Mamut Academy. // Grunnkurs Kunde og salg

Transkript

1 Mamut Academy // Grunnkurs Kunde og salg

2 Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: mail@mamut.no Kurssenter : Mamut AS Mamut Academy - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé OSLO Tlf , Faks: Internett: E-post: academy@mamut.no Support : Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: support@mamut.no Salg: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: sales@mamut.no KGSKP _V.15 Mamut AS et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut AS et selskap i Vismagruppen. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Mamut Academy //03 Innhold ii

3 //03 Innhold Mamut Academy i // Grunnkurs Kunde og salg i //03 Innhold iii // 05 Innledning 5 Kursets mål... 5 Komme i gang... 5 //06 Skrivebord 6 Mitt Skrivebord... 6 Mamut Information Desk... 6 Mamut Supportsenter... 7 Mamut Tutorials... 8 //09 Kontakt 9 Adresser... 9 Vår referanse Hvilken type kontakt? Segmentering av dine kontakter Liste Oppgave Verktøylinjen Utvalg Oppgave E-post Brukerinnstillinger for Kontakt Nedre del av kontaktkortet Kontaktpersoner Oppgave //21 Innstillinger 21 Firmainnstillinger Nummerserier Standardregister Modulinnstillinger Kontaktoppfølging //24 Tilbud/ordre/faktura 24 //26 Produkt 26 Oppgave //28 Ordre/Faktura 28 Mamut Academy //03 Innhold iii

4 Produktlinjer Hurtigtaster Sett inn produktlinje Rediger ordrelinjebeskrivelse Slett Gå til produktkort Frakt Tekst Diverse Utskrifter Utskrift av faktura Fakturaregisteret Kreditere en faktura Generering av restordre Oppgave Oppgave Oppgave //36 Opprettelse av ordre fra kontaktkortet 36 Registrere innbetaling //38 Tilbud 38 Utskrifter av Tilbud Sletting av Tilbud Overføring av Tilbud til ordre Oppgave //42 Mamut One 42 //43 Mamut Online Desktop 43 Administrere kontakter i Mamut Online Desktop //46 Rapporter 46 //48 mymamut 48 //49 Mamut Online Backup 49 //49 Fasit oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Mamut Academy //03 Innhold iv

5 // 05 Innledning Kursets mål Etter endt kurs skal du kunne benytte Mamut Business Software til de vanligste funksjoner og kjenne til innstillinger for modulene gjennomgått i dette kurset. Komme i gang For å få maksimalt utbytte av kurset, anbefaler vi at du raskest mulig tar i bruk det du har lært. Vi anbefaler å benytte en testdatabase til dette arbeidet, hvor du kan gjøre de tilpasningene du vil få bruk for i ditt firma, og deretter teste ut hvordan dette fungerer i praksis. Du kan installere testdatabase fra Fil/Databaseverktøy/Installere Eksempeldatabase. I eksempeldatabasen kan du teste ulike versjoner og tilleggsprodukter. Du kan også gå igjennom oppgavene som følger med kursdokumentasjonen på nytt, og bruke kursdokumentasjonen som oppslagsverk i begynnelsen. En annen løsning vil være for de av dere som har benyttet Mamut Business Software i en periode og lage en kopi av deres egen database slik at dere kan øve med egne kunder og produkter. Det kan gjøres på denne måten: Fil/Ny firmadatabase. Du kan nå velge om du ønsker å basere den nye firmadatabasen på en allerede eksisterende database. Kopiere informasjon fra en eksisterende firmadatabase. Da kan du i neste vindu huke av den informasjonen du ønsker å kopiere over til din nye database. Når du har kommet i gang kan du også bruke hjelp-funksjonen i programmet (F1), i tillegg til vår artikkeldatabase på internett: Artikkeldatabasen kan du også nå ved å gå på Fokusmenyen og valget Mamut Supportsenter til slutt velger du Finn svaret på ditt spørsmål. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 5

6 //06 Skrivebord Mitt Skrivebord Her vil du kunne tilpasse skrivebordet etter dine egne ønsker, slik at dette i tillegg til å inneholde snarveier til de mest brukte funksjoner også kan fungere som Kalender, Aktivitetsliste, Salg osv. Informasjonen som presenteres hentes da fra den informasjonen som er lagt inn i systemet, og du finner valget Mitt Skrivebord i menyen til vestre i ditt Mamut-program. Mamut Information Desk Mamut Information Desk (MID) er en kostnadsfri ekstratjeneste til deg som bruker et system fra Mamut. Gjennom MID formidles det brukertips, driftsmeldinger, nyheter som angår din virksomhet og annen nyttig informasjon som kan effektivisere din virksomhet og måten du arbeider på. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 6

7 Mamut Supportsenter Det finnes forskjellige måter å finne frem til svar dersom man lurer på noe i Mamut, eller dersom en feil oppstår. Som et første verktøy kan man sjekke ut F1-tasten på tastaturet ditt. Denne tasten åpner opp hjelpefilen til Mamut, og her kan du velge mellom en Online Hjelpefil eller Offline Hjelpefil, avhengig om man har tilgang til Internet. Her vil du kunne søke på nøkkelord for å finne relevant informasjon om de elementene du måtte lure på. Det viktigste, og et veldig effektivt verktøy, er Mamuts kunnskapsbase. Kunnskapsbasen inneholder flere tusen artikler om alt man måtte lure på i Mamut Business Software. Det er veldig stor sannsynlighet for at man finner svaret på akkurat det man lurer på her. Man finner frem til kunnskapsbasen under valget Mamut Supportsenter og Søk. Kunnskapsbasen er selvfølgelig også tilgjenglig på Mamuts internettsider Alle bør gjøre seg kjent med og prøve ut kunnskapsbasen. Dersom en slik henvendelse skal registreres klikk på knappen Ny henvendelse til I søkefeltet taster man inn et søkeord for det man lurer på; f.eks. Faktura. Det vil nå komme opp en rekke artikler som handler om søkeordet. Klikker man på en av artiklene vil informasjonen komme opp i et nytt vindu. Det lønner seg å prøve med forskjellige søkeord, dersom man ikke er fornøyd med resultatet. Dersom man ikke finner frem til svaret i artikkelsøket er det mulig å sende inn en henvendelse til support. Dette kan også gjøres herfra. Mamut Supportsenter. Et nytt vindu vil åpne seg hvor henvendelsen og relevant informasjon kan registreres. Henvendelsen blir nå sendt direkte til Mamuts supportavdeling. Etter at du har sendt henvendelsen vil du få et saksnummer, og du vil hele tiden kunne se fremgangen i saken. Svaret på henvendelsen vil du også få opp i dette vinduet ved å klikke på linjen med det aktuelle saksnummeret. Fordelen med å sende henvendelsen via Mamut Information Desk er at du til enhver tid har oversikt over alle saker du har sendt til support og kan bruke det som et lite arkiv. Dersom hverken artikkelsøket eller innsending av henvendelsen er en mulighet for deg, så kan man også kontakte supportavdelingen på Tlf eller sende en e-post til support@mamut.com. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 7

