Forprosjekt Dokka Kulturstasjon Prosjektplan. Vedtatt i formannskapet 30. mars Prosjektplan Nordre Land kommune

Transkript

1 Forprosjekt Dokka Kulturstasjon Prosjektplan Vedtatt i formannskapet 30. mars 2011 Prosjektplan Nordre Land kommune 1

2 Forprosjekt Dokka Kulturstasjon 1. MÅL OG RAMMER Bakgrunn Mål Rammer OMFANG OG AVGRENSNING ORGANISERING Prosjektledelse Øvrige roller Prosjektgruppe BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER Beslutningspunkter Oppfølging Milepæler RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING Kritiske risikofaktorer GJENNOMFØRING Hovedaktiviteter Tids- og ressursplaner ØKONOMI Forprosjektet KONTRAKTER OG AVTALER Prosjektplan Nordre Land kommune 2

3 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Bakgrunnen er mangesidig, men grunnleggende sett er dette prosjektet et virkemiddel for å øke kommunens tilbud og attraktivitet, som igjen kan motivere utflytting, øke innflyttingen til kommunen og innbyggernes generelle tilfredshet med Nordre Land som bosted. Utviklingen i folketallet har de senere år vært negativ, men med en liten positiv utvikling de tre siste årene. Prosjektet Dokka Kulturstasjon har som ambisjon å bidra til å snu denne utviklingen. Et aktiv kulturliv med fokus på både volum og kvalitet er grunnleggende for innbyggernes mulighet til å realisere sine evner og interesser. Verdien av gode opplevelser kulturens egenverdi har avgjørende betydning for trivsel og tilhørighet. Virksomheten i området er i dag sommerturistkontor, dresinutleie, lokaler for frivilligsentralen, dagtilbud til rusmisbrukere og utleie av lokstall. Dokka Kulturstasjon er en idé til et uviklingsprosjekt som baserer seg på den årelange diskusjonen knyttet til bruk av stasjonsområdet, på mange måter Dokka sentrums indrefilet. Kommunen har kjøpt stasjonsområdet med tilhørende bygninger og gamle Dokka bruk. Ideen er å starte arbeidet med å etablere kulturelle virksomheter og aktiviteter i området, av en bredde og et omfang som gjør Dokka Kulturstasjon til en hovedstasjon for kulturell kreativitet i regionen. Grunnlaget for satsingen er å finne i Nordre Lands ressurspersoner og et meget aktivt kulturliv, med en stor kulturskole, et omfattende musikkmiljø, høy deltakelse i Ungdommens kulturmønstring, en av landets beste ungdomsklubber (Parken), et Landsbylaug som står for flere stor årlige arrangementer bl.a. i samarbeid med Dokka Camping, Lands Museum og Opplands største idrettslag, Nordre Land IL. Formannskapet vedtok i sak 19/09 å gjennomføre en forstudie for Dokka Kulturstasjon i perioden mars og april 2009 med presentasjon av resultatene i begynnelsen av mai Resultatene fra forstudien ble fremmet for kommunestyret i sak 33/09 med følgende vedtak: 1. Det legges fram en egen sak vedr. Frivilligsentralen. 2. Formannskapet tar forstudien til orientering og legger til grunn at videre arbeid med utnyttelse av området blir integrert i prosjektet Ekte Landsbyliv. 3. Uavhengig av forprosjektet utarbeides det snarest mulig en oversikt over umiddelbare driftskostnader knyttet til de nyervervede bygningene, og hvilke strakstiltak som eventuelt må iverksettes for å hindre at de bygningene som ikke skal rives forfaller ytterligere. I prosjektplanen for hovedprosjektet Ekte Landsbyliv er Dokka Kulturstasjon definert som et delprosjekt under hovedområdet Sosial og kulturell landsbyutvikling. Prosjektleder for Ekte Landsbyliv og rådmann har besluttet at det skal gjennomføres et forprosjekt for Dokka Kulturstasjon i perioden januar til august 2011, som finansieres med prosjektmidler fra Ekte Landsbyliv. 1.2 Mål Hovedmålet for Ekte Landsbyliv er: Dokka skal innen 2015 bli en attraktiv og velkjent landsby som forbindes med ekte landsbyliv, der fellesskapet gror og det er godt å bo, leve og arbeide. Prosjektplan Nordre Land kommune 3

