Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: 09.05.2012 Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus"

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2012/22 PS 2012/23 PS 2012/24 PS 2012/25 RS 2012/9 PS 2012/26 PS 2012/27 PS 2012/28 PS 2012/29 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Rapport faste ansettelser i perioden Gjennomgang av planer innenfor hovedutvalg for administrasjons ansvarsområde Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr 2012/ /2556 Økonomirapport Sentral/felles pr. mars /984 Årsmeldinger for legatene: Peter og Emilie Knudsens legat og Andrea Geddes legat 2011 Sykefraværsstatistikker og rapporter pr / /1969 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 2

3 Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00-16:50 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Morten Christoffersen Leder KRF Sverre Stang Medlem V Ellen Simensen Medlem AP Roy Eilertsen Medlem SV Kirsti Rørmyr Medlem Ans.repr. Asle Milde Medlem Ans.repr. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lena Beate Karlsen NESTL H Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Marit Eriksen Lena Beate Karlsen MDG Merknader Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Toril Bjerkeli Rådmannens representant/personalsjef Side 3

4 Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Morten Christoffersen Utvalgsleder Sissel Thorvik Sellevold Utvalgssekretær Side 4

5 Saksliste PS 2012/16 PS 2012/17 PS 2012/18 PS 2012/19 RS 2012/6 RS 2012/7 RS 2012/8 PS 2012/20 PS 2012/21 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Søknader om skjønnsmidler til fornying /3871 Årsrapport 2011 fra Halden Felles Bedriftshelsetjeneste Rapport faste ansettelser i perioden / /1132 Økonomirapport sentral/felles februar /984 Sykefraværsstatistikk og rapporter pr og /1969 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 5

6 PS 2012/16 Godkjenning av innkalling Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Innkallingen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Innkallingen ble godkjent. PS 2012/17 Godkjenning av saksliste Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Sakslista ble enstemmig godkjent. Vedtak: Sakslista ble godkjent. PS 2012/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Protokoll fra forrige møte ble enstemmig godkjent. Vedtak: Protokoll fra forrige møte ble godkjent. PS 2012/19 Referatsaker Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Referatsakene ble enstemmig tatt til orientering. Vedtak: Referatsakene ble tatt til orientering. Side 6

7 RS 2012/6 Søknader om skjønnsmidler til fornying 2012 RS 2012/7 Årsrapport 2011 fra Halden Felles Bedriftshelsetjeneste RS 2012/8 Rapport faste ansettelser i perioden PS 2012/20 Økonomirapport sentral/felles februar 2012 Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Ellen Simensen, Ap, fremmet følgende forslag til vedtak: Det vises til det vedtatt budsjett for 2012, hvor det under punkt 2 og 3 står om hovedutvalgets økonomiske ansvar. Ut fra de opplysninger hovedutvalget nå gjennom sak 2012/20 er gjort kjent med, er det store avvik som det ikke er fremmet forslag til inndekning for. Det innkalles til møte i hovedutvalget for administrasjon når forslag til inndekninger foreligger. Ansattes representanter Kirsti Rørmyr og Asle Milde fremmet følgende forslag til vedtak: Økonomirapport sentralt/felles ses i sammenheng med rådmannens totale innsparingspakke i formannskapet i april måned. Simensens forslag ble under votering satt opp mot Rørmyr og Mildes forslag til vedtak: Rørmyr og Mildes forslag ble vedtatt med 5 stemmer (H, Krf, V samt Rørmyr og Milde). Vedtak: Økonomirapport sentralt/felles ses i sammenheng med rådmannens totale innsparingspakke i formannskapet i april måned. PS 2012/21 Sykefraværsstatistikk og rapporter pr og Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Rådmannens innstilling til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Fraværsstatistikk pr tas til orientering. Rapporter pr og tas til orientering. Side 7

8 PS 2012/22 Godkjenning av innkalling PS 2012/23 Godkjenning av saksliste PS 2012/24 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 8

9 PS 2012/25 Referatsaker Side 9

10 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Rapport faste ansettelser i perioden etter Det vises til vedtak i formannskapet i PS 2012/11 vedr. budsjett 2012 utfordringer og behov for tiltak, litra e): Ansettelsesstopp vedtatt i formannskapet den opprettholdes. Det skal til neste møte i administrasjonsutvalget rapporteres fastansettelser foretatt i kommunen etter Det er kun foretatt ansettelser i helse og omsorg i perioden etter Nye ansettelser etter utgjør årsverk. Etter har faste ansettelser vært godkjent av rådmannen. Vedlegg: 1 Faste ansettelser i helse og omsorg etter Side 10

11 FASTE ANSETTELSER I HELSE OG OMSORG ETTER Årsak til stillig Vakant stilling AML 14-9 Ny stilling Stillingstørrelse/ stillingsøkning (aml 14-9 og 14-3) Vedtaksdato Navn på ansatt Stilling Arbeidssted Rebecca Kitterød Omsorgsarbeider hjemmbasert sentrum Aml , Didrik Ueland Leder Kvartsveien/Søsterveien 21, Stephan Smith Miljøarbeider Ostunet Vakant 78, May Britt Malmberg Spsialhjelpepleier Konglelundveien Aml , Annveig Vesterheim Hjelpepleier Konglelundveien Aml , Benedicte Hovind Sykepleier Hjemmebasert Vakant 100, Lena Lie Hjelpepleier Hjemmebasert Iddebo Aml , Carina Johannesson Hjelpepleier Karrestad eldresenter Vakant 26, Stephan Stefansson Miljøarbeider Ostunet Vakant 41, Hilde Nilsen Pleiemedarbeider Ressurspool Iddebo Aml , Yvonne Eriksson Pleiemedarbeider Iddebo langtidsavdeling Aml , May Johansen Pleiemedarbeider Karrestad eldresenter Aml , Frank Duve Vernepleier Ulvåsveien Vakant 29, Ewelina Szymanska Hjemmehjelp Hjemmehjelp i private hjem Aml , Tarza Qadu Pleiemedarbeider Hjemmebasert Vakant 26, Vanja Andersen Pleiemedarbeider Hjemmebasert Aml , Jeanette R. Løvig Hjemmehjelp Hjemmehjelp i private hjem Aml , Odd Verpesdal Pleiemedarbeider Rådyrfaret/Båstadlund Aml , Åsa Düring Sykepleier Hjemmebasert Vakant 17, Sebastian Dyrnes Pleiemedarbeider Hjemmebasert Vakant 21, Nina Moen Omsorgsarbeider Hjemmebasert Aml , Linda Bjerknes Pleiemedarbeider Isebakke Vakant 20,77 Side 11

12 Inga Johannesen Sykepleier Iddebo langtidsavdeling Vakant 45, Erita Qerimi Sykepleier Iddebo langtidsavdeling Vakant 54, Cathrine Aadahl Pleiemedarbeider Hjemmebasert Aml , Ida Stangebraaten Hjelpepleier Karrestad sykehjem Aml , Marian Løvig Pleiemedarbeider Hjemmebasert Aml , Nataliya Kolpakova Hjelpepleier Halden rhabiliteringssenter Vakant 21, Grete Kinander Pleiemedarbeider Niels stubsgt Vakant 21, Nataliya Kolpakova Hjelpepleier Halden rhabiliteringssenter Vakant 22, Jessica Norderby Sykepleier Halden rhabiliteringssenter Vakant 15, Siri Holberg Pleiemedarbeider Niels stubsgt Vakant 24, Ida Marie Thorne Pleiemedarbeider Ressurspool Aml , Kristian Marhaug Miljøterapeut Rus-/psykiatritjenesten 100, Anne Berit Nygård Miljøterapeut Rus-/psykiatritjenesten 50, Inga Emilie Johnsen Hjelpepleier Kvartsveien Vakant 12, Hege Sairanen Hjelpepleier Bergheim bo 3 og 4 Aml , Anne Lise Hansen Pleiemedarbeider Bergheim bo 3 og 4 Vakant 13, Natalie Andersen Pleiemedarbeider Bergheim bo 3 og 4 Vakant 12, Lene Antonsen Pleiemedarbeider Bergheim bo 3 og 4 Vakant 13, Gunn Lisbeth Lindval Hjelpepleier Bergheim bo 3 og 4 Vakant 19, Linda Aadahl Pleiemedarbeider Svenskegata Vakant 13, Gry H. Johansen Pleiemedarbeider Svenskegata Vakant 16, Helene Grønvik Helsefagarbeider Kvartsveien Vakant 15, Anne Sofie Kjellin Sykepleier Kartleggingsteam Ny stilling 53, Marthe Torply Hjelpepleier Iddebo korttidsavdeling Vakant 22, Morten Aalborg Områdeleder Omsorgsboliger Vakant 100,00 Årsverk Nye faste ansettelser etter : Kirsti Willard Pleiemedarbeider Ressurspool Aml , Tove Fager Pleiemedarbeider Hjemmebasert Aml , Liv Anette Rødstrand Pleiemedarbeider Bergheim bo 3 og 4 Aml , Hrafnildur Johannsdottir Hjelpepleier Vaterland/hagegate Aml ,19 Side 12

13 Espen Søyland Avdelingsleder Høstbakken Ny stilling 100, Erita Qerimi Vernepleier Iddebo langtidsavdeling Vakant 26, Renate Andersen Pleiemedarbeider Kvartsveien Vakant 31, Andreas Hemmebeck Pleiemedarbeider Opalveien Vakant 16, Per Håkan Karlsson Pleiemedarbeider Isebakke Vakant 44, Kent Sæther Pleiemedarbeider Konglelundveien Vakant 35, Nataliya Kolpakova Hjelpepleier Halden rehabiliteringssenter Vakant 0.71 Årsverk 3.64 Nye faste ansettelser etter : Susanna Larsson Hopper Sykepleier Iddebo korttidsavdeling Vakant 80, Gina S. Jensen Hjelpepleier Høstbakken Ny stilling 7, Elise Mathisen Hjelpepleier Høstbakken Ny stilling 19, Lise Fintland Hjelpepleier Høstbakken Ny stilling 7, Roar J Fosen Pleiemedarbeider Høstbakken Ny stilling 86, Sissel H Jensen Pleiemedarbeider Høstbakken Ny stilling 41, Magnus Evensen Pleiemedarbeider Høstbakken Ny stilling 6, June Petersen Miljøarbeider Høstbakken Ny stilling 20, Gry Johansen Pleiemedarbeider Høstbakken Ny stilling 25, Marie Bäckman Pleiemedarbeider Høstbakken Ny stilling 65, Nina Andreassen Vernepleier Høstbakken Ny stilling 100, Solveig Sigbjørnsdottir Vernepleier Høstbakken Ny stilling 90, Mona Ramdal Miljøterapeut Høstbakken Ny stilling 65, Inge Larsen Omsorgsarbeider Ressurspool Vakant 17, Stine Merete Andreassen Helsefagarbeider Hjemmebasert AML , Karen Strand Pleiemedarbeider Ressurspool AML , Kristine Homstvedt Helsefagarbeider Karrestad eldresenter AML , Michael Stensby Hjelpepleier Kommandantveien AML , Else Berit Fosdahl Pleiemedarbeider Bergheim bo 3 og 4 Vakant 16, Birgitt Ahlsen Hjelpepleier Ressurspool Ny stilling 86, Bjørg Marie Kristiansen Hjelpepleier Ressurspool Ny stilling 34, Marthe Bjellås Torply Helsefagarbeider Ressurspool Ny stilling 100 Side 13

14 Madelen Andersen Helsefagarbeider Ressurspool Ny stilling Linda Charlott Larsen Helsefagarbeider Ressurspool Ny stilling Dan Mendoza Sykepleiet Halden sykehjem Vakant Monika Sochorova Sykepleiet Halden sykehjem Vakant 100 Årsverk Totalt 34,72 Side 14

15 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Utsendte vedlegg 1 Planoversikt pr Kriseplan for katastrofer i fredstid 3 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi Ikke utsendte vedlegg Gjennomgang av planer i hovedutvalg/underutvalg Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Enhetsleder service & IT-utvikling May Britt Svensen Sammendrag av saken: Styringsgruppen for kommunal planstrategi har besluttet at alle hovedutvalg skal gå igjennom listen over kommunale plandokumenter og vurdere om det er behov for å revidere, slette eller oppdatere planene under hovedutvalgets ansvarsområde i løpet av kommunestyreperioden. Planoversikt følger vedlagt (se vedlegg 1). Fristen for å ha behandlet dette i hovedutvalgene er satt til 1.juni Rådmannens innstilling: 1. Kriseplan for katastrofer i fredstid revideres i Det benyttes eksterne ressurser i revisjonsarbeidet. Midler innarbeides i budsjett Det utarbeides i 2012 en samlet service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi hvor en mediestrategi inngår. Arbeidet gjennomføres gjennom interne ressurser. Saksutredning: Bakgrunn Styringsgruppen for kommunal planstrategi har besluttet at alle hovedutvalg skal gå igjennom listen over kommunale plandokumenter og vurdere om det er behov for å revidere, slette eller oppdatere planene under hovedutvalgets ansvarsområde i løpet av kommunestyreperioden. Side 15

16 Ressursbehovet for de tiltakene som utvalget foreslår bør også stipuleres. Kommunestyret vil i løpet av høsten 2012 vurdere det samlede behovet for revisjon og oppdatering av planer sett opp mot ressursbehovet. Det forventes at det gjøres en vurdering av om det er planer kommunen bør ha eller må ha og hvor det må påbegynnes en planprosess i løpet av kommunestyreplanperioden. Det foregår en vurdering av om kommuneplanens samfunnsdel og arealdel skal rulleres mot slutten av perioden. Dette arbeidet må gjennomføres da plansystemet krever at kommunen har gjennomført denne vurderingen innen ett år etter en ny kommunestyreperiode. Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Flg. planer i oversikten (se vedlegg 1) inngår i hovedutvalg for administrasjons ansvarsområde: 1. Kriseplan for katastrofer i fredstid (vedtaksår 2006). Planen er siste gang oppdatert i mars Planen er vedtatt i kommunestyret. (Se vedlegg 2). 2. Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi (vedtaksår 2008). Planen skal revideres årlig med nye strategiplaner. Planen er vedtatt i kommunestyret. (Se vedlegg 3). Kriseplanen Av Sivilbeskyttelseslovens 14 framgår følgende: Kommunen plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammen stilles i en helhetlig risikoog sårbarhetsanalyse. Risiko- og sårbarhetsanalysen skal legges til grunn for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder ved utarbeiding av planer etter lov 27.juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner jf. Lov 27.juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan og bygningsloven) 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Av Forskrift om kommunal beredskapsplikt (FOR nr. 894) framgår: Kommunen skal være forberedt å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Kommunens overordnede beredskapsplan skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen. Den skal også være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner ( 4) Beredskapsplanen kan utarbeides som en handlingsdel til kommunedelplanen i henhold til plan- og bygningsloven ( 4). Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Av planen skal det framgå hvem som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er oppdatert ( 6). I 2012 utarbeides en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for kommunen. Arbeides starter opp med ekstern konsulentbistand primo mai og avsluttes innen ROS-analysen skal danne grunnlag for revisjon av kriseberedskapsplanen som må revideres i Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 stiller omfattende krav til beredskapsplanens innhold, og planrevisjonen anbefales gjennomført med ekstern konsulentbistand. Fylkesmannen gjennomfører tilsyn med kommunens beredskapsarbeid , og eksisterende kriseplan som sist ble oppdatert i mars 2011 vil bli oppdatert innen dette. Side 16

17 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi Kommunen har en service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi som nå skal revideres. Planen vil bli komplettert med en mediestrategi slik at kommunen får en samlet plan innenfor dette området. Strategiplanen vil bli utarbeidet gjennom interne ressurser. Konklusjon Kriseplan for katastrofer i fredstid revideres i Det benyttes eksterne ressurser i revisjonsarbeidet. Midler innarbeides i budsjett Det utarbeides en samlet service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi i 2012 hvor en mediestrategi inngår. Arbeidet gjennomføres gjennom interne ressurser. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Lars T. Larsen Side 17

18 Halden kommune Planoversikt (Kommunedelplaner og temaplaner) På hovedutvalgsområder Oversikt over vedtatte planer, planer under arbeid og behov/ønske om nye planer. Vedlegg til kommuneplanens samfunnsdel. Hovedområde Hele kommunen 1) Plantype / Navn på plan 2) Planens varighet 3) Framdriftsstatus: V=vedtatt UA-under arbeid PU=planlagt utarb. V UA PU Kommuneplanens arealdel 2011/15 V O: 2010 V: 2011 Kommuneplanens samfunnsdel 2022 V O: 2008 V: ) For ny eller rullert plan *Oppstartsår (O) *Vedtaksår (V) 5) Vedtas av: KO= Kommune styret H= hovedutvalg KO KO 6) Merknader I oppstartsfasen på revidering. Eksisterende plan lever til ny plan kommer. Vedtas før arealdelen Økonomiplan 2014 V V: 2011 KO Rulleres fast hvert år Årsbudsjett 2012 V V: 2011 KO Nytt vedtas hvert år Kriminalitetsforebyggende? V O: 2004 KO Planen følges opp hvert år plan V: 2006 Handlingsplan for universell utforming 2018 V O: 2004 V: 2006 KO Har kortsiktig del 2010 og langsiktig del Kortsiktig klar for å evalueres og Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi fremover utarbeides ny. V V: 2008 KO Skal revideres hvert år med nye strategiplaner Side 18