8 Mamut Tutorials Fra og med versjon 15 av Mamut har du tilgang til en rekke opplæringsvideoer angående bruken av programmet ditt. Disse vil gi deg en god forståelse for de grunnleggende funksjonene i ditt nye administrasjonssystem, og hjelpe deg med å komme i gang. Du finner opplæringsvideoene i menyen til venstre under Introduksjon til Mamut, og de er satt opp i en rekkefølge som vi mener vil gi deg en best mulig start med ditt Mamut-program. I tillegg kan du finne flere videoer ute på vår nettside under Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 8

9 //09 Kontakt Kontaktmodulen er meget sentral i Mamut Business Software. I denne modulen registrerer du mye av din daglige kontakt med dine kontakter (kunder, leverandører, osv). Samtidig benytter du denne modulen til å hente ut informasjon vedrørende dine kontakter. Det meste av ditt daglige arbeid kan du gjøre direkte fra denne modulen. Av denne grunn blir kontaktmodulen gjerne kalt systemets hjerte. Kontaktmodulen, er som alle andre moduler i Mamut, tredelt. Øverst finner du Verktøylinjen, så øvre delen av kontaktkort hvor du registrerer standardinformasjon som navn, adresse tlf. etc. samt segmenteringskriteriene og nederst fanekortene som inneholder detaljert informasjon om kontakten som hentes fra andre moduler. Adresser En kontakt kan ha flere adresser som Postadresse, Leveringsadresse, Besøksadresse og Annen (til fri benyttelse.) En kontakt kan også ha flere adresser av samme type. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 9

10 Adressen kan enten skrives direkte inn i adressefeltet, eller du kan klikke på Adresse knappen for å få frem vinduet Adresse detaljert. Bruk Tab tasten på tastaturet ditt og poststed vil hentes opp automatisk. Adressetype velger du ved å klikke på pilen ved siden av adressefeltet. Under Brukerinnstillinger kan du sette innstillinger for at hovedadressen blir automatisk kopiert til alle adressetyper. Klikker du på info knappen vil du få frem alle registrerte adresser, samt at du kan registrere flere adresser per adressetype. Vår referanse Vår ref. må være registrert i personalregisteret og der huket av for Kundebehandler. Personalregisteret ligger under Vis/Lønn/ Personalregister. Personen som står som Vår ref. vil også arves over til tilbud/ordre/faktura etc. Utfra hvem som er registrert som Vår ref er det også mulig å beregne provisjon under lønnskjøringen i Mamut Business Software. Hvilken type kontakt? Før man går i gang med å segmentere kontaktene, er det viktig at man har tenkt godt igjennom hvordan dette skal gjøres. De fleste rapporter, statistikker, osv, baserer seg gjerne på grunnlag av disse segmenteringskriteriene. En kontakt kan være Kunde: Må være haket av for å kunne fakturere mot vedkommende. Leverandør: Må være haket av for å kunne generere bestilling/innkjøp. Partner eller Privat: Kan endres. Kontakten kan selvfølgelig også være en kombinasjon av dette. Partner og Privat: Kan endres under Vis/Innstillinger/Firma/Innstillinger per modul/kontakt Segmentering av dine kontakter Segmentering av dine kontakter er meget viktig for at du skal kunne gjøre en effektiv kunde- og salgsoppfølging. I Mamut Business Software finnes det en rekke muligheter for dette. Kombinasjoner av feltene nedenfor benyttes bl.a. ved uttak av rapporter. I tillegg til å velge type kontakt har man flere muligheter. Det finnes nedtrekkslistene Status, Bransje og Kategori. Både selve feltbeskrivelsen og innholdet i Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 10

11 nedtrekkslistene kan forandres. Feltbeskrivelsen endres under Innstillinger/Firma/Innstillinger per modul/kontaktoppfølging. Verdiene i nedtrekkslisten forandres i Standardregisteret. Snarvei til standardregisteret får du ved å høyreklikke i feltet som skal forandres. I feltet Egendefinert felt kan du selv knytte tall-, tegn/tekst- og datoverdier mot felttypene du har lagt inn. Klikk først på knappen Legg til felt. I vinduet som åpner seg kan du velge blant felttypene som ligge inne. Legg så til selve verdien. Nye felttyper opprettes i Standardregister ved å høyreklikke over feltet Felttype. Det siste segmenteringsfeltet er feltet Gruppe. Også her er det selvfølgelig mulig å tilpasse verdiene som vises i gruppe-feltet selv ved å legge dem inn i Standardregisteret. Dette gjøres ved og høyreklikke i listen under Disponible Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 11

12 Liste I Mamut finnes det ulike måter å søke etter kontakter du ønsker og jobbe med. Liste knappen vil gi deg en liste over dine kontakter. Dersom du klikker på kolonne overskriften så er det den kolonne som det sorteres etter på denne måten kan du endre søket kriteriet. Det er også mulig og skrive % da vil søket endres til inneholder. Eksempel. Du søker etter alle som inneholder Senter, skriver du da %senter så vil du få med alle som har senter i navnet og ikke bare de som starter med Senter. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 12

13 Oppgave 1 Opprett en Ny kunde Engros Artikler AS. Fyll inn adresser: Postadresse: Braseveien OSLO Leveringsadresse1 standard: Skåteveien 67B Rampe OSLO Leveringsadresse2: Ulveveien Trondheim Telefon : E-post: post@engrose.com Vår ref: Peder Ås Huk av for at dette er en kunde Kunden skal ha følgende segmentering: Status: A-kunde. Denne må opprettes i standardregisteret Bransje: Grossist Kategori: Forhandler Egendefinerte felter: Omsetning Gruppe: VIP informasjon, Storkundeavtale og Katalog Notat: Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 13

14 Verktøylinjen Trykk Ny (Ctrl+N) for å opprette en ny kontakt. Ved å klikke på Liste (Ctrl+L) eller Kontaktperson-liste (Ctrl+K) kan du søke etter henholdsvis kontakter, eller kontaktpersoner. Lagre (Ctrl+S) endringer i kontaktkortet, Slett (Ctrl+D) fjerner den kontakten du står på. Legg merke til at du ikke kan slette kontakter som er i bruk, dvs. det ligger f. eks registrert ordre på kontakten. Angre (Ctrl+Z) siste endringen du har gjort på kontakten. Bruk Søk (Ctrl+F) knappen for et enkelt søk og Utvalgs (Ctrl+F5) knappen for å sette et avansert utvalg blant kontaktene dine. Les mer i kapitlene Søk og Utvalg. Benytt denne for å bla deg frem og tilbake mellom kontaktene dine i kontaktregisteret. Oppdatere kontaktinformasjon (egen lisens), mulighet for å laste ned informasjon om kontakten fra Proff.no dirkete inn i Mamut. Vis kart her vil du kunne velge og se kart over hvor kunden holder til (Postadresse). Vis reiserute her er det mulighet til å få kalulert reiserute fra ditt selskap sin postadresse til kunden sin postadresse. Knappen Kontaktstatus (F3) gir deg en status på økonomi/transaksjoner, etc. på kontakten du har fremme. Her kan du skrive ut Standarddokumenter (Ctrl+R) til kontakten basert på en dokumentmal. Her kan du velge om Sorteringen (F6) av kontaktregisteret skal være alfabetisk eller numerisk. Knappen Opprette Aktiviteter gir deg muligheten å fort opprette en ny aktivitet på kunden med en del forhåndsutfyllt informasjon. Knappen Brukerinnstillinger (Ctrl+I) er en snarvei til brukerinnstillingene. Les mer i kapitlet Brukerinnstillinger for Kontakt. Klikk på Skriv ut (Ctrl+P) for få en oversikt over rapporter knyttet til den kontakten du står på. Klikk på Hjelp (F1) for å få tilgang til hjelpefilene i Mamut Business Software. Klikk Avslutt for å gå ut av kontaktmodulen. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 14

