Digitale kommuner. Temahefte nr. 36. For medlemmer av Fagforbundet

Transkript

1 Digitale kommuner Temahefte nr. 36 For medlemmer av Fagforbundet

2 INNHOLD < 3 Leder < 4 7 Årets beste e-kommune < 8 11 Rissa kommune bruker gjerne Facebook i stedet for nettsiden < Ingen kjenner de digitale utgiftene ved kommunesammenslåinger < Mange fallgruver ved elektronisk rapportering på sykehjem < Kommentar: Jeg bekymrer meg for regjeringens ønske om å statliggjøre skatten < Kommentar: Digital ledelse skiller seg fra andre lederdisipliner < Det klikker for Skedsmo kommune < Ulstein kommune GPS-sporer spreke demente < Kommunens e-dialog gir innbyggerne raskt svar < Alle sekretærer kan få autorisasjon < 35 Omtaler Temaheftene er et yrkesfaglig tilbud. Her går Fagbladet dypere inn i fagene og problemstillinger knyttet til arbeidssituasjonen for medlemmer av Fagforbundet. Ansvarlig redaktør: Kirsti Knudsen. Prosjektleder: Vegard Velle. Tekst og foto: Nina Monsen, Karin Svendsen, Vegard Velle, Jørn Wad, Albert Collett, Jan Hanchen Michelsen, Greta Dalen, May Britt Haukås, Eva Kylland, June Witzøe, Erik M. Sundt, Helga Bognø og Trond Finstad. Illustrasjoner: Lars Tothammer. Layout: Fryd Forlag AS. Trykk: Aktietrykkeriet AS. Redaksjonen avsluttet 1. desember Last ned dette og andre temahefter i PDF-format på MILJØMERKET Trykksak 2

3 Leder Norske kommuner er digitale og nyskapende Enkelte politiske miljøer liker å spre myten om at det offentlige er bakpå, sidrumpa og ineffektiv. Men skjeler vi til den raskest voksende teknologien i dag, informasjonsteknologien, og bruken av denne i kommunene, stemmer bildet dårlig. Norske kommuner har de siste årene blitt svært avanserte brukere av digitale hjelpemidler. Ikke bare er de allroundere og bruker digital teknologi på mange ulike felter. De er også nyskapende,og ut vikler eller tilpasser et utall av tjenester, rutiner og informasjonskanaler til beste for innbyggerne og ansatte. Kommunene skal holde seg med en hel park av datamaskiner og utstyre disse med software. Maskinene må utrustes med brannmurer som holder ytre fiender ute og vennlig programvare i god funksjon inne. Dataene skal lagres på servere og i skyer. Ingenting må bli borte eller falle i gale hender. Kommunens innbyggere skal være godt informert via nettsider og Facebook. Kommunikasjonen internt og eksternt via mail, chat eller diverse debat tråder på publiserte materiell, må fungere knirkefritt. Skoler og andre arbeidsplasser forventer et vel fungerende bredbånd. Så ligger også norske ung doms skoleelever på andreplass i digitale ferdigheter, ifølge International Computer and Information Literacy Study. I tillegg kommer en hel armada av tjenester som kommunene holder i gang og utvikler, som elektroniske skjemaer, varsler og saksbehandling, digital byggesaksbehandling, åpne offentlige journaler og korrespondanse, elektroniske arkiver, geodata og kart på nett. På toppen av det hele skal folkevalgte politikere ustyres med ipader som skal oppdateres med programvare og fylles med saksdokumenter og referater fra saksbehandling og kommunestyremøter. Kanskje kan innbyggerne også se kommune styremøtene direkte via streaming. Kommuneforvaltningen er absolutt nær målet om å ha nettbaserte tjenester som viktigste kom munikasjon med innbyggere og næringsliv. Det er til å bli imponert av. Norske kommuner ligger i teten når det gjelder informasjonsteknologi, og står slett ikke tilbake for det private næringslivet, som i økende grad kan lene seg på en velfungerende offentlig infrastruktur. I temaheftet viser vi at den lille kommunen Austrheim i Hordaland klarer å vise vei og være digitalt ledende. Men det forutsetter kanskje et tett (interkommunalt) samarbeid med andre kommuner, siden datautvikling krever både penger og arbeidskraft. Regjeringen ønsker at flere kommuner skal slå seg sammen. Den digitale prislappen på slike sammenslåinger kan bli høy, fastslår Elin Wikmark Darell, IT-lederen i Værnes region-samarbeidet. Informasjonsteknologi er blitt hverdagen til kommune arbeidere, være det seg helsearbeiderne som rapporterer i Gerica eller som GPSsporer eldre pasienter med demens. Temaheftet gir et innblikk i datahverdagen i norske kommuner. God lesning. kirsti knudsen ansvarlig redaktør digitale kommuner 3

4 STARTPUNKTET: Kommunens hjemmesider er basert på en felles mal og er drevet fra samme serverpark som de andre åtte kommunene i regionen. Dette gjør det lettere å dele relevant informasjon på tvers av kommunegrensene. Årets beste e-kommune KS har siden 2006 kartlagt framdrifta innenfor digitalisering av kommunesektoren, og hvert år deler organisasjonen ut priser til de kommunene som har oppnådd de beste resultatene. Blant vinnerne i år var Austrheim. Tekst og foto: Jan Hanchen Michelsen Prisen er basert på et helhetsbilde, der kommunene blant annet selv har svart på om de har oppnådd målene i KS digitaliseringsstrategi. Og nord hordlands kommunen, som fikk prisen i kategorien «kommuner med under 5000 innbyggere», står altså på stødige bein når det gjelder offensiv IT-politikk. Faktisk ble Austrheim nummer seks totalt i KS lands statistikk. Varaordfører, prosjektkoordinator og redaktør for kommunens hjemmesider, Helge Dyrkolbotn, tok 4 digitale kommuner

