MØTEINNKALLING Formannskapet

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Møte nr. 5/2014 Formannskapet holder møte den klokka 16:00 på Rådhuset. Innkalte til møtet: Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører Ragnar Olsen, AP Varaordfører Rita Dreyer, AP FO Medlem Karl Nikodemussen, AP Medlem Yngve Nilsen, SV Medlem Ingar Eira, AP Varamedlem Adrian Dybvik, AP Rita Dreyer, AP Dersom du ikke kan møte må du melde fra til servicekontoret, på tlf.: , så snart som mulig. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer innkalles etter nærmere varsel. Saksdokumentene er utlagt til gjennomsyn på servicekontoret og biblioteket. Kvalsund Ragnar Olsen ordfører

2 SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 16/14 14/741 DOKUMENTER SOM SKAL REFERERES I UTVALG - MØTE I FORMANNSKAPET DEN /14 14/735 PERIODEREGNSKAP 2. TERTIAL /14 14/731 KVALSUND NÆRINGSPARK AS - TILFØRSEL AV MIDLER /14 14/686 TV-AKSJONEN KIRKENS NØDHJELP 20/14 14/733 KOMMUNAL BOLIG ENGMOVN. 6 - EVT RENOVERING ELLER SALG 21/14 14/734 EVT INVESTERING I KOMMUNALT MASKINUTSTYR

3 Sak 16/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Formannskapet Saksbehandler: Kim Rydningen Arkiv: DATO 033 Arkivsaksnr.: 14/741 Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/14 Formannskapet DOKUMENTER SOM SKAL REFERERES I UTVALG - MØTE I FORMANNSKAPET DEN Ordførerens innstilling: Referatsakene tas til orientering.

4 Sak 16/14 SAKSOPPLYSNINGER: 14/ RAD//AAH X31 VestFinnmark politidistrikt UNDERRETNING TIL KLAGER 14/ RAD//AAH F3 integrerings- og mangfoldsdirektoratet SVAR - NY ANMODNING OM BOSETTING AV FLYKTNINGER I 2014 OG / RAD//AAH X03 Forut's barneaksjon FORUTS BARNEAKSJON - VIKTIG PEDAGOGISK LÆRING FOR BARNEHAGER OG BARNESKOLER I DIN KOMMUNE Rådmannens tilråding: Referatsakene tas til orientering Arne Hansen rådmann

5 Sak 17/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Formannskapet Saksbehandler: Knut-Åge Amundsen Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 14/735 Saksnr.: Utvalg Møtedato 17/14 Formannskapet / Kommunestyret PERIODEREGNSKAP 2. TERTIAL 2014 Ordførerens innstilling: Kommunestyret tar den fremlagte perioderapport for 2. tertial til etterretning.

6 Sak 17/14 VEDLEGG: - Perioderapport pr 2. tertial 2014 SAKSOPPLYSNINGER: I nylig vedtatt økonomireglement heter det i pkt 3.5 bl.a; «Det gjennomføres minimum 2 regnskapsrapporter til kommunestyret i løpet av budsjettåret. Utgangspunkt for disse er pr tertial.» De ulike avdelinger har lagt frem oversikt pr og gitt sine kommentarer i vedlagte økonomirapport. Rådmannen har ovenfor foretatt en oppsummering av den totale situasjonen. SAKSVURDERING: Som det fremgår av de økonomiske nøkkeltall ligger det an til at de enkelte avdelingene klarer å holde seg innenfor budsjett, selv om usikkerheten er stor innenfor helse og sosial. Rådmannen vurdering av disse forhold er følgende: Politisk/administrativ styring: Ikke nødvendig med tiltak så langt. Oppvekst og kultur: Ikke nødvendig med tiltak så langt.

