Voss kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Voss kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Voss tinghus Dato: Tidspunkt: 09:00 Møteplan: Kl Kl Kl Kl Kl Kl Ordførar helser på kontrollutvalet og presentasjon Utdeling og opplæring i ipad Ny i kontrollutvalet kort innføring Sakshandsaming Lunsj Sakshandsaming Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Roald Breistein tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Roald Breistein møter frå sekretariatet, på dette møtet. Oddvar Martin Jansen kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann -1-

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 48/15 PS 49/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 50/15 Nyttig informasjon for kontrollutvalet 2015/134 PS 51/15 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden /134 PS 52/15 Rutinar i kontrollutvalet 2015/134 PS 53/15 Teieplikta for kontrollutvalet 2015/134 PS 54/15 Korleis melde avbod til møte i kontrollutvalet 2015/134 PS 55/15 IHR presenterer interimsrevisjonsrapport for /2 PS 56/15 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Bestilling av prosjektplan PS 57/15 PS 58/15 PS 59/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden Bestilling av prosjektplan Forvaltningsrevisjon av sjukefråvær - Status i arbeidet ved IHR Tilbakemelding - Forvaltningsrevisjon kommunale innkjøp i Voss kommune 2015/ / / /416 PS 60/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/132 PS 61/15 Referatsaker RS 51/15 Invitasjon frå KPMG til kurs for nye kontrollutval 2015/42 RS 52/15 Invitasjon til kurs - Kontrollutvalet kva og korleis 2015/42 RS 53/15 Brev som gjeld innløysing av handgjevingsavtalar - Voss Næringspark Fastsetting av salspris for næringsareal 2014/2 RS 54/15 Vedtak i KST Val av kontrollutval 2015/134 RS 55/15 RS 56/15 Vedtak i KST Tenesteanalyse for helseog omsorgstenesta Vedtak i KST Orientering om sosiale tenester i Voss kommune RS 57/15 Vedtak i KST Kvartalsrapport for 3. kvartal /5 2014/5 2014/2 RS 58/15 Vedtak i KST Eigarskapsmelding /137 RS 59/15 RS 60/15 Vedtak i KST Skifte av pensjonsleverandør Vedtak i KST Oppfølging kommunestyresak 51/ / /41-2-

3 PS 62/15 Eventuelt -3-

4 PS48/15Godkjenningavinnkallingogsakliste PS49/15Godkjenningavmøteprotokollfråforrigemøte -4-

5 Voss kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/134-1 Sakshandsamar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Voss kommune 50/ Nyttig informasjon for kontrollutvalet Bakgrunn for saka: For at kontrollutvalet skal få så god start på valperioden som mogleg er det ein del informasjon som utvalet bør vera kjend med. Dette kan t.d. vera saker som det førre kontrollutvalet har starta opp, men som ikkje er ferdige, eller det kan vera gjeldande planar, budsjett ol. Drøfting: På bakgrunn av dette vert det gjeve ei kort orientering om desse dokumenta i dette møtet: Budsjettforslag for 2016 for kontroll og tilsyn i Voss kommune Årsmelding for kontrollutvalet for 2014 Gjeldande plan for forvaltningsrevisjon Gjeldande plan for selskapskontroll Pågåande revisjonar som ikkje er ferdige bestillingar til IHR - Forvaltningsrevisjon av sjukefråvær Frist revisjonsrapport Dei aktuelle dokumenta vert send medlemmene i kontrollutvalet som vedlegg til ein e-post før møtet. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at informasjonen vert teken til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -5-

6 Side 2/2 Forslag til vedtak Informasjonen vert teken til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -6-

7 Voss kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/134-2 Sakshandsamar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Voss kommune 51/ Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 39/15 i møte «Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Voss kommune i valperioden vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden » Saksframlegg, saksprotokoll og resultatet av evalueringa ligg ved. Drøfting: Av evalueringa går det fram at det førre kontrollutvalet kom med desse tilrådingane i uprioritert rekkefølgje til utvalet i perioden : 1. Bør vurdere strammare møteleiing for å korte ned lengda på møta i kontrollutvalet o Sette tidsgrense på kor lang tid det vert sett av til presentasjonar av rapportar ol. 2. I samband med utarbeiding av møteplan for 2016 bør det vurderast om det bør vera fleire møter i løpet av året o Jf. behov for fleire revisjonar. o Møteplan for 2016 skal utarbeidast i første møte og det vil vera naturleg å komme tilbake til dette punktet då 3. Vurdere å gjennomføre litt enklare og smalare forvaltningsrevisjonar. Må også tenke på å ikkje belaste administrasjonen unødig. 4. Bør satse meir på selskapskontroll. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -7-

