Sekretariatets budsjettinnspill for 2014

Transkript

1 Sekretariatets budsjettinnspill for 2014 Kongsbergregionen Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Bakgrunn: I forbindelse med stiftelse av regionen, opprettelse av felles sekretariat og forarbeidet knyttet til dette, ble det også lagt fram et forslag til et budsjett for driftsmidler. Fra dette kan vi lese: Økonomisk vurdering Regionrådets virksomhet foreslås finansiert av de deltakende kommuner gjennom en kontingent som er proporsjonal med folketallet. Kontingenten vil gå til drift av regionrådet og utvikling av felles mål og strategier. Det er ingen nødvendighet at alle kommunene i regionrådet deltar i de prosjekter som regionrådet initierer. Hvilke kommuner som deltar vil kunne variere avhengig av prosjekttype og den enkelte kommunes vurdering av sitt engasjement i så henseende. Det forutsettes derfor at gjennomføring av enkeltprosjekt vil bli finansiert av de kommuner som velger å delta i det aktuelle prosjekt. Det vil også bli søkt støtte til medfinansiering av prosjektene fra andre aktører, eksempelvis Fylkesmannen og Fylkeskommunen. Driftsmidlene vil videre dekke utgifter til sekretariat. Det forutsettes at husleie mv knyttet til sekretariat dekkes av vertskommunen. Det vises ellers til vedtekene 5 om økonomi. Om årets budsjettinnspill: Sekretariatet er pålagt å levere et utkast til budsjett innen september hvert år. Utkastet inneholder i tillegg til budsjett for det regionale sekretariatets drift, etter bestilling fra rådmannsutvalget, en oversikt over de pt kjente tiltak som kan forventes gi betydning for den enkelte kommunes budsjett for Sekretariatet forutsetter at andre tiltak enn det som pr dd er kjent kan aktualiseres neste år men de må da forutsetningsvis bli etablert med egen plan for finansiering. Det vises også til regionens Handlingsplan for 2014 som fremmes til behandling parallelt med budsjettinnspillet. Det er svært viktig å understreke at kostnader knyttet til regionens budsjett i økende grad inneholder kostnader som erstatter og eventuelt reduserer kommunenes egne kostnader og gjør tiltak mulig. Dernest er det utviklingstiltak som kommunene gjør sammen i stedet for hver for seg for å skape grunnlag for større kompetanse og lavere pris. Selve driften av regionens sekretariat utgjør en svært liten andel av budsjettet.

3 Tinn Notodden N&U Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Etablerte kostnader: 1 F203 Sekretariatdrift / regional koordinator F204 SuksIT Nytt Tilskuddsportalen Ikke med Ikke med Ikke med 4 F206 Visma AjourIT (Plom) Ikke med 5 F210 Representantskap F211 Regionråd og rådmannsutvalg F212 Andre adm kostn F217 FriKomPort F226 Innkjøp F227 Vedlikehold, brukerstøtte og applikasjonsdrift Oppad Egen avtale 11 F228 Høykon F230 SNKR F230 SNKR (attraktivitets/næringsanalyse Telemarkforskn) F234 Felles LMS koordinator F238 Årlig drift regional infrastruktur F250 Felles Trio- og telefoniløsninger Ikke med F251 ERP-prosjektet for 4 kommuner Deltar ikke F252 Informasjonssikkerhet / Junglemap F258 Vedlikeholdsavtale regional Familia-løsning F259 Etablererveiledning (F255 og F259) Ikke med Ikke med Ikke med 21 FF103 Vedlikeholdsavtale regional Profil og Meldingstjener FF104 Vedlikeholdsavtale regional helsestasjonsløsning FF105 Linjeleie Norsk Helsenett og samarbeid om overvåking FF107 Etablering og vedlikehold regional sosialløsning FF301 Vedlikehold og applikasjonsdrift regionalt Kvalitetssystem Nytt Webex-løsning for gjennomføring av virtuelle møter Sum etablerte kostnader

4 Nr Pnr Navn på prosjekt/aktivitet/løsning Budsjett Budsjett Fordeling pr. Kom m une 2014 budsjett Tinn Notodden N&U Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Tiltak handlingsplan 2014: A 27 F256 Reiselivskonferanse B 28 F248 Digital infrastruktur C 29 FF108 Attraktivitet Finansiering må avklares/etableres i forb m evt prosjektetablering D 30 FF302 Kompetanseregionen Søkes finansiert av skjønnsmidler for 2014 E 31 F247 Renovasjon Finansiering må avklares/etableres i forb m evt prosjektetablering F 32 FF300 Omsorgsteknologi Søkes finansiert av skjønnsmidler for 2014 G 33 F249 Meldingsløftet Søkes finansiert av skjønnsmidler for 2014 H 34 F253 Videreutvikling av regional IKT-infrastruktur I 35 F241 Etablering av regional IKT-driftsenhet J 36 FF110 Forprosjekt sak/arkiv K 37 F246 Felles ressurs/koordinator telefoni (50%) + oppgradering Trio L 38 FF103 Mobil omsorg Sum tiltak HP TOTALT BUDSJETT Tinn Notodden N&U Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal AV TOTALT BUDSJETT TIL FORDELING