7 Sak 17/14 Helse og sosial: Her signaliseres det at det går mot et overforbruk på om lag kr ,- på årsbasis. Det legges opp til å skulle finne inndekning innenfor egne rammer, men denne er skåret inn til benet slik at vi må følge utviklingen nøye. It, næring og landbruk: Ikke nødvendig med tiltak så langt. Kommunedrift: Ikke nødvendig med tiltak så langt. Plan og utbygging: Ikke nødvendig med tiltak så langt. Eiendomsskatt: Ikke nødvendig med tiltak så langt. Inntektsskatt/inntektsutjevning: Det kan foreløpig se ut som vi her kan få en mindreinntekt på om lag 1,0 mill kr. Investeringer: Det vises til oversikt. Stillingen som teknisk sjef ble besatt i 1. juli. Det har tatt tid å sette seg inn i alle våre investeringsprosjekter. Rådmannen signaliserte ved 1. tertial at flere prosjekter kunne bli forskjøvet i tid. Dette har vi nå fått en bedre oversikt over.

8 Sak 17/14 Oppsummering: Å skulle vurdere årsresultatet basert på regnskapstall pr er en usikker øvelse. Tallene gir dog en indikasjon. Regnskapsresultatet i 2011 og 2012 viste begge for høyt forbruk, men dette klarte vi å rette opp i Slike underskudd må dekkes inn i løpet av de neste to påfølgende år; dvs 2013 og 2014 for 2012-regnskapet, for å unngå å komme i ROBEK. Underskuddet på 1,3 mill for 2012 er budsjettert inndekket i år. Vi må følge utviklingen innen helse- og sosial nøye framover for å se om muligheten til å finne inndekking innenfor egne rammer er tilstede. I kommunestyrets behandling av årsbudsjettet 2014 ble inntektsskatten økt med om lag 1,0 mill. Dette ser nå ut til ikke å holde. Rådmannen anser det ikke nødvendig med en budsjettregulering eller en reduksjon i driftsnivået på nåværende tidspunkt, men vi følger situasjonen nøye og vil komme tilbake til dette utover høsten. Rådmannens tilråding: Kommunestyret tar den fremlagte perioderapport for 2. tertial til etterretning. Arne Hansen rådmann

9 Sak 18/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Formannskapet Saksbehandler: Knut-Åge Amundsen Arkiv: 252 U05 Arkivsaksnr.: 14/731 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/14 Formannskapet / Kommunestyret KVALSUND NÆRINGSPARK AS - TILFØRSEL AV MIDLER 2013 Ordførers innstilling: Kommuestyret godkjenner låneavtale, nedfelt i gjeldsbrev mellom KNP og KK, med følgende endringer; Punkt 3. Lånet gis 5 års nedbetalingstid med like store avdrag pr kvartal pålydende kr 5.100,-, hvor første bidrag faller til betaling Dette ihht søknad fra KNP.

10 Sak 18/14 VEDLEGG: Brev fra Kvalsund Næringspark av 6. oktober 2014 Utkast til gjeldsbrev SAKSOPPLYSNINGER: Kvalsund kommunestyre vedtok i sak 56/ å yte Kvalsund Næringspark AS et kortsiktig ansvarlig lån på inntil kr ,- under forutsetning av at Wergeland Holding AS yter lån/tilskudd på kr ,-. Rådmannen ble gitt fullmakt til å avtale vilkår for lånet. Gjeldsbrevet mellom kommunen og næringsparken ble undertegnet 27. november 2013 hvor fremkommer at lånet gies til en rente på 3,5 % og hele beløpet inkludert renter forfaller til betaling 31. oktober Kvalsund Næringpark AS anmoder nå Kvalsund kommune om å endre vilkårene til en nedbetalingstid lik det spm er inngått med Wergeland Holding AS. Låneavtalen med Wergeland Holding AS er underskrevet i mai 2014, men renten skal løpe fra og første avdrag skulle betales 1. april Rådmannen vurderte det dithen da gjeldsbrevet ble laget - på bakgrunn av at styret i Kvalsund Næringspark AS vedtok i sak 1/13 om at samarbeidet mellom partene skulle avsluttes og at selskapet skulle legges ut for salg at dette ville skje rimelig raskt, og at det dermed ikke var nødvendig med noen lagsiktig nedbetaling. Men ting tar tid, og det har nå vist seg ikke å være realistisk å få til noen rask avvikling av selskapet.