8 Side 2/3 5. Arbeide for at funksjonen til kontrollutvalet blir meir ålment kjent. 6. Invitere leiargruppa inn i eit møte i kontrollutvalet for å diskutere roller og ansvar. o Kontrollutvalet bør drøfte i kva møte dette kan vera aktuelt 7. Vurdere rutinane for å sikre at administrasjonen møter i kontrollutvalet når dei blir bede om det o Rådmannen meiner det er hos han dette glipper. o Oppfordre han til å få møtedatoane til kontrollutvalet inn i sin eigen møtekalender når datoane er klare 8. Innføre rutine med å utfordre rådmannen på å prioritere forslag til tiltaka i ein revisjonsrapport i samband med at rapport vert send kommunen til uttale. o Sekretariatet tilrår at det i samband med sak «Forvaltningsrevisjon av sjukefråvær - Status i arbeidet» til dette møtet vert gjort vedtak om dette 9. Den nye heimesida må oppdaterast etter valet og endrast slik at kontrollutvalet blir meir synleg. o Det vert tilrådd at sekretariatet vert beden om på syta for at dette vert gjort 10. Arbeide for at kontrollutvalet får enno betre dialog med revisor i samband med bestillingar (tydeleggjering). 11. Er det i orden ift. uavhengighet at Arne Gilbakken jobbar i IHR samstundes som han sit i kommunestyret og i styret i IHR? 12. Administrasjonen og sentrale politikare bør involverast sterkare i arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll enn for 4 år sidan o Dette må takast med i saker om bestilling av prosjektplanar for analyse og plan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til dette møtet 13. Folkevaldopplæring o Heile kontrollutvalet må be om å få delta i folkevaldopplæringa i regi av KS for kommunestyret Ordførar har opplyst til sekretariatet at kontrollutvalet er invitert til dette o Også be om å få tid (30 45 minuttar) til å presentere kontrollutvalet sin rolle og ansvar i folkevaldopplæringa for kommunestyret Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet ber om at dette kan gjerast ifm. eit av dei første kommunestyremøta i 2016 o I første møte i kontrollutvalet bør sekretariatet gje kontrollutvalet litt innføring i generelle begrep Dette punktet er innfridd ved at sekretariatet skal ha ein halvtime i starten av dette møtet der dette vert gjort o Alle i kontrollutvalet bør få delta på folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland på Solstrand av 5 medlemmer i kontrollutvalet har meldt seg på denne folkavaldopplæringa o Bør også få høve til å delta på årlege NKRF eller FKT konferansar. Konklusjon: Sekretariatet føreslår at kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode. Vidare vert det tilrådd å be sekretariatet om å arbeide vidare med dette. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode. -8-

9 Side 3/3 2. Kontrollutvalet ber om å få presentere utvalet sine roller og ansvar for leiargruppa i Voss kommune i første møte i utvalet i Kontrollutvalet ber sekretariatet om å syta for at heimesida til Voss kommune vert oppdatert etter val av nytt kontrollutvalet. 4. Kontrollutvalet ber om å få ein halvtime til å informere om utvalet sin rolle og ansvar for kommunestyret i eit av dei første møta i Kontrollutvalet ber sekretariatet om å arbeide vidare med tilrådingane. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Saksframlegg mv. etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden

10 Voss kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2014/ Sakshandsamar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Voss kommune Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden Bakgrunn for saka. I februar 2011 gav Kommunal og Regionaldepartementet (KRD) ut kontrollutvalsboka. Boka er utarbeida på oppdrag frå KRD og er ein lekk i å styrka arbeidet med eigenkontrollen i kommunane. Kommunal og regionalminister Liv Signe Navarsete påpeikte dette under lanseringa av boka: Målet med Kontrollutvalsboka, som Deloitte har skrive på vegne av departementet, er å skape større forståing for rolla og oppgåvene til kontrollutvalet, og bidra til eit godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen. Drøfting: Kapittel 11 i boka omhandlar Oppfølging og evaluering av kontrollutvalet, sekretariatet og revisjonen sitt arbeid. No er snart valperioden ferdig og det kan, etter sekretariatet si meining, vere bra at det vert gjennomført ei evaluering av det arbeidet kontrollutvalet har gjort i denne valperioden. Dette kan gjerast t.d. ved at kontrollutval, sekretariat og revisjon saman drøfter nokre av dei spørsmål og innspel som kjem fram i kontrollutvalsboka på sidene 142 og 143, som omhandlar evaluering og erfaringsoverføring til nytt kontrollutval. Sekretariatet har laga eit skjema med forslag til spørsmål som brukast i ei slik evaluering. Skjemaet ligg ved. Ordførar og rådmann er også invitert til å vera med i ei slik evaluering. Sidene 142 og 143 frå kontrollutvalsboka ligg ved. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at det vert gjennomført ei slik evaluering i dette møtet. Evalueringa bør resultere i eit forslag til ev. endringar/betringar i rutinane som kan gjere arbeidet med eigenkontrollen i Voss kommune enno betre. Resultatet av evalueringa bør leggjast fram for kontrollutvalet i valperioden Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -10-

11 Side 2/2 Forslag til vedtak Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Voss kommune i valperioden vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Kontrollutvalsboka evaluering 2 Skjema for evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden -11-