19 Kriseplan for katastrofer i fredstid 2009 fremover V V: 2006 KO Oppdateres fortløpende. Siste gang i 2011 Hovedområde: Næring og miljø 1) Plantype / Navn på plan 2) Planens varighet 3) Framdriftsstatus: V=vedtatt UA-under arbeid PU=planlagt utarb. V UA PU Strategisk Næringsplan 2014 V O: 2010 V: 2011 Klima og energiplanen for Halden kommune 2015 V O: 2009 V: ) For ny eller rullert plan *Oppstartsår (O) *Vedtaksår (V) 5) Vedtas av: KO= Kommune styret H= hovedutvalg KO KO 6) Merknader Strategiplan uten konkrete estimat på ressurser for gjennomføring. Kommunedelplan Landbruksplan 2015 V O: 2010 V: 2011 H Temaplan for landbruk og skogbruk Handlingsplan for Haldenvassdraget 2015 V O: 2007 V:2009 K I samarbeid med kommunene langs vassdraget Side 19

20 Hovedutvalgsområdet: Teknisk 1) Plantype / Navn på plan Avfallsplan Hovedplan VA Plan for trafikksikring 2) Planens varighet 3) Framdriftsstatus: V=vedtatt UA-under arbeid PU=planlagt utarb. 4) For ny eller rullert plan *Oppstartsår (O) *Vedtaksår (V) V UA PU 2011 V KO UA O: ) Vedtas av: KO= Kommune styret H= hovedutvalg 6) Merknader Plan for gang og sykkelveier Dokumentasjon av brannvesenet (brannordning) Brannsikring av tett verneverdig trehusbebyggelse 2013 V O: 2009 V: 2010 KO UA O: 2009 KO Temaplan Hovedutvalgsområde kultur : 1) Plantype / Navn på plan 2) Planens varighet 3) Framdriftsstatus: V=vedtatt UA-under arbeid PU=planlagt utarb. 4) For ny eller rullert plan *Oppstartsår (O) *Vedtaksår (V) 5) Vedtas av: KO= Kommune styret H= hovedutvalg 6) MerknHandlingsplan for skole og barnehagerader V UA PU Kulturplan 2010 V KO Under oppstart for revidering Kommunedelplan for fysisk Aktivitet i Halden 2017 V 2011 KO Handlingsdelen under revisjon Side 20

21 Hovedutvalgsområde Undervisning: 1) Plantype / Navn på plan Handlingsplan for barnehage og skole Haldenskolen i utvikling 2) Planens varighet 3) Framdriftsstatus: V=vedtatt UA-under arbeid PU=planlagt utarb. V UA PU 2010 V O: 2005 V: V O: 2007 V:2008 4) For ny eller rullert plan *Oppstartsår (O) *Vedtaksår (V) 5) Vedtas av: KO= Kommune styret H= hovedutvalg KO KO 6) Merknader Skolepolitisk plattform for grunnskolen i Halden Hovedutvalgsområde Helse og sosial 1) Plantype / Navn på plan 2) Planens varighet 3) Framdriftsstatus: V=vedtatt UA-under arbeid PU=planlagt utarb. 4) For ny eller rullert plan *Oppstartsår (O) *Vedtaksår (V) 5) Vedtas av: KO= Kommunestyret H= hovedutvalg V UA PU Kriminalitetsforebyggende plan V KO ) Merknader Handlingsplan mot ungdomskriminalitet Opptrappingsplan for psykisk helse 2007 V O:2006 V: 2007 KO V KO Skal rulleres 2011 Side 21

22 Boligsosial handlingsplan V O: 2004 V: 2005 Helse og omsorgsplan 2015 V O: 2007 V: 2010 Forebyggende plan (Temaplan i H/O plan) Demensplan (Temaplan i H/O plan) Strategiplan for IT (Temaplan i H/O plan) KO HK er delaktig i BOSO program fra Inkluderer alle tidligere planer på området i de nærmeste 3-5 år KO Handlingsplan rulleres hvert år i tilknytning til budsjettprosessen og tiltakene innarbeides V V: 2010 KO ( ) Rulleres med Helse- og omsorgsplan Folkehelse - bør løftes til overordnet nivå for å imøtekomme krav til forankring i nytt lovverk 2015 V KO ( ) Rulleres med Helse- og omsorgsplan V: V V: 2010 Palliativ plan (Kreftplan) V O: 2007 V: 2008 Brannforebyggende plan for V O: 2007 hjemmebaserte tjenester V: 2007 KO ( ) H Rulleres 2011 H Rulleres 2011 Rulleres med Helse- og omsorgsplan Plan for universell utforming V V: 2006 KO Skal rulleres Arbeidet må organiseres tverrsektorielt Bør løftes til overordnet nivå for å imøtekomme krav til forankring i nytt lovverk V O: 2004 KO Rulleres Revideres pr. år Plan for helsemessig beredskap Smittevernplan (Delplan Beredskap) Pandemiplan (Delplan Beredskap) V: 2005 V O: 2009 V: 2009 Rulleres 2011 Rusmiddelpolitisk handlingsplan UA O: 2007 V: Handlingsplan mot vold i nære UA O: 2010 relasjoner V: Under arbeid Plan for rehabilitering og habilitering Kompetanseplan helse- og omsorg PU O: 2010 V: PU O: 2011 Under arbeid Tiltak lønnspolitiske virkemidler er ikke foreslått inn i budsjett Forslag til tiltak må realiseres via Opplæringsplan Side 22

23 Hovedutvalgsområde NAV 1) 2) Plantype / Navn på plan Planens varighet 3) Framdriftsstatus: V=vedtatt UA-under arbeid PU=planlagt utarb. 4) For ny eller rullert plan *Oppstartsår (O) *Vedtaksår (V) 5) Vedtas av: KO= Kommune styret H= hovedutvalg 6) Merknader V UA PU Virksomhetsplan NAV Halden 2010 V H Årsplan I tillegg er det en rekke registreringer som er underlag for planer. SEFRAK bygningsregistrering på grunnlag av antikvarisk og historisk verdi. Fra 1983 Naturtyper i Halden (biologisk mangfold). Fra 2010 Kulturminneregistrering. Er under revidering. Hinder i strandsonen Fra 2010 Idrettsanleggsregister Fra 1986 revideres fortløpende Flere registreringer i forhold til forurensningsloven/ vannkvalitet revideres fortløpende Side 23

24 KRISEPLAN FOR KATASTROFER I FREDSTID FOR HALDEN KOMMUNE Vedtatt (PS 33/06) Korrigert mars 2011 Side 24

25 KRISEPLAN FOR KATASTROFER I FREDSTID FOR HALDEN KOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: Side: Kvitteringsliste 3 Fordelingsliste 4 KRISEPLAN GENERELL DEL 1. Innledning 5 2. Risiko- og sårbarhetsanalyser 5 3. Etablering av kommunens kriseledelse 5 4. Forholdet til Politiet og Lokal Redningssentral (LRS) 7 5. Evakuering 7 6. Omsorg 8 7. Fullmakter og budsjett 8 8. Ajourhold av planen 8 9. System for kvalitetssikring (internkontroll) Sjekkliste for årlig kontroll av planverket 11 VEDLEGG TIL GENERELL DEL: Vedlegg 1 Oppgave over nødvendig utstyr m.m. 14 Vedlegg 2 Tillegg nødvendig utstyr ved døgndrift 15 Vedlegg 3 Personelloversikt 16 Vedlegg 4 Oversikt mannskap og kjøretøy ved evakuering 17 Vedlegg 5 Oversikt over innkvarteringssteder/nøkkelpersonell 18 Vedlegg 6 Oversikt over kontaktpersoner ved Folkeregisteret og GAB-registeret 20 KRISEPLAN - INFORMASJONSDEL 1. Innledning Organisering Målgrupper Informasjonskanaler Rutiner Mediehåndtering Krisen over - debriefing Oppdatering av informasjonsplanen Øvelser 25 VEDLEGG TIL INFORMASJONSDEL: Vedlegg 1 - Varslingsliste for kriseledelsen i kommunen Unntatt off. 6a 26 Vedlegg 2 - Varslingsoppsett for enheter/institusjoner 27 Vedlegg 3 - Liv og helse varsling fra politiet 29 Vedlegg 4 - Ressursoversikt 30 VEDLEGG TIL KRISEPLANEN: Vedlegg I Sjekkliste krisehåndtering 32 Vedlegg II Budskap/melding (pressemelding) (mal) 40 Vedlegg III Registrering av henvendelser fra media og publikum (mal) 41 Vedlegg IV Skjema for medieovervåking (mal) 42 Vedlegg V Skjema for loggføring (mal) 43 Side 25

26 KVITTERINGSLISTE: NR. MOTTAKER DATO UNDERSKRIFT 1 Ordfører 2 Varaordfører 3 Rådmann 4 Kommunalsjef personal, økonomi og utvikling 5 Kommunalsjef helse og omsorg 6 Kommunalsjef undervisn. og oppvekst 7 Kommunalsjef teknisk og kultur 8 Brannsjef 9 Kommuneoverlege 10 Enhetsleder teknisk drift 11 Enhetsleder NAV 12 Personalsjef (beredskapsansvarlig) 13 Saksbehandler politisk sekretariat 14 Fylkesmannen 15 Politimester 16 Sivilforsvaret Side 26

27 FORDELINGSLISTE: Ordfører nr. 1 av 14 Varaordfører nr. 2 av 14 Rådmann nr. 3 av 14 Kommunalsjef personal, økonomi og utvikling nr. 4 av 14 Kommunalsjef helse og omsorg nr. 5 av 14 Kommunalsjef undervisning og oppvekst nr. 6 av 14 Kommunalsjef teknisk og kultur nr. 7 av 14 Brannsjef nr. 8 av 14 Kommuneoverlege nr. 9 av 14 Enhetsleder teknisk drift nr. 10 av 16 Enhetsleder NAV nr. 11 av 16 Personalsjef (beredskapsansvarlig) nr. 12 av 14 Saksbehandler politisk sekretariat nr. 13 av 14 Plan med varslingsliste og uten vedlegg: Fylkesmannen nr. 14 av 14 Politimester nr. 15 av 14 Sivilforsvaret nr. 16 av 14 Side 27

28 KRISEPLAN FOR KATASTROFER I FREDSTID FOR HALDEN KOMMUNE - GENERELL DEL 1. INNLEDNING Kriseplan for Halden kommune skal være et hjelpemiddel for ledelsen dersom skade, ulykke eller katastrofe inntreffer i art eller omfang som går ut over de hendelser kommunen normalt er forberedt på å ta hånd om. Planen skal også med nødvendige tillempninger kunne nyttes ved en overgang fra fred til en situasjon hvor det blir erklært beredskap. Denne planen legger særlig vekt på etablering av en kriseledelse i kommunen, og informasjon til befolkningen, og gir i tillegg retningslinjer for bruk ved en rekke typer hendelser. Kriseplanen kommer i tillegg til eventuelle planer for krisehåndtering som de enkelte kommunale virksomheter har utarbeidet. Halden kommunes målsetting er å kunne etablere en kriseledelse som raskt kan iverksette nødvendige tiltak og utnytte kommunens ressurser best mulig for å beskytte kommunens befolkning og materielle verdier, og begrense skadevirkninger og skadeomfang i størst mulig grad. Halden kommune legger vekt på et godt samarbeide med offentlige myndigheter og etater, private og bedrifter, samt frivillige organisasjoner for å oppnå denne målsetting. Videre skal Halden kommune informere befolkningen best mulig ved henvendelser som nevnt. 2. RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSER Resultater av kommunens arbeide med risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) er en del av kommunens helhetlige beredskapsplan. Det er hittil utarbeidet 6 ROS-analyser. 3. ETABLERING AV KOMMUNENS KRISELEDELSE Halden kommunestyre har i møte den 24. okt. 1996, K/S sak 128/96 B, vedtatt at ordføreren ved en omfattende ulykke eller katastrofe har fullmakt til å etablere kriseledelse og iverksette nødvendige tiltak i Halden kommune i overensstemmelse med gjeldende lovverk. Ved ordførerens fravær har rådmannen fullmakten. Ordfører og rådmann har flg. rolle i en krisesituasjon: Få ledelsen til å fungere som et team og være løsningsorientert Vise evne til å ta beslutninger selv om informasjonsgrunnlaget er dårlig Se og benytte mulighetene for å vise godt lederskap, skape tillit og troverdighet Skaffe seg oversikt over situasjonen Tenke både langsiktig og kortsiktig (hva haster, hva kan vente) Tenke worst-case scenario Kriseledelsen har følgende oppgaver: Innhente opplysninger og skaffe seg oversikt over situasjonen i kommunen. Iverksette tiltak for å hindre eller begrense skader på personer og materielle verdier. Bestemme og prioritere bruk av kommunens ressurser. Holde kontakt med og samarbeide med skadestedsledelsen, eventuelt Lokal redningssentral (LRS) dersom denne opprettes. Informere kommunens befolkning og media, eventuelt i samarbeid med LRS og/eller Fylkesmannen. Rapportere om situasjonen i kommunen til Fylkesmannen og /eller til faglig ansvarlige myndigheter. Samarbeide med offentlige myndigheter, bedrifter og private, samt frivillige organisasjoner som Røde Kors, Kvinners Frivillige Beredskap, Norsk Folkehjelp m.fl. for best mulig utnyttelse av beredskapsressursene. Side 28

29 Deltagende personer og kommunalavdelinger er: - Ordfører - Varaordfører - Rådmann - Kommunalsjef personal, økonomi og utvikling - Kommunalsjef helse og omsorg - Kommunalsjef undervisn og oppvekst - Kommunalsjef teknisk og kultur - Brannsjef - Kommuneoverlege - Enhetsleder teknisk drift - Enhetsleder NAV - Personalsjef (beredskapsansvarlig) - Saksbehandler politisk sekretariat Avhengig av situasjonen kan representanter for følgende også inngå: - Havnemyndighetene - Mattilsynet - Politiet - Sivilforsvaret - Frivillige organisasjoner - Forsvaret/Heimevernet - Den norske kirke Kriseledelsen etablerer seg i møterom 3, Storgt. 8. Rommer gir gode muligheter for - å henge opp større kart på vegg - presentere logg ved hjelp av videokanon - disponere mindre grupperom/kontorer i nærheten I tilfelle evakuering av rådhuset vil Fayegården tas i bruk som lokale for kriseledelsen evt. en av skolene Berg eller Risum. IT-avdelingen har ansvar for å rigge lokalene med nødvendige elektroniske hjelpemidler. Kriseledelsen benytter følgende telefon og telefaks nummer: Telefonnr.: Telefaksnr.: (egen linje utenom sentralbordet) Tilgjengelig utstyr for kriseledelsen (Storgt. 8) Telefoner Mobiltelefoner beredskapstelefoner* Telefakser Nummer Nummer Scannere 1 stk 2 stk Post/arkiv Service- og infosenter Post/arkiv Rådmannen 2.etg. Side 29

30 PC-er (stasjonære og bærbare) Kopimaskiner 1 stk 1 stk 2 stk. 1 stk. 3 stk 1 stk Økonomi 3.etg. Service- og infosenter Alle kontorer Servicesenteret Korridor i 2.etg. Kopirom i 3.etg Post/arkiv Service- og infosenter Audiovisuelt utstyr 4 videokanoner Formannskapssalen Kommunestyresalen IT Service- og infosenteret Radio? TV? *Mobiltelefonnr. til kriseledelsen er lagt inn på beredskapstelefonene. Rapportering Ved etablering av kriseledelsen melder kommunen fra til fylkesmannen, LRS/politiet og andre aktuelle myndigheter. Journalføring/arkiv Alle inn- og utgående meldinger journalføres og kopier arkiveres i egne permer. For å kunne opprettholde virksomhet i lokalene (lys, varme, EDB, telefaks) ved strømbrudd, er anskaffelse av nødaggregat nødvendig. Døgndrift Kriseledelsen vurderer overgang til døgndrift, muligheter for hjemmevakt (telefonvakt) m.m. Ved døgndrift vil det i tillegg bli nødvendig med 2-3 feltsenger, sengetøy og tilgang til dusj m.m. samt levering av mat fra cateringfirma eller lignende. Oversikt over nøkkelpersoner og nødvendig utstyr som finnes på steder og materiell som må overføres, se vedlegg FORHOLDET TIL POLITIET OG LOKAL REDNINGSSENTRAL (LRS) I akuttfasen av en ulykke eller katastrofe er det politiet som leder innsatsen ved skadestedet og som har det overordnede ansvaret for redningsarbeidet. Om nødvendig vil politiet opprette lokal redningssentral. Kommunens innsats i denne fasen må koordineres nøye med politiet/lrs. For å unngå at det sendes ut motstridende informasjon til publikum vil politiet/lrs ha kontroll med det som sendes ut av informasjon i akuttfasen. Kommunen må derfor klarere utsending av informasjon med politiet/lrs. Brannsjef og kommuneoverlege innkalles til LRS direkte av Politiet. Disse representerer Halden kommune innen sine faglige områder, og kan ikke representere kommunens ledelse. Om nødvendig må derfor representant fra kommunens ledelse møte i LRS. Følgende kan møte i LRS: Med stedfortreder: Ordfører Rådmann 5. EVAKUERING Politiet har avgjørelsesmyndighet når det gjelder evakuering. Kriseledelsen er ansvarlig for å delta i å lede evakueringsarbeidet i samarbeide med Politiet/LRS og Sivilforsvaret. Oppgaver til de som skal lede gjennomføringen av evakueringen i området: Side 30