11 Sak 18/14 SAKSVURDERING: Kvalsund kommune stiller seg undrende til at det i låneavtalen fra Wergeland Holding framkommer at renter påløper fra 21. januar 2013 og 1. avdrag er 1. april 2013, i og med at saken om tilførsel av lån ble behandlet i fjor høst! Kvalsund kommune lager nytt gjeldsbrev, som erstatter gjeldsbrev som er underskrevet av styreleder , med noenlunde lik nedbetalings plan som Wergeland Holding AS, etter ønske fra Kvalsund Næringspark AS. Hovedinnholdet i denne tilbakebetalingen er en rente på 4 %, innbetaling av ekstraordinært avdrag kr ,- + renter , og deretter kr 5 100,- + renter pr kvartal, første gang Rådmannens tilråding: Kommunestyret godkjenner vedlagte gjeldsbrev som er utarbeidet i tråd med Kvalsund Næringspark AS forespørsel. Arne Hansen rådmann

12 Sak 19/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Formannskapet Saksbehandler: Arne Hansen Arkiv: X03 Arkivsaksnr.: 14/686 Saksnr.: Utvalg Møtedato 19/14 Formannskapet TV-AKSJONEN KIRKENS NØDHJELP Ordførers innstilling: Formannskapet støtter årets TV-aksjon NRK Kirkenes Nødhjelp med kr ,-. Bidraget overføres aksjonens konto og belastes konto «Tilfeldige bevilgninger - formannskapet».

13 Sak 19/14 VEDLEGG: Ingen SAKSOPPLYSNINGER: Tv-aksjonen NRK 2014 går til Kirkenes Nødhjelp og deres arbeid med å skaffe varig tilgang til rent vann for mennesker verden rundt. Aksjonen går av stabelen 19. oktober. I dag mangler rundt 1 milliard mennesker rent vann grunnleggende forutsetninger for liv og helse. I brev av oppfordrer leder av fylkeskomiteen Runar Sjåstad og fylkesaksjonsleder TV-aksjonen NRK; Per-Olaf Fure til bidrag til årets aksjon som kan settes inn på konto SAKSVURDERING: Formannskapet har ved tidligere anledninger gitt kr til lignende TV-aksjoner. Evt tilskudd kan dekkes av konto «Tilfeldige bevilgninger formannskapet» Rådmannens tilråding: Saken legges frem uten tilrådning. Arne Hansen rådmann

14 Sak 20/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Formannskapet Saksbehandler: Arne Hansen Arkiv: 613 &46 Arkivsaksnr.: 14/733 Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/14 Formannskapet / Kommunestyret KOMMUNAL BOLIG ENGMOVN. 6 - EVT RENOVERING ELLER SALG Ordførers innstilling: Kommunestyret gir sin tilslutning til at Engmovegen 6 totalrenoveres i tråd med anbefalingene i saksfremlegget. Totalkostnadene dekkes ved at kr dekkes innenfor investeringsbudsjettet 2014, mens kr 1 million avsettes i investeringsbudsjettet for 2015.

15 Sak 20/14 VEDLEGG: Planskisse Engmovegen 6 leilighet ca 60 m2 SAKSOPPLYSNINGER: Teknisk etat holder på med en gjennomgang/oversikt over kommunale boliger og deres tilstand. Engmoveien 6 er en enebolig på ca. 135m2, som har stått tom etter utflytting i sommer. Grunnet et langt leieforhold er det ikke foretatt noen oppussing/vedlikehold på over 10 år. Per i dag har vi et fuktig, vått og ødelagt hus. Under gulvet er det meget fuktig. På badet og kjøkkenet finner man mugg, dette også rundt vinduene. Engmoveien 6 er ikke beboelig. Det er foretatt flere befaringer i juli og august 2014 med ordfører, rådmann, teknisk sjef og andre representanter fra teknisk etat. En gjennomgang av tilstanden viser; Takkonstruksjonen og ytterveggene ok. Må rives:innsiden av ytterveggene, det innvendige taket, alle innervegger / skillevegger, alle vinduer, alle gulvbelegg, alle installasjoner VA, el osv. Kjeller må åpnes, for tiden er det fuktig her. Kjelleren trenger minst 12 ventilasjonsåpninger. Rundt kjelleren ligger en drenering. Denne må repareres og må bygges opp igjen. Etter befaringen kan man konstatere at tilstanden på huset er veldig dårlig. Huset har derfor stått tomt hele sommeren. Vi står derfor overfor valget mellom; 1. Total rehablitere/renovere og ombygging av boligen 2. Salg av boligen slik den står

