Godkjenning av innkalling og saksliste

Transkript

1 PC 57/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksansvarlig: Saksbehandler(e): Prosjektsjef Trond Furuberg Kristin Kreul Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Innkalling og saksliste til prosjektstyremøte Prosjekt Campus Forslag til vedtak: «Prosjektstyret godkjenner innkalling og saksliste.» Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 57/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

2 2 Innkalling og saksliste til prosjektstyremøte Prosjekt Campus Prosjektstyremøte nr. 08 Dato: Sted: Styrerommet, Cirkus, Ås Tid: Kl Saksnr. Sakstittel Side PC 57/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste inkl. en gjennomgang av styrets mandat og prosess for saksgjennomgang i styremøtet med saksfremlegg opplesing av ev innspill fra ID møtet før saksdiskusjon saksdiskusjon gjennomgang av forslag til vedtak PC 58/2015 Godkjenning av referat fra møte PC 59/2015 Prosjektsjefens orientering Statusrapport for Prosjekt Campus pr 1.november 2015 PC 60/2015 Statsbygg presenterer Campus Ås sluttfaseplan PC 61/2015 IKT-prosjekt PC 62/2015 Flytte- og ibrukstakelseprosjekt PC 63/2015 Ny gjennomgang av budsjettet for 2016 inkl. ev konsekvenser for budsjett /2020 PC 64/2015 Kuttliste SLP for finansiering av kjøling og nødstrøm PC 65/2015 Styrets egenevaluering en kort oppsummering av årets arbeid og en vurdering av ev behov for endringer i styrets arbeidsform PC 66/2015 Eventuelt Eventuelt forfall meldes Kristin Kreul på epost kristin.kreul@nmbu.no eller tlf NMBU PC 57/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

3 3 NMBU PC 57/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

4 PC 58/2015 Godkjenning av referat fra møte Saksansvarlig: Prosjektsjef Trond Furuberg Saksbehandler(e): Kristin Kreul Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus Forslag til vedtak: «Prosjektstyret godkjenner referat fra møte » Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 58/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

5 UTKAST TIL MØTEREFERAT 2 PROSJEKT: Referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus PROSJEKTNR: MØTETYPE: Prosjektstyremøte Møte 07 DATO/TID: kl STED: Adamstuen, Bygg1, 3. etg Hemsen MØTELEDER / REFERENT: Olaf Melbø/Kristin Kreul TILSTEDE: Olaf Melbø (leder) Nina Kristiansen Kjersti Sørlie Rimer Yngvild Wasteson Arild Espenes Pål Adrian Ryen Gudmund Holstad (observatør) Lise Thoen (observatør) Gry Tove Jæger (observatør) Trond Furuberg (prosjektsjef) Kristin Kreul (sekr.) IKKE TILSTEDE: Elin Børrud Mariya Khanamiryan (vara) NMBU PC 58/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

6 REFERAT Saksnr. PC 47/2015 Sakstittel Godkjenning av innkalling og saksliste med presentasjon av nye styremedlemmer Oppsummering Presentasjon av styremedlemmer rundt bordet. Vedtak: Prosjektstyret godkjenner innkalling og saksliste. Feil sted og tid rettes i referatet. PC 48/2015 Godkjenning av referat fra møte PC 49/2015 Oppsummering Referat skal skrives innen 3 virkedager. Sendes ut til styrets medlemmer for kommentarer. Frist for tilbakemelding innen 5 virkedager. Kommentarer gjennomgås med styreleder og endelig referat skrives. Dette godkjennes så i neste prosjektstyremøte. Vedtak: Prosjektstyret godkjenner referat fra møte Prosjektsjefens orientering Statusrapport for Prosjekt Campus pr 1.oktober 2015 Oppsummering Prosjektsjefen orienterte Viktigste hendelse i SLP er at SB har meldt en økning i prosjekteringskostnader på ca 70 % fra 440 mill.kr. til 750/705 mill.kr. Noe av tilleggskostnadene i prosjektering skyldes økt omfang i form av veier, fiskelaboratorier og barnehage, manglende erfaringer med slike teknisk kompliserte byggeprosjekter, kort gjennomføringstid samt brukermedvirkning fremmes som begrunnelser fra Statsbygg (SB). Det er avtalt et nytt regime for brukermedvirkning samt at vi har bedt om at SB sørger for gode rutiner for endringskontroll og endringsledelse. Kompleksiteten og følgekonsekvenser ved endringer må komme tydelig fram. Det nye endringsregimet vedlegges møtereferatet til orientering. Vedtak: Prosjektstyret tar statusrapport pr 1.oktober 2015 til orientering. Prosjektstyret ber om mer utfyllende informasjon i statusrapportene fra Prosjekt Campus også om de øvrige aktivitetene i prosjekt Campus ut over Statsbyggprosjektene i forbindelse med rapporteringene. Statusrapporter fra Statsbygg til prosjektrådsmøtene som vedlegg er ok som rapportering om utviklingen i deres prosjekter. Prosjektstyret ber prosjektsjefen kontakte Statsbygg for å få fremlagt prosedyrene for endringsledelse. NMBU må ha prosedyrer for behandling og NMBU PC 58/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

7 4 PC 50/2015 PC 51/2015 PC 52/2015 PC 53/2015 godkjenning av endringsforslag (interne og fra Statsbygg) inklusive en oppdatert fullmaktsmatrise. Strategisk Campusplan Oppsummering Kristin Kreul orienterte kort om prosjektet. Vedtak: Prosjektstyret tar orientering om Strategisk Campusplan til etterretning og anbefaler at det arbeides videre med Strategisk Campusplan med utgangspunkt i UiOs masterplan. Flytteprosjektet SLP Oppsummering Knut Moksnes orienterte om bakgrunnen for sak om flytteprosjektet jfr. vedlegg. Vedtak: Prosjektstyret anbefaler at prosjektet skifter navn til «flytte- og ibruktakelsesprosjektet» og at det avklares med NMBU hva som skal ligge i Prosjekt Campus og hva som skal ligge hos instituttene som skal flyttes og hva som skal ligge hos NMBUs drift. Prosjektstyret ber prosjektsjefen organisere en workshop med Ahus, Sykehuset i Østfold og St. Olav Hospital innen prosjektstyremøte 6. januar 2016, og deretter bearbeide innspillene fra dette til et forslag til momenter som bør være med i et felles plandokument for NMBUs interne organisasjon, Prosjekt Campus og Statsbygg. Grensesnitt for alt medtakbart brukerutstyr mellom Statsbygg og NMBUs organisasjon/organisering må avklares. Dvs. å avklare hvem som har ansvaret for hva når det gjelder brukerutstyr som man kan ta med fra eksisterende anlegg. Prosjektstyret anbefaler at det ansettes en intern ressurs ved NMBU som prosjektkoordinator for flytte- og ibruktakelsesprosjektet og at det kan engasjeres noe ekstern bistand i forbindelse med utarbeidelse av styringsdokument. IKT-prosjektet SLP Oppsummering Utsettes da man ønsker å ha med prosjektkoordinator for IKT Geir Tutturen for å presentere saken. Det er også ønskelig med visse presiseringer jfr. vedtak under. Vedtak: Saken utsettes til neste prosjektstyremøte og ber om at det i tillegg kommer en utdypning på grensesnitt mot Statsbygg, dvs. hvilke oppgaver som ligger innenfor NMBUs ansvar og hvilke oppgaver Statsbygg har ansvaret for. Budsjettforslag 2016 for Prosjekt Campus NMBU PC 58/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