12 Saksprotokoll i kontrollutvalet i Voss kommune Handsaming i møtet: Kontrollutvalet gjennomførte ei evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden med utgangspunkt i «Skjema for evaluering av arbeidet i kontrollutvalet» som låg ved saka til dette møtet. Her deltok også rådmann Einar Hauge i deler av evalueringa og revisjonssjef Odd Jakob Storebø og sekretariatet i heile evalueringa. På bakgrunn av det som kom fram i evalueringa vil kontrollutvalet komme med slike tilrådingar til kontrollutvalet i Voss kommune for valperioden : Bør vurdere strammare møteleiing for å korte ned lengda på møta i kontrollutvalet o Sette tidsgrense på kor lang tid det vert sett av til presentasjonar av rapportar ol. I samband med utarbeiding av møteplan for 2016 bør det vurderast om det bør vera fleire møter i løpet av året o Jf. behov for fleire revisjonar. Vurdere å gjennomføre litt enklare og smalare forvaltningsrevisjonar. Må også tenke på å ikkje belaste administrasjonen unødig. Bør satse meir på selskapskontroll. Arbeide for at funksjonen til kontrollutvalet blir meir ålment kjent. Invitere leiargruppa inn i eit møte i kontrollutvalet for å diskutere roller og ansvar. Vurdere rutinane for å sikre at administrasjonen møter i kontrollutvalet når dei blir bede om det o Rådmannen meiner det er hos han dette glipper. o Oppfordre han til å få møtedatoane til kontrollutvalet inn i sin eigen møtekalender når datoane er klare Innføre rutine med å utfordre rådmannen på å prioritere forslag til tiltaka i ein revisjonsrapport i samband med at rapport vert send kommunen til uttale. Den nye heimesida må oppdaterast etter valet og endrast slik at kontrollutvalet blir meir synleg. Arbeide for at kontrollutvalet får enno betre dialog med revisor i samband med bestillingar (tydeleggjering). Er det i orden ift. uavhengighet at Arne Gilbakken jobbar i IHR samstundes som han sit i kommunestyret og i styret i IHR? Administrasjonen og sentrale politikare bør involverast sterkare i arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll enn for 4 år sidan Folkevaldopplæring o Heile kontrollutvalet må be om å få delta i folkevaldopplæringa i regi av KS for kommunestyret o Også be om å få tid (30 45 minuttar) til å presentere kontrollutvalet sin rolle og ansvar i folkevaldopplæringa for kommunestyret o I første møte i kontrollutvalet bør sekretariatet gje kontrollutvalet litt innføring i generelle begrep o Alle i kontrollutvalet bør få delta på folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland på Solstrand o Bør også få høve til å delta på årlege NKRF eller FKT konferansar. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Voss kommune i valperioden vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden

13 Skjema for evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i valperioden Rådmann Einar Hauge deltok på dei punkta i evalueringa som er merka gult. Forutan kontrollutvalet deltok i tillegg revisjonssjef Odd Jakob Storebø og sekretariatet i heile evalueringa. Evalueringa inneheld desse spørsmåla: Nr. Spørsmål Svar 1 I kva grad blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? Kva kan gjerast betre? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer KUV å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? Kva kan gjerast betre? 4 I kva grad har KUV hatt økonomiske rammer til å gjennomføre oppgåvene på ein god måte? 5 Korleis blir KUV oppfatta av andre sentrale aktørar, slik som kommunestyret og administrasjonen? 6 Har kommunestyret og administrasjonen forståing av kva rolle og ansvar KUV har? Korleis kan KUV bidra til ei god forståing? 7 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom KUV, kommunestyret og administrasjonen? 8 I kva grad er KUV synleg nok på kommunen si heimeside? 9 Bør KUV gjere meir og/ eller mindre av noko? 10 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Kva kan gjerast betre? 11 Korleis fungerer arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll? 12 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? Kva kan gjerast betre? 13 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? Litt lange møter av og til. Sette tidsgrense på kor lang tid det vert sett av til presentasjonar av rapportar ol. Bør vurdere strammare møteleiing for å få ned tidsbruken. Må vurdere om det bør vera fleire møter i løpet av året i samband med møteplan for 2016, jf. behov for fleire revisjonar. Kontrollutvalet meiner at dei gjer det. Å ha tillit er viktig og inntrykket er at det har vi. Ok. Kontrollutvalet blir positivt oppfatta av kommunestyret. Nokre tilbakemeldingar om at ein er noko detaljert av og til. Forventningane til KUV frå ålmenta er større enn det ein kan innfri. Funksjonen til KUV bør bli meir ålment kjent. Ja. Invitere leiargruppa inn i eit KUV møte for å diskutere roller og ansvar. Av og til møter ikkje administrasjonen i KUV utan å melde frå. Rådmannen meiner det er hos han det glipper. Han bør få møtedatoane til KUV inn i sin møtekalender. Handlingsplan vs. melde tilbake. Nokre av tiltaka kan vera litt for detaljerte. Innføre rutine med å utfordre rådmannen på å prioritere tiltaka i samband med at rapport vert send til uttale. Den nye heimesida må oppdaterast etter valet og endrast litt elles også. Litt enklare og smalare forvaltningsrevisjonar. Må også tenke på å ikkje belaste administrasjonen unødig. Bør satse meir på selskapskontroll. KUV må ha enda betre dialog med revisor i samband med bestillingar (tydeleggjering). Er det OK at Arne Gilbakken jobber i IHR ift. at han sit i kommunestyret og i styret i IHR? Viktig at denne blir god. IHR skal sjølv gjera dette arbeidet denne gongen. Administrasjonen og sentrale politikare bør involverast sterkare i dette arbeidet. God tilrettelegging og førebuing av møta. Sjå tilrådingar nederst -13-