15 Utvalg Et utvalg vil, som navnet tilsier, filtrere ut informasjon som er aktuell i henhold til de kriteriene som er valgt. Informasjon som ikke er aktuell vil bli holdt skjult for brukeren helt til utvalget oppheves. For å sette et utvalg må man trykke på knappen Utvalgsinnstillinger, da vil følgende innstillingsvindu komme frem: Her har du muligheten for å søke/sette utvalg basert på kriterier fra andre moduler. Det er fullt mulig å kombinere forskjellige kriterier. I verktøylinjen øverst kan du lagre utvalget, hente opp lagrede utvalg og opprette nye utvalg. Du kan også klikke på knappen Vis utvalg for å få opp en liste av alle kontakter som er med i utvalget. Når du setter et utvalg betyr dette at du når du blar deg frem og tilbake i kontaktregisteret kun blar mellom de kontakter som er omfattet av det utvalget du har satt. Utvalget deaktiviseres ved å klikke på Utvalg av/på. Oppgave 2 Du skal nå sette ulike utvalg for kontaktoppfølging: Hvor mange kunder har Peder Ås som vår referanse? Svar: Hvor mange kunder har Peder Ås med Storkundeavtale? Svar: Hvor mange kunder har Peder Ås med Storkundeavtale og som er i bransjen Grossit?: Svar: Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 15

16 E-post Det er mulig å registrere e-post adressen for både selve kontakten og kontaktpersoner. Når det er gjort er det mulig å sende e-post direkte fra Mamut til kontakten. E-post adressen til kontakten/bedriften legges inn sammen med adresse, telefon etc. Knappen ved siden av e-post adressen kan brukes til å generere en e- post til kontakten. En lik funksjon har du dersom du registrerer e-post adresser for kontaktpersoner. Du har da muligheten til å sende en e-post direkte til en kontaktperson. E-poster kan også sendes fra Vis/E-post/Enkelt kontakt. Avhengig av hva slags innstillinger man har gjort i brukerprofilen får man opp enten Mamuts e-post klient, MS Outlooks e-post klient eller begge. Innstillinger for det settes under Innstillinger/Bruker/Innstillinger per modul/outlook. Mamuts e-post klient: Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 16

17 Brukerinnstillinger for Kontakt I tillegg til generelle innstillinger som skal gjelde for kontaktmodulen og som settes under Firmainnstillinger, kan hver bruker sette sine egne innstillinger for kontaktmodulen og dermed effektivisere den daglige bruken av modulen. Innstillingene ligger i brukerprofilen til hver enkel bruker under Vis/Innstillinger/Bruker/Innstillinger per modul/kontakt. Under fanekort Standardoppsett velger du hvordan modulen skal se ut og fungere. Under fanekort Kontaktkort har brukeren mulighet å sette diverse standardverdier for opprettelse av nye kontakter. Her er det også viktige innstillinger rundt kontaktlisten og informasjon som skal vises, i tillegg til innstillinger for adresseregistreringen. Under fanekort Fanekort kan hver bruker velge hvilke fanekort og dermed hva slags informasjon som skal være synlig på kontaktkortet. Nedre del av kontaktkortet I nedre delen av kontaktkortet finnes det forskjellige fanekort som inneholder all informasjon tilknyttet kontakten. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 17

18 Hver bruker kan bestemme selv hvilke fanekort han ønsker å se. Innstillingen gjøres under Innstillinger/Bruker/Innstillinger per modul/kontakt/fanekort. Avhengig om en kontakt er kunde, leverandør eller begge deler vil noen fanekort være inaktive. Ved å velge det respektive fanekortet kan du f.eks. se alle ordre/faktura knyttet mot kunden og du har muligheten til å opprette nye ordre direkte herfra. Kontaktpersoner Om du under en Kontakt i nedre del av kontaktkortet velger fanen kontaktpersoner og klikker på Ny eller Rediger knappen vil du komme til dette registreringsvindu. Det er mulig og segmentere kontaktpersonene på samme måte som en gjør for kontakter. De har feltene Gruppe og Egendefinerte felt hvor du kan legge inn hva du selv ønsker i tillegg til de som ligger som standard på kontaktpersonkortet. Den første kontaktpersonen til en aktuell kontakt vil automatisk bli Standard kontaktperson. Dersom du ønsker å endre dette kan dette gjøres under fanekortet Annen info. Under de andre fanekort har du mulighet til å se hva som er blitt registrert mot denne kontaktperson i de andre modulene i Mamut. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 18

19 Annen info Her kan du legge inn informasjon om blant annet kontaktens org.nr, nettadresse med mer. i Feltet e-postmottakere kan du velge hvem som skal motta utskrifter fra tilbud/ordre/faktura modulen på e-post; Deres ref: Sendes til kontaktpersonen som står på tilbud/ordre Kontakt e-post: Faktura sendes til e-post adressen registrert på kontakten E-postliste: Her vil du ved sending av e-post få opp en liste over alle registrerte e- poster på kontakten/kontaktperson Innstillinger Fanekortet Innstillinger viser viktige felter for innstilling av betingelser for kontakten. Her finner du også knapper som åpner for mer detaljerte innstillinger for Kunde, Leverandør, Reskontro og Nettstedkonto. Om kontakten er definert som leverandør, vil knappen Leverandør være tilgjenglig. Her setter du viktige innstillinger for deg som kunde hos leverandøren. Under knappen Reskontro, setter du bla. innstillinger for kunde- og leverandørkreditt, kredittsperre og konto for kunde- og leverandørreskontro. Knappen for Nettstedkonto blir aktivt dersom det er knyttet et nettsted mot firmadatabasen. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 19

20 Oppgave 3 Du skal nå opprette to nye kontaktpersoner til kontakten: Engros Artikler AS 1.Navn: Inger Kari Olstad Telefon: Mobiltelefon: E-post: Inger.Kari@engrose.com Tittel: Senior Innskjøpsansvarlig Stilling: Innkjøpssjef 2.Navn: Ole Kasper Henningsen Telefon: Mobiltelefon: E-post: Ole.Kasper@engrose.com Tittel: Siv.Ing Stilling: Daglig leder Ole Kasper er standard kontaktperson, sett innstilling for dette. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 20

21 //21 Innstillinger Under Vis/Innstillinger finner du innstillingene for firmaet ditt. Det er meget viktig at disse innstillingene blir gjennomgått før man aktivt begynner å bruke systemet. Mange av innstillingene blir gjennomgått under installasjon av programmet. Firmainnstillinger I Innstillinger/Firma gjør du de innstillinger som er spesifikke for det enkelte firma. Det første du gjør er å legge inn en rekke standardopplysninger. I øvre delen av vinduet legger du inn standardopplysninger. I nedre delen under fanekort Firmainnstillinger setter du viktige innstillinger for behandling av transaksjoner i ditt firma. Nummerserier Nummerserier bør settes før en lager sin første kontakt eller ordre. Dette da mummerseriene ikke kan endres til lavere nummerserie etter at de er tatt ibruk. Ønsker en å fortsette på fakturanummerserie fra tidligere system kan en legge inn siste fakturanummer fra tidligere system i kollonnen Sist brukt. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 21