16 Sak 20/14 SAKSVURDERING Rådmannen vil i det følgende kommentere de enkelte alternativer; Vedr 1: Total rehablitere/renovere og ombygging av boligen Engmoveien 6 er som enebolig for stor for de behov kommunen har. Kommunen har behov for boliger med 2 soverom. Et alternativ er da å dele boligen, enten i 2 2- soveroms-boliger, eller i en 2-soveroms-bolig og en 1-soverom-bolig. Da må man rive alt og det betyr en total renovering/rehabilitering. Som tidligere behandling av boligpolitisk plan m.v. i kommunestyret har kommunen mangel på boliger, både til egne ansatte og til øvrige behov innenfor lovverket samt til evt mottak av flyktninger. Det anses derfor fra rådmannens side fornuftig å bygge om denne boligen til 2 enheter. Kostnader / Finansering/Tidsplan Kostnadsoverslag er foretatt, og det budsjettes med ca 1,2 mill. Kommunen har en midlertidg ansatt som jobber med de kommunale boligene, derfor har kommunen mulighet å rehabilitere Engmov. 6 uten at dette settes ut på anbud. For VA, el og materialer kjøper kommunen tjenesten. Med to nye boliger a 60m2 har kommunen inntekter på ca pr måned. Det er ca kr pr år. Med investeringskostnader på ca 1,2 mil kr nedbetales dette på år. Hvis kommunestyret støtter rehabilitering/renovering og deling kan kommunen realisere prosjektet innenfor 6 måneder. På årets investeringsbudsjett er det avsatt kr til oppussing av kommunale boliger. For dette prosjektet vil det kunne være igjen ca kr til bruk i år. Resterende midler må avsettes på investeringsbudsjett Alternativt er å omdisponere kr 1 mill på årets investeringsbudsjett noe som er fullt mulig.

17 Sak 20/14 Vedr 2: Salg av boligen slik den står Et salg av boligen vil slik administrasjonen ser det ikke innbringe særlige midler, all den tid det må til en totalrenovering og derav kostnader i størrelsesorden som skissert i forrige avsnitt. I tillegg vil kommunen da «gå glipp av» 2 boligenheter. Rådmannen kan derfor ikke anbefale et slikt alternativ. Dersom kommunestyret velger en slik løsning, vil salgssummen ikke kunne brukes i drift, men være med på å redusere gjeldsbyrden ved nedbetaling av lån. Rådmannens tilråding: Kommunestyret gir sin tilslutning til at Engmovegen 6 totalrenoveres i tråd med anbefalingene i saksfremlegget. Totalkostnadene dekkes ved at kr dekkes innenfor investeringsbudsjettet 2014, mens kr 1 million avsettes i investeringsbudsjettet for Arne Hansen rådmann

18 Sak 21/14 SAKSFREMLEGG KVALSUND KOMMUNE Formannskapet Saksbehandler: Arne Hansen Arkiv: 655 &50 Arkivsaksnr.: 14/734 Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/14 Formannskapet / Kommunestyret EVT INVESTERING I KOMMUNALT MASKINUTSTYR Ordførers innstilling: Kommuenstyret slutter seg til anbefalingene om innkjøp av hjullaster. Investeringskostnadene avsettes på budsjett 2015.

