Revisjonsrapport Innkjøp Sykehuset Innlandet HF

Transkript

1 Revisjonsrapport Innkjøp Sykehuset Innlandet HF Internrevisjonen Helse Øst RHF Side 1 av 12

2 Rapport nr Revisjonsperiode Juni august 2006 Virksomhet Rapportmottaker Rapportavsender Oppdragsgiver Kopi Kontaktpersoner Revisor Sykehuset Innlandet HF, Innkjøp varer og tjenester Administrerende direktør Torbjørn Aamlid Leder internrevisjon Helse Øst RHF Liv Todnem Styret i Helse Øst RHF v/styreleder Administrerende direktør Helse Øst RHF Bente Mikkelsen Innkjøpssjef Eirik Strand Avdelingssjef IKT Frode Finne Regnskapssjef Nina Lier Ernst & Young AS Internrevisor Sykehuset Innlandet Oddmund Runningen Leder internrevisjon Helse Øst RHF Liv Todnem Innhold I Revisjonsrapport 1. Innledning Bakgrunn og formål 2. Resultat av revisjonen 2.1 Handlingsplan Organisering 2.3 Innkjøpsreglement 2.4 Fullmakter 2.5 Dokumentasjon og arkiv 2.6 Kommunikasjon og oppfølging 3. Informasjon 4. Saksgang II Vedlegg Vedlegg 1 Vedlegg 2 Oversikt testede fakturaer/bilag Dokumentoversikt Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 2 av 12

3 I. Revisjonsrapport 1. Innledning Internrevisjonen i Helse Øst RHF er gjennom foretaksprotokoll fra Helse- og omsorgsdepartementet i 2005 gitt ansvar for gjennomgående internrevisjon i Helse Øst RHF og helseforetaksgruppen. Revisjon av innkjøp inngår som del av utvidet revisjonsplan for 2006 og er en oppfølging av revisjon av anskaffelser og fullmakter i 2004, utført av Ernst & Young. Ernst & Young har derfor også bistått internrevisjonen i denne oppfølgingsrevisjonen. Samtidig med test av etterlevelse av innkjøpsreglementet og internt regelverk, er etterlevelse av prosedyrene for innkjøpsområdet vurdert. Målene med revisjonen har vært: Å følge opp resultatet fra forrige revisjon, herunder om helseforetaket har iverksatt de tiltak i handlingsplanen som ble vedtatt som følge av revisjonen i Å vurdere om innkjøpsområdet er organisert på en måte som sikrer tilfredsstilende internkontroll. Å teste om regelverket og interne rutiner er fulgt for et utvalg leverandører/bilag. Å teste om interne rutiner for bestilling, attestering og anvisning er fulgt. Internrevisjonen presenterer resultatet av revisjonen som konklusjoner i forhold til de målsettinger som er gitt for revisjonen. Helseforetaket bes svare på anbefalinger som gis i rapporten, med angivelse av tiltak og fremdriftsplaner. Internrevisjonen ønsker gjennom denne rapporten å bidra til økt læring om internkontroll og ved iverksettelse av tiltak fra helseforetakets side gir mulighet for å ledelsen til å ivareta bedre virksomhetsstyring på området. 2. Resultat av revisjonen For den testede del av innkjøpene innen konsulenttjenester IKT og medisinsk teknisk utstyr (MTU) var det ikke iverksatt tilstrekkelige tiltak for å sikre etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser, arkivloven med forskrifter, interne prosedyrer og god virksomhetsstyring. Den konklusjonen bygger på følgende hovedkonklusjoner i de underliggende punktene i rapporten: Handlingsplan vedtatt som følge av revisjon i 2004 er til dels oppfylt men de tiltak som er iverksatt har ikke sikret opprydding i gamle avtaleforhold og satt i system forvaltning av løpende avtaler inngått av tidligere eiere. Organiseringen av innkjøpsavdelingens funksjoner og bestillerfunksjonen for den del av innkjøpsområdet som er testet, har ikke sikret etterlevelse av regelverket og god økonomistyring. Likeledes at de kontroller som bestiller, attesterer og anviser skal utøve, ikke i tilstrekkelig grad var praktisert. Utførte tester viser at det finnes mangler i forhold til innkjøpsreglementet på 13 av 17 leverandører og herunder også for 50 % av de testede bilagene. Grunnlaget for Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 3 av 12

