PROTOKOLL - Insituttstyret

Transkript

1 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 4/2015 (godkjent per epost ) PROTOKOLL - Insituttstyret Møte.: 4/2015 Dato: Tid: Kl. 09:00-12:00 Sted: TF 10 Tilstede: Observatør: Fra admin: Frafall: Instituttleder Cecilie Rolstad Denby, Cecilia Futsæther, Ulf Geir Indahl (vara), Egil Stemsrud, Turid Torheim, Einar Sagstuen, Yngve Mardal Moe, Jon Lauvstad Sættem. Edvin Østergaard, Astrid T. Sinnes. Økonomisjef Anita Habbestad, styresekretær Kristine D. Høitomt Ola Bettum Det ble avholdt IDF-møte med representantene for tjenestemannsorganisasjonene ved IMT Ulf Geir Indahl deltok ikke under behandling av sak 32 og Cecilia Futsæther deltok ikke under behandling av sak 32 og 35. Vara Astrid Sinnes deltok og var stemmeberettiget i sak 32 og 35. Instituttleder ønsket velkommen til møtet. Det ble informert om kutt i IMTs rammebevilgning i tilknytning til overføring av fiskelaboratoriet. Saken er omtalt nærmere under eventuelt. SAKSNR. SAKSTITTEL Vedlegg 24/2015 Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 3/ /2015 Drøfting, orientering og referatsaker 5 26/2015 Studentenes innspill Ingen. 27/2015 Økonomi resultat ved første tertial. 1 28/2015 IMT overordnet strategi /2015 Utlysning av stilling: Professorstilling i fysikkdidaktikk 2 30/2015 Forlengelse av 15% førsteamanuensisstilling i geomatikk. 2 31/2015 Utvidelse av 50% stilling til 100% stilling: Førsteamanuensis i prosessteknikk, Seksjon for Maskin, prosess og produktutvikling. 32/2015 Søknader om forskningstermin (totalt 10) 14 (saksdok. U.off., 13) 33/2015 Fordeling rekrutteringsstillinger og fagstrategiske prosjekt 2 34/2015 Utvidet støtte til linjeforeningene Ingen. 35/2015 Professoropprykk for Cecilia Marie Futsæther 1 (saksdok. U.off., 13) 36/2015 Eventuelt Ingen. 2 24/2015 Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 3/ Protokoll fra møtet 3/ 2015 var vedlagt. Protokoll fra styremøte 3/2015, , ble godkjent. 1

2 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 4/2015 (godkjent per epost ) 25/2015 Drøfting, orientering og referatsaker Vedlegg: 5 Sluttrapporter for forskningstermin fra Thiis og Einevoll var vedlagt innkallingen. Epost fra NMBU personalsjef vedrørende innføring av årsplan som styringsverktøy og tilbakemelding fra tjenestemannsorganisasjonene var ettersendt styret , sammen med innstilling til fakultets strategimidler Årsplan innføres som styringsverktøy Instituttleder opplyste at IMT står fritt til å innføre årsplan som styringsverktøy. Det ble etterlyst mer informasjon om hensikt og mål med å innføre årsplan som styringsverktøy, samt innhold i årsplanen. Styret ba administrasjonen synliggjøre at årsplanen primært skal benyttes på overordnet plan, og med mål om å sikre rettferdig og jevn fordeling av ressursbruken. Oppfølging: Sak om årsplan som styringsverktøy fremmes på nytt som vedtak ved styremøte 5/2015, Sluttrapporter forskningstermin Thiis og Einevoll Sluttrapport fra Thiis og Einevoll ble tatt til etterretning. Styret berømmet Thiis og Einevoll for godt utført arbeid og med solid publisering. Oppfølging: Administrasjonen videreformidler tilbakemelding fra styret til Thiis og Einevoll. 3. Status fordeling av fakultets strategimidler Instituttleder informerte om at innstillingen til fakultetets strategimidler var nylig godkjent ved instituttleder og dekanen, og prosjektet ved Pål Johan From og Volha Shapaval ble tildelt fakultets strategimidler med støtte til en PhD-stilling og driftsmidler på kr årlig i tre år. 4. Referat FU-møte 4/2015 ( ) Protokoll fra FU-møte 4/2015 var oversendt styret. Det ble vist til diskusjon og vedtak i FU i sak om fordeling av rekrutteringsstillinger, til nærmere oppfølging under styresak /2015 Studentenes innspill Vedlegg: Ingen. Det ble informert om ny sammensetning i studentrådet som tiltrer fra og med høstsemesteret 2015: Jon Lauvstad Sættem fortsetter som studentrådleder, mens Tor K. Bue tiltrer som ny vara for studentrådleder. Kristin Tindlund er ny nestleder og Katarina Enevoldsen ny vara nestleder. Sittende studentrepresentanter i styret vil fungere ut vårsemesteret. Sættem informerte om planlagt workshop om forbedring av markedsføring av studietilbudet ved IMT. Arrangementet vil bli avholdt i september i regi av en gruppe studenter og linjeforeningene, og instituttleder vil bli invitert til å delta. 27/2015 Økonomi resultat ved første tertial. Vedlegg: 1 Økonomirapport med resultat ved første tertial ble oversendt styret Det ble gitt en kort oppsummering ved økonomisjef Habbestad. Det ble informert om at instituttet følger budsjettet og at foreløpige prognoser viser at gjelden vil bli nedbetalt i Habbestad bemerket imidlertid en bekymring i forhold til negativ utvikling i inntekter fra ekstern finansierte prosjekter. Utviklingen ble sett i sammenheng med en generell skjerpet konkurranse om eksterne forskningsmidler. Instituttleder takket for godt arbeid med økonomirapporteringen. 2

