Midtre Namdal samkommunestyre

Transkript

1 Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Møteinnkalling Utvalg: Midtre Namdal samkommunestyre Møtested: Kommunestyresalen, Namsos samfunnshus Dato: Tidspunkt: 09:15 Medlemmer som ikke kan møte og har gyldig forfall, melder dette så snart som mulig til Fosnes servicekontor på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Møtet starter med en orientering om regional plan for arealbruk v/ Karl-Heinz Cegla fra Nord- Trøndelag fylkeskommune. Orienteringen vil vare ca. 30 minutter. Det flotte bildet er hentet fra Overhalla kommune sin Facbook-side, fotograf er ikke oppgitt. Bjørg Tingstad Ordfører Rønnaug Aaring Administrasjonssjef

2 Sakliste Utvalgssaksnr Innhold PS 27/12 Søknad om deling av eiendommen gnr 9 bnr 6 og gnr 13 bnr 5 i Overhalla kommune PS 28/12 PS 29/12 PS 30/12 RS 5/12 Samhandlingsreformen - halvårsrapport Plan for gjennomføring av forvaltingsrevisjonsprosjekt i Midtre Namdal samkommune Økonomireglement for Midtre Namdal samkommune Referatsaker og orienteringer Lukket 2

3 Midtre Namdal samkommune Miljø og landbruk Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Elin Skard Øien Saksframlegg Søknad om deling av eiendommen gnr 9 bnr 6 og gnr 13 bnr 5 i Overhalla kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommunestyre 27/ Administrasjonssjefens innstilling: Med hjemmel i jordlovens 12 avslås søknad om deling av eiendommen gnr 9 bnr 6 og gnr 13 bnr 5 i Overhalla kommune. Avslaget begrunnes med at omsøkte fradeling helt klart vil redusere eiendommens avkastningsmuligheter, og at resteiendommen etter fradeling vil framstå som en urasjonell driftsenhet. Omsøkte fradeling vil redusere mulighetene for selvstendig drift på eiendommen framover. 3

4 Vedlegg 1 Søknad om deling av grunneiendom gnr. 13/5 og gnr. 9/6 2 Vedlegg til søknad 3 Kart Saksopplysninger Eiendommen gnr 9 bnr 6 og gnr 13 bnr 5 i Overhalla kommune har i følge skog+landskap følgende arealressurser: Fulldyrka jord Innmarksbeite Produktiv skog Annet areal Totalt Gnr 9 bnr Gnr 13 bnr Totalt Det drives med melkeproduksjon på eiendommen, med en melkekvote på ca liter. Det søkes nå om deling av eiendommen. Eiendommen består av tre adskilte deler. Hele gnr 9 bnr 6, samt den delen av gnr 13 bnr 5 som ligger sør for Namsen ønskes fradelt. Det som da blir igjen er den delen av eiendommen som tun med bygninger ligger på (resten av gnr 13 bnr 5), totalt ca 145 daa, fordelt på 93 daa fulldyrka jord, 6 daa innmarksbeite, 26 daa produktiv skog og 20 daa anna areal. Planen er å selge det fradelte arealet til naboeiendom. Vedlagt søknaden følger bekreftelse fra kjøperne, som sier at de i fbm utbygging av oksefjøs har behov for mere areal. Kjøperne eier gnr 10 bnr 1 m.fl. i Overhalla kommune. I følge skog+landskap har eiendommen et totalareal på daa, derav 492 daa fulldyrka jord, 40 daa innmarksbeite, daa produktiv skog og daa anna areal. Det drives med gris og kjøttproduksjon på storfe på eiendommen. Lovgrunnlaget Søknaden skal behandles etter 12 i Lov om jord (jordloven) av 12.mai Der står det følgende: Eigedom som er nytta eller kan nyttast til jordbruk eller skogbruk kan ikkje delast utan samtykke frå departementet Departementet kan gi samtykke dersom samfunnsinteresser av stor vekt taler for det, eller deling er forsvarleg ut frå omsynet til den avkasting eigedomen kan gi. Ved avgjerd skal det mellom anna takast omsyn til om deling kan føre til drifts- eller miljømessige ulemper for landbruket i området. Det skal òg takast omsyn til godkjende planer som ligg føre for arealbruken etter plan- og bygningslova og omsynet til kulturlandskapet. Vurdering Samfunnsinteresser I følge Rundskriv M-4/2003 (Omdisponering og deling) defineres samfunnsinteresser av stor vekt som tiltak som har stor verdi for allmennheten eller en større gruppe personer, f.eks. fradeling som tar sikte på økt sysselsetting og næringsutvikling, etablering av idrettsanlegg, industritiltak og tiltak for å opprettholde eller styrke bosettingen i et område. Det står videre i samme rundskriv at en god bruksrasjonalisering kan gi grunnlag for fradeling. Rasjonaliseringshensynet vil da være en samfunnsinteresse av stor vekt, noe som totalt gir større 4

5 gevinst for hensynet til bosetting, arbeid og driftsmessig gode løsninger, enn hensynet til eiendommens avkastning. Ut fra dette kan det gis tillatelse til fradeling av landbruksareal når formålet er styrking av landbrukseiendommer i drift. Det framgår også i brev av fra Landbruks- og matdepartementet at det å skape økt harmonisering mellom eiendomsstrukturen og bruksstrukturen er en samfunnsinteresse av stor vekt. Målet er å etablere rasjonelle driftsenheter hvor det drives et aktivt landbruk. Bla er det ved oppdeling av en landbrukseiendom, der selgeren ønsker å beholde bygninger og tun, viktig at det settes vilkår om at både jord, skog og utmark selges som tilleggsareal til nærliggende bruksenheter som er i drift. Selv om hensikten med omsøkte fradeling er å styrke eksisterende naboeiendom, innebærer ikke fradelingen en tilpasning der jordleier blir jordeier, da omsøkte areal drives av søker i dag. Eiendommens avkastning Omsøkte fradeling vil helt klart redusere eiendommens avkastningsmuligheter, og resteiendommen etter fradeling vil framstå som en urasjonell driftsenhet, noe som ikke er ønskelig jfr ovenfor nevnte brev fra Landbruks- og matdepartementet. Omsøkte fradeling vil redusere mulighetene for selvstendig drift på eiendommen framover. Dette veier tyngre enn hensynet til at et bruk med allerede store ressurser (ut fra gjennomsnittet i distriktet) styrkes ytterligere. Drifts- og miljømessige ulemper for landbruket Omsøkte eiendom består i dag av tre adskilte deler. Aktuelle kjøpere av fradelt areal driver landbrukseiendom som ligger i nærheten, og en eventuell fradeling med salg vil ikke gi store endringer i forhold til drifts- eller miljømessige ulemper for landbruket i området. 5

6 o Rekvisisjon av kartforretning O Søknad om deling av grunneiendom jf kap 2 og 3 i delingsloven av 23. juni 1978 med tilhørende forskrifter og 63 og 66 i plan- og bygningsloven av 14. juni 1985 Journalnummer 01"2 GQ 1 oblq /61 Til kommune: 0 1Fu(ALL Mb`IINFT 19 JULI2012 OVUIZHAI I A )MNIUNE Rekvisisjonen/søknaden gjelder Gnr. Bnr. Festenr. Seksjonsnr. Eiendom før deling Bruksnavn/adresse L uv Sc3L-F,e Det rekvireres/ søkes om Deling I hht pb1 63 Søknad om dispensasjon Gnr., bnr., testenr. Kartforretning over: A - hele grunneiendommen uten deling B - festegrunn c -enkelte grenselinjer, -justeringer o Annet: o Reguleringsplan D Bebyggelsesplan - jf. pb1 7, fra bestemmelser o plan- og bygningslov D forskrift 0 vedtekt Arealoppgave i daa (for landbruksmyndigheten og Statistisk Sentralbyrå) Elendommen FØR Overflatedeling/bortfesting Fulldyrka dyrka Produktiv Produktiv areal areal barskog lauvskog 01- "Na,1 D Grensepåvisning etter målebrev [7,1 E Deling av grunneiendom med kartforretning over parsell Godkjent tomtedelingsplan Privat forslag kommuneplan D reguleringsplan 0 bebyggelsesplan 5 6 Annet skog- areal 4/21 cl Myr 7 8 Annet ubebygd areal 9 10 Bebygd Sum Dyrkbart areal areal (2-7) Areal som ønskes fradelt/bortfestet (1 alt) * jf 7 - beskriv realet Andre opplysninger (f. eks. andre rettighetshavere av betydning Hjemmelshaver(e) Underskrift.1 Andre opplysninger og underskrift Navn Adresse / Ste 4_4()VLI '1 I L _Q./5, locu eic cq);4:, K-e -k r- ibu6l_,q4-1(.1.2>vyklyb-m E F ct. 2 hattc E. N i/n-g N Dato 17-2e( z K-blankett nr Forlag: Sern & Stenersen Prokom AS, Oslo / RF ca r. / I 3 f\ if"5-6-en-e.sc/9.1 Postnr. Poststed Jr Telefon ACMY4frt 6 Side 1 av 4

7 OPPLYSNINGER TIL REKVISISJON/SØKNAD - fylles ut av søker Nabooppgave Det må legges ved kart/orienterende riss og andre dokumenter som viser grenser og naboforhold. Nabooppgaven nedenfor må fylles ut. Ved søknad om deling må det legges ved gjenpart av nabovarsel og kvittering for at varsel er gitt/sendt. Gnr. Bnr. Festenr. Eiers/festers navn og adresse Parsell(er) det er søkt fradeling for Atkomst pb vegloven Vannforsyning pb1 65 Avløp pb o Riks-/fylkesveg 0 Kommunal veg 0 Ny avkjørsel fra offentlig veg o Avkjørselstillatelse gitt o Offentlig vannverk o Annet: o Offentlig avløpsanlegg Utvidet bruk av eksisterende avkjørsel Søkn. om avkj.tillatelse 1-1 vedlegges Privat enkeltanlegg o Privat fellesanlegg Utslippstillatelse gitt 0 Søkn. om utslippstillatelse vedlegges 0 Privat veg Privat fellesvannverk. Tilknytningstillatelse vedlegges - beskriv Atkomst sikret ifølge vedlagte dokument Avløp sikret ifølge vedlagte dokument Spesifikasjon av parseller det er søkt om fradeling for Parsell Areal nr. ca m2 Parsell skal benyttes til Navn og adresse på ev. kjøper/fester Journalnummer 7 K-blankett nr Forlag: Sem & Stenersen Prokorn AS, Oslo / RF Side 2 av 4

8 DENNE SIDE ER RESERVERT OFFENTLIGE MYNDIGHETER FOR BEHANDLING AV SØKNADEN Planstatus O Fylkesplan o O Kommuneplan Uttalelser fra/vedtak av - jordlovsmyndighet vegmyndighet O Reguleringsplan O Bebyggelsesplan Saken sendt Uttalelse/ vedtak datert Ingen plan Merknader Uttalelser O helsemyndighet o o friluftsmyndighet forurensningsmyndighet Behandling 0 Etter delegasjon 0 Av bygningsrådet Dato Sak nr. Notater Vedtak Oversendes til videre behandling Sted Dato Underskrift K-blankett nr Forlag: Sem & Stenersen Prokom AS, Oslo / RF Side 3 av 4 8

9 REKVISISJON AV KARTFORRETNING/SØKNAD OM DELING AV GRUNNEIENDOM - Veiledning Denne blanketten brukes ved 5 forskjellige oppmålingsarbeider. Noen krever godkjenning av kommunen. Andre krever ingen spesiell tillatelse av offentlig myndighet. Blanketten nevner følgende formål: Rekvisisjon av kartforretning A. Kartforretning over hel grunneiendom Eksisterende eiendomsgrenser måles og kartlegges for hele eiendommen. Det utarbeides målebrev med bl.a. målsatt kart og nøyaktig areal over eiendommen. Slik forretning krever ingen spesiell tillatelse av offentlig myndighet. B. Kartforretning over festegrunn Areal som skal festes bort (leies bort) merkes og måles. Det utarbeides målebrev med nøyakt1g areal og målsatt kart. Arealet tår et festenummer under eiendommens bruksnummer. Dersom arealet skal festes bort for mer enn 10 år, må bygningsrådet gi delingstillatelse før forretningen gjennomføres (jf. punkt E). C. Kartforretning over enkelte grenselinjer/grensejustering Grense (eller del av grense) måles og kartlegges. Det utarbeides målebrev med nøyaktig kart over grensene. Ulagelige grenser kan justeres ved forretningen. Slik forretning krever (som hovedregel) ingen spesiell tillatelse av offentlig myndighet. D. Grensepåvisning etter målebrev Grensepunkt blir påvist og om nødvendig avmerket i overensstemmelse med eksisterende målebrev. Dersom det tidligere bare er holdt skylddelingsforretning på eiendommen, må det som regel holdes kartforretning (jf. punkt A og C). Forretningen krever ingen spesiell tillatelse av offentlig myndighet. Søknad om deling Dersom saken krever uttalelse eller godkjenning av annen myndighet enn de kommunale bygningsmyndigheter, skal bygningsmyndighetene sørge for innhenting av disse. Dersom søker likevel har innhentet slik tillatelse (f.eks. avkjørsel), skal kopi av tillatelsen vedlegges søknaden. Nabovarsling Ved søknad om deling skal naboer og gjenboere varsles om søknaden. Det er tilstrekkelig at nabo/gjenboer skriftlig blir varslet om hvilket tiltak som tenkes satt i verk og at saken kan sees på ansvarlig søkers adresse innen 14 dager etter at kvittering for nabovarsel foreligger. Det benyttes egen blankett for nabovarsel. Arealoppgave For arealoppgaven på forsiden av søknaden er det følgende arealdefinisjoner: 1. Areal som er brutt opp til vanlig plogdybde og som fortsatt kan pløyes. 2. Areal som er rydda og brutt opp tilstrekkelig til at det er egnet for maskinell slått eller beite. Kulturbeite tas med dersom det er inngjerdet og blir gjødslet. 3. Skog med produksjonsevne over ca. 0,1 m3/daa pr. år, hvor bartrær dominerer skogbildet før awirkning. 5. Skog med lavere produksjonsevne enn 0,1 m3/daa pr. år. 6. Myr som ikke er oppdyrket eller grøftet for skogreisning. 7. Impediment, fastmark over skoggrensen ol. 10. Areal som søkereri vurderer som teknisk mulig og økonomisk forsvarlig å dyrke opp. Underskrift Som hovedregel skal rekvisisjon på kartforretning eller søknad om deling underskrives av den som har grunnbokshjemmel til eiendommen, dvs. står som e1erigrunnboka hos tinglysingsdommeren. Det finnes en del spesielle tilfeller hvor også andre kan være rekvirent, etter delingsloven 2-1 og 3-1. Eksempel på kart som vedlegges søknaden: E. Deling av grunneiendom med kartforretning En delings- og kartforretning er en nøyaktig beskrivelse og registrering av ny eiendom. En del av eiendommen (parsell) skilles ut og blir en egen grunneiendom (får eget bruksnummer). Grensene for den nye eiendommen avmerkes og måles. Det utstedes målebrev på den nye eiendommen med bl.a. målsatt kart og nøyaktig areal. Før det foretas deling av eiendom, må kommunen ha gitt tillatelse. Krav til søknad om deling Denne blanketten bør benyttes ved søknad om deling. For areal som skal bebygges, vil kommunens delingstillatelse også være forhåndstilsagn om at arealet tillates bebygd. (Fullstendig søknad om byggetillatetse må likevel sendes inn på vanlig måte.) For nærmere beskrivelse av de krav til dokumentasjon som stilles til søknad om deling, vises til plan- og bygningsloven g 63 og 66. Her nevnes kort: -kart eller skisse som viser hvordan delingen ønskes utført. -for byggetomt, hvordan atkomst og bortledning av avløpsvann kan sikres. Ved private enkeltanlegg og private fellesanlegg for avløps -vann, krever kommunen vanligvis at søknad om utslippstillatelse fremmes samtidig med søknad om fradeling av byggetomt (jf. forurensningsloven og forskrift om utslipp fra separate avløpsanlegg). J I I I / I PARSELL 17/69 4 ; " -17/71 PARSELLAV: Gnr. 17 Brd. 59 Solvcien 7 Ar..B I 7G3 1:800 Ekv int K-blankett nr Forlag: Sem & Stenersen Prokom AS, Oslo / RF 9 Side 4 av 4