8 5 Oppsummering Styreleder har konkludert med at det ikke ble avsatt nok tid til behandlingen av dette i møte 15. oktober og budsjettet vil derfor bli gjennomgått på nytt i neste styremøte 11.november. PC 54/2015 PC 55/2015 PC 56/2015 Møteplan for 2016 for prosjektstyret Oppsummering Vedtak: Prosjektstyrets møter i 2016 legges til følgende datoer onsdag 6.januar, onsdag 17.februar, onsdag 6.april, onsdag 25.mai, onsdag 17.august, onsdag 28.september og onsdag 2.november. Budsjettforslag for 2017 utenom ramme Oppsummering Styret for Prosjekt Campus ser at omfanget i arbeidet og utfordringene for prosjektet vil øke og intensiveres i årene 2017, 2018 og Det skal utarbeides en rekke detaljerte planer. Det skal utføres mange forberedende oppgaver. Systemer og prosedyrer skal kartlegges, vurderes, oppdateres, utarbeides og implementeres. Dette vil være et omfattende og krevende oppdrag som vil kreve mye ressurser både i selve Prosjekt Campus og i NMBUs linjeorganisasjon. Prosjektstyret kan ikke se at det pt. er satt av midler til dette arbeidet i noe budsjett og ber derfor om at det utarbeides en første analyse av hvilke oppgaver som vil måtte løses og et første utkast til kalkyle for disse kostnadene. Vedtak: Prosjektstyret har gjort en første, overordnet vurdering og har som foreløpig antagelse at prosjektets samlede kostnader i perioden /2020 vil ligge i størrelsesorden millioner NOK, jfr. vedlagt budsjettoppsett. Prosjektstyret konstaterer at man er i en svært tidlig fase for grunnlaget for et slikt budsjett og ber prosjektsjefen fortsette arbeidet med tanke på avklaring av premisser, organisering og kostnader; spesielt for IKT, flytting og ibruktakelse. Eventuelt Oppsummering Ingen saker Vedtak: NMBU PC 58/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

9 PC 59/2015 Statusrapport for Prosjekt Campus pr 1.november 2015 Saksansvarlig: Saksbehandler(e): Prosjektsjef Trond Furuberg Hans Jørgen Larsen, Åse Ingvild Risberg, Kristin Kreul Arkiv nr: 15/ Prosjektsjefens vurdering: Ref. statusrapport. Forslag til vedtak: «Prosjektstyret tar statusrapport pr 1.november 2015 til orientering.» Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 59/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

10 2 PC 49/2015 Statusrapport for Prosjekt Campus pr 1.oktober 2015 OVERORDNET STATUS ORGANISERING Stillingen som prosjektsjef NMBU har nå igangsatt en prosess for å leie inn prosjektsjefkompetansen gjennom hele prosjektperioden og oppdraget lyses ut i disse dager. I mellomtiden har NMBU i perioden fra 4.mai 2015 leid inn Trond Furuberg fra Metier AS, i første omgang for 6 måneder, nå med en ytterligere forlengelse på 6 måneder ut april 2016, for å ivareta rollen som prosjektsjef. Frist for tilbud er satt til 23.november SAMLOKALISERINGSPROSJEKTET Statsbygg har problemer med å bli ferdig med prosjekteringen av SLP og med kostnadene knyttet til dette. Vi har derfor blitt enige om å redusere brukermedvirkningen for store deler av detaljprosjekteringen av NMBUs funksjonsområder, mens VI i liten grad er berørt fordi deres brukermedvirkning ble prioritert. Således er foreløpig kun Bygg 153 og 156 tilnærmet ferdigstilt, mens detaljprosjekteringen for de øvrige bygg gjenstår å fullføre. Når det gjelder laboratorier og undervisningssaler i Bygg 151 og 152 vil vi gjennomføre en begrenset brukermedvirkning i form av work shops (WS) og enkelte arbeidsmøter. Ved dette sparer SB både tid og penger, men vi må mobilisere brukerne maksimalt for å komme gjennom prosessen på en god måte. Det vil også bli en utfordring å kvalitetssikre utstyrslistene knyttet til de ulike funksjonsarealer fordi disse skal ferdig stilles innen og WS-1 for laboratoriene starter først den Vi har aktivert både instituttledere og sentrale brukergrupper for å bistå dette arbeidet med fokus på med flyttbart utstyr, rimeligere utstyr og eventuelle kutt. Vi vil også arrangere internmøter med brukerne for å kompensere for at SB har måttet avlyse flere ROS-analyser eller utsette dem på ubestemt tid fordi disse analysene vil være en viktig del av detaljprosjekteringen. Brukermedvirkningen når det gjelder undervisningsarealer og kontorer/møterom i bygg 152 og 154 er avlyst, og for disse områdene får vi kun presentert ferdige tegninger. PG har vurdert brukermedvirkning i denne sammenheng som mindre nødvendig. Landskapsplan SLP: Statsbygg har nå, i hht. fremdriftsplan, avsluttet denne runden med brukermedvirkning for Landskapsplanen. Datoene som foreslås fremover er som følger: - 17.november 2015: ny plan sendes ut til bruker representantene - 24.november 2015: kommentarfrist for brukere - 25.november 2015: møte for presentasjon av landskapsplan fra Statsbygg med tilbakemeldinger - 26.november 2015: Ny landskapsplan besluttes i Samordningsmøtet NMBU PC 59/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

