Foto: Tone Molnes. Dato:

Transkript

1 KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA Foto: Tone Molnes 1 :

2 KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA 2

3

4 Anne Bente Skjellum Ålesund - Volsdalen Utdanna journalist HiVo, tidlegare utdanningar frå UiB NRK, TV2, P4 nyhetsreporter tv/radio, programleiar radio/norge Rundt, vaktsjef radio/tv/nett Kommunikasjonsrådgivar i Norges Korforbund Informasjonssjef seinare kommunikasjonssjef i Ålesund kommune Første tilsette i nye Ålesund april/mai

5 Disposisjon Om samanslåinga Kommunikasjonsprinsipp og arbeidoppgåver bakgrunnsinformasjon Kanalar og tiltak med gode og dårlege resultat Spørsmål og innspel til slutt 5

6 KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA Om samanslåinga 6 :

7 Største kommunesamanslåinga i Noreg Vi bygger nye Ålesund kommune Ca. 600 km 2 land, ca km 2 havflate, ca innbyggarar, ca tilsette Ein kommune med nasjonal slagkraft, regional attraktivitet, lokal identitet! Landsdelssenteret mellom Bergen og Trondheim.

8 8

9 Samhandling med innbyggarane i fokus!

10 OPEN ENGASJERT - MODIG 10

11 KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA Kommunikasjonsprinsipp og arbeidsoppgåver 11 :

12 Organisering av arbeidet Forankra i intensjonsavtalen: Samarbeidet om bygging av ein ny og framtidsretta kommune skal vere prega av likeverd, rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad. Kommunikasjonsgruppe med ein representant frå kvar kommune i tillegg til vald fagforeiningsrepresentant og hovudverneombod fordelte stabs- og kommunalområde. Kommunikasjonsstrategi utarbeidd med medverknad av politikarar og tillitsvalde, vedtatt våren

13 Mandat Legge til rette for god kommunikasjon og informasjon mellom og til tilsette, politikarar, innbyggarar og andre interessentar i prosjektet. Bruke dei tekniske løysingane som er tilgjengelege. Bruke sosiale medier og ha godt samspel med tradisjonelle media. Tilpasse dei kanalane vi bruker til ulike målgruppe.

14 Mål Halde alle målgrupper orienterte Vere med å sikre innsyn, openheit og demokratisk medverknad Skape forståing for arbeidet Trygge tilsette når det gjeld eigen arbeidsplass og eventuelle endringar Skape tillit til prosessen Skape entusiasme - og på sikt, ein felles identitet og kultur på tvers av kommunegrensene.

15 Prinsipp Open folk blir informerte føler seg involverte Tilgjengeleg dialog, alle blir høyrte Truverdig og redeleg godt grunnlag for omdømme Samkjørt i alle involverte kommunar

16 Kva gjer vi? Prosjektprofil Nyealesund.no oppretta og driftar. Dekking av politiske møte og vedtak FB-side: Nye Ålesund. Instagramkonto. Youtubekanal LinkedIn Digitale nyheitsbrev Innbyggarmagasin Tilrettelegge for eksterne og interne møte Auge og øyre.. Kronikk og lesarinnlegg i samarbeid med andre. Utforming av strategiar i samarbeid med prosjektleiinga og leiargruppa. Forankra i kommunikasjonsstrategi og tiltaksplan ligg på nettet under dokument

17 KOMMUNIKASJON I SAMANSLÅINGA Kanalar og tiltak 17 :

18 Prosjektprofil for nye Ålesund Leiken Fleksibel Godt synleg Optimistisk Mangfald/moglegheiter På plass rundt nyttår 2017/2018 Sterke, klare, kule, godt synlege fargar som står godt aleine, men som harmonerer fint. Havnevik