5 En digitalisert kommune imot prisen, og når Fagbladet treffer ham på kommunehuset, tygger han ennå litt på juryens formuleringer. Papirløs saksbehandling og digitale arkiver Vi har kommet langt med digitalisering av planarbeid, saksdokumenter og korrespondanse, og store deler av arkivene er nå tilgjengelige digitalt, sier han, og sender straks en hilsen til nabo kom munene: At vi fikk prisen var hyggelig for oss og kanskje ikke helt ufortjent, men jeg ga beskjed til samarbeids partnerne våre om at også de måtte kjøpe kake. Austrheim har prøvd å være selvgående, og interessen lokalt har vært en drivende faktor, men vi hadde ikke klart dette alene, sier Dyrkolbotn, som har vært IT-prosjektkoordinator siden 2007 og IKTkontakt siden februar i år. Men dere har altså ikke fått farten opp på sosiale medier, hevder KS. Vel, vi har en godt besøkt Facebook-side, men vi har ikke utvidet denne delen av kommunikasjonen med innbyggerne videre. Det krever tross alt mye oppfølging og god moderering å «vedlikeholde» sosiale medier, smiler Dyrkolbotn. Småkommuner under press Austrheim kommune er en typisk kystkommune på Vestlandet, i utkanten av en region som lenge lå i skyg gen av Bergen. Dette karrige området har historisk sett vært relativt fattig sammenlignet med andre deler av fylket, og tidligere kunne arrogante byborgere behandle strilene temmelig respektløst. I dag har Nordhordland fått mye bedre kom munikasjonsmidler og svært mange nye arbeidsplasser, ikke minst innenfor oljerelaterte bransjer. I kommuner med få innbyggere blir det desto viktigere å drive effektivt og rasjonelt. En god ITsektor kan bidra til å gjøre utkantkommuner attraktive for både innflyttere og bedrifter. Men små enheter ikke kan være gode på alle tjenester. Derfor har kommunene etablert mange samarbeidssystemer: Blant disse er de interkommunale IKT-tjenestene, organisert i IKT Nordhordland (IKTNH), med Osterøy som vertskommune. Kort opp summert driver enheten med drift/vedlikehold, installasjon, rådgivning og innkjøp for samarbeids kommunene, sier Helge Dyrkolbotn. Store kostnader og store gevinstmuligheter De ni kommunene med til sammen innbyggere deler hovedlinjer for nettrafikk, har samme administrative serverløsninger, felles planleggingskartverk, felles geodatasystemer og benytter de samme webpubliseringsplattfomene, for å nevne noe. I tillegg arbeides det nå med å utvikle et e-handelssystem for kommunale innkjøp. Men billig har det ikke vært å investere i framtida. «IKT er et pengesluk,» sa varaordføreren ifølge lokal avisa Strilen under et formannskapsmøte i august. Da var IT-kostnadene på topp tre-lista over prosjekter som ble dyrere enn budsjettert. Noen uker senere ble kommunen altså hedret av KS for resultatene av det samme arbeidet, og varaordføreren tror at de framtidige gevinstene blir store. Nå rulleres for eksempel kommuneplanen. Arbeidet skjer digitalt. Kombinerte, digitale sak/ arkiv systemer, plansystemer og digitale felleskart, med konsekvensutredninger og koblinger mot nabokommunene, gjør jobben lettere. I tillegg har byggesaksetterslepet gått ned fra flere år til bortimot umiddel bar behandlingstid. Jeg er ikke i tvil om at satsingen har hevet nivået på de kommunale tjenestene mange hakk, sier Dyrkolbotn. IKTNHs tall viser at i tillegg at IT-kostnadene per innbygger nå ligger på linje med store bykommuner og godt under sammenlignbare distriktskommuner. Publikumsrettete tjenester Prosjektet innebærer også å videreutvikle de publikums rettede tjenestene. Etter hvert vil mye informasjon bli offentlig tilgjengelig via nærmeste datamaskin. I tillegg vil Austrheim gi innbyggerne private postkasser og dokumentarkiver. Folk skal < STOLT: Helge Dyrkolbotn er varaordfører, prosjektkoordinator og webredaktør for kommunens hjemmesider. Han er stolt over ITprisen, men vil også å dele æren med sine kolleger i nabokommunene. digitale kommuner 5

6 En digitalisert kommune UTKANTKOMMUNE: Austrheim satser på gode IT-tjenester som et virkemiddel for å tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innflyttere. Bildet viser monumentet på Vardetangen, Norges vestligste fastlandspunkt. FOTO: 3s/Wikimedia Commons opp leve at de felles kommunale datatjenestene munner ut i kunderettede informasjonssystemer, enten det er snakk om byggesaker, areal plan saker, over sikt over renovasjons tjenester eller noe så enkelt som å sjekke den lokale kulturkalenderen for å «se hva som skjer»: Dette siste er allerede en vel etablert tjeneste, men vi kan nok bli flinkere til å informere inn byggerne om de digitale til budene, sier Helge Dyrkolbotn. Vi har derfor startet spørre under søkelser for å finne ut hva brukerne selv ønsker. Uansett må hjemmesidene være gode nok til at folk flest selv både finner korrekt informasjon og klarer å utføre nødvendige opp gaver. Vi glemmer heller ikke dem som ikke vil eller ikke kan bruke nettløsningene. De skal få god hjelp på service kontoret vårt, der har vi svært dyktige med arbeidere som har lært seg alle de tekniske løsningene. Og mens utviklingen går sin gang, dukker det opp overraskende muligheter: I forbindelse med et vann ledningsbrudd meldte kundene inn lokale situasjons rapporter via Facebook. Dette gjorde det mye lettere å finne feilen. Men ennå er det mye ugjort arbeid og ennå er ikke rasjonali seringsgevinstene hentet ut i Austrheim. Arbeidet fortsetter: God planlegging og godt samarbeid er eneste mulighet for å unngå dyre dobbeltløsninger og tungrodde systemer, sier varaordfører Dyrkolbotn. De ansatte er nøkkelen Mye kan gå galt nå når ni kommuner skal samarbeide om enorme investeringer. Da må politikere og ansatte være enige om målet. Tekst: Jan Hanchen Michelsen Behovet for raskere datalinjer utløste opprinnelig IT-samarbeidet mellom nordhordlandskommunene tid lig på 2000-tallet. Og da fiberkablene først var på plass, ble samarbeidet raskt utdypet. Interkommunale IKT-Tenester Nordhordland (IKTNH) ble formelt etablert i 2009, og fram til årsskiftet var pro sjektet i en oppstartfase. De årsverkene jobbet primært med planlegging, innkjøp og installasjon. Kommunene hadde vidt forskjellige server løsninger og administrative systemer, og mye av dette var modent for utskifting. Men en full oppgradering av IT-systemene på alle nivåer i en kommune er en enorm oppgave. Trolig er det umulig for enheter med færre enn innbyggere å makte dette alene, sier IKT-leder i IKTNH, Thomas Rønn-Aar. Tøff tid og stor endringsvilje Nå er utrangert utstyr og gamle programmer borte for godt. Kommunene har fått identiske datasystemer og programvareløsninger, drevet fra en felles server 6 digitale kommuner