14 14 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye KUV innehalde og kor omfattande bør det vera? 15 Folkevaldopplæringa for kommunestyret: - Bør KUV få delta her? - Bør roller og ansvar for KUV presenterast her? 16 Anna Sekretariatet gjev litt innføring i generelle begrep i første møte i KUV. Alle bør vera med på Solstrand samlinga Bør også delta på NKRF eller FKT konferansar. Dette vil bidra til å verta meir engasjerte i arbeidet i KUV. I Voss skal KS har 2 dagar Tillit før jul. KUV bør få vera med. KUV bør få ein halv time til å presentere roller og ansvar. Tilrådingar til kontrollutvalet i Voss kommune i valperioden : Bør vurdere strammare møteleiing for å korte ned lengda på møta i kontrollutvalet o Sette tidsgrense på kor lang tid det vert sett av til presentasjonar av rapportar ol. I samband med utarbeiding av møteplan for 2016 bør det vurderast om det bør vera fleire møter i løpet av året o Jf. behov for fleire revisjonar. Vurdere å gjennomføre litt enklare og smalare forvaltningsrevisjonar. Må også tenke på å ikkje belaste administrasjonen unødig. Bør satse meir på selskapskontroll. Arbeide for at funksjonen til kontrollutvalet blir meir ålment kjent. Invitere leiargruppa inn i eit møte i kontrollutvalet for å diskutere roller og ansvar. Vurdere rutinane for å sikre at administrasjonen møter i kontrollutvalet når dei blir bede om det o Rådmannen meiner det er hos han dette glipper. o Oppfordre han til å få møtedatoane til kontrollutvalet inn i sin eigen møtekalender når datoane er klare Innføre rutine med å utfordre rådmannen på å prioritere forslag til tiltaka i ein revisjonsrapport i samband med at rapport vert send kommunen til uttale. Den nye heimesida må oppdaterast etter valet og endrast slik at kontrollutvalet blir meir synleg. Arbeide for at kontrollutvalet får enno betre dialog med revisor i samband med bestillingar (tydeleggjering). Er det i orden ift. uavhengighet at Arne Gilbakken jobbar i IHR samstundes som han sit i kommunestyret og i styret i IHR? Administrasjonen og sentrale politikare bør involverast sterkare i arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll enn for 4 år sidan Folkevaldopplæring o Heile kontrollutvalet må be om å få delta i folkevaldopplæringa i regi av KS for kommunestyret o Også be om å få tid (30 45 minuttar) til å presentere kontrollutvalet sin rolle og ansvar i folkevaldopplæringa for kommunestyret o I første møte i kontrollutvalet bør sekretariatet gje kontrollutvalet litt innføring i generelle begrep o Alle i kontrollutvalet bør få delta på folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland på Solstrand o Bør også få høve til å delta på årlege NKRF eller FKT konferansar

15 Voss kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/134-3 Sakshandsamar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Voss kommune 52/ Rutinar i kontrollutvalet Samandrag Bakgrunn for saka: Det er ein del praktiske rutinar som gjeld kontrollutvalet som det kan vera nyttig å få avklart, informert om og verta einige om i det første møtet i utvalet. Denne saka tek sikte på å få avklart og verta samde om slike rutinar. Drøfting: På bakgrunn av det som går fram over er det desse rutinane/punkta som må avklarast/informerast om: 1. Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet Alle medlemmene vil få utdelt ipad til bruk i arbeidet i kontrollutvalet. Det betyr at møteinnkallingar mv. etter det første møtet ikkje vert send ut på papir. ipad vert delt ut i møtet. Tanken er at møteinnkallingar, møteprotokollar mv. skal kunne lastast inn på ipad og kan lesast og skrive merknader direkte i dokumenta ved hjelp av ein App som heiter 360 emeetings. Målfrid Syvertsen vil syta for opplæring på ipad i starten av dette møtet 2. Første møte i kontrollutvalet i 2016 Her må kontrollutvalet diskutere seg fram til ein dato som kan passe for utvalet sjølv, revisjon og sekretariatet for det første møtet. Vidare bør utvalet ta stilling kva tidspunkt på dagen som passer best for alle møta. Forslag til møteplan for resten av 2016 vert lagt fram i det første møtet i Abonnement på Kommunal rapport Det har til no vore vanleg at leiar i kontrollutvalet kan abonnere på Kommunal rapport. Utvalet bør diskutere om denne praksisen skal fortsette eller om andre også skal høve til å abonnere på avisa. Ein kan i tilfelle velgje om ein vil ha avisa i papirformat eller i elektronisk format. Abonnementspris er kr ,-. Sekretariatet vil ta nokre eksemplar med i møte. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -15-

16 Side 2/2 4. Abonnement på Kommunerevisoren Det har til no vore vanleg at leiar i kontrollutvalet har abonnert på Kommunerevisoren. Utvalet bør diskutere om denne praksisen skal fortsette eller om andre også skal høve til å abonnere på baldet. Abonnementspris er kr. 400 pr. år. Bladet kjem ut 6 ganger pr. år. Sekretariatet tek med nokre eksemplar som døme. 5. Folkevaldopplæring for kontrollutvalet Folkevaldopplæring for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune skal haldast på Solstrand Hotel & Bad Aktuelle konferansar i 2016 med kontrollutval som målgruppe Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) skal halde sin årlege kontrollutvalskonferanse på Gardermoen Her finn du lenkje til invitasjonen der du også kan melde deg på elektronisk: e_/detaljer Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) skal halde sin årlege fagkonferanse på Gardermoen Invitasjon kjem truleg i månadsskiftet april/mai Det vert tilrådd at kontrollutvalet i Voss kommune har deltakarar på begge desse konferansane. 7. Kontrollutvalet og media Slik sekretariatet ser det vil det vera føremålstenleg at det framleis er leiar i kontrollutvalet som uttaler seg til media på vegne av utvalet. Det vert tilrådd at det vert gjort vedtak om dette. Konklusjon: På bakgrunn av det som går fram over tilrår sekretariatet at det vert gjort slike vedtak. Forslag til innstilling/vedtak 1. Første møte i kontrollutvalet i 2016 skal haldast... kl får abonnement på Kommunal rapport i papirutgåve.... får abonnement på Kommunal rapport i elektronisk utgåve får abonnement på Kommunerevisoren kan delta på NKRF-konferanse på Gardermoen Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 6. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -16-