3 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 4/2015 (godkjent per epost ) 28/2015 IMT overordnet strategi Vedlegg: 1 Strategisk plan var vedlagt innkallingen. Instituttledere orienterte om at siste endringer etter styremøte var lagt til i planen, og at endelig vedtak var blitt forsinket på grunn av sykdom. Det ble holdt et lenger innlegg ved Sættem, der strategien ble kritisert for manglende vektlegging av utdanning. Det ble pekt på flere konkrete tiltak til oppfølging. Instituttleder takket og var positiv til innspillene. Det ble opplyst om påbegynt arbeid med en utdanningsstrategi som sammen med forskningsstrategi og personalplan vil konkretisere mål og oppfølgingen av IMTs overordnede strategi. Det ble poengtert at Sættems innspill hører innunder utdanningsstrategien. Det ble vist til utfordring med sluttføring av utdanningsstrategien som følge av en presset bemanningssituasjon. Oppfølging: Innlegget til Sættem vil bli ettersendt til instituttleder. Etter anmodning fra styret, bes administrasjonen å kontakte Hans Eckhart Plesser med forespørsel om å bistå i sluttføring av arbeidet med utdanningsstrategien. Det ble påpekt skrivefeil i strategien under IMTs satsningsområder som vil bli rettet av administrasjonen. IMTs overordnede strategi for ble vedtatt. IMT skal utarbeide en tiltaksplan for å følge opp strategien, med tilhørende utdanningsstrategi, forskningsstrategi og personalplan. 29/2015 Utlysning av stilling: Professorstilling i fysikkdidaktikk Vedlegg: 2 Utlysningstekst og oversikt over budsjettuttelling for aktuelle emner var oversendt styret Instituttleder viste til styrevedtak 18/2015, punkt 5, der det fremgår at SLL vil bli invitert til et møte med instituttleder og dekan for å diskutere plassering av SLL i NMBU organisasjonen i forhold til mulighet til vekst ved SLL og den samlede ressurssituasjonen ved IMT. Møtet var planlagt avholdt i løpet av mai, men var utsatt til 5. juni. Instituttleder anmodet om å utsette vedtak om utlysning av professorstillingen i fysikkdidaktikk til etter møtet, for å kunne vurdere eventuelle forbehold i den utlyste stillingen til bemanningsbehov ved en mulig omorganisering av SLL som selvstendig institutt. Representanter fra SLL kommenterte et akutt behov for ansettelse i stillingen for å sikre undervisning for studenter som var tatt opp til faget. Det ble også vist til utfordringer med rekruttering til den utlyste midlertidig førsteamanuensis 50% stillingen. Flere styrerepresentanter savnet opplysninger i innkallingen om forslag til utsettelse av vedtak om utlysning av stillingen. Saken gikk til avstemming hvor det ble stemt over to alternativer: I. Utsettelse av vedtak om utlysning av professorstilling i fysikkdidaktikk til styremøte 5/2015, II. Godkjenning av utlysning av professorstilling i fysikkdidaktikk. Alternativ II, Utlysning av professorstilling i fysikkdidaktikk ble vedtatt med flertall i styret med 7 til 1 stemmer, hvor instituttleder stemte for utsettelse av vedtaket (alternativ I). 3

