Dokumenthåndtering. Forvaltning og automatiske prosesser for dine dokumenter

Transkript

1 Dokumenthåndtering Forvaltning og automatiske prosesser for dine dokumenter

2 Kostnadseffektiv, enkel dokmenthåndtering og automatisering av deres prosesser. DocuShare er anerkjent som en av de mest fleksible og dokumenthåndteringssystemer på markedet i dag. Den forbinder ulike brukere og innhold med organisasjonens systemer og prosesser. Ansatte, kunder/klienter og partnere kan få effektiv tilgang til å dele og håndtere forretningskritiske prosesser, og dele informasjon på den mest effektive måte. Firmaer som bruker DocuShare opplever dramatiske fordeler: Opp til 80 % reduksjon i tidsbruk på gjenfinning av dokumenter Mindre kompetansetap når en ansatt slutter Mindre kopiering av dokumenter Enklere samhandling og deling av dokumenter internt og ut mot kunder/klienter Redusert risiko med tap av dokumenter Effektiv sporing av alle hendelser knyttet til et dokument Enkel tilgang via nettleser til alle dokumenter. Going Paperless saves money and time Going paperless has made us a more efficient, green company but most of all, it allows us to better serve our clients. Bruce Tomason, CEO of Copernicus IRB Meget god ROI (return of investment) Vår egen research fant frem til DocuShare, sier Torp. DocuShare oppfylte våre krav til forretningskritiske prosesser, samt en høy grad av fleksibilitet og enkelhet i bruk. Det kunne også integreres mot Patrawin, som er vår fagapplikasjon. DocuShare cdokumenthåndtering - en løsning som fungerer Automatiserer forretningsprosesser fra uker til minutter Gir bedriften store konkurransefortrinn Bedre tilfredsstillelse blant kunder, som øker lojalitet Standardiserer forretningsprosessene Integreres med deres eksisterende miljø, inkludert dine multifunksjonsskrivere Improved Satisfaction rates DocuShare is very easy and cost effective. HR satisfaction rates went from 75% to 90%. Melissa Simas, HR Manager, Windsor Regional Hospital Better control, communication and collaboration Our highly qualified offshore engineers previously had to rely on their office-based colleagues to amend documents and procedures and then pick them up when in port; now, onshore and offshore personnel can work on the same document together, improving both productivity and job satisfaction. Per Arne Strømø, IT Manager, DeepOcean ASA

3 DocuShare gir alle autoriserte brukere sikker tilgang kritisk informasjon fra hvor som helst, når som helst DocuShare har et enkelt grensesnitt slik at brukere enkelt kan få tilgang til, dele og bearbeide informasjon i løpet av bare noen få klikk. DocuShare godtar innhold som papir (fax, mail, kopier), digitale filer, video, bilder og e-post - slik at du kan styre nesten alle typer innhold i ett sikkert, sentralisert register. Mer arbeid blir gjort på kortere tid, sparer tusener eller millioner i arbeids- og indirekte kostnader, for eksempel lagringsplass, frakt, og materialer. DocuShare forhindrer tap av forretningskritisk informasjon med backup og gjenoppretting i tilfelle en katastrofe eller avbrudd i virksomheten. Automatisering av forretningsprosesser gir raskere saksbehandlingstid fra dager til minutter, bedre effektivitet og nøyaktighet. Organisasjoner trenger å strømlinjeforme transaksjonsbaserte forretningsprosesser ved å automatisere ruting, godkjenning, og andre transaksjonsbaserte trinn. Du kan laste opp digitale dokumenter eller skanne papirdokumenter fra en multifunksjonsskriver med DocuShare og dokumentene blir automatisk rutet til riktig person eller sted. Innholdsregler og sofistikerte arbeidsflyter støtter alle prosesser i organisasjonen. Intelligent automatisering av papir til digital migrasjon bedrer nøyaktighet på alle søk DocuShare støtter et bredt spekter av skanningsbehov med verktøy for både distribuert og sentralisert fangst. Din avdeling vil motta fullstendig, nøyaktig informasjon med færre feil når du gjør skann-til-prosess og skann-til-arkiv. Du forbruker og arkiverer mindre papir, sparer ressurser, personaltid, lagringsplass, og kjører raskere beslutninger. Bruk av DocuShare gjør at dere arbeider mer effektivt sammen Med de samarbeidsfunksjoner som eksisterer i DocuShare som wikier, blogger, arbeidsområder, dokumentruting og godkjenning, kan din virksomhet spare mye tid og materialkostnader.

4 Nyhet! DocuShare Mobile App Har du en iphone, ipad, eller ipod Touch? Gå til Apple Store og skriv inn DocuShare for å hente DocuShare Mobile. DocuShare hjelper organisasjoner dramatisk med reduksjon av mengden tid brukt på behandling papirarbeid slik dere kan fokusere på egen virksomhet. Funksjoner: Automatiserte prosesser Arbeidsflyt Innholdsregler eforms Routing Dokumentfangst Enterprise Capture OCR Agent MFP Integration Deling Prosjektområder Public Web Access Wikis/Blogs Lifecycle Manager Kryptering Sporing En advokat er i retten eller ute hos klient, og trenger tilgang til dokumenter knyttet til saken. Han kan logge inn i DocuShare med sin bruker, gjennom en sikker protokoll på nettet og hente sine kritiske dokumenter derfra. BLI Winter 2011 Pick Outstanding Document Management Solutions InfoWorld 2011 Green IT Winner

5 Analyse utført av PWC viser følgende resultat: - Snitt 20 minutter for å lete etter rett dokument % av arbeidstiden brukes for å lete etter rett informasjon. - Et gjennomsnittlig dokument kopieres opp til 9 ganger. - Arkivering koster i gjennomsnitt 100 kr per dokument. - Når en ansatt slutter i et firma, forsvinner 70 % av kompetansen. - Mer enn 70 % av dagens bedrifter ville ha kollapset dersom de opplevde katastrofalt tap av sine dokumenter. Rett forvaltning gir effektivitet og besparelser - Med DocuShare kan du enkelt dele dokumenter mellom både kolleger og klienter. - Sikre automatisk versjonshåndtering av alle dokumenter knyttet til saker. - Sikre gjennfinning og sporbarhet gjennom å legge tilleggsinformasjon på alle dokumenter. - Bedre tilgjengelighet av dokumenter via web, gjennom sikre protkoller. - Stopp utsendelser av brev til kunder/klienter. De varsles automatisk i saken med en epost som inneholder en link. - Stopp diskusjoner rundt saker og kunder via epost. Diskusjonsgrupper i DocuShare vil ivareta alle innlegg og automatisk varsle involverte ved nytt innlegg. - Knytt ALLE dokumenter i eksisterende system til DocuShare, og finn ALLE relaterte dokumenter til en sak med ETT søk, fra ETT SENTRALT verktøy. Forestill deg hvilke muligheter som kan åpne seg når samme informasjon er tilgjengelig på samme tid hos samme personer, og alle papirbaserte prosesser eliminert.