19

20 20

21 21

22 Prosesslogo 22

23 23

24 Nyealesund.no Hovudkanal for nyheiter sidan mai/april 2017 Bygd in house gratis men tidkrevande Både intern og ekstern + open og transparent (intensjonsavtalen) - ingen kulturbyggar internt Ei prosjektside + lett handterleg - meir komplisert etterkvart som vi nærmar oss ny kommune kvar skal vi gjere av all informasjon om tenester, rettar og plikter osb Mest besøkte nyheiter (sett bort frå forsida, dokument og sider som har med organisering å gjere (stabs- og kommunalområde, fellesnemnd, tillitsvalde, dokument, bli kjent-fond), - om nye Ålesund: ) Vedtak om finansiering av Nordøyvegen Desse vegane skal forandre namn Har du forslag til nytt kommunevåpen Usikkert når ny nettstad blir klar vald hyllevare (ACOS) Fem nettsider skal leggast ned og informasjon harmoniserast og tilpassast «nye» tenestetilbod min side automatisering tenester 24/7 endå større fokus på innbyggaren/spesielle målgrupper Målet er å skape engasjement og deltaking bygge opp under lokaldemokratiet 24

25 Intranett Sharepoint og Office 365 Tilpassa den enkelte og kvar du jobbar Skal kunne arbeide på tvers Viktig kulturbyggar - prioritert 25

26 Følg oss i SoMe Tilsette i nye Ålesund fram til i fjor no berre nye Ålesund kommune. Open for alle Vere der folk er, ha dialog, kunne svare på spørsmål Skape engasjement/stoltheit og fortelle små og store historier Du treng ikkje like følgarar, som liker. Kvifor så få? Taggar partnarar og involverte for å auke spreiinga Kva kunne vi gjort annleis? (pengar, proaktiv, kan tilsette vere meir aktive?.) 26

27 Best ever Meltwaters rapport for juni april 2019: Ein måndag litt utanom det vanlege i organisk rekkevidde august 2019: el-sykkel på biblioteket juni 2018: Fellesnemnda vedtok å finansiere Nordøyvegen desember 2018: Klassevinnar i idékonkurransen til nytt kommunevåpen oktober 2018: informasjonsvideo med prosjektleiar om organisasjonsbygging (få har sett heile videoen) juni 2019: Fellesnemnda innstilte på byvåpen mai Det blir gjort ein fenomenal jobb (Monica Mæland) (Korleis bør det nye kommunevåpenet sjå ut betalt) Forsøk på analyse: Saklege følgarar. Det er vanskeleg å spå kva som slår an, trendar og det som røyver seg elles spelar inn på kva som kjem gjennom. 27

28 Kommunevåpen frå hovudverneombod 28

29 Profilering av smartby og ledige stillingar Ikkje behandla som hovudkanal litt dårleg samvit 231 følgarar Følgarane likar videoar Heimen for videoar informasjon direktesendingar (First Lego League og politiske møte då vi ikkje hadde eige sendeutstyr) profileringsvideoar Videoane er teksta Adobe pro Appen clips John Smicicklas 14 abonnentar, men ikkje mange følgarar som er målet 29

30 #littmitt_nyeålesund juni 2018 Ekstern post med flest likes: postar totalt ii dag. Eigne postar: følgarar, følger

31 #littmitt_nyeålesund #opplevålesund 31

32 Bli kjente - #littmitt_nyeålesund Fleksibel turnusordning Stoltheit Engasjement Kunnskap Blir vi eitt? Fleire sosiale kanalar? Betre tilpasning av bodskap og kanal kapasitet. 32

33 Nyheitsbrev Mantraet ingen nyheiter er også nyheiter Så opne om prosessen som mogleg Sendast digitalt og direkte til alle tilsette så samtidig som mogleg og leggast ut på nettsida i etterkant Ujamne mellomrom I samarbeid med personal og kommunal- og stabssjefar når det er nødvendig I kombinasjon med videoar og nyheitssaker etter innspel Kritikk for at informasjonen burde kome tidlegare 33

