Brukerveiledning for EMSoft

Transkript

1 Brukerveiledning for EMSoft 1. Registrering av nytt eiendomsmeglingsoppdrag 1.1 I mappen EMSoft\Sorterte maler ligger en Excel mal kalt «Oppdrag 3.62M» (nye versjoner vil få et høyere nummer). Ved å dobbelklikke på denne malen åpnes et nytt Excel regneark. Det skal benyttes ett regneark for hvert oppdrag. 1.2 (Det er viktig at en brukerne ikke høyreklikker på filen og velger «Open» («Åpne») da dette vil føre til at selve malen åpnes i stedet for et nytt regneark. I daglig bruk er det mest praktisk å bruke en snarvei til denne filen, jf pkt 7.1 i installasjonsveiledningen. Et nytt vindu vil åpnes hvor en får en spørsmål om å fylle inn saksnummer og eiendommens adresse: 1.3 Dette vil føre til at det opprettes en mappe for oppdraget i mappen «EMSoft\Oppdrag» som vil få betegnelsen Adresse (saksnummer), feks «Fjellveien 100 (1201)». Dermed kan en ved senere bruk enkelt finne igjen oppdragsmappen. I denne mappen vil det åpnede regnearket lagres automatisk. (Det er sannsynligvis mulig å legge inn koblinger til disse dokumentene i saksbehandlingsprogrammer som Advisor, Datalex og lignede dersom en foretrekker det). 1.4 Saksnummeret må være unikt (ulikt saksnummer som er brukt i tidligere oppdrag). Som følge av begrensninger i Mirosoft Access kan saksnummeret heller ikke være høyere enn Saksnummeret må ikke forveksles med oppdragsnummeret, men det kan benyttes samme nummerserie om ønskelig. En ide kan være å benytte samme saksnummer som brukes i et eventuelt saksbehandlingsprogram. 1.5 Etter at opplysningene om saksnummer og adresse er fylt inn, trykk OK og Excel regnearket er klart for utfylling. 2. Utfylling av informasjon i Excel regneaket 2.1 Excel regnearket inneholder flere såkalte arkfaner som vises nederst til venstre. Arkfanen som åpnes er kalt «Oppdrag».

2 2.2 Denne arkfanen er ment for utfylling av informasjon som om oppdraget, eiendommen, partene etc. 2.3 Ved henvisning til ulike plasseringer i regnearket taler en om «rader» angitt ved fortløpende nummerering vertikalt (se helt til venstre i vinduet og «kolonner» angitt i alfabetisk rekkefølge horisontalt (se øverst i vinduet). Videre taler en om «celler» som angis i forhold til kolonne og rad, feks celle A1 øverst til venstre (tilsvarende et sjakkbrett). 2.4 I den første relevante raden (rad nr 8) skal det fylles inn navn på «Ansvarlig advokat» i cellen D8 og eventuelt navn på eiendomsmeglerfullmektig som skal arbeide med oppdraget i celle G8. De aktuelle advokatene og eiendomsmeglerfullmektigene må velges fra en rullegardinmeny som vises ved å trykke på pilen som vises når en trykker på cellen. (Denne funksjonen går igjen i enkelte andre celler.). 2.5 Angivelsen av hvilken informasjon som skal fylles inn i cellene i kolonne D og G er angitt i kolonne B på samme rad, adskilt med «/». 2.6 I celle D9 fylles inn dato for inngåelse av oppdragsavtale. Denne datoen danner grunnlaget for at systemet velger riktig oppdragsnummer. Derfor må nye oppdrag registreres fortløpende for å oppfylle kravet til kronologi i oppdragsjournalen. 2.7 Hvis det er tale om et oppgjørsoppdrag fylles inn samme dato i celle G9 (Dato for aksept av bud). Hvis eiendommen ikke er solgt når oppdragsavtalen inngås, skal ingen dato fylles inn. Det er imidlertid viktig at datoen senere fylles inn straks handel er kommet i stand da det er denne datoen som danner grunnlaget for at systemet velger riktig formidlingsnummer. Hvis ikke dato fylles inn vil en oppleve at rapport til Finanstilsynet og ansvarsforsikringsselskap ikke blir riktig. Ved tvangssalgsoppdrag skal dato for rettskraftig stadestelseskjennelse skrives. 2.8 Informasjonen i de følgende cellene fylles ut på samme måten. Informasjonen i enkelte celler er forhåndsutfylt basert på det som er mest vanlig (f eks oppdragets varikhet 6 måneder) eller preferanser som velges ved installasjon av EMSoft (f eks timepris eller provisjonssats). Denne informasjonen kan likevel overskrives manuelt om nødvendig. 2.9 For de fleste radene vil det ikke være tvil om hvilken informasjon som skal fylles inn. Det er likevel nødvendig å knytte noen kommentarer til enkelte rader.

