Møteinnkalling. Nore og Uvdal kommune NUmEDAL fflidelaldep.dalen. Utvalg: Administrasjonsutvalget. Saksnr: 1/2014

Transkript

1 Nore og Uvdal kommune NUmEDAL fflidelaldep.dalen Møteinnkalling Saksnr: 1/2014 Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 13:00 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , vi. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetssporsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Nore Uvdal kommune, I

2 Sakskart: Utvalgs Sakstittel Lukket/åpent Saksnr: PS 1/14 Etablering av felles IKT-clrifisamarbeid. Kongsberg-regionen.

3 Nore og Uvdal kommune Rødberg Arkiv Saksmappe Avd. Saksbehancller /382 Rådmann Vidar Torgersen Etablering av felles IKT-driftsamarbeid. Kongsberg-regionen. MØTEBEHANDLING: Utvalg Motedato Utvalgssak Administrasjonsutvalget /13 Administrasjonsutvalget /14 Kommunestyret Saken gjelder: Etablering av felles IKT-driftsamarbeid. Kongsberg-regionen. Fakta: Samarbeid om IKT har vært utviklet i Kongsbergregionen siden 2004, se nærmere oversikt i vedlegg 1 til saken. Prosjekt IKT Drift ble iverksatt i februar 2008, med hovedmål om å samordne driften av kommunenes IKT-løsninger. Kommunene har i denne perioden etablert felles regionale IKT løsninger, felles IKT-plattform og inngått av kontrakt med felles ekstem driftspartner. I den siste fasen har det vært gjennomført to omganger med utredninger (siste rapport følger som vedlegg 2, første rapport er tilgjengelig fra regionens nettside) knyttet til omfang og organisering av videre IKT driftssamarbeid. I tillegg har det vært gjennomført en prosess, med bistand fra ekstern rådgiver, for å vurdere valg av hovedkontorkommune. Dette har resultert i en konkret anbefaling fra Rådmannsutvalget i Kongsbergregionen, som nå legges fram for behandling i alle kommunene i regionen. Anbefalingen er å etablere et IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen iht. kommuneloven 27.. Samarbeidet etableres med Notodden kommune som hovedkontorkommune. Samarbeidet evalueres etter faktisk driftsperiode på to år

4 Det forutsettes at alle dagens IKT-driftstjenester skal organiseres innenfor samarbeidet, for å ra mest mulig helhetlig og effektiv ressursutnyttelse. Dette enten de utføres lokalt, regionalt eller av ekstem leverandør, jfr. oversikt over tjenester i vedlegg 5 (forslag til struktur for tjenestekatalog, vedlegg 1 til sluttrapport fase 2). Modellen som anbefales tar utgangspunkt i at: Kommunene er likeverdige partnere med reelle styringsmuligheter Kommunene må kunne ha ulike ambisjoner når det gjelder tjenestekvalitet og bemanningsbehov Kommunestyrene fortsatt skal være premissleverandører gjennom å angi mål og rammer Det etableres et styre bestående av rådmennene og med ansattrepresentasjon Det etableres et hovedkontor i en av samarbeidskommunene, med felles daglig ledelse som har helhetlig ansvar for fag, økonomi og personal IKT drifispersonell skal oppleve å ha en attraktiv arbeidsplass, i et større fagmiljø og med gode utviklingsmuligheter Driftspersonellet fortsatt er lokalisert i de enkelte kommunene Samarbeidet evalueres etter faktisk driftsperiode på to år Vedtekter og samarbeidsavtale utgjør til sammen samarbeidets formelle plattform. Vedtektsforslaget er utarbeidet i tråd med minimumskravene i kommuneloven 27. Vedtektene vedtas og eventuelt endres av kommunestyrene. Samarbeidsavtalen inneholder bestemmelser som i større grad enn vedtektene kan måtte endres underveis i utviklingen av samarbeidet. Noen av punktene i samarbeidsavtalen beskriver hva som må avklares i seinere utviklingsfaser og bør endres når aktuelle avklaringer foreligger. Det foreslås at rådmannsutvalget delegeres myndighet til å gjøre endringer i samarbeidsavtalen iht. retningslinjene i denne avtalens pkt. 11. Hensikten med saken er å avklare om Nore og Uvdal kommune skal delta i det nye IKT driftssamarbeidet som etableres og beslutte etablering av driftsenheten. Når kommunenes deltakelse er avklart, vil det iverksettes et etableringsprosjekt med mål at nytt drifissamarbeid er operativt så tidlig som mulig i Det er utarbeidet forslag til vedtekter og samarbeidsavtale for samarbeidet (vedlegg 3 og 4). Lokal avdeling av Fagforbundet har gitt høringsmnnspill, mottatt , vedlegg 6. Det er gjennomført samtaler/drøftinger med lokal IKT-gruppe. Endringer av dette omfanget vil alltid skape spenningen og noe usikkerhet i en organisasjon, men en oppfatter at det er positiv holdning til prosjektet. En del av usikkerheten går på hva som vil skje på sikt med de ansatte i en felles IKT-drift i Kongsbergregionen. Dette er vanskelig å svare eksakt på, og det må tilligge den nye organisasjonen å ta tak i dette. I samarbeidsavtalens pkt. 5 er det tatt inn et avsnitt om retrettmulighet innen for et tidsrom på tre år. Det er også tatt inn et punkt i forhold til behov for attføring og/eller omplassering. Alt må sees i lys av at samarbeidet skal evalueres etter en faktisk driftsperiode på 2 år.