5 Budsjettkommentarer: Generelle kommentarer til budsjettinnspill: Medlemskontigenter mv i samarbeidtiltak som feks Osloregionen, Osloregionens Europakontor og Fjellregionsamarbeidet fremgår ikke av matrisen. Den enkelte kommune får selv direkte faktura for slike medlemskap. I oversikten fremgår det en samlet finansiering fra skjønnsmidler. Vi legger til grunn at tildelte beløp for 2014 vil være ca Hvilken finansiering som oppnås vil kunne påvirke fordelingen mellom de prioriterte prosjekt. Dette må gjøres når søknader sendes og tilsagn blir kjent. Det forutsettes at evt endring i forutsetningene ikke skal påføre kommunene ytterligere kostnader pga av denne evt justering. Sekretariatet legger dog til grunn - at den i budsjettoppsettet angitte fordeling - også uttrykker en prioritering av de skjønnsmidler vi får til vår region til slike formål. Dette følges med dette utgangspunkt opp fra sekretariatets side i form av søknader/rapport mv via fylkesmennene. I noen av de aktuelle tiltak som er angitt nedenfor (eks attraktivitet og renovasjon) er det angitt en kostnad i det totale budsjettet. Men disse kostnadene er ikke planlagt på en slik måte at de beløp som er angitt må forutsettes være annet enn uttrykk for at det er et finansieringsbehov dersom tiltakene iverksettes. Og at det på et slikt tidspunkt da også må søkes etablert slik finansiering. Dette, sammen med nevnte skjønnsmiddelfinansiering, gir et avvik mellom totalt budsjett og det som skal fordeles pr kommune som kostnad. Evt annen tilleggsfinansiering som kan oppnås gjennom året i fht disse planlagte tiltak vil kunne tenkes redusere kommunenes andel. Alle kommunens kostnader er her uten mva. Forhold mellom drift/investering er ikke synliggjort i dette dokumentet (jfr nedenfor). Rådmennene har tidligere fått tilsendt det grunnlag for handlingsplan/budsjett som SuksIT har foreslått. Mange av tiltakene (bla flere fra SuksIT) er da gitt et budsjettbeløp med avrunding til beløp i hele tusen. Dette skyldes at eksakte kostnader på nåværende tidspunkt ikke kan anføres og derav da heller ikke eksakt beløp fordelt pr kommune. Beløpene som er oppført er imidlertid en beregnet kostnad og egnet i fht å beskrive disse forventede tiltakskostnaders størrelse. Det er av denne samme oversendte oversikt (fra SuksIT), at kommunene også vil kunne lese hvilken andel av de aktuelle beløp som er å anse som hhv investering og drift. Særlig er det å merke seg mht IKT: Nivået på investeringer i 2014 er vesentlig redusert i forhold til Dette har sin årsak i at investeringer knyttet til etableringen av Kongsbergregionsskya snart er fullført. Nivået på driftskostnader har økt årlig siden Dette skyldes at tjenester knyttet til drift og overvåking av de etablerte regionale fellesløsningene kjøpes eksternt. I tillegg har Kongsbergregionen «overtatt» kommunenes lokale vedlikeholdsavtaler for de applikasjoner som er etablert i skya og blir fakturert for disse. Disse kostnadene erstatter altså tilsvarende kostnader i kommunenes tidligere lokale budsjetter. Det bemerkes at de lokale IKT-avdelingene i tillegg ikke lenger har behov for å bruke egne ressurser på drift og vedlikehold av fagsystemer i lokale sikre soner da disse nå er flyttet til regional sikker sone. Noe driftes av interne ressurser og noe driftes av ekstern leverandører. De allerede etablerte kostnader i fht vedtak/planer/kontrakter mv fremkommer nedenfor i tiltaksoversikten med tiltaksnummer 1 til og med 26. Tiltakene i det følgende oppsettet med nr 27 til 38 relateres seg til tiltakene i handlingsplanen for I handlingsplanen har de samme tiltak da bokstavnummerering fra A til og L som nedenfor markerer de aktuelle budsjetttiltak tilsvarende På de neste sider kommenteres alle budsjettinnspillets tiltak fra tiltak 1 til og med tiltak 38.

6 Kommentarer til alle prosjekter / tiltak i oversikt: F203: Sekretariatdrift / Regional koordinator (Tiltak 1) Det samlede årlige beløp foreslås satt til kr for Skal fordeles i hht vedtektene 5. De aktuelle kostnadspunktene er knyttet til lønn mv, reise/bil og andre driftsutgifter. F204: Suks'IT (Tiltak 2) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker utgifter knyttet koordinatorstilling herunder lønn, husleie, inventar, driftskostnader, utstyr m.m. I denne summen er det også tatt høyde for å dekke kostnader knyttet til gjennomføring av diverse regionale møter, seminarer. Beløpet er det samme som i 2013 og skal fordeles iht til samarbeidsavtale. Hovedhensikten med SuksIT (etablert i mai 2010) er å bistå kommunene i å ta i bruk de muligheter eksisterende IKT-løsninger gir og legge tilrette for en helhetlig og felles fremtidig IKT-satsning. SuksIT skal være «bindeledd» mellom kommuneorganisasjonene og IKT-driftssamarbeidet. Kommunene står overfor store og felles utfordringer som innebærer omfattende IKT-investeringer og kompetanseløft. Her kan f.eks. nevnes digitale publikumstjenester, døgnåpen forvaltning, samhandlingsreformen, informasjonssikkerhet m.m. SuksIT vil bidra til at kommunene i Kongsbergregionen skal ligge i forkant og gjennom samarbeid iverksette nødvendige tiltak som gjør at kommunene kan møte disse utfordringene på en god og forutsigbar måte. Det forutsettes at SuksIT har et tett samarbeid med regional IKT-drift. I tillegg til 2 anbefalte tiltak i 2014 (beskrevet nedenfor), vil SuksIT i 2014 innen ovennevnte økonomiske ramme utrede/legge tilrette for : Elektroniske meldingsutveksling til helsestasjonene Publisering av kommunale tjenester via Norge.no Gjenbruke elæring som utvikles i prosjekt Læringsløpet (Telemark og Kongsbergregionen) Samarbeide av diverse IKT-kurs for ansatte Oppfølging av diverse regionale prosjekter som omhandler IKT men som eies av andre regionale nettverk Koordinator for SuksIT vil fortløpende også følge opp og eventuelt koordinere andre regionale IKT-relaterte utviklingsprosjekter/tiltak som pågår/iverksettes i Dette skjer gjennom dialog og møter med diverse regionale nettverk som representerer tjenesteområder i kommunene. NYTT: Tilskuddsportalen (Tiltak 3) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker faste årlige lisenskostnader for bruk av løsningen. Beløpet er ca kr lavere enn i Årsaken til kostnadsreduksjonen er at kommunene Kongsberg, Notodden og Hjartdal i 2013 har sagt opp avtalen.