4 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 4/2015 (godkjent per epost ) 30/2015 Forlengelse av 15% førsteamanuensisstilling i geomatikk. Vedlegg: 2 Notat fra seksjonsleder var vedlagt innkallingen. Det var fremmet ønske om å forlenge 15% førsteamanuensis 2-stilling til Christian Gerlach med tre nye år. Gerlach mottar i tillegg reisekostnader tilsvarende 5% stilling. Gerlach er i dag stasjonert ved Bavarian Academy of Sciences and Humanities, Tyskland, og instituttet er svært positiv til dette internasjonale samarbeidet. Seksjonen for geomatikk er en av seksjonene ved IMT som i dag har et underskudd, men seksjonens studieprogram har økende studenttall. Forlengelse av stilling til Christian Gerlach i 15% førsteamanuensis til og med ble vedtatt. Det forventes at Gerlachs arbeidsoppgaver bidrar til å redusere seksjonens budsjettunderskudd. 31/2015 Utvidelse av 50% stilling til 100% stilling: Førsteamanuensis i 2 prosessteknikk, Seksjon for Maskin, prosess og produktutvikling. Notat fra seksjonsleder ved MPP var vedlagt innkallingen, sammen med seksjonsbudsjettet. Den forslåtte utvidelsen av stillingen til Volha Shapaval erstatter stillingen etter avdøde professor J. Mosbye. Stillingen er inkludert i IMTs langtidsbudsjett. Norm for instituttet er at fast vitenskapelige ansatte underviser 20 studiepoeng per år i tillegg til forskningen, hvilket også må gjelde for den utvidede stillingen. Det skal utarbeides en personalplan for IMT, og kursene i studieprogrammene ved MPP må legges om slik at de går i balanse. Instituttets interne budsjettmodell må også vurderes spesielt i forhold til kostnader ved veiledning av mastergradsstudenter. Det ble opplyst om at MPP har bidratt med veiledning av 50 av til sammen 113 innleverte mastergradsoppgaver våren Utvidelse av stilling fra 50% til 100% for førsteamanuensis Volha Shapaval ved Maskin, prosess og produktutvikling ble vedtatt. Seksjonen må sikre at undervisningsplikten er ivaretatt i den utvidede stillingen, og at kursene ikke bidrar til budsjettunderskudd. Det forventes at Shapaval bidrar aktivt i søknader om ekstern forskningsfinansiering med lønnsrefusjoner. Seksjonen bes om å ha en gjennomgang av kursporteføljen og utarbeide en plan for å ivareta seksjonens samlede utdanningstilbud. 32/2015 Søknader om forskningstermin (totalt 10) Vedlegg: 14 Instituttet har mottatt til sammen 10 søknader om forskningstermin. Det var innhentet uttalelse fra fagseksjonene. Instituttleder viste til oppsummering i innkallingen, og informerte om at det var innhentet uttalelse fra FU-leder til én av søknadene. Etter anmodning fra FU-leder vil denne søkeren bli bedt om å omarbeide og levere ny søknad. De samlede kostnadene for instituttet for å engasjere vikar i forbindelse med søknadene om forskningsfri, var beregnet til kr (fordelt på tre år). Styret var generelt positive til å tildele forskningsfri, men det ble vist til stor variasjon mellom seksjonene ved beregning av kostnader til vikar. 4

5 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 4/2015 (godkjent per epost ) Utenlandsopphold ved forskningsfri ble diskutert. Styret var enig i at det ved fremtidige søknader bør stilles et minimumskrav til utenlandsopphold for å sikre mål om internasjonalt samarbeid og at forskningsterminen skal ha en tydelig kompetansehevende profil. Det utarbeides prosedyrer for saksbehandling av forskningstermin ved IMT for å lette fremtidig saksbehandling. Seksjonene bes om å gjennomgå mulig vikarløsning på nytt og revidere kostnader ved forskningsfri. Utgifter ved forskningsfri skal så langt det er mulig dekkes innenfor seksjonens budsjettrammer, og det skal tilstrebes en likebehandling mellom seksjonene. Det innhentes omarbeidet søknad fra én søker. Søknadene sammen med ny uttalelse fra seksjonslederne legges frem for vedtak i styret ved styremøte 5/2015, /2015 Fordeling rekrutteringsstillinger og fagstrategiske prosjekt Vedlegg: 2 Det ble vist til styresak 21/2015, styremøte 3/2015 ( ). Notat (av ) om fordeling av rekrutteringsstillinger og fagstrategiske prosjekt var ettersendt styret Instituttleder oppsummerte det fremlagte forslaget og innspillene fra FU til fordeling av rekrutteringsstillinger for Det ble understreket at en viktig hensikt med nye retningslinjer for fordeling av rekrutteringsstillinger var å sikre forskning på alle studieprogrammer. Det ble samtidig vist til synergieffekter ved å knytte infrastruktur og rekrutteringsstillinger sammen. Styret var positiv til idéen og overordet plan med rekrutteringsstiller og fagstrategiske prosjekt som fremlagt i notatet av Til fagstrategiske prosjekter for som skal vurderes nærmere av FU, ble det påpekt nødvendigheten av å sikre at prosjektene har utgangspunkt i områder der IMT har god forskningskompetanse. Det ble stilt spørsmål ved fordeling av rekrutteringsstillinger ved SLL. Antall årlige rekrutteringsstillinger ble diskutert i forhold til fordeling mellom lærerutdanningen og sivilingeniørutdanningen. I. Prinsipp om strategisk fordeling av rekrutteringsstillinger rettet mot studieprogrammer ved IMT, og satsing med fagstrategiske prosjekter ved sivilingeniørutdanningen ble vedtatt. For 2015, tildeles tre rekrutteringsstillinger til studieprogrammene i) Bygg og arkitektur, ii) Energi og miljøfysikk og ii) Maskin, prosess og produktutvikling, i henhold til skjema for fagstrategiske prosjekter 2015 (jf. notat om fordeling av rekrutteringsstillinger av , s. 6). PhD-prosjektet som mottok fakultetets strategimidler (etter utlysning mars 2015) ble tildelt ansatte ved maskin, prosess og produktutvikling. Stillingen anses å inngå i den fagstrategiske satsingen og utgjør derfor rekrutteringsstilling til maskin, prosess og produktutvikling for II. Den siste rekrutteringsstillingen av til sammen seks rekrutteringsstillinger for 2015 ble tildelt som postdoktor til fagfelt vann og miljøteknikk v/ Ratnaweera. 5