5 Saksbehandlers vurdering: Det har vært betydelig enighet om målene for IKT driftssamarbeid. Ambisjonen er at kommunene i Kongsbergregionen skal bli blant de beste til å løse oppgaver knyttet til drift, brukerstøtte og utvikling av kommunale IKT-løsninger. «I hverdagen» vil dette kunne måles på at: IKT-systemer og -utstyr virker og er funksjonelle i forhold til faktiske behov IKT-systemene er tilgjengelige Brukerne får tilstrekkelig hjelp ved behov Hensikten er å oppnå en kvalitetsgevinst hvor IKT-driftstjenestene oppleves som enda bedre enn i dag. Det forventes også på sikt effektiviserings- og samordningsgevinster. Anbefalt modell vil gi de beste forutsetningene for å lykkes. Erfaringer fra andre regionale driftssamarbeid støtter denne konklusjonen. Bruken av IKT i kommunene vil fortsette å øke framover. Kommunene tillegges stadig nye oppgaver og utstrakt bruk av IKT vil være nødvendig for å løse oppgavene innenfor tilgjengelige ressursrammer. økt bruk av IKT vil medføre økninger i kommunenes IKT-kostnader. Et tett og omfattende IKT-driftssamarbeid skal medvirke til en svakere kostnadsstigning. Det må dog forventes en midlertidig kostnadsøkning i en overgangsfase når samarbeidet etableres. I prosessen som er gjennomført knyttet til valg av hovedkontorkommune, viser rapporten fra ekstern rådgiver at Kongsberg og Notodden i denne sammenheng utpeker seg som de alternativ som best oppfyller kriteriene i vurderingene. Det er i den anbefaling som fremmes vektlagt et samfunnsperspektiv. I dette anses det fordelaktig i det interkommunale samarbeidet å kunne fordele felles funksjoner som etableres mellom kommunene. På dette grunnlag anbefales Notodden kommune som hovedkontorkommune. Slik forslaget til organisering nå foreligger, antas det å foreligge en virksomhetsoverdragelse iht. arbeidsmiljøloven kapittel 16. Nærmere avklaring av de juridiske spørsmålene rundt dette, samt utarbeiding av en veileder, gjennomføres i tilknytning til etableringsprosjektet. Budsjettrammen for IKT drifissamarbeidet vil for 2014 være en funksjon av summen av de kommunale IKT-budsjettene, med nødvendige ekstra ressurser til etablerings- og omleggingsaktiviteter. I etableringsprosjektet må det utarbeides oversikt over ressurser som skal overføres til samarbeidet. Den nye virksomheten må utvikle nye modeller for budsjettering og kostnadsfordeling, med virkning fra og med driftsåret 2015, jfr. også kap. 4.8 i vedlegg 2 (sluttrapporten fra utredningsfase 2). Saken ble tatt opp til behandling i møte i administrasjonsutvalget , men ble ikke ferdigbehandlet, idet utvalget ønsket en nærmere behandling i arbeidstakerorganisasjonene. Slik behandling ble gjort Arbeidstakerorganisasjonene har gjort følgende uttalelse: Organisasjonene i Nore og Uvdal kommune er positive til å delta i IKT-drift samarbeidet i Kongsberg regionen.

6 Utredningsfase Vi ønsker å presisere: Ved overføring av IKT- ansatte fra Nore og Uvdal kommune til IKT driftsamarbeidet i Kongsbergregionen skal de ansatte fra Nore og Uvdal kommune gis minst de samme rettighetene som de har i dag, når det gjelder permisjonsreglementet, arbeidsreglementet og seniorpolitiske tiltak. Ved fremtidige endringer av IKT-bemanningen i IKT-driftsamarbeidet skal det minimum være 200 % stillingshjemler med kontor og tilstedeværelse lokalt i Nore og Uvdal kommune. Uttalelsen følger som vedlegg 7 i saken. Rådmannen opprettholder sin innstilling i saken. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Nore og Uvdal kommune vil delta i Kongsbergregionen IKT-Drift 2. Vedtekter godkjennes 3. Samarbeidsavtalen godkjennes. Rådmennene delegeres myndighet til å gjøre endringer i samarbeidsavtalen iht. avtalens pkt. 11 VEDLEGG: 1. Oversikt over IKT-relaterte samarbeidsaktiviteter i Kongsbergregionen Rapport videre driftssamarbeid Forslag til vedtekter 4. Forslag til samarbeidsavtale 5. Struktur for tjenestekatalog 6. Fagforbundet lokalt. Høringsinnspill. 7. Innspill til administrasjonsutvalget.