11 3 BRUKERUTSTYRSPROSJEKTET Den første TAT- (Tverrfaglige Anskaffelses Team) gruppen starter opp med beskrivelse av kravspesifikasjoner i januar En stor del av budsjettet ligger i denne gruppen og det er derfor viktig for NMBU å ha en prioritert utstyrsliste før arbeidet til TAT-gruppene starter. NMBU skal levere prioritert utstyrsliste til Statsbygg innen 1 desember og jobber p.t med å identifisere medflyttbart utstyr og utsyr som kan kuttes. NMBU har uttrykt bekymring over at tidspunktet for innlevering av denne listen er prematurt blant annet fordi detaljprosjekteringen er ferdig for kun to områder og fordi drofus databasen for utstyret ikke er oppdatert, noe som gjør det utfordrende å få en realistisk oversikt over utstyrslistene. Det er planlagt et heldags BUT møte 5 november der blant annet format for prioriteringsarbeidet og budsjettrammer skal diskuteres. SENTER FOR HUSDYRFORSØK Hesteklinikken: her foregår det fremdeles målinger for nivå på ammoniakk. Utbedringer vil utføres som resultat av disse. URBYGNINGEN Framdriften på byggeplass ligger på en del områder etter det som følger av revidert framdriftsplan, dette har medført en ytterligere forskyvning av «Oppstart prøvedrift» til 1.mars En del sesongavhengige utomhusarbeider vil fortsatt utføres på våren En mulig løsning av trapp mot nord må ses i sammenheng med dette arbeidet og vil ikke avklares før tidligst ved årsskiftet. NMBU vil ta i bruk bygget gradvis fra april Studentenes informasjonstorg og Studentdemokrati vil trolig komme inn fra april Det legges også opp til enkelte arrangementer, samt at forelesere gis mulighet til å legge noe undervisning til bygget. Full drift planlegges først fra august Prøvedriftens lengde kan strekkes til ut 2016, hvis det viser seg behov for det. NMBU og Statsbygg vil samarbeide om planlegging av offisiell åpning av bygget med statsråder og riksantikvaren til stede, omkring semesterstart i august er et egnet tidspunkt. STRATEGISK CAMPUSPLAN Interessentanalysen (oversikten over hvilke aktører og interessenter som berøres av planarbeidet) er klar. Arealbruksanalyse utføres av Signal Arkitekter AS, og skal leveres i månedsskiftet oktober november. Prosjektet er i ferd med å engasjere Hanna Maria van Zjip, 30 år, som er masterstudent ved By- og regionplanlegging, NMBU og har utstrakt erfaring som journalist. Hun skal jobbe for Prosjekt Campus med å hjelpe til med utvikle/skrive Strategisk Campusplan (gjennomgang av UiOs Masterplan, utvikling og organisering av medvirkningsprosesser som f.eks. NMBU PC 59/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

12 4 speedplanning for NMBUs studenter, fakultets-/instituttallmøter eller seminarer, skriving av tekst/innhold til den Strategiske Campusplanen). Neste skritt er å igangsette arbeidet med behovsanalyser. NMBU PC 59/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

13 PC 60/2015 Statsbygg presenterer Campus Ås - sluttfaseplan Saksansvarlig: Prosjektsjef Trond Furuberg Saksbehandler(e): Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Presentasjon fra Statsbygg Prosjektdirektør Erik Antonsen vil bli lagt ved møtereferat. Prosjektsjefens informasjon/anbefaling: Statsbygg er blitt invitert til Prosjetstyremøtet for å informere prosjektstyret om hvilke oppgaver er tildelt Statsbygg via oppdragsbrevet fra Kunnskapsdokumentet og hvordan Statsbygg har og vil organisere seg for gjennomføringen av dette oppdraget. Bakgrunnen for denne invitasjonen er å ha et best mulig innsyn i denne fasen og aktørene i forbindelse med planleggingen av NMBU s egen sluttfase, flytting og ibruktagelse. Forslag til vedtak: «Prosjektstyret tar Statsbyggs orientering om sluttfaseplan for Campus Ås til orientering og anbefaler at det arbeides videre med Statsbygg for å tydeliggjøre grensesnitt, samordne fremdriftsplaner, vurdere eventuelle mulige synergier og etablere en fast kontakt mellom de ansvarlige for denne fasen hos MNBU og SB.» Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 60/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

14 2 Saksframlegg Presentasjon ved Statsbygg i møtet. NMBU PC 60/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

15 PC 61/2015 IKT-prosjektet SLP Saksansvarlig: Prosjektsjef Trond Furuberg Saksbehandler(e): Geir Tutturen Arkiv nr: 15/ Vedlegg: Prosjektsjefens anbefaling: Prosjektsjefen anbefaler at planleggingen for IKT-prosjektet fortsetter og at vedlagt forslag til budsjett fremlegges for universitetsstyret som en del av det samlede budsjett for Prosjekt Campus ref. sak PC 53/2015 og sak PC 63/2015. Forslag til vedtak: «Prosjektstyret ber prosjektadministrasjonen fortsette planleggingen for IKT-prosjektet og ber prosjektsjefen forberede forslag til budsjett for presentasjon til universitetsstyret » Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 61/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

16 2 Saksframlegg IKT-behov ved byggingen av veterinærbygget på Campus Ås (IKT-strategisk plattform for SLP-prosjektet) Innledning NMBUs nye veterinærbygg skal være en moderne forsknings- og utdanningsinstitusjon hvor informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) er blitt kritiske verktøy i klinikk, laboratorier, forskning og undervisning. IKT skal sikre at rett informasjon er tilgjengelig til rett tid, til rett person, slik at virksomheten kan utføre sine oppgaver effektivt og med høy kvalitet. Både kliniske prosesser og prosesser for ledelse, administrasjon og undervisning krever god, hurtig og sikker informasjonstilgang for å støtte, analyse, beslutninger og praktisk arbeid. Det er en økende grad av integrasjoner mellom de ulike systemene som benyttes for å få effektiv og sikker dataflyt. Dette stiller særskilte krav til planlegging ved flytting og implementering av disse systemene. Noen av de IKT-utfordringene NMBU står overfor er «endringer i tiden» som NMBU som organisasjon må håndtere uavhengig av nybygget dette gjelder både innenfor det veterinærfaglige området, men også for utdanningssektoren generelt. En betydelig andel av utfordringene er knyttet til vår nye bygningsmasse med tanke på å få et funksjonelt bygg som mulig og som tilfredsstiller de forventninger som studenter og ansatte har. Målformulering Kortsiktige mål Dette er mål som er knyttet til selve SLP- og BUT-prosessen: Mål med byggetekniske konsekvenser SLP-bygget blir en komplisert bygning, og pga. byggetekniske krav vil det være begrenset anledning til å foreta ominnredning, hulltaking og framføring etter ferdigstillelse. Det betyr at føringsveier og innfestingspunkter må planlegges allerede samtidig med planleggingen av betongarbeidene, og Brukerutstyr på laboratorier og klinikker som har behov for nettverkstilgang må tas spesielt hensyn til. AV-utstyr for undervisning, grupperom og møterom som skal formidle bilder og datamateriale fra klinikker og laboratorier må planlegges. Smittehensyn må vurderes slik at man får tilstrekkelige føringsveier og plass til infrastruktur som benyttes i smittesoner. ROS-vurderinger må foretas. Mål for etablering av IKT-infrastruktur i SLP I stedet for å snakke om en flytteprosess for IKT-infrastruktur, må vi se det som en etableringsprosess IKT for SLP, samt en avviklingsprosess på Adamstuen i etterkant. IKT-infrastrukturen må være på plass før flyttingen inn i bygget tar til Etableringen med utredning og investering i datahall på Campus Ås uavhengig av dagens datahall i TF-kvartalet starter i NMBU PC 61/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