4 Delmål for Ekte Landsbyliv er: Det skal utarbeides spesifiserte målsettinger for hvert enkelt prosjektområde og delprosjekter. Hovedmål for forprosjektet Dokka Kulturstasjon er at det inne 31. august 2011 skal foreligge: En masterplan for utvikling, disponering og bruk om området En fremdriftsplan for tiltak og regulering knyttet til grøntområdene på området En fremdriftsplan for tiltak, vedlikehold og/eller riving, knyttet til bygninger på området Et forslag til innhold for bygningene på stasjonsområdet med utgangspunkt i resultatene fra forstudien En finansieringsplan med oversikt over mulige finansieringskilder En skisse/ramme for prosjektplan for et hovedprosjekt for Dokka Kulturstasjon 1.3 Rammer Forprosjektet har en tidsramme fra januar til august Økonomisk ramme for forprosjektet er kr ,- bevilget fra prosjektmidlene til Ekte Landsbyliv. 2. OMFANG OG AVGRENSNING 2.1 Oppgaveomfang/avgrensning. Forprosjektet Dokka Kulturstasjon skal ved avslutningen av prosjektperioden gi konkrete innspill til hvordan hovedprosjektet kan gjennomføres og finansieres. Forprosjektet Dokka Kulturstasjon er geografisk avgrenset til området og bygningene kommunen har kjøpt, stasjonsområdet med bygninger og gamle Dokka bruk. Dokka videregående skole skal i samarbeid med Oppland fylkeskommune starte et prosjekt for uteområdet rundt skolen og gangvegen ned mot Dokka sentrum (Kulturaksen), men det er besluttet at dette prosjektet ikke innarbeides i forprosjektet Dokka Kulturstasjon. Det er imidlertid viktig at de to prosjektene utveksler informasjon og at tiltakene som skal gjennomføres sees i en helhet. Det samme gjelder for videre utvikling av området trekanttomta med den gamle meieribygningen og området med Quales hotell og brannstasjonen. Samtidig med gjennomføringen av forprosjektet for Dokke Kulturstasjon pågår det arbeid i andre delprosjekter i Ekte Landsbyliv innen hovedområdet sosial og kulturell landsbyutvikling, men disse vil ikke inkluderes i dette forprosjektet. 3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Geir Steinar Loeng. Prosjektleder: Stine Røen. Prosjektplan Nordre Land kommune 4

5 3.2 Øvrige roller Prosjekteiere: A-eier B-eier Oppdragsgiver: Styringsgruppe: Referansegruppe Nordre Land kommune v/formannskapet, Landsbylauget og Landsbyen Næringshage Nordre Land kommune v/ kommunestyret Rådmann Jarle Snekkestad Nordre Land kommune, en representant fra posisjon og en representant fra opposisjon formannskapet og en representant for Landsbylauget Landsbyrådet Landsbyen Næringshage har etter eget ønske valgt å ikke delta i styringsgruppa. 3.3 Prosjektgruppe. Anne Ekrem, Plan- og næring (ved behov) Kjell Erik Hatterud, Teknisk drift og eiendom Svein Ladehaug, Kultur Margit Rognerud, Valdresbanen Alastair Brown, Lands museum Per Erik Fonkalsrud, Oppland fylkeskommune Ole Jonny Kalstad, Trevekst Oppland/Landsbyen Næringshage 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Beslutningspunkter Dato Beslutningsgrunnlag BP1 Prosjektplan for forprosjektet 30. mars Prosjektplan er godkjent. BP1 er gjennomført. BP2 Fremdriftsplaner for hovedområdene bygninger, uteområdet og innhold 30. juni Ha en fremdriftsplan for hovedområdene innhold bygninger, uteområdet og innhold. BP3 Finansiering 11. august Ha en oversikt over det totale finansieringsbehovet. BP4 Masterplan for hele området 26. august Ha en masterplan for tiltak for uteområdet, bygninger og innhold. BP5 Avslutte prosjektet. 31. august Sluttrapport godkjent av PA/SG og overlevert PE. 4.2 Oppfølging Det legges opp en møteplan for styringsgruppa og prosjektgruppa i forhold til beslutningspunktene og milepælene i prosjektplanen. Ved avvik orienterer prosjektleder prosjektansvarlig og styringsgruppa så tidlig som mulig, og det vurderes om prosjektet skal justeres i forhold til avviket. 4.3 Milepæler Prosjektplan Nordre Land kommune 5

