonalisert inn i kravsettet, men ikke uttalt eksplisitt ut over dette. I forbindelse med «Høring - forslag om endring av lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter som ledd i gjennomføring av tre nye anskaffelsesdirektiver>>, foreslås det fra departementet at forskriften skal gi mest mulig konkret informasjon om hva som ligger i kravene til universell utforming innen ulike sektorer. Når endringer i lov og forskrift implementeres, vil dette også være gjeldende for formålsbyggene til Oslo kommune. 6.4 IKT infrastruktur Kommunens bygninger må møte felles krav til IKT-infrastruktur for å sikre nødvendig kapasitet og tilrettelegging for tilkobling til kommunens systemer og tilgang på nettverk generelt. Krav til IKT infrastruktur, spesielt med tanke på utforming og kapasitet på nettverk, er definerti «LAN design for Oslo kommune». Dokumentet utvikles og oppdateres av Utviklings- og kompetanseetaten i samråd med FIN. Standard kravspesifikasj oner henviser til dokumentet fremfor å beskrive innholdet som egne kravformuleringer. 6.5 Spesielle forhold ved hver type formålsbygg Sykehjem Kravene til sykehjem baserer seg i stor grad på krav fra Husbanken som må oppfylles for å kvalifisere for tilskudd. I arbeidet med standard kravspesifikasj oner er det gjort en oppmykning i krav til antall boenheter, bogrupper og avdelinger og sammensetning av disse. Det stilles ikke lenger krav til at sykehjem skal bestå av nøyaktig 6 avdelinger med 3 bogrupper á 8 beboere. Dette øker fleksibiliteten i planlegging av nye sykehjem og gir handlingsrom for å finne gode løsninger for både ansatte og beboere. Oppmykningen går ikke på tvers av kravene fra Husbanken. Arealskj ema for sykehjem har minstekrav til areal for sykehj emspesifikke funksjonsarealer, slik som beboerrom og fellesarealer for beboere, men ikke antall av hver. Det har vært lagt vekt på å unngå at arealskj emaet detaljeres på et nivå som gjør låser tilbydere til spesifikke løsninger. I tillegg er det gjort grep for å redusere arealbehovet på sykehjem, for eksempel ved å erstatte krav om røykerom for beboere på hver eneste avdeling med et krav om ett røykerom ved institusjonen (redusert ca. 70 kvadratmeter per prosjekt) Omsorgsbolig Med omsorgsbolig forstås i denne sammenhengen botilbud til mennesker som har behov for tilsyn /oppfølging av personale gjennom døgnet. Tilbudet består normalt av 6-8 boenheter samt personalareal. For omsorgsboliger består kravsettet av noen felles basiskrav til funksjonalitet, samt krav som må vurderes i det enkelte prosjekt, avhengig av brukeme /brukergruppen boligen bygges for. Krav med mulighet for tilpasning er laget med utgangspunkt i helse-, miljø- og sikkerhetsbetraktninger for både brukeren og personalet. For eksempel er krav om to inngangsdører til badet (som er viktig for sikkerheten til personalet) kun aktuelt i boliger der det skal bo brukere med utagerende atferd Omsorg+ Omsorg+ er et tilbud som stiller krav til egenmestringen hos brukeme, som igjen bidrar til mest mulig effektiv bruk av personalressurser. Omsorg+ skal gjøre det mulig for beboeme å klare seg selv lenger, slik at presset på sykehjemsplasser reduseres. Ett av virkemidlene for å legge til rette for dette er velferdsteknologiske hjelpemidler. Dette medfører høye krav til dekningsgrad på nettverk og el-stikk, tilrettelegging for fallsensorer i gulv og spyl/tørk toaletter, slik at det ikke er begrensninger i bygget på hvilke eller hvor mange