7 utj &G

8 Vedlegg i Oversikt IKT-relaterte samarbeidsaktiviteter i Kongsbergregionen År L2004 I Beskrivelse av sarnarbeidsakt1viteten Gjennomført forstudie IKT-saniarbeid 2006 Etablert regional estrategi for Gjennomført forprosjekt IKT Strategi og utviklingsorganisasjon Gjennomført forprosjekt Hannonisering av IKT infrastruktur og drift Anskaffet og etablert regional kursportal (FriKomPort) Anskaffet felles løsning for pleie- og omsorgstjenesten (installert lokalt i kommunene) 007 Etablert IKT-program : Etablert prosjekt IKT S&U ( )_for å prøve ut foreslåtte tiltak beskrevet i forprosjekt fra 2006 Etablert prosjekt IKT-drift ( ) for å prøve ut foreslåtte tiltak beskrevet i forprosjekt fra 2006 i I 2008 Anskaffet og etablert fiberforbindelse mellom rådhusene - I GB Anskaffet og etablert felles IKT-løsning for skole- og bamehageadm. I2009jGJennom saetoetablert felles anskaffelser av noen «mmdre> sninger (lokalt installert) felles læringspiattform_(lms) for grunnskolene 2010 Etablert «SuksiT» - felles IKT-bestiller/strategiorgan I Vedtatt felles rutine for IKT-anskaffelser Etablert regional estrategi_for Anskaffet og etablert felles autentiseringsløsning for skoler (Feide) nf1es driale med ekstem dripa - -i Etablert prosjekt «Meldingsløftet» for å forberede oppstart av elektroniske meldingsutveksling -- Anskaffet og etablert felles_telefonistøttesystem Etablert noe felles telefoni-infrastruktur Gjennomført utredning av organisering av IKT-driftssamarbeid (fase 1) r Anskaffet felles økonomi- og lønnssystem for 4 kommuner (ERP)(installert 12012) 2012_iiilert - ---H felles IKT-plattform og felles AD-løsning (Kongsbergregionsskya) ] Etablert felles økonomi- og lønnssystem for4 kommuner (ER?) Anskaffet felles IKT-løsning for helsestasjonene i regionen (installeres i 2013) j Etablert felles IKT-løsning for banievernstjenesten I

9 Gjennomført utredning av organisering av IKT-driftssaniarbeid (fase 2) * - Etablere Anskaffet og implementert felles løsning for gjennomføring av møter over nett (virtuelle møter) felles_påloggingsløsning (regional desktop) 2013 Vedtatte aktiviteter for 2013: J Fase ut lokale sikre soner i kommunene - L Flytte resterende lokale løsninger i sikre soner til felles sikker sone i Kongsbergregionsskya Etablere felles løsning for elektroniske meldingsutveksling via Norsk Helsenett (til sykehus, fastleger m.mj Implementere felles IKT-løsning for helsestasjonene (anskaffet i 2012) Implenientere felles IKT-basert kvalitetssystem (anskaffet i 2012) Ta i bruk nye moduler i felles ERP-løsning Etablere lokasjon nr 2 i Kongsbergregionsskya (for redundant løsning) Etablere felles IKT-løsning for pleie- og omsorgstjenesten Anskaffe og ta i bruk pilotløsninger som omhandleromsorgsteknologi (forprosjekt Omsorgsteknologi) Gjennomføre forstudie for å se nærmere på mulig felles sak_arkivløsning Anskaffe og etablere felles løsning for sosialtjenestene [ Etablert felles dokumentasjon og rutmer for Infbrmajonssikkerhet t Gjennomført forstudie «Omsorgsteknologi» for å planlegge bruk av slike løsninger

10 FORPROSJEKT PROSJEKTRAPPORT t utredningsfase Versjon 1.6 Sist oppdatert Avgitt av Prosjektgruppa for utredningsfase 2 IConbergregionen Fkth>k I IS, NO J1,O.i KUN(SBLRL ww k ugs gn gonen na. irg nr )r 19 6 ongsa.ljig: t( I V i.$v 2 Permanent IKT Driftssamarbeid i Kongsbergregionen

11 1.1 BAKGRUNN OG MANDAT 4 MANDAT OG PROSESS 4 INNHOLDSFORTEGNELSE Rapport utredningsfase 2- versjon 1.6 Side 2 av 35 Organiserffig av videre IKT drfftssamarbeld I kongsbergrelonen Ifovedmål 6 Utredning ifase 2 9 Arbeidsgiverrollen 16 Utredning ifase 2 22 Mindretallets anbefaling 33 Intensjoner iprosjektmandatet 19 Flertallets anbefaling ORGANISASJONSMODELLER FOR UTREDNING RESULTATMÅL OG MÅLOPPNÅELSE FOR UTREDNINGSFASE INTERKOMMUNALT STYRE IHT. KL KOMPETANSEBEHOV OG BEMANNING 10 Kartlegging av lokale retningslinjer og reglementer KONKURRANSEREGLER EGENREGI 20 Intensjoner iprosjektinandatet 20 Politisk styring (eierstyring) ØKONOMI OG BUDSJETTSPØRSMÅL 23 Samarbeidsavtale 26 Evahwring av ntva(gte modeller KVALLTET TJENESTENIVÅ 19 IKT-faglig kompetanse og ansatikarstegging TEMAER FOR UTREDNING 9 Delmål VERTSKOMMUNEMODELL IHT. KL HVA SAMARBEIDE SKAL OMFATTE TJENESTEKATALOGEN 9 Intensjon iprosjekimandatet ANSATTES RETTIGHETER OG ARBEIDSVILKÅR 16 Kommentarer til alternative nodellerfor drftssamarbeid VURDERING IHT. TIL AKTUELLE VURDERINGSKPJTERIER FAGUG STYRINGSMODELL OG ROLLER LEDELSE OG STYRING LOKALISER]NGSSPØRSMÅL VEDTEKTER OG SAMARBEIDSAVTALE VURDERING OG ANBEFALING VEDR. MODELL 26 Vedtekter 25 Ledelse MÅL 5 øvrig kompetansebehov vedr. drtf?senhelens interne dr/ 15 Videre oppfolging 5 Utredningsprosessen 4 Målene i «hverdagen» «0-ALTERNATIVET» 7 Intensjon i prosjekimandatet 9 Utredning ifase 2 19 Administrativ styring 21 Intensjon iprosjektmandatet 22 Rollene ANBEFALING VEDR. VALG AV MODELL PROSESS OG ORGANISERING MÅL FOR IKT DRIFTSSAMARBEIDET 5 Prosjektrapport

12 Prosjektrapport 5.4 OPPLEGG FOR OMLEGGINGSFASEN 33 Generelt 33 IKT-faglig nivå 34 Styringsnivået 34 Koordinering og ledelse 34 økonomi og budsjett VEDLEGG 34 Organisering av videre IKT driftssamarbeid I Kongsbergregionen Rapport utredningsfase 2 - versjon 1.6 Side 3 av 35

13 videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen. som ble lagt fram for 1.1 Bakgrunn og mandat Det henvises til rapport fra første utredningsfase i forprosjektet vedr. organisering av 1. Mandat og prosess IKT i Organise,ing av videre driftssamarbeid Kongsbergregionen Rapport utredningsse versjon Side 4 av 35 Bakkelund Man-Ann TTllitsvalgte, Parat Britt Inger Kolset SuksiT (kunde/bestiller) Ole Jørn Solberg IKT-ansatte, Numedal Klontelg Ingrid Haugstad Personalfaglig kompetanse Meyer/Knut Helge Navn Representant for Navn Representant for Ingar Solberg IKT-ansatte, Hjartdal og Tinn Torodd Tillitsvalgte, Fagforbundet I-lege Aasland IKT-ansatte, Kongsberg Solfrid 5. I-tagland ikt-ansatte, Notodden Prosjektet er utviklet og gjennomført iht. til PLP. Rådmannsutvalget har hatt rollen prosjektansvarlig (PA) og Halvor Rostad prosjektieder (PL). Det ble nedsatt følgende som oppdragsgiver og styringsgruppe. Daglig leder Jan Erik Innvær har vært prosjektgruppe som hovedarena for utredningsarbeidet: Utredningsprosessen 1.2 Prosess og organisering og til målene som er angitt for prosessen. slik: av hvilke temaer som ble besluttet at skulle utredes, framgår av denne rapportens Rådmannsutvalget i januar Etter dette ble det hentet inn uttalelser fra de tillitsvalgte og rapporten var ute til administrativ høring. Det uttrykkes støtte til et videre samarbeid om IKT-drift i Kôngsbergregionen Det er ulike syn på hvilken organisasjonsmodell som kan være best for det På bakgrunn av mottatte uttalelser ble status i prosessen i 1. kvartal 2012 oppsummert tilstrekkelig for å kunne fatte noen beslutning om valg av organisasjonsmodell. Det ble foreslått å gå veien om en fase med videre utredninger for å imøtekomme mange av videre samarbeidet. Flere uttrykker at det er vanskelig å ta stilling til valg av modell på det grunnlaget som foreligger så langt. synspunktene i høringssvarene, samt sikre seg et bredere og mer konkret beslutningsunderlag. Rådmannsutvalget vedtok i møtet 30. mars 2012 at det skulle utarbeides et forslag til prosjektmandat for en ny fase med detaljerte utredninger av driftssamarbeid iht. Kommunelovens 27 og 28. Seinere er det besluttet at også «0-alternativet» skal Første versjon av prosjektmandatet ble godkjent i Rådmannsutvalgets møte 27. april kapittel 3. utredes videre. Det ble koniciudert med at beslutningsunderlaget ennå ikke kunne anses som Endelig mandat ble vedtatt i utvalgets møte Nærmere spesifikasjon Prosjektrapport

14 4 andre regionale IKT-samarbeid i andre deler av landet. Prosjektgruppa har også hatt internt i prosjektgruppa. Videre har en kunnet spille på kompetansen i SuksIT i flere workshop hvor to representanter for Rådmannsutvalget deltok sammen med spørsmål. Innenfor temaet styring og ledelse ble det gjennomført en Foruten den IKT-faglige kompetansen, har det altså vært personalfaglig kompetanse representanter for SuksIT og prosjektgruppa. Her ble det også hentet inn erfaringer fra Organisering av videre IKT driftssamarbeld I Kongsbergreglonen Rapport utredningsfase 2- veron 1.6 Side 5 av 35 Målene for det framtidige IKT driftssamarbeidet mellom kommunene i prosessen. Målformuleringene gjengis på nytt nedenfor: (kap. 1.1), er det oppnådd støtte til å videreutvikle samarbeidet samt til målene for Kongsbergregionen ble formulert i utredningsfase 1. Som nevnt innledningsvis 2.1 Mål for IKT drfftssamarbeidet 2. Mål kommunestyrene. Det kan være hensiktsmessig at kommunestyrene får en orientering Prosjektrapporten legges fram for Rådmannsutvalget til behandling 25. januar Deretter vil det være aktuelt å gjennomføre en administrativ høring. På grunnlag av rapport og høringsuttalelser vil det kunne forberedes en sak til beslutning i tidligst å kunne finne sted i mars/april Gitt at kommunestyrene fatter beslutning om videre samarbeidsmodell, vil neste fase være å planlegge og gjennomføre en etablering av det nye samarbeidsopplegget. Deretter går en over i en ordinær driftsfase. om saken før den legges fram til beslutning. Behandling i kominunestyrene anses Videre oppfølging kommune. IKT-lederne har hatt ansvar for å formidle og bidra til drøftinger blant de IKT-ansatte. Alle IKT-ansatte ble i tillegg invitert til en samling på Lampeland 14.- Når det gjelder informasjon og formidling, er det lagt vekt på at arbeidet i møter , hvor det blant annet ble informert om utredningsprosessen og gitt Inkl. oppstartsmøtet , har det vært planlagt og gjennomført 7 prosjektgruppe en orienteringssak for Rådmannsutvalget Videre ble Rådmannsutvalget nødvendig tilgang til juridisk kompetanse. prosjektgruppa har kunnet bli fulgt opp gjennom lokale prosesser i den enkelte anledning til å gi tilbakemeldinger. Rådmennene har det formelle ansvaret for formidling til lokale ledergrupper og tillitsvalgte, noe som har vært mest aktuelt i forelagt en foreløpig prosjektrapport til vurdering i møtet Regionrådet for utredningsarbeidets siste fase med et mer helhetlig bilde å formidle. Det ble lagt fram Kongsbergregionen ble orientert om prosessen gjennom en presentasjon i rådsmøtet Det har vært et stående tilbud om at prosjektleder har kunnet bistå ved lokale formidlingsaktiviteter i kommunene. Følgende aktivitet er gjennomfurt: Presentasjon for Rollag/Flesberg, møte med administrativ ledelse og IKT-ansatte Prosjektrapport

15 Hovedmål Gjennom samarbeid sette kommunene bedre i stand til å dekke dagens og På en optimal måte støtte kommunenes behov i forhold til tjenesteproduksjon, Modellen for det videre IKT driftssamarbeidet mellom kommunene i Kongsbergregionen skal: morgendagens behov for IKT-løsninger Rapport utredningsfase 2- versjon 1.6 Side 6 av 35 Organisering av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergreionan Bidra til høy kvalitet og tilgjengelighet på IKT driftstjenestene gjennom Gjøre kommunene bedre i stand til å imøtekomme krav og forventninger fra Tilrettelegge for bedre brukeropplevelser og ønsket kompetanseutvikling for lykkes eller ikke med å utvikle et godt samarbeid om IKT driftstjenester i regionen. løsninger og digitale tjenester Kongsbergregionens infonnasjonssiklcerhetsstrategi brukerne og overordnete forvaltningsnivåer samordning, standardisering og kompetanseutvikling Bedre brukeroppievelser regionens IKT-ansatte. IKT-systemene som en vil bli målt på, og som vil avgjøre oppfattelsen av om en har I det daglige vil det i første rekke være opplevelsen hos brukerne av de kommunale i IKT-driften Sørge for profesjonell, stabil og kostnadseffektiv drift av kommunale IKT Sørge for høy sikkerhetsmessig standard i IKT-driften i henhold til Redusert sårbarhet Koordinere tilgjengelige personressurser slik at det oppnås redusert sårbarhet brukerne av de kommunale IICT-systemene og digitale tjenester standardisering av regionens samlede IKT-løsninger Målene I «hverdagen» Skape et mer attraktivt arbeidsmiljø og bedre utviklingsmuligheter for Tifrettelegge for økt gevinstrealisering gjennom konsolidering og økt attraktivitet for IKT-ansatte økte samordningsgevinster økt profesjonalitet, kvalitet og sikkerhet økt oppfylielse av krav og forventninger Delmål Tilby IKT-løsninger som muliggjør at kommunene kan utnytte de samlede publilcumsservice og administrative tjenester ressursene optimalt og samarbeide om å løse kommunale primæroppgaver. Hovedmålene spesifiseres ytterligere gjennom foreslåtte delmål (<effektmål»). Ambisjonen bør være at 1KT driftssamarbeidet skal bidra til at kommunene i Kongsbergregionen er blant de beste til å løse oppgaver knyttet til drft, brukerstøi te og utvikling av kommunale IKT-løsninger, herunder (i ikke prioritert rekkefølge): Prosjektrapport

16 Brukerne far tilstrekkelig hjelp ved behov IKT-systemene er tilgjengelige IKT-systemer og -utstyr virker og er funksjonelle i forhold til faktiske behov slik: «Måleindikatorene», som det er mottatt positiv respons på, kan i kortform formuleres Ha bidratt til større klarhet og forutsigbarhet nr Tema gitt prioritet i utredningsarbeidet. Positive Ha bidratt til Økt involvering av de tlllitsvalgte i lillitsvalgte representert med to representanter i Ha bidratt til regionens budsjettinnspili Innenfor Bidrag og resultat av budsjettprosess infiuert av Organisering av videre IKT driftssamarbeid I Kongsbergregionen Rapport utredningsfase versjon Side 7 av 35 «0-alternativet... vil således være å fortsette drifissamarbeidet på dagens nivå uten å samarbeidsavtaler som utvikles etter hvert som det etableres nye fellesopplegg.» etablere noen formell organisatorisk overbygning. Samarbeidet er i dag basert på et sett av Fra rapporten iførste utredningsfase fr. kap. 4.2, pkt. 1): «...et 0-alternativ som vil være en videreføring av dagens uformelle samarbeidsmodelh>. Fra prosjektbeskrivelsen (mandatet) forførste utredningsfase: utredningsfase: Det er noe ulike oppfatninger i prosjektgruppa om hva som ligger i 0-alternativet. Det henvises først til hva som er sagt tidligere gjennom mandatet og rapporten fra første 3.1 «0-alternativet» Organisasjonsmodellene som beskrives her gjelder styring og ledelse av selve driftsenheten. Modellene er tidligere omtalt i rapporten fra første utredningsfase kap. utredet i denne fasen. Nærmere vurdering og sammenlikning følger i kapitlene 4 og Nedenfor følger en generell innledende beskrivelse av modellene som er besluttet 3. Organisasjonsmodeuer for utredning ny modell for driftssamarbeid I aktuelle oppfølgingsprosesser, inkl, etablering av prosessen prosjektgruppa. utredningsfase 2. Budsjettforslaget tar høyde for alternativet». Kommuneloven 27 og 28, samt «0- gjennom en detaljert utredning av samarbeid lht. med PA med tö uker til arbeidsvllkårl det videre drlftssamarbeidet pà Lampeland. konkret beslutningsunderlag for valg av modell Frist for rapportering forlenget etter avklaring det gjelder de IKT-ansattes rettigheter og tilbakemeldinger fra IKT-ansatte under samlingen Innen ha utviklet et bredere og mer Utredet og utviklet iht. vedtatt prosjektmandat. ll(t-området for 2013 forskjøvet tidspunkt for oppstart av Resultatmål Måloppnåelse Resultatmålene som ble besluttet for utredningsfase 2 er gjengitt i tabellen nedenfor, sammen med en vurdering av måloppnåelsen. 2,2 Resultatmål og måloppnåelse for utredningsfase 2 Prosjektrapport

17 Det er enighet i prosjektgruppa om at dagens samarbeidsmodell ikke fungerer godt prosjektgruppa mener en bør vurdere en videreutvikling av dagens samarbeidsmodell gjennom en formalisert og mer forpliktende overordnet sainarbeidsavtale, med underliggende delavtaler. Dette blir slik det oppfattes en form for mellomløsning mellom det opprinnelige «0-alternativet» og et 27-samarbeid, benevnt som nok i forhold til de utfordringene som foreligger, men Fagforbundets representant i i Organisering av videre IKT diiftssamarbeld Kongsbergregionen Rapport utredningsfase 2- versjon 1.6 Side 8 av 35 de to øvrige tilfellene vil det være en helhetlig ledelsesfhnksjon med ansvar for både fag, personal og økonomi. Det vises til beskrivelsen i kap. 4.2pkt. 3 i rapporten fra første utredningsfase. Kort Dette sikrer likeverdighet og like styringsmuligheter for kommunene. Loven gir ra føringer i dette tilfellet og modellen kan lett tilpasset de faktiske behov og ønsker om hva som skal oppnås i samarbeidet. kommune oppsummert etableres det et felles styre samt vedtekter iht. 27 i Kommuneloven. arbeidsgiverrolle vil personalansvar og -forvaltning ligger til den enkelte kommune. I lokale. Det ansettes en felles daglig leder for drifisenheten. Ved en distribuert I alle tilfelle vil det bli opprettet en felles intern driftsenhet til erstatning for de 7 2. Arbeidsgiverrollen samles i en hovedkontorkommune 3..Arbeidsgiverrollen legges til felles driftsenhet som et eget rettssubjekt. 1. Distribuert arbeidsgiverrolle, dvs. at 1KT-personellet er ansatt i hver sin Modellen kan i praksis omfatte tre varianter når det gjelder arbeidsgiverrollen: 3.2 Interkommunalt styre iht. KL 27 alctuelle kompetansehevingstiltak. Her mangler det imidlertid et koordinerende ledd nye fellesløsninger og andre hensiktsmessige harmoniseringstiltak. Dette til erstatning I «0-alternativet» vil det være 7 lokale driftsavdelinger i stedet for én felles (Flesberg beslutter å etablere en felles faglig ledelsesftznksjon og felles økonomi eller ikke. En driftsenhet med ansvar for drift av fellesløsninger. Denne nye driftsenheten må. også få tilstrekkelig mandat og ressurser til å gjennomføre bestillinger knyttet til etablering av for dagens prosjektorganisasjon, som ikke har verken kapasitet eller kompetanse til å lisensadministrasjon,...). Disse oppgavene har oppstått i kjølvannet av de nye i et 27-samarbeid med en distribuert arbeidsgiverrolle (se kap. 3.2 nedenfor). Her «Samarbeidsavtale». Kjernespørsmålet blir da hvor grensen går før en reelt sett er over kan veien i praksis være nokså kort, men det vil blant annet avhenge av om en nærmere oppsummering av Fagforbundets forslag er presentert i kap og Rollag har formelt sett ikke egne IKT-avdelinger, men telles med slik i dette ikke skal utvikles noe formalisert samordnet opplegg, må opprettes en egen og åttende tilfellet). Erfaringene det siste året knyttet til bygging av felles regional IKT-plattform, samt etablering av felles fagsystemer på regional plattform, tilsier at det, dersom det håndtere de nye oppgavene (drift, brukerstøtte, sikkerhetsstyring, fellesløsningene. Som en midlertidig løsning har det nylig blitt etablert flere nye regionale arbeidsgrupper med kompetent driftspersonell fra kommunene, for å kunne håndtere de viktigste oppgavene knyttet til drift og brukerstøtte. Det er også planlagt med tilstrekkelige ressurser og mandat. Prosjektrapport