6 Nr Milepæl Dato Målbart resultat (en beskrivelse/kriteria) MP1 Prosjektplan for forprosjektet 30. mars Prosjektplan er godkjent. BP1 er gjennomført. MP2 Oversikt over muligheter 2. mai Utarbeide en verbal beskrivelse av alle mulighetene for området. MP3 Uteområdet fremdriftsplan MP4 Bygninger - fremdriftsplan 30. juni Ha en fremdriftsplan for tiltak for uteområdet. 30. juni Ha en fremdriftsplan for tiltak for bygningene. MP5 Innhold - fremdriftsplan 30. juni Ha en fremdriftsplan for å fylle byggene og området med virksomheter/aktiviteter. MP6 Finansiering 11. august Ha en oversikt over det totale finansieringsbehovet. MP7 Masterplan for hele området 26. august Ha en masterplan for tiltak for uteområdet, bygninger og innhold. MP8 Avslutte prosjektet. 31. august Sluttrapport godkjent av PA/SG og overlevert PE. 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske risikofaktorer For å lykkes med forprosjektet er det særlig fem forhold som er avgjørende: At det gjennomføres prosesser hvor alle som ønsker får gitt sine innspill for utviklingen av området At prosjektet inspirerer og føles relevant for de involverte At den nødvendige kompetansen er til stede i prosjektorganisasjonen At det er (og gis) anledning til å delta på en aktiv og formålstjenlig måte Liten eller ingen oppslutning fra samarbeidspartnere Kritiske suksessfaktorer vil være: Prosjektet får tilstrekkelig finansiering og ressurser til å skape konkrete resultater God kommunikasjon/informasjon mellom alle deltakerne i prosjektet At det legges opp til en arbeidsprosess som fører til god medvirkning og eierskap fra deltakerne i prosjektet God kommunikasjon/informasjon generelt om fremdriften og resultatene i prosjektet Prosjektet viser seg mer krevende enn antatt innenfor den angitte tidsrammen 5.2 Kvalitetssikring For å best mulig kvalitetssikre prosjektet må prosjektleder, prosjektansvarlig, prosjekteiere og andre deltakere ha fokus på: God planlegging Løpende evaluering og justering i forhold til mål, beslutningspunkter, milepæler og kritiske suksessfaktorer Samarbeid Effektiv arbeidsform Innspill og deltakelse God kommunikasjon og dialog mellom prosjektansvarlig og prosjektleder og prosjektleder og aktuelle samarbeidspartnere Prosjektplan Nordre Land kommune 6

7 Informere om prosjektet i Landsbyrådet 6. GJENNOMFØRING. 6.1 Hovedaktiviteter. Nr Navn Hensikt Oppgaver Resultat HA01 Planlegge Sørge for at prosjektet er planlagt og kvalitetssikret. HA02 Verbal beskrivelse av mulighetene i området Få frem alle ideer og muligheter for området. HA03 Uteområdet status Vite til hvilke formål området er regulert til og status avtale med Jernbaneverket for rydding av området. HA04 Uteområdet rydde, planering osv. HA05 Uteområdet - arrangementsplass HA06 HA07 Uteområdet andre anlegg (f.eks. lekeplass, nærmiljøanlegg, boliger, nye bygg osv.) Uteområdet behov for støyskjerming mot boligfelt Utarbeidet et behov for istandsettelse av uteområdet. Utarbeide et om det skal anlegges en arrangementsplass. Utarbeidet et om det skal anlegges andre anlegg. Utarbeide et om det er behov for støyskjerming. Planlegge prosjektet Sørge for arbeidsdeling Få på plass avtaler Konkretisere og få godkjent oppgavene i prosjektet. Tiltak for forankring i org Ta utgangspunkt i fagrapporten for forstudien Ta med innspill fra Landsbyrådet Ta med innspill fra andre Prosjektgruppas innspill til andre tiltak Sortere og vurdere realisme i ideer og forslag Utarbeide en verbal beskrivelse for mulighetene i området Få reguleringsplan slik den er p.t Få oversikt status regulering i KDP Dokka Få oversikt status avtale om rydding av området dre for å få innspill til utforming av uteområdet Lage en plan for istandsettelse av uteområdet Lage en plan for istandsettelse av arrangementsplass Lage en plan for andre anlegg Prosjektplan er godkjent. BP1 er gjennomført. Ha et skriftlig utgangspunkt for arbeidet i forprosjektet med tanke på hvilke ideer og muligheter som skal utredes videre. Få oversikt over reguleringsstatus og stuts for rydding av området. Ha en plan for istandsettelse av uteområdet. Beslutte om det skal bygges en arrangementsplass og event. hvor. Beslutte om det skal bygges nye anlegg og evnt. hvor. Beslutte om det skal bygges støyskjerming og evnt. hvor. Prosjektplan Nordre Land kommune 7