7 Side 7 hjelpemidler som kan kobles til. Krav som ivaretar en slik tilrettelegging er stilt i kravspesifikasjonen. Hvilke hjelpemidler som skal benyttes må imidlertid vurderes gjennom en kartlegging av brukernes behov. Det kan, basert på behovsanalysen, være aktuelt å utstyre omsorg+ boliger med en basispakke med teknologiske hjelpemidler, men detaljene i krav til hjelpemidler må utvikles i det enkelte prosjekt for å følge utviklingen i teknologien. Standard kravspesifikasj oner er krav til selve bygget, mens velferdsteknologiske hjelpemidler må anses som en separat leveranse som ikke nødvendigvis ivaretas best av den som prosjekterer og bygger. For å hindre uklare kontraktsforhold og at man stiller gårsdagens krav til velferdsteknologi må krav til velferdsteknologiske hjelpemidler vurderes i det enkelte prosjekt, ikke detaljeres i Standard kravspesifikasjon Utleieboliger Kommunen bygger i liten grad hele bygg med utleieboliger selv, men det er behov for en kravspesifikasjon i de prosjekter der kommunen bestiller nybygg eller skal totalrehabilitere eksisterende bygningsmasse. Kravene gjelder ikke for prosjekter hvor kommunen skal leie boliger for utleie eller kjøpe eksisterende bygg. «Ved ombygging og rehabilitering av kommunale boliger skal tilgjengelighetsgraden for boligene økes» (F elles prinsipper for universell utforming í Oslo kommune, bystyresak 158/14 delmål 5.3). I Byggteknisk forskrift (TEK10) skal 1 av 10 bad/wc per etasje være universelt utformet med ekstra plass. Økt tilgjengelighetsgrad i den totale boligmassen kan ikke dekkes gjennom de nybygg/ totalrehabiliteringsprosjektene som gjennomføres, og det er derfor ikke stilt krav til ytterligere tilgjengelighetsgrad i Standard kravspesifikasjon for utleieboliger enn det som er definert i Byggteknisk forskrift Skoleanlegg Krav til skoleanlegg er definert i bystyresak 397/2010 Standard areal- og funksjonsprogram for nye grunnskoler - Bygg for læring. Erfaring viser at arealskj emaet ofte følges mer slavisk enn det som er hensiktsmessig ved rehabiliteringsprosjekter, og det har vært nødvendig å tydeliggjøre at arealskj emaet ikke er et absolutt krav ved rehabilitering. I kravsettet er det presisert at arealskjemaet kun er veiledende i rehabiliteringsprosjekter, i tråd med føringer i bystyresak 397/2010. Samtidig er det en arealnorm (antall kvadratmeter per elev) som skal følges ved rehabilitering for å sikre et minimumsareal per elev. Utdarmingsetaten, som bestiller, foreslâr å øke areal per lærerarbeidsplass fra 6 kvm (Bygg for læring) til 7 kvm, hvorav 5 kvm er til individuell arbeidsplass og 2 kvm er til samarbeidsrom, telefonrom og stillerom/ studiecelle. Tidligere krav om 6 kvm per lærer har vært ansett som lite, noe som gjør at lovpålagt godkjenning av arealplan fra Arbeidstilsynet ofte medfører kostbare forsinkelser og behov for omprosj ektering i siste øyeblikk. Endring av kravet til 7 kvm har vært diskutert med arbeidstakerorganisasjonene, og det er etablert en enighet om at det vil være et nivå som kan anbefales i søknad om godkjenning til Arbeidstilsynet. En økning i arealkrav vil medføre en økt kostnad, men bestiller har vurdert at merkostnaden forsvares med redusert risiko for forsinkelser, færre kostnader til omprosjektering og redusert ressursbruk fra Utdarmingsetaten og Undervisningsbygg på gjentakende håndtering av problemstillingen i hvert prosjekt. På basis av dette foreslås det i denne sak å sette krav til størrelse på lærerarbeidsplass til 7 kvm. Krav til gulv på skoler er mer detaljert enn for andre typer bygg. Bestiller har vurdert det som forsvarlig å stille mer løsningsorienterte krav på dette punktet for å redusere risiko for erfarte forsinkelser i godkjenning av bygget for bruk ved ferdigstillelse. Risikoen for at bygget ikke blir godkjent i tide til skolestart om man ikke har kjente løsninger for gulv,