6 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 4/2015 (godkjent per epost ) III. IV. Etter nye retningslinjer for rekrutteringsstillinger skal FU fremme forslag til fagstrategiske prosjekter ved sivilingeniørutdanningen som vedtas av styret. Av hensyn til behov for rask effektuering og utlysning av rekrutteringsstillingene for 2015, bes fagmiljøene for i)energi og miljøfysikk og ii)bygg og arkitektur å utpeke koordinatorpar i samråd med FU leder og instituttleder. Koordinatorparet bes om å utarbeide en kort beskrivelse/ underlag (call) for det fagstrategiske prosjektet som etter godkjenning av FU-leder og instituttleder kunngjøres internt. Interesserte veiledere fremmer forslag til PhD-prosjekter. FU-leder, instituttleder og forskningssekretær utarbeider forslag til innstilling av PhD-prosjektene som godkjennes av FU og deretter vedtas av styret. Det tas sikte på utlysning av PhD-stillingene før sommeren. FU bes om å bidra med innspill til fagstrategisk satsing og fordeling av rekrutteringsstillinger for perioden SLL bes om å utarbeide forslag til egen plan med prioritering av to rekrutteringsstillinger over en fireårsperiode ved lærerutdanningen. Styret foreslår at SLL tildeles en rekrutteringsstilling i hhv 2016 og Endelige retningslinjer for fordeling av rekrutteringsstillinger og fagstrategiske satsing ved IMT legges frem for vedtak i styret til høsten. V. FU bes om å fremme forslag til kriterier som instituttet skal legge til grunn ved vurdering av «særs talentfulle kandidater», som skal inngå i retningslinjer for omdisponering av PhD til postdoktor. Retningslinjene legges frem for vedtak i styret til høsten. 34/2015 Utvidet støtte til linjeforeningene Vedlegg: Ingen Studentrepresentantene har fremmet ønske om å øke støtten til linjeforeningene med kr For nærmere omtale se styremøte 3, sak 17/2015 ( ). Støtte inntil til kr vurderes på bakgrunn av retningslinjer og budsjett for tildeling til linjeforeninger (under utarbeidelse av UU), og behandles i tilknytning til vedtak om budsjett /2015 Godkjenning av professoropprykk for Cecilia Marie Futsæther Vedlegg: 1 Førsteamanuensis Cecilia Marie Futsæther er vurdert for opprykk til professorkompetanse innen fagfeltet biofysikk/miljøfysikk etter søknad april Komiteen har enstemmig anbefalt Futsæther for opprykk til professorkompetanse. Komiteens innstilling var vedlagt innkallingen. Cecilia Maria Futsæther ble formelt godkjent for opprykk til professor i fysikk med appluas. 36/2015 Eventuelt Instituttleder informerte om kutt i IMTs grunnbevilgning og overføring av en halv stilling til IHA i tilknytning til fiskelaboratoriet. Instituttleder reagerte på avgjørelsen og manglende hensyn til IMTs ressurs- og bemanningssituasjon. Styret anmodet instituttleder om å påklage saksbehandlingen og avgjørelsen. Instituttleder vil diskutere saken nærmere med fagmiljøet, og kontakter eventuelt styret igjen ved behov for videre oppfølging. Sættem foreslo å innføre møteevaluering som et siste punkt ved slutten av hvert styremøte. Instituttleder sluttet seg til forslaget. 6

7 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 5/2015 godkjent per epost PROTOKOLL IMT styremøte Møte.: 5/2015 Dato: Tid: Kl. 09:00-12:00 Sted: TF 141 Tilstede: Fra admin: Observatør: Frafall: Instituttleder Cecilie Rolstad Denby, Cecilia Futsæther, Egil Stemsrud, Turid Torheim, Ola Bettum, Einar Sagstuen, Yngve Mardal Moe, Jon Lauvstad Sættem. Økonomisjef Anita Habbestad, styresekretær Kristine D. Høitomt Astrid T. Sinnes og Birgitte Bjønness. Tor Kristian Stevik Det var avholdt IDF-møte med representantene for tjenestemannsorganisasjonene ved IMT Cecilia Futsæther deltok ikke under behandling av sak 41/2015. Vara for Futsæther, Astrid Sinnes, deltok og var stemmeberettiget i sistnevnte sak. Dato for neste styremøte ble satt til 4. september kl SAKSNR. SAKSTITTEL Vedlegg 37/2015 Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 4/ /2015 Drøfting, orientering og referatsaker 1 39/2015 Studentenes innspill Ingen. 40/2015 Vedtak: Årsplan som styringsverktøy 2 41/2015 Vedtak: Søknader om forskningsfri, u.off /2015 Vedtak: Godkjenning av to PhD-prosjekter under «Miljøpåvirkning på samfunnsinfrastruktur» 43/2015 Fordeling av IMT midler til linjeforeninger og studentråd 1 44/2015 Vedtak: Yrkesdidaktikk i naturbruk i IMTs PhD-program 1 45/2015 Møtevaluering Ingen. 46/2015 Eventuelt Ingen. Instituttleder ønsket velkommen til møtet. Studentene har valgt nye student- og styrerepresentanter for studieåret 2015/2016. Jon Lauvstad Sættem fortsetter i vervet, mens Yngve Mardal Moe reiser på utveksling til høsten og hadde sitt siste styremøte Instituttleder takket Moe for innsatsen i styret i inneværende studieår. 2 (/1 ettersendes) 37/2015 Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 4/2015 Vedlegg: 1 Protokoll fra møtet 4/ 2015 var vedlagt innkallingen. VEDTAK Protokoll fra styremøte 4/2015, , ble godkjent. 1