17 3 Etablere stamnettstruktur og serverinfrastruktur klart til test i 2017 slik at den kan testes allerede mot eksiterende systemer. Etablere HW-infrastruktur i tråd med de langsiktige målene. Dimensjonere brukerstøtteapparat og systemstøtteapparat slik at ansatte og strukturer er på plass før testperiodene begynner. ROS-vurdering av datakommunikasjon, tilgjengelighet og sikkerhet. Langsiktige mål De langsiktige målene er mål for NMBUs digitale tilstand og utnyttelse av investeringene som er gjort i byggefasen, slik at vi sikrer at investeringene har det langsiktige perspektivet, og at målene for SLP ikke begrenses til at SLP- og BUT-prosjektene blir en «suksess» isolert sett (ved at budsjett holdes). Mål for digital tilstand i 2020 Det skal bygges mye og mye utstyr skal anskaffes. Gjennomgående for nytt utstyr gjelder at det er avhengig av IKT-infrastruktur for å kunne utnytte potensialet og også i betydelig grad for i det hele tatt å kunne brukes. NMBU må derfor Etablere en standard for digital standard i 2020-strategi Kartlegge IKT-behovet for brukerutstyr som kjøpes inn og se anvendelsen i forhold til «digital standard 2020» Kvalitetssikre at nødvendige investeringer til IKT-infrastruktur får inndekning over BUTprosjektet sammen med utstyrsinvesteringene Foreta ROS-vurdering av datahåndtering for utstyr med datafangst. Vurdere hvilke fagsystemer og datahåndteringssystemer som skal benyttes. Foreta kartlegging hos søsterinstitusjoner i Skandinavia og Europa. Samkjøring av dokumentstruktur SLP- og BUT-prosessene er prosesser som krever spesiell håndtering, - like fullt skal SLP-bygget og virksomheten inn i NMBUs driftsportefølje. Det skal være en felles dokumentstruktur for hele NMBU for systemdokumentasjon og internkontroll når innflyttingen er et faktum. Derfor må man Kvalitetssikre NMBUs gjennomgående dokumentportefølje (dette er ikke direkte en del av SLP/BUT-prosjektet, men er et behov som er avdekket og som blir veldig synlig i denne prosessen og er en del av Campus ÅS-utviklingen). Kvalitetssikre det som er spesielle IKT-utfordringer for SLP/BUT-prosjektet og legge det inn i NMBUs dokumentasjonsportefølje. Utfordringer Smittesoner Veterinærbygget er delt inn i ulike smittesoner. Dette fører til at medflytting av laptop, USB, disker o.l. ikke vil være mulig fra laboratorier og til lokale arbeidsplasser. Det må derfor etableres en IKT-arkitektur som fasiliteter effektiv dataflyt på tvers av fysiske barrierer uten at utstyret flyttes fysisk på tvers av smittesonene. NMBU PC 61/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

18 4 Digitale hjelpemidler Fagmiljøene har i det nye bygget lagt vekt på økt bruk av digitale hjelpemiddel. Smarttavler, videoovervåkning, planleggingsverktøy og monitoreringsverktøy. Dette er områder NMBU per i dag ikke har lignende systemer i, eller bare har det i en mindre grad. Utstyrsmengden En utfordring som allerede viser seg er den gjennomgående økningen i antall apparater som skal på nettverket. I foreløpige gjennomganger har vi avdekket at flere avdelinger har over doblet eksisterende krav til IKT-teknisk utstyr i forhold til i dag. En ny trend «internet of things» (IoT) gjør sin innmarsj både i dette bygget og på NMBU generelt. Det innebærer at utstyr som tidligere ikke var tilknyttet nett, vil bli det i framtiden. Det er fra Gartner estimert at IoT enheter øker fra 3,9 milliarder i 2014 til 25 milliarder tilkoblede enheter på internett i 2020 på verdensbasis. Dette setter ekstra krav til planlegging av IKT, ved at utstyrsmengden øker betraktelig i forhold til situasjonen på Adamstuen, og i tillegg er det flere typer utstyr som fremover skal på nett. Datafangst og dataflyt Med økende utstyrsmengde og økende andel av utstyret som skal levere data elektronisk, øker kravende til håndteringen av datamengden. Profesjonell datafangst med tilfredsstillende sikkerhet er helt nødvendig for NMBUs produksjon og ikke minst renommé. Omfanget av datafangsten vil kreve investeringer «på serverrommet» både i form av maskinvare og datasystemer. Styringssystemer Veterinærbygget blir et teknisk avansert bygg med unike tekniske løsninger som må understøttes av en IKT-infrastruktur. Dette kan omfatte viftestyring, overvåkning av kjøle/fryserom, gjødselhåndtering, akvarieovervåkning mm. Fellesområder for NMBU og VI Det nye bygget skal deles mellom NMBU og Veterinærinstituttet. Dette omfatter også at enkelte arealer som auditorier og fellesfunksjoner skal deles. Dette setter særskilte krav til utformingen av IKT løsninger tilgjengelig i disse rommene da organisasjonene opererer med separate IKT systemer. Forventninger Fagmiljøene har i brukerutstyrsprosjektet hatt fokus på utstyr som skal inn i de ulike rommene. Det er en stor forventing til at utstyr som kjøpes inn skal kunne fungere med tanke på arbeidsflyt, sikkerhet og integrasjoner med andre systemer når tiden for innflytting kommer. Denne utfordringen er så langt ikke vært jobbet med fra fagmiljøenes side, og det har vært en forståelse av at slike utfordringer løses av IT-avdelingen. (Se avsnittet «Ressursbehov og organisering».) Ressursbehov og prosess Byggtekniske og infrastrukturmessige mål (Kortsiktige mål) De Kortsiktige målene er forholdsvis konkrete og følger i prinsippet en rullerende tidsplan for hver av delmålene 1. Oppfølging av SLP PG. Interaksjon mellom PG, brukergruppene og IKT-kontakt med NMBU. NMBU PC 61/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