3 2.10 I noen av cellene er det skrevet utfyllende forklaringer. Disse vises ved å føre pekeren over en rød trekant i cellens høyre hjørne: 2.11 Enkelte av cellene kan bare inneholde tall. Det vil dermed vises en feilmelding dersom en forsøker å skrive tekst i tillegg Programmet har den begrensning av det bare kan angis to selgere og to kjøpere. Vider kan det bare angis tre eiendommer. I saker hvor denne begrnsningen er aktuell må enkelte dokumentene korrigeres manuelt I celle D16 er det informasjon om status for oppdraget som genereres av systemet automatisk. Denne informasjonen vil bli overført til databasen Oppdragsjournal. Dersom man ønsker å skrive en kommetar manuelt kan en overskrive formelen som ligger i cellen og trykke på knappen i celle G4 for å overføre til databasen, jf pkt 3.1 nedenfor. For å hente tilbake formelen (slik at systemet kan fortsette å generere automatiske statusoppdateringer) må en trykke på pilsymbolet i celle H For oversiktens skyld vil enkelte rader skjules eller vises avhengig av om informasjonen er relevant på det aktuelle stadiet i oppdraget. Feks vil radene hvor man skal skrive inn informasjon om kjøper først vises når det i celle G9 er angitt dato for når handel er kommet i stand, eller radene med opplysninger og hjemmelshaver vil først vises hvis det i celle D37 angis at selger ikke har grunnbokshjemmel til eiendommen. For å vise alle radene kan en trykke på pilen som vises når en tykker i celle A5 og deretter krysse av for «Select all» («Merk alle») Også arkfaner vil vises og skjules avhengig av om informasjonen er aktuell. For eksempel vil arkfanen «Budjournal» være skjult hvor det er tale om et oppgjørsoppdrag. Arkfanen «Fordelingskjennelse» vil også føst vises dersom det i celle D10 er angitt at det er tvangssalg For erfarne brukere: Dersom en skal registrere mange lignende oppdrag for samme oppdragsgiver, feks en utbygger med flere boliger som selges fortløpende, kan en spare mye tid ved å gjøre følgende: I stedet for å dobbelklikke på malen «Oppdrag 3.62M» eller å benytte en snarvei, kan en høyreklikke på malen og velge «Open» («Åpne»). Lagre deretter regnerarket som en mal ved å velge «File» («Fil»), «Save as» («Lagre som»), skriv et filnavn som feks inneholder eiendommens adresse eller prosjektets navn For at filen skal lagres som en mal må en under filnavnet velge filformatet «Excel Macroenabled Template (*.xltm)» («Excel Makro-aktivert mal (*.xltm)») Registrer deretter opplysninger på vanlig måte, men fyll bare inn informasjon som er felles for alle eiendommene, feks oppdragsvilkår, opplysninger om selger og