19 Sak 21/14 VEDLEGG: Oversikt over timeestimat og kostnader maskinoppdrag SAKSOPPLYSNINGER: Kommunestyret vedtok i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2014 bl.a; «Hjullaster. Tas ut av investering for Utredning for behov i god tid før budsjettbehandling 2015». I det følgende vil de behov kommunen har for bruk av tyngre maskinelt utstyr for å utføre de oppgaver vi har på en fleksibel og tilfredsstillende måte bli gjennomgått og vurdert. Våre oppgaver i denne sammneheng er grovt delt inn i følgende; Brøyting Vegvedlikehold m.v. Vedlikehold deponi Vedlikehold VA Brøyting Utfordringen hos kommunen består i en effektiv og rask brøyting. Kommunen kan ikke brøyte hele dagen på grunn av mange oppgaver. Vi må blant annet bli ferdig før elever kommer til skole og barnehage. I tillegg til Kvalsund sentrum må kommunen ordne brøyting i Fægfjord og Klubbukt (Mesta har gjort dette tidligere). I forhold til Skaidi og Kokelv kjøper vi tjenester. For brøyting må kommunen kalkulerer med et egetbehov fra >1100 timer per år bare for brøyting. I tillegg kommer arbeidstimer for vei- og deponivedlikehold m.v. Veivedlikehold Kommunen har ansvar for en del jordbruksveier, bl.a Kvalsunddalveien opp til Neverfjordvannet og Brensvikveien. På bakgrunn av ovennevnte må kommunen kjøpe disse tjenestene. I ettertid er det våres oppgave å vedlikehold jordbruksveiene. Det betyr regelmessig grusing, skraping, vedlikehold av stikk renne osv.

20 Sak 21/14 Vedlikehold deponi Kommunen må bl.a.ordne Stallogargo deponi. Vedlikehold VA Vi har stadig et behov i forhold til mindre gravearbeid i forbindelse med vann- og avløpssystemet. Dette gjøres i dag med kommunens minigraver samt ved større lekkasjer benyttes eksternt utstyr. Situasjon per dags dato Situasjonen er nå at kommunen må ordne brøyting i Kvalsund sentrum. I tillegg har vi ikke kontrakter i Fægfjord og Klubbukt. På kommunens traktor er det foretatt store reparasjoner både i 2013 og Den er ødelagt og har flere problemer. Traktoren er heller ikke sertifisert og kan dermed ikke brukes. Entreprenøren vi har leid inn for brøyting i vinter i Kvalsund sentrum kan ikke overta alle brøyteoppgavene fordi hans maskinutstyr er for stort for de minste områdene som bl.a. barnehagen, sykehjem, sansehagen, kirkegård, molo. Vår utfordring vil derfor være: 1. Kommunen investerer i egen maskin 2. Kommunen kjøper tjenestene SAKSVURDERING: Vedr brøyting: Med innkjøp av en hjullaster kan vi overta disse oppgavene i Fægfjord. I Klubbukt kan vi kanskje bruke lokale krefter, som hittil. Dette betyr at kommunen har behov for en helårsmaskin, jf estimat over tidsforbruk og kostnader. Vedr veivedlikehold: En kombinasjon av minigraver og hjullaster er økonomisk og effektivt. I denne sammenheng kan kommune grøfte og gruse selv. Men det betyr ikke at kommunen overtar alle oppgavene selv. Kommunen har kontrakter med næringsdrivende og deres oppgave er den grunnleggende funksjonssikring. Men kommunens oppgave er styring, utvikling og vedlikehold.

21 Sak 21/14 Vedr deponi: Med en hjullaster og med tanke på framtidig vedlikehold kan kommunen overta disse oppgavene. Vedr vedlikehold VA Mindre gravearbeid realiserer kommunen med dagens minigraver. Hvis vi har større lekkasjer benyttes eksternt utstyr. Derfor benytter man i dag store gravemaskiner og hjullaster. For mindre lekkasjer er kommunens minigraver optimal. Vedr: Kommunen investerer i egen maskin (hjullaster eller traktor) Vedr hjullaster: En hjullaster er godt egnet til helårsdrift og veivedlikehold, bl.a. grusing, kosting, skraping, opplasting av masser og bedre enn en traktor/traktorgravaer. En hjullaster er også mye bedre egnet for brøyting. Man kan bruke mer utstyr og brøyte mer rasjonelt. Med hjullaster arbeider man sikrere fordi man ser, i forskjell til en traktor/traktorgraver med graveaggregat, alle 4 hjul. Kommunen har allerede investert i en minigraver som dekker mange behov. Det vil ikke være kommunens oppgave å overta store og dyre graveprosjekter her må vi leie inn eksternt utstyr. Med hjullaster kjører man mye rasker og sikrer til arbeidsområde. Kommunen kan ha bedre brøyting, spesielt på dager med dårlig vær kan det ryddes hele dagen slik at det blir en bedre brøyting. Med en hjullaster kan alle oppgaver planlegges og utføres med en bedre kvalitet og eventuelle etterslep på vedlikehold av veier kan reduseres. Å kjøpe en ny maskin (hjullaster) vil maskinen leveres med 3 års garanti/3000 timer - ingen kostbare reparasjoner de 3 første år.