8 Side 8 med de kostnader det medfører, er større enn den potensielle gevinsten man kan oppnå ved ikke å presisere løsning. Dette er derfor innarbeidet i kravspesifikasjonen for skoleanlegg Barnehage I verbalvedtak K12B/2015 ber bystyret byrådet sørge for at det ikke bygges flere barnehager i kommunal regi. Det vil i årene fremover fremdeles være behov for rehabilitering av eksisterende kommunale bamehager. Dette medfører et fortsatt behov for en standard kravspesifikasj on for barnehage. Arealskjema for bamehage er utfonnet med henholdsvis 4, 6 eller 8 baser med utgangspunkt i lovpålagte krav om antall kvadratmeter per barn. Arealskjema kan enkelt tilpasses større bamehager. 7 Vedtak om og implementering av Standard kravspesifikasjoner for formålsbygg I Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (byrådssak 1038/14) står det: Byrådet vedtar felles kravspesifikasjoner for ulike kategorierformålsbygg og for andre bygg og anlegg. De funksjonelle kravene til enkeltrom, arealnormer, miljøkrav mv. vil være avgjørende for hvor store investeringsutgifler et bygg vil medføre. Dette er stabile krav som legger føringer for hva som er god nok standard på kommunale formålsbygg. De funksjonelle kravene omfatter kravsettet for det enkelte formålsbygg, henholdsvis skole, sykehjem, omsorgsbolig, omsorg+, utleiebolig og barnehage, inkludert krav som stilles på tvers av de ulike bygningstypene, for eksempel miljøkrav. Disse kravsettene fremmes her for vedtak. De tekniske og FDV-begrunnede kravene stilles for å oppnå lavest mulig livsløpskostnad i drift av bygget. Det forventes at det vil være hyppigere behov for å revidere de tekniske og FDV-begrunnede kravene oftere enn de funksj onelle kravene, både for å holde tritt med utvikling og innovasjon i markedet, og for å innarbeide erfaringsbaserte forbedringer. Funksjonelle og tekniske og FDV-begrunnede krav må likevel forvaltes i sammenheng for å unngå overlapp eller motstrid. I kraft av at FIN ivaretar forvalterfunksjonen for alle krav, foreslås det derfor at byråd for finans godkjenner tekniske og FDV-begrunnede krav. 7.1 Implementering av standard kravspesifikasjoner Mange investeringsprosjekter er allerede påbegynt og i ulike faser av investeringsprosessen. For å sikre en smidig overgang til nye kravspesifikasjoner foreslås i denne sak at bare prosjekter som ikke har avsluttet konseptvalgutredning må ta i bruk nye Standard kravspesifikasj oner som del av grunnlaget for alternativvurdering. Prosjekter som er i forprosjektfase eller senere i prosessen skal gjøre en risikovurdering av å endre krav fra FKOK 2012 til nye Standard kravspesifikasjoner, og vurdere implementering ut fra risikonivå. Vurderingen skal begrunnes og dokumenteres i styringsdokumentet for prosjektet. I prosjekter hvor det allerede er inngått kontrakt om bygging benyttes kravspesifikasj onen som ligger til grunn i kontrakten. 8 F ravik fra standard kravspesifikasjoner Fravik kan være endringer i, fjerning av, eller tilleggskrav. Dersom man i et prosjekt ønsker å fravike funksjonelle krav skal det godkjennes av byrådet. Dersom tid eller kvalitet ønskes prioritert foran kostnad i et prosjekt, skal det godkjennes av byrådet i samsvar med Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (byrådssak 1038/14). Forslag om fravik fra fianksjonelle krav vurderes av overordnet bestiller i samråd