31 Skaffe oversikt over evakueringsområdet (hvem som bor der m.v.) fra Folkeregisteret eller GAB registeret. Se vedlegg 5. Informere befolkningen i det området som skal evakueres om hva de skal ta med seg m.v. Skaffe egnede transportmidler. Samle personer i egnede lokaler når ikke innkvartering kan skje direkte. Foreta registrering over hvem som innkvarteres hvor, hvem som flytter på egen hånd m.v. Kontrollere at evakueringsområdet er tomt og sette ut vaktmannskaper. Bistå ved behandling av skadde og personer med psykiske problemer m.v. Samarbeide nært med LRS/skadestedsledelsen. Sørge for forpleining og eventuelt klær. Omsorgsfunksjonen. Avtale med prest/frivillige organisasjoner. Gi løpende informasjon. For å gjennomføre evakueringen kan eventuelt mannskap og kjøretøy fra redskapssentralen benyttes til å bistå Sivilforsvaret og Heimevernet som tilkalles av Politiet. Se vedlegg 4. Aktuelle innkvarteringssteder kan være: Skoler Idrettsanlegg/haller Tilfluktsrom Menighetshus/Forsamlingslokaler Liste over kommunens skoler finnes i vedlegg 5. Institusjonene har også utarbeidet egne evakueringsplaner. 6. OMSORG Ved større ulykker kan behovet for sosial omsorg i kommunen øke drastisk. Det er derfor nødvendig å samordne ulike etater og faggrupper i kommunen som er tillagt ansvar, herunder samarbeid mellom barnevern/sosialkontor, institusjonsbaserte- og hjemmebaserte tjenester, helsesøstertjeneste og den øvrige kommunale helsetjeneste. Samarbeid med Trygdekontoret, prest og frivillige organisasjoner kan bli aktuelt. Egen plan for helsemessig beredskap er utarbeidet. Kommuneoverlege og sokneprest koordineres med LRS. 7. FULLMAKTER OG BUDSJETT Ordfører og rådmann må i en krisesituasjon ha fullmakter til å gå utenfor budsjett dersom det er nødvendig. Formannskapet innkalles dersom situasjonen tillater det. 8. AJOURHOLD AV PLANEN Planen må ajourholdes årlig. Ansvarlig for dette er fagleder organisasjon. Side 31

32 9. SYSTEM FOR KVALITETSSIKRING (INTERNKONTROLL) System for kvalitetssikring (internkontroll) er en del av kommunens beredskapsplanverk, og omfatter følgende: Beredskapsplan med delplaner (eks. Plan for helsemessig beredskap, smittevernplan, brannberedskap) Risiko- og sårbarhetsanalyser (foreligger på 6 områder) Varslingslister HVA ER RUTINENE FOR KVALITETSSIKRING? Planverket skal kvalitetssikres ved årlig kontroll og oppfølging innen den 1. februar hvert år. Dersom planverket nyttes i forbindelse med opplæring, øvelser eller kriser, skal erfaringer fra dette uten opphold innarbeides i planverket i forbindelse med evalueringen. Beredskapsansvarlig person i kommunen er ansvarlig for at kvalitetssikring gjennomføres etter dette system. Vedkommende er også ansvarlig for rapportering til rådmannen. OPPLÆRING OG ØVELSER Opplæring og øvelser betraktes som en del av kvalitetssikringen. Personellet som omfattes av planen må gis nødvendig opplæring, og det skal føres oversikt over status for dette. Etter hver øvelse skal det foretas en evaluering. Dersom det fastslås feil i planverket, eller det har vist seg å være større avvik mellom planforutsetninger og faktisk gjennomføring, skal planverket revideres. SJEKKLISTE FOR ÅRLIG KVALITETSSIKRING Ved den årlige kontrollen av planverket nyttes sjekklisten nedenfor, dels som en huskeliste for gjennomgangen, og dels for å kartlegge avvik i forhold til kommunens egne målsettinger og krav til beredskapsplanleggingen. AVVIKSRAPPORTER OG AVVIKSBEHANDLING Det skal utarbeides rapport fra hver kontroll/revisjon, som forelegges rådmannen innen 1. februar hvert år. Kopi av rapporten settes inn i kriseplanen som vedlegg. Planen må ajourholdes årlig. Ansvarlig for dette er beredskapsansvarlig i kommunen. Han/hun kaller inn til møte i beredskapsledelsen minst en gang i året. Til det årlige møtet må hver sektor ha gått gjennom endringer og levere endringsmelding. BRUK AV PLANEN Alle som har ledelsesansvar i Halden kommune skal være kjent med innholdet, og det øves på bruken. RAPPORTEN SKAL INNEHOLDE FØLGENDE: 1. Hvilke planer/dokumenter som er kontrollert 2. Dato for kontrollen 3. Hvorvidt det er konstatert avvik eller ikke 4. Hvilke avvik som eventuelt er konstatert Side 32

33 5. Forslag til tiltak for å korrigere avviket 6. Ansvarlig(e) for å gjennomføre tiltak 7. Frist til å gjennomføre tiltak 8. Kontrollørens signatur Tiltak for å korrigere avvik må om nødvendig tas med i virksomhetsplanen. Ved tiltak som har økonomiske konsekvenser må det vurderes å gi rom for dette i budsjettet. Side 33

34 10. SJEKKLISTE FOR ÅRLIG KONTROLL AV PLANVERKET Dato for denne kvalitetsrevisjon Dato for forrige kvalitetsrevisjon : : 1. LOVER, FORSKRIFTER OG MÅLSETTING Har det siden siste revisjon kommet nye lover, forskrifter og målsettinger som får innvirkning på planverket? Ja Nei Hvis ja: Er planverket korrigert? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Svarer kommunens målsettinger i planverket til det som forventes av kommunen fra sentrale og regionale (Fylkesmannen) myndigheter? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 2. PERSONELL Er det utpekt personell til å dekke alle funksjoner som omfattes av planverket? Er utpekt personell kjent med sin funksjon og har fått nødvendig opplæring? Foreligger statusoversikt for opplæring? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Er ansvarsforholdene klart definert og fremgår det med navns nevnelse hvem som har ansvar for de forskjellige oppgaver? Inneholder planen et organisasjonstablå som viser organisering og ansvarsforhold? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Har det blitt gjennomført øvelse for kriseledelsen, og kommunens informasjonstjeneste siden siste revisjon? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Har det blitt avholdt møte i kommunens beredskapsråd siden siste revisjon? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Side 34

35 3. DERSOM PLANVERKET BERØRES AV KRISER ELLER ØVELSER SKAL DETTE UTEN OPPHOLD GJENNOMGÅS OG KORRIGERES Har det oppstått kriser eller vært gjennomført øvelser som berører planverket siden siste revisjon? Ja Nei Hvis ja: Er planverket gjennomgått og vurdert etter krisen / øvelsen? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Hvis ja: Er planverket korrigert for eventuelle registrerte avvik? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 5. FORDELING AV PLANVERKET Er planverket fordelt til de som trenger det? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 6. KORRIGERING, RETTELSER OG TILLEGG Ved korrigering av planverket, har alle på fordelingslisten fått tilsendt ny utgave, eller rettelser og tillegg? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Er varslingsplan eller varslingsliste blitt oppdatert halvårlig siden siste revisjon? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 7. LOKALITETER Er de lokaliteter som kommunens kriseledelse, informasjonstjenesten, og rasjoneringskontoret skal bruke pekt ut og ført opp i planverket? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Side 35

36 8. UTSTYR Er nødvendig utstyr for kommunens kriseledelse, informasjonstjenesten, og rasjoneringskontoret anskaffet, lagret og listet opp i planverket? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 9. SAMBAND Fungerer opplegg for telefoner og telefaksmaskiner som skal nyttes av kommunens kriseledelse, informasjonstjenesten, og rasjoneringskontoret? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Side 36

37 VEDLEGG 1 OPPGAVE OVER NØDVENDIG UTSTYR Ved bruk av rådmannskontorets lokaler til kriseledelsen forefinnes følgende utstyr: GENERELT UTSTYR ANTALL UTSTYRET BEFINNER SEG Nødstrømsaggregat Forefinnes p.t. ikke Bærbart/flyttbart nødstrømsaggregat Forefinnes p.t. ikke Dig. kart sentrum/sentrumsnære områder + 40 lisenser Sikkert nett. sørlige deler av kommunen Kart over øvrige deler av kommunen finnes i Ortofoto Kommunens hjemmeside Kontorrekvisita Div. Standard kontorrekvisita er lagret i rådhuskjelleren VED BESPISNING ANTALL UTSTYRET BEFINNER SEG Komfyr 1 stk. Kjøkken 2.etg. Kaffekoker 2 stk. Kjøkken 1. og 2. etg. Tekoker 1 stk. Kjøkken 2. etg. Kopper/krus/skåler/asjetter/tallerkener Kjøkkenskap eller skap spiserom 2.etg. Bestikk Skuffer i benk på kjøkken 2.etg. Gryter/stekepanne I underskap komfyren kjøkken 2.etg. Kjøleskap 2 stk. På kjøkkenet 2.etg. Kaffe På kjøkken i 1. og 2. etg. For å få mat utenom arbeidstid/helger, kan tørrmat kjøpes inn i storkiosk og lignende eller varm mat og snitter kan bestilles fra for eksempel fra kommunens sentralkjøkken,.tlf og Dickens tlf Side 37

38 VEDLEGG 2 TILLEGG NØDVENDIG UTSTYR VED DØGNDRIFT I tillegg til nødvendig utstyr må det ved døgndrift være mulighet for å kunne hvile/sove. Dette lar seg gjøre på kontorer i 3.etg. Her finnes også dusj (kun 1 dusj): UTSTYR ANTALL BEFINNER SEG Feltsenger 3 stk. Forefinnes p.t. ikke Sengetøy 3 sett Forefinnes p.t. ikke Lakenposer 9 stk. Forefinnes p.t. ikke Badehåndklær 18 stk. Forefinnes p.t. ikke Håndklær 18 stk. Forefinnes p.t. ikke Dusjsåpe/vanlig såpe Forefinnes p.t. ikke Side 38

39 VEDLEGG 3 PERSONELLOVERSIKT Kriseledelsen Møterom for kriseledelsen Innkalling av kriseledelsen Kontakte politiet med beskjed om at kriseledelsen er satt Formulere budskap/pressemeldinger Mediekonsulenter/medieovervåkere Sentralbordet Servicetorget Post/arkiv Oppdatering av inter- /intranettsidene/kommunikasjon Representanter for berørte fagsektorer Stedfortredere for kommunalsjefene Ansvarlig for pårørendesenter Lokalisering av pårørendesenter Telefonvakt/publikumstjeneste Tilgjengelige som rådgivere for kriseledelsen Ordfører Per Kristian Dahl Rådmann Per Egil Pedersen Kommunalsjef helse/omsorg Gun Kleve Kommunalsjef underv./oppvekst Marie Axelsen Kommunalsjef teknisk/kultur Åsmund Bråtekas Kommunalsjef pers., øk. Og utvikling Lars Th. Larsen Kommuneoverlege Halvard Bøe Enhetsleder brann Jens Lindstrøm Enhetsleder teknisk drift Geir Aarbu Personalsjef. Toril Bjerkeli Enhetsleder NAV Astrid Nordstrand Saksbehandler Margunn Hansen Møterom nr. 3, 2.etg. rådhuset Ordfører/rådmann eller den rådmannen utpeker Rådmannen Toril Bjerkeli (i samarbeid med kriseledelsen) Martin Vik Sissel Sellevold Roar Vevelstad Tove Harboe Anita Brun Tove Jensen Karine Engebretsen Hilde Sørensen Jan Tore Harlyng Lærling(er) evt. sentralbord Ingrid Bjergli Hanne Hafsrød Advije Kajtazi Wenche Halkjær Randi Sommerseth Karine Engebretsen Anita Skagen Lisa Gustavsen Anja Wingstedt Utpekes der og da av rådmannen/kommunalsjefene Utpekes av kommunalsjefene Kommuneoverlegen/legevakta Alt. 1: Legevakta Alt. 2: Ergoterapien 1.etg. Halden sykehjem Alt. 3: Rødsberg ungdomsskole annekset Else Marie Breda Gina Brekke Kirsten Mellingseter Morten Kristiansen Espen Sørås Anne Beate Olaussen Veronica Aam Sven Stranger NB! Dersom krisen strekker seg over lengre tid, vil flere kunne bli utpekt til telefonvakt/publikumstjeneste (servicesenteret). Det kan også bli endringer i telefonvakt/publikumstjenesten pga. utpeking til andre funksjoner. Side 39

40 VEDLEGG 4 OVERSIKT MANNSKAP OG KJØRETØY VED EVAKUERING M.V. Persontransport: Kommuner disponerer flg. kjøretøy til persontransport: Ved Båstadlund: 1 buss med plass til 12 personer + sjåfør + 2 rullestoler 2 stk. minibusser med 10 seter + sjåfør 1 stk. minibuss med 9 seter + sjåfør 8 ansatte har minibuss-sertifikat. Ved Aktivitetssenter for psykiatri: 1 minibuss plass til 17 personer med sjåfør. 3 ansatte har minibuss-sertifikat. Transport for øvrig: Det er beregnet å benytte mannskap fra kommunens Driftsstasjon Sommerro til hjelp ved transporter/evakueringer. Liste over kjøretøyer på Sommerro som kan benyttes i en evakueringssituasjon: BILTYPE REG. NR. LOKALISERING DAF LITEN LASTEBIL (klasse1) AA SOMMERRO TOYOTA 4X4 VAREBIL (klasse1) AA SOMMERRO VOLVO LASTEBIL 2-AKSLET (klasse 2) AA SOMMERRO MITSUBISHI 4X4 VARE (klasse1) AA SOMMERRO MITSUBISHI 4X4 VARE (klasse1) AA SOMMERRO DAF LITEN LASTEBIL M/ KRAN (klasse1) AA SOMMERRO VW LITEN LASTEBIL (klasse1) AA SOMMERRO TOYOTA VAREBIL 4X4 (klasse1) AA SOMMERRO TOYOTA VAREBIL 4X4 (klasse1) AA SOMMERRO VOLVO 4X4 LASTEBIL (klasse 2) AA SOMMERRO MAN LITEN LASTEBIL M/ KRAN (klasse1) AA SOMMERRO VW CADDY (bensin) (klasse 1) AA SOMMERRO RENAULT KANGOO (klasse 1) AA SOMMERRO OPEL COMBO (klasse 1) AA VAKTMESTER OPEL COMBO (klasse 1) AA VAKTMESTER OPEL COMBO (klasse 1) AA SOMMERRO OPEL COMBO (klasse 1) AA VAKTMESTER OPEL COMBO (klasse 1) AA VAKTMESTER OPEL COMBO (klasse 1) AA VAKTMESTER OPEL COMBO (klasse 1) AA VAKTMESTER OPEL COMBO (klasse 1) AA VAKTMESTER VOLVO FH 12 3-AKSLET (klasse 2) AA SOMMERRO VOLVO FH 12 TANDEMBOGGI (klasse 2) AA SOMMERRO FORD TRANSIT VAREBIL (klasse 1) AA SOMMERRO RENAULT KANGOO (klasse 1) AA SOMMERRO TOYOTA HIACE 4X4 (klasse 1) AA SOMMERRO FORD TRANSIT (klasse 1) AA SOMMERRO FORD RANGER 4X4 (klasse 1) AA SOMMERRO FORD CONNECT (klasse 1) AA SOMMERRO FORD CONNECT (klasse 1) AA SOMMERRO Side 40

41 FORD CONNECT (klasse 1) AA SOMMERRO 3870 MAN TGS 3-AKSLET LASTEBIL (klasse 2) AA SOMMERRO Kommunen kan også leie biler fra transportfirmaer ved behov. Ved store ulykker/katastrofer kan kjøretøy rekvireres av politiet ved behov. Side 41