22 Sak 21/14 Vedr: traktor/traktorgraver. Traktor/traktorgraver med graveaggregat er en sikkerhetsmessig utfordring i forhold til arbeid i bl.a. grøft fordi massen bare kan legges nær / på kanten, som utløser andre sikringstiltak. Man må da lage spunt/grøftekasse og det er for tidkrevende for mindre jobber, og i tillegg kostbart. En traktor/traktorgraver har med utsyn bakover mange dødsoner. Per i dag er det uvanlig å bruke traktorgraver til brøyting fordi de er dårlig egnet og også med tanke på sikkerhetsaspekt. Som følge av de dårlige visuelle forhold i en traktor har det blitt gjentatte svært farlige situasjoner. Ut i fra en faglig vurdering er en traktor/traktorgraver lite effektiv for snørydding. Kostnader Kommunen har sendt en forespørsel til fem leverandører for å sjekke prisnivået. Å kjøpe en maskin koster, komplett med utstyr, vinter og sommerdekk osv., ca. kr 1,5 mill. Kommunen må annonsere et slikt kjøp over Doffin, i henhold til «Lov om offentlige anskaffelser». Disse prosedyrene tar tid og det betyr at vi ikke kan kjøpe maskin i år og har dermed et problem med brøyting kommende vintersesong. Å leie hjullaster 1 år, inkl. forsikring osv. ca kr eks. mva Å overta hjullaster etter 1 år ca kr eks mva*) Ny traktor med samme utstyr ca kr eks mva Å selge vår traktor (inntekt ca kr eks mva *) forutsatt samme leverandør Oversikt over hva vi betalte for brøyting i: 2012 kr ,70 eks mva 2013 kr ,20 eks mva 2014 vår kr ,40 eks mva

23 Sak 21/14 Derav kan tilskrives til Kvalsund sentrum: 2013/14 kr eks mva Med en egen hjullaster kan vi overta en god del av brøyte-oppgavene og derved redusere kostnadene samt være mer fleksible. I forhold til raskt å ordne våre brøyteoppgaver i Kvalsund sentrum og Fægfjord kan det være en mulighet å låne/lease en hjullaster. Kommunen har innhentet tilbud for ett års leiekontrakt. I mellomtiden vil vi ha tid til å ordne innkjøp av maskin over Doffin. Ved et evt senere kjøp kan, dersom samme leverandør velges, leasing-/leiekostnader bli kreditert med opptil 40 %. Vedr: Kommunen investerer kjøper tjenestene Kommunen må sende en forespørsel for brøyting i Kvalsund sentrum via anbud. Problemet er at maskinutstyr fra lokale entreprnører er for stort for små veier, molo etc. Dermed vil vi få et problem med å dekke denne tjenesten og få brøytet de mindre veiene som bl.a. barnehagen, sykehjem, sansehagen, eldre hjemmeboende, kirkegård, molo. Bare ved å brøyte våre veier trenger vi over 1000 timer per år, jf vedlagte oversikt. I tillegg kommer forskjellige vedlikeholdsoppgaver om sommeren. Kommunen har et sterkt behov for en helårsmaskin. På et faglig og økonomisk grunnlag har administrasjonen kommet fram til at dette er en hjullaster. Hvorvidt disse oppgavene skal skje i regi av kommunen eller om dette best kan skje i regi av private aktører, er imidlertid et poltisk spørsmål. Rådmannens tilråding: Kommuenstyret slutter seg til anbefalingene om innkjøp av hjullaster. Investeringskostnadene avsettes på budsjett Arne Hansen rådmann