19 5 Arbeidsmetodikk: Kontinuerlig prosess med løpende oppfølgingspunkter. Ressurser: K.pkt-IT, K.pkt-IT-system + bistand fra IT-avdelingen etter behov. 2. Plan og oppfølging av etablering av IKT-infrastruktur Arbeidsmetodikk: Planarbeid sammen med IT-avdelingens Infrastrukturseksjon. Oppstart med planlegging av etablering av maskinhall i Omfang må deretter avpasses behovene som kommer fram i kartleggingene. Ressurser: K.pkt-IT sammen med IT-Infrastruktur. 3. Plan og oppfølging av etablering av IKT-brukerstøtte og systemstøtte Arbeidsmetodikk: Planarbeid sammen med IT-avdelingens brukerstøtteseksjon og systemseksjon. Arbeidet må i stor grad baseres på resultatene at utredningene knyttet til de langsiktige målene. Ressurser: K.pkt-IT, K.pkt-IT-system sammen med IT-brukerstøtte og IT-system. 4. ROS-vurdering av infrastruktur og støttebehov Arbeidsmetodikk: ROS-vurdering og BIA-analyse med assistanse av UNINETT. Ressurser: K.pkt-IT og K.pkt-IT-system sammen med UNINETT. Langsiktige mål - Faser De langsiktige målene nås gjennom prosesser som grovt sett deles i fem faser: 1. Utredningsfase: kartlegge, dokumentere og planlegge (horisont 2016) a. Etablere en IKT-strategi med digital standard 2020 for SLP og for NMBU som helhet. Ressurser: K.pkt-IT, K.pkt-IT-system + en ekstra person internt på prosjektet, i tillegg til samarbeid med IT-avdelingen. Følgende systemområder utredes og eventuelt gås videre med for å sikre et vellykket veterinærbygg IKT-messig (i tråd med NMBUs vedtatte IKT-strategi (FS-102/13).) i. Stamnett, trådløst nett og ulike soner ii. Informasjonssikkerhet og nettverkssikkerhet iii. Rammeverk og rutiner for IKT drift og support iv. Klientpolicy v. Undervisningsrom vi. Publikumstjenester vii. Administrative tjenester viii. Tekniske støttesystemer (alarmer, byggteknikk osv) ix. Integrasjoner mellom ovenstående systemområder x. Smittetekniske vurderinger i forbindelse med IKT implementering Resurser: K.pkt-IT, K.pkt-IT-System, ekstern kompetanse. b. Kartlegge og vurdere digital arbeidsplattform som skal benyttes i veterinærmiljøene for ansatte og studenter, med særskilt fokus på restriksjoner knyttet til smittesoner. Ressurser: K.pkt_IT-system pluss ressurspersoner på system, infrastruktur og brukerstøtte. Tilgang på ekstern kompetanse. c. Kartlegge omfang av dataproduksjon og dataflyt knyttet til investeringene som gjøres gjennom BUT. Ressurser: K.pkt-IT-system + ekstern kompetanse. d. Vurdere fagsystemer som skal benyttes i veterinærmiljøet. Arbeidsmetodikk: Arbeidsgruppe vurderer systemer som benyttes ved tilsvarende NMBU PC 61/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

20 6 institusjoner i Europa (og USA?) også utenfor Skandinavia. Det bør legges inn studiebesøk til et utvalg institusjoner. Ressurser: K.pkt-IT, K.pkt-IT-system, en ekstra person internt på prosjektet + representanter fra brukermiljøene. Følgende systemområder utredes: i. Forskningssystemer ii. Klinikksystemer iii. Laboratoriesystemer Ressurser: K.pkt-IT-System med tilgang på ekstern kompetanse. Deltagere fra brukermiljøene. e. ROS-vurderinger av IT-systemer og dataflyt. Arbeidsmetodikk: Ekstern kompetanse benyttes i evalueringene for å få utenfrablikket. Ressurser: Innleid ekstern kompetanse, koordinering ved k-punktene. 2. Utvikling: integrasjoner, nyutvikling, omprogrammering ( ) a. Prosjekt i regi av IT-system. Tilpasning av valgte systemer på bakgrunn av det som har framkommet i kartleggingsfasen. Arbeidsmetodikk: utvikling i regi av leverandører. Koordineres av K.pkt-IT-system. Ressurser: K.pkt-IT-system, tilgang på ekstern kompetanse. Viktig å beholde kompetanse som bygges i seksjonen i denne fasen. 3. Implementering i ny infrastruktur 4. Testdrift 5. Drift a. Overføring og implementering av eksisterende systemer til NMBU-infrastruktur i. Overføring til eksisterende NMBU-infrastruktur. Resurser: Utføres med interne ressurser (inkl prosjekttilsatt) ii. Overføring og reetablering i ny NMBU-infrastruktur knyttet til SLP-bygget Ressurser: Interne ansatte, pluss tilgang på ekstern kompetanse. b. Implementering av fagsystemer sees i sammenheng med pkt 1 og 2. Omfanget vil avhenge av det som framkommer i kartleggingsfasen. Ressurser: K.pkt-IT-System med bistand av ekstern kompetanse. Viktig med deltagelse av interne og eksterne parter for å sikre kunnskapsoverføring mellom partene. a. Hovedtyngde av lokalt IKT ansatte i prosjektet. Dette for ytterligere avdekke utfordringer og øke lokal kunnskap før driftsstart sommeren 2019 Ressurser: I hovedsak interne ansatt, noe tilgang på eksterne ressurser a. Driftsfase og igangkjøring til normaldrift. I denne fasen gjelder normalt «frys» av alle infrastruktursystemer. Resurser: Interne ansatte NMBU PC 61/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

21 7 Ressursbehov og organisering For å klare å gjennomføre de fem fasene vil man komme til å trenge tilførsel av ressurser i hele perioden frem mot flytting. Her tenker vi både i form av personell, men også med tanke på midler til innkjøp nødvendig infrastruktur og software som må til for å muliggjøre tekniske løsninger man kommer frem til i utredningsfasen. Per i dag er det satt av en 50% stilling til oppfølging av IKT i prosjektet, i tillegg er en person tillagt oppfølging uten frikjøp fra normale driftsoppgaver. IT-avdelingen i NMBU er allerede underdimensjonert i forhold til sektoren forøvrig og har ikke kapasitet til å håndtere utfordringene ved dette prosjektet uten tilførsel av flere ansatte ansatt i prosjektet i tillegg innleie av ekstern kompetanse. IT-avdelingen vil trenge en fast bemanningsøkning grunnet den gjennomgående økte IKTutnyttelsen i veterinærbygget. Dagens IKT-organisasjon som ikke har rom for ytterligere driftsoppgaver. Estimat personressurser 2015/ eksterne konsulenter 100% til utredning og 1 intern ansatt til utredning/planlegging 2017/ til 5 eksterne konsulenter (avhenger av hva som belyses at må utvikles i utredningsfasen) og 3 internt ansatte 100% til utvikling, implementering og infrastruktur 2018/ internt ansatte 100%, tilgang på eksterne konsulenter for feilrettinger i testdrift 2019 Fast økning på IKT med 4 ansatte 100% fra byggeprosjektet for videre drift i bygget understøttet av de øvrige seksjonene. Figur: Organisering av IKT-delprosjekt K.pkt-IT K.pkt-IT-system 1 åv infrastruktur (tilknyttet ITinfrastruktur) 2-5 åv eksternt 2 åv internt (IT-system) 1 åv brukerstøtte og sikkerhet (IT-brukerstøtte) NMBU PC 61/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