7 En digitalisert kommune Noen av tiltakene som er gjennomført: Blade og nytt SAN Nye hoster (ESXi i Blade) Exchange oppgradering og omlegging Etablert 3000 nye kontoer Ny backup/restore-løsning Etablering av ny felle brannmur Fjernet alle lokale brannmurer Ny trådløs nettverksløsning Nye kjerneswitcher Ny sikker sone Ny hardware og software Flyttet alle elever over i Sing Ped og alle lærere over i Sing Adm Oppgradere kjernenettverket Bytte ut utrangert utstyr Samlokalisert alle IKT installasjoner Fra ti til ett domene Flyttet alle brukerne over i Sing Adm Satt opp 300 nettbrett for politikere Etablering og utvidelse av SC Etablering av sharepoint-løsninger (MOSS) Etablering av SystemCenter Flyttet fagsystem og brukere (over 150 brukere) Flytte Komtek, GisLine og Matrikkel til Sing Etablert tofaktor autentisering Utplassering og oppsett av 600 skrivere Etablert ny hjemmetilgangsløsning Ny sentral telefoniløsning Lisensgjennomgang/revisjon i ni kommuner to ganger Samlokalisert alle fagsystemer på sentralløsning Fellesavtale trådløst Fellesavtale CosDoc Barnevern Fellesavtale Kulturskule program Fellesavtale IPO/IP Fellesavtale CosDoc Sosial Fellesavtale skjema Fellesavtale skoleløsningefeide Kilde: IKTNH park. Samordningsprosessen går helt ned til valg av skrivere og organisering av enkeltbrukerens kontor. Til og med oppsettet av nettbrett til kommunenes 300 lokalpolitikere er en del av IKT-systemet. Thomas Rønn-Aar medgir at de siste årene vært krevende, men han er imponert over hvor godt samarbeidet har fungert. Selv om både størrelse på kommunene, individuell kommuneøkonomi og nivået på de gamle tjenestene varierte sterkt, har alle vært lojale mot fellesprogrammet. Dette gjelder også de ansatte. Min erfaring er faktisk at ingen organisasjoner er så gode på endringer som offentlig sektor. Vi har ikke sett noe til «slik har vi alltid gjort det»-holdninger. IKTNH har hele tiden hatt systemintegrasjon som nøkkelord for virksomheten, og målet har vært gi kommunene og de kommuneansatte tilgang på gode, stabile og moderne digitale ressurser. Vi har derimot ikke noe ønske om å detaljstyre hvordan enkeltkommuner tilpasser systemene til egne behov, understreker Rønn-Aar. Bruker lokale ressurser I januar gikk IKTNH formelt over i ordinær driftsfase. Bemanningen er den samme som før, men innsatsen blir nå i langt større grad rettet mot opplæring og driftsstøtte. «Hjelpdesken» har dermed vært i stand til å kutte kraftig i antallet åpne saker, og ute i kommunene supplerer mange flinke folk prosessen med sine kunnskaper. Dette har for eksempel gjort at mye av opplæringen skjer lokalt. De ansatte har fått jobbe med velkjente saker og prosesser under opplæringen i stedet for å «tørrtrene» i et anonymt kursrom. Slike elementer er med på å muliggjøre den omfattende IT-satsingen: Uten støtte og entusiasme fra både politikere, råd menn, administrasjon og vanlige ansatte er det ikke mulig å få gjennomføre slike store opp graderinger, sier IKT-leder Thomas Rønn-Aar. digitale kommuner 7

8 Rissa bruker gjerne Facebook i stedet for nettsida Rissa kommune 15-doblet antallet søkere til legestilling i kommunen etter aktiv bruk av Facebook. Tekst og foto: Albert Collett I mars i fjor gikk et leirras ved Stadsbygd skole i Rissa. Kommunen informerte raskt på sin egen hjemme side og på Facebook. Etter en time hadde 35 sett saken på hjemmesida hadde sett den på Facebook. Det sier litt om hvor effektiv Facebook er som infor masjonskanal, og hvor viktig verktøyet er i bered skaps sammenheng, sier informasjons- og personal sjef Erik Jakobsen, i Rissa kommune. Kommunen debuterte ikke på Facebook før i mai 2012, men siden har de ikke sett seg tilbake. I februar i år kåret KS dem til landets tredje beste i bruk av sosiale medier. Nøkkelen er involvering Vigdis Bolås tiltrådte som rådmann på nyåret i Hun hadde en forestilling om at kommunen leverte bedre enn sitt rykte. Det ryktet ville hun gjerne gjøre noe med. Resultatet ble et omdømmeprosjekt som etter hvert ledet til kommunens nye visjon Jordnær lykke. Det fine med omdømmeprosjektet er jobben som ble gjort med å forankre prosessen blant innbyggerne. Ti-tolv grupper med alt fra tillitsvalgte til pensjonister, barnefamilier, verneombud, lag og foreninger, næringslivsledere og ungdomsskoleelever ble invitert til å si hva de syntes om kommunen, og hvilke ønsker de hadde, forteller Erik Jakobsen. Konkurranse ble til bok Før prosessen kom i gang, ble kommunen oppfattet som mer lukket enn den egentlig var. Forestillingen om at det var i gangene på rådhuset ting skjedde, var nok til stede. Nå er mye endret. Dialogen med innbyggerne er om fattende. Fotokonkurransen i fjor er ett eksempel. Vi oppfordret folk til å ta bilder av det som var jordnær lykke for dem, laste dem opp på Instagram og tagge med #jordnærlykke. Før start lurte vi på om vi ville få inn nok bilder til å dele ut en premie hver av de fem ukene konkurransen varte. Vi fikk inn 700. Resultatet var så vellykket at vi laget bok av de beste bildene. Den ble fort utsolgt. Vi måtte trykke nytt opplag, og ikke minst: Folk fortsetter å tagge bilder. Nå har vi passert Nøkkelen til suksessen er nok at dette er noe folk har vært med på å skape selv, tror Jakobsen. Aktive på sosiale medier Bildene er ikke det eneste som har brakt kommunen og innbyggerne tettere på hverandre. I skrivende stund ligger 23 videoer med tittelen Jobber i Rissa på YouTube. Vi har mange mål med aktiviteten på sosiale medier. Ett av dem er at innbyggerne skal bli bedre kjent med hva kommunen gjør, forteller Jakobsen. Det gjør de blant annet ved at kommuneansatte bioingeniøren, arealplanleggeren, hjelpepleieren, spesial pedagogen, kokken og brannmannen forteller om jobben sin i hver sin to minutter lange video snutt. Flere har over 1000 avspillinger. Facebook skaffer også fagfolk. I fjor sommer søkte kommunen etter ny fastlege. Én aktuell søker meldte seg. Et halvt år senere søkte de på nytt etter lege, men denne gangen laget kommunen en YouTube-snutt der både kommunelegen og helsesekretæren presenterte seg, forklarte hva jobben gikk ut på, og fortalte om Rissa. Kommune legen la lenke på legenes felles e-postliste. Søker tallet økte til over 15. YouTube øker spredningen YouTube-snuttene er veldig effektive på Facebook, blant annet fordi folk må klikke på dem for å få sett dem, noe som øker spredningen drastisk, forklarer Jakobsen. 8 digitale kommuner

