Lexmarks administrerte utskriftstjenester (MPS)

Transkript

1 Lexmarks globale tjenester Lexmarks administrerte utskriftstjenester (MPS) Spesialtilpassede løsninger for å redusere kostnader og forbedre forretningsprosesser gjennom hele det globale foretaket. Kjøpere bør forsøke å dra nytte av MPS-leverandørens ekspertise innen bransjen for å integrere dokumenter i elektroniske prosesser. Ved å utvide rammene for MPS på denne måten kan organisasjoner spare kostnader og forbedre prosesser. Gartner, Inc. Magic Qadrant for MPS, Worldwide Ken Weilerstein med flere, oktober 2011

2 Skriv ut mindre. Spar mer. Er de globale utskrifts- og bildeteknologiene dine klare for utfordringene som venter? En hvilken som helst strategi for administrerte utskriftstjenester kan hjelpe deg med å standardisere og kombinere utskrifts- og bildeenhetene dine og dermed spare deg for engangskostnader. Med en strategi for administrert utskriftstjeneste fra Lexmark kommer du imidlertid enda lenger. De fleste MPS-leverandører konsentrerer seg om utstyr de fjerner enheter, reimplementerer enheter eller omdirigerer utskriftsjobber til sentraliserte reprografiske sentre. Hos Lexmark fokuserer vi på sider, eller nærmere bestemt på sidene som driver de daglige forretningsprosessene. I motsetning til andre leverandører tvinger vi deg ikke til å ta til takke med en ferdig levert løsning. Lexmark-løsninger er spesialtilpasset hver klients unike behov. Du kan spare engangskostnader ved å redusere antall enheter og øke forholdet mellom brukere og enheter, men dette utgjør ikke noe grunnlag for videre økning i produktivitet eller reduserte kostnader. Du kan bygge deg dette grunnlaget ved å skrive ut mindre. Gjør deg mindre avhengig av utskrevne sider og gå deretter videre til å ta for deg de større utfordringene med å innhente, administrere og ha tilgang til papirdokumenter og digitale dokumenter på en effektiv måte gjennom hele foretaket. Intensivitetskurve for avkastning Lexmark administrerte utskriftstjenester har en totaltilnærming til å forbedre foretakets infrastruktur for utskrift. Vi hjelper deg med å øke utbyttet av investeringen gjennom flere nivåer av forpliktelser. 1 Optimaliser Vi begynner med å tilpasse enhetene etter forretningen din eller målet ditt vi kommer frem til kombinasjonen og plasseringen av enheter som er best for å oppnå best mulig effektivitet og brukerproduktivitet for hele organisasjonen. 2 Administrer Deretter fokuserer vi på daglig administrering av enhetene. De kontinuerlige overvåkingstjenestene og forebyggende støttetjenestene øker tilgjengeligheten for eiendelene og sikrer at forbruksvarer administreres på en effektiv måte for alle stedene du distribuerer til. 3 Forbedre Vi hjelper deg med å bli kvitt uøkonomisk eller unødvendig utskrift ved å implementere utprøvde ytelsesstrategier for å redusere utskriftsvolum. Dette tar besparelsene dine til et nytt nivå. 4 Innfør nyheter MPS handler om kontinuerlig forbedring. Ved kontinuerlig sporing og analysering av miljøet ditt øker Lexmark utbyttet med sine løsninger for forretningsprosesser. Selv om en løsning for dokumentadministrering eller arbeidsflyt tas i bruk bare ved en liten del av organisasjonen, kan dette være nok til å mangedoble produktiviteten og øke avkastningen Forbedre forretningsprosesser Redusere utskriftsvolumer Forbedre enhetsadministrering Sparing og produktivitet 1 Optimalisere enhetsinfrastrukturen 10% 20% 20% 30% Kostnadsreduksjon 30%+ 2