7 Løsningen benyttes i dag av Tinn og Numedalskommunene og innebærer blant annet utsending av e-postvarsler til ansatte i kommunene med info om utlysning av diverse tilskuddsmidler. Det er ikke etablert noe regionalt samarbeid om etablering eller utforming av søknader eller gjennomføring av fellesprosjekter knyttet til slike utlysninger. Alle kommunene i regionen anskaffet løsningen i 2010 og oppnådde den gang en samlet redusert anskaffelseskostnad på kr og en årlig driftsrabatt på kr Løsningen innebærer blant annet utsending av e-postvarsler til ansatte i kommunene med info om utlysning av diverse tilskuddsmidler. Hvordan disse varslene følges opp i den enkelte kommunene er opp til den enkelte kommune selv å bestemme. Det er ikke etablert noe regionalt samarbeid om etablering eller utforming av søknader eller gjennomføring av fellesprosjekter knyttet til slike utlysninger. Kommunene oppnådde gjennom den regionale anskaffelse av selve IKT-verktøyet en samlet redusert anskaffelseskostnad på kr og en årlig driftsrabatt på kr Disse besparelsene ville man ikke oppnådd dersom kommunene skulle anskaffet løsningen enkeltvis. F206: Visma AjourIT (PLOM) (Tiltak 4) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker faste årlige lisenskostnader knyttet til kommunenes bruk av IKT-verktøyet hjelpeguider for Profil som ble anskaffet av alle kommunene i Beløpet er ca kr høyere enn i Økningen skyldes indeksregulering fra Visma AjourIT er et verktøy som gjør det mulig for den enkelte ansatte å få tilgang til hjelpetekst - dvs en beskrivelse av hvordan utføre forskjellig oppgaver/rutiner mens brukeren står innlogget i fagsystemet Profil. Verktøyet reduserer således behovet for opplæring av ansatte. Det er opp til den enkelte kommune selv å ta i bruk hjelpeverktøyet. Det er ukjent hvordan løsningen benyttes ute i den enkelte kommune. Kommunene har siden 2009 oppnådd en årlig rabatt på kr pga regional anskaffelse. F210: Representantskapet (Tiltak 5) Foreslått budsjettbeløp: kr Kostnader knyttet til møter/seminar Skal fordeles i hht vedtektene 5. F211: Rådmannsutvalg og regionråd (Tiltak 6) Foreslått budsjettbeløp: kr Kostnader knyttet til møter/seminar mv Skal fordeles i hht vedtektene 5.

8 F212: Andre adm kostnader (Tiltak 7) Foreslått budsjettbeløp: kr Skal fordeles i hht vedtektene 5. Gjelder andre vertskaps-/nettverks- og representasjonskostnader samt uforutsette utgifter og tiltak samt nettside osv Dette er et prosjekt som ses i sammenheng med den totale driftskostnad for sekretariatet, dvs F203 / F210 / F211 / F212 mv F217: FriKomPort (Tiltak 8) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker utvikling og årlig ASP-drift av kommunenes felles kursportal (FriKomPort). Beløpet er samme beløp som i Kongsbergregionen utviklet i 2006 løsningen FriKomPort. Løsningen gir kommunene mulighet til å publisere interne og eksterne kurs/arrangementer på en felles portal tilrettelagt for elektronisk påmelding. Det er beregnet at for hvert 3. kurs som arrangeres i kommunene/regionen sparer man 1 dagsverk i administrasjonsarbeid. Samlet sett arrangeres det ca 150 kurs årlig i Kongsbergregionen, hvilket innebærer minst 50 dagsverk «spart» årlig i redusert administrasjon. I tillegg bidrar løsningen til et tettere samarbeid mellom kommunene om planlegging av og deltakelse på kurs på tvers av kommunegrensene. Løsningen er utviklet ved hjelp av fri programvare, og er tatt i bruk av totalt ca. 70 andre kommuner/virksomheter i Norge. Kongsbergregionen har hatt og har fortsatt en sentral rolle i å bidra til at disse kommunene samarbeider om videreutvikling og deling av kostnader knyttet til dette. Kongsbergregionen har på grunn av dette fått mye positiv omtale grunnet FriKomPort både i media og i andre miljøer. F226: Regional innkjøpsfunksjon (Tiltak 9) Foreslått budsjettbeløp: kr Beløpet dekker lønn mv, reise/kurs/møtefasilitering, og utstyr/kontor, knyttet til en 70% stilling/funksjon som regional innkjøpskoordinator Tiltaket er overført til Kongsbergregionen fom 1 januar 2013 i tråd med vedtak i det regionale rådmannsutvalg. Tidligere var dette en tjeneste Kongsberg leverte til de samarbeidende kommuner direkte. Fom 2013 er tiltaket utvidet til også å omfatte Hjartdal kommune slik at alle 7 kommunene nå deltar. Det foreligger en samarbeidsavtale som grunnlag for tiltaket. I tråd med denne skjer kostnadsfordeling i hht folketall pr 1. januar i driftsåret. Budsjettet legger til grunn folketall pr 1. januar 2013.