34 I støypeskeia Ein gang i halvåret gitt ut tre Nytt frå bygginga Fun facts frå kommunane Bli kjente både innbyggarar og tilsette Kulturbyggar Veit ikkje kor mange som les magasinet Informasjon, ikkje kommunikasjon Tidkrevande 34

35 Interne og eksterne møte Informasjonsmøte om framtidig organisering, bemanningsplanar og lokalisering slik at det blir mogleg å stille spørsmål til forslaga. Forslaga kom torsdag, måndag var vi på vegen. Kritikk: Vinterferie video og nettsak basert på spørsmåla i etterkant. Burde stått at det var ope for alle. Gratis kulturarrangement i fire av kommunane. Turné med leiar i politisk komité om korleis vi saman kan utvikle lokalsamfunna i den nye kommunen. Ei av målsettingane i kommunereforma er å få eit styrka lokaldemokrati. Innbyggarar, organisasjonar, næringsliv for å få innspel på korleis vi kan utvikle samspelet i den nye kommunen til beste for innbyggarane 35

36 Fellesnemndas møte Streaming av fellesnemndmøta Kommune-TV Innkjøpt streamingutstyr for å senke kostnadar (Ørskog og andre eksterne lokasjonar) Marknadsføring på FB - som arrangement - Som lenke direkte Opptak på nettsidene i etterkant For arbeidskrevande med streaming av fleire møte no. 36

37 Suksessfaktorar Fleire kanalar tilgjengelege for informasjon Bruk av video Gode bilde frå alle kommunane tatt av profesjonelle God og tett dialog med ei modig leiing Involvering av tillitsvalde meir enn det lovpålagte open Open for innspel Tørre å gjere feil Konsensus er ikkje bra 37

38 Når vi ut? Lite ute i felten både blant tilsette og innbyggarar på lunsjrommet, på butikken, hos organisasjonar og lag Vanskeleg med store og lite homogene målgrupper kva er rett informasjon no? Lite bruk av tilbod om informasjon på personalmøte. Folkemøte dei som engasjerer seg, engasjerer seg - sjølv om tankegangen er what s in it for me og ekstratilbod burde brukt eksisterande arenaer for abstrakte tema? Kommunereform er lite engasjerande, utanom når det gjeld håndgripelege og konkrete saker som byvåpen og målform. Trudde det skulle bli meir engasjement når vi kom nærare tenestene og folks daglegliv. Tilsette i Ålesund kommune in denial? Vi har ikkje oversikt over dei kritiske røystene. Kva seier folk over kaffekoppen? Folk synest ikkje dette er staden for humor i motsetnad til bruk av humor i vanleg drift. 38

39 Endringskommunikasjon korleis preppe leiarane Kjensler trumfer fakta. Vi er grunnleggande konservative 39

40 Endringsfasar vit at dei er der Kilde: Zync 40

41 Få med den kritiske massen Kilde: Zync 41

42 Kva er dei eigentlege bekymringane Kilde: Zync 42

43 Jammen??? Kynisme tidlegare fiaskoar vinner. Lojalitet til teamet er sterkare enn tilhøyrigheita til den større organisasjonen. Kommunikasjonen bygger berre på det rasjonelle tankesett kan ikkje endrast gjennom fakta Toppleiinga forstår, kommunikasjonen stoppar opp. Uklare bodskap, ingen forstår kva som skal kommuniserast (leiinga har bestemt at ) Eg treng ikkje informasjon dette angår ikkje meg 43

44 Viktige spørsmål å stille seg for å kunne gi gode svar Kvifor skal vi gjennomføre endringa? Kunnskapsgrunnlag Kva gjer vi for å få med oss tilsette? Jamnleg informasjon og dialog. Kva lurte eg på sjølv då eg fekk høyre om dette første gang? HUGS! Tolmod og realisme! HUGS! Sunn fornuft. HUGS! Motstand er ein drivar. 44

45 Siterer Astrid: 45

46 Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil, skal vi tore å gjere noke med. 46

47 47