22 8 Estimat økonomi Her medtas kostnader som er estimert for at prosjektet skal komme i mål. Beskrivelse Ressurs % Totalt Prosekt Campus IKT SLP: - Prosjektledelse - Innkjøp av tjenester 2 personer nn Intern IT Prosjektleder k-pkt IT Geir Tutturen Intern IT k-pkt IT system Kjetil S Olsen Intern nye ressurser 1/3/4 nn Hardware, infrastruktur, reiser, analyser etc Totalt: Figur: Delprosjektoversikt IKT Kartleggingsprosjektene i 2016 vil ha innvirkning på prosjektene i NMBU PC 61/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

23 1 PC 62/2015 Oppfølging av prosjektstyrets vedtak om flytte- og ibruktakelsesprosjektet Saksansvarlig: Prosjektsjef Trond Furuberg Saksbehandler(e): Knut Moksnes, Øystein Lie, Paul Stray Arkiv nr: 15/ Prosjektsjefens anbefaling: Prosjektsjefen anbefaler at plan beskrevet i avsnittet «Nærmere om flytte- og ibrukstakelsesprosjektet» følges. Forslag til vedtak: Utarbeides i Prosjektstyremøtet Trond Furuberg Prosjektsjef 23

24 2 Saksframlegg Hva saken gjelder Prosjektstyret behandlet på møtet flytte- og ibruktakelsesprosjektet (se referat PC- 51/2015 Flytteprosjektet) og fattet dette vedtaket: Prosjektstyret anbefaler at prosjektet skifter navn til «flytte- og ibruktakelsesprosjektet» og at det avklares med NMBU hva som skal ligge i Prosjekt Campus og hva som skal ligge hos instituttene som skal flyttes og hva som skal ligge hos NMBUs drift. Prosjektstyret ber prosjektsjefen organisere en workshop med Ahus, Sykehuset i Østfold og St. Olav Hospital innen prosjektstyremøte 6. januar 2016, og deretter bearbeide innspillene fra dette til et forslag til momenter som bør være med i et felles plandokument for NMBUs interne organisasjon, Prosjekt Campus og Statsbygg. Grensesnitt for alt medtakbart brukerutstyr mellom Statsbygg og NMBUs organisasjon/organisering må avklares. Dvs. å avklare hvem som har ansvaret for hva når det gjelder brukerutstyr som man kan ta med fra eksisterende anlegg. Prosjektstyret anbefaler at det ansettes en intern ressurs ved NMBU som prosjektkoordinator for flytte- og ibruktakelsesprosjektet og at det kan engasjeres noe ekstern bistand i forbindelse med utarbeidelse av styringsdokument. Dette saksfremlegget følger gjelder oppfølging av flytte- og ibrukstakelsesprosjektet En samlet strategi for delprosjektene Prosjektstyret har ansvaret for disse delprosjektene i SLP/BUT: SLP/BUT-brukermedvirkningsprosjektet (pågår) Flytte- og ibruktakelsesprosjektet (starter i 2016) SLP/BUT IKT-prosjektet (under oppstart) De tre delprosjektene henger sammen og utgjør et hele. Prosjektstyrets mål med prosjektene: - De nye bygningene, infrastruktur og brukerutstyr skal tas i bruk i august 2019 for undervisning, forskning, formidling og innovasjon. - NMBU skal opprettholde akkreditering av veterinærmedisinsk utdanning. - NMBU skal nå samfunns- og effektmålene som er satt for Samlokaliseringsprosjektet Det må lages en felles strategi for de tre delprosjektene som viser mål, tiltak og gjennomføring. Prosjektsjefen må ha ansvaret for at en slik samlet strategi kan vedtas av prosjektstyret primo Hvert av delprosjektene må ha egne styringsdokumenter som bygger på den vedtatte strategien. Disse styringsdokumentene har fremdrifts- og milepælplaner, bemanningsplaner, budsjett og retningslinjer for rapportering. Nærmere om flytte- og ibrukstakelsesprosjektet Følgende opplegg for flytte- og ibruktakelsesprosjektet foreslås. Utgangspunktet er utarbeidelse av et styringsdokument, slik dette er nevnt ovenfor: - Fremdriftsplan med basis i styringsdokumentet - Kartleggingsprosess mot Statsbygg for å avdekke og klargjøre grensesnitt - Utlysning av stilling som koordinator for delprosjektet. - Workshop i slutten av januar 2016 for gjennomgang av styringsdokument og oppfølging av prosjektstyretes vedtak på møtet (se referatet gjengitt ovenfor i dette saksfremlegget) 24

25 3 Utlysning av stilling og videre prosjektarbeid forutsetter universitetsstyrets bevilgning på styremøtet Det vises til egen sak om SLP/BUT-budsjettet for Prosjektsjefens styringsdokument kan behandles av prosjektstyret på møtet Fakultetsstyrets organisasjonsutviklingsprosjekt Fakultetsstyret for VetBio-fakultetet vil igangsette et organisasjonsutviklingsprosjekt som en del av NMBUs evaluering av nåværende styringsmodell. Dette prosjektet henger nøye sammen med SLP/BUT. Prosjektstyret blir nærmere orientert om dette prosjektet på møtet i januar

26 PC 63/2015 Ny gjennomgang av budsjettet for 2016 inkl. ev konsekvenser for budsjett /2020 Saksansvarlig: Prosjektsjef Trond Furuberg Saksbehandler(e): Trond Furuberg/Kristin Kreul Arkiv nr: 15/ Sammendrag Som oppsummert i referatet fra forrige prosjektstyremøte, sak PC 53/2015: Styreleder har konkludert med at det ikke ble avsatt nok tid til behandlingen av dette i møte 15. oktober og budsjettet vil derfor bli gjennomgått på nytt i neste styremøte 11.november. Budsjettforslagene for 2016, 17, 18 og 19 vil bli gjennomgått på nytt, basert på det grove utkastet til budsjett som ble presentert for Universitetsstyret den 22 Oktober Det vil også bli diskutert om det bør indikeres en sum for 2010, som det ble foreslått i forrige prosjektstyremøte. Forslag til vedtak: Forslag til vedtak vil bli utarbeidet under styremøtet Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 63/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

27 2 Saksframlegg Følgende grove budsjettforslag ble presentert til Universitetsstyret den 22 Oktober Budsjettet Totalt Prosjekt Campus Prosjektstyret Strategisk Campusplan Sub-Total (mot Sem Gård salg): Administrasjon Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Ibruktakelse-/flytteprosjekt SLP IKT SLP Urbygningen SHF Totalt Prosjekt Campus Prosjekt Campus inklusive ''Sem gård salg'': NMBU PC 63/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