42 VEDLEGG 5 OVERSIKT OVER INNKVARTERINGSSTEDER/NØKKELPERSONELL Oversikt over aktuelle skoler med nøkkelpersoner hvor da fortrinnsvis gymnastikksalene kan benyttes: SKOLER TLF. SKOLE TLF. PRIVAT Berg skole Sørlievn. 111, 1788 Berg i Østfold Telefaks Rektor Freddy Fagerholt / Folkvang skole Hovsvn. 16, 1769 Halden Telefaks Rektor Hege Machulla / Gimle skole Blokkvn. 41, 1785 Halden Telefaks Rektor Hanne S. Bråthen / Hjortsberg skole BRA-vn. 67, 1784 Halden Telefaks Rektor Randi Grande Stärk Iddevang skole Iddevn. 411, 1765 Halden Telefaks Rektor Ann Kariin Kildal Låby skole Likollvn. 29, 1781 Halden Telefaks Rektor Trygve Beyer Olsen / Os skole Os Allè 2, 1777 Halden Telefaks Rektor Per Ole Pihlstrøm / Prestebakke skole Prestebakke, 1796 Kornsjø Telefaks Rektor Elisabeth Grundt Løes / Tistedal skole Stadionveien 8, 1792 Tistedal Telefaks Rektor Aud Pettersen Solberg Øberg skole Øbergvn. 45, 1793 Tistedal Telefaks Rektor Trond Kildal Side 42

43 Risum ungdomsskole Kommandantveien 37, 1769 Halden Telefaks Rektor Edvard Odberg / Rødsberg ungdomsskole Karl Johans gt. 6, 1776 Halden Telefaks Rektor Ulf Ellingsen / Strupe ungdomsskole Strupevn. 18, 1782 Halden Telefaks Rektor Knut-Arne Jappèe Side 43

44 VEDLEGG 6 OVERSIKT OVER TILGANG OG KONTAKTPERSONER VED FOLKEREGISTERET OG GAB-REGISTERET 1) FOLKEREGISTERET Åpningstider Åpningstider alle dager kl Lørdag og søndag stengt.. Kontaktpersoner Daglig leder Ingunn Nilsen tlf. arbeid tlf. privat (Skatt Øst ) eller Hilde Lervik Hjelm tlf. arbeid tlf. privat Tilgang på opplysninger fra Folkeregisteret Folkeregisteret kan ta ut oversikt over alle personer som bor på spesifiserte adresser forutsatt at de har meldt flytting og dermed er registrert. 2) GAB-REGISTERET Åpningstider GAB-registeret er tilgjengelig hele døgnet. Kontaktperson Knut-Even Valton tlf. arbeid / tlf. privat Tilgang på opplysninger fra GAB-registeret Oppmålingsavdelingen i kommunen kan ta ut opplysninger om hjemmelshavere/eiere til de ulike bygningene via GAB-registeret. Side 44

45 KRISEPLAN FOR KATASTROFER I FREDSTID FOR HALDEN KOMMUNE - INFORMASJONS DEL 1. INNLEDNING Målsetning med informasjon i en krisesituasjon - Redde liv og helse - Vise omsorg - Bevare tillit Kommunikasjonsstrategi - Akseptere et ansvar og/eller gjøre noe for å rette opp situasjonen - Hensynet til rammede og pårørende er viktigst 2. ORGANISERING Halden kommune har som oppgave å informere publikum og media. Kommunens øverste ledelse er alltid ansvarlig for informasjon som går ut fra kommunen. Dersom samarbeid med politiet er inngått, bestemmer politiet innholdet av informasjon som angår det videre arbeidet med å løse situasjonen. Politiet avgjør når slik informasjon skal offentliggjøres og har ansvaret for mediekontakten om informasjon etter dette punktet. Generelt uttaler politiet seg om rednings- og søkeaksjoner og straffesaker i oppstartfasen. Følgende personer er utpekt som ansvarlige for informasjons- og publikumstjenesten i Halden kommune: Leder informasjonstjenesten: Nestleder informasjonstjenesten: Leder publikumstjenesten: Nestleder publikumstjenesten: Personalsjef Toril Bjerkeli Kommunalsjef Åsmund Bråtekas Leder service- og informasjonssenteret Karine Engebretsen Konsulent Tove Harboe Tjenestene tilpasses den aktuelle situasjon og bemannes etter behov. Den foreslåtte organisasjon er en maksimalløsning og skal kunne dimensjoneres slik situasjonen krever det. Leder av informasjonstjenestens oppgaver: Gi informasjonsfaglig rådgivning til virksomhetens kriseledelse (leder informasjonstjenesten inngår i kriseledelsen). Innkalle, lede og bemanne informasjonstjenesten Holde leder av publikumstjenesten løpende orientert og formidle aktuell informasjon til publikum Arrangere pressekonferanser/intervjuer Informasjonstjenestens oppgaver: Innhente opplysninger om situasjonen og informere kommunens kriseledelse Informere kommunens befolkning Medieovervåkning Etablere og bemanne eventuelt mediesenter Etablere og holde løpende kontakt med media og sørge for at media får all tilgjengelig informasjon Formidle viktig informasjon gjennom media Formidle informasjon fra sentralt hold til kriseledelsen Produsere pressemeldinger og reportasjer for alle medier Arrangere pressekonferanser/intervju Formidle kontakt til fagetater Etablere kontakt med overordnet myndighet/underliggende etater for koordinering av informasjon Side 45

46 Informere internt i kommunen Bemanningen på hvert skift vil variere ut fra krisetype og omfang og vil kunne bestå av: leder informasjonskonsulenter/medieovervåkere loggførere/sekretærer Navn Rolle Telefonnr. Mobiltelefonnr. Toril Bjerkeli Leder informasjonstjenesten Åsmund Bråtekas Nestleder informasjonstjenesten Karine Engebretsen Leder publikumstjenesten Tove Harboe Nestleder publikumstjenesten Martin Vik Loggfører Sissel Sellevold Loggfører Ingrid Bjergli Sekretær Hanne Hafsrød Sekretær Leder publikumstjenestens oppgaver: Innkalle, lede og bemanne publikumstjenesten Formidle viktig informasjon til leder av informasjonstjenesten Holde publikumstjenesten løpende orientert og formidle aktuell informasjon til publikum Holde pårørendesenteret løpende orientert om situasjonen Publikumstjenestens oppgaver: Etablere eventuelt grønn linje for publikum Etablere telefonsvartjeneste for pårørende Å gi publikum informasjon på tidligst mulig tidspunkt under krisen Motta henvendelser fra publikum på telefon, mail eller i servicetorg Vise pårørende til rette vedkommende/pårørendesenter/kriseteam Vise publikum til sted der de kan vente/hente mer informasjon Være samtalepartnere for de som føler angst og usikkerhet. Føre logg over henvendelser og kanalisere disse videre til kriseledelse og informasjonsenhet Gi informasjonsleder beskjed dersom behovet for informasjon er større eller annerledes enn den informasjonen som blir gitt. Oppgaven er avgrenset til telefonsvartjeneste og direkte publikumsinformasjon og er ikke påtenkt noen aktiv informasjonssøkende rolle. Relevant informasjon som tilflyter publikumstjenesten skal formidles internt til avdelingsleder/ kriseledelse. Publikumsinformasjon gis i Servicesenteret. Bemanning Hvert skift vil variere ut fra krisetype og omfang og vil kunne bestå av: 1-10 medarbeidere på hvert skift inkl. leder. Navn Rolle Telefonnr. Mobiltelefornr. Else Marie Breda Fagleder HMS Gina Brekke Spesialkonsulent helse/omsorg Kirsten Mellingseter Spesialkonsulent undervisning Espen Sørås Spesialrådgiver Morten Kristiansen Sekretær kemneren Anne Beate Olaussen Juridisk rådgiver Lokaler for informasjons- og publikumstjenesten: Informasjonstjenesten benytter møterom nr. 1 som mediesenter samt egne kontorer som arbeidsrom. Side 46

47 Publikumstjenesten vil være lokalisert i Servicesenteret. Her vil publikum få svar på spørsmål om krisens Publikumstjenesten benytter opptil 5 kontorplasser/kontorer med telefonapparat som har eget innvalgsnummer eller kan settes direkte over fra sentralbordet. Kontorene har beliggenhet i Servisesenteret. i rådhuset. Medarbeidere i publikumstjenesten kan også benytte sine egne kontorer. Alternative lokaler for informasjons- og publikumstjenesten I tilfelle evakuering av rådhuset vil publikumstjenesten lokaliseres flyttes til Fayegården. Pårørendesenter Pårørendesenter lokaliseres til Legevakten, Ergoterapien 1.etg. Halden Sykehjem eller Rødsberg ungdomsskole annekset avhengig av behovet for plass (jf. Sjekkliste beredskap). 3. MÅLGRUPPER I en krise vil kommunen kunne ha følgende målgrupper: - Myndigheter - Egne ansatte - Publikum (rammede, pårørende og andre) - Medier - Frivillige - Samarbeidspartnere 4. INFORMASJONSKANALER Inn Telefonnummer / Mail: Servicesenteradresse: Storgt Halden Ut (myndigheter, publikum, medier, frivillige, samarbeidspartnere) Kommunens Internettsider: http//www.halden.kommune.no Servicesenteret Via media Via postkassene Via skolene - informasjon til elevene Informasjonsmøter i forsamlingslokaler Bruk av høytalerbiler Løpesedler, plakatoppslag Ved å oppsøke husstander Ved å bruke lokalradio Radio Prime Ved bruk av distriktsradio - NRK Østfold SMS/telefon Interne informasjonskanaler (egne ansatte) Kommunens Intranettsider: http//:intranett.halden.kommune.no Intranett Kriselogg Ordonnans Felles møter Regionale informasjonskanaler inn-ut (myndigheter) Faks Web Telefon Side 47

48 Nødvendige oversettelse av informasjon/dokumenter foretas av NorTolk, tlf /telefax , 5. RUTINER Rutiner for informasjon inn Meldinger skannes og registreres i saksbehandlingsverktøyet og fordeles til kriseledelsen leder informasjonstjenesten. Meldinger arkiveres elektronisk og fysisk i sak-/arkivsystemet Interne informasjonsrutiner Det må etableres gode rutiner for informasjon mellom informasjons- og publikumstjenesten og kriseledelsen. Konkret beskrivelse - Relevante opplysninger fra publikum, media og andre som tilflyter informasjons- og publikumstjenesten, skal raskt formidles til kriseledelsen. - Viktig informasjon fra kriseledelsen formidles til informasjons- og publikumstjenesten snarest mulig. Rutiner for informasjon ut Konkret beskrivelse av rutinene: Sammendrag av bekreftede meldinger fra andre offentlige etater kan legges ut etter godkjenning fra leder informasjonstjenesten Pressemeldinger fra kommunen om situasjonen, hva kommunen foretar seg og hvordan publikum skal forholde seg godkjennes av kriseledelsen. Alle meldinger ut skal loggføres/registreres i saksbehandlingssystemet og kopi leveres kriseledelsen og leder informasjonstjenesten Publikumstjenesten skal bruke kommunens kriseweb og bekreftede meldinger fra kriseledelsen i sin kontakt med publikum 6. MEDIEHÅNDTERING Mål: Rask og korrekt informasjon til pressen Lokalisering pressekonferanser Kommunestyresalen Tilrettelegging: Margunn Hansen Pressetalspersoner: Ordfører Per Kristian Dahl og/eller Rådmann Per Egil Pedersen Rutiner for kontakt med media: - etabler faste møtepunkter - rask informasjon - korrekt informasjon - bruk media som medspiller så lenge du kan Kontaktliste Aktuelle medier i Halden kommune: Aviser: Halden Arbeiderblad, tlf , Lokalradio: Radio Prime Andre: NRK Østfold, tlf , TV Østfold, Side 48

49 7. KRISEN OVER - DEBRIEFING Det skal gjennomføres debriefingsmøter i alle avdelinger for ansatte som har vært berørt av krisen. Dersom det er nødvendig, tilbys samtaler med kommunens kriseteam. 8. OPPDATERING AV INFORMASJONSPLANEN av kontaktlister, telefonnummer og fasiliteter - skjer fortløpende av selve planen- i forbindelse med årlig revidering av kommunens øverste ledelse 9. ØVELSER Øvelser gjennomføres minimum en gang i året, se forøvrig hele kommunens beredskapsplan. Side 49

50 VEDLEGG 1 - VARSLINGSLISTE FOR KRISELEDELSEN I KOMMUNEN Unntatt off. 6a I en krisesituasjon vil politiet varsle ordføreren. Dersom ordføreren ikke er tilgjengelig, varsler politiet rådmannen. Rådmannen varsler alle medlemmene i rådmannens ledergruppe som igjen varsler sine underordnede iht. varslingslista. Personer i kommunen som alltid skal varsles: Ordfører Per Kristian Dahl, tlf / Rådmann Per Egil Pedersen, tlf / Kommunalsjefsjef personal, økonomi og utvikling Lars Th. Larsen, tlf Kommunalsjef helse og omsorg Gun Kleve, tlf Kommunalsjefsjef undervisning og oppvekst Marie Axelsen, tlf Kommunalsjef teknisk og kultur Åsmund Bråtekas, tlf Kommuneoverlege Halvard Bø, tlf / Brannsjef Jens Lindstrøm, tlf / Enhetsleder teknisk drift Geir Aarbu, tlf / Enhetsleder NAV Astrid Nordstrand, tlf / Personalsjef (beredskapsansvarlig) Toril Bjerkeli, tlf Saksbehandler Margunn Hansen, tlf Side 50

51 VEDLEGG 2 - VARSLINGSLISTE FOR ENHETER/INSTITUSJONER Enhet/institusjon Telefonnr. KOMMUNALAVDELING UNDERVISNING OG OPPVEKST Barnehager Bergknatten barnehage Bjørklund barnehage Brekkerød barnehage Isebakke barnehage Karrestad barnehage Stangeløkka barnehage Tistedal barnehage Barneskoler Tistedal skole Berg skole Os skole Folkvang skole Iddevang skole Prestebakke skole / Øberg skole Gimle skole Hjortsberg skole Låby skole Ungdomsskoler Risum ungdomsskole Rødsberg ungdomsskole Strupe ungdomsskole Halden komm. voksenopplæring / Enhet PPT Kulturskolen Biblioteket KOMMUNALAVDELING TEKNISK OG KULTUR Enhet bygg, plan og geodata Eksp Enhet teknisk drift Enhet teknisk forvaltning Eksp Enhet brann / KOMMUNALAVDELING HELSE/SOSIAL Sentrum (Osbekkgata) Vaterland/Hagegata Nedre Hola/Ambulerende team Øvre Hola Niels Stubsgate Eklundveien Atomveien Ole Dahls gate Svenskegata Side 51

52 Idd Iddebo Iddebo bofellesskap Bergheim bo Bergheim bo Bergheim bo Bergheim bo Bergheim bo Bergheim trygdehybler Kommandantveien Karrestad Kjærlighetsstien Ulvås Opalveien Frøyas vei Friggs vei Søsterveien omsorgsbolig Søsterveien samlok. bolig Isebakkeveien Rådyrfaret Grønliveien Kvartsveien Konglelundveien Karrestad eldresenter/sykehjem / Halden sykehjem Enhet rehabilitering og aktivitet Braveien Dagsenter Båstadlund arbeids- og aktivitetsenter Båstadlund ny bygning Avd. Asak Enhet basistjenester Helsekontor Jac. Blocsgt Psykiatrien (Aktivitetssenteret) / Legevakten Barnevernstjenesten / Koordinerende fellestjenester Side 52

53 VEDLEGG 3 - LIV OG HELSE VARSLING FRA POLITIET I spørsmål om liv - helse varsler eller rådfører politiet (eller brannvesenet) seg med: Akutt medisinsk/kirurgisk beredskap LRS lege: Halvard Bøe tlf / Overlege ved Kirurgisk avdeling SØF: tlf Kontakt: Vakthavende kirurg Akutt Medisinsk Kommunikasjonssentral: tlf. 113 Miljørettet helsevern Helseskader: Kommuneoverlege Miljøskader: Leder miljørettet helsevern Navn: Halvard Bø Navn: Gunnar Arvesen Adresse arbeid: Jac. Blochs gt. 4 Adresse arbeid: Jac. Blochsgt. 4 Telefon kontor: / Telefon kontor: Privat: Privat: Telefaks kontor: Telefaks kontor: Stedfortreder Navn: Thore Adler Nilsen Adresse arbeid: Jac. Blochsgt. 4 Telefon kontor: / privat: Telefaks kontor: Side 53

54 VEDLEGG 4 - RESSURSOVERSIKT Telefon- og utvalgte telefaksnummer: Ambulanser Øyeblikkelig hjelp tlf.: 113 Sykehuset Fredrikstad, sentralbord AMK-sentralen (øyeblikkelig hjelp) tlf.: 113 Andre telefoner ambulansebestilling Brannvesen Øyeblikkelig hjelp.. tlf.: 110 Brann alarmsentral øst tlf.: Halden brannvakt telefaks: Politi Øyeblikkelig hjelp. tlf.: 112 Halden politidistrikt /02800 telefaks: LRS-stab (bare når den er opprettet) (vaktsjefen politiet) telefaks: Legevakten. tlf.: telefaks: Teknisk drift Informasjon teknisk. tlf.: telefaks: Vakttelefon: Persontransport Båstadlund arbeids- og aktivtetsenter / Transport av utstyr Teknisk drift tlf.: telefaks: Halden havnevesen Havnekontoret. tlf.: telefaks: Vakthavende: Dykking, bergingstjeneste Fredrikstad brannvesen (redning/dykking) tlf. 112 Falck NAF, Kr. Aug. gt. 6 tlf.: Viking Halden AS, Knivsøvn. 4 tlf.: Skip og Service, Myhren Sponvika tlf.: Dyrleger, veterinærtjeneste Byveterinær Leidulf Farstad tlf. : / Halden Dyreklinikk tlf.: Energiverk Østfold Energi. tlf: telefaks: Side 54