9 F227: Vedlikehold, brukerstøtte og applikasjonsvedlikehold Oppad (Tiltak 10) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker lisenskostnader og konsulenttjenester for bruk av den regionale Oppad-løsningen. Budsjettbeløpet er er kr høyere enn i Økningen skyldes indeksregulering fra Det bemerkes at Hjartdal kommune har inngått egen avtale med Oppad og at ovennevnte beløp derfor ikke dekker Hjartdal kommunes kostnader knyttet til bruk av Oppad-løsningen. Kommunene gjennomførte i 2007 på bestilling fra rådmannsutvalget en felles anskaffelse av IKT-basert løsning til bruk for administrasjonen i grunnskoler og barnehager. Løsning fra Oppad ble anskaffet og installert som den første felles regionale IKT-løsningen. Den enkelte skole/barnehage/kommune har selv vært ansvarlig for å ta i bruk løsningen og utnytte de muligheter som ligger i løsningen. Det er etablert en regional faggruppe for skole og en for barnehage som samarbeider om bla kompetanseheving erfaringsutveksling innen disse tjenesteområdene. Kommunene oppnådde gjennom felles anskaffelse og installasjon en samlet rabatt på kr i investeringer samt en årlig rabatt for vedlikehold på kr F228: Høykon (Tiltak 11) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker kommunenes faste årlige lostnader for leie av 1 GB datanettverk mellom kommunene herunder leie av felles 300 Mbit/s Internettaksess, leie av offisielle IP-adresser (ett C-nett) og leie av noe utstyr og tjenester i hovednoden hos Itum (router, brannmur, mv.). Budsjettbeløpet tilsvarer indeksregulert budsjettbeløp for Etableringen av Høykon-nettet mellom kommunene i Kongsbergregionen har vært en forutsetning for å kunne etablere felles IKT-løsninger/systemer, og oppnå gevinster knyttet til samarbeid om kommunenes IKT-drift. En felles 300 MB Internettaksess har bidratt til at kommunene har fått høyere kapasitet på sine internettlinjer enn hva man hadde tidligere. Etableringen av Høykon-nettet har også i stor grad bidratt til at private og næringslivet i enkelte utkantstrøk i regionen har fått bredbåndstilbud I 2012 ble det etablert en ringstruktur i nettet som betyr økt sikkerhet knyttet til levering av tjenester. Dette ble etablert uten ekstra kostnad for kommunene. I 2013 ble kapasiteten mellom enkelte noder økt uten ekstra kostnad for kommunene. I den forbindelse kan nevnes at forbindelsen mellom Notodden og Kongsberg ble økt fra 1GB til 10 GB slik at man kan etablere redundans for de regionale fellesløsninger og redusere sårbarheten. I tillegg er forbindelsen mellom Tinn og Hjartdal økt fra 100 MB til 1 GB.

10 F230 og F259: Samordnet næringsapparat SNKR (Tiltak 12, 13 og 20) Tiltak 12 (F230): Foreslått budsjettbeløp kr Til fasilitering av samarbeidet og div kostnader Tiltak 13 (F230): Foreslått budsjettbeløp kr Kongsbergregionen deltar som pilot i Telemarksforsknings pilotprosjekt knyttet til attraktivitet. For at regionen skal ha en samlet vurdering/kunnskap om kommunene i sin region er det ønskelig å fortsette dette samarbeidet Tiltak 20 (F259): Foreslått budsjettbeløp kr Til dekning av kostnader i forbindelse med etablereveiledning for de 4 kommunene i Buskerud. Av total kostnad dekker kommunene selv 1/3 del Fylkeskommunen og IN Norge 2/3 deler Den faktiske kostnaden er i regnskapet delt på to prosjekt F255 og F259, der man skiller mellom hhv direkte mottak/veiledningstjenester og kompetansetiltak Pt pågår arbeid med å se på nye modeller for organisering av tjenesten i regionen. Hvordan dette kan etableres er ike endelig avklart pt, men sekretariatet forutsetter at et evt første driftsår i ny organisering (hvis det blir 2014) må forholde seg til den finansiering som i budsjettet er lagt til grunn. Dersom ikke annet forutsettes/avklares særskilt F234: Felles LMS / Felles Fronter / IKT-skole (Tiltak 14) Foreslått budsjettbeløp kr Budsjettbeløpet dekker administrator/koordinator i 60 % stilling: lønn, reise/kurs/møtefasilitering og utstyr mv Oppvektsnettverket har endret tidligere fronter-nettverkets mandat, slik at gruppen nå arbeider i fht et noe bredere mandat - knyttet til IKT-veiledere i regionen. Koordinator fasiliterer dette, og bistår også andre nettverk. Feks knyttet til skole og barnehageadm system tilsvarende. Oppgaver ellers i tråd med samarbeidsavtale. Fordeles kommunene i tråd med samarbeidsavtale etter GSI tall. MERK: Beregningene i tiltaksoversikten er basert på tall fra I tillegg kommer lisens-/avtalekostnader på i underkant av som faktureres direkte fra Fronter til den enkelte kommune. Dette er ikke tatt med som eget tiltak her

11 F228: Årlig drift regional infrastruktur (Tiltak 15) Foreslått budsjettbeløp kr Budsjettbeløpet dekker overvåking og drift av regionale fellesløsninger som har blitt etablert siden Budsjettbeløpet er høyere enn i Økningen må sees i sammenheng med økningen i antall regionale løsninger og komponenter som er etablert i 2013 og kjøp av eksterne tjenester for overvåking og drift av disse. Kongsbergregionskya (felles regional IKT-plattform/datasenter) er utvidet med nye elementer i 2013 og en lokasjon nummer to på Kongsberg. Dette innebærer omtrent en dobling av antall komponenter som skal driftes, i løpet av Kommunene har i påvente av beslutning om organisering av regionalt IKT-driftssamarbeid valgt å kjøpe eksterne tjenester vedrørende overvåking og drift av alle løsninger og komponenter som har blitt etablert i Kongsbergregionskya. Det er også funnet nødvendig å kjøpe eksterne tjenester til teknisk brukerstøtte, knyttet til de regionale fellessystemene. For 2014 er det forutsatt kommunene kan terminere sine lokale sikre soner, med tilhørende komponenter og driftsoppgaver. Dette vil utgjøre en ikke ubetydelig ressursmessig og økonomisk besparelse for kommunene. En ny felles driftsenhet vil gradvis kunne overta flere av de driftsoppgavene knyttet til fellesløsningene og således redusere behovet for leid ekstern bistand. F250: Felles Trio- og telefoniløsninger (Tiltak 16) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker årlig vedlikehold og drift av kommunenes felles Trio-løsning etablert i Budsjettbeløpet er kr høyere enn i Økningen skyldes en underbudsjettering knyttet til inngåtte vedlikeholdsavtaler for I tillegg ser man at det er behov for å kjøpe noe ekstern bistand knyttet til endring/vedlikehold av oppsett i etablert løsning. Ved etableringen av den regionale løsningen oppnådde kommunene en samlet besparelse i investeringer på ca kr i forhold til om alle kommunene skulle oppgradert eller etablert tilsvarende lokale løsninger. Selv om årlige driftskostnader vil være høyere i 2014 enn det man antok i 2013 oppnår kommunene en økonomisk besparelse i forhold til vedlikehold og linjeleie. I tillegg har anskaffelsen bidratt til fri telefonibruk mellom kommunene og økt mulighet for samarbeid/rasjonalisering. F251 : ERP-prosjektet for 4 kommuner (Tiltak 17) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker drift av felles ERP-løsning (økonomi- lønns/personalsystem) for kommunene Notodden, Tinn, Hjartdal og Kongsberg. Budsjettbeløpet er kr. 2.7 mill lavere enn i Dette skyldes at det i 2013 var satt av investeringsmidler til anskaffelsen. All programvare/moduler er nå anskaffet. Kostnadene i 2014 omhandler derfor drift av løsningen herunder vedlikehold programvare for alle moduler (inkl. opsjoner),applikasjonsdrift, brukerstøtte og prosjektledelse for ferdigstillelse av implementeringen. Budsjettbeløp og kostnadsfordeling for 2014 er i henhold til tidligere vedtak i rådmannsutvalget.