4 hjemmelshaver, kontonummer for byggelån i oppgjørsoppstillingen etc. Vær nøye med at alle opplysninger som er felles er ferdig utfylt Velg deretter «Review» («Se gjennom») på verktøylinjen og deretter «Unprotect Sheet» («Opphev arkbeskyttelse») Lukk deretter malen. Svar ja på spørsmål om å lagre, men det er viktig at det svares nei på spørsmålet om automatisk oppdatering av koblinger når malen åpnes For å registrere et nytt oppdrag som skal inneholde den valgte informasjonen velges denne malen i stedet for den vanlige malen. Forøvrig er det samme likt som ellers Dersom det til de aktuelle oppdragene skal benyttes spesielle maler, feks en bearbeidet kjøpekontrakt, kan en søke seg frem til den malen for kjøpekontrakt i mappene som ligger i «EMSoft\Sorterte maler\» og deretter kopiere malen til mappen «EMSoft\Sorterte maler\a001 - Egne maler\» Det nøyaktige filnavnet (uten filendelsen.docx) skrives deretter inn i den nye malen i cellene B107 flg. 3. Føring av oppdragsjournal og formidlingsjournal 3.1 Opplysningene som fylles inn i cellene overføres til en database som blant annet inneholdet oppdragsjournal og formidlingsjournal. Opplysningene overføres automatisk til databasen når Excel regnearket lukkes, men det er også mulig å overføre opplysningene til databasen ved å trykke på følgende knapp som vises i celle G4: 4. Produksjon av dokumenter 4.1 Produksjon av dokumenter er en viktig funksjon i programmet som er svært tidsbesparende. Det er imidlertid ikke nødvendig å bruke denne funksjonen. Utfylling av informasjonen i pkt 2 er imidlertid obligatorisk for å oppfylle kravene til oppdragsjournal og formidlingsjournal. 4.2 Etter at relevant informasjon er fyllt inn i de aktuelle cellene vil en kunne produsere dokumenter basert på ulike maler som vises når en trykke på Microsoft Word symbolet i celle D4. En får da opp et nytt vindu som viser en liste over de malene som er aktuelle å bruke. For oversiktens skyld er en rekke maler skjult hvis den utfylte informasjon indikerer at de ikke er aktuelle. For eksempel er maler som gjelder tvangssalg skult hvis det er tale om et frivillig salg.

5 4.3 Maler velges ved å trykke med markøren på filnavnet (som er angitt lengst til høyre i filbanen). Flere maler kan velges samtidig ved å holde inne knappen «ctrl» eller «shift». 4.4 Ikke alle malene som vises vil være relevante. Dersom det er noen maler som savnes kan det være at det ikke er fylt ut tilstrekkelig med opplysninger om oppdraget. For å vise alle maler, kan en trykke i celle G104 og velge «Vis alle maler» fra rullegardinmenyen. 4.5 Ved å trykke på knappen «OK» produseres det automatisk word-dokumenter basert på de valgte malene. Malene inneholder flettefelt som automatisk fylles ut med informasjonen som er skrevet inn i Excel regnearket. 4.6 Word-dokumentene lagres automatisk i oppdragsmappen for det aktuelle oppdraget («EMSoft\Oppdrag\(Eiendommens adresse (saksnr)). 4.7 Mange av malene vil være ferdige, mens andre maler må det gjøres tilføyelser eller korrigeringer manuelt. Uansett bør dokumentene kort gjennomgås og kontrolleres før de tas i bruk. Dokumentene kan skrives ut eller lagres i pdf-format for oversendelse per epost. (Det er bedre å sende pdf-dokumenter enn worddokumenter.). 5. Utskrift av journaler og rapporter 5.1 For å skrive ut journalene må en trykke på knappen «Journaler» i celle B4. Det vil åpnes et nytt vindu hvor en kan velge år eller en nærmere angitt periode mv: Ved å trykke OK åpnes oppdragsjournalen eller formidlingsjournalen i PDF.