9 med FIN som forvalter. Fravik skal som hovedregel være avklart innen KSI igangsettes. Oversikt over fravik skal inkluderes i konseptvalgutredning og Styringsdokument som underlegges kvalitetssikring. Side 9 Tekniske og FDV-begrunnede krav vil normalt inngå i krav til fonnålsbygget i forprosjektfasen for å sikre hensiktsmessige tekniske løsninger og kostnadseffektiv forvaltning, drift og vedlikehold (ikke ved OPS). Fravik skal godkjennes av byråd for finans, jf. punkt 9. Behandling av fravik gjøres i samråd med berørte byrådsavdelinger. Begrunnelse for ønske om fravik, samt konsekvenser for investerings- og levetidskostnad og eventuelt for funksjonalitet, skal synliggjøres og dokumenteres. Fravik fra tekniske og FDV-begrunnede krav skal som hovedregel være avklart innen KS2 igangsettes, og alltid før kontrakt om gjennomføring lyses ut i markedet. Det vil ikke være praktisk mulig å tilfredsstille alle tekniske og FDV-begrunnede krav i alle prosjekter, for eksempel på grunn av tomt, grunnforhold, føringer fra regulering, vemehensyn eller andre hensyn til eksisterende bygningsmasse. Mindre, nødvendige, tilpasninger av tekniske og FDV-begrimnede krav som ikke medfører økte kostnader kan besluttes, begrunnes og dokumenteres av operativ utfører. Forutsetningen er at justeringen ikke påvirker funksjonelle krav. En samlet oversikt over eventuelle fravik og mindre justeringer i prosjektet skal fremgå av styringsdokumentet. For å ivareta hensynet til kulturminnevemet, stilles det i investeringsregimet krav om at Plan- og bygningsetaten/byantikvaren skal involveres allerede i konseptvalgfasen. Det er laget en egen veileder om hvordan samhandlingen mellom de som utreder et prosjekt og de to etatene skal være. I gjennomføringen av prosjektene, etter at kontrakt er inngått, vil det også kunne oppstå behov for tilpasning og endringshåndtering basert på forhold som tas opp av entreprenøren. Dette forutsettes håndtert innenfor rammen av den inngåtte kontrakten og den økonomiske styringsrammen som er gitt i bevilgningen, og anses ikke som fravik som beskrevet over. 9 Forvaltning og revisjon av kravsettene I Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (byrådssak 1038/14) står det: "Byrådsavdeling for finans vedlikeholder struktur for og krav til felles kravspesifikasjoner. F agbyrådsavdelingene har ansvaret for at krav knyttet til de bygg og anlegg de har ansvar for, oppdateres i tråd med overordnete politiske vedtak, samt struktur og krav til felles kravspesifikasjoner. Forvaltnings- og revisjonsregimet for kravene med prosess, roller og ansvar er beskrevet i vedlegget F orvaltníng av standard kravspesifikasjoner. For å urmgå at kravsettene igjen utvikler seg uavhengig av hverandre, både på tvers av type fonnålsbygg og på tvers av ulike virksomheter, legges det opp til sentral styring av forvaltning og revisjon, både for de funksjonelle og de tekniske og FDV-begrunnede kravene. Det er også helt nødvendig at disse kravene sees i sammenheng med hverandre. Forvalterfunksjonen ivaretas av FIN med praktisk støtte fra UKE. Innholdet i kravsettene må holdes ved like og revideres jevnlig. Kravsettene må ikke bli statiske dokumenter, det vil ødelegge kommunens muligheter både til å ta del i den utviklingen som skjer på ulike områder og til å høste effekter av erfaringer og kompetanse som kommunen bygger opp. Det er nødvendig å kunne innarbeide forbedringsforslag og korrigere imihold som avdekkes som uhensiktsmessig når kravsettene tas i bruk, og det planlegges periodisk revisjon av kravsettene. Endringer må gjøres i tett samråd med de berørte virksomhetene. Endringsforslag skal begrunnes og økonomiske konsekvenser av endringen dokumenteres.