12 De ovennevnte kommunene gjennomførte en felles anskaffelse av ERP-løsning i og dette har gitt kommunene redusert anskaffelseskostnad - minst 12 millioner kroner i reduserte lisenskostnader. I tillegg har kostnader til integrasjoner, konvertering og IKT infrastruktur blitt redusert. Samarbeidet har medført redusert ressursbruk (humankapital) i anskaffelsesprosessen og økt kvalitet på kravspesifikasjonen. En felles løsning gir større faglig miljø, erfaringsutveksling og samarbeid på tvers av kommunene og effektivisering av den daglige driften for IKT-avdelingene. Prosjektet er også tillagt ansvar for å gi innspill knyttet til mulighet for regionalt/interkommunalt samarbeid knyttet til funksjoner som lønn/økonomi ved prosjektslutt Jfr tidligere gjennomførte forstudier og utvidet mandat etter vedtak i rådmannsutvalget. F252: Informasjonssikkerhet / Jungle-Map (Tiltak 18) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker utgifter knyttet til årlig abonnement av elæringsverktøy for informasjonssikkerhet. Budsjettbeløpet er det samme som i Kommunene inngikk i 2012 ifb med prosjekt Informasjonssikkerhet avtale om anskaffelse av elæringsverktøy knyttet til opplæring i informasjonssikkerhet av kommunalt Avtalen innebærer bruk av elæringsløsningen i 1 år. Rådmannsutvalget har besluttet at løsningen evalueres etter ett år for å vurdere om den fortsatt skal benyttes. Dette budsjettforslaget vil ikke foregripe kommende evaluering, men sikre at det er avsatt midler dersom kommunene fortsatt skulle ønske å videreføre bruk av løsningen også i F250: Vedlikeholdsavtale regional Familialøsning (Tiltak 19) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker kostnader til bruksrett og vedlikehold av regional Familialøsning. Beløpet er ca kr høyere enn i Dette skyldes indeksregulering av avtalen. Den regionale løsningen har erstattet kommunenes lokale Familia-løsninger og de lokale kostnadene ute i kommunene har hatt har dermed bortfalt. Kommunene etablerte en regional Familialøsning for barnevernstjenestene i kommunene høsten Hensikten var å legge tilrette for et tettere samarbeid mellom barnevernstjenestene og forenkle IKT-driften av løsningene. Barnevernstjenestene har siden etableringen tatt i bruk felles kursløsning og felles maler. De samarbeider nå bla om gjennomføring av kurs. Kommunene i regionen har inngått samarbeid om IKT-drift av løsningen og dette har medført at flere av de lokale IT-avdelingene ikke lenger trenger å vedlikeholde/oppdatere dette fagsystemet for egen kommune. FF103: Vedlikholdsavtale regional Profilløsning (Tiltak 21) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker kostnader knyttet til bruksrett og vedlikehold av regional Profilløsning og regional Meldingstjener. Beløpet er ca kr høyere enn i Økningen skyldes at Hjartdal kommune inngår i avtalen fra 2014, samt indeksregulering av avtalen. Den regionale løsningen har erstattet kommunenes lokale Profilløsninger og de lokale kostnadene kommunene har hatt har dermed bortfalt.

13 Kommunene etablerte regional Profilløsning i 2013 til bruk for pleie- og omsorgstjenestene i 6 av kommunene. Hensikten var å legge tilrette for elektronisk meldingsutveksling og å forenkle IKT-driften av løsningene. Elektronisk meldingsutveksling er en forutsetning for realisering av Samhandlingsreformen. Beregninger viser at kommunene samlet har oppnådd en kostnadsreduksjon på ca i investeringer og ca kr i årlig drift kun knyttet til anskaffelse og drift av felles Meldingstjener og felles tilkobling til Norsk Helsenett. Hjartdal kommune vil høsten 2013 som den 7. kommunene i regionen ta i bruk den regionale løsningen. Dette innebærer at alle kommunene i regionen nå kjører på samme løsning. Kommunene i regionen har foreløpig valgt å kjøpe tjenester av ekstern partner knyttet til IKT-drift av løsningen (se tiltak 15 - Drift regional infrastruktur) Dette medfører at ingen av de lokale IT-avdelingene lenger trenger å vedlikeholde/oppdatere dette fagsystemet for egen kommune. Det gjøres oppmerksom på at kommunene må dekke egen tjenesteavtale med Norsk Helsenett over egne budsjetter. Dette fordi Norsk Helsenett krever at hver kommune er avtalepart og vil derfor fakturere den enkelte kommune for denne tjenesten. FF104: Vedlikholdsavtale regional helsestasjonsløsning (Tiltak 22) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker kostnader knyttet til bruksrett og vedlikehold av regional helsestasjonsløsning som ble etablert i Kommunens tilsvarende eksisterende vedlikeholdsavtaler for lokale løsninger har dermed utgått fra Kommunene i regionen gjennomførte i 2012 en felles anskaffelse av helsestasjonløsning. Utgangspunktet for anskaffelsen var at 6 av kommunene hadde behov for å oppgradere sine lokale løsninger. Den nye avtalen innebærer at kommunene har fått betydelig mer funksjonalitet enn hva man hadde i eksisterende lokale løsninger. Dersom kommunene enkeltvis skulle gjennomført tilsvarende oppgradering/anskaffelse ville man ikke oppnådd de rabatter som man har oppnådd gjennom den regionale anskaffelsen, og kostnadsøkningen ville derfor vært vesentlig høyere. Det gjøres oppmerksom på at kommunene må dekke trafikkkostnader knyttet til SMS-varsling over egne budsjetter. FF105: Linjeleie Norsk Helsenett og samarbeid om overvåking (Tiltak 23) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker kostnader knyttet til leie av felles linje til Norsk Helsenett og til samarbeid om overvåking og drift av felles Meldingstjener. Budsjettbeløpet er kr lavere enn i Dette skyldes lavere kostnader til linjeleie enn opprinnelig budsjettert i Innføring av elektronisk meldingsutveksling mellom pleie- og omsorgstjenestene i kommunene og leger/sykehus i 2013 medfører behov for overvåking og drift av en såkalt Meldingstjener (se også tiltak 8). Dette er en ny oppgave som utføres av IKT-avdelingene. Kommunene har i 2013 inngått samarbeidsavtale med Kongsberg kommunes IT-avdeling om drift av felles Meldingstjener. Dette medfører ressursmessige besparelser i forhold til om hver enkelt IT-avdeling skulle drifte egen Meldingstjener. Ved å ha en felles linje til Norsk Helsenett oppnår kommunene i tillegg en økonomisk gevinst i forhold til om hver enkelt kommune skulle måtte etablere og drifte hver sin linje.