6 5.2 For å skrive ut rapporter (feks til Finanstilsynet) må en trykke på knappen «Rapporter» i celle B4. Det vil åpnes et nytt vindu hvor en kan velge år eller en nærmere angitt periode mv. Navn på advokat må velges fra rullegardinmenyen. Ved å trykke OK åpnes den aktuelle rapporten i PDF. 5.3 For at rapportene og journalene skal bli korrekte er det viktig at brukerne fører inn tilstrekkelig informasjon i hver enkelt sak. Informasjonen må også ajourføres ved nye hendelser, feks at eiendommen blir solgt eller oppdraget trekkes. 5.4 Dersom vederlaget fastsettes i forhold til medgått tid, er det - i forhold til formidlingsjournalen - viktig at informasjonen om faktisk fakturert vederlag skrives inn manuelt i celle G20 (med mindre timeregistreringsmodulen benyttes, jf nedenfor). 6. Føring av depotjournal 6.1 Depotjournalen åpnes som angitt i pkt 5.1 og ved å krysse av for «Depotjournal». Det åpnes da et nytt Excel regeark hvor de angitte opplysningene fylles inn. Journalen har den funksjon at informasjon ikke kan overskrives når den først er skrevet. 7. Føring av budjournal 7.1 Arkfanen budjournal vises nederst dersom det i celle D8 er fylt inn en dato for inngåelse av oppdragsavtale og celle G8 er tom eller inneholder en senere dato. Trykk på arkfanen «Bodjournal» for å kunne skrive inn bud. 7.2 Overskriftene i rad 2 gir anvisning på hvilken informasjon som skal skrives inn i budjournalen. 7.3 Bodjournalen kan skrives ut på vanlig måte. For å skrive ut en anonymisert budjournal må en trykke på «+» tegnet over kollonne D. For oversiktens skyld bør hver budgiver tildeles et nummer i kolonne A før den anonyme budjournalen skrives ut. 7.4 Etter at det er skrevet informasjon i en celle vil den bli låst for redigering. Eventuellt feilskrivinger må derfor korrigeres med en ny oppføring. 8. Oppgjørsoppstilling 8.1 Ved å trykke på arkfanene «Kjøper» og «Selger» vil en få opp en oppgjørsoppstilling for hver av partene. 8.2 Informasjonen er delvis forhåndsutfylt (feks beløp som skal betales, herunder dokumentavgift og tinglysningskostnader.

7 8.3 Hvis innbetalt beløper ulikt enn det som er forhånsutfylt, må cellen naturligvis overskrives slik at oppgjørsoppstillingen blir riktig. 8.4 Det er viktig å merke seg at alle innbetalinger først føres i oppgjørsoppstillingen til kjøper og at beløpet deretter regnskapsmessig overføres til selger. (Enkelte bokfører innbetalinger som klientansvar for selger direkte, men det er ikke korrekt, særlig ikke hvis innbetalingen skjer før overtakelsesdato). 8.5 Oppgjørsoppstillingen som gjelder selger inneholder også en sjekkliste som er ment å sikre at utbetalinger fra klientkonto ikke skjer før det er grunnlag for det. 1.1 Begge oppgjørsoppstillingene inneholder renteberegning. For at renteberegningen skal bli korrekt, må databasen som inneholder informasjon om rentefot ajourføres i forhold til renteendringer på klientkontoen. Denne databaseb ligger mappen «EMSoft\Databasefiler\» og er kalt «Rentesatser.accdb». 1.2 Begge oppgjørsoppstillingene har knappene «Vis» og «Skjul» som benyttes til å vise eller skjule tomme rader. 1.3 For å lagre oppgjørsoppstillingen i pdf-format må en trykke på Adobe Acrobat symbolet i i celle F2-3. Oppgjørsoppstillingen åpnes og kan evt skrives ut på papir. Den lagres også automatisk i mappen «EMSoft\Oppdrag\- Oppgjørsoppstillinger.PDF» hvor det opprettes undermapper for hvert år. 9. Timeregistrering 9.1 I arkfanen «Time» er det er system for føring av tid. For mange vil denne funksjonen ikke være aktuell da en har andre systemer for timeregistrering. 9.2 Ved å trykke på knappen «Registrer tid» i celle G5 opprettes det en ny linje hvor det automatisk føres ett kvarter. Klokkeslettet for timeregistreringens begynnelse og slutt kan endres manuelt ved å bruke formatet 00:00. Bruttotid i kolonne C kan også korrigeres manuelt eller ved hjelp av rullegardinmenyen som vises når en trykker i cellen. Tilsvarende gjelder for korrigert tid i kolonne D. Korrigert tid benyttes hvis en vil fakturere et lavere beløp enn den tiden som er brukt. I kolonne G kan en skrive inn en forklarende tekst om hva tiden har gått med til eller en kan velge standard tekst fra rullegardinmenyen som vises når en trykker på pilen som dukker opp når markøren plasseres i cellen. 9.3 Hvis en har installert tillegget «DateTime.Xlam» (jf installasjonsveiledningens pkt 4.5 vil hurtigtastene ctrl+b sette inn klokkeslett i kolonne A, ctrl+a vil sette inn klokkeslett i kolonne B og ctrl+d vil sette inn dato i kolonne F.