8 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 5/2015 godkjent per epost /2015 Drøfting, orientering og referatsaker Vedlegg: 1 Notat vedrørende finansiering av en 20% stilling fra Statens vegvesen var vedlagt innkallingen. Instituttleder orienterte om at tidligere ansatt i stillingen hadde sagt opp stillingen etter permisjon. Stillingen vil bli lyst ut for en ny treårig periode. 39/2015 Studentenes innspill Vedlegg: Ingen. Ingen. 40/2015 Vedtak: Årsplan som styringsverktøy Vedlegg: 2 Notat vedrørende innføring av årsplan som styringsverktøy var vedlagt, sammen med mal for årsplan. Instituttleder informerte om bakgrunn og tidligere saksgang vedrørende innføring av årsplan som styringsverktøy. Instituttleder understrekte at kun seksjonsledere og administrasjonen vil ha innsyn i årsplanen. Det ble opplyst at INA og ILP har god erfaring med verktøyet, og at malen vil bli tilpasset IMTs behov og drift. Hensikten med årsplanen og videre saksgang ble nærmere diskutert. Futsæther savnet en forankring av årsplanen hos seksjonslederne. Det ble stilt spørsmål ved behov for nærmere avklaring med seksjonslederne omkring årsplan som styringsverktøy før saken vedtas i styret. Bettum orienterte om erfaring med bruken av verktøyet ved ILP. Bettum anså verktøy som bemanningsstrategier og årsplaner som helt nødvendig i institutter som ILP og IMT med høyt antall studenter. Det ble bedt om at saken skulle gå til avstemming i styret. Årsplan innføres som styringsverktøy ved IMT. Instituttleder vil i tett samarbeid med seksjonslederne tilpasse verktøyet til IMTs behov og drift. En kort oppfølgingsrapport med vurdering av bruk og erfaringer med årsplanverktøyet legges frem for styret etter ett års bruk. Vedtaket ble avgjort med 6/ 2 flertall i styret. 41/2015 Vedtak: Søknader om forskningsfri/ u.off. 13 Vedlegg: 3 Ny uttalelse fra seksjonene var vedlagt innkallingen, sammen med en oppdatert oversikt over søknadene og fordeling av kostnader og forslag til vedtak. En siste søknad var ettersendt styret Det var vist til styresak 32/2015, møte 4/1015 ( ), inkludert søknader (9) oversendt med innkalling til styremøte 4. Instituttleder minnet om tidligere beslutning om nye rutiner for søknader om forskningsfri som vil være på plass før neste søknadsrunde i I tilknytning til etablering av nye rutiner vil spørsmål rundt formålet med forskningsfri og krav til internasjonalisering og publisering bli tatt opp med FU og i styret. Det ble kommentert at spørsmål i forbindelse med forskningsfri og pensjonsalder også bør drøftes nærmere ved innføring av nye rutiner. De samlede kostnadene ved forskningsfri etter revidert uttalelse fra seksjonene innebar en mindre justering fra til (fordelt på tre år). Det ble påpekt at innføring av årsplan som styringsverktøy vil blant annet muliggjøre langsiktig planlegging og større likebehandling av kostnadsfordeling mellom seksjonene. 2