14 FF107: Etablering og vedlikehold regional sosialløsning (Tiltak 24) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker utgifter knyttet til årlig bruksrett og vedlikehold av regionalt sosialsystem som etter planene anskaffes høsten Kostnadene vil erstattet kommunenes tilsvarende avtaler/kostnader for Det bemerkes at endelig budsjettbeløp må avklares ifb med kontraktsinngåelse primo oktober Kommunene har lokale sosialsystemer i dag. Rådmannsutvalget har vedtatt å anskaffe et felles regionalt sosialsystem som skal erstatte dagens lokale løsninger. Ved å gjøre dette er nå alle fagsystemer i kommunenes sikre soner flyttet til regional sikker sone, og innebærer at kommunene fra kan terminere sine lokale sikre soner. Dette innebærer at IKT-avdelingene ikke lenger må bruke ressurser på drift av disse fagsystemene/sikre soner. FF301: Vedlikehold og applikasjonsdrift regionalt kvalitetsystem (Tiltak 25) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker utgifter knyttet til årlig bruksrett og vedlikehold av regionalt kvalitetssystem. Beløpet er kr høyere enn i Dette skyldes at Hjartdal kommune inngår i avtalen fra Tidligere hadde Hjartdal kommune egen avtale med leverandøren og kostnadene til denne bortfaller dermed. I tillegg har man i 2013 anskaffet tilleggsfunksjonalitet som innebærer en økning i årlige driftskostnader. Kommunene anskaffet i 2012 felles kvalitetssystem. Hensikten med løsningen var å etablere et system for kvalitet/internkontroll med avviksoppfølging mv i kommunene. Løsningen har relevans for alle deler av kommunenes virksomheter herunder IKT-driftsmessige forhold, tjenestemessige kvalitetskrav, HMS, informasjonssikkerhet mv. Løsningen har blitt implementert via et felles prosjekt i Ved å etablere felles løsning, etablere felles dokumentstruktur og samarbeide om kurs og opplæring oppnår kommunene ressursmessige og økonomiske besparelser. NYTT: Webex-løsning for gjennomføring av virituelle møter (Tiltak 26) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet dekker årlig lisenskostnader for bruk av Webexløsningen som muliggjør gjennomføring av virtuelle møter. Beløpet er indeksregulert beløp fra Kommunene tok i bruk Webex vedr årsskiftet Løsningen muliggjør gjennomføring av lokale og regionale møter via Web. Rapporter viser at det er gjennomført betydelig antall virtuelle møter siden oppstart. En foreløpig evaluering av kost/nytte viser at man allerede i løpet av 1.halvår 2013 har tjent inn igjen årlige kostnader til løsningen. Gevinster er i hovedsak reduserte reisekostnader, spart arbeidstid og en positiv miljøeffekt. Rapporter fra bruk av løsningen viser at det fortsatt er et begrenset antall brukere som setter opp og gjennomfører slike møter. Årlig bruksavtale muliggjør at enda flere kan inneha denne funksjonen. Potensialet for å oppnå enda større gevinster er derfor meget stort.

15 TILTAK i hht HANDLINGSPLAN 2014: A: F256 Regional reiselivskonferanse (Tiltak 27) Foreslått budsjettbeløp: kr Budsjettbeløpet er ment dekke noen av kostnadene ved evt gjennomføring av seminar/konferanse Det har tidligere vært etablert en forventning om at regionen skulle arrangere en årlig møteplass knyttet til reiseliv. Tiltaket ble gjennomført i Tinn i 2011 og i Hjartdal i Med gode tilbakemeldinger. I 2013 har det ikke vært kapasitet til å gjennomføre tiltaket. Saken er drøftet i SNKR, og det er etablert en ambisjon om å arrangere dette i B: F248 Digital infrastruktur (Tiltak 28) Foreslått budsjettbeløp: Kongsbergregionen har vært og er i posisjon til fortsatt å være en pådriver i arbeid knyttet til dette. Både lokalt, regional, interregionalt og nasjonalt. Det foreslås å videreføre et engasjement knyttet til dette, og foreslått budsjettbeløp dekker kostnader knyttet til kompetanse/koordinering/oppfølging Målet med et videre engasjement er å fortsatt arbeide for å hindre at digital infrastruktur er en begrensning for virksomhetenes, innbyggernes og fritidsbeboernes tilgang til digitale tjenester. Konkret søke utnytte kartlegging av eksisterende digital infrastruktur som fylkeskommunene nå iverksetter. I forhold til å kunne bedre forutsetningene for å oppnå støtte til prosjekter for økt kapasitet og kvalitet i bredbåndsnettet. Og også kunne søke bidra til løsninger for økt dekning og kvalitet i mobilnett. Det vil kreve at vi kan beholde og utvikle eksisterende kompetanse og ha noe dedikerte ressurser til koordinering/oppfølging i nært samarbeid med fylkeskommunene. C: FF108 Attraktivitet (Tiltak 29) Foreslått budsjettbeløp: Det foreligger pt en forstudie knyttet til mulig oppgaver og roller (tiltak) som høsten 2013 skal avklares mht evt oppfølging. Slik oppfølging vil være aktuelle for tiltak i 2014 Det foreslåtte budsjettbeløpet uttrykker at oppfølging/tiltak vil måtte medføre kostnader av en viss størrelse. Det angitte beløpet er ikke et uttrykk for hva sekretariatet har antatt av tiltak og kostnader. Dette må avklares nærmere i den avklaringen som kreves før videre oppfølging kan skje. Det er da heller ikke lagt inn forutsetninger knyttet til finansiering. Men søkt tydeliggjort at slik finansiering må etableres som en del av den videre avklaring/planlegging av evt tiltak.