17 Voss kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/134-4 Sakshandsamar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Voss kommune 53/ Teieplikta for kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har mange saker til handsaming og har stor grad av rett til innsyn, jf. kommunelova 77.7 som lyd slik: «Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.» På bakgrunn av dette vert det gjennom denne saka gjort greie for det regelverk som gjeld i høve teieplikt for folkevalde. Drøfting: For ordens skuld vert opplyst om at det er kontrollutvalet som politisk organ som kan be om informasjon som er unnateke offentleggjering. Kvar einskilt utvalsmedlem kan ikkje sjølv ta kontakt med kommuneadministrasjonen med krav om å få utlevert slik informasjon. Teieplikt for folkevalde er regulert i forvaltningslova 13 som lyd slik: «13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -17-

18 Side 2/2 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal regnes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.» Heile lovparagrafen kan lesast her: 10/KAPITTEL_3#KAPITTEL_3 Konklusjon: Medlemmene i kontrollutvalet er på bakgrunn av det som går fram over gjort kjent med regelverket for lovbestemt teieplikt. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -18-

19 Voss kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/134-5 Sakshandsamar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Voss kommune 54/ Korleis melde avbod til møte i kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har som kjent berre 5 medlemmar. Når nokon må melde avbod til eit møte er det difor særs viktig at dette skjer så fort som råd er til rette vedkommande slik at vara kan kallast inn. På bakgrunn av dette vert det i denne saka gjort greie for rutinar som skal gjelde i høve avbod til møta i kontrollutvalet. Drøfting: Sekretariatet vil minna alle i kontrollutvalet om at det er viktig å melda ifrå når ein er forhindra i å koma til møte. Det er og viktig at slike meldingar vert gjeve på rett måte. I denne informasjonen vert der skissert nokre køyrereglar for korleis ein skal melda avbod. 1. Første regel er Å MELDA FRÅ. Gjer dette i så god tid som råd er før møtet. Det er vanskeleg for sekretariatet å få kontakt med vararepresentant ved kort varsel, og for vararepresentanten å møta på kort varsel. 2. Den som er vald som medlem av kommunalt/fylkeskommunalt organ har plikt til å møta om det ikkje ligg føre gyldig forfall (kommunelova 40 nr. 1). Når det gjeld kva som er gyldig forfall er det i kommentarutgåva til kommunelova teke inn m. a. følgjande: Loven gir ingen nærmere veiledning om hva som ligger i dette kriteriet. Det er imidlertid her antatt at man et stykke på vei kan bygge på kriteriene i domstolsloven 105. Som gyldig forfall etter denne bestemmelse regnes omstendigheter som fører til at vedkommende ikke uten fare for helbred eller velferd eller uten å Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -19-

20 Side 2/2 forsømme viktige og uoppsettelige forretninger eller plikter kunne ha møtt. Selv om det her opereres med relativt strenge kriterier, synes likevel bestemmelsen å åpne for et visst rimelig skjønn. Det er nok også et faktum at reglene praktiseres meget liberalt en del steder. Man bør imidlertid vokte seg vel mot å gli ut i en praktisering som kan medføre en direkte uthuling av møteplikten. Foruten å være direkte lovstridig vil dette selvsagt kunne medføre alvorlige problemer for organets saksbehandling og beslutningsdyktighet. Ansvaret for å hindre en slik utvikling vil i første rekke ligge hos det enkelte organs leder. Dette betyr at forfall alltid skal grunngjevast. 3. Meld ikkje avbod til kommuneadministrasjonen. Det er sekretariatet si oppgåve å kalla inn vara, og sjå til at kontrollutvalet er vedtaksføre når møtet startar. 4. Du skal ikkje gje melding til din vararepresentant, dette er sekretariatet si oppgåve. 5. Du bes fortrinnsvis om å melde frå om forfall ved å ringa til våre mobiltelefonar som er oppført på første sida av innkallinga. Du kan også sende e-post eller SMS med melding om forfall. Hugs alltid at forfall skal grunngjevast. Konklusjon: Medlemmene i kontrollutvalet er på bakgrunn av det som går fram over gjort kjent med rutinar som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -20-

21 Voss kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/2-109 Sakshandsamar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Voss kommune 55/ IHR presenterer interimsrevisjonsrapport for 2015 Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Voss kommune har ansvar for at det vert gjennomført rekneskapsrevisjon i kommunen, jf. kommunelova 77.4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Vidare har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. forskrift om kontrollutvalg 4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.» Drøfting: I forrige møte i kontrollutvalet orienterte IHR om sin revisjonsstrategi og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i I dette møtet skal IHR presentere oppsummeringa av dette arbeidet i ein interimsrevisjonsrapport. Dette vil, til liks med presentasjon av revisjonsplanen, vera ein lekk i å sjå til at kommunen sine rekneskapar vert revidert og at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. På bakgrunn av det som kjem fram i interimsrevisjonsrapporten bør kontrollutvalet, slik sekretariatet ser det, få høve til å koma med forslag til fokusområde i årsrevisjonen som skal gjennomførast framover, dersom dei ønskjer det. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -21-

22 Side 2/2 Konklusjon: Dersom det ikkje kjem fram noko spesielt i møtet vert det tilrådd at kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå IHR til orientering. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå IHR til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Interimsrevisjon Voss Figur revisjonsrisiko -22-