4 konklusjonen er manglende dokumentasjon på at anbuds-/tilbudsprosesser har vært gjennomført, manglende avtaler eller avropsdokumentasjon eller manglende dokumentasjon på direktekjøp. 2.1 Handlingsplan revisjon 2004 Med bakgrunn i revisjon av praktisering av offentlig innkjøpsreglement m.v. i 2004, ble det i styresak pkt Konklusjon listet opp en rekke tiltak. I styresak var det fremlagt en oppfølging av styrets vedtak om tiltak. I oppfølgingen fremkom status på tiltakene i handlingsplanen. Status pr. november 2005 var at ett av punktene ikke var innført. Dette gjaldt innføring av stikkprøvekontroll på at regelverket overholdes. På revisjonstidspunktet var kontrollrutine fortsatt ikke innført som en løpende oppfølgingsprosedyre. Det er i perioden fra revisjonen i 2004 til frem til i dag gjennomført en internrevisjon i 2005 som vedtatt i handlingsplan for innkjøp i statusrapport innkjøp 1. halvår Det var gjennomført opplæring ved alle sykehus i foretaket av en halv dags varighet, men testene som ble utført under revisjonen viste at opplæringen ikke hadde vært tilstrekkelig for å oppnå god praktisering av regelverket for alle som har et bestilleransvar. Likeledes for anbefaling om at alle innkjøp over kr eks mva må lyses ut der det i dag foretas innkjøp uten avtale I følge statusrapporten anså avdelingssjef innkjøp at helseforetaket hadde lukket de avvik som ble påvist av revisor. Denne revisjonen viser at ytterligere tiltak er nødvendig. I denne rapporten konkluderes det med brudd på innkjøpsreglementet for mer enn 50 % av de testede bilagene/leverandørene. Fra Helse Øst RHF er det i foretaksprotokoll for 2005 i pkt presisert at helseforetaket må sikre etterlevelse av regelverket om offentlig anskaffelse. Konklusjon for den reviderte del av innkjøpsområdet er imidlertid at videre oppfølging i helseforetaket ikke har sikret opprydding i gamle avtaleforhold og satt i system forvaltning av løpende avtaler inngått av tidligere eiere. Anbefaling til helseforetaket For å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet, vil internrevisjonen anbefale at handlingsplan for innkjøpsområdet blir fornyet. Det bør foretas en helhetlig vurdering av hvilke elementer av kontroll og oppfølging prosedyrene skal inneholde for å sikre effektive og gode prosesser knyttet til innkjøp. Det er viktig at handlingsplanen konkret nedfeller hvem som gis ansvar for tiltak, hvilken dato tiltakene skal være satt i verk og hvordan helseforetaket har tenkt å sikre at handlingsplanen faktisk gjennomføres og følges opp. Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 4 av 12

5 2.2 Organisering roller og ansvar I Sykehuset Innlandet er innkjøpsavdelingen organisert som del av divisjon eiendom og intern service, og divisjonsdirektøren er innkjøpssjefens nærmeste overordnede. Det forelå ingen stillingsbeskrivelse eller lignende i foretakets kvalitetssystem som beskriver rolle og ansvar for innkjøpsfunksjonen. Det fremgår av styresak at innkjøpsfaglig skal kvalitetssikre innkjøp > kr Helseforetakene er selvstendige juridiske enheter og administrerende direktør er ansvarlig for å påse at arbeidet organiseres på en slik måte at tilfredsstillende internkontroll ivaretas. Internrevisjonen legger imidlertid til grunn at de anbefalinger som er gitt fra Helse Øst RHF sin side i strategisk plan for innkjøpsområdet , gir føring til helseforetakene når det gjelder rolle og ansvar for innkjøpsfunksjonen. De sentrale føringene som er gitt fra RHF et er at innkjøpsavdelingen i helseforetaket er en støttefunksjon med det faglige ansvar for området, som innbefatter opplæring og etablering prosedyrer som skal sikre at regelverket etterleves. Innkjøpsavdelingen bør ha prosesslederfunksjonen ved større innkjøpsprosjekter, og i det minste være involvert og ha ansvar for å dokumentere prosessene, samt sikre dokumentasjon arkiveres og oppbevares i samsvar med arkivlovens bestemmelser. Innkjøpsfunksjonen har også ansvar for å påpeke avvik og må utøve tilstrekkelige oppfølging av innkjøpsaktiviteten for å kunne sikre at avvik fanges opp. I henhold til prosedyre SI/ og SI/ skal innkjøpsavdelingen kontaktes av bestiller dersom innkjøpet er > 200 for godkjenning. For kjøp mellom 25 og 200 hvor det ikke foreligger rammeavtale skal innkjøpsavdelingen kontaktes for å undersøke muligheten for samordning med andre geografiske enheter, samt for å innhente tilbud fra tre leverandører. Det er opplyst at det er besluttet å holde fast på de beløp som gjaldt i fra tidligere reglement. Testene som er gjennomført viste at innkjøpsavdelingen i mange tilfeller ikke var involvert i innkjøpsprosessene i henhold til prosedyre og at deres egen oppfølging ikke godt nok sikret at de ble involvert i innkjøpsprosessene. Det konkluderes derved med at den kvalitetssikring som det er lagt opp til i prosedyrene, ikke var gjennomført for alle innkjøp i testen hvor dette var relevant. Testene viste også at bestillerfunksjonen ikke ivaretok sitt rapporteringsansvar til innkjøpsavdelingen. Konklusjonen etter disse testene er at organiseringen av innkjøpsavdelingens funksjoner og bestillerfunksjonen for den del av innkjøpsområdet som er testet, ikke sikret etterlevelse av regelverket og god økonomistyring. Likeledes at de kontroller som bestiller, attesterer og anviser skal utøve, ikke i tilstrekkelig grad var praktisert. For å tydeliggjøre ansvar- og myndighetsforhold, anbefaler internrevisjonen at innkjøpsfunksjonens faglige og kontrollmessige rolle, ansvar og myndighet blir definert tydelig og nedfelt skriftlig. Det er viktig at dette kommuniseres til den enkelte medarbeider/leder slik at de er inneforstått med egen rolle og ansvar når det gjelder gjennomføring og oppfølging av innkjøpsprosessene. For å oppnå tilfredsstillende internkontroll som sikrer at regelverket etterleves og at økonomistyring blir tilfredsstillende ivaretatt, anbefaler internrevisjonen at Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 5 av 12

6 organiseringen av innkjøpsarbeidet vurderes på nytt. Det bør sikres en hensiktsmessig arbeidsdeling som gjør det mulig å følge opp og avdekke eventuelle avvik slik at det kan skapes forbedringer i prosessene. For å bidra til at misforståelser unngås, bør det også vurderes å tydeliggjøre og presisere hvor interne retningslinjer eventuelt har strengere krav enn det som følger av lov og forskrift. 2.3 Innkjøpsreglement og interne prosedyrer Innledning Revisjonen har hovedsakelig omfattet testing av overholdelse av innkjøpsreglementet for områdene IKT konsulenttjenester, IT-utstyr og medisinsk teknisk utstyr. Testutvalget omfattet både leverandører med rammeavtale og andre leverandører hvor totalkjøp oversteg terskelverdiene i forskrift om offentlige anskaffelser. I test mot innkjøpsreglement var volum innkjøp for perioden 2004-mai 2006, samt årlig fakturert beløp, ett av kriteriene for utvelgelse. I testen var det deretter plukket spesifikke bilag for videre kontroll av om underliggende dokumentasjon var i henhold til regelverket. Totalt ble det testet 65 bilag fra 17 leverandører. Det ble rettet henvendelser både til innkjøpssjef, avdelingssjef IKT og til attestant/anviser for å fremskaffe dokumentasjon på de leverandører og de kjøp som inngikk i testutvalget Videreføring av gamle avtaler Testutvalget inneholdt også leverandørene som fakturerer etter avtaler inngått av tidligere eiere fylkeskommunene, og hvor ansvaret ble overført helseforetakene(t) i forbindelse med reformen. Enkelte av disse avtalene har det ikke vært mulig å fremskaffe, og internrevisjonen har derfor ikke fått brakt klarhet i hvilke vilkår som gjelder og hva helseforetaket er bundet av. Flere av leverandørene som inngikk i testgrunnlaget hadde vært benyttet av sykehusene i Hedmark og Oppland før reformen. Innkjøpsavdelingen viste til at det foreligger gamle avtaler, men kun enkelte relevante avtaler i forhold til testede fakturaer ble funnet/ettersendt. Dette gjaldt avtaler for leveranse av datasystem til habiliteringstjenesten, som helseforetaket i løpet av revisjonen fremskaffet fra leverandøren. Likeledes ble det inngått avtaler mellom et av sykehusene om oppgradering av innkjøps- og logistikksystem. Senere er det gjort to større avrop i forhold til denne avtalen uten at internrevisjonen kan se at prosessen dokumentert. I 2003 ble denne avtalen videreført gjennom ytterligere delleveranser og suppleringskjøp for fellesløsning. Deretter ble avtalen utvidet i 2004 med levering av bestillingskladd og saksbehandling for ny versjon. Samme avtale var altså utvidet til å omfatte ytterligere store anskaffelser fra samme leverandør, men hvor det skulle vært vurdert anskaffelsesprosesser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Internrevisjonen har mottatt beskrivelse av prosessene knyttet til de valg som ble gjort, men har ikke mottatt dokumentasjon knyttet til anskaffelsesprosessen som viste at vilkårene for direkte anskaffelse var oppfylt i dette tilfellet. Tilsvarende gjaldt for leveranser av vedlikehold og service på IKT utstyr. Det ble fremlagt dokumentasjon fra begynnelsen av 2004 hvor avtaleforholdet mellom disse leverandørene på IKT programvare og service ble sagt opp i Deretter ble oppsigelsen trukket tilbake med bakgrunn i vurdering fra advokat, og nye avtaler ble inngått i desember 2004/januar Anbefalingen fra advokatfirmaet om anbudsprosedyre i tråd med regelverket ble ikke fulgt. Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 6 av 12

7 Senere er avtalene oppsagt i forbindelse med inngåelse av rammeavtaler i Helse Øst RHF. Fra perioden januar 2004 til desember 2004 ble det ikke funnet eller fremskaffet ytterligere dokumentasjon. Det er gitt forklaringer til hendelsesforløpet men dokumentasjonen er ikke fullstendig. Det foreligger bekreftelse på mail på videreføring 2006 av avtaler oppsagt i Juridisk sett er vi av den oppfatning at avtalefornyelse/videreføring skal skje skriftlig i form av brev med underskrift av den/på det nivå som hadde/har fullmakt til å undertegne avtalen. Dette brevet bør følge avtalen som eget bilag til denne. Etter vår oppfatning er mail ikke tilstrekkelig uten at det kommer en bekreftelse i brevs form. For å sikre bedre kontroll med helseforetakets avtaler, anbefaler internrevisjonen at helseforetaket sørger for å fremfinne de avtaler som ikke ble funnet under revisjonen. For å sikre at det foreligger gyldige avtaler for de fakturer som mottas og betales, anbefales det videre en oppryddig i gamle avtaleforhold for alle vare- og tjenesteleverandører for å sikre system i forvaltningen av avtalene. Det anbefales videre at det etableres et avtaleregister (arkiv) som gir oversikt over hvilke avtaler som er inngått med hvilke leverandører, slik at det blir mulig å sikre god oppfølging, samt at det innføres rutiner for å sikre påføring av avtalereferanse på faktura fra leverandør Innkjøpsprosess Test av faktura mot grunnlag viste at det for flere leverandører var mangelfull dokumentasjon av innkjøpsprosess og avtaler. Hovedsaklig dreide det seg om innkjøp av utstyr som genererer årlige vedlikeholdskostnader, samt delleveranser. Etter hvert var terskelverdiene i anskaffelsesforskriften oversteget, uten at dette hadde utløst anbudsprosesser. Konklusjonen basert på utførte tester er at det finnes mangler i forhold til innkjøpsreglementet på 13 av 17 leverandører og herunder også for 50 % av de testede bilagene. Grunnlaget for konklusjonen er manglende dokumentasjon på at anbuds-/tilbudsprosesser har vært gjennomført, manglende avtaler eller avropsdokumentasjon eller manglende dokumentasjon på direktekjøp. Internrevisjonen har ellers merket seg at fakturaer gjennomgående manglet referanse til avtale, noe som bidrar til redusert kontrollmulighet i forhold til avtaler. I de tilfeller hvor attestant/anviser ikke har avtalen tilgjengelig, blir attestasjon/anvisning gjort på mangelfullt grunnlag. Videre manglet det oversikt over hvilke avtaler som var inngått med den enkelte leverandør og hvor de er arkivert, noe som er til hinder for utøve en effektiv kontroll. For å sikre at lov og forskrift om offentlige anskaffelser etterleves, anbefaler internrevisjonen at helseforetaket nøye følger opp at det foretas en grundig vurdering av hvilken anskaffelsesprosedyre som skal følges for innkjøpene sine. Det er også viktig at helseforetaket sørger for å fremfinne og ta vare på all dokumentasjon som gjelder anbudskonkurranser og innhenting av tilbud for de innkjøp som er foretatt de siste årene. Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 7 av 12

8 For å bekrefte at utbetalinger fra helseforetaket er i henhold til avtalte vilkår anbefales det en uavhengig gjennomgang av alle utbetalinger til leverandørene som var omfattet av testen. I første omgang for en periode avgrenset til 1-2 år tilbake i tid. På grunnlag av resultatet av denne gjennomgangen bør det vurderes ytterligere tiltak. 2.4 Fullmakter og interne prosedyrer Fullmakter I styresak Anvisnings- og attestasjonsfullmakter for regnskapsåret 2006 fremgår i tillegg til beløpsgrenser, tidligere beskrivelse (sak ) av fullmaktenes innhold. De vedtak som fattes forutsettes gjenspeilet i de direktiv /prosedyrer som gjøres tilgjengelig for de ansatte. Direktiv for innkjøps-, attestasjons- og anvisningsfullmakt, SI/ gir oversikt over fullmaktstypene i Sykehuset Innlandet; Innkjøpsfullmakt (bestiller), attestasjonsfullmakt og anvisningsfullmakt. Direktivet var ikke oppdatert i forhold til styrevedtak og til regelverket. I styresaken fremgår det at budsjettansvarlige skal føre kontroll med at lover og regler for kjøp av varer og tjenester i staten overholdes, herunder at det beregnes og dokumenteres totalverdi på en avtale. Styresakens beskrivelse av avgrensning i bestillingsrett gir i realiteten ikke rom for at andre enn administrerende direktør kan forplikte helseforetaket med avtaler ut over ett år. Enkelte av avtalene som ble fremlagt i forbindelse med revisjonen hadde en varighet på 1 år men gjelder deretter løpende inntil 3 eller 6 mnd. I realiteten er dette vedlikeholdsavtaler knyttet til kjøp av programvare eller utstyr med årlig kostnad. For kontroll og korrekt betaling gis det i styresaken fra 2003 beskrivelse av fullmaktens innhold med beskrivelse av hvilke kontroller som skal gjøres ved bestilling, attestasjon og anvisning. Resultatet av de utførte testene viste at det ikke var tilstrekkelig kunnskap om praktisering av regelverket/manglende gjennomføring, da kontrolloppgaver knyttet til fullmakter ikke var gjennomført. For å sikre klarhet i fullmaktenes innhold og omfang, anbefaler internrevisjonen at helseforetaket sørger for å oppdatere fullmaktsdirektivet. Det er viktig at dette viser endringer i innkjøpsregelverket spesielt dersom interne krav er ulike, samt at det inkluderer beskrivelse av det ansvaret og de kontrollfunksjoner som fremgår av styresaken. Videre er det viktig at helseforetaket foretar en vurdering av hvordan fullmaktenes avgrensning skal tolkes. For å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet anbefales det videre at helseforetaket foretar en ny vurdering av om antall bestillere i dag er optimalt i forhold til å kunne utøve tilfredsstillende opplæring og oppfølging av at regelverk og prosedyrer etterleves. Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 8 av 12

9 2.4.2 Interne prosedyrer Ved revisjonen ble det fremlagt gjeldende prosedyrer for innkjøpsområdet. Prosedyrene var ikke oppdatert med hensyn til de seneste endringer i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Bakgrunnen for dette er vedtak i helseforetaket om å praktisere strengere interne regler. Test av innkjøp viste at ikke alle ansatte med bestillermyndighet i organisasjonen hadde tilstrekkelig informasjon om eksisterende avtaler og prosedyrer, samt kunnskap om eget ansvar for å vurdere innkjøpet i forhold til gjeldende regelverk. I henhold til direktivet er avdelingssjef innkjøp- og logistikk, foretakets internkontroll og regnskapssjef ansvarlige for kontroll. Formuleringen foretakets internkontroll gir ikke et klart rolle og ansvarsforhold hvilket innebærer en svakhet for styringsdialog/system. Fakturaene som ble testet fra de utvalgte leverandørene er i hovedsak ført i det nye fakturasystemet Basware. I dette systemet er det lagt inn attesterings- og anvisningsfullmakter som systemet automatisk kontrollerer mot. Kun enkelte regnskapsmedarbeidere skal ha mulighet til å overstyre dette. Det ble ikke funnet avvik i forhold til bilagsbehandlingen her i Basware forutsatt at korrekte fullmakter. For å tydeliggjøre ledelsens ansvar for kontroll og oppfølging på området, anbefaler internrevisjonen at begrepet foretakets internkontroll tas ut av direktivet. Foretakets internkontroll er et linjeansvar i virksomheten og innebærer i denne sammenheng at det må klargjøres hvilken leder som har oppfølgingsansvar i forhold til overholdelse av de ulike deler av regelverk og prosedyrer knyttet til innkjøpsområdet. For å sikre klare og mest mulig entydige prosedyrer og rutiner på området, anbefaler internrevisjonen at helseforetaket sørger for å sikre ajourhold/vedlikehold av eksisterende prosedyrer når det skjer endringer i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dersom det skal praktiseres strengere interne regler, er det viktig at dette klart fremgår av prosedyrene og rutinene, slik at det kan unngås misforståelser. Med bakgrunn i oppfølging og avviksrapportering, bør det også vurderes forbedringer i prosedyrene for å sikre korrekt og effektiv saksbehandling Avtalevilkår Internrevisjonen har notert at det for avtaler inngått med noen leverandører er varighetsklausul på 1 år med automatisk fornyelse for 1 år av gangen, men med (typisk) 3 måneders gjensidig skriftlig varsel før utløp. For enkelte andre avtaler er det ikke inntatt bestemmelser om varighet. Avtalelengde er etter dagens forskrifter ikke direkte regulert men det er anbefalt at en avtale bør gjelde for inntil 4 år, inkludert opsjoner. Imidlertid kan det være behov for avtaler utover denne tidsperioden, for eksempel service avtaler som er direkte knyttet til en investering der levetiden til investeringsobjektet er utover 4 år. Normal kutyme for å håndtere dette er at valg av utvidet avtaleperiode eller kontraktsform er begrunnet i anskaffelsessakens dokumenter. Det er i utgangspunktet anledning til å inngå ett-årige avtaler som løpende fornyes. Imidlertid vil det være i strid med anskaffelsesforskriften å beregne verdien av en avtale ut fra en avtaleperiode på 12 mnd, dersom avtalens løpetid i realiteten er usikker. I slike tilfeller skal Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 9 av 12

10 verdien av avtalen fastsettes til månedlig rate multiplisert med 48 (jf. anskaffelsesforskriftens 2-3 (7)). Det må da legges til grunn at også avtaleperioden settes til 48 mnd. Dersom verdien av avtalen etter dette overstiger terskelverdiene i anskaffelsesregelverket, og det ikke er hjemmel for direkte anskaffelse, skal anskaffelsen settes ut på anbud. Det fremgår ikke av de standardavtaler og prosedyrer som er mottatt fra helseforetaket hvilke avtalevilkår som helseforetaket vil at det skal benyttes i vedlikeholds- og driftsavtaler. For å sikre etterlevelse av lov og forkskrift om offentlige anskaffelser og mest mulig økonomiske innkjøp, anbefaler internrevisjonen at helseforetaket gjennomgår sin avtaleportefølje og identifiserer hvilke avtaler som har løpt i mer enn 4 år på bakgrunn av automatisk fornyelse. Det er viktig at helseforetaket vurderer disse avtalene med sikte på å erstatte dem med nye avtaler etter gjennomført konkurranse og/eller avrop på rammeavtaler som forvaltes av Helse Øst RHF. 2.5 Dokumentasjon og arkiv Arkiv - regelverk De utførte testene viste at det generelt var mangelfulle arkiv for innkjøpsdokumentasjon. En intern prosedyre fra 2005 for innkjøpsavdelingens behandling av saker i arkivsystemet, beskriver arkivansvar, arkiveringssted og struktur, men ikke oppbevaringstid for anbudsdokumentasjon eller avtaler. Helseforetakene faller imidlertid inn under arkivlovens virkeområde, og de skal da ordne arkivene i samsvar med regelverket som følger av arkivlov m/forskrifter. I prinsippet innebæres dette at slik dokumentasjon skal bevares. Dette er også en forutsetning for å kunne etterleve kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet etter anskaffelsesforskriften. Videre må avtaler inngått mellom helseforetaket og leverandører, anses som dokument som skal bevares. Utover dette bemerkes at dersom avtalen i tillegg inngår som underlag til fakturaer, må oppbevaringen dessuten tilfredsstille kravene til regnskapsdokumentasjon som følger av bokføringsloven Arkiv - oppfølging I helseforetakets innkjøpsprosedyrer er det nedfelt tre hovedprosesser for anskaffelse av varer/tjenester direkte kjøp gjennom avrop på rammeavtale, direkte kjøp hvor det ikke foreligger rammeavtale og åpen eller begrenset anbudskonkurranse. For direkte kjøp uten rammeavtale og åpen eller begrenset anbudskonkurranse vil dokumentasjonen være journalpliktig. Dersom arkivregelverket overholdes, skal det således være mulig å spore kjøp gjennom dokumentasjon lagret i DocuLive. Revisjonen har vist at det ikke er praktisk mulig å finne ut hvor mye som handles under hvilke avtaler da det ikke verken er et avtaleregister eller benyttes referanser på fakturaene som da kunne bli registrert. Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 10 av 12

11 Når det gjelder direktekjøp på rammeavtaler, nedfeller prosedyren at kan bestilling gjøres i ett av tre bestillingssystem: Web butikk Innkjøps- og lagringssystemet E32 Forhåndsnummererte rekvisisjonsblokker De ulike systemene gir ingen mulighet for effektivt å kunne spore samlet innkjøpsvolum pr. leverandør. Dersom det i tillegg er flere avtaler inngått med samme leverandør, forsterkes denne utfordringen vesentlig. Oppfølging av avtalelojalitet blir dermed svært vanskelig og vil kreve betydelig manuelt arbeid. For å sikre etterlevelse av arkivloven, anbefaler internrevisjonen at helseforetaket gjennomgår sine rutiner for å sikre journalføring og oppbevaring av anbudsdokumentasjon. 2.5 Kommunikasjon og oppfølging Revisjonen viste at det ikke forelå fullstendig oversikt over hvilke avtaler som er inngått med de ulike leverandører bortsett fra de rammeavtaler innkjøpsavdelingen har inngått på vegne av helseforetaket. Kommunikasjon om hvilke avtaler som er inngått, løpetid, hva avtalen omfatter og hvilke betingelser som gjelder, er nødvendig for å sikre lojalitet i forhold til avtalene og sikre de økonomiske fordeler som er forhandlet frem. Bestilling foretas i ulike systemløsninger, herunder en del i innkjøpssystemet. Så lenge det ikke er enhetlige registreringsløsninger er det vanskelig å følge opp. Anbefaling til helseforetaket Internrevisjonen anbefaler at helseforetaket etablerer en oversikt /avtaleregister over gyldige avtaler slik at bestiller/attestant/anviser lett kan finne nødvendig dokumentasjon og vilkår. (ref.også anbefaling under pkt.2.3.2) Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 11 av 12

12 3 Informasjon Følgende prosedyrer er oversendt revisor i forkant av revisjonen: SI/ Offentlig utlyste anskaffelser Dato SI/ Protokoll del 1 godkjenning av anskaffelsesplan. Dato Anskaffelser over 200 SI/ Rutine for kjøp med innhenting av tilbud Dato SI/ Direkte kjøp Dato SI/ Generelt om anskaffelser Dato SI/ Direktiv for innkjøps- attestasjon- og anvisningsfulmakt Dato Møte og saksgang Møter og informasjon Det er innhentet informasjon og/eller avholdt møter med følgende ansatt i helseforetaket: Regnskapssjef Nina Lier Innkjøpssjef Eirik Strand Innkjøpsrådgiver Karl Løkken Avdelingssjef IKT Frode Finne IT rådgiver Knut Evensen I tillegg er flere personer kontaktet for innhenting av informasjon/dokumentasjon. I tillegg avholdt Ernst & Young åpningsmøte med regnskapssjef og innkjøpssjef. Saksgang og rapportbehandling Rapporten verifiseres på avdelingsnivå som angitt og går deretter direkte til AD. Deltakere/mottakere Dato Utkast revisjonsrapport AD Divisjonsdirektør Innkjøpssjef Avdelingssjef IKT Regnskapssjef Utkast til verifisering Verifisert revisjonsrapport AD RHF Endelig revisjonsrapport til besvarelse Fremlegges for HF styret Fremlegges for AD RHF Fremlegges for KK/RHF styret Utformet av Internrevisjonen, Helse Øst RHF Side 12 av 12