9 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 5/2015 godkjent per epost Alle 10 søknadene om forskningsfri ble tildelt forskningsfri i henhold til søknad. For søker ved Maskin, prosess og produktutvikling tildeles søker forskningsfri etter ønsket alternativ med ett års forskningsfri, fordelt med 50% på to år. I henhold til gjeldende retningslinjer, må alle som tildeles forskningsfri levere rapport på arbeidet til styret innen tre måneder etter fullendt forskningstermin. Det forutsettes at utgifter til vikarløsning ved undervisning og eventuell veiledning av studenter dekkes innenfor kostnadsrammene som seksjonene har oppgitt i forbindelse med forskningsfri. 42/2015 Vedtak: Tildeling av to PhD-stillinger, «Miljøpåvirkning på samfunnsinfrastruktur» Det var vist til referat fra styremøtet, sak 33/2015: Vedlegg: 2 Instituttleder oppsummert tidligere vedtak i styret og oppfølging av vedtaket. Instituttleder og FUleder hadde i samarbeid med seksjonsleder utpekt Ingunn Burud og Thomas Thiis Kringlebotn til koordinatorpar for fagområdet vedtatt for 2015: «Miljøpåvirkning på samfunnsinfrastruktur». Det ble lyst ut internt to PhD-prosjekter i tilknytning til det strategiske fagområdet, og ved søknadsfristen var det levert to søknader (hvorav den ene gjaldt for to PhD-prosjekter): - Førsteamanuensis Ingunn Burud, Seksjon for realfag og professor Thomas Kringlebotn Thiis, Seksjon for bygg og miljøteknikk, prosjekttittel: Environmental effects on buildings and infrastructure. - Førsteamanuensis Jorge M. Marchetti, Seksjon for realfag: The use of fish oil as a source of oil for biodiesel production: Understanding of the fundamentals involved. Forslag til innstilling, utarbeidet av instituttleder, FU-leder og forskningskoordinator var ettersendt styret sammen med søknadene. Det ble informert om at innstillingen var behandlet i FU hvor FU godkjente innstillingen. Styre- og FU-sekretær Kristine D. Høitomt orienterte nærmere om diskusjonen i FU rundt søknadene og prosessen. Et av temaene tatt opp i FU var utfordringer ved koordinatorenes rolle som bidragsytere til utlysning og som søkere, og FU var opptatt av å finne gode rutiner for hvorledes dette for fremtiden best kunne håndteres med tanke spørsmål om habilitet og interessekonflikt. Det ble opplyst at FU vil arbeide med retningslinjene og temaene for perioden i et møte over sommeren, og saken fremmes for styret til høsten. (Referat fra FU-møtet vil bli gjort tilgjengelig på intranettet etter ferdigstilling.) Styret var fornøyd med at habilitetsproblematikken var luftet i FU og at dette vil bli drøftet nærmere frem mot endelig vedtak om retningslinjer for perioden Instituttleder kommenterte at intensjonen med retningslinjene for kommende år var å gi koordinatorparene større mulighet til å bygge miljøer innenfor det aktuelle fagområdet, og på denne måten bidra til at det fremmes flere søknader ved utlysning av de fagstrategiske PhD-prosjektene. Bettum opplyste om eksisterende prosjekt ved ILP med nær tilknytning til prosjektet om miljøpåvirkning på bygg ved Burud og Thiis, og med muligheter for samarbeid mellom ILP og IMT. Prosjektet «Enviromental effects on buildings and infrastructure» ved Burud og Thiis ble tildelt to treårige fagstrategiske PhD-prosjekter, med oppstart i Instituttleder ble gitt fullmakt til å godkjenne utlysningstekst, og stillingene lyses ut så raskt som mulig. 3

10 INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT) INSTITUTTSTYRET PROTOKOLL: MØTE: 5/2015 godkjent per epost /2015 Fordeling av IMT midler til linjeforeninger og studentråd Vedlegg: 1 Notat fra UU var vedlagt. Instituttleder opplyste at notatet fra undervisningsutvalget av vedrørende retningslinjer for fordeling av IMT midler til linjeforeninger og studentråd var basert på forslag fremmet av studentrepresentantene. VEDTAK Retningslinjer av for fordeling av IMT midler til linjeforeninger og studentråd ble godkjent av styret. Støtten til linjeforeninger og studentråd økes fra kr i 2015 til kr i /2015 Vedtak: Yrkesdidaktikk i naturbruk i IMTs PhD-program Vedlegg: 1 Notat av vedrørende yrkesdidaktikk i naturbruk i IMTs PhD-program var vedlagt. Instituttleder informert om arbeidet frem mot IMTs nåværende PhD-program og SLL s ønske om å inkludere yrkesdidaktikk i naturbruk (YDNB) i PhD-programmet, som skissert i notat av Saksgang frem mot endringer av PhD-programmet ble nærmere avklart. Det ble understreket at universitetsstyret ikke vil vedta endringer i PhD-programmet i 2015, men at det er planlagt revisjon av programmet i Sinnes beklaget at YDNB ikke lenger var del av IMTs PhD-program, og gjorde styret oppmerksomme på at dette innebar også at det per dags dato ikke eksisterer muligheter for å ta opp nye PhDstudenter ved NMBU innen YDNB. Instituttleder kommenterte muligheter for å etablere et godt faglig forankret doktorgradstilbud innen YDNB gjennom samarbeid mellom SLL og relevante fagmiljøer ved andre institutter. Det ble informert om pågående arbeid i FU med gjennomgang av fagområder i PhD-programmet og konkretisering av ulike spesialiseringer innenfor hvert fagområde. SLL ble oppfordret til å vurdere muligheter for å inkludere naturbruk som spesialisering under pedagogikk, for å opprettholde et tilbud i påvente av planlagt revisjon av PhD-programmet. Fagområder og spesialiseringer vil bli diskutert nærmere i FU og legges frem for vedtak i styret til høsten. SLL oppfordres til å arbeide for at doktorgradsutdanning innen YDNB kommer med i NMBUs revisjon av doktorgradsprogrammer i 2016/2017, i faglig samarbeid med NMBUs øvrige institutt. 45/2015 Møtevaluering Vedlegg: Ingen. Styremedlemmene ble oppfordret til å gi innspill til møtet. Talerlister og viktigheten av å holde tidsskjemaet ble tatt opp. 46/2015 Eventuelt Vedlegg: Ingen. Økonomi- og personalleder Anita H. Habbestad informerte om at regnskapet viser at instituttet fortsetter å følge budsjett. Videre opplyser hun at administrasjonen vil arbeide med å lage prognoser frem til 2020 på økonomi for seksjonene, som vedrører inntekts- og utgiftsbalansen. Verktøyet vil være et hjelpemiddel i forbindelse med personalplan så man kan dimensjonere og beregne ressursbruk i seksjonene. 4