16 D: FF302 Kompetanseregionen (Tiltak 30) Foreslått budsjettbeløp: Det pågår pt et forstudie/forprosjekt som skal komme fram til forslag til videre oppfølging. Målsettingen med et evt hovedprosjekt kan sies være å etablere et regionalt miljø som har i hovedoppgave å planlegge, tilby og formidle kurs- og kompetansetiltak for ansatte i kommunene. Videre da å etablere samarbeid om ressurser som koordinerer fellestiltak, og som fasiliterer og leverer tjenester knyttet til kompetanseutvikling (herunder verktøy, metodikk og innhold). Og etablere samarbeid om ressurser som bidrar aktivt til kunnskapsutvikling i kommunenes og regionens utviklingsarbeid. Prosjektet støttes pt av fylkesmannen via skjønnsmidler og samarbeider med LUK satsingen i Telemark. I tillegg ses prosjektet i sammenheng med et interregionalt samarbeidsprosjekt i Telemark om utvikling og deling av læringsløp i/for kommunene. Dette siste prosjektet er i sin helhet finansiert av fylkesmannen i Telemark. Regional koordinator i Kongsbergregionen er prosjektansvarlig mens Midt-Telemarkrådet står for prosjektledelse. De to øvrige regionene i Telemark deltar i styringsgruppa (der fylkesmannen er observatør). Prosjektet ruller ut piloter av læringsløp i regionene, arbeider med å etablere en «LMS»/plattform mv. Prosjektet har fått nasjonal interesse. Både hos andre kommuneregioner, men også bla KS mfl. Kompetanseregion-prosjektet i Kongsbergregionen skal ha oppgave i fht dette sistnevnte prosjektet i fht å se på hvordan «øko-systemet» rundt utvikling, spredning og struktur kan ivaretas. Det foreslåtte budsjettbeløpet uttrykker at oppfølging/tiltak vil måtte medføre kostnader av en viss størrelse. Det angitte beløpet er ikke et uttrykk for hva sekretariatet har antatt av tiltak og kostnader. Dette må avklares nærmere i den avklaringen som kreves før videre oppfølging kan skje. Det er da heller ikke lagt inn forutsetninger knyttet til finansiering. Men søkt tydeliggjort at slik finansiering må etableres som en del av den videre avklaring/planlegging av evt tiltak. E: F247 Renovasjon (Tiltak 31) Foreslått budsjettbeløp: Det er gjennomført forstudie/forprosjekt. Som konkluderer med forslag om at kommunene i Kongsbergregionen bør søke etablere i fellesskap et samarbeid om avfallshåndtering. Evt oppfølging av dette er derfor synliggjort i handlingsplan og budsjettinnspill. Saken forutsettes fremmet til behandling i de enkelte kommuner. Pt avventes dialog mellom noen av kommunene og det fellesskap de deltar i. Det foreslåtte budsjettbeløpet uttrykker at oppfølging/tiltak vil måtte medføre kostnader av en viss størrelse. Det angitte beløpet er ikke et uttrykk for hva sekretariatet har antatt av tiltak og kostnader. Dette må avklares nærmere i den avklaringen som kreves før videre oppfølging kan skje. Det er da heller ikke lagt inn forutsetninger knyttet til finansiering. Men søkt tydeliggjort at slik finansiering må etableres som en del av den videre avklaring/planlegging av evt tiltak feks ved et evt etableringsprosjekt.

17 F: FF300 Omsorgsteknologi (Tiltak 32) Foreslått budsjettbeløp: Det foreslåtte budsjettbeløp knytter seg til oppfølging av pågående forprosjekt omsorgsteknologi, som gjennomføres høsten Forprosjektet har til hensikt å teste konkrete pilotløsninger. Helse- og omsorgsnettverket i regionen foreslår iverksetting av et hovedprosjekt for 2014 som har til hensikt å samarbeide om videre satsning på omsorgsteknologi, herunder utrulling av pilotløsningene til flere kommuner. Tiltaket er foreslått gitt prioritet i fht finansiering av skjønnsmidler for 2014 G: F249 Meldingsløftet (Tiltak 33) Foreslått budsjettbeløp: Det foreslåtte budsjettbeløp knytter seg til forslag om forlengelse av pågående prosjekt Prosjekt meldingsløftet skal etter planen avsluttes Det er etablert kunnskap om at sykehusene ikke vil være klare for elektronisk meldingsutveksling med kommunene før tidligst på nyåret Det er fra prosjektets side bekymring for videre framdrift når man ikke lenger har felles prosjekt og dedikert prosjektledelse knyttet til dette. Dette støttes av NHN-koordinatorene som sier det er krevende for den enkelte kommune å holde fokus på fremdrift når prosjektlederjobben skal gjøres i tillegg til alle andre oppgaver. Helse og omsorgsnettverket i regionen har derfor konkludert med å foreslå at prosjektet bør forlenges inntil elektronisk meldingsutveksling med sykehusene er på plass. Tiltaket er foreslått gitt prioritet i fht finansiering av skjønnsmidler for 2014 H: F253 Videreutvikling av regional infrastruktur (Tiltak 34) Foreslått budsjettbeløp: Budsjettbeløpene dekker utgifter knyttet til utvidet kapasitet i lagringsløsningen for VDI, nettverkstilpasninger for VDI, økt sikring av sikkerhetskopieringsløsningen på Notodden, utvidet kapasitet i eksisterende løsning for sikkerhetskopiering på Kongsberg, økt lagringskapasitet for multimediabasert innhold (barnehage, skole og teknisk), lisenser for opprettelse av intern regional «Dropbox», løsning for kontroll av mobile enheter og forprosjekt for gevinstrealisering. Når det gjelder investeringsbeløpet for 2014 er dette kr. 3,2 mill lavere enn i Dette skyldes at byggingen av hovedelementene i Kongsbergregionskya, herunder etablering av regionale fagsystemer i felles sikker sone, blir ferdigstilt i 2013 og at nye investeringer handler om kapasitetsutvidelser og kvalitetsforbedringer. Når det gjelder driftsbeløpet for 2014 var det ikke budsjettert noe her i Beløpet for 2014 utgjøres av vedlikehold på nye programvarelisenser. Ny regional IKT-plattform (Kongsbergregionskya) innebærer, med de budsjetterte kapasitetsutvidelsene, at alle IKT-systemer som er i bruk, i prinsippet kan legges i «skya». Videre investeringer vil i hovedsak dreie seg om nødvendige ytelsesmessige oppgraderinger og etter hvert utskiftinger. Ny felles plattform innebærer at de lokale serverløsningene i kommunene kan fases ut når systemene er lagt over regionalt. Dette vil innebære besparelser både investerings- og driftsmessig. Økt bruk av multimediabasert innhold i barnehage, skole og teknisk sektor, krever mye lagringsplass. Det foreslås å lage en fellesløsning for dette, framfor lokale opplegg i hver kommune. I tillegg utarbeides det retningslinjer slik at det ikke lagres mer data enn nødvendig.