23 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Voss kommune Finansiell revisjon Interimsrevisjon per

24 Innhald 1 Innleiing Områder Innkjøpsområdet Lønnsområdet Inntektsområdet/Salsområdet Sjølvkostområdet Overføringsområdet Finansområdet Likvidområdet Momskompensasjon/Attestasjonar

25 1 Innleiing Vår revisjon for dei første 9 månadane i året er ikkje ein fullstendig gjennomgang av rekneskap og rutinar. Vi har som ein del av vårt revisjonsarbeid vurdert kommunen sin interne kontroll i den utstrekning vi har funne det nødvendig i medhald av god kommunal revisjonsskikk. Vidare har vi utført direkte kontroll av utvalde områder, rutinar og spesielle postar i rekneskapen. Avdekka forhold og spørsmål blir normalt tatt opp med administrasjonen. Dersom vi meiner at det vi avdekker er alvorleg sender vi nummerert brev til kontrollutvalet med kopi til administrasjonen. Metodikken Vi brukar Descartes sin revisjonsmetodikk, Descartes er ein Windows-applikasjon, tilpassa for å dekkje revisorane sine behov, og vil støtte dei til ein kvar tid gjeldande revisjonsstandardar. Fasane i metodikken er: 1. Innleiande revisjonshandlingar 2. Forretningsforståing og risikofaktorar 3. Kontrollvurdering pr. område 4. Vidare revisjonshandlingar pr. område 5. Avsluttande revisjonshandlingar I interim er det fase 1. til 3. som er i fokus. Planlegging Dette inneber å henta inn kunnskap om kommunen der risikoelement vert avdekka og vesentlege postar/element vert identifisert. Det vert føretatt ei kartlegging og vurdering av intern kontroll/førebels vurdering av kontrollrisiko. Vidare vert det gjort ei vurdering av kva som vil vera vesentlege feil i rekneskapsrapporteringa for kommunen samt å kartlegga kor det er størst risiko for at vesentlege feil oppstår. Vurdering av kommunen sin art er kjelde til å identifisere transaksjonsklassar, risikofaktorar og mislegheitsrisikofaktorar. Identifiserte transaksjonsklasser utgjer store deler av populasjonen som revisor skal revidere og henta stikkprøver frå. Risikovurdering Revisor skal utføre risikovurderingshandlingar for å danne eit grunnlag for å identifisere og anslå risiko for vesentleg feilinformasjon på rekneskaps- og påstandsnivå. Revisor må skaffe seg kunnskap om dei kontrollar som er relevante for revisjonen, under dette overvakingskontrollar som medverkar til å sikre at påstandane vert oppfylt og at risikoen for vesentleg feilinformasjon i rekneskapen vert redusert og styrt

26 Vesentlegheitsvurdering Revisor må ta standpunkt til grensa for feilinformasjon i rekneskapen som kan aksepterast utan at det vil føre til at rekneskapsbrukarane treff andre avgjersler enn elles. Det må definerast ei vesentlegheitsgrense for kva som vert sett på som vesentleg feilinformasjon i rekneskapen Fastsette nivå for totalvesentlegheit Talfeste totalvesentlegheitsgrensa Skal gjerast som grunnlag for å bestemme type, tidspunkt og omfang av revisjonshandlingar Revisjonsstrategi Basert på vurderingane i revisjonsplanen vert det konkludert vedrørande revisjonsmessig angrepsvinkel, som grunnlag for revisjonsprogram Kontrollfasen Gjennomføring av revisjonshandlingar jamfør revisjonsprogram. Vi vil kort kommentera dei ulike transaksjonsklassane: For denne gjennomgangen viser vi til figur sendt i eige vedlegg

27 2. Områder Vi har stilt spørsmål om risiko på både overordna nivå og på nokre område. Kommunen reviderer no intern kontrollen i kommunen. 2.1 Innkjøpsområdet Vår revisjon har bestått av kartlegging og vurdering av den interne kontrollen. Viktig for oss er kontrollmiljøet, der vi byggjer på våre erfaringar frå tidlegare år, samt etikk og leiinga si involvering. Det er gjennomført bilagskontroll i samband med mva-kompensasjon i løpet av året. Kommunen har god kontroll på hovudlinjene i mva-kompensasjonslova. Nokre feil vedrørande mva-kompensasjon er avdekka, alle er korrigert. Gjennom denne kontrollen har vi fått kunnskap om kontrollmiljøet i kommunen, om kontrollmessige sterke og svake sider og ei forståing av korleis rekneskapstransaksjonane vert generert, registrert og rapportert. Revisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjon for innkjøpsområdet. Rapporten vart handsama i kommunestyret 3. september. Vår revisjon på området hittil har ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar. 2.2 Lønnsområdet Vi har kontrollert at eit utval av rutinane for kontroll fungerer som føresett. Kommunen har rutine med kontroll av lønnsjournal kvar månad. Det vert signert for gjennomført kontroll. Kontrollen er ein rimelegheitsvurdering og avdekkar urimeleg høge lønningar, dobbeltutbetalingar eller utbetaling til personar som har slutta i sine stillingar. For nye og avslutta arbeidsforhold har vi kontrollert at løn var utbetalt i samsvar med tilsetjingstidspunktet og avgangstidspunkt. Det er også kontrollert at tilsetjingsbrev/innmeldingsskjema og fastsetjing av lønn ligg føre for nye arbeidsforhold og at sluttmelding ligg føre for avslutta forhold. Endring av lønn skjer i samband med stillingsendringar/lønnsforhandlingar. Lønnsavdelinga får inn kopi av arbeidsavtale som grunnlag for endringar. Ved endring av stilling går det melding til lønnsavdelinga som legg dette inn i lønnssystemet. I samband med endring av fastlønn ved sentrale oppgjer vert lønn endra i samsvar med KS sine rundskriv. Ved lokale forhandlingar får inn kopi av signert forhandlingsprotokoll, som er grunnlaget for endringane