28 3 Detaljer 2016: Beskrivelse Ressurs % 2016 Prosjektstyret Styresekretær Kristin Kreul Honorar eksterne styremedlemmer (Nina Kristiansen og Olaf Melbø) Prosjektsjef (innkjøp av tjenester) Trond Furuberg/nn Møteutgifter (reiseutgifter, mat og drikke, ev leie av lokaler ved seminar) Strategisk Campusplan Prosjektleder Kristin Kreul Eksterne leverandører Administrasjon Prosjektkoordinering Kristin Kreul 30/ FDV-koordinator Linda Bystrøm Dokumentarkivar Anita Holter 100/ Innkjøpsrådgiver Kommunikasjonsrådgiver Kai Einar Tilley Økonomirådgiver Byggeplasskoordinator (tidligere Jan Sigurd) Bård Tollefsen konferanser mv) Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Prosjektleder Øystein Lie Prosjektkoordinator Knut Moksnes Brukerkooridnator Hans Jørgen Larsen 100/ Brukerutstyrskoordinator Åse Ingvild Risberg Brukermedvirkning (frikjøp VetBio) Driftsleder teknisk drift SLP Kjetil Hald Oftebro 50/ Kvalitetssikring elektro, VVS og drift (0,4 årsverk) Carl Tomas Jørstad Stilling optimal drift SLP (0,6 årsverk) Nyansettelse TA (til SB) Rådgivning byggteknisk/vvs (1 årsverk) Generell kompensasjon TA (fra % dekning parksjef) 100/ FDV-koordinator Linda Bystrøm IT-prosjektleder/-koordinator Geir Tutturen Administrative utgifter (pc/telefon, reiseutgifter, møteutgifter, ev kurs og Sluttfase-/flytteprosjekt SLP: Innkjøp av tjenester Prosjektkoordinator (frikjøp) Intern prosjektstilling IKT SLP: Innkjøp av tjenester nn Intern IT Prosjektleder k-pkt IT Geir Tutturen Intern IT k-pkt IT system Kjetil S Olsen Urbygningen Prosjektleder Kristin Kreul Totalt Prosjekt Campus: NMBU PC 63/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

29 4 Detaljer Beskrivelse Ressurs % Prosjektstyret Styresekretær Kristin Kreul Honorar eksterne styremedlemmer (Nina Kristiansen og Olaf Melbø) Møteutgifter (reiseutgifter, mat og drikke, ev leie av lokaler ved seminar) Administrasjon Prosjektkoordinering Kristin Kreul 30/ FDV-koordinator Linda Bystrøm Dokumentarkivar Anita Holter 100/ Innkjøpsrådgiver Kommunikasjonsrådgiver Kai Einar Tilley Økonomirådgiver Byggeplasskoordinator (tidligere Jan Sigurd) Bård Tollefsen konferanser mv) Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Prosjektleder Øystein Lie Prosjektkoordinator Knut Moksnes Brukerkooridnator Hans Jørgen Larsen 100/ Brukerutstyrskoordinator Åse Ingvild Risberg Brukermedvirkning (frikjøp VetBio) Driftsleder teknisk drift SLP Kjetil Hald Oftebro 50/ Kvalitetssikring elektro, VVS og drift (0,4 årsverk) Carl Tomas Jørstad Stilling optimal drift SLP (0,6 årsverk) Nyansettelse TA (til SB) Rådgivning byggteknisk/vvs (1 årsverk) Generell kompensasjon TA (fra % dekning parksjef) 100/ FDV-koordinator Linda Bystrøm IT-prosjektleder/-koordinator Geir Tutturen Administrative utgifter (pc/telefon, reiseutgifter, møteutgifter, ev kurs og Sluttfase-/flytteprosjekt SLP: Innkjøp av tjenester Prosjektkoordinator (frikjøp) Intern prosjektstilling Brukermedvirkning (frikjøp VetBio) Flyttekostnader IKT SLP: Innkjøp av tjenester nn Intern IT Prosjektleder k-pkt IT Geir Tutturen 50 Intern IT k-pkt IT system Kjetil S Olsen 50 Intern nye ressurser 1/3/4 nn 100 Hardware, infrastruktur, reiser, analyser etc Totalt Prosjekt Campus inklusive: År NMBU PC 63/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

30 PC 64/2015 Kuttliste SLP for finansiering av kjøling og nødstrøm Saksansvarlig: Prosjektsjef Trond Furuberg Saksbehandler(e): Øystein Lie, Knut Moksnes Arkiv nr: 15/ Sammendrag Universitetsstyret vedtok på møtet at NMBU skal finansiere 36,8 millioner kroner (uten moms), mens Veterinærinstituttet dekker 12,15 millioner kroner, for å få finansiert å ta kjøling og nødstrøm inn i prosjektet igjen, ref. US-sak 83/2015 Universitetsstyret fattet følgende vedtaket: 1. Universitetsstyret godkjenner den foreslåtte løsningen for kjøling og nødstrøm i Samlokaliseringsprosjektet. 2. Prosjektstyret bes arbeide for å finne kutt eller optimaliseringer for å minimere behovet for egenfinansiering. Forslag til vedtak 1. Overflytting av luthydrolysen fra SLP til BUT og fjerning av PET-scan fra BUT budsjettet: 2. Overføring fra SLP utomhus budsjettet til NMBU. For detaljer se saksfremlegg Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 64/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

31 2 Saksframlegg Prosjektstyret kan ikke anbefale funksjonskutt i SLP/BUT-prosjektet. Slike kutt vil i vesentlig grad svekke NMBUs muligheter til å nå samfunns- og effektmålene som er vedtatt for Samlokaliseringsprosjektet. Prosjektet foreslår således en kombinasjon av: Beskrivelse* 1 Overflytting av luthydrolysen fra SLP til BUT og fjerning av PET-scan fra BUT-budsjettet Kost Mill NOK 19,0 2 Overføring fra SLP utomhus budsjettet til NMBU ** 17,8 Totalt 36,8 * disse forslagene er diskutert med Statsbygg. ** Overføringen fra Statsbyggs utomhus budsjett til NMBU vil bli utarbeidet ut i detalj mellom Statsbygg og NMBU. Kommentar: På denne måten vil NMBU skjerme funksjonalitet i SLP bygget, samtidig som man kan ved en høyere egeninnsats i parkområdet, via studentprosjekter og annen egeninnsats få en effektiv løsning med et godt resultat. NMBU PC 64/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