10 Det kan være nødvendig å revidere tekniske og FDV-begrunnede krav oftere enn de funksjonelle kravene, avhengig av for eksempel ny teknologi eller nye myndighetskrav. Samtidig er det nødvendig at revisjon av funksjonelle og tekniske og FDV-begrunnede krav sees samlet, da det er tett sammenheng mellom kravsettene. Regelmessig gjennomgang av tekniske og FDV-begrunnede krav vil også skape en arena for fortsatt læring på tvers og utveksling av erfaring mellom de kommunale eiendomsforetakene. Side 10 Når bystyret fatter vedtak som påvirker hvilke krav som skal stilles til forrnålsbygg, eller det kommer endringer i lov / forskrift, må det sikres en effektiv prosess for å endre Standard kravspesifikasjon tilsvarende. Myndighet til å vedta endringer i slike situasjoner foreslås delegert til byråden for finans dersom endringen ikke kan avvente byrådets neste revisjon av funksjonelle krav. 10 Oppfølging og videre utvikling Implementering av Standard kravspesifikasjoner vil gi effekter både på kommunens tidsbruk i enkeltprosjekter, tidsbruk hos leverandører som skal levere tilbud, og kostnadsnivå i prosjektene. Samtidig er det viktig å være klar over at kravspesifikasj onene benyttes i et svært langsiktig perspektiv. Eksempelvis ble majoriteten av skolene som stod ferdige til skolestart 2014 utviklet i henhold til FKOK 2009, ikke FKOK Det vil derfor ta tid å se den fulle effekten av Standard kravspesifikasj oner når det gjelder faktiske kostnader i prosjekter. Effekter på investerings- og anskaffelsesprosessene vil imidlertid fremkomme tidligere. Kravsettene skal benyttes i prosjektene slik de her vedtas. Oppfølging av bruken av Standard kravspesifikasjoner vil både skje gjennom kvalitetssikrers kontroll av bruken av krav i det enkelte prosjekt, og i håndtering av tilbakemeldinger på kravsettene når de benyttes og det avdekkes forbedringsmuligheter. Overordnet bestiller og utfører må følge opp enkeltprosj ekter og bruk av kravsettet gjennom den ordinære virksomhetsstyringen med oppfølging av prosjekter og portefølje. Resultatet av utviklingsarbeidet som Oslo kommune gjennomfører med Standard kravspesifikasjoner for formâlsbygg vil publiseres på intemett. Dette gjør det mulig for andre oppdragsgivere å trekke veksler på den erfaring og fagkompetanse som er lagt ned i arbeidet med Oslo kommunes kravspesifikasjoner. Videre utvikling av Standard kravspesifikasjoner vil håndteres gjennom det forvaltningsog revisjonsregimet som er beskrevet i Vedlegg 7, i samarbeid med aktuelle parter både innenfor og utenfor kommunen. I1 Byrådens vurdering Den sterke befolkningsveksten i Oslo medfører et større investeringsbehov enn noen gang. Det er derfor viktig at kommunens investeringsprosjekter påfører kommunen lavest mulig bygge- og levetidskostnader. Byråden anser at arbeidet med å redusere omfanget av krav og å gjøre dem tydeligere, mer fimksjonelle og mindre løsningsbeskrivende er et viktig grep for å oppnå dette. Det er nødvendig å utfordre leverandørrnarkedet til å komme opp med nye og bedre løsninger for kommunen. Med de kravene som byrådet nå inviteres til å vedta, vil leverandørene kurme velge ulike løsninger for å imøtekomme dem. Slik vil Oslo kommune, i større grad enn med det tidligere kravsettet, dra fordel av den kreativiteten og kunnskapen om nye løsninger som leverandørene besitter. Byråden forventer at standard kravspesifikasjoner vil redusere ressursbruken både i kommunen og hos de leverandørene som vil utarbeide tilbud til det enkelte prosjekt og at det vil føre til at kommunen får flere tilbud enn med de tidligere og mer omfattende og Saksnr.: l 70-65