28 Lønnsansvarleg hentar sjølv skattekort for tilsette før inntektsårets byrjar. I tillegg må lønnsansvarleg syta for at skattekortopplysningane er oppdaterte for kvar lønnskjøring. Dette følgjer av lov om betaling av skatte- og avgiftskrav (skattebetalingslova). Refusjon frå NAV vert inntektsført ved utsending av krav. Etter innbetaling kjører ein kontrollister som vert brukt for å nulle ut eventuelle differansar mellom krav og innbetaling. Når ein bokfører kravet når det oppstår sikrar ein rett anordning gjennom året og i samband med årsavslutninga. Vi har stilt spørsmål om i kva grad fråvær blir registrert i lønnssystemet. Tilbakemeldinga er at fråværet blir registrert i Økonomisystemet. Kommunen har godt kjennskap til regelverket og er påpasseleg med å søke på det dei har krav på. Det vert gjennomført avstemming av lønssystemet mot rekneskap månadleg. Kontroll av variabel lønn avdekka ikkje person(ar) kor timane var feil summert på timelister for utlønning. Rapportering gjennom GAT 1 vert gjort ute i avdelingane og lønsavdelinga gjennomfører rimelegheitskontroll. Annen variabel løn vert registrert av lønsavdelinga og også kontrollert her. Kontroll av reiserekningar viste at kommunen har gode rutinar for attestasjon og tilvisingar. Vi har kontrollert om det er utført overtidsarbeid som ikkje er i samsvar med arbeidsmiljølova. Vi fann ikkje brot på lova. 2.3 Inntektsområdet/Salsområdet Vår revisjon har bestått av gjennomgang av konti på området, testing av rutinar og stikkprøvekontroll av transaksjonar (utgåande faktura). Våre kontroller har så langt ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar ved grunnlag og berekningar. Reskontro Kundar Vi har hatt en gjennomgang av uteståande fordringar og denne kontrollen viste at kommunen bør forbetre innkrevjinga, spesielt på uteståande husleige og kommunale avgifter/eigedomsskatt. I 2015 er det administrativt avskrive kr Dei største beløpa gjeld husleige (kr ,-) og kommunale avgifter/eigedomsskatt, Teknisk og Pleie og omsorg. For dei andre områda er det kun mindre beløp som er avskrive. 1 GAT er ein standard arbeidsplanleggings- og ressursstyringssystem. Arbeidsplanlegging i GAT inneheld dei aller fleste funksjonane kommunen treng for å lage avanserte arbeidsplanar/turnus

29 2.4 Sjølvkostområdet Ny rettleiar «H-3/14 2 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester.» gjeld frå Kommunen har så langt gjort endringar i grunnlaget for avskrivingar der det er nødvendig. 2.5 Overføringsområdet Dette er eit område som i stor grad blir revidert i årsoppgjersrevisjonen, men vi har gjennomført analytisk revisjon av området. Vår kontroll viste ingen vesentlege avvik. Dei største inntektene er rammetilskot og skatt på inntekt og formue. Rammetilskotet avstemmer vi mot Kommunal og Moderniseringsdepartementet (KMD) sine utbetalingar gjennom rekneskapsåret. Gjennom året kontrollerer vi at utbetalingar via rammetilskotet blir bokført på korrekt konto. Rammetilskotet per er avstemt mot rapporterte utbetalingar frå KMD. Endeleg avstemming av desse utbetalingane blir gjennomført når endeleg rekneskap for 2015 blir lagt fram. Dei to første utbetalingane i 2016 påverkar Voss kommune sitt rammetilskot for 2015 på grunn av periodisering/anordning. Rammetilskot og skatt vert kvart år i avstemt per mot oppgåver frå KMD. Vesentlege balansekonti er kontrollert per Dette er også eit område som i hovudsak vert revidert i samband med årsoppgjeret. 2.6 Finansområdet Finansområdet er eit område som i hovudsak vert revidert i samband med årsoppgjeret. Vår revisjon har bestått av gjennomgang av konti på området, og å oppdatera grunnlagsdokumentasjon på området. Vi har også sett etter at kommunen betalar avdrag og renter fortløpande gjennom året. Vi kontrollerer også om det blir rapportert i samsvar med finansreglementet. Vår revisjon på området har ikkje avdekka vesentlege feil. 2 H-3/14: Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester 7-29-