8 HA08 HA09 Uteområdet behov for gangvei Uteområdet kryssing fra stasjonen til området HA10 Uteområdet fremdriftsplan Utarbeide et om det er behov og event. hvor gangveiene skal være. Utarbeidet et hvor adgangen fra sentrum til stasjonsområdet skal plasseres. Utarbeide en total oversikt over alle tiltakene som skal gjøres for uteområdet. HA11 Uteområdet økonomi Utarbeide en oversikt over kostnader knyttet til tiltak for uteområdet. HA12 Svingskiva Lage forslag til hvordan svingskiva kan brukes/ivaretas. HA13 Bygninger status Vite hvilen bruk bygningene er regulert til, hvilke som er utleid og status kontrakter for overtakelse av bygninger Jernbaneverket. HA14 HA15 HA16 Bygninger oversikt over hvilke som skal beholdes og rives Bygninger som skal rives plan for når Bygninger som skal beholdes oversikt over vedlikeholdsbehov Utarbeide et hvilke bygninger som skal beholdes og hvilke som skal reives. Utarbeide en plan for rivingsarbeidet. Utarbeide en plan for vedlikeholdsbehov utvendig. Lage en plan for støyskjerming Lage en plan for gangveier Lage en plan for adkomst fra sentrum til området Systematisere og samordne planene for HA02 til og med HA08 Lage en masterplan for tiltak for uteområdet Med utgangspunkt i HA09 utarbeide en oversikt over kostnader. Få innspill til hva svingskiva kan brukes til. Utarbeide en oversikt over forslag til hvordan svingskiva kan brukes Få informasjon om hvilken regulering som gjelder for hver enkelt bygning Få oversikt over hvilke bygg som er leid ut og varighet for kontraktene Få oversikt over kontrakter for overtakelse av bygningene Lage en plan over hvilke bygninger som skal beholdes og hvilke som skal rives. Ut fra resultatet i HA13 utarbeide en plan for rivingsarbeidet Ut i fra resultatene HA13 gjennomføre befaringer i bygningene for å kartlegge Besluttet hvor gangveier i området skal plasseres. Beslutte hvor adkomst sentrum stasjonsområdet skal være. Ha en fremdriftsplan for tiltak for uteområdet. Ha en oversikt over kostnader for tiltakene for uteområdet. Beslutte hva svingskiva skal brukes til. Få oversikt over bruksreguleringer for bygningene og status for utleie. Beslutte hvilke bygninger som skal beholdes og hvilke som skal rives. Ha en plan for rivingsarbeidet. Ha en plan for vedlikeholdsbehovet Prosjektplan Nordre Land kommune 8

9 HA17 Bygninger behov for byggesøknader HA18 Bygninger - fremdriftsplan Utarbeide en oversikt over hvilke bygninger det må søkes om reguleringsendringer for. Utarbeide en total oversikt over alle tiltakene som skal gjøres for bygningene. HA19 Bygninger - økonomi Utarbeide en oversikt over kostnader knyttet til tiltak for bygningene. HA20 HA21 Innhold for hver bygning Utarbeide et mulig innhold for hver bygning. Innhold innvendig oppgradering/oppussing Utarbeide et oppgraderings- /oppussingsbehov. HA22 Innhold - fremdriftsplan Utarbeid en total oversikt over innholdet i bygningene. HA23 Innhold - økonomi Utarbeide en oversikt over kostnadene knyttet til gjennomføringen av oppgradering/oppussing av bygningene. HA24 Finansiering oversikt over finansieringsbehov Utarbeide en oversikt over totale kostnader og kostnadsarter. vedlikeholdsbehov Prioritere vedlikeholdsbehovet for de alle bygningene Lage en plan for gjennomføringen av vedlikeholdsarbeidet Ut i fra resultatene i HA 13 og HA15 lage en oversikt over behov for byggesøknader Utarbeide oversikt over hvilke søknader som skal lages og hvem som er ansvarlig. Systematisere og samordne planene for HA12 til og med HA16 Lage en masterplan for tiltak for bygningene Med utgangspunkt i HA17 utarbeide en oversikt over kostnader. Lage en plan over hvilket innhold hver enkelt bygning kan ha Ut i fra resultatene i HA19 gjennomføre befaringer i bygningene. Prioritere vedlikeholdsbehovet for de alle bygningene Lage en plan for gjennomføringen av oppgradering/oppussing Systematisere og samordne planene for HA19 til og med HA20 Lage en masterplan for tiltak for bygningene Med utgangspunkt i HA21 utarbeide en oversikt over kostnader. Med utgangspunkt i HA10, HA18 og HA22 utarbeid en oversikt over de totale kostnadene. Avklare hva som er investeringer og hva som er driftskostnader Utarbeide innspill til og i hvilken rekkefølge arbeidet skal gjennomføres. Få oversikt over behov for reguleringsendringer/ byggesøknader hvor det fremgår hvem som er ansvarlig for å lage søknader. Ha en fremdriftsplan for tiltak for bygningene. Ha en oversikt over kostnader for tiltakene for bygningene. Beslutte hvilket innhold bygningene skal ha. Beslutte hvilke oppgraderinger og oppussinger som skal gjøres før utleie. Ha en fremdriftsplan for å fylle byggene og området med virksomheter/ aktiviteter. Ha en oversikt over kostnader for oppussing og oppgradering av bygningene. Ha en oversikt over det totale finansieringsbehovet, og gi innspill til budsjettarbeidet for Prosjektplan Nordre Land kommune 9