55 Fortum Netpartner Forpleinings- og informasjonssteder, samleplass Haller: Hjortsberghallen tlf.: Vaktmester Skoler: Se kommunens interne telefonkatalog og oversikt over enheter/institusjoner. Forpleining, mat, o.a. Sentralkjøkkenet tlf.: Forsikringsselskap Norwegian Broker AS (personforsikringer) tlf.: / Kommuneforsikring (tingforsikring) tlf.: Fylkesmannen Samordnings- og beredskapstab tlf.: Personer: Espen Pålsrud tlf mobil Geir Henning Hollup tlf mobil Norsk Folkehjelp Alarmtelefon for region Øst tlf Røde Kors Røde Kors Hjelpekorps Busterudgt. 23 tlf.: vakttelefon: Halden Sanitetsforening Martha Langnes, Niels Stubsgt. 3 tlf Sivilforsvaret Sivilforsvaret Østfold SFD Sarpsborg tlf vakttelefon: Heimvernet, felles for Forsvaret tlf Prester Den Norske Kirke, Borgergt. 12 tlf.: telefaks: Prestenes beredskapstelefon Halden/Sarpsborg mobiltlf Taxi Sentral tlf.: Side 55

56 Transport av personer Se hjelpekorpsene foran Hoteller - overnattingssteder Se telefonkatalogens Gule sider VEDLEGG TIL KRISEPLANEN: Sjekkliste - krisehåndtering Skjema for budskap/melding (pressemelding) (mal) Skjema for registrering av henvendelser fra publikum (mal) Skjema for medieovervåking (mal) Skjema for loggføring (mal) Side 56

57 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Copyright Halden kommune 1/ 26 Side 57

58 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Strategiplanen er i hovedsak utarbeidet av Martin Vik, Toril Bjerkeli, Lise Antonsen, Åsmund Bråtekas og Karine Engebretsen 2008 May-Britt Svensen og Randi Sommerseth har vært med på å utarbeide de områdene som omhandler portalløsningen. Copyright Halden kommune Copyright Halden kommune 2/ 26 Side 58

59 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Situasjonsanalyse... 5 Dagens servicenivå... 5 Servicesenteret... 5 Halden bibliotek... 6 Dagens informasjons- og kommunikasjonskanaler... 6 Hjemmesiden... 8 Intranett Politikerportal Kostnader knyttet til valg av service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler Mål Satsingsområder Servicesenteret Informasjon, ekstern Informasjon, intern Service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler Hjemmeside og Intranett Handlingsplaner Service Informasjon og kommunikasjon Kostnadsoversikt: Organisering av Service-, informasjons- og kommunikasjonsarbeidet Evaluering/oppfølging Copyright Halden kommune 3/ 26 Side 59

60 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 1. Innledning I styringsgruppemøte for Det døgnåpne Østfold ble det vedtatt å utarbeide en Service-, informasjonsog kommunikasjonsstrategi for Halden kommune. Resultatet av dette arbeidet vil blant annet påvirke Servicesenterets framtide utforming og kommunens servicenivå. Planen skal behandles av Kommunestyret. Det er en viktig beslutning for kommunen å gå fra en enveis informasjonspolitikk til toveis kommunikasjon og følge opp dette med en åpen dialog mellom innbyggere, politikere og ansatte i kommunen. Kommunens Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi skal omhandle både kommunens intern og ekstern informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet. Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune har utgangspunkt i følgende lovverk: - Kommuneloven. 4: Informasjon om kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. - Forvaltningsloven. 11: Forvaltningsorganene har innenfor sitt saksområde en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte. - Offentlighetsloven. 2: Lovens hovedregel: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. - I tillegg har planen nær tilknytning til Informasjonsreglement for Halden kommune, vedtatt og Kriseplan for katastrofer i fredstid (informasjonsdelen), vedtatt Halden kommune skal være kjent for å gi god informasjon om kommunale tjenester og politiske prosesser og ha en åpen dialog med innbyggerne. Ved å utarbeide en god informasjonsstrategi vil kommunen oppnå en effektiv kommunikasjon med innbyggerne og andre. Dette vil igjen gi kommunen et godt omdømme. Halden kommune har alltid ønsket å yte god service til kommunens innbyggere, men det har ikke vært utarbeidet en strategiplan for dette og ikke vært gjennomført målrettet arbeid for å gi bedre service. Halden kommune må finne hva kommunens innbyggere oppfatter som god service og hvilke tiltak Halden kommune må gjøre for å tilby ønsket service. Copyright Halden kommune 4/ 26 Side 60

61 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 ekommune 2012 utgitt av KS, er et viktig styringsdokument for Halden kommune. Visjonen for ekommune slik den er beskrevet i ekommune 2012 er: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Ved å oppfylle målsettingene i ekommune 2012 vil kommunen/fylkeskommunen bidra til å realisere denne visjonen. Her følger innledningen fra kommunens informasjonsreglement: 1. Innledning Halden kommune vil legge til rette for at publikum og media kan få raskt innsyn i og tilgang til informasjon om kommunens virksomhet, beslutningsprosesser og vedtak. I prinsippet skal kommunen praktisere maksimal grad av meroffentlighet d.v.s. mest mulig av kommunens strategier/policy og saksbehandling skal være åpen for publikum og media. Kommunen skal bringe all nødvendig informasjon til innbyggerne og medarbeiderne gjennom faste informasjonsorganer. Nye teknologiske løsninger og muligheter vil endre informasjonsbildet i de nærmeste årene. Informasjon er et nødvendig ledd i all kommunal virksomhet og skal integreres som et strategisk verktøy på linje med andre viktige funksjoner som for eksempel økonomistyring og personalforvaltning. God informasjon gjør det lettere å styre kommunen. God informasjon er dessuten en del av kvalitetskravet til tjenestene. Forståelsen av informasjon må forankres i hele organisasjonen og må derfor synliggjøres i kommunens planverk. 2. Situasjonsanalyse Dagens servicenivå Servicesenteret Servicesenteret ble etablert i Ved planleggingen av Servicesenteret var intensjonen at senteret skulle ha 15 ansatte 12 generalister og 2 spesialister (helse / sosial og teknisk) og leder. Grunnet nedskjæringer er dette redusert til 4,5 generalister og 1 leder. I tillegg har Servicesenteret til enhver tid 1 kontorlærling. Saksbehandling er i dag redusert til regelstyrt saksbehandling; Transporttjenesten (TT-ordningen, - transporttilbud for funksjonshemmede) Til enhver tid skal det være to personer fra Servicesenteret som betjener sentralbordet. Dette er en bemanning som er langt lavere enn andre tilsvarende kommuner. Det er ikke nok ressurser i Servicesenteret ellers som kan benyttes i tillegg når det er ekstra stor pågang til sentralbordet. Sentralbordfunksjonen Sentralbordet mottar daglig rundt 2000 samtaler. Påganger er ekstra stor enkelte perioder på dagen, og de dagene hvor det skjer noe spesielt. Copyright Halden kommune 5/ 26 Side 61

62 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Mange opplever at deres telefon ikke blir besvart, eller at ventetiden er så lang at de legger på. Sentralbordet har ingen funksjon som ønsker de velkommen til Halden kommune og informasjon om ventetid. Det kommer ikke opptattsignal nå det er kø på linjene, og innringerne oppfatter derfor sentralbordet som ubemannet dersom samtalen ikke blir besvart innen rimelig tid. En av årsakene til kødannelse ved sentralbordet er samtaler som kommer i retur fordi aktuell saksbehandler ikke er til stede på kontoret. Mange ansatte glemmer å fraværsmarkere sin telefon ved fravær. Enkelte telefonsamtaler kan bli lengre enn andre, noe som skaper kødannelse. I slike situasjoner prøver en å sette over til aktuell saksbehandler, selv om det er saker Servicesenteret kunne ha svart på og informert om. Hvis saksbehandler ikke svarer, og / eller det er spørsmål Servicesenteret ikke kan svare på, sendes en melding over sentralbordets meldingssystem. Dette systemet lagrer ikke sendte meldinger slik at beskjeder som er sendt ikke kan kontrolleres. Skrankefunksjonen Pågangen til skranken er i perioder stor. Fra er antall besøkende økt med 100%. I gjennomsnitt har Servicesenteret 130 besøkende daglig. Det som er økt mest er ikke brukere av sosiale tjenester, men innbyggere med spørsmål om kommunale tjenester innenfor alle fagområder. Eksempel her er spørsmål om hjelpemidler, sykehjemsplasser, støttekontakter og om tjenester som hører inn under teknisk område. Dette viser at Servicesenteret er etablert i befolkningen som kommunens informasjonssenter. Store deler av dagen betjenes skranken av to personer, av sikkerhetsmessige årsaker. Det er litt lettere for innbyggerne å takle kø her, fordi de ser at de ansatte jobber så fort de kan. Brukere av sosiale tjenester utgjør fortsatt den største brukergruppen. Andre besøkende har spørsmål som dekker hele den kommunale forvaltningen. Servicesenteret har økt pågang fra eldre og pårørende vedrørende sykehjemsplasser, hjemmesykepleie eller andre tjenester. I sommersesongen er det ofte besøk av turister. I Servicesenteret er det lite eller ingen registrering av saker i saksbehandlingssystemet. Det som til nå har vært vanlig, er at henvendelser blir sendt til saksbehandler som registrerer saken dersom den er arkivverdig. Ansatte i Servicesenteret har liten kompetanse i hva som bør arkiveres. Halden bibliotek I tillegg til å yte vanlige bibliotektjenester er også Halden bibliotek et informasjonssenter. En rekke av de spørsmålene Servicesenteret får, er det også vanlig at de ansatte på biblioteket får. Det er plassert publikumspc`er på biblioteket. De ansatte på biblioteket hjelper innbyggerne å finne fram på kommunens hjemmeside, benytte elektroniske tjenester etc. I dag opplever de selv at de ikke har god nok kompetanse til å utføre den type tjenester godt nok. Dagens informasjons- og kommunikasjonskanaler Med informasjons- og kommunikasjonskanaler mener vi som har utarbeidet denne strategien, den måten kommunen kommuniserer på. Halden kommune er en typisk tradisjonell kommune hvor det har vært en utvikling fra papir og personlig kontakt som hovedinformasjons- og kommunikasjonskanal og hvor en sakte men sikkert har gått over til løsninger på Copyright Halden kommune 6/ 26 Side 62

63 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 web og tilbytt elektroniske tjenester på nett via kommunens hjemmeside og Min Side. Underveis er det også etablert et servicesenter. Kommunen har tidligere ikke hatt en overordnet strategi på hvilke informasjons- og kommunikasjonskanaler kommunens skal benytte, og utviklingen har vært preget av prosjektbasert jobbing hvor prosjektenes mål har drevet utvikling. Det må allikevel påpekes at målet om å bli en døgnåpen kommune og å jobbe mer effektivt har vært et overordnet mål for alle prosjektene de siste 4 årene. I dag benyttes følgende informasjons- og kommunikasjonskanaler: Fra kommunens innbyggere til Halden kommune (førstelinje) Telefon sentralbord, enhet, saksbehandlere Faks postmottak, enhet, saksbehandlere Personlig frammøte Servicesenteret, biblioteket, enhet, saksbehandlere Brev saksbehandlere, enhet, postmottak saksbehandlere, enhet, postmottak Elektroniske skjema Papirskjema Fra Halden kommune til kommunens innbyggere Telefon Faks Brev WEB Avis Radio TV Brosjyrer, kommunikasjonsmateriell Fra Halden kommune til politikere Brev Trykte saker Telefon Møter WEB Faks Fra politikere til kommunens innbyggere via kanaler i kommunens regi WEB Møter Filmopptak møter lokal TV Fra kommunens innbyggere til politikere Telefon direkte til partier / enkeltpersoner Brev direkte til partier / enkeltpersoner Møter E-post (via politisk sekretariat) Fra kommunen til ansatte Intranett Mail Brev Telefon Møter Copyright Halden kommune 7/ 26 Side 63

64 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Fra ansatte til kommunen Mail Brev Telefon Møter Hjemmesiden I 1999 åpnet Halden kommune sin første hjemmeside til kommunens innbyggere. Kommunens innbyggere er innbyggere, lag og foreninger, bedrifter, turister og andre som har behov for og interesse av informasjon fra kommunen og om kommunens tjenester. Innholdet var enkelt og inneholdt kun den enkleste informasjonen om kommunens tjenester. Det ble gjort få oppdateringer på innhold, og innholdet var svært mangelfullt og inneholdt også feil på en rekke områder. Den første løsningen var meget enkel rent teknisk sett. Man hadde ikke noe publiseringsverktøy i bunnen, og det var behov for ekstern hjelp for å få gjort de minste endringer på innholdet. Resultatet var at kommunen fikk en hjemmeside med lite oppdatert innhold. I 2004 ble det kjøpt inn en enkel publiseringsløsning som kommunen kun betalte en symbolsk sum for. Løsningen er utviklet av en tidligere programmerer hos en liten leverandør, og man var og er helt avhengig av Copyright Halden kommune 8/ 26 Side 64

65 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 ham når man ønsker tekniske endringer i løsningen. Men innholdsmessig fikk Halden kommune en ny verden. Kommunen kunne selv lage menyer, endre innhold, lage struktur, bestemme layout til en viss grad, fikk nyhetssider og hadde mulighet til å innføre elektroniske tjenester til kommunens sider. Linker til andre webbaserte verktøy var heller ikke noe problem. WEB-redaktørforum var en gruppe som besto av web-redaktør, teknisk ansvarlig og representanter for de forskjellige kommunalavdelingene. Denne gruppen fungerte dårlig da det var lite input fra deltagerne. Webredaktørforum ble nedprioritert av deltagerne, og gruppen ble besluttet nedlagt i Fra 2004 og fram til nå har vi primært hatt fokus på innhold. Det har vært gjort en enorm innsamlingsjobb ved å samle alle relevante dokumenter på ett sted. Det har også vært et mål å benytte en struktur på innholdet som er enkelt gjenkjennelig og hvor man enkelt finner det man leter etter. På web er det tatt utgangspunkt i hvordan andre kommuner har gjort det. Informasjon om tjenestene er delt inn etter mal fra norge.no. Strukturen er stadig under endring for å bedre brukervennligheten. Halden kommune har som mål å bli en døgnåpen kommune og tilby elektroniske tjenester til kommunens innbyggere på kommunens hjemmeside. Halden kommune var en av de første kommunene i Norge som kunne tilby tjenester på Min Side i regi av norge.no da den åpnet i desember Pr. august 2008 har kommunen ca 20 elektroniske tjenester på kommunens hjemmeside. Alle tjenester som tilbys innbyggeren er også lagt ut på MinSide. Det blir stadig lagt ut nye elektroniske skjemaer. ID-løsningen Min ID er gjort tilgjengelig for de elektroniske tjenestene som er publisert. Det pågår et arbeid med å publisere tjenestebeskrivelser fra Nasjonal tjenestekatalog på kommunens hjemmeside. Pr. august 2008 har kommunens ca 120 tjenestebeskrivelser på kommunens hjemmeside. Det blir stadig lagt ut nye tjenestebeskrivelser. Det er lagt ut Tale web dvs. mulighet for opplesing av tekst på kommunens hjemmeside. Begrensninger ved dagens løsning: Servicesenteret får ofte tilbakemeldinger fra publikum om at det er vanskelig å finne fram til det de søker på hjemmesiden. Søkeverktøyet er relativt enkelt, men kan fungere for enkle søk. Løsningen er sårbar når det gjelder vedlikehold fordi man er avhengig av en person som kan utføre disse endringene. Løsningen mangler support, og det finnes ikke brukerveiledning for løsningen. Det er store begrensninger når det gjelder layout og grensesnitt-tilpasninger. Løsningen er ikke integrert med sak/arkivsystemet og/eller andre fagsystem og vil heller ikke ha mulighet for det videre. De poengtrekk vi har fått under kvalitetsvurderingen gjort av norge.no, vil vi ikke ha mulighet for å rette på med dagens løsning. Sentrale føringer der man anbefaler en bestemt struktur, vil ikke være mulig med dagens løsning. Det er ikke mulig å passordbelegge deler av løsningen. Copyright Halden kommune 9/ 26 Side 65