9 Kommune på Facebook Et hyggelig biprodukt er at den interne stoltheten øker. Det er en av effektene vi ikke forutså. Det samme er yrkesveiledningen for ungdomsskoleelevene: Ved hjelp av de tominutters snuttene får de presentert 23 mulige karriereveier i løpet av en skoletime. Prosessen har også født en ny tradisjon på alle møter i kommunens lederforum: Alle må presentere én positiv sak fra eget ansvarsområde på hvert møte. Får mye skryt Boka Jordnær lykke førte til oppslag i Norge i dag på NRK og i lokalavisa Fosna-Folket, bare ett av mange eksempler på at den offentlige kom munikasjonen rundt Rissa kommune har fått en annen og mer positiv tone. Både kommunen og inn byggerne merker at de får skryt av omgivelsene. Men det nytter ikke å hvile på laurbærene. Aktiviteten må opprettholdes, ellers forsvinner interes sen. Vi legger ut minst én sak per dag, maks fem. Grunnen til taket, er at vi ikke vil virke masete. Dess uten er vi nøye med ordvalg og formuleringer. Vi legger vekt på å være konkrete og nøytrale, og vi bruker tidsplanleggerfunksjonen aktivt, slik at det blir lagt ut saker jevnt og trutt også gjennom sommeren. Naturlig nok planlegger vi også sånn at vi vet at vi er til stede og kan svare på dager der det kom mer saker som kan vekke debatt, røper informasjons- og personalsjefen. Nylig reviderte Rissa kommuneplanens samfunns del. Alle folkemøtene om saken ble behørig referert på Facebook. Da folk så at ordfører og rådmann var ute og møtte innbyggerne, førte det til at flere kom på møtene. Det er verdt innsatsen Så langt har assisterende rådmann, Geir Are Nyeng, og Erik Jakobsen stått for mye av det praktiske arbeidet. ØKT INTERESSE: Erik Jakobsen laget YouTubesnutt da kommunen trengte ny lege. Da økte interessen fra én relevant søker til over 15. digitale kommuner 9

10 Kommune på Facebook Selvsagt tar det tid å skape interesse. Grovt sett tok det ett år med systematisk arbeid før vi begynte å se resultater, men vi mener det er verdt innsatsen. Nyeng og Jakobsen mener de sparer arbeid. Dette er uhyre effektiv kommunikasjon. Tenk deg at en vannledning ryker. Så ringer noen inn og sier fra, og vi legger ut informasjon. Når så mange ser denne informasjonen, sparer vi oss en masse nye oppringninger som vi ellers ville fått. Ny løsning Nyeng og jeg har også varsling på telefonen hvis det skjer noe på Facebook-siden. Det betyr at vi kan svare raskt. På den måten kan en situasjon som oppstår fredag ettermiddag avklares raskt, før den får vokse seg til noe stort mandag morgen, sier Jakobsen. Kritiske røster tar de gjerne imot. Vi ville gjøre oss selv en stor bjørnetjeneste om vi undertrykket kritikk. Når vi presenterer kritikken, får vi også mulighet til å svare på den. To tredeler av innbyggerne i Rissa følger kommunen på Facebook. Det gir svært stor kontaktflate. En stor, interkommunal satsing står nå for døra, med ny portalløsning og digitalisering av en rekke nye tjenester. Tredje best i landet Sist vinter, under to år etter at de hadde åpnet sin egen facebookside, ble Rissa kåret til landets tredje beste kommune i bruk av sosiale medier. Bak kåringen sto KS. Sarpsborg og Kristiansund tok de to gjeveste plassene, mens Riss a ble best i Trøndelag. Stjørdal tok sjuende, Malvik åttende og Trondheim tiende. Det betyr at Sør-Trøndelag hadde fire blant de ti beste. I vurderingen la KS vekt både på absolutte tall og på antall besøk, likes, kommentarer og delinger i forhold til innbyggertall. Det viktigste er likevel kategorien «snakker om». Det betyr at folk enten har likt det vi har lagt ut, at de har delt det eller kommentert det. Siste uke hadde over 1300 snakket om oss. Som oftest ligger vi over 1000, forteller infor masjonssjef i Rissa kommune, Erik Jakobsen. SKRYT: Den gode jobbinga med sosiale medier fører til at Rissa kommune får skryt ute i den store verden. 10 digitale kommuner

11 Kommune på Facebook KOMMUNEFOTOGRAF: Linda Falch trengte bare å gå ut på verandaen for å fange tordenværet. Tar bilder hver dag Hvis jeg ikke har levert på en stund, får jeg etterlysning. Nå har jeg til og med blitt bedt om å stille ut. Sånt er stas. Linda Falch bor i fjæresteinene på Uddu, et steinkast fra kommunesentret i Rissa. Hun tar bilder hver dag. Hittil har nesten sett bildet av lynet som hun tok fra verandaen i sommer. Bildet er også premiert. Jeg er nytilflyttet. For meg har dette vært en fin måte å bli bedre kjent med bygda på, ikke minst naturen. Jeg våkner til et nytt maleri hver dag. Her er et yrende fugleliv, og fjæra byr på stadig nye motiver, sier Falch. Jobben som terapeut er fleksibel nok til at hun ofte kan gripe sjansen når et bilde dukker opp. En i hver grend Informasjonssjef Erik Jakobsen gir Falch og et knippe andre hobbyfotografer mye av æren for at facebooksida til kommunen er så populær. Bilder øker responsen kraftig. Det startet med en fotokonkurranse der folk ble oppfordret til å ta bilder av det som var jordnær lykke for dem. Til alt hell sitter Jakobsen igjen med en fotograf i hver grend som har fortsatt å levere jevnt og trutt, aldeles fritt. Betalingen er hyggelige tilbakemeldinger og oppdrag andre steder. Linda Falch er takknemlig. Det er kjekt å få bildene publisert, og jeg setter pris på facebooksida til kommunen. Den er svært informativ og en fin måte å holde seg oppdatert på. NÅR LYNET SLÅR NED: Snart har sett lynnedslagene over Trondheimsfjorden 12. juli. digitale kommuner 11

12 Business-organisering i kommunen UTFORDRINGER: Det er mange som vil få utfordringer når ulike systemer skal fungere sammen, sier (f.v.) fagarbeider Martin Stenseth, IT-leder Elin Wikmark Darell og seniorkonsulent Odd Moksnes. Noen litt tilfeldig valgte ledninger og utstyr illustrerer forskjellighetene. Ingen kjenner de digitale utgiftene ved kommunesammenslåinger I den blåblå regjeringen er det et samstemt ønske om kommunesammenslåinger. Departementet lokker sågar med 20 millioner kroner i støtte for hver kommune som deltar i en sammensmelting. Men utgiftene kan bli store. Bare i IKT-sektoren er det snakk om milliarder. Tekst og foto: Jørn Wad Rune By i arbeidsgiverorganisasjonen KS sier det slik: Det er klart at de 20 millionene som blir tilført en sammenslutning per kommune som går inn i den, også må dekke eventuelle IKT-utfordringer. I alle fall har ikke departementet så langt gitt andre signaler. Skal vi få til en satsing i IT-sektoren i kom munene, må det komme ekstra penger. Mens IKT før var en støttefunksjon, er det nå blitt en kjerne funksjon, forteller Elin Wikmark Darell, som er IT-leder i Værnes regionsamarbeidet. Nylig holdt hun et fore drag for ordførere og rådmenn i regionen, der hun pekte på både mulighetene og utfordringene for en fremtidig IT-satsing. Store, nye utgifter Værnes-regionens samarbeid er en del av «Det digitale Trøndelag» og har vært drevet fram av entusiastiske trøndere som har fått til mye på det digi tale området. De har avdekket flere områder som ennå ikke er løst. Én ting er i alle fall sikkert: Det vil komme til å 12 digitale kommuner

13 Digitale kostader ved av kommunesammenslåing koste penger. Mange penger. Dette er ressurser kom munene ikke har tilgjengelig per i dag, så det vil måtte bety at det bevilges større beløp til disse formålene, sier Wikmark Darell. Små innsparinger I utgangspunktet kan det virke vanskelig å skaffe disse pengene, blant annet fordi det ikke er tall materiale tilgjengelig som kan danne et grunnlag for eventuelle bevilgninger. I en utredning Statistisk Sentralbyrå gjorde i 2002 blir det slått fast at kommunene vil kunne oppnå en del besparelser ved sammenslåing. Men dette er opplysninger med visse modifikasjoner, forteller Rolf Aaberge, en av de tre forskerne som jobbet fram rapporten. Vi så at i mange tilfeller ville kommunene kunne få gevinster ved sammen slåinger, men det gjaldt først og fremst i sentraladministrasjonene. Vi tok høyde for at tjenestetilbudet fortsatt skulle være det samme, og dermed ble det få eller ingen oppsigelser innenfor tjenesteyting. Men noe overtallighet ville det bli i sentraladministrasjonene, slår han fast. Gevinsten blir spist opp Hva med IT-sammenslåinger? Det så vi ikke på i det hele tatt. Og selv om utredningen heter Kostnadsbesparelser ved sammen slåinger av kommuner, er det et annet fenomen vi skal være klar over: I de områdene av landet for eksempel Finnmark der sammenslåingene vil føre til at folk får lengre reisevei, vil en del av gevinsten bli spist opp. Faktisk så vi i enkelte tilfeller at kost nadene vil overstige gevinstene, sier han. Lunkne til sammenslåing Blant ordførere og rådmenn i Værnes-regionen er holdningen noe blandet (se egen enquete), men de fleste synes tilsynelatende at det de har gjort til nå, har beredt grunnen for en eventuell sammenslåing, selv om det fortsatt er en del «huller» i samarbeidet. På spørsmål om hvordan vi håndterer enkelte viktige oppgaver, er svaret «Det har vi Heidi til å ta seg av», smiler Elin Wikmark Darell. Hun peker imidlertid på at denne «Heidi», eller hvem det nå er som er selveste krumtappen i en del funksjoner i kommunenorge, faktisk også kan bli syk, eller ha behov for ferie. Derfor jobber hun og de andre i Værnes region-prosjektet ufortrødent videre, slik at de skal stå godt rustet til å møte morgendagen uansett hva den måtte bringe. Vi har kommet ganske langt, og vi har vært svært så bevisst på å trekke med oss de ansatte, slik at både organisasjonen og den enkelte som er involvert i digitaliseringsprosessen har hatt god sjanse til å jobbe seg inn i den framtida vi alle vil bli en del av, understreker hun. Folk mister ikke jobbene sine Elin Wikmark Darell er ikke redd for at folk vil miste jobbene sine ved en eventuell sammenslåing. Nei, datamaskinene vil overhode ikke ta over folks arbeidsoppgaver. Det er riktignok slik at noen funksjoner i sentraladministrasjonen i kommunene vil bli overtallige. Men poenget er jo nettopp at oppgavene ikke vil forsvinne. De som står i førstelinjetjenesten og andre som produserer tjenester, vil være minst like tiltrengt som før. Det er bare snakk om at vi automatiserer en del rutiner, jobber noe smartere, og ikke minst kvalitetssikrer det vi gjør. Her i Værnes-regionen har vi kommet ganske langt, og det har kostet en del å være så offensive. Men jeg vet at mange regioner og kommuner i Norge har et langt stykke fram til de eventuelt kan gå inn i en sammenslåingsprosess, som naturlig nok også vil måtte bety integrering av IKT-siden av hverdagen, sier IT-lederen. DYR ENDRING: Det vil koste penger. Svært mange penger, sier IT-leder Elin Wikmark Darell om en eventuell sammenslåing av kommuner i Norge. I Værnes-regionen har de imidlertid kommet langt allerede. digitale kommuner 13

14 Digitale kostader ved av kommunesammenslåing Store konsekvenser for alle Sammenslåinger av kommuner vil få massive konsekvenser. Men KS er allerede i gang med en utredning som skal se på konsekvensene, og hva vi må gjøre for å møte dem. VIL KOSTE MIILIARDER: Sammenslåingen av kommunene vil bety store kostnader, ikke minst for IKT, sier områdedirektør Trude Andresen i KS. Tekst og foto: Jørn Wad Områdedirektør Trude Andresen i Kommunenes Sentralforbund (KS) er langt på vei enig med IT-leder Elin Wikmark Darell i Værnes, som mener at eventuelle sammenslåinger av norske kommuner ikke bare vil ha betydelige personellmessige konsekvenser, men også vil få store økonomiske utslag dersom de gjennomføres: Vi må bare innrømme at vi per i dag ikke vet hvor store disse konsekvensene vil bli. Det som nå foregår i kommunenorge og mer sentralt, er de politiske prosessene: Hvem skal eventuelt slå seg sam men, hvem vil gjøre det frivillig og hvem vil eventuelt bli tvangsforent, forklarer Andresen. Fokuset i kommunene er altså mer OM- og i tilfelle med HVEM. Hvordan dette skal gjøres i praksis, må vi komme tilbake til senere, forklarer hun. En stor endring Men KS er på banen allerede nå? Ja, vi ser jo at dette vil være prosesser som vi må finne løsninger på, så vi drar i gang et stort forsknings- og utredningsprosjekt neste år som nettopp skal svare på disse spørsmålene. Dette blir uansett en stor reformprosess, og den vil ha store konsekvenser for alle som deltar i den, for ikke å snakke om dem som skal motta tjenester fra de nye sammenslåtte enhetene. Hva vil de økonomiske rammene være etter ditt syn? Vi tar vel ikke mye feil om vi antyder at tallet blir milliarder heller enn millioner. Likevel vil jeg ikke ha noen bastant mening om kostnadene og hvor komplisert dette vil bli før vi har gjort forsknings- og utredningsjobben neste år, sier Andresen. Inga Johanne Balstad, ordfører i Selbu Vi er veldig fornøyd med det samarbeidet vi har hatt i Værnes-regionen så langt, og selv om dette har kostet en del penger, er det mitt inntrykk at vi alle er innstilt på å fortsette samarbeidet. Så får framtida vise hva dette munner ut i. Det har jo kommet signaler på nasjonalt plan om at det ses på eventuelle kommunesammenslåinger, og jeg vet at de som jobber med IKT i vår region også har hatt tanker om hvordan dette eventuelt vil slå ut for oss rent teknisk, dersom det skulle skje. Men så langt har det ikke vært et hett politisk tema for oss, sier hun. Henrik Vinje, rådmann, Meråker Mitt inntrykk er at vi har kommet ganske langt i Værnes-regionsamarbeidet på den tekniske siden. Nå er det jo overhodet ikke gitt at alle vil være med inn i en eventuell større enhet. Men samtidig kan man se for seg løsninger der man likevel samarbeider på den tekniske siden. Vi har tatt de digitale utfordringene på alvor, og jeg tror vi står godt rustet til å håndtere de utfordringene som måtte komme, uansett hva som blir løsningen når det gjelder eventuelle sammenslåinger. Slik jeg har oppfattet det, har det ikke vært store politiske diskusjoner rundt dette temaet, slår han fast. Gunnar Hoff, ordfører, Orkdal Jeg ønsker ikke å kommentere noe som har med Værnes-regionen å gjøre, sier han svært ordknapp. Vil det bety at Orkdal ikke kommer til å være med i samarbeidet videre? Ingen kommentar. Er det i gang prosesser i kommunen som vil kunne bety at Orkdal velger andre løsninger? Heller ikke dette ønsker ordføreren i Orkdal å kommentere. 14 digitale kommuner

15 Elektronisk rapportering Mange fallgruver ved elektronisk rapportering på sykehjem På sykehjemmet er de ansatte i dag pålagt å rapportere elektronisk. Men fallgruvene er mange. Hvordan sørger sykehjem for å holde standarden oppe? Tekst: VEGARD VELLE Foto: JUNE WITZØE Ifølge lov om pasient- og brukerrettigheter er helsepersonell på sykehjem påkrevd å avrapportere elektro nisk fra sitt skift. Neste skift skal deretter lese rapporten. Skulle det, av eller annen grunn, være vanskelig å rapportere elektronisk, må rapporten skrives på papir og så fort som mulig føres inn elektronisk. Om det ikke rapporteres fra ett vaktlag til det neste, kan alvorlige feil skje. De ansatte kan mangle kunn skap om at en pasient er blitt syk, ikke har tatt til seg næring eller hvilke medisiner pasienten har fått. Mye kan gå galt Av ulike årsaker går ikke alltid rapporteringen som intensjonen tilsier. Mye kan gå galt. Her er en liste over fallgruver ved elektronisk rapportering på sykehjem: Den ansatte behersker ikke norsk skriftlig. De ansatte har ikke fått tilstrekkelig opplæring i nødvendig software, for eksempel Gerica eller i Kvalitetslosen. Datanettet går tregt eller slutter å virke. Koder og brukerinnlogging blir glemt. Gammelt datautstyr er tregt og fungerer dårlig. Printeren som rapporten skrives ut på fungerer ikke. En vikar som ikke har tilgang til å rapportere eller ikke har tilstrekkelig opplæring, kan ikke rapportere selv. Tiden strekker ikke til. For mye annet som skjer. Folk vil ikke rapportere feil i Kvalitetslosen, fordi de ikke vil sladre på andres feil. Nødvendig med presis referatnorsk Det holder ikke at helsefagarbeideren eller sykepleieren behersker vanlig norsk. Personen må også < Gerica Et pasientjournalsystem til bruk i kommunal helse og omsorg Dekker over halvparten av pasientene i norsk helseog omsorgstjeneste Her står for eksempel pasientens helsehistorikk, funksjonsnivå og ernærings status, samt plan for pleie og medisinering digitale kommuner 15

16 Elektronisk rapportering GOD TID: Vi må ha god tid når vi skal dokumentere, sier (fra v.) Marlene, Oscar og Inderjit Kaur. Vi skriver inn det som er relevant, for eksempel om en pasient ikke spiste maten sin til måltidet. NORSKOPPLÆRING: Vi har jobbet målbevisst med å forbedre norsk-kunn skapene til de ansatte. De som behersket norsk dårligst, ble sendt på kurs. Nå rapporterer alle pasientinformasjon, forteller Grete Høyen Kjølstad, fagutviklingssykepleier ved Nordseterhjemmet i Oslo. på en presis måte kunne referere de viktigste hendelsene på vakta. Det skal verken skrives for mye eller for lite. Og tilbakemeldingen skal være presis, kor rekt og forståelig skrevet. Mange sykehjem bruker store beløp på å videre utdanne sine ansatte i norsk. Det trengs for å kunne beherske Gerica, hvor de skal rapportere elektronisk om pasientenes helse tilstand, bevege lighet, person lige hygiene og psyke. Eller om medi sinering, ernæring og toalettbesøk. Blir sendt på kurs Vi har jobbet målbevisst med å forbedre norskkunnskapene til de ansatte. De som behersket norsk dårligst, ble sendt på kurs. Nå dokumenterer alle de ansatte pasientinformasjonen i Gerica, forteller Grete Høyen Kjølstad, fagutviklings sykepleier ved Nordseterhjemmet i Oslo. Sykehjemmet arrangerer også opp følg ingskurs. Hvert halvår får så mange som mulig av de ansatte en oppfriskningstime i både Gerica og eventuelt i Kvalitets losen, program met hvor avvik skal rap porteres. Også vikarene får utdelt innloggingsinformasjon og må referere fra vakta i Gerica og Kvalitetslosen. Målet er at også vikaren skal ha opplæring i prosedyrer og forskrifter så raskt som mulig. Det samme gjelder studenter som har praksis. Ikke sjelden mister folk kodene sine, men da vet de hvor de skal gå. Nettverket er ustabilt Når den ansatte er ferdig på vakt, skal det dokumenteres. Men vi anbefaler å gjøre det tidligere, for det kan fort bli stort trykk på nettet på slutten av vakta, forteller Kjølstad. I Oslo benytter alle sykehjem samme nettverk, og relativt ofte nektes brukeren adgang eller blir kastet ut. Ikke sjelden virker ikke nettverket. I januar var det skikkelig krise. Ingen kom inn på flere dager. At systemet ligger nede, kan være veldig utfordrende, sier Kjølstad. Rapporterer også muntlig Ligger Gerica nede, har sykehjemmet en prosedyre på å skrive papirreferater. Disse føres så inn i Gerica, så snart nettet fungerer igjen. Første person som har muligheten til å skrive referatene inn i Gerica, gjør det. Avdelingssykepleieren har ansvaret for at så skjer. Når et nytt vaktlag kommer på jobb, får de en utskrift av hva som skjedde på forrige vakt, en oppdatering. Nordseterhjemmet har også en rutine på at de ansatte skal rapportere muntlig ved vaktskifte. Nattevakta rapporterer muntlig til dagvakten, som rapporterer til kveldsvakta. Cirka et kvarter tar det. 16 digitale kommuner

17 Elektronisk rapportering Føler seg tryggere Vi må ha god tid når vi skal dokumentere, sier Oscar, som er hjelpepleier. Vi skriver inn det som er relevant, for eksempel om en pasient ikke spiste maten sin til måltidet, forteller han. Ganske ofte må de ansatte hjelpe hverandre med innskrivningen, så denne skjer på riktig måte og at riktige ord blir brukt. Vi skriver inn hva som har skjedd og hva vi har gjort, så vet vi det til senere. Da føler vi oss samtidig litt tryggere, forteller sykepleieren Inderjit Kaur. Av og til rekker hun ikke å rapportere skriftlig under vakta. Da sitter hun en stund ekstra og avspaserer tiden hun da bruker en annen dag. Kunne sittet med pasienten i stedet Kaur er ikke udelt positiv til rapporteringen. Vi har forskjellige meninger om dette. I stedet for de tre kvarterene-timen vi sitter her, kunne vi også sittet sammen med en pasient som trenger nærhet, påpeker hun. Vil ikke sladre Kvalitetslosen har det vært tyngre å få folk til å bruke. RAPPORTERER MUNTLIG: Inderjit Kaur har en muntlig gjennomgang med Marlene om pasientene. Det er nok en del som tenker at de ikke vil henge ut kollegene. Vi har påpekt viktigheten av å rapportere så mange avvik som mulig. Vi ønsker høye tall, slik at vi kan løfte feilene våre opp i lyset og lære av dem, sier Kjølstad. I tillegg blir personalet oppmuntret til å gå inn daglig for å lese og oppdatere seg på prosedyrer og forskrifter. Etter hvert har flere forstått betydningen av Kvalitetslosen, mener hun. Om et avvik som er rapportert ikke er behandlet i løpet av to uker, går det automatisk videre til institusjonslederen. Etter nye 14 dager følger det tjenestevei videre til områdedirektøren. Er det snakk om en alvorlig feil, går avviket videre til et høyere ledernivå med en gang. Bedre pasientsikkerhet Rapporteringen handler om pasientsikkerhet. Og ifølge Kjølstad er det generelle fokuset på pasientsikkerhet mye høyere nå enn tidligere. De pårørende kjenner også bedre til sine rettigheter. Før var vi raskere til å gi en Sobril til en pasient som gikk rundt og ropte og var utagerende. Det for søker vi å unngå i dag. Vi prøver heller med miljø tiltak, for eksempel å gå tur med pasientene på for middagen, så de ikke blir urolige på ettermiddagen. Det er en helt annen hverdag for de eldre. Vi har fått mye mer kunnskap om hva demens er og hvordan det påvirker pasienten, sier Kjølstad. TOUCHSKJERM: Alle rom på Nordseterhjemmer i Oslo har fått sin egen touchskjerm. Her kan de eldre leie film, lytte til lydbok eller lese i Felleskatalogen, forteller helsefagarbeider Kristin Brentebråten. Kvalitetslosen Et dataprogram for å finne prosedyrer og rutinebeskrivelser til hjelp i egen arbeidssituasjon Men også et system for å melde avvik ved brudd på prosedyrer, rutiner og lovverk Systemet har vært oppe til debatt i Oslo kommune, som et ufullstendig avviks rapporteringssystem digitale kommuner 17

18 Faglig innspill Trond Finstad er skatteoppkrever i Moss kommune og nestleder i Seksjon kontor og administrasjon i Fagforbundet Jeg bekymrer meg for regjeringens ønske om å statliggjøre skatten Jeg er bekymret for at statliggjøring av skatteinnkrevingen vil føre til at mye god kompetanse går tapt. Norge er i verdenstoppen i skatteoppkreving. Hvorfor gjøre om på noe som er velfungerende? Som ledd i arbeidet med å oppnå en bedre og mer effektiv skatte- og avgiftsforvaltning tar regjerningen sikte på å overføre skatteoppkreverfunksjonen fra kommunene til Skatteetaten med virkning fra 1. januar Dette innebærer at oppgavene skatteinnkreving, føring av skatteregnskapet og arbeidsgiver kontrollen, som i dag gjøres rundt om i 288 skatte oppkreverkontorer i kommunene, blir statlige. Regjeringen skal ha større og færre skattekontorer, og har varslet at de vil fjerne rundt 500 årsverk. Forslaget, offentliggjort i juni, kommer ikke over raskende på de ansatte hos skatteoppkreverne. Kampen om skatteinnkrevingen har pågått siden 1892, og det siste store slaget sto i 2004/2005. De siste årene har det vært brukt store ressurser fra Skattedirektoratets side på å lage gode elektroniske saksbehandlersystemer. Siden 2008 har alle skatteoppkreverkontorer brukt datasystemet SOFIE. SOFIE (Skatt, Oppfølging, Forvaltning, Inn fordring og Ettersyn) er et system som skatte regnskapet for alle landets kommuner føres i. Det gir saksbehandlingsstøtte samt er et system for informasjonsutveksling mellom skatteoppkreverne og overordnet myndighet. Tidligere ble skatteregnskapet ført i kommunene i et par forskjellige systemer. I motsetning til i tidligere system har SOFIE et landsdekkende regnskap og en komplett reskontro samt et integrert saksbehandlingssystem. Dette innebærer blant annet at skatteoppkreveren får tilgang til fullstendig betalings- og innfordringshistorikk for skatteyteren, også når det gjelder andre skatteoppkrevere. SOFIE gir også løpende oversikt over likviditetsflyten for arbeidsgivere i andre kommuner. Det siste året har også regnskapskontrollører i kom munene tatt i bruk datasystemet KOSS. KOSS er Skatteetatens Kontrollstøttesystem som gir kontrollørene relevant informasjon og veiledning, proses støtte, felles lagring, håndtering av data og dokumenter. KOSS og SOFIE har vært gode verktøy for de ansatte på skatteoppkreverkontorene og har vært med på å gjøre dem bedre og mer effektive. Men det er ikke tvil om at systemene som allerede er på plass, gjør det enklere for regjeringen å statliggjøre opp gavene våre. Dagens skatteinnkreving er svært effektiv, og de kommunale skatteoppkreverne er mer effektive enn de statlige innkreverne. Dette og det faktum at felles skapet risikerer å tape betydelige verdier er grunnene til at Fagforbundet ikke ønsker å statliggjøre skatteinnkrevingen. Oslo Economics har på oppdrag fra Norges kemner- og kommune økonomers forbund funnet ut at overføringen innebærer et provenytap på 1560 millioner kroner. Danmark tapte store inntekter etter at de statligjorde sin innkreving. De samlede skatterestanser i Danmark økte med fem milliarder kroner. Det er derfor høy risiko for at statliggjøring vil bety tapte skatteinntekter for samfunnet, og det har vi som samfunn ikke råd til å miste. Grunnen til at Norge er i verdenstoppen i skatteinnkreving, mener jeg skyldes den gode lokalkunnskapen og nærheten vi har til skyldnerne. Kunn skap om den enkelte skatteyter og lokale forhold er viktig for å oppnå et godt resultat. Styrken i dagens kommunale innfordring er den gode kommunikasjonen mellom skatteoppkrever og skatteyteren, hvor dialogen gjør det mulig å finne gode løsninger for begge parter. Skatteoppkrevernes plassering i lokalmiljøet er helt avgjørende for en god kommunikasjon med innbyggerne, og det er mange skatteytere som møter opp på kontorene for å få hjelp. For mange med skatterestanser er det viktig å ha et ansikt å forholde seg til. De trenger å bli hørt, og ikke minst sett, når den økonomiske situasjonen er vanskelig. Det er 18 digitale kommuner

19 Faglig innspill denne nærheten og dialogen som er viktig og som fører til gode innkrevingsresultater. Skatte direktoratet har varslet færre og større skattekontorer når innkrevingen skal statliggjøres. Jeg mener at det er umulig å redusere med 500 årsverk uten at det går ut over innkrevingsresultatene og kvaliteten på tjenestene som produseres. Det er allerede effektivisert mye på skatte opp krever området. Antall kontorer er redu sert fra 428 til 288, og det er redusert med 200 årsverk. Dette har skjedd ved hjelp av ny teknologi og ved kommunalt samarbeid. Dette samarbeidet har gitt praktiske og effektive løsninger, hvor nærheten til skatte yterne fortsatt finnes. Usikkerhet på hvor arbeids plassen din blir lagt geografisk kan være med på å gjøre at noen finner seg ny jobb i sitt nærmiljø. Forslaget med å statliggjøre skatteinnkrevingen skal nå ut på høring, og saken skal opp i Stortingen våren Norge er i verdenstoppen i skatte oppkreving, og vår innkreving basert på nærhet får inn over 99 prosent av utskrevet skatt. Hvorfor gjøre om på noe som er bra og velfungerende? I Norge har det vært et klart organi satorisk og ansvarsmessig skille mellom fastsettelse og inn kreving av skatt. Ansvarsfordelingen med at staten har fastsatt skattekravet og at de kommunale skatteinnkreverne har krevet pengene inn, har vært prin sipielt viktig. Det er uheldig at samme instans både fast setter og innfordrer egne krav ikke minst med tanke på innbyggernes rettssikkerhet. Det er fra regjeringen lagt et løp for å gjennomføre en kommunereform. Her bør vi se på kommune sektorens formål og hva en kommune grunnleggende sett skal være. Fagforbundet mener at skatteinn krevingen må sees i denne helheten. Det virker uhensikts messig å statliggjøre en av kommunenes viktigste og mest sentrale oppgaver midt i en på gående kommunereform. En statliggjøring av skatteinnkrev ningen vil også medføre store administrative omstillingskostnader. Det skal etablerers nye kontorer med de etablerings- og planleggingskostnadene det medfører. Ansettelser, opplæring og kompetansebygging på de nye statlige kontorene vil også være kostnads krevende. Jeg er også bekymret for at statlig gjøringen av skatte inn krev ingen vil føre til at masse god kompe tanse går tapt. Det er mange uavklarte forhold rundt reformen, som blant annet kontor strukturen til de nye skattekontorene. digitale kommuner 19

20 Faglig innspill Digital ledelse skiller seg fra andre lederdisipliner Helga Bognø er leder av Faggruppe Personal i Fagforbundet Hvordan skal vi lede det vi ikke ser, mens kravet om å se og rapportere på detaljer og gjennomsiktighet aldri har vært større? Digitalisering er et tema som har fått ny vind i seilene etter at regjeringen i april 2012 la fram sitt digitaliseringsprogram, og ikke minst etter at «Digitaliseringsrundskrivet» fra Det kongelige kommunal- og moderniseringsdepartementet ble lagt fram 26. august Bakgrunnen er at digitalisering skal legge til rette for økt verdiskapning og innovasjon og bidra til bedre og mer effektive offentlige tjenester. Den offentlige forvaltningen består av mange verdikjeder og arbeidsprosesser av forskjellig kompleksitet, og dette er også utfordringen ved offentlige digitaliseringsprosesser. Jeg har lagt merke til at enkelte firmaer som selger sine tjenester blant annet til offentlig sektor, viser til følgende påstand: «Gjennom automatiseringsprosesser kan arbeidsprosesser utføres uten at mennesker er involvert.» Er det i realiteten så «enkelt», enn si ønskelig? Digitalisering av HR vil derfor bety en annen type og endret ledelse, den digitale ledelse. Politikerne setter dagsordenen og beslutter vedtak, og administrasjonen iverksetter de nødvendige tiltakene. Det er de administrative lederne som har ansvaret for gjennomføringen. Burde det da vært et enda større fokus på å utdanne digitale ledere? er at ingen av disse fokuserer på ledelse. Digital ledelse er en egen disiplin som betyr at ledere må inneha en digital kompetanse som gjør at de kan forstå digitaliseringsprosessenes endringskrefter og nyttiggjøre disse i organisasjonen gjennom å lage tydelige visjoner og klare mål for virksomhetens indre prosesser, og samtidig optimalisere arbeidsbetingelsene. Digital ledelse har altså en spesifikk design som skiller seg fra andre ledelsesdisipliner. Endrede rammebetingelser som budsjettkutt, økt konkurranse og kompetansemangel er noen av pådriverne for hvorfor vi må tenke innovativt innenfor HR og ledelse. Målet med digitaliseringen av HR-prosesser er ønsket om effektivisering av administrative oppgaver for på den måten å skaffe mer rom for strategisk HR-arbeid. I utgangspunktet kan dette virke som en oppnåelig målsetting, men gagner det organisasjonen som helhet? Hvilke planlagte og uforutsette effekter kan det føre til? Og hvordan kan vi sikre at innovative tiltak ikke blir irritasjonsmomenter i en travel hverdag? Som drevne forbrukere kjøper vi sjelden noe uten å se nytteverdien det gir. Så selv om lederne kan se en umiddelbar nytteverdi (les gevinst) er det som oftest læringskurven og merarbeidet medarbeideren først opplever. Og det å identifisere reelle og viktige gevinster for ulike brukergrupper er viktig for å få til et velfungerende HR-system. 20 Danmark er godt gang med å utdanne sine digitale ledere. Gjennom felles offentlige digitaliseringsstrategier er prosessene langt mer gjennomgripende hos vår nabo i sør. Derfor ligger de også foran når det gjelder digital ledelse. Dansk forskning kan muligens gi en pekepinn på hvordan utviklingen blir her til lands. I Norge foreligger det flere offentlige utredninger og rapporter fra de siste årene, blant annet NOU 2013:2 som handler om hindre for digital verdiskapning, og stortingsmelding Digital agenda for vekst og verdiskapning fra Ankepunktet digitale kommuner Digitalisering av HR vil derfor bety en annen type og endret ledelse, den digitale ledelse. Organiseringen av ulike organisasjoner, både private og offentlige, har endret seg betraktelig de siste tiårene. Vi har gått fra hierarki til nettverksbaserte organisasjoner. Tidligere var virkemiddelet for å nå målet å følge prosedyrer og strukturer; nå ligger det langt mer i kompetansen, det vil si hvordan vi evner å forstå og benytte oss av prosedyrer og strukturer. Mennesket i «systemet» ble tidligere sett på som en operatør, men i dag er vi alle relasjonelle aktører hvor frihet i handling framstår som noe av det mest elementære for å lykkes og trives.