22 Standardregister Standardregisteret er et samleregister for flere ulike registre. Disse er alfabetisk sortert og kan redigeres og tilpasses til din virksomhet. Eksempel på registre som er plassert i standardregisteret er registrene for Dokumenttype og Avdelinger, men også registre for segmentering av kontakter og produkter, samt registre for betalings -og leveringsbetingelser. Du finner også forskjellige registre for faste tekster for ordre/faktura, innkjøp, etc. Registeret er alfabetisk sortert. Finn først frem til riktig register, f.eks. Betalingsbetingelser. Klikk så på knappen Redigere. I neste vinduet har du muligheten til å opprette nye, redigere eksisterende, eller slette verdier som ligger i registeret for Betalingsbetingelser. I noen registre vil du få mulighet til å sette ytterligere innstillinger for verdiene som du legger inn. Se f.eks. registre for Avdelinger, Fast tekst etc. Modulinnstillinger Under Vis/Innstillinger/Firma/Innstillinger per modul finner du innstillinger for de forskjellige modulene i Mamut. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 22

23 VIKTIG!: Ved å gå nøye gjennom de forskjellige innstillingene kan Mamut Business Software tilpasses behovene i bedriften. Dermed blir bruken av Mamut Business Software effektivisert betraktelig. I denne dokumentasjonen skal vi kun ta for oss innstillingene rundt Kontaktoppfølging. Kontaktoppfølging Ved å klikke på knappen Kontaktoppfølging kommer du inn i følgende vindu: Her settes det innstillinger som er spesifikke for kontaktmodulen. Det er mulig å endre navnet på Feltbeskrivelser i kontaktkortet. På den måten kan du optimalisere segmenteringen av kundene dine. Nederst i vinduet setter du bl.a. standard leverings/betalingsbetingel se for din bedrift. Har du kontakter med spesielle innstillinger kan dette selvfølgelig overstyres i kontaktkortet på hver kunde/leverandør. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 23

24 //24 Tilbud/ordre/faktura Under fanekort Generelt setter du innstillinger som styrer hvilken funksjonalitet du ønsker å bruke i systemet, hva slags begrensninger som skal settes i faktura prossesen og innstillinger for lagerstyringen. Du velger her hvorvidt det skal være mulig for deg å legge produkter i ordre som har beholdningen under Disponibelt på lageret. Du kan da enten velge at det skal være fullt mulig å fakturere produkter, selv om lagerbeholdningen er null eller negativ. Alternativt kan du enten velge å bare få et varsel, eller at det ikke skal være mulig i det hele tatt. Under fanekort Utskrifter setter du forskjellige innstillinger rundt utskriftene du kan velge i Ordre/Faktura. Du kan bl.a. her sette antallet fakturakopier du ønsker å få ut når du fakturerer. Det er også mulig å velge sorteringen dersom du skriver ut flere ordre samtidig (ordrenummer eller kundenummer) og sorteringen av plukkliste rapporten. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 24

25 Under fanekortet Eksport kan du huke av for kopi av tilbud og ordre til pdf ved effektuering av tilbud til ordre og ved fakturering. Kopien vil være tilgjengelig fra kontakt og ordre/faktura modulen. Under fanekortet Annet kan du sette innstillinger for fast tekst som automatisk skal komme på alle nye tilbud/ordre/faktura. Her kan du du også velge om du ønsker å benytte KID på fakturaene dine og velge ønsket format. Mamut Enkel har kun 9 tegn å støttes av de fleste banker. Sjekk med din bank for støttet format. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 25

26 //26 Produkt I Produktregisteret registreres alle produkter som inngår i bedriftens varehandel. Det kan være lagervarer, tjenester, arbeidstimer etc. All produktinformasjon som registreres i produktregisteret brukes i programmets øvrige moduler og forenkler på den måten registrering av tilbud, ordre og innkjøp. Produktkortet er delt i to. Den øvre delen er til generell informasjon om selve produktet. Den nedre delen består av fanekort for detaljert informasjon om det aktuelle produktet, f. eks. priser, rabatter og lager. Dersom det er felter eller fanekort som ikke vises eller som du ikke ønsker skal vises, kan du tilpasse dette i Brukerinnstillinger. Du kan bestemme hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for produktregisteret under Firmainnstillinger.. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 26

27 Registrering av et nytt produkt For å registrere et nytt produkt trykkes knapp for Ny. Du vil da først få opp et vindu hvor du kan velge produkttypen Velg hvorvidt produktet er Lagervare,, etc. Dersom du har satt standarverdier under Firmainnstillinger vil systemet foreslår standardverdien. Du kan velge at vinduet ikke skal vises igjen. Innstillingene som gjøres her kan evtl. overstyres under fanekort Innstillinger på produktkortet. Ved Lagervare vil neste steg være at du skal velge produktnummeret. Alle produkter blir automatisk nummerert i logiske nummerserier. Disse numrene kan overstyres, og de kan også være alfanumeriske dvs. inneholde både bokstaver, tall og tegn. Dersom du ønsker å overstyre den automatiske nummerserien så kan det gjøres under Innstillinger/Firmainnstillinger/Nummerserier. Etter å ha valgt produktnummer så får man opp vinduer for kobling til lager, evt. lokasjon hvis man har valgt Lagervare i det første trinnet. Når nummeret er valgt kommer du inn i produktkortet til det nye produktkortet. Oppgave 4 Opprett en Ny lagervare med følgende informasjon: Produktnummer: B1001 Produktnavn: Heve/Senkebord Produktgruppe: Bord MVA: 25% Pris: 24990,- inkl mva Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 27

28 //28 Ordre/Faktura Uansett hva du skal gjøre innenfor arbeidsområdene ordreregistrering/ fakturering, tar du utgangspunkt i det samme vinduet. Dette gjør arbeidet og arkiveringen mer oversiktlig enn om du skulle hatt forskjellige bilder avhengig av arbeidsoppgave. Vinduet er bygget opp på samme måte som alle andre registre i Mamut, med et hovedkort og flere påfølgende fanekort med inngående informasjon om enheten (som i dette tilfellet er en ordre eller en faktura). Når du klikker på Ny, vil et vindu med en liste over alle dine kunder slik at du kan registrere hvem du ønsker at skal få den aktuelle ordre som skal opprettes. Ved å klikke på pilen ved siden av knappen Ny kan du velge om du ønsker å opprette en Ubehandlet ordre, en Ubehandlet samleordre eller en Ubehandlet kreditnota. Marker den kunden du vil opprette en ordre mot. Merk deg at status automatisk blir Samleordre dersom du har markert dette valget i kontaktkortet for den aktuelle kunden. Status vil automatisk endres til Kreditnotaordre dersom summen på ordren blir negativ. Alle feltene i vinduets øvre halvdel vil fylles ut med de adresser, leverings- og betalingsbetingelser som er registrert i kontaktregisteret, men dette kan overstyres. Det er nå klart for å legge inn de produktene som skal inngå i ordren. Dette gjør du i fanekortet for Produktlinjer i nedre del av vinduet. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 28