66 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Intranett I 2002 ble det kjøpt inn et intranettverktøy. Det ble arbeidet mye med innholdet og løsningen var langt på vei klar til publisering da prosjektet ble skrinlagt. Kommunens første Intranett ble publisert Intranettet for kommunen var basert på samme tekniske løsning som for hjemmesiden, men plassert på innsiden av kommunens brannmur slik at vi kunne legge ut innhold som kun var ment for ansatte i Halden kommune. Dokumenter som mange ansatte kunne ha nytte av i sitt daglige arbeid ble samlet på ett sted. Deler av innholdet på intranettet ble i første omgang hentet fra fellesområdet M: og supplert med andre dokumenter. Fra 2004 og fram til nå har vi primært hatt fokus på innhold. Det har også her vært gjort en enorm innsamlingsjobb ved å samle alle relevante dokumenter. Det har vært et mål å benytte en flat struktur på innholdet som er en anbefalt måte å strukturere innhold på. Begrensninger ved dagens løsning: Web-baserte program er samlet på Intranettet, med det er ingen personifiserte sider tilgjengelig, og vi har ingen integrasjon med andre fagprogram. Løsningen er sårbar når det gjelder vedlikehold fordi man er avhengig av en person som kan utføre disse endringene. Løsningen mangler support, og det finnes ikke brukerveiledning for løsningen. Det er store begrensninger når det gjelder layout og grensesnitt-tilpasninger. Løsningen er ikke integrert med Outlook, sak/arkivsystemet og/eller andre fagsystem og vil heller ikke ha mulighet for det videre. Copyright Halden kommune 10/ 26 Side 66

67 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Politikerportal Halden kommune har ingen politikerportal pr. dags dato. Vi har eget menyvalg på kommunens hjemmesider som heter Politikk og demokrati. Dette er et åpent område som alle brukere av hjemmesiden har tilgang til. Politikerne fikk egne mailadresser tidlig i Disse er publisert på kommunens hjemmeside. 3. Kostnader knyttet til valg av service-, informasjonsog kommunikasjonskanaler Hvilke service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler som blir valgt av kommunens innbyggere er i endring. Kommunens innbyggere forventer at nyere typer service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler skal være tilgjengelige. Internett blir mer og mer kanal nummer èn og kan sammenlignes med nettbank som langt på vei har tatt over for tradisjonell betjening i bank. De forskjellige kommunikasjonskanalene har forskjellige kostnader ved bruk. Se figuren under som viser dette. Figuren er hentet fra en presentasjon fra Kongsvinger kommune. Den billigste kommunikasjons- og kommunikasjonskanelen er web som er vist helt til høyre i grafen. De eldste kommunikasjonskanalene er telefon, brev og innsendte søknadsskjemaer, personlig frammøte og faks. Telefon Valg: Telefon er ofte førstevalget for kommunens innbyggere. Kost: Denne kommunikasjonskanalen er forholdsvis kostbar. Brev og innsendte søknadsskjemaer Valg: Brev er ofte andrevalget for kommunens innbyggere. Kost: Kosten er mindre enn telefon men allikevel forholdsvis høy. Personlig frammøte og møter Valg: Personlig frammøte og møter er ofte tredjevalget for kommunens innbyggere. Kost: Av alle kommunikasjonskanalene har denne den høyeste kosten. Copyright Halden kommune 11/ 26 Side 67

68 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Faks Valg: Faks er en gammel kommunikasjonsform som er på vei ut. Kost: Når det gjelder kost, er den relativ lav og kan sammenlignes med et innkommende brev eller søknad til kommunen. Av informasjonskanaler finner vi avis, radio, tv, brosjyrer/kommunikasjonsmateriell og trykte saker. Valg om bruk blir gjort av avsender. Ofte er produksjonskostnaden på dette høy. Kompetansekrav er høy til den som utarbeidet stoffet. Dette er ikke noe som skal arkiveres uten videre. Av nyere kommunikasjonskanaler kan vi nevne , web, elektroniske skjema, chat, SMS, Blogg, digital serviceassistent. Valg: Denne kommunikasjonskanalen blir brukt mer og mer og tar over for flere av de tradisjonelle kanalene. Kost: Kosten for bruk av er forholdsvis høy og kan sammenlignes med brev. Web Valg: 95 % i alderen har nå tilgang på web. Web blir mer og mer den foretrukkede kanalen når kommunens innbyggere søker informasjon om varer / tjenester. Web er tilgjengelig 24/7 og mest trafikk er det mellom , på fredag, lørdag og søndag. Kost: Web er den mest kostnadseffektive kommunikasjonskanalen som finnes pr. dags dato. Elektroniske skjema Valg: Tar over for papirbaserte søknader. Elektroniske skjemaer er tilgjengelige på web 24/7. Kost: Ved at kommunens innbyggere selv legger inn søknadsinformasjonen er den mye mer kostnadseffektiv enn papirbaserte skjemaer. Chat Valg: Chat er en uformell kommunikasjonsform som tar over for telefon og personlig oppmøte. Kost: Dette er en mye mer kostnadseffektiv kommunikasjonskanal en de gamle kommunikasjonskanalene. Måter å chatte på kan eks. være; Innbygger - ordfører, innbygger - rådmann, innbygger - servicesenteret, innbygger fagland og innbyggere politikere. SMS Valg: Tar over for brev og telefonsamtaler. Kost: Er på samme måte en mer kostnadseffektiv kommunikasjonskanal. Blogg Valg: Blogg er en nyere kommunikasjonsform som brer om seg med meget stor fart. Kost: Brukere av kommunens tjenester ser vi som resultatet av en brukerundersøkelse, ønsker å ytre sine meninger i blogger. Den vil kreve administrasjon av kommunen og dermed ha en kost. Gevinsten av en slik kommunikasjonskanal kan eks. være bedre omtale og service. Digital serviceassistent Valg: Dette er en helt ny måte å kommunisere med kommunen på. En digital serviceassistent på kommunens hjemmeside blir lært opp til å kunne besvare spørsmål fra kommunens innbyggere automatisk og finne fra riktig informasjon på kommunens hjemmeside. Kost: Den vil ha en høy etableringskost, men vil ha en løpende servicekost tilsvarende en medarbeider på servicekontoret. Den vil kunne erstatte flere servicemedarbeidere på servicesenteret så dette er en god investering. Filmopptak møter lokal TV Valg: Flere kommuner tilbyr sine innbyggere filmopptak fra politiske møter. Kost: Dette har en kost, men gevinsten av en slik kommunikasjonskanal kan eks. være bedre omtale og service. Copyright Halden kommune 12/ 26 Side 68

69 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune Mål Generelt Halden kommune skal gi nøyaktig og riktig informasjon til sine innbyggere. Halden kommune skal yte god service. Halden kommune skal ha fokus på tilgjengelighet, kvalitet, effektivitet og tydelighet. Halden kommune skal ha forankret i ledelsen viktigheten av å yte god service med de plikter og arbeidsrutiner det krever av ledere på ulike nivåer. Hjemmesiden Hjemmesiden skal være det naturlige førstevalget som kommunikasjonskanal for Halden kommune. Hjemmesiden skal innholde informasjon om kommunens tjenester og tilby mulighet for å søke om kommunens tjenester hele døgnet. Hjemmesiden skal oppfylle kvalitetskriterier for gode nettsider. Hjemmesiden skal i tillegg til eksisterende kommunikasjonskanaler eksempelvis kunne benyttes til Chat, og Digital serviceassistent. Servicesenteret Servicesenteret skal være det naturlige førstevalget ved personlig kontakt til Halden kommune. Servicesenteret skal være kommunens informasjonssenter, under mottoet èn dør, ett telefonnummer. Servicesenteret skal ha god tilgang til informasjon. Servicesenteret skal gjennomføre enkel og fullendt saksbehandling. Halden bibliotek Halden bibliotek skal kunne tilby informasjon og hjelp til dem som ønsker det. Halden bibliotek skal ha god tilgang til informasjon. Halden bibliotek skal kunne veilede innbyggerne i å benytte kommunens hjemmeside og elektroniske tjenester. Intranett Kommunens intranett skal være en levende side og brukes daglig for å gi aktuell informasjon fra kommunens ledelse til ansatte. Kommunens intranett skal være et verktøy for å bygge og vedlikeholde felles organisasjonskultur og jobbe effektivt. Politikerportal Politikerportalen skal samle all informasjon til politikere. Copyright Halden kommune 13/ 26 Side 69

70 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune Satsingsområder Servicesenteret Servicesenteret skal oppfylle vedtaket: Servicesenteret i Halden skal styrkes gjennom prinsippet om en dør og en skranke. ( Budsjett 2004, pkt. 35 ). Servicesenteret er innbyggernes første møte med kommuneforvaltningen, enten ved telefonisk kontakt eller ved personlig oppmøte. Halden kommune skal tilby sine innbyggere en god service. Fagområder En stor del av Servicesenterets nåværende besøkende er brukere av sosiale tjenester. NAV skal delvis etableres i Servicesenterets lokaler med åpningstidspunkt 14. mai I og med at sosialtjenesten er en del av NAV, vil Servicesenteret da få mulighet til å utvikles innenfor andre kommunale fagområder. Informasjon. Informasjon fra og til innbyggere skjer ofte via Servicesenteret. Det bør derfor ansettes en informasjonsmedarbeider som holder ansatte i Servicesenteret oppdatert på informasjonen de trenger. Informasjon er Servicesenterets grunnleggende oppgave og bør styrkes. Portal Oppdatering og administrasjon av kommunens hjemmeside og intranett skal være en av Servicesenterets daglige oppgaver. Fagområder Servicesenteret formidler kontakt til Kemnerkontoret og Overformynderiet og utfører enkel saksbehandling. Dette bør utvikles videre. Ambulerende skjenkebevilling kan saksbehandles i Servicesenteret og vanlig skjenkebevilling kan saksforberedes. Noen områder innen post / arkiv kan utføres i Servicesenteret (eks. finne politiske saker det er spørsmål etter i ephorte.) Teknisk. For å kunne oppfylle kommunestyrets vedtak om en dør, en skranke bør det legges til rette for å styrke informasjonen til innbyggerne innenfor de tekniske tjenestene. Arbeidsmåter Informasjon. Serviceleder skal innhente informasjon og få tilført informasjon fra kommunen om saker som er aktuelle for innbyggerne og andre. Serviceleder bør delta i enhetsledermøter og i rådmannens og kommunalsjefenes avdelingsmøter for å ha direkte tilgang til informasjonen Servicesenteret trenger. Serviceleder bør tiltre rådmannens ledergruppe i relevante saker. Copyright Halden kommune 14/ 26 Side 70

71 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Personlig kontakt. Flere av de som besøker Servicesenteret kommer fordi de ønsker personlig kontakt. Dette er spesielt viktig for eldre og for innbyggere med en flerkulturell bakgrunn. Mange hører litt dårlig eller har kanskje opplevd tidligere at de får best og hurtigst hjelp ved å kontakte saksbehandlere direkte. Personlig kontakt vil alltid være viktig for et servicesenter. Chat. De innbyggere som ønsker det skal kunne kommunisere med Servicesenteret via en chattekanal. Det er viktig at Servicesenteret benytter alle typer informasjonskanaler for å nå alle kommunens innbyggere. Kundeoppfølging. Mange spørsmål til Servicesenteret kan besvares der og da. Andre saker trenger oppfølging og bør registreres. Det kan gjøres i et CRM-system ("Customer Relationship Management", kundeoppfølgingssystem) Dette systemet kan være aktuelt for eksempel ved oppfølging av meldinger om hull i veien / vannlekkasje og andre meldinger som hører inn under teknisk forvaltning. Systemet kan brukes ved all informasjon til kommuneforvaltningen. Ved bruk av CRM kan Servicesenteret følge opp en sak og sakens status på et senere tidspunkt. Dette gjelder både for sentralbordfunksjonen og andre ansatte. Elektroniske tjenester. Halden kommune har fokus på å tilby elektroniske tjenester på nett. Det er viktig at Servicesenteret kan veilede publikum om bruk av disse både ved personlig kontakt eller over telefon. Det er viktig at ansatte i Servicesenteret har god kjennskap til elektroniske skjemaer og bruker det aktivt som arbeidsverktøy. Tjenestebeskrivelser Tjenestebeskrivelsene beskriver de tjenestene Halden kommune tilbyr. Det er viktig at de ansatte på Servicesenteret kjenner innholdet av disse og kan veilede innbyggerne om hvor de kan finne informasjon om de forskjellige tjenestene. Sentralbord Sentralbordet skal være fast bemannet med to personer. Alle ansatte i Servicesenteret skal beherske sentralbordfunksjonen. Enkelte dager har Servicesenteret større pågang enn andre dager. Dette gjelder bl.a. ved utbetaling av sosialstønad og utsendelse av faktura for kommunale avgifter. Det er også tider på året hvor pågangen er ekstra stor; ved søknadsfrist for barnehage og utsendelse av skatteoppgjøre Det må legges til rette for at flere ansatte i Servicesenteret kan betjene sentralbordet fra sine kontorplasser når det er behov for det. Mottaksfunksjonen Det er viktig å beholde den personlige kontakten med besøkende. Mange av de er gamle og/eller syke med nedsatt funksjonsevne. Dette er det viktig å ha med seg når det gjelder den videre planleggingen. Besøkende til Servicesenteret skal bli tatt i mot i døren av verter og henvist videre; enten til en generalist / saksbehandler eller få utlevert en kølapp og vist til et sted de kan vente. NAV Når den endelige løsningen for NAV blir vedtatt bør dette være grunnlaget for et godt samarbeid mellom NAV og Servicesenteret. Bemanning Servicesenteret har mange oppgaver i tillegg til ren kundebehandling. Det er viktig at det er en forsvarlig bemanning tilpasset de oppgavene som legges til Servicesenteret. Sentralbord og mottak bemannes etter behov; avhengig av tidspunkt på dagen og tilpasset etter de dager hvor det skjer noe spesielt. Copyright Halden kommune 15/ 26 Side 71

72 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Kompetanse Ansatte i Servicesenteret skal samlet ha allsidig og detaljert kunnskap om kommunen. Det er både viktig med generalister som kan litt om alt, og spesialister som kan mye om et bestemt fagfelt. Det må kartlegges hvilken kompetanse Servicesenteret har behov for og tilføre denne kompetansen, for at Servicesenteret kan yte den service innbyggerne har krav på og forventer innenfor alle fagområder. Arealer I tillegg til sentralbordets to plasser, har Servicesenteret behov for flere kontorplasser, kontor til stedsansvarlig og tilgang til samtalerom og møterom. Servicesenteret trenger en vegg hvor skriftlig informasjon om kommunale tjenester og annet kan være lett tilgjengelig. Informasjon, ekstern Punkt 8 + 8,1 + 8,2 i kommunens informasjonsreglement: 8. Eksterninformasjon Et ledd i å styrke lokaldemokratiet er å skape interesse og engasjement for politiske saker i lokalmiljøet. Gjennom engasjement og dialog blir så vel innbyggere som politikere og administrasjon informert om utfordringer, problemstillinger og alternative løsninger Mål Målene for eksterninformasjonen er: - Halden kommune skal gjøre informasjon tilgjengelig for flest mulig innbyggere gjennom å bruke flere Halden kommune skal gi innbyggerne informasjon om de kommunale tjenestene, om kommunens bidrag til utvikling av lokalsamfunnet og om den politiske virksomheten ved å gjøre informasjonen - helhetlig og samordnet - lett tilgjengelig - tilpasset alle brukergrupper - tilpasset alle situasjoner Informasjonen fra kommunen skal fremstå som hel, både i design og språk. Det skal ikke være noen tvil om hvor informasjonen kommer fra. Copyright Halden kommune 16/ 26 Side 72

73 Informasjon, intern Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Punkt 7 + 7,1 + 7,2 i kommunens informasjonsplan: 7. Interninformasjon God intern informasjon er en forutsetning for at organisasjonen skal greie å utføre sine oppgaver og for at ledere og ansatte skal trekke i samme retning. Den enkelte medarbeider skal ha forståelse for og kunnskap om kommunens totale virksomhet for å kunne gi god og riktig informasjon utad. Alle ansatte har ansvar for å formidle informasjon internt Mål Målene for interninformasjonen er å: Skal kommunens eksterne informasjon fungere tilfredsstillende, må den interne informasjonen være god. Det betyr at det er viktig med en godt fungerende intern organisering og en godt utviklet rutine som ivaretar dette. Ansatte i Halden kommune skal oppleve at det er god informasjonsflyt og stor grad av åpenhet internt. Ved en god intern informasjon vil ansatte bli styrket i rollen som kommunens ansikt utad. Intern informasjon vil bidra til at ansatte jobber mot felles mål og dette vil styrke fellesskapet, arbeidsmiljøet og trivselen. Copyright Halden kommune 17/ 26 Side 73

74 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler I tillegg til dagens Service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler skal kommunen ta i bruk: Fra kommunens innbyggere til Halden kommune (førstelinje): Chat med servicesenteret + rådmannen + fagland SMS til servicesenteret Digital serviceassistent Kommunenes kommunikasjonskanaler fra kommunens innbyggere til Halden kommune (førstelinje) vil da se slik ut: Copyright Halden kommune 18/ 26 Side 74

75 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 I tillegg til dagens Service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler skal kommunen ta i bruk: Fra Halden kommune til kommunens innbyggere: Chat servicesenteret + rådmannen + fagland SMS fra servicesenteret Digital serviceassistent Kommunenes kommunikasjonskanaler fra Halden kommune til kommunens innbyggere vil da se slik ut: Copyright Halden kommune 19/ 26 Side 75