18 I: F241 Etablering av regional IKT driftsenhet (Tiltak 35) Foreslått budsjettbeløp: Budsjettbeløpet dekker utgifter knyttet til etablering av en regional IKT-driftsenhet. Denne kostnaden var også budsjettert i 2013, men i påvente av beslutning om etablering av felles IKT-driftsenhet har deler av bevilgningen blitt vedtatt benyttet til kjøp av tjenester eksternt. Budsjettert beløp er noe høyere enn for 2013, hovedsaklig fordi det er tatt tatt høyde for et helt år med lønn til daglig leder. Det har (jfr. prosjekt F238), oppstått betydelige økninger i driftskostnadene knyttet til felles regionale IKT-løsninger. Deler av denne økningen henger sammen med midlertidig tiltak for å kompensere for en manglende driftsorganisasjon internt, for å løse nødvendige oppgaver. Når driftsorganisasjonen er etablert, ventes det kvalitetsgevinster, men også etter hvert effektiviserings- og samordningsgevinster samt muligheter for en gradvis reduksjon av kostnadene til kjøp av tjenester eksternt. J: FF110 Forprosjekt sak/arkiv (Tiltak 36) Foreslått budsjettbeløp: Kommunene har i 2013 gjennomført en forstudie vedr. sak/arkivsamarbeid. Forstudien anbefaler at samarbeidet videreføres i 2014 gjennom et forprosjekt. Det foreslåtte budsjettbeløpet er knyttet til gjennomføring av forprosjekt og å etablere felles løsning for utsendelse av digital post. Hensikten med forstudien var å avklare om det synes å være hensiktsmessig å etablere et regionalt samarbeid på dette området. Det regionale arkivnettverket har vært prosjektgruppe for forstudien. Det vises til sluttrapport for detaljer i utredningen. Forprosjektets 2 hovedmål er å etablere felles løsning for utsendelse av digital post for kommunene, samt utrede nærmere fordeler/ulemper ved å anskaffe en felles sak/arkivløsning for kommunene. Prosjektet vil bli vurdert meldt som aktuelt for skjønnsmiddelfinansiering. Dersom endelig fordeling og tildeling skulle tillate det, vil dette kunne bidra til reduksjon av kommunenes kostnader i prosjektet noe. K: F246 Felles ressurs/koordinator telefoni, samt oppgradering av Trio (Tiltak 37) Foreslått budsjettbeløp: Budsjettbeløpet for drift dekker utgifter knyttet til lønn for en regional telefonikoordinator ref. anbefaling i sluttrapport for hovedprosjekt Telefoni behandlet av rådmannsutvalget i møte sak 041/13. Budsjettbeløpet for investering dekker kjøp av eksterne tjenester knyttet til oppgradering av Trio-installasjonen. Prosjektgruppa for hovedprosjektet anbefaler at det etableres en funksjon som regional telefonikoordinator. Med bakgrunn i en teknisk forståelse av telefoniløsningene skal telefonikoordinatoren følge opp driften av telefoniløsningene, og jobbe for smarte løsninger,smart bruk, gode resultater og ressursbesparelser i kommunen. I behandlingen i rådmannsutvalget står følgende: «En regional funksjon, og oppgaver i denne sammenheng, for koordinering knyttet til telefonisamarbeid - skal legges til det som skal ivaretas av oppgaver/funksjoner i organisering av videre IKT-driftssamarbeid. Kostnader knyttet til dette forutsettes synliggjort som en del av aktuelle budsjettforslag for senere år».

19 L: FF103 Mobil Omsorg (Tiltak 38) Foreslått budsjettbeløp: Profilnettverket har laget felles kravspek og mottatt tilbud fra leverandøren av profil på installasjon/oppsett av modulen for alle kommuner. Tilbudet er lagt til grunn for budsjettforslaget for Det vil ikke påløpe driftskostnader for kommunene som følge av bruk av modulen. Alle kommunene i regionen har - via det regionale profilnettverket - signalisert at kommunene ønsker å innføre modulen «Mobil omsorg». Løsningen innebærer at det vil være mulig for ansatte i hjemmetjenesten å ha tilgang til pasientjournalen i Profil utenfor kontoret f.eks. ved hjemmebesøk. På denne måten vil tjenesten kunne utføres mer effektivt og med større kvalitet ref. tilgang til oppdaterte opplysninger om brukeren. Det bemerkes at kommunene selv må bekoste anskaffelse og drift av sluttbrukerutstyr som f.eks. nettbrett ev. Smarttelefoner. Helse- og omsorgsnettverket anbefaler at prosjektet iverksettes.