29 Produktlinjer Når du har valgt produktene fra Produktlisten, vil nødvendig informasjon om f.eks. pris og rabatter bli hentet fra Produkt- og Kontaktregisteret. Gjenta prosedyren nedenfor helt til du har registrert alle produktene i ordren. - Legg opp produktene som skal selges. Dette kan du gjøre på to måter: 1. Klikk Ny og skriv inn produktnummeret i den nye raden. Det aktuelle produktet registreres sammen med all informasjon fra produktkortet. Om du vil endre informasjon gjøres dette i hver enkelt kolonne på produktlinjen. Vær oppmerksom på at du kan benytte ditt produktnummer, leverandørens produktnummer. 2. Klikk Vis produktliste slik at du får opp listen over produktene. Nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet som kommer opp fungerer som et filter der du velger produkttype. Da vil kun produkter tilhørende den valgte produkttypen vises i listen. Ønsker du å finne produktnavn som inneholder starter du søkelinjen med %. Marker ønsket produkt og klikk Sett inn. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 29

30 - Registrer antall og eventuelt pris- og rabattnivåer. All informasjon bortsett fra produktnummeret kan i utgangspunktet redigeres. Hvilke kolonner som vises bestemmer du under Brukerinnstilllinger (Ctrl+I). Hurtigtaster Følgende hurtigtaster kan effektivisere arbeid med å legge inn produkter på ordre. +, for produktlinje -/Enter, for produktliste Sett inn produktlinje Dersom du vil ha inn produkter mellom dem du allerede har opprettet, gjøres dette med knappen Sett inn produktlinje. Da opprettes en tom linje over det merkede produktet, slik at du kan legge inn nye produkter over dette. Om ikke denne knappen benyttes, vil alle nye produktlinjer automatisk legges nederst. Rediger ordrelinjebeskrivelse Med knappen Rediger ordrelinjebeskrivelse kan du legge inn tilnærmet ubegrenset antall tegn som produktbeskrivelse for hvert enkelt produkt. Dette krever at du har markert produktet du vil knytte teksten opp mot før du trykker på knappen. Det er her også mulig å hente inn allerede registrerte produkttekster fra Produktregisteret, som Salgsinformasjon, Teknisk informasjon, Produksjon osv. Benyttes denne knappen på en tom varelinje, vil dette gi rom for innleggelse av fri tekst av ubegrenset lengde. Slett Klikk på Slett knappen dersom du ønsker å fjerne en produktlinje. Gå til produktkort Dette er en snarveiknapp til produktkortkortet. Marker linjen med det produktet du ønsker mer informasjon om og klikk på knappen. Du vil da komme inn i produktregisteret. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 30

31 Frakt Under fanekortet Frakt kan du angi detaljer om forsendelsen. Informasjonen du registrerer her vil overføres til en eventuell ordre, og det er disse opplysningene som er gjeldende ved utskrift av f.eks. fraktbrev. Fyll ut de forskjellige feltene for informasjon om frakt- og forsendelseskostnader. Det er også lurt å skrive inn Sendingsnummer som fraktselskapet oppgir. Dette vil være til stor hjelp ved senere oppfølging av varen, ved forsinkelse, tap m.m. Opplysninger om Bruttovekt og Totalt volum hentes automatisk fra produktkortet. I feltene lengst til høyre for Bruttovekt og Totalt volum, kan du legge til en tilleggsvekt i de redigerbare feltene. NB! Vekten til produktene vil komme opp som standard Bruttovekt og Totalt volum, men du kan selv legge til på totalen i de redigerbare feltene ved siden av. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel har en pall som veier 10 kg i tillegg til det selve produktet veier. Tekst Her skriver du inn den fastteksten du ønsker å få med på ordren/fakturaen, plukklisten, eller pakkseddelen. Du kan enten skrive inn en fasttekst som er unik for den enkelte ordre/faktura, eller du kan velge en av de forhåndsdefinerte fasttekstene fra knappen [...], øverst til høyre i vinduet. Forhåndsdefineret fasttekst kan du legge inn under Innstillinger/Firma/Standardregister og redigering av disse under beskrivelse Fast tekst, tilbud/ordre. Diverse Under dette fanekortet kan du for eksempel bestemme Responstype, Avrunding og Factoring for enkelte ordre. Du velger også Formular for ordren her. Ordren kan også knyttes til en Avdeling, og valget du foretar i nedtrekkslisten. Samtidig kan du angi om ordren er klargjort for fakturering. Marker eller klarer avhukningsboksene under nedtrekkslistene slik det passer den aktuelle ordren. Noen av disse avhukningsboksene er mest aktuelle for flerbrukersystemer så alle brukere ser hvor langt ordren er behandlet. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 31

32 Utskrifter Trykk på Skriv ut for å skrive ut den aktuelle rapporten, når du er ferdig med ordreregistreringen. I rammen for Utvalg kan du skrive ut: Aktiv: Rapporten blir skrevet ut på bakgrunn av den aktuelle ordren. Alle: Alle ordre med den status du står i vil være utvalg for utskriften. Utvalg: Åpner et utvalgsvindu hvor du kan foreta et bestemt utvalg av de registrerte Ubehandlede ordre. Her vil det være gunstig at kunderegisteret er kategorisert på en hensiktsmessig måte slik at du får ut det utvalget du er ute etter. I rammen som er merket Send til har du følgende valg: Forhåndsvisning: Gir deg en forhåndsvisning av utskriften før du eventuelt effektuerer den. Skriver: Du skriver rapporten direkte til skriveren. E-post: Du kan sende ordrebekreftelsen, pakkseddel, plukkliste etc. på E-post. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 32

33 Utskrift av faktura Vanlig fakturering initieres fra statusene Ubehandlet ordre, Ubehandlet Kreditnota eller Restordre. Det er viktig å legge merke til at fakturaen blir registrert som Fakturert, eller effektuert, før godkjenning av utskrift for fakturaen blir bekreftet. Dette gir deg mulighet til å skrive ut fakturaen som en original en gang til (uten at det kommer kopi på den). Du kan imidlertid ta en Testutskrift for å sjekke fakturaen før du effektuerer. Slik fakturerer du: - Klikk på knappen Faktura (F12) i verktøylinjen for å starte faktureringen. - Marker hva slags utskrift du ønsker, og klikk OK. - Hvis du svarer Ja på spørsmålet om ordren skal faktureres, vil Hovedbok og Reskontro oppdateres med relevante endringer. Den originale fakturaen blir nå skrevet ut, og du vil få spørsmål om du godkjenner utskriften. Merk deg at ordren overføres til status Fakturert uavhengig av om du har godkjent utskriften eller ikke. Fakturaregisteret Fakturaen ligger nå i fakturaregisteret (status Faktura). For å komme til fakturaregisteret velger du status Faktura og klikker på knappen Liste. Velg fakturaen du ønsker å åpne og klikk på OK. Ønsker du å skrive ut en fakturakopi klikker du bare på knappen Faktura i verktøylinjen på den aktuelle fakturaen en gang til. Det er mulighet for å sette antall standard kopier ved fakturering. Dette gjøres under Vis/Innstillinger/Firma/ Modulinnstillinger/Ordre/Faktura. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 33

34 Kreditere en faktura Når du skal kreditere en faktura kan du ta utgangspunkt i status Faktura. Hent frem den aktuelle fakturaen på skjermen. Trykk deretter på Slette. (Dette innebærer ikke at du fysisk sletter fakturaen). Du vil da få et spørsmål om du ønsker å kreditere fakturaen. Svarer du Ja på dette, vil det opprettes en Kreditordre, med eget kreditordrenummer. Denne ordren skal behandles som en vanlig ordre. Merk deg imidlertid at dette er en minusordre og at statusen på ordren nå er Ubehandlet Kreditnota. For å få skrevet ut kreditnotaen må du som vanlig trykke på Faktura (Effektuering - F12). Det er først når utskriften tas til skriver og godkjennes at denne blir oppdatert i Hovedbok og Reskontro. Når du trykker OK vil du få mulighet til å gjøre valg som går på vareoppdatering i forhold til de varene du krediterer. I dette vinduet må du eventuelt gjøre de korrigeringer som skal gjøres for varelageroppdatering. Når du har skrevet ut den ubehandlete kreditnotaen til skriver og godkjent utskriften, vil den skifte status til Kreditnota og få tildelt et kreditnotanummer. Når du bekrefter effektuering, vil Hovedbok og Reskontro bli oppdatert. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 34

35 Generering av restordre Dersom du ikke ønsker/kan levere alle varene i en salgsordre samtidig, kan du generere en Restordre. Antall produkter som du kan levere vil da bli fakturert og lageret oppdatert, og det lages en ny ordre med status Restordre av resten. For å generere en Restordre må du bare forandre antallet i kolonnen Leveres på produktlinjene. Restordren som genereres vil inneholde informasjon om den opprinelige ordren og tilhørende faktura. Oppgave 5 Opprett en ny ordre på Barli Fjellstue fra ordremodulen. Legg til produktene: Konferansebord, Avant B10 (2 stk), Montering, pr. time (3 stk) Kunden får Netto 30 dager på dette. Skriv inn referanse: Bestilt på Bygg Reis Deg Skriv så ut en Ordrebekreftelse og deretter fakturer ordren. Oppgave 6 Det viser seg dessverre at Barli Fjellstue har oppdaget en mangel på det ene Avant skrivebord som de kjøpte av oss tidligere. De ønsker og sende dette tilbake. Vi må derfor lage en kreditnota på dette. Lag kreditnota utifra faktura og skriv ut denne. Oppgave 7 Opprett en ny ordre på Miranda De bestiller 20 stk; Bord, Bjorli. Du kan bare levere 15 stk. Legg inn dette. Legg også inn en ordrelinjebeskrivelse med Vi venter mottak av resterende stoler neste uke. Legg inn Bedriftspakke på kr 450,-. Fakturer så denne ordren. Finn så tilbake til restordren og fakturer denne. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 35

36 //36 Opprettelse av ordre fra kontaktkortet For effektiv ordrebehandling anbefales det å jobbe ut fra kontaktkortet. Etter å ha funnet kunden i kontaktlisten kan man gå til fanekortet ordre/faktura for å få oversikt over alle opprettede ordre/fakturaer med mer. Ved å dobbeltklikke/redigere på markert linje vil ordre/faktura modulen åpnes og man kan effekturere ordre eller skrive ut ordrerapporter. Det er også mulig å gjøre endringer såfremt ordrestatus tillater dette. For å lage ny ordre klikker man på knappen Ny (Ctrl-Shift-N), ordremodulen vil åpnes automatisk med ny ordre til kontakten man stod på. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 36

37 Registrere innbetaling Du kan registrere innbetaling fra kundene dine eller utbetalinger til dine leverandører direkte fra Kontaktregisteret. Gå inn på fanekortet Reskontro, marker den aktuelle åpne posten og klikk på knappen Inn-/utbetaling. Systemet foreslår automatisk fakturabeløpet som innbetalt beløp, dersom dette er en delbetaling kan innbetalt beløp overskrives. Systemet velger også dagens dato som betalingsdato, denne overstyres til dato på bankbilaget. Velg OK og bankbilaget føres automatisk i Hovedbok. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 37

38 //38 Tilbud Tilbudskortet har mange likhetstrekk med kortet for Ordre/faktura. Tilbudet flyttes mellom ulike underregistre (statuser) avhengig av videre behandling. Du kan bevege deg mellom ulike statuser ved hjelp av nedtrekkslisten øverst i høyre hjørne. Nedtrekkslisten består av Tilbud annullert, Tapt salg, Tilbud, Tilbud repeterende, Tilbudsmal og Gruppetilbud. Nytt tilbud Klikk på Ny øverst til venstre i Tilbudsmodulen. Du vil nå få frem et vindu hvor du kan velge hva slags tilbud (status) du ønsker å opprette. Velg ønsket status og deretter vil du få fram et vindu med oversikt over de kontaktene du har registrert som kunder. Du kan huke av for å ikke få opp vinduet hvor du velger statusene. Da må du i fremtiden velge statusen i nedtrekkslisten til høyre i tilbudsmodulen før du oppretter et nytt tilbud. Statusen du valgte i nedtrekkslisten vil vises som standard i neste vinduet, men du kan endre type tilbud ved hjelp av nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet Ny. Deretter markerer du navnet på kunden du vil opprette et tilbud for. Til slutt klikker du OK. Alle feltene i øvre halvdel av vinduet vil automatisk fylles ut med de adresser, leverings- og betalingsbetingelser som tilhører kontakten. Du kan overstyre all denne informasjonen. I tillegg kan du spesifisere hvilket prosjekt tilbudet er knyttet til og hvem som er aktuell referanse i din egen bedrift. Nå kan du registrere produktinformasjon under fanekortet Produktlinjer i nedre halvdel av vinduet. Fremgangsmåten og mulighetene er akkurat det samme som i Ordre/Faktura modulen. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 38

39 Utskrifter av Tilbud Når tilbudet er registrert ønsker du å sende det til kunden din. Klikk på Skriv ut knappen øverst i Tilbudsmodulen for å komme i utskriftsveiviseren. Du kan velge blant tre forskjellige formularer. Rapporten Tilbud og Tilbud med giro kan skrives til forhåndsvisning, skriver, e-post, telefaks (dersom WinFax er installert), eller MS Word. Du velger om du ønsker å skrive ut det Aktive tilbudet eller om du ønsker å skrive ut et Utvalg tilbud. Velger du å skrive ut et Utvalg tilbud vil veiviseren hjelpe deg å gjøre utvalget blant kundene/tilbudene dine. Formularet Tilbud avansert kan bare skrives til MS Word (Gjennomgåes på kurset Viderekommende kontakt og salgsoppfølging) Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 39

40 Sletting av Tilbud Dersom kunden ikke aksepterer tilbudet kan du slette tilbudet. Bruk knappen Slett øverst i verktøylinjen. Du vil da få muligheten å enten Annullere tilbudet, eller registrere det som Tapt salg. Velger du å Annullere så blir tilbudet slettet og legger seg i status Annullert. Tilbudet er nå ikke lenger redigerbart. Velger du Tapt salg har du muligheten å registrere informasjon om hvorfor salget ikke ble gjennomført. Du kan opprette forskjellige årsaker i Standardregister og senere tar ut rapporten Tapt salg for å få ut en statistikk over tapt salg og årsaker. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 40