11

12

13

14

15

16

17 Medlemmer: Instituttleder Sjur Baardsen - Leder - sjur.baardsen@nmbu.no ( ) Prof. Erik Næsset, INA Nestleder - erik.naesset@nmbu.no ( ) F.aman. Line Nybakken, INA - line.nybakken@nmbu.no ( ) F.aman. Siri Fjellheim, IPV - siri.fjellheim@nmbu.no( ) Seniorrådgiver Kari Thue, INA - kari.thue@nmbu.no ( ) Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA - rannveig.jacobsen@nmbu.no ( ) Forskn.sjef Erik Framstad, NINA - erik.framstad@nina.no ( ) Student Sylvia Pal Stolsmo(til ) - sylvia.pal.stolsmo@nmbu.no ( ) Student Ellen N.Brøste (til ) - ellen.nordrum.broste@nmbu.no ( ) Adm.sjef Ågot Aakra Sekretær - agot.aakra@nmbu.no ( ) Vararepresentanter: 1. vara prof. Tone Birkemoe, INA - tone.birkemoe@nmbu.no ( ) 2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA - knut.solhaug@nmbu.no ( ) Prof. Ståle Navrud, HH - stale.navrud@nmbu.no ( ) Seniorrådgiver Gunnar Jensen, INA - gunnar.jensen@nmbu.no ( ) Stipendiat Walid Mustapha, INA - walid.mustapha@nmbu.no ( ) Seniorforsker Ketil Skogen, NINA - ketil.skogen@nina.no ( ) Student Vibeke Hoff (til ) - vibeke.hoff@nmbu.no ( ) Student Marthe Bjella (til ) - marthe.bjella@nmbu.no ( ) FORSLAG TIL MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA 5/15 TORSDAG , kl STED: Styrerommet INA S257 NMBU Ågot Aakra Styremøte 5/15 1

18 MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 18. JUNI 2015 STM 5/15 Tid: Kl Sted: Styrerommet INA (S257) Til stede: Sjur Baardsen (møteleder), Tone Birkemoe, Line Nybakken, Walid Mustapha, Kari M. Thue (ugild i S-50/15), Siri Fjellheim, Gunnar Jensen (til stede som saksbehandler S-49/15 og S-82/14, som vara S-50/15). Forfall: Erik Næsset, Erik Framstad (vara kunne heller ikke møte), Ellen N. Brøste (vara kunne heller ikke møte), Sylvia Pal Stolsmo (vara kunne heller ikke møte), Rannveig Jacobsen Møtebok: Ågot Aakra Sakliste: S-47/15 Godkjenning av innkalling og sakskliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Merknad: forslag til vedtak i S-82/14. Insitamenttildeling for veiledning av masteroppgave 60 stp skal være 3000 kr, ikke 300 kr. S-48/15 Godkjenning av møtebok 4/15 Vedtak: Møtebok 4/15 godkjennes. S-49/15 Regnskapsrapport til NMBU 1. tertial 2015 Saksdokumenter: Notat med regnskapsrapport fra G. Jensen Vedtak: Styret tar regnskapsrapporten for 1. tertial 2015 til orientering. S-82/14 S-50/15 S-51/15 Internbudsjett 2015 Endring: Insitamenter for veiledning og publisering av masteroppgaver Saksdokumenter Notat fra Ågot Vedtak: Følgende insitament endres i budsjett for 2015: Grunnlag Tildeling Kommentar Publisering av Kr masteroppgaver Veileder må sende søknad om insitamentet til FU, som fatter vedtak. Tildeling i etterkant av vedtaket Masteroppgaver Kr Ved flere veiledere deles summen. 30 stp., veiledning Masteroppgaver 60 stp., veiledning Kr Ved flere veiledere deles summen. Andre insitamentsatser endres ikke. Personalsak u.offentlighet. Bemanningsplan. 1. drøfting Saksdokumenter: - Notat fra Sjur - Utlysningstekst, studierådgiver ved INA, høsten 2013 Vedtak: 1. Styret ønsker å diskutere bemanningsplanen i sin helhet før beslutning Styremøte 5/15 2