30 2.7 Likvidområdet Vår revisjon har bestått i gjennomgang av konti og vurdering av rutinar på området, i tillegg er det kontrollert at alle likvidkonti vert fortløypande avstemt. Vi har kontrollert rutinane på området gjennom spørsmål om betalingsstraumar og avstemmingsrutinar. Vår revisjon på området hittil har ikkje avdekka feil eller manglar. 3 Momskompensasjon/Attestasjonar Formålet med revisjonen: Er å kunne gi ein uttale i medhald av ISA 805: Særlige hensyn ved revisjon av enkeltstående regnskapsoppstillinger og spesifikke elementer, kontoer eller poster i en regnskapsoppstilli Revisjonen skal spesielt uttala seg om: Voss kommune er omfatta av momskompensasjonsordninga Momskompensasjonsoppgåva ikkje inneheld vesentlege feil. Revisjonsmålsetjingar: Mva. er berre berekna for område/tenester som er omfatta av ordninga Mva. beløpet er korrekt berekna Registrert i rett periode Dokumentasjon er tilfredsstillande; originaldokument, adressert til kommunen og gjeld kommunen, korrekt tilvist, rett beløp og rett kode. Hittil i år har vi godkjent momskompensasjonen for 4 terminar, 2 terminar gjenstår. Det vert tatt ut lister for all kompensasjon for den enkelte termin som vert kontrollert på stikkprøvebasis. I tillegg til målsetjinga som nemnd ovanfor føretek vi og vanleg vedleggskontroll (som på innkjøpsområdet) på utplukket. Ved feil tek vi dette opp (som regel per mail) med økonomikontoret som rettar det seinast i neste periode. Attestasjonar Ein del av revisjonen går ut på å attestere/gi ein uttale på andre dokument for gjennomført kontroll som ikkje er revisjon. Slike attestasjonar skal fylgje dei til ein kvar tid gjeldande revisjonsstandardar (ISA-er)

31 Desse rekneskapa kan vere byggerekneskap, spelemiddelrekneskap 3 og andre tilskot. Det kan vera kommunale prosjekt eller prosjekt initiert frå idrettslag. Søknadar til byggjeprosjekt som er eigd av eit idrettslag skal gå gjennom den kommunale forvaltninga og reviderast av den revisjon som kommunen brukar. I tillegg til dette har vi hatt ein del andre attestasjonsoppgåver som lønnsrefusjonar frå NAV, refusjon frå Staten for ressurskrevjande brukarar og tal psykisk utviklingshemma Ved attestasjonane har vi ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar. Gjennom året reviderer vi også pasientrekneskap og gir revisjonsuttale for kvar rekneskap som vert avlagt. Odd J. Storebø Revisjonssjef 3 Frå og med 2015 er det ein endring når det gjeld spelemiddelrekneskap. Rekneskapen for anlegg som er ferdigstilt og godkjent skal reviderast og sendast Fylkesmannen seinast 15. november

32 Rev isjonsopplegg Risikoforståelse Risiko for feil i finansiell rapportering K o m p le k s ite t/r is ik o Tilfeldig inntekt Immaterielle eiendeler IT - systemer Anlegg under utførelse Lønn Pensjoner Kortsiktig gjeld Fast eiendom Fordringer Bankinnskudd Langsiktig gjeld Skatteinntekter og rammetilskudd -32- Vesentlegheit/beløpsstorleik

33 Voss kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/136-1 Sakshandsamar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Voss kommune 56/ Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Bestilling av prosjektplan Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10, Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden å gjennomføre ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Fram til ny plan er vedteken vil plan for forvaltningsrevisjon gjelde Drøfting: Utarbeiding av forslag til overordna analyse basert på risiko- og vesentlighetsvurderingar, og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon, kan gjerast av den valde revisor, sekretariatet eller anna Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -33-

34 Side 2/3 eksternt selskap med kompetanse på området. Sekretariat for kontrollutvalet har ikkje kapasitet til å gjennomføre slike oppdrag. Kontrollutvalet må difor ta stilling til om ein skal be den valde revisor gjennomføra oppdraget eller om ein skal innhente tilbod i marknaden hos andre med kompetanse. Det er mykje som tyder på at det kan vera føremålstenleg å be IHR som den valde revisor å utarbeide forslag til analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon. IHR har vore revisor for kommunen i ei årrekke og kjenner organisasjonen temmeleg godt. Det gjer at dei vil ha eit godt grunnlag for å gjennomføre dette arbeidet på ein god måte. Kontrollutvalet bør også drøfte seg fram til enkelte føringar for utarbeidinga av analyse og plan. Slike føringar kan t.d. vera kven som bør involverast i utarbeidinga av analysen, i kor stor grad vil kontrollutvalet sjølv involverast i utarbeidinga, kor djupt skal analysen gå (omfanget), kor mange timar skal den som skal gjera jobben kunne bruka og når skal analyse og plan leverast kontrollutvalet for endeleg handsaming. Denne drøftinga bør munna ut i ein skisse for vidare framdrift i saka. Til bruk i dette arbeidet vert det vist til desse tilrådingane frå kontrollutvalet i førre valperiode når det gjeld dette området: Administrasjonen og sentrale politikare bør involverast sterkare i arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll enn for 4 år sidan Kontrollutvalet har for tida bestilling av forvaltningsrevisjon av sjukefråvær som etter planen skal vera ferdig For at utvalet skal kunna orientera seg om aktuelle saker, vert det synt til nyttig informasjon til kontrollutvalet som er sendt ut til alle dei faste medlemmene på e-post: Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon 2014 Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 Det skal også utarbeidast plan for selskapskontroll i løpet av 2016, jf. anna sak til dette møtet, og det vil vera føremålstenleg og kostnadssparande å sjå arbeidet med utarbeiding av begge planane under eitt. Dersom ein skal dela dette arbeidet opp i eit prosjekt innan forvaltningsrevisjon, og eit prosjekt innan selskapskontroll, vil det truleg føra til meir ressursbruk. Konklusjon: Ut frå ei totalvurdering vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet ber IHR utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av verksemda i Voss kommune basert på risiko- og vesentleghetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber IHR innan , lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Voss kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden skal gjennomførast. -34-