10 MNR Postboks 73/ Overhalla Vedle til s knad om delin av runneiendom. Uttalelse fra sel er: Som selger ønsker jeg å selge unna nevnte dyrka jord og heller ta godt vare på heimjorda. Når det gjelder skogen, har jeg ikke annen skog på sørsida av Namsen og har nok med det som er igjen på Lauvli. Uttalelse fra k.ø er: Med bakgrunn at vi har søkt Innovasjon Norge om lån/tilskudd for bygging av nytt oksefjøs, så er det i driftsplanen fra Nortura beregnet at vi mangler ca. 100 mål dyrket mark. Se vedlagt utdrag fra driftsplan fra Nortura. Med kjøp av gårds.nr.9/br.nr.6, vil vi ha grunnlag nok for å kunne arbeide videre/evt. realisere disse planene. Når det gjelder skogen på sørsida av Namsen (gårds.nr.13/br.nr.5), så vil den bli drevet som en teig, da vi naturlig grenser opp mot denne i dag (gjelder 12/6). Se vedlagt kart. Skage 17/ Selger. / Leif Einar Nysæter John Ove Aagård Marthe Formo Aagård 10

11 Grovfôr e et Grovfôr- leid Innmarksbeite e et Innmarksbeite leid Utmarksbeite Areal til otet Areal sko / utmark Grovfôr e et Grovfôr- leid Innmarksbeite e et Innmarksbeite leid Utmarksbeite Areal til otet Areal sko / utmark 645 Arealbehov er beregnet ut fra en forventet produksjon på 550 Fem pr da. Dette kan variere noe samtidig som det er mulig å øke kraftfôrandelen i rasjonen til oksene på bekostning av grovfôrandelen. 11

12 Landbrukseiendom /1 Dato: :47:29 - Side 1 av m Eiendomsgrenser Markslag (AR5) 13 klasser 1:10000 skog-, lanclitap 7--Yr Cr

13 m Målestokk 1 : ved A4 utskrift Utskriftsdato: GARDSKART /5 Tilknyttede grunneiendommer: 9/6-13/5 Skog+ landskap TEGNFORKLARING Fulldyrka jord Overtlatedyrka jord 111 Innmarksbeite Skog av særs høg bonitet Skog av høg bonitet Skog av middels bonitet Skog av lav bonitet Uproduktiv skog Myr Apen jorddekt fastmark Apen grunnlendt fastmark Bebygd, samf, vann, bre Ikke klassifisert Sum: AREALTALL (DEKAR) 180,9 0,0 0,0 222,3 201,6 359,0 56,3 14,0 3, Kartet viser en presentasjon av valgt type gårdskart for valgt eiendom. I tillegg vises bakgrunnskart for gjenkjenneise. Arealstatistikken viser arealer i dekar av de ulike arealklassene for eiendommen. Det kan forekomme avrundingsforskjeller i arealtallene. Ajourføringsbehov meldes til kommunen. Markslagsgrenser Eiendomsgrenser 13 I

14 Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2009/ Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Samhandlingsreformen - halvårsrapport Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommunestyre 28/ Administrasjonssjefens innstilling Halvårsrapport tas til orientering. Hjemmel for vedtaket er: 14

15 Dokumenter i saken Vedlegg 1 Helhetlige helsetjenester i Midtre Namdal - halvårsrapport pr Saksopplysninger / vurdering Det vises til vedlagte halvårsrapport fra prosjektet Helhetlige helsetjenester i Midtre Namdal (samhandlingsreformen). Samkommunestyret har i vedtaket om igangsetting av prosjektet bedt om halvårlige rapporter om prosjektet. Prosjektleder Eva Fiskum har laget halvårsrapporten som vil bli behandlet i styringsgruppen (komité helse, barn og velferd) før samkommunestyremøte. Styringsgruppen har også en sak om prioriteringer i prosjektet til behandling i sitt møte Styringsgruppens vedtak vil bli referert i samkommunestyret. 15

16 Helhetlige helsetjenester i Midtre Namdal Halvårsrapport Prosjektleder Eva Fiskum 16

17 1. Prosjektets styringsstruktur tyringsstruktur Ut fra vedtak fattet i samkommunestyret er Midtre Namdal samkommune tildelt ansvar for planlegging og implementering av samhandlingsreformen. Samkommunen har prosjektorganisert arbeidet med samhandlingsreformen i et 3-årig 3 prosjekt, finansiert av Helse og omsorgsdepartementet. Prosjektet ledes av prosjektleder i 100 % stilling i tidsperioden august juli Fra september 2010 vedtok kommunene Flatanger og Osen å knytte seg til samhandlingsprosjektet i Midtre Namdal. Styringsstrukturen strukturen i prosjektet kan skisseres som i figuren under: Fig. 1 Styringsstruktur for samhandlingsprosjektet Helhetlige helsetjenester i Midtre Namdal Prosjektets styringsgruppe er samkommunens politisk oppnevnte komité for helse, barn og velferd. Prosjektgruppen er sammensatt av helsefaglige ledere fra alle seks kommuner, kommuneoverlegen, samkommunens sentraladministrasjon, brukerrepresentant, foretaksrepresentant og tillitsvalgte. Prosjektleder rapporterer inn til samkommunestyret to ganger årlig. årlig 2. Målstruktur og organisering Følgende formål er formulert for prosjektet: Utvikle Utvikle en helhetlig modell for en bedre helsetjenestene for innbyggerne i Midtre Namdal med fokus på framtidige utfordringer, samarbeid, kvalitetsheving og god samfunnsøkonomisk struktur Etablere nye samkommunale tjenester som skal øke det forebyggende arbeidet, bedre pasientforløp og sikre Formål 2 Etablere tidlig intervensjon. Planlegge og implementere samhandlingsreformen i Midtre Namdal i nært samarbeid med helseforetaket og Formål 3 Planlegge nabokommunene i Namdalen. Formål 1 Formål 4 Utvikle Utvikle og drifte felles kvalitetssikringskvalitetssikrings og internkontrollsystem. Formål 5 Målrettet Målrettet og samordnet kompetanseheving i regionen. Formål 6 Dokumentere Dokumentere og formidle erfaringer og resultater fra arbeidet med samhandlingsreformen i Midtre Namdal samkommune. 1 17

18 For å konkretisere hvordan det jobbes opp mot formålene i hovedprosjektet er igangsatte og planlagte aktiviteter og tiltak strukturert som følger: Fokusområde 1 - Utvikling av nye samkommunale tjenester a. Tverrfaglig ambulerende team demens b. Tverrfaglig ambulerende team riktigere legemiddelbruk c. Tverrfaglig ambulerende team KOLS d. Kommunepsykolog barn og unge e. Frisklivssentraler Fokusområde 2 - Pre- og posthospitale tjenester a. Offentlige legetjenester b. Pasientkoordinator c. Akuttsenger sykeheim d. Lokalmedisinske tjenester Fokusområde 3 - Utviklingsområder a. Kompetanseheving b. Kvalitetssikring og internkontroll c. ehelse Fokusområde 4 - Forskning, dokumentasjon og formidling 3. Status i prosjektets fokus og aktiviteter Fokusområde 1 - Utvikling av nye samkommunale tjenester a. Tverrfaglig ambulerende team demens Utprøvingen med demensteam har hatt utfordringer knyttet til stabilitet i ansattgruppen også i vår, dette påvirker framdriften i utprøvingen. Teamets funksjon og rolle har gjennomgått en mer strukturert evaluering i løpet av våren. På bakgrunn av evalueringen besluttet prosjektgruppen i sak 19/2012 å få fremlagt de økonomiske konsekvenser ved utprøvingen før de besluttet rammer for utprøvingen videre fremover. b. Tverrfaglig ambulerende team riktigere legemiddelbruk Prosjekt avsluttet og rapport overlevert. Resultatene fra prosjektet oppleves så positive at prosjektgruppen i sak 15/2012 mener prosjektet bør videreføres. Prosjektgruppen anmoder om at det ses på muligheter for opprettelse av en 50 % stilling som farmasøyt i Midtre Namdal, og at dette settes inn i budsjettrammen fra Fagressursen vil blant annet kunne brukes til opplæring og kvalitetssikring. c. Tverrfaglig ambulerende team KOLS Det har ikke vært fokus på en mulig etablering av et slikt team i vår. d. Kommunepsykolog barn og unge Vi er i tildelingsbrev fra Helsedirektoratet tildelt kr til Modellutprøving psykolog i kommunen for 3. driftsår av tilskuddsordningen. Vi har fortsatt ikke lykkes med å oppnå ansettelse i prosjektstillingen. I samråd med prosjektgruppen og personalavdelingen utlyses ikke stillingen for 3. gang. Prosjektleder er i dialog med tidligere kvalifisert søker på stillingen om en mulig ansettelse. e. Frisklivssentraler Det er i vår ikke opprettet interkommunalt samarbeid om frisklivstilbud, men arbeidsgruppen i UP-10 danner en fagsterk nettverksgruppe der kommunene ser på muligheter for å opprette frisklivstilbud i egen kommune og på hvilke områder det må kjøpes tjenester. Det jobbes med å få en felles strategi for fysisk aktivitet, tobakksforebygging og ernæring for barnehager og skoler i alle kommunene i Midtre Namdal. 2 18

19 I tillegg deltar kommunene i Midtre Namdal i et samarbeidsprosjekt med St Olavs hospital, Sykehuset Namsos, sykehuset Ålesund, Trondheim kommune, Haram kommune, Midtre Namdal, Røros rehab og Muritunet rehabilitering om å utvikle bedre sammenhengende pasientforløp i 1. og 2. linjetjenesten for barn, unge og familier med overvekt og fedme. Fokusområde 2 - Pre- og posthospitale tjenester a. Offentlige legetjenester Det har ikke vært aktivitet i UP-1 i siste halvår. b. Pasientkoordinator Utprøvingen med felles ressurs som pasientkoordinator ble utfordret ved implementering av samarbeidsavtale mellom kommunene og Helseforetaket, da spesielt tjenesteavtale 3 og 5 angående varsel om inn- og utskriving av pasient til kommunehelsetjenesten. Uforutsette hendelser har bidratt til at det har vært opphold i utprøvingen store deler av våren. I denne perioden har mange av de praktiske oppgavene knyttet til oppfølging av tjenesteavtale 3 og 5 vært ført tilbake til enkeltkommunene. Utprøvingen er evaluert både av helseledere, prosjektgruppe og samarbeidsparter i Helse Nord-Trøndelag i løpet av våren. c. Akuttsenger sykeheim Utprøvingen med akuttsenger ved Overhalla sykeheim (UP-8) går som planlagt. Tilgjengelig statistikk viser etter hvert gode erfaringer og videre utfordringer, et nyttig erfaringsgrunnlag for ytterligere planlegging av øyeblikkelig hjelp døgnopphold i samarbeidskommunene. Utprøvingen støttes av følgeforskning. Overhalla kommune inngikk før sommeren en særavtale med Helse Nord-Trøndelag om øyeblikkelig hjelp døgntilbud som svar på kommunens plikt. På bakgrunn av denne avtalen søkte de Helsedirektoratet om tilskudd for 2012 (omtales også i kapittel 5). d. Lokalmedisinske tjenester I Styringsgruppens sak 18/11 b. Budsjett og prioriteringer ble det bedt om en utredning av kunnskapsgrunnlaget og alternative løsninger for ø-hjelp og LMS som beslutningsgrunnlag for politikerne i de 6 kommunene i Midtre Namdal. Utredningen er gjennomført av prosjektmedarbeider Ann Helen Westermann og overlevert o Kartlegging av sykdomsutvikling, dagens kommunale tjenestetilbud og forbruk av sykehustjenester o Vedlegg 1: Modeller for fremtidige mulige fellesløsninger i Midtre Namdal, som svar på kravet om øyeblikkelig hjelp døgnopphold o Vedlegg 2: Utdypende kartleggingsdata og statistikk Utredningen ligger på samkommunens hjemmesider: Fokusområde 3 Utviklingsområder a. Kompetanseheving kommunene i Midtre Namdal søkte i vår som samlet region om tilskudd over Kompetanseløftet 2012 til Fylkesmann i Nord-Trøndelag. Vi ble tildelt kr ,-. Kommunene i Midtre Namdal har i vår arbeidet med utarbeidelse av lokale kompetanseplaner. Ikke alle kommuner har ferdigstilt planene for politisk behandling før sommeren, dette jobbes det videre med. Planene skal danne utgangspunkt for interkommunale kompetansehevende tiltak. b. Kvalitetssikring og internkontroll 3 19

20 I sak 12/12 b Sluttrapport UP-7: Kvalitetssikring og internkontroll ba Styringsgruppen prosjektgruppen arbeide videre med spørsmålet om hvordan vi i fellesskap kunne arbeide med kvalitetsutvikling og hvordan dette politisk kunne forankres i kommunene. Prosjektgruppen behandlet dette i sak 14/2012, der det ble gitt positivt tilsagn til å søke Fylkesmann i Nord-Trøndelag om skjønnsmidler til et samarbeidsprosjekt med fokus på pasientsikkerhet og avvikshåndtering. Søknad ble sendt uke 36. c. ehelse Norsk helsenett er nå implementert i alle kommuner. Opplæring av ansatte har pågått utover våren. Med utgangspunkt i tildelte skjønnsmidler fra Fylkesmann i Nord-Trøndelag og vår deltakelse i Midt Norsk Velferdsteknologiprosjekt er det i vår avholdt en workshop. Mål: skape begeistring, nysgjerrighet og se muligheter for å ta i bruk teknologi i helse og omsorgstjenesten i regionen. Resultat: skilt ut tre prioriterte områder som det skal arbeides videre med o Videokonferanse ved legevisitt/legevakt o Kompetanseutvikling med videokonferanse o Gruppetrening via web og Skype Prosjektgruppen ga i sak 17/2012 tilsagn til å videreføre ordningen med frikjøp av felles stillingsressurs for videre implementering av meldingsløftet for hele Beløpet dekkes innenfor rammen av UP-9. Fokusområde 4 - Forskning, dokumentasjon og formidling Hovedprosjektet Helhetlige helsetjenester i Midtre Namdal støttes med følgeforskning. I februar overleverte følgeforsker Bøgh Næss følgende notat: Resultater ved innføringspunkt for Samhandlingsreformen, etter ett år av prosjektperioden. Prosjektgruppen og styringsgruppen har tatt notatet til orientering. Notatet ligger på prosjektets hjemmesider: I juni overleverte følgeforsker Bøgh Næss Delrapport 2: Ambulerende, tverrfaglig team demens. Evaluering 9 mnd etter oppstart. Prosjektgruppen har tatt rapporten til etterretning. Hovedprosjektets hjemmeside holdes kontinuerlig oppdatert. Hovedprosjektet med tilhørende underprosjekter og aktiviteter er presentert både regionalt og lokalt. I regi av hovedprosjektet ble det i mars arrangert seminar med fokus på samhandlingsreformen: Hvordan kan helhetlige pasientforløp bidra til god samhandling og optimal pasientflyt? Seminaret samlet i underkant av 100 deltakere fra hele fylket. Det har ikke vært avholdt møter i Samreg i vår (fellesarena for samhandlingskoordinatorer i de 3 Namdalsregionene). Det har også i vår vært et løpende samarbeid mellom regionkoordinatorer/prosjektledere i alle seks kommuneregioner i Nord-Trøndelag i regi av KS-NT. 4. Økonomi Tilgjengelig beløp til fordeling for søknader om tilskudd til samhandlingstiltak og lokalmedisinske sentra m.m. for 2012 var kr 81,6 millioner, et betydelig lavere beløp enn tidligere år. Midtre Namdal samkommune søkte i år om tilskudd på kr I tildelingsbrev fra Helsedirektoratet ble 4 20

21 Helhetlige helsetjenester i Midtre Namdal tildelt et tilskudd på inntil kr for Ubenyttede midler fra tidligere år kr ble trukket fra beløpet. Utbetaling for 2012 ble derfor kr Rapportering for 2011 er godkjent av direktoratet. Tabellen under viser økonomisk status slik vi kjenner den i dag. For 2012 er vedtatt budsjett i MNS budsjettet ført opp, for senere år er prosjektets plan ført opp. År Finansiering Statstilskudd Fondsbeholdning Fra kommunene (I MNS budsjettet + bevilgning fra Flatanger og Osen) Ref krav kommunene (Demensteam og pas.koordinator) Sum disponibelt Budsjett Vedtatt Prosjekt Prosjekt Prosjekt * Off. legearbeid * Amb. team demens * Pas.koordinator * komm.psyk * Ny teknologi * Hovedprosjekt * LMS og pasientflyt 400 * Kolsteam Sum budsjett Balanse(overføring til fond/bruk av fond/underskudd) Noen effekter av Samhandlingsreformens juridiske og økonomiske virkemidler Juridisk bindende samarbeidsavtaler mellom kommune og foretak (Helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 6) Alle lovpålagte samarbeidsavtaler er nå inngått mellom kommunene i Midtre Namdal og Helse Nord-Trøndelag. Innen ble de siste 8 tjenesteavtaler signert. Avtalene er inngått under sterkt tidspress, der det er lagt opp til en revidering av avtalene allerede innen utgangen av året. Det har i vår vært avholdt ett evalueringsmøte mellom kommunene i Midtre Namdal og Sykehuset Namsos med fokus på mulig forbedring av pasientforløp i lys av inngåtte avtaler. Evalueringen viser at både kommunene og foretaket har forbedringspotensialer. I den første 5 21

22 tiden etter at avtalene ble effektuert ble praksis preget av mye fokus på formalia og økonomi, selve samhandlingen om gode pasientforløp kom noe i skyggen. Avtalepraksis vil bli evaluert på nytt til høsten Avtalene legger forpliktende føringer for kommunenes ansvar og oppgaver fremover og vil slik prege det handlingsrom kommunene skal utvikle sine tjenester innenfor. Nytt kommunalt lovkrav - Øyeblikkelig hjelp døgnopphold (Helse- og omsorgstjenesteloven 3-5) Hovedprosjektet har viet dette nye lovkravet mye oppmerksomhet. I Stortingsmelding nr. 47 Samhandlingsreformen og i lovforarbeidene til dette lovkravet lå det føringer om en gitt kritisk masse for å kunne møte de oppgaver og det ansvar som lå i kommunenes plikt til øyeblikkelig hjelp døgnopphold, anslagsvis ca innbyggere. I tillegg var det antydet strenge krav til kvalitet og faglig forsvarlighet, og da spesielt med tilgang på relevant kompetanse. I februar ga Helsedirektoratet ut en rapport med veiledningsmateriale om hvordan lovkravet kunne tolkes. Rapporten ga få klargjøringer av lovkravet, noe som åpnet for ulik forståelse av innhold i tjenestekravet. Innen har flere enkeltkommuner, også med lave innbyggertall, inngått særavtaler med sine lokale foretak om dette lovkravet, avtaler som danner grunnlag for å søke ut midler fra Helsedirektoratet. Kravene til kvalitet og faglig forsvarlighet vil være godkjent gjennom foretakenes signering av avtalen. Som påpekt i kapittel 3 Fokusområde 2 c, har Overhalla kommune inngått slik særavtale med Helse Nord-Trøndelag. Direktoratet har pr d.d. ikke offentliggjort sine tildelinger. Kommunal medfinansiering (KMF) Fra er kommunene pålagt å medfinansiere 20 % av innbyggernes forbruk av somatiske spesialisthelsetjenester. Erfaringer så langt viser at flere av kommunene i Midtre Namdal forbruker mer spesialisthelsetjenester enn det rammeoverføringene har beregnet grunnlag for. Dette påvirker kommunenes handlingsrom for utvikling av tjenester og hvordan de kan møte utfordringene skissert i samhandlingsreformen. Et overforbruk kan også motivere kommunene til å jobbe hurtig med å etablere nye kommunale eller interkommunale tiltak som kan bidra til å redusere kommunens andel medfinansiering. Så tidlig i 2012 er det fortsatt vanskelig å forutse effekten av kommunal medfinansiering på sikt. 6. Videre utfordringer i hovedprosjektets siste år På bakgrunn av hovedprosjektets økonomiske status må det prioriteres mellom igangsatte og planlagte tiltak for å få budsjettet i balanse. I et felles møte mellom kommunenes rådmenn, ordførere og helsefaglige ledere ble prosjektgruppen utfordret til å prioritere tiltak som det er ønskelig at løses interkommunalt. På bakgrunn av lokale prioriteringer i den enkelte kommune har prosjektgruppen diskutert seg frem til et forslag for veien videre. Forslag til innstilling behandles i styringsgruppen I Samkommunestyrets sak 13/12 Samhandlingsreformen Halvårsrapport, ble det bedt om at informasjonsarbeidet om samhandlingsreformen ble intensivert. Prosjektgruppen behandlet i sak 14/2012 forslag til videre informasjonsstrategi. Det har vært utfordrende å iverksette denne strategien med vårens utvikling av hovedprosjektet. Videre informasjonsarbeid er satt på vent til etter at styringsgruppen har behandlet avklaring av veien videre i møte Prosjektleder gjør seg følgende refleksjoner over status og videre fremdrift i samhandlingsreformprosjektet Helhetlige helsetjenester i Midtre Namdal : 6 22

23 o Visjonene om at vi kunne bli bedre sammen løftes ikke like høyt nå som når tilgangen på eksterne prosjektmidler var stor. o I regi av hovedprosjektet er det igangsatt en del utprøvinger med interkommunale tiltak i Midtre Namdal. Uavhengig av styringsgruppens beslutninger om veien videre for hovedprosjektet bør vi evaluere utprøvingene slik at vi kan lære mest mulig av erfaringene. Læringen vil være et viktig grunnlag for videre samarbeid fremover. Evalueringen kan belyse flere sider ved utprøvingene: Hvordan forbereder vi og introduserer vi nye felles tiltak i egen kommune? Hvordan legger vi til rette for gode arbeidsvilkår for de vi ansetter i utprøvingene? Vil vi for mye på en gang i utprøvingene hvordan balanseres omfang av forventninger og faktiske muligheter for å kunne innfri dem? Har vi nødvendig stayerevne og vilje nok til å gjennomføre utprøvingene? o Hovedprosjektets organisering og beslutningslinjer ble rigget i en fase der samhandlingsreformen fortsatt ble forstått som en større kommunereform. Nå et halvt år etter oppstart av reformen ser vi konturene av en betydelig nedtonet reform der flere av de bærende prinsipper mister noe av sin betydning. Sett i lys av denne endringen bør vi vurdere om vi nå har en optimal organisering av prosjektet og om beslutningslinjene er hensiktsmessige i forhold til det omfang og de fokus kommunene i Midtre Namdal faktisk velger å samhandle om? Namsos Eva Fiskum Prosjektleder Samhandlingsreformen Midtre Namdal samkommune 7 23

24 Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Plan for gjennomføring av forvaltingsrevisjonsprosjekt i Midtre Namdal samkommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommunestyre 29/ Kontrollutvalgets innstilling 1. Samkommunestyret slutter seg til den fremlage forslag til plan for forvaltingsrevisjon for perioden Samkommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden : 1) Barnevern Se på saksbehandlingsrutiner innenfor barnevernet. Kartlegging og testing av rutiner. Er det mulig å oppfylle lovpålagte oppgaver med de tilgjengelige ressurser. 2) Utvikling Saksbehandlingsrutiner på avdeling for næring. Kartlegging og testing av rutiner med tildeling fra næringsfondet. 3) Folkehelse hvordan samkommunen ivaretar folkehelseperspektivet innenfor MNS-regimet. Måloppnåelse i forhold til vedtatt plan. 3. Samkommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. 24

25 Dokumenter i saken Vedlegg 1 Plan for gjennomføring av forvaltingsrevisjonsprosjekt i Midtre Namdal samkommune Saksopplysninger / vurdering Det vises til vedlagte saksprotokoll i kontrollutvalgets sak 15/12 med kontrollutvalgets innstilling overfor samkommunestyret. Med vedlegget følger også den overordna analysen for forvaltningsrevisjonsprosjektet. 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Økonomireglement for Midtre Namdal samkommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommunestyre 30/ Administrasjonssjefens innstilling Midtre Namdal samkommunestyre vedtar Økonomireglement for Midtre Namdal samkommune slik det er framlagt for samkommunestyret. 44

45 Dokumenter i saken Vedlegg 1 Økonomireglement for Midtre Namdal samkommune - Administrasjonssjefens forslag Saksopplysninger / vurdering Økonomireglementet er et supplement til kommunelovens økonomibestemmelser, samkommuneforskriften samt kommunale budsjett- og regnskapsforskrifter. Forslaget til økonomireglement er utarbeidet av økonomisjefen i Namsos og hennes stab og er bygd opp etter mal fra tilsvarende reglement for Namsos kommune og etter NKK s retningslinjer. Reglementet skal klargjøre ansvarsfordelingen mellom samkommunestyret, kommunestyrene, andre politiske organer og administrasjonssjefen i samkommunen. Reglementet skal være et hjelpemiddel for økonomistyring og fornuftlig økonomisk planlegging. Nedfelte skriftlige rutiner skal være et oppslagsverk og retningsgivende for alle aktører i budsjetterings- og regnskapsprosessene. Reglementet skal innarbeides i samkommunens årshjul. 45

46 ØKONOMIREGLEMENT FOR MIDTRE NAMDAL SAMKOMMUNE ADMINISTRASJONSSJEFENS FORSLAG August

47 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Innledning Formål Inndeling Prosesser Årsbudsjett og økonomiplan Overordnede rammer Formål Utarbeidelse av handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett Samkommunestyrets ansvar Administrasjonssjefens ansvar og oppgaver Årsbudsjettet Årsregnskapet Krav til årsregnskapet: Postering i regnskapet: Regnskapsavslutningen: Strykninger ved regnskapsavslutningen: Behandling av årsregnskapet Fakturering og tvangsinnfordring Overordnede rammer Formål Fakturering ansvarsforhold Innfordring av privatrettslige og offentligrettslige krav Innfordring ansvarsforhold Vurdering av kortsiktige fordringer Avskrivninger av fordringer Retningslinjer Avskrivning ansvarsforhold Fullmakt til å foreta avskrivning/ettergi Purregebyr og erstatning for innkrevingskostnader Forsinkelsesrenter Anvisning Overordnede rammer Formål

48 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Retningslinjer Mottak av varer Fakturakontroll Anvisningsmyndighet - og fullmakt Budsjettoppfølging og rapportering Overordnede rammer Formålet med forvaltningen Budsjettoppfølging Tertialrapportering Årsberetning Årsregnskapet Årsavslutning Overordnede rammer Formål Kompetanse til å gjennomføre fulle strykninger i driftsregnskapet Kompetanse til å gjennomføre delvise strykninger i driftsregnskapet Redusere overføringsposten Manglende dekning ved avslutning av investeringsregnskapet Investeringsprosjekt Overordnede rammer Formål Definisjon av investeringsprosjekt Behovsutredning Politiske vedtak før igangsetting Oppfølging av investeringsprosjekt Prosjektansvarlig Forprosjekt Detaljprosjekt Byggestart Oppfølging i byggetiden Prosjektregnskap Tilleggsbevilgning Overtaking Løpende rapportering av regnskapet gjennom året

49 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Sluttregnskap Finansiering av investeringsregnskapet Finansielle leieavtaler Rebudsjettering Fullmakt om låneopptak Note om investeringsprosjekter Opplysninger i årsberetningen Finansreglement Hensikten med reglementet Hvem reglementet gjelder for Hjemmel og gyldighet Hjemmel Gyldighet Forvaltning og forvaltningstyper Formålet med kommunens finansforvaltning Generelle rammer og begrensninger Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Innskudd i bank Felles plasseringsbegrensninger Rapportering Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Vedtak om opptak av lån Valg av låneinstrumenter Tidspunkt for låneopptak Konkurrerende tilbud Valg av rentebindingsperiode bruk av sikringsinstrumenter Størrelse på enkeltlån spredning av låneopptak Rapportering Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva Konstatering av avvik og vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko Konstatering av avvik Risikovurderinger Kvalitetssikring Fondsmidler

50 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Avsetning til fond Bruk av fond Innkjøp Formål og omfang Ansvar Generelle krav til innkjøpsarbeidet Kjøpstype inndeling Viktige prinsipper for innkjøpsarbeidet

51 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Innledning Økonomireglementet er et supplement til kommunelovens økonomibestemmelser og kommunale budsjett og regnskapsforskrifter. Reglementet skal klargjøre ansvarsfordeling mellom samkommunestyret, kommunestyrene, andre politiske organer og administrasjonssjefen i samkommunen. Det skal være et effektivt hjelpemiddel til god økonomistyring og fornuftig økonomisk planlegging. 1.1 Formål Formålet med økonomireglementet er å avklare ansvar, myndighet og oppgaver innenfor de områder som har med økonomiforvaltningen å gjøre. Det skal være et effektivt hjelpemiddel til god økonomistyring og fornuftig økonomisk planlegging. 1.2 Inndeling Reglementet er inndelt i kapitler som hver for seg kan stå som selvstendige reglement innenfor sitt område. Hvert kapittel innledes med overordnede rammer og formål for det tema som omhandles i kapitlet. Eventuelle begrepsavklaringer finnes bakerst i kapitlet. Reglementet har en detaljert innholdsfortegnelse slik at det enkelt kan benyttes som et oppslagsverk. 1.3 Prosesser Framdriften i prosesser knyttet til dette reglement beskrives i samkommunens årshjul. 6 51

52 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Årsbudsjett og økonomiplan 2.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av Midtre Namdal Samkommunestyre med hjemmel i Kommunelovens 44-47, og forskrift om årsbudsjett, fastsatt av KRD Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjon i Midtre Namdal Samkommune i medhold av forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla 3-1. Arbeidet med handlingsprogram med økonomiplan er hjemlet i: a) Lov om planlegging og byggesaksbehandling 3-1 sier at planleggingen skal fremme helhet og bygge på økonomiske og andre ressursmessige forutsetninger b) Kommunelovens 44 Økonomiplanen som pålegger kommunene en gang i året å vedta en rullerende økonomiplan som skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige planleggingsvirksomhet. Økonomiplanen skal minst omfatte de fire neste budsjettår. Dette reglementet inneholder retningslinjer og fullmakter i tilknytning til arbeidet med handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett og fordeling og disponering av de bevilgninger som kommunestyret gir i sitt budsjettvedtak. Reglementet gjelder også ved omfordeling av budsjetterte bevilgninger dersom endringene er av prinsipiell betydning. 2.2 Formål Gjennom handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett skal Midtre Namdal Samkommune oppfylle de mål og strategier som er vedtatt i de tilhørende strategiplaner som gjelder for Midtre Namdal Samkommune. Handlingsdelen i strategiplanene samordnes i handlingsprogrammet innenfor gitte økonomiske rammer. For å sikre god samordning av planarbeidet har Midtre Namdal Samkommune valgt å sammenstille handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett i ett dokument. Utarbeidelsen av planen er en viktig strategisk prosess med tanke på samkommunens fremtidige produksjon av tjenester og tilhørende resultater. Dokumentet inneholder også fastsetting av gebyrer og egenbetalingssatser, samt fastsetting av låneopptak for budsjettåret. Budsjettforskriftene av åpner for og legger til rette for at samkommunestyret kan drive utstrakt rammebudsjettering og målstyring. Hensikten med dette reglementet er å klargjøre innholdet i og fordelingen av de driftsrammer som samkommunestyret bevilger i sitt vedtak om årsbudsjett. Reglementet skal klargjøre innholdet i fordelingen av de driftsrammer som samkommunestyret bevilger i sitt vedtak om årsbudsjett. Reglementet skal også klargjøre hvilke fullmakter samkommunestyret delegerer til underordnede organ. 7 52

53 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Utarbeidelse av handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett Samkommunestyrets ansvar Samkommunestyret skal behandle utkast til handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett i årets siste møte og vedta det innen Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra administrasjonssjefen i Midtre Namdal Samkommune. Administrasjonssjefens forslag til handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett er offentlig når det oversendes til politisk behandling. Offentlig ettersyn i minst 14 dager. Samkommunestyret innstiller til kommunestyrene i deltakerkommunene. Budsjettinnstillingen skal være spesifisert på de respektive kommuner fordelt på de ulike fagområdene. Samkommunens årsbudsjett er endelig når deltakerkommunenes årsbudsjett er vedtatt, får så vidt gjelder tilskuddet til finansiering av samkommunen Administrasjonssjefens ansvar og oppgaver Administrasjonssjefen utarbeider forslag til handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett. Årsbudsjettet er en bindende plan for samkommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Samkommunestyrets prioriteringer samt de målsettinger og premisser som budsjettet bygger på, skal komme tydelig frem. Budsjettet skal framstilles i ett samlet dokument, hvor drifts og investeringsbudsjett fremgår. Driftsbudsjettet framstilles i nettorammer, mens investeringsbudsjettet framstilles i bruttorammer. I tillegg til dette skal budsjettdokumentet inneholde følgende oversikter: o Planlagt utvikling i resultatindikatorer av spesiell betydning o Planlagt utvikling i ulike strukturelle ressurser o Planlagte investeringsprosjekter med finansiering og driftsvirkning o Utviklingen i rente og avdragsbelastningen o Utviklingen i langsiktig gjeld o Utviklingen i ulike fondsbeholdninger o Arbeidskapitalen/likviditetsutvikling o Utviklingen i garantiansvar o Tilskudd til/fra kommunale/interkommunale virksomheter som fører eget regnskap Til de enkelte bevilgninger som samkommunestyret vedtar skal det knyttes mål og premisser. Handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett skal bygge på Midtre Namdal Samkommune sine strategiplaner, de forutsetninger og økonomiske anslag som fremgår av Kommuneproposisjon og Revidert nasjonalbudsjett som legges fram i mai hvert år. Videre skal det foretas en drøfting av den økonomiske handlefriheten de ulike år i planperioden. Administrasjonssjefens forslag forelegges ansattes organisasjoner til behandling i åpne møter. Vedtatt handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett oversendes Fylkesmannen i Nord- Trøndelag 8 53

54 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Årsbudsjettet Krav til årsbudsjettet Årsbudsjettet er en realistisk og bindende plan for disponering av samkommunens forventa inntekter og utgifter i budsjettåret (kommunelovens 46) og en årsplan for investeringer og drift. Budsjettet/årsplanen skal bygge på vedtatt økonomiplan/felles handlingsprogram og strategiplaner for Midtre Namdal Samkommune og være vedtatt av samkommunestyret og kommunestyret i deltakende kommuner før utgangen av året før budsjettåret. Driftsbudsjettet skal omfatte: Alle løpende inntekter og utbetalinger i året Avsetninger fra tidligere budsjettperioder som planlegges anvendt i årsbudsjettet Avsetninger av midler for anvendelse i senere budsjettår Avsetning til finansiering av investeringer i året Driftsbudsjettet må vise et driftsresultat som er stort nok til å dekke renter, avdrag og pålagte/vedtatte avsetninger. Det kan ikke budsjetteres med underskudd. Investeringsbudsjettet skal omfatte: Bruk av lånemidler Inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter Øvrige inntekter som ikke er løpende Bruk av avsetninger fra tidligere budsjettperioder som planlegges anvendt i årsbudsjettet Rammer for utlån Investeringsbudsjettet skal settes opp i balanse slik at alle utgifter, utbetalinger og avsetninger bevilgningsmessig er dekket inn. Årsbudsjettet fremstilles i et samlet dokument som viser saksframstilling, hovedoversikter investering og drift og fordeling pr. fagområde. Dokumentet skal også vise en oversikt over fordeling pr. deltakende kommune i Midtre Namdal Samkommune. Dokumentet skal inneholde en kolonne for administrasjonssjefens forslag, en kolonne for siste års reviderte budsjett, en kolonne for siste års opprinnelige budsjett og en kolonne for siste års avlagte regnskap Behandling av årsbudsjett Midtre Namdal Samkommunestyre vedtar årsbudsjettet i november etter innstilling fra administrasjonssjefen. Midtre Namdal Samkommunestyre innstiller til deltakerkommunene som vedtar det endelig budsjettet i desember. Midtre Namdal Samkommunestyre avgjør de økonomiske rammer for samkommunens virksomhet, og ansvaret for samkommunens totale økonomi. Deres vedtak om årsbudsjett er bindende for underordnet organ. Midtre Namdal Samkommunestyre vedtar årsbudsjettet pr. fagområde. Administrasjonssjefen har fullmakt til å fordele vedtatte rammer mellom enhetene innenfor hvert enkelt fagområde, tjenester og arter. Det utarbeides et detaljbudsjett etter Midtre Namdal Samkommunes vedtatte kontoplan Budsjettområder Midtre Namdal Samkommune har følgende kontoplan basert på Kostra rapporteringen: 9 54

55 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Kontoklasse Følgende kontoklasser gjelder: 0- Investeringsbudsjettet 1- Driftsbudsjett/-regnskap 2- Balanseregnskap Ansvar Ansvarsinndelingen skal følge organisasjonsinndelingen i Midtre Namdal Samkommune. Følgende fagområder gjelder: (dvs det første siffer i ansvarskontostrengen) 8100 Momskomp 9000 Politisk 9100 Administrasjon 9101 Samhandlingsreformen 9110 Skatteoppkreveren 9120 Informasjonsteknologi og kvalitet 9130 IT fagsystemer 9131 Kalk renter og avskrivninger 9300 Barnevern 9310 Legevakt 9320 Kommuneoverlegen 9350 Nav 9400 Utviklingsavdelingen 9405 Regionalt Næringsfond 9410 Miljø og landbruksforvaltning 9800 Overføring fra deltakerkommuner 9900 Finans Funksjon og tjeneste Utgangspunktet er at samkommunens oppgaver og ressursbruk skal knyttes til dekning av borgernes behov. Dette knytter sortering av oppgaver og ressursbruk til begrepene funksjoner og brukergrupper. Begrepene funksjon fokuserer på hvilke typer behov tjenestene skal dekke og hvilke 10 55

56 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 grupper disse tjenestene primært henvender seg til. Funksjonsbegrepet er uavhengig av hvilke typer tjenester kommunen har etablert og hvordan tjenestene er organisert. Hver funksjon inneholder nært beslektede tjenester for å muliggjøre meningsfulle analyser av utgifter i forhold til omfanget tjenesteproduksjon. Anskaffelse og anvendelse av midler som vedrører flere funksjoner skal fordeles på de berørte funksjoner. Dette gjelder også lønn og avskrivninger. I kontoplan er funksjonsbegrepet definert inn som de 3 første sifrene i tjenestedimensjonen. Tjenestebegrepet er en intern utvidelse av funksjonsbegrepet, og skal dekke det rapporterings og styringsbehovet samkommunen har internt, videre skal de dekke de tjenestene som samkommunen utfører for de øvrige deltakerkommunene. Arter Artene skal gjenspeile hvilke produksjonsfaktorer som kommunen benytter i sin virksomhet. Det skal være rene utgifts og inntektsarter. Bare i de tilfeller der statistiske hensyn krever at utgifter til spesielle aktiviteter synliggjøres, kan prinsippet om rene arter brytes. Med rene arter menes at artsbegrepet skal vise hvilke ressurstyper som benyttes i produksjonen. På noen hovedområder brukes det anvendelsesområder, og da overstyrer anvendelsen ressurstypen. Eksempel på ressurstype er: Lønn, energi og forsikring Eksempel på anvendelsesområder er: Undervisningsmateriell, kontorutgifter og vedlikeholdsutgifter Artene avgrenses mellom kjøp av tjenester som inngår i samkommunens tjenesteproduksjon og kjøp av tjenester som erstatter samkommunenes tjenesteproduksjon. Denne avgrensningen skal gjøres for å vise omfanget av tjenester som samkommunen tar et ansvar for, men ikke produseres selv. I kontoplan er KOSTRA-artsbegrepet definert inn som de 3 første sifrene i artsdimensjonen. Det 4. siffer i dimensjonen er en intern utvidelse av artsbegrepet, og skal dette det rapporterings og styringsbehovet Midtre Namdal Samkommune har internt. Tiltak og prosjekt Denne dimensjonen skal brukes ved behov for mer detaljerte rapporterings og styringsbehov. Prosjektbegrepet brukes i investeringsregnskapet, og skal dekke behovet for rapportering/styring på enkelte prosjekt. Tiltaksbegrepet brukes i driftsregnskapet, og skal dekke behovet for rapportering/styring av enkelt prosjekt/tiltak. Skal brukes ved anvendelse av øremerkede midler fra eksterne som det kreves rapportering med attestasjon i fra revisor. Tjenesterapportering/Kostra Det skal årlig rapporteres til SSB i henhold til KOSTRA-forskriften. Internkontoplan skal organiseres slik at den ivaretar hensynet til rapporterings og styringsbehov internt i den enkelte deltakerkommune. Midtre Namdal Samkommune rapporterer til de respektive deltakerkommuner, som rapporterer videre til SSB. Administrasjonssjefen delegerer til økonomisjefen å gjennomføre rapporteringen til de respektive deltakerkommuner

57 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Budsjettendringer Administrasjonssjefen skal rapportere til samkommunestyret hvert tertial, mens fagområdene(sjefene) rapporterer til administrasjonssjefen månedlig. Samkommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. a) Endringer i driftsrammer og fordeling på fagområder skal vedtas av samkommunestyret b) Endringer i investeringsbudsjett må vedtas av samkommunestyret Delegasjon til administrasjonssjef: Foreta endringer i driftsbudsjettet innenfor hvert fagområde Foreta endringer som ikke er av prinsipiell betydning, og som ikke endrer prioriteringer og forutsetninger fra samkommunestyrets side Foreta endringer i driftsbudsjettet som følge av endringer i den kommunale organisasjon/organisasjonsskart Foreta endringer i forbindelse med lønnsoppgjør Foreta endringer ved bruk av bundne driftsfond Administrasjonssjefen har gitt følgende fullmakt innenfor sitt ansvarsområde: Fagområder/ansvarsområder: 8100 Momskomp 9000 Politisk 9100 Administrasjon 9101 Samhandlingsreformen 9110 Skatteoppkreveren 9120 Informasjonsteknologi og kvalitet 9130 IT fagsystemer 9131 Kalk renter og avskrivninger 9300 Barnevern Assisterende administrasjonssjef 9310 Legevakt 9320 Kommuneoverlegen 9350 Nav 9400 Utviklingsavdelingen 9405 Regionalt Næringsfond 9410 Miljø og landbruksforvaltning 9800 Overføring fra deltakerkommuner 9900 Finans Assisterende administrasjonssjef gis anledning til videre delegasjon av anvisningsmyndighet innenfor hvert fagområde/ansvarsområde

58 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Årsregnskapet 3.1 Krav til årsregnskapet: Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente inntekter og utgifter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Dette kalles anordningsprinsippet og er i henhold til god kommunal regnskapsskikk. Administrasjonssjefen har ansvar for å rapportere i hvilken grad politisk vedtatte mål er nådd, så vel faglig som økonomisk. Rapportene skal være i en slik forfatning at de gir politikerne godt grunnlag for arbeidet med budsjettprosessen og tidlig avdekke eventuelle behov for justeringer i løpet av året. 3.2 Postering i regnskapet: Regnskapet skal posteres på lavest nivå, det vil si ansvar, tjeneste og art. Ved behov skal det også posteres på prosjekt/tiltak. Regnskapet skal følge budsjettets inndeling. Postering skal skje fortløpende for å sikre god budsjettkontroll med ajourførte regnskapsrapporter. Jfr også de særskilte bestemmelser for anvisning. 3.3 Regnskapsavslutningen: Hvert år avlegges det et årsregnskap som skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsregnskapet avlegges på samme nivå som budsjettet ble vedtatt på Strykninger ved regnskapsavslutningen: Dersom driftsregnskapet ved regnskapsavslutningen viser seg å gi et regnskapsmessig underskudd, skal dette reduseres ved: Stryke eventuelle overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap vedtatt av samkommunestyret selv Stryke avsetninger til fond (gjelder ikke bundne fond) når disse har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger Stryke budsjettet for inndekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger Unntatt fra bestemmelsene om strykninger er avsetninger som er begrunnet i at midlene i mehold av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilte formål. Pliktige strykninger gjennomføres i den rekkefølgen som er angitt. Fullmakt til å gjennomføre pliktige strykninger i henhold til kulepunktene over gis til administrasjonssjefen. Administrasjonssjefen delegerer fullmakten videre til økonomisjefen. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente inntekter og utgifter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Dette kalles anordningsprinsippet og er i henhold til god kommunal regnskapsskikk. Frist for levering av anviste fakturaer er fredag i uke 2 etter regnskapsåret. Frist for levering av bokføringsbilag og utsendelse av refusjonskrav er 20. Januar året etter regnskapsåret. Interne overføringer anvises ved bruk av bokføringsbilag

59 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Behandling av årsregnskapet. Samkommunestyret vedtar årsregnskapet på grunnlag av innstilling fra administrasjonssjef. Årsregnskapet skal behandles i kontrollutvalget for Midtre Namdal Samkommune etter innstilling fra kommunerevisjon. Økonomisjefen skal legge frem årsregnskapet innen Kommunerevisjonen har frist for å avlegge revisjonsrapport til kontrollutvalget innen 1. April etter at årsregnskapet er fremlagt. Regnskapet er offentlig fra det er avlagt av økonomisjefen. Etter behandling av årsregnskapet i Midtre Namdal Samkommunestyre, oversendes årsregnskapet til deltakerkommunene for behandling

60 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Fakturering og tvangsinnfordring 4.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av Midtre Namdal Samkommunestyre med hjemmel i forskrift av 15. Desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. Reglementet dekker hvem som har fullmakt til å utgiftsføre tap på fordringer. Reglementet gjelder for Midtre Namdal Samkommunestyre og administrasjonen i samkommunen. Reglementet gjelder ikke for tap som er knyttet til følgende: o Sosial-lån under henvisning til Lov om sosiale tjenester. o Skattekrav under henvisning til Skattebetalingsloven. 4.2 Formål I forskriftens 3 Årsregnskap står nevnt: Balanseregnskapet skal vise status for kommunens og fylkeskommunens eiendeler, gjeld og egenkapital ved utgangen av regnskapsåret Ovennevnte fordrer en årlig gjennomgang av fordringsmassen i balanseregnskapet Fordringer kan avskrives i bevilgningsregnskapet uten at det er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne konstatere om fordringer er uerholdelig Grunnlaget for fakturering oppstår når samkommunen har et krav eller en fordring på en person, et foretak eller en organisasjon. Fakturering omfatter: Skaffe til veie og beregne fakturagrunnlaget Innleggelse av fakturagrunnlaget/kravet i fakturasystemet 4.3 Fakturering ansvarsforhold Innenfor vedtatt budsjett, har det enkelte fagområde/ansvarsområde ansvar og tjenestested ansvar for å sørge for at inntektene kommer på plass i regnskapet. Av dette følger at ansvaret for fakturering av de samme inntekter også ligger hos fagområdet/ansvarsområdet/tjenestested. 4.4 Innfordring av privatrettslige og offentligrettslige krav Disse fullmakter og retningslinjer gjelder for alle privat og offentligrettslige krav hvor samkommunen alene er kreditor. For skatter og avgifter som innfordres av skatteoppkrever gjelder egne fullmakter, det vises til Skattebetalingsloven med forskrifter og Skatteoppkreverinstruksen. Grunnlaget for innfordring oppstår når originalfaktura ikke blir betalt innen fastsatt frist. Innfordring omfatter purring og all videre tvangsinnfordring. Fordring inndeles i 3 hovedgrupper: Kortsiktige fordringer Videreutlån Sosiallån 4.5 Innfordring ansvarsforhold Ansvaret for innfordring ligger hos Økonomiavdelingen, men innfordring må skje i nært samarbeid med det enkelte fagområde/ansvarsområde i Midtre Namdal Samkommune og i visse tilfeller kan det utføres enkelte innfordringstiltak av fagområde/ansvarsområde selv

61 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Vurdering av kortsiktige fordringer I henhold til Kommuneloven 24-2 og regnskapsforskriften 7 pkt. 3.4 skal regnskapsansvarlig ved årsavslutningen vurdere de kortsiktige fordringene uavhengig av om de er avskrevet eller ikke. Utgiftsføring av uerholdelige fordringer(avskrivning)skjer mot art 4720 Tap på fordringer, og dekkes innenfor budsjettrammen til det budsjettområdet hvor tapet er påløpt. 4.7 Avskrivninger av fordringer Med fordringer forstås her kortsiktige fordringer. Avskrivninger som nevnt her gjelder ikke skatter og avgifter som innfordres av skatteoppkreveren. Når det gjelder avskrivning av kortsiktige fordringer, skal belastningen(tapet) føres der inntekten tidligere er inntektsført, men på en egen utgiftsart, 4720 Tap på fordringer. I begrepet avskrivning ligger at man regnskapsmessig avskriver beløpet, men at innfordringen ikke avsluttes. Når en fordring avskrives som tap på fordringer må det gjennom en omdisponering av budsjettmidler innenfor budsjettansvarsområde skaffes dekning for det beløp som avskrives. 4.8 Retningslinjer Krav skal kunne konstateres som tapt og avskrives når minst ett av følgende vilkår er oppfylt: o Påleggstrekk er forsøkt, men lønnen er ikke større enn vedkommende trenger til livsopphold o Utleggsforretning har ikke ført frem( intet til utlegg ) o Eventuelle sikkerheter er realisert, og debitor ikke har økonomiske evner til å betjene restkravet o Eventuell kausjonist er krevd, men verken kausjonisten eller debitor har økonomisk evne til å betjene kravet o Debitors adresse er ukjent i mer enn 1 år o Debitor har utvandret til et land Norge ikke har avtale med o Det er overveiende sannsynlig at inkasso eller videre innfordringstiltak vil gi negativt resultat o Samkommunen ved avtale har ettergitt gjeld, f.eks. utenomrettslige gjeldsordning, gjeldsforhandling eller konkurs, eller gjeldsordning etter gjeldsordningsloven o Kravet er tapt i henhold til rettskraftig dom o Bobehandling av konkurs og gjeldsforhandling av aksjeselskap eller lignende er avsluttet o Skifte av insolvent dødsbo er avsluttet uten at arvingene har overtatt gjeld o Kravet er foreldet o Kravet er prekludert(bortfalt). Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langtidsovervåking. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endres over tid Konstaterte tap der samkommunens krav overfor debitor er bortfalt, slettes. Dette gjelder konstaterte tap nevnt under pkt overfor. Sletting innebærer at videre innfordring av kravet avsluttes. Som hovedregel skal tapet overføres på det budsjettansvarsområde inntekten tidligere er ført. Eventuelle senere innbetalinger på konstatert tap inntektsføres på samme ansvarsområde som tapet tidligere er ført

62 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Avskrivning ansvarsforhold Regnskapsforskriften pålegger kommunene å ta en gjennomgang av fordringsmassen årlig. Dette betyr ikke at alle fordringene skal gjennomgås på samme tid, men at man har en syklus på gjennomgang av fordringene som gjør at i løpet av ett kalenderår er alle fordringene vurdert med tanke på eventuell avskrivning i regnskapet. Økonomisjefen er ansvarlig for å foreta denne gjennomgangen, samt å forberede saker til avskrivning Fullmakt til å foreta avskrivning/ettergi Administrasjonssjefen gis myndighet til å avskrive enkeltfordringer/ettergi inntil kr Administrasjonssjefen delegerer videre denne fullmakten til økonomisjefen med inntil kr Purregebyr og erstatning for innkrevingskostnader Gebyrer og erstatning for innkrevingskostnader er regulert gjennom inkassoloven av 13. Mai 1988 nr. 26. Samkommunen skal følge maksimumssatsene som til enhver tid gjelder. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å avskrive/ettergi gebyrer og erstatning for innkrevingskostnader ut fra innfordringsmessige hensyn. Administrasjonssjefen delegerer videre denne fullmakten til økonomisjefen Forsinkelsesrenter Midtre Namdal Samkommune skal følge maksimalsatsene for forsinkelsesrenter som til enhver tid gjelder. Disse er hjemlet i Lov om renter ved forsinka betaling (morarentelova) av 17.desember Administrasjonssjefen gis fullmakt til å avskrive / ettergi renter ved for sen betaling ut fra innfordringsmessige hensyn. Administrasjonssjefen delegerer videre denne fullmakten til økonomisjefen

63 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Anvisning 5.1 Overordnede rammer Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjon i Midtre Namdal Samkommune i medhold av forskrift for samkommune Det skal foreligge anvisning før utbetaling skjer som innebærer kontroll av faktura/timeliste fra den som har anvisningsmyndighet. 5.2 Formål Ha en effektiv rutine for internkontroll av samkommunens utbetalinger. 5.3 Retningslinjer Rekvirering av varer og tjenester foretas av de personer som har fullmakt til dette. Før kjøpet skal bestiller forvisse seg om at: Kjøpet er i Samkommunens interesse Det er gitt bevilgning til formålet Bevilgningen på kontoen er tilstrekkelig til å dekke det aktuelle behov Kjøpet utføres i henhold til innkjøpsreglementet Mottak av varer Ved mottak av varer skal følgende kontrolleres at: 1. Mottatte varer/tjenester stemmer med det som er bestilt, antall og type 2. Pakkseddel følger med 3. Mottatte varer er i orden, riktig kvalitet osv. 4. Mottaker skal signere en følgeseddel. Signaturen er kvittering på om ovennevnte kontroll er foretatt Hvis ett eller flere av de ovenstående punkter ikke er oppfylt, skal dette straks tas opp med leverandør. Varer som ikke oppfyller de behov kommunen har eller de krav som er satt i avtalen, eller er ødelagt, skal returneres. Dersom en leverandør gjentatte ganger leverer dårlige varer eller ikke leverer i samsvar med bestillingen, skal innkjøpsansvarlig v/økonomiavdelingen varsles. Hensikten med dette er å samle erfaringer med leverandørene for å kunne unngå dårlige leverandører i framtida. Det skal finne et rapporteringssystem for avvik ved mottak av varer og tjenester som ledd i internkontrollen. Det er nødvendig med dokumentasjon i samband med reklamasjon av varer eller andre forhold knyttet til rammeavtaler Fakturakontroll Alle fakturaer skal kontrolleres for følgende: 1. Faktura skal være i samsvar med levert vare/tjeneste 2. Antall skal være i samsvar med levert antall 3. Pris skal være i samsvar med avtalt pris 4. Kredittid skal være i samsvar med avtalt lengde 5. Morarentebestemmelser skal være i samsvar med morarenteloven 18 63

64 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Hvis en faktura ikke er korrekt, skal det umiddelbart reklameres til leverandøren. Feilen skal rettes opp med kreditnota. Dersom det ikke foreligger noen forhåndsavtale om kjøpe-betingelser, skal det vurderes om pris, rabatt, kredittid mv er rimelig og innenfor de vanlige betingelser for samkommunens anskaffelse. 5.4 Anvisningsmyndighet - og fullmakt Administrasjonssjefen delegeres anvisningsmyndighet på alle områder. Fullmakten kan videre delegeres. Delegering fra administrasjonssjefen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. Den som er delegert anvisningsmyndighet fra administrasjonssjefen kan videre delegere sin fullmakt. Delegeringen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. Den som delegerer anvisningsmyndighet må signere anvisningsfullmakt. Skjemaet skal fylles ut i to eksemplarer. Ett til den anvisningsberettigede og ett til arkiv. Kopi til informasjon til regnskap og revisjon. Anvisningsprotokollen skal oppdateres i henhold til de enhver tid gjeldende fullmakter. Anvisning kan bare foretas av en som er gitt anvisningsmyndighet av samkommunestyret eller ved delegering. Anvisningsmyndighet utøves alltid under fullmakt givers ansvar. Administrasjonssjefen har gitt følgende delegering av anvisningsfullmakter: Fagområder/ansvarsområder: 8900 Momskompensasjon 9000 Politisk 9100 Administrasjon 9101 Samhandlingsreformen 9110 Skatteoppkreveren 9120 Informasjonsteknologi og kvalitet 9130 IT fagsystemer 9131 Kalk renter og avskrivninger 9300 Barnevern Assisterende administrasjonssjef 9310 Legevakt 9320 Kommuneoverlegen 9350 Nav 9400 Utviklingsavdelingen 9405 Regionalt Næringsfond 9410 Miljø og landbruksforvaltning 9800 Overføring fra deltakerkommuner 9900 Finans Assisterende administrasjonssjef gis anledning til videre delegasjon av anvisningsmyndighet innenfor hvert fagområde/ansvarsområde. Ugildhet Ved anvisning og attestasjon gjelder vanlige habilitetsregler. Ved ugildhet/inhabilitet utføres anvisningen av fullmaktsgiveren. Ansvar 19 64

65 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Den som anviser en regning eller lignende er ansvarlig for at den er kontrollert og etteregnet, og at den ytelse som betales er mottatt eller oppfylt, at det er nyttet riktige priser, tariffer eller regulative satser, at leveringsvilkårene er oppfylt osv. Begrensninger i anvisningsmyndigheten Anvisningsmyndigheten gjelder ikke ved anvisning av egne regninger, eller hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av overordnet anvisningsmyndighet. (Eksempel: Administrasjonssjefen anviser neste ledernivås regninger/refusjonskrav. Ordfører anviser administrasjonssjefens egne regninger). Administrasjonssjefen anviser ordførers regninger. Anvisning og regnskaps -/lønnsregistrering skal ikke foretas av samme person. Samme person kan ikke både attestere og anvise samme faktura/timeliste. Opphør av anvisningsmyndighet Regnskapsansvarlig skal straks ha tilbakemelding når anvisningsmyndighet opphører, for eksempel ved opphør av tjenesteforhold, endringer og lignende. Dersom utøvelse av delegert anvisningsmyndighet ikke tilfredsstiller de krav som stilles til god intern kontroll (jfr. foranstående punkter), skal det rapporteres til vedkommende leder. Anvisning Anvisningen er en posterings og/eller utbetalingsordre. Den som anviser skal påse at: Disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden Attestasjon og kontroll er foretatt av personer som er tillagt denne oppgaven Det er budsjettmessig dekning for utgiftsføringen Det er utarbeidet egne rutiner for anvisning og egne skjema til bruk ved anvisning

66 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Budsjettoppfølging og rapportering 6.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av Midtre Namdal Samkommunestyre med hjemmel i Kommunelovens 47. Reglementet dekker hele samkommunens budsjettoppfølging og rapportering i henhold til vedtatte budsjettrammer og indikatorer til balansert målstyring. Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjon i Midtre Namdal Samkommune i medhold av forskrift for samkommunen kapittel Formålet med forvaltningen Kommunelovens 47 inneholder bestemmelser om årsbudsjettets bindende virkning. De rammer som er angitt i årsbudsjettet til bestemte formål, må ikke overskrides uten at det på forhånd er foretatt de nødvendige endringer i budsjettet. Unntatt herfra er utgifter som kommunen har en umiddelbar rettslig forpliktelse til å dekke eksempelvis kontraktsmessig, arbeidsrettslig, erstatningsrettslig, eller basert på rettighetsbestemmelse i lov. Ved behov for justeringer utover delegert nivå, skal administrasjonssjefen fremlegge forslag til budsjettjustering for Midtre Namdal Samkommunestyre. Dette skal fortrinnsvis skje i forbindelse med rapporteringen pr 1. og 2. tertial. I rapporteringen skal resultater stå i fokus for en forbedrings og læringsprosess. Betydningen av klare målsettinger gjennom indikatorer og en klart definert ressursinnsats er grunnlaget for en god rapportering og evaluering. 6.3 Budsjettoppfølging For å muliggjøre en effektiv budsjettoppfølging, skal det i størst mulig grad foretas periodisering av budsjettets driftsdel etter at samkommunestyret og deltakerkommunene har vedtatt budsjettet. Ved ny kunnskap i løpet av året skal budsjettet omperiodiseres for å reflektere den reelle situasjonen. Administrasjonssjefen skal ved utgangen av hver måned gjøre nødvendige avviksvurderinger i forhold til budsjettet, og iverksette de eventuelle justeringer i driften som er nødvendige for å innarbeide avvikene. Administrasjonssjefen benytter pr i dag økonomisk månedsrapportering i dette arbeidet. Det er opp til administrasjonssjefen å velge den for ham mest hensiktsmessige oppfølgingen av budsjettet. Dersom det ligger an til overskridelser på den budsjettrammen som det enkelte fagområde/ansvarsområde er tildelt, skal det søkes løsninger ved å omprioritere ressurser innenfor administrasjonssjefens myndighetsområde. Dersom dette ikke fører frem må overskridelsen bringes frem for politisk behandling med administrasjonssjefens forslag til løsning. 6.4 Tertialrapportering Rapporten skal innehold følgende: Innledning Samlet økonomisk rapportering inkl. samletabell 21 66

67 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Regnskapsstatus og status drift Finansiering Investeringer Sykefravær 6.5 Årsberetning Alle kommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktig for å si noe om samkommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten. Dette gjelder blant annet: - Informasjon om samkommunens tjenesteyting - Forhold vedrørende usikkerhet i regnskapet - Ekstraordinære forhold - Viktige begivenheter etter regnskapsårets utløp - Andre forhold av vesentlig betydning - Samfunnssikkerhet og beredskap - Miljø Årsberetningen skal utarbeides og oversendes sammen med årsregnskapet til Midtre Namdal Samkommunestyre for behandling. Beretningen skal være ferdig slik at den kan oversendes kontrollutvalget før det avgir sin uttalelse til regnskapet. 6.6 Årsregnskapet Dette dokumentet skal inneholde: Obligatoriske skjemaer og økonomiske oversikter drift og investering Driftsregnskap med notehenvisning Signert balanse med notehenvisning Noter i henhold til lov om god kommunal regnskapsskikk(gkrs) 22 67

68 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Årsavslutning 7.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av Midtre Namdal Samkommunestyre med hjemmel i Kommuneloven 48 nr. 1 og 2 og forskrift av 15. Desember 2000 om årsregnskap og årsberetning. Reglementet gjelder folkevalgte organer og administrasjonen i Midtre Namdal Samkommune i medhold av forskrift for samkommune kapittel 3. Reglementet dekker hvem som har kompetanse til å foreta strykninger dersom driftsregnskapet skal gjøres opp med et underskudd. 7.2 Formål Reglementet skal ivareta hvem som har kompetansen til å gjennomføre strykninger ved et underskudd i driftsregnskapet samt å redusere netto merutgift i investeringsregnskapet. 7.3 Kompetanse til å gjennomføre fulle strykninger i driftsregnskapet Administrasjonssjefen gis fullmakt til å gjennomføre fulle strykninger dersom driftsregnskapet gjøres opp med underskudd. 7.4 Kompetanse til å gjennomføre delvise strykninger i driftsregnskapet Administrasjonssjefen gis fullmakt til å gjennomføre delvise strykninger etter følgende prioritering: a) Stryke budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet vedtatt av Midtre Namdal Samkommunestyre b) Stryke avsetninger til fond etter følgende prioritering a. Budsjettert av samkommunestyret b. Administrasjon c) Stryke budsjettert avsetning til likviditetsreserve d) Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessig underskudd Redusere overføringsposten Administrasjonssjefen gis fullmakt til å redusere samkommunestyrets budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet dersom det ikke er behov for hele overføringen i investeringsregnskapet Manglende dekning ved avslutning av investeringsregnskapet Administrasjonssjefen gis fullmakt til å redusere netto merutgift i investeringsregnskapet etter følgende prioritering: a) Budsjettert avsetning til ubundne investeringsfond b) Å overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning 23 68

69 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Investeringsprosjekt 8.1 Overordnede rammer Reglementet er vedtatt av Midtre Namdal Samkommunestyre med hjemmel i Kommuneloven 48 nr 1 og 2 og forskrift av 15.desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader og senere endringer. Veileder om «budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap» utgitt av KRD oktober Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen i Midtre Namdal Samkommune i medhold av forskrift for samkommunen kapittel Formål Reglementet skal gi retningslinjer slik at alle investeringsprosjekt blir likt behandlet. 8.3 Definisjon av investeringsprosjekt Varige driftsmidler som fast eiendom, bygninger, anlegg, inventar, utstyr, transportmidler, maskiner m.v. Anskaffelseskosten (inkl. mva) må være på minimum kr (total anskaffelseskost for investeringsprosjektet i byggeperioden), og ha en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet. Reglementet gjelder også utgifter til påkostning. Som påkostning regnes tiltak som fører eiendelen til en høyere standard, til en annen funksjonalitet eller endret bruksområde. Jfr KRS standard nr 4 avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Som påkostning klassifiseres utgifter som enten: forlenger forventet økonomisk levetid til et anleggsmiddel, øker kapasiteten eller funksjonaliteten utvider eller endrer bruksområdet, utover utgifter som følger av normal slit og elde, anses å øke bruksverdien og klassifiseres som påkostning. Som påkostning klassifiseres også tiltak relatert til utvikling av potensialet i et anleggsmiddel. Dette kan være arbeider som utføres for å endre et anleggsmiddels funksjoner, arealbruk eller standard, samt arbeider som utføres for å heve anleggsmidlets attraktivitet og/eller verdi. 8.4 Behovsutredning Administrasjonssjefen har ansvaret for å ta initiativ til å legge frem prioriterte investeringsbehov til politisk behandling. Det skal foreligge en utredning som inneholder: Analyse av behov (funksjonsbeskrivelse) Forventet kostnadsramme, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet (rente og avdragskostnader, drifts og vedlikeholdsutgifter) Lokalisering 8.5 Politiske vedtak før igangsetting Utgifter til investeringsprosjekt skal tas med ved rullering av økonomiplan 24 69

70 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 I unntakstilfelle kan utgifter til investeringsprosjekt fremmes i forbindelse med 1.og 2. tertialrapportering. Før investeringsprosjekt kan igangsettes må finansieringen være i orden. Vedtaket skal inneholde: o Utgifter til forprosjektering der dette er påkrevd o Kostnadsramme for hele investeringsprosjektet basert på et realistisk utgiftsoverslag herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings, drifts- og vedlikeholdsutgifter. o Investeringsbudsjettet er ettårig, altså årsuavhengig. Man skal budsjettere med det man realistisk antar vil bli brukt det enkelte år, og årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. o Netto budsjettering er ikke tillatt. Uforutsette tilskudd eller gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten samkommunestyrets godkjenning. o Budsjettet (brutto utgifter og inntekter) skal være på prosjektnivå. o For alle investeringer skal det oppgis forventet ferdigstillelsestidspunkt. o Prosjektansvarlig skal oppgis. 8.6 Oppfølging av investeringsprosjekt For investeringsprosjekter som går over flere budsjettår må det tas inn i investeringsbudsjettet den delen av utgiftene til prosjektet som man forventer realistisk blir brukt i det aktuelle budsjettåret. Bevilgninger til resterende del av utgiftene til et flerårig prosjekt må deretter tas inn i de påfølgende års budsjetter i takt med prosjektets framdrift. Videre må man regulere budsjettet for det som gjenstår som ubrukt dersom prosjektet fortsetter. Investeringsprosjekter som ikke blir igangsatt i budsjettåret eller som drar uforholdsmessig langt ut i tid, skal vurderes på nytt i økonomiplan- og budsjettsammenheng. Ved rullering av økonomiplanen skal det hvert år foretas en ny vurdering av det enkelte investeringsprosjekt med hensyn til lønns og prisvekst og konsekvenser for driftsbudsjettet med hensyn til forvaltning, drift og vedlikehold. Det skal budsjetteres slik at det er mulig å analysere avvik mellom budsjettet og regnskapet. Det skal minimum budsjetteres brutto utgift/inntekt. Dersom det foreligger anbud/tilbud skal det budsjetteres i henhold til dette. 8.7 Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er ansvarlig for at prosjektet blir realisert Prosjektansvarlig er ansvarlig for: o Fremdriftsplan o Økonomisk styring o Rapportering o Utarbeidelse av sluttregnskap i årsmeldingen 8.8 Forprosjekt Når det foreligger vedtak om forprosjekt skal den som er prosjektansvarlig utarbeide framlegg til spesifisert byggeprogram med overslag over totale utgifter. Med bakgrunn i dette byggeprogrammet og utgiftsanslaget blir det: 25 70

71 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 o Engasjert arkitekt og/eller konsulent dersom man ikke bruker egenkompetanse, alternativt tillyse arkitektkonkurranse, prosjektkonkurranse eller lignende. o Opprettelse av prosjektgruppe som består av representanter fra den enheten som er involvert, samt en representant fra brukerne av den tjenesten som prosjektet vedkommer. Det endelige materialet til forprosjektet skal inneholde: o Saksutredning o Forprosjektkostnader o Overslag over totale utgifter minimum spesifisert på eventuelle tomteutgifter/gebyr, inventar, utenomhusanlegg, forventet lønns og prisstigning i planleggings - /byggeperioden, samt beløp til kunstnerisk utsmykking. o Konsekvenser for forvaltning, drift og vedlikehold etter ferdigstilling med forventet driftsbudsjettmessige endringer o Forventet fremdriftsplan for den videre prosjektering og bygging o I saksframlegget skal det fremgå på hvilken måte man skal innhente anbud/tilbud o Beskrivelse av standard og evnt. romprogram for bygg 8.9 Detaljprosjekt Detaljprosjektering igangsettes når forprosjekteringen er vedtatt av samkommunestyret Dersom samkommunestyrets utgiftsrammer er for lav etter detaljprosjektering, må saken legges frem for samkommunestyret for ny politisk behandling før prosjektet igangsettes. o Før saken legges frem for samkommunestyret, skal en forsøke å finne løsninger slik at man kan gjennomføre investeringsprosjektet innenfor den opprinnelige utgiftsrammen Ved detaljprosjektering må en påse at: o Byggeløyve blir innhentet, herunder alle godkjenninger fra offentlige instanser o Anbud/tilbud på det planlagte arbeidet må innhentes innenfor gjelde regelverk og retningslinjer o Med bakgrunn i anbud/tilbud blir overslag over utgifter og framdriftsplan lagt fram for politisk behandling 8.10 Byggestart Før byggestart må byggetillatelse innhentes, herunder alle godkjenninger fra offentlige instanser. Anbud/tilbud på det planlagte arbeidet må innhentes innenfor gjeldende regelverk og retningslinjer. Før bygging starter opp skal kontrakt med entreprenør(er) og leverandør(er) være inngått. Byggleder engasjeres etter behov Endelig fremdrifts og forventet betalingsplan oversendes økonomiavdelingen All finansiering skal være på plass 8.11 Oppfølging i byggetiden Det skal påses at byggearbeidet blir utført innenfor gjeldende regelverk og budsjettramme, samt at byggeregnskapet skal innrettes på en slik måte at man har full oversikt

72 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Prosjektregnskap Det skal utarbeides prosjektregnskap for alle investeringprosjekter. Budsjettvedtak som skal dekke flere investeringer skal føres med ulike prosjektnummer. Det skal budsjetteres på lavest mulig nivå (brutto utgifter), slik at det er mulig å hente ut prosjektrapporter som gjør det mulig å analysere avvik mellom budsjett og regnskap. Når det gjelder finansiering anbefaler veileder om budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap utgitt av KRD oktober 2011 en felles finansiering og ikke per prosjekt med unntak av øremerkede midler. Prosjektregnskapet bør settes opp i henhold til spesifikasjonene i anbud/tilbud. Prosjektregnskapet bør vise hva som er opprinnelig bevilgning, og hva som er tilleggs bevilget. Når det gjelder finansieringen anbefales det felles finansiering jmf. punktet overfor. Oppfølging av totalrammen på prosjektene skjer i prosjektregnskapet, og ikke ved årsbudsjettet. Rapporteringen skal skje med jevne mellomrom, og minst to ganger per år, dvs. per tertial Tilleggsbevilgning Dersom det er behov for tilleggsbevilgning på et investeringsprosjekt, skal det legges frem sak for samkommunestyret med forslag til finansiering før budsjettet er brukt opp Administrasjonssjefen har fullmakt til å stoppe investeringsprosjekt som det ikke er budsjettmessig dekning for 8.14 Overtaking Investeringsprosjektet er ferdig når man har skrevet under overtakelsesforretning, eller at kjøper har overtatt det fulle ansvar(ansvar og risiko er overført). Det skal utarbeides byggedokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold for byggeprosjekt før overtakelsesforretning gjøres Løpende rapportering av regnskapet gjennom året Det skal foretas en løpende rapportering til kommunestyret. Rapporteringen skal skje med jevne mellomrom, og minst to ganger per år, dvs. per tertial. Det skal redegjøres for utviklingen i inntekter og utgifter sammenholdt mot det vedtatte årsbudsjettet. I den løpende rapporteringen skal det som et minimum vises påløpte utgifter (regnskaps tidligere år og hittil i år) og kostnadsramme (opprinnelig og justert budsjett), avvik samt endringer i prognose dersom det viser seg å være behov for å justere disse. I henhold til veileder om budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap utgitt av KRD oktober 2011 er det anbefalt at man kun skal fokusere på avvik fra budsjettet. Dette for å bedre skille mellom oppfølging av budsjett og oppfølging av selve prosjektregnskapet, som legges fram som egen sak. Dersom det foreligger nevneverdige avvik fra årets budsjett skal administrasjonssjefen fremme forslag til korrigerende tiltak. Korrigerende tiltak innarbeides som en del av tertialrapporten Sluttregnskap Det skal utarbeides sluttregnskap for ethvert investeringsprosjekt 27 72

73 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Et sluttregnskap for investeringsprosjektene er den endelige avrapportering av prosjektets utgifter. Det skiller seg ut fra løpende rapportering ved at disse kan være summariske oppstillinger over alle investeringsprosjekter. Sluttregnskapet legges frem for samkommunestyret i forbindelse med fremleggelsen av 1. årsmelding etter at overtakelsesforretning har funnet sted, eller når ansvar og risiko er utført. Sluttregnskapet bør vise hva som er opprinnelig bevilgning, og hva som er tilleggs bevilget, regnskap og avvik. Dersom det påløper utgifter etter at sluttregnskapet er fremlagt, og dette ikke dekkes av garantibestemmelsene må eventuelle tilleggsutgifter hjemles i eget budsjettvedtak og rapporteres i samsvar med kommunens bestemmelser i henhold til dette reglementet. Dekking av udekket/disponering av udisponert gjøres i forbindelse med det enkelte års behandling av årsregnskapet, eventuelt i forbindelse med budsjettjusteringssaker. Heller ikke samlede besparelser vil være aktuelt å behandle i prosjektsammenheng Finansiering av investeringsregnskapet Årets investeringsutgifter skal finansieres med følgende finansieringskilder i prioritert rekkefølge: 1. Årets investeringsinntekter (tilskudd og salg av anleggsmidler m.m.) 2. Bruk av bundet investeringsfond 3. Bruk av lånemidler 4. Bruk av ubundet investeringsfond 5. Overføring fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet 8.18 Finansielle leieavtaler Finansielle leieavtaler skal behandles som øvrige investeringer, og må behandles av samkommunestyret, samt de øvrige kommunestyrene i samkommunen Rebudsjettering Dersom det skjer endringer i budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal samkommunestyret foreta nødvendige endringer i budsjettet. Ved vesentlig svikt i budsjetterte inntekter eller ved vesentlig svikt i budsjetterte utgifter skal administrasjonssjefen umiddelbart legge fram sak slik at samkommunestyret får vedtatt nødvendige endringer i årsbudsjettet. Vedtak om endringer vil også være påkrevd selv om den totale budsjettbalansen ikke er forrykket. Forsinkelser eller forsering av investeringsprosjekter som påvirker samkommunestyrets bevilginger innarbeides i et revidert budsjett når avvikene tilsier det. Tilsvarende gjelder for forventninger om kostnadsøkninger/-reduksjoner eller inntektsreduksjoner/-økninger. Herunder må budsjetterte prosjekter som ikke er iverksatt eller fullført innenfor planlagt budsjettår tas med i årsbudsjettet for påfølgende år, enten i det ordinære budsjettvedtaket eller i forbindelse med en budsjettregulering

74 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Fullmakt om låneopptak Samkommunestyret og kommunestyrene i samkommunen vedtar selv rammen for opptak av lån. For resterende bruk av lån benyttes ubrukte lånemidler, som må vedtas av samkommunestyret og kommunestyrene. Administrasjonssjefen delegeres fullmakt til å ta opp lån og godta rentebetingelsene og øvrige rentebetingelser for nye lån til investeringsprosjekter i henhold til budsjettet, samt undertegne lånedokumentene. Avdragstiden tilpasses bestemmelsene i kommuneloven 50 nr. 7 a) 8.21 Note om investeringsprosjekter Som note til årsregnskapet skal det tas med en investeringsoversikt som viser større pågående prosjekter knyttet til nybygg og anleggsinvesteringer. I veileder om budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap utgitt av KRD oktober 2011 bør noten inneholde oppstartsår, antatt ferdigstillelses år, regnskapsført tidligere år, regnskapsført i år og sum regnskapsført for enkeltprosjekter/rammer Opplysninger i årsberetningen Vesentlige avvik omtales i årsberetningen. Her vil det være aktuelt å omtale om årets avvik skyldes tidsforskyvning, kostnadsoverskridelser eller besparelser, eller andre avvik fra forutsetningene i budsjettet. Vesentlige avvik fra totalkostnadsramme omtales særskilt. Avvik fra budsjettet på inntektssiden knyttes til regnskapsskjema 2A, som er på totalnivå

75 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Finansreglement 9.1 Hensikten med reglementet Reglementet skal gi rammer og retningslinjer for samkommunens finansforvaltning. Reglementet utgjør en samlet oversikt over de rammer og begrensninger som gjelder, og underliggende fullmakter/instrukser/rutiner skal hjemles i reglementet. Reglementet definerer de avkastnings og risikonivå som er akseptable for plassering og forvaltning av likvide midler og midler beregnet for driftsformål, opptak av lån/gjeldsforvaltning og plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva. 9.2 Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for Midtre Namdal Samkommune. 9.3 Hjemmel og gyldighet Hjemmel Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. September 1992, 52 nr. 2. Ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning fastsatt av KRD 9.juni 2009, gjeldende fra 1. juli Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunen Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla, kap Gyldighet Reglementet trer i kraft fra og med Finansreglementet skal vedtas minst en gang i hver samkommunestyreperiode. Samkommunestyret delegerer gjennom dette reglementet til administrasjonssjefen å utarbeide detaljerte instrukser innenfor nødvendige områder og å utøve finansforvaltningen i henhold til reglement. 9.4 Forvaltning og forvaltningstyper I samsvar med bestemmelsene i forskriften om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning skal reglementet omfatte forvaltningen av alle kommunens finansielle aktiva (plasseringer) og passiva (rentebærende gjeld). Gjennom dette finansreglementet er det vedtatt målsettinger, strategier og rammer for: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler 9.5 Formålet med kommunens finansforvaltning Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. Reglementet skal ivareta grunnprinsippet i kommunelovens formålsbestemmelse om optimal utnyttelse av kommunens tilgjengelige ressurser med sikte på å kunne gi et best mulig tjenestetilbud

76 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Dette søkes oppnådd gjennom følgende delmål: Kommunen skal til en hver tid ha likviditet (inkludert trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelser. Plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene. Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad innenfor definerte krav til refinansieringsrisiko og renterisiko, hensyntatt behovet for forutsigbarhet i lånekostnader. Kommunens finansielle posisjoner skal forvaltes som en helhet hvor en søker å oppnå lavest mulig netto finansutgifter over tid samtidig som det sikres størst mulig forutsigbarhet i kommunens finansielle stilling. 9.6 Generelle rammer og begrensninger Kommunestyret skal selv gjennom fastsettelse av dette finansreglementet, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko, jfr. Kommunelovens 52. Reglementet skal baseres på kommunens egen kunnskap om finansielle markeder og instrumenter. Administrasjonssjefen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for. Det tilligger administrasjonssjefen å inngå avtaler i overensstemmelse med dette reglementet. Det tilligger administrasjonssjefen med hjemmel i dette finansreglementet, å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finansforvaltning. Kommunen kan i sin finansforvaltning benytte seg av andre finansielle instrumenter, såkalte avledede instrumenter/derivater. Slike instrumenter skal være konkret angitt under de enkelte forvaltningsformer og må benyttes innenfor risikorammene for underliggende aktiva eller gjeld og skal inngå ved beregning av finansiell risiko. Konkrete rammer for forvaltning av henholdsvis kommunens midler til driftsformål (inkl. ledig likviditet), gjeldsporteføljen og langsiktige finansielle aktiva omtales i fortsettelsen hver for seg. 9.7 Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Kommunens midler til driftsformål (herunder ledig likviditet) i bankinnskudd, pengemarkedsfond og rentebærende verdipapirer med kort løpetid. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner (NOK). Kommunen kan inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav om kredittvurdering. Det kan gjøres avtale om trekkrettighet

77 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Driftslikviditet Kommunes driftslikviditet skal plasseres i kommunens hovedbank, eventuelt supplert med innskudd i andre større spare eller forretningsbanker med forvaltningskapital som overstiger minimum NOK 2 MRD. Kommunen skal til enhver tid ha en tilgjengelig driftslikviditet (inkl eventuelle trekkrettigheter) som minst er like stor som forventet likviditetsbehov i de neste 90 dager. All likviditet utover dette utgjør overskuddslikviditet. Kommunens driftslikviditet skal være plassert på bankkonto og tilgjengelig med maksimalt 2 bankdagers varsel. Ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser, fratrukket estimerte innbetalinger, de nærmeste 3 måneder, kan plasseres etter følgende retningslinjer: Innskudd i bank For bankinnskudd gjelder følgende begrensninger: Tidsbinding kan ikke avtales for en periode på mer enn 6 måneder Overskuddslikviditet kan plasseres i: a) Innskudd i norske finansinstitusjoner og utenlandske finansinstitusjoner etablert i Norge. Finansinstitusjonene skal ha en forvaltningskapital på minimum NOK 2 MRD. b) Pengemarkedsfond i norske kroner og som kun investerer i papirer/plasseringer som er nevnt under punktene over, som tillates markedsført i Norge av Kredittilsynet Andeler i pengemarkedsfond For plassering i pengemarkedsfond gjelder følgende: a) Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern. b) Det skal kun plasseres i fond med rentefølsomhet er lik eller mindre enn 1,0. c) Ingen av fondets enkeltpapirer skal ha lavere kredittrating enn BBB- ( investment grade ), eller de skal være vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet. d) Det skal ikke være begrensninger på uttaksretten i fondene som benyttes, og midlene skal alltid være tilgjengelige på få dager. e) Den vektede gjennomsnittlige løpetiden for kreditten i et enkelt pengemarkedsfond skal ikke overstige 1,5 år Direkte eie av verdipapirer. Direkte eie av verdipapirer anbefales ikke Felles plasseringsbegrensninger Kommunens samlete innskudd i bank/kredittinstiusjon (inklusive direkte eie av verdipapirer utstedt eller garantert av institusjonen) skal ikke overstige 2 % av institusjonens forvaltningskapital. Kommunens eierandel i et pengemarkedsfond skal ikke overstige 5 % av fondets forvaltningskapital

78 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Rapportering Administrasjonssjefen skal i forbindelse med tertialrapportering pr 30. april og pr 31. august, legge frem rapporter for kommunestyret som viser status for forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. I tillegg skal administrasjonssjefen etter årets utgang legge frem en egen rapport for kommunestyret som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. Denne rapporten må legges fram for kommunestyret innen 01. mars. Rapporten skal ta utgangspunkt i følgende tabell: Innskudd hos hovedbankforbindelse Andelskapital i pengemarkedsfond - Fond 1 - Fond 2 Innskudd i andre banker x x x x Mill NOK % Mill NOK % Mill NOK % Mill NOK Samlet kortsiktig likviditet 100 % 100 % 100 % 100 % Avkastning siden x-1 Benchmark rente avkastning (ST1X) Bekreftelse på enkelteksponering 2 % av forvaltningskapital Bekreftelse på fondseksponering 5 % av forvaltningskapital Største enkeltinnskudd NOK? mill NOK? mill NOK? mill NOK? mill Største enkeltplassering NOK? mill NOK? mill NOK? mill NOK? mill % ST1X er en statssertifikatindeks med varighet/durasjon lik 0,25 år - 3 mnd. Rapporten skal i tillegg angi følgende: Administrasjonssjefens kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering. Administrasjonssjefens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikoramme i finansreglementet

79 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Vedtak om opptak av lån Kommunestyret fatter vedtak om opptak av nye lån i budsjettåret. Slik vedtak skal som minimum angi: Lånebeløp Nedbetalingstid Med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak skal det å gjennomføre låneopptak, herunder godkjenning av lånevilkår, og for øvrig forvaltning av kommunens innlån etter de retningslinjer som framgår av dette reglementet, og i tråd med bestemmelsene i Kommunelovens 50 om låneopptak Valg av låneinstrumenter Det kan kun tas opp lån i norske kroner. Lån kan tas opp som direkte lån i offentlige og private finansieringsinstitusjoner, samt i livselskaper. Det er også adgang til å legge ut lån i sertifikat og obligasjonsmarkedet. Lån kan tas opp som åpne serier (rammelån) og uten avdrag (bulletlån). Dette reglementet gjelder også ved finansiell leasing Tidspunkt for låneopptak Låneopptakene skal vurderes opp mot likviditetsbehov, vedtatt investeringsbudsjett, forventninger om fremtidig renteutvikling og generelle markedsforhold Konkurrerende tilbud Låneopptak skal søkes gjennomført til markedets gunstigste betingelser og være i henhold til regelverk om offentlige anskaffelser. Prinsippet kan fravikes ved låneopptak i statsbank (f.eks etableringslån i Husbanken) Valg av rentebindingsperiode bruk av sikringsinstrumenter Styring av låneporteføljen skal skje ved å optimalisere låneopptak og rentebindingsperiode i forhold til oppfatninger om fremtidig renteutvikling og innenfor et akseptabelt risikonivå gitt et overordnet ønske om forutsigbarhet og stabilitet i lånekostnader. Forvaltningen skal legges opp i henhold til følgende: a) Refinansieringsrisikoen skal reduseres ved å spre tidspunkt for forfall b) Gjennomsnittlig gjenværende rentebinding på samlet rentebærende gjeld skal til en hver tid være mellom 1 og 5 år. c) Gjeldsporteføljen skal ha en fastrenteandel på minimum 25 % (lån med rentebinding 1 år fram i tid og over). For å oppnå ønsket rentebinding, gis det anledning til å ta i bruk framtidige renteavtaler(fra) og rentebytteavtaler(swap). Rentesikringsinstrumentene kan benyttes i den hensikt å endre renteeksponeringen for kommunens lånegjeld. Forutsetninger for å gå inn i slike kontrakter skal være at en totalvurdering av renteforventninger og risikoprofil på et gitt tidspunkt, tilsier at slik endring er ønskelig

80 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Det er ikke tillatt å løsrive derivathandelen fra den øvrige finansforvaltningen, og beregninger under punkt b) skal inkludere FRA og SWAP-kontrakter. Hensikten bak hver derivatkontrakt skal dokumenteres, og kontraktene skal knyttes til underliggende lån eller låneportefølgje. Det skal kun benyttes større banker med bred dokumentert erfaring innenfor dette området, som motpart ved slike kontrakter Størrelse på enkeltlån spredning av låneopptak Forvaltningen legges opp i henhold til følgende: a) Låneporteføljen skal bestå av færrest mulig lån, dog slik at refinansieringsrisikoen ved ordinære låneforfall begrenses. b) Under ellers like forhold vil det være formålstjenlig at kommunen fordeler låneopptakene på flere lånegivere Rapportering Administrasjonssjefen skal i forbindelse med tertialrapportering pr. 30. april og pr. 31. august rapportere på status for gjeldsforvaltningen. I tillegg skal administrasjonssjefen etter årets utgang legge frem en egen rapport for kommunestyret i februar som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. Rapportene skal ta utgangspunkt i følgende tabell: Lån med pt rente Lån med NIBOR basert rente Lån med fast rente Rentebytteavtaler: - Avtaler med mottatte renter - Avtaler med avgitte renter Finansiell leasing Samlet langsiktig gjeld Effektiv rentekostnad siden x-1 Benchmark rente kostnad (ST4X) x x x x Mill NOK % Løp etid 100 % Mill NOK % Løp etid 100 % Mill NOK % Løpe tid * 100 % MillN OK Antall løpende enkeltlån Største enkeltlån NOK? mill NOK? mill NOK? mill NOK? mill *Løpetid i følge forskrift % Løp etid 100 % 35 80

81 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 ST4X er en statssertifikatindeks med varighet/durasjon lik 3 år. For gjeldsforvaltningen skal det i tillegg rapporteres om følgende: Opptak av nye lån (inkl. avtaler om finansiell leasing) i forrige tertial Inngåtte FRA er og SWAP kontrakter i forrige kvartal Refinansiering av eldre lån i forrige tertial. Administrasjonssjefens kommentarer knyttet til endring i risikoeksponering, gjenværende rentebinding og rentebetingelser i forhold til kommunens økonomiske situasjon og situasjon i lånemarkedet, samt forestående finansierings - /refinansieringsbehov. Administrasjonssjefens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva Investeringsrammer Midtre Namdal samkommune har ikke rammer for plassering av langsiktige finansielle aktiva Konstatering av avvik og vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko Konstatering av avvik Ved konstatering av avvik mellom faktisk finansforvaltning og finansreglementets rammer, skal slikt avvik umiddelbart lukkes. Avviket slik det har framstått, og eventuelt økonomisk konsekvens av avviket dersom dette er større enn NOK 1 mill, skal uten ugrunnet opphold rapportertes til kommunestyret sammen med forslag til rutineendringer som vil redusere sannsynligheten for slikt avvik i fremtiden. Dersom den konstaterte økonomiske konsekvens av avviket er mindre enn NOK 1 mill, kan slik rapportering utestå til neste ordinære finansrapportering til kommunestyret Risikovurderinger Det skal til hver rapportering til kommunestyret gjøres følgende atskilte risikovurderinger: Renterisikoen for plasseringer av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål og gjeldsporteføljen sett i sammenheng, o En netto gjeldsbetraktning som viser kommunens regnskapsmessige renterisiko angitt i NOK ved en % -andel generell endring i rentekurven Kvalitetssikring Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne sted ved hver endring av reglementet, og før kommunestyret vedtar nytt, endret finansreglement. I denne sammenheng skal det også rapporteres på utført kvalitetssikring av rutinene, som del av den årlige rapporteringen. Finansforskriften pålegger kommunestyret å la uavhengig kompetanse vurdere om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i finansforskriften. Kommunen skal sørge for at rutiner er etablert og etterleves slik at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift med merknader, og at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Det skal herunder etableres rutiner for vurdering og håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning skal vurdere rutinene

82 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne sted ved hver endring av reglementet, og før kommunestyret vedtar nytt, endret finansreglement. I denne sammenheng skal det også rapporteres på utført kvalitetssikring av rutinene. Administrasjonssjefen pålegges ansvar for at slike eksterne vurderinger innhentes

83 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Fondsmidler Samkommunens fondsmidler er delt i fire grupper Bundne kapitalfond Ubundne kapitalfond Ubunden driftsfond Bundne driftsfond De bundne fondene er øremerkede statstilskudd eller andre tilskudd/prosjektmidler som mottas til konkrete tiltak /prosjekt. De ubundne fondene kan samkommunestyret disponere etter vedtak Avsetning til fond Samkommunen plikter å sette av til bundne driftsfond ikke disponerte midler som etter lov eller forskrift er pålagt nytte til bestemte formål. Avsetning til ubundne fonds til bruk for senere budsjettår kan kun skje dersom regnskapet for samkommunen viser et regnskapsmessig overskudd. Dette kan skje etter at budsjetterte og pliktige avsetninger er gjennomført. Økonomisjefen har fullmakt til å gjøre slike avsetninger ved regnskapsavslutningen. Inntekter ved salg av fast eiendom eller anleggsmidler avsettes på ubundet kapitalfond Bruk av fond Bruk av ubundet kapitalfond vedtas av samkommunestyret. Bruk av ubundet disposisjonsfond/driftsfond vedtas av samkommunestyret. Administrasjonssjefen har fullmakt til å disponere bundne drifts og kapitalfond til konkrete tiltak/prosjekt/formål

84 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August Innkjøp Alle deltakerkommunene i Midtre Namdal Samkommune har inngått avtaler med Nord-Trøndelag Fylkeskommune om innkjøpssamarbeid. Dette gjelder både bistand og veiledning på innkjøpsavtaler og anbudsprosesser samt muligheter for å tiltre fylkeskommunens innkjøpsavtaler. Økonomisjefen vil være innkjøpsansvarlig i Midtre Namdal Samkommune, og dermed være samkommunens kontaktperson mot fylkeskommunen. Dette innebærer at økonomisjefen kan pålegge enhetene å følge dette reglement samt at økonomisjefen også har et rådgivende veiledningsansvar overfor enhetene. Avgjørelse om innkjøp tas i årsbudsjettet ved tildeling av budsjettrammer. Innkjøp innenfor vedtatte budsjett delegeres til administrasjonssjefen. For innkjøp ut over vedtatt budsjett må saken avgjøres av Midtre Namdal Samkommunestyre Formål og omfang Formålet med reglementet er å sikre at alle anskaffelser til Midtre Namdal Samkommune utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Reglementet gjelder for alle innkjøp av varer, tjenester og bygge og anleggsarbeider for eller på vegne av Midtre Namdal Samkommunes virksomheter Ansvar Administrasjonssjefen er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av dette reglementet. Administrasjonssjefen har ansvaret for både at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger reglementet, og at det er rutiner innenfor virksomhetene i samkommunen som ivaretar reglementet Generelle krav til innkjøpsarbeidet Begrepsdefinisjoner: Anskaffelse anleggsarbeider. Engangskjøp Et kjøp eller en forpliktelse av varer, tjenester eller bygge og Kjøp av varer eller tjeneste som ikke utføres mer enn en gang i året Nasjonal grenseverdi Den verdi som til enhver tid fastsettes i Forskrift om offentlige anskaffelser, som grensen oppad for direkte anskaffelser (ref 11-2 i forskrift om offentlige anskaffelser, fra ref 2-1). Verdien fastsettes av Fornyings og administrasjonsdepartementet og innkjøpssjefen oppdateres ved endringer i denne verdien. (per 2006 er denne lik NOK eks mva) Økonomisk mest fordelaktig tilbud: Det tilbud som for Midtre Namdal Samkommune er mest fordelaktig mht totaløkonomi, hvor selve anskaffelseskostnaden og service -, bruks -,avhendings -, og tilleggskostnader som anskaffer forårsaker vurderes. Definisjon av de ulike kjøpstypene: 39 84