32 PC 65/2015 Styrets mandat og arbeidsform Saksansvarlig: Prosjektstyreleder Olaf Melbø Saksbehandler(e): Olaf Melbø Arkiv nr: 15/ Bakgrunn Prosjektstyret for PC ble opprettet høsten Mandat ble gjennomgått i første styremøte. Nå har vi drevet et år og det har i dette året også vært mange utskiftinger av personer i prosjektstyret og vi har engasjert prosjektsjef (midlertidig). Det vil derfor være hensiktsmessig å repetere mandatet samtidig som vi diskuterer vår arbeidsform i prosjektstyret inklusive saksforberedelse fra administrasjonens side. Som styreleder vil jeg derfor gjøre en gjennomgang av mandatet i møtet, men jeg er mest opptatt av at vi får en diskusjon med innspill om hvordan vi kan bli mere effektive i vår behandling av sakene i møtet. Det er derfor fint om alle på forhånd gjør sine tanker om de erfaringene vi har høstet så langt. Forslag til vedtak Vil bli forfattet i prosjektstyremøtet Olaf Melbø Prosjektstyreleder NMBU PC 65/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

33 2 Saksframlegg MANDAT FOR PROSJEKTSTYRET FOR «PROSJEKT CAMPUS» Fastsatt av universitetsstyret (US) for Norges Miljø- og Biovitenskapelige Universitet (NMBU), i US-sak 132/14, dato: Forankring og oppgaver «Prosjekt Campus» er et prosjekt ved NMBU i tidsrommet NMBU har besluttet å etablere et eget prosjektstyre som, på rektors vegne, skal ha ansvar for å styre og lede arbeidet med den strategiske utviklingen av Campus Ås. «Prosjekt Campus» skal sørge for at NMBU sine interesser i Statsbyggprosjektene, samlokaliseringsprosjektet (SLP), brukerutstyrsprosjektet (BUT), prosjekt Urbygningen, prosjekt SHF, samt rivning og flytting ivaretas på en best mulig måte. Videre skal prosjektstyret sørge for at det utarbeides en campusplan som skal samordnes og koordineres med de øvrige prosjekter innunder «Prosjekt Campus» for å oppnå optimale areal-, infrastruktur- og bygningsmessige løsninger for NMBU som helhet i et langsiktig perspektiv. «Prosjekt Campus» kan ikke engasjere seg i eller bruke midler på andre formål enn det som er knyttet til oppgaver gitt av universitetsstyret ved NMBU. 2. Prosjektstyresammensetning og organisatorisk tilknytting Prosjektstyret for «Prosjekt Campus» har følgende sammensetning: Ekstern styreleder med prosjektfaglig kompetanse Ekstern representant med prosjektfaglig og planleggingskompetanse Dekan for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VETBIO) Økonomi- og eiendomsdirektør ved NMBU Ansattrepresentant oppnevnt av rektor Studentrepresentant Følgende observatører deltar med møte- og talerett: en representant fra Veterinærinstituttet, og NMBUs hovedverneombud og assisterende hovedverneombud. Prosjektstyret rapporterer til NMBUs rektor. Sluttdato for prosjektstyret: Ansvar Prosjektstyret skal Sørge for at det etableres en hensiktsmessig organisert prosjektorganisasjon som til enhver tid har nødvendig kompetanse og kapasitet til å ivareta NMBUs interesser og oppgaver i oppfølging av Statsbyggprosjektene og den strategiske utviklingen av Campus Ås, og at disse ressursene er riktig organisert Sørge for at prosjektorganisasjonen gjennomfører prosjektene på en måte som bidrar til at NMBU oppnår de effektmål departementet har satt for byggeprosjektene og som NMBU PC 65/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

34 3 sikrer en helhetlig campusutvikling og en måloppnåelse innenfor de gitte rammebetingelsene (tid, ressurser, kvalitet) Sikre et godt samarbeid mellom NMBU som bruker og Statsbygg som byggherre herunder ivaretakelse av alle NMBU sine interesser i Statsbyggs gjennomføring av de vedtatte byggeprosjektene Sørge for at brukermedvirkningsprosessene internt i NMBU blir gjennomført på en god måte Bidra til etableringen av den fremtidige driftsorganisasjonen for de nye byggene Sørge for en evaluering av «Prosjekt Campus» (underveis og ved prosjektslutt) Prosjektstyret skal sørge for at arbeidet med campusutviklingen utføres i henhold til lover, forskrifter og avtaleverk, føringene gitt av Kunnskapsdepartementet og føringene og rammer som er fastsatt av universitetsstyret ved NMBU. Dersom styrets mandat senere skal utvides til å omfatte andre prosjekter, skal dette skje ved at universitetsstyret ved NMBU utsteder et supplerende mandat hvor prosjektet defineres og rammer beskrives. 4. «Prosjekt Campus» - bemanning Personell som må tilsettes i prosjektet skal tilsettes ved NMBU på åremål i prosjektperioden. Ansatte ved NMBU kan stilles til rådighet for prosjektorganisasjonen. Rutiner og retningslinjer for utlån av ansatte ved NMBU fra linjeorganisasjonen til prosjektorganisasjonen skal utarbeides. Dersom relevant ekspertise finnes innenfor NMBU s organisasjon bør denne benyttes. 5. Forutsetninger «Prosjekt Campus skal gjennomføres i samsvar med De forutsetninger som er lagt til grunn i St.prp.nr. 30 ( ) NMBUs samfunnsoppdrag og strategiske mål Samfunnsmål og resultatmål for byggeprosjektene Tildelingsbrevet og oppsummeringen fra etatsstyringsmøtene mellom KD og NMBU Føringer som universitetsstyret ved NMBU har gitt i forhold til arealeffektivisering og samlokalisering av fagmiljø Det forutsettes at Dekan for VetBio er bemyndiget til å organisere og lede brukermedvirkningen og ta beslutninger i henhold til delegasjon fra rektor i Statsbyggprosjektene på VetBio-fakultetet. 6. Fullmakter Prosjektstyret har fullmakt til å treffe beslutninger i alle saker som vedrører gjennomføringen av «Prosjekt Campus», med unntak av følgende saker som skal legges frem for rektor/universitetsstyret for behandling/godkjenning: Overordnet fremdriftsplan Campusplan NMBU PC 65/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

35 4 Årlig budsjettramme for prosjektet Overordnede prioriteringer av finansiell eller strategisk art Prosjektstyret kan delegere myndighet til ansatte som har oppgaver for «Prosjekt Campus». 7. Budsjettrammer Budsjettrammen for «Prosjekt Campus» skal fastsettes av universitetsstyret. Rektor legger fram forslag for universitetsstyret etter anbefaling fra prosjektstyret. 8. Rapportering «Prosjekt Campus» skal avgi skriftlige månedsrapporter til rektor i henhold til nærmere angitt standard. Prosjektstyret skal avgi skriftlige tertialrapporter til rektor og universitetsstyret. Tertialrapporten skal minimum angi følgende: Status i arbeidet Ved eventuelle avvik i forhold til budsjett, fremdriftsplaner eller kvalitet skal avviket og korrigerende tiltak beskrives. Oppdatert sluttprognose for tidsbruk og kostnader Spesielle problemområder og tiltak Brukermedvirkning: Status og samarbeid HMS Informasjonsarbeid Hovedaktiviteter neste periode NMBU PC 65/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato