DAGSORDEN. Styrets årsberetning 2012 samt revisors beretning. Sak 3. Regnskap for 2012 og budsjett for 2013

Transkript

1 Generalforsamling i Tolia borettslag 29. ap ril DAGSORDEN Sak 1. Sak 2. Konstituering Styrets årsberetning 2012 samt revisors beretning Sak 3. Regnskap for 2012 og budsjett for 2013 Sak 4. Sak 5. Sak 6. Sak 7 Valg Godtgjørelse for styret Forslag om retningslinjer for installering av varmepumpe. Vedtektsendring Innkommet forslag: Sak 8. Rehabilitering egne tak Det vil bli mulig å stille spørsmål om garasjene etter generalforsamlingen, hvis noen har behov for dette.

2 SAK 1. Konstituering A. Godkjenning av innkalling og fullmakter B. Godkjenning av saksliste C. Valg av møteleder D. Valg av protokollfører (referent) E. Frammøtelister F. Valg av to til å undertegne protokollen

3 Tolia borettslag Årsberetning for perioden STYRETS ÅRSBERETNING FOR VIRKSOMHETEN I TOLIA BORETTSLAG Tolia borettslags virksomhet har som hovedformål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i borettslagets eiendom (borett). I tillegg organiserer og forvalter borettslaget andre tiltak som har sammenheng med andelseieres borett. Laget er organisert som andelslag, dvs. at man kan kjøpe en andel i laget og bli medlem gjennom andelen. Borettslagets øverste myndighet er generalforsamlingen. Tolia borettslag ligger i Nesodden kommune, ble opprettet i 1983 og har 45 rekkehusleiligheter. Borettslagets styre har i perioden bestått av følgende (3 kvinner og 2 menn): Leder: Helge Jørgenvaag Styremedlemmer: Trude Falch (nestleder), Siv Grytten Østman (Bergset), Bente Eide og Arne Jørgensen Varamedlemmer: Christoffer Sandvig (fast møtende), Oddgeir Hatlemark og Gro Bjørnstad. Forretningsfører: Usbl. Revisjon: Revisor er BDO, Postboks 1704 Vika, 0121 Oslo. Revisor er PwC, Østfold Næringspark, Pb 1036, 1803 Askim Det er ingen ansatte i selskapet, men borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø ved tilfeldig innleid arbeidskraft, og vil følge et HMS system ved en evt. ansettelse. Borettslaget forurenser ikke det ytre miljøet i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap. Lekeplassene er i henhold til forskrifter om lekeplassutstyr. Forsikring: Selskapets eiendommer er fullverdiforsikret i IF. Polisenummer: Ved skadesaker skal henvendelse gjøres til styret. Privat innbo/eiendeler må forsikres ved egen polise. Det er godkjent en ny andelseier i perioden: Tolia 24: Elin A Brox og Johan Fulford Møtevirksomhet: Det har i perioden vært avholdt 8 styremøter. Det er behandlet 61 saker, flere av sakene har vært så krevende/tatt så lang tid at de har blitt behandlet over flere møter. Oppsummering av de viktigste sakene og tiltakene styret har behandlet: Garasjesaken: Denne saken har gått over to år og krevd mye resurser. Nå er garasjene bygd og prosjektet er i en avsluttende fase. Kort info om de siste planene vil bli gitt på generalforsamlingen.

4 Tolia borettslag Årsberetning for perioden Vedlikehold: Styret har en prioriteringsliste som er fulgt i året som er gått. Fokus har vært å fortsette med utskiftingen av gavlveggene samt det vedlikeholdsbehovet som fortløpende dukker opp. Det er ikke nå noe betydelig vedlikeholdsetterslep, men styret vurderer fortløpende behov for utbedringer og følger opp dette. Vurdering av trær stående nær boligmassen: Styret hadde en befaring med en Aborist og utført befaring av 8 furutrær og bjerker i borettslaget. De trær som kunne utgjøre en sikkerhetsfare ble felt/toppet. Utbygg/påbygg: Det er godkjent 1 byggesøknad i henhold til retningslinjer for byggesaksbehandling i Tolia borettslag fra Tolia 12: Innsetting av 2 vinduer i galvegg. Internkontroll: Lekeplassene er utstyrt i henhold til forskrift om lekeplassutstyr og det er også videreført periodisk kontroll av lekeplassene. Skadedyravtale med Anticimex (som er en del av vår forsikringsavtale med IF-forsikring) er videreført. Tunfesten 2012 Denne ble gjennomført i august med god deltakelse og mye god mat og drikke samt høy stemning. Styret vil igjen få takke alle de som brukte tid og krefter på å planlegge og gjennomføre festen! Saker under arbeid og planlegging: *Garasjesaken, følge opp den siste fasen av arbeidet og påse at tilretteleggelsen av området rundt garasjene går som planlagt. Forventet avsluttet før sommerferien. *Brannsikkerhet, service på brannslokningsapparatene. Vurdere løsninger på brannslukningsutstyr. Sjekke med brannvesenet, hva anbefaler de? Jobbe frem et forslag til generalforsamlingen i *Fortsette å jobben med å sette opp et langtidsbudsjett som gjenspeiler fremtidig vedlikeholdsbehov og den stigende kostnadsøkningen vi har på de faste utgiftene. Det må også hensyn tas at lånet er ferdig Diverse: Det har vært utgitt 8 Tolia Tidende og i tillegg et info-skriv om dugnaden. Det er avholdt to vanlige dugnader med godt oppmøte Det er felt 2 trær ved kollen ved den store lekeplassen.

5 Tolia borettslag Årsberetning for perioden Økonomi: Årsregnskapet for 2012 er satt opp etter forutsetning om fortsatt drift, og det er ingen forhold som skulle tilsi noe annet i framtiden. Med bakgrunn i regnskapsforskrift for borettslag er regnskapet for 2012 satt opp i henhold til disse krav. Styret mener at bygningsmassen er tilstrekkelig vedlikeholdt til å oppveie verdiforringelse og at virkelig verdi av bygningene er høyere enn den bokførte verdien som står oppført i regnskapet. Styret mener at årsoppgjøret gir et rettvisende bilde av borettslagets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Styret foreslår at underskuddet føres mot egenkapitalen. Det bekreftes i denne sammenheng at alle inntekter og utgifter selskapet har, er medtatt i det framlagte årsregnskap. Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som påvirker resultat eller selskapets stilling. Oppstillingen over disponible midler viser at disponible midler er negative. Selskapets styre har for 2013 utarbeidet et budsjett som vil gi positive disponible midler i Dog kan regnskapet gi et litt forvirrende bilde, grunnen til dette skyldes at vi mottok fakturer for garasjene på kr ,- og disse er ført i regnskapet som en kostnad nederst i regnskapet for Disse ble betalt i 2013, når utbetalingen av lånet, pålydende kr 4,6 mil. var på plass. Driftsresultatet viser en differanse mellom budsjett og regnskap på kr ,- Som ikke er helt tilfredsstillende. Resultat etter renteinntekter, renteutgifter og avdrag på lån, samt kostnaden vedrørende garasjene gir et resultat på kr ,-, noe som er kr ,- mindre enn budsjettert. (Tar vi bort avdragene til garasjene, mindre husleie enn budsjettert, og økningen på avdrag lån, da blir denne forskjellen på kr ,- i forhold til budsjettet. Dette utgjør om lag en halv gavlvegg.) Dette er et større avvik som i hovedsak skylles: Lavere husleie inntekter (- kr ,-) Boligbyggerlaget har ikke satt opp husleien med 16% som vi ba om, men med ca 8,5%. Høyre kostnader til Konsulenthonorar ( ,-) Høyre kostnader til drift og vedlikehold (- kr ,- her har vi trukket ut ,- som gjelder avdrag på garasjene) i hovedsak gjelder dette skifte av en gavlvegg mer enn budsjettert, bytte av 2 takvinduer, diverse materialer til dugnad samt innkjøp av ekstra maling.

6 Tolia borettslag Årsberetning for perioden Av andre forskjeller kan nevnes: Lavere kommunale avgifter (+ kr ,-) Høyere avdrag på lån (- kr ,-) skyldes at avdraget for desember 2011 ikke ble betalt før i 2012 og ble ikke ført som utestående gjeld slik at hele denne kostnaden blir synligjort i Oversikt over låneopptaket for garasjene vil først fremgå i regnskapet for Det vises for øvrig til vedlagte regnskap og utdrag av spesifisert regnskap og til resultatregnskapet for disponering av årsresultatet for NB! Revisors beretning blir delt ut på generalforsamlingen. Det vil også fremlegges en oversikt som gjenspeiler regnskapet for 2012 mot en andelseiers husleie pr mnd. Styret i Tolia borettslag Bjørnemyr, 21. april 2013.

7

8

9

10

11

12

13

14 SAK 4 Valg. Valg av styret, ligger vedlagt. Valg av valgkomité for Valg av 2 personer til å lage en festkomite for 30 årsjubileet:

15

16 SAK 5 Godtgjørelse for styret i perioden vår 2012 vår 2013 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar følgende uendrede honorarer til styret: Styreleder ,- Nestleder 7 500,- Øvrige styremedlemmer og fast 4 000,- møtende vara I tillegg gis styremedlemmene møtegodtgjørelse i henhold til Nesodden kommunes satser og budsjettets rammer. Samlet er styrets godtgjørelse budsjettert til kr ,-

17 SAK 6 Forslag om retningslinjer for installering av varmepumpe. Denne saken ble behandlet på generalforsamlingen i 2012, der ble det konkludert med at det ikke ble gitt nok utfyllende svar fra styret vedrørende bl a støyen som en varmepumpe vil gi. Vi oppfordrer hver og en til å gå inn på: for nærmere informasjon vedrørende dette. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar vedlagte retningslinjer for installering av varmepumpe. Se vedlegg.