18 Det vises til beskrivelsen kap. i 4.2 pkt. 2 i rapporten fra første utredningsfase. Samarbeidet opprettes iht. Kornmuneloven 28 og er realiteten i et kunde leverandørforhold med vertskommunen som leverandør av IKT driftstjenester og evt. IKT infrastruktur, og med de øvrige kommunene i en kunderolle. Arbeidsgiveransvaret med tilhørende ansvar for å sørge for nødvendig kompetanse og bemanning, vil også 3.3 Vertskommunemodell Iht. KL 28 IKT I Organisering av videre driftssamarbeld Kongsborgreglonen Rapport utrednlngsfase 2- versjon 1.6 Side 9 av 35 Her skulle det det tas utgangspunkt i forslaget til omfang og avgrensning av IKT driftssainarbeidet, slik det ble beskrevet i første utredningsfase (jfr. første rapport kap. fase, dvs, i etableringsprosjektet, men det har vært behov for å spesifïsere noen områder tydeligere. Avgrensingen mot SuksIT når det gjelder utviklingsoppgaver, var blant spørsmålene som skulle beskrives nærmere. Det er ikke foreslått endringer i begreper og roller, i avgrensningen eller i omfanget av samarbeidet - det sistnevnte angitt gjennom foreslått struktur for tjenestekatalogen. Det fastholdes at samarbeidet skal omfatte både lokale, regionale og «outsourcede»/eksterne driftstjenester (jfr. basisforutsetninger i kap. 2.2 i rapporten fra tilføyelser i utredningsfase 2: lokalkunnskap, eller om det kan fungere å sette bort tjenesten til eksteme kvalitetsgevinster gjennom regionalt samarbeid. fase 1). Med utgangspunkt i den nevnte strukturen, har prosjektgruppa gjort følgende leverandører. Oppdatert oversikt over strukturen for tjenestekatalogen med de nevnte tilføyelsene følger som vedlegg i til denne rapporten. Aktuelle tjenester som krever lokal tilstedeværelse er for øvrig oppsuxnmert i kap SuksiT (regionalt samarbeidsorgan for IKT-strategi og -utvilding, innehar kunde/bestillerrollen se faglig styringsmodell i kap. 4.1) har selv hatt en gjennomgang av egne oppgaver, som utgjør en liste på i alt 17 punkter. Det frste Angivelse av hvilke driftstjenester hvor det med stor sannsynlighet kan oppnås lokal tilstedeværelse Angivelse av hvilke driftstjenester hvor det er nødvendig eller ønskelig med 3). Det ble ikke ansett som nødvendig å gå lenger i detaljeringsgrad før i påfølgende intensjon i prosjektmandatet Angivelse av om det fortrinnsvis bør brukes interne driftsressurser med 4.1 Hva samarbeide skal omfatte tjenestekatalogen Utredning i fase 2 tema. Temaene for utredning i fase 2 følger av prosjektmandatets kap Nedenfor gjengis de aktuelle temaene, samt intensjon og resultater fra utredningene knyttet til hvert 4. Temaer for utredning ligge til vertskommunen. Når det gjelder IKT driftstjenester er denne modellen vurdert som problematisk i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser (se kap. 4.5). Løpende styring og ledelse vil også ligge til vertskommunen, men kundekommunene vil kunne påvirke omfang og kvalitet gjennom inngåtte kontrakter. Prosjektrapport