10 HA25 HA26 Finansiering lage oversikt over mulig finansieringskilder Ramme prosjektplan hovedprosjekt Utarbeide en oversikt over mulige finansieringskilder og hvem det er aktuelt å søke støtte hos. Utarbeide en ramme for hovedprosjektet. budsjettprosessen Lage en plan med oversikt over det totale finansieringsbehovet Med utgangspunkt i HA23 undersøke hvilke mulige finansieringskilder som finnes Lage en oversikt over aktuelle finansieringskilder Lage et utkast for et hovedprosjekt som tar utgangspunkt i resultatene fra forprosjektet. HA27 Avslutte prosjektet. Beslutte videre arbeid. Skrive sluttrapport med samlede anbefalinger. Skrive fagrapport Ha en oversikt over hvem det er aktuelt å søke støtte hos og til hvilke deler av prosjektet. Ha en masterplan for tiltak for uteområdet, bygninger og innhold. Ha et godt utgangspunkt for gjennomføringen av hovedprosjektet. Sluttrapport godkjent av PA/SG og overlevert PE. 6.2 Tids- og ressursplaner. Hovedaktiviteter 1. Planlegging 2. Verbal beskrivelse 3. Ute status regulering 4. Ute rydde/planere 5. Ute - arrangementsplass 6. Ute andre anlegg 7. Ute - støyskjerming 8. Ute - gangvei 9. Ute adkomst sentrum 10. Ute - fremdriftsplan 11. Ute - økonomi 12. Svingskiva 13. Bygninger status bruk 14. Bygninger beholde/rive 15. Bygninger rive - plan 16. Bygninger vedlikehold 17. Bygninger søknader 18. Bygninger totalplan 19. Bygninger - økonomi 20. Innhold hver bygning 21. Innhold - oppussing 22. Innhold - totalplan 23. innhold - økonomi 24. Finansiering - oversikt 25. Finansiering - kilder 26. Ramme hovedprosjekt 27. Avslutte forprosjektet Tidsplan (uker) Prosjektgruppemøter Styringsgruppemøter Milepæler Beslutningspunkter Prosjektplan Nordre Land kommune 10

11 Følgende interne personellressurser vil bli engasjert i prosjektet: Navn Dagsv Kommentar Stine Røen 63 Prosjektleder Anne Ekrem Avtales Prosjektmedarbeider Kjell Erik Hatterud Avtales Prosjektmedarbeider Svein Ladehaug Avtales Prosjektmedarbeider Margit Rogenrud Avtales Bidragsyter Alastair Brown Avtales Bidragsyter Per Erik Fonkalsrud Avtales Bidragsyter Ole Jonny Kalstad Avtales Bidragsyter Sum 7. ØKONOMI. 7.1 Forprosjektet. Kostnader Beløp Finansiering Beløp Prosjektledelse Prosjektmidler Ekte Landsbyliv ,- Møtekostnader leie lokaler, servering ,- Eksterne tjenester (bygninger innvendig, uteområdet og innhold) ,- Reiser ,- Masterplan/tegning for området ,- Trykkekostnader av tegninger og dokumenter ,- Sum , ,- 8. KONTRAKTER OG AVTALER. Det inngås kontrakter med bidragsytere og eventuelle tjenesteleverandører ved behov. Prosjektplan Nordre Land kommune 11