11 Side 11 dels uklare kravene. Økt konkurranse kostnader. vil medføre bedre tilbud og denned reduserte Det har vært lagt stor vekt på å involvere virksomhetene i arbeidet med å løfte standard kravspesifikasj oner til et nytt nivå. Gjennom dialog med bransjen og andre relevante aktører er det blitt tydelig at Oslo kommune ligger langt framme på dette området. I arbeidet med kravspesifikasj onene er det avdekket et betydelig potensiale for videre utvikling og forenkling, både innholdsmessig og strukturelt/ teknisk. Standardisering av kravspesifikasj oner er noe som etterspørres av både oppdragsgivere og bransjen, og arbeidet som har pågått i Oslo kommune er møtt med positiv forventning. Det er også innledet en erfaringsutveksling med Statsbygg, som har satt i gang tilsvarende arbeid hos seg. Statsbygg og Oslo kommune har en gjensidig interesse i å dele erfaringer og kunnskap om prosess og kvalitet i krav. Standard kravspesifikasjoner er foreløpig begrenset til forrnålsbygg, dvs. skoler, barnehager, sykehjem, omsorgsboliger, omsorg+ og utleieboliger. Byråden mener det også skal utarbeides tilsvarende kravspesifikasj oner for idrettshaller, eventuelt andre idrettsanlegg, og for veier/gater. Nye standard kravspesifikasjoner for formålsbygg innebærer et betydelig løft for kommunen som profesjonell bestiller. Byråden understreker likevel at det fortsatt er et forbedringspotensial. Det er rom for ytterligere forbedring av kravspesifikasjonene. En sentralt styrt, regelmessig prosess for revisjon og utvikling vil sikre læring og ytterligere forenkling og forbedring. Bransjen vil bli ytterligere involvert i det videre arbeidet. Kombinert med en fortsatt bred involvering internt i kommunen kan bransjen gi viktige bidrag til ytterligere forbedringer av kommunens Standard kravspesifikasjoner for forrnålsbygg. Økonomiske og administrative konsekvenser Det blir færre og tydeligere krav. Det kan føre til lavere investeringsutgifter, men også redusert ressursbruk både i kommunen og hos leverandørene ved utarbeidelse av anbudsgrunnlag og tilbud. Vedtakskompetanse Byrådet er, i henhold til byrådsreglementet 3-l fjerde ledd, endret , sak 53, delegert myndighet til å vedta administrative regelverk som omhandler støttefunksjoner for administrasjonen. Byrådet er i Økonomireglementets kap 4 Instruks for investeringer, punkt 4.1.2, gitt fullmakt til å definere nærmere bestemmelser vedrørende deler av investeringsprosessen. Standard kravspesifikasjoner vurderes å ligge innenfor rammen av disse fullmaktene. Byrådet har i medhold av kommuneloven 20 nr. 3andre setning, fullmakt til å gi enkeltmedlemmer myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke bystyret har bestemt noe annet. Rapporteringsordníng Det legges opp til en periodisk revisjon av kravsettene med nytt vedtak i byrådet, men ikke spesiell rapportering.

12 Side 12 Byråden for finans innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: l Standard kravspesifikasjon for barnehage, funksjonelle krav, vedtas slik det fremgår av vedlegg 1. Standard kravspesifikasjon for omsorg+, funksjonelle krav, vedtas slik det fremgår av vedlegg 2. D Standard kravspesifikasjon for omsorgsbolig, funksjonelle krav, vedtas slik det fremgår av vedlegg 3. Standard kravspesifikasjon for skoleanlegg, fimksjonelle krav, vedtas slik det fremgår av vedlegg 4. Standard kravspesifikasjon for sykehjem, funksjonelle krav, vedtas slik det fremgår av vedlegg 5. Standard kravspesifikasjon for utleiebolig, funksjonelle krav, vedtas slik det fremgår av vedlegg 6. Forvaltning og revisjon av kravsettene gjennomføres i tråd med Forvaltning av Standard kravspesifikasjoner slik det fremgår av vedlegg 7. I medhold av kommuneloven 20 nr. 3 andre setning delegeres til byråden for finans å fastsette.."' og justere tekniske Nr og forvaltning- drifts- og vedlikeholdsbegrunnede krav til formålsbygg. I medhold av kommuneloven 20 nr. 3 andre setning delegeres til byråden for finans å gjøre justeringer i overordnete og funksjonelle krav der endrede krav fra bystyret eller myndigheter gjør det nødvendig med slike endringer utenom ordinær revisjon av Standard kravspesifikasjon. Byrådsavdeling for finans, den 13 AUG2015 Eirik Lae Solberg Byrådet tiltrådte innstillingen fra byråden for finans. Byrådet, Zf U AUG2015' tian Berger R0s1m Vedlegg tilgjengelig på Intemett: Standard kravspesifikasjon for bamehage. Standard kravspesifikasj on for omsorg+ 3. Standard kravspesifikasjon for omsorgsbolig 4. Standard kravspesifikasjon for skoleanlegg Standard kravspesifikasjon for sykehjem Standard kravspesifikasjon for utleiebolig 7. Forvaltning av standard kravspesifikasj oner Vedlegg ikke tilgj engelig på Intemett: Ingen