Tjeneste- og leieavtale Parkering Tenvik. Konkurransegrunnlag

Transkript

1 Tjeneste- og leieavtale Parkering Tenvik Konkurransegrunnlag

2 1. Om tjeneste- og leiekontrakten Generelt Nøtterøy kommunes parkeringsplass på Tenvik dekker parkeringsbehov for fastboende, hytteeiere og besøkende til/fra Veierland sommerstid. Tenvik ligger sørvest på Nøtterøy, ca 12 km fra Tønsberg sentrum. Området Nøtterøy kommune ønsker å leie ut retten til å drive avgiftsparkering fremgår av vedlegg 1. Den vestre del av plassen (skravert område med garasjer og parkering mellom garasjer) er utleid til parkering for fastboende på Veierland. Den øvrige del av plassen er i hovedsak et offentlig tilgjengelig parkeringstilbud. Et begrenset antall plasser er avsatt til avtaleparkering/reserverte plasser for fastboende på Veierland. Nøtterøy kommune forbeholder seg retten til å utvide disse ved for eksempel økt andel fastboende. De øvrige plasser disponeres til offentlig parkering. Det utstedes også årlig parkeringskort som gir rett til fri parkering på området for offentlig parkering etter bestemte regler. Se vedlegg 2 - kriterier for tildeling av parkering/parkeringskort. Området har de siste 2 år hatt avgiftsparkering i sommersesongen, fra 1. mai til 1. september. Denne ordningen skal videreføres. Utenom det angitte tidsrom skal parkeringen være uregulert, uten håndheving (skilter tildekkes). Nøtterøy kommune ønsker å leie ut området til et selskap som driver avgiftsparkering. Tekniske forhold Området som er opparbeidet og asfaltert, har totalt ca. 180 biloppstillingsplasser. 5 plasser for bevegelseshemmede, for tiden 16 plasser reservert fastboende på Veierland (avtaleparkering) og 159 plasser for offentlig avgiftsbelagt parkering. Området er regulert i samsvar med standardvilkår for privat parkering, se vedlegg 3 - rettsregler. Parkeringsplassen er skiltet se vedlegg 4. Leietaker er ansvarlig for utbedring av feil/mangler på skilt som oppstår i leieperioden. Eventuell endring av reguleringen (nye skilt, utskifting av skilt) er kommunens ansvar. Området har de siste 5 år vært utleid til Parkeringsselskapet AS. Avgift skal innkreves med en billettautomat. Kommunen leverer 1 stk. billettautomaten av 2

3 merket Ticetline 2011 PSA 5 fra det tyske selskapet WSA. Automaten aksepterer mynter, Visa, MasterCard og Diners kredittkort, samt oljeselskapenes drivstoffkort. Automaten har EMV standard. Etter som beløp vil overskride maksimalbeløp for forventet fritak for PIN kodeverifisering (for Visa-kort 50 tilsvarende NOK 400), har automaten utstyr for PIN kodeverifisering og sikkerhetstiltak i henhold til innløsers krav. Automaten gir vekslepenger ved overbetaling og når kunden velger parkeringstid som er kortere enn aktuell myntverdi tilsier. Ved betaling med kredittkort er det mulig å betale for faktisk parkeringstid, og kunden kan ved start av kredittkorttransaksjon bestemme hvor mye kredittkortet maksimalt skal kunne bli belastet. Så vel betalinger med mynter som med kredittkort vil kjøpet kunne avbrytes før billettknapp trykkes. Automaten har mulighet for kjøp av billett for korttidsparkering (timer) og langtidsparkering (dager, uke(r), måned(er), og sesong). Leietaker skal vedlikeholde og drifte automaten. Automaten skal knyttes til et administrasjonssystem hos driftsoperatøren for økonomikontroll, rapportering, administrasjon og status-/feilmeldinger. Leietaker skal levere billett til automaten. Holdbarhet for billett i dagslys skal dokumenteres i tilbudet, bla pga. sesongkort. Dersom billett ikke har holdbarhet for hele sesongen, skal periodekort utstedes/selges av leietaker. Automaten skal monteres og nedmonteres av leietaker ved sesongens start og slutt. Automaten og hentes og bringes til kommunens driftsavdeling på Semsveien 15. Leietaker har ansvar alle mindre skader som måtte bli påført automaten, samt for hærverk og tyveri. Eventuelle tap av inntekter som følge av hærverk og tyveri er leietakers ansvar. Ved beregning av omsetningsbasert leie skal beregnet tap av inntekter inngå i grunnlaget. Ved demontering av automaten ved sesongslutt skal strømkabler frakobles/sikringer tas ut eller slås av. Kabler skal sikres med dekkplate ved demontering av billettautomat. Parkeringsavgift Parkeringsavgift skal innkreves hvert år i leieperiode i tidsrommet 1. mai - 1. september. Utenom dette tidsrom skal det ikke kreves avgift. Kommunen bestemmer parkeringsavgiftene og kontrollavgiftens størrelse. Følgende avgiftsparkeringsordning gjelder fra sommeren 2015: Avgiftsbelagt tid alle dager kl Kjøp av billett skal være mulig alle dager, hele døgnet. 3