19 1. Utvildingsoppgaver som gjelder bruk, samt gevinstrealisering ved bruk, av regionale IKT-prosjekter og aktiviteter». Regionale IKT- prosjekter og aktiviteter kan vi grovt sett gruppere i tre kategorier som kan bidra til å illustrere rolle- og ansvarsdelingen: IKT driftsenhet og dette lyder slik: «Planlegge, styre og gjennomføre aktuelle punktet anses å være det eneste hvor det er nødvendig med en grenseoppgang mot en Rapport utrednirigsfase 2 versjon 1.6 Side 10 av 35 Oran1sertng av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen personene, leverandørene samt infrastrukturen som eksisterer i dag, som en har å spille En må huske på at det på kortere silct vil være mye av de samme oppgavene, samarbeid og at de regionale løsningene i størst mulig grad kommer i stedet for de lokale. Det ble gjennomført en ansattkartlegging høsten 2012 som hvilke personressurser det på i utviklingen av det videre drifissamarbeidet. Det skjer imidlertid en nokså rask delvis kommer i tillegg til lokale oppgaver. Hensikten er å hente ut gevinster gjennom kan være mulig å spille på i et videre drifissamarbeid. Kartleggingen er oppsummert i tabellen nedenfor. vekst i regionale fellesløsninger og -oppgaver, som i en overgangsperiode helt eller IKT-faglig kompetanse og ansattkartlegging Med utgangspunkt i tjenestekatalogen skulle en her se på driftssamarbeidets Det har også vært behov for å initiere en parallell prosess når det gjelder vurdering av med når det gjelder oppfølging knyttet til fast- og mobiltelefoni. kompetansebehov, både IKT-faglig og for den interne driften av enheten. Arbeidsoppgaver og kompetansebehov avgjør behovet for bemanning. Her må en også vurdere den videre bruken av eksteme kompetanseressurser på kortere og lengre sikt. fremmet et ønske om at det avklares hvilke personressurser driftsenheten kan bidra framtidige arbeidsoppgaver og bemanning av SuksIT. For øvrig har telefoniprosjektet Intensjon i prosjektmandatet 4.2 Kompetansebehov og bemanning I det første tilfellet vil ansvaret ligge hos SuksIT i samspill med lokale fagenheter 3. Utvilclingsoppgaver som gjelder IKT-infrastruktur eller IKT driftstjenester 2. Utvilclingsoppgaver som gjelder felles fag- og støttesystemer, nye eller ftmksjoner,...). løsninger. IKT-systemer som støtte for oppgaveløsing knyttet til kommunale primæroppgaver (tjenesteyting, forvaltning, publikumstjenester, administrative og/eller regionale faggrupper. I tilfelle 2 vil et være et samspill hvor ]KT driftsenheten gjennomføring ligge til driftsenheten. konsolidering av eksisterende, hvor det også etableres nye tekniske IKT har et ansvar for de tekniske løsningene. På det tredje punktet vil ansvaret og Prosjektrapport

20 --. Prosjektrapport Kommune Stillingsressurser Tilhørighet i organisasjon Arbeidsoppgaver Flesberg Innkjøp (i tillegg til IKT-veilederrollen) sikkerhetskopiering, innkjøp og administrasjon, webredaktør, mobilutbygging, lokal oppfølging av regionale prosjekter Rådgiver IICY (40 % stilling) Innleid (fra Rollag) I Fellestjenesten Rådgiver: Ledelse og administrasjon, strategi og planlegging, (3 ansatte) brukeradministrasjon og brukerstøtte, leverandøroppfølging, administrasjon av utstyr og lisenser/avtaler, anskaffelser og eiskoien(6o%. Kultur og oppvelcst innkjøp, stillin lokal oppfølging av regionale prosjekter, oppdrag for..... regionen, representant i SuksIT. IKT-veileder i skolen (60 % Kultur og oppvekst llcr-velledere: Administrasjon nettverk, administrasjon stilling) brukerutstyr, brukerstøtte, lokal Fronteradministrasjon, Hjartdal IKT-ansvarlig I stab, underlagt økonomisjefen 1. linje support i administrasjon og skole pà rnaskinvare og (1 ansatt, 100 %) programvare, leverandøroppfølging, oppgraderlnger, Kongsberg 1Kr Sjef IKT-avdelingen i stab og støtte, Ledelse og administrasjon, strategi og utvikling, (13 ansatte, alle underlagt Rådmannen prosjektoppfølging lokale og regionale prosjekter, 100 %) arbeidsgruppe regional Il(T-plattform, representant i SuksiT. Driftssjef/fagansvarlig drift, kjøling. Prosjektoppfølging lokale og regionale prosjekter. Arbeidsgruppe drift av regionale fellesløsninger. Vakttjeneste. Avdeling IS/IT Administrasjon og personaloppfølging. Sikkerhet. Driftsressurs vakt servere, applikasjoner, e-post, databaser, nettverk, kabling og Teamleder IT Support, vakt prioritering og fordeling av oppfølgingssaker. Bestillinger og internfakturerlng. BrukerstØtte. Prosjektoppfølging lokalt og regionalt. Arbeidsgruppe drift/brukerstøtte regionale Avdeling IT Support Administrasjon og personaloppfølging. Endringsledelse, fellesløsninger._vakttjeneste. Ansatt IT Support Avdeling IT Support Jobbfordeler, drlftsressurs appllkasjoner, webredaktør. Ansatt IT Support Avdeling IT Support Bestillinger og lageroppfølging, drlftsressurs applikasjoner.. Ansatt EF Support Avdeling lt Support litstyrsforvaltnlng, driftsressurs applikasjoner og servere, installasjoner,_brukerstøtte_på_stedet. Organisering av videre IKT diiftssamarbeld I Kongsbergreglonen Rapport utredningsfase 2- versjon 1.6 Side 11 av 35