3 Strategisk innvirkning Skap et miljø med mindre papir. Administrer hele livssyklusen for papirbasert og digitalt forretningsinnhold på en effektiv og trygg måte. Optimalisering av forretningsprosesser Optimalisering av infrastruktur Vår førsteprioritet er å velge og implementere riktig teknologi for foretaket ditt eller organisasjonen din. Lexmark sørger for at du har fastvaren, programvaren og støttetjenestene du behøver for å kunne opprettholde en effektiv flyt av dokumenter og informasjon gjennom den globale driften.» Vurdering av resultat» Vurdering av sikkerhet» Administrering av enhetstilgang» Administrering av retningslinjer for utskrift» Implementering og opplæring» Strategier for bærekraft» Prosjektadministrering» Administrasjon av endringer Forebyggende ledelse Vi sikrer jevn betjening av infrastrukturen ved å implementere forebyggende administreringstjenester og støtte for vedlikehold og service på enhetene samt forebyggende automatiserte prosesser for etterfylling av toner, deler og andre forbruksvarer. I tillegg implementerer vi målbasert prosjektledelse. Gjennom samarbeidets levetid angir Lexmark objektivt verdien vi leverer, samtidig som vi stadig strever etter et høyere ytelsesnivå.» Forebyggende enhetsovervåking» Forebyggende administrering av forbruksvarer» Administrering av konfigurering» Vedlikeholdstjeneste» Integrering av kundestøtte» Sporing og rapportering» Global tjenesteportal» MPS-ledelse Langsiktig utbytte fra investeringen for administrerte utskriftstjenester (Managed Print Services, MPS) får du først når du fokuserer mindre på utskriftskostnader og mer på de samlede forretningskostnadene. Lexmark er svært fokusert på å hente ut verdi fra dataene som er samlet inn fra den administrerte infrastrukturen. Ved hjelp av analytiske og statistiske modeller henter vi ut data og ser etter trender og mønstre. Vi kombinerer informasjonen med observasjoner vi har foretatt, og innsikt i organisasjonen din ikke bare hva du gjør, men hvorfor du gjør det slik at vi kan anbefale programvarebaserte løsninger som kan levere økende og banebrytende forbedring i organisasjonens ytelse.» Kontinuerlig forbedring av prosesser» Lean Six Sigma» Bransjespesifikke løsninger for arbeidsflyt» Løsninger for kontoradministrasjon» Administrering av forretningsinnhold» Nettskytjenester» Mobilitetsløsninger 3

4 Endring av forutsetninger Med den rette partneren kan du omforme foretaket ditt. Hvis du vurderer en administrert utskriftsløsning for organisasjonen din, har du antakeligvis allerede mistanke om at du bruker mer penger enn nødvendig på utskrifter. Det kan være lurt å få hjelp av en profesjonell for å få kontroll over utskriftskostnadene. Og det er enda viktigere å finne den rette partneren. Det kreves komplekse ferdigheter innen MPS-løsninger og prosjektadministrasjon for å implementere disse. Du oppnår best resultat når MPS-leverandøren viser tydelig forståelse for målene dine, sier seg villig til å utføre en grundig vurdering av utskriftsmiljøet og, viktigst av alt, kan vise til tidligere vellykkede prosjekter. Lexmarks første internasjonale tjenesteengasjement var på slutten av 90-tallet. Med dette etablerte vi oss som en forløper på MPSmarkedet. Gjennom årene som fulgte ansatte vi flere eksperter, formulerte beste praksis og bygget opp den globale infrastrukturen som er nødvendig for å kunne levere best mulig tjeneste til kundene. Hvilken strategi vi anbefaler til deg, kommer an på miljøet, målene og forpliktelsen til administrering som gjelder for deg. Målet vårt er imidlertid enkelt: utførelse og resultater. Vi tror på planlegging, kommunikasjon og synlighet. Suksessen vår er ikke noe «hokus pokus». Den er basert på gode prinsipper for administrering for å etablere velformulerte mål, utvikle detaljerte planer for å oppnå disse målene og tilby kontinuerlige vurderinger av resultater innenfor rammene av forretningen din eller forretningsmålene dine. Fyrer på alle sylindere Cummins, en verdensledende aktør innen utforming, produksjon og distribuering av tjenestemotorer og beslektede teknologier, har valgt Lexmark til å administrere, overvåke og vedlikeholde alle utskriftsenhetene sine globalt. Dette omfatter ansatte og virksomhet i 190 land og områder. HASTIGHET 30 land på 30 dager Ved hjelp av koordinering, logistikk og planlegging får vi en god start. I løpet av den første fasen av Cumminsprosjektet distribuerte Lexmark-teamet i rekordfart. De utførte installasjoner ved alle arbeidsstedene i en implementering som strakk seg over 30 land, på bare én måned. SYNLIGHET Krystallklart Med en oversikt som viser alle utskriftsenhetene, vet Cummins hvor mange enheter de betjener, hvor de befinner seg, hva disse enhetene skriver ut, og om en enhet brukes for mye eller for lite. I tillegg er alle enhetene koblet direkte til helpdesk, slik at de kan løse problemer før de påvirker brukerproduktiviteten. NØYAKTIGHET På innsiden Cummins IT-avdeling har ansvaret for å fakturere internavdelinger for utskriftsforbruk. Med en fullstendig oversikt over hele nettverket av enheter kan Lexmark levere månedlige rapporter om bruk, for hver enhet og for hvert sted, slik at informasjonen kan mates rett inn i faktureringssystemet. RELEVANS Gjøre det riktig Ved å implementere Lexmark Print Release sendes ikke lenger utskriftsjobber hos Cummins til skriveren. Løsningen styrker dokumentsikkerhet, fjerner problemet med at glemte utskriftsjobber hoper seg opp, og reduserer sløsing av papir og toner. RESULTATER Gode innsparinger I løpet av det første året sank Cummins månedlige utgifter med 62 prosent, 36 millioner papirark ble spart, og de oppnådde en årlig innsparing på ca. 2 millioner USD. 4