4 Avgift kr 13,00 per time inkl. mva. Minsteavgift kr 1,00 inkl. mva. Avgift per 24 timer: Kr 126,00 inkl. mva. (maks avgift per døgn) Avgift per uke (7 døgn): kr 630,00 inkl. mva. Avgift per sesong: Kr 3500,00 inkl. mva. Kontrollavgift: Kr 500,00. Forflytningshemmet med offentlig P-tillatelse kan parkere uten å betale avgift I enkelte perioder/utfartshelger kan det oppstå at alle plasser er utleid for eksempel i pinsen. Parkeringsavgiften vurderes årlig og forutsettes ikke regulert i Bruttoinntekt i 2013 v a r kr inkl. mva. (ordinær P-avgift) og kr eks mva. (kontrollavgifter). I 2014 var inntekten følgende: kr inkl. mva. og kr 2000 eks mva. Av spesielle omstendigheter var det liten kontroll i Tjenester knyttet til leieavtalen Følgende tjenester skal inngi leieavtale: Hold, drift og vedlikehold av billettautomat, inkl. hold av reservedeler, regelmessig tømming av mynter, overføring av sperrelister/online verifisering av kredittkort når innløser krever det, tømmerapporter, status-/ feilmeldinger og avregning av kredittkorttransaksjoner Håndheving/ileggelse av kontrollavgift Fjerning av kjøretøy Innkreving av kontrollavgift og innfordring av ikke betalt kontrollavgift Utstede parkeringskort årlig etter bestemte regler for fastbeboende på Veierland Klagebehandling Plukking av papir og lett avfall daglig (maskinell rengjøring utføres av kommunen) Deltakelse i driftsmøter etter behov, minst ved oppstart og ved sesong slutt. Rapportering Leietaker skal ha administrasjonssystem eller et tilsvarende system for overvåking av billettautomat med trådløs kommunikasjon for å opprettholde automatens funksjonalitet / oppetid. I tilbud skal driftspolicy for oppdraget angis. Kommunen forbeholder seg rett til å policymakulere ilagte kontrollavgifter uten å begrunne, og til å avgjøre om klagesak skal forelegges parkeringsklagenemnda. Kommunen skal ha rett til fullt innsyn i alle forhold vedrørende leietakers utøvelse av tjenesten, og har rett til å instruere driftsselskapet. Nøtterøy kommune forbeholder seg rett til å kreve utskifting av betjening som kommunen ikke anser skikket for oppgaven. 4

5 Kontroll skal utføres med minimum en, maksimum tre kontrollrunder til variabel tid alle dager i tidsrommet kl Tid for kontroll skal tilpasses behovet. I tilbudet skal det angis forventet gjennomsnittlig antall kontrollavgifter per sesong i avtaleperioden. Leietaker skal benytte uniformert personell. Bil som benyttes under kontroll skal være uniformert. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om å få oversendt vandelsattest for kontrollpersonell. Leietaker skal ved hver kontroll kontrollere at alle skilt er i henhold til skiltplanen, og skal umiddelbart utbedre eventuelle mangler. Mangler og utbedring av mangler skal umiddelbart rapporteres med angivelse av tidspunkt for registrering og utbedring. Når mangel er av slik karakter at det ikke er hjemmel for ileggelse av kontrollavgift, skal kontrollavgift ikke ilegges. Fjerning av kjøretøy skal godkjennes av kommunen i hvert enkelt tilfelle. Før fjerning av kjøretøy skal leietaker varsle eier og angi frist for fjerning Leietaker skal hver uke innen etterfølgende onsdag kl rapportere og overføre: inntekter fra billettautomat betalt med mynter i siste kalenderuke kredittkorttransaksjoner avsluttet innen søndag kl i siste kalenderuke med fradrag for avtalt leie for perioden. Leietaker skal for hver måned innen 10. i etterfølgende måned rapportere: enhver feil på automat som gjør at kunder ikke kan betale med kredittkort og/eller mynter tidsrom som automaten har vært ute av drift med beregning av tapte inntekter tidsrom for hver enkelt kontrollrunde antall ilagte kontrollavgifter antall klager og resultat av klagebehandling for foregående måned utestående (ikke betalte) kontrollavgifter Leietaker skal senest 1. oktober hvert år legge fram revisorbekreftet regnskap for: inntekter fra billettautomat ilagte/betalte kontrollavgifter ilagte/ikke betalte kontrollavgifter. Leietaker skal senest l. oktober hvert år framlegge samlerapport for sesongen med angivelse av: antall ilagte kontrollavgifter antall ikke betalte kontrollavgifter antall kontrollavgifter som gjenstår for tvangsinnfordring 5