76 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 I tillegg til dagens Service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler skal kommunen ta i bruk: Fra Halden kommune til politikere: Politikerportal SMS fra politisk sekretariat Kommunenes kommunikasjonskanaler mellom Halden kommune og politikere vil da se slik ut: Copyright Halden kommune 20/ 26 Side 76

77 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 I tillegg til dagens service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler skal kommunen ta i bruk: Fra politikere til kommunens innbyggere via kanaler i kommunens regi Filmopptak på web eks. opptak kommunestyremøter Chat ordfører og politikere Kommunenes kommunikasjonskanaler mellom politikere og kommunens innbyggere vil da se slik ut: I tillegg til dagens Service-, informasjons- og kommunikasjonskanaler skal kommunen ta i bruk: Fra kommunens innbyggere til politikere: Chat E-post direkte til politikere Kommunenes kommunikasjonskanaler mellom kommunens innbyggere og politikere vil da se slik ut: Copyright Halden kommune 21/ 26 Side 77

78 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Hjemmeside og Intranett Web og intranett er viktige kommunikasjonskanaler for Halden kommune. Kommunen har konkrete mål for innhold og funksjonalitet for portalløsningen som er en fellesbetegnelse for Hjemmeside, Intranett og Politikerportal. Kommunen sier det så sterkt at vi har krav til funksjonalitet og innhold. Krav til funksjonalitet portalløsning Følgende krav settes til løsningen: Den samme tekniske løsningen må kunne benyttes til både hjemmeside, Intranett og politikerportal Det må kreves lite forkunnskap om programmering for å kunne publisere innhold i løsningen. Den må være fleksibel når det gjelder innhold, struktur og layout. Den må kunne fullintegreres med elektroniske skjemaer Den må kunne fullintegreres med Tjenestebeskrivelser i Nasjonal tjenestekatalog Den må kunne fullintegreres med ephorte Den må kunne fullintegreres med Office Den må kunne fullintegreres med andre fagprogram Den må inneholde en god søkemotor Den må inneholde måleverktøy for antall besøkende på siden. Den må være tilrettelagt for flere språk Mulighet for å begrense tilganger Oppfylle kvalitetskriterier for gode nettsider ref. norge.no sin kvalitetsvurdering. Leverandøren må ha eget supporttilbud og tilbud om vedlikeholdsavtale. Informasjonen i løsningen må kunne struktureres etter sentrale føringer for struktur på kommunale internettsider Inneholde mulighet for nettstedkart Ha menyer som er konsistente gjennom hele løsningen Mulighet for alternativ tekst på bilder Det skal være klart definert hva slags krav til oppetid og tilgjengelighet på supporttjeneste som gjelder for løsningen Krav til funksjonalitet Hjemmesiden Tilby elektroniske tjenester Interaktive tjenester eks. status på saker Chat og SMS-kommunikasjon Mulighet for å integrere med verktøy for synshemmede og andre verktøy som gjør det enklere å benytte kommunens hjemmesider for personer med funksjonshemminger. KOMTEK skal være integrert med Hjemmesiden og tilgjengeliggjøre nye innsynsløsninger for innbyggerne Krav til funksjonalitet Intranett Mulighet for MinSide personifiserte sider Fullintegrasjon med Outlook Fullintegrasjon med sak /arkiv status saker inn på Intranettet Krav til funksjonalitet Politikerportal Tilgangsstyring på partinivå Gruppechat innenfor partiene Egne lagringsområder for partiene Felles lagringsområder for alle partiene Copyright Halden kommune 22/ 26 Side 78

79 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune 2008 Krav til innhold Hjemmesiden På kommunens hjemmeside skal man finne: Kontaktinformasjon Informasjon om organisasjonen Nyheter Generell informasjon om kommunen Tjenestebeskrivelser og evnt. tilhørende priser Politikk og demokrati Åpningstider Skjemaer - papir og elektroniske Kartløsning Turistfokus Informasjon på engelsk Krav til innhold kommunens Intranett På kommunens Intranett skal man finne: Nyheter Samling av alle kommunens dokumenter som er til felles bruk og nytte Samling av alle strategiplaner og styringsdokumenter Gjeldende regelverk Informasjon som den ansatte har behov for i sitt arbeid i kommunen Interne skjemaer - papir og elektroniske Kartløsning Prosjektinformasjon Arbeidsprosesser Beskrevet i Beste Praksis Intern telefonkatalog Dersom informasjonen ligger på hjemmesiden skal den ikke ligge på Intranett i tillegg. Krav til innhold politikerportal Møteinnkallinger (fullstendige innkallinger) Chattefunksjon Postjournal (søkbar på dokumentnivå) Informasjon fra administrasjonen Nyheter (Alle medieoppslag som omhandler Halden) Kalenderfunksjon Regelverk som gjelder folkevalgte E-postoversikt over alle folkevalgte i Halden kommune Copyright Halden kommune 23/ 26 Side 79

80 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune Handlingsplaner Det må utarbeides mer detaljerte handlingsplaner når service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategien er godkjent. Punktene nedenfor angir aktiviteter som synes nødvendige for å nå målene i strategiplanen. Service Tiltak som krever investeringsmidler (prioritert rekkefølge): Velge en telefonløsning der flere enn to kan betjene sentralbordet samtidig. Innføre køordning for telefon med talebeskjed om kø Innføre CRM-system ("Customer Relationship Management", kundeoppfølgingssystem) Tiltak som gjennomføres innenfor vedtatt budsjett: Tilpasse Servicesenterets lokaler Inngå avtale med NAV om sambruk av lokaler og/eller funksjoner Gjennomføre kompetanseheving av ansatte i Servicesenteret med tanke på saksbehandling Opprette et fagland som fungerer, med vaktordninger Innføre Chat med kommunens innbyggere Benytte brukerundersøkelser for å kartlegge innbyggernes forventninger til service Heve kompetansen av ansatte på Halden bibliotek innen området bruk av kommunens hjemmeside og tilhørende elektroniske tjenester Informasjon og kommunikasjon Tiltak som krever investeringsmidler / tilføring av midler (prioritert rekkefølge): Innføre ny portalløsning Ansette informasjonsmedarbeider Innføre filmopptak av kommunestyremøter som publiseres på kommunens hjemmeside Delta i prosjekt for digital serviceassistent Tiltak som gjennomføres innenfor vedtatt budsjett: Fullføre det påbegynte prosjektet rundt innføring av edialog24 Reetablere web-redaktørforum. Web-redaktørforum skal bestå av representanter for tjenesteområdene i kommunalavdelingene + politisk sekretær.. Copyright Halden kommune 24/ 26 Side 80

81 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune Kostnadsoversikt: Gjennomføring av tiltakene i denne planen vil ha følgene kostnadsramme, satt opp i prioritert rekkefølge: 1. Bytte portalløsning: Investering kr ,- Årlige driftsutgifter kr ,- 2. Velge en telefonløsning der flere enn to kan betjene sentralbordet samtidig: Investering kr ,- 3. Oppgradere KOMTEK med WEB-innsyn Investering kr ,- 4. Innføre CRM-system (kundoppfølgingssystem ). Dette er usikre beløp avhengig av omfang og bruk. Det må derfor gjennomføres et forprosjekt for å få en oversikt over eksakte kostnader. Investering kr ,- Årlige driftsutgifter kr ,- 5. Filmopptak av kommunestyremøter publiseres på kommunens hjemmeside: Investering kr ,- 6. Innføre digital serviceassistent: Investering kr ,- Årlig driftsutgifter: kr ,- 7. Ansette informasjonsmedarbeider: Årlige lønnsutgifter kr ,- Copyright Halden kommune 25/ 26 Side 81

82 Service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Halden kommune Organisering av Service-, informasjons- og kommunikasjonsarbeidet Under forutsetning av at handlingsplanene godkjennes, synes organiseringen nedenfor formålstjenlig. Rådmann Innhold Informasjonsmedarbeider Teknisk ansvarlig portal IT Web-redaktørforum Formannskapssekretær En representant for hver kommunalavdeling IT-støtte 9. Evaluering/oppfølging Strategiplanen skal evalueres en gang pr. år. Portalløsningen skal evalueres en gang pr. år i henhold til kvalitetskriterier for offentlige nettsteder. Kommunikasjonsmedarbeideren skal ta initiativ til dette arbeidet. Arbeidet kan gjennomføres i samarbeid med IT-avdelingen og web-redaktørforum. Som et resultat av dette skal det utarbeides planer for den videre utviklingen av strategiplanen. Informasjon og kommunikasjon er et styringsverktøy og skal inngå i all overordnet planlegging. Kommunens ledelse må ha et nært forhold til informasjon og kommunikasjon og bidra til at dette blir en del av den daglige virksomheten. Copyright Halden kommune 26/ 26 Side 82

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 06.06.2012 Tidspunkt: 16:00-16:40 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Morten Christoffersen

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Morten Christoffersen Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 12.12.2012 Tidspunkt: 16:00-16:50 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

KRISEPLAN FOR KATASTROFER I FREDSTID RØMSKOG KOMMUNE

KRISEPLAN FOR KATASTROFER I FREDSTID RØMSKOG KOMMUNE KRISEPLAN FOR KATASTROFER I FREDSTID RØMSKOG KOMMUNE 23.06.04 04.01.05 05.03.08 03.02.11 22.06.12 - 2 - INNHOLDSFORTEGNELSE Side Innledning 3 Revisjonsliste 4 Fordelingsliste 5 Kommunal kriseledelse 6

Detaljer

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Morten Christoffersen

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Morten Christoffersen Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 26.03.2014 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: 12.09.2012 Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: 12.09.2012 Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 12.09.2012 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00.

Detaljer

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer John Østensvig Leder AP Roy Eilertsen Medlem SV Else-Kathrine Hveding Medlem H

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer John Østensvig Leder AP Roy Eilertsen Medlem SV Else-Kathrine Hveding Medlem H Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: 08.06.2010 Tidspunkt: 16:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: 30.05.2012 Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: 30.05.2012 Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 30.05.2012 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00.

Detaljer

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Morten Christoffersen

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Morten Christoffersen Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 10.09.2014 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE HADSEL KOMMUNE

PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE HADSEL KOMMUNE PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE HADSEL KOMMUNE INNHOLD 0. Plan fastsatt av/dato 1. Mål og definisjoner 2. Ledelse, ansvar og roller, delegasjon 3. Situasjoner, varsling 4. Informasjon, dokumentasjon 5.

Detaljer

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 16.02.2010 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 02.03.2011 Tidspunkt: 17:00 17:45 Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden Rådhus

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden Rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 20.06.2012 Tidspunkt: 16:00:16:45 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden Rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lena Beate Karlsen NESTL H Ellen Simensen MEDL AP Geir Helge Sandsmark MEDL V

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lena Beate Karlsen NESTL H Ellen Simensen MEDL AP Geir Helge Sandsmark MEDL V Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: 29.01.2015 Tidspunkt: 16:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Thor Håkon Edquist

Detaljer

Hovedutvalg for helse og omsorg

Hovedutvalg for helse og omsorg Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Hovedutvalg for helse og omsorg Solheim Senter Dato: 14.06.2011 Tidspunkt: 18:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Gerd Berit Odberg

Detaljer

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 16.05.2012 Tidspunkt: 17:00-18:45 Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 04.06.2013 Tidspunkt: 18:00 Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Formannskapssalen, Halden rådhus

Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 25.03.2010 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for budsjett, finans og økonomisk styring Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Molde kommune Plan- og utviklingsavdelingen Plan for helsemessig- og sosial beredskap. Sist oppdatert januar 2014 KRISEPLAN FOR MOLDE KOMMUNE

Molde kommune Plan- og utviklingsavdelingen Plan for helsemessig- og sosial beredskap. Sist oppdatert januar 2014 KRISEPLAN FOR MOLDE KOMMUNE . Sist oppdatert januar 2014 KRISEPLAN FOR MOLDE KOMMUNE 1 . Sist oppdatert januar 2014 PLAN FOR KRISELEDELSEN I MOLDE KOMMUNE INNLEDNING: DEL 1 KRISELEDELSEN: DEL 2 VARSLINGSLISTER: DEL 3 Beredskapskatalogen

Detaljer

Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Utvalg: Møtested: Dato: 20.08.2013 Tidspunkt: 18:00 Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Formannskapssalen, Halden rådhus

Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: 12.06.2014 Tidspunkt: 16:00 Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Thor Håkon Edquist

Detaljer

Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 15.05.2014 Tidspunkt: 16:00 16:30 Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Anne-Kari Holm Medlem SP

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Anne-Kari Holm Medlem SP Halden kommune Utvalg: Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: 20.05.2015 Tidspunkt: 18:00 Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø

Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø Halden kommune Utvalg: Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø Møtested: Store møterom, Storgt. 7 Dato: 28.04.2015 Tidspunkt: 17:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Gerd Berit Odberg MEDL KRF Roy Eilertsen MEDL SV Mona Irene Bråthen NESTL AP

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Gerd Berit Odberg MEDL KRF Roy Eilertsen MEDL SV Mona Irene Bråthen NESTL AP Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: 09.11.2010 Tidspunkt: 16:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for administrasjon. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 30.05.2012 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Formannskapssalen, Halden rådhus

Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: 08.11.2012 Tidspunkt: 16:00 Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Thor Håkon Edquist

Detaljer

Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Dato: Tidspunkt:

Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Dato: Tidspunkt: Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 18.11.2015 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Møterom 2, Storgata 7 - Wielgården Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45

Detaljer

Hovedutvalg for helse og omsorg. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for helse og omsorg. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 07.12.2010 Tidspunkt: 18:00 Hovedutvalg for helse og omsorg Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Kommunestyresalen, Halden rådhus

Kommunestyresalen, Halden rådhus Halden kommune Utvalg: Møtested: Kommunestyret Dato: 10.03.2016 Tidspunkt: 17:30 Kommunestyresalen, Halden rådhus Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Thor Håkon Edquist

Detaljer

Rapport. Veileder i kriseplanlegging for kommunens kriseledelse

Rapport. Veileder i kriseplanlegging for kommunens kriseledelse Rapport Veileder i kriseplanlegging for kommunens kriseledelse 1 Innhold Forord......................................................... 3 HVORFOR LAGE EN KRISEPLAN?................................ 4 Hva

Detaljer

Beredskap 2015. Kommunestyrets vedtak 10. mars 2015

Beredskap 2015. Kommunestyrets vedtak 10. mars 2015 Beredskap 2015 Kommunestyrets vedtak 10. mars 2015 1. Organisering og etablering... 2 2. Roller og rolledefinisjon... 4 3. Praktisk tilrettelegging... 5 4. Rapporteringsrutiner og loggføring... 5 5. Fullmakter

Detaljer

Molde kommune Rådmannen

Molde kommune Rådmannen Molde kommune Rådmannen Arkiv: 140 Saksmappe: 2011/3012-0 Saksbehandler: Tore Witsø Dato: 27.05. 2013 Saksframlegg Kommunal planstrategi 2013-2016 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 65/13 Plan- og utviklingsutvalget

Detaljer

Formannskapssalen, Halden rådhus

Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 27.01.2011 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for budsjett, finans og økonomisk styring Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Plan for kriseledelse. Namdalseid kommune

Plan for kriseledelse. Namdalseid kommune Side 1 av 8 Revidert 01.06.06 Behandlet styret 21.06.06 Side 2 av 8 Revidert 01.06.06 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Planstruktur 3 1.1 Kommunal beredskap og planlegging... 3 1.2 Kommunens kriseplan... 3 2. Organisering

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ronny Nordahl MEDL AP Randi Lillegård LEDER AP Grete Moan MEDL TV

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ronny Nordahl MEDL AP Randi Lillegård LEDER AP Grete Moan MEDL TV Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteprotokoll Administrasjonsutvalget Utvalg: Møtested: Kommunehuset Dato: 29.11.2012 Tidspunkt: 10:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ellen

Detaljer

Beredskapsplan ( 15/ 4) krav og kriterier

Beredskapsplan ( 15/ 4) krav og kriterier Beredskapsplan ( 15/ 4) krav og kriterier Loven gjelder for alle et avvik i Finnmark bør også være et avvik i Vestfold Men kommunenes størrelse forskjellig med henblikk på befolkning og virksomhet ulike

Detaljer

Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 15.02.2011 Tidspunkt: 16:00 17:00 Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Formannskapssalen, Halden rådhus

Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: 23.01.2014 Tidspunkt: 16:00 Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Thor Håkon Edquist

Detaljer

Hovedutvalg for næring og eiendom

Hovedutvalg for næring og eiendom Halden kommune Utvalg: Hovedutvalg for næring og eiendom Møtested: Store møterom, Storgt. 7 Dato: 04.03.2015 Tidspunkt: 17:00 Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Erlan

Detaljer

Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 30.08.2012 Tidspunkt: 18:00 Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Egil Lund Pettersen MEDL FRP Anne-Kari Holm MEDL SP Sverre Stang MEDL V

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Egil Lund Pettersen MEDL FRP Anne-Kari Holm MEDL SP Sverre Stang MEDL V Halden kommune Utvalg: Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: 04.02.2015 Tidspunkt: 18:00 Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Formannskapssalen, Halden rådhus

Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: 14.06.2012 Tidspunkt: 16:00 Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Thor Håkon Edquist

Detaljer

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Thor Håkon Edquist

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Thor Håkon Edquist Halden kommune Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: 23.04.2015 Tidspunkt: 16:00 Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Thor Håkon Edquist

Detaljer

Hovedutvalg for kultur og idrett. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for kultur og idrett. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 07.06.2011 Tidspunkt: 18:00 18:50 Hovedutvalg for kultur og idrett Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Formannskapssalen, Halden rådhus

Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 20.05.2010 Tidspunkt: 12:00 Hovedutvalg for budsjett, finans og økonomisk styring Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak

Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak, Fayegården Dato: 16.05.2012 Tidspunkt: 16:30. 17:30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Formannskapssalen, Halden rådhus

Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 07.10.2010 Tidspunkt: 14:00 Hovedutvalg for budsjett, finans og økonomisk styring Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 05.09.2012 Tidspunkt: 17:00-18:45 Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Dyrøy kommune. Møteprotokoll. Kommunestyret. Utvalg: Møtested: Nordavindshagen, Arvid Hanssen-huset Dato: 27.10.2014 Tidspunkt: 10:00 14:30

Dyrøy kommune. Møteprotokoll. Kommunestyret. Utvalg: Møtested: Nordavindshagen, Arvid Hanssen-huset Dato: 27.10.2014 Tidspunkt: 10:00 14:30 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteprotokoll Kommunestyret Utvalg: Møtested: Nordavindshagen, Arvid Hanssen-huset Dato: 27.10.2014 Tidspunkt: 10:00 14:30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Anders Sletten Medlem FLD

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Anders Sletten Medlem FLD Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtested: Nordavindshagen, Arvid Hanssen-huset Dato: 04.04.2011 Tidspunkt: 10:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Utvalg: Møtested: Dato: 19.06.2014 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Formannskapssalen, Halden rådhus Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 15/765 HELHETLIGE RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE FOR DØNNA KOMMUNE.