5 Grunnleggende om MPS Grunnleggende om MPS: Administrere endring og måle fremgang. En avtale om administrert utskriftstjeneste er til syvende og sist en balanse mellom produkter, prosesser og mennesker. Det å endre de fysiske utskriftsenhetene som folk bruker, er én ting, men å endre praksis og rutine for utskrift er noe helt annet. Lexmark MPS vektlegger begge sider av regnestykket: endringsadministrasjon og ledelse for å kunne levere gode resultater og kontinuerlige forbedringer. Administrasjon av endringer MPS-prosjektteamledere hos Lexmark er sertifiserte innenfor Proscis forskningsbaserte metodologi for administrasjon av endringer. Vi samkjører de tre grunnleggende elementene støtte, prosjektadministrering og administrasjon av endringer for å sikre at prosjektet ditt oppnår avkastningen du har satt som mål, samt andre formål. Tilnærmingen til endringsadministrasjon omfatter alle faser og sider ved prosjektet. Den er mer enn bare en kommunikasjonsplan den er en strukturert metodologi som vi har utviklet etter over 3500 MPS-avtaler og gjennom innføring av beste praksis. Ledelse og rapportering Når de er implementert riktig, kan administrerte utskriftstjenester føre til vesentlige og kontinuerlige forbedringer i måten organisasjonen administrerer dokumenter og informasjon på. Med et solid rammeverk for ledelse og et velformulert sett med ytelsesmålinger får du de viktigste koblingene mellom strategi, utførelse og verdiskaping. Hos Lexmark bruker vi en flernivåsmodell for global ledelse for å gi åpenhet og utbytte til kundene. Det øverste og midtre nivået består av ukentlige og månedlige driftsgjennomganger. Disse taktiske øktene brukes til å gjennomgå ytelsesdata og forutse milepæler. Det neste nivået innebærer strategiske styringsgjennomganger, som holdes fire ganger i året. Formålet med disse møtene er ikke bare å evaluere om MPS-strategien leverer som forventet, men også å utforske muligheter for videre kostnadsreduksjon og bedre effektivitet ved kontinuerlige initiativer for forbedring. Lexmark planlegger endringer og handler etter din plan. Planlegging Pilot Optimalisering Implementering Stabil drift» Få støtte» Utarbeide strategier for administrering av endringer (Change Management CM)» Utvikle alle CM-planer» Utarbeide retningslinjer og prinsipper for ledelse» Utføre CM-opplæring for prosjektteam» Vurdere prosesser» Teste prosesser for godkjennelse og innsigelser» Teste og sluttføre retningslinjer og prinsipper for ledelse» Teste CM-strategi og -planer» Lage utkast til forretningsforhold» Forberede risikoanalyse» Analyser utført» Utføre tiltak og implementere CMplaner» Administrere interessenter» Forberede endelig forretningsforhold» Områdeberedskap» Overføring av kunnskap Deling av økter Produktopplæring Orienteringer» Kontraktledelse» Bestemte krav fra kunden» Samle inn og analysere tilbakemeldinger» Implementere nye arbeidsmetoder» Realisere fordeler» Måle fremgang» Identifisere områder med forbedringspotensial 5