85 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Små engangs kjøp Med små engangskjøp menes akutte småanskaffelser som ikke kan planlegges eller samles opp på en samlefaktura og med verdi mindre eller lik 500,- NOK. Hensikten med denne bestemmelsen er å unngå fakturering av småbeløp, som påfører både kjøper og leverandør unødvendige behandlingskostnader. Mindre engangskjøp Mindre engangskjøp er engangskjøp med verdi mindre enn ,- NOK eks. mva. Hensikten med denne bestemmelsen er at det ved kjøp av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig. Det skal likevel legges vekt på konkurranseprinsippet. Mellomstore engangskjøp Mellomstore engangskjøp er engangskjøp med verdi mellom ,- NOK eks. mva og den nasjonale grenseverdien. Det skal legges vekt på konkurranse og likebehandlingsprinsippet, og det er krav om skriftlige tilbud som skal oppbevares i kontrollerbar tilstand, med skriftlig aksept av antatt tilbud. Det skal innhentes tilbud fra minst tre forskjellige leverandører så sant dette er praktisk mulig. Det skal føres en anskaffelsesprotokoll fra prosessen. Hensikten med denne bestemmelsen er at det ved kjøp av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig, samtidig som konkurranseprinsippet og en viss skriftlighet i prosessen ivaretas. Store engangskjøp Engangskjøp med verdi større eller lik den nasjonale grenseverdien. I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser er dette kjøp over den nasjonale grensen og det er spesielle rutiner som skal følges for dette. Regelmessige leveranser Er det regelmessige leveranser med verdi større eller lik ,- NOK eks mva/år, skal valg av leverandør skje i følge forskrift om offentlige anskaffelser. Ved kjøp av denne typen bør det overveies om det er hensiktsmessig å komme fram til en flerårig rammeavtale for leveransen. I så tilfelle vil videre kjøp av denne typen varer og tjenester falle inn under leveranse innenfor rammeavtaler. Er leveransene av mindre størrelse følges rutinen for mindre engangskjøp. Rammeavtaler Kommuneovergripende rammeavtaler på vegne av den enkelte deltakerkommune kan kun inngås av Midtre Namdal Samkommune. Den samlede verdi av en planlagt flerårig rammeavtale er da grunnlaget for kjøp i henhold til mellomstore engangskjøp eller store engangskjøp. Ved planlegging av en anskaffelse skal det tas hensyn til: Anskaffelsens virkning på helse, miljø og sikkerhet Ta hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen, herunder de avhendelses eller kondemneringsproblemer som kan oppstå, i henhold til Miljøveileder til regelverket for offentlige anskaffelser (2004)

86 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August CDC4/$FILE/Miljøveileder.pdf Universell utforming med tanke på best mulig tilgjengelighet for flest mulig brukere Alle anskaffelser skal Utføres i hht gjeldende lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter Utføres i hht relevante gjeldende lover, forskrifter og standarder innenfor aktuelt fag, bransje eller sektor og gjeldende HMS regelverk Utføres i hht samkommunens til enhver tid gjeldende etiske retningslinjer og med høy integritet Utføres i hht samkommunens til enhver tid gjeldende alminnelige vilkår for kjøp av henholdsvis handelsvarer og tjenester Utføres i hht samkommunens til enhver tid gjeldende regler for innkjøp og forbruk under deltakerkommunenes miljøaspekter som er vedtatt gjennom kommunenes miljøpolitikk Der det er mulig, vurderes ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Det er ikke tillatt å ta forbehold om politisk godkjenning av innkjøpet ved utforming av konkurransegrunnlag. Mao det må foreligge politisk vedtatt godkjent finansiering av innkjøpet ved utforming av konkurransegrunnlaget. Samkommunens leverandører må Oppfylle alle offentlige krav om registrering Til enhver tid være à jour med alle offentlige økonomiske krav Følge MVA-lovens retningslinjer for fakturaens innhold og beskrivelse Ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og de skal ha lønns og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan ansees normalt i området 11.4 Kjøpstype inndeling For at det skal bli enklere å forholde seg til reglementet, er kjøpene delt inn i typer. Beløpsgrensen skal praktiseres ut fra totalkostnadsvurdering. Det er ikke tillatt å dele opp kjøp i prosjekter eller lignende for å komme under eksempelvis den nasjonale grenseverdi, og det er samkommunen eller prosjektet som helhet som skal vurderes i denne sammenheng. Beløpsgrensene beregnes eksklusiv merverdiavgift Viktige prinsipper for innkjøpsarbeidet Nedenfor belyses viktige prinsipper som den enkelte utfører skal basere sine innkjøp på: Konkurranseprinsippet. Ethvert kjøp skal så sant det er mulig baseres på konkurranse. Det er den enkelte utfører som er ansvarlig for å dokumentere at det skjer (og har bevisbyrden). Forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Utvelgelse gjennom objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Likebehandling. Direkte eller indirekte forskjellsbehandling av tilbydere på grunn av deres nasjonalitet eller geografisk tilhørighet skal ikke finne sted

87 Forslag til økonomireglement for Midtre Namdal Samkommune August 2012 Forretningsmessighet. Alle anskaffelsesprosesser skal utføres etter samkommunens etiske retningslinjer og høy forretningsetikk. Fortrolig saksbehandling. Det skal hindres at konfidensiell informasjon vedrørende anskaffelsesarbeidet kommer uvedkommende til kunnskap. Spredning av slik informasjon under saksbehandlingen skal derfor begrenses til det strent nødvendige. Habilitet. Her gjelder forvaltningslovens regler om habilitet. Ved anskaffelser med verdi større enn NOK eks mva bør ikke saksbehandling og beslutning ivaretas av en og samme person alene, men utføres med flere personer involverte i prosessen. Oppstår det uenighet mellom partene skal tvisten avgjøres av administrasjonssjefen

88 Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2010/ Saksbehandler: Kari-Anne Husvåg Flått Saksframlegg Referatsaker og orienteringer Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommunestyre 5/ Administrasjonssjefens innstilling Referatsaker tas til orientering. Orienteringer: a) Nord-Trøndelag Fylkeskommune. Orientering om regional plan for arealbruk. Referatsaker: 1. Referat fra elektronisk møte i komité miljø og landbruk Referat fra møte i komité helse, barn og velferd Referat fra møte i kontrollutvalget Referat fra møte i kontrollutvalget

89 Midtre Namdal samkommune Miljø og landbruk Komiteens medlemmer Vår ref: Deres ref Saksbehandler Dato 2012/41-8 Jo Magnus Saugen Referat fra elektronisk møte i komiteen for miljø og landbruk Deltakende komitemedlemmer: Randi Dille, Trond Petter Ristad, Jarle Elden, Nina Edel Damås, Lill Solvi, Marika Aakervik Pedersen og Ragnar Prestvik Saker til behandling: 1. Klage etter endring av vedtak om jakttider på Otterøya. Marika Aakervik Pedersen fremmet følgende forslag til innstilling: Samkommunen søker ikke begrensninger i jakttiden på Otterøya. Med dette vil Otterøya få samme jakttider som øvrige deler av Namdalen. Ved alternativ avstemming mellom administrasjonssjefens innstilling og forslaget fra Marika Aakervik Pedersen, ble administrasjonssjefens forslag til vedtak vedtatt med 6 stemmer mot 1 stemme for Marika Aakervik Pedersen sitt forslag. Komiteens innstilling til vedtak: Administrasjonssjefens forslag til innstilling vedtas. Vår ref. 2012/41 8 bes oppgitt ved henvendelse Med hilsen Jo Magnus Saugen Jordbrukssjef Postadresse Besøksadresse Telefon Kontonr Postmottak Administrasjonsbygget Servicebygget Bank: OVERHALLA Telefaks Skatt: E-post: Org.nr postmottak@overhalla.kommune.no 89

90 Side 2 av 2 Eksterne kopimottakere: Komiteens varamedlemmer Ella Skjærvik Interne kopimottakere: Rønnaug Aaring Administrasjonssjefen Tor Brenne Administrasjonssjefen Ansatte ved miljø og landbruk 90

91 Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Notat Til: Til komiteens medlemmer Fra: Tor Brenne Referanse 2012/ Dato Referat fra møte i komité helse, barn og velferd Faste medlemmer som møtte: Marit Haukø, Steinar Lyngstad, Kjersti Tommelstad, Mai Kristin Skaret Engblom, Eva Tranås, Jorun Hansen. Forfall: Tom Prytz Tilstede andre: Ass. administrasjonssjef Tor Brenne, leder MNS barnevern Karing Bergstrøm, prosjektleder Anne Kristin Melgård og prosjektleder Eva Fiskum Sak 14/12. Samkommunestyresak: Vertskommuneavtaler for legevaktordningen i Namdalen (LINA). Administrasjonssjefens innstilling: Midtre Namdal samkommunestyre godkjenner at det inngås vertskommuneavtaler for legevaktsordningen i Namdalen (LINA) med virkning fra Samkommunestyret godkjenner den framlagte samarbeidsavtalen og bemyndiger administrasjonssjefen å underskrive avtalene. Innstilling fra komité helse, barn og velferd til samkommunestyret: Midtre Namdal samkommunestyre godkjenner at det inngås vertskommuneavtaler for legevaktsordningen i Namdalen (LINA) med virkning fra Samkommunestyret godkjenner den framlagte samarbeidsavtalen og bemyndiger administrasjonssjefen å underskrive avtalene. Sak 15/12. Oppfølging av konferansen om Sjumilssteget Fra administrasjonens side er det planlagt en oppfølging med ansattegrupper i tverrfaglige team og samarbeidsfora med en ekstern prosesskonsulent. Spørsmålet er om det skal tas et politisk 91

92 Side 2 av 2 initiativ til et strukturert og politisk forankret utviklingsprosjekt etter modell fra Sjumilssteget i Midtre Namdal. Komiteen ber barnevernprosjektet om å utarbeide et forprosjekt der det skisseres et sjumilssteg i Midtre Namdal der en koordinator innarbeides som et av tiltakene. Det kommer også et initiativ fra politirådet i Namdalseid om en temadag på området som kan innarbeides i forprosjektet. Sak 16/12. Status i barnevernet Barnevernleder Karin Bergstrøm og prosjektleder Anne Kristin Melgård orienterte. Alle 14,35 stillinger er besatt. Det er gjennomført en brukerundersøkelse blant barnevernsbarn over 9 år. Gode tilbakemeldinger fra barna. Største utfordring er å gi god nok informasjon. 300 meldinger i Det er utarbeidet statistikk som viser hvem som melder. Politi og helse melder oftest. Få meldinger fra skole og barnehage. Det arbeides med hvordan vi kan få opp denne andelen. Fylkesmannen har påpekt at vi har fristoverskridelser på flere områder. Det arbeides på flere områder for å lukke avvikene. Barnevernleder gikk igjennom ulike aspekter som har innvirket på hvorfor det fortsatt er mange fristbrudd. Komiteen ber om halvårlige rapporter framlagt for komiteen. Utviklingsprosjektet kommer også tilbake til komiteen med en diskusjon om rapporteringssystemene til komité, samkommunestyre og kommunestyrer. Sak 17/12. Samhandlingsreformen. Midtre Namdal og ø-hjelpskravet i helse og omsorgsloven Prosjektleder Eva Fiskum orienterte. PP-presentasjonen legges med referatet. Statusrapport om situasjonen som følge av Overhalla nå søker om godkjenning av akutt-tilbudet som ø-hjelp etter helse- og omsorgsloven ble presentert og konsekvensen for prosjektet og kommunene i prosjektet ble diskutert. Saken skal tas opp i et møte med ordfører, rådmenn og helse- og omsorgssjefer 27. juni. Beslutningen i Overhalla betyr at også de andre kommunene nå må ta en beslutning om hvordan de skal løse dette kravet i loven, om det skal løses enkeltvis eller om noen kommuner ønsker å samarbeide om tiltaket. Komiteen ber om at det legges fram en vurdering av hvordan legevakten fungerer bl.a. i forhold til bruken av turnusleger og vikarer samt hvilken rolle legevaken skal ha i den framtidige samhandlingsreformen. Sak 18/12. Eventuelt Ingen saker til eventuelt Med hilsen Tor Brenne Ass. administrasjonssjef 92

93 Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 12. april 2012 Møtetid: Kl Møtested: Namsos kommune, møterom Lyon Saker: /12 Av 4 medlemmer møtte 3 Følgende medlemmer møtte Hilde Vatnar Selnes Nils Kristian Lie Egill Vatne Forfall Ann Gregersen meldte forfall like før møtestart. Varamedlem kunne ikke innkalles. Andre Svein-Arne Myrvold, KomSek Trøndelag IKS Sissel Mikalsen, KomRev Trøndelag IKS Merknader Ingen. Underskrifter Hilde Vatnar Selnes Leder Nils Kristian Lie Medlem Egill Vatne Medlem 93

94 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 008/12 Referatsaker 009/12 Orientering fra administrasjonen 010/12 Orientering fra revisor 011/12 Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon , oppstart 012/12 KUs uttalelse til Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for 2011 Eventuelt 2 94

95 SAK 008/12 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 001/ Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 FKT Fagkonferanse Forum for Kontroll og Tilsyn i Trondheim juni 2012 Saksbehandlers forslag til vedtak De fremlagte referater tas til orientering. Forslag i møtet Ingen. Avstemming Enstemmig. Kontrollutvalgets vedtak De fremlagte referater tas til orientering. SAK 009/12 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 009/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Ingen. Behandling Ingen fra administrasjonen møtte. 3 95

96 SAK 010/12 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 010/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Ingen. Orientering om Revisjonsnotat 2011 til administrasjonssjefen, Unntatt offentlighet, offl. 13, kl. 78 nr. 7. Forslag i møtet Saksbehandler foreslår et punkt 2 i vedtaket: Kontrollutvalget ber om at de avvik som er nevnt i revisjonsnotatet blir lukket, og at det meldes skriftlig tilbake til kontrollutvalget når det er gjort. Avstemming Enstemmig. Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at de avvik som er nevnt i revisjonsnotatet blir lukket, og at det meldes skriftlig tilbake til kontrollutvalget når det er gjort. SAK 011/12 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON , OPPSTART Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. 4 96

97 2. Kontrollutvalget inviterer ordfører og administrasjonssjef til en dialog om forvaltningsrevisjon. 3. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår Vedlegg Eksempler på mulige temaer og spørsmål i et forvaltningsrevisjonsprosjekt Andre saksdokumenter ikke vedlagt - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner - Kommuneloven Forslag i møtet Punkt 2 i forslag til vedtak strykes. Avstemming Enstemmig. Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår SAK 012/12 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL MIDTRE NAMDAL SAMKOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 012/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes samkommunestyret for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Midtre Namdal Samkommunes årsregnskap for Revisjonsberetning til årsregnskapet for 2011 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Nummerert brev nr. 1 fra KomRev Trøndelag IKS etter revisjon av årsregnskapet for Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for 2011 utsendt fra kommunen 5. Midtre Namdal samkommunes årsmelding for 2011 utsendt fra kommunen 5 97

98 Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven 5. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (Forsøksforskriften) Forslag i møtet Forslag til punkt 3 i vedtaket: Kontrollutvalget har merket seg den store overskridelsen på området barnevern, og ber administrasjonen om en redegjørelse for hvilke tiltak som vil bli satt i verk for å få bedre samsvar mellom fremtidige regnskap og budsjett. Avstemming Enstemmig. Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes samkommunestyret for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget har merket seg den store overskridelsen på området barnevern, og ber administrasjonen om en redegjørelse for hvilke tiltak som vil bli satt i verk for å få bedre samsvar mellom fremtidige regnskap og budsjett. EVENTUELT Ingen saker. 6 98

99 Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 19. juni 2012 Møtetid: Kl Møtested: Namsos kommune, møterom Lyon Saker: /12 Av 4 medlemmer / varamedlemmer møtte 3 Følgende medlemmer møtte Hilde Vatnar Selnes Ann Gregersen Per Arve Lie Forfall Nils Kristian Lie meldte forfall den Per Arve Lie ble innkalt som personlig varamedlem. Egill Vatne meldte forfall den Varamedlem kunne ikke innkalles, da kommunestyret i Fosnes enda ikke har valgt nytt varamedlem til MNS kontrollutvalg. Andre Svein-Arne Myrvold, KomSek Trøndelag IKS Linda Pettersen, KomRev Trøndelag IKS Rønnaug Aaring, adm.sjef MNS, under sak 015 Tor Brenne, ass. adm.sjef MNS, under sak 015 Morten Stene, varaordfører MNS, under sak 015 Merknader Ingen. Underskrifter Hilde Vatnar Selnes Leder Ann Gregersen Nestleder Per Arve Lie Varamedlem 99