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 15/765 HELHETLIGE RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE FOR DØNNA KOMMUNE. SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 15/765 HELHETLIGE RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE FOR DØNNA KOMMUNE. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport av 13.05.15 fra Fylkesmannens

Detaljer

PLAN FOR KRISELEDELSE

PLAN FOR KRISELEDELSE V E N N E S L A K O M M U N E PLAN FOR KRISELEDELSE Godkjent av Vennesla kommunestyre i møte 27.09.12 Ny revisjon innen 01.08.14 Vennesla, 02.09.13 Svein Skisland, rådmann INNHOLDSFORTEGNELSE NR TEKST

Detaljer

Hovedutvalg for næring og eiendom. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer.

Hovedutvalg for næring og eiendom. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 19.11.2013 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for næring og eiendom Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Stein Cato Røsnæs MEDL AP

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Stein Cato Røsnæs MEDL AP Halden kommune Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: 29.10.2015 Tidspunkt: 16:00 Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Thor Edquist

Detaljer

Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Grete Moan Wenche Markussen TV

Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Grete Moan Wenche Markussen TV Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteprotokoll Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: 21.02.2011 Tidspunkt: 14:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: 07.03.2012 Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: 07.03.2012 Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 07.03.2012 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00.

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Nina Bolle Medlem AP Vigdis Sæbbe Medlem SV Svein Jacob Jæger Medlem FLD

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Nina Bolle Medlem AP Vigdis Sæbbe Medlem SV Svein Jacob Jæger Medlem FLD Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtested: Nordavindshagen, Arvid Hanssen-huset Dato: 04.10.2010 Tidspunkt: 10:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

MØTEINNKALLING. NB! Kantinen er stengt, så ta med matpakke. Det serveres kaffe.

MØTEINNKALLING. NB! Kantinen er stengt, så ta med matpakke. Det serveres kaffe. Til medlemmer av Eldrerådet MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Kommunestyresalen Tirsdag 04.02.2014 kl. 10.00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl.

Detaljer

Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift. Formannskapssalen, Gamle Rådhus

Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift. Formannskapssalen, Gamle Rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 26.10.2010 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift Formannskapssalen, Gamle Rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

PLAN FOR OMSORGSARBEID VED ULYKKER/KRISER I HERØY KOMMUNE

PLAN FOR OMSORGSARBEID VED ULYKKER/KRISER I HERØY KOMMUNE PLAN FOR OMSORGSARBEID VED ULYKKER/KRISER I HERØY KOMMUNE 0 Vedtatt i k- styre 29.04.04 Sak 0013/04 Revidert november 2013 Omsorgsgruppen skal være en ressursgruppe i det psykososiale omsorgsarbeidet ved

Detaljer

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Kantina, Risum ungdomsskole

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Kantina, Risum ungdomsskole Halden kommune Utvalg: Møtested: Dato: 16.03.2016 Tidspunkt: 18:30 19:30 Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Kantina, Risum ungdomsskole Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

VENNESLA KOMMUNE. Internkontroll Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet

VENNESLA KOMMUNE. Internkontroll Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet VENNESLA KOMMUNE Internkontroll Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet Bakgrunn Direktoratet for sivilt beredskap laget i mai 2001 en veileder om: Systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid

Detaljer

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Utvalg: Møtested: Dato: 20.11.2014 Tidspunkt: 18:30 Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Formannskapssalen, Halden rådhus Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø

Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø Halden kommune Utvalg: Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø Møtested: Store møterom, Byggesaksavd. (1.etg.), Storgt. 7 Dato: 22.04.2014 Tidspunkt: 17:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn

Detaljer

HOVEDUTSKRIFT. Kommunestyret

HOVEDUTSKRIFT. Kommunestyret Båtsfjord kommune HOVEDUTSKRIFT Kommunestyret Møtested: Pensjonisthuset Møtedato: 25.04.2013 Fra: 1800 Til: 1830 Tilstede: Forfall: Geir Knutsen, Anne Olavson, Ståle Olsen, Ørjan Vevle, Aslaug Eriksen,

Detaljer

Råd for funksjonshemmede. Rådhuskantinen, Halden rådhus

Råd for funksjonshemmede. Rådhuskantinen, Halden rådhus Halden kommune Utvalg: Møtested: Dato: 02.09.2014 Tidspunkt: 12:00 Råd for funksjonshemmede Rådhuskantinen, Halden rådhus Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Dagfinn

Detaljer

Beredskapsplan for Pedagogiske tjenester

Beredskapsplan for Pedagogiske tjenester Beredskapsplan for Pedagogiske tjenester Utarbeidet av: Gunn Alice Andersen, Dato: 11.05.2016 Frode Olsen og Hans Birger Nilsen Godkjent av: Roar Aaserud Dato: 13.05.2016 Oppdatert av: Dato: Planen revideres

Detaljer

Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold. Formannskapssalen, Halden rådhus. Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Halden kommune Utvalg: Møtested: Dato: 29.04.2015 Tidspunkt: 19:00 Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Formannskapssalen, Halden rådhus Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Geir Fjellberg Medlem FLD

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Geir Fjellberg Medlem FLD Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtested: Nordavindshagen, Arvid Hanssen-huset Dato: 08.05.2007 Tidspunkt: 11:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Siljan kommune. Kriseledelse 2005. Flom i Opdalen

Siljan kommune. Kriseledelse 2005. Flom i Opdalen Siljan kommune Kriseledelse 2005 Flom i Opdalen Kriseledelse 2005 18. april 2005 Organisering og etablering (2) Roller og rolledefinisjon (3) Praktisk tilrettelegging (4) Rapporteringsrutiner og logg (4)

Detaljer

Råd for funksjonshemmede. Rådhuskantina, Halden rådhus

Råd for funksjonshemmede. Rådhuskantina, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 12.03.2013 Tidspunkt: 13:30 Råd for funksjonshemmede Rådhuskantina, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Anne-Karin

Detaljer

Beredskapsplan - kommunikasjon

Beredskapsplan - kommunikasjon Beredskapsplan - kommunikasjon Innledning I arbeidet med sikkerhet og beredskap er kommunikasjon et sentralt verktøy. God kommunikasjonshåndtering i en krisesituasjon er avgjørende for interne og eksterne

Detaljer

BEREDSKAPSPLAN FOR GAUSDAL

BEREDSKAPSPLAN FOR GAUSDAL BEREDSKAPSPLAN FOR GAUSDAL Vedtatt av kommunestyret 15.02.00 Revidert september 2010 RETTELSER OG ENDRINGER Ansvarlig for kvalitetssikring av denne planen er beredskapskoordinator, jfr pkt 6.5.3 Dette

Detaljer

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak. Utvalg: Møtested: Dato: 14.11.2012 Tidspunkt: 16:30

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak. Utvalg: Møtested: Dato: 14.11.2012 Tidspunkt: 16:30 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 14.11.2012 Tidspunkt: 16:30 Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak Store møterom, Fayegården Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45

Detaljer

Saksframlegg. Godkjenning av protokoll fra formannskapet 18.03.15

Saksframlegg. Godkjenning av protokoll fra formannskapet 18.03.15 Søgne kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2012/2494-14197/2015 Saksbehandler: Camilla Erland Aarnes Dato: 09.04.2015 Saksframlegg Godkjenning av protokoll fra formannskapet 18.03.15 Utv.saksnr Utvalg Møtedato

Detaljer

Hovedutvalg for helse og sosial. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for helse og sosial. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 16.02.2010 Tidspunkt: 18:00 Hovedutvalg for helse og sosial Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Hovedutvalg for nærings- og miljøpolitikk

Hovedutvalg for nærings- og miljøpolitikk Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Hovedutvalg for nærings- og miljøpolitikk, Rådhuset Dato: 03.11.2010 Tidspunkt: 16:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Mons Hvattum

Detaljer

Møteprotokoll GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE. Kåfjord kommunestyre. Utvalg: Møtested: Kantina, Rådhuset Dato: 09.10.2015 Tidspunkt: 11:00

Møteprotokoll GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE. Kåfjord kommunestyre. Utvalg: Møtested: Kantina, Rådhuset Dato: 09.10.2015 Tidspunkt: 11:00 GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Møteprotokoll Kåfjord kommunestyre Utvalg: Møtested: Kantina, Rådhuset Dato: 09.10.2015 Tidspunkt: 11:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Bjørn

Detaljer

PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE KLÆBU KOMMUNE

PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE KLÆBU KOMMUNE PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE KLÆBU KOMMUNE Forslag av 19.04.2010 Rådmannen 1.0. INNLEDNING 1.1. MÅLSETTING Kriseledelsen i Klæbu kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår.

Detaljer

Plan for helsemessig og sosial beredskap

Plan for helsemessig og sosial beredskap Plan for helsemessig og sosial beredskap NORSAM 05.09.2012 Øyvind Haarr, Rådgiver beredskap Kriser En krise er en hendelse som har et potensial til å true viktige verdier og svekke en virksomhets evne

Detaljer

MØTEPROTOKOLL. Kommunestyre. Hanne Bjerkmo Are Arnold Paulsen Anita Bjørkli Karlsen Tore Lundberg

MØTEPROTOKOLL. Kommunestyre. Hanne Bjerkmo Are Arnold Paulsen Anita Bjørkli Karlsen Tore Lundberg GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: 18.02.2010 Tid: 09.00-1200 MØTEPROTOKOLL Kommunestyre Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Fra adm. (evt. andre):

Detaljer

HOVEDUTSKRIFT Omsorgs- og oppvekstutvalget

HOVEDUTSKRIFT Omsorgs- og oppvekstutvalget MØTE NR. 1/2011 HOVEDUTSKRIFT Møtested: Rådhuset Møtedato: 03.02.2011 Tid: Fra kl.: 09.00 - til kl. 10.40 TIL STEDE PÅ MØTET: Innkalte: Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Harald Bredesen, SV Nestleder

Detaljer

Møteprotokoll. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Rep. Navn Rep. Harald Ness

Møteprotokoll. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Rep. Navn Rep. Harald Ness Inderøy kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: 1756 Hovedutvalg Folk 1. etg., Inderøy Rådhus Dato: 01.11.2011 Tidspunkt: 09:00-12:30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Rep. Navn Rep. Ragnar Nossum SP

Detaljer

Rådhuskantinen, Halden rådhus

Rådhuskantinen, Halden rådhus Halden kommune Utvalg: Møtested: Halden eldreråd Dato: 02.09.2014 Tidspunkt: 10:00 Rådhuskantinen, Halden rådhus Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Freddy Lindquist

Detaljer

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Per Magnus Finnanger Sandsmark

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Per Magnus Finnanger Sandsmark Halden kommune Utvalg: Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: 04.06.2015 Tidspunkt: 17:00 Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for undervisning og oppvekst. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 24.03.2010 Tidspunkt: 17:00 Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

PLAN FOR KRISELEDELSE

PLAN FOR KRISELEDELSE MANDAL KOMMUNE PLAN FOR KRISELEDELSE Godkjent av Mandal bystyre 17.12.2009 Ny revisjon innen 01.04.2011 Erik Hillesund, rådmann INNHOLDSFORTEGNELSE NR TEKST SIDE 1 INNLEDNING 2 1.1 Kommunens rolle i en

Detaljer

Møteprotokoll. Halden kommune

Møteprotokoll. Halden kommune Halden kommune Utvalg: Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: 02.03.2016 Tidspunkt: 18:30 Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Strømbrudd i kommunen som varer i flere dager

Strømbrudd i kommunen som varer i flere dager Strømbrudd i kommunen som varer i flere dager Sannsynlighet Konsekvenser Bortfall av kommunikasjon Trygghetsalarmer Nødnett, mobiltelefoner hvor lenge fungerer de? Radio / TV Transport Mangel på nødstrøm

Detaljer

Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 26.05.2010 Tidspunkt: 14:00 Hovedutvalg for bygg, plan og teknisk drift Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon

Detaljer

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Marit Alvig Espenes Nestleder AP John Bernhard Andersen Medlem AP Randi Vaeng Medlem FLD

Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer. Marit Alvig Espenes Nestleder AP John Bernhard Andersen Medlem AP Randi Vaeng Medlem FLD Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteprotokoll Oppvekst- og omsorgsutvalget Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: 19.11.2013 Tidspunkt: 10:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ronny Nordahl MEDL AP Ellen Mikalsen Hals Kjell J. Lillegård NESTL MEDL

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ronny Nordahl MEDL AP Ellen Mikalsen Hals Kjell J. Lillegård NESTL MEDL Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteprotokoll Administrasjonsutvalget Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: 11.09.2014 Tidspunkt: 11:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

Beredskapsplan Harstad kommune - Hoveddel. Revidert: 11.06.2015

Beredskapsplan Harstad kommune - Hoveddel. Revidert: 11.06.2015 1 Beredskapsplan Harstad kommune - Hoveddel Revidert: 11.06.2015 2 Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn... 3 2. Kriseledelsen i Harstad kommune... 4... 3. Fullmakter... 6 4. Rapportering... 6 5. Varsling av

Detaljer

Funksjon Navn Forfall Møtt for Medlem Roy Sverre Hagen Kirsten Hofseth

Funksjon Navn Forfall Møtt for Medlem Roy Sverre Hagen Kirsten Hofseth MARKER KOMMUNE Møteprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Marker rådhus Møtedato: 25.09.2014 Tidspunkt: 18.00 Funksjon Navn Forfall Møtt for Roy Sverre Hagen Kirsten Hofseth Kjersti

Detaljer

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: 29.08.2012 Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus

Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: 29.08.2012 Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 29.08.2012 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00.

Detaljer

Hovedutvalg for kultur og idrett. Formannskapssalen, Halden rådhus

Hovedutvalg for kultur og idrett. Formannskapssalen, Halden rådhus Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 26.10.2010 Tidspunkt: 18:00 18:35 Hovedutvalg for kultur og idrett Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer

Detaljer

MØTEPROTOKOLL. Administrasjonsutvalg. Margareth Olsen Steinar Ellefsen (permisjon/forlot møtet kl. 15.20) Personalkonsulent Yvonne Kvernmo

MØTEPROTOKOLL. Administrasjonsutvalg. Margareth Olsen Steinar Ellefsen (permisjon/forlot møtet kl. 15.20) Personalkonsulent Yvonne Kvernmo GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEPROTOKOLL Administrasjonsutvalg Møtested: Gratangen Rådhus Møtedato: 20.11.2008 Tid: Kl. 14.00 16.45 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Fra

Detaljer

Navn Funksjon Medl. Varamedl. for. Kommunaldirektør HO Rådgiver HO Rådgiver HO Rådgiver HO Konsulent, Politisk sekretariat

Navn Funksjon Medl. Varamedl. for. Kommunaldirektør HO Rådgiver HO Rådgiver HO Rådgiver HO Konsulent, Politisk sekretariat Møteprotokoll Utvalg: Eldrerådet Møtested: Blåsalen Rådhuset Dato: 24.11.2014 Tidspunkt: 12:00 14:00 Til stede: Navn Funksjon Medl. Varamedl. for Nils Bøe Leder Odd Paulsen Medlem FRP Ali Horori Medlem

Detaljer

Overordnet beredskapsplan

Overordnet beredskapsplan Fredrikstad kommune Overordnet beredskapsplan Organisasjon Godkjent av Dato Gyldig til Fredrikstad kommune Ole Petter Finess 09.12.2015 09.12.2016 INNHOLD HENVISNINGER:... 2 1 INNLEDNING... 2 1.1 Generelt...

Detaljer