41 Overføring av Tilbud til ordre Dersom et vanlig Tilbud aksepteres, overføres det til Ordre for videre behandling. Vær oppmerksom på at tilbudet da ikke lenger vil eksistere i Tilbud. Slik går du frem: Marker Tilbud i nedtrekkslisten øverst til høyre på tilbudskortet og klikk på knappen Tilbud i verktøylinjen. Veiviseren starter. Dette er en veiviser som vil føre deg gjennom alle nødvendige innstillinger og utvalg. Oppgave 8 Du skal nå gjennomføre hele prossesen som er gjennomgått, hvor du selv velger informasjon som legges inn. Opprett en ny kunde deretter et nytt tilbud som du velger å overføre til ordre. Fakturer ordren. Gå tilbake til kontaktoppfølging og finn kunden du opprettet for deretter å registrer innbetaling av utestående fordring. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 41

42 //42 Mamut One Hva er Mamut One? Mamut One er en komplett løsning for din bedrift, bygget opp av to elementer - en programvaredel og en tjenestedel. Kombinasjonen gir deg full funksjonalitetsrikdom samtidig som du får full frihet til å arbeide fleksibelt. Programvare i Mamut One Ledelse/Rapporter Økonomi/Regnskap Kontaktoppfølging (CRM) Salgsstøtte Innkjøp/Logistikk Lønn/Personal Timeregistrering Nettsted/E-handel Tjenestene i Mamut One Mamut Online Desktop Mamut ez Publish Microsoft Exchange Online Microsoft SharePoint Online Microsoft Lync Online Mamut Online Survey Microsoft Office 365 Mamut Online Backup Del informasjon med flere ansatte Effektiv håndtering av regnskap og lønn Profesjonell salgs- og kundeoppfølging (CRM) Kontroll på innkjøp, lager og logistikk Styr aktiviteter, timer og prosjekter Selg mer med integrert nettbutikk Online-funksjonalitet sikrer mobilitet Enkel tilgang til alle rapporter og analyser Brukervennlig og mest for pengene Enkel tilpasning av løsningen til dine behov Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 42

43 //43 Mamut Online Desktop Med Mamut Online Desktop er det mulig å få tilgang til deler av ditt Mamut-system samt en rekke andre nettbaserte tjenester via Internet. Registrer kundeinformasjon, ta fram viktige nøkkeltall eller kommuniser via e-post uansett hvor du befinner deg - på kontoret, hjemme eller på reise. Med Mamut Online Desktop får du blandt annet tilgang til følgende tjenester: Synkronisering Informasjon fra ditt Mamut-system på din PC/ditt nettverk synkroniseres kontinuerlig med Mamut Online Desktop. Online Kontaktoversikt Oversikt over dine kunder, leverandører og kontakter online. Opprett, se og rediger kontakter og kontaktpersoner hvor som helst, når som helst via Internett. Online Aktivitet og Kalender Se, rediger og opprett aktiviteter mot dine kontakter, ansatte og prosjekter via Internett. Administrere kontakter i Mamut Online Desktop Du kan opprette nye kontakter hvor og når som helst med Mamut Online Desktop. Informasjon som registreres via nettleseren, samt lokalt i ditt Mamutsystem, synkroniseres kontinuerlig. Dermed har firmaet ditt alltid tilgang til oppdatert informasjon. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 43

44 Under Kontakt kan du vise og redigere kontaktene og kontaktpersonene som allerede er registrert i Mamut Business Software. Du kan dessuten opprette nye, redigere og administrere all informasjon relatert til dine kontakter. Kontaktvinduet er likt det du finner i programmet Mamut Business Software. Det er delt opp i to hoveddeler. Praktiske funksjoner i kontaktvinduet for å effektivisere din hverdag: Kart: Viser kontaktens adresse på et kart. Kartet vil åpne i et nytt vindu. Reiserute: Viser reiserute fra din adresse til kontaktens adresse. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 44

45 Kalender funksjonalitet i Mamut Online Desktop Den nettbaserte kalenderen er en integrert del av aktivitetsfunksjonaliteten. Kalenderen kan vises som en personlig kalender Min kalender, som bare viser dine aktiviteter, eller som en medarbeidere eller ressurser. Felleskalender som viser aktivitetene til dine I kalendervisningen ser du både aktiviteter du er ansvarlig for, og de du er tilknyttet som ansatt. Du kan velge mellom visning av 1 dag, 5 dager (arbeidsuke), 7 dager (kalenderuke) eller 31 dager (måned). Du kan opprette nye aktiviteter direkte i kalenderen ved å dobbeltklikke på et ledig område. På samme måte åpner du opprettede aktiviteter ved å dobbeltklikke på dem. Ved å klikke i oversiktskalenderen øverst til høyre kan du navigere deg frem eller bakover i tid. I felleskalenderen kan du vise timeplanen til flere ansatte/ressurser samtidig. I verktøylinjen kan du velge mellom tre ulike visninger: Felles (alle ansatte og ressurser), enkel (for en ansatt eller ressurs) eller egendefinert (valgfrie ansatte og ressurser). Merk: Hvilke tjenester du har tilgang til avhenger av hvilke produkter du har fra Mamut. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 45

46 //46 Rapporter For å komme til rapportmodulen kan en bruke rapportknappen fra hovedbilde, det er også mulig og gå på Fil/Skriv ut. I rapportmodulen vil man finne alle de andre modulene i mamut listet opp på venstre side. Det ligger også noen ekstra valg der for Favoritt, 20 siste og Journaler. Rapportene som finnes under den aktuelle modul vil da komme til syne i midten av bilde, det er også en informasjonsrute nede til høyre som forteller hva rapporten inneholder av informasjon. Når ønsket rapport er valgt kan man endre utskriftsformatet under Send til på høyre side. Det anbefales å ta den til Forhåndsvisning slik at man får et inntrykk av hvordan rapporten ser ut før en eventuelt velger å skrive den ut. Når en velger Skriv ut så kommer det opp et Utvalgsvindu her bestemmer man hva som skal være med av informasjon på rapporten. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 46

47 TIPS: Vi anbefaler å benytte seg av knappen Brukerinnstillinger Du kommer da til dette vinduet. (Ctrl+I) Her bør Standard rapportområde settes til Firmarapporter, dette for å få frem eventuelle endringer som er gjort på rapportene, det kan det være logo eller andre justeringer gjort på rapportene. Format på vedlegg til e-post kan også endres til PDF da dette ofte ser penere ut for mottaker. Er det ønskelig med favorittrapporter kan man høyreklikke på valgt rapport og velge legg til som favorittrapport. Det er mulig å egendefinere rapportnavnet og man kan også angi standard utvalg (på de fleste rapporter) for rapporten. Det er også mulig å lage det som kalles rapportpakker dette gjøres fra knappen (Ctrl + O). Ved å lage rapportpakker kan en sette samme flere rapporter som skal skrives ut samtidig, for eksempel dersom revisor ønsker en gitt mengde rapporter. Ofte benyttede rapporter innenfor gjennomgåtte tema er: Kontaktliste, forenklet Omsetning pr. kunde Omsetning pr. produkt Fakturaliste Ordreliste, ordrereserve Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 47