6 driftsforstyrrelser for automat og tidsrom automaten har vært helt eller delvis ute av drift og beregning av tapte inntekter andre mangler. Kommunens andel av kontrollavgifter som innfordres etter utløpet av sesongen skal overføres til kommunen senest en uke etter innbetaling. Det gjøres oppmerksom på at dette konkurransegrunnlaget og tilbudet vil utgjøre avtalen mellom partene. Det kan ikke tas forbehold mot bestemmelsene i punkt Avtaleperiode Avtaleperioden er 2 år, med ensidig rett for kommunen til å forlenge avtalen på uendrede vilkår med ett + ett år. Driftsoppstart skal skje 1. mai Nødvendig tid fra avtaleinngåelse til oppstart skal angis i tilbudet. Ved eventuell fastsettelse av lov/forskrift som regulerer privat parkering i avtaleperioden kan hver av partene kreve forhandling om nye vilkår. Dersom det ikke oppnås enighet om nye vilkår har hver av parten rett til å si opp avtalen med 14 dagers varsel. 2. Kvalifikasjonskrav Skatteattester for skatt og MVA, jf FOA 3-3 HMS-egenerklæring FOA 3-4 Siste godkjente årsregnskap Firmaattest Attest for registrering i lovbestemt faglige register Inntil 3 aktuelle referanser for firmaet 4. Om tilbudet Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. Tilbudsfrist 23. mars 2015 kl. 13:00 Tilbudsinnlevering Oppdragsgiver: Nøtterøy kommune 6

7 Avd./Kontaktperson: Torgeir Bettum Besøksadresse: Tinghaugveien 16, Servicesenteret Borgheim Postadresse: Postboks 250 Borgheim Postnummer og 3163 Nøtterøy sted: E-post Telefon Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i kommunens Servicesenter Tinghaugveien 16, Borgheim. En representant for oppdragsgiver vil utstede en kvittering for mottatt tilbud, der det påføres dato og klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekrefter leveringstidspunktet. Resepsjonen stenger vanligvis hver dag klokken Tilbyder er ansvarlig for å få utstedt kvittering for innlevering. Dersom forsendelsen ikke er oppdragsgiver i hende senest innen den angitte tilbudsfristen, vil tilbudet bli avvist i sin helhet. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på forskriftens bestemmelse om at tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller per post. Er ikke forsendelsen lukket eller merket kan tilbudet bli avvist. Merking av tilbud Tilbud skal merkes Tenvik parkering. Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Forbehold Tilbud som inneholder forbehold som blir vurdert som vesentlige, vil bli avvist. Forbehold som blir vurdert som ikke ubetydelig kan medføre avvisning. Dersom det tas forbehold skal disse fremgå klart av tilbudet i et eget punkt. Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. Krav til tilbudet Leietaker skal i tilbudet redegjøre for 7

8 Organisasjon Policy for oppdraget Angivelse av kompetanse og erfaring for driftspersonell som vil ivareta oppgavene lokalt (Nøtterøy/Tønsberg/Vestfold), herunder nøkkelmedarbeidere i oppdraget Funksjonalitet og gjennomsnittlig oppetid for billettautomat Tilgjengelighet til kundeservice, rutiner for klagebehandling og tilgjengelighet av nøkkelpersoner for drift, behandling av søknader om parkeringskort Responstid for og rutiner ved feilretting på automat og skilt Rutiner/instrukser for håndheving, klagebehandling og innfordring, herunder kunders kontakt- muligheter med driftsselskapet og gjennomsnittlig tid for behandling av klager Rutiner/instrukser for administrasjon og drift av billettautomat Rutiner/instrukser for fjerning av kjøretøy Uniformering Driftsselskapets kvalitetssystem. Tilbud skal gis på vedlagte tilbudsskjema. Alle punkter i vedlagte tilbudsskjema skal fylles inn. Tilbyder skal vedlegge en minnepinne med offentlig versjon av tilbudet, hvor eventuelle forretningshemmeligheter og fortrolig informasjon sladdes, jf bla forvaltningslovens Tildelingskriterier Tildeling av tjeneste- og leieavtale vil skje til tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier og vekting: Pris leie pr sesong - vekt 0,5 Funksjonalitet og driftssikkerhet for billettautomat - vekt 0,2 Kundeservice / klagebehandling / behandling av søknader - vekt 0,3. Oppdragsgiver vil under tildelingen evaluere beskrivelsene etterspurt i punkt 4 ovenfor. 6. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. Tilbydere vil kunne bli innkalt til avklaringsmøter dersom det er behov for det. Endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransedokumentene som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 8

9 Endring og tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud. Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Tilleggsopplysninger Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. Avvisningsgrunner og forkasting 9

10 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer på dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. Se også avvisningsgrunner i Forskrift om offentlige anskaffelser. Tildeling av kontrakt og begrunnelse for valg Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få informasjon om hvem som er innstilt. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt en frist for tilbyder til å komme med innsigelser til beslutningen. 7. Vedlegg til konkurransegrunnlaget Vedlegg 1: Kart over Tenvik parkering. Vedlegg 2: Søknadskjema og informasjon om parkeringskort Tenvik. Vedlegg 3: Standardvilkår for privat parkeringshåndheving. Vedlegg 4: Kart Tenvik parkering skilting. Vedlegg 5: HMS-egenerklæring. Vedlegg 6: Tilbudsskjema. *** 10