19 2. Kunngjøring av rådgiver-stilling: Stillingen lyses ut under forutsetning av at den blir ledig. S-52/15 S-53/15 S-54/15 Forespørsel fra POA-direktør om bidrag til å finanisere NMBUs laboratoriekoordinator Saksdokumenter: - Notat fra Ågot - Henvendelse fra personal- og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot inkl. respons fra instituttledere (e-post) - Innspill fra tek-adm ved INA - Vurdering av mulig spleiselag på lovpålagt stoffkartotekarbeid (brev fra POA-direktør) Vedtak: INA er positiv til videreføring av NMBUs laboratoriekoordinatorstilling og er villig til å delta i spleiselaget ( kr per år). Dersom stillinga økes til 100% og instituttet delfinansierer dette, forutsetter INA at koordinatoren også kan ivareta oppgaver knyttet til virksomhet ved andre laboratorium enn kjemi- og biologilaboratorium, f.eks. INAs treteknologilaboratorium. INA forutsetter også at instituttene involveres i prosessen med rekruttering av ny medarbeider. Styret mener betegnelsen laboratoriekoordinator er lite dekkende for oppgavene som er tenkt tillagt stillingen. Endring av rutine for godkjenning av spesialpensum Saksdokumenter: Notat fra Cathrine Glosli Vedtak: Godkjenning av spesialpensum på 200- og 300-nivå delegeres til UU-leder. Godkjenning av spesialpensum på 400-nivå delegeres til FU-leder. I tilfeller der spesialpensumets innhold kan ha budsjettmessige konsekvenser, vurderes saken av instituttleder. Bedømmelseskomite for ph.d.-graden Åsa Grytli Tveten Saksdokumenter: Forslag til komité Kandidatrapport CV P. Lund CV M. Münster Vedtak INA-FU Forskningsutvalget har behandlet saken, og foreslår følgende bedømmelseskomité: 1.opponent: Professor Dr. Peter Lund Aalto University, Finland Department of Applied Physics Aalto University School of Science P.O. Box 14100, FI AALTO peter.lund@aalto.fi 2. opponent: Senior Researcher Dr. Marie Münster Technical University of Denmark (DTU) Danmarks Tekniske Universitet Fredriksborgvej 399, Building 142, RumS Roskilde marie.munster@dtu.dk NMBUs koordinator: Professor Muyiwa Samuel Adaramola (INA) De foreslåtte personer er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i bedømmelseskomitéen. Styremøte 5/15 3

20 Vedtak: Styret slutter seg til vedtak i Forskningsutvalget, og fremmer forslag til rektor om bedømmelseskomité for ph.d.-graden for Åsa Grytli Tveten. S-55/15 Bedømmelseskomite for ph.d.-graden Ernest W. Mauya Saksdokumenter: - Forslag til komité - Kandidatrapport - CV R. Nelson - CV H. Meilby - Vedtak INA-FU Forskningsutvalget har behandlet saken, og foreslår følgende bedømmelseskomité: 1. opponent: Physical Scientist Ross Nelson (ph.d.), (retired January 2, 2015) Biospheric Sciences Laboratory NASA/Goddard Space Flight Center Greenbelt Address: 105 Annapolis View Road, Stevensville, MD Country: USA ross.f.nelson@nasa.gov 2. opponent: Associate professor Henrik Meilby (ph.d.) Section for Environment and Natural Resources, Department of Food and Natural Resource Management, Copenhagen University Address: Rolighedsvej 23, 1958 Frb. C, Gammel Bygning stuen, Building: M102 Country: Denmark Telephone: heme@ifro.ku.dk NMBUs koordinator: Professor Ole Hofstad (INA) De foreslåtte personer er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i bedømmelseskomitéen. Vedtak: Styret slutter seg til vedtak i Forskningsutvalget, og og fremmer forslag til rektor om bedømmelseskomité for ph.d.-graden for Ernest W. Mauya. S-56/15 Møteplan for høsten 2015 Saksdokument: Forslag til møteplan for høsten 2015 Vedtak: Styremøtene ved INA høsten 2015 vil være: - Torsdag Torsdag Torsdag Torsdag Møtene starter kl S-57/15 S-58/15 S-59/15 Doktorgradsstudentenes kvarter (ingen innmeldte saker) Studentenes kvarter (ingen innmeldte saker) Referatsaker Møtebok INA-FU e-postmøte (forslag) Styremøte 5/15 4

21 Møtebok INA-UU Møtebok NMBU-FU Møtebok NMBU-FU (forslag) Møtebok Miljøtek (forslag) Møtebok Universitetsstyret (forslag) Saksliste Universitetsstyret Prosjektsøknader (muntlig) Tilsettinger (utdeling i møtet) S-60/15 S-61/15 Instituttleder orienterer Arbeidmarkedsundersøkelse Søkertall: Masterutdanning 2015 Styringsdialogmøter juni 2015 brev fra instituttledere til rektor LMU-midler til endringer ved lesesalene (muntlig) US-sak 64/2015 Kommuneplanen Årsmelding 2014 Introduksjonshefte (oppdatert) Oppfølging strategisk fagplan (muntlig) Endring av studieforskrift, kap 46 Gradsoppgaver (utdrag fra US-sak 45/2015) SSFE-konferanse (muntlig) Oppfølging av styresaker o S-35/15 Rutinebeskrivelse forskningstermin (utdeling i møte) o S-26/15 MiljøTek-dekanens strategiske midler (muntlig) Eventuelt Ingen saker NMBU Ågot Aakra Styremøte 5/15 5

22 MØTEBOK FRA EKSTRA STYREMØTE VED INA FREDAG Tid: Kl Sted: Styrerommet INA (S257) Til stede: Sjur Baardsen (møteleder), Line Nybakken, Knut Asbjørn Solhaug (vara), Rannveig Jacobsen, Siri Fjellheim, Gunnar Jensen (vara), Erik Framstad (per telefon) Ellen N. Brøste, Sylvia Pal Stolsmo Forfall: Erik Næsset, Tone Birkemoe, Kari M. Thue (ugild) Møtebok: Ågot Aakra Saksliste: S-50/15 Personalsak u.offentlighet. NMBU Ågot Aakra