6 Global tilnærming Hva skiller Lexmark administrerte utskriftstjenester fra resten? Global utførelse Lexmark forstår hva som kreves for å få forretningsprosesser som er kritiske for måloppnåelse, og skrivere og multifunksjonsskrivere i nettverk til å kjøre problemfritt i globale plattformer til lavest mulig kostnad. Å sørge for at du kan skrive ut, kopiere, sende e-post og skanne dokumenter enkelt og med minimal nedetid er imidlertid bare en liten del av det du får med Lexmark MPS. Du får større fordeler når vi overvåker, analyserer og rapporterer om ytelsen til enhetene dine på en konsekvent og global måte. sikre nettsiden kan du enkelt søke etter nettverksenheter basert på plassering, vise status og historikk for åpne tjenesteforespørsler, kjøre detaljerte rapporter og vise analyser. Du kan også bruke portalen til å bestille rekvisita eller til å kontakte brukerstøtterepresentanten for Lexmark. Organisasjonen kan også dra nytte av tilgang på forespørsel til Lexmarks kunnskapsbase, som er et omfattende hjelpebibliotek og lager for støttedokumenter og spesifikk informasjon for kontoen din. Når Lexmarks administrerte utskriftstjenester utføres på en global plattform, kombineres informasjon i sanntid med profesjonell innsikt, slik at vi kan fremme produktivitet og effektivitet over store, distribuerte forretningsforetak og organisasjoner. Med den globale tjenesteportalen ser du det vi ser Det er viktig for oss at vi gir deg godt innsyn i enhetene dine. Som MPS-kunde får du tilgang til informasjon i sanntid 24 timer i døgnet via Lexmarks globale tjenesteportal. Med denne Global infrastruktur» Global administrering fra ett sted» Anerkjent sett med standarder og rutiner» Felles plattform med skalerbare løsninger» Et verdensomspennende nettverk av partnere, dsitributører og leverandører Global synlighet» Evne til å støtte til alle steder, inkludert der det brukes flere leverandører» Utskriftsregler distribueres jevnlig» Innhenting og rapportering av grunnleggende målinger Global erfaring:» 80 % av topp 10-rangerte amerikanske forhandlere er Lexmark MPS-kunder» 30 % av topp 10-rangerte amerikanske banker er Lexmark MPSkunder» 50 % av topp 10-rangerte globale forhandlere er Lexmark MPSkunder» 50 % av topp 10-rangerte globale banker er Lexmark MPS-kunder» 24 % av Fortune 50 er Lexmark MPS-kunder Topp ti-rangeringer er basert på følgende: Globale forhandlere er basert på omsetning for matvare-, dagligvare- og spesialforretninger ifølge Fortune Magazines 2010 Global 500. Amerikanske forhandlere er basert på omsetning ifølge National Retail Federations «Top 100 Retailers» i Globale banker viser til kommersielle bankinstitusjoner og sparebankinstitusjoner, og rangeringene er basert på omsetning ifølge 2010 Global 500. Amerikanske banker viser til forhandlerbanker, og rangeringene er hentet fra American Banker s «Bank and Thrift Holding Companies by Assets,» 18. november Fortune har 50 rangeringer per

7 Innhent. Administrer. Få tilgang. Ta sparingen til et nytt nivå med totalløsninger. Med nyskapende løsninger som optimaliserer hele livssyklusen til dokumentene, kan administrerte utskriftstjenester fra Lexmark gi deg mer enn reduserte kostnader. Dokumenter og informasjonen de inneholder, er viktige ingredienser for å gjøre suksess i forretningslivet. Papirkopi eller digitalt når dokumenter og data stopper opp, stopper også ideene, svarene og de endelige resultatene. Uansett hva slags forretning eller mål du har, er det å gjøre nytte av opprettelse av, deling av og enkel tilgang på informasjon livsviktig for vekst og suksess. Lexmark mener at nøkkelen til å kunne gjennomføre vesentlige besparelser innenfor utskrift ligger i redusert papirforbruk. Vi mener imidlertid også at tilgang til informasjon ikke skal være avhengig av infrastruktur. Informasjonen kundene trenger for å lede forretningene sine, bør være tilgjengelig i alle formater, uansett når og hvor de måtte trenge dem. Lexmarks totalløsninger, levert av Lexmark-selskapet Perceptive Software, gjør multifunksjonsskrivere om til kraftige produktivitetsverktøy som sikrer at informasjonen, teknologien og de ansatte alltid kommer overens. Lexmark + Perceptive Software-fordelen Effektivitet begynner ved multifunksjonsskriveren fra Lexmark, hvor ansatte i hele organisasjonen kan påbegynne en forretningsprosess ved å hente inn papirdokumenter. Multifunksjonsskrivere fra Lexmark med e-task-berøringsskjerm med høy oppløsning gjør dette trinnet raskt og nøyaktig ved intuitivt å be brukerne om tilleggsdata som støtter intelligent skanning, indeksering og ruting. ImageNow fra Perceptive Software lagrer dokumentene trygt sammen med alle andre typer innhold datafiler, fakser, e-post med mer noe som gir andre muligheten til å finne, administrere, rute og bruke informasjonen når og der den trengs. Våre fleksible løsninger er enkle å ta i bruk og integrerer innhold med ERP-systemene og -programmene som styrer daglige rutiner. Med ett klikk får brukerne øyeblikkelig tilgang til relevant informasjon innenfor konteksten for den aktuelle prosessen. Lagre og sikre data og bilder for automatisert behandling Trekk ut viktig referanseinformasjon Koble automatisk til tilsvarende arkiver i forretningsprogrammet ERP Start arbeidsflyt og samarbeid Innhent alle slags dokumenttyper uansett hvor du befinner deg e PO PO Gi tilgang til de som trenger det, der de trenger det EDI or XML eform SUBMIT 7