48 //48 mymamut Kontrollpanel mymamut er et kontrollpanel som samler administrative tjenester som Mamut Supportsenter, fakturahistorikk/betaling, brukeradministrasjon, Mamut Online Backup og Office 365. Mamut ID For å logge inn på mymamut vil du trenge en Mamut ID. Mamut ID er en felles innloggingstjeneste for en rekke tjenester som Mamut Online Backup, mymamut og Mamut Online Desktop. Mamut sender ut en Mamut ID invitasjon til Administratoren for tjenesten hos dere. Funksjonalitet Administratoren kan opprette brukere som gis tilgang til funksjonalitet i mymamut, opprette brukere til Mamut Online backup og Office 365. Administratoren kan også aktivere og administrere Mamut ez Publish, Domene, Microsoft Office 365, Mamut ez Publish, Linux Web Server, Microsoft SQL, MySQL, og Windows Web Server. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 48

49 //49 Mamut Online Backup Mamut tilbyr tjenesten Mamut Online Backup til alle virksomheter og privatpersoner. En av mulighetene her er Online Backup. Online Tjenesten er en Internett-basert, sanntid backup og lagringstjeneste. Mamut Online Backup er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Mamut Online Backup jobber automatisk i bakgrunnen og sikkerhetskopierer dine filer i det øyeblikket de opprettes eller endres. Dataene krypteres på din PC og overføres sikkert til server hvor dataene oppbevares kryptert. Dataene krypteres med dine private krypteringsnøkkel som kun du har tilgang til. Du laster ned Mamut Online Backup og velger hvilke mapper du ønsker å sikre. Det er det hele. Tilgangen til dine data sikres gjennom din e-postadresse og det passordet du selv bestemmer, samt din personlige krypteringsnøkkel. Dermed har du en sikker løsning for dine viktigste data. Mamut Online Backup krever at din maskin kjører på Microsoft Windows operativsystem. Det anbefales at du kjører på Windows 2000 eller Windows XP. Dersom du har en PC som er eldre enn 18 måneder må du laste ned Microsoft.NET Framework. Mamut Online Backup krever også Internet Explorer. Det kreves minimum ADSL, fastlinje eller kabelmodem for effektiv utnyttelse av Mamut Online Backup. For ytterligere informasjon se Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 49

50 //49 Fasit oppgave 1-8 Oppgave 1 Opprette ny kunde gjøres fra menyvalget Ny/Kontakt Legg inn informasjonen som er oppgitt i oppgaveteksten. For å legge inn flere leveringsadresser må du trykke på kanppen med de tre som lilgger etter Adresse. Se eller bilde av hvordan det skal se ut etter at kunden er opprettet. PS: for opprette elementer i standarsregister så må du Høyreklikke over det felt hvor du ønsker en ny verdi. Oppgave 2 Hvor mange kunder har Peder Ås som vår referanse? Svar: 13 Hvor mange kunder har Peder Ås med Storkundeavtale? Svar: 3 Hvor mange kunder har Peder Ås med Storkundeavtale og som er i bransjen Grossit?: Svar:1 Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 50

51 Oppgave 3 For at Ole Ksaper er den som skal være uthevet så er han nødt til å være huket av som Standard under fanekortet Annen info når hans kontaktbilde vises. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 51

52 Oppgave 4 Oppgave 5 Ordren opprettes fra menyen Salg og Ordre. I ordrevinduet trykker du på Ny knappen (Ctrl+N), velg så Barli Fjellstue fra listen som kommer frem. Legg til produktene ved vis produktliste knappen (Ctrl+Shift+L) eller ny knappen nede under fanekortet produktlinjer. Husk og endre antall på produktlinjen etter at disse er lagt til. Endre Betalingsbetingelse oppe til høyre til Netto 30 dager. Skriv også inn referansen: Bestillt på Bygg Reis Deg. Bruk Skriv ut (Ctrl+P) knappen for å skrive ut Ordrebekreftelse. Avsluttningsvis benyttes Fakturaknappen (F12) for å skrive ut Faktura. Godkjenn utskriften når du får spørsmåål om det. Oppgave 6 Først så finner du fakturan fra menyen Salg og Faktura, her benytter du Listeknappen (CTRL+L) for å finne frem til korrekt faktura. For å opprette Kredittnota på denne så trykker du på Sletteknappen (CTRL+D). Si ja til å opprette kredittnota (nå er hele faktura reversert), ettersom det kun er deler av faktura som skal kreditteres så er du nødt til å gå inn på de produktlinjene Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 52

53 Oppgave 7 Opprett Ny ordre til Miranda. Legg inn Produktet ved hjelp av Produktliste knappen (Ctrl+Shift+L). Sett antall til 20 og i feltet leveres 15. Marker varelinjen hvor du legger inn Ordrelinje beskrivelsen (Ctrl+Shift+E). Legg inn egen produktlinje Bedriftspakke. Effektuer med Fakturaknappen (F12). Skriv så ut Plukkliste og Pakkseddel fra Skriverknappen (Ctrl+P) Sjekk at disse stemmer med det du har lagt inn. Oppgave 8 Dette er et forslag til hvordan denne oppgaven kan løses. Det første vi gjør er å opprette en ny kunde la oss anta at vi akkurat har startet Mamut programmet og står på fremsiden. Da trykker vi på Ny-Kontakt oppe til venstre på verktøylinjen. Kontaktvinduet vil da åpnes slik at du kan legge inn din nye kunde. Under ser du et eksempel på hvilken informasjon som kan legges inn på en kontakt. PS: Husk å huke av for Kunde. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 53

54 Når vi nå har fått laget kunden med kontaktpersoner er det klart til å opprette et tilbud som vi kan sende de. Dette gjøres ved å klikke på fanekortet Tilbud (dersom du ikke ser tilbud så må du velge at dette skal vises ved Brukerinnstillinger (ctrl+i). Opprett nytt tilbud ved å trykke på Ny knappen (ctrl+shift+n) når du har markert fanen Tilbud. Da vil tilbudsvinduet dukke opp og det er nå laget et blankt tilbud som kan fylles ut etter ønske. Se eksempel. Husk å legge inn Gyldig til på tilbudet. Skriv ut tilbudet ved bruk av Skriv ut (ctrl+p) knappen. Når kunden har akseptert tilbudet så skal tilbudet overføres til ordre dette gjør du ved å klikke på kanppen Ordre (F12), følg så veiviser som hjelper deg videre. Etter at veiviseren er gjennomført kan du lukker tilbudsmodulen og du tas da tilbake til kontaktkortet til kunden. Nå velger du fanekortet Ordre/Faktura og dobbeltklikker på den nye ubehandlede ordre som ligger øverst i listen. Du blir da tatt til ordren som er laget fra tilbudsmodulen slik at du kan gå igjennom denne en siste gang for å se at alt er korrekt før du Skriver ut ønskede rapporter (ctrl+p) og benytter knappen Fakturere (F12) for å fakturere kunden. Da gjenstår det å lukke Faktura slik at du står tilbake på kontaktkortet. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 54

55 Nå må vi da simulere at vi har mottatt innbetaling for denne faktura. Da står vi på kontaktkortet og velger fanekortet Reskontro. Her skal du markere linjen med korrekt fakturanummer. Så klikker du på Inn/Ut-betaling (ctrl+shift+i) for å legge inn at du har mottatt penger fra denne Kunden. Husk å velge Betalingsdato og Konto. Nå vil da Mamut automatisk føre det regnskapsmessige bilaget og regnskapet ditt er oppdatert. Mamut Academy Grunnkurs kunde og salg 55