18 RETNINGSLINJER FOR OPPSETTING AV VARMEPUMPER I TOLIA BORETTSLAG. Det er tillatt å montere varmepumper i Tolia borettslag under følgende forutsetninger: Godkjenning. Før montering må det sendes en skriftlig søknad til styret. Andelseier må innhente godkjennelse fra tilstøtende naboer. Det er ikke lov til å montere varmepumpen før man har fått tilbakemelding fra styret. o Den skriftlige søknaden til styret skal inneholde følgende opplysninger. 1. Utvendig støynivå (db). 2. Leverandør. 3. Utvendige mål 4. Forslag til plassering Etter at styret har godkjent oppsetting av varmepumpe og den er installert, må underskrevet serviceavtale fremlegges styret. Det gjøres oppmerksom på at varmepumper som blir montert i strid med disse reglene, vil bli demontert på andelseiers bekostning. Installasjon av varmepumpen skal utføres av fagfolk. Liste over NOVAPgodkjente varmepumpeforhandlere i vår region finner du her: Støy. Det skal velges en så støysvak varmepumpe som mulig max 46dB. o Andelseieren er også ansvarlig for at varmepumpen ikke genererer støy som overstiger byggeforskriftenes krav på 32dB i oppholdsrom hos naboer. o Dersom det ved måling viser seg at varmepumpen genererer støy over denne verdien, er eier ansvarlig for å gjennomføre tiltak for å redusere støyen til under denne grenseverdien. o Kravet til støy gjelder også ved åpent vindu. Plassering. Før installasjon skal det gjennomføres en befaring hvor leverandøren av varmepumpen skal komme med en anbefaling for plassering av utedel, og type pumpe som bør velges. Det er viktig at pumpen er dimensjonert i forhold til leilighetens areal. Dette skal tas hensyn til i befaringen. En rapport fra befaringen skal sendes til styret for senere referanse. Det skal i utgangspunktet tilstrebes montering av utedel mot grunnmur. o Dersom kondensvann ikke kan renne fritt fra utedelen, må dette ledes vekk på en forsvarlig måte slik at man unngår problemer med fukt, vannsøl, issvuller, frostsprengning og lignende. o Varmepumpen må monteres med vibrasjonsdempende braketter.

19 o Avløpsrør må frostsikres med selvregulerende varmekabel hvis det er fare for at de tettes ved ising. o Kondensvann fra innedelen må ledes ut av leiligheten på en slik måte at det ikke oppstår problemer med vannsøl når varmepumpen brukes som aircondition om sommeren. o Eventuelle rør og ledninger som synes for allmennheten skal kles inn i treverk som males i husets farge. o Andelseieren er ansvarlig for at gjennomføring gjennom yttervegg gjøres tett slik at fuktskader etc. ikke oppstår Vedlikehold og service. Andelseier er ansvarlig for alt vedlikehold og service på varmepumpen. o Det må tegnes en serviceavtale på varmepumpen. o Alle kostnader til utbedringer og skader eller ekstra vedlikehold som kan tilskrives varmepumpen eller installasjonen av denne må dekkes av andelseier. Dette gjelder også skader eller lignende som oppstår etter at varmepumpen er fjernet. o Demontering og remontering av utedelen i forbindelse med rehabilitering/oppussing av fasader bekostes av andelseier. Ved salg av leilighet med varmepumpe forplikter selger seg til å gjøre ny eier kjent med vilkårene for varmepumpeinstallasjonen. Det er en forutsetning for styregodkjennelse av ny eier at denne aksepterer det ansvar som følger med varmepumpeinstallasjonen.

20 Generalforsamling i Tolia borettslag 29. ap ril Sak 7 Vedtektsendring. Vedtektsendring 1-2 Forretningskontor, forretningsførsel og tilknytningsforhold Nåværende ordlyd: (2) Borettslaget er tilknyttet Follo Boligbyggelag som er forretningsfører. Forslag til ny ordlyd: (2) Borettslaget er tilknyttet Boligbyggelaget Usbl som er forretningsfører.

21 Til: Generalforsamlingen 2013 Fra: Seksjonseier Grande/Olaussen, Tolia 34 Alværn, Rehabilitering egne tak Noen seksjonseiere har bekostet nye tak i forbindelse med utbygging av egne enheter. Dette kan gjøre at behovet for nytt tak på enkelte enheter er utsatt med noen tiår. Borettslaget vil kanskje se behov for å bytte tak i borettslaget i løpet av de nærmeste årene. Det kan ansees som unødvendig å bytte tak som allerede er fornyet. Det har tidligere vært løslig diskutert en løsning hvor «nye» tak ikke byttes, og at seksjonseiere som allerede har bekostet nytt tak ikke bærer kostnaden for nye tak på øvrige enheter. Forslag til vedtak: Ved rehabelitering/utskifting av tak i Tolia borettslag vil allerede utskiftede tak utelates fra rehabiliteringen. Kostnaden ved rehabilitering/utskifting av tak fordeles på seksjonene som fysisk får nytt tak. Seksjonseiere som allerede har bekostet dette selv belastes ikke med kostnaden vedr. rehabilitering av tak. Hvorvidt et tak grunnet egen rehabilitering kvalifiserer til å utelates fra takrehabiliteringen, helt eller delvis, avgjøres av styret i Tolia borettslag eventuelt i samråd med sakkyndige. Med vennlig hilsen Solveig Grande og Anders Olaussen