8 Lexmarks globale tjenester Lexmark MPS: Sjansen byr seg Styrk sikkerhet og samsvar. Ettersom papirutskrifter og digitale miljøer blir stadig mer flettet sammen, trenger du effektive strategier og gode løsninger for å administrere risiko og følge forskrifter. Lexmark tar for seg disse utfordringene ved hjelp av en trinnvis tilnærming. Vi vurderer mulige risikoer knyttet til dokumentene, informasjonen og nettverkets infrastruktur og integrerer aktuelle løsninger. Forbedre miljømessig bærekraft. Lexmarks pågående fokus på reduksjon av antall sider er sentralt for verdierklæringen vår. Vi mener at den mest kostnadseffektive og bærekraftige siden er den du aldri skriver ut. Lexmarks administrerte utskriftstjenester ser holistisk på miljøet for å ta vekk unødvendig utskrift og skape flere muligheter til å redusere strømforbruk og elektronikk. Øk brukerproduktiviteten og tilfredsheten. Lexmark er unikt på den måten av vi legger vekt på riktig enhet på riktig plass med riktig funksjonalitet, og ikke hvor mange enheter vi kan sette ut når målet er å hjelpe til med den pågående optimaliseringen av virksomheten eller forretningsmålet. Vi ser på produktene, løsningene og de administrerte utskriftstjenestene som byggestenene for arbeidsplasser som yter mer, hvor folk er koblet tettere sammen, mer fornøyde, og mer produktive. Hva sier Gartner? Gartner, Inc plasserte Lexmark i Leaders quadrant i deres 2011 Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide. Gartner Magic Quadrant rangerer aktører etter deres evne til å utføre og etter hvor gjennomført forretningsvisjonen deres innenfor administrerte utskriftstjenester er. Ifølge rapporten fra Gartner leverer aktører i Leaders quadrant MPS til en rekke ulike kunder, inkludert de største og mest spredte geografisk sett. Derfor må de vise at de har et globalt omfang. I tillegg til ferdighetene som kreves for å levere dagens MPS, må de også vise forståelse, initiativ og ha ressursene som trengs for å forberede morgendagens MPS. Karakteristisk sett er Leaders de som utvider omfanget for MPS med en rekke tilleggstjenester som tilfører verdi. Derfor blir de ofte valgt av store og mellomstore kunder. Gartner-rapporten¹ sier at mange MPS-avtaler fokuserer på utstyr, rekvisita og service og nevner ikke mål som forbedringer i papirbaserte forretningsprosesser og gjennomføring av utskriftsstrategien i andre områder innenfor IT. Kjøpere bør forsøke å dra nytte av MPS-leverandørens ekspertise innen bransjen for å integrere dokumenter i elektroniske prosesser. Ved å utvide rammene for MPS på denne måten kan organisasjoner spare kostnader og forbedre prosesser. Det er derfor viktig at organisasjoner spør potensielle MPS-leverandører om de kan vise til løsninger for bestemte nisjemarkeder og -bruksområder. 1 Kilde: Gartner, Inc. «Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide» av Ken Weilersten med flere, 25. oktober Gartner støtter ingen bestemte aktører, produkter eller tjenester som omtales i undersøkelsen, og de anbefaler ikke at teknologibrukere bare velger aktører med høyest rangering. Gartners undersøkelser består av meningene til Gartners undersøkelsesorganisasjon og skal ikke behandles som fakta. Gartner frasier seg alle garantier, uttrykte eller underforståtte, i forbindelse med denne undersøkelsen, inkludert garantier om salgbarhet eller egnethet for et bestemt formål. Lexmark og Lexmark med rutermerket er varemerker for Lexmark International Inc., som er registrert i USA og/eller andre land. Alle andre varemerker tilhører de respektive eierne Lexmark International, Inc. 740 West New Circle Rd., Lexington, KY 40550, USA