8 9.4 Når en trykker på knappen «Fakturer» i celle G5 opprettes det en timeliste i pdfformat som lagres i mappen «EMSoft\Oppdrag\- Timelister.PDF». Timelisten vil også nullstilles slik at det er mulig å føre ny tid. 9.5 Ved å trykke på knappen «Åpne timeoversikt» i celle G11, vil det åpnes en pdf-fil som viser hvilket salær som er opptjent og ufakturert i de ulike oppdragene (Denne oversikten er under utvikling). 9.6 Det er mulig å integrere timeregistreringssystemet mot Outlook slik at en ved å trykke på en knapp i Outlook vil overføre informasjonen til timelisten om at en har utarbeidet eller gjennomgått en e-post, samtidig som eposten lagres i pdf-format i saksmappen. Tilsvarende kan innscannede dokumenter ved et tastetrykk overføres til saksmappen samtidig som det automatisk føres tid om at en har skrevet eller gjennomgått et brev. Timelisten kan også fristilles fra EMSoft slik at den kan benyttes i vanlige advokatoppdrag i et tilsvarende system kalt ASYS. Dette er imidlertid for spesielt interesserte. 10. E-post maler 10.1 EMSoft har også funksjon for utsendelse av standardiserte eposter med mulighet for å legge ved pdf-filer som ligger i saksmappen. For å benytte funksjonen må en trykke på Outlook symbolet i celle B4. Et nytt vindu åpnes hvor en kan velge mellom ulike maler og vedlegg fra oppdragsmappen (kun pdf-filer) Det kan dukke opp en advarsel fra anivirusprogramvare om at et program vil ha tilgang til e-postkontoen. Bekreft at det er OK. 11. Særlig om tvangssalg 11.1 Systemet inneholder også en del maler og funksjoner for tvangssalg, men dette er i liten grad basert på egne erfaringer. Det er rom for utvidelser og forbedringer på dette området De viktigte word-malene er «Stadfesteklseskjennelse» og «Fordelingskjennelse», men det er også en rekke brevmaler (om enn noe omstendelige) Funksjonene vil tre inn når det i celle D10 («Oppdragets art») velges «Tvangssalg» En viktig funksjon er at arkfanen «Fordeligskjennelse» vises. I denne kan en fylle inn informasjon om pantefordringer og i hvilken grad disse vil få dekning. Det er mulig å skille mellom to ulike skyldnere i samme sak Oplysninger om meglervederlag og kostnader vil fylles ut automatisk basert på informasjonen som fylles inn i arkfanen «Oppdrag». Andre opplysninger fylles inn

9 manuelt basert på kravoppstillinger fra kreditorene. (Det kan være behov for forbedringer av denne funksjonen) Når arket er ferdig utfylt markeres og kopieres informasjonen inn i word-dokumentet «Fordelingskjennelse» som på forhånd må produseres på vanlig måte, jf pkt Fordelingskjennelsen er koblet til selgers oppgjørsoppstilling slik at opplysningene ikke trenger å skrives flere ganger. 12. Oppsummert 12.1 Det vil ta en del tid før en blir komfortbel med alle funksjonene i EMSoft.Det er imidlertid ikke nødvendig å beherske alle funksjonene i EMSoft for at en skal ha et godt utbytte av systemet. I et firma med flere advokater med ulike dataferdigheter, kan de som ikke er komfortabel med systemet nøye seg med å føre inn og ajourføre opplysningene om oppdraget slik at journalene og rapportene blir riktige. Bergen